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BIEN COORDONNER SES PROJETS POUR SE DÉP ...

Bien coordonner ses

projets pour se dépasser
en équipe
Caeleigh MacNeil

12 janvier 2024 ● 7 min de lecture

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Résumé

La coordination de projet représente le

travail quotidien nécessaire pour qu’une
initiative se déroule comme prévu. Une
bonne coordination peut vous aider à
rationaliser vos processus et à terminer le
projet plus rapidement. Dans cet article,
vous découvrirez les six compétences
essentielles à la coordination de projet, ainsi
que des techniques pour tenir vos
échéances et bien organiser la production
de vos livrables.

L’alunissage d’Apollo 11 en 1969 a été un succès

retentissant, marquant les premiers pas de l’être
humain sur la lune, dont Neil Armstrong et Edwin
« Buzz » Aldrin ont été les précurseurs. Toutefois,
n’oublions pas que ce petit pas pour l’homme est
la consécration de huit ans de travail combinés
jour après jour entre scientifiques, ingénieurs et
chefs de projet de la NASA. Étant donné la
quantité impressionnante de variables à prendre
en compte dans l’organisation d’une mission
spatiale, il va sans dire qu’il a fallu quelqu’un pour
tirer les ficelles en coulisse.

Coordonner des projets n’est peut-être pas aussi

excitant que de voyager dans l’espace, mais ce
processus est essentiel lorsqu’il s’agit de mener
une initiative à son terme. Une coordination de
projet efficace vous permettra de respecter votre
planning, de rationaliser vos processus et
d’accélérer le déroulement du projet.

En quoi consiste la
coordination de projet ?
La coordination de projet inclut toutes les
activités quotidiennes réalisées par le chef de
projet pour s’assurer du bon déroulement d’une
initiative : organiser les projets dans leurs
moindres détails et assurer la communication
avec les parties prenantes, surveiller
l’avancement du travail, suivre le budget du
projet, documenter ses processus clés, résoudre
les problèmes de l’équipe qui l’empêchent de
progresser, etc.

Coordination de projet
et gestion de projet
Vous n’avez encore jamais eu à coordonner un
projet et pour vous, ces deux termes sont
synonymes ? Détrompez-vous, il existe quelques
menues différences entre les deux : là où la
coordination de projet se focalise sur les tâches
quotidiennes nécessaires au bon déroulement
d’un projet, la gestion de projet s’intéresse
davantage à sa planification générale,
notamment ses objectifs et livrables.

Bien souvent, les chefs de projet sont

responsables à la fois de la gestion et de la
coordination des projets. Toutefois, certaines
équipes font parfois appel à un coordinateur de
projet pour gérer les tâches administratives
indispensables au quotidien. Par exemple, le chef
de projet va créer un plan de projet détaillé,
tandis que le coordinateur aura pour rôle de
gérer sa mise en œuvre jour après jour.

Tester la gestion de projet sur Asana

De l’importance de la
coordination de projet
Votre plan de projet n’aura pas l’intérêt escompté
s’il est mal exécuté. Aussi minutieusement
pourrez-vous planifier votre initiative, ce sont vos
efforts de coordination qui assureront
l’avancement du projet, et vous aideront à :

Simplifier la communication entre parties

prenantes et membres d’équipe

Répondre rapidement aux problèmes des

membres de l’équipe et leur permettre de
poursuivre leur travail

Surveiller le calendrier du projet et s’assurer

que le travail est réalisé en temps et en heure

Suivre le budget du projet et gérer les coûts

Veiller à ce que les informations de projet

soient aisément accessibles

6 compétences
essentielles à une bonne
coordination de projet,
et nos conseils pour les
acquérir
Votre capacité à bien coordonner vos projets se
joue sur six compétences majeures. Bien
maîtrisées, celles-ci vous aideront à faire avancer
vos projets sans heurt, de la planification jusqu’à
la livraison, sans oublier la mise en œuvre.

1. Respectez votre calendrier

Les retards de calendrier sont l’une des raisons
les plus courantes derrière l’échec de nos projets.
En effet, d’après l’étude de l’Anatomie du
travail 2021, les travailleurs de la connaissance
passent à côté de 26 % de leurs échéances
chaque semaine. Une bonne capacité à
respecter le calendrier de travail est donc
essentielle à toute coordination de projet réussie.

Voici comment procéder :

Concevez un calendrier de projet et ajoutez-y
une échéance claire pour chaque livrable et
sous-livrable (ou étape intermédiaire nécessaire à
l’accomplissement d’une tâche). Pour ce faire,
basez-vous sur l’échéance finale au moment
d’attribuer vos échéances intermédiaires et
veillez à accorder assez de temps pour chaque
composant du projet. À mesure que vous
validerez vos livrables et sous-livrables, vous
suivrez aisément votre progression et aurez bien
moins de chances d’oublier une étape.

[À lire] Organigramme des tâches :

présentation et guide d’utilisation

2. Organisez vos livrables et

assurez-en le suivi
Nos projets s’accompagnent le plus souvent de
nombreuses variables. Chaque tâche individuelle
a sa propre échéance, son responsable et son
degré de priorité. Au fil du projet, les tâches
passent par plusieurs étapes avant leur
achèvement. Pour bien coordonner votre projet,
vous devez absolument trouver comment
organiser ces variables et en assurer le suivi.

Voici comment procéder :

Faites appel à des outils visuels pour exercer le
suivi de vos livrables de projet. Vous pouvez par
exemple vous appuyer sur un tableau Kanban
pour repérer à quelle étape en est chaque tâche,
un diagramme de Gantt pour afficher vos
activités sur une chronologie horizontale, ou
encore un calendrier de projet pour visualiser
tous vos efforts du mois au même endroit. Plutôt
que de tenter d’actualiser tant bien que mal vos
feuilles de calcul et autres documents de suivi de
projet statiques, nous vous conseillons un outil
de gestion de projet, idéal pour obtenir une
meilleure visibilité sur vos livrables et bien les
gérer. Votre équipe et vous-même aurez ainsi
très facilement accès à vos tâches de projet, que
vous pourrez mettre à jour et sur lesquelles vous
pourrez travailler en temps réel.

[À lire] Chronologies, calendriers et tableaux :

3 options pour visualiser vos plans de projet

3. Surveillez les coûts du projet

Si l’amour ne s’achète pas, un budget confortable
vous aidera sans aucun doute à boucler votre
projet. Il faut dire que ce budget est souvent le
facteur limitant à son accomplissement ; le suivi
et la gestion des coûts sont donc des activités
phares chez tout bon coordinateur de projet.

Voici comment procéder :

Détaillez votre budget de projet. La meilleure
solution pour planifier, surveiller et contrôler les
coûts tout au long de votre projet consiste à en
établir un plan budgétaire précis. À l’image de
votre calendrier de projet, le budget divise vos
livrables en sous-livrables pour mieux estimer les
ressources et coûts prévus pour chacun. Votre
budget indiquera donc les coûts associés à
chaque ressource et livrable, ainsi que
l’échéancier des dépenses, la personne
responsable de chaque tâche, sans oublier une
section dédiée à la comparaison des budgets
estimés aux coûts effectifs.

[À lire] Vous découvrez la gestion des coûts ?

Nous allons tout vous expliquer.

4. Envoyez des mises à jour aux

acteurs du projet
Vous devez aussi informer votre équipe de
l’avancement du projet et de tout changement
inattendu. À ce titre, une coordination de projet
efficace demandera aussi de communiquer au
sujet du statut du projet : il s’agira de s’assurer
que toutes les parties prenantes sont sur la
même longueur d’onde, de repérer les risques
avant qu’ils ne deviennent des menaces et de
respecter les délais et le budget pour accomplir
le travail.

Voici comment procéder :

Passez maître dans l’art de produire des
rapports d’avancement de projet. Ce type de
rapport donne aux parties prenantes toutes les
informations nécessaires au sujet de la
progression du projet, le tout en un clin d’œil.
Habituellement, on y retrouve des informations
sur la santé du projet (dans les délais, à risque ou
en retard), un aperçu de chacun de ses aspects,
ainsi qu’un résumé des éléments clés, freins ou
risques inattendus. Selon la longueur de votre
projet, vous enverrez un rapport chaque semaine
(s’il est court) ou chaque mois (s’il est plus long).

Plutôt que de refaire votre rapport d’avancement

de projet du début à chaque fois, il est plus
judicieux de vous baser sur un modèle
réutilisable. Vous vous éviterez ainsi des tâches
d’organisation superflues et ajouterez
systématiquement toutes les informations utiles.
Et pour vous faciliter encore davantage la tâche,
vous pouvez faire appel à un logiciel de gestion
de projet. Le suivi des livrables au sein d’un outil
centralisé vous permettra de créer un rapport en
contexte, au lieu d’avoir à rechercher des
données à la main sur plusieurs outils. Avec le
bon outil de projet, une tâche qui aurait pu vous
prendre des heures peut se faire en quelques
clics.

Générer des rapports pour vos équipes

et projets avec Asana

5. Documentez les informations

de projet
Vous vous lancez dans un nouveau projet, qui
étrangement vous rappelle quelque chose. Vous
avez en effet participé à un projet similaire
l’année dernière, mais impossible de vous
souvenir ni des tâches concernées ni de leur
déroulement ! Nous aussi, nous sommes déjà
passés par là…

Et c’est pour cette raison qu’il est vital de

consigner toutes les informations si vous voulez
coordonner vos projets correctement. En outre, il
sera bien plus facile (et rapide) d’enregistrer vos
processus et autres notes au cœur de l’action
que d’essayer de vous les remémorer
ultérieurement.

Voici comment procéder :

Créez une documentation de processus : ce
document interne indique les tâches et étapes
nécessaires au démarrage d’un nouveau projet
ou processus. Par exemple, vous pouvez élaborer
une documentation de processus précisant
toutes les étapes essentielles à l’accueil des
nouveaux employés, les conditions de test d’une
nouvelle fonctionnalité de site Web ou le
processus de mise à jour et de publication
d’articles de blog. En revanche, n’oubliez pas que
cette documentation doit être évolutive,
puisqu’elle sera actualisée si nécessaire. Elle
devra donc être aisément modifiable et
accessible par votre équipe.

[À lire] Gestion de projet : tirez parti des

enseignements de chaque initiative

6. Planifiez et organisez vos

réunions
La coordination d’un projet passe également le
plus souvent par la planification et l’organisation
de réunions avec votre équipe et les parties
prenantes externes. Le temps de chacun étant
précieux, faites-en bon usage et veillez à ce que
chaque réunion ait un but stratégique et
s’accompagne d’un plan concret. Plus
productives seront vos réunions, plus votre
équipe aura de temps et de ressources
intellectuelles pour s’attaquer aux objectifs du
projet.

Voici comment procéder :

Planifiez minutieusement vos réunions. Au lieu
d’en prévoir sans y penser, commencez déjà par
vous demander si elles sont réellement
indispensables. Pourquoi ne pas vous en abstenir
si vous pouvez vous contenter d’un rapport
d’avancement ou d’une mise à jour en différé, par
exemple ?

Dans le cas où une réunion serait effectivement

nécessaire, vous devez faire en sorte qu’elle soit
productive et utile à tous ses participants. Pour
ce faire, vous pouvez établir un ordre du jour et
identifier les sujets à étudier à l’avance, prendre
des notes et les communiquer à vos collègues en
fin de réunion, puis déterminer des actions de
suivi précises à entreprendre par la suite.

[À lire] Trop de temps perdu en réunion ? Nos

conseils pour y remédier

Les 4 qualités d’un bon

coordinateur de projet
Vous cherchez à développer vos compétences
en coordination de projet ? Vous comptez
recruter un coordinateur au sein de votre
équipe ? Quoi qu’il en soit, voici les quatre
qualités essentielles à privilégier.

Aptitudes à communiquer : pour coordonner

vos activités, il vous faudra échanger avec les
acteurs du projet et membres de l’équipe au
quotidien. Vous devrez notamment attribuer
des tâches, communiquer des mises à jour au
sujet des projets, coordonner les réunions et
faire office de référent pour ce qui est des
approbations et demandes de ressources.

Gestion du temps : bien gérer son temps revêt

une importance cruciale, en particulier lorsqu’il
faut jongler entre de nombreuses variables
pour un même projet. Il s’agit ici non seulement
de gérer son temps personnel, mais aussi le
planning du projet, de façon à ce que les
livrables soient produits dans les délais.

Résolution de problèmes : aussitôt que vous

faites face à des impondérables, ce qui ne
manquera pas d’arriver, vous devez prendre les
problèmes à bras le corps et adopter une
approche stratégique pour les résoudre. Dans
ce contexte, en tant que coordinateur de
projet, vous aurez tout intérêt à savoir résoudre
ces problèmes efficacement.

Souci du détail : un coordinateur de projet doit

aussi se soucier des petits détails, plus
particulièrement des échéances des tâches, de
l’organisation des réunions ou encore de la
création d’une documentation détaillée de
processus. Une bonne gestion des détails
tranquillisera votre équipe, qui pourra vous
faire confiance et se concentrer sur son propre
travail.

La coordination ou la clé
de la réussite
Une coordination de projet efficace et soutenue
est essentielle à la réussite de toute initiative. La
gestion de projet à grande échelle a toute son
importance et il est indispensable d’établir un
plan de projet, mais aussi de clarifier sa portée,
ses objectifs et ses jalons. Cependant, rien de
tout cela n’aboutira à des résultats concrets sans
une excellente coordination au quotidien pour
concrétiser ces méthodologies de planification.

Organiser votre travail avec Asana

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