RELATÓRIO DA AUDITORIA INTERNA

AO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE DO

INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO-
ESCOLA SUPERIOR DE TÉCNOLOGIA E GESTÃO

Data da Auditoria: 22 de Dezembro de 2011

Data do Relatório: 23 de Dezembro de 2011
Índice
1. Objetivos ................................................................................................................................................ 3
2. Âmbito .................................................................................................................................................... 3
3. Equipa Auditora ..................................................................................................................................... 3
4. Metodologia de Auditoria ....................................................................................................................... 4
5. Responsáveis Auditados (pela ordem que foram contactados) ............................................................ 4
6. Plano da Auditoria ................................................................................................................................. 4
7. Exclusões............................................................................................................................................... 5
8. Locais Auditados ................................................................................................................................... 5
9. Grau de Cumprimento do Plano ............................................................................................................ 5
10. Desempenho do Sistema .................................................................................................................. 6
11. Pontos Fortes .................................................................................................................................... 6
12. Pontos a melhorar: ............................................................................................................................ 6
13. Síntese das Constatações ................................................................................................................. 7
14. Descrição das Não Conformidades e Oportunidades de Melhoria ................................................... 8
15. Descrição das Evidências da Auditoria ........................................................................................... 11

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.2 de 12

 1. Objetivos
Confirmar que o sistema de gestão:
• Cumpre com os requisitos das normas de referência NP EN ISSO
9001:2008, e requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
• Está efetivamente implementado e mantido;
• É eficaz, conduzindo ao cumprimento dos objetivos e à realização das
políticas da Instituição.

2. Âmbito

Processo de Gestão e Melhoria do Sistema; Formação; Académicos e Gestão de

Espaços Educativos, na Formação superior, nas áreas científicas ministradas nas Escolas
Superiores de Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais e
de Desporto e Lazer. Serviços de Ação Social. Elaboração e desenvolvimento de estudos
e projetos.
Esta Auditoria foi realizada no âmbito da Ação de Formação “Boas Práticas APCER de
Auditoria ISO 9001:2008”, da APCER.

3. Equipa Auditora

Auditores Coordenadores: Joana Santos e João Pereira

Equipa Auditora1
• Lina Fonseca (LF) – Auditor Coordenador
• Joana Santos (JS)- Auditor
• Rita Pinheiro (RP) - Auditor
• Sónia Silva (SS) – Auditor

Equipa Auditora 2
• João Pereira (JP) – Auditor Coordenador
• Ofélia Brito (OB) – Auditor
• Sandra Gonçalves (SG)- Auditor
• Sofia Rodrigues (SR) - Auditor
• Susana Mendes (SM) – Auditor

Equipa Auditora 3
• Teresa Araújo (TA) - Auditor
• Luís Graça (LG) – Auditor Coordenador
• Albertina Marque (AM) - Auditor
• Manuel Barros (MB - Auditor

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.3 de 12

 Equipa Auditora 4
• Ivo Araújo (IA) - Auditor Coordenador
• Carla Rocha (CR) - Auditor
• Sofia Amaral (SA) - Auditor
• Paulo Rodrigues (PR) – Auditor

Joana Freitas- Formadora

4. Metodologia de Auditoria
• Entrevistas;
• Observação de Atividades
• Revisão de Documentos

De acordo com as boas práticas de auditoria, os Auditores comprometem-se a

respeitar a confidencialidade dos documentos e outros elementos do IPVC que
tiveram acesso.

5. Responsáveis Auditados (pela ordem que foram contactados)

A Lista dos Responsáveis Contactados constitui o Anexo A do presente relatório.

6. Plano da Auditoria

Data
/ Hora Área Funcional Assuntos / Processos Auditores
Local
Gestor do Processo GMS Reunião de Abertura:
14:00 Colaboradores a designar Apresentação da ESTG e da EA, EA
pela ESTG Confirmação/Aprovação do Plano de auditoria.
Abordagem por assuntos / processos:
Processo de Gestão e Melhoria do Sistema
Política e Objetivos;
Gestor do Processo GMS Planeamento da qualidade;
22-12- 14:15 Ações corretivas e preventivas; EA1
Colaboradores a designar
2011
pela ESTG Avaliação da satisfação;
Revisão do sistema;
Viana
do Auditorias internas;
Castelo
Abordagem por assuntos/processos:
Processos de Formação – planeamento e
execução/avaliação
Gestor do processo de
14:15 EA3
formação Objetivos
Critérios
Métodos
Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.4 de 12
 Recursos
Entradas
Registos
Resultados
Ações/Melhoria Contínua
Abordagem por assuntos / processos:
Processos de Gestão/Suporte:
- Académicos (ACA): Planos de Estudo,
Candidaturas, Matriculas/Renovação e
Inscrições Declarações, Certificados e Carta
de Curso
Gestor de Processo ACA Objetivos
15:45 Colaboradores a designar Critérios EA2
pela ESTG Métodos
Recursos
Entradas
Registos
Resultados
Ações/Melhoria Contínua
Abordagem por assuntos / processos:
Subprocesso: Gestão de Espaços Educativos
Objetivos
Critérios
Métodos
GIP-GEE
15:45 Recursos EA4
GP-GEE
Entradas
Registos
Resultados
Ações/Melhoria Contínua
Monitorização e Medição dos Processos
17:15 Reunião da EA EA
Reunião de Encerramento
Gestores dos Processos - Apresentação de constatações e
17:30 Colaboradores a designar Oportunidades de Melhoria eventualmente EA
pela ESTG identificadas no decurso da auditoria;
Conclusões da Auditoria
18:00 Encerramento

7. Exclusões
Não se aplicam exclusões tal como definido no manual da qualidade do IPVC.

8. Locais Auditados
A auditoria decorreu na ESTG do IPVC.

9. Grau de Cumprimento do Plano

Em relação ao plano de auditoria do Instituto Politécnico de Viana Do Castelo –
ESTG, este foi cumprido na íntegra, havendo a registar as seguintes alterações:
- alteração da ordem dos processos auditados.

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.5 de 12

- Substituição do interlocutor – gestor do processo de formação – pelo gestor de
qualidade da Unidade Orgânica, por indisponibilidade daquele.
- Alteração da reunião de encerramento para 23 de Dezembro de 2011 às 12:30.

O processo GMS devia ter sido auditado diretamente com a GIQ e nos Serviços Centrais
onde se encontra toda a documentação, mas como a auditoria se enquadra num processo
de formação realizou-se na ESTG.

10. Desempenho do Sistema

Relativamente ao desempenho dos processos auditados, na generalidade
cumprem com os requisitos normativos, requisitos legais e regulamentares
aplicáveis.

11. Pontos Fortes

Conhecimento detalhado do funcionamento do sistema;

Acompanhamento e análise do grau de satisfação dos clientes;

Está definida adequadamente a separação interna da responsabilidade
atribuída a cada um dos espaços educativos da ESTG;

O processo de requisição de equipamentos de apoio aos espaços
educativos revela-se eficaz bem como o de reserva desses espaços pelos
docentes da ESTG.

Disponibilidade demonstrada e conhecimento do processo demonstrado
pela gestora do mesmo.

Satisfação dos alunos.

12. Pontos a melhorar:

Verifica-se a necessidade de prestar atenção à contínua comunicação dentro do sistema

da qualidade, reforçando a colaboração entre os elementos dos Serviços Académicos/
gestor do Processo ACA e os gestores dos processos FOR, nomeadamente através da
implementação de reuniões conjuntas.

Houve algumas situações em que não foi possível verificar documentos pela dificuldade
de encontrar os documentos na plataforma de e-elarning.

Ressalva-se que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem de

processos, atividades, tarefas, documentos e Colaboradores entrevistados, cabendo ao
IPVC a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às não
conformidades e às oportunidades de melhoria registadas neste relatório.

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.6 de 12

Por ultimo, a Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida,
assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de
toda a Auditoria.

13. Síntese das Constatações

NC OM
CLÁUSULAS NORMATIVAS (NP EN ISO 9001:2008)
4.1 REQUISITOS GERAIS (SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE)
4.2 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO 1; 7; 10; 13; 15; 17; 3; 4; 11; 16
20
5.1 COMPROMETIMENTO DA GESTÃO (RESPONSABILIDADE DA
GESTÃO)
5.2 FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE 12

5.3 POLÍTICA DA QUALIDADE

5.4 PLANEAMENTO
5.5 RESPONSABILIDADE, AUTORIDADE E COMUNICAÇÃO 18

5.6 REVISÃO PELA GESTÃO

6.1 PROVISÃO DE RECURSOS (GESTÃO DE RECURSOS)
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.3 INFRAESTRUTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABALHO
7.1 PLANEAMENTO DA REALIZAÇÃO DO PRODUTO (REALIZAÇÃO 18
DO PRODUTO)
7.2 PROCESSOS RELACIONADOS COM O CLIENTE
7.3 CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO
7.4 COMPRAS
7.5 PRODUÇÃO E FORNECIMENTO DO SERVIÇO 14

7.6 CONTROLO DO EQUIPAMENTO DE MONITORIZAÇÃO E DE

MEDIÇÃO
8.1 GENERALIDADES (MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA)
8.2 MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 2; 6; 9

8.3 CONTROLO DO PRODUTO NÃO CONFORME

8.4 ANÁLISE DE DADOS 9

8.5 MELHORIA 5; 8

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.7 de 12

 14. Descrição das Não Conformidades e Oportunidades de Melhoria

Processo de Gestão e Melhoria do Sistema

CLÁUSULA/
SUBCLÁUSULA
Nº NC/OM DA NP EN ISO DESCRIÇÃO
9001:2008

Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem

ser controlados para aprovar os documentos quanto à sua adequação
antes de serem editados (…) para rever e atualizar os documentos
quando necessário (…) para assegurar que as versões relevantes dos
documentos aplicáveis estão disponíveis nos locais de utilização.

Na pág 15 do MQ (edição 9 de 2011.11.04) nos documentos associados

ao processo FOR não está indicado o impresso FOR-05/14.
4.2.3.
1 NC Controlo de No Manual da Qualidade (MQ) (edição 9 de 2011.11.04) o índice
Documentos apresentado não se encontra articulado com os títulos das secções do
texto, nomeadamente no título da secção 1 e do ponto 1.5.

Relativamente à última atividade do mapa do processo GMS “Revisão

de Sistema” não foi possível aceder ao procedimento definido (GMS-04).
Na plataforma do SGGQ verifica-se a ausência deste documento
aparecendo em sua vez o procedimento GMS-02.

A organização executa auditorias internas a intervalos planeados para

determinar se o sistema de gestão da qualidade está conforme com as
disposições planeadas com os requisitos desta Norma e com os
requisitos do sistema de gestão da qualidade estabelecidos pela
organização.
8.2.2
2 NC Auditoria Relativamente ao Programa de Auditorias (GMS-03/01, Revisão
Interna 0/2008.02.18), disponibilizado na plataforma do SGGQ, e
particularmente à auditoria planeada (P) para Julho de 2011 ao processo
GMS, não foi possível evidenciar a sua realização, nem confirmar a
existência do relatório produzido.

A organização estabeleceu e mantém um manual da qualidade que

inclua uma descrição da interação entre os processos do sistema de
gestão da qualidade.

4.2.2. No MQ (edição 9 de 2011.11.04) (p.9) o Gabinete de Auditoria e

3 OM Manual da Controlo Interno (GACI) é apresentado como um dos servições do IPVC.
Qualidade O GACI derivou do Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ), pela
necessidade sentida pelo IPVC em adequar o seu SGGQ aos estatutos.
Analisar a possibilidade de descrever as funções e responsabilidades de
todos os serviços envolvidos em documento do SGGQ.

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.8 de 12

 Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem
ser controlados.

Sendo o tratamento das FO (GMS-01/01; rev.7, 2011.11.15) um dos

4.2.3. indicadores essenciais para dar resposta aos objetivos da qualidade foi
4 OM Controlo de referido que na ESTG estes impressos estão disponíveis em diferentes
Documentos locais. Este aspeto dificulta a sua substituição por impressos
atualizados. Por exemplo: as FO estão nas salas de aula.
Analisar a possibilidade de centralizar a disponibilização de impressos
na ESTG.

Processo Académicos
CLÁUSULA/
SUBCLÁUSULA
Nº NC/OM DA NP EN ISO DESCRIÇÃO
9001:2008

8.5.1 – Melhoria continua – A organização deve melhorar

continuamente a eficácia do SGQ …
5 NC 8.5.1 Plano de Melhorias – Nenhum dos itens relativos ao plano de melhorias
(Edição 5-2010.03.18) foi implementado no prazo definido no mesmo.
Exemplo “implementação da Secretaria virtual/tesouraria”.
8.2.3 – Monitorização e medição dos processos – A organização
deve aplicar métodos apropriados para a monitorização …
A meta dos indicadores relativos a “Taxa de inscrições on-line”, “Taxa de
6 NC 8.2.3 Lançamento na Aplicação Informática” e “Disponibilizar conteúdos
programáticos” não foram atingidas, nem foram evidenciadas ações
desenvolvidas no decorrer do incumprimento das metas definidas.
4.2.3 – Controlo dos Documentos – Os documentos requeridos pelo
SGQ devem ser controlados …
Dossier de Curso Engenharia Civil e do Ambiente está incompleto, não
contendo os documentos “Fórmula de cálculo da nota final e coeficientes
de ponderação, ECTS”, “Planos de estudos em vigor” e “Vagas,
7 NC 4.2.3 Condições de acesso e critérios de seleção e seriação”, conforme
definido no ACA-02, Edição 3, de 2010-03-18.
O Dossier de Curso do Mestrado em Empreendedorismo não possui o
Regulamento Geral do Mestrado conforme definido no ACA-02 , Edição
3, de 2010-03-18..
8.5.2 – Ações Corretivas - A Organização deve empreender ações
para eliminar as causas da não conformidade
Alguns documentos não contêm os campos relativos à data de entrada e
8 NC 8.5.2 assinatura de receção dos mesmos nos SAC devidamente preenchido
(Ex: Candidatura ao concurso de maiores de 23 anos – ACA-03/02,
Ver.4 de 2011.12.02); Pedido de emissão de certidão de conclusão do
curso- ACA-09/01 Ver.3 de 2011.12.02)
Sugere-se a reestruturação da fórmula de cálculo dos Indicadores “Emitir
certidões de conclusão de unidades curriculares efetuadas” e
9 OM 8.4 “Disponibilizar conteúdos programáticos” substituindo-se o quociente
pela diferença entre a “data de disponibilização” e a “data de pedido”.

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.9 de 12

 4.2.3 – Controlo dos Documentos – Os documentos requeridos pelo
SGQ devem ser controlados …
O dossier de aluno (Henrique Cunha – Engenharia de Informática, n.º
5129), não contém o documento relativo ao comprovativo de matrículas
10 NC 4.2.3 do ano letivo 2011/2012 – ACA04, Edição 5 de 2010.03.18)
Não foram evidenciados os seguintes programas das Unidade
Curriculares do Curso de Engenharia Civil e do Ambiente: “Gestão de
Projetos, 1.º Ano” e “ Processos de Construção, 2.º Ano”, Ano Letivo de
2011/2012.
Sugere-se o arquivo de Programas Curriculares de todos os Cursos e de
11 OM 4.2.4 todos os Anos letivos, no sentido de agilizar a resposta a solicitações de
alunos, que carecem deste tipo de documentos.

Disponibilizar um serviço de partilha de pastas entre os elementos dos

SAC, no sentido de disponibilizar aos mesmos toda a informação
12 OM 5.2.3 relevante dos Cursos, evitando assim impossibilidade de aceder à
informação em situações de mobilidade de elementos.

Processo Formação
CLÁUSULA/
SUBCLÁUSULA
Nº NC/OM DA NP EN ISO DESCRIÇÃO
9001:2008

Para assegurar que as alterações e o estado actual de revisão dos

documentos são identificados, o impresso de Distribuição de Serviço
13 NC 4.2.3 Docente não está codificado. Deve ser utilizado o impresso FOR 01/02
Esta situação já está sinalizada no último relatório da auditoria interna.
A assinatura de aprovação do horário de Design de Produto do 1º ano
do 1º semestre, não identifica quem o aprovou
14 OM 7.5.2 Sugere-se que esteja identificado o cargo e o nome legível de quem
aprova.
Para prevenir a utilização indevida de documentos obsoletos … e para
os identificar de forma apropriada, se forem retidos para qualquer
propósito, os sumários da UC História da arte e cultura do 1º semestre
15 NC 4.2.3 do 1º ano do curso de Design de Produto encontra-se num impresso
codificado (ETO-PLA04/ESTG08. Rev 0 de 23/11/2006) , que não faz
parte do SGQ
Os documentos requeridos pelo SGQ devem ser controlados. O
programa da UC História da arte e cultura do 1º semestre do 1º ano
16 OM 4.2.3 curso de Design de Produto encontra-se num impresso editável.
Recomenda-se que seja colocado num suporte não editável

Processo Gestão de Espaços Educativos

CLÁUSULA/
SUBCLÁUSULA
Nº NC/OM DA NP EN ISO DESCRIÇÃO
9001:2008

4.2.3 – Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade

devem ser controlados alínea a) c) e g).
17 NC 4.2.3 Constatou-se que a codificação referente a todas as IT do Subprocesso
encontram-se desatualizadas, pois segundo o procedimento GDO-01 ed.
8 de 2010.02.08 a identificação do campo data não corresponde.

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.10 de 12

 5.5.3 – Comunicação interna
7.2.3 – A organização deve estabelecer e implementar formas eficazes
de comunicação alínea a)
18 OM 5.5.3 e 7.2.3 Ponderar a disponibilização dos regulamentos na plataforma Moodle.
Não foi evidenciado o acesso aos regulamentos dos espaços educativos
por parte dos utentes da ESTG.
8.2.2 – A organização deve conduzir auditorias internas alíneas a) e b)
19 NC 8.2.2 Verificou-se ausência de auditoria interna tal como definido no programa
de auditorias anual para o ano de 2011 na segunda quinzena de Junho.

4.2.4 – Controlo de registos

De acordo com a matriz de processo (controlo de registos) que define o
20 NC 4.2.4 tempo de arquivo do documento, constatou-se que o Mapa de utilização
de equipamentos GEE-03/04 não cumpre o prazo definido de 3 anos.

15. Descrição das Evidências da Auditoria

CLÁUSULA/SUB-
CLÁUSULA DA
NP EN ISO DESCRIÇÃO
9001:2008

4.2.
Requisitos  Foi evidenciada na plataforma do SGGQ a localização do Programa da Qualidade
da (GMS/01, Rev. 1; 2010.02.08) referido como registo associado à atividade “Planeamento
Documenta- da Qualidade” do processo GMS.
ção
4.2.2.
Manual da  Foi esclarecida a causa da alteração da sigla SGQ para SGGQ. Prende-se com
Qualidade requisitos da agência de acreditação dos cursos (A3ES).

5.1.
 Foi apresentada a localização dos Objetivos da Qualidade (GMS/02, Revisão 2;
Comprometi-
2010.02.08) referidos no ponto 1.5.5. da pág. 8 do Manual da Qualidade. Estes
mento da
objetivos são definidos anualmente e encontram-se na plataforma do SGGQ, como
Gestão
foi evidenciado.
 Foi explicado à EA como se comunica a política da qualidade do IPVC pelos
colaboradores da ESTG. Esta comunicação faz-se através de reuniões entre a GQ da
ESTG e os GP da ESTG, bem como reuniões mensais entre a Direção e os
5.3
coordenadores de curso (1º ciclo, 2º ciclo e CET). Os restantes colaboradores obtém
Política da
informação através da plataforma do SGGQ.
Qualidade
 Foi mostrado um email enviado pela Direção a todos os coordenadores de curso
(de 20.12.2011, assunto: convocatória para reunião coordenadores,) relativo a uma
dessas reuniões
8.2.3
Monitoriza-  Foi explicado à EA como são monitorizados os objetivos do processo GMS (GMS,
ção e Edição 8; 2011.11.21). Foi mostrado à EA o relatório do Balanço da Qualidade (GMS-
medição dos 04/01, Rev. 0, 2008.07.09) relativo a 2010, que se encontra na plataforma do SGGQ,
processos onde se encontram dados dessa monitorização.

4.2.4  Mapa de utilização de equipamentos GEE-03/04

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.11 de 12

 4.2.4 e 8.2.1  Questionário da Satisfação dos utilizadores GEE-05/02

4.2.2  Manual da Qualidade

4.2.3 e 4.2.4  Gestão Documental GDO-01

8.2.2  Auditorias Internas GMS-03

4.2.2  Mapa do Processo GEE

O impresso de Distribuição de Serviço Docente não está codificado. Deve ser utilizado o
4.2.3 impresso FOR 01/02. Foi observado a DSD para o ano 2011/12, facultada pela auditada
Esta situação já está sinalizada no último relatório da auditoria interna de 25/5/2011.
A assinatura de aprovação do horário de Design de Produto do 1º ano do 1º semestre, não
identifica quem o aprovou.
4.2.3 Foi confrontado o horário na plataforma e afixados no placard
Sugere-se que esteja identificado o cargo e o nome legível de quem aprova.
Os sumários da UC História da arte e cultura do 1º semestre do 1º ano do curso de Design
4.2.3 de Produto encontra-se num impresso codificado, que não faz parte do SGQ.
Foi observado na plataforma de e-learning
O programa da UC História da arte e cultura do 1º semestre do 1º ano curso de Design de
4.2.3 Produto encontra-se num impresso editável, observável na plataforma de e-learning

Equipa Auditora

Aud 2011.doc Relatório Auditoria Interna Pág.12 de 12