5W2H: o que significa, para que serve,

como fazer e exemplos

Quem busca uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão de uma
planilha 5W2H.

Apesar do nome um tanto estranho, esse instrumento é muito simples de

entender e fácil de aplicar.

E o melhor: não importa qual seja o porte do seu negócio, fazer um plano de
ação 5W2H aproxima você de suas metas.

Como você vai ver neste artigo, a metodologia oferece uma das mais
completas abordagens em termos de planejamento estratégico.

Basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para ficar mais
próximo da solução.

Quer uma ajudinha para alcançar melhores resultados e projetar um futuro

mais rentável à empresa?

Então, siga a leitura e conheça razões para apostar na 5W2H.

O que é 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento estratégico

de empresas. Ela parte de uma meta para organizar as ações e determinar o
que será feito para alcançá-la, por qual razão, por quem, como, quando e onde
será feito, além de estimar quanto isso custará.

Em geral proposta na forma de planilha ou tabela, a metodologia costuma ser

utilizada em projetos para avaliar, acompanhar e garantir que as atividades
sejam executadas com clareza e excelência por todos os envolvidos.

Funciona como uma espécie de guia, permitindo elencar passo a passo a

estratégia a adotar.

Não por acaso, é uma excelente alternativa para elaborar um plano de ação,
seja qual for a necessidade ou problema.

Por suas características, pode ser uma solução aplicável em todos os tipos de
empresas, nas mais variadas áreas.
O que significa 5W2H?

Como já dito, o nome pode assustar no início, mas o processo da ferramenta

5W2H é bem simples.

Basicamente, ela parte de um problema e realiza a análise sobre o seu

enfrentamento a partir de sete perguntas – que é o que dá nome à
metodologia.

Os cinco “Ws” representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde
(where), quando (when) e quem (who).

Já os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).

Agora tudo faz mais sentido, não é mesmo?

Mas o significado pode ficar ainda mais claro com um exemplo.

Vamos imaginar que sua empresa esteja com um problema X.

Aqui, está uma explicação do método 5W2H que pode ajudá-lo a resolver esse
problema específico com eficiência:

 What?: o que será feito?

Antes de tudo, é hora de identificar descrever o problema de forma adequada.

A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais
são claras? O sistema de mensuração de resultados é preciso e repetível?

Depois, determine o que será realizado, ou seja, qual a meta a alcançar.

 Why?: por que será feito?

Qualquer explicação conhecida que contribua para a solução do problema

deve ser declarada.

É preciso delimitar razões que justificam por que a meta foi proposta.

 Where?: onde será feito?

Se um defeito ocorre em uma parte do processo, onde ele está localizado?

Uma folha de verificação de localização pode ajudar.

A partir desse diagnóstico, fica mais simples determinar em qual setor da

empresa o problema em questão será enfrentado.

 When?: quando será feito?

Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando cada
uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma
delas.

Um instrumento de apoio aqui é um cronograma de ações.

 Who?: por quem será feito?

Primeiro, veja quem são os indivíduos associados ao problema. Quais são os

clientes que reclamam? Quais operadores estão tendo dificuldades?

Em seguida, defina quem será o responsável por cada ação prevista para
alcançar a meta que estabeleceu.
  How?: como será feito?

Nas etapas anteriores, você definiu quase tudo. Mas não há como colocar
a estratégia em prática sem entrar nos detalhes sobre como isso será feito.

É preciso estabelecer um plano específico para cada ação necessária para que
a meta determinada lá no início seja alcançada.

 How much?: Quanto vai custar?

De nada adianta criar um plano mirabolante se ele não está ajustado à

realidade financeira da empresa.

É hora de olhar para o caixa e definir um orçamento viável para ir em busca da

meta proposta.

Dependendo da sua capacidade para tanto, pode ser necessário fazer ajustes
em prazos e nas próprias ações.

A importância da planilha 5W2H

O método 5W2H pode ser um grande aliado das empresas que desejam
crescer e se manter ativas por um longo período.

É, sobretudo, um instrumento que permite projetar um futuro melhor.

Dado o atual cenário econômico com um mercado altamente competitivo, não
ter um planejamento estratégico pode gerar impactos negativos nas suas
ações e nos seus processos.

Como consequência, isso ocasiona prejuízos que poderiam ser antecipados,

além da redução na capacidade de competir com a concorrência

A análise 5W2H se destaca de outras metodologias de gestão por ser uma

ferramenta simples, completa e que otimiza seu tempo.

Além disso, é, bastante dinâmica e permite ajustes e modificações oportunas

mesmo após a implementação do seu plano de ação.

A solução de problemas proporcionada pelo 5W2H pode ser usada por

qualquer pessoa com foco em negócios ou mesmo em interesses pessoais.

De certa forma, podemos fazer uma alusão da estrutura da planilha ao ditado

"dividir e conquistar", uma vez que se subdivide minuciosamente o
planejamento em várias etapas.

Em seguida, é dado a ele um entendimento mais abrangente e, portanto,

facilitando bastante a sistematização e implementação de ideias.

Minha empresa é de pequeno porte. Vale a pena

usar o método 5W2H?
O grande trunfo dessa metodologia é a praticidade com que ela pode ser
aplicada.

E isso possibilita a empresas de pequeno, médio e grande porte adotarem o

método para solucionar um problema ou executar algum outro tipo de ação.

Isso porque ela não exige toda uma equipe técnica especializada por trás do
planejamento.

Baste ter alguém que saiba como funciona e como executar todo o processo e
estruturá-lo de forma a garantir o sucesso das ações.

Mesmo em empreendimentos individuais, inclusive quando o gestor atua

sozinho, é perfeitamente viável colocar a 5W2H em prática.

Em qual momento posso considerar aplicar a

ferramenta?

Como já comentado, um ponto interessante é que a 5W2H pode ser utilizada

em diversas situações, inclusive não apenas no que diz respeito aos negócios.
Quer entender como a ferramenta pode mudar a sua vida pessoal?

Vamos supor que você e seu grupo de amigos decidiram viajar em um feriado
qualquer.

Quem já fez uma aventura do tipo sabe como pode ser complicado organizar
tudo, principalmente em relação aos gastos, não é mesmo?

Mas se você decidir montar uma simples tabela seguindo esse método, vai
perceber como terá maior controle sobre a situação.

Assim, pode evitar problemas e preocupações desnecessárias.

Se a 5W2H pode ajudar você a realizar uma viagem com seus amigos, imagine
o que a metodologia é capaz de fazer em benefício de uma empresa.

A ferramenta pode ser útil para montar um plano de ação para diversas
situações dentro do negócio.

Quer exemplos?

Vai desde o lançamento de um novo produto no mercado até mesmo à

redução de custos com despesas internas da empresa, como energia ou água.

Bacana, não?

Afinal de contas, o método tem o objetivo de otimizar o planejamento de

qualquer atividade e, como todos sabemos, elas podem variar de negócio para
negócio, de acordo com o nicho no qual se atua.

E se você já está quase convencido, mas ainda precisa de mais situações nas
quais a 5W2H pode fazer a diferença, veja só algumas delas:

 Manutenção dos equipamentos

 Planejamento estratégico com foco em rentabilidade

 No departamento de Recursos Humanos para criação de um processo

de recrutamento e seleção de colaboradores

 Para elevar a produtividade, engajamento e motivação de equipes

  Para gerir bem carteira de clientes e expandi-la gradativamente.

Resumindo: para começar a usar a 5W2H, basta identificar uma necessidade.

Qual é a sua?

Existe uma forma correta de se aplicar o método

5W2H?

Acabamos de ver que a ferramenta 5W2H pode ser aplicada em diversas

situações, de acordo com a necessidade e realidade de cada empresa.

Então, não restam dúvidas sobre a sua relevância no ambiente de negócios.

Mas será que existe um jeito certo de aplicar o método?

Não há uma única fórmula, mas sim caminhos sugeridos a adotar.

Por exemplo, antes de tudo, o gestor deve considerar um plano estratégico no

qual traga as respostas previamente pensadas sobre os problemas que deseja
resolver.

Uma boa prática é contar com o auxílio dos colaboradores nesse processo.

Podem participar tanto funcionários direta ou indiretamente envolvidos no

problema em questão.

Atividades como brainstorming podem ser excelentes para interagir com a sua
equipe e extrair as informações necessárias.

Vale destacar ainda que é preciso ter em mente estes três tópicos principais:
 1. O espectro de ações deve estar sempre relacionado ao que causa os
problemas e não aos seus possíveis efeitos. Em outras palavras, procure
criar soluções duradouras e não paliativas.

2. O método 5W2H deve implementar soluções tão objetivas quanto

possível, pois isso evita os efeitos colaterais que podem acabar exigindo
uma série de outras ações corretivas.

3. Nunca se conforme com a primeira boa ideia. Procure definir

abordagens diferentes para as situações analisadas. Isso eleva as
opções e também o alcance da ação.

Como fazer a planilha 5W2H

Agora que você chegou até aqui, é hora de pôr a mão na massa e saber como
fazer uma planilha 5W2H na prática.

Em primeiro lugar, não se esqueça de estabelecer quais são as verdadeiras

causas do problema a ser resolvido ou da meta a ser alcançada.

Não existe uma regra para a ordenação das etapas/colunas da sua planilha,
mas o ideal é que a primeira seja sempre “What”, já que essa é a descrição do
seu problema ou meta.

No final, sua planilha vai se parecer mais ou menos com o quadro abaixo.
Etap Pergunta a ser
Passo O que preencher?
a respondida

A resposta nada mais é que a definição do problema ou meta

que deseja ser alcançada.

É aumentar as vendas? Melhorar a produção?

O que precisa ser
1 What? Certifique-se de que essa definição seja o mais clara possível
feito?
para que todos os envolvidos possam desempenhar suas
funções corretamente.

Afinal, ninguém vai conseguir ler seu pensamento e saber o que

precisa ser feito se você não dizer.

Após definir o passo 1, é preciso justificá-lo.

Por que aquilo precisa ser feito? É para resolver problemas ou o

quê?
Por que isso
2 Why?
precisa ser feito? Lembrando que, quando você explica os reais motivos por trás
daquilo, os colaboradores tendem a se engajar mais e trabalhar
para que o problema seja resolvido ou a meta alcançada.

É diferente de quando são simplesmente solicitados a fazer algo

que não compreendem.

No caso de pequenas empresas, sem divisões em

departamentos, muitos costumam pular essa parte e definir o
local como a empresa como um todo.
Em que local será
3 Where?
feito?
Mas quando se trata de uma empresa de maior porte, com
vários departamentos trabalhando em conjunto, é preciso
detalhar mais a fundo o local exato onde a ação será executada.

4 Who? Quem será o Lembra do seu primeiro W da planilha? O quarto passo, então,
responsável? é definir quem irá te ajudar a alcançar seu objetivo.

Novamente, no caso de grandes empresas, com um grande

fluxo de processos e ações, é preciso definir quem será o
responsável por cada uma das tarefas.

Apenas fique atento para não designar uma atividade a alguém

que não seja qualificado o suficiente para desempenhá-la. Isso
pode prejudicar o seu plano de ação mais a frente.
 Além de definir quem será o responsável por cada ação, é legal
também explicar quem será beneficiado por ela.

Isso mantém a equipe mais engajada, pois o colaborador sabe o

propósito e para quem está fazendo aquilo.

Todo bom planejamento que se preze precisa ter um prazo

estipulado para que as ações sejam executadas e os objetivos
alcançados.

E, no caso da 5W2H, não seria diferente.

Quando será
5 When?
feito?
Por isso, estabeleça corretamente esses prazos e comunique a
sua equipe.

Afinal de contas, ninguém gosta de ser cobrado por resultados

antes da hora ou trabalhar sob pressão.

Este é o momento de detalhar qual o caminho será seguido para

que o objetivo seja alcançado.

O ideal é que você seja o mais específico possível para evitar

retrabalho ou falhas durante os processos.
6 How? Como será feito?
Se quem irá fazer a ação já tem experiência no assunto e sabe o
que está fazendo, menos mal.

Mas caso a pessoa não tenha muito conhecimento, você precisa

guiá-la bem para que tudo ocorra conforme o planejado.

Por fim, é hora de calcular quanto seu plano de ação irá custar
para entrar em jogo.

How Quanto irá Essa etapa é bastante importante, pois ajuda a analisar se os
7
much? custar? recursos que você tem serão capazes de suprir a demanda do
plano.

Se não forem, será preciso realizar ajustes em etapas anteriores.

Fonte:

https://klickpages.com.br/blog/5w2h-o-que-significa/