Andra Gitirana

Diretora de Lean Six Sigma

Xerox do Brasil
Lean Six Sigma
Saiba como promover de maneira eficaz a unio entre o Lean
Manufacturing e o Six Sigma para elevar a excelncia em
Qualidade e Produtividade
2
Nosso Encontro:
Xerox: Quem somos e nossa jornada...
Lean Six Sigma, a escolha da Xerox:
A Origem e os Pontos de convergncia
entre Lean e Six Sigma
O que , e por que Lean Six Sigma?
Onde aplicar Lean Six Sigma? Em um
nico projeto, ou na organizao toda?
Benefcios e Resultados
Obstculos e Superao na implantao
3
Xerox Corporation: Quem somos ...
$15.7B (US) Receita Anual
58.000 colaboradores no mundo
3.000 no Brasil
Maior portfolio de tecnologia e
servios de gerenciamento de
documentos e produo
Nossa Misso:
Auxiliar organizaes a atingirem seus
resultados de negcio atravs de
Smarter Document Management
SM
4
Motivao e Satisfao
dos Colaboradores
Aumento de Receita
Xerox: Nossa jornada... E os desafios atuais...
Aumento de Produtividade
Melhorar o Atendimento ao Cliente
Aumento de Market-Share
Vantagem Competitiva
Reduo de Custo
Agilidade
5
Xerox: Nossa jornada... Compromisso comea em cima.
Estou convencida que o XLSS uma maneira de recriar
VALOR em nossa companhia porqu se refere a
SUBSTNCIA e no forma; baseada em DISCIPLINA e
infra-estrutura para que os projetos produzam resultados
de negcio para ns e nossos clientes.
- Anne Mulcahy
Chairman & CEO
Operations Committee
November 22, 2002
6
Resultados Econmicos
Lean Six Sigma, a escolha da Xerox: Pilares da Estratgia
Mudana Cultural
Desenvolvimento de
Lideranas
Lucratividade
Crescimento
Novas Oportunidades
Lderes Futuros
Disciplina
Aprendizado Contnuo
Deciso baseada em fatos
Simplicidade e rapidez
Colaborao; teamwork
Eficaz, Rpido, Melhor
Eficaz, Rpido, Melhor
7
Lean Six Sigma, a escolha da Xerox para a Mudana Cultural
De Para
Conformidade. Foco exclusivo na eficincia. Postura eu
posso viver com isto. Mudanas no so necessrias
Compromisso. Compromisso e engajamento com o
processo de mudana cultural.
Complexidade. Orientao para perpetuar processos
complexos e com desperdcios na cadeia de valor.
Simplicidade. Uma orientao para processos cujo
sucesso medido pela sua rapidez e simplicidade.
Tolerncia com o Erro. Aceitao de uma certa
margem de erros e uma consequente e por vezes
indisciplinada tomada de aes corretivas.
Eliminao do Erro. Six Sigma um objetivo constante
em tudo que fazemos; orientao para elevar nvel sigma
dos processos.
Medidas Fracas. Medidas financeiras imcompletas ou
ambguas; sem processo de inspeo do impacto nos
resultados dos negcios.
Medidas Fortes. Medidas financeiras slidas,
documentadas e alinhadas com os resultados do negcio;
sistema de acompanhamento formal durante evoluo dos
projetos.
Silos. Departamentalizao das operaes. Resistncia
passiva s mudanas e virtual impossibilidade de sucesso
em projetos multi-disciplinares.
Colaborao. Uma mentalidade colaborativa e uma
norma informal estabelecida de debate e discusso para
projetos multi-disciplinares.
Impacincia. Estilo para ontem. Ataque aos
benefcios menos importantes e de curta durao.
Declarao prematura de vitria sobre resultados.
Disciplina. Foco no longo prazo e na sustentabilidade
dos resultados. Disciplina no mtodo.
8
Origens do Lean
O Lean est entre ns a muito tempo:
A Ford foi o pioneiro no comeo de 1900 (33 horas para completar a
produo de um carro, quase zero de inventrio mas tambm ... zero
flexibilidade!)
A Toyota aperfeioou (modelos/cores/opes mltiplas, setups rpidos,
Kanban, mistake-proofing, quase zero de inventrio como o mximo de
flexibilidade!)
Lean conhecido por muitos nomes:
Toyota Production System
Just-In-Time
Continuous Flow
9
Origens do Lean
O Lean tipicamente baseado na manufatura / produo, mas
tambm altamente aplicvel em projetos transacionais.
Fortemente focado em:
Para fora - flexibilidade para atender a demandas dos clientes,
Para dentro - reduo / eliminao de perdas e custo em todos os
processos.
10
Sistema Toyota de Produo para Eliminao
de Perdas
(Aplicvel a qualquer Processo)
A habilidade para eliminar perdas
desenvolvida pela desistncia da crena de
que no existe outro jeito de fazer uma
tarefa. intil dizer,Sempre foi feito assim,
ou Isso no pode ser melhorado!
Na Toyota, ns descobrimos que sempre tem
um outro jeito.
Estudo do Sistema de Produo Toyota
11
Os Conceitos Bsicos do Lean
1. Determinar a Voz do Cliente (VOC)
2. Identificar a Cadeia de Valor do Processo
3. Implementar Pull Systems
4. Melhorar os Fuxos do Processo
5. Atingir a Perfeio Lean Melhoria
Contnua
Objetivos do Lean
Maior Qualidade, Menor Custo, Tempo mais curto, Mxima
Flexibilidade
12
Definio da Misso do Lean
Desenvolver a habilidade de:
Entender que perdas simplesmente:
Aumentam custos
No produzem benefcios correspondentes
Atrapalham o trabalho
Visando:
Reconhecer e identific-las
Ter a coragem de cham-las de perdas
Ter o desejo de elimin-las
Aplicar ferramentas / tcnicas de eliminao
Entender os benefcios da eliminao:
Externos (satisfao de clientes, valor para acionistas)
Internos (satisfao de empregados, benefcios financeiros)
13
Resultados de Melhoria Lean
Antes do Lean Antes do Lean
Veja a diferena!
Depois do Lean Depois do Lean
14
Exemplo de Padronizao de Trabalho:
1. Toda a equipe conhece
muito bem suas atividades
(Definies Operacionais)
2. Todas as ferramentas
esto ao alcance das
mos (5s)
3. Padronizao do trabalho
praticado
constantemente na busca
da perfeio (Plano de
Controle e Monitoria)
4. Anlise e observao
conduzem a melhoria
contnua no desempenho
da equipe (Anlise de
Fatos e Dados)
15
A Histria do Six Sigma
A Motorola foi a pioneira nos anos 80.
A metodologia Six Sigma Black Belt iniciou no final dos anos 80,
comeo dos 90.
Implementadores de Projeto so conhecidos como Black Belts.
So esperados benefcios anuais de $500,000 a $1,000,000, com a
gesto de 3-5 projetos por ano, por Black Belt.
um programa Top-down com suporte Executivo e com estrutura
prpria.
Fortemente focado em:
Para fora - Voz do Cliente,
Para dentro - no uso de ferramentas estatsticas em projetos
que trazem grande retorno sobre investimento.
16
Conceitos de Six Sigma
Melhorias de Six Sigma
Alinham processos para as expectativas do cliente e otimizam
performance de processos atravs da soluo de problemas.
Design For Six Sigma
Desenvolve novos processos / produtos (capazes).
Gesto de Processos de Negcio
Mantm a performance de melhoria, enquanto
Enfatiza novas oportunidades para novas melhorias.
Metodologia DMAIC
Define-Measure-Analyze-Improve-Control
Plataforma para sustentar a infra-estrutura cultural e tcnica
voltada para resultados
Analyze Analyze Control Control Improve Improve Measure Measure Define Define
17
O Que Lean & o que Six Sigma ?
18
Conjunto de Tcnicas e Ferramentas (Lean e Six Sigma) utilizadas para
reduo de desperdcio e variao nos processos de trabalho.
Foco do Six Sigma
Tornar o processo eficaz
Entender e reduzir a variao
Reduzir e eliminar os defeitos
Melhorar o desempenho em
Custo, Tempo e Qualidade
Qualidade, Acuracidade, Defeito
Zero, Reduzir variao
Foco do Lean
Tornar o processo eficiente
Identificar fases que no agregam
valor e reduzir desperdcios
Reduzir gargalos
Aumentar velocidade do processo
Quantidade, Velocidade, Gargalo
Zero, Reduzir fases que no
agregam valor
L
e
a
n
Antes
Depois Depois
Antes
S
i
x
S
i
g
m
a
O Que Lean & o que Six Sigma ?
19
Lean & Six Sigma
Integrao O Grande Passo
Ns temos a tendncia de usar toda a nossa energia e cincia
em Six Sigma para mover a mdia [tempo de entrega] de12
dias.
O problema , como foi dito, a mdia nunca acontece, e o
cliente continua vendo variao quando a entrega acontece
uma entrega herica em 4 dias em uma ordem, com um
horroroso atraso de 20 dias na outra, e nada de consistncia ...
Variation is evil.
- Jack Welch, 1998
Lean Six Sigma
20
F
o
r
n
e
c
e
d
o
r
C
l
i
e
n
t
e
Lean identifica
problemas no
fluxo, e pode
ajudar a melhorar
a capabilidade
(melhora a fase)
Lean Lean/ /Six Sigma Six Sigma
Six Sigma
Melhora a
capabilidade dos
passos que no
agregam valor
Lean
Foco fluxo de valor.
Ajuda a identificar
passos que no
agregam valor e d
ferramentas para
elimin-los
X
Por que integrar Lean com Six Sigma ?
O Lean prov as ferramentas adicionais que
turbinam os esforos de melhoria do Six
Sigma.
21
Lean & Six Sigma podem co-existir independentemente,
mas os benefcios da integrao so imensos...
Um nico canal para os recursos limitados
(colaboradores)
Uma nica estratgia de melhoria para a organizao
Alta sinergia para buscar resultados de produtividade
e lucro
Por que integrar Lean com Six Sigma ?
22
Como integrar Six Sigma & Lean?
Six Sigma o Meio da Unificao
Six Sigma prov a infra-estrutura de
melhoria
Comprometimento do CEO
Deployment Champions
Black Belts, Master Black Belts, GreenBelts
Six Sigma prov a metodologia para
superar os objetivos
DMAIC
DMEDI ou DFSS
Duas iniciativas diferentes de melhoria, que so muito fortes juntas.
23
Metodologia DMAIC e Lean
Six Sigma baseado na filosofia DMAIC
Ferramentas Lean so aplicadas principalmente durante:
Measure:
Mapemento da Cadeia de Valor, Analise de Gargalos, etc.
Improve:
Pull Systems, melhorias Operacionais, Clulas de trabalho, etc.
Control:
Ferramentas de Controle Visual, Mistake Proofing, etc.
Um mini-DMAIC pode ser aplicado em cada fase do DMAIC via Kaizen!
D M A I C
Define Measure Analyze Improve Control
%
Aplicabilidade
das
ferramentas
Lean
Ferramentas Lean
so aplicveis em
todas as fases do
DMAIC, mas com
pico nas fases de
Analyze e Improve
Ferramentas Lean
so aplicveis em
todas as fases do
DMAIC, mas com
pico nas fases de
Analyze e Improve
D M A I C
Define Measure Analyze Improve Control
%
Aplicabilidade
das
ferramentas
Lean
Ferramentas Lean
so aplicveis em
todas as fases do
DMAIC, mas com
pico nas fases de
Analyze e Improve
Ferramentas Lean
so aplicveis em
todas as fases do
DMAIC, mas com
pico nas fases de
Analyze e Improve
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Lean Six Sigma
Mapa para Melhoria de Processos
Identify Problem
Complete Charter
Develop SIPOC Map
Map Business Process
Map Value Stream
Gather Voice of the
Customer & Voice of the
Business
Develop CCRs & CBRs
Finalize Project Focus
Propose Critical Xs
Prioritize Critical Xs
Conduct Root Cause
Analysis on Critical Xs
Validate Critical Xs
Estimate the Impact of
Each X on Y
Quantify the Opportunity
Prioritize Root Causes
Develop Potential Solutions
Develop Evaluation Criteria &
Select Best Solutions
Evaluate Solution for Risk
Optimize Solution
Develop To-Be Process Map(s)
and High-Level Implementation
Plan
Develop Pilot Plan & Pilot Solution
Develop SOPs, Training Plan
& Process Control System
Implement Process
Changes and Controls
Monitor & Stabilize Process
Transition Project to Process
Owner
Identify Project Replication
Opportunities
Calculate Financial Benefits
Pareto Charts
Project Selection Tools
PIP Management Process
Value Stream Map
Various Financial Analysis
Charter Form
Stakeholder Analysis
Communication Plan
SIPOC Map
High-Level Process Map
Non-Value Added Analysis
VOC and Kano Analysis
RACI and Quad Charts
SIPOC Map
Operational Definitions
Data Collection Plan
Statistical Sampling
Measurement System Analysis
(MSA), Gage R&R
Constraint Identification
Setup Reduction
Generic Pull
Kaizen
TPM
Control Charts
Process Capability, Cp & Cpk
Pareto Charts
C&E Matrix
C&E/Fishbone Diagrams
Brainstorming
Detailed As-Is Process Maps
Basic Statistical Tools
SupplyChainAccelerator
Analysis
Non Value-Added Analysis
Hypothesis Testing
FMEA
Box Plots
Interaction Plots
Simple & Multiple Regression
ANOVA
Brainstorming
Benchmarking
Process Improvement
Techniques
Line Balancing
Process Flow Improvement
Replenishment Pull
Purchasing and Sales Strategy
Poka-Yoke
FMEA
Solution Selection Matrix
To-Be Process Maps
Piloting and Simulation
Control Charts
Standard Operating
Procedures (SOPs)
Training Plan
Communication Plan
Implementation Plan
Visual Process Control
Process Control Plans
Project Commissioning
Project Replication
Plan-Do-Check-Act Cycle
Identify Key Input, Process and
Output Metrics
Develop Operational Definitions
Develop Data Collection Plan
Validate Measurement System
Collect Baseline Data
Determine Process
Performance/Capability
Validate Business Opportunity
Tools
Activities
Analyze Analyze Control Control Improve Improve Measure Measure Define Define
25
As Leis de Lean Six Sigma
0 Lei de Lean Six Sigma: A Lei do Mercado
Defeitos CCQs (Customer Critical-To-Quality) tem sempre a
mais alta prioridade.
1 Lei de Lean Six Sigma: A Lei da Flexibilidade
A velocidade do Processo diretamente proporcional a
flexibilidade do mesmo.
2 Lei de Lean Six Sigma: A lei do Foco
20% das atividades causam 80% dos atrasos de um dado
processo.
3 Lei de Lean Six Sigma: A Lei da Velocidade
A Velocidade de um dado processo inversamente
proporcional a variao do fornecimento e da demanda
(supply/demand), e ao nmero de coisas no processo.
26
Large numbers of Non Value Add processes steps in the XMS value Large numbers of Non Value Add processes steps in the XMS value chain. chain.
Approval
Customer
OK
Credit Analysis
Doc Analysis
Generate
Order
Delivery
Install
IAVS
Delivery
Install
MP
Aprovao
Aprovao
HR
Hire
Site
Sign-off
54 d
53 d
CVA
BVA
NVA
148 d
35 d
20 d
3 d
17d
228 days
Contract
Analysis
Site
Implementation
Purchase
NPPO
Business
Proposal
43d
95 d
80 d
Case Xerox: Cadeia de Valor XMS - Anlise de Rentabilidade & Entrada de
Ordem
27
Improvements Improvements
Process improved by Black
Belt Gaspar & team
Project XMS Site
Implementation
Before = 80 days
After = 35 days
Before = 88 days
After = 30 days
Process improved by
Black Belt
Isaura Camargo & team
Simplification Project
XMS Profitability
Analysis & Order Entry
Process improved by Black Belt
Rosane Galvo & team
Simplification Project
XGS Contract Analysis
Process improved by Black Belt
Luiz Faria & team
Project XGS Purchase Order
Before = 17 days
After = 6 days
Approval
Customer
OK
Generate
Order
Delivery
Install
IAVS
Delivery
Install
MP
HR
Hire
Site
Sign-off
54 d
25 d
CVA
BVA
NVA
79 d
5 d
3 d
1 d
6d 35 d
114 d
Contract
Analysis
Site
Implementation
Purchase
NPPO
Business
Proposal
43d
50%
reduction
54 d
Case Xerox: Cadeia de Valor XMS Case Xerox: Cadeia de Valor XMS - - Anlise de Rentabilidade & Entrada de Anlise de Rentabilidade & Entrada de
Ordem Ordem
28
Lies Aprendidas / reas de Ateno
Tendncia de declnio nos indicadores de
resultado
Baixo suporte para projetos
Isolamento do Grupo de Lean Six Sigma
Eroso de papis e responsabilidades
Lean Six Sigma
Aumento do nmero de pessoas
retornando ao jeito antigo de fazer o
trabalho
29
Xerox Lean Six Sigma: Continuando a
Jornada
Operaes Internas inclui administrao
e suporte
Manufatura
Ferramentas e Metodologia de
Qualidade
Aplicao interna e externa.
Criao de valor para
nossos clientes.
Xerox
Clientes
Usando Xerox Lean
Six Sigma
criando VALORpara os
Clientes
www.xerox.com.br