Ebook Unidade 2 FINAL

Procedimentos para um
fluxo documental que

atenda a Gestão de
Documentos Públicos
Unidade 2 –
Fluxo documental
baseado no ciclo vital de
documentos.
Profa. Raquel Ottani Boriolo

Profa. Fabiane Letícia Lizarelli
Profa. Angela M. Carneiro de Carvalho
Procedimentos para um fluxo documental que atenda a Gestão de
Documentos Públicos 1 2 3 4
Unidade 2 - Fluxo documental baseado no ciclo vital de documentos.
Introdução.
Esta unidade tem por objetivo apresentar o fluxo que um documento deve percorrer
baseado na Gestão Documental. Para essa finalidade, o fluxo foi apresentado por meio de
um macroprocesso que foi construído, levando em consideração a literatura sobre esse
assunto. O macroprocesso demonstra que o documento sofre ações à medida que percorre
seu fluxo. Além de apresentar uma visão mais abrangente de como os documentos
transitam nas diferentes fases do arquivamento, ressalta as atividades que ocorrem nas
fases corrente, intermediária e permanente. Para uma melhor compreensão e para obter
uma visão mais minuciosa do que é desenvolvido em cada processo, foi realizado um
detalhamento dessas atividades.
1. Macroprocesso do fluxo documental do ciclo vital de documentos.

A Figura 1 apresenta o Macroprocesso do fluxo documental do ciclo vital de
documentos. As atividades de cada processo foram detalhadas em microprocessos. Assim, o
detalhamento englobará os processos “Classificar DOC”, “Avaliar DOC”, “Submeter DOC a
TTDD”, “Preparar DOC para ser arquivado” e “Arquivar DOC”.
Para o processo “Eliminar DOC”, foi necessário fazer um novo macroprocesso, sendo
assim, ele será tratado na unidade 3 deste curso.
1
Esse curso é fruto da dissertação de mestrado em Gestão de Organizações e Sistemas Públicos da UFSCar da
Raquel Ottani Boriolo orientada pela Profa. Dra. Fabiane Letícia Lizarelli e co-orientada pela Profa. Dra. Angela
Maria Carneiro De Carvalho.
2
Raquel Ottani Boriolo é administradora na Coordenadoria de Administração e Planejamento Estratégico da
Secretaria Geral de Educação a Distância da Universidade Federal de São Carlos.
3
Fabiane Letícia Lizarelli é professora do Departamento de Engenharia de Produção da Universidade Federal de
São Carlos (UFSCar).
4
Angela Maria Carneiro de Carvalho é professora, vinculada à Pontifícia Universidade Católica do Rio de
Janeiro, ao Programa de Pós-Graduação em Gestão de Organizações e Sistemas Públicos da Universidade
Federal de São Carlos (UFSCar), ao curso Gestão de Organizacional e de Pessoas da UFSCar e é pesquisadora do
Núcleo de Estudos em Sociologia Econômica e das Finanças da UFSCar.
Figura 1 - Macroprocesso do fluxo documental do ciclo vital de documentos.
Legenda: DOC = Documento; CCDA = Código de Classificação de Documentos de Arquivo; TTDD = Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; CPAD =
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Fonte: Mapa construído pela pesquisadora e adaptado da literatura em: Bellotto (1991), Bernardes (1998), Paes (2004), Cotta (2006), Cruz (2013), Oliveira (2007) e
Arquivo Nacional (2011).
1.1. Classificar Documento, utilizando CCDA.
O processo de Classificação de documento, utilizando o CCDA significa analisar o
conteúdo do documento, identificar a qual atividade pertence, procurar o código relativo à
sua função e anotar o código encontrado no canto superior direito do documento (ARQUIVO
NACIONAL, 2001, 2011), conforme detalhado na Figura 2.
Figura 2 - Classificação de documento utilizando o CCDA.
Fonte: Arquivo Nacional (2001, 2011).
1.2. Avaliar documento.

De acordo com o Arquivo Nacional (2001, 2011), nessa fase, o documento deverá ser
cuidadosamente analisado e avaliado para certificar se ele possui um valor primário
(administrativo) ou um valor secundário (histórico). É nessa fase que será verificado o
destino do documento:
Deverá ser arquivado em arquivo corrente?
Deverá ser transferido para o arquivo intermediário?
Deverá ser recolhido para o arquivo permanente?
Deverá ser eliminado?
1.3. Submeter documento à TTDD.
A fase de submeter o documento à Tabela de Temporalidade faz parte do processo
de avaliação. Com o código em mãos, é necessário procurar os prazos e destinação final na
TTDD (ARQUIVO NACIONAL, 2001, 2011), conforme exemplificado na Figura 3.
Figura 3 - Submissão de documento à TTDD.
Fonte: Arquivo Nacional (2001, 2011).
1.4. Preparar documento para ser arquivado.

Antes do arquivamento, é necessário fazer a higienização do documento (SPINELLI
JUNIOR, 2010, 1997). Assim, alguns cuidados deverão ser observados de modo a não
prejudicar o documento e comprometer sua originalidade, como (SPINELLI JUNIOR, 2010,
1997; DISTRITO FEDERAL, 2014):
Eliminar poeiras e outros resíduos que possam comprometer o documento;
Não inserir ou fazer algo que sobreponha ou omita as informações do texto, como
carimbar, etiquetar ou perfurar parte do documento;
Não colocar muitos papéis na caixa-arquivo de modo a não superlotá-la;
Não utilizar barbantes para amarrar ou utilizar fitas adesivas para remendos dos
documentos;
Não apoiar nenhum objeto ou parte do corpo (cotovelos) sobre o documento;
Não fazer nenhum tipo de anotação que não seja necessária, no documento;
Não usar saliva no dedo para percorrer os documentos, uma vez que pode ocasionar
acidez no documento;
Não dobrar o documento, uma vez que isso pode ocasionar o rompimento das fibras do
papel; certificar que o documento está arquivado reto;
Retirar os objetos metálicos que podem enferrujar e deslocar para o papel como clipes,
grampos e prendedores.
Não colocar junto aos documentos arquivados, nenhum tipo de objeto que possa gerar
manchas ou acidez, como flores ou jornais.
Os documentos deverão ser armazenados em caixa-arquivo polipropileno corrugado
(polionda), preferencialmente na cor branca, conforme Figura 4, a qual deverá estar
devidamente identificada com o espelho para caixa-arquivo, conforme modelo da Figura 5.
(GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO, 2014).
Figura 4 - Modelo de caixa-arquivo.
Fonte: Governo do Estado de São Paulo (2014).

Figura 5 - Modelo de espelho de caixa-arquivo.
Fonte: Elaborado pela CPADoc/UFSCar.

Na Figura 6, encontram-se explicações sobre o preenchimento do espelho.
Figura 6 - Explicações para o preenchimento do espelho.
Fonte: Adaptado de CPADoc/UFSCar.
1.5. Arquivar documento em arquivo corrente.

A caixa-arquivo deverá ser arquivada em arquivo próximo aos responsáveis que
utilizam o documento. Assim que cumprir o seu prazo de guarda, é necessário verificar se a
caixa arquivo deverá ser transferida para o local onde são arquivados os documentos de
arquivo intermediário, ou se ela terá seu destino final: eliminação ou recolhimento para a
guarda permanente (ARQUIVO NACIONAL, 2011).
1.6. Arquivar documento em arquivo intermediário.
A caixa-arquivo deverá ser arquivada em um local onde o documento possa ser
consultado eventualmente, caso seja necessário, e deverá aguardar seu destino final:
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (ARQUIVO NACIONAL, 2011).
2. Considerações finais.
Nesta segunda unidade foram apresentados os procedimentos para um
arquivamento correto de um documento. Espera-se que esta unidade tenha auxiliado na
compreensão sobre classificação, avaliação e arquivamento de um documento público. Esses
procedimentos garantem o auxílio adequado e seguro à administração e às diferentes
unidades de uma universidade. Além disso, racionaliza e controla toda produção de
documento, assegurando sua utilização adequada e correta destinação.
Referências.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e
destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública.
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em:
<http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/publicacoes-tecnicas/37-
publicacoes/20-classificacao-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo-
relativo-as-atividades-meio-da-administracao-publica.html>. Acesso em 15 abr. 2019.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os

integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração
pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
OLIVEIRA, Maria Izabel de. Classificação e Avaliação de Documentos. Normalização dos

procedimentos técnicos de gestão de documentos. Acervo – Revista do Arquivo Nacional,
Rio de Janeiro, v. 20, nº 1-2, p. 133-148, jan/dez 2007.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T.A.
Queiroz, 1991.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998.
COTTA, André Guerra; BLANCO, Pablo Sotuyo. Arquivologia e patrimônio musical. Salvador:
Edufba, 2006.
CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. Belo Horizonte: Secretaria de
Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013.
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Cartilha recolhimento de documentos de guarda

permanente. Coleção Gestão Documental Nº 1. São Paulo, Fevereiro 2014.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
SPINELLI JÚNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de

Janeiro: Fundação Biblioteca Nacional, Dep. de Processos Técnicos, 1997.
SPINELLI JÚNIOR, Jayme. Recomendações para a higienização de acervos bibliográficos &

documentais. Biblioteca Nacional, 2010. Disponível em: <https://www.bn.gov.br/producao-
intelectual/documentos/recomendacoes-higienizacao-acervos>. Acesso em 15 abr. 2019.
O texto Procedimentos para um fluxo documental que atenda a Gestão de Documentos Públicos: Unidade 2 -
Fluxo documental baseado no ciclo vital de documentos de Raquel Ottani Boriolo, Fabiane Letícia Lizarelli e
Angela M. Carneiro de Carvalho está licenciado com uma Licença Creative Commons - Atribuição-
CompartilhaIgual 4.0 Internacional.
Esta unidade tem por objetivo apresentar o fluxo que
um documento deve percorrer baseado na Gestão
Documental. Para essa finalidade, o fluxo foi
apresentado por meio de um macroprocesso. Esse
macroprocesso apresenta uma visão mais abrangente
de como os documentos transitam nas diferentes fases
do arquivamento, além de apresentar quais atividades
ocorrem nas fases corrente, intermediária e
permanente. Para uma melhor compreensão e para
obter uma visão mais minuciosa do que é desenvolvido
em cada processo, foi realizado um detalhamento
dessas atividades.
http://poca.ufscar.br/

Ebook Unidade 2 FINAL

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Ebook Unidade 2 FINAL

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Ebook Unidade 2 FINAL

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Procedimentos para um

fluxo documental que

Profa. Raquel Ottani Boriolo

1. Macroprocesso do fluxo documental do ciclo vital de documentos.

Figura 2 - Classificação de documento utilizando o CCDA.

Fonte: Arquivo Nacional (2001, 2011).

1.2. Avaliar documento.

Figura 3 - Submissão de documento à TTDD.

Fonte: Arquivo Nacional (2001, 2011).

1.4. Preparar documento para ser arquivado.

Figura 4 - Modelo de caixa-arquivo.

Fonte: Governo do Estado de São Paulo (2014).

Fonte: Elaborado pela CPADoc/UFSCar.

Figura 6 - Explicações para o preenchimento do espelho.

Fonte: Adaptado de CPADoc/UFSCar.

1.5. Arquivar documento em arquivo corrente.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os

OLIVEIRA, Maria Izabel de. Classificação e Avaliação de Documentos. Normalização dos

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Cartilha recolhimento de documentos de guarda

SPINELLI JÚNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de

SPINELLI JÚNIOR, Jayme. Recomendações para a higienização de acervos bibliográficos &

Você também pode gostar