Planejamento de Eventos

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Montagem de Eventos
Organização e Gestão de Eventos

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Introdução
Curiosidade: O termo “montagem” se origina da
apresentação de peças de teatro. Refere-se à
reunião de todos os componentes de uma
produção teatral para sua apresentação em um
palco. Muitos dos eventos que usam esse termo
são apresentados em um só local e requerem uma
organização similar à de uma produção teatral.

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Introdução
A montagem também pode dizer respeito à
organização de um determinado local dentro de um
festival maior.
Ex: SWU

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Montagem de eventos
 Os principais questões/elementos da montagem são:
Temática e formato do evento
Programação
Escolha do local
Público e convidados
Palco
Força, iluminação e som
Audiovisuais e efeitos especiais
Serviços de alimentação
Artistas
Pessoal
Hospitalidade
Cronograma da produção
Registro do evento
Contingências

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 Em cada evento, a ordem de importância desses
elementos varia.
Ex: Galetto/Culinária
 Elementos comuns: palco, lista de contato e de
responsáveis, cronograma de produção.

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Temática e Formato
do Evento

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Temática e Formato do Evento
 A principal decisão artística e criativa a ser tomada é a
determinação do tema. É o tema do evento que o
diferencia de outros eventos.
 Tudo começa na temática do evento. Tudo vai girar em
torno do tema.

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Tema
Local
Serviço de Bufê
Audiovisuais e efeitos
especiais
Luzes e som
Artistas, entretenimentos,
apresentadores
Decoração, objetos
cenográficos e cenário

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Programação
Toda a programação montada do evento. É como
ordem de apresentações, escala de
tempo, definido de uma forma linear. O programa
de um festival de grande porte é um conjunto de
atividades.

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Programação
“A programação da noite deve começar criando uma atmosfera...
não é aconselhável comandar o público – dê tempo para que
eles se acomodem. Então, o mestre de cerimônia deve
apresentar a festa, de modo que o propósito do evento seja bem
conhecido por todos. (...) Programe-a para que termine em um
momento de ápice, seja enquanto o público está
dançando, aplaudindo ou cantando.”
Colin Slater

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Local do Evento
 A escolha do local é uma decisão crucial que, em ultima
análise, irá determinar muitos dos elementos de
montagem.
 Muitos eventos acontecem dentro de quatro paredes e
um teto, sendo o local escolhido por outros fatores.
Pode-se considera-lo uma tela em brando, não qual o
evento é “pintado”.
 Pode haver eventos, não seja necessário usar todas os
cargos costumeiros, pois pode haver outro tipo de
inteiração por parte dos convidados.

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Local do Evento
 Sempre visitar o local do evento.
 Veracidade dos documentos
 Imagens desatualizados

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 As considerações da montagem do evento com respeito
ao público são:
 Combinar o local ao tema do evento
 Combinar o tamanho do local ao porte do evento
 Configuração do local, inclusive as linhas de visão e a
configuração dos assentos.
 Histórico dos eventos no local, incluindo a reputação do
local
 Disponibilidade

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 O que o local pode proporcionar
 Transporte de/para e em torno do local;estacionamento
 Acesso para público, equipamentos, artistas, vips, pessoal e pessoas
com necessidades especiais
 Toaletes e outros detalhes de infra-estrutura
 Aparelhos de jantar e serviços de bufê preferidos
 Comunicação , incluindo telefone/internet
 Clima, incluindo microclima e ventilação
 Planos e saídas de emergência

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O Palco
 Uma ferramenta indispensável no elemento palco é a Planta de
Palco. É uma planta baixa, geralmente desenhada por
engenheiro, que contem todos os detalhes do palco e o que está
diretamente ligado a ele. Existem algumas sub-plantas (planta de
som, planta de luz, planta de assentos). Essas plantas são usadas
pelos profissionais de cada área. Ela deve ser rica em detalhes para
que os profissionais consigam prever qualquer tipo de problema.
Desde microfonia até cadeiras que não conseguiram ver o telão.

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Energia Elétrica
 Não pode ser tratada como um fator sem importância. Ainda mais
quando envolve um grande número de pessoas.
 Tipo de energia – Trifásica Bifásica
 Quantidade de energia necessária, especialmente horário de pico
(Chitaozinho e Xororó)
 Luzes de emergências
 Posição e número de tomadas

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Energia Elétrica
 Tipos de conduítes e distância da tomada até o aparelho
 Fiação atual do local, uma vez que locais antigos geralmente podem
ser mal aterrados
 Voltagem/amperagem do equipamento que será trazido
 Fatores de segurança, inclusive a cobertura de conduítes e a
possibilidade de escape de eletricidade no terreno por causa da
chuva
 Normas locais e estaduais referentes à energia elétrica

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 Possui duas funções: Estética e Pragmaticamente
 Pragmaticamente: permitem a todos ver o que está acontecendo.
 Primeiro item da lista a ser verificado.
 Iluminação interna: Sinais luminosos (saída, toaletes), bem como áreas de
serviços alimentícios e bilheterias.
 Iluminação externa: Identificação do local, segurança e propaganda dos
patrocinadores.
 Fatores de cunho prático e estético:
 Ela combina com a temática do evento e poderá contribuir para enriquecê-la?
 Poderá ser usada tanto para iluminação do ambiente quanto para as exibições?

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 Há um gerador reserva? (Plano B)
 Quais são os requisitos de energia elétrica (as luzes podem usar bem mais
energia que o sistema de som?)
 Ela causará interferência nos campos magnéticos de outros sistemas? Por
exemplo: um painel para regular a intensidade da luz pode criar um ruído audível
no sistema de som.
 Ela virá com uma pessoa responsável pelo planejamento da iluminação com o
painel de iluminação? (operador de iluminação)
 Quais são os efeitos luminosos necessários (efeitos de luzes. Estroboscópica,
penumbra progressiva.) E se as luzes do local prestam pra isso. (natural)
 Qual é o equipamento necessário (árvores e latas) e há algum espaço no local
para montá-lo?

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Som
 De que maneira a iluminação pode auxiliar na segurança do evento?
 Plano de iluminação: É uma mapa do local que mostra o tipo e a
posição da iluminação.
 Plano: Disposição das luzes, tipos de luzes, inclusive canhões e
refletores móveis, direção para onde as luzes devem apontar, que
cores usar.

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Som
 A principal razão de se ter um equipamento de som em um evento é
permitir que a platéia ouça com clareza a música, as palestras e os
efeitos de áudio.
 Diferenciação de público: Público jovem (som mais alto), público
mais velho (som mais baixo)

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Som
 Disposição das caixas de som diferente para cada evento
 Estética do sistema de som
 Acústica do local
 Antecedência nos testes
 Testando, 1, 2, som.

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Audiovisuais e Efeitos Especiais

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 Esse tema influencia diretamente no qualidade percebida pelo
público.
 É diferente alugar um equipamento de audiovisual e contratar uma
equipe de produção e consultoria.
 Swu: Projeção na Água, Jornalzinho, Comerciais, VJ que
acompanhava o show, etc. Raves: VJ,
 Os efeitos espaciais de um evento são usados para atrair a
atenção, gerar entusiasmo e manter o interesse. Pirotecnica(fogos)
se tornou parte da logística.

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Objetos Cenográfios e
Decoração

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 Fazem o público interagir com o ambiente, fazendo com que o tema
amplie a sensação e possam viver em um mundo imaginário.
 A forma como esses elementos de montagem são combinados e sua
relativa ênfase no evento geralmente refletem o estilo pessoal da
empresa.

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Bufê
 Disposição dos alimentos. Ordem com os quais eles são servidos e
apresentados (conforme o tema)
 Decisão do acesso a bebidas alcoólicas podem representar grande
decisão para o gerente do evento por conta do público (se todos
estão aptos a consumir) e o comportamento causado por ela
(geralmente no final do evento)
 Serviço da casa ou contratado
 Fatores de controle de qualidade a se considerar
 Custos
 Manuseio do lixo

+
 Variações de tratamento dependendo do artista
 Contato: Verificar se contato é direto com o “talento” ou possui
empresário. A quem irá se dirigir resolver os detalhes do evento
 Requisitos de Montagem: Plano de palco. Cada Talento tem a sua
forma de apresentação. Variando formato de som, luzes e
disposições
 Disponibilidade para ensaio, atenção da mídia e atuação: Se é em um
festival, há um tempo cronometrado para cada atividade. Há tempo
para entrarem, se acomodarem e deixarem o local. É necessário que
o tempo seja computado, pois pode haver programa de série de
ensaios com outros artistas

+
 Contratos e Exigências: Taxas mínimas, condições de sindicatos,
estrutura legal dos artistas e seu Copyright
 Pagamento: Há artistas que possuem uma estrutura organizada para
recebimento de pagamento, mas o esquema 30, 60, 90 não se
encaixa para a maioria, que espera o recebimento imediato.
 Diversos meios culturais, dependendo de cada artista e sua
apresentação.

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 Não sobrecarregar com informações desnecessárias para os
membros da equipe
 Briefing enxuto
 Equipamentos complexos específico não deixam espaço para
inexperiências. É necessário muito profissionalismo e segurança.
 Nomes e funções dos membros da equipe são mantidos numa lista
de contatos e numa folha de responsabilidade.

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 O que os patrocinadores esperam que o gerenciamento do evento
proporcione para eles e seus convidados?
 A forma que todas as pessoas que estão no evento são tratadas, seja
ele uma festa corporativa ou um festival, é primordial. Eles precisam
se sentir confortáveis e com vontade de voltar outra vez ou feliz com
o resultado.
 1º estágio: saber as expectativas dos convidados. 2º estágio: superar
as expectativas dos convidados, especialmente proporcionando mais
conforto. 3º estágio: é ser flexível a mudanças nas necessidades dos
convidados durante o evento. 4º estágio: é avaliar a hospitalidade do
evento de forma que ela possa ser aperfeiçoada da próxima vez.

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 O cronograma de produção é o principal documento para a
montagem. Ele é o documento mestre a partir do qual vários outros
cronogramas são criados.
 Lista detalhada de tarefas com horas definidas para iniciar e
terminar.
 Esse cronograma geralmente toma forma de um gráfico de Gannt.
(Hora, atividade, local e responsável)

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 O registro do evento é tão importante quanto o próprio evento. Ele
vai servir para analisar a competência da equipe organizadora e pode
ser usado para promover a empresa patrocinadora.
 Pode servir de referencia para os eventos futuros.
 O registro pode ser em vídeo, foto, som ou relatório escrito.
 O registro do evento não deve ser deixado pra ultima hora. É um
elemento a ser considerado logo da organização do evento.

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 Umas das coisas importantes a se considerar quando se monta um
evento é a possibilidade dos erros. É preciso considerar o “e se”. Ter
sempre um plano B.
 O palco do festival pode ter um blecaute. Os artistas podem não
chegar.
 É necessário se preparar para o pior. Ter um plano de emergência. E
todos os profissionais envolvidos no evento devem ter conhecimento
desses planos de emergência.

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