PGC-Gestor de Contratos

Gestão de Contratos
para Gestor de Contratos
VALER - EDUCAÇÃO VALE

Apresentação
Para sustentar todo o seu crescimento, a Vale conta com o comprometimento de cada um de seus empregados,
mas também com a colaboração de seus prestadores de serviço.
Nesse sentido, os diversos fornecedores e terceiros ajudam a Vale a atingir seus objetivos e a expandir
constantemente seus horizontes.
A gestão e a fiscalização desses contratos de fornecedores ou de suprimentos têm-se tornado atividades

estratégicas para as organizações, pois gerenciar contratos reduz as despesas, diminui os riscos, promove a
rapidez, desburocratiza a contratação e garante a conformidade e a transparência com as políticas e os
procedimentos da empresa.
Para garantir o cumprimento e a qualidade das entregas e dos serviços, os empregados ajudam a gerir tais
contratos, divididos em perfis: gestores de contratos, fiscais de contratos e profissionais de célula de gestão de
contratos.
Garantir um controle efetivo das atividades em contrato é uma das principais atribuições da área de gestão de
contratos de uma organização. Nos últimos anos, tem sido percebida a necessidade de elaboração de uma
capacitação inovadora, com características de prática e de situações reais do cotidiano, a partir da qual o futuro
profissional estaria mais qualificado para exercer uma função em gestão de contratos.
Seguindo esse pensamento, a Vale desenhou um Programa em Gestão de Contratos, o PGC, que suportará o
empregado no exercício da sua atividade em gestão de contratos, em consonância com as diretrizes da empresa.
Este guia servirá como apoio para o curso que foi desenvolvido especialmente para o gestor de contratos.
Bom trabalho!
Área de Gestão de Contratos Vale

O PROGRAMA EM GESTÃO DE CONTRATOS VALE - PGC 4
INSTITUCIONAL 7
Código de Ética Vale 7
Código de Ética do Fornecedor 8
Políticas Vale 8
Auditoria 11
Conhecimentos Gerais sobre Contratos 12
Cadeia do Processo de Gestão de Contratos 15
PLANEJAMENTO DE DEMANDA 18
Planejamento de Demanda 18
Orçamentação do Contrato 23
Especificação do Escopo 24
CONTRATAÇÃO 28
Análise e Aprovação da Requisição 28
Acompanhamento da Contratação 31
MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 32
Mobilização de Contrato e Terceiros 32
Alocação de Fiscais 34
Preparação para Execução 36
EXECUÇÃO 37
Gestão Técnica e Operacional dos Contratos 37
Legislação Tributária e Fiscal 49
Avaliação do Fornecedor (IDF) 50
DESMOBILIZAÇÃO 62
Desmobilização de Contratos 62
Encerramento do Contrato 63
Desenvolvimento de Fornecedores 63
MELHORIA DE PROCESSO 65
Acompanhamento e Armazenamento de Informações de Contratos 65
CONCLUSÃO 68
GLOSSÁRIO 69
BIBLIOGRAFIA 73
O Programa em Gestão de
Contratos Vale - PGC
O PROGRAMA FOI ESTRUTURADO de forma a enfatizar o processo de trabalho em gestão de contratos

Vale, por meio de uma aprendizagem continuada e integradora, em que as atividades previstas para
cada perfil foram pensadas de forma customizada e mostram como será o trabalho na prática.
Planejamento
Contratação
Mobilização
Execução
Desmobilização
Melhoria de Processos
ESTRUTURA DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS VALE
O programa tem como objetivos:
>>Capacitar os empregados para exercer sua função de modo eficiente, eficaz e em consonância com
as diretrizes corporativas.
>>Padronizar as práticas de gestão de contratos em todas as localidades e áreas da empresa.
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O Programa em Gestão de Contratos Vale - PGC

>>Preparar os participantes para a prova de certificação.
>>Propiciar a troca de experiências e a construção coletiva de conhecimentos em uma comunidade de
prática.
>>Garantir a atualização das informações sobre gestão de contratos a todos os envolvidos.
Curso on-line com

tutoria 1ª Fase
4ª Fase
Curso on-line
Fórum de Discussão
de Reciclagem
3ª Fase
Curso presencial
específico por Certificação on-line
área de atuação
Comunidade de prática
2ª Fase
FASES DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS
Curso on-line com tutoria
O curso é disponibilizado no ambiente on-line com acompanhamento de tutoria especializada. Esse

método possibilita que o empregado tenha flexibilidade para realizar os estudos, além de esclarecer suas
dúvidas com a tutoria sempre que desejar.
Fórum de Discussão
O fórum é um espaço complementar para que os empregados compartilhem conhecimentos e

experiências. Nesse momento, eles podem interagir com um especialista e outros profissionais, a fim de
dividir e esclarecer as dúvidas colaborativamente, preparando-se para a prova de certificação.
Certificação on-line
A certificação ocorre de forma rápida e prática. O empregado deve ser aprovado na prova de
certificação para exercer sua nova atividade.
A prova segue o formato do curso, com questionamentos que levarão o empregado a pensar e agir
como um profissional de gestão de contratos em exercício.
Comunidade de prática
Com a certificação, é realizada a inclusão do empregado no ambiente virtual da Comunidade de Prática

Gestão de Contratos.
É um espaço para compartilhar experiências, disseminar boas práticas e lições aprendidas em gestão de
contratos, além de ser uma excelente oportunidade para grandes debates nos fóruns de discussão. O que
for desenvolvido será coletivo e perpetuado para que os futuros profissionais tenham um estruturado
histórico da evolução em gestão de contratos na Vale ao longo dos anos.
Curso presencial por área de atuação
Como a capacitação precisa atingir todos os públicos, o curso on-line oferece conteúdos comuns a todos os
profissionais e perfis.
É separado um momento presencial para trabalhar especificamente cases e propiciar um momento de

resgate de lições aprendidas e boas práticas em cada área de atuação: Porto, Mina, Usina, Ferrovia etc., com
o objetivo de trabalhar as especificidades contratuais de cada segmento.
Curso on-line de Reciclagem
Com a prática de mercado, a Vale institui a reciclagem em seu processo, a fim de garantir a qualidade e a
atualização dos conhecimentos em gestão de contratos. A cada dois anos, o profissional certificado é
convidado a participar de um pequeno módulo para atualização de conteúdo.
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Mobilização de Contrato
Institucional
Institucional
CÓDIGO DE ÉTICA VALE
Uma organização é construída, em sua essência, pelo relacionamento das pessoas. É por isso que a Vale
reforça seu compromisso em atuar de forma justa e responsável, garantindo o exercício do comportamento
ético de seus empregados.
Para que as atividades realizadas na Vale atendam a princípios éticos e morais, é importante o
comprometimento do gestor, o de seus colegas de trabalho e o de prestadores de serviço.
No Código de Conduta Ética da Vale (POL 0001-G), é expresso o comportamento que a Vale espera de seus
empregados. Mas alguns aspectos do código ganham destaque para a gestão de contratos.
O gestor de contratos deve desempenhar suas atividades em consonância com o Código de Conduta,
seguir as políticas e as normas da Vale, bem como estimular seus colegas de trabalho nesse sentido.
É importante manter uma atitude profissional e imparcial, garantindo o sigilo das informações confidenciais
e estratégicas da empresa. Atenção
Deve-se evitar qualquer situação que promova conflitos de interesses pessoais com os da Vale, como, por
exemplo, usar o cargo para obter facilidades, favorecimento pessoal, e de terceiros, ou dar tratamento
privilegiado para fornecedores.
Aceitar presentes do fornecedor é outra prática que não está de acordo com o Código de Ética da empresa.
Os brindes podem ser aceitos, mas devem ser claramente identificados e não devem ter valor comercial
Observando
significativo.
Se o gestor reconhecer que um de seus fornecedores não está adequado

aos padrões éticos Vale, deverá negar qualquer tipo de relação comercial
com ele e alertar o setor de cadastro para esse fato.
Mais importante que o gestor conhecer o código é aplicar suas diretrizes no dia a dia e estimular as pessoas
que trabalham com ele a fazer o mesmo.
Resumo
CÓDIGO DE ÉTICA DO FORNECEDOR
Não são só os empregados Vale que devem seguir um Código de Ética. Existe um Código de Conduta
direcionado aos fornecedores, que orienta sobre as diretrizes norteadoras da relação entre eles e a Vale.
Esse código esclarece a responsabilidade do fornecedor no cumprimento da legislação, das normas e das
cláusulas contratuais estabelecidas entre as partes.
O fornecedor recebe o Código de Conduta quando é qualificado e cadastrado para desempenhar suas
atividades na Vale. Um representante legal da empresa assina o termo de responsabilidade, reconhecendo
os termos do Código de Conduta.
É fundamental que o gestor de contratos também conheça esse código e exija do fornecedor o
cumprimento de suas diretrizes. Da mesma forma, espera-se que esses critérios sejam estendidos às
empresas subcontratadas.
Como um fornecedor cadastrado pode passar longos períodos sem exercer atividades na Vale, o gestor de
contratos pode ajudá-lo a lembrar das regras e normas da empresa antes da reunião de mobilização. Para
isso, é importante que o gestor solicite ao seu fornecedor que leia o código e devolva-o com a última
página assinada. Para garantir que as subcontratadas conheçam o código, o gestor deve exigir que seu
fornecedor também entregue-o às subcontratadas, solicitando que última página seja assinada.
O Código de Conduta encontra-se no endereço da Vale na Internet, na página de fornecedores.
POLÍTICAS VALE
Política de Direitos Humanos
A Vale possui uma política que estabelece diretrizes e princípios no que diz respeito aos direitos humanos
em seus projetos e suas operações, no decorrer das atividades e em sua cadeia produtiva.
Nesse sentido, é importante que o gestor de contratos conheça os direitos humanos que envolvem
fornecedores (contratados), parceiros e clientes.
A política sustenta a ideia de que devem ser estabelecidas relações com companhias que compartilhem os
mesmos princípios e valores da Vale.
É promovido o respeito aos direitos humanos na cadeia de valor da empresa, adotando-se cláusulas
contratuais e documentação legal.
Se algum dos direitos humanos previstos na política for desrespeitado, a empresa contratada será
notificada para adoção de medidas corretivas. Caso as medidas não sejam adotadas, a Vale poderá optar
por rescindir essa relação comercial.
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Institucional
Política de Saúde e Segurança
O Valor A Vida em primeiro lugar é o mais caro à Vale, sendo a base para os compromissos e resultados da
liderança, tendo em vista a excelência em Saúde e Segurança e o respeito ao Código de Conduta Ética.
A Política de Saúde e Segurança, POL-0006-G, estabelece como os compromissos da Vale com Saúde e
Segurança devem ser implementados. São sete princípios:
1. Saúde e Segurança é responsabilidade de todos.
2. Valorizar Saúde e Segurança significa valorizar as pessoas.
3. Queremos melhorar sempre e consistentemente.
4. O foco em Saúde e Segurança é a “perda zero”.
5. A prevenção de riscos é sempre privilegiada.
6. O gerenciamento de Saúde e Segurança é amplo.
7. O gerenciamento de Saúde e Segurança considera todos os relacionamentos.
O gestor é responsável pela Saúde e Segurança de empregados e fornecedores na empresa. Por isso, deve
recusar a execução de qualquer atividade em condições de segurança inadequadas.
Vale lembrar que o gerenciamento de Saúde e Segurança deve perpetuar por todo o ciclo de vida da
atividade, buscando influenciar toda a cadeia produtiva. Além disso, deve considerar o relacionamento
com todas as partes envolvidas, especialmente, com os prestadores de serviços.
Política de Desenvolvimento Sustentável
O meio ambiente também é fundamental para a qualidade dos produtos e serviços da empresa. É por isso
que a Vale se compromete com o conceito de Desenvolvimento Sustentável.
A concretização dos princípios da política da Vale se dará a partir de três pilares de atuação: Operador
Sustentável, Catalisador do Desenvolvimento Local e Agente Global de Sustentabilidade.
Mas é importante que o gestor compreenda o papel do Operador Sustentável.
Operar com sustentabilidade é atuar com consciência e responsabilidade socioeconômica e ambiental

em todas as atividades Vale – da concepção à implantação dos projetos – e todos os atos posteriores de
operação e comercialização até o eventual encerramento das operações. É criar V.A.L.O.R:
>>V – Valor para stakeholders (partes interessadas)
Proporcionar o maior retorno possível aos acionistas, manter relações e condições justas de trabalho
para empregados e contratados, buscar parcerias de longo prazo com fornecedores que tragam
ganhos para ambas as partes, garantir maior confiabilidade de suprimento e de valor de uso para os
clientes, além de contribuir com o desenvolvimento sustentável das comunidades, das regiões e dos
países onde a Vale opera, mantendo relacionamento e diálogo permanentes e abertos com os
stakeholders.
>>A – Antecipação e prevenção de falhas
Atuar preventivamente, visando evitar falhas de processo, poluição ambiental, acidentes de trabalho,
riscos ocupacionais à saúde e minimizar impactos sociais e ambientais negativos. Aplicar em todos
os projetos de investimento e operações da empresa uma análise prévia de gestão de riscos,
impactos e oportunidades nos aspectos ambiental, social e econômico. Investir e utilizar tecnologias
que permitam – a custo compatível – maximizar a ecoeficiência, a segurança e a sustentabilidade dos
processos produtivos, produtos comercializados e modais de transporte.
>>L – Legislação como base: melhoria contínua
Atuar em plena conformidade com a legislação e os demais requisitos aplicáveis, buscando

melhorias contínuas que levem a Vale, em todos os territórios de atuação, a superar
progressivamente padrões internacionais de Saúde e Segurança, condições de trabalho, gestão
ambiental, relações trabalhistas e respeito aos direitos humanos.
>>O – Organização e disciplina
Trabalhar de forma organizada e disciplinada, adotando práticas rigorosas de planejamento,

execução, monitoramento e ação corretiva, buscando o uso responsável e eficiente dos recursos
naturais. Em termos de responsabilidade sobre o produto, incentivar o uso, o reúso, a reciclagem e
a disposição final dos produtos e subprodutos, incluindo, quando estiver ao alcance da Vale, o
designer responsável.
>>R – Respeito e ética nos negócios
Trabalhar de forma ética e respeitosa em todos os países e todas as regiões onde a Vale atua.
Buscar excelência na governança corporativa, nos processos operacionais, na qualidade dos
produtos e nos relacionamentos com partes interessadas. Difundir a atuação sustentável na cadeia
produtiva. Adotar padrões e práticas globais de sustentabilidade, respeitando a soberania de cada
país e a legislação local.
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Institucional
Observando
Em sua atuação, o gestor de contratos deve conhecer a Política de

Desenvolvimento Sustentável (POL-0003-G).
AUDITORIA
A Auditoria Interna da Vale é responsável pela avaliação dos controles internos e das práticas de
governança, além da identificação dos riscos existentes no processamento das transações, contribuindo,
assim, para adicionar valor ao negócio e melhorar processos da empresa.
Resumo
No dia a dia do gestor de contratos, a Auditoria tem a função de identificar e corrigir os processos que não
estejam de acordo com as cláusulas do contrato e as normas internas da Vale.
Assim, os principais objetivos da Auditoria são:
>>Estimular e disseminar as melhores práticas que proporcionem o fortalecimento dos controles

Pesquisando
internos, a eliminação de riscos e a redução de custos, agregando valor aos negócios.
>>Garantir que as operações da Vale sejam executadas de acordo com as Políticas, Normas, Instruções e
a Legislação aplicável.
Relembrando
>>Assegurar que as informações repassadas à Administração Superior sejam confiáveis.

>>Prevenir e revelar erros, fraudes e desperdícios.
>>Investigar denúncias recebidas pelo Canal de Denúncias Institucional.
As atividades da Auditoria relacionadas à gestão de contratos envolvem:
Avaliação do processo de contratação:
>>requisição;
>>coleta de preços;
>>parecer técnico;
>>relatório de homologação;
>>observância aos limites de delegação de autoridade.
Cumprimento de cláusulas contratuais:
>>objeto;
>>garantias;
>>Segurança e Medicina do Trabalho;
>>aspectos trabalhistas.
Composição dos boletins de medição:

Atenção
>>quantidades medidas;
>>critérios adotados;
>>aprovação dos boletins.
Inspeção física do objeto contratual:
>>qualidade
Observando
dos serviços/material (especificação).
Ao final do processo de Auditoria, é emitido um relatório com fatos,

consequências das situações identificadas no exame, para os quais são
formulados um Plano de Ação, com as providências necessárias, os
prazos e os responsáveis, para correção das anomalias.
CONHECIMENTOS GERAIS SOBRE CONTRATOS
Segundo o dicionário Aurélio, um contrato é o acordo entre duas ou mais pessoas, empresas etc. que
transferem entre si direitos ou se sujeitam a uma obrigação (FERREIRA, 2008).
Registrado Resumo
em documento escrito, o contrato serve como prova desse acordo de vontades e contém todas
as diretrizes que nortearão o relacionamento entre as partes.
Existem vários tipos de contratos. Na Vale, os contratos são mais utilizados para formalização de
fornecimentos de materiais e equipamentos, prestação de serviços, licença de uso de software e execução
de obras por terceiros.
Pesquisando
Os contratos de prestação de serviços têm em vista a contratação de serviços, como obras, manutenções,
serviços administrativos e técnicos, limpeza etc. Por outro lado, os contratos de fornecimento favorecem a
Relembrando
compra de materiais e equipamentos.
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Institucional
A área de Suprimentos é responsável por atender às necessidades operacionais ou administrativas de toda
a empresa, contratando fornecedores para disponibilizar aos requisitantes o atendimento de suas
demandas.
Assim, na etapa pré-contratual, Suprimentos analisa a demanda recebida, identifica oportunidades e realiza
a cotação/negociação da compra e/ou do serviço, bem como seleciona as empresas aptas.
Feito isso, é selecionado o modelo de contrato e iniciada a negociação das cláusulas contratuais.
A seguir, são apresentadas os tipos e as modalidades de contrato utilizadas na Vale:
Tipos de contratos
Contrato Padrão
É um instrumento contratual completo aplicável na contratação de:
>>prestação de serviços;
>>fornecimento de materiais e equipamentos;
>>importação de materiais e equipamentos;
>>prestação de serviços técnicos de origem estrangeira;
>>licença de programa de computador;
>>suporte e manutenção de programa de computador, cujo valor seja inferior ao de competência de
aprovação pela Diretoria Executiva.
Contratos Simplificados
São Instrumentos contratuais para:
>>contratações de prestação de serviços fora dos estabelecimentos das empresas Vale;

>>fornecimento de materiais e equipamentos de prateleira, que são regularmente adquiridos de
empresas cadastradas e cuja garantia padrão atenda aos interesses da Vale;
>>valores que não ultrapassem a US$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil dólares).
Carta-contrato
Aprovada pela Vale, quando se trata de contratação simplificada e cujo valor não exceda a US$ 500.000,00
(quinhentos mil dólares).
Por não possuir cláusulas que protejam a Vale não é o instrumento mais recomendado.
Documento de Pagamento (SPS)
Deve vir acompanhado, quando for o caso, do respectivo documento fiscal, em contratação de serviços
ocasionais, não repetitivos, desde que o valor não exceda a US$ 5.000,00 (ver DDE 187/2007 e critério de
conversão para o Real).
Modalidades Contratuais
Além dos tipos de contratos existem diferentes modalidades contratuais praticadas, conheça as principais:
RSE- Modalidade de contratação de serviços de recuperação/reforma de equipamento/partes/peças

realizados externamente. Nessa modalidade de contratação o serviço é realizado fora da unidade Vale.
A RSE possui duas modalidades de contratações: RSE com peritagem ou RSE sem peritagem.
RSE com peritagem - Modalidade de contratação de serviços externos quando não for possível elaborar
diagnóstico prévio dos serviços necessários à recuperação/reforma de equipamento/partes/peças e que a
demanda não justifique a elaboração de contrato de longo prazo.
RSE sem peritagem - Na modalidade de contratação de serviços externos sem peritagem temos duas
formas - spot ou guarda-chuva (contínuo).
Contratação “spot” - é necessário haver diagnóstico prévio, ou seja, o escopo já deve ser definido para que
o processo seja concorrencial sem a necessidade do envio do equipamento/partes/peças para diagnóstico.
Contratação “guarda chuva”, não exige o diagnóstico prévio, mas o QQP(Quadro de Quantidades e
Preços) deve conter linhas para todas as peças e serviços previstos na recuperação/reforma de qualquer
equipamento/partes/peças.
Contratos Remunerados por HH (Homem Hora) ou HD (Homem Dia) – Essa modalidade de contratação
é utilizada por suprimentos geralmente para contratos onde incluem prestação de serviços. Nesse caso a
execução do serviço é realizada através do instrumento da OS(Ordem de Serviço), somente na OS é definido
o escopo do serviço a ser executado.
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Institucional
Contratos Remunerados por Preço Unitário – Em sua maioria são contratos operacionais, ou seja,
contratações onde envolvem a execução de serviços contínuos. Ex:. Contratos de alimentação, transporte,
manutenção, laboratório, etc. Nessa modalidade de contratação a medição do serviço é realizada
geralmente com a periodicidade mensal( no dia 21 de cada mês).
Contratos por Empreitada – Trata-se dos contratos de construção por empreitada, a preço
predeterminado, a ser executada em prazo superior a doze meses.
Após as negociações com o fornecedor será elaborado o documento de contratação, conforme visto
anteriormente. Em seguida a área de compras irá definir o tipos do documentos de compra a serem criados
no sistema (Oracle ou SAP).
Conheça a utilização destes documentos:
DOCUMENTOS DE COMPRA
TIPO APLICAÇÃO RECOMENDADA
• Contratos de serviço sem necessidade das funcionalidades de controle

Ordem de Compra Padrão – de notificações (controles de vigência e/ou valores executados).
OC Padrão
• Contratos de serviço no mercado externo.
• Contratos de serviço não contínuo de investimento.

Ordem de Compra
Planejada – OC Planejada • Contratos de serviço em que exista controle de quantidades por item,
prazo e organizações de inventário predefinidos.
• Contratos guarda-chuva.
• Contratos de serviços em que não exista controle de quantidades por
Acordo de Compra em item, sendo a execução limitada ao valor total do contrato.
Aberto – ACA
• Contratos de serviços contínuos de investimento.
• Contratos de serviço no mercado externo.
• Contratos com grande quantidade de itens, nos seguintes casos:
• Contratos guarda-chuva.
Acordo de Compra • Contratos de serviços contínuos de investimento ou custeio, quando
Contrato – ACC não existe controle de quantidades por item, sendo a execução limitada
ao valor total do contrato.
• Contratos de serviços não contínuos de investimento.
CADEIA DO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS
A partir de uma integração das melhores práticas entre as áreas envolvidas no processo de gestão, foi
construída a Cadeia de Valor de Gestão de Contratos. Essa cadeia representa toda a vida do contrato, desde
antes da sua concepção até o seu fim, e também os processos que suportam essa gestão.
A cadeia de valor não é um manual, mas um guia de melhores práticas.
CADEIA DE VALOR DA GESTÃO DE CONTRATOS
Com o novo modelo de gestão de contratos da Vale, o gestor de contratos recebe apoio da área normativa,
da célula de contratos e do fiscal em diferentes etapas da cadeia de processos.
A área normativa é responsável pelas definições de papéis e responsabilidades, além das padronizações
do processo.
O papel da célula de contratos é apoiar o gestor nas atividades administrativas e operacionais, mais
voltadas ao controle, desonerando-o desta função.
Já o fiscal de contratos irá ajudá-lo, acompanhando a execução do serviço na área operacional.
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Institucional
Com esse modelo, é possível:
>>desonerar o gestor de contratos de atividades administrativas;

>>facilitar o monitoramento do desempenho operacional;
>>reduzir as perdas financeiras;
>>agregar agilidade ao processo.
Planejamento de Demanda
PLANEJAMENTO DE DEMANDA
Toda área da Vale possui uma meta, um ponto a ser atingido.
Ao realizar um planejamento, o gestor de contratos define o que sua área ou diretoria precisa fazer para
atingir essa meta, ou seja, o que será necessário disponibilizar em produtos ou serviços para que a meta seja
alcançada.
Uma vez que existe uma distância entre o tempo de solicitação de um produto ou serviço e sua real
disponibilização dentro da empresa, é necessário realizar o planejamento da demanda.
Algumas etapas básicas são necessárias para um bom planejamento (FALCONI, 2004):
>>Conhecer a meta. Atenção
>>Analisar o fenômeno: Ao analisar o fenômeno, será possível responder, por meio de fatos e dados,
às várias perguntas que envolvem um problema, ou seja, um resultado indesejável que impede que a
meta seja atingida.
>>Analisar o processo: Uma boa análise de processo depende de uma boa análise do fenômeno, pois
só assim é possível identificar as causas mais importantes do processo que resultam no problema.
>>Estabelecer planos: Para cada causa importante identificada na análise, será estabelecida uma
medida, com a finalidade de eliminar a causa. As melhores medidas são as mais eficazes, simples,
Observando
rápidas e de menor custo. O conjunto de medidas será o plano de ação.
O conhecimento é um fator fundamental para uma boa análise. Por isso,

durante o planejamento, devem ser consideradas fontes de informação,
como:
>> conhecimento técnico acumulado pelas pessoas;

>> fatos e dados do passado;
>> informações desenvolvidas por experiências no atual processo de
trabalho;
>> informações desenvolvidas pelo mercado ou em laboratórios.
Resumo
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Por exemplo, uma área tem como meta para o próximo ano transportar 200 mil toneladas de minério por
mês, mas a capacidade máxima da área é de 180 mil toneladas.
No primeiro momento, conclui-se que o problema da área é a falta de caminhões. Contudo, ao debater com
outros colegas, o gestor é indagado sobre a missão de sua área. A missão é ter muitos caminhões? Não!
O objetivo da sua área é transportar o minério. Portanto, o problema da área é a incapacidade de

transportar a demanda de carga.
Ao conversar com alguns empregados da área operacional (análise do fenômeno), o gestor constatou que
muitos caminhões paravam para manutenção corretiva. Diante desse fato, ele e sua equipe começaram a
investigar as causas dessas paradas (análise do processo).
Atenção
Nessa análise, foi constatado que não havia:
>>estoque de peças suficiente para atender à demanda de manutenção;

>>manutenção preventiva.
Assim, é estabelecido um plano de ação com duas medidas:
>>Redimensionar
Observando
o estoque e aumentar o valor do contrato de fornecimento de peças para o ano
seguinte.
>>Estabelecer uma programação de manutenção, com a contratação de uma empresa terceirizada para
realizar esse serviço.
Uma boa prática no estabelecimento do plano de ação é a aplicação do

5W 2H:
What - O quê?
Who – Quem?
When – Quando?
Where – Onde?
Resumo
Why - Por quê?
How – Como?
How much – Quanto?
Pesquisando
Relembrando
Uma vez identificada a necessidade de uma contratação para a melhoria do seu processo, o ideal é incluir
esta necessidade no plano de demanda de contratação. No ciclo de planejamento de demanda, além de
novas contratações como esta identificada, o Gestor em parceria com a Célula também deve observar os
contratos em vigor atualmente, considerando:
>>data de vencimento;
>>necessidade de continuidade do contrato;
>>prazos para contratação;
>>desempenho do fornecedor.
Assim, será possível incluir no planejamento a contratação desse novo serviço e a continuidade dos já
existentes.
O prazo para a contratação pode ser considerado um hiato de tempo necessário para que uma requisição
de compra seja aprovada e um produto ou serviço seja adquirido. Por isso, ele deve ser considerado durante
o planejamento da demanda, bem como se deve levar em conta também o tempo de elaboração e
especificação do escopo, de emissão e aprovação da requisição, de mobilização ou produção de um
material, de transporte etc.
O planejamento da demanda não se limita ao que precisa ser contratado, refere-se ao que precisa ser feito.
Assim, em algumas situações, pode ser melhor realizar uma atividade com recursos da Vale.
Dessa forma, surge a análise de make or buy.
A análise make or buy (ou análise de fazer ou comprar) é a técnica de gerenciamento utilizada para
determinar se um trabalho específico pode ser realizado pela equipe da Vale ou se deve ser comprado de
fornecedores.
Para esse fim, deve ser verificado:
>>se o objeto do escopo é uma atividade-fim da Vale;

>>se existe fornecedor capacitado no mercado para atender à demanda da Vale com qualidade e de
forma competitiva;
>>se o custo do objeto do escopo é maior, quando terceirizado;

>>se há riscos de passivos trabalhistas ou paralelismo;
>>se há fornecedor capacitado no mercado para cumprir requisitos de segurança ou meio ambiente,
caso existam.
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Normalmente, não são terceirizadas as atividades-fim da Vale.
SEGMENTOS DE ATUAÇÃO DA VALE
Na Mineração, por exemplo, não é terceirizada a extração mineral. Contudo, dentro da mina, a
movimentação do minério pode ser terceirizada. Essa análise varia de acordo com a localidade.
Para verificar a possibilidade de primarização (make) ou terceirização (buy), o gestor deve procurar a célula
de contratos, que entrará em contato com a Gestão Econômica e demais áreas envolvidas na análise. As
áreas retornarão à célula um parecer, avaliando a possibilidade.
Ainda assim, a necessidade de terceirização passa por uma análise do Jurídico e de relações trabalhistas,
visando atender às exigências do Ministério do Trabalho.
Uma atividade, já terceirizada, pode ser primarizada:
>>por estratégia adotada pela diretoria para garantia de atendimento;

>>se, após a análise, for verificado que, com a equipe Vale, o custo será menor;
>>quando o Ministério do Trabalho compreende que se trata de uma atividade-fim da Vale.
Existe hoje, na Vale, um movimento para a padronização do mapeamento de demanda. Nesse processo, a
célula de contratos atuará nas atividades previstas no fluxo do processo.
MAPEAMENTO DA DEMANDA
O gestor deverá, anualmente, conforme orientações da célula de contratos, realizar o mapeamento das
demandas de sua área, que deve conter, no mínimo, informações sobre:
>>tipo de gasto;
>>periodicidade do contrato (contínuo ou spot);
>>tipo de contrato;
>>código da categoria;
>>descrição da categoria;
>>data de necessidade do início do contrato;
>>local de execução do serviço;
>>número do contrato vigente (se houver);
>>término do contrato vigente (se houver);
>>valor previsto e nível de aprovação da requisição.
Essas informações devem ser consolidadas em um documento-padrão, a ser enviado para a área de
Suprimentos, que, diante da análise dos planejamentos, estudará as oportunidades de melhor negociação
com os fornecedores de serviços e materiais.
Seguindo a cadeia do mapeamento, durante o acompanhamento do cronograma será sinalizada a

necessidade de emissão da requisição de contratação para Suprimentos.
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Um bom planejamento da demanda traz como principais vantagens para o gestor de contratos:
>>redução de custos, pois, com a demanda prevista, é possível negociar melhores preços e evitar
contratações emergenciais;
>>organização da área;
>>garantia de atendimento;
>>aumento da produtividade.
Por isso, o gestor deve dedicar algum tempo para o planejamento e, assim, obter resultados excelentes na
gestão do ano seguinte!
ORÇAMENTAÇÃO DO CONTRATO
Ao planejar a demanda para contratação do serviço de manutenção de equipamentos, é necessário

também estimar os custos envolvidos, ou seja, o valor que provavelmente será gasto para realizar a
atividade.
Para compreender o orçamento na gestão de contratos, o gestor deve saber a previsão da gestão
econômica e administrativa de determinado exercício. De grande importância no planejamento, essa
previsão é feita, normalmente, com base nos resultados de exercícios anteriores e serve como base para a
ação em exercícios futuros.
Em algumas áreas da empresa, está sendo implantado o conceito de Orçamento Base Zero (OBZ).
Orçamento Base Zero
O orçamento base zero é um instrumento valioso em todos os níveis de gestão, pois ajuda a identificar em
quais áreas da empresa há necessidade de mudanças, conforme os objetivos que foram almejados.
Na preparação do orçamento e do planejamento financeiro, é necessário administrar as incertezas, sejam

elas internas ou externas.
Os fatores externos se referem à situação geral da economia, às taxas de inflação e de juros correntes, aos
aspectos tributários e ao crescimento dos custos.
Os fatores internos correspondem administração dos estoques, garantia de qualidade e competitividade

dos produtos, sazonalidade da produção e controle dos gastos administrativos. (GOMES, 2000).
Como uma ferramenta estratégica utilizada na Vale, o OBZ avalia as reais necessidades orçamentárias do
próximo ano, considerando seus concorrentes ou novos produtos do mercado. As vantagens de se fazer um
OBZ são infindáveis, entre elas:
>>Avaliar a previsão de produção da área.

>>Identificar o mercado da Vale e se existem oportunidades que ainda não foram exploradas.
>>Conhecer a real necessidade, a quantidade e a qualidade dos empregados por departamento.
>>Identificar a verdadeira capacidade produtiva da unidade/planta, ou seja, a quantidade mensal que a
Vale consegue produzir com carga horária de empregados, compatíveis com os equipamentos
disponíveis.
>>Realizar melhor avaliação e melhor controle de gastos e despesas.

>>Colaborar com o crescimento sustentável econômico e financeiro da Vale (RAZA, 2006).
O gestor de contratos estará realizando um OBZ quando previr custos, identificando facilmente todas as
informações decisórias e gerenciais, sem considerar aspectos históricos de uma demanda.
ESPECIFICAÇÃO DO ESCOPO
A especificação do escopo é um elemento fundamental para assegurar que os contratos incluam todos os
requisitos necessários, e somente o necessário, de modo que o serviço seja executado ou o material,
fornecido, atendendo às reais necessidades das áreas. Ela deve indicar claramente os produtos ou serviços
que serão fornecidos para a Vale.
A definição do escopo é uma tarefa atribuída à área requisitante, em muitos casos o gestor do contrato
participa ativamente fornecendo as informações técnicas, além de providenciar o preenchimento de todos
os anexos necessários. Para esta atividade a área requisitante receberá o apoio da célula de contratos que
auxiliará na definição das obrigações das partes, além de fazer interface com suprimentos para garantir que
todas as informações necessárias estejam contidas na específicação.
Algumas boas práticas de gerenciamento do escopo incluem (Guia PMBOK, 2008):
Definição do Verificação do Controle do

Coleta de requisitos
escopo escopo escopo
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| 25 |
Coleta de requisitos
Identificar as necessidades da área interessada, de forma quantificada, para a correta definição de métricas
que serão usadas futuramente no controle do contrato. Os requisitos podem incluir aspectos técnicos,
ambientais, de segurança, de desempenho etc.
Como visto, o gestor deve elaborar a ET e a emissão de garantias pertinentes ao objeto contratual,
preencher os formulários de Análise Ambiental do Serviço (RG-0029-DIAM) e apresentar a documentação
prevista no documento Diretrizes de Saúde e Segurança, além dos requisitos da localidade.
Definição do escopo
Descrever, com detalhes, as entregas do contrato e do trabalho necessário para essas entregas. Na definição
do escopo, ou em seus anexos, essa declaração especifica:
>>descrição do escopo do serviço ou produto e suas características, incluindo quantidades e preços;

>>critérios de aceitação e medição (metro, hora, serviço entregue, marco contratual) do serviço ou
produto;
>>entregas do contrato, incluindo serviços e produtos, bem como relatórios e documentação;

>>exclusões do contrato, ou seja, uma declaração explícita do que não está no escopo (elemento que
pode ser usado para gerenciar as expectativas dos interessados).
Atenção
Por exemplo, caso o contrato envolva o fornecimento de transporte e alimentação, é necessário especificar
o responsável (Vale ou Contratada) e os critérios de fornecimento desses insumos.
Verificação do escopo
Formalização da aceitação das entregas do contrato. Nesse momento, o gestor de contratos deve,
formalmente, aceitar ou rejeitar a medição dos serviços.
Observando
Controle do escopo
Monitoramento do escopo e gestão das possíveis mudanças no contrato. Para o controle, é necessário ter
clareza do escopo contratado para compará-lo ao executado e realizar ações corretivas, bem como
minimizar o atraso no cronograma. A partir dessa ação, também é possível registrar lições aprendidas
sobre contratos.
Todas as exigências feitas para as empresas contratadas devem ser

atendidas pelas empresas subcontratadas.
Resumo
Pesquisando
Na especificação do escopo, é importante que o gestor atente aos requisitos de Saúde e Segurança, aos
aspectos e impactos ambientais e às especificações técnicas.
A seguir, são apresentados os cuidados que o gestor deve ter em relação a cada item, para garantir que o
contrato e, consequentemente, sua execução, estejam de acordo com os Valores Vale: A vida em primeiro
lugar, Cuidar do nosso planeta e Agir de forma correta.
Requisitos de Saúde e Segurança
A fim de atender aos requisitos de Saúde e Segurança, o gestor deve conhecer e seguir o documento com
as Instruções de Gestão de Terceiros e Acesso de Visitantes que está disponível no Sistema de
Padronização Vale (SISPAV), e as demais instruções corporativas. Caso o gestor tenha dúvidas sobre a
aplicação desse documento, ele deve procurar a área de Saúde e Segurança local, que o apoiará no
entendimento e na aplicação das instruções.
Especificação técnica Atenção
A especificação técnica deverá incluir:
>>os obrigações das partes (Contratada e Contratante);

>>as condições de execução;
>>o período contratual;
>>o localObservando
de execução;
>>o cronograma físico (quando necessário);

>>os critérios de medição;
>>o turno de trabalho (24 horas e/ou horário normal);
>>os critérios de avaliação da contratada (proposta técnica, quando necessário).
Para determinadas categorias de serviço que possuem modelos de
especificação e QQP disponíveis no Espaço do Requisitante. Sua
utilização é obrigatória.
O acesso ao Espaço do Requisitante pode ser realizado pelo caminho:

Resumo
Intranet Vale > CSC > Compras e Contratação de Serviços > Compras e
Serviços > Espaço do Requisitante.
Pesquisando
Relembrando
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Aspectos e impactos ambientais
Ao elaborar a especificação de escopo, devem-se considerar os aspectos e impactos ambientais (relação

causa x efeito) da contratação:
>>lançamento na água:
>>lançamento no solo;
>>emissões atmosféricas;
>>emissões de energia (p.ex.: calor);
>>emissões de ruído; Atenção
>>geração de resíduos sólidos.
Além disso, o gestor deve atender à política de sustentabilidade da Vale e exigir das empresas contratadas
e subcontratadas:
>>licenças e documentações aplicáveis aos serviços e bens a serem contratados;

>>capacidade para identificar e controlar os aspectos e impactos ambientais, assim como os riscos
Observando
relacionados aos serviços e bens que prestam.
O escopo de um contrato é o principal direcionador para a produção

de uma requisição. Os elementos nele contidos vão direcionar todas as
atividades ao longo da vida do contrato. Por isso, o gestor deve estar
atento aos elementos contidos no escopo para exercer uma gestão
correta e alinhada com o que foi verdadeiramente contratado.
Resumo
Pesquisando
Relembrando
Contratação
ANÁLISE E APROVAÇÃO DA REQUISIÇÃO
Uma vez definido o escopo, a área requisitante emitirá um documento chamado Requisição de Compra
(RC) que, após preenchido, será enviado, via Oracle ou SAP, à área de Suprimentos.
O requisitante deve preencher a RC e anexar os documentos necessários à contratação ou ao aditamento.
A célula de contratos suportará o gestor no processo de emissão da requisição e no controle do que deve
ser emitido. A célula possui um farol de acompanhamento de contratação, para que nenhuma requisição
seja emitida desnecessariamente.
Atenção
No preenchimento, é importante que o gestor verifique e considere alguns itens:
>>Característica
A característica da RC deve ser definida no Oracle/SAP e precisa refletir o tipo de aquisição que se deseja ou
a área delegada responsável pela contratação.
Observando
As características que exigem aprovação de alçadas superiores se sobrepõem às demais.
Para garantir a qualidade técnica do fornecedor, o requisitante deve

selecionar, no campo Característica, a opção Compra Técnica.
Quando este campo for preenchido como Compra Técnica pela área
requisitante, a área de Suprimentos irá enviar a proposta para validação
do Gestor.
>>Proposta técnica
Para os itens que requerem avaliação técnica e comercial, a área requisitante define previamente a emissão
da RC/ordem, os requerimentos técnicos mínimos e os documentos a serem apresentados pelas empresas
proponentes, bem como os critérios objetivos de avaliação das propostas técnicas e comerciais.
Resumo
Pesquisando
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Contratação
>>Especificação técnica
Inclui obrigações das partes (Contratada e Contratante); condições de execução, período contratual, local de
execução, cronograma físico (quando necessário), critérios de medição, turno de trabalho (24 horas e/ou
horário normal), critérios de avaliação da Contratada (proposta técnica, quando necessário), referências ao
SSO (Saúde e Segurança Ocupacional) e demais informações que orientem sobre a prestação dos serviços.
Sua utilização é obrigatória, e a não aplicação do padrão acarretará devolução da requisição para ajustes
necessários.
É recomendável a utilização dos padrões do Sistema de Padronização de Engenharia (SPE).
>>QQP (Quadro de Quantidades e Preços)

Cada item do QQP (Quadro de Quantidades e Preços) deverá possuir na especificação técnica a forma
detalhada de sua execução e como será a medição.
O QQP de serviço com fornecimento de material contém a descrição clara dos serviços e peças a aplicar,
linha a linha, com a unidade de medida correta. Exemplos de contrato com fornecimento de material: troca
de feixe de molas, manutenção de balança ferroviária, reforma de equipamento, entre outros.
Atenção
O valor total do QQP deve ser igual ao valor orçado constante na RC Padrão.
Os campos Categoria, Tipo de Compra e Data da Necessidade da RC

não são de preenchimento obrigatório do gestor. Tem-se, a seguir, a
função de cada um desses campos.
Categoria: Deve ser escolhida de modo a refletir ao máximo o objeto de

Observando
contratação, no mínimo até o terceiro nível. A ferramenta de busca de
categorias se encontra no Portal do requisitante.
Tipo de Compra: O tipo deve ser definido no Oracle/SAP, de acordo com

o prazo, como spot para compras de até 12 meses (inclusive) ou como
CONTRATO, acima de 12 meses.
Data da Necessidade: Informa a data de necessidade dos serviços (no

SAP, data de remessa), observando sempre os prazos de contratação
definidos no Catálogo do Centro de Serviços Compartilhados.
Toda a documentação de Saúde e Segurança conforme definida deve ser

apresentada.
Resumo
Pesquisando
Quando não há requisições com ETs, os critérios comerciais são estabelecidos entre fornecedor e área de
Compras.
No caso de compra técnica, o gestor será acionado para realizar as validações das propostas.
Uma boa prática na emissão da requisição é a troca de informações da área requisitante e da célula de
contratos com Suprimentos, antes do envio da RC. Isso ajudará a desenvolver uma RC conforme as
especificações da área e direcionada ao mercado.
A área de Suprimentos tem toda a inteligência e possui a estratégia de compra consolidada. Após receber a
demanda, a área verifica onde está localizada a demanda, seu tamanho e que tipo/perfil de empresa deve
ser direcionada. Isso significa que Suprimentos possui ferramentas de negociação que visam garantir a
eficácia no processo de contratação, além de ganhos para a Vale. Todo processo comercial é realizado pela
área de Suprimentos.
A validação técnica acontece antes da negociação de Suprimentos com os fornecedores. Assim, quando
uma demanda técnica é enviada ao mercado, retornam duas propostas: a comercial e a técnica. A proposta
técnica é de responsabilidade do gestor.
Antes de chegar à área de Suprimentos, a requisição passa por uma análise crítica realizada pela área de
Tratamento de Requisição de Serviço (TRS). Esta área é responsável por verificar se todos os documentos
necessários foram anexados.
Quando Suprimentos recebe a RC, é verificado somente o conteúdo desses documentos. O responsável
entra no sistema, verifica se os arquivos estão conforme os padrões estabelecidos, se falta alguma
informação e/ou se o escopo está especificado corretamente. Analisam-se também o objeto de compra, a
região e quais fornecedores devem ser direcionados.Atenção
Caso uma RC não esteja conforme as especificações exigidas, ela é devolvida à área requisitante, sendo
informada essa ocorrência.
Nesse momento, é importante que o gestor e a célula de contratos atentem para a correta emissão da RC,
uma vez que a devolução de uma requisição pode impactar no desempenho da área requisitante.
Observando
Sendo a requisição aprovada, é iniciado o processo de contratação.
A célula de contratos possui um farol de acompanhamento de

contratação, com o objetivo de monitorar as necessidades de emissão de
requisição para atendimento das demandas.
| 30 | Resumo
| 31 |
Contratação
ACOMPANHAMENTO DA CONTRATAÇÃO
Para acompanhar o andamento de uma contratação, basta entrar em contato com a central interna da Vale,
ramal 123. Ao ligar, é preciso falar o número do processo, da requisição e solicitar o status. A área de
Suprimentos informará em que etapa da contratação o processo se encontra.
Também pode-se utilizar a ferramenta de Acompanhamento das Requisições de Suprimentos CSC. Ela
está disponível na Intranet em:
CSC > Compras e Contratação > Espaço do Requisitante > Documentos de Apoio > Outros Documentos
MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO E TERCEIROS
Finalizado o processo de contratação com a área de Suprimentos, a célula de contratos recebe a cópia
do contrato e as informações do que foi negociado com o fornecedor.
A célula de contratos verifica o que precisa ser mobilizado na Vale para que o fornecedor realize seu serviço.
É identificado também se esse serviço envolve riscos de Meio Ambiente e/ou Saúde e Segurança.
A partir desse momento, é realizada a convocação para a reunião inicial com o fornecedor. Essa reunião
também é chamada de reunião de mobilização e é coordenada pela célula de contratos, que convoca
todos os pontos focais das áreas responsáveis, conforme figura a seguir:
PONTOS FOCAIS DA REUNIÃO DE MOBILIZAÇÃO
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Atenção
| 33 |
É indispensável a presença do gestor na reunião, assim como a participação da Contratada e a de seus
Observando
representantes.
Ao ser convocado para a reunião de mobilização, o gestor deve buscar

todas as informações possíveis sobre o contrato que está sob sua
responsabilidade.
Deve também atentar para a análise dos principais documentos e

anexos.
Caso haja riscos envolvidos no serviço prestado, é essencial a presença do responsável pela área de
Segurança e do responsável pela área de Meio Ambiente da Vale, bem como do responsável de Saúde e
Segurança da Contratada.
Eles devemResumo
traçar metas de execução dos serviços e medidas de segurança, bem como demais
especificações exigidas, de acordo com o objeto de cada contrato.
Durante a reunião, todas as regras Vale para mobilização de serviço devem ser esclarecidas. A área de S&S
irá validar a documentação inicial recebida: PGS ou PPRA, e PCMSO. Além de orientar a contratada sobre
entrega de ASOs, atendimento a treinamentos, comprovantes de treinamentos de RAC. A área de
SegurançaPesquisando
Empresarial fornecerá as orientações necessárias para segurança empresarial e mobilização de
veículos e equipamentos.
Relembrando
Nessa reunião, serão estabelecidos os prazos e definidos os responsáveis para o atendimento de cada item,
bem como a forma de acompanhamento da realização. Também nessa reunião, os documentos legais
previstos na Instrução para Mobilização, que foi enviada com a especificação do escopo, devem ser
entregues pelo fornecedor.
Caso a entrada dos empregados da Contratada não seja autorizada por alguma das áreas Vale, a célula de
contratos verificará os motivos e realizará a interface entre a área e a Contratada para resolução da
pendência.
O gestor será envolvido sempre que necessário para auxiliar a célula nessa tarefa.
É importante que o gestor realize a inspeção inicial, utilizando o checklist padrão, para verificar se o
fornecedor mobilizou equipamentos e pessoas de acordo com os requisitos previstos no contrato, como
capacidade e modelo, por exemplo. O gestor deve encaminhar esse checklist à célula de contratos para
armazenamento das informações.
Com as dúvidas esclarecidas entre Vale e Contratada, é definido um cronograma, a fim de evitar atrasos no
início dos serviços do contrato.
Esse cronograma é utilizado para agendar as datas em que o fornecedor deve apresentar documentos ou
realizar ações pendentes a partir da reunião de mobilização. Entre outros documentos, podem-se citar:
>>Saúde – ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);

>>Segurança ocupacional – Comprovantes de treinamentos introdutório e atividades críticas;
>>Segurança empresarial – Planilha de dados cadastrais, fotos e cópia dos documentos dos
empregados da Contratada.
Atenção
A partir desse cronograma, a célula de contratos desenvolve um checklist para o fornecedor, com todos os
documentos a serem entregues e as atividades a serem realizadas por ele durante o processo de mobilização.
Com todos os documentos entregues e validados pelas áreas responsáveis, a área de Segurança Empresarial
realiza a liberação dos empregados da Contratada, emite e entrega os crachás ao gestor.
O gestor é responsável por entregar o crachá à Contratada e autorizar o início do serviço.

Observando
Ao receber os crachás, a Contratada pode acessar a área da Vale e iniciar o serviço.
Durante o processo de mobilização, se algo não for cumprido pela

Contratada, será papel do gestor cobrar um retorno do fornecedor e
aplicar as penalidades previstas.
ALOCAÇÃO DE FISCAIS
Com base no novo modelo de gestão de contratos da Vale, o gestor recebe apoio da área normativa, da
célula de contratos e do fiscal em diferentes momentos.
Resumo
O fiscal de contratos é a pessoa que irá acompanhar a execução do serviço na área operacional, e a célula
deve auxiliar o gestor na definição do fiscal, que irá assumir o contrato a ser mobilizado.
Quando for indicar um fiscal, é importante que o gestor lembre que esse perfil deve estar preparado para
fazer interface com diversos atores do contrato, além de manter uma boa comunicação com o próprio
gestor. Em alguns casos, o perfil pode demandar algum conhecimento técnico específico.
Pesquisando
Investir na preparação e na seleção do fiscal é essencial para que ele possa contribuir na execução
produtiva do contrato.
Relembrando
Com o novo PGC, o fiscal também terá um curso para seu perfil, assim como este curso para o perfil de
gestor de contratos.
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O fiscal deve ser orientado a procurar mais informações sobre o programa.
A célula de contratos possui uma ferramenta na qual as diversas dimensões de um contrato são cadastradas
e um peso lhes é atribuído.
Todos os fiscais e gestores dos contratos são cadastrados nessa ferramenta e, assim, a célula tem um
parâmetro geral das alocações.
Quando o gestor indica um empregado para atuar como fiscal, a célula consulta a ferramenta para analisar
se o indicado já atua como fiscal em outros contratos.
Se o indicado não atuar em outros contratos, não haverá problemas em indicá-lo como fiscal.
Mas, caso o indicado já atue em outro contrato, a célula irá avaliar sua complexidade e ponderar com o
gestor se é possível ou não alocar o fiscal em mais um contrato.
Vale lembrar que um fiscal sobrecarregado enfrenta dificuldades, como:
>>Acompanhar a execução física de maneira correta.

>>Acompanhar a entrega das atividades.
>>Inspecionar e auditar o atendimento do programa de Saúde e Segurança da contratada.
>>Observar se os equipamentos de segurança utilizados pela terceirizada atendem aos requisitos de
segurança.
>>Observar se os empregados da empresa terceirizada estão utilizando os equipamentos de proteção

individual (EPI).
>>Observar se os cuidados de Meio Ambiente são atendidos.
Com o nome dos responsáveis pelo contrato definido, a célula que já utiliza SAP irá indicar, no módulo de
execução do contrato, o(s) nome(s) do(s) fiscal(is) Vale, do gestor Vale e do preposto da Contratada.
Caso a área utilize Oracle, essas informações não serão imputadas no sistema, mas a célula fará o registro
em sua ferramenta.
PREPARAÇÃO PARA EXECUÇÃO
Parte do processo de mobilização é preparar o gestor para atuar na gestão do contrato. A célula está pronta
para dar todo o suporte necessário, repassando com ele, item a item, os pontos importantes do contrato.
Alguns itens importantes do contrato, aos quais o gestor deve estar atento, são:
>>níveis de serviços SLAs;

>>prazos de entrega;
>>cláusulas de notificação; Atenção
>>cláusulas de multa.
Uma boa prática é estabelecer uma agenda de gestão operacional do contrato com o fornecedor,
especificando periodicidade, forma de monitoramento e itens a serem discutidos.
Para garantir uma correta execução, a célula poderá indicar as melhores formas de monitoramento de seu
Observando
contrato.
A participação dos membros da equipe envolvida com a gestão do

contrato, desde o momento da mobilização, agrega conhecimentos
durante a execução e fortalece o comprometimento desses empregados
e terceiros envolvidos com o sucesso do contrato.
Resumo
Pesquisando
Relembrando
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Execução
Execução
GESTÃO TÉCNICA E OPERACIONAL DOS CONTRATOS
Durante a execução, o gestor deve acompanhar a realização do trabalho que foi definido no escopo do
contrato. Para isso, é importante a nomeação do fiscal de contratos, que lhe dará todo o apoio necessário.
A maioria dos contratos prevê cláusulas de desempenho e de atendimento, indicadores e metas, cláusulas e
regras para notificação, penalização, multa ou bonificações. Para realizar uma boa gestão, o primeiro passo
do gestor é conhecer detalhadamente o que está previsto no contrato que estará sob sua responsabilidade.
Para isso, a célula de contratos fará uma reunião com o gestor e, sempre que possível, com o(s) fiscal(is),
para alinhamento de todas as exigências e do controle necessários ao bom andamento do contrato.
Além de você, gestor, o fiscal e o preposto da contratada devem conhecer quais são as unidades de
medida, a ferramenta utilizada para medir e o modelo do boletim de medição.
A maioria dos contratos prevê que os indicadores, as metas e as cláusulas de atendimento sejam
monitorados mensalmente. Porém, como podem existir contratos com períodos diferentes, o gestor deve
certificar-se de qual é o determinado em seu contrato.
É importante que o gestor realize o monitoramento de seu contrato para:
>>Garantir a aderência ao orçamento da área;

>>Acompanhar o ritmo de execução do contrato de acordo com o previsto;
>>Prever eventuais desvios.
O primeiro passo para uma boa gestão é conhecer detalhadamente o que está previsto no contrato que
estará sob sua responsabilidade.
Ações recomendadas:
Estabelecer um farol de acompanhamento com um limite superior e/ou limite inferiores determinados. O farol
irá disparar um alerta (um farol vermelho), uma vez identificada tendência de alta ou de baixa na execução.
Com isso, o gestor deve agir, verificar o que está ocorrendo e corrigir o ritmo, ou explicar porque
permanecerá dessa forma.
Exemplo : Alguns contratos não executam um valor mensal flat = valor do curto prazo, principalmente
projetos. Seguem uma curva S, devagar no início e acelera no meio.
>>Evitar desvios que possam resultar em aditivos de valor ou prazo.
Ações recomendadas:
Atenção
Se o ritmo é acima do previsto, você tende a consumir antes do tempo o valor, o que mostra que mostra que a
sua previsão foi ruim. Se o ritmo é muito abaixo do previsto, mostra que o gestor não precisava realmente
daquele serviço, naquele momento. Ou seja, há falta de planejamento. Mas sempre existem as exceções.
Um contrato significa um valor empenhado no sistema, ou melhor, disponível para gastar. Esse valor deixa
de ser aplicado pela Vale no mercado financeiro, ou seja, a Vale perde dinheiro com saldo de contratos não
executados.
Observando
Exemplo: Perda de R$ saldo contratos x [(1+ i)^n] - 1] i- taxa de juros usada pela Vale nas aplicações.
Há casos em que, se não houver acompanhamento pelos fiscais/gestores,

o contrato pode ser favorável somente a uma das partes (Contratada ou
Vale):
>> Contratos com Remuneração

Atenção
de Custo Fixo + Custo Variável;
>> Contratos com Remuneração Variável.
Em contratos de movimentação de minério, por exemplo, uma das unidades de medida possível é a
tonelada movimentada, e a ferramenta de controle é a balança. Assim, no boletim de medição, deverá
constar a tonelada total medida no período, que será verificada por meio dos tickets de controle da balança.
Na falta de Resumo
luz, está previsto no contrato que a medição pode ser feita posteriormente de forma manual?
Observando
Caso não esteja previsto, o transporte será interrompido até a energia ser retomada?
Em caso de uma medição por tonelada, na qual não seja possível o

uso da balança, a área de Suprimentos recomenda utilizar a média dos
dois últimos dias, pois irá refletir melhor as condições climáticas e a
Pesquisando densidade do produto.
Alinhamentos como esses precisam estar claros antes da primeira medição. A Contratada precisa saber o
Relembrando
que vai receber, de que forma vai receber e como deve apresentar a medição.
No acompanhamento técnico que irá basear sua avaliação para aprovação ou rejeição de uma medição, é
preciso observar se os níveis de serviços (SLAs) acordados estão sendo executados pelo fornecedor.
Resumo
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Execução
Todas essas informações devem ser alinhadas na reunião inicial de mobilização.
Periodicamente, conforme o previsto em contrato, a empresa apresentará a medição dos serviços,

apontando, no sistema Quadrem ou via planilha eletrônica, todos os serviços realizados no período. Cabe
ao gestor aprovar ou rejeitar essa medição. Por isso, é imprescindível que o gestor conheça bem o seu
contrato, para garantir que o que foi medido está realmente previsto.
Alguns pontos que devem ser observados durante a medição:
>>serviços na medição que não fazem parte do escopo do contrato.

>>quantidades acima do possível de ser executado.
Exemplo: um veículo rodando 1.000 horas/ mês.
>>mesmo equipamento em dois contratos ao mesmo tempo.

>>pessoas não autorizadas participando do serviço.
>>serviços prestados por profissionais que nãoAtenção
fazem referência ao escopo do contrato.
Exemplo: Geólogo em um contrato de pintura de armazém.
>>subcontratações sem autorização.

>>serviços prestados em locais fora do escopo do contrato.
Observando
Caso o gestor encontre algum desses itens durante a medição, ele deve devolvê-la ao fornecedor.
O acompanhamento da execução do serviço gera informações para

melhorias nos próximos contratos, como maior precisão na especificação
do escopo e formas de medição mais adequadas.
Os principais itens a serem observados nas Contratadas e Subcontratadas incluem:
Saúde, Segurança e Meio Ambiente – A Contratada deve atender aos requisitos legais e normativos que
constam nos documentos de Saúde e Segurança (exemplo documento com instruções de Gestão de
Terceiros e Acesso de Visitantes) e o RG-029.
Resumo
Qualidade da prestação do serviço – O serviço deve ser executado de acordo com os critérios de qualidade
acordados, incluindo limpeza geral, apresentação dos colaboradores, qualidade e validade dosprodutos
aplicados e cumprimento da legislação aplicável ao serviço.
Pesquisando
Relembrando
Gestão de pessoas – A Contratada deve garantir que seus empregados alocados no contrato estejam
capacitados para exercer o trabalho e envolvidos com a execução do serviço. As legislações trabalhistas
aplicáveis ao contrato e as exigências corporativas da Vale também devem ser atendidas.
Infraestrutura operacional – É imprescindível que equipamentos, veículos, ferramentas e instalações

requeridos no escopo das propostas técnica e comercial sejam utilizados na execução do serviço.
Desempenho Operacional
Outro dado importante a ser acompanhado durante a execução é o rendimento operacional, que consiste
em dividir as horas trabalhadas pelas horas dos turnos de trabalho contratados, conforme fórmula a seguir:
Por exemplo, em se tratando de um equipamento contratado trabalhando 720 horas por mês, ou seja, três
turnos de oito horas, rodando 24 horas por dia, com meta de 90% de disponibilidade e 10% de manutenção
corretiva, o rendimento operacional esperado é de 648 horas/mês.
Com o cálculo do rendimento operacional esperado, o próximo passo é calcular as horas improdutivas do
período de análise.
As horas improdutivas representam períodos não utilizados pela Vale, em que o equipamento ficou parado
ou desligado e não houve produtividade.
O cálculo das horas improdutivas do período de análise é o seguinte:
Horas improdutivas = disponibilidade física - horas utilizadas - horas de troca de turno e refeição
Isso pode ocorrer por atrasos no almoço, na troca de turno etc. A parada também pode acontecer por um
pedido da própria Vale, e o contratante deve apontar que houve esse pedido para que o gestor confirme
essa informação.
Com os resultados do rendimento operacional e das horas improdutivas, será possível calcular as horas que
foram efetivamente utilizadas durante o período de execução. Dessa forma, poderão ser constatadas
oscilações no rendimento operacional.
Caso a Contratada apresente um rendimento operacional baixo, mas uma disponibilidade de equipamento
alta, significa que, provavelmente, ela teve problemas com a mão de obra naquele período. Nesse caso, o
gestor pode abrir uma notificação.
Se o rendimento foi tão baixo, que a Contratada não atingiu a SLA do contrato, o gestor deve multá-la se esse
procedimento estiver previsto no contrato. A empresa deverá ser notificada antes da aplicação da multa.
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Execução
Para exemplificar a violação, pode-se imaginar um contrato de transporte de carga, em que o contato é
remunerado por hora trabalhada. Nesse cenário, as horas serão pagas enquanto o caminhão estiver rodando.
Se o caminhão estiver parado em marcha lenta, issoAtenção
poderá ser considerado uma violação de parada.
Em muitos contratos de transporte, a Vale fornece o combustível. Por isso, é preciso controlar a rotação por
minuto (rpm), pois ela impacta no consumo de combustível. Pelo mesmo motivo, são controladas as
arrancadas dos veículos. Esse controle somente é possível quando o veículo possui medição com
computador de bordo, que aponta violações de acordo com critérios que o gestor e a Contratada
parametrizaram juntas (rpm, consumo de combustíveis).
Se o contrato prevê o fornecimento de combustível, para o cálculo de rendimento do veículo, a Contratada

Observando
poderá cruzar o consumo aceitável pelo fabricante com o consumo realizado.
O uso de combustível para outros fins que não os previstos no contrato

constitui fraude. Um gestor conivente com esse uso poderá ser
responsabilizado junto com a Contratante.
Uma terceirizada que não realiza as atividades para as quais foi contratada deve ser notificada.
O gestor deve informar a célula sobre o não atendimento da demanda, e ela o ajudará no levantamento de
todas as informações previstas em contrato. A célula irá elaborar a notificação e encaminhá-la para a
validação do Jurídico, que irá chancelá-la.
É papel do Resumo
gestor comunicar formalmente o fornecedor sobre a notificação.
Quando uma situação de multa está prevista no contrato, é obrigação do gestor aplicá-la quando
necessário. A dispensa ou renúncia só poderá ser feita conforme previsto na Norma de delegação de
autoridade – (NOR 0002-G).
Atenção
Para acompanhar o trabalho da Contratada, é considerado
Pesquisando uma boa prática manter uma reunião de
performance mensal. Assim, é possível identificar eventuais falhas no contrato para corrigi-las antes da
próxima medição, evitando acúmulo de problemas na execução.
Relembrando
Os gestores que já utilizam o módulo de gestão de contratos do SAP deverão cadastrar os indicadores no
sistema e, periodicamente, atualizar os indicadores com os resultados alcançados pelo fornecedor.
Com isso, é gerado o histórico do contrato para ajudar o gestor no caso de notificações, multas ou
Observando
bonificações, além de uma base de dados para subsidiar as futuras contratações.
O gestor não pode solicitar ao fornecedor que realize um serviço

diferente do previsto no escopo do contrato. Caso seja identificada a
necessidade de um serviço diferente, é preciso solicitar um aditivo no
contrato ou preparar um novo contrato.
VALER - EDUCAÇÃO VALE Atenção
Monitoramento Ambiental durante a Gestão Operacional
Uma situação de risco é uma situação acidental, relacionada com a característica de uma atividade ou
Observando
substância, e que pode causar algum tipo de dano às pessoas, às instalações ou ao meio ambiente.
Cabe ao gestor identificar, exigir e avaliar o cumprimento das ações de

controle associadas às situações de risco, a fim de evitar acidentes.
Também é função desse profissional zelar pelo adequado cumprimento

do plano de controle definido na especificação técnica.
Mas qual é a melhor forma de fazer o controle de riscos ambientais?
Estes são os pontos importantes que devem ser verificados pelo gestor:
>>qualificação do fornecedor;
>>análise
Resumo
ambiental realizada na contratação;
>>controles ambientais necessários durante a execução do serviço;

>>disponibilidade dos procedimentos Vale para gerenciamento de resíduos;
>>aspectos e impactos ambientais aplicáveis ao serviço e à realização das inspeções baseadas nele.
Pesquisando
Na medição do serviço, a Contratada deve informar quanto de resíduo foi gerado no período. Se houve uma
geração acima do normal, ela deve justificar essa diferença.
Relembrando
Atenção pode acarretar responsabilidades civis, penais e

O não cumprimento dos requisitos de gestão ambiental
administrativas para a Vale.
É responsabilidade do gestor assegurar que os serviços contratados atendam, no mínimo, à legislação

aplicável e aos padrões de gestão ambiental estabelecidos internamente.
A empresa considera o meio ambiente componente fundamental para a qualidade dos produtos e serviços,
declarando-se comprometida com o conceito de Desenvolvimento Sustentável. É por isso que o gestor de
Observando
contratos deve conhecer a Política Ambiental de Desenvolvimento Sustentável da Vale.
O gestor deve exigir que o fornecedor, antes de executar o serviço,

realize a avaliação dos aspectos e impactos ambientais associados aos
serviços prestados, quando aplicável.
Resumo
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Execução
Monitoramento de Saúde e Segurança durante a Gestão Operacional
E os riscos de saúde e segurança? Como podem ser controlados?
Há um valor da Vale que jamais pode ser comprometido em função do lucro ou da produção: A vida em
primeiro lugar.
O papel do gestor, portanto, é garantir o atendimento não só aos requisitos legais, mas também aos de
Saúde e Segurança da Vale, para que ocorra uma operação segura.
Mas qual é o papel do gestor na prevenção de acidentes?
Ele é o responsável por garantir a implementação e o cumprimento das diretrizes, das normas e dos
procedimentos do Sistema de Saúde e Segurança da Vale.
Existem alguns procedimentos, ferramentas e recursos que poderão ajudar o gestor nessa tarefa.
São eles:
>>treinamentos como o Diálogo de Saúde e Segurança;

>>Registro de Condições Inseguras;
>>inspeções de Saúde e Segurança nas contratadas;
Atenção
>>Treinamentos em PROs.
Além desses, existem outros que serão apresentados ao longo desta Unidade.
No Programa de Gestão de Saúde e Segurança da contratada, está previsto o registro e tratamento de todas
as ocorrências de acidentes, com o sem perda de tempo, com ou sem afastamento. Essas informações
geram a taxa de acidentes da Contratada. O fornecedor deve comunicar essa taxa, mensalmente, à área de
Observando
Saúde e Segurança.
Você deve sempre fazer as solicitações de trabalho ao preposto, nunca

diretamente aos empregafos da Contratada. As atividades devem
obrigatoriamente ser precedidas por emissão de Permissão de Trabalho,
conforme INS - 0063, que define quando a obrigatoriedade se aplica.
No entanto, é dever do Gestor encorajar o contratado a emitir a PT para
todas as atividades.
Se houver um acidente, a Contratada também deverá apresentar um plano de ação para o ocorrido
conforme resultado da investigação do evento. Este plano deve ser aprovado pelo gestor de contratos.
Ao longo do contrato, alguns treinamentos precisam ser realizados, conforme especificação do escopo do
Resumo
contrato e critérios de medição acordados.
Pesquisando
A Contratada deve informar a realização ou a previsão para que os treinamentos ocorram. Um dos
principais treinamentos é o Diálogo de Saúde e Segurança (DSS).
Outros treinamentos importantes acontecem quando há:
>>criação de um novo PRO ou mudanças no PRO;

Atenção
>>alterações no escopo do trabalho ou nos procedimentos;

>>necessidade clara de reciclagem do conhecimento dos empregados da Contratada;
>>realização de uma campanha pontual da Vale.
O gestor pode, apoiado pela área de Saúde e Segurança local, solicitar ao preposto a realização de
Observando
treinamento dos empregados da Contratada.
O gestor deve sempre fazer as solicitações de trabalho ao preposto,

nunca diretamente aos empregados da Contratada.
Toda vez que um trabalho na área é executado e ainda não existe um procedimento para ele, é preciso abrir
uma Análise de Risco de Tarefa (ART).
Caso muitas ARTs tenham sido abertas para uma mesma tarefa, significa que aquela atividade deixou de ser
eventual e passou a ser contínua. Portanto, é preciso abrir um PRO para essa operação.
Resumo
A equipe de Saúde e Segurança da Vale realiza, com periodicidade mínima mensal, a inspeção do
desempenho operacional das Contratadas e Subcontratadas.
Auditorias de Saúde e Segurança ocorrem trimestralmente durante a execução do contrato e medem o

desempenho operacional das Contratadas e Subcontratadas.
Pesquisando
Para isso, o responsável de Saúde e Segurança da Contratada deve definir um cronograma de inspeções
que será aprovado pelo gestor.
Relembrando
Os resultados da inspeção são inseridos no Sistema de Informação de Saúde e Segurança.
O preposto do fornecedor, com o apoio do gestor, deve elaborar um plano de ação para eventuais
pendências identificadas.
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Execução
Empresas que estejam operando com desvio1 devem ser acompanhadas pelo gestor.
Algumas medidas de controle para esses casos podem incluir:
>>supervisão full time da Vale;

>>exigência de um profissional de segurança para a Contratada, caso não exista;
>>controles administrativos;
>>permissões especiais.
A Contratada também deve incentivar seus empregados a utilizarem o ROS, um formulário que aponta
situações identificadas na área operacional e que podem gerar acidentes. As medidas para solucionar a
ocorrência podem ser de obrigação da Vale ou da Contratada.
Os exames periódicos também devem ser acompanhados na execução do contrato. Se o exame de um

empregado da Contratada vencer e não for realizado um novo exame, o crachá para acesso às áreas
operacionais poderá ficar bloqueado.
O gestor deve garantir a fiscalização de outros documentos, incluindo:
>>O registro, o licenciamento do veículo e a habilitação

Atenção do condutor.
>>A apresentação de todas as licenças, as autorizações, as permissões ou os alvarás necessários para a

execução do serviço ou da obra, que devem ser expedidos pelas autoridades competentes.
>>O atendimento e a adequação para os RACs – sempre que aplicável à natureza da prestação do
serviço.
Se um contrato prevê uso de equipamentos, é preciso verificar se a manutenção preventiva acordada para
Observando
ocorrer a cada período de tempo está sendo efetivamente executada.
Se a Contratada não estiver realizando a manutenção preventiva, impactará em muitas ações corretivas e
aumentará o risco de acidentes.
Ao perceber que existem muitas manutenções corretivas em um

determinado equipamento, o gestor deve solicitar à Contratada um
plano de ação para identificar e corrigir o problema-raiz da quebra do
equipamento.
Resumo
1. São requisitos não atendidos, para os quais, quando do interesse da Vale, será adotado um controle de gerenciamento de
exceções que assegure medidas alternativas de controle para gerenciamento das condições de Saúde e Segurança
Pesquisando
Observando
Gestão Administrativa e Financeira de Contratos Para a gestão administrativa e financeira dos contratos, o
gestor receberá todo o apoio necessário da célula.
A célula acompanha o ritmo contratual, ou seja, verifica no farol se o valor dos gastos estimados no
contrato é o efetivamente realizado.
Farol é uma ferramenta de controle, alimentada diariamente pela célula,

que permite acompanhar todo o ciclo de vida do contrato.
Ele contém as informações contratuais mais relevantes, desde o objeto

do contrato e seu valor, até as ações necessárias para o encerramento do
Resumo contrato.
Quando algum elemento do contrato sai de seu status normal por prazo
ou valor, o farol sinaliza esse desvio, e a célula aciona o gestor para tomar
as providências necessárias.
Caso o valor de gastos estimado esteja acima do previsto, o gestor optar por uma das duas orientações:
Pesquisando
>>preparar-se para fazer um aditivo com antecedência;
>>verificar a possibilidade de diminuição do ritmo de consumo.
Relembrando
Algumas decisões a serem tomadas com a proximidade do fim do contrato incluem:
>>dar continuidade ou não ao contrato;

>>revisar ou não a especificação, o QQP e os critérios de medição;
>>identificar se o contrato terminará no prazo normal.
O farol de contratos também acompanha o prazo para a contratação estabelecido por Suprimentos,
indicando a antecedência necessária para a emissão de uma nova requisição.
Assim, se há um prazo de contratação de 50 dias e haverá demanda pelo serviço, antes desses 50 dias, o
gestor deverá se preparar para iniciar a contratação, como na imagem a seguir.
| 46 |
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Execução
EXEMPLO DE PRAZO DE CONTRATAÇÃO
Caso o serviço não possa ser descontinuado, é imprescindível que o gestor também considere o tempo de
mobilização para a nova contratação.
Uma requisição que não atenda ao tempo necessário entrará no processo de Suprimentos com status de
emergencial2 , e a área solicitante deverá justificar essa contratação de emergência. Haverá uma aprovação
diferenciada de acordo com a delegação de autoridade da Vale.
Se alguma atividade for executada após o fim do período previsto, o contrato passará por regularização . A
regularização3 é o processo necessário para ajustar qualquer serviço que esteja em execução sem
cobertura contratual, seja de prazo ou de valor.
Durante a execução, a célula fará um trabalho de diagnóstico do contrato, para que, em conjunto com o
gestor, identifique:
>>se há inconsistências no escopo;

>>se o que foi requisitado é o que foi contratado;
>>se o que foi contratado é o executado;
>>se o que está sendo realizado é o que está sendo pago;
2. Emergencial: prevê um prazo de referência inferior ao prazo padrão da modalidade normal para execução do processo de
suporte. Habilita um processo não concorrencial exigindo a aprovação conforme Instrução para o Processo de Aquisição (INS-0016).
Emergencial Ad Hoc: Modalidade criada para atender com prontidão situações específicas que possam trazer prejuízo para a Vale
(material ou de imagem), e requeiram um esforço conjunto de toda a equipe do SCS, incluindo acompanhamento especial da
Equipe de Relacionamento com Clientes, para atendimento da solicitação da área usuária. Exemplo: acidente com dano ambiental,
eventos que causem parada na produção (quebra do virador de vagão, carregador de navio, outras), eventos relacionados a riscos
de segurança.
3. Regularização: Homologação de processos de aquisições que foram efetuados, no interesse da Vale, diretamente pela área
requisitante, sem que esta tivesse delegação da Diretoria Executiva da Vale para conduzir tais processos. Caracteriza-se por ser uma
medida excepcional, que deve ser evitada.
>>se os controles necessários estão sendo realizados;

>>se todos os documentos e comprovantes necessários estão regulares.
Em um contrato com custo fixo e variável, por exemplo, uma forma de analisar se o que foi contratado é
efetivamente consumido no contrato é analisar o custo fixo e o custo variável do fornecedor.
Se o consumo do custo variável está abaixo do estimado, é provável que o contrato esteja com mais horas
do que o necessário para a execução do serviço.
Se, durante o diagnóstico, a célula apontar inconsistências na contratação e for interesse do gestor, os dois
poderão revisar o contrato imediatamente e solicitar os aditivos4 cabíveis.
O gestor deve solicitar aditivos contínuo ao contrato que precisar de serviços diferentes dos previstos. Mas é
preciso avaliar se o serviço será contíinuo ou pontual, pois existem modalidades de contratação pontuais
que podem atender à sua demanda. Para saber mais, o gestor deve consultar a célula de contratos.
O gestor pode aproveitar esse diagnóstico para fazer correções e implantar melhorias na gestão de seu
contrato.
Como já visto, quando um equipamento mobilizado não é o que consta no escopo do contrato, não deve
ser autorizado o início do serviço.
No entanto, se, após o início, o gestor encontrar na área equipamentos diferentes dos contratados, ele deve
informar à célula, para que ela verifique junto a Suprimentos a melhor forma de tratar: se deverá ser feita
uma negociação com o fornecedor ou se o equipamento deverá ser substituído pelo previsto em contrato.
Adiantamentos financeiros solicitados pela Contratada devem ser autorizados conforme (NOR 0002 G).
Se o adiantamento for concedido, o gestor deverá exigir a prestação de garantia, conforme modelos
estabelecidos pelos Departamentos de Finanças Corporativas e Jurídico. Deverá também certificar-se de
que a garantia cobre o valor do objeto do serviço que está sendo prestado.
4. O Aditivo é utilizado para a concretização de alterações nos ajustes já celebrados.
Deve-se utilizar o aditivo nas seguintes situações:
a) quando for necessário executar serviços não previstos inicialmente;
b) quando forem necessárias modificações nos serviços contratados.
c) quando for necessário dar continuidade ao serviço prestado com o mesmo fornecedor.
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| 49 |
Execução
As solicitações de pagamento (SP) para adiantamento contratual aos fornecedores somente serão aceitas
pela Gerência de Contas a Pagar do (CSC), quando as condições de amortização forem informadas no
campo Descrição do formulário de autoatendimento e, principalmente, se estiverem de acordo com o
contrato celebrado.
Caso o contrato já esteja em andamento e sem previsão de amortização, é de responsabilidade do gestor

consultar a área de Suprimentos que negociou a contratação. Em seguida, é necessário informar o critério
de amortização na SP, para garantir o desconto integral do adiantamento, com observância ao prazo de
vigência contratual.
A garantia é dispensada em alguns casos, são eles:
>>autônomos contratados para despesas de viagem;

>>gráficas ou editoras referentes a assinaturas de periódicos e aquisição de livros;
>>empresas controladas pela Vale;
>>custas judiciais;
>>agentes ou empresas prestadoras dos serviçosAtenção
portuários;
>>agências publicitárias para desenvolvimento de campanhas;

>>despachantes (pessoa física ou jurídica);
>>casos em que o mercado impõe a prática de pagamento prévio à prestação de serviço.
Para dispensar outros casos da prestação de garantia, é preciso ter a autorização conforme limites de
Observando
delegação de autoridade.
Durante a execução, o fiscal e a célula serão grandes aliados do gestor.

Com uma comunicação clara e consistente entre as partes, eles
conduzirão o contrato com sucesso.
LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA E FISCAL
Com muitos contratos de serviços e pessoas contratadas trabalhando dentro das áreas da Vale, tornou-se
expressamente necessário o controle de requisitos legais – trabalhistas e previdenciários desses serviços.
O Núcleo de Administração de Contratos de Terceiros (NACT) é responsável pela prevenção de passivos

Resumo
trabalhistas decorrentes de contratos OpEx com terceiros na Vale, por meio do monitoramento em campo e
de uma análise documental detalhada e eficiente dos documentos apresentados mensalmente pelo
fornecedor.
Pesquisando
Relembrando
Um dos principais produtos gerados pelo NACT é o Relatório Análise de Contratos de Terceiros (RACT), um
relatório gerencial, ao qual o gestor e o fiscal do contrato têm acesso. Nele são identificados a localidade de
atuação do NACT, o nome da prestadora, o número do contrato, a avaliação da empresa após a entrega dos
documentos, o percentual de conformidade em relação ao passivo identificado, dentre outras informações.
Outro produto é o plano de ação, que inclui a ação corretiva, ou seja, o que a Contratada precisa fazer para
regularizar a pendência. Em caso de não cumprimento das ações descritas nesse plano, o NACT possui um
fluxo de ações corretivas para as Contratadas.
Além disso, o NACT apoia a avaliação do Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF) por parte do gestor,
emitindo periodicamente um Relatório de Suporte ao Preenchimento do IDF. Esse relatório inclui as
informações previdenciárias e trabalhistas da Contratada.
O papel do gestor é essencial para a atuação do NACT. Por isso, é importante que ele:
>>acompanhe o contrato;
>>informe ao NACT novos contratos e/ou alterações contratuais (término do contrato, aditivo etc.);
>>aplique penalidades, quando necessário;
>>acompanhe o status da Contratada por meio do Relatório Analítico;
>>exija a entrega dos documentos solicitados à Contratada.
AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR (IDF)
O IDF é o índice que mede o desempenho dos fornecedores de serviços e de materiais para a empresa.
Seus objetivos são:
>>Fornecer informação para Suprimentos realizar contratações mais adequadas às suas necessidades.
>>Estabelecer uma metodologia sistemática para a avaliação do desempenho de fornecedores,
gerando um registro formal de sua performance.
>>Viabilizar melhor gestão de contratos, pela definição de um padrão de acompanhamento e

tratamento dos desvios com a solicitação de um plano de ação.
>>Estabelecer um relacionamento mais transparente com o mercado.

>>Reconhecer os melhores fornecedores da Vale.
| 50 |
| 51 |
Execução
A avaliação do IDF tem sua metodologia subdividida em duas estruturas distintas relacionadas ao tipo de
contrato: IDF de Materiais e IDF de Serviços.
IDF de Materiais
Índice composto pela nota do questionário avaliado (denominado qualidade) combinado com a nota de
pontualidade e conformidade deste fornecedor.
A qualidade representa 40% da nota dos contratos de IDF de Materiais e se refere à avaliação feita pelo
gestor sobre a qualidade do fornecimento em determinado contrato, utilizando os questionários próprios
para avaliação dos contratos de materiais e equipamentos.
A pontualidade representa 40% da nota dos contratos de IDF de Materiais, é calculada automaticamente
com informações do ERP e consolidada para o trimestre de referência. Trata-se de um indicador que avalia
se o fornecedor entregou o pedido no prazo e na quantidade estipulada no contrato.
A conformidade representa 20% da nota dos contratos de IDF de Materiais, é calculada automaticamente
com informações do ERP e consolidada para o trimestre de referência. “
IDF de Serviços
Índice composto pela nota do questionário avaliado.
O questionário representa 100% da nota dos contratos do IDF de Serviços e se refere à avaliação feita pelo
gestor sobre a prestação de serviço de determinado contrato, utilizando questionários próprios para
avaliação da categoria do contrato de serviços.
Ao responder o questionário do IDF de Serviços ou Materiais você, gestor de contratos, é responsável por:
>>Fazer a avaliação de forma imparcial.

>>Guardar as evidências para futuras auditorias.
>>Monitorar resultados e, quando aplicável, solicitar e validar (na ferramenta) plano de ação para
fornecedor que apresentar índice inferior a 50% na nota geral do contrato, nota de Saúde e
Segurança ou nota de Meio Ambiente.
>>Solicitar na ferramenta o desbloqueio do fornecedor, quando necessário.

>>Cobrar do fornecedor a atualização de dados.
>>Manter informações dos contratos sob sua gestão atualizadas no Oracle/SAP.
A avaliação desse índice é baseada em indicadores quantitativos e qualitativos. O processo de avaliação

com metodologia estruturada e uma ferramenta especialmente desenvolvida para o IDF permitem que o
gestor realize uma avaliação mais adequada dos fornecedores Vale. Estes são alguns itens:
>>Questionários diferenciados com perguntas específicas por categorias.

>>Serviços interno e externo avaliados em questionários distintos.
>>Avaliação do contrato individual ou compartilhada:
>>avaliação Individual – A nota do contrato é obtida por meio de uma única avaliação;
>>avaliação Compartilhada – A nota do contrato é a média da avaliação de dois ou mais gestores de
área que compartilham o uso de um mesmo contrato.
>>Plano de ação para tratamento antes do bloqueio do fornecedor.

>>Flexibilidade no que se refere às alterações nos questionários.
>>Multilíngua/ferramenta preparada para suportar as operações globais.
Há opções de questionários para diferentes categorias que também estão divididos em relação ao
local da prestação de serviço e fornecimento de materiais.
O objetivo é separar os riscos e quesitos pertinentes a cada um destes tipos de contrato.
Existem as seguintes opções de contrato para cada categoria:
>>Questionários para contratos de serviços internos – Contratos que envolvem serviço prestado
dentro das instalações da Vale.
>>Questionários para contratos de serviços externos – Contratos que envolvem serviço realizado
fora das instalações da Vale.
>>Questionários para contratos mistos – Questionários utilizados para ambos os tipos de contratos,
pois independem de onde é realizada a prestação de serviço.
>>Questionários para contratos de materiais – Contratos que envolvem o fornecimento de

materiais, equipamentos e componentes.
| 52 |
| 53 |
Execução
A seguir, é apresentada a metodologia de serviços para as opções de contrato.
Questionários para Questionários para contratos Questionários para contratos Questionários para
contratos de materiais de serviços internos de serviços externos contratos mistos
Atenção
• Serviço de Vigilância e
Segurança.
• Manutenção. • Manutenção. • Obras.
• Fornecimento de • Consultoria. • Consultoria. • Gerenciadora de Obras.
equipamentos. • Serviços de TI. • Serviços de TI. • Projetista/Empresas de
• Fornecimento de • Serviços de RH. • Serviços de RH. Engenharia.
Materiais – CSC. • Serviços de Apoio e • Serviços de Apoio e • Fiscalização.
• Fornecimento de Infraestrutura. Infraestrutura. • Fornecimento com
materiais – DISU • Transportes. • Transportes. montagem.
• Estudos Ambientais.
• Ship management.
• Serviços de Estaleiro
Observando
METODOLOGIA DE SERVIÇOS E MATERIAIS
Os contratos avaliáveis são todos os contratos de serviço ativos, e com

mais de 90 dias, que tiveram execução no período avaliado.
CONTRATOS AVALIÁVEIS CONTRATOS NÃO AVALIÁVEIS
Razões pelas quais você pode declinar a

IDF de Serviços
avaliação de um contrato:
• Contrato ativo cuja prestação de serviço ainda

São considerados de avaliação obrigatória
Resumo não foi iniciada (motivo temporário).
os contratos ativos com mais de 90
dias negociados pelo CSC, DISU e áreas • Contrato ativo, mas sem execução de serviço
delegadas já incorporadas. no período (motivo temporário).
A inclusão de contratos opcionais – fora • Contrato com empresas do grupo Vale.
destes parâmetros citados – é limitada
à primeira semana do ciclo e deve ser • Contrato com empresas públicas,
solicitada pelo ponto focal da diretoria. universidades e fundações.
• Contrato de arrendamento e locação.
Pesquisando
IDF de Materiais • Contrato de fornecimento de cartões
alimentação/refeição/combustível.
São considerados de avaliação da
qualidade obrigatória os contratos que • Contrato de hotelaria.
Relembrando
pertencem a determinadas categorias • Contrato de licença de software.
elegidas por Suprimentos.
• Contrato de plano de saúde.
Todos os outros contratos com mais
de 90 dias negociados pelo CSC, DISU • Ordem de compra (OC) vinculada a outro
e áreas delegadas já incorporadas são contrato.
considerados opcionais.
• Contratos de material gráfico.
Para os contratos que não tiverem
• Contratos de pessoas autônomas.
avaliação de qualidade, a nota será
somente a consolidação da pontualidade • Prestação de serviço concluída antes do
e da conformidade. período de avaliação.
O fluxo de informações dessa ferramenta pode ser compreendido a partir do mapa a seguir.
Os ciclos de avaliação acontecerão conforme cronograma divulgado anualmente pela equipe do IDF, nos
meses de janeiro, abril, julho e outubro e fazem referência à execução dos serviços no trimestre
imediatamente anterior ao mês do ciclo.
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Associar Questionários
Questionários
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Gestor Cancelar
Avaliação de
Desempenho
Plano de Ação
Performance Empresa
Performance
Consolidada
Pontuação das
Métricas
Relatórios
Bloqueio
FLUXO IDF
| 54 |
| 55 |
Execução
TRANSPORTE DE CARGAS PARA
DIMENSÃO PESO PONTUAÇÃO CÓDIGO
CONTRATOS INTERNOS
1 Disponibilidade de Equipamentos 0,49 BRTC007
Qualidade do serviço prestado (satisfação
2 0,01 BRTC014
Técnica 45% do cliente)
3 Entrega da lista de verificação/checklist 0,20 BRTC082
4 Estado dos canteiros 0,30 BRTC083
1 Taxa de frequência de acidentes pessoais 0,40 BRSS001

Saúde e Protocolo de auditoria de Saúde e
27% 2 0,40 BRSS002
Segurança Segurança nas contratadas
3 Plano de Ação em Saúde & Segurança 0,20 BRSS003
1 Cumprimento das obrigações ambientais 0,20 BRMA001
2 Não Conformidades (NCs) Reincidentes 0,20 BRMA002
Meio Ambiente 13% 3 Atendimento dos requisitos legais e outros 0,20 BRMA003
4 Recursos para emergência 0,10 BRMA004
5 Ocorrências ambientais 0,30 BRMA005
1 Entrega de documentos (requisitos legais) 0,60 BRDC001

Documentação 5% Ocorrências relacionadas a Obrigações
2 0,40 BRDC002
Contratuais
Atendimento à solicitação de Plano de
1 0,30 BRPA001
Ação
Plano de Ação 10% 2 Eficácia do Plano de Ação 0,40 BRPA002
3 Aderência ao Plano de Ação 0,30 BRPA003
Cálculo da Pontuação
Compreenda, a seguir, como os cálculos das notas são realizados, desde a dimensão até a nota do grupo do
fornecedor.
>>Consolidação da nota da dimensão de um questionário

Consolidação da nota da dimensão
Itens Peso Nota Cálculo = Peso x Nota
Indicador 01 0.10 NA NA
Indicador 02 0.15 0 0,15 x 0 0
Indicador 03 0.20 25 0,20 x 25 5
Indicador 04 0.25 75 0,25 x 75 18.75
Indicador 05 0.30 100 0,30 x 100 30
TOTAL 1.00 53.75
Somatório de nota x peso dividido pelo peso aplicável
= 53,75/(1,00 - 0,10) = 57.08 →nota da imensão
Dimenstão 01 0.25 57.08 0,25 x 57,08 14.27

Dimenstão 02 0.25 100.00 0,25 x 100 25
Dimenstão 03 0.10 50.00 0,10 x 50 5
Dimenstão 04 0.10 46.00 0,10 x 46 4.6
Dimenstão 05 0.30 NA
TOTAL 1.00 48.87
→nota do
= 48,87/(1,00 - 0,30) = 69.81
questionário
>>Consolidação da nota de um questionário

Consolidação da nota do questionário
Dimensões Peso Nota Cálculo = Peso x Nota
Dimenstão 01 0.25 57.08 0,25 x 57,08 14.27

Dimenstão 02 0.25 100.00 0,25 x 100 25
Dimenstão 03 0.10 50.00 0,10 x 50 5
Dimenstão 04 0.10 46.00 0,10 x 46 4.6
TOTAL 1.00 48.87
→nota do
= 48,87/(1,00 - 0,30) = 69.81
questionário
| 56 |
| 57 |
Execução
>>Consolidação da nota do contrato do tipo IDF de Serviços (com um respondente)
Consolidação da nota do contrato do tipo IDF de
Serviços (com um respondente) é igual à
consolidação da nota do próprio questionário
Cálculo = Peso x
Dimensões Peso Nota
Nota
Dimenstão 01 0.25 57.08 0,25 x 57,08 14.27

Dimenstão 02 0.25 100.00 0,25 x 100 25
Dimenstão 03 0.10 50.00 0,10 x 50 5
Dimenstão 04 0.10 46.00 0,10 x 46 4.6
TOTAL 1.00 48.87
→nota do
= 48,87/(1,00 - 0,30) = 69.81
contrato IDF de Sv
>>Consolidação da nota do contrato do tipo IDF de Serviços (com mais de um respondente)

Serviços (com mais de um respondente)
Cálculo = Peso x
Respondentes Peso Nota
Nota
Respondente 01 1.00 69.81 69,81 x 1,00 69.81
100,00 x
Respondente 02 1.00 100.00 100
1,00
Respondente 03 1.00 50.00 50,00 x 1,00 50
TOTAL 3.00 219.81
→nota do contrato
= 219,81/(3,00) = 73.27
IDF de Sv
>>Consolidação da nota do contrato do tipo IDF de Materiais

Materiais
Cálculo = Peso x
Dimensões Peso Nota
Nota
Qualidade =
0.40 69.81 0,40 x 57,08
Questionário 22.83
Pontualidade 0.40 75.00 0,40 x 75,00

30.00
Conformidade 0.20 50.00 0,20 x 50,00

10.00
TOTAL 1.00 62.83
→nota do contrato
= 62,83/(1,00) = 62.83
IDF de Mat.
>>Consolidação da nota do fornecedor

Consolidação da nota do fornecedor
Peso = $ do
Contratos Nota Cálculo = Peso x Nota
contrato
Contrato 01 (tipo
$5.000,00 69.81 69,81 x 5000 349050
= IDF de Serviços)
Contrato 02 (tipo
= IDF de $10.000,00 62.83 62,83 X 10000 628300
Materiais)
TOTAL $15.000,00 977350
= 977350/(15000) = 65.16 →nota do fornecedor
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Execução
>>Consolidação da nota do grupo do fornecedor
Consolidação da nota do grupo do fornecedor
Peso = $ do
Contratos Nota Cálculo = Peso x Nota
contrato
Fornecedor 01 $15.000,00 65.16 65,16 x 15000 977400
Fornecedor 02 $10.000,00 100.00 100 X 10000 1000000
TOTAL $25.000,00 1977400

= 1977400/(25000) = 79.10 →nota do grupo do fornecedor
Avaliar a dimensão Documentação está relacionada ao calendário e à disponibilização dos relatórios por
parte do NACT, para áreas que já possuem esse núcleo implantado.
Os meses disponíveis pelo NACT serão considerados sem que isso seja considerado um prejuízo para o
processo.
IDF de Materiais
O IDF de Materiais avalia todos os contratos de materiais da Vale, negociados pelos compradores do CSC e
do DISU.
Esse índice é calculado mensalmente a partir de informações extraídas do ERP. Esse cálculo é automático e
não envolve a avaliação do gestor.
Para esse índice, são avaliadas as seguintes dimensões:
>>Pontualidade - Verifica se o fornecedor entregou o pedido no prazo estipulado no contrato.

>>Conformidade - Reflete o índice de devolução das mercadorias entregues nos armazéns da Vale,
seja porque o item não atendeu às especificações expostas no contrato ou à quantidade etc.
>>Competitividade - Indica o índice de participação do fornecedor em SDCs feitas por meio do

Quadrem/Oracle.
Classificação
A classificação dos fornecedores se dá em função da pontuação final obtida após a aplicação da avaliação
descrita anteriormente, conforme a tabela de conceitos a seguir.
CONCEITO DEFINIÇÃO PONTUAÇÃO (%)
Apresentou padrão de excelência nos

A 100 - 90
requisitos avaliados
Manteve um padrão de boa

B 89 - 75
qualidade nos requisitos avaliados
Manteve um padrão aceitável nos

C 74 - 51
requisitos avaliados
Apresentou condições insuficientes ou

D ≤ 50
muito aquém das exigidas pela Vale
Divulgação
A divulgação interna dos resultados será feita via sistema ou contigencialmente, via e-mail, pela equipe IDF.
Os resultados poderão ser consultados diretamente na ferramenta de avaliação, no caminho: Portal Vale >
Serviços Online > IDF Serviços ou pelo link http://snm.quadrem.net/SNM/Login.aspx, na aba Analisar e
Gerenciar > Avaliação de Desempenho> Performance da Empresa.
O acesso deverá ser solicitado via central 123 > suprimentos > outras opções.
Os fornecedores receberão, exclusivamente, via Portal Quadrem, sua nota global e por contrato, incluindo
os valores das dimensões de Saúde, Segurança e Meio Ambiente.
Link: http://snm.quadrem.net/SNM/Login.aspx.
Plano de Ação
Todos os contratos que estiverem abaixo do limite desejável , atualmente 60%, em nota geral ou em alguma
das dimensões deverão ter plano de ação solicitado.
Caso o gestor opte por não solicitar o plano de ação por algum motivo justificável (contrato está
terminando, alguma estratégia interna etc.) será necessário que esta justificativa seja documentada
internamente na área.
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Execução
Bloqueio
Fornecedores que tenham tido nota igual ou inferior a 50% por dois ciclos consecutivos serão bloqueados
por desempenho IDF nos seguintes critérios:
>>nota consolidada geral;

>>nota consolidada de Saúde e Segurança;
>>nota consolidada de Meio Ambiente.
O bloqueio ocorre para o fornecedor em todas as suas filiais cadastradas nos sistemas Oracle/SAP. O
bloqueio por IDF impede futuras contratações e termos aditivos, porém não impede:
>>a execução de um contrato em andamento;

>>a medição e a liberação de pagamentos de um fornecedor;
>>o recebimento de convites para participar de cotações (cabe à área de Suprimentos decidir pelo convite).
Para que o fornecedor não seja bloqueado ou para a liberação de fornecedores bloqueados é necessário
que se faça uma solicitação via sistema.
Essa solicitação será analisada pela equipe IDF, que a encaminhará para aprovação do diretor ou fará o
desbloqueio conforme solicitação, desde que o fornecedor tenha tido desempenho geral acima de 50% em
dois ciclos consecutivos.
Os fornecedores classificados como exclusivos ouAtenção

estratégicos serão removidos do bloqueio. Porém, é
necessário que o gestor do contrato faça a solicitação de um plano de ação para todas as dimensões que
tiveram performance abaixo do esperado.
Premiação
Anualmente, serão apurados os resultados e classificados os melhores fornecedores na avaliação dos ciclos
de Jan/Abr/Jul/Out (referente ao período de outubro a setembro do ano seguinte) e realizado um evento de
premiação, cujo formato e cujas categorias serão definidos anualmente pela equipe do IDF e pelas áreas de
Observando
Suprimentos do CSC e do DISU.
Todas as informações sobre programa, cronograma de avaliação,

bem como manuais e orientações aos gestores estarão disponíveis na
Intranet, no endereço:
Áreas da Vale > DECG > DISI> Índice de Desempenho dos

Fornecedores (IDF).
Resumo
Desmobilização
DESMOBILIZAÇÃO DE CONTRATOS
Com o vencimento do contrato, chega a hora de realizar sua desmobilização.
Um bom processo de desmobilização é fundamental para evitar problemas futuros, como abandono de
equipamentos, passivos trabalhistas ou impactos ambientais.
A célula de contratos irá promover reunião de encerramento contratual, envolvendo gestor de contrato,
fiscais, preposto do fornecedor e demais participantes, conforme necessidade do contrato. Na reunião de
desmobilização, a célula de contratos estabelecerá um cronograma de desmobilização, identificando todas
as pendências em aberto.
O gestor deverá inspecionar as instalações físicas utilizadas pelo fornecedor. As áreas de Saúde, Segurança
do Trabalho, Meio Ambiente e Segurança Empresarial deverão fazer as inspeções, quando necessário, e dar
o “de acordo” para a desmobilização. Sem o parecer das áreas, não deve ser realizada a desmobilização.
Para que a célula de contratos emita o Termo de Encerramento Contratual, é necessário que o NACT cobre
do contratado a prova de quitação de verbas rescisórias dos empregados e/ou a declaração formal da
empresa, citando os empregados que permanecem nos seus quadros, as certidões negativas do FGTS e do
INSS, bem como dos demais documentos exigidos no contrato, permitindo a liberação das garantias
contratuais. Caso a empresa apresente pendências com relação a esses itens, o Jurídico pode indicar a
execução da garantia contratual.
Caso não exista atuação do NACT na localidade onde o gestor atua, passa a ser responsabilidade do próprio
gestor solicitar ao fornecedor esses documentos. Nesse caso, os documentos deverão ser entregues à
célula, que verificará a existência de pendências.
Se houver pendências de Saúde, Segurança, Meio Ambiente ou trabalhista, o gestor não poderá encerrar o
contrato até que elas sejam resolvidas.
É responsabilidade do gestor, em parceria com o fiscal, acompanhar e cobrar o cumprimento das

pendências identificadas.
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Desmobilização
Atenção
O gestor e a célula devem manter um controle dos equipamentos mobilizados para o contrato, pois na
desmobilização é preciso ter certeza de que os equipamentos autorizados a sair da unidade são do
fornecedor.
Após essa verificação,

Observandoo gestor deverá emitir o Termo de Recebimento dos bens para os equipamentos em
contrato de comodato.
É importante que a célula e o gestor identifiquem se houve

adiantamento financeiro durante a execução do contrato. Caso o
adiantamento se confirme, é preciso verificar se houve o abatimento do
valor no contrato. Quando não é identificado o abatimento do valor, é
necessário executar a carta-garantia.
A carta-garantia será devolvida ao contratado quando não houver adiantamentos ou quando os

adiantamentos tiverem sido quitados ao longo da execução.
ENCERRAMENTO DO CONTRATO
Resumo
Caso não existam pendências, essas áreas emitirão seus pareceres, que deverão ser anexados ao Termo de
Encerramento de Contrato (TEC)1 . O TEC deverá ser assinado pelo gestor e pela Contratada.
Se o contrato previa fornecimento de combustível, alimentação e transporte pela Vale, o gestor deve entrar
em contato com a gestão dessas áreas para confirmar o término do contrato.
Pesquisando
Também deve informar sobre a desmobilização e devolver os crachás dos empregados da Contratada à área
de Segurança Empresarial, que fará a atualização do sistema de controle de terceiros.
Relembrando
O gestor também deve lembrar de verificar no sistema se existem medições ou pagamentos em aberto.
DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDORES
A área de Gestão de Fornecedores é responsável pelo desenvolvimento e pela qualificação de fornecedores

na Vale, que serão contratados pela área de Suprimentos.
O gestor também pode atuar na identificação de fornecedores, buscando sempre opções de bons
fornecedores para prestação de serviços na Vale.
1. Documento assinado pelas partes, com o intuito de formalizar o término da relação contratual. Ele pode ser utilizado para dar
quitação pelo cumprimento de todas as obrigações contratuais da outra parte. O Termo de Encerramento Contratual pode ou não
ser obrigatório no contrato e pode ter outras finalidades, tais como registrar a devolução de garantias, ressalvar o cumprimento de
obrigações que permanecem após o término do contrato etc.
Observando
Essa atitude promove ganhos para a empresa e para o gestor, pois, com mais opções de negociação, mais
possibilidades de atendimento e contratos irão surgir, fazendo com que o gestor não fique restrito a um
único fornecedor.
Se na área do gestor existir alguma Subcontratada que realiza um bom

trabalho ou se ele souber de bons fornecedores que ainda não são
cadastrados na empresa, pode orientá-los a se candidatarem como
fornecedores diretos da Vale.
Para se candidatar, o fornecedor deve:
1) Acessar o Portal Quadrem por meio do endereço: http://snm.

quadrem.net.
Resumo
2) Buscar todas as informações e os documentos necessários para se
tornar um fornecedor Vale.
Assim, quando houver necessidade de algum serviço na área, esse

fornecedor poderá atuar como um contratado Vale, trazendo benefícios
e economia para a empresa.
Pesquisando
Ao longo de todo o contrato, o gestor terá passado por muitas experiências e terá vivido situações que
tornarão sua atuação ainda melhor e mais madura. Todas essas experiências podem contribuir para
melhorias no processo, como será visto na próxima Unidade.
Relembrando
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Melhoria de Processo
ACOMPANHAMENTO E ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÕES DE CONTRATOS
A criação da célula de contratos promoveu a estruturação do processo de acompanhamento e o controle

formal dos contratos. A padronização desses documentos foi gerada para as diretorias, e as células
fornecem suporte aos Gestores, gerando e armazenando informações relativas aos contratos.
Caso o gestor utilize o Oracle, ele deve se inscrever, no SGE, no curso Gestão de Contratos e Serviços no
Oracle (CSUP 22). Esse curso irá liberar o acesso do gestor para realizar as medições e aprovações
necessárias para a gestão de seu contrato
Em algumas unidades que já possuem SAP, está sendo implantado o Módulo SAP de Gestão de Contratos.
Todas as informações poderão ser armazenadas nesse módulo, com o histórico do contrato, desde o
planejamento da demanda até sua desmobilização.
Por exemplo, o histórico do contrato irá beneficiar o gestor quando for contratar um tipo de serviço novo
em sua área. Poderá ser verificado nas outras áreas se ele já existe e analisar o desenvolvimento da
contratação.
Além disso, voce poderá criar no SAP um formulário onde irá controlar todo o ciclo de vida do contrato.
Para isso poderá utilizar formulário pré-existente e a partir dele deletar ou-criar novas atividades. .Assim,
outro gestor poderá acessar o SAP, buscar contratos da mesma área e utilizar o seu modelo para melhoria
de processo.
Ao especificar o escopo de um contrato no SAP, um gestor poderá complementar, criar controles e salvar
modelos. Assim, quando outro gestor acessar o SAP, poderá buscar contratos da mesma área e utilizar os
modelos criados para melhoria de seus processos.
As lições e boas práticas servem para a melhoria de todos os processos na gestão de contratos. O gestor
que utiliza o Módulo SAP de Contratos deve registrar lá todas as informações necessárias. Assim, outros
gestores também poderão melhorar a gestão de seus contratos utilizando o histórico que ele registrou.
Para liberar seu acesso a essa ferramenta, o gestor de contratos deve se inscrever, no SGE, nos cursos
Criação e gestão do ciclo de vida operativo (ID00025448), Gestão de ocorrências de contratos (ID00025447)
e Visão executiva de gestão de contratos (ID 00025445).
Ao encerrar um contrato, esses conhecimentos devem ser registrados e arquivados em locais de fácil
acesso, para disseminação das experiências a outros colegas de trabalho.
Atenção
Além de fazê-lo em diretórios de rede, foi criado um ambiente virtual propício à disseminação e à construção
coletiva de conhecimentos em contratos Vale: a Comunidade de Prática Gestão de Contratos.
Uma Comunidade de Prática (Community of Practice - CoP) pode ser

descrita como:
“um grupo de pessoas que partilham interesses, desafios, problemas que

enfrentam regularmente, e que se junta para desenvolver conhecimento
Observando
de forma a criar práticas em torno desse tópico.”
(Etienne Wenger)
Na Comunidade de Prática Gestão de Contratos, o gestor terá a oportunidade de ler sobre contratos de
outros sites, conhecer outros profissionais que trabalham com gestão de contratos, trocar experiências, tirar
dúvidas, discutir para a assertividade e, assim, otimizar a gestão e a fiscalização de contratos.
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Na comunidade, o gestor contará com um blog de comunicações, fóruns de discussão por processo, biblioteca
de documentos, normas e padrões, uma base de lições aprendidas e boas práticas em gestão de contratos.
Além disso, poderá aprender com erros e acertos em todo tipo de contrato vigente na Vale. Especialistas em
direito e contratos estão à disposição dos gestores para tornar seu trabalho mais fácil e simples.
Ao longo da vigência de um contrato, análises da execução do gestor são realizadas e, muitas vezes, lições
aprendidas e boas práticas são percebidas durante o processo.
É importante que o gestor registre sua vivência e suas experiências na comunidade de prática, contribuindo
para o crescimento da Vale.
Conclusão
COM A AJUDA DESTE guia, foi possível aprender sobre questões essenciais que envolvem a gestão de
contratos.
No capítulo Institucional, foram apresentados aspectos institucionais que permeiam a gestão de contratos,
identificados os tipos de contratos e a cadeia de valor de gestão de contratos.
No Planejamento da Demanda, foram apresentados os princípios do planejamento da demanda e

analisados os recursos para a Análise Make or Buy.
Na Contratação, mostrou-se como compreender os procedimentos para emissão e análise da requisição de

compra, incluindo, o seu papel como Gestor de Contratos, o da Célula e o do Fiscal de Contratos, no caso de
uma compra técnica.
Na Mobilização, foram listadas as fases do processo de mobilização. As responsabilidades do gestor, da

célula e do fornecedor durante esse processo foram descritas, identificando-se os pontos pendentes que
devem ser acompanhados após a reunião de mobilização.
Na Execução, foram apresentados os requisitos técnicos que devem ser verificados durante a execução do
contrato, além dos requisitos de Meio Ambiente e S&S que devem ser monitorados. Também foram listadas
as responsabilidades do NACT e dos Gestores de Contratos na observação da legislação tributária fiscal.
Além disso, foram observados como ocorre a avaliação do fornecedor.
Na Desmobilização, foram analisadas as inspeções e pendências que devem ser verificadas no processo de
desmobilização (S&S, Meio Ambiente, Equipamentos etc.) Além disso, foram apresentados os
procedimentos para a desmobilização e o papel do gestor de contratos neste processo.
Por fim, na Melhoria de processo, foram identificadas oportunidades de implantação de melhorias durante
a gestão de contratos. Além disso, apresentou-se a comunidade prática como espaço para registro de boas
práticas e lições aprendidas.
O gestor deve guardar este guia e consultá-lo quando precisar. Além disso, a área normativa e a célula de
contratos poderão apoiá-lo durante todo o processo de gestão de contratos. Nessas áreas, existem
profissionais preparados para ajudá-lo sempre que necessário.
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Glossário
Adicional de Insalubridade - Adicional salarial relativo ao exercício de trabalhos com agentes agressivos à
saúde acima do limite de tolerância estabelecido pelo Ministério do Trabalho.
Adicional de Periculosidade - Adicional salarial inerente às atividades que implicam contato permanente
com artigos inflamáveis e condições de risco elétrico ou de explosão.
Adicional Noturno - Corresponde a, no mínimo, 20% do valor da hora diurna nos serviços executados
entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte.
Aditivo - Instrumento legal utilizado para a concretização de alterações nos ajustes já celebrados. Deve-se
utilizar o aditivo nas seguintes situações:
a) Quando for necessário executar serviços não previstos inicialmente.
b) Quando forem necessárias modificações nos serviços contratados.
c) Quando for necessário dar continuidade ao serviço prestado com o mesmo fornecedor.
Avaliação de Desempenho - Instrumento à disposição da Contratante, capaz de fornecer subsídios para

auxiliar o gestor na qualificação e na seleção de seus fornecedores.
Contratante - Empresa que recebe de outras empresas recursos (físicos, humanos, tecnológicos etc.) para a
realização de seus objetivos de negócios. A Contratante se vincula a essas empresas por um contrato, no
qual Contratante e Contratada assumem direitos e obrigações.
Contrato de Trabalho - Relação em que há subordinação entre pessoa jurídica e pessoa física por meio de
vínculos que envolvem dinheiro e tempo.
Despesas Diretas - Despesas que interferem diretamente na formação dos preços.
Despesas Indiretas - Despesas que interferem indiretamente na formação dos preços.

Desvio - São requisitos não atendidos, para os quais, quando do interesse da Vale, será adotado um
controle de gerenciamento de exceções que assegure medidas alternativas de controle para gerenciamento
das condições de Saúde e Segurança.
Emergencial - Prevê um prazo de referência inferior ao prazo-padrão da modalidade normal para execução
do processo de suporte. Habilita um processo não concorrencial, exigindo a aprovação conforme Instrução
para o Processo de Aquisição (INS-0016).
Emergencial Ad Hoc - Modalidade criada para atender, com prontidão, às situações específicas que possam
trazer prejuízo para a Vale (material ou de imagem) e que requeiram um esforço conjunto de toda a equipe
do SCS, incluindo acompanhamento especial da Equipe de Relacionamento com Clientes, para atendimento
da solicitação da área usuária. Exemplo: acidente com dano ambiental, eventos que causem parada na
produção (quebra do virador de vagão, carregador de navio, outros), eventos relacionados a riscos de
segurança.
Garantia de Execução Contratual - Serve para preservar a Vale dos impactos ocasionados pelo não
cumprimento do contrato ou para a empresa garantir que receberá de volta eventual empréstimo feito à
Contratada.
Irregularidades - Ações que geram passivos trabalhistas para a Vale.
Medições - Forma como os serviços serão medidos pelo gestor do contrato. A finalidade é verificar,
quantitativamente e qualitativamente, se os serviços ou fornecimentos foram efetivamente executados, de
acordo com as condições contratuais.
Parceiros - Pessoas físicas ou jurídicas que conjugam esforços e capital no interesse comum, indo além da
simples formalização do contrato.
Parte - Pessoa jurídica ou física que celebrou um contrato com outra parte.
Pontos de Atenção - Pontos em constante análise, pois podem gerar passivo trabalhista.
Preposto - Pessoa que dirige ou representa uma empresa ou um negócio, em substituição e por nomeação
do seu proprietário ou representante legal.
Quarteirização - É a delegação da gestão dos contratos terceirizados. É preciso atenção, pois é comum a
confusão entre os conceitos de Quarteirização e Subcontratada. Quarteirização vem a ser a contratação de
uma empresa de serviços para gerenciar as parcerias. A única função da empresa que gerencia os demais
terceiros é a administração.
Reajuste - Atualização do valor a ser pago pela Contratante à Contratada, conforme índice previsto no
contrato.
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Glossário
Regularização - Homologação de processos de aquisições que foram efetuados, no interesse da Vale,
diretamente pela área requisitante, sem que esta tivesse delegação da Diretoria Executiva da Vale para
conduzir tais processos. Caracteriza-se por ser uma medida excepcional, que deve ser evitada.
Repactuação - Acordo entre as partes para modificar o valor devido pela Contratante à Contratada. A
repactuação pode ocorrer a qualquer momento, independentemente de previsão contratual, mas motivada
pela variação do preço dos custos dos insumos que compõem o preço cobrado pela Contratada. Um
exemplo é a repactuação do valor de um contrato de prestação de serviços de transporte em virtude do
aumento do diesel.
Responsabilidade Previdenciária - Refere-se ao INSS e aos demais impostos que a Vale tem que recolher.
Responsabilidade Solidária - Decorre da lei ou do contrato e impõe a duas ou mais pessoas o pagamento
de determinada obrigação, podendo o credor, ou credores, exigir a satisfação do débito de qualquer um
dos envolvidos.
Responsabilidade Subsidiária Trabalhista - Decorre do fato de que o tomador de serviço incorre em

culpa in eligendo por ter eleito/escolhido mal seu parceiro, que não é idôneo, ou em culpa in vigilando, por
não vigiar/fiscalizar o recolhimento das verbas trabalhistas de seus empregados.
SLA (Service Level Agreement) - Acordo de nível de suporte firmado entre a área prestadora de serviço de
suporte e a área cliente interno, no qual a primeira se compromete a cumprir determinado patamar de
atendimento para um critério de sucesso preestabelecido (Fonte: INS-0025).
Subcontratada ou Subempreitada - Pessoa jurídica que executa parte do objeto do contrato cedido pela
Contratada, com autorização específica e por escrito da Contratante. Vale ressaltar que a Contratante não
tem qualquer obrigação de autorizar a Contratada a realizar subcontratações.
Terceirização - É a transferência de segmento(s) do processo de produção da empresa para outras que

tenham maior especialização na atividade transferida. Terceirizar consiste em concentrar energia em sua
verdadeira vocação e delegar a terceiros as atividades não vocacionais do negócio.
Termo de Encerramento Contratual - Documento assinado pelas partes, com o intuito de formalizar o
término da relação contratual. Ele pode ser utilizado para dar quitação pelo cumprimento de todas as
obrigações contratuais da outra parte. O Termo de Encerramento Contratual pode ou não ser obrigatório no
contrato e pode ter outras finalidades, tais como registrar a devolução de garantias, ressalvar o
cumprimento de obrigações que permanecem após o término do contrato etc.
Termo de Recebimento Definitivo - Emitido pela Contratante para documentar recebimento e aceite
definitivo pela Contratante do objeto contratual.
Termo de Recebimento Provisório - Emitido pela Contratante para documentar o recebimento parcial ou
total do objeto contratual. Usualmente significa que a Contratante tem um prazo definido para verificar o
cumprimento das obrigações pela Contratada e para aceitar ou rejeitar o objeto entregue. É muito comum
em obras, porque, muitas vezes, a Contratante da obra só percebe alguns defeitos quando está dentro do
imóvel.
Tributos - Compreendem impostos, taxas, contribuições, encargos sociais e empréstimos compulsórios que
incidem sobre o valor a ser pago pela Contratante à Contratada e sobre a receita obtida pela Contratada
com o contrato.
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Bibliografia
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento pelas Diretrizes. Nova Lima, MG: INDG Tecnologias e Serviços
Ltda, 2004.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Miniaurélio: o minidicionário da língua portuguesa. 7ª edição.

Curitiba: Ed. Positivo, 2008.
GOMES, Regina Celi Vidal. O orçamento base-zero como técnica de planejamento financeiro. Taubaté:
UNITAU, 2000. 77 f. Monografia (Especialização em MBA Finanças e Contabilidade). Departamento de
Economia, Contabilidade e Administração de Empresas, Universidade de Taubaté, São Paulo, 2000.
PROJECT Management Institute. Um guia completo em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK).

4 ed. EUA: PMI, 2008.
RAZA, Claudio. Orçamento base zero: modismo ou necessidade. Disponível em: <http://www.
administradores.com.br/informe-se/artigos/orcamento-base-zero-modismo-ou-necessidade/11742/>
Publicado em: 30 jan. 2006. Acesso em: 24 fev. 2011.

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VALER - EDUCAÇÃO VALE

A gestão e a fiscalização desses contratos de fornecedores ou de suprimentos têm-se tornado atividades

Área de Gestão de Contratos Vale

O PROGRAMA FOI ESTRUTURADO de forma a enfatizar o processo de trabalho em gestão de contratos

ESTRUTURA DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS VALE

O programa tem como objetivos:

>>Padronizar as práticas de gestão de contratos em todas as localidades e áreas da empresa.

O Programa em Gestão de Contratos Vale - PGC

>>Garantir a atualização das informações sobre gestão de contratos a todos os envolvidos.

Curso on-line com

FASES DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS

Curso on-line com tutoria

O curso é disponibilizado no ambiente on-line com acompanhamento de tutoria especializada. Esse

O fórum é um espaço complementar para que os empregados compartilhem conhecimentos e

Com a certificação, é realizada a inclusão do empregado no ambiente virtual da Comunidade de Prática

Curso presencial por área de atuação

É separado um momento presencial para trabalhar especificamente cases e propiciar um momento de

Curso on-line de Reciclagem

CÓDIGO DE ÉTICA VALE

Se o gestor reconhecer que um de seus fornecedores não está adequado

CÓDIGO DE ÉTICA DO FORNECEDOR

O Código de Conduta encontra-se no endereço da Vale na Internet, na página de fornecedores.

Política de Direitos Humanos

1. Saúde e Segurança é responsabilidade de todos.

2. Valorizar Saúde e Segurança significa valorizar as pessoas.

3. Queremos melhorar sempre e consistentemente.

4. O foco em Saúde e Segurança é a “perda zero”.

5. A prevenção de riscos é sempre privilegiada.

6. O gerenciamento de Saúde e Segurança é amplo.

7. O gerenciamento de Saúde e Segurança considera todos os relacionamentos.

Política de Desenvolvimento Sustentável

Mas é importante que o gestor compreenda o papel do Operador Sustentável.

Operar com sustentabilidade é atuar com consciência e responsabilidade socioeconômica e ambiental

>>V – Valor para stakeholders (partes interessadas)

>>A – Antecipação e prevenção de falhas

>>L – Legislação como base: melhoria contínua

Atuar em plena conformidade com a legislação e os demais requisitos aplicáveis, buscando

>>O – Organização e disciplina

Trabalhar de forma organizada e disciplinada, adotando práticas rigorosas de planejamento,

>>R – Respeito e ética nos negócios

Em sua atuação, o gestor de contratos deve conhecer a Política de

Assim, os principais objetivos da Auditoria são:

>>Estimular e disseminar as melhores práticas que proporcionem o fortalecimento dos controles

>>Assegurar que as informações repassadas à Administração Superior sejam confiáveis.

As atividades da Auditoria relacionadas à gestão de contratos envolvem:

Avaliação do processo de contratação:

Cumprimento de cláusulas contratuais:

Composição dos boletins de medição:

Inspeção física do objeto contratual:

Ao final do processo de Auditoria, é emitido um relatório com fatos,

CONHECIMENTOS GERAIS SOBRE CONTRATOS

A seguir, são apresentadas os tipos e as modalidades de contrato utilizadas na Vale:

É um instrumento contratual completo aplicável na contratação de:

São Instrumentos contratuais para:

>>contratações de prestação de serviços fora dos estabelecimentos das empresas Vale;

Documento de Pagamento (SPS)