MAKALAH

MANAJEMEN PROYEK

DISUSUN OLEH :

 RIZKY FATUROHMAN (210948)

PRODI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PRIMAGRAHA
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
memberikan rahmat dan karuia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah Manajemen Proyek ini.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada bapak dosen mata kuliah APSI
karena telah memberikan kesempatan untuk membuat makalah ini. Tidak
lupa juga penulis mengucapkan terima kasih kepada orang tua dan teman-
teman atas dukungan baik berupa doa maupun materi.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, penulis membutuhkan kritik dan saran yang bersifat
membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini
bermanfaat bagi pembaca baik dalam pengembangan wawasan maupun
peningkatan ilmu pengetahuan.

SERANG, 26 JUNI 2023

PENULIS,

RIZKY FATUROHMAN
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR......................................................................................................

DAFTAR ISI...................................................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN...........................................................................................................
1.1 Latar Belakang...........................................................................................................
1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................................
1.3 Tujuan Pembahasan .................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN..................................................................................................
2.1 Apa Itu Manajemen Proyek.......................................................................................
2.1.1Pengertian Manajemen Proyek..............................................................................
2.1.2 Tujuan Manajemen Proyek....................................................................................
2.1.3 Proses Manajemen Proyek....................................................................................
2.1.4 Manfaat Manajemen Proyek..................................................................................
2.1.5 Aspek - Aspek Dalam Manajemen Proyek............................................................
2.2 Isu Mengenai Kegagalan Atau Keterlambatan Dalam Manajemen Organisasi
Proyek...............................................................................................................................

BAB III PENUTUP.........................................................................................................

3.1 Kesimpulan.................................................................................................................
3.2 Saran...........................................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pentingnya Manajemen Proyek, sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide

to the Project Body of Knowledge (PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project
Management Institute (PMI), adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan
untuk menciptakan produk yang unik, layanan, atau hasil. Definisi tersebut
diperjelas dengan karakteristik proyek, di antaranya menghasilkan sesuatu yang
unik, terdiri dari kegiatan yang saling terkait, menghasilkan deliverables
berkualitas, melibatkan beberapa sumber daya, dan didorong oleh kendala
keterbatasan. Dalam empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi
sebuah tema penting bagi organicaci yang mengedepankan pengelolaan proces
bienionya secara profesional dan modern. Fenomena ini disadari oleh organisasi
berskala besar maupun kecil,pemerintah maupun swasta. Perkembangan
organisasi yang terus bergerak maju mengikuti perkembangan zaman
berdampak pada munculnya gagasan pengembangan aneka produk unggulan
organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan portofolio.

Di organisasi manapun, termasuk Direktorat Jenderal Pajak DJP, perubahan

situasi dan kondisi yang dinamis kerap memicu permasalahan di dalam
pengelolaan proyek maupun program. Permasalahan yang terjadi kerap
mengerucut pada pernyataan yang terlihat klise dan terdengar familiar di
kalangan pengelola proyek maupun program. Pengelola proyek merasa bahwa
proyek yang mereka kerjakan kerap kali menghadapi "tembok tebal" berupa
keterbatasan anggaran, waktu penyelesaian, dan ketersediaan sumber daya
manusia (SDM). Sementara di sisi lain, tingginya ekspektasi pemangku
kepentingan dan rentetan risiko maupun permasalahan, baik yang teridentifikasi
ataupun tidak, siap meletup kapan saja. Terkadang tanpa peringatan dini dan tak
terprediksi.

Kualitas, globalisasi, dan kecepatan. Ketiganya merupakan fokus organisasi di

seluruh dunia yang masing-masing pernah mengemuka di era 1980-an, 1990-an,
dan 2000-an. Saat ini, untuk menjadi organisasi yang terdepan dalam inovasi dan
mengutamakan kepuasan pelanggan, organisasi dituntut untuk mengembangkan
produk yang menghasilkan nilai tambah di mata pelanggan. Dengan skenario ini,
manajemen proyek menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan
organisasi yang memahami kebutuhan penggunaannya dan memiliki kompetensi
untuk menerapkannya.
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa itu Manajemen Proyek?

2. Bagaimana Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen

Organisasi Proyek?

3.Bagaimana Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen

Organisasi Proyek?

1.3 Tujuan Pembahasan

1. Untuk Mengetahui Manajemen Proyek.

2.Untuk Mengetahui Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam

Manajemen Organisasi Proyek.

3.Untuk Mengetahui Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam

Manajemen Organisasi Proyek.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 MANAJEMEN PROYEK

2.1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan
dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan
anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung
secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu
proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.
Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan
mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah
proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya,
waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM),

Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua
kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan
waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi
dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus
mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat,
dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada
atasan.

2.1.2 TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam
mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang
berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat
dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas
waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan
tepat waktu. Ciri-ciri Manajemen Proyek Mekanisme proyek dalam
hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber dayamempunyai
ciri-ciri tertentu sebagai berikut:

1. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.

2. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.

3. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.

4. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin

yang bekerja.

5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

2.1.3 PROSES MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah suatu proses perencanaan,

pengaturan,kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para
anggotanya dengan mengoptimalkan sumber daya seoptimal mungkin untuk
mencapai sasaran yang telah ditentukan.Proses adalah urutan pelaksanaan
atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan
waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya yang menghasilkan suatu
hasil.

Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai

tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam
proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak terjadi adanya
tugas dan tanggung jawab secara bersamaan. Memulai, Perencanaan,
Pelaksana, Pemantauan & pengendalian dan Penutupan.

Dalam membuat proyek harus ada proses perencanaan yaitu untuk

menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan
untuk mencapai Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan
yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi
spesifikasi proyek. yaitu untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan
kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang
diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai.Membimbing eksekusi
Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua
Grup Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup proyek.

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama

dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses
adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam
memulai proyek dan tugas knowledge lalah memonitor segala hal dari
berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.merupakan tahap awal
kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.
Manajer proyek

Kepemimpinan seorang manajer proyek harus ditunjukkan pada semua

tahapan proyek, Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam
mengatur proyek, Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek
harus mengkoordinir dan mengarahkan berbagai alat penghubung teknis dan
organisasi yang ada dalam proyek, Manajer proyek bersama dengan pemberi
kuasa menyediakan sumber daya organisasi untuk merancang aktivitas
proyek. Kemampuan konseptual, Kemampuan interpersonal, Kemampuan
administrasi, Kemampuan teknis Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan
dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-
prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari
penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek Perencanaan
sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang
efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus
mengetahui tanggung jawab mereka.

Manajemen waktu proyek

Merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang

manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk
memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan
sebuah proyek. Yaitu landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa
depan Yaitu harus mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan
menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya dan
bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan
mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.

Kontrak tim, Scope statement, Work breakdown structure, Jadwal proyek,

dalam bentuk bagan Gantt dengan semua dependensi dan sumber daya
masuk, Sebuah daftar resiko prioritas (bagian dari sebuah register resiko).

2.1.4 MANFAAT MANAJEMEN PROYEK

1. Mengidentifikasi Fungsi Tanggung Jawab.

2. Meminimalkan Tuntutan Pelaporan Rutin.

3. Mengidentifikasi Batas Waktu Untuk Penjadwalan.

4. Mengidentifikasi Metode Analisa Peramalan.

5. Mengukur Prestasi Terhadap Rencana.

6. Mengidentifikasi Masalah Dini & Tindakan Perbaikan.

7. Meningkatkan Kemampuan Estimasi Untuk Rencana.

8. Mengetahui Jika Sasaran Tidak Dapat Dicapai/Terlampaui

2.1.5 ASPEK - ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK

Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output

proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah
mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek
dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi adalah sebagai
berikut:

1. Aspek Keuangan.

2. Aspek Anggaran Biaya.

3. Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia.

4. Aspek Manajemen Produksi.

5. Aspek Harga.

6. Aspek Efektifitas dan Efisiensi.

7. Aspek Pemasaran.

8. Aspek Mutu.

9. Aspek Waktu.

2.2 ISU MENGENAI KEGAGALAN ATAU KETERLAMBATAN DALAM

MANAJEMEN ORGANISASI PROYEK

Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang

tidak sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah
proyek telah berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah.
Tetapi sampai saat ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat
yang mana hal tersebut akan memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan
menjadi hasil favorit para manajer proyek yang kerap mengalami
keterlambatan proyek atau kegagalan proyek.
1. Kurangnya Pemantauan Pelaksanaan

proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan proyek

tidak berjalan sesuai rencana semula. Pemantauan sangat penting untuk
mengukur kemajuan sampai dimana proyek tersebut dikerjakan.

2. Komunikasi Yang Lemah

Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan

proyek bisa salah dalam pengerjaannya. Misalnya project manager ingin
programmer berkoordinasi dengan analis sistem untuk penggarapan suatu
modul aplikasi. Pada kondisi ini programmer tidak sering melakukan
koordinasi dengan analis. Programmer mengerjakannya sesuai dengan
desain yang telah dikeluarkan oleh analis di awal-awal masa proyek, tanpa
bertanya sedikitpun pada analis tentang desain sistem yang dibuatnya pada
saat penggarapannya.

3. Keterlambatan Tenaga Kerja

Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah salah

satu faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek. Sudah
tugas project manager untuk selalu mengingatkan setiap bawahannya untuk
bekerja dengan tepat waktu. Contohnya seorang programmer, jika deadline
aplikasi sudah ditetapkan oleh project manager, sudah kewajiban
programmer untuk menyelesaikannya tepat waktu.Malah lebih baik
diselesaikan sebelum deadline supaya jika ada error ata kesalahan
pemrograman maka aplikasi masih bisa diperbaiki.

4. Anggaran Yang Tidak Kunjung Cair

Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai

macam kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair,
maka akan menghambat proses pengerjaan proyek. Jika proyek sudah
terhambat, maka proyek akan selesai lebih lama dan proyek menjadi
terlambat.

5. Skill Yang Kurang Memadai (Inkompetensi Teknologi)

Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill

yang memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi
sekolah berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa
saja proses pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria
yang diinginkan oleh pemilik sistem Kompleksitas sistem bukanlah
merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak
didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan
implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang
pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem
informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten
dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem
tersebut telah diterapkan.

6. Manajemen Yang Buruk

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung

pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai
perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam
Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke
sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi
juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30% kegagalan
pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada
aspek organisasional. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen yang
buruk adalah salah satu faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi.
Manajemen adalah hal penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik
mungkin demi keberhasilan pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen
yang buruk adalah salah satu cara untuk menjamin keberlangsungan proyek.
Dengan manajemen yang baik, maka kebutuhan di dalam proyek akan
tercukupi.

7. Perencanaan Yang Tidak Memadal

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai

aspek, oleh kama ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu
faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem
informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak
didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan
tidak terpenuhinya keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan.
Tanpa adanya perancanaan yang matang penerapan sistem informasi dapat
menjadi hal yang sia-sia Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa
teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi
hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang
mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan
dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya
terhadap perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi
memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk
menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan.

8. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Eksekutif

Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen,

jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek
sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada
pengguna dan staf pelayanan teknis informasi Dukungan tersebut dapat
diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah
dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima
cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak
manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan
penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan
menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem
informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada
perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan
dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi
dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan
dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak
manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem
informasi dalam perusahaan.

9. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna (End User) Dengan Perancang

Sistem

Informasi Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user,
serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap
yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem
informasi. Sikap tersebut akan menentukan tindakan, dan berkaitan dengan
tingkat penggunaan serta kepuasan terhadap sistem tersebut. Melibatkan
pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu
alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan sistem informasi pada
perusahaan. Pengguna akan memiliki kempatan untuk dapat mendisain
sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Adanya kesenjangan komunikasi
antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna
dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar
belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai
kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer SIM.

10. Harapan Dan Tujuan Yang Kurang Jelas

Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa

terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari
penerapan sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman
atau untuk mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh
karena itu perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang
ingin dicapai dan usaha yang gigih dalam meraihnya sehingga efektivitas dari
pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

11. Kurangnya Komitmen

Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat

menyebabkan pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami
kegagalan. Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus
dimiliki oleh setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.

12. Mengambil Jalan Pintas Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan
pintas yang dapat diambil.

Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip

dengan sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu
maka ia menggunakan sistem yang dahulu pernah la selesaikan untuk
diterapkan di sistem yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat
berakibat fatal jika dilakukan dengan sembrono. karena belum tentu sistem
yang telah dibuat sebelumnya sama dengan sistem yang akan dibangun saat
ini.

13. Terlalu Optimis

Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat
membuat kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan
dengan proyek sistem informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap
terlalu optimis ini karena kita harus selalu siaga terhadap keadaan di
lingkungan sekitar yang mungkin saja berpengaruh terhadap pembangunan
sistem.

3.3 SOLUSI MENGENAI KEGAGALAN ATAU KETERLAMBATAN DALAM

MANAJEMEN ORGANISASI

Proyek Sering kali seorang project manager terbentur dengan

permasalahan "klasik" dalam pelaksanaan suatu proyek (khusunya proyek-
proyek IT). Terlambat, biaya membengkak,dan owner yang terlalu banyak
permintaan merupakan contoh dinamika yang ada dalam suatu proyek Ada 4
(empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager
ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope),
waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan
kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi
pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah
best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia,
khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager
professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana
keempat hal tersebut berinteraksi.

1. Scope

Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang

hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik
proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang
dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat
permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu
pelaksanaan proyek dan biaya proyek.

2. Time

Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek

dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan.
Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya
profit margin proyek yang di dapat.

3. Cost

Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait

dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya
biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan
mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan
proyek.

4. Quality

Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari provek

tersebut dan mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih
dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.
Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat
waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost)
sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas
yang diharapkan atau ditentukan sebelumnya (quality).

Namun bagaimana jika sebuah proyek mengalami keterlambatan,

sementara kecenderungan tidak ada penambahan biaya proyek (injection
cost) dan scope yang terus berkembang? Apakah kualitas "sah untuk
dikorbankan ? Tidak banyak pilihan memang, jika seorang project manager
dihadapkan pada permasalahan tersebut. Namun, ada baiknya kita
menggunakan cara-cara yang sistematis dalam menyelesaikan permasalahan
diatas. Untuk dapat meraih keuntungan (dalam hal ini tangible benefit) adalah
sesuatu hal yang hanya dapat menjadi angan- angan. Namun, tetap masih
ada opsi lain, dimana hubungan baik tetap diusahakan terjaga. Intagible
benefit itulah yang dapat kita harapkan dari kerugian dan resiko kegagalan
suatu proyek Dimana, sedapat mungkin kita memberikan kesan bertanggung
jawab kepada klien kita dengan mencari solusi terbaik (walaupun muncul
tendensi mengeliminasi kerugian yang diderita semaksimal mungkin,
walaupun kualitas harus sedikit berkurang), sehingga kepercayaan pelanggan
tetap terjaga, dan merubah paradigma pelanggan bahwa kegagalan ini adalah
satu diantara keberhasilan yang pernah kami lakukan, bukan ketidak
profesionalan sebagai seorang pengembang. Beberapa pilihan yang dapat
dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi
kasus diatas adalah:

1. Negosiasi Pengurangan Scope

Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek

secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional
proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus
mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik
proyek untuk menurunkan atau mengurangi scope pekerjaan yang ada,
dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan
tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat
dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada
proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan
manajemen proyek untuk mendapatkan "injection cost secara tidak langsung
dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya,
tentunya dengan project cost yang baru.

2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image Baik

Altematif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan

scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko
meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi
manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan
pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial
perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi
biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk
mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit)
dengan

harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.

3. Cut the project

Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan

hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah
ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of
risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko
tersebut (baik tangible maupun intangible). Sehingga tidak ada pilihan lain
selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.

Dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu

kepemimpinan yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku,
peluang dalam hal biaya proyek Kepemimpinan yang strategis juga akan
mampu membangkitkan motivasi tim untuk bangkit karena tim merasa telah
mendapatkan jalan keluar atas situasi yang tidak nyaman atas kerugian
proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk menjalankan
strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan proyek.
Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus
sebagai salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana
yang dibuat tidak akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi
kurang optimal. Tindakan yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh
dalam rangka secepatnya keluar dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti
krisis terhadap masalah kinerja biaya proyek. Pemimpin proyek yang baik,
harus mampu memetakan situasi dan kondisi proyek dari aspek biaya
termasuk struktur biayanya. Dalam pemetaan ini, hal yang sangat penting
adalah dengan menghubungkannya dengan project life cycle atau siklus hidup
proyek. Hal ini dikarenakan keberhasilan strategi biaya proyek sangat terkait
dengan perjalanan fase proyek. Suatu strategi biaya dapat cocok pada
beberapa fase tapi bisa jadi tidak cocok juga pada beberapa fase yang lain.
Contoh sederhana adalah strategi melakukan VE. Strategi biaya ini akan
cocok jika dilakukan pada fase sebelum proyek dimulai dan atau pada saat
masa perencanaan proyek. VE sangat tidak tepat dilakukan pada saat
pelaksanaan apalagi penutupan proyek. Berdasarkan pengalaman dalam
mengatasi proyek yang rugi, diperlukan langkah sistematis dalam rangka
mendapatkan rencana tindak lanjut yang strategis dalam mengatasi proyek
yang rugi. Dalam hal ini kerugian proyek sudah dapat diketahui sehubungan
terjadinya risiko proyek. Langkah-langkah untuk mendapatkan rencana tindak
lanjut yang strategis dan jitu adalah sebagai berikut:

1. Pemetaan biaya sehingga didapat item biaya pareto dan dapat juga
dikelompokkan bersamaan alat, dan overhead). berdasarkan kelompok
biayanya. (Material, upah, subkontraktor)

2. Identifikasi item pekerjaan rugi dan nilai kerugiannya dalam nilai dan
prosentase. Lalu disusun rangking secara nilai dan prosentase.

3. Analisis penyebab kerugian yang utama dan besaran dampak yang

ditimbulkannya

4. Membuat rencana-rencana tindak lanjut atau strategi atas kerugian yang

terjadi berdasarkan hasil analisis penyebab dan besaran dampak.

5.Memetakan strategi dalam hubungan antara tingkat kesulitan dan hasil

yang diharapkan atau dapat juga membuat suatu simulasi perubahan kinerja
biaya jika langkah yang direncanakan memiliki probabilitas keberhasilan
tertentu

6. Review strategi atau langkah berdasarkan hasil pemetaan atau simulasi

sebelumnya dengan orientasi pencapaian hasil yang optimum.

7. Menentukan strategi priontas berdasarkan hasil review dan simulasi ulang.

8. Evaluasi strategi secara periodik dengan memperhatikan fase proyek

9.Menyiapkan strategi-strategi lain apabila langkah yang telah ditetapkan

kurang berhasil atau meleset dari perkiraan semula. Bahasa lainnya untuk
tahap ini adalah menyiapkan plan b atau bahkan plan c Rangkaian tahapan di
atas diperlukan apabila kerumitan dan kompleksitas yang terjadi sedemikian
tidak memungkinkan untuk menggunakan langkah yang praktis berdasarkan
pengalaman. Untuk masalah yang sederhana dapat menggunakan strategi
praktis yang telah berhasil pada proyek sebelumnya. Perlu diketahui bahwa
tiap langkah di atas adalah penting. Kurang baiknya suatu langkah akan
mempengaruhi kualitas langkah selanjutnya. Namun terdapat dua hal yang
sangat krusial yaitu analisis penyebab kerugian dan eksplorasi langkah
penanganan kerugian.

Penyebab kerugian bagaimanapun harus ditemukan dengan validitas data

yang baik. Kesalahan langkah ini akan membuat langkah mencari rencana
tindak lanjut akan menjadi sia-sia. Pada eksplorasi langkah untuk penanganan
kerugian juga harus dilakukan secara kreatif. Diperlukan ide-ide brillian dan
bersifat out of the box untuk dapat keluar dari kerugian. Beberapa prinsip ide-
ide tersebut adalah:

1. Memperkecil kerugian pada item pekerjaan rugi yang besar.

2. Memperbesar peluang dan nilai keuntungan pada item pekerjaan pareto

yang lain.

3. Mengubah pekerjaan rugi menjadi untung.

4. Menghilangkan pekerjaan rugi dan memunculkan pekerjaan untung.

5. Memperkecil uncertainty (ketidakpastian) biaya dan mengunci biaya yang

sudah tinggi tingkat kepastiannya. Prinsip ini bertujuan untuk mengurangi
kompleksitas pengendalian biaya agar biaya dapat lebih mudah dikendalikan
terutama yang belum dikunci.

6. Menambah keuntungan proyek dari pemasukan lain-lain proyek

7. Meningkatkan produktifitas produksi.

8. Meningkatkan efisiensi dalam operasional. Menemukan ide-ide brilian

dapat dimaksimalkan dengan melibatkan lebih banyak tim proyek dalam
diskusi atau brainstorming di proyek. Berikan gambaran permasalahan yang
baik sedemikian tim proyek memahami permasalahan yang ada lalu dengan
motivasi yang tepat dan situasi yang kondusif, biasanya ide brillian sering
didapat. Prinsip ide-ide di atas sudah tentu tidak boleh mengorbankan
strandart dan target proyek dari sisi kehandalan design, target waktu, target
kualitas, dan target safety.

Sudah tidak jamannya untuk berusaha mengurangi kerugian dengan

mengorbankan target kualitas dan waktu proyek karena hanya akan membuat
trust yang sudah dibangun menjadi rusak. Jika perlu langkah strategis yang
dibuat malah membuat target dapat dilampaui. Tidak gampang, namun
tidaklah terlalu sulit jika kreatifitas dan leadership memadai dalam organisasi
proyek Satu hal yang harus diperhatikan adalah seberapa bagus rencana yang
dibuat tidak akan berhasil apabila hubungan dan komunikasi dengan pihak
lain yang terkait dengan pelaksanaan proyek kurang dijalin dengan baik.
Bagaimanapun rencana tersebut akan melibatkan interaksi yang cukup rumit
yang berhubungan dengan manusia sebagai pelaku yang memiliki karakter
yang berbeda-beda. Komunikasi yang baik dan terbuka akan memunculkan
trust kepada para pelaku proyek Ini akan menunjang dalam menjalankan
strategi yang telah dibuat. Diperlukan pula visi dan misi yang baik dan mulia
dalam setiap memulai suatu rencana yang besar. Kesulitan dan hambatan
dalam pelaksanaan akan selalu ada, namun visi dan misi yang mulia akan
secara tidak disadari akan selalu mendampingi dalam menemukan solusi
yang terkadang begitu dekat dengan masalah itu sendiri. Hindari untuk
bersikap serakah karena hanya akan membuka celah kegagalan dalam
menjalankan strategi. Berfikir positif dalam tiap langkah dan berinteraksi akan
membuat suatu keyakinan dalam setiap tahap dari rencana yang dilakukan.
Selalu ada peluang dalam setiap masalah yang terjadi. Strategi biaya proyek
juga harus memperhatikan resources yang ada. Strategi apapun dan
bagaimanapun bagusnya tidak akan optimal jika tidak didukung oleh
resources yang memadai. Sebagai contoh adalah jika strategi yang dianggap
memiliki peluang besar adalah review design / VE. Maka harus diperhatikan
bahwa ada anggota tin yang kompeten dalam melakukan hal ini.
 BAB IV

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan
dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan
anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung
secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu
proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.
Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.

Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan

yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek
dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan
batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan
dengan tepat waktu. Mencermati fakta yang terjadi selama ini, organisasi
dalam menghadapi tantangan dalam pengelolaan proyek, khususnya proyek
maupun program terkait pengembangan proses bisnis maupun teknologi
informasi. Tantangan tersebut meliputi beberapa aspek sebagai berikut:

1) Keterbatasan sumber daya. DJP memiliki keterbatasan dalam alokasi

sumber daya,baik SDM, anggaran, maupun waktu penyelesaian. Dengan
keterbatasan tersebut, DJP harus mengalokasikan sumber daya dengan
efektif untuk menangani proyek tanpa mengesampingkan tugas dan
tanggung jawab rutin di masing-masing unit.

2) Inkonsistensi dalam manajemen proses. Inkonsistensi antar proyek satu

dengan yang lain adalah permasalahan yang banyak dihadapi oleh banyak
organisasi termasuk DJP, khususnya yang memiliki keterbatasan di dalam
penerapan manajemen proyek.

3) Lemahnya koordinasi antar proyek. Proyek-proyek yang dikelola dalam

sebuah program, atau program-program yang dikelola dalam sebuah
portofolio yang dijalankan dalam waktu yang bersamaan berpotensi
menimbulkan kesulitan didalam proses monitoring pencapaian output dan
outcome setiap proyek. Sehingga dimungkinkan terjadinya proyek dan
program berstatus "under the radar" dan progresnya tidak terpantau dengan
baik.

4) Sulitnya memilih proyek maupun program yang sejalan dengan visi dan
misi organisasi.Hampir seluruh organisasi, berkutat pada permasalahan
tersebut. Tanpa melalui mekanisme yang baik, proyek yang mubazir dan tidak
relevan dengan rencana strategis, memiliki peluang untuk dilaksanakan,
ketimbang proyek maupun program yang memiliki manfaat dan dampak
besar terhadap organisasi. 5) Suatu proyek yang baik adalah proyek yang
dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan
sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope)
dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan sebelumnya (quality).

3.2 Saran

Dalam penulisan makalah ini penyusun mengharapkan semoga menjadi

sesuatu yang bermanfaat bagi pembaca umumnya dan khususnya bagi kami
sebagai penyusun juga menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini
masih jauh dari kata sempurna, untuk itu diperlukan kritik dan saran yang
bersifat konstruktif demi kelancaran pembelajaran makalah ini.
 DAFTAR PUSTAKA

1.Dipohusodo, Istimawan. 1996. Manajemen Proyek dan Konstuksi jilid

I,Yogyakarta: Kanisius

2.Husen, Abrar MT.2009. Manajemen Proyek, Yogyakarta: C.V Andi Offeset

3.Norton M. Bedford, dkk. 1996.Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: PT

Erlangga Edisi Ke-5

4.Soeharto,Iman. 1998.Manajemen Proyek Jakarta: Erlangga

https://agungrakhmat04.wordpress.com/2015/12/29/pengendalian-
manajemen-proyek-hakekat-proyek/

5.http://ivansteritory.blogspot.com/2016/01/01 penyebab-sebuah-proyek-
terlambat-gagal.html

6.https://rangarvani.wordpress.com/2016/01/02/makalah-manajemen
provek/

7.http://www.pajak.go.id/content/article/peran-project-management-office-
dalam- pengelolaan proyek-berbasis proses-bisnis di

8.http://manajemenproyek.net/organisasi-proyek.html