Уақыт басқару

Тайм-менеджмент (ағылш. Time Management) — уақыт ұйымдастыру технологиясы және оның пайдалану тиімділігін арттыруды сонымен қатар уақыт бөлудегі бақылау, онда арнайы тиімділігі мен өнімділігін арттыру. Тиімділікті, нәтижелікті арттыру мақсатында жасалатын пландау процессі, кейбір әрекеттерге жұмсалатын уақытты бакылау, басқару. Өткен күндер, жылдар қайта келмес, ал келесі жылдың қалай өтуі сізге байланысты.

Бұл әрекет шектелген уақыт аралығында жасалып жатқан жұмыстың пайдасын барынша көбейту.

Алғашқыда, Тайм-менеджмент термині тек бизнес саласында қолданылатын, алайда қазір терминнің мағынасы кеңелуімен байланысты адамдардың жеке ісіне де байланысты болды. Уақытты пайдалы қолдану жүйесі түрлі амалдардан, техникалардан, құралдардан және әдістерден құрылған. Кез келген жобаның көлемі мен уақытын нақтылайтын жүйе болғандықтан, тайм менеджмент оның қажеттілігі болып табылады.

Уақытты басқару нақты міндеттері, жобалар мен мақсаттар орындау үшін пайдаланылатын дағдыларын жиынтығын алуға көмектесе алады, Осы дағдылар келесі мəселелерді қамтиды: жоспарлау, бөлу, мақсаттарын қоюы, жұмсалған уақыт талдау, мониторинг, ұйымдастыру, тізімдер мен басым бағыттарын құру.

Басында, уақыт басқару тек бизнеске жатқызылған, бірақ кейінірек осы термин сол негізде жеке қызмет саласын қосып алады. Әдетте, уақытты басқару кез келген жобаның дамуына қажеттілік, себебі ол жобаны аяқтау және көлемін уақытын анықтайды.

Құрылымы

Уақытты басқару ішінде мынадай процестерді бөлiп алуға болады:

• Анализ;
• Ескере жүргізілген талдау отырып стратегиясын модельдеу;
• Жоспарлау мен басымдықтарды анықтау. Мақсаттарға жету үшін ісөшаралар жоспарын әзірлеу және іске асыру үшін басымдықтарды бөлу.
• Жүзеге асыру - мақсаттарға жету үшін жоспарлары мен рәсімдерге сәйкес іс-қимыл.
• Алға қойған мақсаттарға бақылау, іске асыру жоспарлары және қорытындылау.

Сондай-ақ, «жобасы карточкаларының» (жеке тапсырмалар үшін уақыт жұмсайған сандар) түрінде өз нәтижелерін жазу жөн.

Жұмыс уақытты басқару

Жұмыс уақыты – жұмысты орындауға кететін уақытты немесе тікелей міндеттерін жүзеге асыруға арналған жұмысқа белсенді бөлген уақыт. Шындығында, жұмыс уақыты кестеде атап көрсеткен уақыты болып табылады.

Жұмыс уақытының талдау

Жұмыс уақытының пайдалану коэффициенті

Кп = (Қ — Ү) / Қ = 1 — Ү / Қ

бұл жерде:Қ - жұмыс уақыты қоры (мин);

Ү - үзілістер (мин).

Жұмысшыларға байланысты жұмыс уақытының жоғалуы коэффициенті

Кж = Жк / Қ

бұл жерде: Жк - қызметкерге байланысты жұмыс уақытын жоғалту (мин).

Ұйымдастырушылық және техникалық себептерге байланысты және қызметкердің тәуелді емес, жұмыс уақытының жоғалуы коэффициенті

Кж = Жұ / Қ

бұл жерде: Жұ - қызметкерге байланысты емес жұмыс уақытын жоғалту (мин).

Демалыс және қызметкерлердің жеке қажеттіліктері үшін жұмыс уақытының жоғалуы коэффициенті

К_дж= ДЖ / Қ

бұл жерде: ДЖ - демалыс және жеке қажеттіліктерін уақытын жоғалту (түскі үзіліс, гимнастика, гигиена, т.б.) (мин).

Сол сияқты, қызметкердің басқа да функциялар аяқтау үшін уақыт шығындарды талдауға болады.

Жұмыс уақытының тапшылығы

Жұмыс уақытының тапшылығы себептері қызметкердің белсенділік бұрыс ұйымдастырғандықтан немесе көшбасшылық қызметі сауатсыз ұйымдастырғаннан болады. Ақырында, уақыт тапшылығы асығыстыққа, жұмыс орындату кешігіне, сапасыз жұмысына, өндіріс шығындарға және т.б. әкеледі. Сайып келгенде, жұмыс уақыт тапшылығы айтарлықтай кәсіпорынның тиімділігі мен нәтижелерге әсер етеді.

Уақыт жетіспеушілігі себептерін анықтау үшін, жұмыс күндерінің санын тізімдемесін көрсетуді жүргізуге қажет. Уақыт жетіспеушілігіне байланысты мазасыздық мынадай белгілері бойынша анықтауға болады:

• Ағымдағы күнге арналған нақты кестесі болмауы;
• Басшысының хатшысы немесе көмекшісі оның күнделікті ескіні білмейді, басшының күнге белгілі бір сәтте болатынды білмейді;
• Менеджер бизнес хаттарға уақтылы емес жауап бермейді;
• Жұмыс уақыт ішінде жетіспеушілігі болғандықтан, менеджер өз жұмысын үйде бітіруге мәжбүр;
• Жиі телефон қоңыраулары және қонақ сапарлары негізгі жұмыста баса назар аударуға мүмкіндік берілмейді;
• Менеджері үнемі қамқорлығындағылардың жұмысын істеп жатады, себебі менеджер жұмысты жақсырақ жасай алады деп сезінеді;
• Күнделікті жағдайлардың ірі ағыны басшылардың негізгі жұмысымен айналысуға мүмкіндік бере алмайды;
• Тұрақты асығыста жағдайында жұмыс істегені шаршау әкеледі.

Уақыт жетіспеушілігі ең тұрпатты себептері:

• Нәтижесінде, жоспардан тыс жұмыстар менеджердің ғана емес, бірақ бүкіл ұйымның стилі;
• Қызметкер және оның айқындамасы дерлік теңсіздік бақыланбағаны;
• Өз қабілеттерін, жұмыс жасау жылдамдығын және тиімділігін сəйкес емес түрде бағалау;
• Қызметкерлердің жеке миссиясының болмауы (мен ұйымдастыру үшін не істей аламын және не ала аламын);
• Өз қажеттіліктерін бақылауға қабілетсіздігі (ой айтқанда, тамақтану бойынша, қарым-қатыныста және эмоция білдіргенде);
• Әлсіз еңбек мотивациясы төмен еңбек өнімділігіне әкеле алады (жалақы өспегені, дейгейлерін көтеру ұзақ уақыт жоқтығы), бұл уақыт созылмалы жетіспеушілігін тудырады.

Сарапшының жұмыс уақытын жоспарлау

Жоспарлау мақсаттарды жүзеге асырғаны үшін дайындату және жұмыс уақытының реттеу. Жұмыс тәжірибесінен білуімше 10 минут жоспарлау күнделікті 2 сағатқа дейін сақтай алады.

Уақыт тиімді пайдалану үшін менеджер басынан өз негізгі функциясын, мақсаттарын, міндеттерін және уақытын түсіну талап етіледі. Жоспарлау кезінде келесі негізгі ережелерін ескеру керек:

1. 40% еркін уақытына қалдыру, яғни уақытың 60% жоспарланған жұмыстарына бөлу, ал 20% - ала күтпеген бір төтенше жұмыстарына, қалған 20% - ойламаған жерден болып шыққан жұмыстарына.
2. Жұмысқа өткен уақытты үнемі есепке алып жазып отыру қажет. Қайда жұмсалған және қажетін көрсетуі тиіс. Нәтижесінде, менеджер уақыт шағындарын толық суреті болғандықтан болашаққа жоспар жасай алады;
3. Жұмсалған уақыт айқын көрсете отыру, жақсы жоспарын құрастыру үшін, өз міндеттерін ұзақ, орта және қысқа мерзім ішіннде тарату жөн;
4. Жоспары құрастыру негізінде: жүйелілік, бірізділік, дәйектілік;
5. Шындық жоспарлауды қамтамасыз ету үшін, менеджері іс жүзінде жүзеге асыра алатын міндеттерді мұндай көлемінде жоспарланған болуға тиіс.

Жұмыс уақыт жоспарларын ұйымдастыру әдістері

«Альп» әдісімен күн жоспарларын ұйымдастыру

Әдіс бес кезеңнен тұрады:

• Міндеттерді ретке келтіру;
• Іс-шараның ұзақтығын бағалау;
• Жұмыс уақытын бөлу;
• Басымдықтар бойынша шешiмдер қабылдау;
• Тапсырмалардың орындалу бақылау;
• Істер орындау тәртібін Парето принципін пайдаланып орнатуға болады (80/20 арақатынас);

«Парето принципі»

Парето принципі бойынша: уақыттың алғашқы жұмсалған 20 % нәтижесіннің 80 % береді. Уақыт қалған 80% жалпы нәтижеге тек 20% береді.

«АBC анализі»

Мөлшердің ең маңызды және аз маңызды нәрселердің үлестері өзгеріссіз қалады. АBC анализ бойынша барлық тапсырмалар үш сыныптарға бөлінеді.

ABC анализі үш заңға негізделінген:

1. Маман айналысатын нәрселердің жалпы көлемінен 15% аса маңызды боп саналады. Міндеттердің 15% түпкі мақсатқа жету үшін шамамен 65% үлес қосады.
2. Тапсырманның жалпы көлемінің 20% маңызды боп саналады, осы жұмыстың бөлігі нәтиженің 20% әкеледі.
3. Азырақ маңызды тапсырмалар жалпы көлемінің 65 % алады, олардың маңыздығы 15% .

АBC анализді пайдалану үшін келесі ережелерін ұстануға керек:

• болашақтың барлық тапсырмалардың тізімін жасау;
• тапсырмалардың маңызын бойынша жүйелеу және орындату тәртібін белгілеу;
• тапсырмаларды нөмірлеу;
• тапсырмаларды A, B, және С санаттар бойынша бөліңіз;
• А санаттарды (жалпы көлемінен 15%) бірінші басшысы шешеді;
• B санаттар (жалпы көлемінен 20%) басқа орындаушыға беріледі;
• С санаттар өзінің аз маңыздылыққа орай басқа орындаушыға беріледі.