GESTÃO DO

TEMPO
 Autor

Antonio Carlos Mercer

Reitor da UNIASSELVI

Prof. Hermínio Kloch

Pró-Reitora do EAD

Prof.ª Francieli Stano Torres

Edição Gráfica e Revisão

UNIASSELVI
GESTÃO DO
TEMPO

1 INTRODUÇÃO
Olá, caro aluno!

Cada vez mais ouvimos falar sobre a importância da gestão do tempo;

mas você sabe dizer o significado da palavra tempo? Pode parecer estranho
sugerir que você deva ter um conceito claro sobre tempo, pois devido a sua
própria natureza, o termo é de difícil definição.

Como Santo Agostinho (1987, p. 218 apud CARNEIRO, 2004. p. 223-224)

observou há muito tempo: “o que é, por conseguinte, o tempo? Se ninguém
me pergunta, eu sei; se o quiser explicar a quem me fizer a pergunta, já não
sei”. Contudo, sabemos o que tempo significa. Nós experimentamos isso.
Nós medimos isso.

Por ser invisível e indefinível, usamos metáforas para apreender alguns

de seus aspectos. Tempo é dinheiro, sim; o tempo é um recurso limitado e
valioso e, de fato, pode ser considerado mais valioso que o dinheiro, visto
que não pode ser armazenado no banco. O tempo é a nossa vida medida
em anos, meses, dias, horas, minutos e segundos.

O que poderia ser mais importante para você do que usar esse dom
gratuito de tempo com eficácia, generosidade e sabedoria? Você consegue
gerenciar o seu tempo? Gerenciar significa controlar, no uso moderno,
o gerenciamento implica em eficiência e eficácia. O primeiro aspecto, a
eficiência, quando aplicado à gestão do tempo, significa garantir que os
processos ou organizações funcionem sem problemas, como máquinas
de alto desempenho. O segundo aspecto, a eficácia, no gerenciamento de
tempo, significa ser econômico e prudente no uso dos meios (recursos) para
a realização dos fins.

De fato, é o segundo aspecto da gestão que mais nos preocupa

aqui. Obviamente, você não pode controlar o tempo no sentido de parar,
desacelerar ou acelerar. Entretanto, você poderá aplicá-lo de maneira eficaz
às tarefas que precisa realizar.
 De maneira sucinta, nosso tempo é finito. Temos apenas algumas horas
disponíveis em um dia para realizar as tarefas que precisamos e desfrutar de
nossas vidas. Por isso, prezado aluno, esperamos que esse curso lhe auxilie
a gerenciar seu tempo de forma mais adequada, e que permita que você
realize todas as suas tarefas e muito mais.

2 O QUE É GESTÃO DO TEMPO?

A gestão do tempo se refere à maneira como você organiza e planeja o
quanto de tempo gastar em atividades específicas. Em outras palavras, a gestão
do tempo é o processo de organização e planejamento de como dividir o
tempo entre atividades específicas. O bom gerenciamento do tempo permite
que você trabalhe de maneira mais inteligente, e não mais difícil, para que
você faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as
pressões são altas (PINK, 2018). Deixar de administrar o seu tempo prejudicará
a eficácia na realização das tarefas, e pode causar estresse aos indivíduos.

Pode parecer que nunca há tempo suficiente durante o dia. Mas,

todos nós recebemos as mesmas 24 horas; logo, por que algumas pessoas
conseguem realizar muito mais com seu tempo do que outras? A resposta
está na boa gestão do tempo. Os maiores empreendedores de sucesso
administram seu tempo excepcionalmente bem. Ao usar as técnicas de
gerenciamento de tempo abordadas ao longo desta apostila, você poderá
melhorar sua capacidade de funcionar com mais eficiência, visto que a gestão
do tempo contemporânea deve saber lidar com prazos de trabalho enxutos
e grandes expectativas por resultados.

Gerenciar bem o seu tempo poderá ajudá-lo a melhorar sua carreira.

A organização de cada dia ajuda você a concluir o trabalho no prazo, a se
manter envolvido durante reuniões importantes e a dar espaço para ser
criativo e proativo em suas tarefas (PINK, 2018). Ter fortes habilidades de
gerenciamento de tempo pode, em última análise, levar à realização de
objetivos importantes e ao avanço em sua posição. Contudo, quais são as
habilidades de gerenciamento de tempo? As habilidades de gestão do tempo
incluem uma variedade de competências que irão te ajudar a gerenciar
bem o seu tempo. Algumas das práticas de gerenciamento de tempo mais
importantes incluem:

• Organização: manter-se organizado poderá ajudar você a ter uma ideia

clara do que precisa ser concluído e quando. Estar bem organizado pode
significar manter um calendário atualizado, ser capaz de localizar certos
documentos facilmente, ter um ambiente organizado e fazer anotações
detalhadas e diligentes.
• Priorização: avaliar cada uma de suas responsabilidades por prioridade é
a chave para ser um bom gestor do seu tempo. Existem muitas maneiras
de priorizar o que você precisará realizar. Você poderá decidir completar
itens simples e rápidos, seguidos por outros mais longos e complexos.
Como alternativa, você poderá priorizar suas tarefas começando com as
mais urgentes ou uma combinação de ambas.

• Definição de metas: definir metas é o primeiro passo para se tornar um

bom gerente de tempo. O estabelecimento de metas permitirá que você
entenda claramente sua meta final e o que exatamente você precisará
priorizar para alcançá-la. Definir metas de curto e longo prazo pode levar
ao sucesso em sua carreira.

• Comunicação: o desenvolvimento de fortes habilidades de comunicação

poderá permitir que você deixe seus planos e objetivos claros para as
pessoas com quem trabalha. A comunicação também permite que você
delegue tarefas menos urgentes, possibilitando que você se concentre em
concluir as tarefas mais importantes e relevantes que se alinham com seus
objetivos.

• Planejamento: é um elemento essencial para a boa gestão do tempo.

Um planejamento bem feito permitirá que você administre de forma mais
eficiente tarefas rotineiras, como: separar uma hora do dia para responder
e-mails, ler notícias e participar de reuniões.

• Delegação: esta prática de gerenciamento do tempo está mais relacionada

aos cargos de gestão, ou seja, um posto de trabalho com subordinados.
Ao ocupar cargos de liderança, sua função não deverá ser a de apenas
auxiliar a sua equipe a concluir o trabalho necessário, mas sim, conhecer
a sua equipe bem o bastante para saber delegar as tarefas de um projeto.
Contudo, em muitas situações, é difícil delegar parte do trabalho para
outras pessoas, devido à responsabilidade vinculada à tarefa. No entanto,
é importante saber dizer “não”, quando necessário, bem como confiar nos
outros para tarefas fora do seu domínio central.

• Gerenciamento de estresse: a boa prática da gestão do tempo também

levará em consideração a sua saúde e bem-estar mental. O estresse,
muitas vezes, é causado pelo não cumprimento de prazos ou pela falta de
organização. Você deverá procurar formas positivas de lidar com o estresse.
A gestão do tempo lhe ajudará a se manter motivado e de acordo com o
seu cronograma. Pequenas pausas e recompensas imediatas, ao longo do
seu dia, também ajudarão a mantê-lo motivado.

Dedicar um tempo para desenvolver cada uma dessas habilidades

o ajudará a organizar seu trabalho diário. A boa gestão do tempo requer
uma mudança importante no foco das atividades para os resultados: estar
ocupado não é a mesma coisa que ser eficaz. Passar o dia em um desvairo
de atividades, muitas vezes, resulta em menos resultados, uma vez que você
estará dividindo sua atenção entre tantas tarefas diferentes. Pode parecer
contraintuitivo dedicar seu tempo para aprender sobre gerenciamento de
tempo, ao invés de usá-lo para continuar com seu trabalho, mas os benefícios
são enormes, como: maior produtividade e eficiência; melhor reputação
profissional; menos estresse; e maiores oportunidades de avanço. Assim
como deixar de gerenciar seu tempo de forma eficaz poderá ter algumas
consequências indesejáveis, como: prazos perdidos; fluxo de trabalho
ineficiente; má qualidade de trabalho; uma má reputação profissional e uma
carreira estagnada; e níveis mais altos de estresse. Vamos ver, de maneira
mais detalhada, os benefícios e prejuízos relacionados à gestão do tempo.

Os benefícios de gerenciar o tempo: a capacidade de gerenciar seu

tempo com eficácia é importante. O bom gerenciamento do tempo leva à
maior eficácia e produtividade, menos estresse e mais sucesso na vida. Aqui
estão alguns benefícios de gerenciar o tempo de forma eficaz:

1. Alívio do estresse: uma forma simples de reduzir a ansiedade é elaborar

um cronograma de tarefas e realizar o que foi proposto à risca. Ao
realizar suas tarefas pendentes, você poderá marcá-las como concluídas;
por conseguinte, será possível criar uma forma tangível de medir o seu
progresso. Esta prática lhe ajudará a aliviar o estresse de ter muitas tarefas
pendentes, colocando-as em ordem de tempo e prioridade.

2. Mais tempo: ao aplicar os conceitos de gestão do tempo de maneira

adequada, você terá mais tempo para se dedicar às outras ocupações
do seu dia a dia. Por exemplo, com mais tempo disponível, você poderá
aproveitar mais as suas atividades pessoais, bem como destinar mais tempo
aos seus hobbies.

3. Mais oportunidades: o bom gerenciamento do tempo faz com você gaste

menos tempo com atividades consideradas triviais, logo, há mais tempo para
novas oportunidades. Além de oferecer benefícios em sua vida particular,
boas práticas de gestão do tempo são características fundamentais para
muitos empregadores na busca por candidatos diferenciados. Habilidades
de gerenciamento do tempo, como a capacidade de organizar e priorizar
as atividades demandadas, são interessantes para qualquer empresa.

4. Capacidade de realizar objetivos: ao aprender a aplicar de maneira

constante os conceitos de gerenciamento do tempo, você irá perceber que
consegue atingir suas metas e objetivos mais rapidamente. A boa gestão
do tempo acarreta resultados em um período de tempo mais curto.

As implicações da má gestão do tempo: a incapacidade de planejar

com antecedência e cumprir metas significa pouca eficiência. Por exemplo,
se houver várias tarefas importantes a serem concluídas, um plano eficaz
seria concluir as tarefas relacionadas em conjunto ou sequencialmente. No
entanto, se a gestão do tempo não for adequada, você poderá acabar tendo
que pular para frente e para trás, ou retroceder, ao fazer seu trabalho (PINK,
2018). Isso se traduz em eficiência reduzida e produtividade mais baixa. Aqui
estão algumas implicações devido à má gestão do tempo:

1. Tempo desperdiçado: a má gestão do tempo resulta em perda de tempo.

Por exemplo, ao falar com amigos nas redes sociais enquanto faz uma
tarefa, você se distrai e perde tempo na realização da tarefa principal.

2. Perda de controle: por não saber qual é a próxima tarefa, você perde o
controle de sua rotina. Isso pode contribuir para níveis mais elevados de
estresse e ansiedade.

3. Má qualidade de trabalho: a má gestão do tempo normalmente prejudica

a qualidade do seu trabalho. Por exemplo, ter que se apressar para concluir
as tarefas no último minuto geralmente compromete a qualidade.

4. Fraca reputação: se os clientes ou seu empregador não puderem confiar em

você para concluir as tarefas em tempo hábil, as expectativas e percepções
deles sobre você serão afetadas negativamente. Se um cliente não puder
confiar em você para entregar algo a tempo, ele provavelmente fará o
negócio com outra empresa.

Considerando todos os benefícios e as implicações negativas devido

à gestão de tempo não adequada, é válido concluir, sem exagero, que a
gestão do tempo é uma das chaves para resultados de trabalho superiores,
crescimento profissional, vida mais realizada e feliz. Essa prática ajuda a navegar
pelo caos da vida atual com facilidade, embora você ainda precise investir
um pouco de dedicação para entender como funciona o gerenciamento do
tempo e como implementá-lo corretamente. Porém, independentemente
disso, o valor final do gerenciamento do tempo definitivamente supera todos
os riscos e problemas do aprendizado.

Caro aluno, já está inspirado para se tornar um especialista em gestão

do tempo? Vamos aprofundar seus conhecimentos e ver, a seguir, algumas
formas práticas para melhorar o gerenciamento de seu tempo.

3 PLANEJAMENTO E PRODUTIVIDADE
Mas por qual razão as habilidades de gestão do tempo são relevantes?
As práticas de gerenciamento de tempo são importantes porque auxiliam
na estruturação de seu trabalho, possibilitando a decomposição de grandes
objetivos em tarefas menores, bem como o atingimento de metas de forma
mais rápida. Por exemplo, se o seu objetivo é conseguir uma promoção no
atual emprego, você precisará: analisar o seu desempenho atual; compreender
os objetivos do seu gerente; avaliar os requisitos de trabalho; obter feedback
etc. São muitas tarefas que precisam de atenção, logo, a gestão do tempo
lhe proporcionará ferramentas para melhor organizar seu objetivo em etapas
menores, assim como criar um cronograma e designar períodos específicos
de tempo, para trabalhar em cada uma das etapas.

Estar totalmente presente e focado é resultado de fortes habilidades

de gerenciamento de tempo. Por exemplo, se você está atrasado para
uma reunião e precisa trabalhar em um projeto que esqueceu enquanto
as pessoas estavam falando, você poderá perder informações importantes
que poderiam ajudá-lo a ser melhor em seu trabalho. Gerenciar bem o seu
tempo também permitirá que você tenha espaço para ser criativo e proativo
com seus objetivos. Quando você tem um tempo específico reservado para
concluir suas tarefas, também poderá reservar um tempo para pensar sobre
o quadro geral para você e sua empresa.

Trabalhar em suas habilidades de gerenciamento de tempo poderá ajudá-

lo a ser uma pessoa melhor e um candidato forte ao se inscrever em novas
oportunidades (PINK, 2018). Aqui estão algumas maneiras de melhorar suas
habilidades de gerenciamento de tempo:

• Defina metas de curto e longo prazo: praticar o estabelecimento de metas

regularmente poderá ajudá-lo a entender exatamente o que você precisará
realizar para alcançar determinados resultados. Para atingir metas maiores
e de longo prazo, identifique metas de marcos menores ao longo do
caminho. Por exemplo, se você tem uma meta de ser promovido em seis
meses, precisará definir metas menores para melhorar certas habilidades.
Seus objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes
e baseados no tempo. Ao longo deste tópico, vamos ver como construir
metas com o método SMART.

• Gerencie sua agenda: reservar um tempo para concluir as tarefas mais

importantes de sua lista é importante para administrar o seu tempo. Você
poderá considerar o bloqueio de certos intervalos de tempo em sua agenda
regularmente, para que tenha a garantia de ter tempo em sua programação
sem distrações ou reuniões. Você também deverá considerar se é benéfico
participar ou não de certas reuniões. Se você achar que não vai agregar valor
ou contribuir de alguma forma, deverá se sentir capacitado para recusar
determinadas reuniões. Se você fizer isso, use discrição e seja educado:
você poderá enviar ao proprietário da reunião um e-mail informando o
motivo pelo qual você recusou.

• Priorize suas atribuições: a priorização é uma habilidade difícil, mas fica

mais fácil com a prática. Você poderá praticar a priorização, criando listas
de tarefas. Escrever ou digitar tudo o que você precisa fazer poderá ajudá-
lo a priorizar fisicamente as tarefas mais urgentes ou fáceis de resolver. Se
precisar de ajuda, você poderá perguntar ao seu gerente ou a um colega
 que é bom em priorizar como eles completariam o trabalho. Compreender
as datas de vencimento e como a tarefa afeta outras pessoas e as metas
de negócios poderá ajudá-lo a fazer certas coisas antes de outras. Se ainda
não conseguir cumprir a data de vencimento, você poderá solicitar uma
extensão do prazo de uma tarefa.

Melhorar as habilidades de gerenciamento do tempo poderá ajudá-lo a

ter a capacidade de se concentrar totalmente na realização de suas tarefas,
no decorrer do dia. Você poderá ser um gestor de tempo melhor sendo
organizado, estabelecendo metas e priorizando sua lista de tarefas pendentes.
O estabelecimento de metas é uma forma útil de construir a carreira que você
deseja e gerenciar seu tempo de maneira adequada. Ao definir objetivos e
criar um roteiro claro de como você alcançará seu objetivo pretendido, você
poderá decidir como aplicar seu tempo e recursos para progredir (DUHIGG,
2016). Sem metas, é mais difícil de gerenciar seu tempo; logo, se tornará
mais difícil conseguir um determinado emprego, promoção ou outros marcos
que você deseja alcançar.

Ao definir um objetivo para si mesmo, você deverá incluir todas as etapas

necessárias para o sucesso. Para ajudar, você poderá usar uma estrutura chamada
metas SMART. Veja, na Figura 1, como as metas SMART funcionam e algumas
dicas e exemplos para ajudá-lo em seus esforços de definição de metas.

FIGURA 1 – METAS SMART

FONTE: https://mereo.com/wp-content/uploads/2020/10/Metas_SMART_Prancheta-1-768x378.png>. Acesso em:

12 set. 2021.

O SMART é uma sigla que em inglês significa: specific (específico),

measurable (mensurável), achievable (atingível), relevant (relevante) e time-
based (temporizável). Cada elemento da estrutura SMART trabalha em
conjunto, para criar uma meta cuidadosamente planejada, clara e rastreável
(DUHIGG, 2016). Você pode ter definido metas no passado que eram difíceis
de alcançar, porque eram muito vagas, agressivas ou mal estruturadas.
Trabalhar em direção a uma meta mal elaborada pode parecer assustador
e inatingível. A criação de metas SMART poderá ajudar a resolver esses
problemas. Esteja você definindo metas pessoais ou profissionais, o uso da
estrutura de metas SMART poderá estabelecer uma base sólida para alcançar
o sucesso. A seguir, veremos como transformar uma meta, como “Eu quero
estar na liderança”, em uma meta SMART.

1. S = Específico: seja o mais claro e específico possível com o que você

deseja alcançar. Quanto mais restrito for seu objetivo, mais fácil você
irá entender as etapas necessárias para alcançá-lo. Por exemplo: “quero
ganhar um cargo de gerenciamento de equipe de desenvolvimento para
uma empresa de tecnologia”.

2. M = Mensurável: qual evidência irá provar que você está progredindo em

direção ao seu objetivo? Por exemplo, se sua meta é ganhar um cargo
gerenciando uma equipe de desenvolvimento para uma empresa de
tecnologia, você poderá medir o progresso pelo número de cargos de
gestão para os quais você se inscreveu e o número de entrevistas que você
completou. Definir marcos ao longo do caminho lhe dará a oportunidade de
reavaliar e corrigir o curso, conforme necessário. Quando você atingir seus
marcos, se lembre de recompensar a si mesmo de maneiras pequenas, mas
significativas. Por exemplo: “vou me candidatar a três cargos em aberto para
o gerente de uma equipe de desenvolvimento em uma startup de tecnologia”.

3. A = Alcançável: você definiu uma meta alcançável? Definir metas que

você pode alcançar razoavelmente dentro de um determinado período de
tempo irá lhe ajudar a se manter motivado e focado. Usando o exemplo
anterior de como conseguir um emprego gerenciando uma equipe de
desenvolvimento, você deverá conhecer as credenciais, a experiência e
as habilidades necessárias para obter uma posição de liderança. Antes de
começar a trabalhar em direção a uma meta, decida se é algo que você
poderá alcançar agora ou se há etapas preliminares adicionais que você
deverá realizar para se preparar melhor. Por exemplo: “vou atualizar meu
currículo com as qualificações relevantes, para que eu possa me candidatar
a três vagas em aberto para gerente de uma equipe de desenvolvimento
em uma empresa de tecnologia”.

4. R = Relevante: ao definir metas para você mesmo, considere se elas são

relevantes ou não. Cada uma de suas metas deverão estar alinhadas com
seus valores e metas maiores de longo prazo. Se uma meta não contribui
para seus objetivos mais amplos, você poderá repensá-la. Pergunte a si
mesmo por que o objetivo é importante para você, como alcançá-lo o
ajudará e como isso contribuirá para seus objetivos de longo prazo. Por
exemplo: “para atingir meu objetivo de estar na liderança, atualizarei meu
currículo com as qualificações relevantes, para que possa me candidatar
a três vagas abertas para gerente de uma equipe de desenvolvimento em
uma empresa de tecnologia”.

5. T = Baseado no Tempo: qual é o seu cronograma de objetivo? Uma data

de término poderá ajudar a fornecer motivação e ajudá-lo a priorizar
 determinadas atividades. Por exemplo, se sua meta é ganhar uma promoção
a um cargo mais sênior, você poderá dar a si mesmo seis meses. Se você
não alcançou sua meta nesse período, reserve um tempo para considerar
o porquê. Seu cronograma pode ter sido irreal, você pode ter enfrentado
obstáculos inesperados ou sua meta pode ter sido inatingível. Por exemplo:
“para atingir meu objetivo de liderança, atualizarei meu currículo com as
qualificações relevantes, para que possa me candidatar a três vagas abertas
para gerente de uma equipe de desenvolvimento em uma empresa de
tecnologia esta semana”.

Usar a estrutura de metas SMART define os limites e as etapas que você

precisará realizar, bem como os recursos necessários para chegar lá e os
marcos que indicam o progresso ao longo do caminho (DUHIGG, 2016). Com
as metas SMART, você terá mais chances de atingir suas metas de maneira
eficiente e eficaz.

Outra ferramenta para auxiliar na gestão do tempo é a Técnica Pomodoro.

Este recurso é um sistema de gerenciamento de tempo que incentiva as
pessoas a trabalharem com o tempo que possuem, no lugar de contra ele
(FRANCESCO, 2019). Usando esse método, você dividirá seu dia de trabalho
em blocos de 25 minutos separados por intervalos de cinco minutos. Esses
intervalos são chamados de pomodoros. Após cerca de quatro pomodoros,
você fará uma pausa mais longa de cerca de 15 a 20 minutos. A Figura 2
ilustra a operacionalização da técnica pomodoro.

FIGURA 2 – TÉCNICA POMODORO

FONTE: https://www.napratica.org.br/wp-content/webp-express/webp-images/uploads/2021/04/ciclo-tecnica-
pomodoro-1024x683.jpg.webp. Acesso em: 12 set. 2021.
 A ideia por trás da técnica é que o cronômetro instale um senso de
urgência. Ao invés de sentir que você tem um tempo infinito no dia de
trabalho para fazer as coisas e, finalmente, desperdiçar essas preciosas horas
de trabalho em distrações, você saberá que tem apenas 25 minutos para
progredir o máximo possível em uma tarefa. Além disso, as pausas forçadas
ajudam a curar aquela sensação de esgotamento e exaustão que a maioria
de nós experimenta no final do dia. É impossível passar horas na frente do
computador sem perceber, pois o cronômetro lembra você de se levantar
e respirar fundo. Os períodos de trabalho de 25 minutos são o núcleo do
método, mas uma prática pomodoro adequada também inclui três regras
para obter o máximo de cada intervalo (FRANCESCO, 2019):

1. Divida projetos complexos: se uma tarefa requer mais de quatro pomodoros,

ela precisará ser dividida em etapas menores e acionáveis. Seguir essa regra
ajudará a garantir um progresso claro em seus projetos.

2. Pequenas tarefas caminham juntas: qualquer tarefa que leve menos de um

pomodoro deverá ser combinada com outras tarefas simples. Por exemplo:
pagar o aluguel, marcar consulta com o veterinário e imprimir um material
de leitura podem ir juntos em uma sessão de pomodoro.

3. Não pare: depois que um pomodoro é estabelecido, ele deverá continuar. O

pomodoro é uma unidade indivisível de tempo e não poderá ser quebrada,
principalmente para verificar e-mails recebidos, bate-papos de equipe ou
mensagens de texto. Quaisquer ideias, tarefas ou solicitações que surjam
devem ser anotadas para consulta posterior. Um gerenciador de tarefas
digitais é um ótimo lugar para isso, mas papel e caneta também servem.

A técnica pomodoro é especialmente útil para combater o principal vilão

do tempo: a procrastinação. As pessoas que têm o hábito de procrastinar
dizem que se beneficiam do fato de que a técnica pomodoro permite que elas
se concentrem e realizem pequenas coisas (atividades que exigem de cinco
a sete pomodoros de esforço, no máximo) sem ter que se preocuparem com
tudo (FRANCESCO, 2019). Um pomodoro por vez, uma atividade por vez e um
objetivo por vez. Para tipos de personalidade com forte tendência a procrastinar,
é importante perceber que o objetivo inicial é terminar um pomodoro: 25
minutos de trabalho em uma determinada atividade, sem interrupções.

Embora muitas pessoas acreditem que adiam o desagradável quando

se entregam à procrastinação, o fato é que adiar as coisas acarreta
muitos aborrecimentos emocionais. Resumida em sua forma mais pura, a
procrastinação é simplesmente adiar ou atrasar a ação. Mas, claro, não é
tão simples. Compreender o que provoca a procrastinação e como isso o
afeta é o primeiro passo para superar os impulsos que o impedem de seguir
em frente. Reconhecer a procrastinação nem sempre é fácil, especialmente
quando o seu prazo de entrega limite está a algumas semanas ou meses de
distância. Você pode simplesmente acreditar que está esperando o momento
certo para começar. Um dos motivos mais comuns para procrastinação é a
tarefa a ser realizada parecer desagradável. Aqui estão outras indicações de
que você pode estar adiando o que não deveria (FRANCESCO, 2019):

• A tarefa parece opressora: hercúlea, maciça, gigantesca, infinita: todos esses

termos podem ser usados para descrever aquela proposta que você precisará
escrever, aquela reunião que você deverá planejar ou aquele projeto de
reforma da casa que você deverá empreender. A tarefa não é necessariamente
desagradável; na verdade, você pode até mesmo ansiar por realizá-la. Mas é
tão grande que você simplesmente não sabe por onde começar. Um exemplo
comum desse sentimento é o bloqueio do escritor, que procrastina sua tarefa
devido à enormidade de detalhes de um projeto de escrita.

• Seus objetivos não são claros: quando você definir uma meta, seja
preciso. Por exemplo: “reorganizar meu espaço de escritório” pode não
estar suficientemente claro. Como você gostaria que seu escritório fosse
organizado? Que necessidades específicas estão ditando seu desejo de se
reorganizar? Os itens de que você precisa diariamente são armazenados
em locais inacessíveis? Os itens não atuais estão ocupando muito espaço?
Você precisa de uma fonte de luz melhor? Transforme os objetivos gerais
em objetivos específicos, lembrando-se do que é, especificamente, que
torna o objetivo um objetivo.

• Você tem medo da mudança: esta é uma das razões psicológicas mais
profundas para a procrastinação. Todas as coisas vivas são criaturas de
hábitos. Fazer algo do jeito que você sempre fez parece seguro. Às vezes,
fazer alterações acarreta situações inesperadas, e o inesperado pode ser
desagradável. Portanto, o medo da mudança é uma reação humana natural.
Mas também pode ser debilitante, encorajando a procrastinação e adiando
mudanças que são úteis e benéficas.

• Você tem medo do fracasso: as pessoas mais confiantes temem falhar

em alguma coisa, então elas adiam a realização de determinada tarefa,
às vezes, para sempre. Um bom exemplo é falar em público. As pessoas
temem cometer um erro na frente de um grande grupo de pessoas, pois
acreditam que seu fracasso será ampliado. Na maioria das pesquisas, o
medo de um discurso falho é mais alto do que o medo da morte.

• Você tende a se comprometer demais: muitas pessoas são tão dedicadas,

ambiciosas ou entusiasmadas que assumem muito mais tarefas do que
deveriam: no trabalho, em casa ou em suas comunidades. Diferentes fatores
podem impulsionar essa tendência: a incapacidade de dizer não, o desejo
de agradar ou mesmo simplesmente as grandes virtudes de um gosto pela
vida e uma ampla gama de interesses.
 Fique atento! Muitas pessoas que afirmam trabalhar melhor sob pressão
são apenas procrastinadores disfarçados. A primeira coisa a fazer é descobrir
se você realmente trabalha bem sob a pressão de prazos apertados. Todo
mundo tem lutado contra a procrastinação, e muitos ainda lutam. Adiar a
ação não é produtivo quando o impede, bem como lhe custa tempo, dinheiro
e resulta em um resultado negativo. Mas, às vezes, adiar algo é o melhor
curso de ação. O desafio é saber quando é certo procrastinar. Vamos ver
como a delegação de tarefas pode ser fundamental para gerir seu tempo de
maneira mais eficiente.

4 DELEGAÇÃO DE TAREFAS
Delegar tarefas não é uma prática fácil, visto que muitas pessoas sentem
que apenas elas podem completar uma determinada tarefa da melhor maneira
possível. É difícil confiar nos outros para fazer algumas tarefas e confiar na
capacidade de seus funcionários de que eles também serão capazes de fazer
um bom trabalho (POZEN, 2012). Além disso, você pode conhecer muitos
detalhes de certos projetos e provavelmente acredita que é o único que sabe
tudo de dentro para fora. Então, por que “perder” tempo explicando tudo para
os outros? Contudo, será que o melhor uso do seu tempo é realizar todas
as tarefas sozinho? Provavelmente, não!

A delegação de tarefas é um meio muito eficaz de gerenciamento de

tempo. Infelizmente, muitos de nós não o fazemos o suficiente. Existem
benefícios atraentes quando você delega com sucesso. Os benefícios da
delegação de tarefas incluem (POZEN, 2012):

• Evita erros desnecessários: os líderes e gerentes de hoje são direcionados

ao sucesso e, por esse motivo, muitas vezes, assumem mais projetos do que
podem realizar sozinhos. O medo do fracasso os leva a evitar a delegação
por receio de que outra pessoa não faça o trabalho corretamente. Quando
os gerentes estão fazendo malabarismos com as diversas prioridades ao
mesmo tempo, é mais provável que cometam erros. Delegar tarefas às
pessoas certas é importante neste caso, pois permite que gerentes e líderes
se concentrem no planejamento e na organização.

• Constrói confiança: outro benefício da delegação tem a ver com a

construção de confiança, um sentimento de abertura e engajamento
entre os membros da equipe. Os líderes que falham em delegar de forma
adequada muitas vezes têm funcionários que têm medo de tomar iniciativas
ou ficam apreensivos em trazer novas ideias para a mesa. Os gerentes que
delegam tarefas adequadamente ajudam a construir a confiança, e essa
confiança é impulsionada ainda mais quando esses gerentes permanecem
abertos para comunicação. Quando os funcionários realmente sentem
que suas habilidades e talentos estão sendo bem utilizados, eles ficam
engajados e mais felizes, em geral.
• Estimula a criatividade: os líderes que dão aos membros da equipe a
liberdade de lidar com as tarefas delegadas a sua maneira estão, na verdade,
capacitando sua equipe e dando aos seus funcionários uma licença criativa.
Esses funcionários se tornam motivados para o sucesso, não apenas para si
próprios e seus próprios futuros, mas também para o futuro da organização
que atuam. Além do mais, esta iniciativa pessoal poderá levar a avanços
na criatividade, o que poderá beneficiar todos os envolvidos e ajudar os
membros da equipe a desenvolverem algumas habilidades muito específicas
ao longo do caminho.

• Cria uma cultura empresarial positiva: talvez a melhor razão para delegar
tarefas a outras pessoas tenha a ver com o tipo de cultura empresarial
que um líder espera criar. A delegação ajuda a impulsionar a moral da
equipe, melhorar a eficiência e a produtividade e promover o entusiasmo, a
inovação e a cooperação: todos vitais para os resultados financeiros de uma
empresa. Também poderá ajudar a reduzir as taxas de rotatividade, minimizar
os riscos de segurança e fornecer, à empresa, um grupo de funcionários
altamente qualificados que são especialistas em fazer o trabalho direito.

Embora delegar seja vital para o sucesso de qualquer empresa, é

importante que os gerentes e líderes se lembrem de que não é uma forma de
repassar tarefas desagradáveis para os outros. Além do mais, os líderes nunca
devem microgerenciar as tarefas delegadas. Devem delegar de forma eficaz e
oferecer comunicação e apoio, mas permitirem autonomia e criatividade ao
mesmo tempo. Vamos ver um passo a passo para uma delegação de tarefas
eficaz (POZEN, 2012).

Antes de começar a delegação de tarefas, faça uma lista de todas as
atividades pelas quais você é responsável atualmente. Em seguida, decida
quais tarefas ou projetos irão beneficiar a empresa, melhorar suas habilidades
ou desempenho, ou irão beneficiar o conhecimento e a confiança de sua
equipe. Escolha a pessoa certa para o trabalho. Certifique-se de que a pessoa
selecionada terá treinamento, experiência e/ou conhecimento adequados
para o trabalho. Diga o motivo pelo qual você o escolheu e a razão de atribuir
essa tarefa em particular.

Defina a tarefa, os seus resultados desejados e suas expectativas. Forneça

diretrizes e exemplos do que é esperado, conforme apropriado. Certifique-
se de que a pessoa designada compreenderá o resultado desejado antes de
começar. Não há perguntas tolas no início. Defina um momento de início e
um prazo. Dê tempo suficiente para que o encarregado conclua a tarefa ou
projeto. Agende uma reunião no meio do caminho, entre o horário de início
e de término, para discutir o progresso ou outras questões, mas não fique
checando com a pessoa a cada cinco minutos.

Dê-lhe algum espaço para aprender. Certifique-se de que a pessoa

designada tenha o treinamento adequado. A principal razão pela qual a
delegação frequentemente falha é que a pessoa que delegará não tem tempo
para treinar a pessoa designada. Logo, arranje tempo para treinar. Se você
tiver tempo, você só terá que treinar apenas uma vez e a tarefa será realizada,
corretamente, na primeira vez.

Delegar é uma habilidade essencial para grandes líderes e traz benefícios

importantes para a sua gestão do tempo, bem como para os membros de sua
equipe e, portanto, também para a organização em que atua (POZEN, 2012).
Então, da próxima vez que você se sentir sobrecarregado com sua lista de
tarefas, tente se perguntar quais são as tarefas que podem ser delegadas e
como isso poderá ajudar no melhor uso do seu tempo.

5 GESTÃO DE HÁBITOS
A formação de hábitos é o processo pelo qual os comportamentos
se tornam automáticos. Os hábitos podem se formar sem que uma pessoa
pretenda adquiri-los, mas também podem ser deliberadamente cultivados
ou eliminados, para melhor atender aos objetivos pessoais de cada um. As
pessoas desenvolvem inúmeros hábitos durante suas vidas, estejam ou não
cientes deles. A natureza instintiva desses comportamentos pode ajudar as
pessoas a terem suas necessidades atendidas com mais eficiência em seu
cotidiano. No entanto, o fato de os hábitos ficarem profundamente enraizados
em nossos cérebros significa que, mesmo que um determinado hábito crie
mais problemas do que resolva, pode ser difícil abandoná-lo (DUHIGG, 2012).
Compreender como os hábitos ganham forma, para começar, poderá ser útil
para desmontá-los e substituí-los.

Os hábitos podem ser prejudiciais ou promover benefícios para as

pessoas. Pegar um cigarro instintivamente depois de acordar é um hábito.
Assim como pegar um par de tênis de corrida depois de chegar em casa todos
os dias ou afivelar o cinto de segurança sem pensar nisso. Um provável motivo
pelo qual as pessoas são criaturas de hábitos é que os hábitos são eficientes:
as pessoas podem realizar comportamentos úteis sem perder tempo e
energia, deliberando sobre o que fazer. Os hábitos são construídos por meio
do aprendizado e da repetição. De maneira geral, uma pessoa desenvolve
o hábito de perseguir objetivos, como melhorar a sua gestão de tempo,
começando a associar certas pistas a respostas comportamentais que ajudam
a cumprir o objetivo. Com o tempo, os pensamentos sobre o comportamento
e, em última análise, o próprio comportamento, provavelmente serão
desencadeados por essas pistas.

Um ciclo de hábitos é uma forma de descrever vários elementos

relacionados que produzem hábitos. Esses elementos são chamados de gatilho
(ou sugestão), rotina (ou comportamento) e recompensa (DUHIGG, 2012).
A Figura 3 ilustra o ciclo de hábitos. Por exemplo, o estresse poderá servir
como uma dica a que se responde comendo, fumando ou bebendo, o que
produz a recompensa (a redução do estresse, pelo menos temporariamente).
Embora uma rotina envolva comportamento repetido, não é necessariamente
realizada em resposta a um impulso arraigado, como um hábito. Você pode
lavar a louça rotineiramente ou ir à academia sem sentir um impulso de fazê-
lo, porque sente que precisa fazer essas coisas.

FIGURA 3 – CICLO DE HÁBITOS

FONTE: https://newblog.kuadro.com.br/wp-content/uploads/2018/09/Poder-do-habito.png. Acesso em: 12 set. 2021.

Este ciclo oferece a chave para decifrar como e por qual motivo os
hábitos se desenvolvem. O ciclo de hábitos tem três componentes principais
(DUHIGG, 2012):

• Gatilho: às vezes chamado de lembrete ou sugestão, é o gatilho que dá início

ao comportamento habitual. As pistas que estimulam comportamentos ou
hábitos rotineiros variam amplamente. Eles podem assumir muitas formas
diferentes, mas geralmente se enquadram em uma das seguintes categorias:
localização, tempo, estado emocional atual, pessoas ao seu redor, e a sua
última ação.

• Rotina: a rotina, aqui, se refere ao hábito ou comportamento repetido. Isso

pode ser algo do qual você esteja completamente ciente, como fechar o
computador de trabalho e se levantar da mesa quando o relógio marca
18h. Alguns hábitos, como mastigar a ponta da caneta enquanto pensa
em um problema difícil, podem acontecer de forma menos consciente.
Comportamentos habituais, muitas vezes, acontecem automaticamente,
embora você provavelmente tenha feito uma escolha consciente de realizar
essa ação nas primeiras vezes que a fez.
• Recompensa: quando se trata de hábitos, as recompensas se referem ao
que o comportamento faz por você. As recompensas reforçam as rotinas e
ajudam a manter os hábitos firmes. Algumas recompensas podem beneficiá-
lo. Escovar os dentes após o café da manhã, por exemplo, recompensa
você com uma boca limpa e fresca e sem hálito de café. O hábito de enviar
mensagens para o seu parceiro, quando você está atrasado, dará a você a
recompensa de um relacionamento melhor.

Obviamente, mudar alguns hábitos poderá ser mais difícil. Mas esta
estrutura é um ponto de partida. Às vezes, a mudança leva muito tempo.
Às vezes, requer experimentos repetidos e falhas. Mas, uma vez que você
entende como um hábito opera, uma vez que você diagnostica o gatilho, a
rotina e a recompensa, você ganhará poder sobre ele.

REFERÊNCIAS
CARNEIRO, M. C. Considerações sobre a ideia de tempo em Sto.
Agostinho, Hume e Kant. Interface - Comunic., Saúde, Educ., v. 8, n. 15, p.
221-32, 2004.

DUHIGG, C. Mais rápido e melhor: os segredos da produtividade na vida e

nos negócios. Tradução de Leonardo Alves. Rio de Janeiro: Objetiva, 2016.

DUHIGG, C. O Poder do Hábito: por que fazemos o que fazemos na vida

e nos negócios. Tradução de Rafael Mantovani. Rio de Janeiro: Objetiva,
2012.

FRANCESCO, C. A Técnica Pomodoro. Tradução de Camilla Wener. Rio de

Janeiro: Sextante, 2019.

PINK, D. H. Quando: os segredos cientificamente comprovados do timing

perfeito. Tradução de Cássio de Arantes Leite. Rio de Janeiro: Objetiva,
2018.

POZEN, R. C. Alta produtividade: hábitos e métodos únicos para melhores

resultados e menos horas de trabalho. Tradução de Sabine Höller. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2012.