Comment rédiger un plan d'action ?

1. Déterminez vos objectifs.

2. Décomposez chaque objectif en étapes.
3. Déterminez les dépendances et les priorités des tâches.
4. Fixez des jalons.
5. Ajoutez des échéances.
6. Identifiez les ressources dont vous avez besoin.
7. Attribuez les tâches à vos collaborateurs.

Qui devrait adopter un plan

d’action ?
Toute personne qui souhaite planifier un processus étape par étape
aura intérêt à mettre sur pied un plan d’action. Celui-ci sera
l’occasion d’expliquer en détail les actions à entreprendre pour
atteindre vos objectifs : de quoi vous aider à vérifier que vous
disposez de toutes les informations et ressources nécessaires, ainsi
qu’à mettre de l’ordre dans vos listes de tâches.
Le plus souvent, les plans d’action sont intégrés à la planification
stratégique. Les plans stratégiques sont des objectifs à trois ou
cinq ans que se fixe l’ensemble de votre entreprise. Une fois votre
plan stratégique établi, vous n’avez plus qu’à mettre en place un
plan d’action détaillant les actions concrètes qui vous mèneront à
vos objectifs stratégiques. Ce faisant, vous donnez à votre équipe un
cadre de travail précis et assurez aisément le suivi de toutes les
tâches individuelles à accomplir pour atteindre l’objectif stratégique
général.
Outre la planification stratégique, vous pouvez vous appuyer sur des
plans d’action pour adopter une approche systémique et remplir vos
objectifs dans bien d’autres situations. Quelques exemples :
 Plan d’action d’entreprise
 Plan d’action marketing
 Plan d’action correctif
 Plan d’action commercial
 Plan d’action de projet
 Plan d’action de développement personnel
Quel que soit le type de plan d’action qui vous intéresse, pensez
bien à le concevoir à l’aide d’un logiciel de gestion des tâches si
vous voulez partager les actions à entreprendre et les calendriers avec
votre équipe, sans oublier de garder une trace des tâches terminées.
Finies les mises à jour à la main et les instructions floues
concernant les livrables ! Votre équipe a accès à une source unique
de référence pour tout ce qui a trait aux objectifs.
Gérer et hiérarchiser vos tâches avec Asana
Voyons maintenant comment créer un plan d’action qui permettra à
votre équipe de connaître les responsabilités de chacun et de
travailler plus efficacement.

Étape 1 : établissez un
objectif SMART
Règle numéro un lorsque l’on se fixe des objectifs : ceux-ci doivent
être clairs et précis. Dans cette optique, vous pouvez adopter
la méthode SMART, sur laquelle vous pourrez vous appuyer pour définir
des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et
temporellement définis.

Un exemple : vous vous fixez pour objectif de terminer votre projet

actuel (mesurable) dans un délai de quatre mois (temporellement
défini), le tout en respectant les limites de dépenses établies
(spécifique). Si l’on part du principe que cet objectif est atteignable
et réaliste au vu des ressources disponibles, il s’agit donc bien d’un
objectif SMART efficace.
 Étape 2 : identifiez les tâches
à réaliser
Maintenant que vous vous êtes fixé un objectif clair et l’avez
consigné par écrit, il va vous falloir dresser la liste des étapes
nécessaires pour y parvenir. Identifiez toutes les tâches à réaliser
par votre équipe pour franchir les jalons mis en place, jusqu’à
atteindre votre objectif principal.
Quelques exemples de tâches pour différents types de plans
d’action :
Objectif : faire passer l’équipe de sept à neuf membres d’ici le mois
de juin.
Exemples de tâches :
 Se réunir avec les RH pour discuter de la campagne de recrutement.
 Créer un modèle de projet pour le suivi des candidats.
 Prévoir trois entretiens par semaine.
Objectif : sélectionner un nouveau logiciel de gestion du travail et le faire
adopter par toute l’entreprise d’ici la fin du T2.
Tâches :
 Déposer une demande de budget.
 Établir un plan de déploiement pour le T2.
 Planifier la formation des membres d’équipe.
Objectif : organiser une course de charité de 5 km au mois de mai et
récolter 15 000 € pour la banque alimentaire locale.
Tâches :
 Trouver des volontaires et clarifier les responsabilités.
 Préparer les ressources marketing et les plans RP.
 Trouver des sponsors.
[À lire] 65 objectifs stratégiques pour faire avancer votre entreprise,
indicateurs et exemples inclus
 Étape 3 : allouez les
ressources
Vous avez listé toutes les tâches nécessaires ? Parfait ! C’est le
moment de tout préparer avant d’allouer les ressources disponibles en
tout genre : attribution des tâches aux membres d’équipe, dépôt
d’une demande de budget, installation des outils adéquats, etc.
Malheureusement, il n’est pas toujours possible d’allouer toutes les
ressources voulues avant d’appliquer son plan d’action. Par
exemple, il vous faudra peut-être déposer une demande de fonds ou
obtenir l’approbation de vos supérieurs avant de vous lancer dans
certaines tâches. Si tel est le cas, il vous suffit d’ajouter les
ressources concernées à la liste des actions du plan. Vous pourrez
vous en occuper plus tard.

Étape 4 : hiérarchisez les

tâches
Une équipe qui connaît ses priorités sur le bout des doigts saura
distinguer les tâches à réaliser en premier de celles qui peuvent être
reportées à plus tard si nécessaire. Un plan d’action étant rarement
définitif, vous avez tout intérêt à clarifier les priorités auprès de
votre équipe, ainsi que les tâches sur lesquelles elle a davantage de
flexibilité.
Pour ce faire, triez les actions à entreprendre par priorité et par
ordre d’exécution :
 Priorité : distingue les tâches importantes des autres.
 Ordre d’exécution : l’ordre dans lequel vous devez réaliser les tâches si vous voulez pouvoir
travailler sur les autres.
Au moment d’organiser et de hiérarchiser ces actions, vous remarquerez
que certaines sont dépendantes les unes des autres. En d’autres
termes, certaines tâches ne pourront commencer tant que les
précédentes ne seront pas terminées. Signalez bien ces
dépendances et tenez compte de leur enchaînement dans votre
hiérarchisation. Après tout, il ne faudrait pas sous-évaluer
l’importance d’une tâche au cours de la planification, au risque de
retarder un élément important et de vous ralentir dans votre travail.
[À lire] Dépendances en gestion de projet : l’essentiel pour les
utiliser à bon escient

Étape 5 : fixez-vous des

échéances et des jalons
Une fois que votre équipe sait sur quoi se concentrer, elle a non
seulement tout le contexte dont elle a besoin pour accorder la
priorité aux bonnes tâches, mais aussi la motivation nécessaire pour
fournir un travail de qualité. En effet, comprendre en quoi notre
travail contribue aux objectifs généraux est un facteur motivant.
Pour encourager vos collègues à s’impliquer dès le départ, attribuez
des échéances aux actions à entreprendre. Nous vous conseillons
également de vous fixer des jalons : ces moments précis de la
chronologie de projet permettent de repérer la fin des activités ou le
début d’une nouvelle phase.
Établissez un calendrier ou un diagramme de Gantt afin d’obtenir une
vue d’ensemble des tâches, jalons et échéances clés. Ce calendrier
vous aidera par ailleurs à mieux visualiser les dates de début et de
fin de chaque tâche de votre plan d’action. En vous appuyant sur
celui-ci, vous pourrez superviser l’avancement général et vous
assurer que l’équipe est dans les clous.
Et en vous fixant des jalons et des échéances réalistes, vous aiderez
votre équipe à rester motivée et à se concentrer sur son objectif :
l’essentiel pour terminer le projet dans les temps !
[À lire] Définir, franchir et célébrer les jalons d’un projet
 Étape 6 : observez les
résultats et ajustez votre plan
d’action
C’est votre capacité à repérer les changements et à vous y adapter
qui fait de vous un chef de projet compétent. Vous devez donc être
en mesure de suivre la progression de votre équipe et revoir votre
plan le cas échéant.
Fort heureusement, les plans d’action sont de nature évolutive. Pour
suivre l’évolution des priorités et des échéances, votre meilleure
option consiste à adopter un outil dynamique, par exemple un
logiciel dédié à la gestion du travail. Vous pourrez ainsi mettre à jour
vos listes de tâches et vos dépendances en temps réel, maintenir
toute votre équipe informée et faire évoluer votre plan d’action en
conséquence.

Plan d’action, plan B, plan de

projet ou liste de tâches ?
En quoi le plan d’action se différencie-t-il d’autres types de plans et
listes ? Pour éclaircir la question une fois pour toutes, expliquons
en quoi consiste chacun de ces plans et dans quelle situation
utiliser les uns et les autres pour maximiser les efforts de votre
équipe.

Plan d’action et plan B

Certains de vos collègues désignent-ils un même plan
indifféremment sous le nom de plan d’action ou de plan B ? Sachez
pourtant que ces deux types de plans n’ont rien à voir ! Voici
comment les distinguer :
 Votre plan d’action liste les actions à entreprendre en y ajoutant de nombreux détails. Grâce à
lui, votre équipe sait parfaitement quelles sont les étapes à suivre pour atteindre son objectif.
 Quant au plan B, il désigne un plan d’action secondaire proposant une stratégie alternative,
que pourra appliquer votre équipe en cas d’échec du plan initial. Que ce soit pour faire face à
des blocages en interne ou à des facteurs extérieurs, vous pourrez compter sur ce type de plan
pour vous sortir de situations difficiles, quand rien ne se passe comme prévu.

[À lire] Un plan d’urgence en 8 étapes pour se protéger des risques

opérationnels

Plan d’action et plan de projet

Le plan de projet est un peu plus complexe que le plan d’action. En
effet, il détaille les étapes clés à franchir par votre équipe afin
d’atteindre les objectifs fixés. On y retrouve notamment les
sept éléments suivants :
1. Buts et objectifs de projet
2. Indicateurs de réussite
3. Parties prenantes et rôles
4. Portée et budget
5. Jalons et livrables
6. Chronologie et planning
7. Plan de communication
Lorsque vous aurez établi votre plan de projet, vous pourrez vous
appuyer sur un plan d’action afin de dresser la liste des tâches à
accomplir et documenter les actions à travers lesquelles votre
équipe parviendra à ses fins. Tous les membres de l’équipe auront
ainsi une idée précise des tâches, échéances et responsabilités de
chacun.

Plan d’action et liste de tâches

Pour finir, parlons de la liste de tâches : il s’agit ici généralement de
garder la trace de tâches indépendantes les unes des autres, qui ne
participent pas nécessairement à l’atteinte d’un objectif commun.
Bien moins structurée qu’un plan d’action, une liste de tâches pourra
varier d’un jour sur l’autre. À l’inverse, le plan d’action devra pour sa
part suivre certaines étapes précises ; les tâches qui le composent
visent toutes à remplir un seul et même objectif.

Mettre en place un plan

d’action efficace
Félicitations, vous êtes désormais en mesure d’établir votre propre
plan d’action ! Il va maintenant falloir le mettre en pratique. Pour ce
faire, vous devez non seulement faire appel aux bons outils, mais
aussi savoir les utiliser correctement. Voici quelques conseils pour
une mise en œuvre efficace :

Aidez-vous d’un logiciel de gestion

des tâches
Rationalisez votre plan d’action en créant une source unique de
référence qui regroupera toutes vos tâches et échéances. La
solution idéale pour organiser votre plan d’action ? Un logiciel de
gestion des tâches, sans aucun doute ! Par exemple, sur Asana, vous
pouvez garder un œil sur les tâches en attente, attribuer un
responsable à chaque tâche, indiquer les dépendances et
communiquer avec votre équipe en temps réel ou en différé.
Gérer et hiérarchiser vos tâches avec Asana

Utilisez ou créez des modèles

Créez ou utilisez un modèle dressant la liste de toutes les actions à
réaliser, sans oublier d’intégrer les informations complémentaires :
notes, statut, priorité, responsable, etc. Une fois que vous aurez
conçu un modèle dédié à ce type de projet, vous pourrez le réutiliser
autant que nécessaire.

Créez des alertes en temps réel et

des dépendances
Veillez à ce que toutes les actions listées aient une échéance et
indiquez les dépendances. Cela permettra à votre équipe de
commencer à travailler dès que possible et de garder un œil sur les
tâches qui dépendent des leurs.

Marquez les actions réalisées

comme terminées
Dès qu’une action est réalisée, marquez-la comme terminée !
Toutes les personnes concernées doivent en être informées en
temps réel : le collègue responsable de l’action dont elle dépend
doit en effet pouvoir se mettre au travail rapidement.

Discutez des tâches en retard ou

en attente
Vous rencontrez des retards ou des difficultés ? Parlez-en à votre
équipe ! C’est la meilleure solution pour identifier les points de
blocage éventuels et trouver comment remettre votre plan d’action
sur les rails. Pour ce faire, vous pouvez directement ajouter des
notes à votre plan ou prévoir des réunions afin d’échanger autour
des problématiques les plus difficiles.
[À lire] Les points de blocage en gestion de projet : 3 moyens de les
identifier

À vos marques, prêts, planifiez

D’après Benjamin Franklin, « qui échoue à se préparer se prépare à
l’échec ». Vous l’avez compris, il est donc essentiel de préparer sa
réussite. Pour ce faire, rien de tel qu’un plan d’action bien structuré
et des outils fonctionnels, comme le logiciel de gestion des tâches
proposé par Asana.
C’est la solution idéale pour échanger avec votre équipe et vous
coordonner autour d’une source unique de référence, tout en ayant
la possibilité de revoir votre plan d’action dès que nécessaire.