Access

ACCESS
COURS D’INITIATION
I. PRÉSENTATION

1. QU’EST-CE QU’ACCESS ?

Access est un logiciel permettant de gérer des données en masse : une liste de clients ou de
fournisseurs, un stock de produits, des commandes, un club de tennis, une cave à vin, une
bibliothèque, une collection de timbres-poste…

2. QUELLE DIFFÉRENCE AVEC EXCEL ?

Excel est un tableur : il ne vous propose pas d’autre présentation que des tableaux, en lignes
et en colonnes. Access vous propose davantage de possibilités et vous permet de
personnaliser votre base de données pour en faire une application sur mesure.

Avec Access, vous avez également la possibilité de relier plusieurs tables de données : vous
pouvez ainsi mettre en relation le fichier client, les commandes, la facturation et la mise à jour
des stocks pour effectuer une gestion commerciale complète.

De plus, Access permet de gérer les données avec beaucoup plus de sécurité et de facilité.

En revanche, Access est plus strict d’utilisation, il demande un effort d’apprentissage, alors que
vous pouvez utiliser Excel en quelques heures.

3. BASE DE DONNÉES

La base de données : C’est l’ensemble des tables

utilisées pour gérer l’information

Pour ouvrir Access, cliquer sur son icône :

Cliquer sur BASE DE DONNÉES DU BUREAU VIDE,

spécifier un nom et un emplacement pour
l'enregistrement, puis cliquer sur CRÉER. La fenêtre
principale de votre base de données apparait.

4. LES OBJETS D’ACCESS

· Les TABLES servent à STOCKER les informations. Ce sont des fichiers contenant un ensemble
d’informations autour d’un même thème ou concept.

Exemple 1 : une table « employés » qui contiendrait des renseignements sur chaque
employé (nom, adresse, fonction, date d’embauche…)

Exemple 2 : une table « articles » qui contiendrait des informations techniques sur
chaque produit (désignation, référence, prix, quantité…)

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· Les REQUÊTES servent à FILTRER les données en fonction de critères précis. Elles servent
donc à extraire les données des tables, permettant de sélectionner une partie des
données. Elles permettent également de réaliser des ACTIONS sur ces données, comme
d'effectuer des calculs, des modifications, des suppressions… Les requêtes peuvent être
enregistrées et ainsi réutilisées aussi souvent que nécessaire, et vous pourrez par la suite les
intégrer aux formulaires et aux états.

· Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION d’informations dans les tables,

mais de manière plus conviviale que dans les tables : plus besoin de se contenter d’une
présentation sous forme de lignes et de colonnes, vous pourrez ici intégrer des cases à
cocher, des listes déroulantes, des titres, des cadres, des images… Les formulaires
constituent un environnement facile à manipuler qui vous permettra même de laisser des
novices utiliser votre base de données.

· Les ÉTATS servent à IMPRIMER les données, et permettent de présenter un même fichier de
données de façons différentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par ordre
alphabétique de nom et regroupés par région, liste de clients avec adresse complète…
Les variations sont infinies.

· Les MACROS permettent d’AUTOMATISER certaines actions, en programmant des boutons

de commande. Par exemple, vous pouvez dans un formulaire ajouter un bouton qui
appelle un état.

· Les MODULES servent à PROGRAMMER de manière beaucoup plus pointue que les macros,
et ne sont pas destinés au grand public, mais aux utilisateurs avertis. Ils nécessitent la
maîtrise du langage de programmation VBA (Visual Basic for Applications).

· Le LANGAGE SQL est le langage informatique universel qui permet de manipuler les objets
et les enregistrements des bases de données.

Vous pouvez faire apparaître la fenêtre principale contenant les objets

à tout moment en appuyant sur F11.

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II. LES TABLES

1. CRÉATION DES TABLES

Vous devez commencer par construire la STRUCTURE de votre table, et non pas commencer
par y stocker les données !

Pour cela, il faut basculer en MODE CRÉATION en cliquant sur le bouton

Affichage dans l’onglet Accueil.

Saisir le NOM de la table et valider.

Cette fenêtre apparaît :

La première colonne va contenir les NOMS DES CHAMPS, chaque champ représente un
groupe de données dans la table.

Exemple : nom ou prénom ou adresse ou téléphone si vous créez une table du genre carnet
d’adresse.

La deuxième colonne définit le TYPE DE DONNÉES que chaque champ va contenir, par
exemple numérique ou texte ou date… Cliquez dans la case, un menu déroulant vous est
proposé : choisir le type désiré.

En fonction du type de données sélectionné, des PROPRIÉTÉS supplémentaires vous sont

proposées en bas de la fenêtre, dans deux onglets. Vous pouvez par exemple y spécifier la
longueur des caractères, le format des données, des masques de saisie…

La troisième colonne DESCRIPTION est réservée à l’utilisateur, vous pouvez y inscrire librement
des commentaires pour chaque champ.

2. CLÉ PRIMAIRE

Access a automatiquement proposé un champ portant une CLÉ PRIMAIRE à votre première
table. Ce champ est de type NumeroAuto, ce qui signifie qu’il contiendra un numéro créé
automatiquement par Access, et incrémenté à chaque nouvel enregistrement. On affecte la
clé primaire à un champ contenant pour chaque enregistrement une information unique. La
clé primaire interdit la création de doublons dans le champ qui la contient.

Pour les tables suivantes, il faudra manuellement créer un champ de type

NumeroAuto et lui attribuer la clé primaire en cliquant sur l’icône Clé primaire.

Exemple : vous avez une liste de clients, plusieurs d’entre eux peuvent avoir le même
nom, voire le même nom et le même prénom, pour être sûre de ne pas les confondre (et ne
pas envoyer la facture au mauvais client !), on peut ajouter un champ « N° Client » qui portera
la clé primaire : deux clients ne pourront avoir le même numéro.

3. STOCKAGE DES DONNÉES

L’étape suivante consiste à entrer les données dans la table. Pour retourner
en mode de saisie des données, cliquer sur l’icône Affichage puis sur MODE

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FEUILLE DE DONNÉES.

Chaque colonne représente désormais un CHAMP, et chaque ligne un ENREGISTREMENT,

c’est-à-dire l‘ensemble des informations pour un client, ou un article, ou une commande…

Compléter chaque ligne soigneusement (attention aux erreurs et fautes d’orthographe qui
vous gêneront énormément pour les filtres et les requêtes).

La sauvegarde des données se fait automatiquement lorsque vous quittez une case pour
passer à une autre, vous n’avez donc pas à craindre de perdre des informations. Merci
Access !

4. AJOUT ET SUPPRESSION DE CHAMPS OU D’ENREGISTREMENTS

Pour AJOUTER UN CHAMP, il faut retourner en mode création. Ajouter alors le nom et le type
de données du nouveau champ.

Pour SUPPRIMER UN CHAMP (toujours en mode création), cliquer tout à fait à gauche de la
ligne du champ à supprimer : la ligne est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du
clavier.

Attention ! Cette opération supprime définitivement toutes les données du

champ, pour tous les enregistrements. Il n’y a pas d’annulation possible.

Pour SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT, en mode feuille de données, cliquer tout à fait à

gauche de la ligne à supprimer : elle est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du
clavier.

5. TRI DES DONNÉES

Dans la feuille de données, sélectionner le champ que vous voulez trier en

cliquant n’importe où dans la colonne. Cliquer sur Croissant ou Décroissant dans
l’onglet Accueil.

Les enregistrements sont maintenant triés par ordre alphabétique, numérique ou

chronologique, selon le type de données.

6. FILTRAGE DES DONNÉES DANS LES TABLES

Les filtres dans les tables permettent de n’afficher qu’une partie des données de la table, ce
qui devient nécessaire lorsque votre base contient de nombreux enregistrement.

Par exemple, vous pouvez ne vouloir afficher que les clients résidant à Paris, ou les commandes
passées en février, etc.

Cliquer sur une valeur de votre choix dans la table, puis sur l’icône SÉLECTION et sur le FILTRE
de votre choix.

Les filtres dans les tables sont éphémères, pour les sauvegarder, il faut créer des requêtes.

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III. LES REQUÊTES

Il existe plusieurs types de requêtes :

· Les REQUÊTES SÉLECTION extraient des données en appliquant des tris et des filtres.

· Les REQUÊTES CALCULÉES effectuent des calculs (TVA, total, pourcentage…).

· Les REQUÊTES PARAMÉTRÉES fournissent une grande souplesse aux requêtes en les rendant
interactives, dynamiques avec l’utilisateur de la base.

· Les REQUÊTES REGROUPEMENT permettent de regrouper les données et d’obtenir des

indices statistiques (effectifs, moyenne, minimum…).

· Les REQUÊTES ACTION permettent de modifier les données : supprimer certaines

informations, en ajouter d’autres, mettre à jour des données, en importer.

· Les REQUÊTES ANALYSE CROISÉE sont l’équivalent du tableau croisé dynamique dans
Excel.

QUELQUES OPÉRATEURS DE CRITÈRES

Logiques Comparatifs 1 Arithmétiques Syntaxiques

Et / Ou / Dans Supérieur à : > Additionner : + « texte »

Pas / ! Inférieur à : < Soustraire : - [champ]

Entre … et … / - Sup. ou égal à : >= Multiplier : * [paramètre]

Null Inf. ou égal à : <= Diviser : / #date#

*/?/#2 Différent de : <> nombre

& (concaténation) oui/non

(case à cocher)

Il est également possible d’utiliser des fonctions pré-programmées (comme dans Excel) :
somme, min, max, vrai/faux, année…

Access n’est pas sensible à la casse (il ne fait aucune différence entre les majuscules et les
minuscules), par contre, attention aux accents.

Remarques

- Les opérateurs de comparaison fonctionnent aussi avec du texte : ils appliquent une
comparaison par ordre alphabétique (exemple : « >d » vous donnera la liste des noms
placés après le « d » dans l’alphabet).

- L’étoile permet de remplacer n’importe quelle suite de caractères, le ? remplace un seul

caractère, le # remplace un chiffre (exemple : « du* » vous donnera la liste des noms
commençant par « du », comme duchmol, dutronc, dufour…).

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CRÉATION D’UN CHAMP CALCULÉ

Pour créer un NOUVEAU CHAMP contenant le calcul, il faut utiliser une NOUVELLE COLONNE.

Donner un nom au nouveau champ, suivi de : , puis écrire le calcul en indiquant les noms des
champs concernés entre crochets.

Exemple 1 : PRIX HT: [QUANTITE]*[MONTANT]

Exemple 2 : TVA : [PRIX HT]*20,6/100

IV. LES RELATIONS

Dans l’onglet Outils de base de données, cliquer sur RELATIONS :

AJOUTER TOUTES LES TABLES à la fenêtre des relations (comme pour une requête).

FAIRE GLISSER AVEC LA SOURIS LES CHAMPS COMMUNS à deux tables les uns sur les autres.

Exemple : « N°Client » de la table « Client » vers « N°Client » de la table « Commande »

Access propose de créer un lien :

Cliquer sur APPLIQUER L’INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE. Cela permet d’établir une relation de type
un à plusieurs.

Exemple 1 : Pour un client, il peut y avoir plusieurs véhicules ; mais pour un véhicule, il n’y a

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qu’un propriétaire. Dans ce type de relation, vous ne pourrez pas enregistrer un véhicule sans
qu’il soit lié à un et un seul propriétaire.

Exemple 2 : Pour un pays, il peut y avoir plusieurs habitants. Mais pour un homme, il ne peut y
avoir qu’un pays d’origine. Chaque personne sera liée à un et un seul pays d’origine.

Cliquer enfin sur CRÉER. Une ligne noire avec les symboles 1 et ∞ relie maintenant les tables.

Pour supprimer une relation :

cliquer sur le lien noir puis sur la touche SUPPR du clavier.
Confirmer la suppression.

V. LES FORMULAIRES

Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION d’informations dans les tables,

mais de manière plus conviviale : plus besoin de se contenter d’une présentation sous forme
de lignes et de colonnes, vous pourrez ici intégrer des cases à cocher, des listes déroulantes,
des titres, des cadres, des images… Les formulaires constituent un environnement facile à
manipuler qui vous permettra même de laisser des novices utiliser votre base de données.

1. CRÉATION AUTOMATIQUE

Dans le navigateur, sélectionner la table ou la requête qui servira de source à votre formulaire.

Cliquer sur FORMULAIRE dans l’onglet Créer. Vous obtenez un formulaire instantané :

2. UTILISATION DU FORMULAIRE

Basculer en MODE FORMULAIRE.

Pour naviguer entre les enregistrements, utiliser la zone au bas du formulaire :

Se déplacer entre les enregistrements (cliquer Créer un nouvel Saisir un mot clé pour effectuer une
sur les flèches ou saisir un n° d’enregistrement) enregistrement recherche dans les enregistrements

VI. LES ÉTATS

Les ÉTATS servent à IMPRIMER vos rapports de données, il est ainsi possible de présenter une
même liste de données de façons différentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par
ordre alphabétique de nom et regroupés par région, liste de clients avec adresse complète…
Les variations sont infinies.

1. CRÉATION AUTOMATIQUE

Dans le navigateur, sélectionner la table ou la requête qui servira de source à votre rapport.

Cliquer sur ÉTAT dans l’onglet Créer. Vous obtenez un état instantané :

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 2. ETATS AVEC GROUPE

Access vous permet de regrouper ou de trier les enregistrements dans votre rapport.

Par exemple, vous voulez la liste des clients classés par ville de résidence.

Cliquer sur REGROUPER ET TRIER dans l’onglet Création. Une nouvelle zone apparait au bas de l’état,
dans laquelle vous pouvez ajouter des ordres de tri et de regroupement.

TP ACCESS
TP 1
1) Créer une table « Salarié » avec matricule (numéro automatique) comme clé primaire :
Salarié (Matricule, Nom, Prénom, Tél, Service)
2) Saisir 4 salariés dans cette table.
3) Créer un formulaire « Salarié » avec un bouton pour saisir chaque nouveau salarié.
A partir du formulaire saisir 4 nouveaux salariés.
4) Créer les deux tables suivantes en précisant la clé primaire de chacune.
Service (Code_Service, Nom_Service, Responsable)
Rémunération (N°Piece, Matricule, Date_Paiement, Montant)
5) Créer un formulaire pour chacune des tables « Service » et « Rémunération », puis saisir deux
enregistrements dans chaque formulaire.
6) Relier les tables de la façon suivante :

7) Créer des requêtes permettant de :

- Afficher les noms des salariés dont le nom commence par la lettre « A »
- Afficher la liste des salariés et le responsable du service de chacun.
- Afficher les salariés dont le montant de rémunération est supérieur à 8000 DH.

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TP2

TP3.

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TP4.

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