Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali

Mahasiswa berbasis Website

Studi Kasus Universitas Muhammadiyah Magelang

Agus Setiawan1)
Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang
Jl. Mayjend. Bambang Soegeng km 5, Mertoyudan Magelang Jawa Tengah
setiawan@ummgl.ac.id1

Abstract - Information technology was used in the world of education, needs to be done
to eliminate the problem of distance, time, and place in the delivery of information. This study
aims to identify and analyze the parents information system of the students based websites. The
parents information system of the students is expected to provide accurate and reliable
information for parents who had entrusted his son to the University of Muhammadiyah
Magelang to go through the process of high-level formal education as a student. Parents are
guardians of students in need of information on the progress of their children at any time in
accordance with academic activities, even in relation to finance for regular payments each
semester. The results of this research is a design model of parents information system of the
students with integrated with KRS online system that is already running.

Keywords: information systems, information systems academic, academic systems, information

systems parent.

Abstrak - Teknologi informasi dalam pemanfaatanya dalam dunia pendidikan perlu

dilakukan untuk menghilangkan masalah jarak, waktu, dan tempat dalam penyampaian
informasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa sistem informasi
orang tua wali mahasiswa berbasis website. Sistem informasi orang tua wali mahasiswa ini
diharapkan mampu memberikan informasi yang akurat dan terpercaya bagi orang tua wali yang
telah menitipkan anaknya kepada Universitas Muhammadiyah Magelang untuk menempuh
proses pendidikan formal tingkat tinggi sebagai mahasiswa. Orang tua wali mahasiswa
membutuhkan informasi perkembangan dari anaknya di setiap waktu sesuai dengan kegiatan
akademiknya, bahkan juga terkait dengan keuangan untuk pembayaran rutin tiap semester. Hasil
penelitian ini berupa model rancangan sistem informasi orang tua wali mahasiswa yang
terintegrasi dengan sistem KRS online yang sudah berjalan.

Kata Kunci: sistem informasi, sistem informasi akademik, sistem akademik, sistem informasi
orang tua wali

PENDAHULUAN tujuannya. Tujuan pendidikan yang salah

Dunia pendidikan saat ini perlu satunya adalah menyebarkan ilmu akan lebih
memanfaatkan teknologi informasi agar cepat tentunya dengan teknologi informasi,
dapat melangkah lebih cepat menuju dengan kemampuan teknologi informasi

8
 Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali ... Agus Setiawan

yang bisa menghilangkan masalah jarak, memang sengaja tidak memberi tahu orang
waktu dan tempat [1]. Belajar tidak harus tua walinya karena berbagai faktor.
melalui tatap muka, namun bisa Salah satu metode penyelesaian
memanfaatkan teknologi informasi misalnya masalah adalah dengan adanya sistem
adalah e-learning yang sekarang sudah informasi orang tua wali mahasiswa berbasis
banyak dimanfaatkan oleh beberapa website. Sistem informasi ini akan menjadi
perguruan tinggi. Pemanfaatan e-learning alat bantu orang tua wali mahasiswa dalam
masih sebatas pendukung saja, belum sampai memantau kegiatan akademik anaknya tanpa
menggantikan proses tatap muka pada harus meminta keterangan dari anaknya.
perguruan tinggi formal [2]. Sistem informasi ini memberikan resume
Pemanfaatan teknologi informasi juga terkait kegiatan akademik dari proses KRS,
sudah dimanfaatkan oleh bank untuk KHS dan juga kegiatan keuangan dalam hal
memberikan kemudahan dan menurunkan pembayaran kuliah.
biaya operasional dalam pelayanan secara
langsung kepada nasabahnya. Bank yang METODE
sudah memanfaatkan teknologi informasi Penelitian ini meliputi empat tahapan
dalam hal internet banking, sudah bisa yang harus dilakukan secara terstruktur dan
melayani nasabah dengan berbagai fitur yang sistematis. Langkah ini disusun untuk
cukup nasabah memanfaatkan dimanapun mendapatkan hasil yang optimal dan mampu
kapanpun tanpa harus antri di kantor cabang menyelesaikan masalah tepat pada inti
dan menyita banyak waktu [3]. permasalah (root couse). Berikut alur
Universitas Muhammadiyah Magelang penelitian yang akan dilakukan:
(UMMgl) sudah memanfaatkan teknologi Studi
informasi untuk mendukung kegiatan Pendahuluan
akademik dan keuangan. Mahasiswa dapat
memantau dan melakukan transaksi
akademik KRS, daftar ulang, daftar wisuda, Studi
Pustaka
dan kegiatan akademik lainnya melalui
laman krsol.ummgl.ac.id. Mahasiswa juga
dapat mengetahui tagihan keuangan juga bisa Perumusan
melalui laman krsol.ummgl.ac.id sesuai Masalah
dengan jumlah mata kuliah yang diambil.
Sehingga pelayanan dalam bidang akademik
Perancangan
dan keuangan akan lebih cepat dengan
Sistem
bantuan teknologi informasi.
Namun demikian, kegiatan akademik Gambar 1. Roadmap Penelitian
yang dilakukan mahasiswa ini masih ada
yang tidak diketahui oleh orang tua wali 1. Studi Pendahuluan
mahasiswanya. Beberapa penyebab Pada bagian ini merupakan kegiatan
ketidaktahuan orang tua wali mahasiswa ini untuk mengenali lebih lanjut obyek
dikarenakan mahasiswa tidak melapor penelitian beserta lingkungan terkait dalam
kepada orang tuanya, orang tua wali rangka mendalami situasi dan kondisi dari
mahasiswa yang kurang peduli dengan sistem yang akan dikembangkan. Harapan
kegiatan akademik anaknya, dan mahasiswa dan hambatan atas sistem yang berjalan akan

9
dijadikan bahan acuan dalam mempermudah menuju visi dan misi
mengembangkan sistem. Studi pendahuluan universitas.
dilakukan dengan mengumpulkan informasi 4. Perancangan Sistem
tentang proses bisnis akademik antara pihak - Perancangan sistem bertujuan untuk
pihak terkait melalui observasi langsung dan merancang sebuah sistem dengan metode
wawancara. Langkah awal ini juga meliputi berorientasi objek dengan menggunakan alat
konsultasi dengan pihak yang terlibat dan bantu Unified Modelling Language (UML).
menggali informasi pendukung tentang Perancangan sistem meliputi dua hal pokok,
proses bisnis yang sesuai prosedur (SOP) [4]. yaitu:
1) Perancangan UML
2. Studi Pustaka Perancangan UML adalah untuk
Tahapan setelah mendapatkan memodelkan sistem informasi yang
informasi awal sebuah sistem informasi atau diusulkan ke dalam diagram - diagram
standar prosedur dalam proses akademik yang akan menjelaskan tentang kegiatan
mahasiswa, maka tahapan berikutnya adalah user terhadap sistem [5]. UML ini
menelusuri sistem yang telah berjalan berikut diharapkan nantinya dapat memberikan
dengan kelebihan dan kelemahannya. Untuk informasi terkait dengan spesifikasi
melengkapinya, pada tahapan ini juga minimal dari sebuah sistem dan untuk
dilakukan studi pustaka dari sumber-sumber menggambarkan proses bisnis yang
yang dapat dipertangung-jawabkan, seperti diusulkan sehingga dapat dievaluasi
dari literatur mengenai sistem informasi, nantinya sebelum sistem dikembangkan
sistem akademik, dan proses bisnis lebih lanjut.
akademik oleh pihak - pihak terkait. 2) Perancangan Antarmuka (User Interface)
Perancangan antarmuka sistem informasi
3. Perumusan Masalah orang tua wali mahasiswa berbasis
Tahap selanjutnya setelah website. Sistem informasi berbasis
mendapatkan data dari objek penelitian dan website akan mendaoatkan beberapa
dilengkapi dengan teori-teori pendukung dari keuntungan diantaranya adalah kemu-
studi pustaka adalah perumusan masalah dahan akses di manapun dan kebutuhan
dilakukan untuk mendapatkan informasi akan perangkat keras yang lebih rendah.
terkait masalah-masalah yang muncul dalam
proses bisnis yang sudah ada, bisa dari HASIL DAN PEMBAHASAN
mencari penyebab kenapa prosedur yang 1. Studi Pendahuluan
sudah ada tidak berjalan maksimal atau Peneliti melakukan studi pendahuluan
memang sangat diperlukan alat bantu terhadap SOP yang sudah ada dari proses
teknologi informasi untuk mempermudah bisnis akademik mahasiswa terhadap sebuah
penyampaian informasi dan harapannya bisa sistem akademik Kartu Rencana Studi (KRS)
yang ada di gambar 2 dibawah ini.

10
 Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali ... Agus Setiawan

Gambar 2. Alur KRS Online

Berdasarkan gambar 2 di atas maka sebagai penyokong dana bagi yang masih.
diambil kesimpulan bahwa sudah ada Hambatan yang muncul kemudian maka
prosedur baku tentang kegiatan pendaftataran orang tua belum bisa melihat resume tagihan
rencana studi satu semester kedepan dengan yang terperinci sehingga muncul nominal
sistem online yang sudah ada juga melalui sekian untuk segera dibayarkan. Hambatan
laman krsol.ummgl.ac.id. Harapan dari saat ini dari proses wawancara dengan pihak
proses KRS online ini adalah untuk orang tua wali, anaknya kadang tidak bisa
memudahkan mahasiswa dalam melakukan menjelaskan tentang tagihan tersebut,
pendaftaran rencana studi selama satu sehingga orang tua perlu mendatangi kampus
semester ke depan dengan lebih efisien untuk klarifikasi.
karena dapat dilakukan dimanapun dan
kapanpun namun tetap sesuai dengan jadwal 2. Studi Pustaka
yang ditentukan. Mahasiswa juga dapat Penelitian tentang sistem informasi
menentukan sesuai dengan kemampuannya perpustakaan berbasis web dengan php dan
karena mahasiswa dapat memilih mata kuliah mySQL [6], meneliti tentang analisis dan
yang akan di ambil selama satu semester ke perancangan sistem informasi perpustakaan
depan yang juga akan berimbas dengan yang dapat diakses secara online. Hasil dari
tagihan satu semester. Mahasiswa tentu akan penelitian ini adalah dengan sistem informasi
menyampaikan ini kepada orang tua wali perpustakaan berbasis web dengan php dan

11
mySQL ini dapat bekerja dalam jaringan maka didapatkan sebuah rumusan masalah,
internet dengan dapat menerima data bagaimana rancangan sistem informasi orang
kunjungan terhadap web, melayani registrasi tua wali mahasiswa berbasis website yang
anggota, memberikan informasi terkait dapat memberikan informasi yang terkini
ketersediaan buku dengan metode searching, terhadap perkembangan anaknya yang
melayani pemesanan dan pengembalian buku sedang menempuh proses akademik di
dari anggota, dan melayani transaksi Universitas Muhammadiyah Magelang.
peminjaman dan pengembalian buku secara
langsung. 4. Perancangan Sistem
Penelitian tentang manajemen sistem 1) Perancangan UML
informasi berbasis website [7] , mengkaji Perancangan UML ini diawali
tentang implementasi sistem informasi dengan membuat diagram UseCase.
berbasis website yang selama ini banyak Peneliti menggambarkan diagram
memakan biaya butuh dilakukan pengukuran UseCase pada sistem yang sudah ada
efektivitasnya. Sehingga penerapan sistem namun teruntuk mahasiswa, bukan
informasi akan selaras dengan proses bisnis untuk orang tua wali mahasiswa.
yang ada dan juga akan selaras dengan biaya Sistem yang sudah sesuai dengan
yang dikeluarkan. Hasil dari penelitian ini prosedur baku dalam gambar 2 di atas,
adalah konsep dan metode dalam evaluasi digambarkan dibawah ini dengan
efektifitas Web Based Management rancangan sistem yang baru untuk
Information System (WBMIS). pengguna orang tua wali mahasiswa
yang digambarkan di gambar 3 di
3. Perumusan Masalah bawah ini.
Berdasarkan studi pendahuluan dan
studi pustaka yang sudah dilakukan peneliti

Gambar 3. UseCase Diagram

12
 Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali ... Agus Setiawan

Gambar 3 di atas menjelaskan juga orang tua mempunyai hak akses

bahwa rancangan sistem informasi terhadap sistem informasi orang tua
yang baru yaitu sistem informasi orang wali ini nantinya.
tua wali mahasiswa ini merupakan
pengembangan sistem yang sudah ada
namun diperuntukkan untuk orang tua
wali mahasiswa terkait. Pengguna dari
rancangan sistem ini yaitu wali
mahasiswa dapat memantau
perkembangan akademik anaknya
dalam hal hasil studi akademiknya
yang berupa nilai tiap mata kuliah, dan
juga keuangan dalam hal tagihan tiap
semesternya apakah sudah lunas
ataupun belum lunas. Data yang
diperoleh dalam sistem ini adalah
sama dengan data yang diperoleh dari
sistem yang lama, sehingga sistem
informasi orang tua wali mahasiswa
(siortu.ummgl.ac.id) ini nantinya akan
Gambar 4. Activity Diagram
di integrasikan dengan sistem
akademik KRS online mahasiswa
2) Perancangan Antarmuka
(krsol.ummgl.ac.id).
Perancangan selanjutnya adalah
Tahapan selanjutnya dalam
menerapkan rancangan UML
perancangan UML adalah untuk
sebelumnya ke dalam rancangan
mendapatkan aktivitas pengguna
antarmuka sistem informasi orang tua
terhadap sistem dan umpan balik
wali berbasis website. Rancangan
sistem terhadap aktivitas pengguna.
antarmuka awal dimulai dari halaman
Tahapan ini digambarkan dengan
login pengguna. Pengguna yang sudah
diagram activity yang digambarkan
mendapatkan akun dan kata sandi
pada gambar 4. Aktivitas pengguna itu
bersamaan dengan akun mahasiswa,
dari awal pengguna membuka laman
orang tua harus melakukan aktivitas
(siortu.ummgl.ac.id) sampai dengan
login terhadap sistem informasi agar
pengguna melakukan kegiatan akhir
nantinya dapat memanfaatkan fitur -
dalam sistem. Pengguna melakukan
fitur sistem dan teridentifikasi atas
aktivitas login dengan akun dan sandi
nama orang tua mahasiswa siapa yang
yang nantinya didapat sesaat bersama
akan dipantau. Berikut adalah
anaknya pada waktu mendapatkan
rancangan halaman login bagi
akun dari KRS online. sehingga sejak
pengguna yang digambarkan di
awal mahasiswa menjadi civitas
gambar 5 dibawah ini.
akademika Universitas
Muhammadiyah Magelang bersama

13
 Gambar 5. Halaman Login

Gambar 6 merupakan rancangan disampaikan juga kalimat "Selamat

antarmuka untuk halaman utama dari Datang Orang Tua Wali Mahasiswa"
sistem informasi orang tua wali atas nama sesuai dengan wali dari
mahasiswa. Halaman utama ini terdiri anaknya. Orang tua wali mahasiswa
dari Header, menu navigasi, dan yang mempunyai anak lebih dari satu
Footer. Menu navigasi ini meliputi dan kuliah di Universitas
menu ganti kata sandi, menu lihat Muhammadiyah Magelang maka
KHS, menu status KRS, menu status sistem otomatis terintegrasi dengan
Pembayaran, dan menu Keluar atau data masing - masing mahasiswa.
logout. Di halaman utama ini

Gambar 6. Halaman Utama

14
 Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali ... Agus Setiawan

Gambar 7. Halaman Ganti Kata Sandi

Gambar 7 di atas merupakan sistem akademik, namun nantinya

rancangan antar muka halaman untuk pengguna dapat melakukan
ganti kata sandi. Pengguna harus penggantian kata sandi melalui
memasukkan kata sandi yang lama halaman ini. Di halaman ini juga
dahulu, kemudian pengguna dapat terdapat dua tombol "Ganti" untuk
memasukkan kata sandi yang baru. konfirmasi ganti kata sandi dan tombol
Nantinya, pengguna pada awal mula "Batal" untuk membatalkan
registrasi anaknya akan mendapatkan penggantian kata sandi.
akun dan kata sandi yang standar dari

Gambar 8. Halaman Lihat KHS

15
 Gambar 9. Halaman Status KRS

Gambar 8 di atas merupakan Rancangan antarmuka halaman

rancangan antarmuka halaman "Lihat "Status KRS" di gambar 9
KHS". Pengguna dapat melihat menunjukkan status dari KRS terakhir
ringkasan nilai hasil studi semester yang dilakukan oleh mahasiswa.
terdahulu. Halaman ini juga Sehingga apabila mahasiswa ini pada
memungkinkan bagi orang tua wali saat semester terkini sudah melakukan
yang mempunyai anak lebih dari satu KRS online maka rancangannya sesuai
untuk memilih Nomor Pokok dengan gambar di atas, namun jika
Mahasiswa (NPM) sesuai dengan yang belum melakukan KRS online, dan
diinginkan. Ringkasan Indeks Prestasi orang tua wali mahasiswa tersebut
Komulatif (IPK) dan Predikat dari memantau melalui laman
mahasiswa terkait. siortu.ummgl.ac.id ini maka di
dapatkan status "Belum KRS".

Gambar 10. Halaman Status Pembayaran

16
 Analisis Sistem Informasi Orang Tua Wali ... Agus Setiawan

Rancangan antarmuka halaman saat ini sedang dikembangkan dapat

status Pembayaran seperti digambar- digunakan untuk fitur Sistem Informasi
kan pada gambar 10, merupakan Orang Tua Wali Mahasiswa ini, seperti fitur
ringkasan pembayaran - pembayaran presensi kehadiran mahasiswa dalam
yang sudah dilakukan dari awal kegiatan kuliah.
semester mahasiswa sampai terakhir
mahasiswa berada pada semester DAFTAR PUSTAKA
terkini. Karena UM Magelang [1] J. Finkelstein and J. Wood, “Mobile
memberikan kesempatan bagi maha- eLearning Platform for Interactive
siswa untuk mengangsur pembayaran, Patient Education,” Proc. - Int. Conf.
maka disediakan keterangan "Sudah Mobile, Hybrid, On-line Learn. eLmL
Lunas", "Belum Lunas", "Belum 2009, pp. 23–27, 2009.
Bayar", dan juga status kekurangan [2] W. Pipin, M. Mustafid, and A. Rochim,
pembayaran. Status "Sudah Lunas" “PERENCANAAN STRATEGIS SIS-
berarti mahasiswa dudah membayar TEM INFORMASI PADA INSTITUSI
sesuai dengan kewajiban tagihan pada PENDIDIKAN TINGGI MENGGUNA-
semester terkait. Staus "Belum Lunas" KAN ANALISIS CRITICAL
berarti mahasiswa sudah melakukan SUCCESS FACTORS (Studi Kasus:
pembayaran sesuai tagihan namun STMIK Duta Bangsa Surakarta),”
melalui mengangsur. Status "Belum Universitas Diponegoro, 2012.
Bayar" ini berarti mahasiswa belum [3] D. Evans, “The Internet of Things -
membayarkan tagihan ke Bank sesuai How the Next Evolution of the Internet
dengan prosedur KRS online yang ada is Changing Everything,” CISCO white
di proses bisnis akademik. Terakhir Pap., no. April, pp. 1–11, 2011.
adalah status "Kekurangan [4] FT, Panduan AKademik. Mageang:
Pembayaran" akan tertulis kekurangan Fakultas Teknik Universitas
pembayaran sejumlah yang tertulis Muhammadiyah Magelang, 2011.
dalah rancangan halaman Status [5] Nurasiah, “Perencanaan Pengembangan
Pembayaran ini. Sistem Informasi Pembayaran Uang
Kuliah Dengan Metode SDLC
PENUTUP Waterfall,” J. Teknol. dan Rekayasa,
Kesimpulan dari penelitian ini vol. 19, no. 3, pp. 72–81, 2014.
didapatkan sebuah model rancangan sistem [6] K. Firdausy, A. Yudhana, P. Studi, T.
informasi orang tua wali mahasiswa yang Elektro, and U. Ahmad, “Sistem
dapat dikembangkan dan diimplementasikan Informasi Perpustakaan berbasis Web
guna memberikan layanan kepada orang tua dengan PHP dan MySQL,”
wali mahasiswa. Layanan ini diharapkan TELKOMNIKA, vol. 6, no. 2, pp. 109–
dapat meningkatkan kepuasan orang tua wali 114, 2008.
mahasiswa. Sehingga penelitian ini akan [7] K. M. H. Alhendawi and A. S.
peneliti kembangkan untuk penilitian Baharudin, “Influence of Quality Factor
selanjutnya dalam bidang Customer on the Effectiveness of Web-based
Relationship Management (CRM). Management Information System : Scale
Penelitian ini juga masih mempunyai Development and Model Validation,” J.
kekurangan dalam hal desain antarmuka Appl. Sci., vol. 14, no. 8, pp. 723–737,
yang masih sederhana, dan pengembangan 2014.
fitur dari sistem informasi KRS online yang

17