You are on page 30of 101

Search document
scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd.
scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd.
 

 19

Sebaliknya pada organisasi / kantor yang relatif besar, biasanya pekerjaan pada kantor

tersebut dibagi-bagi menjadi beberapa unit tersendiri dengan personil masing-masing yang memiliki

tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab

personil administrasi , yaitu sebagai berikut. 1. Kepala kantor / pimpinan kantor /

direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran

aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil,

mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan. 2.

Administrator atau bagian administrasi / tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah

tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan
surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya. 3. Bagian keuangan atau kasir,

bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas

masuk. 4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan,

juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar. 5. Penerima tamu,

bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai

kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil

kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar / ukuran-

ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan

mutu,  jumlah dan waktu yang telah ditetapkan. Dengan demikian apabila karyawan atau

personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil

yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tersebut bekerja tidak dapat memenuhi
standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang kurang terampil atau belum

terampil.

4. Perangkat Kerja Personil administrasi

Sekarang ini banyak sekali jenis perangkat atau alat peralatan pendukung kerja bagi personil

administrasi. Agar para personil administrasi dapat bertugas dengan baik sesuai

kebutuhan dan keahliannya, para pimpinan kantor harus memberikan fasilitas yang

memadai, sehingga kinerja mereka baik dan dapat dipertanggung jawabkan. Umumnya

fasilitas kerja personil administrasi antara lain meja / kursi kerja, lemari arsip /

filing cabinet 

, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
 

 20

Komputer merupakan mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data.

Dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer, kemampuan komputer sebagai penunjang

kerja kantor semakin meningkat dan berbagai macam perangkat lunak pun (program dan
aplikasi) sudah tersedia dan mudah didapat. Sebelumnya, proses memasukan data harus

dilakukan secara manual oleh lebih dari satu orang dengan menghabiskan banyak biaya, tenaga,

dan pikiran. Kini dengan bantuan komputer cukup dikerjakan oleh satu orang saja dengan

waktu yang relatif singkat dan hasilnya bisa sempurna tanpa salah, kecuali bila data

yang dimasukkan memang sejak awal sudah salah / keliru. Beberapa kemudahan

penggunaan komputer, antara lain sebagai berikut. 1. Dengan aplikasi pengolah kata (

word processor 

), Anda tidak perlu lagi repot-repot mengetik surat berulang kali dan membuat surat

berlapis-lapis untuk dikirimkan kepada beberapa alamat. Dengan komputer cukup membuat satu

konsep surat, mengetik alamat yang dituju, kemudian komputer akan menggabungkan (

mail merge
) data alamat dan konsep surat tersebut secara otomatis. 2. Dengan piranti lunak lainnya

seperti

spread sheet 

 (pada program

microsoft excel 

), Anda juga dapat dengan mudah mengerjakan laporan keuangan, membuat neraca perusahaan,

menghitung laba-rugi dan lain-lain secara cepat dan rapi. 3. Begitu juga dengan aplikasi

pengolah data (

database

), Anda dapat mencatat dan mengarsipkan data serta mencari data tanpa harus

membolak-balikkan bahan ajar agenda atau kartu kendali. 4. Dengan alat

scanner 

, Anda dapat menyimpan data surat, grafik, gambar, tabel dalam beberapa CD (

Compact Disk 

),

Flash Disk 

 atau disket yang sangat menghemat biaya dan ruang penyimpanan, serta jauh lebih awet

dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk kertas. 5. Dengan

Local Area Network 

, modem, dan internet, beberapa komputer di lokasi yang berjauhan dapat dihubungkan,

sehingga Anda dapat saling tukar informasi dan data. Jaringan komputer yang seperti itu

sangat berguna untuk sentralisasi data. Misalnya, sebuah komputer di kantor pusat dapat
mengirim dan menerima data pekerjaan dari semua kantor cabangnya di seluruh dunia dalam waktu

yang relatif singkat dan tentu saja hemat biaya. 6. Dengan

email

electronic mail 

), Anda dapat mengirim surat kepada relasi dimana pun, tanpa harus membayar biaya pos,

melainkan cukup dengan biaya pulsa telepon lokal saja.

 

 21

7. Melalui internet, Anda bahkan dapat melakukan transaksi jual-beli dengan

menggunakan nomor kartu kredit. Sesuai perkembangan teknologi terkini, sekarang

telah hadir komputer  jinjing (

laptop

). Sebetulnya fungsi laptop sama saja seperti komputer, tidak ada perbedaan yang

mencolok sebagai mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data untuk

penunjang pekerjaan kantor, hanya saja keunggulan

laptop

 adalah bisa dibawa kemana-mana, karena bentuknya kecil sebesar tas kerja, sehingga

Anda melakukan aktivitas kerja dimana saja, kapan saja sepanjang Anda butuhkan.

Ketika membuka

laptop

 Anda langsung bisa melakukan aktivitas kerja, apalagi mesin

laptop
 juga dapat digerakkan hanya dengan baterai. Lebih jauh lagi, sekarang manusia mulai berangan-

angan bahwa suatu

saat nanti akan terwujud suatu “Kantor tanpa Kertas” (

Paperless Office

). Angan-angan tersebut bisa saja terwujud, ketika laptop semakin banyak digunakan

oleh hampir seluruh lapisan masyarakat dan segala informasi disampaikan dan saling

dipertukarkan hanya dalam bentuk keping data elektronik atau CD (

compact disk 

), sehingga tidak lagi dibutuhkan satu lembar kertas pun di dalam kegiatan perkantoran. Apabila hal

tersebut terwujud, sungguh merupakan penghematan biaya, waktu, dan tenaga.

5. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, cakap, berdaya guna dan

berhasil guna, diperlukan beberapa proses dan tahapan-tahapan antara lain: analisis

jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Simak uraian berikut.

1. Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), analisis adalah penyelidikan terhadap

suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-

musabab, duduk perkaranya). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa analisis jabatan (

 job analysis

) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja

yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan.  Analisis

jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Dengan demikian analisa

jabatan akan memberikan gambaran tentang syarat-syarat yang dibutuhkan bagi setiap

karyawan untuk menduduki  jabatan tertentu. Dengan arti lain, analisis jabatan

merupakan pedoman untuk

 
 22

penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan lainnya dalam mutasi, dan syarat

lingkungan kerja. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi

mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (

 job description

), spesifikasi pekerjaan (

 job specification

), dan evaluasi pekerjaan (

 job evaluation

). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk: - Perekrutan dan seleksi karyawan

 
- Kompensasi gaji karyawan

- Evaluasi jabatan

- Penilaian prestasi kerja karyawan

- Pelatihan (

training 

- Promosi dan pemindahan karyawan

 

- Organisasi

- Memperkaya pekerjaan

- Penyederhanaan pekerjaan

- Penempatan karyawan

 2. Rekrutmen

Setelah menetapkan karakteristik atau ciri-ciri personil/karyawan yang dibutuhkan, maka

perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan personil yang dibutuhkan sesuai dengan
kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen. Menurut Kamus Besar Bahasa

Indonesia (KBBI), rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Berdasarkan

pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari

dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu

perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi

jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar

mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut.

Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, keterampilan,
dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan

rekrutmen, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.

 23

b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja/karyawan biasanya melalui sumber internal

dan sumber eksternal perusahaan. Simak uraian berikut.

1) Sumber internal

Sumber internal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja

diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan

karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk

mengisi tugas baru. Keunggulan sumber internal: a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan

karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi. b) Loyalitas karyawan menjadi

besar/tinggi terhadap perusahaan. c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya

untuk iklan. d) Waktu perekrutan relatif singkat. Kelemahan sumber internal: a) Kurang
membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan. b)

Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

2) Sumber eksternal

Sumber eskternal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja

yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut. a) Pelamar datang

sendiri. b) Kantor Dinas Tenaga Kerja. c) Lembaga-lembaga pendidikan. d) Pemuatan iklan/

advertising 

. e) Referensi seseorang/rekanan karyawan. f) Mengambil dari perusahaan lain. g)

Nepotisme. Keunggulan sumber eksternal: a) Kewibawaan karyawan yang diterima

relatif baik. b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru. Kelemahan sumber eksternal:
a) Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama. b) Biaya rekrutmen relatif besar

karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi.

Documents Similar To 2. MODUL Administrasi Umum OKe

carousel next


ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KLS XI SMESTER

1.docx
UPLOADED BY
 Ardian Zinkser

Silabus Adm Umum Perhotelan

UPLOADED BY
SMK Tunas Bangsa

Pengantar Ekonomi Bisnis X

UPLOADED BY
Budi Prasetyo

RPP SARANA DAN PRASARANA

UPLOADED BY
Wisnu Darmoko

Rpp Kur 13 Pengantar Pariwisata Sem 1 Kd No 1

UPLOADED BY
 Nur Alif Fudin

Rpp Perencanaan Bisnis Fix

UPLOADED BY
Nuri Nugraheni

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas 11 SMK

UPLOADED BY
Adjat Sudrajat

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

UPLOADED BY
misswulans

RPP Pengantar Ekonomi Bisnis SMK MAARIF

UPLOADED BY
 Lilik Suryawan

Silabus Produk Kreatif Dan Kewirausahaan

UPLOADED BY
intan

soal - soal uas kearsipan

UPLOADED BY
Riri

C1. Administrasi Umum Kur 2013 - jun 2017.docx

UPLOADED BY
smk pgri 2 lahat

modul-administrasi-sarana-dan-prasarana-wiwin-windarti-
140412605521.pdf
UPLOADED BY
 AndYy'NhAquaRiussBoyYz

BAHAN Ajar Komunikasi Industri Pariwisata Bag.1

UPLOADED BY
julian

RPP PRODUKTIF TEKNOLOGI PERKANTORAN 1.docx

UPLOADED BY
fredian

RENCANAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN SMK Kelas X

mengikuti Silabus K13 Revisi 2017
UPLOADED BY
RizkyNasution

PS MODUL MENATA PRODUK.pdf

UPLOADED BY
 Evy Erlinawati

Produk Kreatif Dan Kewirausahaan 11 Smk

UPLOADED BY
Rina Tayora

RPP-KEARSIPAN
UPLOADED BY
Yuning Rahmawati

RPP KD 3.5 KORESPONDENSI

UPLOADED BY
ayikasik

Rpp Akuntansi Dasar

UPLOADED BY
 khadir rini agussalim

Soal Pengantar Ekonomi Dan Bisnis SMK kelas X

UPLOADED BY
purwani_widyaningtya

soal dan jawaban k3lh.pdf

UPLOADED BY
RoviqiAhmadII

RPP dasar-dasar perbankan SMK

UPLOADED BY
azizatul zainia

rpp etika profesi

UPLOADED BY
 ilham

MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

UPLOADED BY
rosa sallata

Praktikum Akuntansi Keuangan Lembaga

UPLOADED BY
M R Amarullah

Soal Pilihan Ganda Dan Jawabannya Tentang Dana Kas Kecil

UPLOADED BY
slamet rahardjo

Soal Peralatan Kantor Kl X AP

UPLOADED BY
 Dotz Sowolo

C1c. Silabus Pengantar Keuangan Dan Akuntansi

UPLOADED BY
Muhammad Firdaus

Footer Menu
ABOUT

 About Scribd
 Press
 Our blog
 Join our team!
 Contact Us
 Join today
 Invite Friends
 Gifts

SUPPORT

 Help / FAQ
 Accessibility
 Purchase help
 AdChoices

 Publishers

LEGAL

 Terms
 Privacy
 Copyright

Social Media

o
o
o
o
o

 Copyright © 2018 Scribd Inc.

 .
 Browse Books
 .
 Site Directory
 .
 Site Language:
Bahasa Indonesia