Guia Pratico Loje
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CENIZE.com
Documento: LOJE-09-101
2011 Cenize Software. Todos os direitos reservados. Todas as informaes contidas neste documento esto sujeitas a alteraes sem aviso prvio. Algumas empresas, nomes, e dados usados nos exemplos so fictcios e servem somente para ilustrao. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, eletrnico ou mecnico, para qualquer propsito, sem permisso expressa, por escrito, da Cenize Software. Outros produtos e nomes de empresa mencionados aqui poder ser marcas comerciais de seus respectivos proprietrios.
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ndice Geral
Bem-vindo ao Cenize Loje 2011......................................................................................................................6 Introduo.........................................................................................................................................................7 Viso Geral do Cenize Loje.........................................................................................................................7 Conhecendo o Cenize Loje..........................................................................................................................8 Janela do Cenize Loje................................................................................................................................10 Pgina Principal do Grupo.........................................................................................................................11 Perspectivas................................................................................................................................................12 Abas...........................................................................................................................................................12 Barra de Opes.........................................................................................................................................13 Integrao entre os mdulos.......................................................................................................................13 Como fazer Para..............................................................................................................................................15 Vendas........................................................................................................................................................15 Como criar um Oramento....................................................................................................................15 Como Cadastrar um Cliente..................................................................................................................15 Como Cadastrar um Vendedor...............................................................................................................16 Como Adicionar Produtos um Oramento..........................................................................................17 Como Alterar a Quantidade ou Valor de um Produto no Oramento....................................................18 Como Registrar uma Venda...................................................................................................................18 Como Adicionar Produtos uma Venda................................................................................................18 Como Cadastrar um Cliente a Partir de um Oramento / Venda...........................................................19 Como Concluir uma Venda...................................................................................................................20 Como Receber uma Venda....................................................................................................................21 Como Definir as Condies de Pagamento para uma Venda................................................................21 Como Fazer uma Troca de Produtos.....................................................................................................22 Como Efetuar uma Devoluo..............................................................................................................22 Como usar um Vale Troca.....................................................................................................................22 Como Retirar um Produto do Estoque..................................................................................................23 Como Retirar um Produto para Demonstrao.....................................................................................23 Como Retirar um Produto com Defeito................................................................................................23 Estoque.......................................................................................................................................................24 Como Cadastrar um Fornecedor............................................................................................................24 Como Cadastrar um Produto.................................................................................................................24 Como Fazer uma Cotao de Produtos.................................................................................................25 Como Adicionar Produtos no Estoque..................................................................................................25 Como Registrar uma Compra de Produtos............................................................................................26 Como Registrar um Pedido de Compra.................................................................................................26 Como Imprimir Etiquetas com Cdido de Barras.................................................................................26 Como Excluir um Produto.....................................................................................................................27 Financeiro...................................................................................................................................................28 Como Cadastrar uma Conta..................................................................................................................28 Como Programar uma Conta a Pagar....................................................................................................28 Como Programar uma Conta a Receber................................................................................................28 Como dar baixa em uma Conta a Pagar ou Receber.............................................................................29 Como ver os dados de uma Conta a Pagar ou Receber que foi baixada/paga.......................................31 Como programar uma receita recorrente, como salrio ou uma receita mensal...................................31 Como programar uma conta recorrente, como energia eltrica ou gua...............................................32 Como programar uma conta parcelada..................................................................................................32 Como alterar os dados de uma Conta a Pagar ou Receber....................................................................33 Como lanar um depsito em uma Conta.............................................................................................33 Como lanar uma despesa, pagamento ou retirada em uma Conta.......................................................33
Como fazer uma transferncia entre contas..........................................................................................33 Como reconciliar uma conta..................................................................................................................34 Reconciliar at uma data ..................................................................................................................34 Como Marcar um lanamento como Reconciliado .........................................................................35 Como Marcar um lanamento como Compensado...........................................................................35 Como alterar os dados de um lanamento registrado............................................................................35 Como mover um lanamento de uma conta para outra conta...............................................................36 Como Importar o Extrato Bancrio.......................................................................................................36 Como Importar Arquivo CSV Personalizado........................................................................................36 Como Gerenciar um Carto de Crdito.................................................................................................37 Como Cadastrar um Plano de Contas em Despesa ou Receita..............................................................38 Como Cadastrar um Centro de Custos..................................................................................................39 Como Consultar as Contas a Pagar / Receber.......................................................................................40 Como ver a Previso do Fluxo de Caixa...............................................................................................41 Como ver o Extrato de uma Conta........................................................................................................41 Como realizar um comparativo do Orado x Realizado Mensalmente......................................................42 Como Emitir Recibos............................................................................................................................43 Geral...........................................................................................................................................................43 Como ver Relatrios..............................................................................................................................44 Como ver Grficos................................................................................................................................44 Como Fazer Backup..............................................................................................................................45 Como Restaurar um Backup..................................................................................................................45 Como Cadastrar Usurios......................................................................................................................46 Como Cadastrar Categorias como Categoria de Produto, Categoria de Cliente, etc............................46 Como Alterar as Opes do Cenize Loje..............................................................................................47 Como Verificar se existem atualizaes do Cenize Loje.......................................................................47 Termos do Contrato de Licena e da Garantia do programa Cenize Loje......................................................48 Contrato de Licenciamento da Cenize Software........................................................................................48 Garantia......................................................................................................................................................49
Guia Prtico
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Introduo
Viso Geral do Cenize Loje
O Cenize Loje um programa destinado ao gerenciamento empresarial, incluindo o controle de Oramentos, Vendas, Compras, Estoque, Servios, juntamento com o financeiro, como Contas a Pagar e Receber, Lanamentos em Contas e Conciliao bancria. Ele destaca-se pela simplicidade e facilidade de uso em uma interface agradvel e de fcil entendimento. O Cenize Loje ir ajud-lo a gerenciar e analisar as informaes da sua empresa de forma prtica e simples, tornando a tomada de decises mais eficaz e segura. Veja o que voc far com o Cenize Loje: Administrar o seu estoque com eficincia: usando as informaes cadastrais dos Produtos, juntamente com as movimentaes de Compras voc ter sempre uma posio atualizada do seu estoque, podendo consultar a qualquer momento a quantidade de mercadorias, bem como o valor do seu estoque. Gerenciar os seus clientes: com o Cenize Loje fcil acompanhar as Vendas, saber quais so os melhores clientes, que produtos vendem mais. Tudo integrado ao financeiro, possibilitando uma anlise mais precisa dos resultados para tomadas de decises. Gerenciar as contas da sua empresa: voc poder administrar diversos tipos contas, como contas bancrias, um caixa da empresa, poupanas, carto de crdito entre outras. Programar receitas e despesas: programe as receitas e despesas futuras da sua empresa atravs do Contas a Pagar e Receber. Analisar as despesas e receitas futuras: atravs da Previso do Fluxo de Caixa voc poder fazer uma previso das suas receitas x despesas e verificar o comportamento futuro das suas contas, podendo com isso fazer um melhor planejamento financeiro. Verificar os gastos e receitas: com Demonstrativo Financeiro e os demais relatrios voc poder fazer um melhor acompanhamento dos gastos e receitas da sua empresa, fazendo comparativos entre lanamentos previstos e realizados.
Com a facilidade e simplicidade de uso do Cenize Loje, voc controlar as finanas da sua empresa de maneira mais eficaz, obtendo resultados prticos e rpidos.
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Cadastros: neste encontram-se os mdulos pada o gerenciamento dos cadastros disponveis no Cenize Loje. Mdulos disponveis: Clientes Fornecedores Colaboradores Produtos Servios Lista de Contas Categorias
Relatrios: grupo no qual esto disponveis diversos relatrios e grficos para anlise dos resultados. Os relatrios so divididos nos seguintes mdulos: Vendas Estoque Ordens de Servio Financeiro Realizado Previso Financeira Demonstrativo Financeiro Grficos Financeiros Cadastros
Pesquisa: este grupo diferenciado dos demais, pois no apresenta nenhum mdulo. uma rea destina a executar pesquisas dos dados do Cenize Loje.
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Dedique alguns minutos para familiarizar-se com o Cenize Loje. Navegue entre os mdulos para conhecer o que cada um apresenta. Para alternar entre os mdulos, aponte o mouse e clique na aba com o nome do mdulo.
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Perspectivas
O Cenize Loje possui 3 perspectivas : Comercial, Estoque e Financeiro. Cada perspectiva apresenta os mdulos de acordo com o seu contexto.
Abas
Ao alternar entre as abas, note que exibida a Barra de Opes, com as opes dos mdulos escolhido. Aponte o mouse para o mdulo escolhido e ento clique para abrir o mesmo.
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Barra de Opes
Ao navegar atravs do Cenize Loje, observe que em determinados locais, como por exemplo, na aba Vendas, no mdulo Oramentos, exibida uma Barra de Opes. Os comandos disponveis na barra podero variar de acordo com o local que voc estiver navegando, mas alguns comandos(aes) tm uma ao comum.
Veja a seguir algumas aes dos botes da Barra de Ferramentas Cria um novo item. Por exemplo, se voc estiver na rea de Clientes, ser criado um novo cliente e exibida a janela para o preenchimento dos detalhes. Usado para alterar os dados de um item existente, selecionado na lista. Por exemplo, caso esteja na rea de Lanamentos em Conta, abre a janela com os detalhes do lanamento. Caso deseje, voc pode alterar os dados existentes. Exclui um item selecionado na lista. Por exemplo, se estiver na rea de Fornecedores, ir excluir o fornecedor selecionado. Nota: caso o item tenha algum vnculo, por exemplo, um fornecedor ao qual j foi registrado um lanamento, o Cenize Loje no permite que este seja excludo. Use na janela de detalhes o campo Inativo. Permite selecionar uma coluna para agrupar os itens.
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Vendas
Como criar um Oramento
1. Abra o grupo Comercial clicando no boto Comercial 2. Clique na aba Vendas 3. Na Barra de Opes clique em Oramentos para abrir o mdulo de Oramentos 4. Ser exibida a lista de Oramentos existentes 5. Clique em Novo Oramento na Barra de Opes 6. Ser exibida a janela de detalhes do Oramento 7. Preencha com os dados necessrios e confirme em OK
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6. Na janela de detalhes do Colaborador entre com os dados necessrios 7. Confirme clicando em OK. O cadastro de Vendedores tambm pode ser feito no grupo Estoque e Financeiro, onde tambm est disponvel o mdulo de Colaboradores, na aba Clientes e Fornecedores.
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3. Clique em Adicionar / Pesquisar 4. Caso seja encontrado somente uma ocorrncia do Produto, com os dados indicados, o mesmo ser adicionado na lista de produtos
5. Se existir mais de um Produto com a ocorrncia indicada, ser exibida a janela de Consulta de Produtos para auxiliar na pesquisa do mesmo.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes de Cliente para o mesmo ser cadastrado 5. Aps confirmar a janela de cadastro do Cliente, note que o mesmo j estar selecionada para o Oramento ou a Venda.
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4. possvel incluir outros tipos de pagamentos, como cheques, parcelamentos, etc, clicando em Adicionar Outros Tipos de Pagamento 5. Uma vez preenchidos os dados de pagamento, clique em Concluir Venda para confirmar. Nota: Para adicionar outros tipos de pagamento, necessrio que as formas de pagamento vista estejam zerados. Concluda uma Venda, o estoque ser atualizado com a retirada dos produtos, e tambm os dados de recebimento sero gerados no Financeiro, como Contas a Receber ou Lanamentos em Contas, dependendo da configurao da Condio de Pagamento. Uma Venda concluda no pode ser mais modificada. Caso haja erros no Pedido de Venda, exclua o mesmo e crie um novo. Consulte tambm Como Definir as Condies de Pagamento para uma Venda.
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8. Salve clicando em OK 9. necessrio concluir a Retirada para atualizar o estoque Para ver como adicionar um Produto para a Retirada, por favor, consulte Como Adicionar Produtos um Oramento, pois o mtodo idntico.
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Estoque
Como Cadastrar um Fornecedor
1. V para o grupo Estoque, clicando na boto Estoque. 2. Clique na aba Clientes e Fornecedores 3. Na Barra de Seleo clique em Fornecedores para abrir o mdulo Fornecedores 4. Ser exibida a lista dos Fornecedores cadastrados 5. Na Barra de Opes clique em Novo Fornecedor 6. Na janela de detalhes do Fornecedor entre com os dados necessrios 7. Confirme clicando em OK. O cadastro de Fornecedores tambm pode ser feito no grupo Comercial e Financeiro, onde tambm est disponvel o mdulo de Fornecedores, na aba Clientes e Fornecedores.
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5. Clique no boto Nova Entrada na Barra de Opes 6. Use o Tipo para identifica o motivo da Entrada 7. Adicione os produtos e preenchas os demais dados e salve em OK 8. necessrio concluir a Entrada para atualizar o estoque Para ver como adicionar um Produto para a Entrada, por favor, consulte Como Adicionar Produtos um Oramento, pois o mtodo idntico.
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A quantidade de etiquetas impressas de acordo com a quantidade dos produtos existentes no lanamento.
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6. Aps a excluso das transaes, se houver atributos, remova-os atravs do sinal negativo em vermelho e, em seguida exclua o produto. Na aba Fornecedores no poder haver nenhum fornecedor tambm. Se houver, dever ser excludo.
Nota: Enquanto houver transaes, o sistema no permitir a excluso nem do produto, nem dos atributos dele.
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Financeiro
Como Cadastrar uma Conta
1. 2. 3. 4. Abra o grupo Financeiro clicando no boto Financeiro V para a Aba Lista de Contas Na Barra de Opes clique em Nova Conta Ser ento exibida a janela de detalhes da Conta. Preencha os dados solicitados e para salvar confirme clicando em OK
5. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. Preencha os dados solicitados e para salvar confirme clicando em OK.
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7. Ser exibida a janela Lanar Recebimento / Pagamento. Altere os dados necessrios e clique no boto Lanar Pagamento /Recebimento para fazer o registro do lanamento na conta informada.
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A segunda maneira atravs de Lanamentos em Conta: 1. 2. 3. 4. 5. Clique no boto Financeiro para abrir o grupo Financeiro V para a Aba Lanamentos. Em Contas Disponveis, selecione a conta qual ser feito o lanamento. Na parte inferior do Cenize Loje, clique em Contas a Pagar / Receber. Ser exibido um painel com as contas pagar/receber dos prximos 30 dias
6. Selecione a Conta desejada e clique em Lanar. 7. Ser exibida a janela Lanar Pagamento / Recebimento, confirme os dados e clique em Lanar Recebimento/Pagamento para finalizar o lanamento. A terceira opo para dar baixa em uma Conta a Pagar ou Receber atravs da Previso de Fluxo de Caixa: 1. Abra o grupo Financeiro clicando no boto Financeiro 2. V para a Aba Grficos e Relatrios. 3. Clique em Previso de Fluxo de Caixa, alterne os parmetros de filtro, Perodo e Conta, para localizar o lanamento que deseja dar baixa. 4. Selecione o lanamento na lista e clique em Lanar Pagamento. 5. Ser exibida a janela Lanar Pagamento / Recebimento, confirme os dados e clique em Lanar Recebimento/Pagamento para finalizar o lanamento
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Como ver os dados de uma Conta a Pagar ou Receber que foi baixada/paga
Aps registrar uma conta programada, possvel consultar o registro na movimentao da conta onde esta foi registrada, em Lanamentos em Conta. Uma vez encontrado o lanamento referente a Conta Paga/Recebida, clique em Editar na barra de opes. Na janela de detalhes do lanamento, clique no boto Ver Detalhes para ver mais informaes a respeito da conta. Tambm possvel consultar uma conta Paga/Recebida atravs dos seguintes passos: 1. 2. 3. 4. Abra o grupo Financeiro clicando no boto Financeiro. V para a Aba Programao . Escolha Contas Pagas/Recebidas. Localize e selecione o lanamento na lista apresentada e clique em Ver Detalhes
Como programar uma receita recorrente, como salrio ou uma receita mensal
1. V para o grupo Financeiro clicando no boto Financeiro 2. Clique em Contas a Receber 3. Na Barra de Opes clique em Nova Conta a Receber 4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. 5. Use o campo Frequncia para informar a frequncia do recebimento, por exemplo Mensal. A programao vai se repetir de acordo com a frequncia escolhida.
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7. Ser exibida a lista de parcelas criadas, onde podem ser editadas uma a uma se necessrio. Para salvar, confirme clicando em OK.
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1. 2. 3. 4.
Abra o grupo Financeiro clicando no boto financeiro Clique na aba Lanamentos No Painel de Contas Disponveis , escolha a conta que deseja fazer lanamento. Na barra de Opes, clique no boto Reconciliar At
Ser exibida uma janela para informar a data final para reconciliao, bem como qual o saldo na data informada.
5. Confirme clicando em OK. 6. Caso haja uma diferena do saldo no Cenize Loje como informado, o Cenize Loje exibir uma janela de aviso informando da diferena, e com a opo de Histrico e Plano de Contas para fazer um lanamento automtico para ajustar o saldo.
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7. Confirme clicando em Continuar. 8. Ao final o Cenize Loje exibir um alerta sobre o concluso da reconciliao.
1. 2. 3. 4.
Abra o grupo Financeiro clicando no boto Financeiro Clique na aba Lanamentos No Painel de Contas Disponveis, escolha a conta que deseja fazer lanamento. Selecione na lista o lanamento que deseja marcar como reconciliado e na barra de opes clique em reconciliado.
Marcar um lanamento como compensado praticamente idntico a marcar um lanamento como Reconciliado: 1. 2. 3. 4. Abra o grupo Financeiro, e clique na aba Lanamentos. No Painel de Contas Disponveis, escolha a conta que deseja fazer lanamento. Selecione na lista o lanamento que deseja marcar como compensado. Na barra de opes clique em Compensado.
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6. Ser ento exibida a janela de detalhes de Movimentao da Conta. Selecione a conta que deseja e salve clicando em OK.
5. Ser exibida uma janela para escolher o arquivo que deseja importar. Localize o arquivo, selecione o mesmo e clique em Abrir para iniciar a importao.
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tamanho mximo de 100 caracteres. numero Identifica o nmero do documento. A coluna do tipo texto com o tamanho mximo de 20 caracteres. valor Valor total do lanamento. A coluna do tipo dinheiro e deve estar no seguinte formato: 1000,00(Campo Obrigatrio. Sem a coluna informado, o lan no ser importada). cliente Nome do cliente. A coluna do tipo texto com o tamanho mximo de 100 caracteres. plano de contas Plano de Contas. A coluna do tipo texto com o tamanho mximo de 100 caracteres. Os subgrupos devem estar separadas por ':' (Dois pontos) como exemplo abaixo: Valor a ser importado: Financeiro:Depsitos Representa: Financeiro Depsitos centro de custo Centro de Custo. A coluna do tipo texto com o tamanho mximo de 100 caracteres. Os subgrupos devem estar separadas por ':' (Dois pontos) como exemplo abaixo: Valor a ser importado: Departamento Comercial:Vendas Representa: Departamento Comercial Vendas Competencia/Data Competencia Data de competncia do lanamento. A coluna do tipo data e deve estar no seguinte formato DD/MM/YYYY. Compensacao/Data Compensacao Data de compensao do lanamento. A coluna do tipo data e deve estar no seguinte formato DD/MM/YYYY.
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3. Lanamentos em Conta: Ao abrir Lanamentos em Conta, note na parte inferior j janela, tem um boto chamado Contas a Pagar/Receber, que ao ser clicado exibe uma lista com as contas programadas para os prximos 30 dias, para a conta que est sendo visualizada.
4. Pgina Principal do grupo Financeiro: Note na Pgina Principal o quadro Previso para os prximos 90 dias. Nele exibida uma lista com as contas com vencimento para os prximos 90 dias.
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Nota: A linha da tabela que indica No Definido mostrar os valores de Despesas/Receitas onde o Plano de Contas no foi definido ao cadastrar uma Nova Conta a Pagar/Receber ou Depsito/Pagamento.
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7. Na janela de detalhes do Recibo, entre os dados que deseja e visualize uma prvia do Recibo clicando em Visualizar....
8. Para salvar confirme clicando em OK. Nota: Voc tambm pode criar e gerenciar Recibos sem serem relacionados com lanamentos em contas. V a Pgina Principal do grupo Financeiro clicando na aba Financeiro, e clique no boto Recibos.
Geral
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4. Escolha as opes desejadas e clique em Atualizar Relatrio. 5. O relatrio ser ento exibido ao lado para verificao. Caso deseje, na barra de opes clique em Imprimir para enviar o relatrio para uma impressora.
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3. Na lista de grficos disponveis, selecione aquele que deseja. 4. Na parte inferior da janela, escolha as opes para a gerao do grfico, como perodo, entre outros 5. Clique em Atualizar Relatrio para ver o grfico.
2. Ser exibida uma janela pedindo confirmao para continuar o processo de efetuar o backup. 3. Escolha o local desejado e clique em Salvar. Note que o Cenize Loje sugere um nome de arquivo com a data atual.
2. Ser exibida uma janela pedindo confirmao para continuar o processo de restaurao de backup. 3. Siga as instrues apresentadas na tela para concluir a restaurao do backup.
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3. Ser exibida uma janela que ir informar se a verso instalada a mais recente. Caso exista uma atualizao, exibido um boto que direciona pgina de atualizao do Cenize Loje. Nota: Para verificar se existem atualizaes, o computador no qual o Cenize Loje est instalado precisa estar conectado internet.
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Garantia
GARANTIA LIMITADA - A Cenize Software garante que o SOFTWARE desempenhar suas funes substancialmente em conformidade com seu(s) manual(is), por um perodo de 90 (noventa) dias a contar da data da entrega. Quaisquer garantias implcitas com relao ao SOFTWARE ficam limitadas a 90 (noventa) dias. DIREITOS DO CLIENTE - A responsabilidade integral da Cenize Software, e o nico direito de V.S.a. ser, a critrio da Cenize Software, (a) a devoluo do preo pago ou, alternativamente, (b) o conserto ou substituio do SOFTWARE, sujeito aos termos da Garantia Limitada e devoluo dos mesmos Cenize Software com a cpia do recibo. Esta Garantia Limitada ficar prejudicada e no gerar efeitos se o defeito do SOFTWARE resultar de acidente, utilizao abusiva ou inadequada. Qualquer SOFTWARE substitudo ser garantido pelo prazo remanescente da garantia original ou por 30 (trinta) dias, o que for maior. GARANTIAS NICAS - AS GARANTIAS SUPRA SO AS NICAS GARANTIAS, QUER EXPRESSAS, QUER IMPLCITAS. FICAM EXCLUDAS, INCLUSIVE EXEMPLIFICATIVAMENTE , QUAISQUER GARANTIAS IMPLCITAS DE COMERCIALIZAO E ADEQUAO PARA DETERMINADA APLICAO, COM RELAO AO SOFTWARE, SEUS MANUAIS E AOS MATERIAIS ESCRITOS QUE ACOMPANHEM O MESMO. ESTA GARANTIA LIMITADA LHE CONFERE DIREITOS ESPECFICOS. LIMITAO DE RESPONSABILIDADE (DANOS INDIRETOS) - EM NENHUMA HIPTESE A CENIZE SOFTWARE E SEUS FORNECEDORES SERO RESPONSVEIS POR QUAISQUER OUTROS DANOS (INCLUINDO, MAS NO LIMITADOS, A LUCROS CESSANTES, INTERRUPO DE NEGCIOS, PERDA DE INFORMAES E OUTROS PREJUZOS PECUNIRIOS) DECORRENTES DO USO, OU DA IMPOSSIBILIDADE DE USAR ESTE SOFTWARE DA CENIZE SOFTWARE, AINDA QUE A CENIZE SOFTWARE TENHA SIDO ALERTADA QUANTO POSSIBILIDADE DESTES DANOS. EM QUALQUER CASO, A RESPONSABILIDADE INTEGRAL DA CENIZE SOFTWARE SOB ESTE CONTRATO LIMITARSE- AO VALOR EFETIVAMENTE PAGO POR V.SA. PELO SOFTWARE. Este contrato regido pelas leis da Repblica Federativa do Brasil, ficando desde j eleito o foro de So Jos dos Pinhais - PR. Caso V.S.a. tenha qualquer dvida em relao a este Contrato, ou deseje entrar em contato com a Cenize Software por qualquer motivo, usar os seguinte meios: Correspondncia normal: Cenize Software Rua Isabel, a Redentora, 1.377 Centro So Jos dos Pinhais PR - Brasil 8.005-010 Internet E-mail: info@cenize.com Home Page: http://www.cenize.com
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