Manajemen krisis

Manajemen krisis adalah proses yang membahas organisasi dengan sebuah peristiwa besar yang mengancam dan merugikan organisasi, pemangku kepentingan, atau masyarakat umum.

Ada tiga elemen yang paling umum untuk mendefinisikan krisis: ancaman bagi organisasi, unsur kejutan, dan keputusan waktu singkat. Berbeda dengan manajemen risiko yang melibatkan menilai potensi ancaman dan menemukan cara terbaik untuk menghindari ancaman. Sementara manajemen krisis berurusan dengan ancaman yang telah terjadi. Jadi manajemen krisis dalam pengertian yang lebih luas merupakan sebuah keterampilan teknis yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi, menilai, memahami, dan mengatasi situasi yang serius, terutama dari saat pertama kali terjadi sampai ke titik pemulihan kembali.

Jadi esensi manajemen krisis adalah upaya untuk menekan faktor ketidakpastian dan faktor risiko hingga tingkat serendah mungkin, dengan demikian akan lebih mampu menampilkan sebanyak mungkin faktor kepastiannya. Sebenarnya yang disebut manajemen krisis itu diawali dengan langkah mengupayakan sebanyak mungkin informasi mengenai alternatif-alternatif, maupun mengenai probabilitas, bahkan jika mungkin mengenai kepastian tentang terjadinya, sehingga pengambilan keputusan mengenai langkah-langkah yang direncanakan untuk ditempuh, dapat lebih didasarkan pada sebanyak mungkin dan selengkap mungkin serta setepat mungkin informasinya. Tentu saja diupayakan dari sumber yang dapat diandalkan (reliable), sedangkan materinya juga menyandang bobot nalar yang cukup.

Situasi Krisis

Krisis adalah situasi yang merupakan titik balik yang dapat membuat sesuatu tambah baik atau tambah buruk. Menurut Djamaluddin Ancok, jika dipandang dari kacamata bisnis suatu krisis akan menimbulkan hal-hal seperti berikut:

Intensitas permasalahan akan bertambah.
Masalah akan dibawah sorotan publik baik melalui media masa, atau informasi dari mulut ke mulut.
Masalah akan mengganggu kelancaran bisnis sehari-hari.
Masalah mengganggu nama baik perusahaan.
Masalah dapat merusak sistem kerja dan menggoncangkan perusahaan secara keseluruhan.
Masalah yang dihadapi disamping membuat perusahaan menjadi panik, juga tidak jarang membuat masyarakat menjadi panik.
Masalah akan membuat pemerintah ikut melakukan intervensi

Kesadaran akan dampak yang ditimbulkan oleh krisis sekaligus lemahnya dalam mengantisipasi datangnya sebuah krisis, menjadikan perlunya langkah-langkah antisipatif dalam sebuah kerangka kerja yang disebut manajemen krisis.

Manajemen krisis membedakan situasi krisis menjadi: pra-krisis dan krisis. Situasi Pra-krisis adalah situasi masih tenang dan stabil, bahkan tanpa tanda-tanda akan terjadinya krisis, sedangakan Situasi Krisis dirinci dalam tahap-tahap prodomal, akut, kronik, dan pengakhiran (resolution). Pada tahap prodomal, hadir tanda-tanda, pada tahap akut, terjadi kerusakan (damage), pada tahap kronik, krisis akan berlanjut yang lebih parah, dan pada tahap pengakhiran, krisis berakhir/teratasi.

Tahap Krisis

Krisis pada tahap prodromal dapat dikategorikan sebagai gejala krisis. Pada tahap ini biasanya segala kejadian yang bisa berpotensi menjadi krisis sering tidak dianggap bahkan dilupakan, karena organisasi tampak masih bisa beroperasi dan bergerak lincah seakan akan tidak ada masalah. Padahal pada tahap ini krisis sudah mulai muncul sehingga dapat dikatakan tahap prodromal sebagai sebuah early warning bagi organisasi karena sinyal-sinyal akan terjadinya bahaya sudah tampak dan harus segera diatasi. Kegagalan manajemen dalam menangkap sinyal ini akan berdampak pada pergeseran ke tahap berikutnya yakni akut. Sebagai contohnya adalah muncul selebaran gelap, karyawan datang pada manajemen untuk minta kenaikan upah atau terjadi perbedaan pendapat antar manjemen, ada peraturan pemerintah (regulasi dan deregulasi), munculnya pesaing baru dalam bidang yang sama.

Tahap berikutnya adalah tahap akut. Krisis pada tahap ini meskipun tidak dikategorikan sebagai awal mulanya krisis, namun dianggap suatu krisis dimulai dari sini karena gejala yang samar-samar atau sama sekali tidak jelas itu mulai kelihatan jelas. Dalam banyak hal, krisis akut ini sering disebut sebagai the point of no return, artinya, sudah tidak ada kesempatan lagi untuk kembali memperbaiki keadaan mengingat sinyal-sinyal yang muncul pada tahap peringatan (prodromal) tidak digubris atau diindahkan, sehingga tidak bisa kembali lagi. Indikator munculnya krisis pada tahap ini adalah kerusakan sudah mulai bermunculan, reaksi mulai berdatangan, isu menyebar luas. Salah satu kesulitan besar dalam menghadapi krisis tahap akut ini adalah intensitas dan kecepatan serangan yang datang dari berbagai pihak. Kegagalan dalam menangani krisis juga akan terus berlanjut pada tahap kronis.

Krisis tahap kronis. Pada tahap ini, organisasi sudah merasakan dampak atau akibat dari krisis tahap akut, bahkan dampak dari segi waktu tidak dapat diprediksi kapan berakhirnya. Organisasi mulai melakukan intropeksi diri besar-besaran, sehingga biasanya dilakukan analisis internal secara menyeluruh terhadap gejala maupun sumber masalah baik secara struktural dan non struktural serta melakukan upaya-upaya perbaikan total (reformasi) dengan membuat kebijakan-kebijakan strategis untuk memperbaiki keadaan sehingga pada tahap ini sering disebut sebagai tahap recovery atau self analysis.

Setelah dilakukan analisis internal dan dilakukan upaya-upaya perbaikan maka akan masuk ke tahap resolusi (Penyembuhan). Tahap ini adalah tahap penyembuhan (recovery) dan tahap terakhir dari 4 tahap krisis. Masa ini adalah masa perusahaan sehat kembali seperti keadaan sediakala. Pada fase ini perusahaan akan semakin sadar bahwa krisis dapat terjadi sewaktu-waktu dan lebih mempersiapkan diri untuk menghadapinya.

Kategori Krisis

Untuk itu, selama proses penyusunan manajemen krisis, sangat penting untuk mampu mengidentifikasi jenis krisis dalam berbagai situasi yang berbeda-beda dan menggunakan berbagai macam strategi manajemen krisis yang berbeda. Perlu diketahui memprediksi krisis memang sangat sulit, tapi mengidetifikasi macam-macam krisis sangatlah mudah dan bisa dikelompokkan. Lerbinger mengkategorikan ada tujuh jenis/tipe krisis:

Bencana alam
Teknologi krisis
Konfrontasi
Kedengkian (Malevolence)
Krisis karena Manajemen yang Buruk (Crisis of skewed management value)
Krisis adanya penipuan (deception)
Kesalahan manajemen (management misconduct)

Bencana alam atau Krisis alam yang sering dianggap sebagai tindakan dan kehendak Tuhan (the act of God) merupakan fenomena lingkungan seperti gempa bumi, letusan gunung berapi, tornado, badai, banjir, tanah longsor, tsunami yang mengancam kehidupan, harta, dan lingkungan itu sendiri.

Krisis Teknologi merupakan krisis yang timbul atau terjadi akibat aplikasi ilmu pengetahuan dan teknologi (application of science). Bencana tehnologi biasanya terjadi apabila terjadi kesalahan satu sistem yang mengakibatkan gangguan pada sistem yang lain sehingga merusak keseluruhan tehnologi. Krisis teknologi sering terjadi karena kesalahan manusia (human error) mengingat semakin kompleksnya jalinan antar sistem tehnologi. Ketika terjadi bencana tehnologi, orang selalu mudah dan cenderung menyalahkan tehnologi karena adanya kegagalan dalam sistem sebagai alasan pembenaran untuk menghindari pertanggungjawaban atas bencana terjadi.

Krisis konfrontasi terjadi ketika ada usaha perlawanan oleh individu atau beberapa individu kepada pemerintah dan atau kepada berbagai kelompok kepentingan untuk memenuhi tuntutan dan harapan mereka. Jenis umum krisis konfrontasi adalah berupa boikot, sabotase, pendudukan, ultimatum, blokade atas pembangunan pekerjaan dan demonstrasi.

Sebuah organisasi menghadapi krisis kedengkian kalau ada pihak atau lawan saingan menggunakan cara-cara kriminal atau tindakan-tindakan ekstrem lainnya seperti berbuat represif dan mengancam untuk mengekspresikan permusuhan, kemarahan dan ketidaksukaan dengan tujuan membuat situasi menjadi tidak stabil baik kepada negara, organisasi, perusahaan, atau sistem ekonomi supaya sistem tidak berjalan. Contoh krisis yang termasuk dalam kategori ini adalah tindakan terorisme, premanisme, perusakan produk, penculikan, menyebarkan rumor, dan aksi spionase.

Krisis selanjutnya adalah krisis karena kelakuan buruk organisasi. Krisis ini terjadi ketika manajemen mengambil tindakan yang sengaja akan merugikan stakeholder tanpa mempedulikan risiko atas tindakan yang dilakukannya. Lerbinger membagi ada tiga jenis krisis kelakuan buruk organisasi, yaitu krisis nilai manajemen yang miring (skewed of management value), krisis penipuan (deception), dan krisis kesalahan manajemen (misconduct).

Pertama, Krisis nilai-nilai manajemen yang miring muncul saat manajer membuat kebijakan demi keuntungan ekonomi jangka pendek dan mengabaikan nilai-nilai sosial yang lebih luas seperti investor dan para stakeholder.

Kedua, Krisis penipuan terjadi ketika manajemen menyembunyikan atau salah mengartikan informasi tentang dirinya sendiri dan produknya kepada para konsumennya.

Ketiga, Beberapa krisis tidak hanya disebabkan karena adanya nilai-nilai miring manajemen dan penipuan melainkan juga karena adanya perbuatan melawan hukum yang disengaja dilakukan atau bertindak ilegal.

Peran Media di Masa Krisis

Di era informasi seperti sekarang ini semua aspek kehidupan tidak dapat dilepaskan dari media. Ketergantungan akan media sudah menjadi bagian dari kebutuhan hidup manusia, karena media merupakan sumber dan pengolah informasi yang dibutuhkan masyarakat. Bahkan menurut Dennis McQuill media telah menjadi sumber dominan bukan saja bagi individu untuk memperoleh gambaran dan citra realitas sosial tetapi bagi masyarakat dan kelompok secara kolektif. Informasi yang disajikan media telah cukup membantu dalam memenuhi keingintahuan orang terhadap suatu hal atau kejadian yang sedang berlangsung sekalipun tidak bisa merasakan atau melihat langsung. Dalam konteks informasi yang berkaitan dengan krisis, tentu saja intensitas perhatian orang akan meningkat dan akan selalu mengikuti informasi perkembangannya. Dalam hal ini, media akan menjadi satu-satunya sumber informasi untuk mengumpulkan, mengolah dan bahkan menafsirkan informasi. Karena sebagai satu-satunya sumber, media bebas mengarahkan kemana informasi ini ingin dibentuk apakah untuk membangun solidaritas, simpati, membangun kesadaran bersama (being together), atau mereduksi ketidaktentuan (uncertainity) dan ketakutan (fear) masyarakat. Tentu saja hal itu tergantung pada jenis dan macam krisis yang terjadi. Namun yang jelas bahwa informasi yang berkaitan dengan krisis media mempunyai peran yang sangat besar dalam membentuk opini dan simpati publik.

Penelitian mengenai peran media massa pada masa krisis telah banyak dilakukan oleh banyak ahli terutama ketika krisis sedang berlangsung. Pemberitaan media mengenai krisis yang tengah berlangsung sangat dibutuhkan banyak orang karena kemampuannya menyajikan informasi, interpretasi dan membangun solidaritas. Fungsi solidaritas yang dibangun oleh media dipandang tidak sekadar memerankan fungsi pengawas (watchdog) selama krisis berlangsung, namun juga fungsi membangun kesadaran tanggungjawab sosial (sosial responsibilty) di antara publik.

Perencanaan Manajemen Krisis dalam Pendekatan Manajemen Strategis

Manajemen strategis berangkat dari suatu pemikiran bahwa perkembangan dunia telah memasuki era globalisasi dengan ditandai semakin hilangnya batas negara (borderless) sebagai akibat dari perkembangan tehnologi informasi yang kian pesat. Persaingan, perdagangan bebas dan isu krisis lingkungan hidup akibat eksploitasi lingkungan, pencemaran dan penurunan kualitas lingkungan telah menjadi isu global yang mengharuskan para pelaku organisasi mendesain ulang perencanaan strategis organisasi mereka.

Manajemen strategis yang didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk memformulasi, mengimplementasi, mengevaluasi keputusan lintas fungsi yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan. Ini artinya manajemen strategis berupaya mengintegrasikan manjemen (keuangan, pemasaran, produks, organisasi, SDM dan krisis) dalam satu kesatuan sistem yang terimplementasi dalam sebuah “perencanaan strategik”.

Secara umum perencanaan strategi terdiri dari tiga tahap proses, yaitu formulasi strategi, implementasi strategi dan evaluasi strategi.

Pada tahap formulasi startegi ini, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

Melakukan identifikasi ancaman dan peluang (eksternal) kemudian internal yang berupa kekuatan, kelemahan yang akan mempengaruhi langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi.
Menetapkan tujuan Manajemen krisis dalam jangka panjang
Merumuskan strategi
Menetapkan program-program strategis

Pada tahap implementasi strategi, langkah-langkah yang dilakukan adalah

membuat kebijakan,
mengalokasikan sumber daya sehingga strategi yang diformulasikan dapat dijalankan,
menciptakan struktur yang efektif,
menyiapkan anggaran,
mengembangkan dan memberdayakan sistem informasi

Dan sebagai alat utama untuk menilai apakah strategi telah berjalan atau belum sesuai yang diharapkan tahap berikutnya adalah melakukan evaluasi strategi yang meliputi:

Meninjau ulang faktor internal dan ekternal yang menjadi dasar srategi saat ini
mengukur kinerja
mengambil tindakan korektif

Dalam melakukan proses manajemen krisis melalui pendekatan manajemen strategis, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

Formulasi Strategi

Dalam tahap formulasi ini, langkah utama dan pertama yang harus dilakukan adalah melakukan identifikasi isu-isu formulasi strategis organisasi yang meliputi:

Apa bidang utama garapan organisasi
Bagaimana kondisi sekarang tentang sumber daya
Apa yang harus dilakukan organisasi kedepan

Untuk menjawab pertanyaan mendasar ini perlu dilakukan identifikasi internal menyeluruh terhadap visi, misi, tujuan, identifikasi kekuatan dan kelemahan (internal analysis) termasuk mengidentifikasi bidang-bidang yang rawan menimbulkan krisis serta melakukan identifikasi peluang dan ancaman (external analysis) termasuk ancaman munculnya krisis yang kemungkinan terjadi pada masa mendatang. Setelah itu melakukan perumusan alternatif strategi dan memilih strategi yang akan digunakan ketika krisis terjadi, sehingga terwujud program-program apa yang harus segera dilakukan manakala krisis menimpa organisasi.

Implementasi Strategi

Setelah proses formulasi strategi terumuskan maka tahap berikutnya adalah merencanakan implementasi strategi yang akan digunakan sebagai bahan panduan untuk menanggulangi apabila krisis terjadi, meliputi:

Membuat kebijakan apabila krisis terjadi
Menetapkan program-program strategis penanggulangan krisis (emergency response program)
Memberi pengarahan tehnis dan langkah-langkah yang akan dilakukan apabila krisis terjadi kepada seluruh stakeholder internal maupun eksternal
Menyediakan alokasi anggaran khusus untuk crisis recovery
Menciptakan struktur tim krisis
Mengembangkan dan memberdayakan sumber dan media informasi

Hal diatas perlu dilakukan karena dalam manajemen krisis ada 4 proses penting yaitu:

Perencanaan (planning),
Penanggulangan cepat kejadian (Incident response),
mengelola krisis (management crisis),
keberlangsungan organisasi (business continuity).

Untuk itu, program-program implemetasi strategi manajemen krisis sebagian berisi mengenai tindakan untuk menghadapi situasi darurat (emergency response), skenario untuk pemulihan dari bencana (disaster recovery), skenario untuk pemulihan bisnis (business recovery), strategi untuk memulai bisnis kembali (business resumption), menyusun rencana-rencana kemungkinan (contingency planning), dan mengelola krisis (crisis management). Khusus untuk penanganan krisis karena bencana, perlu dilengkapi emergency response plan (ERP) yang juga meliputi pembentukan sebuah tim yang terdiri dari para anggota dengan tanggungjawab tertentu ketika terjadi situasi darurat (emergency response team), alur tindakan pada situasi darurat (emergency flowchart) dan prosedur evakuasi. Emergency response plan ini harus didukung oleh general emergency procedure (GEP).

Pada hakekatnya dalam setiap penanganan krisis, organisasi perlu membentuk tim khusus. Tugas utama tim manajemen krisis ini terutama adalah mendukung para karyawan organisasi/perusahaan selama masa krisis terjadi. Kemudian menentukan dampak dari krisis yang terjadi terhadap operasi bisnis yang berjalan normal, dan menjalin hubungan yang baik dengan media untuk mendapatkan informasi tentang krisis yang terjadi. Sekaligus menginformasikan kepada pihak-pihak yang terkait terhadap aksi-aksi yang diambil perusahaan sehubungan dengan krisis yang terjadi. Hal ini bertujuan supaya organisasi mampu mempertahankan reputasi dan citra di mata publik dan stakeholder.

Daftar pustaka

Dannise McQuill. 1987. Mass Communication Theory, Agus Dharma dan Aminuddin (Penerj) Jakarta: Erlangga

Djamaluddin Ancok, Kiat Menghadapi Krisis Dalam Perusahaan dalam http://djamaluddin.ancok.com Diarsipkan 2016-08-07 di Wayback Machine.

Jemsly Hutabarat dan Martani Huseini. 2006. Manajemen Strategik di Tengah Operasional. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Lerbinger. 1997. The crisis manager: facing risk and responsibility, New York: Erlbaum

Laurence Barton, 1993. Crisis leadership now: A real-world guide to preparing for threats, disaster, sabotage, and scandal. New York: McGraw-Hill

Steen Finkv, 1986.Crisis management: Planning for the inevitable. New York: Backinprint.com