総会の年度表記について

一般的に年度というのは４月から翌年の３月までをいいます。

つまり、今年の３月も年度とした場合２０２０年度となるべきなんです。
それをどうしても２０２１年としたいのならば、年度としてはおかしいということですね。

本来ならば今年の３月は、まだ２０２０年度中になるので、「２０２０年度通常総会」５月に入って行うものであれば「２０２１年度通常総会」ということになります。
総会名はそういうことになり、中で表記される決算についてはどちらで行っても「２０２０年度分決算報告」予算のほうは「２０２１年度分予算（案）」とすべきでしょうね。

会則などに活動期間や会計期間の規定があるかと思いますが、

その表現に合わせるのが妥当ではないかと思います。

活動期間・会計期間が4月から翌年3月末までを「年度」と規定しているなら、
2021年3月の総会は「2021年度予算」を審議する2020年度(第2回)総会。
3021年5月の総会は「2020年度決算」を審議する2021年度第1回総会。
でよいかと思います。

活動期間・会計期間が1月～12月区切りなら、3月の総会を2021年第1回と言うのは正しい。

紛らわしい「○○年度」ではなく、「第○○期」とする手もあります。
その場合も、当期末に次期予算を審議するのは「当期」の総会、
次期首に前期決算を審議するのは「次期」の総会になるでしょう。

年度で表記するなら、

年度始まりが4月ならば3月の総会は2021年度では無く2020年度ですね。
昨年4月以降初めての総会ならば第1回ですが年2回開催ならば第2回ですね。

>2021年5月に開催した通常総会を2021年度第2回通常総会と表記しましたが
第1回ですね。

>公務員OBの方より年度ではなく年とするべきである。
3月の総会を第1回としたからでしょう。

＞公務員OBの方より年度ではなく年とするべき…

これは「会計年度」、「事業年度」です。

何の団体かお書きでありませんが、1 年単位でくくるとして、1～12月であろうが 4～3月、あるいは 6～5月などということもありますが、いずれも日本語としては「年度」でよいのです。
https://www.soumu.go.jp/main_content/000061368.pdf

まあ、1～12月の場合に限り、「年度」の言葉を使わず「△年分」とすることもあります。
確定申告書がその例です。
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/y …

＞３月末に次年度の活動計画や予算を提案・承認し…

これは次の年度の計画だから前年度。

＞５月初めに前年度の活動報告や決算を報告・承認…

こちらは前の年度の報告だから新年度。

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自治会・町内会の類いなら、総務省の指針を参考にしてください。
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/commu …