SOCIETE KARLIA

Fabricant et distributeur français de surgelés

pour restauration commerciale et collective

PROJET SALON VERSOG

COLOGNE
Du 5 au 9 novembre N

TABLEAU DE BORD DU PROJET

Feuille "Budget prvl" Présentation du budget du projet Pour information

Feuille "Suivi" Liste des tâches, durées budgets… A mettre à jour
Feuille "Prépa TB" Calculs préparatoires au tableau de bord Support technique
Feuille "TB" présentation du tableau de bord Pour consultation
et diffusion

Saisissez la date : 30-Sep

Cochez les mois écoulés
(mettre le chiffre "1", pour "un" mois de plus…)

Janv fev Mars Avril Mai Juin Juill Aout Sept Oct Nov
1 1 1 1 1 1 1 1 1
RESSOURCES = budget 125,000
DEPENSES
Charges de personnel 29,102
Frais de déplacement 14,828
Frais d'exposition 26,015
Frais d'aménagement 5,400
Frais de communication 36,700
Frais liés aux produits 4,480
Frais de gestion 3,000
Total dépenses prévisionnelles 119,525
Marge de sécurité : 5% 5,976
Total budget 125,501

Budget Prévisionnel Salon Versög

Répartition des dépenses par poste

Frais de gestion Marge de sécurité : 5%

2% 5%
Frais liés aux
produits
4%
Charges de personnel
23%
Frais de communication
29%
Frais de déplacement
12%

Frais
d'amé- Frais d'exposition
nagement 21%
4%
 Durée réelle
Chemin Durée prévisionnelle Engagement budget
Phases Nom de la tâche critique date TB
(Jalons en couleur) Date Date Montant Montant
N° Nom (O/N) Nb J Nb J Écart Dépenses
Début Fin Prvl Réel
1 Orga projet Définir le plan d'action N 3 2-janv. 4-janv. 3 0
1 Orga projet Définir les missions N 3 3-janv. 5-janv. 4 1
1 Orga projet Etablir le budget prévisionnel N 3 4-janv. 6-janv. 5 2
1 Orga projet Réaliser et valider la note de cadrage N 1 10-janv. 10-janv. 1 0 750.00 500.00 25% frais admin
2 Linguistique Choisir et valider l'interprete N 3 17-janv. 20-janv. 1 -2
2 Linguistique Sélectionner et valider l'organisme de formation N 3 15-janv. 17-janv. 2 -1 13,906.00 13,906.00
2 Linguistique Compte rendu fin de formation N 1 1-nov. 1-nov.
3 Documentation Créer les maquettes de brochure et de plaquette N 30 1-mars 31-mars 28 -2 10,000.00 12,100.00 brochures plaquettes
3 Documentation Créer la maquette de la vidéo de présentation du groupe N 10 2-avr. 12-avr. 14 4 3,050.00 3,600.00 cout maquette vidéo

3 Documentation Adapter le plan de gestion documentaire (plan de

N 8 16-avr. 27-avr. 12 4
nommage nouvelle charte graphique...)
3 Documentation Définir les documents à réaliser pour l'atelier N 3 30-avr. 3-mai 4 1
3 Documentation Réaliser les documents liés à l'atelier (infographie, visuel 750.00 750.00 25% frais admin
N 21 15-mai 8-juin 25 4
projeté, collecte données, prise d'image)
3 Documentation Prévoir catalogue salon + inscription des exposants N 5 15-juin 20-juin 6 1 6,000.00 6,350.00 catalogue + inscription
3 Documentation Valider documentation du salon N 1 6-juil. 6-juil. 1 0
4 Transp. Heb Choisir le transport et l'hébergement de l’équipe N 3 12-mars 14-mars 3 0
4 Transp. Heb Réserver le transport et l'hébergement de l'équipe. 12,620.00 12,620.00 Transport, hebergement
N 2 15-mars 16-mars 3 1
Informer l'équipe
5 Orga stand Réserver emplacement dans pavillon France avant 1/3 N 1 15-févr. 15-févr. 1 0 2,050.00 2,050.00 Frais inscription, assurance, badges
5 Orga stand Se procurer/fabriquer, matériel stand. N 30 15-févr. 15-mars 29 -1 2,500.00 3,896.00 frais déco
5 Orga stand Faire plan du salon avec matériel en place N 1 15-mars 15-mars 1 0
6 Invit/cadeaux Prévoir goodies cadeaux et objets publicitaires N 8 2-juil. 11-juil. 15 7 2,950.00 6,300.00 cadeaux publicitaires
6 Invit/cadeaux Sélectionner les grands comptes à inviter N 5 2-juil. 6-juil. 5 0
6 Invit/cadeaux Sélectionner les clients et prospects à inviter N 5 9-juil. 13-juil. 5 0
Valider les clients grands comptes, clients et prospects à
6 Invit/cadeaux
inviter
N 1 16-juil. 16-juil. 1 0 750.00 750.00 25% frais admin
6 Invit/cadeaux Sélectionner les clients disposant d'une entrée gratuite au
salon
N 3 3-sept. 5-sept. 3 0
6 Invit/cadeaux Envoyer les invitations au salon N 3 10-sept. 13-sept. 3 0 6,700.00 7,100.00 mailing + invit gratuites
6 Invit/cadeaux Valider liste clients et cadeaux N 1 17-sept. 17-sept. 1 0
7 Atelier culin Choisir les plats à réaliser. Tests, contrôles N 15 1-oct. 15-oct.
7 Atelier culin Valider les plats de l'atelier O 1 15-oct. 15-oct.
8 Montage stand Lister le matériel du stand (PC vidéoprojecteur...) O 1 1-nov. 1-nov. 3,500.00 valeur pdts prélevés
8 Montage stand Préparer et acheminer les marchandises et le matériel 980.00 transport + chargement
O 1 2-nov. 2-nov.
nécessaire au montage des stands
8 Montage stand Aménager le stand. Test ok O 1 4-nov. 4-nov.
9 Salon 49,369.00 salaires, repas, interpréte, location stand, distrib
Accueillir les prospects + stand vegan N 5 5-nov. 9-nov. prospectus
9 Salon Démontage du salon N 1 9-nov. 9-nov. 2,900.00 ménage, montage démontage
10 Bilan Établir le bilan de l'événement N 5 12-nov. 16-nov.
10 Bilan Relancer et répondre aux demandes des prospects et
N 5 19-nov. 23-nov.
clients (envoi documentation...)
10 Bilan Rédiger les pistes d'amélioration pour le futur salon N 2 26-nov. 27-nov. 750.00 25% frais admin (solde)
Totaux 195 176 119,525.00 69,922.00
N° - all -

Data
Nom (Jalons en couleur) Somme de Nb J2 Somme de Montant Réel
Atelier culin
Bilan
Documentation 90 22,800.00
Invit/cadeaux 33 14,150.00
Linguistique 3 13,906.00
Orga projet 13 500.00
Transp. Heb 6 12,620.00
(empty) 176 69,922.00
Montage stand Aménager le stand. Test ok
Lister le matériel du stand (PC vidéoprojecteur...)
Préparer et acheminer les marchandises et le matériel nécessaire au montage des stands
Montage stand Result
Orga stand Faire plan du salon avec ma 1
Réserver emplacement dan 1 2,050.00
Se procurer/fabriquer, mat 29 3,896.00
Orga stand Result 31 5,946.00
Salon Accueillir les prospects + stand vegan
Démontage du salon
Salon Result
Total Result 352 139,844.00
date du TB 30-Sep Janv fev Mars Avril Mai Juin Juill Aout Sept Oct Nov
Date début 2-Jan urée projet 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
date fin 27-Nov Réalisé 1 1 1 1 1 1 1 1 1 #N/A #N/A

Total J Total J Ecart % écart Atteinte

prévisl réel Jalon
Organisation projet 10 13 3 30.0% OUI
Linguistique 7 3 -4 -57.1% NON
Documentation 78 90 12 15.4% OUI
Transport hébergement 5 6 1 20.0% OUI
Organisation stand 32 31 -1 -3.1% OUI
Invitations clients cadeaux 26 33 7 26.9% OUI
Atelier culinaire 16 0 0 0.0% NON
Montage stand 3 0 0 0.0% NON
Salon 6 0 0 0.0% NON
Bilan 12 0 0 0.0% NON
Total 195 176 18 9.2% 50.0%

Nb de tâches 36
Nb tâches réalisées en avance 4
Nb tâches réalisées à temps 12
Nb tâches réalisées en retard 9

date fin Date

Dates sensibles prevl
Dépass ?
probable Alerte

Hors chemin
Valider documentation du salon 6-Jul 12 18-Jul critique
Hors chemin
Valider liste clients et cadeaux 17-Sep 7 24-Sep critique
Valider les plats de l'atelier 15-Oct 0 15-Oct
Aménager le stand. Test ok 4-Nov 0 4-Nov

Nb tâches à réaliser 36
Nb tâches réalisées 25
Nb tâches restantes 11

Montants Montant Montants

Ecart %Ecart Respect
Date de fin Total engagés engagés
/budget /budget budget
Pvsl Pvsl Pvsl Réels

Organisation projet 10-Jan 750 750 500 -250 -33.3% OK

Linguistique 1-Nov 13,906 13,906 13,906 0 0.0% OK
Documentation 6-Jul 19,800 19,800 22,800 3,000 15.2% DANGER
Transport hébergement 16-Mar 12,620 12,620 12,620 0 0.0% OK
Organisation stand 15-Mar 4,550 4,550 5,946 1,396 30.7% DANGER
Invitations clients cadeaux 17-Sep 10,400 10,400 14,150 3,750 36.1% DANGER
Atelier culinaire 15-Oct 0 0 0 0 #DIV/0!
Montage stand 4-Nov 4,480 0 0 0 #DIV/0!
Salon 9-Nov 52,269 0 0 0 #DIV/0!
Bilan 27-Nov 750 0 0 0 #DIV/0!

Total 119,525 62,026 69,922 7,896 11.3% ALERTE

Budget total Pvsl 125,000 125,000
Ecart 5,475 55,078
marge en % 4.58%

budget prévisionnel /mois 31-Jan 28-Feb 31-Mar 30-Apr 31-May 30-Jun 31-Jul 31-Aug 30-Sep 31-Oct 30-Nov Total pvsl
Organisation projet 750 750
Linguistique 13,906 0 13,906
Documentation 10,000 3,050 0 6,750 19,800
Transport hébergement 12,620 12,620
Organisation stand 2,050 2,500 4,550
Invitations clients cadeaux 3,700 6,700 10,400
Atelier culinaire 0 0
Montage stand 4,480 4,480
Salon 52,269 52,269
Bilan 750 750
Total 14,656 2,050 25,120 3,050 0 6,750 3,700 0 6,700 0 57,499 119,525
Budget réel /mois date de fin) 14,406 2,050 28,616 3,600 0 750 13,400 0 7,100 0 #NAME? #NAME?

budget prévisionnel /cumulé 31-Jan 28-Feb 31-Mar 30-Apr 31-May 30-Jun 31-Jul 31-Aug 30-Sep 31-Oct 30-Nov
Organisation projet 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
Linguistique 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906 13,906
Documentation 0 0 10,000 13,050 13,050 19,800 19,800 19,800 19,800 19,800 19,800
Transport hébergement 0 0 12,620 12,620 12,620 12,620 12,620 12,620 12,620 12,620 12,620
Organisation stand 0 2,050 4,550 4,550 4,550 4,550 4,550 4,550 4,550 4,550 4,550
Invitations clients cadeaux 0 0 0 0 0 0 3,700 3,700 10,400 10,400 10,400
Atelier culinaire 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Montage stand 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4,480
Salon 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 52,269
Bilan 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 750
Budget 14,656 16,706 41,826 44,876 44,876 51,626 55,326 55,326 62,026 62,026 119,525
Consommations 14,406 16,456 45,072 48,672 48,672 49,422 62,822 62,822 #N/A #N/A #N/A
 ca art
1 12000 35
1 25000 20
Total 1 37000 55
2 30000 23
Total 2 30000 23
Total général 67000 78
Date TB 30-Sep Durée projet
Date début 2-janv. Réalisé
l i l
Date fin 27-nov. nv fev ars vri Ma Juin Juil out ept Oct Nov
Ja M A A S

SUIVI DU TRAVAIL ET DES DELAIS

Nb J Nb J Ecart Ecart
Phases du projet Prvl Réel en J en % Jalon ?
fin Nov 30-Sep 30-Sep 30-Sep 14
12
12
Organisation projet 10 13 3 30% OUI
10 9
Linguistique 7 3 -4 -57% NON
Documentation 78 90 12 15% OUI 8

Transport hébergement 5 6 1 20% OUI 6

4
Organisation stand 32 31 -1 -3% OUI 4
2
Invitations et cadeaux 26 33 7 27% OUI
0
Atelier culinaire 16 NON
Nb tâches Nb tâches Nb tâches
Montage stand 3 NON réalisées en réalisées à réalisées en
avance temps retard
Salon 6 NON
Bilan 12 NON

Total 195 176 18 50.0%

Nb tâches
Date Date restantes
Dates à suivre… Prvl probable Risque ? 31%

Documentation 6-Jul 18-Jul Hors chemin critique Nb tâches

réalisées
Liste Invités 17-Sep 24-Sep Hors chemin critique 69%
Plats à présenter 15-Oct 15-Oct
Matériel pour Stand 4-Nov 4-Nov

SUIVI DU BUDGET

Montant total Montant Ecart en Respect

Phases du projet Prev Réels volume Ecart en % budget
fin Nov % 30-Sep 30-Sep 30-Sep Consommation du budget
Organisation projet 750 0.6% 500 -250 -33% OK 130,000
110,000
Linguistique 13,906 11.6% 13,906 0 0% OK
90,000
Documentation 19,800 16.6% 22,800 3,000 15% DANGER 70,000
Transport hébergement 12,620 10.6% 12,620 0 0% OK 50,000
30,000
Organisation stand 4,550 3.8% 5,946 1,396 31% DANGER
10,000
Invitations clients cadeaux 10,400 8.7% 14,150 3,750 36% DANGER -10,000
r y l
Atelier culinaire 0 0.0% 0 n
Ja -Ma Ma Ju -Sep Nov
1- 1 1- 1- 1 1-
Montage stand 4,480 3.7% 0
Salon 52,269 43.7% 0
Bilan 750 0.6% 0
Total 119,525 100% 69,922 7,896 7% ALERTE