Skripsi Rekam Medik

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM
MEDIS DI RUMAH SAKIT LANCANG KUNING

PEKANBARU TAHUN 2008
SKRIPSI
Oleh
ZULHENRY
Nim : 06.01.3.031
PEMINATAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIKES)
HANG TUAH PEKANBARU
2
0
0
8
GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT LANCANG KUNING
Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
ZULHENRY
Nim : 06.01.3.031
PEMINATAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIKES)
HANG TUAH PEKANBARU
2008
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Skripsi ini telah diperiksa, disetujui dan siap untuk dipertahankan dihadapan Tim
Penguji Skripsi Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan (STIKES) Hang Tuah Pekanbaru.
Pekanbaru, 13 September 2008

Pembimbing I
(dr. Hoppy Dewanto, M. Kes)
Pembimbing II
(Muhardi, M. Kom)
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi dengan judul
GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT LANCANG KUNING
Yang dipersiapkan dan dipertahankan oleh :
ZULHENRY
06.01.3.031
Telah diuji dan dipertahankan dihadapan Tim Penguji Skripsi
Pada tanggal 14 September 2008 dan
Dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima
Ketua Penguji
( Dr Hoppy Dewanto M.Kes )

Penguji I
Penguji II
(Dra Afrida Wahid M.Kes)
(Drs Djamaris Djamal M.Kes)

Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat
STIKES Hang Tuah Pekanbaru
( Nopriadi, S.K.M, M.Kes )
PERNYATAAN
Dengan ini Menyatakan bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat karya yang
pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi dan
sepanjang sepengetahuan saya tidak terdapat karya/pendapat yang pernah
ditulis/diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini
dan disebutkan dalam daftar pustaka

Ttd
Zulhenry

MANAJEMEN RUMAH SAKIT
Skripsi, September 2008
Zulhenry
Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Lancang Kuning
Pekanbaru Tahun 2008
INTI SARI
Di unit rekam medis rumah sakit Lancang Kuning petugas masih bekerja
merangkap sebagai operator dan admitting office atau pendaftaran rawat inap sehingga
pekerjaan pokok sebagai rekam medis sering terbengkalai. Sedangkan dalam
pengolahan data dan statistik rumah sakit masih dikerjakan secara manual meskipun
sudah mempunyai SIMRS karena SIMRS yang ada di rekam medis hanya sebatas
penginputan data pasien saja, sehinga semua ini mengakibatkan terlambatnya petugas
dalam menyajikan statistik kegiatan pelayanan rumah sakit dan fungsi unit rekam medis
yang diharapkan tidak bisa terlaksana sebagaimana mestinya. Dan tujuan penelitian
adalah mengetahui SDM, Sarana dan Prasarana, kerjasama tim, Standar Operasional
Prosedur dan alur rekam medis di rumah sakit Lancang Kuning Pekanbaru tahun 2008.
Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif, yang dilakukan di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru mulai bulan
Agustus 2008 dengan tujuan mendapatkan informasi tentang sistem pengelolaan rekam
medis. Informan utama adalah Direktur Rumah Sakit Lancang Kuning, Koordinator
rekam medis, petugas rekam medis, sedangkan informan penunjang adalah perawat
UGD, perawat rawat inap di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru.
Hasil penelitian adalah jumlah tenaga rekam medis memang kurang mengingat
beban kerja yang mereka lakukan merangkap sebagai operator, pendaftaran pasien rawat
inap dan sebagai pengolahan data dan statistik rumah sakit, sedangkan jumlah mereka
hanya 5 orang yang mana dinas per shift nya 1 orang dan ini tidak memungkinkan untuk
petugas dalam menjalankan kegiatannya. Untuk sarana dan prasarana di rekam medis
masih kurang karena komputer yang ada hanya 2 unit sedangkan dalam pelaksanaannya
yang dibutuhkan minimal 3 unit karena mereka mempunyai 2 loket pendaftaran yaitu
rawat inap dan poliklinik sedangkan 1 unit lagi untuk pengolahan data rekam medis,
kemudian SIMRS yang ada pemanfaatannya belum optimal karena masih sebatas
penginputan data pasien. Hubungan kerjasama tim dan antar unit sudah terjalin dengan
baik walaupun kadang-kadang terjadi selisih paham, tapi bisa diatasi dengan cepat.
Untuk SOP pada rekam medis sudah ada tapi belum disahkan oleh pihak manajemen,
karena dari pihak manajemen tidak ada menanyakannya sehingga petugas tidak terlalu
terpaku bekerja sesuai dengan SOP yang ada, selain SOP rekam medis juga membuat
job descrpition untuk masing-masing petugas tetapi petugas tidak menjalani sepenuhnya
karena terfokus pada operator telepon atau custumer service dan pendaftaran pasien
rawat inap. Untuk alur pasien sudah baik hanya alur rekam medis saja yang dinilai
belum efektif karena berkas pasien pulang lambat masuk ke rekam medis sehingga
petugas terkendala dalam pengolahan data.
Kesimpulannya Jumlah Sumber Daya Manusia rekam medis yang berjumlah 5

orang di nilai belum cukup dan efektif dalam pengelolaan rekam medis supaya
tercapainya tertib administrasi rumah sakit, dikarenakan petugas yang bertugas per shift
1 orang kecuali shift pagi berjumlah 2 orang. Karena job yang dibebankan kepada
petugas selain job rekam medis juga merangkap sebagai operator telepon dan pelayanan
admitting atau pendaftaran pasien baik rawat inap maupun poliklinik, sehingga job
utama sering terbengkalai. Sarana dan Prasarana di ruang rekam medis masih minim
sehingga petugas tidak maksimal dalam bekerja, karena jumlah komputer yang masih
kurang yang hanya ada 2 buah sedangkan minimal 3 buah yaitu untuk pendaftaran
pasien rawat inap karena loket pendaftarannnya berada jauh dari ruang rekam medis,
untuk pendaftaran pasien poliklinik harus ada 1 unit komputer jadi petugas tidak perlu
mendaftarkan secara manual dan satu unit komputer untuk pengolahan data dan
pembuatan statistik rumah sakit yang berada di ruang pengolahan. Kemudian SIMRS
ruangan rekam medis belum optimal dalam pemanfaatannya, serta rak penyimpanan
rekam medis perlu dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal kerjasama tim dan antar
unit lain tidak ada masalah atau kendala yang dapat menghambat pelayanan kesehatan
sehinga petugas dapat bekerja denga baik dan benar. Standar Operasional Prosedur
(SOP) di ruang rekam medis sudah ada dan di buat oleh petugas rekam medis, tetapi
belum disahkan oleh pihak manajemen karena tidak pernah ditanyakan. Kemudian
selain SOP rekam medis juga membuat job desctiption masing-masing petugas sebagai
pedoman dalam bekerja tetapi karena ada nya penambahan tanggung jawab kepada
petugas rekam medis yaitu merangkap sebagai operator jadi petugas tidak terpaku pada
SOP dan Job Description yang ada. Alur rekam medis dalam hal ini untuk alur berkas
rekam medis masih berbelit sehingga petugas rekam medis dalam pembuatan sensus
harian untuk statistik rumah sakit tidak tepat pada waktnya.
Daftar Pustaka : 20 (1991-2008)
Kata Kunci : Sistem, Pengelolaan Rekam Medis
RIWAYAT HIDUP
Nama : Zulhenry Amd PK
Jenis Kelamin : Laki laki
Tempat/Tanggal Lahir : Tanjung Batu (KEPRI) / 11 Februari 1983
Agama : Islam
Tlp/Hp : (0761) 9034254 / 0819669420
Alamat : Perum. Gading Marpoyan Blok B2 No. 2 Pekanbaru.
Riwayat Pendidikan:
1. SD Negeri 015 Sawang Propinsi Kepulauan Riau Tahun 1989 1995.
2. MTsN Tanjung Batu Kundur Kepulauan Riau Tahun 1995 1998
3. SMK Pembangunan Bukittinggi Sumatera Barat Tahun 1998 - 2001
4. APIKES Dharma Landbouw Padang Sumatera Barat Tahun 2001 - 2004
5. STIKES Hang Tuah Pekanbaru Tahun 2006 2008.
Riwayat Pekarjaan
1. Staf rekam medis di RSAB Eria Bunda Tahun 2005
2. Staf rekam medis di RS Lancang Kuning Pekanbaru Tahun 2006 Sekarang
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat, taufik serta hidayah - Nya, sehingga penulis telah dapat
menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam tak lupa penulis sampaikan kepada Nabi
Muhammad SAW.
Skripsi ini berjudul Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah
Sakit Lancang Kuning Pekanbaru Tahun 2008 . Skripsi ini disusun untuk memenuhi
salah satu syarat dalam rangka menyelesaikan pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat di
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Hang Tuah Pekanbaru.
Selanjutnya penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu penulis dalam penulisan skripsi ini, terutama kepada:
1. Bapak dr. H. Zainal Abidin, MPH, selaku ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
(STIKES) Hang Tuah Pekanbaru.
2. Bapak Nopriadi, SKM, M. Kes, selaku ketua Prodi IKM Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan (STIKES) Hang Tuah Pekanbaru.
3. Bapak dr. Himawan Prasetyo, MMR, selaku Direktur Rumah Sakit Lancang
Kuning Pekanbaru, yang telah memberikan izin kepada penulis untuk
melakukan penelitian di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru.
4. Bapak dr. Hoppy Dewanto, M. Kes, selaku dosen pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing penulis, memberikan arahan
dan masukan dari awal sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Muhardi M.Kom Selaku Pembimbing II
6. Ibu Dra Afrida Wahid M.Kes Selaku Penguji I
7. Bapak Drs Djamaris Djamal M.Kes Selaku Penuji II
8. Ayah, Ibu, Kakak, Adik, dan keluarga yang selalu memberikan dukungan,
semangat, dan doa kepada penulis.
9. Teman teman seperjuangan serta semua pihak yang telah membantu dan
memberikan motivasi kepada penulis.
Akhirnya penulis mempersembahkan skripsi ini dan penulis mohon maaf jika dalam
penulisan proposal skripsi ini terdapat kesalahan. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan
penyusunan proposal skripsi ini nantinya.
Penulis
(Zulhenry)
DAFTAR ISI
HAL
HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... ii
PERNYATAAN ............................................................................................... iii
INTISARI .................................................................................................. iv
RIWAYAT HIDUP ......................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................... 5
C. Tujuan ........................................................................................ 6
D. Manfaat Penelitian ..................................................................... 6
E. Keaslian Penelitian .................................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Telaah Pustaka .......................................................................... 8
1. Pengertian Rumah Sakit ...................................................... 8
2. Fungsi Rumah Sakit ............................................................ 8
3. Pengertian Rekam Medis .................................................... 9
4. Tujuan Rekam Medis .......................................................... 10
5. Kegunaan Rekam Medis ..................................................... 11
6. Proses Penyelenggaraan Rekam Medis ............................... 11
a. Sistem Rekam Medis ....................................................... 11
b. Prosedur Rekam Medis ................................................... 14
c. Proses Pengolahan Rekam Medis .................................... 15

d. Analisa ........................................................................... 24
e. Sistem Kearsipan Rekam Medis ...................................... 25
f. Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis ................... 28
7. Resiko Teknologi Komputer & Kerawanan Rekam Medis 30
8. Sistem Informasi ................................................................. 31
a. Pengertian Sistem ............................................................. 31
b. Model Umum Suatu Sistem ............................................. 31
c. Pengertian Informasi ........................................................ 32
d. Fungsi Informasi .............................................................. 32
9. Penggunaan Komputer dalam SIM ..................................... 32
10. Sumber Daya ....................................................................... 33
a. Sumber Daya Manusia ..................................................... 33
b. Sarana dan Prasarana ....................................................... 34
c. Prosedur Kerja (SOP) ....................................................... 34
B. Landasan Teori ......................................................................... 36
a. Alur Pasien Rawat Jalan .................................................. 36
b. Alur Dokumen Pasien Rawat Jalan ................................. 36
c. Alur Pasien Rawat Inap .................................................... 37
d. Alur Dokumen Pasien Rawat Inap ................................... 37
B. Kerangka Fikir ........................................................................... 38
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian ................................................................ 39
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................... 39
C. Subjek Penelitian ....................................................................... 39
D. Variabel Penelitian dan Defenisi Operasional .......................... 40
E. Instrumen Penelitian ................................................................. 40
F. Pengolahan Data........................................................................ 41
G. Analisa Data .............................................................................. 42
H. Jadwal Penelitian ....................................................................... 43
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil .......................................................................................... 44
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Lancang Kuning ................ 44
2. Karakteristik Informan .......................................................... 47
3. Hasil Wawancara .................................................................. 49
B. Pembahasan ............................................................................... 58
1. Keterbatasan Penelitian ......................................................... 59
2. Pembahasan Hasil Penelitian ................................................ 59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ................................................................................ 65
B. Saran .......................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Hal
TABEL 1. Jumlah Tenaga Rekam Medis Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru
Berdasarkan Pendidikan Tahun 2008 . 5
TABEL 2. Karakteristik Kelompok Informan Utama .................................... 48
TABEL 3 Karakteristik Kelompok Informan Penunjang .............................. 49
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Alur Pasien Rawat Jalan ... 36

Alur Dokumen Pasien Rawat Jalan .. 36
Alur Pasien Rawat Inap 37
Alur Dokumen Pasien Rawat Inap ... 37
Kerangka Fikir . 38
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pedoman Wawancara Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning Pekanbaru Tahun 2008
Lampiran 2. Matrik Wawancara Mendalam Informan Utama
Lampiran 3. Matrik Wawancara Mendalam Informan Penunjang
Lampiran 4. Struktur Organisasi Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru
Lampiran 5. Surat Pengantar Izin Penelitian di Rumah Sakit Lancang Kuning
Lampiran 6. Surat Keterangan Selesai Penelitian di Rumah Sakit Lancang Kuning
Lampiran 7. Lembar Konsultasi Skripsi.
Dengan Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha

Penyayang
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman
diantaramu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan
beberapa derajat dan Allah akan mengetahui apa yang kamu
kerjakan
(Al-Mujadalah:11)
Terima kasih Allah engkau berikan aku
Suatu kesempatan untuk meraih asa
Walaupun penuh rintangan dan cobaan
Semoga keberhasilan ini merupakan langkah awal
Dalam menelusuri jalan hidup yang masih panjang
Perjuangan dan harapan belumlah usai
Ku persembahkan.
Karya kecilku ini untuk Ayahnda MAZNI dan Ibunda ANISMA
Setetes keringatmu adalah embun penyejuk dalam hidup ku
Cinta, kasih sayang dan doamu menghantarkanku
keberhasilan
Teruntuk kakakku ROZI serta abangku DODY
Pengorbanan, ikhtiar dan doamu adalah semangat bagiku
menuju
Orangtua adalah orang yang serba kekurangan

Dia kurang mampu mengingat beban hidup akibat perbuatanperbuatan anaknya
Dia kurang semangat dalam mengumpulkan harta, sebab.
Semua miliknya adalah untuk anaknya
Dia kurang waktu untuk memperhatikan dirinya, sebab.
Seluruh waktunya adalah milik anaknya
Dan sisa waktunya adalah berdoaberdoadan terus berdoa demi
anaknya
Spesial thanks to.
Kel. Amai di Bukittinggi yang men support me meskipun jauh tapi
dekat dihati
Kel. Amak Kutaik di A15 No.4 meskipun dekat tapi supportnya
menambah semangat
For all my friends,,,,at LANCANG KUNING HOSTPITAL thanx ya. Teman
sejawat at Rekam Medis LK Keep Walking Even We Falling Down
To Dolphin, Edhi Choy always make me laugh more and more even
sometime we feel so sad.and buat MARS Clubs BemBeng, Khairul,
V3, Mala, Elma, Edhy Ket, Tante (mery), Rini, Tati, Haris, Eva apik, Rerey ini bukan awal perpisahan. Thanx juga buat INDOSAT esp.Starone
yang telah menjembatani aku dengan dunia LaIN. And for Not
Forgetten Friends CACING GILO.

Tiada kata yang ku lukiskan
Tiada rasa yang ku ungkapkan Henry Dunan
Hanya syukur yang amat dalam (200908)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Untuk menjamin tercapainya tujuan pembangunan kesehatan, diperlukan dukungan
Sistem Kesehatan Nasional yang tangguh. Di Indonesia, Sistem Kesehatan Nasional
(SKN) telah ditetapkan pada tahun 1982. SKN tersebut telah berperan besar sebagai
acuan dalam penyusunan Garisgaris Besar Haluan Negara (GBHN) bidang kesehatan,
penyusunan Undangundang Nomor 23 Tahun 1992 tentang kesehatan, dan juga
sebagai acuan dalam penyusunan berbagai kebijakan, pedoman dan arah pelaksanaan
pembangunan kesehatan. Memasuki millenium ketiga, indonesia menghadapi berbagai
perubahan dan tantangan strategis yang mendasar baik eksternal maupun internal yang
perlu dipertimbangankan dalam melaksanakan pembangunan nasional termasuk
pembangunan kesehatan (Depkes RI, 2004).
Rumah sakit merupakan institusi pelayanan yang sangat komplek, padat profesi dan
padat modal. Agar Rumah Sakit dapat melaksanakan fungsi dengan baik, maka dirumah
sakit harus memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana peralatan yang
memadai serta dikelola secara profesional (Depkes RI, 2001).
Pengelolaan sumberdaya informasi secara efektif bagi organisasi asuhan kesehatan
sama pentingnya dengan menjaga informasi yang up to date. Informasi adalah
sumberdaya kritis yang perlu dipelihara dengan hatihati sebagaimana sumberdaya
manusia, sumberdaya keuangan dan perlengkapan utama. Daya organisasi untuk
memberikan pelayanan yang bermutu tinggi dan cost effective sebagian besar tergantung
pada kemampuannya menyediakan informasi yang akurat dan dapat dicapai. Konsep
information resource management (IRM) menganggap bahwa informasi adalah
sumberdaya yang berharga yang harus dikelola apa pun bentuknya atau dimana pun
tempat penyimpanannya. Informasi klinis menyokong diagnosis dan terapi, aktifitas
perbaikan kinerja yang mengukur dan memperbaiki mutu asuhan serta untuk riset medis
dan perbaikan kesehatan umum masyarakat. Informasi klinis yang akurat juga
merupakan dasar bagi sistem penggantian biaya. (Merida L, 2002)
Dalam era globalisasi pemerintah dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada

pasien sangat diutamakan dan merupakan hal yang penting. Pelayanan yang didapatkan
oleh pasien adalah pelayanan yang cepat, praktis dan memungkinkan agar pasien tidak
pindah ke tempat lain untuk mendapatkan kepuasan yang lebih baik. Walaupun
sebenarnya unit rekam medis merupakan jenis pelayanan yang relatif sederhana tetapi
perlu diperhatikan karena di unit ini tempat mencatat dan menampilkan kembali data
pasien sehingga sangat berperan penting, ini berhubungan dengan kesan pertama dan
rasa nyaman dalam proses selanjutnya yang akan berlangsung (Sabarguna, 2004)
Semenjak masa pra kemerdekaan, rumah sakit di Indonesia sudah melakukan
pencatatan, hanya saja belum dilakukan dengan baik atau belum mengikuti sistem
informasi yang baik. Penataan masih tergantung selera pemimpin rumah sakit
(Direktorat Jendral Pelayanan Medis,1997).
Catatan medis merupakan dokumen hukum permanen yang harus berisi informasi
yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan dan
mencatat hasilnya. Tetapi karena dokumentasi di dalam catatan medis dilakukan oleh
berbagai penyedia layanan asuhan kesehatan seperti dokter, perawat, terapis dan
sebagainya dan karena dilakukan sebagai aktifitas kedua setelah memberi asuhan
pasien, dokumentasi tidak selalu selengkap dan setepat yang dibutuhkan atau
diinginkan. Seorang dokter yang sibuk bisa secara tidak sengaja menulis catatan
kemajuan pada catatan medis yang salah, seorang perawat yang dipanggil untuk
membantu pasien lalu lupa untuk mencatat obat yang diberikan. Analisa yang teratur
terhadap catatan medis harus dilakukan untuk mengelola isinya supaya memenuhi
tujuannya sebagai alat komunikasi informasi asuhan pasien, sebagai bukti perjalanan
penyakit dan pengobatannya untuk berbagai review hukum, reimbursement dan evaluasi
sejawat dan untuk mengisi data klinis bagi aktifitas administratif, riset dan pendidikan.
(Huffman, 1998).
Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1996 kepada semua
petugas kesehatan wajib untuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam
medis. Kemudian pada tahun 1992 dengan surat Keputusan Menteri Kesehatan RI
No.034/BIRHUP/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk
menyelenggarakan medical record (Direktorat Jendral Pelayanan Medik,1997).
Dari studi pendahuluan di Rumah Sakit Lancang Kuning dalam pengelolaan dan
pengolahan data rekam medis masih menggunakan secara manual dalam pembuatan
laporanlaporan internal seperti laporan kunjungan pasien rawat inap, rawat jalan,
poliklinik dan kunjungan kamar operasi yang semuanya masih dikerjakan secara
manual. Sedangkan laporan external seperti RL1, RL2, RL2a dll masih dikerjakan
secara manual sehingga petugas agak lambat dalam mengerjakannya. Di unit rekam
medis Rumah Sakit Lancang Kuning dalam menerapkan sistem rekam medis masih
belum semuanya berjalan sesuai dengan standar Depkes RI dalam bukunya yang
berjudul Petunjuk Teknis Rekam Medis tahun yang mana semuanya harus dilaksanakan
demi tercapainya sistem rekam medis yang baik dan benar juga untuk menuju akreditasi
rumah sakit yang mana rekam medis termasuk pelayanan dasar dalam akreditasi.
Pada Rumah Sakit Lancang Kuning, teknologi modern atau komputer yang
dimilikinya saat ini sudah sistem online dengan unit lain seperti Apotik, Keuangan dan
kasir. Penggunaan komputer atau SIM RS yang ada sekarang pada unit rekam medis
masih hanya sebatas pendaftaran dan penginputan data pasien rawat inap sehingga
pemanfaatannya dinilai belum optimal. Dan dari survey awal kepada petugas rekam
medis mengatakan job description mereka tidak jelas yang mana menjadi tanggung
jawab dan kejelasan job sebagai unit rekam medis. Dan pada unit rekam medis di
Rumah Sakit Lancang Kuning juga belum adanya ketetapan petugas khusus untuk
melakukan pengolahan data, pendaftaran, dan petugas di ruang penyimpanan status agar
mereka terfokus dengan pekerjaan masingmasing.
Di unit rekam medis rumah sakit Lancang Kuning petugas masih bekerja
merangkap sebagai operator dan admitting office atau pendaftaran rawat inap sehingga
pekerjaan pokok sebagai rekam medis sering terbengkalai. Sedangkan dalam
pengolahan data dan statistik rumah sakit masih dikerjakan secara manual meskipun
sudah mempunyai SIMRS karena SIMRS yang ada di rekam medis hanya sebatas
penginputan data pasien saja, sehinga semua ini mengakibatkan terlambatnya petugas
dalam menyajikan statistik kegiatan pelayanan rumah sakit dan fungsi unit rekam medis
yang diharapkan tidak bisa terlaksana sebagaimana mestinya.
Adapun jumlah tenaga rekam medis di RS Lancang Kuning adalah

TABEL 1 : Jumlah Tenaga Rekam Medis di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru
Berdasarkan Pendidikan.
Sumber : SDM Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru
Oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang Gambaran
Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Lancang Kuning tahun 2008.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana gambaran tentang sistem pengelolaan rekam medis Rumah Sakit
Lancang Kuning tahun 2008
C. Tujuan
No
1
2
Pendidikan Terakhir
D III Rekam Medis
SLTA
Jumlah
Jum
2 Or
3 Or
5 Or
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning tahun 2008
2. Tujuan Khusus
a. Diketahuinya Sumber Daya Manusia pada unit rekam medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning pekanbaru tahun 2008.
b. Diketahuinya sarana dan prasarana pada unit rekam medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning pekanbaru tahun 2008.
c. Diketahuinya hubungan kerjasama petugas rekam medis dengan unit lain di
ruangan Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru tahun 2008.
d. Diketahuinya Standar Operasional Prosedur (SOP) pada unit rekam medis di
Rumah Sakit Lancang Kuning pekanbaru tahun 2008.
e. Diketahuinya alur rekam medis di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru
tahun 2008.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Menjadi wadah belajar bagi penulis khususnya melakukan penelitian dibidang
rekam medis.
2. Bagi Akademis
Bahan masukan untuk institusi pendidikan dalam hal pengembangan dan
peningkatan ilmu pengetahuan serta ketrampilan bagi mahasiswa.
3. Bagi Rumah Sakit

Dapat menjadi masukan untuk meningkatkan atau sebagai perbaikan dalam
pengelolaan rekam medis, terutama bagi pihak manajemen rumah sakit sebagai
bahan pertimbangan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.
E. Keaslian Penelitian
Keterangan
Topik Penelitian
Desain
Variabel
Subjek
Tempat
Penelitian Sekarang Saidatul Akmal (2007)
Hen
Gambarab
SistemTinjauan
ProsesPenyim
Pengelolaan
RekamPersiapan
AkreditasiRekam
Medis di Rumah SakitRekam Medis di RSUDRumah
Lancang Kuning
Bengkalis
GrandBersali
Hospital
Pekanb
Deskriftif Kualitatif
Deskriftif Kualitatif
Deskri
SDM,
Saranan
&SDM, Sarana fisik,Lokasi
Prasarana, SOP
Perlengkapan
danJumlah
Peralatan,
metodePenyim
standar
operasionalrekam
(SOP),
Keuangan,berkas
Informasi
Wadir Yanmed, direkturDirektur
RSUDPetuga
RS, KA Rekam MedisBengkalis, PenanggungKA
dan Staf, Perawat.
jawab rekam medisdirektu
RSUD Bengkalis
Bunda
Rumah Sakit LancangRSUD Bengkalis GrandRSAB
Kuning Pekanbaru
Hospital
Pekanb
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Telaah Pustaka
1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah Sakit merupakan suatu tempat dan juga sebuah fasilitas, sebuah institusi,
sebuah organisasi yang menyediakan pelayanan pasien rawat inap, ditambah dengan
penjelasan lain.
Rumah Sakit juga merupakan suatu tempat bekerja tenaga kesehatan yang
berhubungan langsung dengan pasien dalam upaya pelayanan kesehatan. Untuk itu
rumah sakit dapat dipandang bertanggung gugat atas kesalahan dan atau kelalaian
tenaga kesehatan yang bekerja di dalamnya (Aditama, 2002).
Sementara menurut SK Menteri Kesehatan RI No.983/Menkes/SK/XI/1992
menyatakan bahwa rumah sakit umum adalah merupakan rumah sakit yang memberikan
pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik.
2. Fungsi Rumah Sakit
Menurut Milton Roemer dan Friedman dalam bukunya Doctors in hostpitals yang
dikutip oleh Aditama (2002) fungsi rumah sakit adalah :
a. Harus ada pelayanan rawat inap dengan fasilitas diagnostik dan terapeutiknya.
b. Harus ada memiliki pelayanan rawat jalan.
c. Rumah Sakit juga bertugas untuk melakukan pendidikan pelatihan.
d. Rumah Sakit perlu melakukan penelitian dibidang kedokteran dan kesehatan.
e. Bertanggung jawab untuk program pencegahan penyakit dan penyuluhan
kesehatan bagi populasi di sekitarnya,
3. Pengertian Rekam Medis

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia catatan medis (rekam medis)
adalah :
Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa,
penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Dirjen Yandmed, 1997)
Menurut APKIES IRIS Pada http://www.apkies.com/Iris.html (2000) Rekam medis
adalah suatu profesi yang sangat penting dalam masa-masa pembangunan kesehatan
yang mengandalkan profesionalisme, terutama ketika Undang-undang Perlindungan
Konsumen telah berjalan efektif. Kehadiran profesi ini telah diperlukan karena tuntutan
hukum telah semakin sering dilakukan terhadap dokter dan fasilitas pelayanan
kesehatan.
Rekam
Medis
yang
bermutu
menurut
Sanjoyo,
R
pada
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id adalah :
a. Akurat, menggambarkan proses dan hasil akhir pelayanan yang diukur secara
benar.
b. Lengkap, mencakup seluruh kekhusuan pasien dan sistem yang dibutuhkan dalam
analisis hasil ukuran.
c. Terpercaya, dapat digunakan dalam berbagai kepentingan.
d. Valid atau sah sesuai dengan gambaran proses atau produk hasil akhir yang
diukur.
e. Tepat waktu, dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi.
f. Dapat digunakan untuk kajian, analisis dan pengambilan keputusan.
g. Seragam, batasan sebutan tentang elemen data yang dibakukan dan konsisten
penggunaanya di dalam maupun luar organisasi.
h. Dapat dibandingkan dengan standar yang disepakati dan diterapkan.
i. Terjamin kerahasiaannya
j. Mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar yang berwenang.
4. Tujuan Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1997) adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam
upaya pelayanan kesehatan yang bermutu di rumah sakit.
5. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat berbagai aspek. Secara umum kegunaan rekam
medis menurut Depkes RI, 1997 yaitu :
a. Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil
bagian dalam memberikan pelayanan pengobatan, serta perawatan terhadap
pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan
pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat dirumah sakit
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
6. Proses Penyelenggaraan Rekam Medis
Sistem penyelenggaraan rekam medis menurut buku Petunjuk Teknis Rekam Medis,
Depkes RI 1997 adalah :
a. Sistem Rekam Medis
1. Sistem Penamaan
Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang
pasien serta untuk membedakan anatara pasien satu dengan pasien lainnya. Sehingga
mempermudah / mempelancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada
pasien yang datang berobat ke rumah sakit.
Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan :

a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.
b. Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny
atau Nn sesuai dengan statusnya.
c. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
d. Perkataan tuan, saudara, bapak tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.
2. Sistem cara pemberian nomor (Numering System)
Ada tiga macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbering
system) yang umum dipakai yaitu :
a. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbring System)
b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbring System)
c. Pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbring System)
1). Pemberian nomor cara seri
Dengan sistem ini penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke
rumah sakit, jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan
lima nomor yang berbeda.
2). Pemberian nomor cara unit
Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik kepada pasien
pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Pada saat seorang
penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien
rawat jalan atau rawat inap kepadanya diberikan satu nomor (admitting
number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya.
Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan didalam
berkas di bawah satu nomor.
3). Pemberian nomor seri unit

Sistem nomor ini merupakan sistesis antara sistem seri dan sistem unit.
Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit kepadanya diberikan satu
nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan
disimpan dibawah nomor yang paling baru.
Satu rumah sakit biasanya membuat satu bank nomor, nomornomor disusun dalam
satu buku induk atau buku register yang mana diberikan kepada satu orang yang khusus
menangani distribusi nomor.
3. Cara Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat
maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. Karena
KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat
selengkapnya dan jelas. Dalam KIUP memuat data identitas pasien harus dibuat
terperinci dan lengkap antara lain :
a) Nama lengkap
b) Nomor rekam medis
c) Alamat
d) Nama ibu
e) Nama Ayah
f) Agama
g) Jenis kelamin
h) Umur
i) Status perkawinan
j) Tempat/tanggal lahir
k) Pekerjaan
l) Orang yang dihubungi bila terjadi sesuatu
m) Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama
Ukuran kartu indeks pasien yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm, sedangkan
untuk rumah sakit yang sangat banyak pasien rawat jalannya dianjurkan menggunakan
ukuran 4,25 x 7,5 cm.
Kegunaan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) adalah kunci untuk menemukan
berkas rekam medis seorang pasien.
b. Prosedur Rekam Medis
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan
dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan
bahwa disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di
rumah sakit. Maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara
penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari
pelayanan rumah sakit.
Pasien rumah sakit dapat dikategorikan sebagai pasien rawat jalan dan rawat inap.
Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit pasien datang ke rumah sakit dapat dibedakan
menjadi :
1. Pasien yang dapat menunggu
a) Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian
b) Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat
2. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat)
Sedangkan menurut jenis kedatangan pasien dapat dibedakan menjadi :
1. Pasien baru adalah pasien yang pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan
berobat.
2. Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan berobat.
c. Proses Pengolahan Rekam Medis
1. Perakitan (Assembling) Rekam Medis
a). Perakitan rekam medis pasien rawat jalan
1) Pembatas Poliklinik
2) Lembar dokumen pengantar
3) Lembaran poliklinik
4) Hasil pemeriksaan penunjang
5) Salinan resep
b). Perakitan rekam medis pasien rawat inap
1) Ringkasan (diisi oleh petugas RM)
2) Pembatas masuk
3) Ringkasan Masuk dan keluar
4) Surat dokumen pengantar
5) Instruksi dokter
6) Lembar konsultasi
7) Catatan perawat
8) Catatan perkembangan
9) Grafik suhu, nadi dan pernafasan
10) Hasil pemeriksaan laboratorium
11) Hasil pemeriksaan radiodiagnostik
12) Salinan resep
13) Resume / Laporan kematian
c). Perakitan rekam medis rawat inap untuk pasien bedah

1) Ringkasan
2) Pembatas masuk
4) Intruksi Pra/Pasca bedah
5) Laporan pembedahaan
6) Instruksi dokter
7) Catatatan Perkembangan
9) Catatan Perawat
10) Grafik suhu, nadi dan pernafasan
13) Salinan resep
d). Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus kebidanan

1) Pembatas masuk
2) Ringkasan masuk dan keluar
4) Lembar obstetrik
5) Catatan persalinan
6) Lembaran bayi baru lahir
7) Instruksi dokter
8) Catatatan Perkembangan
10) Catatan Perawat
11) Grafik nifas (grafik ibu)
12) Pengawasan khusus
15) Salinan resep
e). Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus bayi lahir
1) Pembatas masuk
2) Ringkasan masuk dan keluar
3) Riwayat kelahiran
4) Intruksi dokter
5) Catatan Perkembangan
7) Catatan perawat
8) Grafik bayi
9) Pengawasan khusus
10) Hasil pemeriksaan Laboratorium
12) Salinan resep
13) Resume / Laporan Kematian.
2. Koding (Coding)
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau
angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan
tindakan serta diagnosis yang ada didalam rekam medis harus diberi kode dan
selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk
menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidang kesehatan.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization) bertujuan
untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala dan faktor yang
mempengaruhi kesehatan.
Ketepatan dan kecepatan koding dari suatu diagnosis sangat tergantung kepada
pelaksana yang menangani rekam medis tersebut yaitu :
a) Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis
b) Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode
c) Tenaga kesehatan lainnya
Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban, hak dan tanggung
jawab dokter (tenaga medis) yang terkait tidak boleh diubah oleh karenanya harus
diagnosis yang ada dalam rekam medis diisi dengan lengkap dan jelas seusai dengan
arahan yang ada pada buku ICD 10.
Kelancaran dan kelengkapan pengisian rekam medis di unit rawat jalan dan
rawat inap atas kerjasama tenaga medis dan tenaga kesehatan lain yang ada dimasingmasing unit kerja tersebut. Hal ini seperti dijelaskan pasal 3 dan 4 Permenkes RI
No.794a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis. Untuk meningkatkan informasi
dalam rekam medis, petugas rekam medis harus membuat koding sesuai dengan
klasifikasi yang tepat. Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus
dikoding sesuai dengan klasifikasi masingmasing.
a) Koding penyakit (ICD 10)
b) Pembedahan / Tindakan (ICDPIM)
c) Koding Obatobatan
d) Laboratorium
e) Radiologi
f) Dokter (pemberi pelayanan)
g) Alaalat
h) dan lainlain
3. Indeksing
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat
kedalam indeksindeks. Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien.
Jenis indeks yang dibuat :
a) Indeks pasien
b) Indeks penyakit (diagnosis dan Operasi)
c) Indeks obatanobatan
d) Indeks dokter
e) Indeks kematian
1). Indeks pasien
Pengertian indeks pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua
pasien yang pernah berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada didalam kartu ini adalah :
Halaman depan
a) Nama lengkap
b) Kelamin
c) Umur
d) Alamat
e) Tempat dan Tanggal Lahir
f) Pekerjaan.
Halaman belakang :
a) Tanggal masuk
b) Tanggal keluar
c) Dokter
d) Nomor rekam medis.
Kegunaan kartu indeks penderita adalah kunci untuk menemukan berkas rekam
medis seorang pasien.
2). Indeks penyakit (diagnosis) dan operasi
Pengertian indeks penyakit dan operasi adalah salah satu katalog yang berisi
kode penyakit dan kode operasi yang berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada didalam kartu ini adalah :
a) Nomor kode
b) Judul, Bulan, Tahun
c) Nomor penderita
d) Jenis kelamin
e) Umur
Untuk indeks operasi ditambah : Dokter bedah, dokter anaestesi, hari pre op dan
post op, pasien meninggal / keluar (sembuh atau cacat).
Untuk indeks penyakit ditambah diagnosa lain, dokter lain, hari perawatan,
meninggal / keluar sembuh.
3). Indeks Dokter

Pengertian indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi nama dokter
yang memberikan pelayanan medik kepada pasien. Kegunaan untuk menilai pekerjaan
dokter dan bukti pengadilan.
4). Indeks Kematian
Informasi yang ada dalam indeks kematian.
a) Nama penderita
b) Nomor rekam medis
c) Jenis kelamin
d) Umur
e) Kematian kurang dari sejam post operasi
f) Dokter yang merawat
g) Hari perawatan
h) Wilayah
Kegunaan indeks kematian : Statistik menilai mutu pelayanan dasar menambah
dan meningkatkan peralatan / tenaga.
4. Pelaporan Rumah Sakit
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk
dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat yang secara garis besar jenis
pelaporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi 2 kelompok :
a. Laporan internal rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit :
1) Pasien masuk rumah sakit
2) Pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan menjadi pasien
meninggal kurang 48 jam, pasien meninggal lebi 48 jam, pasien DOA.
3) Pembuatan LOS (lenght of stay)
4) Jumlah hari perawatan pasien rawat inap
5) Persentasi pemakaian tempat tidur (BOR)
6) Kegiatan persalinan.
7) Kegiatan Pembedahan dan tindakan medik lain yang diklasifikasikan
berdasarkan operasi besar, sedang dan kecil.
8) Kegiatan rawat jalan meliputi jumlah kunjungan pasien.
Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah

sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 s/d 24.00 setiap harinya.
b. Pelaporan ekternal rumah sakit
Laporan eksternal rumah sakit ditujukan kepada Departemen Kesehatan RI,
Kanwil Depkes, Dinkes dati I. Pelaporan eksternal rumah sakit dibuat sesuai dengan
kebutuhan Deprtemen Kesehatan RI yang meliputi :
1) Data kegiatan rumah sakit (RL1)
2) Data keadaan morbiditas rumah sakit (RL2a)
3) Data keadaan morbiditas penyakit khusus pasien rawat inap (RL2a1)
4) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL2b)
5) Data keadaan morbiditas pasien penyakit khusus rawat jalan (RL2b1)
6) Data individual morbiditas pasien rawat inap terdiri dari :
a) Pasien umum (RL2.1)
b) Pasien obstetrik (RL2.2)
c) Pasien baru lahir / lahir mati (RL2.3)
7) Data inventaris rumah sakit (RL3)
8) Data keadaan keterangan rumah sakit (RL4)
9) Data individual keterangan rumah sakit (RL4a)
10) Data peralatan rumah sakit (RL5)
d. Analisa
1. Analisa kualitatif dan kuantitatif
Agar diperoleh kulitas rekam medis yang optimal perlu dilakukan audit dan
analisis rekam medis dengan cara meneliti rekam medis yang dihasilkan oleh staf medis
dan para medis serta hasilhasil pemeriksaan dari unit-unit penunjang sehingga
kebenaran penempatan diagnosa dan kelengkapan rekam medis dapat dipertanggung
jawabkan. Selain rumah sakit staf medis dapat terhindar dari gugatan mal praktek.
` Proses analisa rekam medis ditujukan kepada dua hal :
a) Analisa kualitatif adalah analisa yang ditujukan kepada jumlah lembaran
lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan meliputi
kelengkapan lembaran medis, paramedis dan penunjang medis. Petugas akan
menganalisa setiap berkas rekam medis yang diterima apakah lembaran rekam
medis yang seharusnya ada pada berkas seorang pasien sudah ada atau belum.
b) Analisa kuantitatif adalah analisa yang ditujukan kepada mutu dan setiap
berkas rekam medis. Petugas akan meganalisa kualitas rekam medis pasien
sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan. Analisa kuantitatif meliputi
penelitian terhadap pengisian lembaran rekam medis baik oleh staf medis,
para medis dan penunjang medis lainnya. Ketidaklengkapan dalam pengisian
rekam rekam medis akan sangat mempengaruhi mutu rekam medis, mutu
rekam medis mencerminkan baik tidaknya mutu pelayanan disuatu rumah
sakit. Pembuatan resume bagi setiap pasien yang dirawat merupakan cerminan
mutu rekam medis serta layanan yang diberikan oleh rumah sakit tertentu.
e. Sistem Kearsipan Rekam Medis

Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu
mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang dalam pengelolaan rekam medis.
Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralilasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatancatatan kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama
pasien seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada
kekurangannya.
Kebaikannya :
a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan
rekam medis.
b) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk perlatan dan ruangan.
c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan
unit rawat inap.
b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.
2. Desentralisasi
Dengan cara didesentralisasikan terjadi pemisahan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan disatu tempat
penyimpanan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan di bagian pencatatan
medis.
Kebaikannya :
a) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
3. Sistem penyimpanan
Penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan yaitu :
1) Sistem nomor langsung (Straight Numerical)
2) Sistem angka akhir (Terminal Digit)
3) Sistem angka tengah (Middle Digit)
a) Penyimpanan dengan nomor langsung adalah penyimpanan rekam medis
dalam rak penyimpanan secara berurut sesuai dengan ururtan nomor.
Misalnya 465023, 465024, 465025 dst.
b) Penyimpanan dengan sistem angka akhir lazim disebut terminal digit
filling system. Disini digunakan nomornomor dengan 6 angka yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok masingmasing terdiri dari 2
angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok angka yang terletak ditengah dan
angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
c) Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah
(middle digit filling system). Disini penyimpanan rekam medis disusun
dengan pasangan angkaangka sama halnya dengan sistem angka akhir,
namun angka pertama, kedua dan ketiga berbeda letaknya dengan sistem
angka akhir. Dalam hal ini angka pertama terletak ditengahtengah
menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi kedua
dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
f. Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis

1. Penyusutan rekam medis
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak
penyimpanan dengan cara :
a) Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak in aktif dengan
cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
b) Memikrofilmkan berkas rekam medis in aktif sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
c) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara
tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tujuan penyusutan arsip :
a) Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
b) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan
berkas rekam medis yang baru.
c) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam
medis jika sewaktuwaktu diperlukan.
d) Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak
bernilai guna / nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.
2. Jadwal retensi arsip

Salah satu elemen yang diperlukan dalam penyusutan arsip adalah jadwal
retensi arsip (JRA). Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisikan sekurang
kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya
yang wajib dimiliki oleh setiap badan pemerintah sebagai pedoman dalam penyusutan
arsip. Untuk mejaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya
JRA disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit
rekam medis yang benarbenar memahami kearsipan, fungsi dan nilai arsip rekam
medis.
3. Pemusnahan arsip rekam medis
adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis.
Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau
daur ulang sehngga tidak dapat lagi dibaca.
Ketentuan pemusnahan rekam medis :
a) Dibentuk tim pemusnah arsip dengan surat keputusan direktur yang
beranggotakan sekurangkurangnya ketatausahaan, unit penyelenggaraan
rekam medis, unit pelayanan dan komite medik.
b) Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi
disimpan dalam jangka waktu tertentu.
c) Daftar arsip rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim pemusnah
dilaporkan kepada direktur rumah sakit dan Direkotrat Jendral Pelayanan
Medik Departemen Kesehetan RI.
d) Berita acara pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada
Direkotrat Jendral Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.
7. Resiko Teknologi Komputer dan Kerawanan Rekam Medis

a. Pengertian komputerisasi rekam medis berarti bahwa rekam medis dibuat secara
tertulis dalam bentuk asli ditulis tangan, atau ditulis dengan alat mesin tulis atau alat
komputer sepanjang tidak bertentangan dengan syarat profil kesehatan pasien dalam
rekam medis. Komputerisasi merupakan cara menulis rekam medis dengan alat
komputer dan tetap berresiko jika tidak memenuhi tiga syarat pengadaan rekam medis
yang rawan teradap pelanggaran HAM.
b. Apabila perangkat komputer dipakai sebagai alat tulis dalam membuat rekam
medis dengan tetap dijaga kemungkinan penyalahgunaan teknologinya menurut hukum
kesehatan dapat dibenarkan, sepanjang formulasi isi rekam medis terdiri atas :
1) Memuat data atas diri pasien (describe partinent data regarding the patients).
2) Memuat data catatan klinik (the clinical record).
c. Isi rekam medis mengandung confidential communication dan privileged

communication dalam arti segala sesuatunya tetap menjadi hak pasien (information
about a patient, is confidential and should not be disclossed withiut the patients
permission) dan berarti pula petugas rekam medis dan staf medis harus menjaganya dari
pihakpihak yang tidak berkepentingan. Oleh karena itu segala komponen peralatan
komputer antara lain password, disket dll atau pada waktu komputer aktif atau online
harus tetap terjaga dengan baik pengamanannya.(Bambang. P, 2002).
8. Sistem Informasi
a. Pengertian Sistem
Sistem adalah sesuatu gugus komponen-komponen yang dirancang untuk
menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana.
Dalam Eksiklopedia manajemen dijelaskan bahwa :
Sistem adalah suatu keseluruhan yang terjadi dari variabel yang berinteraksi
(Moekijat,1991)
b. Model Umum Suatu Sistem
Model umum suatu sistem adalah masukan, pengolahan dan keluaran. Model ini
dengan sendirinya dibuat sangat sederhana, sebab suatu sistem dapat mempunyai
beberapa masukan dan keluaran. Sistem itu berada dalam batas tersebut dan lingkungan
berada diluar batasnya.
c. Pengertian Informasi
Informasi adalah merupakan hasil dari pengolahan suatu data untuk suatu tujuan
tertentu guna membantu pembuatan suatu jenis keputusan (Curtis,1995-Aris Wijaksono)
d. Fungsi Informasi
Sebelum mengetahui apa fungsi informasi, terlebih dahulu kita harus
mengetahui fungsi dari sistem informasi. Fungsi dari sistem informasi adalah
menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi
(Moekijat,1991)
Informasi yang disampaikan kepada pemakai merupakan hasil data yang
dimasukkan kedalam pengelolaan yang dihasilkan suatu model keputusan. Akan tetapi
dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang komplek, informasi hanya apat
menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam keputusan.
Jadi fungsi informasi adalah memberikan suatu dasar kemungkinan untuk
menanggapi seleksi kepada pengambilan keputusan. Fungsi informasi tidak
mengarahkan pengambilan keputusan mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi
mengurangi keanekaragaman dan ketidakpastian untuk mengambil suatu keputusan
yang baik (Moekijat,1991)
9. Penggunaan Komputer dalam SIM
Komputer dapat membaca data dalam waktu yang relatif singkat, menyimpan jutaan
sifat atau angka kemudian dapat diperoleh lagi dalam waktu seketika. Melaksanakan
bermacam-macam perhitungan yang sulit, memudahkan dalam menulis surat, membuat
gambar, kurva, grafik dan sebagainya.
Komputer tidak dapat memulai berfikir, membetulkan kesalahan sendiri atau

melakukan pengolahan yang sifat kreatif. Akan tetapi penentuan kesalahan yang
sifatnya rutin dapat memberi peringatan kepada operatornya mengenai kesalahankesalahan yang terjadi.
10. Sumber Daya
Sumber unsur manajemen, kesiapan sumber daya baik kualitas maupun kuantitas
sangat diperlukan bagi kelangsungan suatu proses pelayanan di rumah sakit, adapun
sumber-sumber tersebut antara lain (SDM), dana, peralatan (Sarana dan Prasarana) dan
Prosedur Kerja (SOP). Selain itu juga harus diperhatikan proses kerja yang akan
berpengaruh langsung terhadap output yang dihasilkan berupa pelayanan rumah sakit
yang prima (Rasjid, 2003).
a. Sumber Daya Manusia
Manusia dapat diartikan sebagai sebuah konsep fakta, sebuah gagasan /realitas, dan
sebuah kelompok (genus)/individu. Sumber daya manusia atau human resources adalah
penduduk yang siap, mau dan mampu memberikan sumbangan terhadap usaha
pencapaian tujuan organisasional (Ndraha, 1999)
Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan dan ketramprilan melalui pendidikan formal di
bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan
upaya kesehatan (Depkes RI, 2004).
Pelayanan kesehatan dituntut untuk mendapatkan memberikan pelayanan yang

canggih, efisien dan memuaskan untuk itu dilakukan usaha peningkatan jumlah dan
kualitas tenaga kesehatan dan peningkatan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
Untuk itu sudah waktunya tenaga perekam medis dikembangkan sesuai dengan
kemajuan teknologi dalam penanganan sistem informasi kesehatan mulai dari
perencanaan, pengolahan hingga analisa statistik (Hadisantoso, 2003).
b. Sarana dan Prasarana
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi berimbas pada pelayanan kesehatan,
khususnya peralatan rumah sakit yang memenuhi standar seiring dengan tuntutan
masyarakat yang mengharapkan pelayanan prima yang berorientasikan pada kebutuhan
dan kepuasan pelanggan, dimana salah satu faktor penunjangnya adalah ketersediaan
sarana yang memadai pada setiap unit rumah sakit (Rasjid, 2003).
c. Prosedur Kerja (SOP)
Pencatatan dan pengolahan data medis untuk menghasilkan informasi yang akurat
bagi pelayanan kesehatan hendaknya didasarkan pada standar dan pedoman atau
prosedur kerja (Wijono, 1997).
Prosedur kerja disusun oleh para pelaksana pelayanan di rumah sakit yang mengacu
kepada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, serta ditetapkan oleh
keputusan direktur rumah sakit, karena prosedur kerja merupakan dokumen teknis
operasional sebagai jabaran dari dokumen-dokumen kebijakan yang dibuat oleh direktur
reumah sakit(Rasjid, 2003).
Menurut Wijono (1997) prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang
jelas pada langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan kegiatan.
Untuk memperoleh kejelasan maka prosedur kerja/protap perlu :
1. Tertulis dan disusun berdasarkan peraturan-peraturan perundang-undangan dan
kebijakan yang ada.
2. Khusus prosedur kerja yang berkaitan dengan perijinan dan pelayanan kepada
masyarakat harus diinformasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang
berkepentingan.
3. Skematik dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
4. Sederhana dan mudah dimengerti oleh semua pihak pengguna.
5. Menjamin kelancaran, ketepatan dan kecepatan. Jika perlu dilakukan pelimpahan
wewenang satu pintu atau pelayanan satu atap.
6. Dapat mencegah terjadinya biaya tinggi dan penyimpanan atau penyalahgunaan.
B. Landasan Teori
a. Alur Pasien Rawat Jalan
b. Alur Dokumen Pasien Rawat Jalan
c. Alur Pasien Rawat Inap
d. Alur Dokumen Pasien Rawat Inap
Sumber : Depkes RI 1997
C. Kerangka Teori
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif yang tujuan untuk mendeskrifsikan tentang sistem pengelolan
rekam medis di Rumah Sakit Lancang Kuning pekanbaru tahun 2008.
B. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di bagian rekam medis Rumah Sakit Lancang Kuning
Pekanbaru. Waktu pelaksanaan penelitian ini adalah bulan agustus tahun 2008.
C. Subjek Penelitian
Subjek penelitian ini adalah Direktur Rumah Sakit Lancang Kuning 1 orang,
Koordinator rekam medis 1 orang, petugas rekam medis 4 orang, Perawat UGD 2
orang, perawat rawat inap 2 orang yang berjumlah 10 orang di Rumah Sakit Lancang
Kuning Pekanbaru.
D. Variabel Penelitian
No dan Defenisi Operasional
Variabel
Defenisi
Alat Ukur
Operasional
1
Sumber
DayaManusia
atauPedoman
E. Instrumen Penelitian
Manusia
petugas
yangwawancara
Adapun intsrumen dalam penelitian yang digunakan adalah
wawancara
bekerjapedoman
di ruang
dengan
mendalam kepada informan utama dan penunjang di Rumah
Sakit
Lancang
Kuning
rekam
medispertanyaan
Pekanbaru.
Rumah
Sakit
Lancang Kuning
Pekanbaru
2
Sarana
danTempat
atauPedoman
Prasarana
peralatan
yangwawancara
membantu
dengan
petugas
dalampertanyaan dan
mengerjakan
tabel observasi
suatu
pekerjaannya di
unit rekam Medis
Rumah
Sakit
Lancang Kuning
Pekanbaru.
3.
Standar
Suatu aturan atauObservasi
Operasional
ketetapan yangDokumen
Prosedur
dibuat
untuk
menyamakan
atau
menyetarakan
suatu pekerjaan
agar
sesuai
dengan standar
teori
yang
terdapat di unit
rekam
medis
Rumah
Sakit
Lancang Kuning
Pekanbaru
4.
Kerjasama
Hubungan kerjaPedoman
antara unit rekamwawancara
medis
dengandengan
unit
lain
dipertanyaan dan
F. Pengolahan Data
Data yang dikumpulkan berupa data primer yang diperoleh langsung dari responden
melalui wawancara mendalam yang telah dipersiapkan sebelumnya, serta dari observasi
langsung dilapangan tentang gambaran sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning pekanbaru.
Sedangkan data sekunder diperoleh dari data yang sudah ada di Rumah Sakit Lancang
Kuning. Pengolahan data dilakukan secara manual dan komputerisasi dengan beberapa
tahapan, yaitu :
1. Tahap orientasi; merupakan pengenalan lokasi, objek penelitian, situasi dan
kondisi lingkungan penelitian serta mempelajari peraturan-peraturan yang
berhubungan dengan rencana penelitian.
2. Tahap eksplorasi secara terfokus; dengan cara melakukan wawancara mendalam
terhadap informan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dipersiapkan.
3. Tahap observasi; pengamatan terhadap obyek penelitian dan upaya pengecekan
hasil atau temuan penelitian.
4. Tahap pengusulan alternatif pemecahan masalah, hasil temuan penelitian dan
tindakan koreksi.
Setelah data terkumpul dan diperiksa kelengkapannya, selanjutnya secara manual
data dikelompokkan menurut jenis penelitian, dengan alat bantu berupa komputer data
tersebut diolah dan diproses sehingga jadi informasi yang bermanfaat bagi yang
membutuhkan.
Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu

yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap
data itu (Moleong, L.J, 2004). Untuk menjaga keabsahan (Validasi) data yang
dikumpulkan, dilakukan triangulasi. yaitu :
a. Triangulasi Sumber : dengan cara membandingkan dan mengecek balik suatu
informasi yang diperoleh melalui nara sumber yang berbeda yaitu Direktur RS
Lancang Kuning, Wadir YanMed, Koordinator Rekam Medis dan Staf, Perawat
UGD dan Rawat Inap.
b. Triangulasi Metode : Menggunakan beberapa metode dalam pengumpulan data
yaitu yang didapat dari wawancara mendalam, pengkajian data dan observasi
langsung dilapangan.
G. Analisa Data
Analisa data dilakukan dengan menggunakan teknik analisa isi penelitian dengan
menggunakan hasil wawancara dengan informan atau temuan penelitian, hasil observasi
disertai tinjauan pustaka dan peraturanperaturan yang berkaitan dengan penelitian,
untuk mengetahui sejauh mana terjadinya perbedaan antara teori yang seharusnya
dengan kenyataan yang ada sehingga akhirnya didapatkan saran dan tindakan koreksi.
H. No
Jadwal PenelitianKegiatan
1
Pembuata
n Proposal
2
Seminar
Proposal
3
Perbaikan
proposal
4
Pengumpu
lan Data
5
Pengolaha
n dan
Feb
Mar
Apr
Mei
Juni
Juli
Agu
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru.
a. Sejarah Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru.
Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru merupakan rumah sakit swasta dengan
tipe C. Rumah Sakit Lancang Kuning ini merupakan pengembangan usaha dari Paviliun
Lancang Kuning yang berlokasi dijalan Ronggowarsito Ujung No.05 A Gobah Pekanbaru, ibukota propinsi Riau dan mulai beroperasi mulai tanggal 29 April 2005.
Rumah Sakit Lancang Kuning merupakan Rumah Sakit tipe C. Bangunan Rumah Sakit
ini mempunyai luas lantai 4500 m2 diatas lahan seluas 7500 m2. Gedung dari Rumah
Sakit Lancang Kuning terdiri dari 3 (tiga) lantai lengkap dengan berbagai ruang yang
diperlukan seperti: PoliKlinik, UGD, Ruang Rawat Inap, Rontgen, Laboratorium,
Ruang Bedah, ICU, Farmasi, Administrasi dan Gizi. Kapasitas Rawat Inap untuk
berkapasitas mempunyai 105 tempat tidur. Cakupan pelayanan adalah masyarakat di
Pekanbaru dan wilayah sekitarnya.
Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru berada dibawah naungan kepemilikan PT.
MANTERA MEDIKA LESTARI, dimana mayoritas saham dimiliki oleh YAYASAN
PAVILIUN LANCANG KUNING (YAYASAN SUBRANTAS SISWANTO) dan
sebagian lainnya dimiliki oleh perorangan para pensiun mantan pejabat serta para
dokter. Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru merupakan pengembangan usaha dari
Paviliun Lancang Kuning yang didorong pengalaman bertahun tahun sejak didirikan
pada tahun 1983 yang selalu berusaha memberikan pelayanan yang cukup memuaskan
bagi masyarakat Riau. Memiliki lingkungan yang asri, tenang dan jauh dari kebisingan
kota.
b. Struktur Organisasi Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru

Organisasi merupakan unit sosial atau pengelompokan manusia yang sengaja
dibentuk dengan pertimbangan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tujuan organisasi adalah keadaan yang dikehendaki pada masa yang akan datang yang
diupayakan oleh organisasi untuk dapat direalisasikan. Dengan demikian tujuan tersebut
menciptakan sejumlah pedoman bagi landasan kegiatan organisasi. Disamping itu,
tujuan organisasi juga berfungsi sebagai acuan yang dapat di pergunakan oleh anggota
organisasi maupun lingkungan diluar organisasi untuk menilai performa organisasi.
Rumah Sakit Lancang Kuning dipimpin oleh seorang direktur yang bertanggung
jawab sepenuhnya terhadap seluruh karyawan yang bekerja di Rumah Sakit tersebut.
Direktur mempunyai tugas memimpin pengelolaan Rumah Sakit dan memiliki
wewenang untuk mewakili Rumah Sakit, baik intern maupun ekstern dalam hubungan
dengan pihak ketiga. Seorang direktur dibantu oleh wakil direktur dalam menjalankan
tugasnya.
Bagan struktur organisasi Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru dapat dilihat di
lampiran.
c. Fasilitas Pelayanan
Fasilitas Pelayanan Kesehatan yang tersedia di Rumah Sakit Lancang
Kuning Pekanbaru untuk saat ini adalah:
a. Pelayanan Unit Gawat Darurat / UGD 24 Jam
b. Pelayanan Rawat Jalan / Poliklinik
1) Poliklinik Dokter Umum
2) Poliklinik Dokter Spesialis:
Spesialis Anak, Spesialis Kandungan, Spesialis Penyakit Dalam, Spesialis
Bedah Urologi, Spesialis Bedah dan Spesialis THT.
3) Pelayanan Rawat Inap
Dengan 105 tempat tidur terdiri dari: Ruang VIP Utama, Ruang VIP Madya,
Ruang VIP Standart, Ruang Perawatan Kelas I, Kelas II, Kelas III, Ruang
Isolasi Perawatan Bayi, Ruang Persalinan / Kebidanan dan Ruang ICU.
4) Kamar Bedah / Operasi
2 kamar operasi mayor dan 1 kamar operasi minor.
5)
6)
7)
8)
Ruang ICU (Intensive Care Unit)

Farmasi
Laboratorium
Elektromedik
Seperti Rontgen, USG, dan EKG.
d. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru

1). Visi
Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru mempunyai Visi Mewujudkan layanan
kesehatan berkualitas dan terjangkau bagi masyarakat Pekanbaru dalam lingkungan
yang nyaman dengan mengutamakan keramahan.
2). Misi
a) Melakukan advokasi terhadap pemerintah daerah untuk senantiasa
mendapatkan pembinaan.
b) Membina kerja sama dengan organisasi profesi.
c) Menyelenggarakan manajemen yang Akuntabilitas dan transparan dengan
memanfaatkan jasa konsultan.
d) Melaksanakan rekruitmen ketenagaan secara selektif dengan prioritas
mengangkat tenaga profesional sebagai karyawan tetap.
e) Meningkatkan mutu SDM melalui pembinaan dan pelatihan.
3). Motto
Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru mempunyai Motto Kesembuhan anda
adalah keutamaan kami.
2. Karakteristik Informan
Karakteristik informan pada penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Informan berjumlah 10 orang, terdiri dari informan utama yaitu Direktur Rumah Sakit
Lancang Kuning 1 (satu) orang, Koordinator Rekam Medis 1 (satu) orang dan
pelaksanan tugas rekam medis 4 (empat) orang. Informan penunjang/tambahan yaitu
perawat UGD 2(dua) orang dan perawat rawat inap 2 (dua) orang. Informan utama
mempunyai masa kerja antara 1 tahun sampai 20 tahun (terhitung sejak masih
berbentuk paviliun Lancang Kuning) dan berusia diantara 25 tahun sampai dengan 50
tahun. Sedangkan untuk informan penunjang mempunyai masa kerja di Rumah Sakit
Lancang Kuning antara 1 tahun sampai 3 tahun dan berusia diantara 25 tahun sampai 30
tahun.
a. Karakteristik kelompok informan utama

Informan utama yang memberikan informasi pada wawancara mendalam berjumlah
6 orang dengan latar pendidikan S2 Manajemen Rumah Sakit, DIII Rekam Medis dan
SMA.
Tabel 2 : Karakteristik Kelompok Informan Utama
No
1.
2.
Umur
(Tahun)
38
50
3.
25
4.
25
5.
41
6.
30
Jenis
Pendidikan Lama
Jabatan
Kelamin
Kerja
Laki-laki S2 MARS 3 Tahun Direktur RS
Perempuan SMEA
20 Tahun Koordinator
Rekam
Medis
Laki-laki DIII Rekam 2,5 Tahun Pelaksana
Medis
Rekam
Medis
Laki-laki DIII Rekam 2,5 Tahun Pelaksana
Medis
Rekam
Medis
Perempuan
SMA
15
Pelaksana
Rekam
Medis
Perempuan
SMA
1 Tahun
Pelaksana
Rekam
Medis
b. Karakteristik Kelompok Informan Penunjang

Infoman tambahan/penunjang adalah perawat UGD 2 (dua) orang dengan masa
kerja antara 1 tahun sampai 2,5 tahun. Perawat rawat inap 2 (dua) orang dengan masa
kerja 1 tahun sampai 3 tahun yang semuanya berlatar pendidikan DIII Perawat.
Tabel 3 : Karakteristik Kelompok Informan Penunjang
3. Hasil Wawancara
a. Infroman Utama
1. Sumber Daya Manusia rekam medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan diperoleh informasi dari informan
utama seperti yang diungkapkan sebagai berikut :
No SDM pada rekamUmur
Pendidika
Lama adanya
Jabatan
(D1) : Memang
medis masihJenis
minim sekali
apalagi dengan
(Tahun)
Kelamin
n
Kerja
penambahan tanggungjawab pekerjaan seperti untuk operator, mungkin ini
25 pada
Perempuan
Pelaksanan
dikarenakan1.perusahaan masih terfokus
penambahanDIII
SDM di 2,5
unitTahun
lain seperti
Perawat
UGD
perawat.
2.
25
Laki-laki
DIII
1 Tahun Pelaksana
Perawat
UGD
3.
25
Perempuan
DIII
3 Tahun PJ Rawat
Perawat
Inap
4.
31
Perempuan
DIII
3 Tahun PJ Rawat
Perawat
Inap
(D2) : Belum, sebab tenaga rekam medis bekerja 3 shift dengan jumlah SDM 5
orang dan merangkap sebagai operator.
(D3) : Belum, karena petugas rekam medis merangkap sebagai operator telpon
sedangkan dinas per shift 1 orang kecuali shift pagi 2 orang. Sedangkan kegiatan
rekam medis banyak yang harus dikerjakan.
(D4) : untuk rekam medis saya rasa tenaga yang dibutuhkan sudah cukup, tapi
beban kerja yang diberikan diluar kerja rekam medis seperti operator
menyebabkan tenaga yang dibutuhkan berkurang sehingga kerja direkam medis
lebih terfokus untuk pelayanan operator dan pendaftaran rawat inap, sehingga
kegiatan pada rekam medis terbengkalai karena alasan diatas tadi.
(D5) : Belum, karena rekam medis masih merangkap operator.
(D6) : Untuk jumlah tenaga rekam medis sudah memadai sebenarnya, tapi karena
ada penambahan tanggung jawab diluar job disc rekam medis sehingga membuat
terbengkalai pelaksanaan tugas-tugas rekam medis yang bias dilaksanakan tepat
waktu dan terperinci. Kesimpulannya tenaga memadai, tapi pelaksanaan sistem
rekam medis terbengkalai karena penambahan job disc rekam medis.
2. Sarana dan Prasarana rekam medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis.
(D1) : Mengenai sarana dan prasarana di rekam medis kami sekarang lagi
mengusahakan untuk penambahan rak penyimpanan berkas sesuai dengan
kebutuhan. Untuk komputer saya rasa sudah memadai jumlahnya 2 unit karena
untuk pasien poliklinik kita belum banyak jadi saya rasa sudah memadai.
(D2) : Belum memadai, karena kondisi rumah sakit lancang kuning yang masih
baru seharusnya mempunyai rak penyimpanan yang lebih efektif.
(D3) : Belum, karena rak penyimpanan berkas pasien tidak efektif untuk
penyimpanan sehingga berkas tidak teratur dan kerusakan fisik berkas sering
rusak. Dan ruang penyimpanan berkas banyak mengandung debu-debu yang
nantinya akan mengakibatkan penyakit bagi petugas yang bekerja diruangan
tersebut, sehingga perlu adanya pemisahan ruangan kerja/pengolahan data.
(D4) : Belum, adapun komputer yang ada direkam medis sebenarnya sudah
memadai untuk penyelenggaraan sistem rekam medis, tapi dalam pelaksanaan
komptuter yang ada digunakan hanya untuk keperluan keuangan dan farmasi
sedangkan untuk rekam medis cuma untuk menginputkan data pasien saja. Dengan
diberikan komputer rekam medis harusnya sudah bisa melaksanakan rekam medis
sistem komputerisasi seperti coding, dan berbagai pelaporan yang dibutuhkan oleh
rumah sakit dan dinas kesehatan, dan juga ruangan yang tidak sesuai dengan
kapasitas yang semestinya, kenyataanya ruangan koordinator, pengolahan data,
filling, input data pasien baru/lama terdapat dalam satu ruangan yang bias
dikatakan sangat kecil.
(D5) : Belum, karena ruangan terlalu sempit sehingga kegiatan pengolahan data
dan filling masih berada dalam satu ruangan.
(D6) : Komputer ada tapi tidak ada program rekam medis kerja jadi tidak
sistematis karena 2 kali kerja. Kesimpulan belum menunjang.
3. Hubungan Kerjasama petugas rekam medis dengan perawat terhadap sistem
pengelolaan rekam medis.
(D1) : Selama ini saya melihat gak ada masalah yang berarti.
(D2) : Bagus, selama ini tidak ada kendala dalam kegiatan rekam medis.
Sedangkan dengan unit lain memang kadang-kadang ada kendala tapi tidak terlalu
mengganggu lah.
(D3) : Baik dan tidak ada kendala yang mengganggu.
(D4) : Untuk kerjasama udah terjalin dengan baik dengan unit lain dan tidak ada
kendala yang menganggu sekali. Tapi kalau untuk individual kita tidak tahu ada
kendala atau tidak.
(D5) : Tidak, semuanya berjalan baik kok.
(D6) : Secara garis besar tidak ada kendala.
4. Standar Operasional Prosedur (SOP) rekam medis terhadap sistem rekam medis
(D1) : Untuk SOP rekam medis saya memang belum tahu ada atau tidak dan saya
tidak terlibat dalam pembuatannya, dan SOP rekam medis memang belum disahkan
karena saya tidak tahu ada atau enggaknya.
(D2) : ya, namun petugas belum dapat bekerja sesuai dengan SOP, sebab tenaga
yang sangat minim (SDM nya sangat kurang). tapi ada bagian yang diluar cakupan
rekam medis seperti sebagai operator.
(D3) : Sudah, tapi menurut saya belum disahkan oleh pihak manajemen atau
direktur rumah sakit dan selama ini tidak ada dari pihak manajemen atau direktur
untuk melihat dan mengesahkan SOP rekam medis. Sedangkan job utama rekam
medis sering terbengkalai.
(D4) : Sudah, ya
(D5) : Sudah, ya
(D6) : Tidak tahu.
5. Alur Rekam Medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis
(D1) : Untuk alur rekam medis saya rasa udah baik yakarena tidak ada masalah
selama ini.
(D2) : Alur rekam medis disini kurang jelas dan sering berubah-ubah, apalagi
tentang alur pasien perusahaan sangat susah dan terlalu banyak.
(D3) : Alur rekam medis yang kurang jelas dan berbelit-belit apalagi kalau pasien
perusahan yang mau dirawat.
(D4) : Seperti sarana dan prasaran, tempat/lokasi kerja, alur kerja yang tidak jelas
(D5) : Alur kerja rekam medis yang tidak jelas dan berbelit-belit
(D6) : Sistem program computer untuk rekam medis tidak tersedia jadi pelaksanaan
pekerjaan dlaksanakan sistem manual hingga keakuratan data kurang, tingka
kesulitan tinggi untuk dikerjakan.
b. Informan Penunjang
1. Sumber Daya Manusia rekam medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis.
penunjang.
a). Bagaimana menurut sdr/I dengan jumlah tenaga rekam medis yang ada, apakah
sudah memadai untuk pelaksanaan sistem rekam medis?
(P1) : Tidak, karena jumlah mereka sedikit dan dalam satu shif hanya bekerja
satu orang itupun merangkap operator.
(P2) : Belum memadai, dikarenakan sistem kerja rekam medis tidak terfokus
pada kerja rekam medis itu sendiri, melainkan masih merangkap dengan
operator.
(P3) : Sudah, tapi mereka masih kelabakan dalam bekerja karena masih
merangkap sebagai operator.
(P4) : Belum, karena keterbatasan dari rumah sakit dalam penerimaan tenaga
rekam medis yang baru.
b) Apakah menurut sdr/i tenaga rekam medis mempunyai kemampuan dan
pengetahuan dalam pelaksanaan sistem rekam medis?
(P1) : Ya, rata-rata tenaga rekam medis mempunyai pengalaman memang
dibidangnya.
(P2) : Sudah tetapi belum bisa dioptimalkan mungkin dikarenakan tidak
fokusnya/tidak jelasnya beban kerja yang diberikan oleh rumah sakit.
(P3) : Ya, karena beberapa orang mempunyai basic rekam medis nya.
(P4) : Masih belum meratanya kemampuan dan pengetahuan dalam
pelaksanaan rekam medis disuatu rumah sakit.
2. Sarana dan Prasarana rekam medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis.
penunjang.
a). Bagaimana menurut sdr/i tentang sarana dan prasarana diruang rekam medis?
(P1) : Sudah cukup memadai.
(P2) : Sarana dan prasarana sangat kurang, kalo bisa tempat dan sarana
disediakan yang lebih memadai.
(P3) : Baik
(P4) : Belum memadai untuk ruangan rekam medis di rumah sakit swasta.
b). Apakah menurut sdr/i ruangan pengolahan data dan penyimpanan berkas perlu
dilakukan pemisahan?
(P1) : Tdak, cukup satu ruangan saja kalau tempatnya dipisahkan sangat
menyulitkan anggota untuk bolak-balik mencari data dan berkas.
(P2) : Perlu, dikarenakan tempat penyimpanan file biar tidak menganggu
sistem kerja rekam medis, karena suasana ruangan berpengaruh terhadap
kerja karyawan itu sendiri.
(P3) : Ya, agar arsip/berkas tidak tercampur satu sama lain dan agar petugas
terhindar dari debu.
(P4) : perlu karena memudahkan untuk mencari data di suatu rumah sakit.
3. Hubungan Kerjasama petugas rekam medis dengan perawat terhadap sistem
pengelolaan rekam medis.
penunjang penunjang.
a). Bagaimana menurut sdr/i tentang kerjasama antar petugas rekam medis selama
ini.
(P1) : Baik dan tidak ada masalah yang menganggu.
(P2) : Cukup baik, karena karyawan yangsatu dengan yang lainnya saling
melengkapi.
(P3) : Baik
(P4) : Belum terjalinnya kerjasama yang baik.
b). Bagaimana menurut sdr/i kerjasama petugas rekam medis dengan unit lain
(P1) : Baik, selama ini tidak ada hal yang menganggu.
(P2) : Baik
(P3) : Baik
(P4) : Baik
4. Standar Operasional Prosedur (SOP) rekam medis terhadap sistem rekam medis
penunjang.
a). Menurut sdr/i kegiatan rekam medis selama ini masih dalam cakupan sistem
rekam medis?
(P1) : Tidak, karena rekam medis di rumah sakit lancang kuning merangkap
sebagai operator
(P2) : Tidak, karena sudah melampaui kegiatan yang harus dilaksanan di
rekam medis mislanya merangkap operator dan sering membantu kegiatan
lainnya
(P3) : Tidak ada
(P4) : Sebagian sudah sebagian belum ini terlihat dalam tidak ada
pembagian kerja direkam medis.
5. Alur Rekam Medis terhadap sistem pengelolaan rekam medis
penunjang.
a) Menurut sdr/i hal-hal apa saja yang menghambat petugas rekam medis dalam
bekerja.
(P1) : Jumlah tenaga yang sedikit, mempunyai dua ruangan yang jauh,
merangkap operator, sistem kerja tidak efisien karena harus dua kali kerja
untuk menginputkan data dikomputer.
(P2) : Alur kerja yang masih belum jelas dan semraut, tempat/sarana dan
prasarana, tugas yang dibebankan harus merangkap operator.
(P3) : Tidak ada
(P4) : Sarana dan prasarana belum memadai, jumlah tenaga belum merata
dan alur kerja rekam medis yang belum jelas.
B. PEMBAHASAN
1. Keterbatasan Penelitian
a. Keterbatasan Rancangan Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan rancangan penelitian kualitatif, kemungkinan
dapat terjadi subyektivitas jawaban informan atau subyektivitas peneliti dalam
menginterpretasikan makna yang tersirat dari informasi, dan untuk mengatasi hal
tersebut dilakukan triangulasi sumber dengan mengambil informasi Direktur, kepala
rekam medis dan staf rekam medis sebagai informan utama, serta perawat UGD dan
perawat rawat inap sebagai informan penunjang.
Pada hakikatnya informasi yang didapat hanya berupa satu temuan dan bukan
mengejar suatu bukti, sehingga kualitas dari informasi yang didapat tergantung dari
seberapa jauh informan memiliki pemahaman dan keterlibatan serta tingkat kejujuran
dari informan dan objek penelitian.
b. Keterbatasan Waktu Pengumpulan Data
Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara mendalam.
Hal ini mengingat setiap informan memiliki kesibukan yang berbeda. Wawancara
mendalam dilakukan terhadap 10 informan, hal ini sudah cukup untuk mewakili dan
terbatasnya waktu untuk penelitian.
2. Pembahasan Hasil Penelitian
a. Sumber Daya Manusia di Unit Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian, sebagian besar informan utama dan informan
penunjang mengatakan bahwa jumlah tenaga rekam medis memang kurang mengingat
beban kerja yang mereka lakukan merangkap sebagai operator, admitting office atau
pendaftaran pasien rawat inap dan sebagai pengolahan data dan statistik rumah sakit,
sedangkan jumlah mereka hanya 5 orang yang mana dinas per shift nya 1 orang dan ini
tidak memungkinkan untuk petugas dalam menjalankan kegiatannya. Dari beberapa
hasil wawancara dengan informan utama mengatakan bahwa tugas pokok mereka
sebagai tenaga rekam medis seperti untuk pengolahan data dan statisitk rumah sakit
sering tertinggal, ini dikarenakan mereka lebih terfokus ke pelayanan pasien dan
custumer service (operator telepon).
Pelayanan kesehatan dituntut untuk mendapatkan memberikan pelayanan yang

canggih, efisien dan memuaskan untuk itu dilakukan usaha peningkatan jumlah dan
kualitas tenaga kesehatan dan peningkatan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
Untuk itu sudah waktunya tenaga perekam medis dikembangkan sesuai dengan
kemajuan teknologi dalam penanganan sistem informasi kesehatan mulai dari
perencanaan, pengolahan hingga analisa statistik (Hadisantoso, 2003).
b. Sarana dan Prasarana di Unit Rekam Medis
Dari wawancara kepada informan utama dan informan penunjang mengatakan
bahwa sarana dan prasarana di unit rekam medis masih belum cukup misalnya dalam
hal jumlah komputer yang ada hanya 2 unit, sedangkan dalam pelaksanaannya
komputer dibutuhkan minimal 3 unit yang mana untuk pendaftaran pasien rawat inap
yang lokasinya jauh dari ruangan rekam medis yaitu berada dalam satu ruangan dengan
UGD, kemudian untuk pendaftaran pasien poliklinik komputer nya berada di ruangan
pengolahan rekam medis sehingga setiap ada pasien poliklinik petugas mendaftarkan
secara manual yaitu dengan penggunaan formulir data pasien, Setelah selesai baru
petugas menginputkan data ke komputer. Dalam pendaftaran pasien rawat inap atau
poliklinik petugas sudah menggunakan SIMRS yang telah di desain sesuai kebutuhan
masing-masing unit. Tetapi beberapa informan utama mengatakan SIMRS yang ada
sekarang dinilai belum efektif dan optimal dalam pemanfaatannya dikarenakan SIMRS
nya hanya sebatas penginputan data pasien saja dan dinilai SIMRS saat ini hanya
sebagai penunjang bagi unit lain seperti apotik, keuangan dan kasir. Karena data yang
diinputkan tadi tidak dapat di buatkan laporan atau oupt put dari pelayanan kesehatan
karena petugas membuatnya masih secara manual, baik laporan internal maupun
eksternal.
SIMRS merupakan suatu sistem informasi yang cakupannya luas (terutama untuk
rumah sakit tipe A dan B) dan mempunyai kompleksitas yang cukup tinggi. Oleh karena
itu penerapan sistem yang dirancang harus dilakukan dengan memilih pentahapan yang
sesuai dengan kondisi masing-masing subsistem, atas dasar kriteria dan prioritas yang
ditentukan. Kesinambungan antara tahapan yang satu dengan berikutnya harus tetap
terjaga.(Sanjoyo, 2008)
Sedangkan menurut Mudick (1997) sebuah sistem informasi terdiri dari lima
komponen dasar, yaitu :
1. Memasukkan data kedalam sistemnya
2. Mengolah data tersebut (menyusun kembali data input dan arsip penyimpanan
serta catatan-catatan)
3. Menyediakan dan memelihara arsip-arsip penyimpanan
4. Mengembangkan prosedur-prosedur yang akan menentukan data mana yang
diperlukan dan kapan serta memberikan instruksi yang akan diperlukan dan
kapan serta dimana data tersebut dan untuk apa data itu dipergunakan serta
memberikan instruki yang harus diikuti oleh pengolahannya.
5. Menyiapkan laporan outputnya.
Kemudian beberapa informan utama mengatakan ruangan rekam medis yang kecil
karena ruangan penyimpanan berkas dan pengolahan data masih berada dalam satu
ruangan, ini akan membahayakan bagi petugas pengolahan data karena ruangan
penyimpanan berkas banyak mengandung debu sehingga lama kelamaan akan
mengakibatkan suatu penyakit. Kemudian rak untuk penyimpanan berkas masih kurang
sehingga masih banyak berkas pasien yang diletakkan di atas lantai ini akan
mengakibatkan petugas sulit dalam retrieval berkas dan akan merusak fisik berkas jika
terlalu lama dibiarkan.
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan
kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis kerusakan. Dasar pikiran dari
pencegahan adalah menciptakan lingkungan dimana musuh-musuh arsip seperti kutu
buku, rayap, serangga, jamur, cahaya matahari dan lain-lain tidak leluasa merusak fisik
arsip. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur kelembaban udara,
polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan
buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. (Amsyah : 2005)
c. Hubungan kerjasama tim dan petugas antar unit
Dari hasil wawancara kepada informan utama dan penunjang mengatakan bahwa
hubungan kerjasama tim dan antar unit lain tidak ada kendala atau baik-baik saja
meskipun kadang-kadang ada kendala yang tidak terlalu menganggu. Ini berarti petugas
rekam medis dalam menjalankan pekerjaan nya dilakukan dengan seksama dan saling
menajaga hubungan sesama dan antar unit. Karena jika terjadi masalah akan
mengakibatkan pelayanan kesehatan akan terhambat karena unit-unit yang berada di
suatu rumah sakit akan saling keterkaitan.
d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara terhadap informan utama dan penunjang didapatkan
bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) sudah ada tapi tidak tahu apakah sudah di
sahkan oleh pihak manajemen atau belum, karena dari pihak manajemen tidak ada
menanyakan atau melihat SOP yang ada sekarang, jadi petugas dalam bekerja tidak
terlalu terpaku dengan SOP yang ada. Sedangkan menurut (Wijono, 1997) Pencatatan
dan pengolahan data medis untuk menghasilkan informasi yang akurat bagi pelayanan
kesehatan hendaknya didasarkan pada standar dan pedoman atau prosedur kerja.
Kemudian dalam pembuatan SOP yang terlibat hanya petugas rekam medis saja
dan tidak ada dari pihak manajemen. Prosedur kerja disusun oleh para pelaksana
pelayanan di rumah sakit yang mengacu kepada peraturan dan perundang-undangan
yang berlaku, serta ditetapkan oleh keputusan direktur rumah sakit, karena prosedur
kerja merupakan dokumen teknis operasional sebagai jabaran dari dokumen-dokumen
kebijakan yang dibuat oleh direktur reumah sakit(Rasjid, 2003).
Selain SOP rekam medis juga membuat job description masing-masing petugas
rekam medis meskipun tidak semuanya dijalani karena petugas tadi terfokus ke
palayanan dan custumer service (operator).
e. Alur Rekam Medis
Dari hasil penelitian terhadap alur rekam medis masih dinilai kurang efektif,
misalnya dalam alur berkas rekam medis pasien pulang masih berbelit-belit karena
berkas pasien harus ke apotik untuk di inputkan obat kemudian berkas pasien
diserahkan ke kasir untuk dihitung setelah selesai berkas pasien di serahkan ke bagian
keuangan untuk di cross cek kembali. sehingga berkas kembali ke rekam medis
membutuhkan waktu yang lama, sementara petugas rekam medis harus melakukan atau
membuatkan sensus harian pasien berdasarkan berkas rekam medis tadi untuk membuat
laporan atau kegiatan pelayanan rumah sakit tepat pada waktunya. Kemudian alur
peminjaman berkas rekam medis dan pengembaliannya tidak sesuai dengan SOP yang
telah dibuat, dikarenakan petugas yang bekerja per shif 1 orang dan kesibukan di bagian
pendaftaran. Seharusnya ada 1 orang petugas dalam ruang penyimpanan dan retrieval
berkas agar jika suatu saat terjadi kehilangan status bisa di lacak dengan menggunakan
buku peminjaman atau bon keluar berkas.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang gambaran sistem
pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru tahun 2008,
maka penulis menyimpulkan bahwa SDM rekam medis, sarana dan prasarana rekam
medis, hubungan kerjasama, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan alur prosedur
rekam medis dapat mempengaruhi sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit
Lancang Kuning Pekanbaru. Hal ini dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Jumlah Sumber Daya Manusia rekam medis yang berjumlah 5 orang di nilai
belum cukup dan efektif dalam pengelolaan rekam medis supaya tercapainya
tertib administrasi rumah sakit, dikarenakan petugas yang bertugas per shift 1
orang kecuali shift pagi berjumlah 2 orang. Karena job yang dibebankan kepada
petugas selain job rekam medis juga merangkap sebagai operator telepon dan
pelayanan admitting atau pendaftaran pasien baik rawat inap maupun poliklinik,
sehingga job utama sering terbengkalai.
2. Sarana dan Prasarana di ruang rekam medis masih minim sehingga petugas tidak
maksimal dalam bekerja, karena jumlah komputer yang masih kurang yang
hanya ada 2 buah sedangkan minimal 3 buah yaitu untuk pendaftaran pasien
rawat inap karena loket pendaftarannnya berada jauh dari ruang rekam medis,
untuk pendaftaran pasien poliklinik harus ada 1 unit komputer jadi petugas tidak
perlu mendaftarkan secara manual dan satu unit komputer untuk pengolahan
data dan pembuatan statistik rumah sakit yang berada di ruang pengolahan.
Kemudian SIMRS ruangan rekam medis belum optimal dalam pemanfaatannya,
serta rak penyimpanan rekam medis perlu dibuat sesuai dengan kebutuhan.
3. Dalam hal kerjasama tim dan antar unit lain tidak ada masalah atau kendala yang
dapat menghambat pelayanan kesehatan sehinga petugas dapat bekerja denga
baik dan benar.
4. Standar Operasional Prosedur (SOP) di ruang rekam medis sudah ada dan di buat
oleh petugas rekam medis, tetapi belum disahkan oleh pihak manajemen karena
tidak pernah ditanyakan. Kemudian selain SOP rekam medis juga membuat job
desctiption masing-masing petugas sebagai pedoman dalam bekerja tetapi
karena ada nya penambahan tanggung jawab kepada petugas rekam medis yaitu
merangkap sebagai operator jadi petugas tidak terpaku pada SOP dan Job
Description yang ada.
5. Alur rekam medis dalam hal ini untuk alur berkas rekam medis masih berbelit
sehingga petugas rekam medis dalam pembuatan sensus harian untuk statistik
rumah sakit tidak tepat pada waktnya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka didapatkan saran
1. Adanya penambahan petugas sebagai custumer service atau operator telepon

supaya petugas rekam medis terfokus pada kegiatan pokok rekam medis dan
petugas pendaftaran pasien rawat inap dan rawat jalan serta adanya petugas di
ruang penyimpanan sebagai pelayanan peminjaman berkas dan filling. Sehingga
hasil kerja di unit rekam medis lebih maksimal.
2. Sarana dan prasarana ruang rekam medis hendaknya di penuhi misalnya
kebutuhan komputer dan pada SIM RS ruangan rekam medis mempunyai out
put dari kegiatan pelayanan kesehatan seperti dalam pembuatan laporan
statisitik rumah sakit dan pelaporan tidak lagi dibuat secara manual.
3. Dalam hubungan kerjasama tim dan antar /unit lain tidak ada kendala dan harus
dipertahankan karena antar unit akan saling keterkaitan demi tercapainya
pelayanan yang optimal.
4. Standar Operasional Prosedur (SOP) hendaknya di buat ulang dengan melibatkan
jajaran terkait dan perlu segera disahkan oleh pihak manajemen, agar petugas
dapat bekerja sesuai dengan aturan baku dan bekerja dengan tenang.
5. Sebaiknya alur dokumen rekam medis diperbaiki agar berkas rekam medis tidak
terlalau lama berada di luar rekam medis karena standar berkas rekam medis
pasien harus kembali ke unit rekam medis maksimal 2 x 24 jam setelah pasien
pulang. Dan petugas rekam medis dapat melakukan pembuatan sensus dengan
segera dan pembuatan laporan statistik rumah sakit dapat dilakukan dengan
tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Aditama. (2002) Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi Kedua. Jakarta:
Universitas Indonesia.
Akmal, S (2007). Tinjauan Proses Persiapan Akreditasi Rekam Medis di RSUD
Bengkalis Grand Hospital, Pekanbaru
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
APKIES IRIS (2000), Rekam Medis
(http://www.apkies.com/Iris.html, diakses Juli 2008)
Boy S.Sabarguna. (2004) Pemasaran Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium RSI: 1-21.
DepKes RI. (1997) Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.
Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik
Depkes RI, (2004) Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan di Tingkat
Provinsi, Kab/Kota serta Rumah Sakit, Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan
Medik.
Edna K Hufman terjemahan Erkadius. (1998) Health Information Management II.
Padang.
Hadisantoso, Dr. (2003), Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia dibidang
Kesehatan Khususnya untuk Perekam Medis (Manajemen Informasi Kesehatan)
dalam menyonsong era globalisasi, Dalam makalah Seminar Nasional Kongres
Rakernas I-III (hlm.285-298), Jakarta: PORMIKI
Henny Maria Ulfa, (2007), Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit
Anak dan Bersalin Eria Bunda Pekanbaru, Pekanbaru
Moekijat, (1991 ), Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung
Moleong, L.J, (2004). Metode Penelitian Kualitatif, Bandung : Rosda Karya
Merida L Johns terjemahan Erkadius. 2002. Health Information Management : An

Applied Approach AHIMA, Chicago
Notoatmodjo, (2003). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rinaeka Cipta
Poernomo, B. (2002), Perlindungan Hukum Kesehatan Hak Milik Rekam Medis Pasien
dan Problem Komputerisasi, Yogyakarta: Diskusi Panel Nasional Komputerisasi
Rekam Medis Dipandang dari Perspektif Hukum.
Rasjid, M. (2003), Key indicator performance rumah sakit, Dalam Kumpulan Materi
TOT Jabatan Fungsional Perekam Medis (hlm. 1-15). Jakarta:PORMIKI.
RSLK, (2008) Profile Rumah Sakit Lancang Kuning. Pekanbaru
Sanjoyo, R. (2008), Sistem Informasi Kesehatan
(http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id, diakses Juli 2008)
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Hang Tuah, (2008). Panduan Skripsi Program Sarjana
(S1). Pekanbaru
Wijono, D. (1997). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Surabaya: Airlangga
Univerity Press
No
Variabel
1
MAT
RIK
WAW
ANC
ARA
MEN
Jawaban Informan
D1
D2
D3
Pendidikan
S2
SMEA
DIII
SDM
Memang SDM padaBelum, sebab tenagaBelum, karena
untu
rekam
medis
masih
rekam
medis
bekerja
petugas
rekam
saya
DALAM DENGAN INFORMAN UTAMA
minim sekali apalagi3
shift
denganmedis merangkap yang
dengan
adanya
jumlah
SDM
5sebagai
sudah
Untuk jumlah tenaga rekam medis sudah memadai sebenarnya, tapi
karena operator
penambahan
orang
dantelpon sedangkan beban
ada penambahan tanggung
jawab diluar job disc
rekam medis sehingga
tanggungjawab
merangkap
sebagai
dinas per shift 1
diberi
membuat terbengkalai pelaksanaan tugas-tugas rekam medis yang biasa
pekerjaan
seperti
operator
orang
kecuali
shift
kerja
dilaksanakan tepat waktu dan terperinci. Kesimpulannya tenaga memadai,
untukmedis operator,
pagijob
2 orang.
sepert
tapi pelaksanaan sistem rekam
terbengkalai karena penambahan
mungkin
ini
Sedangkan kegiatan meny
dikarenakan
rekam medis banyak tenag
peruhasaan masih
yang harus
dibutu
terfokus
pada
dikerjakan.
berku
penambahan SDM
kerja
di unit lain seperti
lebih
perawat.
pelay
dan
rawat
kegia
medis
karen
tadi.
2
Sarana
danMengenai sarana
Belum memadai,
Belum
Prasarana
dan prasarana di
karena kondisi
penyi
rekam medis kami rumah sakit
pasien
sekarang lagi
Lancang Kuning
untuk
mengushakan untuk yang masih baru
sehing
penambahan rak
seharusnya
tidak
penyimpanan berkas mempunyai
kerus
sesuai dengan
penyimpanan file berka
kebutuhan. Untuk yang lebih efektif
komputer saya rasa
sudah memadai
jumlahnya 2 unit
disc rekam medis
Belum, karena ruangan terlalu sempit sehingga kegiatan pengolahan data dan filling
masih berada dalam satu ruangan
Baik dan tidak ada kendala yang mengganggu.
Sistem program komputer untuk rekam

medis tidak tersedia jadi pelaksanaan
MATRIK
No
Variabel
pekerjaan dlaksanakan sistem manual
hingga
WAWANCARA
keakuratan data kurang, tingkatMENDALAM
kesulitan
tinggi untuk dikerjakan
DENGAN
INFORMAN
Sudah,
jelas
dan sering berubah-ubah, apalagi tentang alur pasien perusahaan
PENUNJANG
ya
sangat susah dan terlalu banyak
Koderekam mediaP1yang kurang jelas dan berbelit-belit apalagi
P2
P3
Alur
kalau pasien
Pendidikan
III mau dirawat.
D III
D III
Alur
perusahanDyang
SDM
Tidak,
karena
jumlah
Belum
memadai,
Sudah,
rekam
Seperti sarana dan prasaran, tempat/lokasi kerja, alur kerja yang tidak
jelastapi mereka ma
dan dalam
dikarenakan
sistem kerjakelabakan dalam beke
medis
Alur kerjamereka
rekam sedikit
medis yang
tidak jelas
dan berbelit-belit
satu shif hanya bekerja satu rekam medis tidak terfokuskarena masih
disini
orang itupun merangkap
pada kerja rekam medis itu
kurang
operator
sendiri, melainkan masih
merangkap dengan operator
Sudah cukup memadai. cukup satu ruangan Sarana dan prasarana sangat Baik,
Belum memadai un
saja kalau tempatnya dipisahkan sangat
kurang, kalo bisa tempat
ruangan rekam medis
menyulitkan anggota untuk bolak-balik
dan sarana disediakan yang
rumah sakit swasta.
mencari data dan berkas
lebih memadai, dikarenakan
tempat penyimpanan file
biar tidak menganggu
sistem kerja rekam medis,
karena suasana ruangan
berpengaruh terhadap kerja
karyawan itu sendiri
Kerjasama Tim
Baik dan tidak ada masalah Cukup
baik,
karenaBaik
yang menganggu
karyawan yangsatu dengan
yang
lainnya
saling
melengkapi
SOP
Tidak, karena rekam medis Tidak,
karena
sudahTidak ada
di rumah sakit lancang
melampaui kegiatan yang
kuning merangkap sebagai harus dilaksanan di rekam
operator
medis mislanya merangkap
operator
dan
sering
membantu kegiatan lainnya
1.
Sarana & Prasarana
3.
4.
5.
Alur Rekam Medis
Jumlah tenaga yang sedikit, mempunyai dua ruangan yang jauh, merangkap operator,
sistem kerja tidak efisien karena harus dua kali kerja untuk menginputkan data
dikomputer
Alur kerja yang masih belum jelas dan semraut, tempat/sarana dan prasarana, tugas
yang dibebankan harus merangkap operator.
Tidak ada
Sarana dan prasarana belum memadai, jumlah tenaga belum merata dan alur kerja
rekam medis yang belum jelas
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA TENTANG GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT LANCANG KUNING PEKANBARU
TAHUN 2008
Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis di rumah sakit Lancang
Kuning Pekanbaru tahun 2008.
Informan Utama (D1)
Pertanyaan Umum
Tanggal wawancara :
Unit Kerja :
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :
1. Bapak sebagai direktur RS Lancang Kuning, Apakah upaya yang dilakukan utuk
meningkatkan kualitas SDM di ruang rekam medis
2. Apakah semua SDM di rekam medis pernah diberikan pelatihan atau seminar tentang
rekam medis
3. Bagaimana menurut bapak dengan ruangan rekam medis saat ini, karena ruang
penyimpanan dan pengolahan data berada dalam satu ruang.
4. Apakah menurut bapak rekam medis sudah membuat SOP untuk pedoman dalam
bekerja.
Ya, Apakah bapak terlibat dalam pembuatannya

Tidak, Kenapa
5. Bagaimana menurut bapak kerjasama antar petugas rekam medis dan unit lain,
apakah ada kendala?

TAHUN 2008
Tujuan Penelitian
Informan Utama (D2)
Pertanyaan Umum
Tanggal wawancara :
Unit Kerja :
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :
1. Ibu sebagai kepala rekam medis, apakah menurut ibu jumlah tenaga rekam medis
sudah cukup dalam pelaksanaan sistem rekam medis
2. Apakah menurut ibu tenaga rekam medis yang ada mempunyai kemampuan dan
pengetahuan dalam pelaksanaan sistem rekam medis
3. Apakah dari pihak manajemen pernah mengikutkan atau memberikan pelatihan
tentang sistem rekam medis kepada tenaga rekam medis?
Pernah, berapa kali?
4. Apakah semua tenaga rekam medis pernah diberikan diklat tentang sistem rekam
medis
5. Bagaimana menurut ibu luas ruang rekam medis saat ini, apakah memadai?
6. Bagaimana dengan sarana dan prasarana di rekam medis, apakah sudah cukup
menunjang dalam penyelenggaraan sistem rekam medis, jika tidak mengapa?
7. Apakah pihak rumah sakit memperhatikan tentang kebutuhan sarana dan prasarana di
rekam medis?
8. Mengapa ruang pengolahan data dan ruang penyimpanan berkas tidak di pisahkan,
apakah itu nanti akan membahayakan petugas yang bekerja didalamnya?
9. Apakah rekam medis sudah dibuatkan SOP nya? Jika ya, apakah petugas sudah
bekerja sesuai dengan SOP yang ada?
10. Siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP rekam medis
11. Apakah kegiatan yang dilakukan masih dalam cakupan sistem rekam medis?
12. Bagaimana teamwork antar petugas rekam medis?
13. bagaiaman teamwork petugas rekam medis dengan unit lain?

TAHUN 2008
Tujuan Penelitian
Informan Utama (D3,D4,D5,D6)
Pertanyaan Umum
Tanggal wawancara :
Unit Kerja :
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :
1. Apakah menurut sdr/I jumlah tenaga rekam medis yang ada sudah memadai dalam
pelaksanaan sistem rekam medis?
2. Apakah sdr/I pernah diberikan atau mengikuti pelatihan tentang rekam medis?
3. Hal-hal apas saja yang menghambat sdr/I dalam pelaksanaan sistem rekam medis?
4. Bagaimana sarana dan prasarana yang ada direkam medis, apakah menurut sdr/I telah
memadai dalam menunjang penyelenggaraan sistem rekam medis?
5. Menurut sdr/I apakah ruang pengolahan data dan penyimpanan berkas perlu adanya
pemisahan?
6. Apakah SOP rekam medis sudah ada? Apakah sdr/I mengetahuinya?
7. Apakah sdr/I mengetahui job description anda?
8. Apakah sdr/I terlibat dalam pembuatan SOP rekam medis?
9. Apakah job atau kegiatan yang sdr/I lakukan semuanya masih dalam cakupan sistem
rekam medis?
10. Bagaimana kerjasama sdr/I antar sesama dan antar unit lain, apakah ada kendala?

TAHUN 2008
Tujuan Penelitian
Informan Penunjang (P1,P2,P3,P4)
Pertanyaan Umum
Tanggal wawancara :
Unit Kerja :
Nama :
Umur :
Pendidikan :
Lama Kerja :
1. Bagaimana menurut sdr/I jumlah tenaga rekam medis yang ada, apakah sudah
memadai untuk pelaksanaan sistem rekam medis?
2. Apakah menurut sdr/I tenaga rekam medis mempunyai kemampuan dan pengetahuan
dalam pelaksanaan sistem rekam medis?
3. Menurut sdr/I hal-hal apa saja yang menghambat petugas rekam medis dalam
bekerja?
4. Bagaimana menurut sdr/I tentang sarana dan prasarana di ruang rekam medis?
5. Apakah menurut sdr/I ruang pengolahan data dan penyimpanan berkas perlu
dilakukan pemisahan?
6. Apakah menurut sdr/I kegiatan atau job tenaga rekam medis selama ini masih dalam
cakupan sistem rekam medis
7. Bagaimana menurut sdr/I tentang kerjasama antar petugas rekam medis selama ini?
8. Bagaimana menurut sdr/I kerjasama petugas rekam medis dengan unit lainnya?
NoSistem Pengelolaan RekamVariabel

Lembaran Observasi
Medis
1.
Struktur
Organisasi
Rekam Medis
2.
Daftar Dinas Petugas
3.
Uraian Tugas Rekam
Medis
4.
SOP Rekam Medis
5.
Pelaporan
Rekam
Medis
6.
Komputer dan ATK
7.
Team Work
8.

Skripsi Rekam Medik

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Skripsi Rekam Medik

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Skripsi Rekam Medik

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT LANCANG KUNING

PEMINATAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM

PEMINATAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

Pekanbaru, 13 September 2008

(dr. Hoppy Dewanto, M. Kes)

GAMBARAN SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS

( Dr Hoppy Dewanto M.Kes )

(Dra Afrida Wahid M.Kes)

(Drs Djamaris Djamal M.Kes)

Pekanbaru, 19 September 2008

( Nopriadi, S.K.M, M.Kes )

Pekanbaru, 19 September 2008

PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

Kesimpulannya Jumlah Sumber Daya Manusia rekam medis yang berjumlah 5

c. Proses Pengolahan Rekam Medis .................................... 15

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Alur Pasien Rawat Jalan ... 36

Dengan Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha

Orangtua adalah orang yang serba kekurangan

Forgetten Friends CACING GILO.

Dalam era globalisasi pemerintah dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada

Adapun jumlah tenaga rekam medis di RS Lancang Kuning adalah

3. Bagi Rumah Sakit

Penelitian Sekarang Saidatul Akmal (2007)

3. Pengertian Rekam Medis

4. Tujuan Rekam Medis

5. Kegunaan Rekam Medis

Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan :

3). Pemberian nomor seri unit

c). Perakitan rekam medis rawat inap untuk pasien bedah

d). Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus kebidanan

3). Indeks Dokter

Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah

e. Sistem Kearsipan Rekam Medis

f. Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis

2. Jadwal retensi arsip

7. Resiko Teknologi Komputer dan Kerawanan Rekam Medis

c. Isi rekam medis mengandung confidential communication dan privileged

Komputer tidak dapat memulai berfikir, membetulkan kesalahan sendiri atau

Pelayanan kesehatan dituntut untuk mendapatkan memberikan pelayanan yang

b. Alur Dokumen Pasien Rawat Jalan

c. Alur Pasien Rawat Inap

d. Alur Dokumen Pasien Rawat Inap

Sumber : Depkes RI 1997

Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu

b. Struktur Organisasi Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru

Ruang ICU (Intensive Care Unit)

d. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru

a. Karakteristik kelompok informan utama

b. Karakteristik Kelompok Informan Penunjang

Pelayanan kesehatan dituntut untuk mendapatkan memberikan pelayanan yang

d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Rekam Medis

1. Adanya penambahan petugas sebagai custumer service atau operator telepon

Merida L Johns terjemahan Erkadius. 2002. Health Information Management : An

disc rekam medis

Baik dan tidak ada kendala yang mengganggu.

Sistem program komputer untuk rekam