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Le tableau de bord

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Béatrice BRINET
Béatrice BRINET

Le tableau de bord a trois objectifs en tant que support synthétique du fait qu’il fournit les informations essentielles pour comprendre la situation, outil de management en ce qu’il est un instrument de référence permettant de détecter et résoudre en équipe les aléas mais aussi comme vecteur de communication en tant qu’outil de partage de l’information et de la communication entre les échelons

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Le tableau de bord 1 La présentation commentée est disponible sur mon site : www.grhconsult.fr
2 Statiques Reporting (rapports, états, bilans) Dynamiques Tableaux de bord - Statistiques - Graphiques
3 Support synthétique Fournit les informations essentielles pour comprendre la situation Outil de management Est un instrument de référence permettant de détecter et résoudre en équipe les aléas Vecteur de communication Est un outil de partage de l’information et de la communication entre les échelons Trois objectifs
4 Par fonction Par niveau hiérarchique Tronc commun Périodicité Coeur de métier Réalités opérationnelles Spécificités Spécificités Réalités opérationnelles Spécificités Spécificités Communs Reconnus Partagés Acceptés
5 Définir l’indicateur Préciser la source d’information Partager la compréhension de l’indicateur
6 3 1 Qualification 2 4 5 Conception Réalisation Déploiement Retour d’expérience
7 Utilisation •Acteurs : destinataires / utilisateurs •Fréquence de parution Contenu • Indicateurs suivis • Sources d’information •Types de calcul Comparaison •Objectifs à atteindre •Points de comparaison Format •Support : papier / écran •Charte graphique •Type de graphiques
8 Le cahier des charges •1. Identification des commanditaires, finalité du tableau de bord •2. Identification des utilisateurs •3. Composition du groupe de validation •4. Indicateurs retenus, sources des indicateurs, historique nécessaire •5. Objectifs fixés, règles de calcul de mesure par rapport aux objectifs •6. Périmètre de comparaison retenu, modalités de comparaison par rapport au périmètre retenu •7. Périodicité de production •8. Format de l’état de restitution •9. Tableaux de données sur l’état de restitution •10. Graphiques souhaités sur l’état de restitution •11. Contraintes en termes de charte graphique
9 Structurer le traitement des données • Nature de l’information • Possibilités d’exploitation • Fiabilité de l’information Définir le découpage des données • Par nature • Par niveau hiérarchique • Par périmètre temporel Définir l’ensemble des composantes • Stockage de données • Calculs intermédiaires • Restitution finale • Contrôle des imports et de la qualité des données • Paramétrage d’édition
10 Le cahier technique • 1. Une cartographie de correspondance entre les besoins exprimés et les composantes techniques identifiées • 2. Le modèle de données • 3. Le schéma d’architecture générale • 4. Les principes d’extraction à partir des sources • 5. Les éventuelles bases intermédiaires requises et les modalités d’agrégat ou de transformation des données
11 Définition de l’ergonomie de l’état de restitution • Positionnement des éléments • Règles d’utilisation d’un mode de représentation graphique • Conception du document de restitution Réalisation d’une maquette de restitution • Réalisation d’un prototype Validation • Stabilise l’étape de réalisation • Fixe chaque composante du tableau de bord
12 La maquette de restitution • 1. La maquette sous forme d’état imprimé • 2. La signalisation des modifications apportées par rapport au cahier des charges • 3. Les éléments d’information nécessaires à la prise en compte de ces modifications • 4. Les éventuelles suppressions / annulations de besoins exprimés précédemment dans le cahier des charges
13 Finalisation du tableau de bord • Initialisation et audit des données importées • Tests de fiabilité Préparation de la documentation • Documentation fonctionnelle • Manuel utilisateur La conduite du changement • Grille de qualification des utilisateurs • Recueil de témoignages • Séances de présentation de l’outil • Assistance technique
14 La documentation fonctionnelle • Principes et schémas d’architecture • Définition des formules de calcul avancé • Documentation des actions automatisées • Description des tests de cohérence utilisés en phase d’initialisation
15 • a. Dictionnaires • b. Recommandations d’utilisation • c. Fiche action par fonctionnalité 1.Objectifs et finalités • a. Articulation avec les autres systèmes d’informations • b. Types d’informations utilisées • c. Architecture générale 2.Principes généraux de fonctionnement • a. Script d’utilisation au quotidien • b. Visite guidée par fonctionnalité • c. Foire aux questions 3.Modalités d’utilisation 4.Annexes
16 Administration de questionnaires • Utilisateur • Commanditaire • Analyse des résultats obtenus Organisation des entretiens complémentaires • Qualification précise des zones d’insatisfaction • Pistes d’amélioration pressenties • Eléments requis pour y parvenir Recommandations d’évolution • Communication du bilan de retour d’expérience • Vérification de la pertinence du tableau de bord par rapport aux enjeux de l’entreprise
17 Le tableau de bord de la direction générale •indicateurs les plus importants de chacune des directions opérationnelles Le tableau de bord de la direction commerciale •vision de l’activité à date et du prévisionnel en fin d’année Le tableau de bord de la direction des systèmes d’information •représentations graphiques et des tableaux quantitatifs Le tableau de bord de la direction financière •panorama général en reprenant l’activité de l’entreprise Le tableau de bord de la direction des ressources humaines •tableaux de données ou des représentations graphiques incluant les valeurs Le tableau de bord des ingénieurs commerciaux •déclinaison de ceux du tableau de bord de la direction commerciale et de la direction des ressources humaines Le tableau de bord des chefs de projet techniques •déclinaison de ceux du tableau de bord de la direction des systèmes d’information
- Construire un tableau de bord pertinent sous Excel, Editions Eyrolles - Principes du tableau de bord avec exemples du monde entier : http://www.microsofttranslator.com/bv.aspx?ref=SERP&br=ro&mkt=fr- FR&dl=fr&lp=EN_FR&a=http%3a%2f%2fdashboardspy.wordpress.com%2f - Quel type de graphique choisir ? http://www.ebsi.umontreal.ca/jetrouve/illustre/ 18

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  • 9. 9 Structurer le traitement des données • Nature de l’information • Possibilités d’exploitation • Fiabilité de l’information Définir le découpage des données • Par nature • Par niveau hiérarchique • Par périmètre temporel Définir l’ensemble des composantes • Stockage de données • Calculs intermédiaires • Restitution finale • Contrôle des imports et de la qualité des données • Paramétrage d’édition
  • 10. 10 Le cahier technique • 1. Une cartographie de correspondance entre les besoins exprimés et les composantes techniques identifiées • 2. Le modèle de données • 3. Le schéma d’architecture générale • 4. Les principes d’extraction à partir des sources • 5. Les éventuelles bases intermédiaires requises et les modalités d’agrégat ou de transformation des données
  • 11. 11 Définition de l’ergonomie de l’état de restitution • Positionnement des éléments • Règles d’utilisation d’un mode de représentation graphique • Conception du document de restitution Réalisation d’une maquette de restitution • Réalisation d’un prototype Validation • Stabilise l’étape de réalisation • Fixe chaque composante du tableau de bord
  • 12. 12 La maquette de restitution • 1. La maquette sous forme d’état imprimé • 2. La signalisation des modifications apportées par rapport au cahier des charges • 3. Les éléments d’information nécessaires à la prise en compte de ces modifications • 4. Les éventuelles suppressions / annulations de besoins exprimés précédemment dans le cahier des charges
  • 13. 13 Finalisation du tableau de bord • Initialisation et audit des données importées • Tests de fiabilité Préparation de la documentation • Documentation fonctionnelle • Manuel utilisateur La conduite du changement • Grille de qualification des utilisateurs • Recueil de témoignages • Séances de présentation de l’outil • Assistance technique
  • 14. 14 La documentation fonctionnelle • Principes et schémas d’architecture • Définition des formules de calcul avancé • Documentation des actions automatisées • Description des tests de cohérence utilisés en phase d’initialisation
  • 15. 15 • a. Dictionnaires • b. Recommandations d’utilisation • c. Fiche action par fonctionnalité 1.Objectifs et finalités • a. Articulation avec les autres systèmes d’informations • b. Types d’informations utilisées • c. Architecture générale 2.Principes généraux de fonctionnement • a. Script d’utilisation au quotidien • b. Visite guidée par fonctionnalité • c. Foire aux questions 3.Modalités d’utilisation 4.Annexes
  • 16. 16 Administration de questionnaires • Utilisateur • Commanditaire • Analyse des résultats obtenus Organisation des entretiens complémentaires • Qualification précise des zones d’insatisfaction • Pistes d’amélioration pressenties • Eléments requis pour y parvenir Recommandations d’évolution • Communication du bilan de retour d’expérience • Vérification de la pertinence du tableau de bord par rapport aux enjeux de l’entreprise
  • 17. 17 Le tableau de bord de la direction générale •indicateurs les plus importants de chacune des directions opérationnelles Le tableau de bord de la direction commerciale •vision de l’activité à date et du prévisionnel en fin d’année Le tableau de bord de la direction des systèmes d’information •représentations graphiques et des tableaux quantitatifs Le tableau de bord de la direction financière •panorama général en reprenant l’activité de l’entreprise Le tableau de bord de la direction des ressources humaines •tableaux de données ou des représentations graphiques incluant les valeurs Le tableau de bord des ingénieurs commerciaux •déclinaison de ceux du tableau de bord de la direction commerciale et de la direction des ressources humaines Le tableau de bord des chefs de projet techniques •déclinaison de ceux du tableau de bord de la direction des systèmes d’information
  • 18. - Construire un tableau de bord pertinent sous Excel, Editions Eyrolles - Principes du tableau de bord avec exemples du monde entier : http://www.microsofttranslator.com/bv.aspx?ref=SERP&br=ro&mkt=fr- FR&dl=fr&lp=EN_FR&a=http%3a%2f%2fdashboardspy.wordpress.com%2f - Quel type de graphique choisir ? http://www.ebsi.umontreal.ca/jetrouve/illustre/ 18