Microsoft Excel 2010

MANUAL DE APOIO

Srgio Pacincia - Maro de 2013

ndice
Apresentao .................................................................................................................... 5 Ambiente de Trabalho ...................................................................................................... 6 A Folha de Clculo ....................................................................................................... 6 O ambiente de trabalho do Excel.................................................................................. 7 Os frisos do Excel ......................................................................................................... 8 Separador Ficheiro ................................................................................................ 8 Separador Base ..................................................................................................... 9 Separador Inserir ................................................................................................... 9 Separador Esquema de Pgina .............................................................................. 9 Separador Frmulas .............................................................................................. 9 Separador Dados ................................................................................................. 10 Separador Rever .................................................................................................. 10 Separador Ver ..................................................................................................... 10 Separador Programador ...................................................................................... 10 Usar as funcionalidades do Friso ................................................................................ 11 Barras de Ferramentas .................................................................................................... 12 Barra de ferramentas de acesso rpido ....................................................................... 12 Outros comandos e botes .......................................................................................... 12 Operaes com documentos ........................................................................................... 13 Criar um novo documento .......................................................................................... 13 Abrir um documento existente ................................................................................... 14 Guardar um documento .............................................................................................. 14 Fechar um documento ................................................................................................ 15 Conceitos bsicos ........................................................................................................... 16 Clulas ........................................................................................................................ 16 Livros e folhas de trabalho ......................................................................................... 16 Mudar o nome de uma folha ....................................................................................... 17 Criar uma nova folha .................................................................................................. 17 Eliminar uma folha ..................................................................................................... 18 Mover ou copiar folha ................................................................................................ 18 Introduo e correco de dados ................................................................................ 19 Editar os dados de uma clula .................................................................................... 20 Apagar os dados de uma clula .................................................................................. 20 Seleccionar mais do que uma clula ........................................................................... 20

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Mover clulas ............................................................................................................. 22 Seleccionar linhas ou colunas ..................................................................................... 22 Seleccionar toda a folha de clculo ............................................................................ 22 Inserir e eliminar linhas .............................................................................................. 23 Inserir e eliminar colunas ........................................................................................... 23 Redimensionar as colunas .......................................................................................... 23 Redimensionar as linhas ............................................................................................. 24 Ajuste automtico ....................................................................................................... 24 Formatar clulas ............................................................................................................. 25 Cores e limites ............................................................................................................ 25 Tipo de letra ................................................................................................................ 26 Tamanho da letra ........................................................................................................ 26 Alinhamento do texto ................................................................................................. 27 Unir e centrar clulas .................................................................................................. 27 Tipos de dados ............................................................................................................ 28 Clculos .......................................................................................................................... 30 Soma ........................................................................................................................... 30 Subtraco .................................................................................................................. 32 Multiplicao .............................................................................................................. 33 Repetir frmulas ......................................................................................................... 34 Diviso ........................................................................................................................ 36 Funes ........................................................................................................................... 38 SOMA......................................................................................................................... 38 MDIA ....................................................................................................................... 39 MXIMO ................................................................................................................... 40 MNIMO ..................................................................................................................... 40 CONTAR.SE .............................................................................................................. 41 SE ............................................................................................................................... 43 Funo SE aninhada ................................................................................................... 45 HOJE .......................................................................................................................... 46 PROCV ....................................................................................................................... 47 SE.ERRO .................................................................................................................... 50 Proteco de clulas........................................................................................................ 52 Referncias relativas, absolutas e mistas ........................................................................ 54 Referncias relativas ................................................................................................... 54

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Referncias absolutas ................................................................................................. 55 Referncias Mistas ...................................................................................................... 56 Alternar entre referncias relativas e absolutas .......................................................... 56 Sries .............................................................................................................................. 57 Utilizao de sries numricas ................................................................................... 57 Utilizao de sries predefinidas ................................................................................ 57 Formatao condicional .................................................................................................. 58 Formatao automtica ................................................................................................... 62 Filtragem de dados ......................................................................................................... 65 Validao de dados ......................................................................................................... 66 Grficos .......................................................................................................................... 71 Bibliografia ..................................................................................................................... 73

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Apresentao
O Microsoft Excel, normalmente fornecido com o Microsoft Office, uma poderosa aplicao destinada, principalmente, criao e utilizaes de folhas de clculo. As folhas de clculo so formulrios matemticos interactivos, onde podem ser utilizadas frmulas e funes para produzir e analisar determinados resultados. So extremamente prticas, na medida em que nos permitem poupar muito tempo e obter resultados mais satisfatrios e credveis.

Para alm de permitir realizar clculos numricos complexos, possibilita a criao personalizada de grficos e diagramas elaborados, a organizao, gesto e anlise de dados em listas ou tabelas, a importao de dados de diferentes origens e a automatizao de tarefas complexas atravs de macros de comandos e funes.

Algumas novidades do Excel 2010: Novo painel de navegao; Novas ferramentas de grficos; Formatao condicional aprimorada; Novos efeitos visuais, tais como sombras, bisel, brilho e reflexo.

Irei explorar ao longo deste manual algumas destas novas funcionalidades bem como todas as que me parecem fundamentais para quem d os primeiros passos na ferramenta ou que pretende explorar potencialidades at ento desconhecidas.

NOTA: Este manual foi escrito de acordo com a grafia do portugus pr-acordo ortogrfico.

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Ambiente de Trabalho
A Folha de Clculo
O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao (at ento desconhecida) que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos informticos. A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela introduzir valores, como fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impossveis de realizar.

A quadrcula da folha de clculo electrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 at 1.048.576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17.179.869.184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de 6300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel tambm podem ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

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O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel designa-se por Livro e cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada novo livro.

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Legenda: 1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa os separadores). 3. Barra de ferramentas de acesso rpido 4. Boto de acesso ajuda 5. Ponto de insero 6. Barra de frmulas 7. Caixa de nome 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Ttulo de linhas (1,2,3, ) Ttulo de colunas (A,B,C, ) Barra de deslocamento vertical Barra de deslocamento horizontal Separadores de folhas Modos de visualizao Ampliar ou reduzir pgina Comando de diviso do documento

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Os frisos do Excel
O Microsoft Excel utiliza desde a sua verso 2007 um novo paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, denominada friso, o que anteriormente estava dividido entre a barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas duas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. Tal como no Word, h sete frisos no Excel, e um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de operaes complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir, e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita ao passo que os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.

Separador Ficheiro

Permite aceder a opes bsicas, tais como abrir, fechar, guardar, enviar e imprimir ficheiros e ainda personalizar o Microsoft Excel.

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 Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com a formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, cor, formatos de nmeros, etc.

Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

Separador Esquema de Pgina

Comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.

Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e frmulas do Excel.

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 Separador Dados

um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa e que frequentemente descurada.

Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

Separador Ver

O ltimo separador predefinido chama-se Ver e agrupa as funes relativas visualizao do documento.

Separador Programador

Um separador adicional, chamado Programador, pode ser activado a partir do Menu de Personalizao do Excel (Separador Ficheiro Opes Personalizar Friso), e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.

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Usar as funcionalidades do Friso

O friso, qualquer que seja o separador activo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes, de forma a facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra na sua base. Nalguns casos, do lado direito da barra existe uma pequena rea que cionalidade. pode ser clicada de forma a expandir a sua fun-

Se passar o cursor do rato nessa rea, surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer caso clique nela. Neste exemplo, se clicar no boto do grupo Tipo de Letra surgir uma caixa de dilogo que lhe permite formatar as clulas seleccionadas.

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Barras de Ferramentas
Barra de ferramentas de acesso rpido
Por cima do friso existe uma pequena rea chamada Barra de Ferramentas de acesso rpido, cuja predefinio inclui trs cones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com ) so trs: Guardar, Anular e Refazer. Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra temos uma lista de outros comandos que podemos colocar neste espao.

Outros comandos e botes

Ajuda Clique no ponto de interrogao no canto superior direito do Excel (ou tecla F1) para activar a ajuda.

Zoom O comando Zoom no canto inferior direito da barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais mais (+) e menos (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%.

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Operaes com documentos

Criar um novo documento
Para criar um novo documento no Excel 2010, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria logo um documento novo, designado por Livro, vazio. A este documento dado o nome de Livro_n, em que n um nmero incremental correspondente quantidade de documentos novos abertos pelo programa.

Se j abriu o Excel e pretende criar um novo documento (quer j tenha aberto um ou no), clique no separador Ficheiro e escolha a opo Novo.

Em seguida, abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar. A predefinio um livro em branco, mas pode escolher um entre dezenas de modelos existentes (facturas, oramentos, etc.)

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Abrir um documento existente

Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no separador Ficheiro e escolha a opo Abrir. Posteriormente, ser aberta uma janela de dilogo que lhe permite procurar o documento no seu computador.

Caso o documento tenha sido criado ou aberto por si recentemente, pode tambm procura-lo nos documentos recentes, clicando para tal na opo Recentes.

Guardar um documento
Quando criado um novo documento, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado para que possa recuperalo mais tarde. Para guardar um documento, clicamos no separador Ficheiro e escolhemos a opo Guardar.

Em alternativa, podemos utilizar o boto so rpido ou pressionar as teclas Ctrl+G.

que se encontra na barra de ferramentas de aces-

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O comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco no local onde estava, com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria se escolhesse a opo Guardar Como, e que lhe permite escolher o formato de ficheiro a gravar, bem como o nome e a localizao.

Fechar um documento
Se quiser fechar o documento activo mas no o Excel, dever clicar no separador Ficheiro e escolher a opo Fechar. Caso no tenha efectuado uma operao de Guardar depois das ltimas alteraes feitas no documento, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.

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Conceitos bsicos
Clulas
Graficamente, uma folha de clculo uma grelha constituda por colunas e linhas. Assemelha-se a uma folha de papel quadriculado de um caderno de matemtica, em que cada quadrcula designada por clula. No Excel, as clulas so referenciadas recorrendo letra (ou letras) identificativa da coluna seguida do nmero da linha, indicao que funciona como as coordenadas geogrficas de um mapa. A clula D7, por exemplo, a clula que resulta do cruzamento da coluna D com a linha 7.

Livros e folhas de trabalho

Cada ficheiro de Excel armazena um livro de trabalho, que contm, por defeito, trs folhas de trabalho. Podemos seleccionar a folha onde queremos trabalhar clicando no respectivo separador, disponvel no canto inferior esquerdo das folhas.

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Mudar o nome de uma folha

Para mudar o nome a uma folha devemos proceder da seguinte forma:

1. Colocar o cursor do rato sobre o separador da folha e premir o boto do lado direito.

2. Escolher a opo Mudar o nome e digitar o novo nome, fazendo Enter para o confirmar.

Criar uma nova folha

Para criar uma nova folha basta clicar com o boto direito do rato em cima de uma das folhas existentes e escolher a opo Inserir.

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Eliminar uma folha

Para eliminar uma folha basta clicar com o boto direito do rato em cima da folha que pretendemos apagar e clicar em Eliminar.

Mover ou copiar folha

Para mover uma folha, clicamos com o boto direito do rato na folha que pretendemos mover e escolhemos a opo Mover ou copiar.

Se quisermos criar uma cpia da folha temos que activar a opo Criar uma cpia.

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Introduo e correco de dados

1. Seleccionamos, com um clique do rato, a clula onde pretendemos introduzir os dados, por exemplo a clula A1. Esta clula transforma-se imediatamente na clula activa, o que demonstrado pela moldura que a envolve.

Clula activa

2. Podemos de imediato comear a digitar a informao surge um cursor para indicar onde estamos a introduzir os dados. Repare como os dados tambm aparecem na barra de frmulas.

O que estamos a digitar aparece na barra de frmulas 3. Para introduzirmos dados noutra clula, apenas teremos de clicar numa nova clula, por exemplo a clula A2, ou clicar na tecla ENTER. Os dados introduzidos na clula A1 no desaparecem da clula, mas desaparecem da barra das frmulas, que passa a apresentar os dados que esto a ser introduzidos na clula A2.

NOTA: Nem sempre mais fcil recorrer ao rato para seleccionarmos a clula pretendida. As teclas direccionais so uma excelente ajuda, na medida em que nos permitem mover facilmente pela folha de clculo.

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Editar os dados de uma clula

Para alterarmos os dados de uma clula sem apagar os dados que j l esto, devemos fazer duplo clique sobre a clula onde pretendemos fazer as alteraes.

Em alternativa, podemos clicar na clula onde esto os dados que pretendemos alterar e depois clicar no respectivo contedo na barra de frmulas.

Apagar os dados de uma clula

Para apagar o contedo de uma clula s temos de activ-la (seleccion-la) e pressionar a tecla Delete.

Seleccionar mais do que uma clula

Ao utilizar o Excel, precisamos muitas vezes de seleccionar mais do que uma clula. As clulas seleccionadas ficaro envolvidas por uma moldura e, excepo da primeira, ficaro a azul.

1. Para seleccionar mais do que uma clula da mesma linha devemos clicar na primeira clula que pretendemos seleccionar e arrastar o rato (mantendo o boto esquerdo pressionado) para a esquerda ou para a direita, at chegar ltima clula a seleccionar. Por exemplo, vamos clicar na clula B2 e arrastar at clula E2. O resultado ser o seguinte:

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2. Para criar uma seleco na mesma coluna o sistema o mesmo, com a diferena de que o rato dever ser movido na vertical. Se seleccionarmos por exemplo, todas as clulas da C3 C8, obteremos o seguinte resultado:

3. Para seleccionar uma rea, basta mover o rato na diagonal. Para obtermos a seleco que est na imagem seguinte basta clicar na clula A2 e arrastar at clula D5.

4. tambm possvel seleccionar clulas que no sejam contguas recorrendo tecla Ctrl. Para obter a seleco exemplificada na imagem abaixo, devemos clicar na clula A2 e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, clicar nas clulas B4, D3 e C1. Desta vez as clulas seleccionadas no sero envolvidas por uma moldura.

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Mover clulas
Se pretendermos mover uma clula (ou conjunto de clulas) de uma posio para outra, podemos faz-lo facilmente, clicando na zona exterior da clula e movendo o rato para a nova posio.

Seleccionar linhas ou colunas

Por vezes mais eficaz seleccionar colunas ou linhas inteiras do que seleccionar clulas. Para seleccionar uma linha, devemos mover o apontador do rato para cima do nmero indicativo da linha e fazer clique com o rato. Para seleccionar uma coluna, devemos mover o rato para cima da letra indicativa da coluna e fazer clique com o rato.

NOTA: Podemos ainda seleccionar mais de uma linha ou mais de uma coluna da mesma forma que seleccionamos mais de uma clula: arrastando o rato e recorrendo tecla Ctrl.

Seleccionar toda a folha de clculo

Para seleccionar toda a folha devemos premir o boto que se encontra no canto superior esquerdo da zona de clulas da folha de clculo, na interseco dos botes correspondentes s linhas e dos correspondentes s colunas.

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Inserir e eliminar linhas

Para inserir: Seleccionamos uma linha, clicamos em cima dela com o boto direito do rato e escolhemos a opo Inserir. A nova linha ser inserida imediatamente acima da linha que tnhamos seleccionado.

Para eliminar: Seleccionamos a linha que queremos eliminar, clicamos em cima dela com o boto direito do rato e escolhemos a opo Eliminar.

Inserir e eliminar colunas

Para inserir ou eliminar colunas procede-se exactamente da mesma forma, mas neste caso em vez de seleccionar uma linha seleccionamos uma coluna.

Redimensionar as colunas
Por vezes, o texto no cabe nas respectivas clulas, ficando parcialmente escondido. Isto significa que temos de redimensionar as colunas em questo, de forma a aumentar a sua largura. Por exemplo, se quisermos redimensionar a coluna C, devemos mover o apontador do rato para a barra das colunas at linha que separa a coluna C da coluna D. O apontador do rato passar a ter duas pequenas setas laterais, uma a apontar para a esquerda e outra a apontar para a direita. Estas setas indicam que podemos diminuir ou aumentar a largura da coluna C.

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Redimensionar as linhas
O processo para diminuir ou aumentar a altura das linhas em tudo semelhante ao processo para redimensionar as colunas. A nica diferena que o apontador do rato dever ser colocado entre a separao das linhas.

Ajuste automtico
O Excel permite ajustar automaticamente a largura das colunas e a altura das linhas de acordo com o espao ocupado pelo contedo das clulas. Para ajustar a largura das colunas, devemos mover o apontador do rato para a margem direita da caixa que inclui a letra da coluna que queremos redimensionar e fazer um duplo clique.

Para ajustar automaticamente a altura das linhas, basta mover o apontador do rato para a margem inferior direita da caixa que inclui o nmero da linha e fazer duplo clique.

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Formatar clulas
Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas. A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupos de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato.

Cores e limites

Pode atribuir limites a grupos de clulas

ou colorir algumas clulas para melhorar o aspecto dos seus documentos.

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Tipo de letra
Pode alterar o tipo de letra

ou mudar a cor do texto.

Tamanho da letra
Pode aumentar ou diminuir o tamanho da letra das clulas seleccionadas clicando no controlo respectivo

ou clicando nos botes de Aumentar ou Diminuir.

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Alinhamento do texto
O alinhamento do texto de uma clula pode ser feito na horizontal ou na vertical. Se pretendermos alinhar o texto horizontalmente, podemos faz-lo esquerda, direita e ao centro, utilizando os controlos respectivos.
alinhado esquerda alinhado ao centro alinhado direita

Se pretendermos alinhar o texto verticalmente, podemos faz-lo de trs formas (superior, meio e inferior), utilizando os controlos respectivos.
alinhamento superior

alinhamento ao meio

alinhamento inferior

Unir e centrar clulas

Por vezes, torna-se necessrio unir duas ou mais clulas, centrando o seu contedo. Para tal, basta seleccionar as clulas que se pretende unir e clicar no boto Unir e Centrar.

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Tipos de dados
Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar um determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automticos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efectuados com valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha. A predefinio do formato do contedo das clulas Geral algarismos sem qualquer formatao numrica em especial. Para alterar o tipo de dados de uma clula, clicamos no controlo respectivo:

Podemos escolher um de vrios formatos disponveis, como por exemplo Data, Moeda, Percentagem, Etc. Caso pretendamos aceder a outro tipo de formatos clicamos em Mais Formatos Numricos

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Exemplos de formatos de clulas:

Formatos numricos

15.000 5% 325,20 325,20

estilo de separador de milhares estilo de percentagem formato de moeda formato de moeda (libras)

Formatos de Data e Hora

01-04-2013 15-Mar segunda-feira, 21 de Julho de 1975 3 de Junho de 2010

Data abreviada (DD-MM-AAAA) Data abreviada (DD-MMM) Data por extenso Data por extenso

Formatos Personalizados

262 927 766 96 543 78 55 2500-070 978-972-711-921-9

Nmero de telefone (categoria especial) Telemvel Cdigo Postal ISBN (formato personalizado)

Para formatos numricos, possvel ainda aumentar ou diminuir casas decimais, bastando para tal, clicar nos botes respectivos, disponveis no Grupo Nmero do friso Base.

Diminuir casas decimais

Aumentar casas decimais

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Clculos
Depois de introduzidos valores nas clulas, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, diviso e multiplicao) e sobretudo atravs de frmulas.

Soma
Vamos supor que tnhamos uma lista de consumos de Gs, Electricidade e Telefone, para os primeiros trs meses do ano, e que queramos somar esses valores.

1. Para aplicarmos uma frmula que faa a soma de todas as facturas de gs, vamos seleccionar a clula E2 e digitar um sinal de igual =. Isto diz ao Excel que vamos introduzir uma frmula.

2. Ao invs de introduzirmos o primeiro valor que queremos somar, introduzimos as coordenadas da clula que contm esse valor, neste caso ser a clula B2. Em alternativa, podemos clicar em cima dessa clula e o Excel automaticamente indica que foi seleccionada, adicionando-lhe uma moldura azul.

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3. O sinal matemtico para a soma , como no podia deixar se ser, o +. Como queremos somar trs parcelas (B2, C2 e D2), a frmula ficar =B2+C2+D2. Mais uma vez, para facilitar, o Excel utiliza molduras coloridas para mostrar quais as clulas que estamos a somar.

4. Depois de introduzirmos a frmula, pressionamos a tecla Enter, para que o resultado da soma seja apresentado. Como sempre acontece nas folhas de clculo, agora podemos alterar qualquer um dos valores das parcelas (consumos de gs), pois o resultado ser automaticamente actualizado.

5. Para fazermos as restantes somas basta repetir o processo e ficamos com os totais de cada um dos consumos durante os primeiros trs meses do ano.

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Subtraco
Aplicar frmulas de subtraco muito semelhante aplicao de frmulas de soma. Como exemplo, vamos criar uma folha de clculo de gesto de uma mesada, onde os valores gastos sero subtrados ao total. 1. Vamos criar trs cabealhos: Item, Custo e Valor restante. Aproveitamos para seleccionar as duas colunas referentes ao Custo e ao Valor Restante e format-las para apresentarem o smbolo do euro, e de seguida inserimos o valor total da mesada na clula B2.

2. Introduzimos o primeiro item comprado e o respectivo preo, por exemplo um bilhete de cinema. Devido ao comprimento da descrio do item, temos necessariamente de alargar a coluna A.

3. Seleccionamos a clula C3 e introduzimos a frmula =C2-B3, que apresentar o resultado da subtraco do valor gasto na compra do bilhete de cinema ao valor actual.

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4. Introduzimos um novo item (revista) e o respectivo preo. Agora, a frmula introduzida na clula C4 dever ser =C3-B4, ou seja, a subtraco do valor da revista ao valor restante.

5. Repetimos o processo sempre que introduzimos um novo item. Como se pode verificar, o valor restante vai diminuindo de acordo com os custos introduzidos.

Multiplicao
Para aprender a utilizar o Excel para efectuar esta operao, vamos planear um piquenique para oito amigos, onde vamos calcular o valor de cada item de acordo com as quantidades.

1. Antes de mais nada, criamos a lista de compras, como aquela que exemplificada na imagem.

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Na coluna Valor introduziremos as frmulas de multiplicao para obtermos o produto da quantidade pelo preo unitrio. A clula D2 dever conter a frmula =B2*C2. Isto significa que o smbolo de multiplicao utilizado no Excel o asterisco (*).

Ao incluirmos o smbolo de euros na coluna B, o Excel apercebe-se automaticamente de que estamos a fazer um clculo de custos e apresenta os resultados da multiplicao tambm em euros.

Repetir frmulas
Introduzir uma nova frmula sempre que adicionamos um item lista no um processo muito expedito. O Excel permite repetir frmulas automaticamente.

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1. Ao invs de introduzirmos novas frmulas de multiplicao nas clulas D3, D4, D5, D6 e D7, vamos antes activar a clula D2. Repare como a moldura que indica a activao da clula inclui um pequeno quadrado preto no canto inferior direito.

2. Vamos clicar e manter o boto esquerdo do rato pressionado sobre o quadrado da moldura. O apontador do rato vai transformar-se numa pequena cruz, como visvel na imagem. Sem largar o boto pressionado vamos arrast-lo at clula D7, a ltima onde queremos aplicar a frmula.

3. Depois de libertar o boto do rato, o Excel preenche as clulas com as frmulas de multiplicao, seguindo o exemplo da primeira clula. Esta uma forma muito mais fcil de repetir frmulas e normalmente conhecida por preenchimento automtico.

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Diviso
Suponhamos que queramos saber qual o custo por pessoa do nosso piquenique. Para tal basta fazer a soma de todas as parcelas e dividir pelo nmero de pessoas. 1. Fazemos a soma de todas as clulas. Seleccionamos a clula D8 e inserimos a frmula =D2+D3+D4+D5+D6+D7

2. Inserimos dois novos campos: Nmero de pessoas e Custo por pessoa. Ao introduzirmos o nmero de pessoas (oito), o Excel adiciona o smbolo do euro. Isto acontece porque formatmos toda a coluna B para apresentar o smbolo do Euro.

NOTA: Para remover o smbolo do euro da clula B10, formatamos a clula para um nmero geral (sem formato especfico).

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3. Na clula B11 introduzimos a frmula =D8/B10. Esta frmula vai apresentar o resultado da diviso do valor total (clula D8) pelo nmero de pessoas (clula B10).

4. Depois de confirmarmos (pressionando a tecla Enter), obtemos o custo por pessoa do nosso piquenique.

DICA: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios.

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Funes
Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs do uso de funes. Existem centenas de funes, mas iremos apenas analisar as mais utilizadas.

SOMA
A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas. Para inserir esta funo procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a clula onde queremos que surja a SOMA. 2. Acedemos ao boto Soma Automtica, disponvel no grupo Edio do separador Base e escolhemos a opo Soma1. 3. Seleccionamos o intervalo de clulas a somar e carregamos em ENTER.

Para este exemplo, o resultado ser o seguinte:

Despesa Valor gua 16,20 Gs 25,00 Internet 22,10 Electricidade 36,15 Renda 300,00 Total 399,45

Em alternativa, podemos clicar no separador Frmulas e escolher a opo Soma Automtica.

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MDIA
A funo MDIA permite calcular a mdia aritmtica de um conjunto de valores e o seu uso bastante semelhante ao da funo SOMA. Para inserir esta funo procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a clula onde queremos que surja a MDIA. 2. Acedemos ao boto Soma Automtica, disponvel no grupo Edio do separador Base e escolhemos a opo MDIA. 3. Seleccionamos o intervalo de clulas para o qual pretendemos calcular a mdia e carregamos em ENTER.

Para estede exemplo, o resultado ser o seguinte: Notas alunos

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota 4 9 17 17 1 13

Estatsticas Mdia 10,16667 Mais alta Mais baixa Positivas Negativas Total alunos

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MXIMO
A funo MXIMO permite determinar qual o valor mximo de um conjunto de argumentos. Para inserir esta funo procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a clula onde queremos que surja o valor MXIMO. 2. Acedemos ao boto Soma Automtica, disponvel no grupo Edio do separador Base e escolhemos a opo MXIMO. 3. Seleccionamos o intervalo de clulas pretendido e carregamos em ENTER.

Para estede exemplo, o resultado ser o seguinte: Notas alunos

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota 4 9 17 17 1 13

Estatsticas Mdia 10,16667 Mais alta 17 Mais baixa Positivas Negativas Total alunos

MNIMO
O uso da funo MNIMO em tudo semelhante ao da funo MXIMO.

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CONTAR.SE
A funo CONTAR.SE permite contar o nmero de clulas de um intervalo que respeitem uma dada condio. Depois de seleccionarmos a clula onde queremos que surja o resultado da contagem, clicamos no boto fx disponvel na barra de frmulas e escolhemos a funo CONTAR.SE

Surgir ento a seguinte janela:

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O primeiro argumento da funo o intervalo de clulas que pretendemos contar. Para este exemplo vamos seleccionar o intervalo compreendido entre as clulas B4 e B9.

No segundo argumento vamos definir qual o critrio que vai decidir se a clula vai ser ou no contada. Para este exemplo, vamos contar todas as notas iguais ou superiores a 10.

Depois de clicarmos em OK, o resultado da contagem surgir na clula onde inserimos a funo.

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota 4 9 17 17 1 13

Estatsticas Mdia 10,16667 Mais alta 17 Mais baixa 1 Positivas 3 Negativas Total alunos

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SE
A funo SE especialmente til quando precisamos de uma anlise qualitativa dos dados existentes em determinadas clulas. Imagine-se por exemplo, que pretendemos criar uma lista de notas de alunos, onde frente de cada nota dever aparecer a palavra Aprovado ou a palavra Reprovado. Depois de seleccionarmos a clula onde queremos que surja o resultado da anlise, clicamos no boto fx disponvel na barra de frmulas e escolhemos a funo SE. Surgir ento a seguinte janela:

O primeiro argumento o teste lgico que determinar se o aluno est Aprovado ou Reprovado. Para este exemplo, e uma vez que estamos a analisar a nota da clula B4, digitamos o seguinte:

B4>=10
No segundo argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condio se verifique, ou seja, para quando a nota do aluno maior ou igual a 10 valores:

Aprovado
No terceiro argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condio NO se verifique, ou seja, para quando a nota do aluno NO maior ou igual a 10 valores:

Reprovado

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A janela da funo ficar ento preenchida da seguinte forma:

Depois de carregarmos em OK, o resultado ser o seguinte:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota

Situao 4 Reprovado 9 17 17 1 13

De seguida, basta utilizar a ala de preenchimento para propagar a funo anteriormente criada, para as restantes clulas. O resultado ser o seguinte:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota

Situao 4 Reprovado 9 Reprovado 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

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Funo SE aninhada
Se tivermos mais do que duas opes quando estamos a analisar dados de clulas, precisamos de usar a funo SE aninhada, ou seja, uma funo SE dentro de outra. Pegando no exemplo anterior, vamos supor que os alunos com notas compreendidas entre 8 e 10 poderiam ir a exame. Depois de seleccionarmos a clula onde queremos que surja o resultado da anlise, clicamos no boto fx disponvel na barra de frmulas e escolhemos a funo SE. Na janela da funo comeamos por definir o primeiro teste lgico, ou seja, para quando a nota inferior a 8 valores. Caso a condio se verifique, ento vamos escrever Reprovado no argumento Valor_se_verdadeiro.

No argumento Valor_se_falso vamos ter que inserir um novo SE, uma vez que ainda nos restam duas hipteses (Exame e Aprovado). Para isso clicamos no seguinte boto que surge do lado esquerdo da barra de frmulas:

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Neste novo SE vamos preencher o seguinte:

Neste caso, se a nota do aluno for menor do que 10, vamos escrever Exame na sua situao. De salientar, que o Excel s entra neste novo SE se no cumpriu a condio anterior. Caso a condio no se verifique, ou seja, se a nota no for inferior a 10 valores, ento significa que o aluno est Aprovado (por excluso de partes). Depois de propagada a frmula, o resultado ser o seguinte:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota

Situao 4 Reprovado 9 Exame 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

NOTA: O uso de funes aninhadas no exclusivo da funo SE. Para resoluo de problemas mais complexos perfeitamente normal a interligao de diferentes funes.

HOJE
A funo HOJE permite inserir a data actual numa clula. O seu uso bastante simples, uma vez que no possui argumentos. Basta inserir =HOJE() e carregar em ENTER para obter o seguinte resultado:

05-04-2013

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PROCV
A funo PROCV permite procurar numa tabela determinados ndices ou intervalos de valores, devolvendo os valores de outras colunas correspondentes a esses ndices. bastante til quando temos dados em vrias folhas e queremos fazer consultas a esses mesmos dados. Para exemplificar o uso desta funo vamos criar as seguintes tabelas em folhas diferentes: Folha FILMES:

Folha PESQUISA:

O objectivo encontrar o ttulo e o realizador do filme cujo cdigo se encontra na clula B1. Vamos comear pelo ttulo. Em primeiro lugar, devemos seleccionar a clula B2 da folha Pesquisa, que onde queremos que surja o ttulo do filme. Carregamos no boto fx para inserir a funo, escolhemos PROCV e carregamos em OK.

Pg. 47

Surgir ento a seguinte janela:

No argumento Valor_proc vamos digitar o endereo onde est inserido o cdigo do filme, ou seja B1.

Em Matriz_tabela vamos clicar na folha Filmes e seleccionar o intervalo de clulas compreendido entre a clula A2 e C4. Na caixa do argumento dever ficar Filmes!A2:C4

No argumento Num_Indice_Coluna vamos inserir o valor 2, correspondente ao ndice da coluna que contm os ttulos dos filmes (Cod_Filme=1; Ttulo=2; Realizador=3)

Por ltimo, no argumento Procurar_Intervalo escrevemos FALSO.

A janela da funo deve estar neste momento preenchida da seguinte forma:

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O resultado da pesquisa dever ser o seguinte:

Cd. Filme Ttulo A Lista de Shindler Realizador

Para encontrar o realizador do filme, procedemos da mesma forma, alterando apenas o nmero do ndice, uma vez que agora queremos que a funo nos devolva o contedo da terceira coluna, ou seja, onde se encontra o nome do realizador.

O resultado final ser o seguinte:

Cd. Filme Ttulo A Lista de Shindler Realizador Steven Spielberg

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SE.ERRO
A funo SE.ERRO bastante interessante na medida em que permite a interligao com outras funes, nomeadamente a funo PROCV. Para demonstrar as vantagens do seu uso, vamos usar o exemplo anterior. Em primeiro lugar, devemos seleccionar a clula B2, que onde queremos que surja o ttulo do filme. Carregamos no boto fx para inserir a funo, escolhemos SE.ERRO e carregamos em OK. Surgir ento a seguinte janela:

Vamos preencher em primeiro lugar o argumento Valor_se_erro, correspondente ao resultado caso a procura do filme resulte em erro (exemplo: cdigo de filme = 4).

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De seguida, vamos clicar no argumento Valor e clicamos no boto que surge do lado superior esquerdo, que nos permite escolher uma funo aninhada, e escolhemos a funo PROCV:

O procedimento ser semelhante ao que foi demonstrado na funo PROCV, pelo que, a janela da funo deve estar preenchida da seguinte forma:

Por ltimo, clicamos no boto OK para confirmar. O resultado da funo, caso digitemos um cdigo de filme que no exista ser o seguinte:

Cd. Filme Ttulo Filme inexistente Realizador

Se, pelo contrrio, inserirmos um cdigo de filme que existe, o resultado ser o que definimos na funo PROCV, ou seja, devolver o ttulo do filme:

Cd. Filme Ttulo Roberto Begnini Realizador

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Proteco de clulas
Quando temos clulas cujo resultado dependente de funes ou frmulas, fundamental que sejam protegidas para se evitarem alteraes acidentais. Como no Excel todas as clulas esto protegidas, se protegermos a folha ou livro, estas deixam de estar acessveis. Nesse sentido, devemos desproteger as clulas que queremos deixar libertas para o utilizador inserir dados. Em primeiro lugar, seleccionamos a clula (ou clulas) que pretendemos desproteger e clicamos no boto disponvel nos vrios grupos do separador Base.

Surgir ento a seguinte janela:

Clicamos no separador Proteco e desactivamos a caixa de verificao Protegida, como se pode ver no exemplo seguinte:

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Depois de clicarmos em OK, as clulas seleccionadas ficaro desprotegidas, pelo que j podemos proteger a folha ou livro. Para proteger a folha, clicamos no separador Rever e escolhemos a opo Proteger folha.

Surgir ento a seguinte janela:

Desactivamos a opo Seleccionar clulas protegidas para que o utilizador nem sequer se possa movimentar nessas clulas e carregamos em OK.

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Referncias relativas, absolutas e mistas

Referncias relativas
As frmulas no Excel geralmente referem-se a outras clulas. Por exemplo, quando pretendemos que uma determinada clula seja o resultado da soma das clulas A1 e B1, usamos a seguinte frmula:

Ao clicarmos sobre uma clula com uma frmula, surge a ala de preenchimento que permite ao utilizador "propagar" aquela frmula, evitando repetir a sua introduo vrias vezes.

Repare que depois de puxar a ala de preenchimento, a frmula se alterou automaticamente. Neste caso temos uma Referncia Relativa, j que a frmula se vai alterando relativamente primeira que foi digitada, ajustando-se posio onde se encontra.

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Referncias absolutas
Mas nem sempre desejamos que a frmula se "propague". Vamos supor que para alm de somarmos os valores da coluna A e da coluna B, queramos somar o valor da clula A6. Neste caso, para que o preenchimento automtico no adapte a frmula relativamente a essa clula, clicamos na tecla F4, para que o Excel coloque cifres - $ - antes da letra e do nmero, transformando esse endereo numa Referncia Absoluta.

Repare que, aps a propagao da frmula atravs da ala de preenchimento, o endereo A6 se manteve constante, independentemente da posio:

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Referncias Mistas
Quando precisamos de uma combinao das duas situaes, colocamos o cifro frente apenas da letra da coluna (ex: $A1) ou do nmero (ex: A$1). Assim, "travamos a propagao" da Coluna ou da Linha. Exemplo de utilizao de referncias mistas:

Alternar entre referncias relativas e absolutas

Se criou uma frmula e deseja alterar as referncias relativas para absolutas (e vice-versa), seleccione a clula que contm a frmula. Na barra de frmulas, seleccione a referncia que deseja alterar e pressione a tecla F4. Sempre que pressionar a tecla F4, o Excel alternar entre as combinaes: Coluna absoluta e linha absoluta (por exemplo, $C$1) Coluna relativa e linha absoluta (C$1) Coluna absoluta e linha relativa ($C1) Coluna relativa e linha relativa (C1)

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Sries
Utilizao de sries numricas
O Excel contm conjuntos de sequncias que podemos introduzir automaticamente, poupando tempo na insero de dados. Considere-se por exemplo que se pretende escrever uma lista numrica com valores consecutivos de 1 a 8. Para uma sequncia deste tipo, basta inserir os primeiros 2 valores. Depois, arrasta-se o ponto de preenchimento pelas restantes clulas que se pretende preencher com os valores da srie. Como os 2 nmeros inseridos estavam espaados de 1 valor entre si, o Excel interpreta que os prximos nmeros da srie tambm estaro.

Para sequncias de nmeros de 1 em 1, pode-se tambm inserir apenas o primeiro nmero da srie, e arrastar o ponto de preenchimento pressionando em simultneo a tecla CTRL.

Utilizao de sries predefinidas

Existem tambm algumas listas de valores no numricos que vm definidos com o Excel, como por exemplo, uma lista com os 12 meses do Ano. Assim, inserindo-se numa clula o nome de um ms, e arrastando-se o ponto de preenchimento, os meses seguintes so adicionados.

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Exemplos de sries predefinidas do Excel:

Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Domingo Segunda-feira Tera-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sbado Domingo Segunda-feira Tera-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sbado

Seg Ter Qua Qui Sex Sb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sb Dom

2010 1 trimestre 2011 2 trimestre 2012 3 trimestre 2013 4 trimestre 2014 1 trimestre 2015 2 trimestre 2016 3 trimestre 2017 4 trimestre 2018 1 trimestre 2019 2 trimestre 2020 3 trimestre 2021 4 trimestre 2022 1 trimestre 2023 2 trimestre

25-12-2012 26-12-2012 27-12-2012 28-12-2012 29-12-2012 30-12-2012 31-12-2012 01-01-2013 02-01-2013 03-01-2013 04-01-2013 05-01-2013 06-01-2013 07-01-2013

12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 00:00 01:00

Formatao condicional
A formao condicional permite aplicar formataes s clulas de forma dinmica, mediante o seu contedo. Para aplicar a formatao condicional a uma clula (ou conjunto de clulas) procedemos da seguinte forma: 3. Seleccionar as clulas que queremos que assumam o formato. 4. Clicar no boto Formatao Condicional disponvel no grupo Estilos do separador Base. 5. Escolher o tipo de formatao a aplicar.

Pg. 58

Considere-se uma pauta de alunos com uma clula que possui o valor Aprovado ou Reprovado, consoante a sua nota. A situao de um aluno pode ser apresentada com cores diferentes para cada uma das situaes. Isto pode ser feito de forma automtica, atravs da formatao condicional. Neste caso, vamos aplicar regras de formatao condicional baseadas no texto, pelo que, depois de seleccionarmos TODAS as clulas onde queremos aplicar a regra, devemos seleccionar a opo Formatao Condicional Realar Regras de Clulas Igual a Surgir ento a seguinte janela:

Onde vamos colocar a palavra Reprovado e escolher o Preenchimento Vermelho Claro com Texto Vermelho Escuro. De seguida premimos o boto OK.

Procedemos da mesma forma para a regra dos alunos aprovados, preenchendo a caixa de dilogo com o texto Aprovado e com o preenchimento de cor Verde Claro com Texto Verde Escuro.

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O resultado final ser o seguinte:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota

Situao 4 Reprovado 9 Reprovado 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

Se quisermos aplicar regras de formatao condicional a clulas com nmeros, as opes so mais variadas. possvel escolher regras de Maior que, Menor que, Entre, etc. Vamos supor que queremos formatar todas as notas inferiores a 10 com cor vermelha e as iguais ou superiores a 10 com cor Verde. Para este caso, vamos comear por formatar as clulas com valores inferiores a 10. Para tal, devemos seleccionar TODAS as clulas das notas e escolher a opo Formatao Condicional Realar Regras de Clulas Menor que Escrevemos o valor 10 na caixa de texto e escolhemos a opo Texto Vermelho:

De seguida, vamos criar a regra para as clulas superiores a 10. Neste caso, clicamos em Formatao Condicional Realar Regras de Clulas Maior que Voltamos a preencher o valor 10 na caixa de texto e como no temos a opo de Texto Verde, clicamos em Formato personalizado:

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Surgir ento a seguinte janela:

Onde escolhemos a cor Verde e clicamos no boto OK. Voltamos caixa de dilogo anterior e clicamos em OK, para confirmar. Por ltimo, criamos uma regra para as notas iguais a 10, clicando em Formatao Condicional Realar Regras de Clulas Igual a onde escolhemos o mesmo formato para as notas superiores a 10. O resultado final ser o seguinte:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Nota

Situao 4 Reprovado 9 Reprovado 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

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Formatao automtica
A formatao automtica consiste na aplicao de formatos preestabelecidos s tabelas, muito til quando trabalhamos com listas extensas de dados. Para demonstrar esta funcionalidade vamos usar o seguinte exemplo:

Vendedor Jos Mrio Francisco Joaquim Antnio Joo Silva Srgio Manuel

Zona Norte Centro Norte Sul Norte Aores Madeira

1 trimestre 150000 98500 74000 112000 48000 18000 36000

Seleccionamos todas as clulas da tabela e clicamos no boto Formatar como Tabela, disponvel no grupo Estilos do separador Base. Surgiro ento as seguintes opes:

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Depois de escolhermos o formato pretendido, surgir a seguinte caixa de dilogo:

Se os dados j estavam seleccionados previamente, basta clicarmos no boto OK. O resultado final ser o seguinte:

Vendedor Jos Mrio Francisco Joaquim Antnio Joo Silva Srgio Manuel

Zona Norte Centro Norte Sul Norte Aores Madeira

1 trimestre 150000 98500 74000 112000 48000 18000 36000

Sempre que uma das clulas da tabela est seleccionada, o Excel disponibiliza um novo separador chamado Estrutura, onde podemos proceder a vrias alteraes:

Se tivermos colunas com valores numricos, podemos inserir facilmente uma linha total, bastando para tal activar a opo respectiva:

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Ser automaticamente adicionada uma linha de total nossa tabela:

Vendedor Jos Mrio Francisco Joaquim Antnio Joo Silva Srgio Manuel Total

Zona Norte Centro Norte Sul Norte Aores Madeira

1 trimestre 150.000,00 98.500,00 74.000,00 112.000,00 48.000,00 18.000,00 36.000,00 536.500,00

Uma das grandes vantagens deste tipo de tabelas a facilidade com que adicionamos novas linhas ou colunas. Para tal, basta clicar no canto inferior direito da tabela e arrastar na vertical (para inserir novas linhas) ou horizontal (para inserir novas colunas). Exemplo:

Vendedor Jos Mrio Francisco Joaquim Antnio Joo Silva Srgio Manuel

Zona Norte Centro Norte Sul Norte Aores Madeira

1 trimestre 2 trimestre 150.000,00 98.500,00 74.000,00 112.000,00 48.000,00 18.000,00 36.000,00

Total

536.500,00

Outra das vantagens deste formato, que ao fazermos um clculo numa das clulas, o Excel propaga-o automaticamente por todas as clulas da mesma coluna.

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Filtragem de dados
Ao filtrar informaes numa folha de clculo, pode encontrar rapidamente valores. Atravs da filtragem, pode controlar no apenas o que visualiza, mas o que pretende excluir. Pode filtrar com base em escolhas efectuadas a partir de uma lista ou pode criar filtros especficos para se concentrar exactamente nos dados que pretende visualizar. Para aplicar filtros a uma tabela procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos uma das clulas da tabela; 2. Clicamos no boto disponvel no Grupo Ordenar e Filtrar, do separador Dados.

Vendedor Jos Mrio todas as colunas da tabela, como podemos ver Francisco Joaquim no exemplo seguinte: Antnio Joo Silva
Sero colocados automaticamente filtros em

Zona Norte Centro Centro Sul Norte

Valor 150.000,00 98.500,00 74.000,00 112.000,00 48.000,00

Ao clicar no filtro, possvel seleccionar os dados a mostrar bem como ordenar os valores, de acordo com o tipo de dados da coluna.

NOTA: Para remover os filtros de uma tabela, basta voltar a clicar no boto

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Validao de dados
De forma a ser possvel construrem-se folhas de clculo mais fiveis e mais fceis de utilizar, o Excel fornece diversos tipos de validaes aos dados que so inseridos nas clulas. Para criar uma regra de validao de dados, clicamos no boto Validao de Dados, disponvel no grupo Ferramentas de Dados, do separador Dados.

Surgir ento a seguinte janela:

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Vamos supor que queremos limitar os valores para as notas dos alunos, do exemplo anterior. Neste caso, vamos seleccionar o critrio de validao Nmero Inteiro e preencher com o valor 0 na opo mnimo e 20 na opo mximo.

Se quisermos colocar uma mensagem de entrada sempre que seleccionada uma clula, clicamos no separador Mensagem de Entrada e preenchemos os campos respectivos:

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Se tambm quisermos enviar uma mensagem ao utilizador sempre que seja introduzido um valor invlido, clicamos no separador Aviso de Erro e preenchemos os campos Ttulo e Mensagem de Erro:

Depois de confirmarmos na tecla OK, verificamos que sempre que seleccionamos uma clula, o Excel mostra uma mensagem de entrada, no sentido de orientar o utilizador:

Sempre que o utilizador tente introduzir um valor que no faa parte do intervalo definido na regra de validao de dados, surgir a seguinte caixa de dilogo:

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Tambm podemos utilizar a Validao de Dados para limitar a introduo de dados a valores predefinidos pelo utilizador. Utilizando o exemplo anterior, vamos adicionar uma coluna Sexo nossa tabela, cujas clulas sero preenchidas exclusivamente com as palavras Masculino e Feminino. Neste momento a nossa tabela ter mais ou menos o seguinte aspecto:

Nome Jos Lus Maria Carlos Ana Joaquim

Sexo

Nota

Situao 4 Reprovado 9 Reprovado 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

Para criarmos a regra de validao mencionada anteriormente, clicamos no boto Validao de Dados, disponvel no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados. Surgir ento a janela habitual, onde seleccionamos a opo Lista e preenchemos a caixa de texto Origem com as opes pretendidas:

Para confirmar as opes escolhidas, clicamos no boto OK.

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Sempre que for seleccionada uma das clulas onde aplicmos a regra, o Excel mostrar uma pequena seta do lado direito, onde clicamos para seleccionar a opo pretendida:

A validao de dados tambm pode ter origem num conjunto de clulas, bastando para tal selecciona-las para que passem a fazer parte da lista de opes.

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Grficos
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. Para criar um grfico no Excel, basta seleccionar as clulas com os valores que lhe serviro de base e clicar no cone respectivo ao tipo de grfico pretendido.

Exemplo de um grfico circular:

Exemplo de um grfico de colunas:

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Em alguns casos, os dados para o grfico encontram-se em clulas no contguas, pelo que necessrio recorrer seleco alternada de clulas, utilizando a tecla CTRL.

Se depois de seleccionarmos as clulas pretendidas, escolhermos um grfico de colunas, o resultado ser o seguinte:

Quando temos um grfico seleccionado, o Excel disponibiliza-nos um novo separador chamado Ferramentas de Grficos, onde podemos aceder a vrias opes.

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Bibliografia
Magno, Srgio Microsoft Excel Porto Editora, 2006 Rodrigues, Lus Silva Utilizao do Excel 2010 para Economia e Gesto FCA, 2001 Peres, Paula Excel Avanado Edies Slabo, 2007

www.pedrojesus.net

Pg. 73