MÉ THO D O LO G IE R H

Réussir chaque étape

de vos entretiens
d'évaluation
Sommaire

01
Entretien d’évaluation,
entretien professionnel,
entretien de forfait jour :
quelles différences ?
04 → 06

02
Entretien
d’évaluation :
impacts et bénéfices
07 → 09

03
Méthodologie
pour mener vos
entretiens
10 → 18

04
PayFit vous accompagne
pour passer de la théorie
à la pratique
19 → 20
Édito
Saviez-vous que 80% des responsables RH organisent
des entretiens d’évaluation ? 70% des salariés estiment
pourtant qu’ils constituent une perte de temps. Mal gérés,
ces entretiens peuvent en effet se transformer en une tâche
chronophage à impact limité.

Organiser des entretiens d’évaluation accroît de 30% la

capacité des entreprises à atteindre leurs objectifs financiers.
Il est donc primordial de repenser ce rituel comme un outil de
développement et d'accompagnement sur le long terme.

Dans ce guide, nous vous partageons les clés pour

gagner du temps tout en accompagnant la performance
de vos équipes :
↘ des conseils inédits d’un expert en management
pour préparer l’entretien ;
↘ une méthodologie construite par 40 RH PayFit
pour accompagner les équipes au quotidien ;
↘ des trames d’entretiens pour aborder tous les sujets clés.

Nous vous remercions de votre confiance et sommes fiers

de vous accompagner dans cette mission.
ENTRETE
I ND’ÉVALUATO
I NE,NTRETE
I NPROFESSO
I NNELE,NTRETE
I NDEFORFAT
IJOUQ
R: UELLESDF
I FÉRENCES? 4

MÉT HO D O LO GI E RH

Entretien d’évaluation,
entretien professionnel,
entretien de forfait jour :

01
quelles différences ?

04 → 06
E N T R E T I E N D ’ É VA LU AT I O N , E N T R E T I E N P R O F E S S I O N N E L , E N T R E T I E N D E F O R FA I T J O U R : Q U E L L E S D I F F É R E N C E S ? 5

État des lieux 2021

Notre sondage mené en 2022* sur l’organisation
des différents entretiens révèle que :
80% des décisionnaires RH réalisent un entretien d'évaluation
60% réalisent un entretien professionnel
50% trouvent compliqué voire très compliqué de gérer ces entretiens

Typologie des entretiens RH & obligations juridiques

*Sondage réalisé par PayFit en janvier 2022 auprès de 175 clients

E N T R E T I E N D ’ É VA LU AT I O N , E N T R E T I E N P R O F E S S I O N N E L , E N T R E T I E N D E F O R FA I T J O U R : Q U E L L E S D I F F É R E N C E S ? 6

Non-respect des
entretiens obligatoires :
quelles sanctions encourues ?

Entretien Entretien individuel

professionnel de forfait jour
Entreprises de plus de 50 salariés Entreprises de plus de 50 salariés
L’employeur doit créditer le compte personnel L’employeur s’expose à devoir payer :
de formation (CPF) de 3 000 € pour un employé ↘ une indemnité forfaitaire pour travail dissimulé ;
à temps plein et de 3 900 € pour un employé ↘ toutes les heures supplémentaires ;
à temps partiel. ↘ des jours de repos compensateur ;
↘ d’éventuels dommages et intérêts.
Entreprises de moins de 50 salariés
L’employeur n’est techniquement pas sanctionné
mais en cas de litige avec un salarié, il risque de
devoir payer des dommages et intérêts. i Bon à savoir
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel
doit faire le bilan du parcours profession-
Vous avez peur d’oublier nel de vos collaborateurs. Cet état des
une échéance en 2022 ? lieux vous permet de vérifier qu’ils ont
effectivement bénéficié des entretiens
Synchronisez notre calendrier
professionnels au cours des 6 dernières
admin & RH avec votre agenda
années.
professionnel !

Éviter les sanctions

et connaître ses obligations :
nos juristes vous
accompagnent dans
cet article dédié.
ENTRETIEN D’ÉVALUATION : IMPACTS ET BÉNÉFICES 7

MÉT HO D O LO GI E RH

Entretien
d’évaluation : impacts
et bénéfices

02 07 → 09
ENTRETIEN D ’ É VA L U AT I O N : I M PA C T S E T B É N É F I C E S 8

Renforcer
l’engagement
et la productivité

Rentabilité +21%

Entretien
Engagement Productivité +17%
d'évaluation

Turnover -24%

Étude réalisée en 2017 par Gallup

Renforcer l'engagement
et la productivité
D’après le baromètre sur l’engagement 2022
de Swile, le premier facteur de démotivation
est le manque de reconnaissance
et de perspective d’évolution.

En définissant des objectifs clairs et précis avec

vos collaborateurs, vous leur donnez les clés pour
être plus productifs et donc plus performants.

Organiser des entretiens pour renforcer

l’engagement prend alors tout son sens.
Des questions autour de l’épanouissement
et l’ambiance au travail peuvent être
abordées pendant l’entretien.
ENTRETIEN D ’ É VA L U AT I O N : I M PA C T S E T B É N É F I C E S 9

Quel est l’enjeu

stratégique ?
L’entretien de performance est un outil managérial
et RH : ses impacts sont multiples.

Pour le
collaborateur Pour les RH
↘ Amélioration de la relation ↘ Mise en place de plans
avec le manager de formation
↘ Développement personnel ↘ Analyse d’indicateurs
et professionnel de performance
↘ Augmentation de la ↘ Mise en place d’une culture
satisfaction et de du feedback
l’engagement ↘ Amélioration des plans
de gestion de carrière

Pour l'entreprise
↘ Amélioration de l’expérience
collaborateur
↘ Rétention accrue des talents
↘ Ajustement des projets
collaborateurs avec les
objectifs business
↘ Amélioration du taux
de productivité
et de performance
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 10

MÉT HO D O LO GI E RH

Méthodologie
pour mener vos
entretiens

03 10 → 17
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 11

95% des managers

ne sont pas satisfaits
du système d'entretien
d'évaluation

Pourquoi ?
→ Manque de suivi
70%
→ Manque de process et d’outils utilisent des feuilles
→ Manque de bonnes connaissances volantes et modèles
et de bonnes pratiques gratuits
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 12

ÉTAPE 1 : LA PRÉPARATION ÉTAPE 2 ÉTAPE 3

En amont : préparation

Préparation du manager :
↘ Suivre des formations (conduite
communiquer et solliciter des entretiens, partage de feedbacks) ;
les pairs
↘ Faire des retours réguliers à votre employé ;
La préparation des managers se fait ↘ Engager les collaborateurs grâce
sur le long terme et passe par des au feedback 360° pour établir une
temps forts. évaluation juste.

Conseils d’Angélique
Chegaray, Responsable
Stratégie RH chez PayFit :

1. La semaine avant votre entretien, profitez du 4. Enfin, rassurez-le et donnez-lui toutes les billes
point hebdomadaire pour finaliser la préparation. pour que la discussion soit la plus constructive pos-
sible !
2. D’abord, assurez-vous que votre collaborateur
a bien rempli son auto-évaluation. 5. N’oubliez pas l'influence des biais cognitifs.
Essayez de les limiter en étant factuel et objectif.
3. Ensuite, demandez-lui s’il est assez à l’aise
pour parler de ses besoins et attentes.
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 13

ÉTAPE 1 : LA PRÉPARATION ÉTAPE 2 ÉTAPE 3

Préparation du salarié :
prendre du recul et s’auto-évaluer

Comment accompagner votre salarié dans la préparation de son entretien ?

↘ Prise de recul : réfléchir à ce qui a été plus ou moins bien fait

↘ Synthèse par compétences : relier ses succès et échecs à ses qualités
et axes d’améliorations pour progresser plus facilement
↘ Responsabilisation : se préparer à mener l’entretien et être proactif

Son auto-évaluation est composée de 3 étapes.

1. Faire un bilan de l’année

# Succès et projets accomplis

# Frustrations et difficultés
# Relation manager/ salarié

2. Se projeter à moyen terme

# Aspirations et projets à venir

# Futurs objectifs

3. Proposer un plan de développement

# Axes d’amélioration
# Prochaines priorités
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 14

ÉTAPE 1 : LA PRÉPARATION ÉTAPE 2 ÉTAPE 3

Chronologie d’une
campagne d’évaluation

Lancement de la campagne 1 SEMAINE Réalisation de l’entretien 1-2 SEMAINES

Planification de l’entretien dans Discussion face à face

l’agenda du salarié avec un ordre (prise de notes)
du jour précis Rappel des objectifs et du plan
Explication à l’oral ou par message de développement
de l’objectif de l’entretien
Préparation de l’auto-évaluation Optionnel : planification 2 SEMAINES

Sollicitation des pairs pour le des objectifs*

feedback 360° Alignement des objectifs du salarié
avec les objectifs business

*La planification des objectifs peut aussi être faite

Salarié Manager
pendant l’entretien.

i Bon à savoir
La fréquence de l’entretien d’évaluation
dépend de la taille de l’entreprise, de
ses objectifs et de sa croissance.
Exemple : nous vous recommandons un
entretien d’évaluation par trimestre si vo-
tre entreprise est en croissance et/ou que
vos objectifs changent régulièrement.
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 15

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 : LE PILOTAGE ÉTAPE 3

Jour J : pilotage de l’entretien

2 règles d’or à respecter, Comment adopter

5 commandements à adopter la bonne posture ?

1. Commencer par le positif 1. Créer un climat de confiance

En parlant d’abord des qualités et 2. Adopter une posture bienveillante
réussites, vous donnez suffisamment de 3. Développer une écoute active
force à votre collaborateur pour aborder
4. Être juste mais direct dans ses propos
ensuite ses difficultés et ses échecs
5. Proposer un plan d’action réaliste
2. Dissocier le passé du futur
↘ 1e partie : vous faites l’état des lieux de
l’année passée (succès, frustrations...)
↘ 2e partie : vous vous tournez vers
l’avenir en fixant les axes d’amélioration Faut-il aborder
et les prochaines priorités. la rémunération ?

Si vous abordez ce sujet, l’entretien

perd son objectif : le développement
" Pour qu’un collaborateur se remette du collaborateur.
en question, il faut lui donner l’énergie
suffisante pour qu’il puisse le faire. " Votre collaborateur risque d’être stressé
et focalisé sur un objectif unique : celui
Stéphane Michel de négocier une augmentation.
Expert en management et dirigeant
fondateur de Solar Management Notre conseil : accorder un moment
dédié dans l’année pour parler du salaire.
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 16

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 : LE PILOTAGE ÉTAPE 3

Trame de questions :
notre modèle à remplir

Bilan de l’année

1. Succès et projets accomplis

# Quels ont été vos principaux succès au cours de la période écoulée ?
# Dans quelle mesure avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés ?
# Vous êtes-vous senti épanoui au cours de la période écoulée ?

2. Frustrations et difficultés
# Quelles sont les frustrations et difficultés que vous avez pu rencontrer ?

3. Feedback manager
# Que pensez-vous de notre collaboration ?
# Que me recommandez-vous de continuer à faire en tant que manager ?
# Que changeriez-vous pour améliorer notre relation ?

Projection à moyen terme

# Quels sont vos principaux objectifs pour la période à venir ?

# Comment vous projetez-vous dans l’entreprise ?
# De quoi auriez-vous besoin pour aller plus loin dans les prochains mois
(outils,compétences, formations) ?

Plan de développement

# Y a-t-il d’autres points que vous souhaiteriez aborder ?

# Rappel des prochaines priorités
M É T H O D O LO G I E P O U R M E N E R V O S E N T R E T I E N S 17

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 : LE SUIVI

Après : suivi du plan

de développement

Le suivi du plan de développement implique

d’aller au-delà de l’entretien d’évaluation.

Instaurer des rituels :

↘ pour multiplier les chances de réussite des
objectifs fixés, vous pouvez mettre en place
des réunions hebdomadaires.

Réserver du temps pour le suivi :

↘ en début ou en fin de réunion hebdomadaire,
pensez à garder quelques minutes pour
regarder l’avancée des projets, évoquer les
blocages éventuels et fixer les prochaines
étapes.

70% Engagement x3
Part de responsabilité Multiplication du taux d’engagement grâce à des
du manager dans le taux retours réguliers
d’engagement de son
collaborateur

*Étude réalisée en 2017 par Gallup

 PayFit vous
accompagne pour
passer de la théorie
à la pratique

Simplifiez-vous la vie dans

70%
la gestion des campagnes
d’entretiens sur PayFit

↘ Création des campagnes d’entretiens

des DRH manquent Vous créez vos campagnes en
de bons processus sélectionnant le type d’entretien,
et de solutions efficaces* l’audience et la personne concernée.

↘ Personnalisation des modèles

Vous pouvez utiliser des modèles
proposés par PayFit ou les adapter
à votre situation.

↘ Suivi des campagnes

Vous relancez en un clic les
collaborateurs qui n’ont pas complété
l’évaluation.

↘ Renforcement de l'engagement
Vos managers bénéficient d’un outil
simple pour mettre en place une culture
du feedback régulier via des échanges
hebdomadaires.

*Sondage réalisé par PayFit en janvier 2022

auprès de 175 clients
 Ils nous font
confiance
Nous accompagnons 6500
TPE et PME qui nous font confiance
dans leur gestion paie et RH