PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

ADMINISTRASI PERKANTORAN
LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN) ADMINISTRASI

PERKANTORAN
PEMERINTAH KOTA BUKITTINGGI
BAGIAN ORGANISASISEKRETARIAT DAERAH
Jl. Kusuma Bhakti (Bukit Gulai Bancah)

Disusun Oleh

NAMA
NIS
KELAS

: MILA EFRIYANTI
:
: XI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 1
PADANG PANJANG

Jl. K.H Ahmad Dahlan No. 70

Padang Panjang
LEMBAR PENGESAHAN DARI PEMERINTAHAN KOTA BUKITTINGGI

Laporan ini telah diperiksa dan disahkan pada

Tanggal 18 Bulan Agustus Tahun 2016

Mengetahui :

Kepala Bagian Organisasi,

Drs. NOVRI,M.Pd
NIP. 196411241991031004

Pembimbing Praktek,
Kasubag Analisis dan
Aparatur

TAUFIQURRAHMAN,S.Sos
,MM

i
LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH

Laporan ini telah diperiksa dan disahkan pada

Tanggal 18 Bulan Agustus Tahun 2016

Ketua Program Keahlian

Administrasi Perkantoran,

Guru Pembimbing,

Dra. YENNI ATRI

NIP. 196501121994122007

Dra. NILMA
NIP. 196506151991012004

Mengetahui / Menyetujui,
Kepala Sekolah,
SMK N 1 Padang Panjang

WEDIA HIDAYANA, S.Kom,

M.Pd.T
NIP. 197508182005012010

ii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan dan sekaligus dapat menyusun Laporan Praktek Kerja
Industri (Prakerin)
yang telah dilaksanakan di PEMERINTAH KOTA
BUKITTINGGI.Laporan ini disusun berdasarkan hasil Pelaksanaan Kegiatan
Perakerin yang dimulai pada tanggal 18 April sampai dengan 18 Agustus
2016 di BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA BUKITTINGGI.
Tujuan dari penyusunan Laporan Praktek Kerja Industri ini adalah
untuk memenuhi salah satu syarat dalam menempuh ujian akhir prakerin
tahun pelajaran 2015/2016. Laporan ini disusun berdasarkan data yang
sesungguhnya yang penulis dapatkan selama melaksanakan Praktik Kerja
Industri di BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA BUKITTINGGI.
Sehubungan dengan terlaksananya Prakerin ini tidak terlepas dari
bantuan dan dorongan dari semua pihak secara moril maupun materil,
oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Bapak H.M Ramlan Nurmatias,SH selaku Walikota Bukittinggi.
2. Bapak Kepala Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi.
3. Bapak / Ibuk Kasubbag dan Fungsional Umum Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi.
4. Orang tua yang selalu memberikan motivasi selama praktek kerja
industri (PRAKERIN)
5. Ibu Wedia Hidayana, S.Kom, M.Pd.T selaku kepala SMKN 1 Padang
Panjang.
6. Ibu Dra. Yenni Atri selaku Pembimbing Pelaksanaan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN).
7. Semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam
penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun bagi pembaca dan masyarakat umum, semoga laporan ini
bermanfaat.

Padang Panjang, 18 Agustus

2016
Penyusun

MILA EFRIYANTI

iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL / SAMPUL
LEMBAR
PENGESAHAN
DARI
PEMERINTAH
KOTA
BUKITTINGGI...............................................i
LEMBAR
PENGESAHAN
DARI
SEKOLAH..................................................................................................ii
KATA
PENGANTAR...................................................................................................
........................................iii
DAFTAR
ISI..................................................................................................................
.........................................iv
BAB I: PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2. Rumusan Masalah
1.3. Tujuan Praktek Kerja Industri
1.4. Tujuan pembuatan laporan Praktek Kerja Industri
1.5. Metode Pengumpulan Data
1.6. Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri
BAB II: PROSES PRAKTEK KERJA ADMINSTRASI PERKANTORAN
2.1. Latar Belakang
2.2. Disiplin Kerja
2.3. Materi Pelatihan Selama Praktek Kerja Industri
2.4. Skema Langkah-langkah Kerja
BAB III: PENUTUP
3.1. Kesimpulan
3.2. Saran-saran
DAFTAR PUSTAKA

iv
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas Latar Belakang Pelaksanaan Laporan
Praktek Kerja Industri, Rumusan masalah, Tujuan Praktek Kerja Industri,
Tujuan Pembuatan Laporan Praktek Kerja Industri, Metode Pengumpulan
Data, dan Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri.
1.1 Latar Belakang
Praktek Kerja Industri (Prakerin) adalah salah satu kegiatan
pembelajaran siswa yang berlangsung di Dunia Kerja. Kegiatan ini
bertujuan untuk membekali siswa dengan ilmu-ilmu yang ada disekolah
melalui ilmu-ilmu tersebut diterapkan ditempat kerja/Prakerin yang telah
ditentukan. Sehingga para siswa dapat menerapkan disiplin ilmu dan
penerapannya dilapangan
Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian
dan siap kerja karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak dunia
usaha/ industri. Oleh karena itu diadakan suatu program Pendidikan
Sistem Ganda (PSG) yaitu dengan melaksanakan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN) agar setiap siswa lulusan SMK mempunyai pengalaman dalam
dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha tersebut secara nyata
setelah lulus sekolah.
Dalam Sistem Pendidikan Nasional Sekolah Menengah Kejuruan (SMK),
merupakan salah satu sub sistem yang mempunyai fungsi dan peranan
langsung dalam pengembangan sumber daya manusia, sebagai Integral
Program Pembangunan Ekonomi.
Sebagai sub sistem dari sistem pendidikan Nasional Sekolah Menegah
Kejuruan (SMK) berfungsi menyiapkan tenaga kerja yang mempunyai
kemampuan profesional. Hal ini dilakukan karena selama ini pelajaran
praktik kejuruan yang dilakukan di sekolah masih banyak di mulai
sehingga belum banyak memberikan keahlian yang profesional terhadap
siswa didik.
Dengan megikuti garis besar kebijakan pemerintah dalam bidang
pendidian dan mempelajari situasi di Indonesia dewasa ini prinsip
penguasaan keahlian profesi, maka perlu diterapkan praktik kerja industri

(prakerin) dalam bentuk praktik industri untuk sekolah menegah kejuruan

umumnya sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penulisan laporan PKL meliputi :
1. Tugas yang diberikan selama melakukan PKL beserta deskripsi
tugas di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi.
2. Memberikan penjelasan dari hasil pengamatan selama melakukan
PKL di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi.
1.3 Tujuan Praktek Kerja Industri
Secara umum pelaksanaan program Praktek Kerja Industri ditujukan
untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa di bidang
Administrasi Perkantoran, penyesuaian diri dengan situasi yang
sebenarnya, mengumpulkan informasi dan menulis laporan yang berkaitan
langsung dengan tujuan khusus. Setelah siswa melaksanakan program
Praktek Kerja Industri secara khusus siswa diharapkan memperoleh
pengalaman yang mencakup tinjauan tentang perusahaan, dan kegiatankegiatan praktek yang berhubungan langsung dengansurat menyurat. Dan
mempersiapkan para siswa/siswi untuk belajar bekerja secara mandiri,
bekerja dalam suatu tim dan mengembangkan potensi dan keahlian sesuai
dengan minat dan bakat masing-masing.
Tujuan yang diharapkan dapat tercapai dari kegiatan Praktek Kerja Industri
( Prakerin) adalah :
1. Menghasilkan / mencetak seseorang yang siap dalam persaingan
dunia usaha sehingga profesionalisme dan keterampilan serta etos
kerja dituntut dalam hal ini.
2. Memperkokoh Link And Match ( Keterkaitan dan Kesepadanan)
antara ilmu yang diberikan di sekolah dengan Dunia Usaha serta
Dunia Industri yang akan mereka hadapi.
3. Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang efisiensi dan Profesional
dalam proses pendidikan dan pelatihan yang berkualitas dalam
dunia usaha.
4. Meningkatkan Pengalaman dan Penghargaan terhadap Pengalaman
Kerja sebagai bagian proses pendidikan.
1.4 Tujuan pembuatan laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah agar para siswa dapat
melatih jiwa mandiri, berani, tanggung jawab serta disiplin. Selain itu juga
dapat mengkaji ilmu terapan di lapangan dengan sekolah. Adapun isi
laporan yang harus disusun para siswa adalah hasil kegiatan selama
PRAKERIN. Tujuan dari pembuatan laporan tersebut antara lain adalah :
1. Untuk mengetahui perkembangan siswa selama mengikuti Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN).
2. Menambah perbendaharaan perpustakaan Sekolah dan sebagai
pengetahuan bagi siswa angkatan selanjutnya.

3. Sebagai latihan bagi siswa dalam membuat sebuah laporan

kegiatan.
4. Sebagai bukti bahwa siswa telah melakukan praktek yang di lakukan
di DUDI (Dunia Industri).
5. Sebagai syarat mengikuti Ujian Nasional. Untuk mengetahui
perkembangan siswa selama
mngikuti praktek
di dunia
usaha/industri.
6. Menghasilakan /mencetakseseorang yang siap dalam persaingan
dunia usaha sehingga profesionalisme dan keterampilan serta etos
kerja dituntut dalam hal ini.
7. Memperkokoh Link And Match ( Keterkaitan dan Kesepadanan)
antara ilmu yang diberikan disekolah dengan Dunia Usaha serta
Dunia Industri yang akan mereka hadapi.
8. Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang efisiensi dan Profesional
dalam proses pendidikan dan pelatihan yang berkualitas dalam
dunia usaha.
9. Meningkatkan Pengalaman dan Penghargaan terhadap Pengalaman
Kerja sebagai bagian proses pendidikan.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Sebagai bahan Laporan Prakerin di Sekretariat Daerah Kota
Bukittingg penulis mengumpulkan data-data dengan cara:
1. Bertanya kepada Instruktur yaitu Kabag beserta stafnya.
2. Mengumpulkan arsip-arsip yang telah lalu, serta membaca panduan
register surat-surat yang telah dibuat.
3. Serta membaca dan menganalisa tugas-tugas kakak tingkat yang
telah lalu dari berbagai macam tempat Prakerin yang telah mereka
jalani.
4. Melihat dan memodifikasi contoh-contoh laporan Prakerin yang telah
dibuat sebelumnya.
5. Bertanya-tanya kepada kawan dan kakak tingkat serta guru-guru
yang membidangi masalah Administrasi.
6. Gambaran Umum Sekretariat Daerah
7. Struktur Organisasi Bagian Organisasi
8. Inventarisasi tentang alat-alat dan benda-benda yang di kerjakan di
tempat Prakerin.
1.6.Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri
Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri terdiri atas 3 (tiga) bab
dengan perincian sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Bab ini akan membahas Latar Belakang Pelaksanaan Laporan Kerja
Praktek, Rumusan Masalah, Tujuan Praktek Kerja Industri, Tujuan
pembuatan laporan Praktik Kerja Industri, Metode Pengumpulan Data, dan
Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri.
BAB II : PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI

Pada Bab ini membahas Latar belakang Sekretariat Daerah Kota

Bukittinggi, Disiplin kerja, Materi pelatihan selama prakerin, dan skema
langkah-langkah kerja.
BAB III :PENUTUP
Berisikan kesimpulan dan saran selama pelaksanaan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN).

BAB II
KEGIATAN DI INDUSTRI
2.1

. Latar belakang
GAMBAR BALAI KOTA BUKITTINGGI

Jln. Kusuma Bhakti Bukit Gulai Bancah.

Kantor Balai Kota Bukittinggi yang berdiri megah dimana pengaturan

posisi yang terletak lebih tinggi dari pada kota, sehingga di lihat dari
penjuru manapun akan terlihat keindahannya.
Pindahnya kantor balai kota ke daerah Bukit Gulai Bancah
setidaknya langkah awal penyebaran pembangunan di kota yang
berdekatan dengan Perpustakaan Proklamator Bung Hatta yang menjadi
marwah Intelektual orang minang. Kebijakan ini di nilai positif oleh
Masyarakat luas dan di bangunnya Balai Kota ini
diharapkan bisa
memecah konsentrasi orang untuk tidak selalu berurusan di pusat kota.
Di kantor Balai Kota ini mempunyai fasilitas yang cukup lengkap
diantaranya beberapa bagian ruangan baik ruangan walikota beserta
wakil walikota , ruangan sekretaris daerah, ruangan assisten , dan ruangan
bagian-bagian untuk para pegawai sesuai dengan bagiannya, ada pula
sejumlah gudang, bank nagari, ruang foto copy, toilet, aula untuk rapat
,dan parkiran yang sangat luas.

Visi Kota Bukittinggi

Terwujudnya Bukittinggi kota tujuan wisata, pendidikan, kesehatan,
perdagangan, dan jasa berlandaskan nilai-nilai agama dan budaya .
MISI Kota Bukittinggi
1 Mengembangkan dan memperdayakan partisipasi berbagai potensi
pemangku kepentingan (pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat).
2 Meningkatkan kinerja pemerintah secara professional, transparan,
akuntabel, dan mempunyai jiwa kewirausahaan.
3 Meningkatkan pembangunan, panataan ,dan pengelolaan sarana
dan prasarana kota secara terpadu dan berwawasan lingkungan .
4 Mengembangkan sistem ekonomi perkotaan yang lebih berdayaguna
.
5 Meningkatkan pelayanan pariwisata, pendidikan, kesehatan,
perdangan dan jasa , serta kesejahteraan sosial masyarakat.
Sejarah bukittinggi dan tatanan masyarakatnya

Hari jadi bukittinggi

Penentuan hari jadi suatu kota sangat penting artinya, bagi warga
masyarakatnya maupun bagi kota itu sendiri, dengan tujuan untuk:

1 Mengetahuai landasan historis kehidupan bagi kota,

memahami
nilai-nilai
ideal
yang
terkandung
dalam
pengalaman sejarahnya.
2 Memperoleh identitas kehadiran kota di pentas sejarah
perkembangan bangsa secara keseluruhan
3 Memperoleh landasan ideal dalam merintis perkembangan
kota selanjutnya.
Berdasarkan hal-hal di atas, Pemerintahan daerah Kota
Bukittinggi mengadakan pertemuan dengan tokoh-tokoh masyarakat, baik
yang berada di Daerah maupun yang berada di perantauan, dan terakhir
meminta pendapat DPRD memberikan beberapa Alternativ tanggal yang
dapat di tetapkan sebagai Hari Jadi Kota Bukittinggi setelah meminta pula
pendapat beberapa tokoh masyarakat baik yang berada di Kerapatan
Adat Nagari (KAN) maupun kepada Kerapatan Adat Kurai (KAK) dengan
disertai harapan, hendaknya Pemerintah daerah untuk penetapan
tanggalnya yang pasti menunjuk suatu badan atau lembaga yang
profesional di bidangnya untuk menseminarkannya.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan di atas, Pemerintah Kota
Bukittinggi, bekerjasama dengan SMK Negeri 1 Padang Panjang dan
beberapa pakar sejarah baik di Daerah maupun di tingkat nasional telah
menseminarkannya.
Hasil seminar tersebut mendapat pesetujuan DPRD Kota Bukittinggi ,
dengan surat keputusan no. 10/SK-II/DPRD/1988 tanggal 15 Desember
1988. Akhirnya Pemerintahan Daerah dengan surat keputusan Walikota
Kepala Daerah tingkat II Bukittinggi No.188.45-177-1988 tanggal 17
Desember 1988 menetapkan hari jadi kota bukittinggi tanggal 22
Desember 1784.
Hari jadi kota bukittinggi memperoleh rumusan yang mengandung nilainilai:
1 Interogatif, karena dapat mempersatukan berbagai unsure dan
golongan masyarakat kota yang semakain heterogen.
2 Inspiratif, karena dapat member inspirasi dalam menjawab
tantangan yang dihadapi kota di masa sekarang dan masa yang
akan datang .
3 Aspiratif, karena dapat menimbulkan rasa bangga seluruh warga
kota sehingga menjadi pendorong dalam berkarya.
4 Partriotisme, karena dapat menjadi salah satu modal pembinaan
kota sebagai bagian integral dari repoblik Indonesia.
BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA BUKITTINGGI
Bagian Organisasi mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan
kebijakan, pedoman, dan petunjuk teknis serta mengkoordinasikan,

memfasilitasi pembinaan dan penataan organisasi dan formasi perangkat

daerah, sistem tatalaksana aparatur Daerah, Akuntabilitas aparatur
daerah dan pelayanan publik, kelembagaan, perencanaan, pengendalian,
analisis dan pendayagunaan aparatur serta penatausahaan kepegawaian
Sekretariat Daerah.
VISI
Visi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi berkaitan dengan
pandangan ke depan menyangkut kemana instansi pemerintah harus
dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap
eksis, antisipatif, inovatif serta produktif.
Visi merupakan suatu gambaran tentang keadaan masa depan yang
berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan instansi pemerintah.
Visi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi yang di implementasikan mengacu
pada visi Pemerintah Kota Bukittinggi yaitu :
MASYARAKAT BUKITTINGGI CERDAS,
SEHAT DAN BEREKONOMI MAPAN DENGAN DILANDASI
NILAI-NILAI AGAMA DAN ADAT
MISI
Untuk
mewujudkan
visi
yang
telah
ditetapkan,
perlu
mengidentifikasikan misi. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau
dilaksanakan oleh instansi pemerintah sebagai penjabaran visi yang telah
ditetapkan. Adapun untuk mewujudkan visi tersebut diatas, Sekretariat
Daerah menetapkan 4 (empat) misi sebagai berikut:
1 Meningkatkan koordinasi pembinaan, pemahaman, dan pengamalan
nilai-nilai agama dan adat istiadat serta norma susila dalam
kehidupan bermasyarakat.
2 Meningkatkan kemampuan aparatur Pemerintah Daerah dan
Kelembagaan birokrasi dalam pengelolaan dan pelayanan
administrasi serta pelayanan public yang profesional, transparan
dan akuntabel.
3 Meningkatkan koordinasi pelayanan kota sebagai kota Pariwisata,
kota Pendidikan, kota Perdagangan dan Jasa serta kota Pelayanan
Kesehatan Masyarakat.
4 Meningkatkan Koordinasi pembinaan perekonomian, penanaman
modal, pembangunan daerah dan penataan lingkungan hidup yang
aman, nyaman dan sejuk.
Menciptakan Tata Kelola Pemerintahan yang baik berdasarkan
prinsip Good Governance and Clean Government.
TUJUAN SEKRETARIAT DAERAH
Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka
waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Tujuan ditetapkan dengan
mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta di dasarkan pada isu dan
analisis strategis.Tujuan Sekretariat Daerah yang tertuang pada Renstra

Sekretariat Daerah Tahun 20102015, tujuannya: (Memenuhi Kriteria

Spesifik, Measurable, Achievable, Result Oriented, Time Bound).
SASARAN SEKRETARIAT DAERAH.
Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata dalam rumusan yang
lebih spesifik, terukur dalam target waktu yang lebih pendek dari tujuan.
Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kisaran waktu tertentu /
tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan
dalam rencana strategis .
1 Berkurangnya praktek Kolusi, Korupsi dan Nepotisme (KKN) pada
proses penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
2 Terciptanya Sistem Kelembagaan dan Ketatalaksanaan Pemerintah
yang bersih, efisien, efektif, transparan, professional dan akuntabel.
3 Tidak adanya kebijakan dan tindakan Pemerintah yang bersifat
deskriminatif terhadap seluruh masyarakat. Strategi adalah cara
untuk mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan ke dalam
kebijakankebijakan dan program-program .
Kebijakan adalah kumpulan keputusan yang menentukan secara teliti
tentang bagaimana strategi akan tetap dilaksanakan atau merupakan
pedoman pelaksanaan tindakan atau kegiatan tertentu. Program adalah
kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu untuk mendapatkan hasil
dalam mencapai sasaran. Strategi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi,
terdiri dari :
1 Memperkuat kepemimpinan kelembagaan Pemerintah Kota mulai
dari top manager sampai low manager.
2 Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur, baik dari segi teknis
maupun mental.
3 Menata kelembagaan organisasi Pemerintah Kota secara efektif dan
efesien dan berorientasi kepada visi.
4 Meningkatkan pengawasan internal dan bekerjasama dengan
lembaga pengawas eksternal untuk selalu mengawali jalannya
penyelenggaraan Pemerintahan sesuai Peraturan PerUndangUndangan yang ada.
5 Mengintegrasikan dan mengsingkronkan program / kegiatan antar
Satuan Kerja Perangkat Daerah sesuai tugas pokok dan fungsi
masing-masing untuk menunjang pencapaian visi dan misi
pembangunan daerah.
2.2. Disiplin kerja
Ketentuan jam kerja di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota
Bukittinggi :
a. Hari Senin s/d Kamis : Pukul 07.30 WIB s/d 16.00 WIB
Waktu istirahat
: Pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB
b. Hari Jumat
: Pukul 07.30 WIB s/d 16.30 WIB
Waktu istirahat
: Pukul 12.00 WIB s/d 13.30 WIB

2.3. Materi Pelatihan Selama Prakerin

Kegiatan Praktek Kerja Industri ( Prakerin) dilaksanakan pada awal
tahun pelajaran ditingkat 3 (tiga), pada tahun ajaran ini Praktek Kerja
Industri dilaksanakan pada tanggal 18 April sampai dengan 18 Agustus
2016.
Selama Prakerin banyak sekali materi pelatihan yang dapat
diperoleh dan dapat dipraktekkan disekolah dan dunia industri. Materi
yang penulis dapat selama Prakerin di Bagian Organisasi Sekretariat
Daerah Kota Bukittinggi agak sedikit berbeda dengan materi yang didapat
dari sekolah sehingga penulis sedikit perlu penyesuaian lagi didalam
pelaksanaan pekerjaan Perakerin penulis selama di Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi. Adapun materi tersebut adalah :
a) Memberi nomor pada surat keluar
b) Meng-ekspedisi surat keluar
c) Mengetik
d) Meng-agendakan surat masuk / surat keluar
e) Mendistribusikan surat keluar
f) Mengangkat telpon
g) Melubangi berkas
h) Menstempel surat
2.4. Skema langkah-langkah kerja
1. Memberi nomor pada surat keluar
a) Mencari dan menuliskan nomor surat registrasi yang tertera
pada buku Agenda
b) Memasukkan nomor agenda pada surat yang akan diberi
nomor
c) Ekspedisikan surat yang akan dikirim
2. Meng-expedisi surat keluar
a) Mengisi tanggal pada buku expedisi
b) Menuliskan alamat, No. surat, dan isi ringkas surat yang akan
dikirim
c) Mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju dan minta
tanda tanggan penerima surat
3. Mengetik
a. Sediakan bahan yang akan di ketik
b. Ketik bahan tersebut
4. Meng-Agendakan surat masuk/surat keluar
a. Setelah di agendakan beri stempel Bagian pada surat masuk
b. Lampirkan lembaran disposisi pada surat masuk
c. Menuliskan tujuan atau maksud surat tersebut pada lembar
disposisi
d. Beri nomor pada surat keluar sesuai urutan nomor di buku
agenda
5. Mendistribusikan surat keluar
a. Foto copy surat yang akan dikirim
b. Beri stempel pada surat
c. Tulis alamat yang dituju

d. Lipat surat
e. Stapler surat
f. Kirim surat ke alamat yang tertera
6. Mengangkat telepon
a. Sediakan pena dan buku
b. Tunggu telpon bordering selama 3 kali
b. Angkat ganggang telpon
c. Ucapkan salam,seperti selamat siang / sore
d. Beritahu dari bagian apa,dan tanya mau bicara dengan siapa
dan dari bagian apa
e. Jika ada pesan catat di buku agenda pegangan
f. Selesai bicara ucapkan salam kembali dan biarkan orang yang
menelpon mematikan telpon
7. Melubangi berkas
a. Sediakan perforator
b. Ambil berkas yang akan di lubangi
c. Dilipat dua kertas dengan di beri tanda
d. Lubangi kertas dan sejajarkan tengah lipatan tadi dengan
tanda panah yang ada di perforator
8. Menstempel surat
a. Setelah surat di fotocopy,beri stempel pada surat
b. Tanda panah pada stempel di hadapkan ke depan
b. Pemberian stempel tidak boleh dilakukan berulang-ulang

BAB III
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
1. Prakerin merupakan salah satu materi yang diberikan kepada siswa,
khususnya program keahlian yang ada di sekolah Kejuruan yang
diterapkan secara kerja nyata dan langsung di praktekkan.

2. Penulis banyak mendapatkan ilmu Pengetahuan dan keterampilan

yang sebelumnya tidak di dapatkan di sekolah.
3. Penulis banyak mendapatkan wawasan dan pengalaman kerja di
dunia administrasi.
4.2.Saran-saran
Setelah melakukan Praktek Kerja Industri ( Prakerin), untuk
menjunjung visi dan misi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), maka
harapan penulis untuk kedepannya supaya pihak sekolah lebih
mempersiapkan kurikulum yang akan dijalani dan dihadapi sewaktu siswa
Prakerin, waktu pelaksanaan dilapangan supaya diperpanjang sehingga
para siswa Prakerin lebih memahami apa maksud dan tujuan Prakerin
tersebut.
Dengan adanya kesiapan tersebut dan lamanya waktu Prakerin
maka pihak sekolah diharapkan mendapatkan pembekalan yang cukup
dan bisa menerapkan dalam kehidupan sehari-hari.
4.3.DAFTAR PUSTAKA
-Arsip Balai Kota Bukitinggi
-www.bukittinggikota.go.id
-https://en.wikipedia.org/wiki/Bukittinggi
-www.bukittinggikota.go.id/index.php?class=text&file_id=90