As 

funções do setor de compras são essenciais para que uma empresa funcione e,

acima de tudo, consiga lucrar. Afinal, todas as movimentações de entrada em uma
organização devem ser passadas pelos profissionais desta área, que têm o papel de
avaliar e tomar decisões.
Desde a reposição do estoque até a compra dos itens de escritório, o setor de compras
deve fazer o controle para evitar desperdícios, auxiliando diretamente o setor
financeiro. Além disso, toda a aquisição de matérias-primas e recursos devem ser
feitas estrategicamente, levando em consideração o mercado, tipos de negociações e
as melhores oportunidades de compra.
Portanto, cabe ao setor de compras ter um papel de vigilante, e ao mesmo tempo de
assegurador de materiais para as outras áreas. Afinal, ele será responsável por fazer o
controle da demanda, de forma que não haja escassez e nem desperdícios.
Independente do segmento em que uma empresa atua, é preciso conhecer as funções
do setor de compras para compreender a sua importância.
Continue a leitura para saber tudo sobre a área e como aperfeiçoá-la.
O que é e quais as funções do setor de compras?
O setor de compras é a área responsável por abastecer a empresa com tudo o que ela
precisa em todas as áreas, desde acessórios para os escritórios até os materiais
mantidos no estoque para garantir a produção.
Esses profissionais precisam lidar com uma demanda muito grande de informações.
Além disso, necessitam fazer boas negociações, manter contato com os fornecedores,
sempre com o objetivo de garantir soluções com o melhor custo benefício.
Dentre as principais funções do setor de compras podemos destacar:
 Encontrar e negociar com fornecedores diferentes, considerando preço,
qualidade, quantidade e entrega no prazo certo;
 Receber, organizar e aprovar ou rejeitar pedidos de compras de todas as áreas
de uma empresa;
 Emitir ordens de compra;
 Manter a empresa com os estoques abastecidos e controlados (por essa razão,
é fundamental que a área de compras e de estoque estejam sempre alinhadas);
 Cuidar de documentos fiscais junto com a contabilidade;
 Controle de orçamento, sendo capaz de manter em dia as contas e não deixar
que o volume de compras exceda a verba disponível.
Para colocar em prática todas essas ações é necessário o máximo de organização e de
entendimento sobre o negócio. Diante disso, o mercado disponibiliza tecnologias para
tornar as funções do setor de compras mais fáceis e precisas de serem executadas.
Como fazer a gestão de compras?
A gestão de compras é sem dúvidas uma das principais funções do setor de compras,
mas colocá-la em prática é um desafio de muitas empresas.
Isso porque o volume de informação costuma ser amplo, cheio de entradas e saídas
que precisam ser monitoradas. Além disso, o setor de compras precisa estar integrado
diretamente com todas as outras áreas, desde a pessoa responsável pela limpeza (para
garantir o abastecimento dos produtos e materiais) até o setor de estoque.
Para começar a gestão, o primeiro passo é ter um processo bem estruturado e
mapeado de gastos: tanto as despesas fixas como também as variáveis.
Afinal, mesmo um gasto que parece ser pequeno, no longo prazo, pode criar um
rombo nas contas maior – e a partir daí levando a decisões mais rigorosas como abrir
mão de um investimento previsto para expandir o negócio, cortes de gastos, cortes no
quadro de funcionários e mais.
Essa integração com outras áreas ajuda o setor de compras tanto a definir quais serão
os custos fixos e variáveis, como também identificar gargalos e oportunidades para
negociação com os fornecedores. Dessa forma, as funções do setor de compras
também ficam mais claras para o restante da empresa.
O principal desafio do setor de compras
O setor de compras apresenta diariamente o desafio de pensar em comprar uma
grande quantidade de produtos, deixando-os estocados e, assim economizando nesse
processo.
É verdade que quando a quantidade de materiais é maior, também cresce o poder de
barganha, mas há riscos que precisam ser levados em consideração: o alto valor de um
estoque e a possibilidade desses estragarem.
Manter um estoque é um dos maiores custos de uma empresa. Em muitos casos, ele
pode representar até 40% de todos os custos de uma empresa, segundo Ronald H.
Ballou, autor do livro “Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística
empresarial”.
Por outro lado, mesmo os produtos que não tem uma validade no curto e médio
prazo, há riscos também, já que toda empresa vive em constante mudança. Um
produto que é muito vendido no início do ano pode não ser mais comercializado até o
final.
Como a tecnologia pode ajudar nas funções do setor de compras?
Como pudemos ver ao longo deste artigo, uma das principais dificuldades que os
gestores de compra encontram para colocar suas tarefas em dia são:
 Maior controle de informações de todos os setores de uma empresa;
 Cálculos periódicos de custos fixos e variáveis;
  Controle sobre a qualidade e entendimento sobre reposição de materiais.
Todas essas dificuldades podem ser supridas se a empresa fizer uso de um sistema
ERP, garantindo que todo o setor possa ter mais produtividade em sua rotina. Com o
uso dessa tecnologia, toda sua empresa será beneficiada, afinal, todas as áreas podem
ter acesso à tecnologia para conhecer melhor e mais a fundo a situação em outras
áreas e suas respectivas demandas.
A ABC71 atua no mercado há mais de 50 anos e é pioneira nessa tecnologia, sempre
levando inovação para as empresas de todo o Brasil. Com sistemas inteligentes e
soluções personalizadas, somos capazes de criar o ERP perfeito que atenda às suas
demandas e potencialize sua margem de lucro.
Quer saber mais sobre nossos sistemas e como podemos melhorar a sua gestão? Entre
em contato com nosso time de especialistas e solicite um orçamento!
Manter as rotinas do setor de compras bem definidas é essencial para o sucesso de
qualquer empresa, já que elas impactam diretamente na lucratividade de um negócio.
Afinal, é uma gestão de compras eficiente que permite controlar melhor o estoque,
aproveitar as oportunidades de mercado e economizar recursos financeiros.
Mas, apesar de serem extremamente importantes, alguns empresários deixam as
tarefas deste departamento de lado, o que é uma grande falha estratégica.
Se você não quer cometer este erro e ainda deseja transformar as necessidades em
oportunidades de economia, precisa conferir o artigo que nós, da Naked Nuts, criamos
para você. Vamos nessa?
Rotinas do setor de compras: afinal, o que é setor de compras?
O setor de compras é a área responsável por adquirir os insumos, bens e produtos
essenciais para o funcionamento da empresa.
Porém, este processo não é tão simples quanto parece, já que estamos falando do
ponto de partida para que os fluxos da empresa funcionem até a chegada do produto
ao consumidor final.
Portanto, é crucial que as compras junto aos fornecedores sejam feitas de forma
estratégica visando a quantidade ideal, o momento certo e o menor preço.
Quais são as funções do setor de compras?
Quando falamos sobre rotinas do setor de compras, você pode imaginar que basta que
os profissionais comprem produtos e matérias-primas quando acabar o estoque, não
é?
Contudo, as funções e os objetivos do setor de compras vão muito além disso.
Confira agora as atribuições deste departamento:
  adquirir mercadorias de acordo com a quantidade e o critério de qualidade
demandado pela empresa pelo menor custo possível;
 solicitar cotações e negociar com fornecedores;
 estabelecer e manter um bom relacionamento com os fornecedores parceiros;
 fazer a gestão de fornecedores por meio de cadastros, homologação e
avaliação;
 buscar constantemente melhores serviços e produtos;
 emitir pedidos de compras;
 analisar resultados de compras e identificar oportunidades de redução de
custos.
Como funciona o setor de compras?
O setor funciona por meio de um processo de compras, que deve ser seguido antes e
depois da aquisição de qualquer produto.
Basicamente, as rotinas do setor de compras acontecem desta seguinte forma:
Primeiro, os demais departamentos da empresa solicitam ao setor de compras a
aquisição de um determinado item, seja para a fabricação de produtos ou para o uso
dentro da organização.
Em seguida, o setor de compras avalia as reais necessidades de tais itens para garantir
que o gasto seja feito de forma consciente e sem prejudicar o orçamento da empresa.
Depois, é preciso buscar fornecedores, coletar preços e comparar. O objetivo é
garantir as melhores condições de compra, sem abrir mão da qualidade.
Por fim, ao receber as mercadorias, é necessário conferir o material e armazená-lo
corretamente.

Quais são as rotinas do setor de compras?

Agora que você já tem uma noção maior de como funciona este departamento, nós
vamos explicar cada uma das etapas que fazem parte das rotinas do setor de compras:
Análises de dados e verificações
Cabe ao setor de compras manter os dados da empresa, dos seus produtos e serviços e
dos fornecedores atualizados. Também é importante acompanhar as quantidades de
produtos disponíveis em estoque.
Recebimento e análise dos pedidos de compras
Os demais departamentos da empresa fazem as requisições de compras e é preciso
analisar as necessidades de fazer tais aquisições.
Para isso, o profissional deve analisar o estoque para comprovar se a solicitação irá
atender as necessidades dos colaboradores e da empresa.
Solicitação de aprovação
As solicitações são encaminhadas aos líderes para que aprovem o orçamento para
efetuar determinada compra.
Cotações com fornecedores
A partir daí começa a busca pelos melhores fornecedores, que oferecem produtos de
qualidade e por boas condições de compra. 
Nesta etapa, é preciso realizar cotações com diferentes empresas para encontrar
aquela que melhor atenda as necessidades da empresa.
Escolha dos fornecedores
Após a cotação, é preciso escolher o melhor fornecedor de acordo com o preço,
qualidade do produto, prazo de entrega e frete.
É preciso optar pela empresa que oferece preços baixos, mas que ao mesmo tempo
fornece produtos com a qualidade necessária para atender o seu público-alvo.
Negociação
Mesmo após ter escolhido entre diferentes propostas, é preciso negociar para garantir
as melhores condições. Para isso, vale aplicar algumas técnicas de compras na hora de
negociar com os fornecedores.
Emissão de pedido de compra e pagamento
Com o fim das negociações, é hora de enviar o pedido de compra ao fornecedor
escolhido, com detalhes sobre os produtos e quantidades que serão adquiridos. Em
seguida, solicitar a emissão de fatura para pagá-la.
Recebimento e atualização de estoque
Assim que os produtos chegarem na empresa, é preciso conferir a mercadoria
adquirida para certificar que o pedido foi entregue corretamente e se não há avarias.
Caso tudo esteja de acordo com os protocolos da empresa, é só direcionar os itens
para seus respectivos setores para que sejam guardados corretamente e atualizar o
estoque. 
Acompanhamento de pós-compra
E não acaba por aí! Com o recebimento dos pedidos, chega o momento de salvar o
histórico da compra.
Anote as perspectivas em relação ao negócio efetuado, por exemplo, se a entrega foi
feita dentro do prazo ou se a qualidade estava de acordo com o esperado. Essa etapa
ajudará nas futuras negociações!
Como criar uma rotina no setor de compras?
Para que todo esse processo funcione adequadamente, é crucial estabelecer rotinas
do setor de compras. Pensando nisso, listamos algumas dicas para você criar um
processo eficiente em sua empresa:
 liste os produtos e insumos essenciais para o funcionamento da empresa;
 faça a gestão de fornecedores, que significa cadastrar, qualificar e listar seus
fornecedores com foco em alianças estratégicas e diminuição de riscos;
 crie uma rotina interna para o envio de solicitações, isto é, como o setor irá
receber essas requisições;
 organize as aprovações do seu fluxo de compra, ou seja, crie regras para
aprovação ou reprovação do pedidos e quem serão os responsáveis;
 envie as cotações com parâmetros de avaliação (por exemplo, preços, prazos,
fretes, possibilidades de descontos);
 use a tecnologia ao seu favor para acompanhar o recebimento de mercadorias
e manter seu estoque sempre atualizado.

💡Quer se aprofundar neste assunto? Confira o texto Organização do departamento

de vendas em 6 passos simples!
Conclusão
Após conhecer as rotinas do setor de compras, é possível desenhar um fluxo que seja
eficiente para a sua equipe e traga resultados positivos para o seu negócio.
Coloque as nossas dicas em prática na hora de organizar o seu processo de compras
para que esta tarefa seja feita de forma ordenada e estratégica.
Como montar um fluxograma de compras? Passo a passo completo!
 março 23, 2023
Independentemente do ramo de atuação, manter a organização e a padronização dos
processos de aquisição de insumos e serviços terceirizados pode ajudar a potencializar
os resultados obtidos por uma empresa. E uma das melhores formas de estruturar essa
sistematização é aprendendo a como montar um fluxograma de compras.
Isso porque essa ferramenta ajuda em diversos pontos da gestão da cadeia de
suprimentos, como: reduzir gastos com compras desnecessárias e a garantir o fluxo
produtivo do negócio.
Sobre isso, vale ressaltar que toda organização conta com um departamento
responsável pela aquisição de bens e matéria-prima. Esse processo, por sua vez,
impacta diretamente no ritmo de fabricação e entrega dos produtos e/ou serviços
comercializados pela companhia. 
Apenas com essa breve explicação, já dá para ter uma boa ideia do tamanho da
responsabilidade da gestão de compras, pois um simples erro é capaz de gerar
diversos prejuízos empresariais, incluindo financeiros e de imagem.
Com todos esses pontos em mente, que tal descobrir o passo a passo completo de
como montar um fluxograma de compras realmente eficiente para sua empresa?
Continue a leitura e confira!
O que é fluxograma de compras?
O fluxograma de compras pode ser definido como um mapeamento de todas as
etapas do processo de aquisição de insumos e contratação de serviços de uma
empresa. Por meio dessa ferramenta visual, é possível ter uma visão macro de todas
essas fases. 
Com isso, os gestores e profissionais dessa área conseguem identificar gargalos e
problemas operacionais, reduzir tempo e custos, engajar os colaboradores em busca
de um objetivo comum, entre diversos outros pontos relacionados.
Aqui, vale salientar que o processo de compras é iniciado assim que algum recurso é
demandado. Após a solicitação, é necessário estruturar o processo para que não haja
erros e perdas de prazos que possam inviabilizar alguma atividade empresarial.
Comumente, quem recebe todos os pedidos da empresa é o departamento de
compras, vindos dos mais diversos canais, tais como e-mail, telefone, pessoalmente ou
intranet, dependendo do modelo de trabalho do negócio. 
Por isso, aprender como montar um fluxograma de compras é essencial para que o
processamento seja feito de modo padronizado, sem confusão, atritos, ruídos ou
problemas entre a área que solicitou e a que efetivou a aquisição.
Dica! Não deixe de ler este artigo: “Planejamento de compras: aprenda a montar sua
estratégia em 8 passos!“
Por que criar um fluxograma de compras? 7 vantagens!
Como já foi ressaltado aqui, é extremamente importante os responsáveis pela área de
compras elaborar um fluxo de trabalho objetivo, completo e claro para que a dinâmica
e o dia a dia desse departamento siga fluído, assertivo e rentável.
Mas antes de falarmos como montar um fluxograma de compras para chegar a esses
resultados, confira alguns dos diversos  benefícios você e seu time podem obter ao
usar essa ferramenta:
 padronização das operações;
 obtenção de visão macro e otimizada de todo o processo de compras;
  melhora do entendimento sobre divisão de demandas;
 aprimoramento do acompanhamento da execução das atividades;
 maior clareza e transparência para todos os envolvidos;
 agilidade da rotina de trabalho;
 identificação mais clara sobre os responsáveis e a ordem das tarefas que
precisam ser executadas.
Como montar um fluxograma de compras? 5 passos
O passo a passo sugerido que você siga para montar um fluxograma de compras para o
seu negócio é:
1. Identifique e converse com os responsáveis pelas compras
2. Estabeleça objetivos e metas
3. Registre o fluxograma de compras atualmente usado
4. Crie o fluxograma de compras ideal
5. Monitore os resultados
1. Identifique e converse com os responsáveis pelas compras
Quem será a pessoa encarregada de gerir o mapeamento do processo de compras?
Quem fará parte dessa equipe? Quais são as responsabilidades de cada envolvido?
Essas são algumas das primeiras perguntas que você precisa responder antes de
começar a montar o fluxograma de compras do seu negócio.
Outro ponto importante é conversar com todos que fazem parte do fluxo de compras,
perguntando cada detalhe dos processos de trabalho a fim de entender como as
operações são executadas na prática.
O objetivo de entrevistar os profissionais envolvidos não é o julgamento, mas, sim, o
entendimento de qual dinâmica está sendo adotada até o momento. 
Por isso, seja gentil e ouça com atenção. Aqui, é indispensável que o colaborador
confie em quem está fazendo as anotações, sem se sentir coagido ou constrangido por
sua atuação nesse processo.
2. Estabeleça objetivos e metas
Após ouvir os envolvidos nas atividades de compras e saber quais são as dificuldades e
os gargalos de todo o processo, é hora de elaborar a estratégia. Essa, por sua vez, só
pode ser estruturada com foco em objetivos mensuráveis. 
Por isso, reúna o time e defina metas de curto, médio e longo prazo, com datas
possíveis de atendimento para entregas.
Sobre isso, pense em questões como:
  O que você precisa mudar no processo atual? 
 O que gera desperdício de tempo ou de custos? 
 Qual parte precisa ser alinhada à estratégia corporativa?
 O que e como fazer para otimizar o fluxo de compras?
Os objetivos podem ser relacionados aos aspectos operacionais ou mais estratégicos,
por exemplo:
 redução de gastos desnecessários para ajudar a elevar a competitividade da
empresa no mercado de atuação;
 mudanças no processo de compras para atender a um novo modelo de negócio
ou de gestão;
 resolução de problemas na comunicação entre setores ou dentro do próprio
departamento de compras;
 diminuição da burocracia que resulta em atraso no tempo de reposição de
materiais e insumos;
 má escolha dos recursos comprados, gerando aquisições de baixa qualidade ou
com valor acima do esperado;
 falta de padronização dos processos da área;
 escolha equivocada de fornecedores;
 atrasos constantes no recebimento de insumos e, consequentemente, na
entrega dos produtos ao cliente final da empresa.
3. Registre o fluxograma de compras atualmente usado 
O terceiro passo de como montar um fluxograma de compras consiste em olhar para
atrás e fazer um levantamento do fluxo atualmente utilizado pelo setor.
Por esse motivo, para entender verdadeiramente o que está acontecendo e a forma
que as atividades são realizadas, é bastante interessante desenhar a atual dinâmica
adotada.
Para facilitar essa visualização, você pode utilizar um quadro branco, uma folha de
papel ou um computador, registrando de uma maneira que facilite a compreensão de
todo o processo de compras usado no momento.
A partir dessa base fica mais fácil seguir para os passos seguintes e, com isso, montar
um fluxograma de compras realmente alinhado com as novas necessidades da
companhia.
4. Crie o fluxograma de compras ideal
Após compreender como o fluxo do setor de compras estava acontecendo, chegou o
momento de construir o fluxograma desejado.
Com a análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas, elabore uma
versão desejada do mapeamento de compras. 
Não se esqueça de simplificar e automatizar ao máximo cada etapa, principalmente as
questões relacionadas à burocracia excessiva.
5. Monitore os resultados
Com o fluxograma estruturado é a hora de implementá-lo no negócio. Mas não pense
que o trabalho acaba a partir do momento que ele é compartilhado e colocado em
prática. 
É indispensável que os responsáveis acompanhem as tarefas executadas e vejam se
estão sendo cumpridas de acordo com as novas diretrizes.
Se for preciso, faça mudanças e adaptações. Afinal, a dinâmica de trabalho é mutável e
o fluxograma de compras precisa acompanhar essas transformações, ou seja, a
melhoria precisa ser contínua.
E por falar em adequações, tenha em mente que o passo a passo de como montar um
fluxograma de compras que acabamos de explicar deve seguir de inspiração para a
montagem do ideal para a sua empresa. 
A gestão de compras precisa ser flexível para aceitar modificações e transformações,
para que se adequem com precisão à rotina de trabalho e ao planejamento estratégico
empresarial.
Somente dessa forma consegue-se realmente alcançar os resultados esperados para o
crescimento da companhia.

Tomando melhores decisões para gestão de fornecedores com uso de dados

A Mitre atualizou a sua gestão dos mais de 4.000 fornecedores com o Linkana e atingiu
uma satisfação de 91% em toda a cadeia de fornecimento.
QUERO SABER COMO!
Qual modelo de fluxograma usar?
Calma, que ainda não acabou! Afinal, o aprendizado sobre como montar um
fluxograma de compras precisa abordar a teoria e a prática, não é mesmo? Por isso,
mostraremos agora alguns modelos de ferramentas de fluxo mais usadas pelas
empresas.
Saiba ainda que a palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma
forma de mapeamento operacional. Mas, na prática, ela representa uma das notações
que podem desenhar os processos. O que muda de uma notação para outra são seus
ícones.
Conheça as principais notações:
 Fluxograma: disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint);
 EPC (Event-driven Process Chain);
 UML (Unified Modeling Language);
 IDEF (Integrated Definition Language);
 Value Stream Mapping;
 BPMN (Business Process Model and Notation);
Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de compras para o seu
negócio, coloque a mão na massa! 
O ideal é monitorar constantemente o processo e envolver a todos do time, pois o
sistema de melhoria contínua deve ser feito por toda a equipe.
Como melhorar a gestão de compras do seu negócio?
O fluxograma de compras é apenas uma das diversas ferramentas que podem ser
usadas para aprimorar o gerenciamento desse setor. No dia a dia, os profissionais
precisam de muito mais do que apenas diretrizes para realizarem suas atividades. 
O uso de sistemas próprios de gestão de fornecedores, por exemplo, ajuda a
aprimorar todas as etapas de contratação de empresas fornecedoras, indo da
identificação das mais aptas à efetivação do contrato.
Como reflexo, o fluxo de compras também é melhorado, visto que o seu negócio
contará com fornecedores qualificados, comprometidos e empenhados para atender
sua empresa.
Como a Linkana pode ajudar nesse processo?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil.
Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores
busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 
Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e
monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as
maiores corporações do Brasil.
As funcionalidades que você encontrará no nosso sistema são:
 verificações automáticas;
 portal de fornecedores;
 monitoramento e alertas;
  avaliação de performance;
 análise de fornecedores ativos;
 perfis certificados de fornecedores;
 enterprise-ready.
 Linkana ESG Rating
 Linkana Network
Somado a isso, a Linkana é a única solução que resolve a maior falha de procurement
do momento: a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.
Ao usar uma fundação de dados compartilhados, toda a dinâmica de busca e
identificação de empresas fornecedoras qualificadas muda, pois você e seu time de
compras e procurement terão acesso fácil e rápido a diversos cadastrados
devidamente preenchidos e analisados.
Com isso, terão vantagens como:
 redução da carga de trabalho dos compradores;
 aumento da produtividade;
 diminuição da burocracia e do ruído para solicitar documentos e informações
aos fornecedores;
 otimização do processo de onboarding, que é feito em menos tempo;
 estruturação mais rápida de um relacionamento com os fornecedores, e muito
mais!
Tudo isso acontece graças ao Linkana Network, primeira solução de fundação de
dados de fornecedores compartilhada do Brasil.