La Lettre

DIRECTION DE L’INTENDANCE DES ARMEES Dakar, le 30 novembre 2011
BATAILLON DE L’INTENDANCE
COMPAGNIE D’INSTRUCTION
BS.1/AG/FROID SESSION 2011
LA LETTRE
Une lettre représente celui qui la écrite. Elle doit être présentée correctement. Envoyer une lettre d’espace
négligé et faire injure à son correspondant. La présentation d’une lettre est soumise à certaines formes, qu’il
convient de respecté puis que l’usage les a consacrées.
I – LA PAPIER
Toute lettre doit être faite sur du papier à lettre blanc (bordé de noir si on est en deuil) ou tout au mois de
teinte neutre et uni, papier de bonne qualité, assez glacé pour ne pas « boire » et assez épais pour que
l’écriture ne transparaitre pas (exception faite pour le papier « avion ». Il n’existe que deux (02) formats
possible :
- Le format 21 X 27 dit commercial ;
- Le format 13,5 X 21 ou demi-format employé en feuille double.
Le papier blanc, uni, a simple ou double feuillet de format 21 X 27 s’emploi pour les lettres adressées aux
personnels âgés aux supérieurs, aux personnes à qui on doit le respect. On l’emploi également pour rédigé
toute demande ou requête en forme de lettre.
Tout autre papier serait alors incorrect.
Dans les lettres de circonstance ou d’affaire adressées à d’autres personnes, on peut utiliser le papier blanc
bordé de noir ou les papiers de teinte neutre.
Il ne faut jamais écrire une lettre sur une demi-page. Même si l’on a que quelque mots à dire et ceci quelque soit
le format employé.
Le format 105 X 135 est utilisé pour les cartes de correspondance, les invitations et la correspondance intime.
Aucune règle stricte, si ce n’est celle du bon gout, ne s’impose pour les lettres familières.
II – L’ENCRE ET L’ECRITURE
Une seul encre est parfaitement correct, l’encre noir. L’encre bleu-noir est admise pour les lettres de
circonstances et d’affaires, l’encre bleu ou violet pour les lettres familières.
L’écriture doit être lisible et sobre, la ponctuation soignée, les lettres nettement formées, dépourvus de
fioritures, de traits épais, de crochet inutile. En outre elles doivent être un peu grosses si le destinataire est une
personne âgée.
Les mots doivent être placés en ligne « horizontale » espacés d’environ 1 cm. Il faut éviter d’écrire en
« montant » en « descendant » ou en « escalier ». Vis-à-vis d’un supérieur, ne jamais fait usage de la machine à
écrire, dont l’emploi n’est admis que dans la correspondance officielle.
III- ABREVIATION ET APPELLATION – MARGE ET EN-TÊTE
31- ABREVIATION ET APPELLATION
Dans une lettre tous les mots doivent être écrit en entier. Une seul exception est admise quant on parle de
quelqu’un. On fait alors précédé le nom de la personne des lettres suivantes :
- M. pour Monsieur
- Mme pour Madame
- Mlle pour Mademoiselle
- Mgr pour Monseigneur
- S. Exc. pour son Excellence
- S.E pour son Eminence
- S.A pour son Altesse
- S.M pour sa Majesté
Mais quant on s’adresse a son correspondant, aucune abréviation ne peut être toléré. Il en est de même
lorsqu’on lui désigne des personnes qui le touchent de prêt.
Ne jamais mettre le nom avant le prénom
Les chiffres ne sont admis que pour indiqués les dates et les sommes d’argent. Les mots d’une appellation
commencent par une majuscule. Il en est de même de ceux d’une réclame dont le nom patronymique doit être
écrit en majuscule droite d’imprimerie.
La formule d’appel peut se répété dans le corps de la lettre, mais jamais deux fois dans le même alinéa et ne
doit jamais commencé par une phrase.
32- MARGE ET EN-TÊTE
La marge signe ancien de déférence, est généralement supprimé dans les lettres familières et de circonstance
sauf si ses dernières sont adressés à un supérieur hiérarchique ou une personnalité. Ce marge est
ordinairement de 45 m/m si on utilise le format 21 X 27, de 20 m/m si on utilise le format 13,5 X 21. Cette
marge ne doit jamais être marquée par un pli ou un trait de crayon.
Les lettres familières de circonstances et d’affaires comportent un en-tête et réduit à deux ou trois éléments :
- Le lieu d’origine ;
- La date de la signature ;
- L’adresse de l’expéditeur quant elle risque d’être oubliée
321 – EMPLACEMENT DES DIVERS ELEMENTS DE LA LETTRE
A - L’en-tête
Il se place en haut et à droite de la lettre. La date peut cependant se placer à la fin de la lettre après la
signature, l’en-tête se trouvant encore modifié.
B - LA FORMULE D’APPELLE
Entre la date et la première ligne il faut laisser une espace blanc égale au tiers de la surface de la feuille (à la
moitié si on doit beaucoup dégâts à son correspondant). La formule d’appelle se place au milieu de cette espace
blanc et sur une seul ligne.
C - LA FORMULE DE COURTOISIE
Elle se place sous le texte avant la signature. Elle doit être séparé du corps de la lettre par intervalle de 20 à 25
m/m, commencer à 25 m/m en retrait de la marque et se trouve sur la même page. Lorsque la formule de
courtoisie ne peut être mise en entier sur la même page, elle ne doit pas être rejetée au début de la page
suivante. Il faut faire en sorte qu’elle soit précédée de deux lignes de texte au mois.
Devant être suivi d’un intervalle de 20 à 25 m/m, précédant la signature, elle ne doit pas d’avantage être placé
au bas du page.
D- LE TEXTE DE LA LETTRE
Chaque paragraphe commence à 25 m/m e n retrait de la page normale. Sur la droite de la feuille, il convient de
laisser une marge de 3 à 4 m/m aussi régulière que possible. Lorsque le texte ne tient pas entièrement sur le
recto, le premier mot du verso et réduit en interligne sous la dernière ligne au recto et à droite. Ce mot est suivi
de trois points pour indiquer le texte à suivre. La dernière ligne du texte ne doit jamais se trouver à une distance
du bas de la page inferieur à 4 cm.
Ajoutons qu’il est toujours incorrect, même de supérieur à subordonné de souligné phrases, membres de
phrases ou mots.
Capitaine Ibnou FALL

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