CLUBE DO CONCURSO

UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________
GESTÃO DE DOCUMENTOS I

CONSIDERAÇÕES INTRODUTÓRIAS Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei
Nacional dos Arquivos, sobre gestão de documentos:

O conceito de gestão de documentos surge após a Art. 3º: Considera-se gestão de documentos o conjunto
Segunda Grande Guerra, quando ocorre o fenômeno da de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
explosão documental. Isso imediatamente torna necessária a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
o crescimento das massas documentais que passaram a ser ou recolhimento para guarda permanente.
acumuladas pelas organizações públicas e privadas.
O avanço científico e tecnológico da época
ocasionou significativo crescimento na produção de
documentos, comprometendo a capacidade de controle e
organização da documentação por parte das instituições, que OBJETIVOS
passaram a buscar novas soluções para gerir a massa
documental criada.
As primeiras soluções nesse sentido começaram a
surgir em países como os Estados Unidos e o Canadá. A ❖ Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de
palavra-chave das administrações daqueles países, documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso,
principalmente dos EUA, passou a ser eficiência. avaliação, arquivamento e destinação) de forma eficiente
Neste contexto, esses países passam a aplicar os e prezando pela economicidade.
princípios da administração científica à gestão de documentos,
tendo em vista a urgente necessidade de racionalizar e ❖ Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora
modernizar as administrações, atrelando as atividades de certa, para as pessoas certas.
gestão de documentos à busca de economia e eficácia na
❖ Eliminar de forma segura os documentos destituídos de
produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e
destinação final dos documentos. valor, realizando a avaliação e a seleção dos conjuntos
Tudo isso ocorre nas idades corrente e de documentos que devem ser preservados
intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de permanentemente e dos que podem ser eliminados sem
existência dos documentos desde sua produção até sua prejuízo de perda de informações substanciais.
eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. ❖ Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis
Além da economia e da eficácia, a implantação de um
ao bom desempenho dos procedimentos de gestão
programa de gestão de documentos garante aos seus usuários
documental.
o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a
agilidade na recuperação das informações, no momento em que ❖ Garantir o pleno acesso e a preservação às informações
elas são requisitadas. custodiadas.
A execução das atividades de gestão, classificação e
avaliação (atividades espalhadas por todo a cadeia de gestão FASES
de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de
Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de
Arquivo.

PRODUÇÃO
CONCEITO

Diz o DBTA que gestão de documentos é:

FASES
Conjunto de procedimentos e operações técnicas AVALIAÇÃO
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e DESTINAÇÃO UTILIZAÇÃO
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
Também chamado administração de documentos.
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e
operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida do
documento como sua produção, uso, até o arquivamento e
restringe seu escopo as fases corrente e intermediária.
_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
 CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________

PRODUÇÃO

A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as atividades naturais de
um órgão ou setor da instituição. Lembra-se dos princípios da organicidade e da naturalidade? Pois é. É deles que estamos
falando agora.
É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à instituição, assim
como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as atividades desempenhadas. Essa etapa já
está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser produzido o que é indispensável ao
funcionamento da instituição.
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos recursos
reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho institucional e escolha
de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas.

UTILIZAÇÃO

A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a sua função administrativa,
assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação.
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. Inclui as atividades de
PROTOCOLO, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente empréstimos e
consultas) e a recuperação de informações e suas técnicas específicas: classificação, organização e elaboração de
instrumentos de recuperação.

AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação
final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva em arquivos permanentes.
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas nos arquivos,
com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente
e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos intermediários ou permanentes,
respectivamente.
 _____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________
identificado na operação de estudo (acima).
ATIVIDADES

Existem alguns métodos de classificação, que devem

ser conhecidos. São os métodos de classificação de
CLASSIFICAÇÃO Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos
principais que devem ser considerados nesse processo de
classificação (resultando nos três métodos de classificação): a
ação a que os documentos se referem (funcional), a
estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os
ATIVIDADES assuntos dos documentos (por assuntos) .
DESTINAÇÃO
AVALIAÇÃO

SELEÇÃO

CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS

A classificação recupera o contexto de produção dos

documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a
sua produção e identifica os tipos/séries documentais.

Para o DBTA, a definição de classificação que nos

interessa a esta altura é:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, O processo de classificação funcional representa a lógica das
funções, das subfunções e atividades do organismo produtor.
seleção da categoria de assunto sob a qual sejam É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. alterações estruturais em função de mudanças políticas. Dessa
forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as
funções permaneçam estáveis, preservando a classificação
utilizada.
As maiores vantagens da classificação funcional são:
A utilização da classificação tem o objetivo principal
de agrupar os documentos sob um mesmo assunto com o • as funções e atividades permanecem inalteradas;
intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas • identifica a totalidade das funções e atividades do
subsequentes relativas à avalição, seleção, eliminação, organismo produtor;
transferência / recolhimento e acesso a esses documentos. • as atividades e documentos comuns às várias
A classificação deve ocorrer no protocolo, no unidades da estrutura do organismo constarão uma única
momento do registro do documento, o que também facilita as vez no Plano de Classificação.
tarefas arquivísticas que vêm em seguida.

Podemos dividir a atividade de classificação em duas

operações: Já o método de classificação organizacional (ou
estrutural) representa os vários níveis de segmentação
• Estudo: leitura de cada documento para a
interna do organismo produtor: diretorias, coordenadorias,
identificação do assunto ao qual se refere e sob o qual
supervisões, departamentos e, sempre, com as suas
deverá ser classificado.
respectivas divisões internas.
• Codificação: aplicação do código
Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da
correspondente ao assunto de que trata o documento,
classificação refletir as funções da empresa (que geralmente
 continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança são:
estrutural), ela concentra-se no desenho da estrutura da
• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções
empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de
da organização;
organograma, o que não é raro especialmente em órgãos do
• a estrutura está sujeita a constantes alterações;
poder Executivo.
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos
Nestes casos os documentos devem ser
distintos, bastando para isso estar relacionado a uma
reclassificados para acompanhar o novo modelo pós
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho. mesma função, porém em departamentos diferentes.
As maiores desvantagens da classificação estrutural

_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________
Por último, temos o processo de classificação por assunto.
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a sua função ou a
estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não derivam da ação governamental e não
estão vinculados à atividade da organização.
A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo de avaliação, que
deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas.
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que ocasionará dificuldades
no momento da classificação. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do documento e deverá ser identificado no momento
da descrição, que é uma outra atividade da gestão documental.

FUNCION
AL
 Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis considerados: função,
subfunção, atividade e documento:

_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________
ESTRUTUR
AL
 Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização, passando por Diretoria,
Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que queremos classificar: controlar a frequência de
funcionários.

permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao

documento.
AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS Definição trazida pelo DBTA :
Processo de análise de documentos de arquivo,
que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de
A avaliação de documentos é o processo que acordo com os valores que lhes são atribuídos.
estabelece os prazos de guarda e a destinação final de cada
um dos documentos, definindo se e quando os documentos
devem ser eliminados ou mesmo custodiados de forma
 Valor Primário (também chamado de administrativo ou Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações
imediato) - valor atribuído a um documento em função do da instituição.
interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se
em conta a sua utilidade para fins administrativos, e seu valor Informativo: contém informações críticas sobre temas com os
legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do quais a organização trabalha, seja para fins de estudo, pesquisa
documento para o cumprimento de cada um desses seus fins. ou gestão do conhecimento.

Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) Um documento é guardado por uma instituição
- valor atribuído a um documento em função do interesse que enquanto possui valor para ela.
possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em Documentos de valor primário podem ou não adquirir
vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
valor secundário ao longo de sua vida. Vale lembrar que os
foi originalmente produzido. É um valor permanente que pode
ser:
_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________
documentos de valor primário são geridos em arquivos Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das
correntes ou intermediários. entidades da administração pública federal, órgãos
Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de
adquirido valor secundário, devem ser eliminados ou (caso análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e
tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua
ser recolhidos para a guarda definitiva em arquivos destinação final, nos termos da legislação vigente e das
permanentes. normas do Siga, com as seguintes competências:
Os principais instrumentos da gestão de
documentos, são especialmente a tabela de temporalidade I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as
e o plano de classificação. tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são
instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de
seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo
A tabela de temporalidade traz duas informações
Nacional;
críticas para a atividade de avaliação: o prazo de guarda e a
II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de
destinação final do documento.
documentos e a tabela de temporalidade e destinação de
documentos das atividades-meio da administração pública
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o
federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo
período que o documento deverá ficar arquivado nos arquivos
Nacional;
corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou
precaucionais. É a informação que diz exatamente quando
entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de
aquele determinado documento deve ser eliminado ou recolhido
documentos produzidos e acumulados pela administração
para guarda permanente.
pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos
Já a destinação final é outra informação trazida
para guarda permanente e a eliminação dos documentos
também pela tabela de temporalidade que aponta se o
destituídos de valor;
documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de
eliminado (quando não tem valor histórico) ou deverá ser
sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de
permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor
sigilo; e
histórico).
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens
A complexidade e a profundidade de conhecimento
de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão
exigido para a execução da função avaliação (como o
ou da entidade.
estabelecimento do valor dos documentos) requer a participação
de especialistas e exímios conhecedores das funções da
Parágrafo único. As Comissões Permanentes de Avaliação de
organização de que fazem parte. Dessa forma são constituídas
Documentos serão instituídas por ato dos titulares dos órgãos
equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões
ou das entidades.
Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por
arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição. SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Veja o que diz o Decreto 10.148/2019 sobre o tema:

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO A seleção é a separação física dos documentos de

DE DOCUMENTOS acordo com a sua destinação, apontada pela tabela de
temporalidade. Veja que mesmo para o DBTA as duas
atividades estão bastante interligadas:
Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de
SELEÇÃO- Separação dos documentos de valor - Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de
permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante guarda e não existência de valor secundário.
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela - Transferência: envio dos documentos para arquivo
de temporalidade. intermediário para cumprimento do prazo de guarda e
DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto espera de sua destinação final. A Transferência pode ser
ao encaminhamento de documentos para guarda permanente (realizada em intervalos irregulares) ou
permanente, descarte ou eliminação. periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares).
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo
permanente considerando que já cumpriu seus prazos de
guarda e possui valor secundário, seja ele histórico,
O documento pode ter 3 tipos de destinação: probatório ou informativo. O Recolhimento, por sua vez,
pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular
(sempre que ultrapassado o limite de uso primário) ou
selvagem (sem qualquer critério).

_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________

INSTRUMENTOS

PLANO DE
 CLASSIFICAÇÃO

Segundo o DBTA, Plano de Classificação é:

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de
suas funções ou atividades.
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional.

_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
CLUBE DO CONCURSO
 UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________

TABELA DE
TEMPORALIDADE

Segundo o DBTA, Tabela de Temporalidade de Documentos é:

Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda
tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥
 CLUBE DO CONCURSO
UEAP – ARQUIVOLOGIA (ABRIL- 2023)- AULA 4

PROFESSORA: NEIDA FLEXA ♥

_____________________________________________________________________________________________

EXERCITANDO...
 Analise o trecho, a seguir, da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às
atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES e responda o que se pede.

Na cerimônia de colação de grau da turma de Administração da Universidade Federal de Uberlândia, em 2013, foi assinada
uma lista, configurando a ata de colação de grau. Qual foi/será a destinação de tal documento, obedecendo-se ao
estabelecido no instrumento de destinação das IFES?

a) Será recolhido ao arquivo permanente em 2018.

b) Foi eliminado em 2014.
c) Foi eliminado após a cerimônia.
d) Será eliminado em 2018.
_____________________________________________________________________________________________
“Você mesmo é o seu maior concorrente! ♥