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TP1 : Dmarrer avec Access 2007

Objectifs du TP :

Manipuler la fentre Access 2007

Crer une base de donnes
Modifier les enregistrements

1. Dfinition :

MicroSoft Access 2007 est un logiciel de gestion de base de donnes fonctionnant sous
windows. Ce type de logiciel permet de grer des donnes qui peuvent tre organises en
ensemble dinformations connexes.

2. Avantages :

La saisie de donnes est plus facile et plus rapide ;

La recherche dinformations est plus facile et plus rapide ;
Les donnes peuvent tre affiches et tries de nombreuses manires ;
Scurit des donnes ;
Les donnes peuvent tre partages entre plusieurs utilisateurs ;

3. Terminologie :

Base de donnes : collection structure de donnes analogues qui sont stockes sous forme de
table dans un fichier.
Systme de gestion de base de donnes : un ensemble coordonn de logiciels qui permet de
dcrire, manipuler, traiter les ensembles de donnes formant la base. Il assure galement la
scurit et la confidentialit des donnes. Exemples : Microsoft Access, SQL Server, Sybase,
Oracle, Informix, DB2, Mysql
Table : ensemble de donnes organises en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements).
Champ : ensemble de donnes de mme nature, comme le nom dun tudiant, le libell dun
produit, la quantit commande dun article
Enregistrement : ensemble de champs lis, comme toutes les informations sur un client, un
tudiant
Cl primaire : est un champ qui dfinit chaque enregistrement dune faon unique.

4. Cration dune base de donnes :

Nous allons crer une nouvelle base de donnes magasin

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Cliquer sur crer une base de donnes vide et entrer comme nom de la base magasin , le
fichier cr aura comme extension .mdb

4.1 Cration dune table

Access propose 3 mthodes pour crer une table :

Crer une table en mode cration : on utilisera cette mthode le plus souvent, elle
permet de crer les noms et la structure de chaque champ de la table.
Crer la table laide de lassistant : Access 2003 propose diffrents modles de tables
prdfinis, il reste qu personnaliser la table selon les besoins de lutilisateur.

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Crer la table en entrant des donnes : ce mode permet de saisir directement des
informations dans la table sans se proccuper du nom ou du format des champs, la
dfinition du nom et du format sera faite plus tard.

Cliquer sur le mode cration :

La cration seffectue en remplissant les trois colonnes suivantes :

1. Nom du champ : le nom du champ de la table (1 64 caractres) ;
2. le type de donnes : choisir entre les 9 types proposs par Access ;
3. description du champ (255 caractres maximum) ;

4.2 Les types de donnes

Les diffrents types sont :

Type Proprits taille

Le champ peut contenir n'importe quel caractre < 256
texte alphanumrique (chiffre, lettre, signe de ponctuation). Ce caractres
type de donnes est utilis pour le texte, mais aussi pour les
nombres sur lesquels on n'effectue pas de calculs (code
postal, numro de tlphone)
mmo Le champ peut contenir n'importe quel caractre < 65.536
alphanumrique. Le type mmo est rserv aux champs de caractres
type texte susceptibles de contenir plus de 255 caractres
numrique Donnes numriques (non montaires) susceptibles d'tre 1 16 octets
utilises dans des oprations mathmatiques
Date/heure Donnes de date et/ou d'heure (pour les annes comprises 8 octets
entre 100 et 9999)
montaire Donnes montaires, prsentes avec deux chiffres aprs la 8 octets
virgule, et le symbole montaire du pays ( pour la France)
numroAuto Numrotation automatique, squentielle (commenant 1) 4 octets (entier
ou alatoire. Souvent utilise pour gnrer le code des long)

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enregistrements
Oui/non Variable boolenne (deux valeurs possibles uniquement) 1 bit
Objet OLE Pour lier un objet extrieur, ou incorporer un objet dans la < 1 Go
base. Souvent utilis pour les donnes multimdia. Peut
servir pour tout fichier binaire (document Word, feuille de
calcul Excel, etc.)
Lien Permet d'enregistrer des URL de sites web et des adresses de < 2049
hypertexte courrier lectronique caractres

La base de donnes Magasin est forme de ces tables :

Client (numcli, civilit, nom, prnom, adr, codpos,ville, observ) ;

Produit (numprod, libprod, qtestk, puprod, numfrs)
Fournisseur (numfrs, nomfrs, adrfrs)
Commande (numcde, datecde, cderegle, numcli)
Lignecommande (numcde, numprod, qtecde)

Dictionnaire de donnes
Champ description Type
Numcli Numro du client numroAuto
Civilit civilit ( Mme, Mlle,Mr) Texte
Nom Nom du client Texte
Prnom Prnom du client Texte
Adrcli Adresse du client Texte
Codpos Code postal numrique
Ville ville Texte
Observ observations Mmo
Numprod Numro du produit numroAuto
Libprod Libell du produit Texte
Qtestk Quantit en stock numrique
Puprod Prix unitaire numrique
Numfrs Numro du fournisseur numroAuto
Nomfrs Nom du fournisseur Texte
Adrfrs Adresse du fournisseur Texte
Numcde Numro de commande numroAuto
Datecde Date de la commande Date/heure
Cdergle Commande rgle ? Oui/non
Qtecde Quantit commande numrique

Commencer par crer la table client (noublier pas de dclarer numcli comme cl primaire de
la table). On devrait avoir un cran semblable cet cran :

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4.3 Les proprits des champs

La partie infrieure de la fentre du mode cration est intitule Proprits du champ . Ces
proprits se trouvent rassembles dans l'onglet Gnral .
Chaque champ de la table a des proprits qui dpendent de son type de donnes, ces
proprits vont dterminer la faon dont les donnes quils contiennent vont tre affiches ou
comment les donnes vont tre saisies dans ce champ.
La liste des proprits d'un champ dpend du type de donnes choisi, mais une proprit
donne peut apparatre pour des types de donnes diffrents. Exemples : la proprit Taille
du champ apparat pour les types de donnes Texte , Numrique et NumroAuto ,
la proprit dcimales , qui indique le nombre de chiffre aprs la virgule apparat pour le
champ numrique .
Les principales proprits sont :
Taille du champ ;
Format : dfinit la manire dont les informations s'affichent. Exemple : le format montaire
affiche deux chiffres aprs la virgule, puis un espace et le symbole de l'euro ;
Masque de saisie : guide la saisie des donnes et exerce un contrle. Exemple : un code
postal franais est compos de cinq chiffres ;
Lgende : dfinit le nom de l'tiquette dans le formulaire associ la table. Il est prfrable
d'implmenter cette proprit au niveau du formulaire lui-mme ;
Valeur par dfaut : valeur qui s'affiche dans le champ avant saisie par l'utilisateur ;
Valide si : condition de validit du champ. Exemple : une notation sur 20 doit tre comprise
entre 0 et 20 ;
Message si erreur : ce message s'affiche si la condition de validit prcdente n'est pas
satisfaite ;
Null interdit : le champ correspondant ne peut rester vide lors de la saisie d'un
enregistrement ;
Chane vide autorise : le champ peut contenir une chane ne comportant aucun caractre ;
Index : un fichier index est associ au champ de telle sorte que les recherches d'information
s'effectuent plus rapidement.

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Nouvelles valeurs : indique quelle valeur sera la prochaine valeur contenue dans un champ
de type NumroAuto : avec Incrment, la valeur sera gale la valeur cre dans le
prcdent enregistrement+1, avec Alatoire, Access remplira ce champ avec une valeur tire
au hasard (mais qui ne se retrouvera pas dans un autre enregistrement).

Pour faire fonctionner correctement certaines requtes, il est important de bien comprendre la
diffrence entre la valeur Null, une chane vide et une chane blanche. Un champ d'un
enregistrement :
possde la valeur Null si aucune information n'a t introduite, ou si l'information
prsente a t supprime ;
contient une chane vide si on a dfini la valeur par dfaut du champ l'aide de deux
guillemets contigus (""), et si aucune information n'a t introduite (ou si l'information
introduite a t supprime) ;
contient une chane "blanche", si un ou plusieurs espaces ont t introduits et n'ont
pas t supprims.

4.4 Le Masque de saisie

Symbole Signification
0 Chiffre de 0 9 obligatoire
9 Chiffre ou espace facultatif
# Chiffre ou espace ou + ou -
L Lettre de A Z obligatoire
? Lettre de A Z non obligatoire
A Lettre ou chiffre obligatoire
A Lettre ou chiffre facultatif
& Caractre quelconque obligatoire
C Caractre quelconque facultatif
< Passe en minuscules
> Passe en majuscules
! Saisie partir de la droite

Par exemple, si on veut saisir 5 chiffres obligatoirement pour le code postale on utilisera
comme masque : 00000, si on veut saisir une suite de 3 chiffres et de 3 : 000LL, si on veut
saisir un numro de tlphone : 00-00-00-00-00 ou un nom de famille dont la premire lettre
est toujours en majuscules :>L< ??????????? (Prvoir autant de ? que le nom peut comporter
de lettres)

Utiliser un masque de saisie pour

Le champ nom de telle sorte quil contienne en premier lieu une lettre majuscule.
Le champ code postal de telle sorte quil contienne obligatoirement 4 chiffres

4 .5 Les listes de choix

Les listes de choix est un moyen de simplifier la saisie de donnes dans une table en
proposant lutilisateur de cliquer sur un lment propos dans une liste, le champ de la table
sera rempli avec llment slectionn dans la liste.

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1. Slectionnez la table client

2. Cliquez sur Modifier
3. choisissez le type assistant de liste de choix au lieu du type texte pour le champ
civilit , la fentre suivante va safficher :

Il y a deux faons pour obtenir une liste de choix : soit partir du contenu dune autre table ,
soit partir dune liste que lon va taper soi-mme une fois pour toutes, cest ce que nous
allons choisir, cliquez sur suivant :

Cliquez sur suivant, vous pouvez changer le nom propos pour la liste ou le laisser, enfin
cliquez sur Terminer.

Double-cliquez sur la table client pour y insrer des donnes, on aura cette fentre :

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Ainsi on peut slectionner une valeur partir de la liste propose sans avoir la retaper
chaque fois.

4.5 Insertion des donnes

Double-cliquer sur la table client

Nbre denregistrement
Aller au
premier Numro denregistrement
enregistrement
courant
Aller au suivant Aller au dernier
Aller au prcdent enregistrement Nouvel enregistrement

1. Insrer les donnes qui figurent sur la fentre prcdente.

2. Crer les tables fournisseur, produit, commande et lignecommande (noublier de crer
les cls primaires et leurs donner le type numroAuto)
3. Insrer ces donnes dans la table Fournisseur

Codfrs nomfrs Adrfrs

1 IBM Tunis
2 3M Tunis
3 Meubleutex Sousse

4. Cliquez sur la table produit et modifiez le type de donnes du champ numfrs pour y
mettre une liste de choix qui affiche le numfrs , le nomfrs et adrfrs du fournisseur
saisir. Cette liste va rechercher les valeurs partir de la table fournisseur, donc on aura
pas saisir des valeurs.

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On va choisir la table fournisseur

On va afficher dans la liste les 3 champs de table

Noublier pas de dcocher colonne cl cache, pour lavoir sur la liste

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Cliquez sur terminer pour crer finalement la liste

5. tester cette liste en insrant ces donnes dans la table produit:

codprod libprod puprod Qtestk Codfrs

1 ordinateur 1250 100 1
2 disque 50 270 1
3 CDROM 0,33 1000 2
4 Chaise 70 15 3
5 Bureau 150 10 3

6. Avant de remplir la table commande, vous allez modifier le type de donnes du champ
numcli pour y mettre une liste de choix qui affiche le numcli, le nom et le prnom du
client saisir.
7. Insrer ces donnes dans les tables commande et lignecommande

numcde datecde codcli

1 10/10/2005 1
2 01/02/2006 1
3 03/02/2006 2
4 05/02/2006 3

Lignecommande
numcde codprod qtecde
1 1 2
1 3 10
2 4 1
3 4 2
3 5 1

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Exercice :

1. Crer une nouvelle base de donnes nomme : cabinet , la base sera forme de ces
2 tables :
Patient (nump, civilit, nom, prnom, numCNSS, datenaiss, adr, tl)
Visite (numv, datev, taille, poids, symptmes, diagnostics, prescriptions, nump)
2. Crer la table patient, choisissez le type appropri pour chaque champ.
3. utiliser un masque de saisie pour le numro de tl de telle sorte quil contienne 8
chiffres reprsents comme cet exemple 71 234 567
4. Crer une liste de choix pour le champ civilit qui va contenir : Mr, Mme, Mlle
5. Remplir la table patient avec 5 enregistrements de votre choix
6. Crer la table visite, choisissez le type appropri pour chaque champ.
7. Crer une liste de choix pour le champ nump de la table visite de telle sorte quelle
affiche le nump, le nom et le prnom du patient.
8. Remplir la table visite avec 10 enregistrements de votre choix

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