6542191
6542191
6542191
Практическое руко-
водство по успешной реализации проектов. Пер. с англ.: Альпина Паблишер; Москва; 2012
ISBN 978-5-9614-3755-3
Аннотация
В предлагаемой книге подробно излагаются:
1. основополагающие принципы управления бизнес-процессами,
2. их преимущества и выгоды для организаций, а также приводятся
3. примеры осуществления такого управления.
В ней рассматривается:
1. общая схема,
2. комплекс инструментов и методов ВРМ, а также
3. выбор одного из четырех вероятных сценариев его реализации.
Книга содержит более пятидесяти конкретных примеров, иллюстрирующих различные
ее положения, а также этапы проекта ВРМ и основные атрибуты, которые являются важны-
ми факторами обеспечения успеха проекта. Вы:
сможете заглянуть внутрь механизма, при помощи которого можно определить
готовность организации или структурного подразделения к ВРМ,
поймете что, зачем и как делается при реальном усовершенствовании процессов.
Книга может служить справочником для организаций, осуществляющих проекты управ-
ления бизнес-процессами, поскольку материал, изложенный в ней, дает в руки группы про-
екта практический инструментарий, пояснения и помощь в успешной реализации проекта
ВРМ.
Переводчик В. Агапов
Научный редактор В. Тренев
Редактор Е. Бекназарова
Руководитель проекта А. Половникова
Корректор Е. Тульсанова
Компьютерная верстка М. Поташкин
Художник С. Прокофьева
Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может
быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами,
включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного
использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
© John Jeston and Johan Nelis, 2006
Published by Elsevier Ltd. All rights reserved.
© Издательство Символ-Плюс, 2008
© ООО «Альпина Паблишер», 2012
Нашим семьям.
Ивонне, Британни, Коннору, Кэсси и Курту.
Сандре, Анжелике и Мистик.
Без их поддержки мы бы не справились.
Мы знаем, что временами было очень трудно, и никогда не забудем ваше участие. Спа-
сибо вам!
Мы постараемся наверстать упущенное время для общения с вами.
Джон и Йохан
Содержание
Об авторах и соавторах 5
Предисловие 7
Краткая история BPM 8
Чему учит история 10
Предыстория 12
Введение 13
Что есть продуктивность, или постоянное совершенствование бизнеса 14
Благодарности 16
Часть I 17
Глава 1 18
Краткая история управления бизнес-процессами 18
Очередная «гранд-идея», или как рождаются мифы 18
Цикл «раскрутки» BPM 19
Что загадочного в BPM 20
Синдром «вершины айсберга» 21
Исследуя «реальность» 22
Управление изменениями и измерение 22
производительности
Заключение 23
Глава 2 24
Глава 3 27
В чем проблема 27
Почему же это не работает 27
Почему автоматизация не дает ожидаемого результата 28
Чему учит история 29
Заключение 30
Глава 4 31
Глава 5 37
Управление бизнес-процессами 37
Управление бизнес-процессами как составная часть «управления» 38
Управление совершенствованием бизнес-процессов 38
Ближе к бизнесу 39
Привлечение внешних специалистов по BPM 39
Глава 6 41
Стратегия организации 41
Почему стратегия организации важна для бизнес-процессов 41
Что должна содержать стратегия организации и архитектура процессов, что-
бы создать подходящие условия для анализа и совершенствования процессов 42
Архитектура процессов 42
Об авторах и соавторах
Джон Джестон (John Jeston) работает в бизнесе и отраслях ИТ более тридцати лет,
управляя проектами и бизнес-процессами, занимаясь реинжинирингом бизнес-процессов,
разработкой систем, аутсорсингом, консультированием и общим управлением. Помимо сво-
ей занятости в консалтинге, он занимал должности финансового контролера, менеджера от-
деления, директора компании ПО, а также директора по ИТ.
Недавно Дж. Джестон стал специализироваться в стратегии и внедрении управления
бизнес-процессами и теперь является ведущим консультантом в практическом внедрении
BPM компании TouchPoint. Его сегодняшняя работа заключается в стратегическом консуль-
тировании в области BPM, большей частью в финансовой сфере, и управлении консультан-
тами фирмы TouchPoint при реализации различных проектов BPM. В последние три года он
проводил семинары на нескольких конференциях по BPM. Дж. Джестон является автором
руководителем курса обучения программы дистанционного обучения BPM в Австралии
(johnjeston@managementbyprocess.com).
Йохан Нелис (Johan Nelis) получил международный опыт как консультант-практик
управления бизнес-процессами. Он организовал и управлял работой в области BPM тридца-
ти консультантов в Голландии, а в настоящее время является соучредителем и вице-
председателем голландского Форума BPM. Нелис работал в качестве советника в ООН. Он
также хорошо известен своей тягой к передаче знаний и опыта и доказал способность стиму-
лировать и мотивировать людей. Он организовал много курсов обучения BPM и выступал с
лекциями для аспирантов.
Нелис работал во многих отраслях, с особым упором на финансы и связь, специализиро-
вался на согласовании и увязке процессов со стратегией, целями бизнеса и ИТ. Он провел
множество аудитов процессов и способен точно указывать жизнеспособные решения. Более
того, Нелис очень хорошо владеет инициированием и надзором за внедрением BPM и удачно
обеспечивает самостоятельное и улучшенное выполнение людьми своих функций. Сейчас он
работает ведущим консультантом в компании TouchPoint, где является советником по стра-
тегическим вопросам бизнес-процессов и руководит группой консультантов по BPM. Он вы-
ступал на семинарах и проводил практические занятия на нескольких конференциях по BPM
в Европе и Австралии. Нелис является автором и руководителем курса обучения программы
дистанционного обучения BPM в Голландии и Австралии
(johannellis@managementbyprocess.com).
Фриц Буссемейкер (Frits Bussemaker) работает в отрасли ИТ с 1988 года. Он занимал
различные руководящие коммерческие должности в компаниях, среди которых Logica
Cambridge Technology Partners. В настоящее время Буссемейкер является менеджером стра-
тегических альянсов компании TIBCO Software в Голландии. В 1999 году он организовал и
стал председателем голландского отделения Ассоциации профессионалов стратегических
альянсов (www.strategic-alliances.org). Буссемейкер также является учредителем председате-
лем Форума BPM в Голландии (www.bpm-forum.org), созданного в 2003 году, членом Коми-
тета советников Форума BPM в Бельгии, автором Business Process Management Magazine и
сайта bptrends.com. Получил степень магистра в Университете Делфта.
Тоня де Бруин (Tonia de Bruin) работает над кандидатской диссертацией в Технологи-
ческом университете Квинсленда в Австралии, где специализируется в области комплексно-
сти управления бизнес-процессами. Имея звание сертифицированного бухгалтера с 2001 го-
да, в 2004 году она получила звание магистра ИТ в том же университете. У нее большой
опыт работы в финансовой сфере, где в течение 15 лет она была и менеджером, и консуль-
тантом. Опыт управления в проектах совершенствования процессов вызвал у Тони острый
интерес к взаимосвязи между бизнес-процессами и ИТ.
Бред Пауэр (Brad Power) является исполнительным директором Исследовательского
центра бизнес-процессов в Бэбсон-колледже. Имея более чем двадцатилетний опыт консуль-
тирования в управлении и исследовательской работы в различных отраслях по всему миру,
он занимается важными вопросами бизнес-возможностей и проблемами клиентов, сочетая
человеческие, технологические и бизнес-аспекты. С 1981 по 1997 он работал в CSC Index,
фирме реинжиниринга. Возглавляя многие консалтинговые проекта инноваций процессов,
он в течение трех лет руководил исследовательской службой в CSC Index по бизнес-реин-
жинирингу, работая с тридцатью руководителями высшего ранга во главе инициатив реин-
жиниринга и с основателями этого направления. Получил степень MBA в Калифорнийском
университете в Лос-Анджелесе и степень бакалавра в Стэнфордском Университете.
Майкл Розманн (Michael Rosemann) – профессор информационных систем и соруково-
дитель группы управления бизнес-процессами в Технологическом университете Квинсленда,
Брисбейн, Австралия. Степени магистра (1992 год) и кандидата наук (1995 год) он получил в
Университете Мюнстера в Германии. Основная сфера его интересов – управление бизнес-
процессами, моделирование бизнес-процессов, системы на предприятиях и онтология. В
своих исследованиях на данный момент он среди прочего изучает критически важные фак-
торы успеха моделирования процессов, вопросы моделирования процессов в целом и реаль-
ное применение моделирования процессов. Имеет огромный опыт консалтинга, был совет-
ником по вопросам управления процессами в организациях различных отраслей, включая
связь, банки, страхования, ЖКХ и логистику. Помимо более сорока публикаций в журналах,
семидесяти публикаций по итогам конференций и тридцати пяти глав в книгах, он является
редактором трех книг:
1. Reference Modelling,
2. Business Process Management
3. Business System Analysis and Ontologies, а также
4. членом редакций шести журналов, включая Business Process Management (BPM) Mag-
azine.
Предисловие
Эта книга не должна была стать чем-то необычным, но она необычна. Ее следовало бы
написать уже давно, но ее не написали. Все книги об управлении бизнес-процессами должны
быть похожими на нее. Но не похожи. Книги, которые якобы рассказывают сотрудникам ор-
ганизаций, как сделать нечто, должны быть такими же ясными и понятными, как эта книга.
Но такое случается редко. Уже давно нужно было развеять мифы о загадочности управления
процессами. Но этого тоже не произошло.
Самое замечательное в этой книге – бездна здравого смысла. Она предлагает, казалось
бы, прозаические идеи, вроде той, что в различных обстоятельствах нужно несколько раз-
личных уровней изменений процессов или что для осуществления изменений процессов од-
них только технологий недостаточно. Эти соображения кажутся очевидными, но их редко
встретишь в мире управления бизнес-процессами (BPM).
Краткая история BPM
Вряд ли нова мысль о том, что на работу можно посмотреть как на процесс и затем со-
вершенствовать его. Она зародилась еще на пороге прошлого столетия у Фредерика Тейлора
(Frederick Taylor), а скорее всего, еще раньше. Ф. Тейлор с соратниками разработали совре-
менный промышленный реинжиниринг и усовершенствование, хотя методики ограничива-
лись сферой ручного труда и производственными процессами. Подход Тейлора широко
практиковался в начале прошлого века, но к его середине был порядком подзабыт.
Следующий значимый вклад в управление процессами был сделан Шуартом (Shewart),
Демингом (Deming), Юраном (Juran) и др. в результате комбинации:
усовершенствования процессов по Тейлору и
статистического контроля процессов.
Этот вариант управления процессами предусматривал:
измерение и ограниченную вариативность процессов,
постоянное, а не эпизодическое улучшение и
наделение рабочих полномочиями по совершенствованию процессов.
Оказалось, что у японских фирм была:
бизнес-потребность – восстановление после войны и построение глобальных рынков,
дисциплина для реализации программ постоянных усовершенствований.
Другие фирмы в других странах взяли на вооружение постоянное усовершенствование и
«всеобщее управление качеством» на основе статистических принципов, но это требует зна-
чительно большей дисциплины, чем большинство из них может обеспечить.
В частности, Toyota приняла такой подход и превратила его в заметное продвижение по
пути управления процессами. Производственная система Toyota (TPS) сочетает статистиче-
ский контроль процессов с непрерывным их изучением в децентрализованных рабочих кол-
лективах, подход по принципу «включения в производственный процесс», сводящий к ми-
нимуму отходы и складские запасы и считающий каждое малое улучшение в процессах экс-
периментом, который нужно спланировать, измерить и извлечь из него уроки. Но лишь не-
сколько фирм преуспели во внедрении TPS, и даже Toyota достигла больше успехов в этом
подходе в Японии, чем на своих зарубежных заводах. Несколько менее жесткий подход к
TPS проявился в «строгих» методиках, принятых недавно многими компаниями США.
Следующий крупный поворот в BPM случился в 90-х годах прошлого века, когда многие
западные фирмы столкнулись с экономическим застоем и жесткой конкуренцией со стороны
глобальных конкурентов, особенно японских компаний. К уже сформировавшимся обоб-
щенным идеям управления процессами реинжиниринг бизнес-процессов принес несколько
свежих подходов:
• кардинальную (не постепенную) перестройку и совершенствование работы;
• широкий охват многофункциональных бизнес-процессов;
• повышение значимости усовершенствования;
• применение информационных технологий как средство реализации новых методов ра-
боты.
Реинжиниринг стал первым сдвигом в механизмах управления процессами в сторону
фокусировки на таких административных аспектах, как управление заказами и обслужива-
ние клиентов. Не было особого выделения статистического контроля процессов или непре-
рывного совершенствования. Многие фирмы в США и Европе предприняли проекты реин-
жиниринга, но большинство оказалось слишком амбициозными и трудными в реализации.
Сначала реинжиниринг выродился в эвфемизм 1 сокращения штатов, а затем исчез (хотя
налицо некоторые признаки его возрождения).
Самый последний случай всплеска энтузиазма в управлении процессами связан с мето-
дологией «шесть сигм» – подходом, созданным компанией Motorola в 80-х годах и пропа-
гандировавшимся фирмой General Electric в 90-х. В некоторых аспектах «шесть сигм» пред-
ставляет собой возврат к статистическому контролю процессов; а сам термин «шесть сигм»
означает один дефект выхода по шести среднеквадратичным отклонениям распределения
вероятности выхода данного процесса. «Шесть сигм» также предусматривает возврат к
нацеленности на относительно мелкие рабочие процессы и, скорее, постепенные, чем карди-
нальные усовершенствования. Однако большей частью методики совершенствования «шесть
сигм» применялись эпизодически, а не постоянно, и хотя работникам давалась власть улуч-
шать собственную работу, им, как правило, помогали специалисты, имевшие «черный пояс».
Некоторые фирмы стали комбинировать «шесть сигм» с более радикальными подходами,
похожими на реинжиниринг, или со «строгими» подходами – производными TPS. Сейчас
еще слишком рано утверждать, продолжит ли «шесть сигм» существование; я вижу некото-
рые признаки потери импульса, но, несомненно, популярность данной методологии все еще
велика среди многих фирм США.
Подход к BPM в этой книге – достойное внимания слияние всех названных выше подхо-
дов. Здесь нет жесткой опоры на статистический контроль или экспериментирование. Вни-
мание сосредоточено на основах усовершенствования процессов и изменениях. ИТ не счи-
таются стержнем изменений процессов, но и не игнорируются. Рассматриваются все главные
средства понимания, измерения и изменения функционирования процессов, имеющиеся у
организации.
Чему учит история
Какие же уроки дает нам история и как они связаны с книгой, которую вы держите в ру-
ках? Во-первых, ясно, что в управлении процессами в прошлом наблюдались некоторые
странности. Оно было немного незрелым, не сложившимся, принимало различные формы
как прихоти управления. Это не означает, что в самой концепции нет рационального зерна –
я сам ее страстный почитатель. Скорее, менеджеры и фирмы, возможно, хватались за более
модные недолговечные подходы. Некоторые менеджеры даже говорили мне: «Мы реализуем
«шесть сигм», а управлением процессами не занимаемся». Эта неспособность увидеть лес за
отдельным деревом станет проблемой, если (или, более вероятно, когда) начнет таять при-
влекательность отдельного варианта управления процессами.
Возможно, увлечение «новым» подходом (или, по крайней мере, сочетанием известных
идей под новым наименованием) необходимо, чтобы «зацепить» людей, но проблема в том,
что через некоторое время каждый новый вариант увлекает все меньше и меньше. Обычное
управление бизнес-процессами – суть каждого из этих подходов со странностями – может
быть, не столь завлекательно, но уж точно необходимо. Его нужно сначала принять, а затем,
возможно, сохранить на умеренном уровне популярности.
Эта книга замечательно свободна от странностей и является отличным руководством по
фундаментальным принципам управления процессами. Авторы указывают на «миф о зага-
дочности» управления процессами, и они правы в том смысле, что туман в этой области со-
храняется слишком долго.
Также очевидно, что управление процессами, со временем претерпевая изменения, все
больше становится синтетической дисциплиной. Я рад отметить, что в этой книге также
принят синтетический подход к управлению процессами. Каждый новый подход к управле-
1
Не говоря грубее
нию процессами строился на прежнем фундаменте, добавляя один или несколько новых эле-
ментов. В идеале организация могла бы воспользоваться всеми имеющимися элементами
или инструментами для удовлетворения нужд управления процессами каждого отдельного
проекта. Однако сведение всех возможных инструментов управления процессами в одном
едином подходе было бы затруднительно. Все они не уместятся в книге обычного формата.
Поэтому представляется вероятным, что в будущем фирмы будут собирать инструменты,
нужные им под конкретный проект, используя специально выстроенную или сконфигуриро-
ванную методологию. Такой процесс конфигурации потребует либо очень опытных консуль-
тантов управления процессами, которые могли бы собрать подходящие инструменты, либо,
возможно, программного обеспечения, которое поможет менее опытным пользователям
сконфигурировать методологию.
Несмотря на методологические вопросы, управление процессами сводится к изменениям
в людях. Это относится к любым вариациям управления процессами. Как указывают авторы,
люди – это ключ к внедрению новых разработок процессов. Если люди не захотят работать
по-новому, часто очень трудно заставить их сделать это. Так что любые успешные действия
управления процессами требуют энергичных усилий в плане культуры, лидерства и управ-
лении изменениями персонала. Несколько глав этой книги посвящены именно этим вопро-
сам.
Управление процессами не заменяет все и вся в организации – это не панацея. Многие
другие авторы убеждали, что усовершенствование процессов – все, что нужно организации
для успеха. Авторы этой книги такой ошибки не совершают; они утверждают, что управле-
ние процессами должно стать одним из постоянных подходов к управлению организациями.
Оно должно быть согласовано со стратегией, управлением человеческими ресурсами, фи-
нансовым управлением, управлением информацией и другими традиционными сферами
управления, и расширять их. Эти и другие соображения, высказываемые в книге, могут пока-
заться банальными. Они действительно здравые, но недостаточно банальны.
Томас Х. Дейвенпорт
Предыстория
Идея написать эту книгу родилась в 2003 году, когда я занимался начальной стадией
проекта BPM в крупном финансовом учреждении. За три десятилетия консультирования и
работы линейным менеджером в больших и малых организациях у меня развились собствен-
ные интуитивные профессиональные навыки управления проектами и бизнесом. Теперь я
пытаюсь разобраться, как помочь консультантам нашей деятельности в BPM развить навыки
быстрее, чем просто обучаясь в процессе работы.
Я поискал в Интернете и на книжных полках полноценное руководство «как успешно
реализовать проект BPM?». Мне нужна была не просто общая картина, а подробное пошаго-
вое наставление, которое мы могли бы дать клиентам и консультантам, которое вынудило
бы меня меньше прибегать к интуиции (хотя я по-прежнему считаю, что это самое мощное
орудие) и подходить к проектам BPM более формально. Не найдя ничего подходящего, в по-
следующие 12 месяцев я стал записывать свои мысли.
В середине 2004 года мы получили резюме Йохана из Голландии, который хотел уехать
в Австралию из своей страны, где он возглавлял деятельность BPM фирмы Sogeti (часть
компании Cap Gemini). Йохан также работал над разработкой общей схемы для проектов
BPM и присоединился ко мне в консалтинговой деятельности по BPM компании TouchPoint.
Вскоре мы объединили свои усилия по написанию этой книги.
Джон Джестон (John Jeston)
Меня всегда поражало, что в наше время профессиональные знания и умения консуль-
танта BPM по-прежнему большей частью основаны на опыте, и их седые волосы – все еще
яркое тому подтверждение. BPM по-прежнему больше искусство, чем наука. Существует
очень немного источников информации, на которые можно положиться при реализации про-
екта BPM:
очень мало хороших книг, охватывающих все нужные аспекты;
результаты поиска в Интернете перегружены рекламой поставщиков решений;
очень немногие семинары или курсы обучения оправдывают свои обещания.
Я всегда был страстным поборником обмена опыта и знаниями – начиная с моей первой
работы в ООН, где не только достигались результаты, но и передавались знания.
За время своей карьеры в Sogeti я имел счастливую возможность разрабатывать эталон-
ные справочные модели и руководства; проводил обучение BPM и читал лекции, а также ор-
ганизовывал экспертную группу BPM и голландский Форум BPM. Йерен Верстег (Jeroen
Versteeg) и Клаас Бронгерс (Klaas Brongers) оказали мне большую помощь в этом деле.
Написание книги, сочетающей как комплексный всесторонний взгляд, так и необходи-
мые подробности, было давно лелеемой мечтой. Когда я стал работать в компании
TouchPoint, Джон Джестон рассказал мне о своих планах и показал набросок общей схемы. Я
понял, что эта мечта осуществится.
Йохан Нелис (Johan Nelis)
Введение
Глобализация ведет к переизбытку производственных мощностей или потенциала по-
чти во всех отраслях, а это является причиной того, что все больше товаров и услуг ста-
новятся товарами повседневного спроса, либо приводит к снижению цен. Поэтому успех
сопровождает тех, кто умеет лучше всего приспосабливаться. При этом инновации мето-
дов работы предприятия становятся столь же важными, как и инновации продуктов, ко-
торые продает компания.
Луис В. Герстнер, мл. (Louis V. Gerstner Jr), {19}
Осторожно относитесь к модным словечкам, методам управления и новейшим веяниям
вроде EVA, TQM, системы сбалансированных показателей (BSC), рационализации деятель-
ности на основе сравнения (benchmarking), BPR, шести сигм, а теперь и BPM – все они обе-
щают много и часто считаются панацеей. Менеджеры могут спрятаться за этим словечками и
сказать: «Ну, я применил эту штуку, как было сказано, но она так и не заработала».
Эти «новейшие методики» кажутся простыми в применении, но в реальной жизни они
сложны. Менеджерам по-прежнему необходимо критически оценивать свою организацию и
вносить изменения, которые нужны именно их предприятию, – «по отдельному заказу».
Времена бурных перемен в организациях и в обществе налагают на руководителей и ме-
неджеров особые обязанности лидеров при прорыве через существующие границы в два-
дцать первый век:
• развитие глобального потенциала;
• позиционирование на дальнейший рост;
• неустанное совершенствование бизнеса;
• управление организацией, «глядя на нее со стороны, сверху».
Стейс и Данфи (Stace, Dunphy), {71}
Петер Дрюкер (Peter Drucker) ({16} – выделено авторами) утверждал, что: … единствен-
ный колоссальный вызов, стоящий перед менеджерами в развивающихся странах мира –
поднять производительность работников сферы знаний и услуг. Этот вызов десятиле-
тиями будет доминировать в области управления, определять конкурентную эффектив-
ность компаний и саму ткань общества, а также качество жизни в развитых странах.
Что есть продуктивность, или постоянное совершенствование бизнеса?
Широко распространено мнение, что продуктивность (или постоянное совершенствова-
ние бизнеса) означает:
способность все делать быстрее с меньшими затратами. Разумеется, это подходящий
критерий и, вероятно, самый общий. Нельзя не учитывать также:
качество и вопросы обслуживания клиентов;
скорость ее реакции на запросы рынка, внедрение инноваций продуктов или услуг, а
также способности изменяться в соответствии с требованиями рынка. Сейчас много говорят
о том, что эту самую подвижность (маневренность) предприятию может обеспечить внедре-
ние автоматизированного управления бизнес-процессами.
Компании крайне важно определить тип продуктивности или производительности, кото-
рый важен или даже критически важен для достижения ее стратегической цели. Простой от-
вет на этот вопрос дают все вышеперечисленные характеристики (время, затраты, качество,
обслуживание клиентов, восприимчивость к рынку и маневренность бизнеса). Однако нелег-
ко одновременно преследовать все эти цели, не имея структурированного и планового под-
хода.
В главе 13, где рассматривается стратегия организации, указывается, что организация
должна выбрать одно из трех стратегических направлений {73}:
1. доверительные отношения с клиентом – лучшее комплексное решение для клиента.
2. Совершенство функционирования – по затратам и себестоимости.
3. Обеспечение лидирующего положения продукта – продукт должен быть лучшим.
М. Триси (Treacy, M.) и Ф. Виерсма (Wiersma, F.) отмечают, что невозможно преуспеть в
достижении сразу трех целей. Необходимо выбрать одну из них, в противном случае, по сло-
вам Майкла Портера (Michael Porter) {58}, предприятие окажется в положении Буриданова
осла, не достигнув ни одной цели, и в конечном итоге либо исчезнет, либо не обеспечит хо-
рошей продуктивности.
Именно лидеры должны:
выбрать приоритетную стратегию для организации, а затем
выделить процессы, которые необходимо реорганизовать или создать для достижения
желаемого результата.
Все больше лидеров осознают, насколько это важно для реализации стратегии и целей
организации.
Эта книга о том, как обеспечить лидерство в организации, осознавая суть управления
бизнес-процессами и его важность для организации, и как это осуществить на практике. В
ней также рассмотрена общая схема и комплекс инструментов и методик, которые состав-
ляют практическое руководство по успешной реализации проектов управления бизнес-
процессами.
Однако читатель должен ясно понимать, что управление бизнес-процессами – весьма
сложная работа. Это не роман, который читают от корки до корки, а, скорее, справочник для
организаций, реализующих проекты управления бизнес-процессами, представляющий все-
сторонний подход. Различные этапы и шаги в описываемой схеме настолько сложны и так
сильно взаимосвязаны, что менеджеру, не имеющему опыта управления бизнес-процессами,
при первом чтении книга покажется необъятной. Но после прочтения, изучения и примене-
ния материалов книги сложности и взаимозависимости станут понятнее, и постепенно вста-
нут на свои места.
Книга состоит из четырех частей:
1. в части I рассмотрено десять распространенных вопросов об управлении бизнес-
процессами (англ. BPM) и даются ответы на них. Ответы адресованы высшим руководите-
лям организации, и в них выдержан всесторонний обобщенный подход к управлению биз-
нес-процессами на уровне организации в целом. Вовсе не обязательно заниматься этими во-
просами и ответами на них до внедрения или реализации проекта BPM внутри организации.
Ответы даются не на уровне проекта, а на уровне всей организации. Они призваны обрисо-
вать общую картину, способствовать пониманию управления бизнес-процессами и переори-
ентированию организаций на процессы.
2. Часть II описывает общую схему и предназначена для практиков BPM. В ней подроб-
но рассматривается схема проекта BPM, включая два различных наиболее вероятных момен-
та запуска такого проекта и выбор четырех наиболее вероятных сценариев его реализации.
После этого приводится десять этапов и три «ключевых компонента» проектов BPM. Этапы
1 и 2 (стратегия организации и архитектура процессов) предназначены, главным образом,
для организаций, зрелых в смысле BPM, и их не всегда надо полностью предусматривать до
начала проекта. Этапы 3–10 уже базируются на проекте BPM и описывают действия и меро-
приятия, необходимые для успешного его выполнения.
Полнота и характер реализации каждого этапа схемы зависят от того, каким образом ор-
ганизация пришла к решению о необходимости проекта BPM и выбранного сценария реали-
зации (типа проекта). На выбор сценария оказывает влияние:
BPM,
зрелость организации и
вовлеченных в проект руководителей в области процессов, а также
конкретные условия и обстоятельства в организации или структурном подразделении,
инициирующем проект.
3. Часть III также рассчитана на руководителей организации и дает возможность загля-
нуть внутрь механизма, позволяющего определить готовность организации или структурно-
го подразделения к BPM и вживлению BPM в организацию, чтобы обеспечить постоянное
совершенствование бизнес-процессов.
4. Часть IV адресована практикам. Она включает ряд приложений, связанных со всеми
этапами общей схемы и дающих в руки группы проекта практический инструментарий, по-
яснения и помощь в успешной реализации проекта BPM.
Книга также содержит более пятидесяти конкретных примеров, иллюстрирующих раз-
личные ее положения. Два примера достаточно пространны, чтобы показать использование
этапов общей схемы целиком на практике.
Предостережение
Бытует опасное заблуждение, что приобретение программного средства моделирования
процессов решает все проблемы, и процессы после этого усовершенствуются сами собой.
Нет ничего более далекого от истины. Моделирование процессов – это всего лишь про-
граммный инструмент, и без методологии или общей схемы, квалифицированного персона-
ла, который умел бы его применять, и искреннего стремления руководства организации оно
бесполезно.
Выбор программного средства моделирования процессов описан в Приложении L. Как и
многие другие сокращения, появившиеся в последнее время, вроде CRM и ERP, BPM неред-
ко применяется и трактуется неправильно.
В настоящий момент понятием BPM по-разному оперируют:
• поставщики программных продуктов, которые сосредоточены лишь на технологи-
ческом решении усовершенствования процессов;
• другие поставщики программных продуктов, для которых BPM означает модели-
рование бизнес-процессов или управление эффективностью работы предприятия или орга-
низации;
• консультанты, специализирующиеся в реинжиниринге бизнес-процессов и приме-
няющие BPM, для того чтобы продолжить свою миссию;
• менеджеры, которые изо всех сил бегут за модой на BPM, но совершенно не пони-
мают, куда они в результате попадут;
• аналитики бизнес-процессов, для которых BPM – это возможность расширить свои
устремления в области моделирования процессов.
Многие наблюдатели отрасли и вендоры дают определения понятия BPM, в которых
технология (средства автоматизации) фигурирует в качестве непременного и важного ком-
понента управления бизнес-процессами; они утверждают, что BPM и есть технология. Но
если взглянуть на BPM с точки зрения простого здравого смысла, то понятно, что BPM опи-
сывает управление бизнес-процессами.
Имея в виду эту простую мысль и сосредоточив основное внимание на организации,
предложим такое определение управления бизнес-процессами: достижение целей организа-
ции посредством совершенствования, управления и контроля основных бизнес-процессов.
Важно, чтобы смысл слов, выделенных курсивом в приведенном выше определении,
воспринимался всеми одинаково, поэтому каждое из них снабжено точным определением и
помещено в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Термины, входящие в определение понятия «управление бизнес-
процессами»
Термин Содержание
Достижение Реализация стратегической цели, сформулированной в стратегическом плане организа-
ции. На уровне проекта это означает создание ценности или извлечение пользы или вы-
годы для организации, как указано в технико-экономическом обосновании проекта
Цели Могут лежать в широком диапазоне: от стратегической задачи организации до задач
отдельного проекта. Суть заключается в достижении результатов или решении задач
организации. Само по себе ВМР целью не является: скорее, это средство достижения
цели, решения совершенно реальных задач
Организация Предприятие или его часть, например, обособленное или самостоятельное структурное
подразделение. Речь идет о сквозных процессах, связанных с данной частью организа-
ции. Такой подход призван обеспечить порядок в ведении дел
Совершенствование Как сделать бизнес-процессы более эффективными и продуктивными
Управление Измерение показателей эффективности работы людей и процессов, а также управление
ими. Речь идет об организации всех необходимых компонентов процессов: расстановка
людей, подбор по их квалификации, мотивирование, измерение эффективности работы,
вознаграждение, сами процессы, а также система и структуры, необходимые для обеспе-
чения процессов
Контроль Сквозное - от начала до конца - управление бизнес-процессами; включает полный цикл
Деминга: «план-действие-сверка-реакция» (Plan - Do - Check - Act – PDCA). Неотъемле-
мая составляющая контроля – возможность правильного измерения. Невозможно кон-
тролировать и управлять тем, что невозможно измерить
Основной процесс Не все процессы обеспечивают прямой вклад в достижение стратегических целей орга-
низации. Основные процессы такой вклад обеспечивают
Бизнес Внедрение ВМР должно влиять на бизнес, обеспечивая выгоды и преимущества. Оно
должно быть сосредоточено на бизнес-процессах, являющихся ключевыми для главной
бизнес-деятельности организации. Они обеспечивают достижение ее стратегической
цели
Процессы Определений понятия «процесс» столько же, сколько самих процессов. Нам импонирует
определение Роджера Берлтона: «настоящий процесс включает все, что необходимо че-
ловеку, заинтересованному в результате, для получения ожидаемого результата». Эта
фраза содержит суть настоящего сквозного процесса: от исходного механизма включе-
ния процесса до окончательного удовлетворения заинтересованных лиц. Далее Берлтон
добавляет, что «окончательная проверка полноты процесса заключается в том, выдает ли
он четкий продукт или услугу внешнему заинтересованному лицу или другому внутрен-
нему процессу»
Сегодня все склонны соглашаться (и наблюдать эту тенденцию приятно), что BPM – это
наука управления бизнес-процессами.
Пол Хармон из Business Process Trends {31} определяет BPM как «управленческую дис-
циплину, направленную на совершенствование работы предприятия путем управления его
бизнес-процессами».
Таким образом, управление процессами – это составная часть «обычного» управления.
Руководству и ведущим сотрудникам важно осознавать, что нет финишной черты в совер-
шенствовании бизнес-процессов; это программа, которая должна работать постоянно.
Итак, BPM – это:
• больше, чем просто программное обеспечение;
• больше, чем простое совершенствование или реинжиниринг процессов – отрабаты-
ваются и вопросы управления;
• не просто модное течение, а составная часть управления;
• не только моделирование – анализа требует и внедрение и реализация этих процес-
сов.
И последнее (по порядку, но не по важности) замечание. Как управленческая дисципли-
на, BPM требует:
наличия «сквозной» комплексной картины организации и
достаточного здравого смысла
И того, и другого часто не хватает.
Глава 3. Почему важно усовершенствовать бизнес-процессы, перед тем как их ав-
томатизировать
Легкие решения сложных проблем очень соблазнительны. В мире бизнеса нужно уметь
быстро решать проблемы и сразу продвигаться вперед. Когда с работой трудно справиться
достаточно быстро, оказывается, что ее можно автоматизировать!
Автоматизация офисного труда за последние 100 лет доведена до такой степени совер-
шенства, что сегодня автоматизируется почти все: написание писем, бухгалтерия, составле-
ние отчетов, учет имущества и складских запасов, продажи и обработка заказов, документо-
оборот и управление документацией. Поэтому первый соблазн при столкновении с пробле-
мами производительности, эффективности и управления бизнесом – приобрести автоматизи-
рованное решение проблемы.
В чем проблема
Сегодня предприятия, особенно крупные организации со сложным комплексом сервис-
ных продуктов, начинают осознавать, что возможности их систем ИТ (IT – Information
Technology) в усовершенствовании работы предприятия ограничены. Даже если основные
системы работают эффективно и производительно (что случается далеко не всегда), стано-
вится все труднее опережать конкурентов в повышении эффективности работы предприятия,
в целом, и качества обслуживания, в частности, до уровня, соответствующего ожиданиям
клиентов и акционеров. Даже Билл Гейтс, ярый сторонник технологий автоматизации, при-
знает, что автоматизация дает эффект только в применении к эффективно организованной
работе.
Итак, решив насущные проблемы автоматизации функциональных систем предприятия
и добившись большей части просто получаемых выгод и преимуществ, организации теперь
обращаются к более сложным и системным областям эффективности функционирования,
чтобы добиться усовершенствования работы предприятия за счет скачкообразных измене-
ний, т.е. к самим процессам функционирования бэк-офиса (вспомогательных служб и служб
обеспечения основной деятельности). Что подсказывает нам интуиция для решения этих за-
костеневших в своей неэффективности функциональных служб?
Правильно. Автоматизируем их! В конце концов, автоматизация сработала для систем
управления объемами производства и производительностью, и сейчас на рынке полно по-
ставщиков, наперебой предлагающих решения документооборота и графического представ-
ления документов для конкретной отрасли или среды деятельности, часто уже готовые к ис-
пользованию без настройки на конкретного пользователя.
Почему же это не работает - главным образом, есть две причины - в этой книге син-
дром:
1. «черного ящика» - ситуация, когда руководители смотрят на процесс как на непонят-
ную, непознаваемую «вещь в себе». Детали им неизвестны, но каким-то образом результат
на выходе из «черного ящика» достигается. Руководители чувствуют, что, возможно, сами
процессы не столь эффективны и продуктивны, как могло бы быть (поскольку не ведутся
измерения качества и объемов проделанной работы). Но, по крайней мере, процессы рабо-
тают, а менеджеры опасаются что-либо менять, потому что перемены могут разрушить
«хрупкое» равновесие в «черном ящике», а устранить проблему тяжело, не понимая ее. По-
этому автоматизировать «черный ящик» проще – это становится проектом, а предприятия
реализуют «проекты».
2. Поверхностного взгляда: процессы и связанный с ними персонал рассматриваются
как «священная корова» – руководители не могут или не хотят обсуждать эффективность и
результативность процессов или ставить жесткие вопросы. Они склонны «скользить взгля-
дом по поверхности» проблемы и боятся заглянуть в суть – лечение симптомов, а не болез-
ни. В таких организациях привнесение новых технологий представляется намного более
простой задачей, поскольку разговора о процессах или персонале не заходит – речь идет
только о технологии.
Если неэффективность бизнес-процессов можно легко устранить, автоматизировав их,
почему организации частенько нанимают консультантов после приобретения дорогостояще-
го продукта автоматизации процессов документооборота, который так и не решил проблему?
Почему автоматизация не дают ожидаемого выигрыша и преимуществ? На деле в организа-
циях часто наблюдается увеличение бумаготворчества или объема переделываемой работы и
снижение качества после автоматизации ключевых бизнес-процессов и процессов докумен-
тооборота.
Почему автоматизация не дает ожидаемого результата
Ответ кроется в замечании Билла Гейтса в эпиграфе. Сама по себе автоматизация чего-
либо не решает коренные проблемы, а лишь ускоряет их выявление, способствует росту их
количества и частотности. Идею замены неисправного механизма чем-то значительно луч-
шим почти никогда не удается реализовать в зрелой организации, поскольку трудно вносить
мгновенные крупномасштабные изменения в процессы и культуру предприятия по ходу его
работы. В лучшем случае находится компромиссное решение, часто с заметными превыше-
ниями сроков реализации и бюджета проекта. В худшем случае проект проваливается пол-
ностью и статус-кво сохраняется. В обоих случаях ожидаемые преимущества не реализу-
ются, а уровень удовлетворенности клиентов может резко упасть.
Возникает вроде бы очевидный вопрос: «Почему бы организациям не отладить процессы
до принятия решения об автоматизации?»
В большинстве крупных фирм базовые процессы бэк-офиса оставались большей частью
неизменными на протяжении многих лет и даже десятилетий. Например, в сфере финансо-
вых услуг базовые банковские процессы, процессы обработки инвестиций и страхования пе-
реходили из поколения в поколение.
В ретроспективном плане организации были не способны легко справиться с проблема-
ми функционирования бэк-офиса (бизнес-процессами), поскольку считали их весьма про-
стыми (все, что было необходимо для их решения, – автоматизация, чтобы ускорить сами
процессы и исключить человеческий фактор из формулы). Другие, наоборот, считали данные
проблемы очень сложными (слишком трудными, чтобы руководство могло их решить, пото-
му что у него не хватало для этого знаний и квалификации). В таком случае было очень со-
блазнительно приобрести средство решения проблемы – опять приходим к простому вариан-
ту.
Чему учит история
В главе 1 отмечалось, что ни одна из таких концепций управления, как TQM, BPR, CRM,
ERP или «Шесть сигм», не дает полного комплексного решения для достижения преиму-
ществ, которые необходимы предприятиям, чтобы поднять эффективность работы бэк-
офиса. Что же сегодня заставляет руководство компаний думать, что с автоматизацией BPM
все будет по-другому?
У автоматизации BPM есть возможность содействовать успеху, если процессы сначала
усовершенствуются и учтены все остальные аспекты проекта BPM. Но правилен ли поход к
изменениям совершенствования бизнес-процессов?
Организации твердят, что годами непрерывно отлаживали бизнес-процессы, так что они
готовы к автоматизации. Так ли это? Является ли постоянное совершенствование правиль-
ной стратегией и не борется ли непрерывное совершенствование с симптомами, а не с самой
болезнью?
Постоянное совершенствование, даже если оно целесообразно, – это чрезвычайно слож-
ная программа, рассчитанная на непрерывную многолетнюю реализацию, что требует от ме-
неджеров управления предприятием, а, к сожалению, большинство менеджеров не контро-
лируют свое предприятие. Они в основном работают по принципу «первой помощи», т.е.
постоянно решают краткосрочные тактические задачи. Вопрос же по существу заключается
в том, сколько времени менеджеры фактически тратят на предупреждение проблем, занима-
ясь фундаментальными усовершенствованиями процессов.
Есть простое средство измерения – ответ на вопрос: сколько критически важных процес-
сов или процессных шагов основано на динамических электронных таблицах? Это можно
назвать «индексом табличности». Многие организации не смогут эффективно функциониро-
вать, если у них отнять электронные таблицы. Если таблицы используются в управлении
процессами, у предприятия есть шанс утерять управление, поскольку каждый сотрудник со-
здает собственные версии механизмов «контроля». Если информация применяется в крити-
чески важных процессах, ее трудно использовать совместно и контролировать. Правильно
выбранные системы должны сделать излишним использование электронных таблиц.
Еще один показатель можно получить, если задуматься на минутку и честно ответить на
следующие вопросы:
1. вводят ли менеджеры с помощью небольших «сателлитных» баз данных новые элек-
тронные таблицы и решения в процессы и подразделения, которыми они управляют?
2. Сосредоточены ли менеджеры главным образом на краткосрочных тактических зада-
чах, а не на совершенствовании процессов на основе анализа коренных причин?
3. Измеряется ли качество посредством периодических выборок?
4. Нарастает ли (или, по крайней мере, не снижается) объем невыполненной в срок ра-
боты?
5. Нет ли у руководства и менеджеров точной меры для оценки объема переделанной
заново работы внутри организации и подразделений?
6. Имеется ли хоть какое-нибудь представление, во что обходится организации передел-
ка заново этой работы?
7. Есть ли у организации четкое знание фактических затрат на выполнение процесса или
транзакции?
8. Направлены ли показатели производительности персонала на измерение объема вы-
полненной работы?
9. Нацелены ли менеджеры в первую очередь на сокращение затрат?
10. Менее ли 80 % завершенных проектов реализовали преимущества, описанные в
технико-экономическом обосновании?
11. Сосредоточены ли процессы лишь на внутренних аспектах?
Если на любой из этих вопросов дается утвердительный ответ, то менеджеры организа-
ции не управляют ее бизнес-процессами. Разбираясь с подобными вопросами, организация
доберется до коренных причин процессных проблем и сделает первые шаги в направлении
программы непрерывного совершенствования бизнес-процессов.
Заключение
Управление на уровне организации в целом преимущественно занимается улучшением и
контролем процессов, неотъемлемых на предприятии для достижения его целей. Задание
общего направления и постановка задач совершенствования бизнес-процессов – критически
важный шаг, который нужно предпринять высшему руководству.
Хотя ввод технологий может быть полезным содействующим фактором во многих орга-
низациях, совершенствование не всегда требует технологии для успеха. Значительно важнее
отладить процессы до того, как думать о внедрении технологий автоматизации.
Наш опыт консультирования доказывает, что большинство усовершенствований в
краткосрочном плане можно получить, не прибегая к автоматизации.
Обязанностью исполнительного руководства организации является обеспечение четкой
связи между проектами совершенствования процессов, предпринятых организацией, ее стра-
тегией и целями. Если проект не дает строгого обоснования своего вклада в достижение це-
лей организации, и ее ценности, такой проект не следует реализовывать.
Глава 4. Когда следует браться за BPM; каковы основные движущие силы и меха-
низмы пуска?
Трудно ответить на эти вопросы в самой общей форме. Все зависит от конкретных об-
стоятельств: условий внутри организации, и ее процессной зрелости, а эти показатели могут
сильно меняться в зависимости от организации в целом и конкретной ситуации.
Некоторые из вероятных движущих сил и приводных механизмов, способных подтолк-
нуть организацию к рассмотрению возможности внедрения BPM, классифицированы в табл.
4.1 с точки зрения организации, управления, сотрудников, клиентов, поставщиков / партне-
ров, производимого продукта или оказываемых услуг, а также процессов и информационных
технологий. Разумеется, во многих случаях они пересекаются друг с другом.
Процессы – это не самоцель. Они – лишь средство достижения целей предприятия. Про-
цессы не обеспечивают достижение целей случайно или автоматически – необходимо посто-
янное и эффективное управление процессами.
Как уже говорилось выше, BPM есть управление и организация процессов, критически
важных для предприятия. На рис. 5.1 показано, как процессы поддерживают и содействуют
достижению стратегических, тактических и оперативных целей при помощи технологии и
людей. Процессы должны быть максимально эффективны и результативны. Этого можно
достичь периодическими проектами (ступенчатое совершенствование), а затем поддержи-
вать постоянным управлением и измерениями.
Управление бизнес-процессами
Можно предложить два аспекта операционного управления бизнес-процессами:
1. как составная часть «управления» в целом.
2. Управление совершенствованием бизнес-процессов.
1. BPM как составная часть «управления» в целом
Данный тип управления должен обеспечить реализацию целей бизнеса и стратегии ор-
ганизации. Такое управление осуществляется линейным руководством (или хозяевами биз-
нес-процессов), и его нельзя поручить внутренним или внешним консультантам BPM, по-
скольку эта роль обычно является неотъемлемой составной частью общего управления.
Например, руководство верхнего звена должно отвечать за процессы от начала до конца, а
руководители среднего звена – за отдельные их составляющие. Ключевой характеристикой
линейных руководителей является то, что они – хозяева процессов. Перечислим типичные
обязанности, связанные с владением процессами:
• определение целей (задач) и показателей, которые увязаны с целями и норматива-
ми – эти нормативы нужно разбить на ежедневно или еженедельно измеряемые показатели
для постоянного мониторинга и управления;
• доведение целей, показателей и нормативов до исполнителей процессов, при необ-
ходимости обеспечивая вознаграждения и стимулирование;
• мониторинг и управление комплексом нормативов; необходимо убедиться, что це-
ли и показатели остаются точными и значимыми;
• мотивирование персонала для превышения им целевых нормативов и работы по
устранению нарушений в процессах;
• поощрение персонала на выявление «узких мест» и возможных улучшений процес-
сов.
Можно выделить три категории таких линейных руководителей по их основной сфере
деятельности:
• оперативные (операционные) менеджеры работают с четко определенными процес-
сами и увязанными целевыми показателями - перераспределение человеческих ресурсов
(например, выделение большего или меньшего количества сотрудников), а также в решение
операционных проблем (например, исправление ошибок в результате процессов);
• тактические менеджеры - совершенствование процессов;
• стратегические менеджеры работают с бизнес-моделью и связанными с ней про-
цессами.
2. Управление совершенствованием бизнес-процессов
Управление совершенствованием бизнес-процессов связано с определением, разработ-
кой и реализацией преимуществ BPM. В данном случае менеджеры, ответственные за дан-
ный процесс, оказывают поддержку менеджерам бизнеса/организации в усовершенствова-
нии их процессов и не должны отвечать за повседневное управление бизнес-процессами. Та-
ких менеджеров мы называем менеджерами BPM и различаем следующие категории:
• менеджер проекта BPM. Основная обязанность – обеспечить достижение целей
проекта BPM, сформулированных в его обосновании;
• менеджер программы BPM. Основная обязанность – содействовать нескольким
проектам BPM, чтобы обеспечить достижение целей программы, и сделать это максимально
эффективным и продуктивным способом, распространяя лучшие образцы и опыт и извлекая
уроки;
• менеджер Центра совершенствования бизнес-процессов. Главная обязанность –
обеспечить согласованность бизнеса и бизнес-процессов, чтобы извлечь максимум пользы и
преимуществ из последних;
• главный руководитель процессов (СРО). Сфера ответственности – выстраивание
процессов и ИТ в соответствии со стратегией, бизнесом и организацией, чтобы эта деятель-
ность постоянно управлялась на уровне исполнительных органов организации.
Ближе к бизнесу
Все менеджеры BPM должны осознавать, что их роль – способствовать достижению це-
левых показателей, поставленных линейными руководителями/хозяевами процессов, а не
строить империю. В идеале, сотрудники, работающие с менеджерами BPM или подчиняю-
щиеся им, должны быть взяты из подразделений предприятия, вовлеченных в проект, по-
скольку они дадут возможность быть ближе «к земле», чего него нельзя ожидать от сотруд-
ников центральных подразделений, не связанных непосредственно с бизнесом. Крупные
центральные службы не обладают близостью к бизнесу. Главная причина состоит в том, что
планировать процессы на бумаге – это просто, но быть способным постоянно осуществлять
их в изменяющихся условиях – настоящий вызов, который еще долго остается таковым уже
после завершения самого проекта.
Нужно помнить, что самый важный критерий успеха – не изящество моделей или реше-
ний, а также не самые замысловатые инструменты моделирования и управления процессам.
Главнейший критерий успеха – реальное использование организацией решений BPM и до-
стижение или даже превышение заявленных результатов.
В среднем около 80 % времени линейного руководителя должно уходить на обычную
повседневную работу (например, анализ результатов), обучение и решение проблем, и толь-
ко 20 % следует отдавать разработке новых процессов или инициатив бизнеса. Наоборот,
менеджеры BPM более 80 % времени будут тратить на работу по совершенствованию про-
цессов. (Заметим, что данные процентные доли могут меняться в зависимости от времени и
ситуации, а также других факторов: личности менеджера, обычной повседневной нагрузки и
т. п.)
Это различие в направленности между двумя типами управленцев дает основание для
натянутости отношений между линейными менеджерами и менеджерами BPM. Линейный
менеджер сосредоточен на достижении краткосрочных целей, и любое изменение может по-
влиять на его способность выполнять свои обязанности в срок. Менеджер BPM фокусирует-
ся на изменениях, оптимальных для достижения долгосрочных целей. Успешные менеджеры
смогут найти решение, выигрышное для обоих типов.
Привлечение внешних специалистов по BPM
В силу самой природы управления людьми и процессами в долгосрочном плане реко-
мендуется, чтобы персонал из самой организации всегда выполнял функции, описанные вы-
ше, чтобы обеспечить внутреннее принятие проекта и преемственность. Но на начальных
этапах освоения BPM и реализации нескольких первых проектов целесообразно назначить
специалистов и менеджеров проектов BPM извне, чтобы содействовать передаче знаний и
опыта BPM сотрудникам организации.
После реализации первых проектов внешняя поддержка менеджеров может переклю-
читься на другой комплекс обязанностей, например:
• организацию проекта, программы или Центра совершенствования бизнес-процессов.
Внешние консультанты могут передавать накопленный во многих организациях опыт и осу-
ществлять общее руководство. Это особенно полезно, если организация желает, чтобы ее це-
ли не были слишком амбициозными или слишком скромными (хотя последнее все же пред-
почтительнее). Работу нужно начинать прагматично (мыслить ГЛОБАЛЬНО, начинать с ма-
лого). Отсутствие амбиций ведет к невозможности фундаментальных перемен, тогда как от-
сутствие прагматичности подхода – к невозможности соответствовать ожиданиям или раз-
вивать первоначально вложенные усилия;
• мониторинг продвижения проекта, программы, Центра совершенствования бизнес-
процессов. Внешние консультанты независимы и способны ставить жесткие вопросы. Часто
люди поглощены деталями моделей процессов и структуры проекта, программы или Центра
совершенствования бизнес-процессов, что может привести к потере видения главной цели;
• мониторинг работы предприятия и определение сфер усовершенствования. Внеш-
ний консультант может периодически проводить анализ работы конкретного подразделения
и его персонала. При необходимости результаты такого анализа обсуждаются с линейным
менеджером для принятия мер по исправлению недостатков;
• разрешение конфликтов и оздоровление проектов/программ. Внешний консультант
может помочь организации, если исходный проект/программа или Центр совершенствования
бизнес-процессов не дает ожидаемых результатов. Первоочередная задача внешнего кон-
сультанта – выявить главные проблемы и определить, можно ли все еще добиться изначаль-
но поставленных целей и что необходимо предпринять. Внешний консультант может сыг-
рать роль ледокола;
• поддержку менеджерам. Внешний консультант может помочь менеджеру BPM в
случае перегрузки рабочими функциями, что особенно характерно во время крупных органи-
зационных перемен. Внешний консультант становится правой рукой/советником менеджера
BPM. Менеджер BPM должен по-прежнему оставаться ответственным за принятие решений
и работу с заинтересованными сторонами, а консультант оказывает помощь в анализе и
надзоре за различной деятельностью в сфере ответственности менеджера BPM;
• оценку (или аудит) проектов и программ. По завершении проекта или программы
оценка результатов имеет принципиальное значение и может помочь в извлечении уроков
для реализации последующих замыслов, а также при оценке и определении нерешенных
ключевых проблем в рамках проектов. В таких условиях внешний консультант может задать
каверзные вопросы, ключевые для осознания ошибок.
Проекты BPM могут оказаться чрезвычайно сложными, и налицо тенденция обеспечи-
вать внутренним менеджерам бизнес-проектов и менеджерам BPM помощь со стороны
наставника BPM. Эту роль обычно выполняет консультант BPM высокого уровня (внешний
или изнутри организации), который на регулярной основе (один-два раза в месяц) наставляет
менеджера BPM / менеджера проекта на путь решения основных проблем. Это может ока-
заться полезным и для линейных менеджеров, стремящихся внедрить процессное мышление
сотрудникам с целью добиться постоянных улучшений. В большинстве случаев такое
наставничество начинается с практического семинара или проекта, за которым следуют по-
стоянные обучающие тренинги.
Хотя многие практики BPM внутри организации открыли для предприятия существен-
ные преимущества в использовании решений автоматизации бизнес-процессов, этим прак-
тикам часто приходится сильно потрудиться, чтобы убедить остальных сотрудников,
особенно должностных лиц, ответственных за принятие решений и распределение бюдже-
та, в необходимости финансирования.
Фриц Буссемейкер, председатель Форума BPM в Голландии, описывает, каким образом
следует позиционировать и представлять решение автоматизации управления бизнес-
процессами, чтобы оно получило признание. Главный посыл состоит в том, что есть много
заинтересованных сторон, и важно сосредоточиться на выгодах для предприятия, а не на
технологии.
Бизнес-процессы окружают нас повсюду, независимо от рынка, организации, подразде-
ления или функции — будь то:
оператор связи, обеспечивающий подключение по ADSL своему абоненту,
банк, обрабатывающий заявление о предоставлении кредита,
страховая фирма, рассматривающая требование о выплате страховки, или даже
местный орган внутренних дел, принимающий заявление о выдаче нового паспорта.
Можно утверждать, что любая организация - это совокупность бизнес-процессов. По
крайней мере, бизнес-процесс следует рассматривать как фундаментальный элемент инфра-
структуры любой организации. Во всех рассмотренных выше примерах объем работ и слож-
ность бизнес-процесса требовали от организации поиска возможных приложений ИТ для
поддержки и автоматизации процессов. Годами многие компании вкладывали миллионы во
всевозможные решения ИТ:
у подразделений маркетинга есть системы управления контентом предприятия (ECM)
для информирования потребителя о продуктах или услугах, предлагаемых организацией;
подразделения продаж используют систему управления взаимоотношениями с клиен-
тами (CRM), позволяющую осуществлять кросс-продажи (продажи сопутствующих товаров)
и расширенные продажи (продажи более сложных и дорогих товаров — upselling);
в отделах доставки существует система планирования ресурсов предприятия (ERP)
для обработки заказов и направления счетов.
Реальность в большинстве организаций сегодня такова, что эти подразделения работают
как самостоятельные беспорядочные «муравейники» (рис. 7.1).
Правление
Клиенты:
часто сталкиваются с негодным обслуживанием из-за разрывов в процессах, их неэф-
фективности и выполняемых вручную процессов, т.е. с неупорядоченной массой различных
систем в организации;
становятся все более требовательными к срокам доставки: если раньше они были
привычны и смирялись с доставкой через несколько дней, а то и недель, то в последние годы
стали привыкать к не имевшим ранее оснований ожиданиям более коротких сроков в реаль-
ном времени;
требуют более высокого качества продуктов или услуг.
Наконец, продукты и услуги становятся все более персонализированными (и, значит, бо-
лее сложными) и поддерживаются расширенным клиентским сервисом: «Вот что мне нужно,
и мне это нужно сейчас».
Каким образом организация может ответить на эти растущие требования в условиях, ко-
гда одновременно:
увеличивается количество точек соприкосновения с клиентом (например, телефон,
факс, электронная почта, СМС, персональные цифровые ассистенты и т.д.);
варианты продуктов, сервиса и цен повышают сложность бизнеса;
у большинства организаций есть целый набор систем типа «сформируй и купи» и
приложений с индивидуальным форматом данных;
бюджеты урезаются.
Организации должны осознать, что все их активы, системы, подразделения и персонал
взаимосвязаны. Есть множество внутренних процессов, образующих «цепочку поставок» и
связанных со сквозным процессом организации. Вообще говоря, предпочтительно иметь од-
ну (а указаны три – С.К.) точку соприкосновения с организацией:
1. маркетинг — какой продукт или услуга предлагается;
2. продажи — просьба работать со мной как с одним единым клиентом;
3. доставка — предоставьте продукт или услугу как можно быстрее.
Ключевой элемент принятия BPM в организации — осознание того, что организация
может рассматриваться как сумма ее бизнес-процессов. Другими словами, автоматизация
управления бизнес-процессами — это не только внедрение технологии автоматизации, но и
автоматизация в правильных обстоятельствах. Существующие приложения можно связать
друг с другом на самостоятельном процессном слое. Автоматизация BPM также означает
новый способ работы, мониторинга и управления организацией, что может привести к новой
организационной структуре.
Как упрощенно показано на рис. 7.2, технология управления бизнес-процессами может
дополнять существующие (и будущие) вложения приложениями. BPM:
обеспечивает отдельный независимый процессный слой, связывающий различные са-
мостоятельные приложения, необходимые для выполнения единого сквозного бизнес-
процесса;
дает возможность контролировать поток операций по различным приложениям и
участвующий в нем персонал;
способна сократить время исполнения;
дает возможность организации вести мониторинг эффективности и одновременно
проверять соблюдение установленных правил.
Анализ данной информации также поможет и далее совершенствовать бизнес-процессы.
Все эти действия могут выполняться в режиме реального времени: руководство может вно-
сить мгновенные изменения и проверять, достигают ли они желаемого эффекта.
Правление
Клиент-
потребитель
Три элемента (три опоры треноги) сохраняются, однако добавляется четвертый элемент
— платформа, на которой зиждется «успех». Важно и основание, на котором стоит «трено-
га». Перечислим три опоры:
1. Процесс. Необходим соответствующий уровень обновления бизнес-процессов, увя-
занный со стратегией организации и задачами процессов, а также осознание важности про-
цессов в организации.
2. Люди/персонал. По мере роста зрелости организации по отношению к управлению
процессами приходит понимание того, что персонал является ключом к внедрению новых
процессов. В организации должны иметься соответствующие схемы измерения и управления
производительностью. Управление процессами должно быть активным, упреждающим, а не
реагировать на происшествия. Наряду с прочим, все это строится вокруг человеческого фак-
тора проекта BPM.
3. Технологии. Данный термин обозначает вспомогательные инструменты и средства для
процессов и персонала, и не обязательно подразумевает программные средства BPM или
приложения (хотя может обозначать и их).
4. Четвертый компонент, скрепляющий вместе эти опоры — «платформа» управления
проектами, потому что без правильно ведущегося проекта внедрение обречено на провал.
Если одна из опор отсутствует, тренога упадет, а без скрепляющей платформы упадут
все опоры, и проект не оправдает ожиданий. Проекты BPM сложны, и их удача зиждется на
правильном исполнении всех аспектов проекта. Эти аспекты представлены в виде основания,
на котором стоят опоры. Если основание непрочное (или строится неудачно), тренога рух-
нет, разрушится. Если же основание твердое, потому что строится правильно, тренога будет
стоять на надежной основе, и проект удастся.
Распространены попытки реализации организациями значительных проектов BPM без
должного учета всех четырех компонентов и элементов основания. Как и в случае с трено-
гой, непрочная или отсутствующая опора приведет к провалу проекта.
В целом, все компоненты и элементы основания, на которых зиждется проект, реализу-
ются разными людьми (или группами людей). Эти группы не всегда полноценно общаются
друг с другом и не координируют свою работу. Фактически, высказывается мнение, что под-
разделение ИТ, бизнеса и клиенты просто говорят на разных языках. Управление проектами
в организациях часто также находится на низком уровне.
Результативное выполнение всех четырех компонентов и элементов основания требует
различных подходов, навыков и умений. Симптомы неспособности организации справиться
с компонентами таковы:
в организации не знают, с чего начать;
нет предполагавшегося или запланированного продвижения;
приобретен технологический инструмент в надежде, что это решит все вопросы;
перестроенные процессы не реализуются;
реализуются неудовлетворительные выгоды;
неверна причина, по которой совершенствуются процессы («так поступают все, а мы
чем хуже»);
BPM слабо влияет на организацию, возможно, поскольку масштаб внедрения слиш-
ком велик, слишком мал, или организация старается ставить слишком амбициозные цели.
Хотя, очевидно, существует много общего между организациями, акценты, которые
необходимо расставить для применения этих компонентов и элементов, а также основания
внедрения BPM могут различаться не только между организациями, но и в рамках одной ор-
ганизации. Например, много говорят о необходимости увязывать проект или программу
BPM со стратегией организации. Хотя такая цель очень приветствуется, это не единственная
сфера в организации, где необходима увязка. Перед тем как организация сможет взяться за
совершенствование процессов, необходимо понять факторы, которые на это влияют. Пока
нет полного осознания культуры и поведения персонала, использующего процессы, невоз-
можно узнать, какие изменения будут эффективны.
Поэтому речь идет об увязке не только стратегии и процессов, но и персонала и моделей
поведения. Проект BPM также зависит от измерений и управления производительностью,
управления изменениями и взаимного общения. Эффективный обмен информацией и взаи-
мосвязи между всеми уровнями организации исключительно важны для успеха проекта
BPM.
На рис. 11.2 показаны упомянутые в главе 10 этапы и важнейшие неотъемлемые атрибу-
ты общей схемы. Следует держать этот рисунок в памяти при чтении данной главы.
Общая схема внедрения BPM. Разработка проекта или программы BPM и схемы реа-
лизации проекта, которая подходит любой организации и годится во всех ситуациях, — за-
дача чрезвычайно сложная, особенно для разных организаций. Но если организации и оди-
наковые, подход к внедрению BPM сильно меняется в зависимости от особенностей органи-
зации и даже внутри нее.
Наш опыт консультантов BPM и практиков внедрения дал возможность разработать та-
кую общую схему, и мы ее применяли и дорабатывали по ходу реализации программ и про-
ектов BPM. Схема состоит из десяти этапов. Ниже мы немного подробнее остановимся на
каждом из них, а в последующих главах они рассматриваются детально. Итак, десять этапов:
1. стратегия организации.
2. Архитектура процессов.
3. Стартовая площадка.
4. Понимание.
5. Инновации.
6. Персонал.
7. Разработка.
8. Реализация/внедрение.
9. Реализация ценности.
10. Устойчивое функционирование.
Подход организаций к способам внедрения BPM. Хотя совершенствование бизнес-
процессов в большинстве организаций считается приоритетом, их подходы к BPM или реа-
лизации усовершенствования процессов разнятся в огромной степени. Поэтому для обеспе-
чения значимого успеха проектов необходимо разработать схему или методику реализации,
которые учитывали бы все возможные варианты. А это весьма непростая задача. В следую-
щей главе предлагаются два метода выбора или инициирования проектов BPM в организа-
ции.
На рис. 11.3 представлены этапы 1 и 2 общей схемы, а на последующих рисунках пока-
зано, как эти этапы встраиваются в постепенную реализацию программы BPM во всей орга-
низации.
Проекты обычно начинаются с этапа стартовой площадки, когда на предприятии:
1. выбирается подразделение для совершенствования работы или устанавливается
необходимость такой деятельности,
2. определяется объем проекта, он
3. утверждается и
4. запускается (рис. 11.4).
Начиная с этого момента, этапы понимания, инноваций, развития и внедрения опреде-
ляют ход каждого отдельного проекта и обеспечивают согласованность схемы или подхода
во всех проектах.
На рис. 11.6 показано, что на протяжении всего проекта должна осуществляться под-
держка необходимых компонентов-атрибутов в виде:
1. управления проектами,
2. управления изменениями персонала и
3. лидерства преданного проекту руководства.
Без этих необходимых компонентов риск проекта многократно возрастает.
После успешной реализации в организации нескольких проектов BPM можно запускать
проекты последовательно, т.е. следующий проект сразу после успешного старта предыдуще-
го.
Любая принятая организацией схема должна быть структурно достаточно гибкой и ши-
рокой, чтобы адаптироваться к каждому отдельному проекту, программе и подходу органи-
зации. Предлагаемая нами схема предназначена обеспечить такую гибкость и широту за счет
комплекса этапов и шагов, которые позволяют справиться с вызовами, стоящими на пути
внедрения BPM.
Схема построена таким образом, чтобы дать возможность организации перескочить че-
рез этап или пропустить какие-то его шаги, если они неприменимы для конкретного выбран-
ного сценария реализации (об этом подробнее в главе 12).
В предлагаемой схеме десять этапов и три дополнительных компонента называются не-
обходимыми, поскольку являются важнейшими неотъемлемыми атрибутами любого проек-
та BPM (рис. 11.7). Хотя в определенных сценариях реализации поначалу некоторые этапы
можно полностью или частично пропустить, мы считаем, что в конечном итоге все органи-
зации должны возвращаться к пропущенным этапам и завершать их, если BPM или ориенти-
рованный на процессы взгляд принимаются как важнейший элемент бизнес-стратегии серь-
езно.
Тип BPM ини- Инициатива орга- Программа или Проект или про- Проект
циативы низации инициатива орга- грамма
низации
Когда организация выбрала сценарий реализации проекта BPM, и группа проекта четко
понимает, как его запустить, она может приступить к использованию общей схемы.
Если это целесообразно, для каждого этапа схемы мы указываем влияние сценария на
выполняемые шаги, а также то, насколько глубоко нужно ими пользоваться.
Для чего нужна стратегия в BPM?! Процессы — это не самоцель, а лишь средства до-
стижения бизнес-цели. Выбор этой цели и подход к ее достижению и составляют суть стра-
тегии организации. Руководители должны сформулировать цели (целевые ориентиры) орга-
низации и обеспечить, чтобы процессы поддерживали или вносили вклад в достижение це-
лей, как показано на рис. 13.2. Поэтому процессы, увязанные со стратегией и целями, оказы-
ваются наиболее эффективными в их достижении и более устойчивыми в средне- или долго-
срочном плане.
На рис. 13.3 показаны шаги, связывающие стратегию организации и проект BPM. Осно-
вательность и длительность каждого выбранного шага меняется в зависимости от проекта и
организации. Важнейшим свойством этих шагов является то, что их, по крайней мере, нужно
иметь в виду при переходе к следующему шагу.
В главе 12 показано, как момент осуществления данного этапа и его основательность за-
висят от выбранного подхода и сценария:
при подходе, движимом стратегией, этап выработки стратегии является отправной
точкой и требует значительных усилий и внимания. В случае операционной инициативы
проект лишь адресуется к этапу выработки стратегии, чтобы убедиться в его увязке со стра-
тегией;
внимание и усилия, уделяемые стратегии организации, нарастают при переходе от
проекта по сценарию «вне поля зрения» к сценариям «пилотный проект» и «рулевой». При
сценарии «обычная работа» это зависит от масштаба связанных с проектом изменений в ор-
ганизации.
Шаг 1. Анализ внешних и внутренних аспектов организации. Организация анализи-
рует внутренние и внешние аспекты. Под внутренними аспектами мы подразумеваем силь-
ные и слабые стороны, компетенции и ограничения организации, а под внешними — воздей-
ствие на организацию конкурентной и окружающей среды. Глубина и степень детальности
анализа зависят от выбранного сценария BPM. В «рулевом» сценарии этот шаг может быть
более детальным, чем в сценарии «вне поля зрения». Полезными моделями для применения
на этом шаге являются:
анализ ССВУ (сильные/слабые стороны, возможности и угрозы) [58];
ключевые компетенции [23];
конкурентные силы [58];
аспекты окружающей среды [58].
Шаг 2. Выбор стратегических характеристик. После анализа необходимо сделать вы-
бор стратегических характеристик и зафиксировать их. В сценарии «рулевой» чрезвычайно
важно ответить на перечисленные ниже вопросы, при этом ответы должны быть максималь-
но актуализированы. При подходе «вне поля зрения» обычно достаточно иметь четкое по-
нимание большинства из этих вопросов без необходимости полностью переделывать каждый
ответ и увязывать его с проектом BPM.
Ключевые вопросы, требующие максимально актуализированных ответов:
видение стратегической перспективы: чем организация стремится «стать»;
миссия: что стремится «делать» организация в бизнесе;
задачи: что собирается совершить организация;
стратегическое устремление (вектор стратегии): как мы намерены достичь целей и
показателей;
цель: каких результатов собирается достичь организация;
стратегия реализации: какие методы или подходы используются для решения задач и
достижения целевых производственных показателей.
Для ответа на эти вопросы опишем два из наиболее полезных методов, подходящих для
BPM:
1. Триси (Treacy, M.) и Виерсма (Wiersma, F.) [73] считают, что каждая компания долж-
на выбрать одно из стратегических направлений:
доверительные отношения с клиентом — лучшее комплексное решение для клиента;
совершенство функционирования — по затратам и себестоимости;
обеспечение лидирующего положения продукта — продукт должен быть лучшим.
Эти авторы считают невозможным для организации быть лидером по всем трем страте-
гическим направлениям. Организация должна сделать выбор в пользу одного приоритетного
направления, в противном случае она «застрянет посередине» [58] и, в конечном итоге, не
выживет.
С точки зрения процессов это один из основных выборов, влияющих на каждый бизнес-
процесс в отдельности. Под углом зрения проекта BPM абсолютно необходимо получить
четкое понимание направления, которое хочет выбрать организация, потому что этот выбор
сильно скажется на подходе проекта.
Анализ и планирование процессов невозможно, если не сделать этот выбор, потому что
суть процессов заключается в правильном выборе для достижения желаемых результатов
посредством выбранной стратегии. Без четкой формулировки стратегии неясно, как процес-
сы могут способствовать достижению результатов, что приводит к несогласованности выбо-
ров на нижнем уровне управления и, в конечном итоге, к неспособности высшего руковод-
ства направлять процессы, организацию и персонал.
2. Стратегические карты Каплана и Нортона [37] описывают создание ценности органи-
зацией, связывая стратегические цели (показатели) явными причинно-следственными зави-
симостями через целевые показатели четырех таблиц сбалансированных показателей (фи-
нансы, клиенты, бизнес-процессы, освоение опыта и рост).
Эта модель сильна тем, что использует тот же метод формулирования стратегии (и, в ко-
нечном итоге, оценки ее успеха) - таблицу сбалансированных показателей. Процессы играют
ключевую роль в методе стратегических карт Каплана и Нортона, поскольку обеспечивают
организации возможность реализации целей и являются основой, позволяющей планировать,
действовать, измерять и проверять работу. Слишком часто разработка и мониторинг таблиц
сбалансированных показателей оказываются полностью отделены от процессов, которые
должны обеспечить результат. Это ведет к неэффективности, расплывчатости и несет угрозу
сосредоточиться на неверных элементах. Стратегические карты Каплана и Нортона дают
уверенность, что процессы учитываются при разработке таблиц сбалансированных показате-
лей.
Шаг 3. Определение влияния стратегии на процессы. На этом шаге в общих чертах
анализируется влияние стратегии организации на бизнес-процессы. Этот шаг применим ко
всем четырем упомянутым выше сценариям («обычная работа», «рулевой», «пилотный про-
ект» и «вне поля зрения»). Походящие модели, изложенные в данной главе, применяются
для описания этих воздействий.
Влияние на процессы оказывает не только стратегия организации, но и результаты ана-
лиза (выполняемого на шаге 1), который должен проводиться как часть изучения внутренних
и внешних аспектов организации, а также определение стратегии (шаг 2). Это охватывает:
стратегический выбор;
ключевые компетенции;
конкурентные силы;
анализ ССВУ (SWOT).
Стратегический выбор должен анализироваться с позиции бизнес-процессов. Важно с
самого начала достичь консенсуса по вопросу выбора стратегических характеристик, по-
скольку только после этого можно достичь согласия в вопросе о процессах, поддерживаю-
щих стратегический выбор. В Приложении А мы привели полезную оценочную опросную
анкету для выяснения стратегических выборов в организации. На рис. 13.4 представлен ре-
зультат такого опроса. Этот пример показывает, что у людей разные взгляды на стратегиче-
ский выбор организации, и ясно, что у генерального менеджера (совершенство функциони-
рования), менеджера колл-центра (доверительные отношения с клиентом) и менеджера по
маркетингу (обеспечение лидирующего положения продукта) представления о стратегии се-
рьезно различаются.
Назначение
Архитектура процессов — важнейшая ступень проекта и организации BPM, но слишком
часто ею пренебрегают или поддерживают ее лишь на словах. Архитектура процессов долж-
на обеспечить:
соответствие перестроенных или вновь разработанных процессов целям организации,
и ее стратегии;
увязывание процессов с тем, как ведется (или должен вестись) бизнес и способность
предоставить продукты/услуги потребителям;
увязывание процессов с архитектурой ИТ и приложениями, поскольку ИТ должны
поддерживать настоящие и будущие процессы;
согласование одних процессов с другими. В больших организациях часто ведется не-
сколько инициатив управления процессами одновременно, и чрезвычайно важно, чтобы они
были согласованы;
группировку всей связанной с процессами информации и принимаемых по ним реше-
ний. Если информация разбросана по всей организации, это может привести к дублирова-
нию, путанице и несогласованности;
представление относящихся к процессам решений и процессов высокого уровня про-
стым и понятным образом. Правильно выстроенная архитектура оценивается исключительно
по ее полезности, а не по тому, насколько она сложна или привлекательна.
Кейс: неуклонно реализовывать стратегию
Мы оценивали процессы в организации, стремившейся радикально повысить свою долю
на рынке за счет «практичности и экономичности» (что эквивалентно стратегии функцио-
нального совершенствования). При рассмотрении процессов центра обработки вызовов мы
заметили, что процессы не отвечают данной стратегии. Эти процессы были весьма сложны-
ми и, скорее, соответствовали стратегии выстраивания доверительных отношений с клиен-
тами. Менеджер колл-центра стремился обеспечить положительный опыт взаимодействия с
клиентами, а «экономичность и практичность» были на втором плане. Высшее руководство
было удивлено, что такое несоответствие интерпретации оставалось незамеченным столь
долго и не только изменило работу центра вызовов в сторону «практичности и экономично-
сти», но и инициировало общее формирование архитектуры бизнеса, чтобы обеспечить учет
стратегических соображений всей организацией при анализе и перекраивании процессов.
Вывод. Обеспечьте явную формулировку стратегии, и ее применение при конструиро-
вании и мониторинге процессов. Архитектура процессов — хороший способ добиться этого.
Нам часто приходилось наблюдать архитектуру процессов, выстроенную в результате
затянутого анализа и планирования. Полученные в итоге подробные модели страдали двумя
основными недостатками: они были слишком сложными и, что более важно, всегда немного
запаздывали. Таким образом, в подобной ситуации архитектура процессов фиксировала
прошлое, а не описывала текущую ситуацию с указанием пути в будущее. Оба недостатка
приводили к тому, что архитектура процессов становилась в большой мере хобби несколь-
ких лиц с лучшими намерениями, и не использовалась во всей организации.
Кейс: 1 + 1 + 1 = 1 Крупная организация решила отладить внутренние процессы. Отдел
ИТ наложил на свою деятельность процессы, которые нужно было поддерживать, используя
инструмент моделирования «1» и ИТ-подход. Бизнес-подразделение описало процессы с по-
мощью инструмента моделирования «2» и действовало методами, соответствующими этому
инструменту. Финансовое подразделение стремилось отобразить процессы, имеющие фи-
нансовое воздействие, в целях соблюдения закона Сарбанеса-Оксли, используя еще один ин-
струмент моделирования. Очевидно, что при таком подходе нельзя получить существенных
и долгосрочных результатов:
у каждого структурного подразделения будет лишь частичное видение процессов ор-
ганизации;
нет никакой увязки между различными моделями;
сомнительно, чтобы описания процессов поддерживались со временем;
стоимость поддержки будет очень высока.
Вывод. Несогласованный фрагментарный подход к моделированию процессов и управ-
лению ведет к фрагментарному применению, вызывая высокие затраты, разочарование и
ограниченность ценности.
В этой книге описана архитектура, которая комплексна и понятна (дает внутреннюю
картину сложного объекта), а также динамична (учитывает изменения бизнеса). Короче го-
воря, архитектура должна быть строго достаточна и строго своевременна.
Архитектура процессов может работать, только если, во-первых, она увязана со страте-
гией и стратегическими целями организации, а во-вторых, увязана с архитектурой бизнеса,
организации и ИТ.
И, наконец, архитектура должна экономить больше, чем стоит ее разработка и содержа-
ние. Слишком часто увлеченные люди тратят бесконечно много энергии и усилий на архи-
тектуру, которой никто не пользуется. Единственный путь эффективно разработать и под-
держивать динамичную архитектуру — это сформировать архитектурный процесс, преду-
сматривающий учет всех механизмов включения, факторов и политик при разработке и реа-
лизации архитектуры.
Но в отношении архитектуры справедлива одна суровая истина [52]: … динамика орга-
низации и культура всегда побеждают архитектуру. Без общего понимания цели и миссии,
без эффективной руководящей структуры, ведущей роли и нацеленности руководства от
архитектуры предприятия будет мало толку. Хорошая архитектура предприятия — это
инструмент руководящего состава в деле повышения эффективности и маневренности
предприятия и сопряжения (с бизнесом).
В центре внимания данной главы — архитектура процессов, но многие положения, от-
носящиеся к этому этапу, также применимы и к архитектуре предприятия.
Что такое архитектура процессов? Говорят, что если спросить десять архитекторов, то
можно получить десять разных определений архитектуры. Поэтому, чтобы не придумывать
свое определение, мы перечислим характеристики, составляющие хорошую архитектуру
(Вагтер и др. [77]):
должен быть комплекс правил, принципов и моделей процессов;
должна быть основа для разработки и внедрения процессов организации;
процессы должны соотноситься со стратегией организации и стратегическими целя-
ми;
процессы должны быть увязаны с архитектурой бизнеса, информационной и техниче-
ской архитектурой, что сводится к организационно-движимой архитектуре предприятия;
процессы должны быть легко понимаемы и применимы всеми заинтересованными
лицами;
архитектура процессов должна быть динамичной, легко адаптируемой к возникаю-
щим изменениям процессов, бизнеса и предприятия.
Нам приходилось изучать различные архитектуры процессов, и мы пришли к выводу,
что показанная на рис. 14.2 модель лучше всего соответствует перечисленным характери-
стикам.
Наш опыт подсказывает, что самая крупная проблема встраивания архитектуры ИТ в ар-
хитектуру предприятия — наличие в подразделении ИТ большинства организаций огромно-
го числа инструментов и приложений. Поэтому нужно суметь сосредоточиться на принципах
и основных вариантах выбора.
Кейс: «неправильная» архитектура
Подразделение ИТ одной организации решило внедрить архитектуру предприятия и вы-
дало ее в виде более чем семидесятистраничного технического описания. Когда им задали
вопрос о следующих шагах, они сказали, что хотят, чтобы высшее руководство утвердило и
в приказном порядке ввело эту «архитектуру». Однако им пришлось признать, что руковод-
ство вряд ли разберется в таком документе, не говоря уже о его утверждении. Они осознали,
что нужно разработать архитектуру принципиально иным способом: скорее продвигаемую
бизнесом, чем наоборот. Разработчики поставили бизнес во главу угла, что привело к созда-
нию полноценной и принятой организацией архитектуры.
Вывод. Крупная проблема архитектуры процессов состоит не в ее формулировании, а в
том, чтобы добиться убежденности людей, которые сами захотят использовать такую архи-
тектуру.
Более того, существенно, что ИТ поддерживают цели, стратегию и бизнес, и именно по-
этому целесообразно уже иметь архитектуру процессов и бизнеса до выстраивания архитек-
туры ИТ. Но если разработка архитектуры началась с архитектуры ИТ, нужно внимательно
следить за сохранением поддерживающей роли ИТ для требований бизнеса.
Шаг 4. Консолидация и сверка
На этом шаге вся информация консолидируется и сверяется. Часто данный шаг оказыва-
ется наиболее проблемным, потому что именно здесь сходятся все противоречивые приори-
теты и требования, и именно здесь все они должны быть разрешены. Например, бизнесу мо-
жет быть нужна гибкость, а подразделению ИТ — стандарты и единообразие.
Один из способов консолидации накопленной информации — сопоставить различные
архитектурные модели друг с другом. Например, сочетание организационно-структурных
схем и процессов дает карту-схему организационных взаимосвязей (рис. 14.9).
По-прежнему следует выполнять все шаги, но глубина некоторых из них будет опреде-
ляться методом выбора проекта и сценарием. Конкретно это будет указано при описании
каждого шага.
1. Обмен информацией
7. Разработка/утверждение бизнес-обоснования
Однако необходимо иметь общее понимание «широты» проекта, которая оказывает су-
щественное влияние на его объем.
Широта проекта. На этом шаге также определяется «широта охвата» на этапе иннова-
ций, т.е. согласование и документальное оформление задач, объема и подхода этапа иннова-
ций. На рис. 15.5 показано несколько возможных подходов.
Организации нужно определиться с целью проекта. Что хочет бизнес от проекта BPM:
простой мелкой или постепенной рационализации бизнес-процессов;
перестройки существующих процессов, чтобы сделать их лучше (более эффективны-
ми, продуктивными, качественными);
воспользоваться возможностью, чтобы полностью перестроить свою деятельность
путем инноваций процессов;
пересмотреть цепочку создания ценности в отрасли и перестроить ее.
Эффект воздействия на организацию распространяется на верхние уровни по мере рас-
ширения «охвата» выбранным вариантом (см. сценарии BPM в главе 12).
После определения «широты охвата» проекта нужно (если это еще не было сделано) рас-
смотреть движущие силы необходимости инноваций. Для чего это нужно:
организация должна измениться — внешние или внутренние факторы требуют изме-
нения процессов;
организация хочет измениться — без изменения процессов она не сможет выжить в
существующей форме; необходимо резко поднять уровень обслуживания клиентов; нужно
существенно сократить затраты (снизить себестоимость) или повысить качество;
организация может измениться — зрелость организации такова, что менеджеры те-
перь осознают наличие способности изменяться и, возможно, впервые знают, как постоянно
добиваться успеха изменений.
Шаг 5.2. Определение задач процессов
Необходимо определить задачи процессов, чтобы правильно спланировать проект. Если
у организации нет достаточной информации для определения таких задач, невозможно пол-
ностью сформулировать и сформировать проект. В движимом стратегией проекте задачи вы-
сокого уровня, возможно, уже известны, поскольку были поставлены высшим руководством.
В проекте операционной инициативы задачи ставятся на практических совещаниях.
Задачи процессов нужно состыковать со стратегией и целями (целевыми показателями)
организации (это определяется на этапе стратегии организации). Эти задачи должны учиты-
вать:
требования заинтересованных сторон;
положение по сравнению с конкурентами.
Для определения задач процессов имеется несколько блоков входных данных:
измеряемые показатели, используемые для оценки эффективности процессов на дан-
ный момент и планируемые для измерений в будущем;
определение уровня, до которого планируется повысить эффективность, с учетом
имеющегося потенциала и наличия рисков;
определение уровня планируемого усовершенствования — задача повышения эффек-
тивности на 80% кардинально отличается от повышения на 10%, и подход будет кардиналь-
но различаться. Возможно ли увеличение продолжительности процесса ради повышения ка-
чества? Все эти потребности необходимо четко сформулировать; они должны быть поняты и
согласованы всеми заинтересованными сторонами проекта;
определение показателей функционирования процессов. Его нужно начинать с пред-
полагаемых показателей эффективности с точки зрения заинтересованных сторон, а затем
спускаться вниз до уровня показателей эффективности процессов;
оценка управления функционированием и показателей эффективности работы персо-
нала, исполняющего процессы (подробнее см. главу 18);
оценка показателей производительности, продуктивности и адаптируемости;
количество измеряемых показателей должно быть умеренным — не более пяти;
поиск возможностей определить «сверхплановые» показатели.
Также нужно видеть, какие изменения должны произойти в поведении персонала, вовле-
ченного в процессы: менеджеров, руководителей групп и рядовых работников.
Все задачи проекта должны быть «интеллектуальны» (SMART — конкретны, измеряе-
мы, достижимы, реалистичны и увязаны со сроками).
Шаг 5.3. Сверочный список достижения успеха
Это важный шаг в управлении ожиданиями заинтересованных сторон и сверки правиль-
ности объема проекта. С точки зрения проекта и бизнеса важно понимать, чего нужно до-
биться для успеха проекта. Хотя сверочный список обобщенных (высокого уровня) парамет-
ров успеха при подходе, движимом стратегией, определяется руководством высокого ранга,
мелкие детали определяются на этом шаге. В варианте операционной инициативы все крите-
рии успеха задаются в этот момент. Воспользуемся методом «бокала красного вина» и зада-
дим следующий вопрос: предположим, прошло шесть недель после завершения проекта, и,
сидя у камина с бокалом красного вина, вы размышляете о проекте. Вы считаете, что про-
ект был успешен. Почему?
Ответ на этот вопрос и должен дать сверочный список достижений — параметров успе-
ха.
Основания, по которым проект считается успешным, определяются во время практиче-
ских совещаний и должны включать, как конкретные результаты проекта, так и реальную
пользу для бизнеса. Проект не определяется только группой проекта — необходимо тесное
участие и глубокая вовлеченность бизнес-подразделений. Ведущий таких совещаний с руко-
водством должен также обеспечить увязку причин считать проект успешным с этапом стра-
тегии организации. В табл. 15.1 приведен пример лишь нескольких возможных ключевых
факторов успеха проекта BPM и распределение ответственности.
Таблица 15.1. Решающие факторы успеха проекта
Сверочный список параметров успеха проекта Ответственность
Проект Бизнес
1 Завершение проекта в срок и в рамках выделенно- ✓ ✓
го бюджета
Если шаг процесса уникален, то процессный объект должен быть определен в данном
сценарии (Процесс 1, Продукт 1 и Основной процесс А на рис. 15.6). Если в сценарии не
предусмотрены шаги процесса, то процессный объект не должен определяться (например, у
Продукта 1 нет процесса, связанного с Основным процессом С). Если шаг процесса один и
тот же для нескольких сценариев, то процессный объект должен распределяться по ним (как
в Процессе 5, где у Продукта 1 и продукта 2 есть общий процесс, связанный с основным
Процессом B). Это типичный случай, когда:
сценарии никак не влияют на уникальность шага процесса;
процессы выполняются одними и теми же бизнес – подразделениями / функциональ-
ными группами;
процессы поддерживаются теми же самыми ИТ-приложениями.
И снова наилучший способ получить эту информацию — провести практическое сове-
щание руководства с участием соответствующих менеджеров процессов и руководителей
групп.
Матрица выбора процессов — исключительно удобная стартовая точка проекта; она мо-
жет и будет модифицироваться по ходу проекта в силу углубления понимания или меняю-
щихся обстоятельств.
Шаг 5.6. Анализ бизнес-процессов
Выбор процессов, охватываемых проектом, кажется достаточно простой процедурой,
однако это чрезвычайно важный момент, и часто трудно сделать правильный выбор с перво-
го раза. Большинство организаций выбирают процессы интуитивно, сообразуясь с пробле-
мами, которые, по-видимому, создает данный процесс, или на основе догадок о выигрыше,
который принесет перестройка процессов. Хотя часто для начала это разумная точка, важно
в процедуру отбора привнести анализ целей уже по той простой причине, что необходима
проверка правильности «шестого чувства» персонала и руководителей.
При заполнении матрицы важно собрать метрики соответствующих звеньев цепочки, со-
здающей ценности и процессов. Среди полезных метрик процессов/рынка/продуктов:
количество сотрудников, участвующих в исполнении процесса;
количество и цена транзакций;
численные показатели качества (например, удовлетворенность клиентов, объем пере-
делок, количество жалоб и т.п.), что равносильно проблемным участкам процессов;
метрики времени обработки, сроков прохождения и времени ожидания, что равно-
сильно нахождению «узких мест».
Это подскажет, где необходим более углубленный анализ. Например, если процессы 3 и
5 на рис. 15.6 отнимают 70% ресурсов процесса, то любое их усовершенствование серьезно
отразится на затратах бизнес-подразделения. С другой стороны, если процесс 2 отнимает
лишь 4% ресурсов, то усовершенствования процесса в этом месте может не дать существен-
ного вклада в выигрыш по затратам для данного подразделения. Собранные метрики должны
вноситься в таблицу выбора процессов, которая становится мощным средством наложения
для руководства и проекта.
Если проект инициирован движимым стратегией подходом, то процессы, охватываемые
проектом, возможно, уже определены, но эта информация все равно будет полезна.
Матрица PSM, однако, не является единственным орудием ранжирования процессов по
приоритету, особенно в проектах операционной инициативы, поэтому качество и объем пе-
ределок также дают ключевую входную информацию.
Другая матрица, дающая интересную перспективу анализу бизнес-процессов — это мат-
рица ценности процесса Кина [38], приведенная в табл. 15.2.
Если начать подготовку реализации на этапе стартовой площадки проекта, это поначалу
приведет к увеличению вложений, однако реализованное решение будет готово запуститься
с одного оборота, что быстрее даст лучшие устойчивые результаты (рис. 15.8 — Regatta®
фирмы Sogeti Nederland).
Если сравнить два подхода, ясно видно, что, несмотря на аргумент увеличения вложений
на ранней стадии, преимущества такого подхода существенно выше по сравнению с тради-
ционным подходом (рис. 15.9 — Regatta® фирмы Sogeti Nederland).
Очевидно, что она будет применяться на входе этапа понимания, где разрабатывается
план проекта, процессы ранжируются посредством матрицы выбора процессов, решаются
вопросы исходных метрик и бизнес - обоснования, а также определяется документация про-
екта. Бóльшая часть этой информации, например, задачи процессов, также перетечет на этап
инноваций.
Риски этапа стартовой площадки. На данном этапе формируется платформа, с которой
будут запускаться проекты. Как и в любом проекте, если платформа неправильно установле-
на, будет трудно вернуть проект на верный путь. Необходимо учесть несколько рисков и ре-
ализовать стратегию борьбы с ними, чтобы устранить (или хотя бы снизить) их. Некоторые
из рисков указаны в табл. 15.3.
Таблица 15.3. Риски этапа стартовой площадки и стратегии их снижения
Риск Стратегия снижения
1. не определены и/или не определить все заинтересованные стороны проекта
вовлечены в проект заинтере- привлечь все заинтересованные стороны в проект
сованные стороны
Цель этапа понимания (рис. 16.1) — достижение членами группы проекта и бизнес-
подразделения достаточного понимания действующих бизнес-процессов, что позволит при-
ступить к этапу инноваций. Это предусматривает сбор соответствующих метрик, который
позволит лучше понять, определить приоритеты инноваций/перестройки и установить срав-
нительные реперные точки отсчета для текущего состояния. Такие точки дают возможность
проводить сравнение с будущими сценариями инноваций процессов, которые будут опреде-
лены на следующем этапе – инноваций - и позволят завершить шаги имитационного модели-
рования и раздельного учета затрат по типам деятельности.
Группа проекта должна также понимать бизнес-цель данного этапа. Созданные модели
процессов могут применяться не только как входные данные для этапа инноваций, но и как
модели для обучения и документирования на этапах инноваций и внедрения.
Этап понимания должен также подтвердить правильность видения реально действую-
щих процессов внутри организации и определить приоритеты совершенствований в рамках
проекта. Это поможет выявить требуемые изменения в процессах, если они вообще необхо-
димы.
Решающим моментом здесь является стремление группы проекта и бизнеса понять про-
цессы, а не только задокументировать их вплоть до мельчайших подробностей. Если процесс
четко понят и задокументирован, можно нажать на тормоз: этого достаточно. Если с бизне-
сом достигнуто согласие о возможности применения моделей процессов для документиро-
вания и обучения, нужно оговорить уровень детализации в моделях процессов.
Результаты. Бизнес может рассчитывать на несколько результатов и выходных данных
этого этапа, в том числе:
1. модели действующих сегодня процессов.
2. Адекватные метрики, достаточные для установления точек отсчета при измерении
усовершенствований процессов в будущем, расстановки приоритетов и выбора процессов
для этапа инноваций.
3. Измерение и документальное фиксирование текущих или фактических уровней эф-
фективности.
4. Документирование того, что работает хорошо (для переноса на этап инноваций) и
может работать лучше.
5. Выявление быстрых выигрышей, которые могут быть реализованы в течение трех-
шести месяцев.
6. Отчет этапа.
Осуществление. Прежде всего, посвятим несколько секунд рассмотрению глубины и
подхода этого этапа. Как указывалось выше, моделирование на этапе понимания следует вы-
полнять лишь до момента, когда все участники (группа проекта и бизнес-подразделения)
пришли к общему пониманию того, что происходит с действующими бизнес-процессами, и
когда имеется достаточно данных и метрик, чтобы начать этап инноваций. В ходе данного
этапа следует иметь в виду несколько обстоятельств:
«понимайте», что фактически происходит;
убедитесь, что документированное отражает реальную, а не воображаемую (как
должно было бы быть) ситуацию;
обеспечьте, чтобы моделируемые/понимаемые процессы (или процесс) были действи-
тельно сквозными и непрерывными (более подробно это рассматривается на шаге 3 данного
этапа);
убедитесь, что сотрудники на практических совещаниях не тушуются и не считают,
что их оценивают: в противном случае участники, возможно, говорят то, что, по их мнению,
от них хотят услышать, и не делятся своими знаниями или могут давать неточную информа-
цию;
установите пределы времени, которое можно посвятить пониманию или моделирова-
нию конкретного процесса, и обеспечьте соблюдение этих сроков — другими словами,
определите отчетные даты и установите сроки выполнения определенных работ. Если не по-
ставить даты отчетности, вы рискуете потратить слишком много времени на практические
совещания, и напрасно потеряете ценное время специалистов по отдельным предметным об-
ластям бизнеса, слишком углубляясь в детали. С одной стороны, совещания могут быть за-
нимательными и рискуют стать самоцелью, что, конечно, не является их задачей. С другой
стороны, участникам может стать скучно, и они могут прекратить посещать их;
воспользуйтесь принципом Парето (правило 80/20), чтобы решить, когда вы прекра-
щаете получать желаемую отдачу;
все время спрашивайте себя, получено ли достаточно информации, и можно ли на
этом остановиться.
Кейс: чрезвычайно важно участие в практических совещаниях нужных людей
Нам приходилось присутствовать на практических совещаниях, где участвовали бизнес-
специалисты из различных областей организации и фактически «обговаривали» процесс на
наших глазах, по мере его моделирования, пока мы догадались, что происходит. После этого
мы обоюдно понимали, к чему идет дело, и просили участников совещания по одному объ-
яснять нам процесс, а затем остальные поправляли его в своей части.
Вывод. Всегда нужно, чтобы на совещании были люди, которые до тонкостей знают
процесс, и если они из разных подразделений или областей, где процессы могут быть раз-
ными, потребуйте моделировать процессы по очереди, пока не наступит уверенность в полу-
чении общей картины единого процесса.
Ниже приводится несколько аргументов «за» и «против» моделирования на этапе пони-
мания.
Аргументы в пользу моделирования процессов:
1. Достижение общего понимания и общего языка проблемы.
2. Выявление изъянов сложившейся ситуации.
3. Поддержка одобрения «разморозки» проекта.
4. Возможность оценить завершенность инноваций процессов.
5. Созданные модели могут использоваться для документации процесса, если нет острой
необходимости изменения процессов.
6. Персонал привыкает к процессному мышлению и моделированию процессов.
7. Определение точки отсчета для взаимодействия процессов с организацией, ИТ и пер-
соналом.
Аргументы против моделирования процессов:
1. Сегодняшняя моделируемая ситуация устаревает, едва только спроектированы новые
процессы и внедрены перестроенные процессы.
2. Всегда существует опасность «узкофокусного» проектирования процессов, что нала-
гает ограничения на осмысление инноваций процессов.
3. Отнимает время, требует привлечения и напряжения ресурсов бизнес-подразделений
и стоит денег; в большинстве случаев, это будет сложная процедура, причем кривая получе-
ния знаний на первых порах будет достаточно крутой.
4. Существует опасность перегрузиться информацией и погрязнуть в деталях.
Шаги, выполняемые на этапе понимания, показаны на рис. 16.2.
4
Этот закон был принят Конгрессом США после серии скандалов и разоблачений махинаций в руководстве
крупных фирм, в первую очередь — энергетического гиганта, компании Enron, и телекоммуникационной ком-
пании Wordlcom, которые с помощью бухгалтерских уловок раздували прибыль и поддерживали высокую цену
акций. Закон ужесточает учет и отчетность, но вызывает дополнительные, иногда значительные, затраты на
соблюдение требований закона — Прим. науч. ред.
5
Система Базель II - международные стандарты банковской деятельности, отличающиеся сложным подходом к
оценкам операционных и кредитных рисков — Прим. науч. ред.
2. Добейтесь, чтобы внутренняя установка и умонастроения участников были подготов-
лены до начала совещания для формирования правильных ожиданий (шаг 3.2).
3. Проводите совещания организованно и управляемо (шаг 3.3).
Шаг 3.1. Заблаговременное планирование совещаний на удобное время
Практические совещания на этапе понимания могут оказаться весьма продолжительны-
ми, и потребовать отвлечения специалистов от исполнения их обычных обязанностей на
длительные периоды, отрывая их от нормальной повседневной работы.
Отвлечение ключевых сотрудников от работы на значительное время для участия в
практических совещаниях всегда представляет серьезную проблему. Членам группы нужно
проявить внимание и понимание этого и запланировать совещания так, чтобы они как можно
полнее отвечали нуждам бизнеса, одновременно укладываясь в установленные сроки выпол-
нения проекта. Чтобы добиться оптимальных для проекта и бизнеса результатов, важно при-
влечь к совещаниям именно лучших специалистов, а не тех, кто свободен на данный момент.
Вот почему так необходимо целеустремленное участие бизнеса.
График проведения совещаний должен быть согласован с руководством бизнес-
подразделений и спонсором проекта как можно раньше, с обеспечением помещениями и
оборудованием. Подготовка совещаний имеет важнейшее значение и должна предусматри-
вать:
заблаговременное планирование задолго до проведения, чтобы обеспечить участие
ключевых специалистов;
количество совещаний с учетом возможных непредвиденных обстоятельств, потому
что обычно работа занимает больше времени, чем планировалось;
длительность совещаний (не более трех часов).
Шаг 3.2. Формирование умонастроений участников
Необходимо сформировать ожидания спонсора проекта и участников как можно раньше,
разумеется, задолго до их появления на первом совещании. Если вы не сформулируете ожи-
дания для участников, то они сформируют свои собственные, не всегда пригодные в данных
обстоятельствах.
Формат и задачи совещаний нужно обсудить и согласовать со спонсором проекта и/или
владельцем бизнеса, определить повестку и провести предварительную встречу с участника-
ми до совещаний. Председателем на этой встрече должен быть спонсор проекта (при содей-
ствии руководителя).
Спонсор проекта должен донести до участников важность проекта, их роль в нем и
необходимость участия в совещаниях. Руководитель совещаний должен описать общий
формат, роль участников, что от них ожидается, а также задачи совещаний под углом зрения
проекта.
Шаг 3.3. Организованное и контролируемое проведение совещаний. Кому нужно участ-
вовать?!
Мы бы советовали привлечь следующих лиц для работы на совещаниях:
фактических исполнителей процессов, а не менеджеров, которые считают, что зна-
ют, как работают процессы;
глав подгрупп, если они достаточно хорошо разбираются в процессе (процессах).
Спонсору проекта всегда полезно время от времени заглядывать на совещания, оставаясь
незаметным и больше слушая, чем участвуя в обсуждениях.
Повестка совещаний
В начале первого совещания нужно сделать презентацию, чтобы более подробно расска-
зать участникам о проекте и порядке проведения совещаний. Повестка, формат и предлагае-
мый набросок презентации подробно описаны в Приложении D (стр. 254 - 255); но несколько
замечаний хотелось бы сделать сейчас:
1. нет единственного правильного способа выполнить моделирование процессов: у каж-
дого свой предпочтительный метод. Нам нравится использовать инструмент моделирования
в лэптопе с показом картинки модели на настенном экране по ходу создания модели процес-
са. Нам видится, что такое применение инструмента моделирования процессов способствует
дискуссии, позволяя участникам видеть и понимать процесс во время его создания на их гла-
зах. Этот метод также позволяет участникам ближе познакомиться с инструментом модели-
рования; на самом деле, часто доходит до того, что специалисты по предметным областям
бизнеса хотят «захватить» инструментарий моделирования. Как только это начинает прояв-
ляться, знайте, что бизнес начал становиться «хозяином» процесса, так что вам удалось
увлечь бизнес-участников, а это, конечно, прекрасный результат. Методы моделирования
здесь обсуждаться не будут; на эту тему есть много книг, мы же остановимся лишь на шагах
этапа понимания.
2. Всегда соблюдайте запланированное время и сроки. Моделирование действующих
процессов может быть увлекательным занятием, но нужно придерживаться запланированно-
го графика и не допускать, чтобы специалисты заскучали.
3. Избегайте монополизации доминирования одного лица на совещаниях.
4. Как упоминалось выше, моделирование на этапе понимания нужно довести только до
той точки, когда достигнуто понимание происходящего, и имеется достаточно информации
для начала этапа инноваций. Что это означает конкретно? Какие детали нужно смоделиро-
вать? Разумеется, это зависит от конкретной организации и задач проекта. Самый простой
способ определить, когда закончить моделирование — постоянно задавать себе вопрос:
«Можем ли мы закончить моделирование сейчас?» Если ответ «да», остановитесь.
Кейс: сквозные процессы чрезвычайно важны
Мы работали в страховой фирме, изучая трудозатраты и практическую работу в финан-
совой сфере. Кто-то из сотрудников заметил, что один конкретный процесс мог бы «весьма
сильно улучшиться, если бы отдел подписки на полисы правильно делал свою работу». Мы
обнаружили, что около 50% трудозатрат финансовой сферы в этом процессе посвящалось
исправлению ошибок, сделанных отделом подписки, который и понятия не имел, какое вли-
яние оказывает на финансы. Совместное практическое совещание отдела финансов и под-
писки полисов смоделировало сквозной процесс, что позволило отделу подписки понять
ключевой характер основных шагов процесса. Исправив процесс, удалось добиться суще-
ственного снижения трудозатрат в финансовом отделе.
В данном случае «процесс» проведения совещания для достижения общего понимания и
осуществления был более важен, чем само моделирование. Моделирование стало просто ме-
тодом продемонстрировать влияние способа выполнения отдельных шагов процесса.
Вывод. Всегда моделируйте сквозные процессы вместе со всеми участниками совеща-
ний. Иногда «дорога» более важна, чем полученный результат (модель).
Не верьте всему, что вы слышите. Сомневайтесь в предоставленной информации, если
она неправдоподобна, чтобы выяснить реальную ситуацию. Людям, возможно, соблазни-
тельно сказать вам то, что, по их соображениям, вы хотите услышать, или руководство мо-
жет описать ситуацию, которую оно считает реально происходящей. Чрезвычайно полезный
способ понять реальную ситуацию — проверить смоделированные на совещаниях процессы
на рабочих местах «контрольным обходом».
Полезно зафиксировать идеи (возможности), выдвинутые во время совещаний, и занести
в журнал вопросов и перспектив. Такой журнал нужно вести в течение всего проекта — его
типовой образец приведен в Приложении D.
Шаг 4. Анализ метрик. Цель сбора метрик бизнес-процессов двойная:
1. Способствовать пониманию процессов и их влияния на организацию, а также сфор-
мулировать приоритеты для дальнейшего изучения.
2. Дать эталонную точку отсчета в целях сравнения с этапом инноваций проекта. Это
сильно поможет в завершении бизнес-обоснования и определения ожидаемой эффективно-
сти, снижения затрат и улучшения качества сервиса.
Для чего нужен анализ метрик? Вот некоторые аргументы в его пользу:
содействие пониманию процессов в организации;
предоставление аналитической картины организации;
сопоставление затрат на процессы организации с бюджетом подразделений, чтобы
знать, что все главные процессы либо охвачены, либо намеренно исключены;
помощь главам подгрупп выработать меры, реально решающие проблему, а не по-
верхностные решения;
помощь в выстраивании приоритетов процессов для дальнейшего изучения на этапе
инноваций;
предоставление базы для сравнения с любыми изменениями в будущем, обеспечивая
прогноз потенциальных выигрышей от вновь сформированной процессной среды, а также
измерения влияния реальных перемен;
обеспечение входного материала для целеполагания работ по перестройке процессов
с выделением областей, где имеется потенциал для наибольшего воздействия;
предоставление возможности сравнивать данные процессов (время выполнения зада-
ний, объемы и затраты) между различными организациями.
Перед началом практических совещаний на этапе понимания будут собраны и проанали-
зированы некоторые исходные метрики, что включает:
сбор информации широкого плана по затратам, например бюджеты, структурно-
организационные схемы, фактические штаты сотрудников;
сопоставление структурно-организационных схем и наличного персонала;
реструктуризацию бюджета, если он спланирован для части организации, которая
крупнее анализируемой. В данной ситуации бюджет должен разбиваться — необходимо вы-
делять средства для конкретной части в объеме проекта. Например, затраты на персонал мо-
гут определяться числом сотрудников в каждом отделе, но другие затраты будут рассчиты-
ваться по пропорциональному соотношению затрат на непроизводственный персонал к за-
тратам на производственные ресурсы.
На совещаниях следует накопить как можно больше метрик. Как минимум, должны
иметься следующие данные:
транзакционная информация — объемы, исполнители операции, время процессов;
сопоставление транзакционных данных с уровнем выделяемых ресурсов на каждом
участке процесса с целью оценить обоснованность времени обработки и объемов, а также
целесообразность внедрения дополнительных процессов;
прямые затраты на труд по каждому процессу, которые рассчитываются, исходя из
времени выполнения операций, транзакций процесса и коэффициента использования труда;
затраты на ИТ и другие накладные расходы на процесс на основе ежедневного време-
ни выполнения операций.
Типовая матрица учета затрат показана на рис. 16.3.
1. процессы не рассматриваются как сквоз- охват «сквозной» ситуации. Если нет уве-
ные прозрачные проекты. Угроза общему ренности, необходимо обратится к спонсору
уровню понимания процессов (процесса) проекта за разъяснениями и поправками
и способности обеспечить охват всех ас-
пектов процессов на этапе инноваций
«Зачем нужен этап инноваций и какова степень инноваций?» — это ключевой вопрос, и
ответ на него нужно дать еще до того, как приступать к выполнению этого этапа. Пол О’Нил
(Paul O’Neill), президент компании Alcoa, в письме к сотрудникам компании по всему миру в
ноябре 1991 года указывал:
Постоянное совершенствование — правильная концепция именно для мирового лидера
во всем, что вы делаете. Если вы утратили мировое лидерство, эта идея ужасна. Ну а если
вы далеки от мирового стандарта, она просто катастрофична, и вам нужен быстрый ка-
чественный скачок.
Нужно ли рассматривать возможность автоматизации как часть этого этапа проекта?
Еще одно замечание об автоматизации приписывается Биллу Гейтсу (компания Microsoft):
Правила любой технологии:
1. автоматизация эффективно выполняемой работы повышает эффективность;
2. автоматизация неэффективной работы увеличивает неэффективность.
Отладка процессов перед автоматизацией, определенно, должна рассматриваться как
приоритетная задача, что и было обсуждено в главе 3.
Постановка задач и выбор направлений — важнейший шаг этапа инноваций, который
должен выполняться на ранней его стадии. Это как включаться в новую игру — если не
знать правил игры до начала, трудно играть и выигрывать. Поэтому установить правила —
один из важнейших первых шагов этапа.
Результаты - различные документы, разрабатываемые на данном этапе:
1. Модели перестроенных процессов.
2. Поддерживающую документацию перестроенных процессов.
3. Общие бизнес-требования вариантов новых процессов.
4. Имитационные модели и подробный учет затрат по типам деятельности.
5. Информацию по планированию кадровых ресурсов.
6. Подтверждение того, что альтернативы вариантов новых процессов будут отвечать
ожиданиями заинтересованных сторон.
7. Подтверждение, что варианты новых процессов отвечают стратегии организации и
будут решать поставленные перед процессами задачи.
8. Отчет по итогам анализа «разрывов» процессов.
9. Подробный план проекта на этапы изменения персонала и разработки.
10. Подробный анализ затрат и выгод и включение его в бизнес-обоснование.
11. Обновленное бизнес-обоснование с более подробными и количественно опре-
деленными выгодами и затратами, оценкой воздействия на организацию — нужно отразить в
нем материальные и нематериальные выгоды.
12. Подробный отчет с описанием предпринятых шагов, рассмотренных вариантов
и альтернатив, детальным анализом, выводами и рекомендациями.
13. Презентация руководству высокого уровня в поддержку бизнес-обоснования и
рекомендованного направления.
14. Первоначальный план информирования всех заинтересованных сторон и об-
щения.
Осуществление. Лучше всего разрабатывать варианты новых процессов и альтернативы
на практических совещаниях, которые отличаются по структуре и подходу от совещаний на
этапе понимания — это важно заранее понять и правильно их спланировать. На таких сове-
щаниях необходимо обеспечить фактическое сквозное выполнение перестраиваемых про-
цессов, и, если это означает пересечение границ подразделений и даже организационных
границ, то так тому и быть.
В сценариях «обычная работа», «рулевой» и «пилотный проект» совещания на этапе ин-
новаций не затрагивают существующей структуры организации; если ее нужно изменить,
посоветуйте это.
При подходе «вне поля зрения» изменить структуру организации и рекомендовать изме-
нения будет труднее.
Их следует рассматривать отдельно и позже - на этапе «изменения персонала».
Однако ключевой анализ для обеспечения входных данных для него требуется выпол-
нить здесь.
Одна из главных проблем предоставления информации о процессах — несоответствие
между обычной структурой организации (вертикальной или пирамидальной основы) и тем,
как поступает и выполняется «работа» (транзакции) внутри организации.
На рис. 17.2 показана обычная сложившаяся организационная структура.
Шаг 1. Обмен информацией. Нужно, чтобы заинтересованные стороны все время знали
объем этапа инноваций, были в курсе рассматриваемых вариантов и их статуса. Обмен ин-
формацией должен быть организован таким образом, чтобы вклад заинтересованных сторон
не потерялся в море деталей, а сами стороны всегда знали статус своего вклада. Если их
предложения не могут быть приняты, важно сообщить причины. Это также будет содейство-
вать большему пониманию заинтересованными сторонами целей бизнеса и выбора вариан-
тов, который сделала организация от имени проекта. Разработка начального плана обмена
информацией может помочь этому.
Шаг 2. Стартовое совещание с участием руководства. Начать данный этап следует с
совещания с участием спонсора проекта и других ведущих бизнес-руководителей, чтобы
определить и понять связь проекта со стратегией организации и задачами процессов, а также
перестраиваемой областью бизнеса. Некоторую основу для этого совещания дает информа-
ция, накопленная на этапе стартовой площадки. Необходимо обдумать порядок проведения
этого совещания уже в конце этапа понимания, чтобы избежать задержек в начале этапа ин-
новаций.
Как правило, на таком совещании есть одно ключевое лицо, являющееся главным заин-
тересованным лицом проекта. Именно его необходимо в первую очередь привлечь к приня-
тию решений на данном этапе.
Сроки. Именно на совещании с участием руководства на ранней стадии этапа инноваций
ставятся и решаются критически важные вопросы, относящиеся к срокам и рассматривае-
мым вариантам инноваций. Эти варианты и есть некоторые из «правил игры» этапа иннова-
ций, по которым будет вестись «игра». Важно привлечь одного-двух широкомыслящих со-
трудников, знающих до мелочей действующие процессы, которые участвовали в практиче-
ских совещаниях моделирования процессов на этапе понимания.
Задачи процессов. Обсуждая на совещаниях варианты инноваций, нужно четко сформу-
лировать задачи. Заметьте, что если единственным фокусом на данном этапе является сни-
жение расходов, то часто страдает качество. Это особенно характерно, если задача снижения
расходов поддерживается показателями функционирования, которые поощряют меры сни-
жения расходов. В результате складывается поведение, порождающее проблемы с каче-
ством, поскольку персонал, главы коллективов и руководство нацелены пропустить транзак-
цию через процесс насколько возможно быстро, чтобы сократить расходы. Это недально-
видный подход, потому что стремление к «скорости» приводит к снижению качества и росту
объема переделываемой работы, а это влечет рост расходов. Важно, чтобы люди на этом
этапе мыслили свободно, не ортодоксально. Тогда появится возможность быть лучше, быст-
рее и дешевле за счет разнообразных методов работы. Но группа руководящих управленцев
должна сформулировать свои требования и приоритеты.
Кейс: давление в пользу сокращения затрат на обработку
Учреждение по оказанию финансовых услуг в значительной степени не дотягивало до
показателей своего соглашения о качестве обслуживания (достигая лишь 50% от целевых
показателей), поэтому руководство и персонал посредством стимулов были мотивированы
увеличить пропускную способность. Чтобы обеспечить качество, была внедрена 100 - про-
центная проверка в надежде, что это решит имеющиеся проблемы.
В результате ухудшились показатели SLA (уровней обслуживания) и снизилось каче-
ство. Анализ проблем качества выявил противоречие между стремлением ускорить обработ-
ку и проверкой. Цель персонала отдела обработки была как можно быстрее обработать тран-
закцию, потому ожидалось, что возможные ошибки будут обнаружены уже при проверке.
Проверяющие же исходили из предположения, что обработчики все сделали правильно, так
что нужен лишь беглый взгляд.
Сами транзакции не были сложными, и на этапе обработки ошибки не должны были
случаться. Помимо этого система «рабочего потока» не содержала достаточно бизнес - пра-
вил, что лишь усугубляло проблемы качества.
Затраты на проверки составляли 24% всех затрат организации на обработку, но давали
малую отдачу. В общем, не доставало чувства «хозяина» и подотчетности, как у персонала
обработки, так и у руководителей подразделений.
Вывод. Прививая культуру, воспитывающую чувство «хозяина» и подотчетной ответ-
ственности, с поддержкой в виде обратной связи и соответствующих измерений производи-
тельности при адекватном вознаграждении, можно было получить огромный выигрыш в ка-
честве (и одновременно сокращение затрат), таким образом, вживляя в процесс качество.
С другой стороны, если ориентир — качество, то, вероятно, за ним последует и сниже-
ние расходов, поскольку при повышении качества сокращаются ошибки и объем переделок.
1. 53 23 (57%) 9 (83%)
2. 15 15 (0%) 1 (93%)
3. 46 46 (0%) 5 (89%)
4. 47 18 (62%) 17 (64%)
5. 4 4 (0%) 1 (75%)
6. 14 10 (29%) 1 (93%)
Причина использования понятия «точек соприкосновения» заключалась в том, что сро-
ки, отведенные для проведения семинаров, не позволяли уделить достаточно времени анали-
зу метрик — далеко не идеальная ситуация. Однако потенциальное сокращение количества
сотрудников, участвующих в процессах, было впечатляющим.
Хотя мы понимали, что измерение показателя «точек соприкосновения» необязательно
перейдет в экономию времени и затрат организации, оно показывало значительное сокраще-
ние объема обработки транзакции сотрудниками благодаря устранению дублирования. По-
скольку участвовавшие в процессах люди были высокооплачиваемыми профессионалами,
затраты и клиентское обслуживание действительно кардинально улучшились.
Вывод. Анализ, не сопровождаемый подробными метриками, трудно защитить в бизнес
- обосновании. Анализ «точек соприкосновения» показателен, но недостаточен для оправда-
ния финансирования. Всегда настаивайте на достаточном для детального анализа метрик
сроке.
Шаг 6. Наметки метрик будущих процессов
Завершив совещания и моделирование новых процессов, самое время удостовериться в
наличии общего понимания возможных операционных затрат на эти новые процессы, а за-
тем сверить их с бизнес-обоснованием. В этот момент нужно также проверить, есть ли до-
полнительные выгоды и возможности для бизнес-подразделений.
Анализ метрик не связан с анализом затрат/выгод в бизнес-обосновании или расчетом
стоимости внедрения новых процессов. Здесь речь идет о потенциальных постоянных опе-
рационных затратах для бизнеса.
Один из возможных подходов к такому расчету затрат:
посвятить одно или несколько совещаний обсуждению предполагаемого времени
прохождения каждого нового процесса отдельно. Также следует
рассмотреть действующие процессы, время их выполнения и, если целесообразно,
сравнить их с новыми процессами, чтобы облегчить определение ожидаемого време-
ни исполнения процессов.
Если действующие процессы и время их исполнения неприменимы к существующей си-
туации, нужно оценить предполагаемое время исполнения процессов. В этом иногда помога-
ет имитационное моделирование. Использование минут в качестве общего показателя для
измерения метрик процессов поставит во главу угла основную цель.
Следующий шаг — экстраполяция предполагаемых будущих объемов транзакций. Если
рассматриваемый вариант рассчитан на 18 месяцев, то бизнесу нужно оценить любое увели-
чение или снижение объема транзакций по процессам.
Предполагаемое время исполнения процессов затем умножается на будущие объемы
транзакций, чтобы получить итоговое количество минут обработки. Это можно сделать, за-
полнив типовой шаблон, представленный на рис. 16.3 (матрица затрат — см. главу 16).
Далее наступает очередь бюджета подразделения. Прогноз бюджета исправляется, что-
бы можно было рассчитать затраты по различным выбранным вариантам сценариев иннова-
ций:
1. на основе новой загрузки ресурсов оценивается количество штатных сотрудников и
новые расходы на персонал (общая зарплата нового числа штатных сотрудников). «Другие
затраты на персонал» рассчитываются исходя из средней штатной численности на пропор-
циональной основе.
2. Размер других бюджетных затрат обсуждается, чтобы определить, на что повлияет
изменение общей штатной численности сотрудников. Эти затраты рассчитываются пропор-
ционально новой штатной численности. Остальные пересчитываются в соответствии с вход-
ными данными от бизнеса.
3. Оцениваются текущие и прогнозируемые затраты на ИТ. Автоматизированное реше-
ние BPM могло бы увеличить затраты ИТ, но если оно отлажено экономически, эти затраты
только снизятся. Это происходит, если неэффективные и дорогостоящие в обслуживании си-
стемы заменяются улучшенными более экономичными решениями.
Уровень моделирования процессов и пересчета объемов транзакций и имеющегося вре-
мени определит точность отнесения затрат на статьи.
Таким образом формируется новый прогноз бюджета, который используется в анализе
метрик затрат будущих процессов.
Кейс: учреждение по оказанию финансовых услуг
Движущие силы инновационных процессов в этом случае были следующими:
неспособность достичь предусматриваемого уровня обслуживания;
проблемы с качеством;
неспособность обеспечить стратифицированные уровни обслуживания.
Следуя общей схеме и подробно проанализировав метрики, в организации поняли, что
поэтапное внедрение BPM и электронное представление документации даст сокращение
ежегодного операционного бюджета на 40% и сокращение штатного персонала на 45%.
Вывод. Без детального анализа метрик было бы трудно количественно определить по-
тенциал сокращения бюджета и дать достаточно подробный анализ для обоснования (в части
выигрышей), чтобы оправдать дальнейшее движение.
Шаг 7. Имитационное моделирование
Имитационное моделирование — это один из методов определения реализуемости и эф-
фективности предлагаемых вариантов перестроенных процессов. Имитация также может
применяться для проверки логики и согласованности процессов перед их внедрением. Это
требует значительных усилий и не должно недооцениваться или выполняться без должного
усердия. Чтобы провести имитацию, потребуется собрать необходимые метрики и сделать
предположения. Имитация полезна для проверки различных сценариев: спрос удвоится или
учетверится? Увеличивать ли число сотрудников, занятых на одном конкретном участке
процесса? Следует «прогнать» различные сценарии, чтобы проверить соответствующие мет-
рики и предположения.
После этого оцениваются «имитационные прогоны», и выполняется раздельный учет за-
трат по типам деятельности и оценка планирования персонала. Это поможет при определе-
нии измерений производительности вариантов процессов.
На этой стадии ко вариантов должно быть сокращено до набора наиболее целесообраз-
ных, и именно отобранные варианты должны стать предметом обсуждений на совещаниях с
различными заинтересованными сторонами на следующем шаге. Имитация позволяет, и да-
же требует, делать много предположений и допущений (например, частотность и распреде-
ление спроса, эффективность использования рабочего времени, количество ошибок и т.п.).
Необходимо документировать все такие предположения и предъявить их заинтересованным
сторонам, включая условия, в которых эти предположения делались.
Предлагаемые решения (вместе с обосновывающими доказательствами) следует офор-
мить документально, а модели процессов окончательно завершить для раздачи перед следу-
ющими совещаниями. Подробное описание встраивания «имитационного прогона» в этап
инноваций приведено в конкретном типовом примере - Приложение E – стр. 263-264.
Шаг 8. Обновление матрицы способностей персонала
На шаге 6 этапа понимания подчеркивалась необходимость заполнения матрицы спо-
собностей персонала. Эту матрицу (см. рис. 16.4) нужно пересмотреть или сформировать
для будущих новых процессов (процесса). Затем собранные сведения будут использованы на
этапе работы с персоналом в сравнении с текущей матрицей способностей персонала, сфор-
мированной на этапе понимания. Выполняется также анализ пробелов (разрыва между име-
ющейся и требуемой квалификацией) в применении к отдельным должностям с конкретны-
ми планами действий (обучение, переподготовка или повышение квалификации) и в связи с
потенциальными изменениями структуры организации.
Шаг 9. Планирование персонала может быть полезно с двух различных точек зрения:
должно обеспечить наличие в нужное время нужного числа сотрудников, имеющих
необходимую квалификацию, чтобы удовлетворить потребности клиентов и организации:
даст входные исходные данные для постановки задачи измерения показателей произ-
водительности, которые формулируются на этапе изменения персонала для отдельных со-
трудников, групп и руководящего состава.
Чтобы не слишком углубляться в детали, обратитесь к типовому конкретному примеру в
Приложении Е – стр. 264., который показывает, каким образом планирование персонала увя-
зывается с имитационным моделированием, учетом затрат по типу деятельности и распреде-
лением работ.
Шаг 10. Обсуждение предлагаемых решений на совещаниях
Группа проекта должна сузить варианты процессов до небольшого количества, и цель
следующей серии практических совещаний — объединение всех заинтересованных сторон,
чтобы определить, отвечают ли предлагаемые варианты всем их запросам. Среди заинтере-
сованных сторон должны быть представлены:
бизнес-подразделения;
внешние заинтересованные стороны (каналы распределения, поставщики, возможно,
инвесторы);
персонал обеспечения действующего законодательства;
информационные технологии;
контроль операционных рисков;
внутренний аудит;
внешний аудит, в зависимости от процессов (возможно).
Здесь предоставляются документально оформленные варианты процессов вместе с ито-
гами различных имитационных прогонов, сценариями учета затрат по типам деятельности и
другими подтверждающими доказательствами.
Не все заинтересованные стороны, вероятно, следует объединять в одном совещании из-
за возможно противоречивых требований.
Постоянно ведется спор, следует ли строить процесс вокруг требований аудита, соблю-
дения законодательства и контроля операционных рисков. Мы предлагаем изучить макси-
мально эффективную и продуктивную перестройку процесса, чтобы он отвечал главным за-
просам бизнеса и основных заинтересованных сторон, а затем на втором заходе учесть тре-
бования аудита, соответствия законодательству и контроля операционных рисков. Аудит,
соблюдение законодательства и контроль рисков не должны быть движущими факторами
перестройки процессов, но их нельзя и игнорировать: организация просто должна выполнить
эти требования. Другой подход — описать бизнес-правила с точки зрения аудита, соблюде-
ния законодательства и контроля рисков и попытаться включить их в ходе перестройки про-
цесса.
Мы настоятельно рекомендуем привлечь бизнес-подразделения и ключевых заинтересо-
ванных сторон к участию в совещаниях, чтобы обеспечить соответствие перестроенных про-
цессов их запросам, и убедиться, что процессы не будут принципиально изменены в резуль-
тате конкурирующих требований. Только после того как этого удалось добиться, можно
включать внутренних и внешних аудиторов, сотрудников по соблюдению законодательства
и контроля операционных рисков.
Но иногда именно требования соблюдения законодательства или контроля операцион-
ных рисков выступают подспудными движущими силами процессного проекта.
Нам приходилось наблюдать это в некоторых банках, где именно подразделения соблю-
дения законодательства и контроля операционных рисков предоставляли начальное финан-
сирование в силу внешних обстоятельств (закон Сарбанеса-Оксли). Как только эти требова-
ния удовлетворены, бизнес-подразделения могут проявить интерес к исходному проекту и
расширить его в направлении совершенствования BPM.
Итог таких совещаний — достижение согласия и утверждение вариантов новых процес-
сов, чтобы перейти к шагу проверки реализуемости и осуществимости.
Шаг 11. Доказательство и проверка практической реализуемости предлагаемых
решений
Чтобы удостовериться в реализуемости и практичности вариантов перестройки, необхо-
дим дополнительный анализ, отвечающий на два вопроса:
1. Может ли новый процесс поддерживаться с точки зрения ИТ?
2. Будет ли бизнес функционировать эффективно и продуктивно в результате нового
процесса?
Если новый процесс:
должен автоматизироваться, хорошей идеей часто оказывается построение демон-
страционной версии или прототипа предлагаемого процесса. Поставщики решений называют
это «промышленным образцом»;
осуществляется вручную, следует провести «контрольный прогон» совместно с биз-
нес-подразделением.
При демонстрации автоматизированных образцов или проведении «контрольных прого-
нов»:
попросите тестирующих сотрудников показать исключения. Этому может поспособ-
ствовать разыгрывание ролей.
Не забывайте возвращаться назад и оценивать новые варианты в сравнении с задача-
ми процессов, согласованными на начальных совещаниях.
В результате этого шага может оказаться необходимым вернуться на шаг совещаний по
инновациям, если обнаружится, что некоторые аспекты процессов не реализуются или не-
практичны.
Шаг 12. Анализ разрыва процессов
Чрезвычайно полезно провести анализ разрыва процессов на этапе понимания и иннова-
ций. Дождавшись, пока будет выбран вариант процесса на шаге 10 и 11, можно избежать
разработки нескольких версий этого документа. Цель данного шага — сравнение новых и
старых процессов для бизнес-подразделения, подразделения ИТ и разработчиков учебных
материалов. Анализ разрыва процессов должен охватывать следующие моменты:
краткий обзор действующих процессов;
краткий обзор новых перестроенных процессов;
основные изменения между двумя этими состояниями;
проблемы процессов;
соответствующие метрики;
замечания по воздействию бизнеса и процессов;
новые (бизнес) возможности;
требуемые изменения (например, в ИТ).
Анализ разрыва процессов должен содержать замечания по обучению, безопасности и
охране труда, по вопросам организационной структуры, а также помогать в некоторых ас-
пектах управления изменениями проекта. Пример анализа разрыва также приведен в Прило-
жении Е – стр. 265.
Шаг 13. Определение выигрышей и обновление бизнес-обоснования
Исходное бизнес-обоснование, разработанное на этапе стартовой площадки, определя-
ет некоторые из предполагаемых выгод.
На этапе инноваций проекта после окончательного оформления вариантов перестройки
процессов будет получена более подробная информация, дающая возможность спрогнозиро-
вать выигрыш более определенно.
На этом этапе должно быть возможно сделать значительно более законченное обоснова-
ние благодаря выполненной имитации, учета затрат по виду деятельности и метрикам: выиг-
рыш (например, улучшенные процессы) и затраты (например, на внедрение) уже более точ-
ные и просчитанные. (Иногда все же трудно провести оценку затрат на данной стадии проек-
та. Как только определены варианты новых процессов, и проект переходит к этапу разработ-
ки, затраты на разработку и реализацию можно рассчитать точнее).
Вновь рассчитанные затраты и метрики можно будет сравнить с метриками, собранными
на этапе понимания. Сравнение двух этих наборов метрик даст количественную оценку вы-
игрыша от перестроенных процессов, что представит более весомые доказательства бизнес-
обоснования (например, рис. 21.5).
Более того, бизнес-обоснование должно быть нацелено на «мягкое» внедрение и переход
от проектного состояния в режим повседневной деятельности. Насколько возможно, в него
также следует включить известную информацию о предлагаемом новом операционном ре-
жиме и влиянии на персонал.
Шаг 14. Отчет и презентации
На данном шаге разрабатываются отчеты и/или презентации в поддержку бизнес-
обоснования, представляемые на утверждение руководству высокого уровня. Разумеется,
важно добиться утверждения, и необходимо приложить все усилия для такой разработки.
Презентация должна быть спланирована (на начальном этапе обмена информацией на нее
необходимо установить срок) и нацелена на руководство или должностных лиц высокого
уровня.
Цель отчета — описать состояние проекта, полученные результаты и рекомендации эта-
па инноваций; отчет должен сопровождаться профессиональной презентацией. Это возмож-
ность для группы и спонсора проекта убедить руководителей высокого уровня в разумности
рекомендаций, чтобы продолжить финансирование (если оно еще не утверждено).
Шаг 15. Утверждение
На этом шаге организация утверждает рекомендованные варианты. В каждой организа-
ции существует свой порядок утверждения бизнес-обоснования, и это нужно прояснить и
учесть на этапе стартовой площадки проекта.
Шаг 16. Бизнес-требования
Выработка бизнес-требований — просто дальнейшее развитие документации, обеспечи-
вающей модели процессов. Бизнес-спецификации должны передаваться на этап разработки.
Возможно их предоставление отдельной группе внедрения, если требуются изменения или
разработка систем.
У каждой организации свои методы и документация, поэтому мы предлагаем не опреде-
лять их на данной стадии. Достаточно сказать, что документация должна быть написана с
точки зрения бизнеса и процессов.
В Приложении E (стр. 268, п. 9) дается описание конкретной организации, которая по-
дошла к существенным изменениям методов ведения своей деятельности, изменив бизнес-
процессы и ощутимо сократив операционные затраты, используя описанные в данной главе
действия.
Об успехе этапа инноваций будут судить не по стандарту моделей процессов (следуют
ли они согласованной архитектуре бизнес-процессов организации и соглашениям о моделях)
и не по эффективности или результативности моделей процессов «на бумаге», а по степени
их трансформации в реализованные процессы. Создание моделей новых процессов может
быть захватывающим упражнением, но пока они не превратились в реализованные, эффек-
тивные, результативные и адекватные процессы, дающие ценностный вклад в стратегию ор-
ганизации, цели и пользу всем заинтересованным сторонам, они остаются «интересными»
игрушками. (В данном контексте «реализация» означает принятие проекта исполнителями,
руководством, клиентами и остальными заинтересованными сторонами, т.е. экономичность
внедрения.)
Реализация ценности. В ходе этого этапа должен уточняться и оптимизироваться ком-
плекс выгод. Подробно это описано в главе 21, шаг 3, в контексте реализации ценности в
рамках проекта.
Конкретные итоги этапа инноваций
Этап инноваций вносит серьезный вклад в другие этапы общей схемы (рис. 17.7), и мы
приведем лишь несколько примеров:
могут быть получены знания, полезные для этапа архитектуры процессов при мо-
дификации или расширении стандартов или методических руководств организации;
могут появиться варианты обратной связи стратегической модификации организации,
например, реализации процессов самой организацией (инсорсинг), если организация достиг-
ла в них операционного совершенства;
дальнейшие знания о структурировании должностных функций появятся на этапе
изменения персонала;
инновации — это главные входные данные для этапа разработки, они дают расши-
ренный круг идей в области реализации предлагаемых изменений.
Риски этапа инноваций. Данный этап дает возможность осуществить инновационные
изменения, однако имеется ряд рисков, которые необходимо иметь в виду. Нужно реализо-
вать стратегии, устраняющие или снижающие их. Некоторые из этих рисков указаны в табл.
17.1.
Таблица 17.1. Риски этапа инноваций и способы их снижения
Риск Стратегия снижения
6. Не учтены ожидания и запросы за- Шаг 4 играет важную роль в определении ожи-
интересованных сторон даний и запросов заинтересованных сторон, на
шаге 10 (обсуждение на совещаниях предлага-
емых решений) и шаге 11 (доказательство и
проверка практической реализуемости предла-
гаемых решений) следует снова вернуться к
этим ожиданиям
Этап работы с персоналом (рис. 18.1) — наиважнейший этап реализации любого проекта
BPM, и если его не выполнить тщательно и на самом высоком уровне, это может поставить
под угрозу всю оставшуюся часть проекта. Важно четко понимать отличие данного этапа от
этапа внедрения, в фокусе которого находится развертывание выбранного решения. Как пра-
вило, этап работы с персоналом идет одновременно с этапом разработки, на котором форми-
руется решение с автоматизацией (или без нее); на этапе работы с персоналом происходит
распределение должностных обязанностей и принимаются решения для оценки функцио-
нальных характеристик персонала.
Цель данного этапа — сделать так, чтобы работа сотрудников, исполняющих новые
процессы, согласовывалась с задачами процессов и организации в целом, определенными на
предшествующих этапах проекта.
Именно люди делают функционирование процессов продуктивным и эффективным,
сколько бы ни автоматизировать процессы. Если сотрудники не прониклись проектом и но-
выми процессами, то они найдут способ сделать так, чтобы процессы либо не работали,
либо работали неэффективно.
Примечание
Хотя это утверждение справедливо, оно должно быть приведено в соответствие с ком-
мерческой реальностью. Это будет рассмотрено на шаге 4 в данной главе.
На данном этапе определяются функции персонала и руководства и вновь создаются или
пересматриваются должностные обязанности. Также изменяется или разрабатывается способ
измерения и управления показателями их производительности, отвечающий задачам процес-
сов и организационной структуре. Данный этап открывает для организации возможность
сделать должностные функции более интересными и повысить трудоспособность персонала.
Это относится не только к возможности занимать определенные должности внутри органи-
зации (т.е. способности людей выполнять различные функционально-должностные обязан-
ности, продолжать работать в организации на различных должностях), но и к внешней тру-
доспособности (повышая уверенность персонала в случае сокращений или аутсорсинга).
Итоги данного этапа должны работать — неудача недопустима. Его нельзя рассматри-
вать механически, как некоторую последовательность шагов, которые проект должен просто
пройти; группа проекта должна посвятить ему столько времени, сколько необходимо для
успешных результатов.
Результаты. Как узнать, что этап завершился успешно? По реакции людей на измене-
ния, смену функциональных обязанностей, новые процессы, управление эффективностью
выполнения должностных обязанностей и измеряемые целевые показатели. Несомненно, на
этом этапе рождаются некоторые документы и выполняются некие действия, но в конечном
итоге именно поведение людей покажет, были ли этап успешен.
Некоторые действия, совершаемые на этом этапе, и отчеты по его результатам включа-
ют:
1. разбиение и объединение новых процессов и операций, их составляющих, в типы дея-
тельности.
2. Пересмотр должностных инструкций и функций, которые обговаривались и согласо-
вывались с их предполагаемыми исполнителями.
3. Показатели и управление производительностью для соответствующих должностей,
что также обсуждалось и согласовывалось с предполагаемыми кандидатурами.
4. План и комплекс действий, обеспечивающих переход организации из теперешнего
состояния в новое. Это подразумевает полное и детальное понимание ключевых способно-
стей и квалификационных характеристик персонала на должностном уровне, а также накла-
дывается на выполненный ранее анализ разрывов процессов, что дает возможность разрабо-
тать планы обучения для групп и отдельных работников.
5. Новая основанная на процессах организационная структура бизнеса.
Осуществление. Многие организации и менеджеры скоры на руку и любят покритико-
вать и возложить на персонал вину за недостаточную производительность труда в организа-
ции. По нашему опыту, за редкими исключениями, это не вина рядовых исполнителей про-
цессов «в цехах». Подход организации к программе совершенствования должен придержи-
ваться такой последовательности:
1. процессы — сделать процессы эффектными, эффективными и дающими ценностный
вклад в стратегию организации.
2. Структура — отладить организационную структуру и должностные обязанности так,
чтобы они поддерживали новые процессы.
3. Люди — только после осмысления и выполнения структурных и процессных преобра-
зований можно приступать к оценке производительности персонала.
…если высокая производительность накладывается на негодную систему, система по-
чти всегда побеждает. Кин [39]
Во всех организациях, которые мы консультировали за многие годы, мы большей ча-
стью видели, что исполнители — нормальные люди, изо всех сил старающиеся работать
как можно лучше с системами и процессами, которыми их обеспечило руководство. Во мно-
гих случаях сотрудники работают прекрасно, посвящая долгие часы специальной работе с
клиентами. В обязанности руководства входит обеспечить своему персоналу режим и ин-
струментарий (процессы, инфраструктура, системы), чтобы исполнители могли выпол-
нять свои функции эффективно и производительно.
На уровне проекта для выполнения согласованных задач процессов организации нужно
распределить должностные обязанности для поддержки процессов и подпроцессов и обеспе-
чить структурирование производственной среды, дающее возможность персоналу сделать
свой вклад максимальным.
Даже если организация оптимизировала структуру, процессы и операции выполняются
людьми. Без людей ничего не происходит.
Этап работы с персоналом проекта охватывает:
решение о способе выполнения этапа;
формирование типов деятельности;
распределение должностных функций или обязанностей;
определение показателей производительности персонала, исполняющего процесс
(процессы);
определение измерений показателей сотрудников — исполнителей процесса (процес-
сов);
обеспечение управляемости «стыков» между процессами, чтобы не было разрывов.
Это предполагает выделение достаточных ресурсов, чтобы люди могли работать эф-
фектно и эффективно.
Шаги этапа работы с персоналом показаны на рис. 18.2.
Применение единиц работы требовало изучения каждого типа транзакций, чтобы опре-
делить количество единиц работы или усилий на его обработку. Большинство этих сведений
было получено в ходе работы по проекту на этапах понимания и инноваций. Например, про-
цесс А требовал 1,25 единиц работы, а транзакция типа B — 2,5 единицы. Единицы работы
всех процессов округлялись до ближайших 0,25 единиц. Исходя из стандартного рабочего
дня — 6,25 ч — это давало выработку 25 единиц работы в день на человека. (Персонал рабо-
тал с 8.30 до 17.00 ежедневно, что составляло 8,5 ч с часовым перерывом на обед и по 0,25 ч
на утренний и послеобеденный перерывы, походы в туалет и прочее, организация приняла
эффективную продолжительность рабочего дня 6,25 ч).
На более детальном уровне в рассматриваемой организации для администрирования и
главы группы были установлены следующие нормативы:
количество единиц работы в неделю должно было равняться 135, т.е. по 25 единиц в
день (6,25 ч, деленные на 15 мин), или 125 в неделю, плюс 10 единиц как стимулирующий
норматив. Если работник участвовал в собраниях группы, проходил обучение и т.п., это вре-
мя учитывалось в единицах работы, и они прибавлялись к общему числу;
в группу входили 10 человек, и глава группы установил норматив 135 единиц, умно-
женные на 10, или 1350 единиц работы в неделю на группу. Групповой норматив стимули-
ровал работников помогать другим членам группы, которые, возможно, не справлялись из-за
неопытности или избытка работы, а группа должна была выйти на целевой процентный по-
казатель процесса в 90%;
нормативы качества были также установлены на индивидуальном и групповом уров-
нях. Первоначально работникам давалась «поблажка» в виде разрешения небольшого числа
ошибок обработки в неделю (по мере накопления опыта допускаемое число ошибок стреми-
лось к нулю), но для группы в целом был установлен нулевой «внешний» норматив числа
ошибок, т.е. члены группы должны были проверять друг друга, чтобы до клиента или других
заинтересованных сторон ошибки не доходили.
Нормативы для глав группы включали:
те же групповые нормативы, что и для администрирования. Такое положение дел
стимулировало глав групп так, чтобы это было выгодно всем (организации, руководству,
главам и членам групп);
соблюдение сроков процессов в 90% случаях, что стимулировало глав групп руково-
дить своими коллективами упреждающе, равномерно распределяя нагрузку и предупреждая
накопление невыполненной работы;
норматив по достижению задач процессов всего отдела, что стимулировало взаимо-
помощь между главами групп одного отдела.
Такое совокупное накопление и формирование нормативов проходило вверх по всей
иерархии до каждого уровня управления.
Чтобы повысить квалификационный уровень в организации, персонал должен был обес-
печить пересылку ошибок обратно работнику, ставшему их первопричиной. Это давало об-
ратную связь показателей с работником. За переделывание работы никакие дополнительные
единицы не начислялись.
Члены групп ежедневно фиксировали свою выработку и могли постоянно видеть показа-
тели производительности других членов и всей группы.
Глава и члены группы могли также наблюдать сведения о числе транзакций в процессе
обработки и при любых отставаниях в работе. Это давало возможность убедиться, что задачи
процесса выполнены. Сведения, необходимые для измерений выработки, включались в от-
чет, показанный на рис. 18.7.
На этом рисунке видно, что обычно структура организации формируется из двух частей.
Руководитель организации определяет верхние ярусы организационной схемы — своих
непосредственных подчиненных и сферы их ответственности, которые могут далее делиться
по продуктам, клиентам, каналам дистрибуции и т.п. Прямые подчиненные определяют сле-
дующий ярус и т.д. Такое формирование структуры определяется службами и «вертикалями
подчиненности» и может быть связано либо не связано с процессами организации. Этот спо-
соб называют «сверху вниз».
Нижняя половина организационной структуры может формироваться либо «снизу
вверх» (на основе подхода с процессами в сердцевине) или «от середины вниз» (согласно
определяющим структуру решениям руководителя организации и его непосредственных
подчиненных, обычно по функциональным характеристикам). Подход «от середины вниз»
— это традиционно принятый способ формирования структуры организации, тогда как при
процессно-центрированном подходе предпочтение отдается способу «снизу вверх». В по-
следнем случае важно начать с разбиения процессов на типы деятельности (как описано на
шаге 3 и далее). И тогда нужно будет различать опорные и вспомогательные (поддерж-
ки/обеспечения) процессы организации, а также «стратегические» процессы и процессы
«управления», при этом роли и структура должны отражать это разбиение.
Функционально выстроенная структура организации порождает напряженность между
различными отделами организации или бизнес-подразделениями, поскольку процессы
сквозные и пересекают границы структурных подразделений. Чтобы способствовать снятию
этой напряженности, многие организации прибегают к матричной структурной схеме, когда
функциональные менеджеры отвечают за обычные сферы продаж, производства, маркетинга
и т.п., а менеджеры процессов — за цепочку ценности или обобщенные сквозные процессы.
В этой ситуации необходим посреднический коммуникативный процесс, позволяющий раз-
решать конфликты.
У менеджеров процессов обычно существует иерархия, распределяющая обязанности от
обобщенных процессов и цепочек создания ценности до подпроцессов. Роль главного руко-
водителя процессов заключается в координации всех менеджеров процессов. Если создана
матричная структурная схема, важно привязать к такой структуре системы премирования и
вознаграждений.
Во всех случаях задача организационной структуры состоит в том, чтобы:
предлагаемая новая структура предназначалась для поддержки стратегии организации
и показателей процессов;
свести к минимуму разрывы процессов между подразделениями — их невозможно
уничтожить, но можно многого достичь на пути их минимизации. В структуре по-
настоящему процессно-центрированной организации с перестройкой сквозных процессов
разрывы в процессах должны исчезнуть или почти исчезнуть.
Достичь этого можно, если подойти к созданию структуры организации как к процессу.
Сформируйте общую (грубую) модель, а затем постепенно моделируйте перестроенную
схему организации более подробно. Создайте новую модель организационных взаимосвязей,
чтобы свести, насколько возможно, к минимуму разрывы процессов.
Организационно-структурная схема должна:
минимизировать «стыки» между отделами;
добиваться максимальной результативности и эффективности процессов;
минимизировать количество ярусов управления;
обеспечить максимальную ясность и четкость.
Важно не увлечься достижением полного совершенства структуры, хотя нужно сделать
все возможное для формирования правильной структуры с учетом всех девяти компонентов
в описанной ранее схеме производительности [29]. Но организационная структура может
иметь огромное значение для функционирования организации, если схема явно неверна, по-
тому что часто вызывает нестыковки (с точки зрения процессов). Важнее отладить нижние
ярусы структуры организации, потому что именно там «делаются дела».
Помните, что структура следует за стратегией и перестройкой процессов. Как часть
процесса определения идеальной структуры организации необходимо рассмотрение новой
«процессной среды», в том числе ее измерения и управление ею. Фактически, методика из-
мерения процессов вполне может дать ответ на вопрос, как должна быть структурирована
организация. В операционной сфере руководство существует для «управления» людьми и
процессами, требуя возможности измерять производительность людей и процессов.
Организациями, структурированными процессно-центрированно, управлять труднее, по-
тому что необходимы более развитые навыки управления. Руководство должно уделять зна-
чительное внимание измерению производительности, мотивации, вознаграждениям и куль-
туре.
Нет одного правильного решения относительно структуры организации — она будет за-
висеть от требований и конкретных обстоятельств; но:
…существует очевидно неправильное решение. Оно вверяет все полномочия и контроль
менеджерам отделов и создает стимулы для менеджеров в соответствии с показателями
отделов. Это почти всегда приводит к «частичной» оптимизации усовершенствования
процессов и эффективности функционирования корпорации.
Хармон, [32]
В нынешней обстановке все более быстрых перемен для долгосрочного выживания ор-
ганизациям нужно быть гибкими и адаптируемыми. Поэтому структура организации должна
быть подвижной и способной динамично меняться, постоянно подстраиваясь под деловую
среду и требования организации.
Шаг 8. Пересмотр политики в отношении персонала
Окончательно определив описанные выше элементы, необходимо пересмотреть или
сформулировать различные положения и руководства по политике, процедурам, груп-
пам/семействам смежных должностей (ролей), структуре вознаграждений и другую доку-
ментацию отдела кадров. Рассматривая подход к разработке таких положений в различных
сферах, подумайте об использовании инструмента моделирования, чтобы состыковать моде-
ли новых процессов с документацией по политике и процедурам в соответствующих точках.
После этого документацию нужно выложить в сети организации. Среди другой документа-
ции, требующей пересмотра, назовем схему стимулирующих вознаграждений, которые мож-
но напрямую связать с измерениями производительности и удовлетворенности клиентов.
Шаг 9. Планирование обучения (на рисунке – Обучение – С.К.)
На этапе понимания организация начала выявлять потребности в информации и знаниях
и заполнять матрицу способностей, которая на данном этапе была расширена и заполнена на
шаге анализа разрывов базовых способностей. Полученные результаты теперь можно ис-
пользовать для разработки стратегии и плана обучения.
Необходимо обеспечить, и как можно раньше, участие отдела обучения в определении
новых типов деятельности и происходящих изменений ролевых инструкций, а также обеспе-
чить отдел исчерпывающей информацией. Разумеется, в этом деле требуется постоянное
взаимодействие и помощь отдела кадров.
Задача — спланировать и отобразить на бумаге требования к обучению с точки зрения
процессов. Обучение системам, прописанное на этапе разработки, дает входную информа-
цию для данного шага.
Разработка программы обучения также предполагает:
анализ потребностей в обучении;
анализ приемов обучения (как документировать и осуществлять обучение);
разработку материалов обучения;
своевременное направление людей на обучение — бессмысленно обучать людей за-
долго до того, как им потребуются соответствующие знания: они просто забудут все, чему
их учили.
В формулировании требований обучения очень полезен анализ разрыва между действу-
ющими процессами, смоделированными на этапе понимания, и новыми процессами, разра-
ботанными и смоделированными на этапе инноваций (более подробно см. шаг 12 этапа ин-
новаций).
При планировании обучения нужно подумать о следующих моментах:
1. Как будет проводиться обучение:
преподавателями-профессионалами;
искусными супер-пользователями из бизнес-подразделений (их преимущество в том,
что они досконально знают бизнес и процессы; это позволит продолжить обучение внутрен-
ними «учителями» на этапе реализации);
«пилотными» сеансами обучения, что дает возможность получить обратную связь и
«обучить учителей».
Обучение должно учитывать «разрывы», найденные при анализе матрицы ключевых
способностей персонала.
2. Кого нужно привлечь к разработке плана обучения:
группу проекта;
отделы кадров и обучения;
представителей исполнительных групп;
руководство.
3. Какой формат нужно использовать:
семинары;
самообучение;
обучение в процессе работы;
самообучение по учебникам.
Сделайте так, чтобы первоначальное обучение и материалы содержали формы для об-
ратной связи, которые можно использовать для совершенствования методики обучения по
мере ее распространения по организации. Преподаватели и учителя также должны обеспечи-
вать обратную связь.
Реализация ценности. На данном этапе необходимо до мелочей определить выигрыши,
чтобы добиться согласия. Подробности описаны в главе 21 (шаг 5) в связи с реализацией
ценности в проекте.
Результаты этапа работы с персоналом. Этап работы с персоналом вносит значимый
вклад в другие этапы (рис. 18.9). Вот лишь несколько примеров:
6. Отдел кадров был слиш- Если не привлечь отдел кадров, это может повлечь
ком поздно привлечен в проект существенные задержки, негативный эффект и пере-
или не был привлечен вовсе делки. Привлечение данного отдела следует считать
задачей плана проекта на самой ранней стадии.
Нужно назначить ответственного за это, а менеджер
проекта должен обеспечить решение этой задачи.
Информируйте отдел кадров о сроках проекта
6
Современными стандартами управления проектами являются: PMBoK, Agile, Scrum, Kanban
столь подробно, как следует. Разработчики утверждают, что документация неявно присут-
ствует в конфигурации системы, и ее можно там посмотреть. Вид системы дает представле-
ние о том, что было сконфигурировано, но не объясняет, почему была выбрана именно такая
конфигурация. Не видя решений, определивших конфигурацию, трудно вносить изменения в
будущем с какой-либо степенью уверенности, что они будут согласованы с выбранными ра-
нее вариантами процессов.
Слой интеграции / данных более технический, поскольку связан с интерфейсами других
систем. Требуются глубокие технические знания, а также четкое понимание систем, с кото-
рыми связаны автоматизированные решения BPM.
Один из наиболее остропроблемных аспектов этапа разработки ПО проекта не просто
относится к фактической разработке, но и к переходу на новую систему. Путь к успеху усы-
пан остатками проектов, в которых недооценивались проблемы, связанные с переходом и
интерфейсами.
С точки зрения рядового сотрудника переход может выглядеть просто, потому что един-
ственное, что требуется для переноса бизнес-моделей, процессов и данных из одной системы
в другую, — это простое соответствие полей данных между новой и старой системами. Но
очень важно, чтобы бизнес-модели, процессы и данные существующей системы были пра-
вильными. Опытные практики знают, что пользователи будут задействовать систему по-
разному, и это означает, что в ней окажется значительно больше ошибок, чем казалось на
первый взгляд.
Следует ли организации сначала перейти на новую систему, а затем вносить изменения,
или сначала внести изменения в существующую систему, а затем осуществлять переход на
новую? Часто второй вариант предпочтительнее, поскольку, как показали многие проекты и
организации, оказалось невозможным вносить изменения в систему, уже заполненную дан-
ными.
Выполняя подобный целевой анализ, важно различать важность, которую заинтересо-
ванные стороны придают своим требованиям. Очень практичен в этом смысле подход
MoSCoW в DSDM (динамичная методика разработки систем, см. www.dsdm.org), который
разбивает приоритет требований на следующие категории:
M — строго обязательно;
S — нужно, если вообще возможно;
C — можно, если не влияет ни на что другое;
W — не будет (в данном выпуске), но хотелось бы иметь впоследствии.
Путь 1. Традиционный (SDLC) подход к разработке
На рис. 19.6 показаны шаги, которые выполняются в традиционном подходе к разработ-
кам решения BPM по методу цикла разработки ПО (SDLC).
Хотя такой подход проверен, апробирован и зарекомендовал себя при разработке реше-
ний, он необязательно лучший или наиболее подходящий подход к проекту BPM. Самый це-
лесообразный подход зависит от сценария, организации и объема проекта.
При традиционном подходе SDLC менеджер проекта должен вести регулярный монито-
ринг проекта, чтобы обеспечить его движение в правильном направлении в соответствии с
установленными требованиями и быть уверенным в том, что бизнес сохраняет поддержку
исходных спецификаций. Слишком часто после длительного периода разработки и тестиро-
вания проект выдает решение ПО, но оказывается, что бизнес-требования изменились.
Возможно, более удачен подход быстрой разработки приложений.
Путь 2. Быстрая разработка приложений
Большинство автоматизированных решений BPM дает возможность интерактивно кон-
фигурировать процессы между персоналом бизнеса и техническими специалистами, когда
специалисты по процессам и/или хозяева процессов садятся за стол вместе с техническим
разработчиком и «моделируют» автоматизированное решение. Этот подход особенно хорош
для сценария «пилотный проект» при изучении возможностей, которые открывает новое ре-
шение BPM. Он также быстро обеспечивает бизнес-подразделению общее представление о
решении. Но при моделировании целостного решения важно обеспечить наличие соответ-
ствующих спецификаций, чтобы провести тестирование, а также наличие документации для
будущих справок.
Столь же существенно, чтобы представители бизнеса, дающие информацию о процессах
и отвечающие за них, имели полное представление о конфигурации, ее месте в широком
контексте и последствиях вариантов, которые они выбрали. Если это непонятно, неизбежно
доминирование ИТ-компонента решения, когда у бизнеса нет достаточных знаний или влия-
ния на его разработку и результаты.
По мере дальнейшего совершенствования технологии BPM данный подход набирает
мощный импульс и обладает крупными бизнес-достоинствами.
Шаг 6. Аппаратное обеспечение
В понятие аппаратного обеспечения входят компьютеры для пользователей, серверы, се-
ти, а также офисная техника: принтеры, сканеры и носители для хранения данных.
Вопросы, которые необходимо учесть:
совместимость — все ли системы могут общаться друг с другом, в частности, интер-
фейсы и платформы;
масштабируемость/наращиваемость — можно ли расширять предлагаемые системы,
чтобы справляться со значительным ростом числа обрабатываемых транзакций;
обслуживание и поддержка: все ли компоненты аппаратного обеспечения закреплены
за квалифицированным персоналом, способным обслуживать конкретный компонент (вклю-
чая средства резервирования и восстановления), а также обеспечивать поддержку пользова-
телей.
Наконец, убедитесь, что среда тестирования аппаратуры в точности такая же,как и бу-
дущая эксплуатационная среда. Многие системы прекрасно тестировались в «лабораторных»
условиях и «сыпались» в реальной эксплуатационной обстановке, потому что условия не
совпадали.
Шаг 7. Тестирование
Тестирование — важнейший шаг этапа разработки. В этот момент сравниваются разра-
ботанные системы приложений и исходные бизнес-требования, предполагая, что программы
тестирования и скрипты составлены правильно. Международная организация стандартиза-
ции (МОС) определяет тестирование так: техническая операция, заключающаяся в определе-
нии одной или более характеристик данного продукта, процесса или услуг, согласно уста-
новленной процедуре. (Воспроизводится с разрешения Центрального секретариата МОС с
веб-сайта Международной организации стандартизации www.iso.org.)
Более подходящее определение тестирования программного обеспечения: роцесс плани-
рования, подготовки, исполнения и анализа, направленный на установление характеристик
информационной системы и выявление разницы между фактическим и требуемым состоя-
нием. [57]
Тестирование имеет особое значение в ситуации фундаментальных или крупномасштаб-
ных изменений, а не для краткосрочных или небольших разработок. Поэтому тестирование
— важнейшая процедура, которая должна быть тщательно и разумно спланирована; ее нель-
зя отодвигать на слишком позднюю стадию проекта. План и программа тестирования долж-
ны быть выполнены в деталях при составлении бизнес- и функциональных спецификаций.
Если сценарии тестирования и программы-скрипты составлены на данной стадии, это даст
бизнесу и разработчикам более четкое понимание требований бизнеса. Будет понятна база,
по которой произойдет оценка системы, что должно еще больше снизить риски, связанные с
недопониманием между требованиями бизнеса и продуктами разработчиков.
Требуют учета следующие весьма серьезные аспекты:
важно помнить, что на подготовку и планирование нужно отвести более половины
всего времени тестирования, а остальную часть — на фактическое проведение тестов;
почти невозможно и весьма нежелательно выполнять 100-процентное тестирование,
поскольку затраты и сроки будут нереальны. Лучше практиковать структурированный под-
ход, добиваясь максимума эффективности при минимуме усилий. Руководитель тестирова-
ния должен всегда определять глубину тестирования, количество ошибок и «объем тестов».
Можно выделить следующие типы тестирования [57]:
тест блока выполняется разработчиками в лабораторных условиях и должен пока-
зать, что данная работа или шаг автоматизированного решения BPM отвечает требованиям,
сформулированным в техническом задании;
тест интеграции выполняется разработчиками в лабораторных условиях и должен
показать, что данная функция или аспект автоматизированного решения BPM отвечает тре-
бованиям, сформулированным в техническом задании;
системный тест выполняется разработчиками в (надлежаще контролируемых) лабо-
раторных условиях и должен показать, что автоматизированное решение BPM или его ком-
поненты отвечают требованиям, сформулированным в функциональных спецификациях и
требованиях к качеству;
тест функциональной приемки (FAT) выполняется системным менеджером и группой
тестирования в условиях, в максимально возможной степени имитирующих эксплуатацион-
ную среду. Он должен показать, что автоматизированное решение BPM отвечает требовани-
ям к функциональности и качеству, сформулированным в функциональных требованиях;
тест приемки пользователями (UAT) выполняется пользователями системы. В «те-
невых» эксплуатационных условиях автоматизированное решение BPM будет испытано на
предмет соответствия требованиям бизнеса. Это включено в этап реализации;
регрессионный тест предназначен показать, что все части системы по-прежнему
функционируют правильно после внедрения или модификации автоматизированного реше-
ния BPM. Регрессия — это явление, показывающее, что качество системы как целого не
ухудшается в результате отдельных модификаций.
Разумеется, нужно следовать обычному процессу тестирования:
1. определите показатели теста. Тестирование всегда предполагает баланс между выго-
дами от тестирования и связанными с ним затратами. 100-процентное тестирование — прак-
тически нереальное и чрезвычайно дорогостоящее мероприятие. TMap® — прагматичный
подход, описанный в [57].
2. Определите и опишите стратегию тестирования, которая должна включать тест бло-
ков, приемки пользователями (UAT), интеграции, регрессионный тест и т.д. Необходимо об-
думать используемую инфраструктуру.
Замечание: обязательно сделайте все возможное в рамках проекта, чтобы на стадии те-
стирования использовалась точная копия действующей среды инфраструктуры. Многие про-
екты развалились, если данное условие не было выполнено. Также помните, что не все тесты
относятся к системам приложений. В процессной среде большая часть тестирования враща-
ется вокруг «пробных прогонов» процессов в бизнес-подразделении и определения его при-
годности для заданной цели.
3. Составьте план тестов. Организация принимает решение о количестве и типах тесто-
вых конфигураций. Не забудьте привлечь все соответствующие заинтересованные стороны и
другие подгруппы проекта.
4. Опишите различные конфигурации тестов. Объем их будет зависеть от размера и
сложности проекта. Самое важное — охватить все вероятные сценарии.
5. Выполните тестирование. Завершите конфигурации и программы тестов.
6. Проанализируйте результаты и решите, как двигаться дальше. Варианты: продолжать
реализацию, приостановить внедрение, пока не устранены ошибки, продолжить внедрение и
обеспечить внесение изменений по ходу или же скомбинировать три этих варианта.
Не все тесты фактически выполняются на данном этапе, но их нужно обязательно преду-
смотреть. Например, примененные тесты пользователей подготавливаются и осуществляют-
ся как часть шагов 3 и 5 этапа реализации.
Реализация ценности. Чтобы добиться согласия, необходимо тщательно определить вы-
игрыши как часть данного этапа. Подробности описаны в главе 21, шаг 5, в связи с реализа-
цией ценности в проекте.
Результаты этапа разработки
Этап разработки дает значимый вклад в другие этапы общей схемы (рис. 19.7), вот лишь
несколько примеров:
решение может налагать требования на людей, которые будут работать с системой;
этап разработки дает информацию для обучения на этапе реализации-внедрения;
предложенная система может обеспечивать функциональность, которая дает бизнесу
дополнительные возможности, или же не обеспечить все функции, предусмотренные на эта-
пе инноваций, и в этом случае должны быть привлечены люди, готовившие спецификации
после этапа инноваций;
этап разработки должен обеспечить устойчивое функционирование;
разработка ПО может повлиять на изменения в архитектуре процессов (особенно со-
ответствующей информации и технологий).
Риски этапа разработки
На данном этапе присутствуют некоторые риски, так что нужно предусмотреть и реали-
зовать стратегии их исключения (или хотя бы снижения). Некоторые риски перечислены в
табл. 18.2 (см. выше).
В табл. 19.1 указаны риски и стратегии снижения, которые должны быть рассмотрены на
этапе разработки.
Таблица 19.1. Риски и стратегии их снижения на этапе разработки
Риск Стратегия снижения
Ради чего проект затевался вообще? Это написано в бизнес-обосновании. Там должны
быть указаны выгоды и ценность для бизнеса, которые ожидается получить по окончании
проекта.
Ценность не падает сверху, как манна небесная. Выигрыши нужно планировать, они
должны быть кому-то нужны, на их материализацию нужно работать. Реализация бизнес-
ценности редко случается сразу после воплощения проекта (рис. 21.1), задержка может ино-
гда длиться от трех до шести месяцев (рис. 21.2).
Иногда есть переходный период, на котором затраты даже растут на коротком интервале
после внедрения, и только потом начинает реализовываться ценность и снижаются операци-
онные издержки.
Есть также некоторое перекрывание затрат на проект и начало реализации ценности для
бизнеса, поскольку какая-то часть проекта должна продолжаться, пока не начнут реализовы-
ваться выигрыши, и проект не станет для бизнеса постоянной деятельностью.
Хотя для всех остальных этапов были указаны шаги, которые способствуют реализации
ценности, в этой главе эти шаги и схема управления будут сведены вместе, чтобы обеспе-
чить их полное понимание и, в конечном итоге, реализацию ценности проекта.
Если по ходу проекта оказывается, что ожидавшаяся ценность для бизнеса не может
быть реализована или просто перестала существовать, проект следует остановить. Это
ситуация станет очевидной, если постоянно вести и обновлять бизнес-обоснование по ходу
проекта (на каждом этапе).
В своей лекции в Университете Лидса в 2002 г. Дейвид Винни (David Vinney, специалист
в области инжиниринга информационных систем) указывал: последние исследования, прове-
денные школой бизнеса Университета Крэнфильда, показали, что 78% проектов с измене-
ниями на основе ИТ (в крупных британских компаниях) не принесли выгоды бизнесу. 47%
опрошенных считали, что оценка бизнес-выгод была слабой или плохой, а 79% сказали, что
не все имевшиеся выигрыши были обнаружены при оценке, а 45% считали, что выгоды про-
ектов в их организациях были явно завышены, чтобы получить финансирование.
На сайте правительства Соединенного Королевства (www.ogc.gov.uk, по состоянию на 8
июня 2005 года), утверждалось, что:
…многие проекты не обеспечивают выигрышей, на которые рассчитывали, когда
утверждали исходное финансирование. По оценкам специалистов, 30–40% систем под-
держки бизнес-изменений вообще не дают никаких выигрышей.
Это ужасная статистика, и ее вполне можно было избежать (или, по крайней мере, све-
сти к минимуму) в проектах BPM, следуя этапам общей методической схемы.
Общепринятый термин для обозначения контроля, управления и реализации бизнес-
ценности — управление выгодами. Управление выгодой преобразует цели бизнеса в выгоды,
которые можно измерять, отслеживать и реализовывать.
Если организация не старается упорно и тщательно осуществлять управление выгодами,
растет риск того, что проекты не смогут отвечать ожиданиям заинтересованных сторон. Ти-
пичный образец таких рисков приведен в конце этой главы.
Управление выгодами может также действовать как катализатор дальнейших изменений,
если проект не реализует ожидаемых выгод. Это может вынудить организацию провести
анализ, который может привести к смене подхода к проекту и, таким образом, последующей
реализации ожидаемой ценности.
Результаты
Есть целый ряд конкретных результатов и наработок, на которые бизнес может рассчи-
тывать по итогам данного этапа, в том числе:
сводный план выгод;
сетевая матрица сроков реализации выгод;
матрица реализации выгод;
реестр-журнал реализации выгод.
Осуществление
Если необходимо реализовать бизнес-ценность, в проекте и в организации должен
иметься структурированный процесс - часть анализа выигрышей и затрат, связанная с выго-
дами. На рис. 21.3 показана среда управления выгодами.
Хотя в этой главе описан каждый из перечисленных шагов, выполнять их нужно на со-
ответствующем этапе.
Шаг 1. Схема управления выгодами (этап архитектуры процессов)
Как указано выше, этот шаг предусматривает формирование структуры управления вы-
годами в организации, чтобы сформировать подход, поставить цель, измерять и реализовы-
вать бизнес-выгоды проекта. Все эти действия должны включаться в архитектуру процессов.
На данном шаге не только формируется структура управления выгодами, но и устанав-
ливаются стандарты и формы-шаблоны, которые распространяются по организации. Эти
стандарты и формы-шаблоны должны включать следующие описания:
как организация идентифицирует выгоды и увязывает их со стратегий организации;
как организация определяет и измеряет выгоды;
роли выгод, ответственность и принадлежность «хозяину» (кто владеет);
процедур планирования выгод — сетевых матриц сроков сдачи/выгод, точек осу-
ществления и рассмотрения, взаимозависимостей, рисков, влияния на бизнес;
что, когда и кем делается;
руководства по применению возможностей, открывающихся в результате непланиру-
емых выгод;
выявления любых невыгод (ущерба);
лиц, ответственных за установление отсчетной точки, каким образом устанавливается
такая отсчетная точка, кто ее утверждает;
формата журнала реализации выгод — в чем выгода. Стоимостное выражение. Кто
отвечает за осуществление. Как осуществляются сроки — график. Когда отразится на бизне-
се.
Должны быть организованы регулярные обсуждения управления выгодами с принятием
решений о том, кто будет участвовать в них, и как часто их проводить, со стандартной по-
весткой:
какие уроки извлечены;
какие выгоды осуществились (хватит ли их; есть ли еще);
выгоды не реализовались. Почему? Откорректируйте планы/стратегии смягчения
негативного эффекта и восстановления.
Шаг 2. Определение и планирование потенциальных выгод (этап стартовой пло-
щадки)
Исходное бизнес-обоснование составляется на этапе стартовой площадки, и в нем долж-
ны быть определены исходные вероятные выгоды, связываемые с проектом. По ходу проекта
на последовательных этапах общей схемы эти выгоды уточняются и подтверждаются. Жур-
нал реализации выгод необходимо использовать для регистрации по каждой установленной
и определенной выгоде следующих данных:
описаний выгоды, которой нужно достичь;
лица, ответственного за реализацию выгоды;
описания текущей ситуации или функционирования бизнес-процесса;
текущих затрат или мер эффективности бизнес-процесса;
целевого показателя затрат или эффективности бизнес-процесса после планируемых
изменений;
срока реализации выгоды;
события, или «пускового» механизма, который вызовет реализацию выгоды;
типа содействия бизнесу;
оценки выгоды или экономии;
взаимозависимостей;
предположений;
замечаний по стоимостной оценке выгоды или экономии;
стратегии организации и целей, поддерживаемых достижением выгоды;
каким образом данная выгода будет способствовать достижению стратегической це-
ли.
Выгоды можно также свести в сводную таблицу выгод (табл. 21.1). В этой таблице фик-
сируется сама выгода, лицо, ответственное за ее достижение (реализацию), предполагаемое
стоимостное выражение, сроки начала и окончания действий выгод (если это имеет место,
поскольку некоторые выгоды продолжат действовать в будущем), а также любые взаимоза-
висимости и риски, связанные с конкретной выгодой.
Таблица 21.1 Сводный план выгод
Описание «Хозяин» - Стоимость Ожидаемые сроки реа- Зависимости Риски
выгоды владелец выгоды лизации выгоды
выгоды
Начало Окончание
1. Три месяца (что можно сделать без каких-либо изменений в ИТ — мы считаем это
«быстрыми выигрышами»).
2. Восемнадцать месяцев (без автоматизации BPM; допускаются изменения существу-
ющих приложений).
3. Восемнадцать месяцев (полная автоматизация BPM, внедрение управления докумен-
тами и изменения в существующие приложения).
Спонсор проекта заявила, что не уверена, что реализация полностью автоматизирован-
ного решения BPM и системы управления документами будет экономически эффективна,
поэтому потребовала, чтобы перестройка процессов в проекте базировалась на двух 18-
месячных вариантах (с автоматизацией и без автоматизации), чтобы выяснить наличие до-
полнительных выгод.
Скачок выгоды A показывает сокращение затрат, которого можно достичь в результате
реализации быстрых выигрышей, что помогает их обоснованию. Скачок выгод B показывает
дополнительные измеряемые выигрыши, которые дает неавтоматизированное 18-месячное
решение. Скачок выгод D показывает измеряемое снижение затрат полностью автоматизи-
рованного решения.
Спонсора же проекта интересовал скачок выгод C — дополнительные выгоды, которые
можно извлечь из полностью автоматизированного решения. Именно анализ этого скачка
должен быть включен в бизнес-обоснование, чтобы оправдать потенциальные дополнитель-
ные затраты, связанные с решением BPM и управления документами.
(Предостережение: при обосновании полностью автоматизированное решение не долж-
но опираться только на измеряемые выгоды; есть множество нефинансовых выгод при внед-
рении этого типа решения, например маневренность бизнеса, повышение удовлетворенности
персонала и способность взаимодействовать с поставщиками и клиентами.)
Данное сравнение ставит перед комитетом по управлению проектом такой вопрос: отве-
чают ли рассчитанные выгоды ожиданиям, изложенным в бизнес-плане? Если ответ «нет»,
проект следует либо прекратить, либо вернуться на этап стартовой площадки, где выбирают-
ся различные комплексы процессов для работы в проекте.
Выполнив приведенный выше анализ, можно составить матрицу сдаточных сроков вы-
год (рис. 21.6).
Эта матрица показывает взаимосвязи между различными проектами, сдаточными стади-
ями проектов и конкретными выгодами. Если на протяжении проекта взаимосвязи, непо-
средственно увязывающие сдаточные стадии с выгодами, не видны, выгода может исчез-
нуть, а сам проект (или его часть) следует остановить. Все члены группы проекта и предста-
вители бизнеса должны понимать эти взаимосвязи, особенно это относится к спонсору про-
екта, менеджеру проекта и владельцу бизнеса.
Необходимо обеспечить выяснение проблем при изменении бизнеса, чтобы их устране-
ние можно было отслеживать через реализацию выгод. Некоторые из проблем устанавлива-
ются еще в плане реализации выгод, другие возникают по мере разработки более подробных
планов управления изменениями персонала. Аналогично, в план реализации выгод должны
включаться скрытые выигрыши, выявленные во время реализации. Также необходимо раз-
работать сдаточные стадии и целевые показатели реализации выгод, связанные с деятельно-
стью по управлению изменениями персонала, чтобы можно было отслеживать продвижения
в реализации выгод в контексте этих действий по изменению персонала.
Шаг 5. Детальное определение выгод (этапы разработки, работы с персоналом и
реализации)
В начале этапа разработки после обновления плана проекта нужно заполнить матрицу
реализации выгод (рис. 21.7). Эта матрица показывает взаимосвязи между сдаточными ста-
диями проекта и выгодами, как описано в матрице сдаточных стадий выгод. Разница заклю-
чается в том, что сдаточные стадии и выгоды увязываются по времени, а затем постоянно
корректируются в связи с изменениями дат сдачи стадий (очередей) проекта. Заметьте, что
между завершением сдаточной стадии проекта и реализацией выгоды может быть разрыв,
как в примере с выгодой D на рис. 21.7.
В этом примере:
сдаточные стадии A1 и A2 были сданы согласно графику, что позволило реализовать
выгоду А в планируемую дату;
сдаточная стадия A3 была просрочена, в то время как сдача стадий B1 и B3 прошла
по графику, что вылилось в реализацию выгоды B позже срока и реализацию выгоды C в
срок; задержка реализации выгоды В привела к затратам, связанным с задержкой;
сдаточные стадии B2 и B4 были просрочены, что вызвало отсрочку реализации выго-
ды D, а это также вылилось в связанные с задержкой затраты.
Важно отслеживать задержку сроков, поскольку их невыполнение может повлиять на
организацию в самых разных аспектах, в том числе:
наименьшие потери связаны со стоимостью потерь денежных средств в результате
несвоевременной реализации выигрыша до намеченного срока (расходы на проценты и дви-
жение денежных средств);
упущенные возможности бизнеса (неспособность воспользоваться бизнес-
возможностью в силу не реализации проекта или сдаточной стадии); у некоторых бизнес-
шансов окно возможностей ограничено временем;
дополнительные затраты по проекту, включая стоимость ресурсов на затянувшийся
срок;
недостигнутые нормативы организации по прибыли (выполнение может переноситься
на другой финансовый год или квартал);
недостаток человеческого ресурса для нового контракта.
Когда назревает нарушение сроков сдачи, понимание взаимосвязей стадий сдачи и выгод
подскажет группе проекта и бизнес-подразделению, куда направить ресурсы, чтобы полу-
чить максимальную выгоду для организации. Возможно, ресурсы следует перебросить с од-
них задач и проектов (выгоды которых менее ценны) на задачи с более высокой отдачей в
виде выгод.
Мониторинг продвижения с учетом сдаточных стадий реализации выгод должен быть
составной частью отчетности проекта и регулярных отчетов спонсору проекта и руково-
дящему комитету.
На этапе разработки нужно продолжать вести (обновлять) матрицу сдаточных стадий
выгод и матрицу реализации выгод и учитывать их на этапе работы с персоналом.
Шаг 6. Реализация и отслеживание выгод (этап реализации ценности)
В обязанности лица, ответственного за реализацию выгод входит:
обеспечение осуществления всех мероприятий, указанных в сводном плане выгод;
обеспечение наличия всех контролирующих структур, необходимых для реализации
выгод.
Планирование управления изменениями персонала должно считаться критически важ-
ным фактором успеха проекта; необходимо начинать его параллельно планированию реали-
зации проекта и фактически, вместе со всем проектом. Спонсор проекта и лицо, ответствен-
ное за реализацию выгод, должны обеспечить отражение в планах любых зависимостей
между деятельностью по реализации проекта, управлению изменениями персонала и меро-
приятиями по реализации выгод.
Реализовав выгоды, получите формальное подтверждение, внесите их в журнал и рас-
скажите людям.
Шаг 7. Мониторинг и получение максимальной ценности (этап устойчивого функ-
ционирования)
Поскольку выход на некоторые целевые показатели выгод опираются на работу после
завершения проекта, в пост-проектных обследованиях необходимо обеспечить проверку то-
го, что цели выгод достигнуты и продолжают реализовываться. Такая проверка должна
включать:
внутренний аудит соответствия выгод целевым показателям, внесенным в журнал ре-
ализации выгод;
рассмотрение планов проекта и журналов, чтобы убедиться в успешном завершении
всех мероприятий, связанных с реализацией выгод;
рассмотрение реализации выгод, связанных с основными мерами по управлению из-
менениями персонала.
Это не означает, что необходимо ждать окончания проекта, чтобы начать мониторинг
реализации его ожидаемой ценности. Посредством различных описанных выше матриц, а
также через аудит соответствия требованиям или аудиты проекта мониторинг следует вести
в течение всего срока существования проекта.
По завершении проекта необходимо предоставить полный отчет о достижении выгод
спонсору и хозяину бизнес-проекта. Если выгоды достигнуты полностью или даже превы-
шены целевые показатели, нужно просто зафиксировать такие ситуации. Если выгоды не до-
стигли целевых показателей более чем на 10%, в отчете необходимо проанализировать ситу-
ации, которые привели к невыполнению цели, и дать рекомендации о целесообразности ка-
ких-либо мер исправления. Полный анализ содействует более точным оценкам выгод и вно-
сит вклад в этап стартовой площадки других проектов.
В подобных вопросах необходимо участие отвечающих за данную область бизнес-
менеджеров, чтобы сверить правильность выводов и выявить области, где целесообразны
корректирующие действия. Если бизнес-менеджеры считают, что выгоды все еще можно из-
влечь, в консультациях с ними нужно установить новые целевые показатели.
В каждой из областей, где были согласованы новые целевые показатели, необходимо
совместно с отвечающим за данную область бизнес-менеджером разработать план меропри-
ятий. Ответственность за реализацию плана должна возлагаться именно на бизнес-
менеджера, ответственного за область, в которой будут реализовываться выгоды. Журнал
реализации выгод следует обновлять, чтобы отразить вновь согласованные целевые показа-
тели выгод.
Организация должна быть уверена, что достигла максимально возможных выгод от сде-
ланных вложений. Если выгоды не дотягивают до исходных ожиданий, нужно, по крайней
мере, понимать причины и возможности будущей корректировки.
Шаг 8. Обмен информацией
На этом шаге проектная группа и бизнес-подразделение общаются с более широкой мас-
сой в организации и нужными внешними заинтересованными сторонами. Доводимая инфор-
мация должна сообщать об успехах проекта и реализованных выгодах.
Этот обмен информацией также должен включать сведения о том, как выгоды будут
поддерживаться в организации в будущем, а также о мероприятиях и усилиях, требуемых
для обеспечения постоянства поддержания выгод.
Решающие факторы успеха. Каким образом организация обеспечит извлечение макси-
мума выгод из своих проектов? В этой главе предложен подход и приводятся некоторые
критически важные для успеха факторы:
понимание, что реализация ценности должна быть теснейшим образом переплетена с
проектом и культурой организации и быть их важнейшей частью;
необходимо планировать достижение выгод — сдаточные стадии и затраты;
должно быть согласие относительно ролей, ответственности и подотчетности, связан-
ных с реализацией ценности;
должны быть полностью установлены риски, связанные с не достижением реализации
ценности, и выработаны соответствующие стратегии их снижения;
персонал, участвующий в реализации ценности, должен быть подготовлен, чтобы вы-
являть выгоды, анализировать и изучать их;
необходимо иметь в распоряжении средства управления для отслеживания и приня-
тия итоговых мер;
непредвиденные выгоды должны выявляться и регистрироваться;
если возможно сравнение с другими организациями той же отрасли или в смежных
отраслях, надо такое сравнение провести;
никогда не недооценивайте аспекты управления изменениями персонала проекта при
реализации ценности; если не заручиться поддержкой людей, будет чрезвычайно проблема-
тично добиться соответствия ожиданиям выгод проекта.
Итоги этапа реализации ценности
Этап реализации ценности вносит значимый вклад в другие этапы общей схемы (рис.
21.8), вот лишь несколько примеров:
чтобы добиться максимума будущих выгод, данные обратной связи могут навести на
соображения о корректировке этапа реализации, чтобы добиться максимума будущих выгод;
это особенно ценно в случае постепенного распространения по организации, чтобы вноси-
мые в процесс распространения изменения обеспечивали максимум выгод;
В случае обратной связи (рис. 22.5) фактические конечные результаты процесса измере-
ний можно сравнить с нормативами или целевыми показателями процесса (например, термо-
стат, регулирующий нагревание или охлаждение по разнице между фактической и желаемой
температурой). Важно понимать, как нужно «подстроить» процесс, чтобы при его следую-
щем исполнении он был лучше настроен на достижение нормативов или показателей обра-
ботки. Это может потребовать корректировки самого процесса или предоставленных ресур-
сов (например, выделить больше людей или отправлять транзакции на обработку более или
менее квалифицированным сотрудникам).
Преимущество петли прямой связи в том, что она предвидит новые ситуации. Недоста-
ток же в том, что трудно получить всю необходимую информацию, а затем определить влия-
ние на процессы.
Преимущество петли обратной связи в том, что она позволяет точно измерить степень
достижения процессом нормативов или показателей. Недостаток же в том, что она дает ин-
формацию после завершения процесса, и может оказаться слишком поздно достигать норма-
тивов или показателей.
Ясно, что лучше сочетать обе формы «кольцевания» информации, чтобы обеспечить
предвидение, мониторинг, управление и коррекцию. Но чрезвычайно важно, чтобы инфор-
мация по обратной связи позволяла руководству увидеть не только проблемы, связанные с
процессами, но и измерители, которые позволят вести мониторинг обратной связи. Это поз-
волит лучше понять, как на процессы влияют изменения обстоятельств и/или соответствую-
щие действия руководства.
Обратная связь не должна ограничиваться конкретным шагом процесса, поскольку она
связана со сквозным видением бизнес-процесса. Большинство ошибок, задержек и наруше-
ний происходит при сквозном видении процесса, особенно когда сотрудники, вызывающие
проблему, и сотрудники, испытывающие на себе ее воздействие, не знают друг друга и поня-
тия не имеют о действиях друг друга. В такой ситуации можно предпринять следующие ша-
ги:
прямая связь: в начале процесса происходит изменение по сравнению с обычной
практикой (например, поступление большего, чем обычно числа заявок), дальнейшие шаги
процесса могут получить информацию об этом и принять упреждающие меры;
мониторинг: хозяин сквозного процесса должен вести мониторинг протекания про-
цесса и обеспечить его прохождение согласно плану;
обратная связь: если в конце процесса не удалось достигнуть нормативов или показа-
телей (например, время обработки запросов клиентов), нужно сообщить об этом соответ-
ствующим сотрудникам. Доведение петли обратной связи до нужного сотрудника — важ-
нейший фактор. Часто обратная связь обеспечивается предшествующим шагом процесса, что
ведет лишь к субоптимизации, если не работать со сквозным процессом.
Кейс: обратная связь — вклад в сквозные процессы – на семинар!!!
В банке наблюдался рост количества ошибок при обработке ипотечных займов. Тради-
ционный подход передачи информации работникам на предшествующих шагах процесса не
дал результатов. Тогда мы пригласили на семинар участников сквозного процесса. После
этого был смоделирован обобщенный процесс, и каждому из приглашенных было предложе-
но указать свои основные проблемы. Всем участникам стало ясно, что многие ошибки до-
пускаются на ранней стадии процесса. В то же время работники, занятые в начале процесса,
не осознавали важности, нужности и значения некоторых вводимых данных и решений, ко-
торые ими принимались. Прозрачность процесса и обмен этими знаниями позволили значи-
тельно сократить количество ошибок. Важно также, что каждый понял весь сквозной про-
цесс и получил возможность впервые встретиться со своими коллегами — участниками про-
цесса. Это позволило спокойно ощущать себя при появлении новых проблем, в контактах
друг с другом и при решении вопросов.
Вывод. Обратная связь должна быть увязана с полным сквозным процессом, а не огра-
ничиваться предыдущим его шагом.
Обратная связь может осуществляться на различных уровнях и для различных людей:
личная обратная связь: например, сотруднику по обработке требований возмещения
ущерба сообщается, что его решение по конкретному требованию неверно, с указанием при-
чины и правильного решения;
обратная связь с руководством: например, менеджеру по требованиям возмещения
ущерба сообщается о количестве требований, которые нужно переработать повторно в связи
с неверной начальной оценкой;
обратная связь процесса: например, процесс обработки требований пересматривается,
если обнаруживается слишком много ошибок. Пересмотр включает документацию процесса
и обучающие материалы, что может привести либо к изменениям в документации (напри-
мер, более четкое изложение), либо к корректировке самого процесса.
Шаг 5. Встраивание устойчивой эффективности
Постоянного совершенствования процессов можно достичь, только если люди придер-
живаются правильного способа применения усовершенствованных процессов. После внед-
рения новых процессов персонал может вернуться к старым методам работы, если его не
убедили в преимуществах новых усовершенствованных процессов. Другая причина может
заключаться в недостаточно глубокой подготовке, обучении или поддержке внедрения, по
причинам которых сотрудники просто забудут детали новых процессов. Это может означать
либо возврат к старым способам или процессам, либо изобретения «на лету» индивидуаль-
ных процессов.
Один из способов поддерживать новый процесс и руководить персоналом на начальных
стадиях его исполнения — разместить информацию о процессе во внутренней сети органи-
зации вместе со всей сопровождающей информацией (механизмами включения, действиями,
которые должны выполняться, предполагаемыми результатами, инструкциями / руковод-
ствами, информацией о хозяине процесса, системами и документами, имеющими отношение
к процессу, и т.п.). Это может дополняться вспомогательной и поддерживающей информа-
цией, например, какими формами нужно пользоваться, какие документы иметь в виду, на
какие сайты обращаться за консультацией, или даже, какие приложения использовать. При-
менение моделей процессов в качестве ключа к поиску всей этой информации имеет два
главных преимущества: во-первых, люди действительно будут сверяться с процессами, а во-
вторых, у всех будет доступ к самой последней новейшей версии документации.
Устойчивая эффективность BPM может быть достигнута, только если процессы поддер-
живаются в самом последнем актуальном состоянии; важность этого невозможно переоце-
нить.
Когда начинаются семинары по моделированию, часто спрашивают: «Зачем снова моде-
лировать процессы? Мы в прошлом году этим занимались». Если же поинтересоваться ре-
зультатами прошлогоднего моделирования, с удивлением обнаруживается, что во многих
случаях модели процессов невозможно отыскать, не говоря уже об их фактическом приме-
нении. Наилучший способ поддерживать актуальное состояние процессов и информации,
связанной с ними, — размещать ее во внутренней сети организации, дав сотрудникам про-
стую обратную связь по всем шагам процессов и возможность выдвигать идеи по их рацио-
нализации.
При размещении процессов в сети важно придерживаться ориентации на пользователя:
что хотят видеть пользователи информацией, и как лучше всего им ее предоставить. Модели
процессов и вся связанная с ними информация должны помещаться в общем хранилище, и у
различных категорий пользователей должна быть возможность получать разные картины,
виды, типы и срезы информации. Например, аналитиков процессов могут интересовать зада-
ния, которые должны выполняться, персонал ИТ будет больше интересоваться взаимосвязя-
ми систем, процессов и документов, а финансовый департамент — обработкой финансовых
операций и разделением функций. Нужно также подумать, какой объем информации предо-
ставлять различным типам пользователей: например, информация о рисках и проблемах,
связанных с процессами, возможно, нужна не всем сотрудникам.
Следует ли размещать процессы на сайте для клиентов, поставщиков и партнеров? Зна-
ние процессов может дать им видение изнутри операций, которые должна выполнить орга-
низация, и возможность отслеживать ход процессов. Следует проявлять осторожность в свя-
зи с предоставляемой информацией с точки зрения конфиденциальности и защиты служеб-
ной тайны.
Размещение информации и моделей процессов во внутренней сети, как описано выше,
потребует соответствующего инструмента управления и мониторинга процессов.
Хороший способ ввести устойчивое поддержание управления бизнес-процессами в кон-
це проекта — организовать Центр совершенствования бизнес-процессов для бизнес-
подразделений. Более подробно об этом сказано в главе 28.
Анализ процессов, выявление «узких мест» и областей совершенствования, а также при-
нятие соответствующих мер должно стать для организации «способом существования». Ис-
полнители процессов часто знают проблемы, но не могут или не готовы объяснить их тем,
кого это волнует (или должно волновать). Чтобы люди делились проблемами, необходимо
создать благотворную обстановку. Назвать и сообщить имена хозяев процессов также озна-
чает указать тех, кого заботят процессы.
В Японии практикуется хороший подход к внедрению процессного мышления в работу
каждого сотрудника (Кайдзан). Эта концепция подразумевает непрерывное постепенное
усовершенствование на трех уровнях: руководство, группы сотрудников и индивидуальные
работники. «Кай» означает «меняться», а «дзан» — «хорошо» или «правильно». Руководство
стремится улучшить системы и процедуры, группы сотрудников нацелены на усовершен-
ствования процессов (петли обратной связи) и достижение нормативов, а работники стре-
мятся улучшить свою рабочую среду. Это позволяет постоянно понемногу совершенствовать
процессы, и действует на «цеховом» уровне. Предложения крупных изменений подаются хо-
зяину процесса. Преимущество небольших усовершенствований в том, что они обычно реа-
лизуются просто и быстро, а результаты налицо. Это также дает сотрудникам ощущение
значимости и личного вклада в развитие организации.
Шаг 6. Вознаграждение за поддерживаемую эффективность
К сожалению, совершенствование процессов и улучшение управления процессами в ор-
ганизации вознаграждается недостаточно или даже не вознаграждается вовсе. Лучший спо-
соб вознаграждения — по итогам и результатам, что означает не только финансовые и объ-
емные показатели, но на начальном этапе, возможно, поощрение инициатив. Когда BPM уже
развернулось, руководство может переключиться на систему вознаграждений, более привя-
занную к итогам и результатам. Принятая система вознаграждений не должна ориентиро-
ваться на краткосрочные достижения (получение месячной или квартальной премии), не
обеспечивая длительных результатов (для этого, очевидно, нужен более долгий цикл возна-
граждения). Везде есть примеры, когда успешные BPM-инициативы содержали схему возна-
граждения участников. Известно, что Джек Уэлш (Jack Welsh) из General Electric поставил
большую часть премии своих менеджеров в зависимость от их результатов во внедрении ше-
сти сигм. В других организациях прохождение обучения или получение сертификата в обла-
сти процессов является условием для включения в список кандидатов на повышение по
службе.
Кейс: вознаграждения ведут к успеху
Организация связи несколько раз пыталась усовершенствовать процессы и связанные с
ними системы, но все эти попытки не давали желаемых результатов. Анализ предпринимае-
мых усилий показал, что предложения и подход к их реализации были правильными. Но
дальнейший анализ выявил, что руководители участвовали в инициировании проекта, но не
следили за его реализацией. Работы выполнялись сотрудниками, которые оценивались и
вознаграждались за свой обычный повседневный труд, и считалось, что они занимаются
проектом по доброй воле. Этим объяснялось снижение поддержки усовершенствований.
Каждому бизнес-подразделению был выделен наставник по процессам, а схему преми-
рования выстроили так, что значительная часть зависела от успеха работы в проекте, а
остальное – от обычной работы. В результате, работники, занятые в проекте, не просто про-
должали свое участие в нем, но и еще больше были настроены на результативность.
Вывод. Нацеливание работников с помощью осмысленной схемы вознаграждений дает
результаты.
Шаг 7. Институциализация руководства процессами
Осуществление корпоративного руководства стало важнейшим требованием в большин-
стве организаций и бизнес-сообществ. Мы бы определили руководство процессами как
«управление, контроль и отчетность процессов внутри организации». Требование корпора-
тивного руководства побуждает организации учитывать интересы всех заинтересованных
сторон: работников, финансирующих структур, акционеров, государственных органов, кли-
ентов-потребителей, поставщиков и широкого сообщества.
«Руководство» как понятие не ново — оно «на слуху» в организациях уже много лет. Но
происходит радикальный переход от добровольного принятия кодексов поведения организа-
циями или отраслью к более строгому - требуемому законодательством (например, закон
Сарбанеса-Оксли 2002 года). Это переход ускорил недавний крах нескольких крупнейших
организаций, показывающий, что саморегулирование достаточно затруднительно. Более то-
го, все больше организаций принимает методики правильного руководства, хотя от них этого
и не требуется, или соблюдает добровольные стандарты, например стандарты EFQM (Евро-
пейский фонд управления качеством) и МОС.
Как воздействует необходимость «руководства» на управление бизнес-процессами? Есть
два уровня воздействия: на сами процессы и на управление ими.
Воздействие на процессы связано с увеличением регламентирующих и нормативных
правил, применяемых к процессам. С этим лучше всего справиться, включив схему «руко-
водства» в архитектуру процессов (которая является основой для разработки новых процес-
сов, пересмотра и оценки существующих). Архитектура процессов должна обеспечить:
прозрачность процессов;
подотчетность каждого шага процесса и ответственность за весь сквозной процесс;
выдачу необходимой отчетности процессов.
Воздействие на управление бизнес-процессами связано с тем, что требование «руковод-
ства» процессами заставляет организации принимать все необходимые меры, чтобы обеспе-
чить контроль и управление процессами и их надлежащее администрирование, что может
включать:
строгое следование процессам;
выявление всех исключений и нежелательных результатов на выходе с принятием не-
обходимых мер менеджером процессов;
регистрацию и запись трассировки всей отчетности и действий, предпринятых мене-
джерами процессов;
выявление и принятие адекватных мер в случае несоответствия требованиям норма-
тивных актов, рисков и слабых мест процессов.
Осуществляя проект BPM, менеджер проекта должен обеспечить учет требований,
предъявляемых к руководству процессами, на каждом этапе общей схемы, делая руковод-
ство процессами частью общего подхода организации к BPM.
С точки зрения «руководства» процессами заслуживают внимания следующие сообра-
жения [3]:
1. постоянные измерения. Предусматривают полный цикл: от определения ожидаемых
результатов в начале проекта, измерения продвижений в их достижении до оценки степени
осуществления результатов. Необходимо также учесть извлеченные уроки и применять их в
будущих проектах. Помните, что измерения имеют смысл, только если руководители приме-
няют извлеченные из них выводы и обеспечивают правильное распределение функций и
обязанностей с учетом этих уроков.
2. Разделение лидерства. Многие менеджеры стремятся полностью взять под контроль
все аспекты процесса, но попадают в одну и ту же ловушку: чем больше им хочется контро-
лировать, тем больше времени это отнимает и тем менее эффективно, так что они сами со-
здают себе проблемы. Поэтому менеджеры могут реально управлять процессами, только ко-
гда все понимают, чего от них хотят, и за что они подотчетны.
3. Хороша практически любая схема руководства. Самое главное — выбрать методику
руководства и осуществлять ее. Не очень важен выбор новейшей или самой полной методи-
ки. Решающим фактором является адекватность модели руководства для организации, соот-
ветствие ее целям и неуклонное применение.
4. Поощрение нужного образа действий (поведения). Должна быть обеспечена под-
держка и поощрение правильного выполнения людьми требуемых действий. Руководители
располагают широким спектром мер, которые можно использовать для этого: от стимулов до
наказаний. Старшие руководители играют важную роль, показывая пример. Более того, пра-
вильное поведение должно быть включено в оценку показателей работы.
5. Аллергия людей на чрезмерный контроль. Чрезмерный контроль не улучшает работу
сотрудников. Адекватные меры контроля должны стать неотъемлемой частью рабочей среды
каждого сотрудника и, как лидерство, должны делегироваться.
6. Будьте проще. Руководители часто попадаются в ловушку слишком сложных моде-
лей, что неизбежно вызывает осложнения. Если модель контроля слишком трудна для пони-
мания, она становится менее эффективной.
Шаг 8. Мониторинг поддерживаемой эффективности
Необходим не только мониторинг процессов, но и мониторинг и оценка реализации про-
грамм BPM. Другими словами, «соблюдайте то, что проповедуете». Лучший способ добить-
ся этого — сразу же установить достижимые нормативы. Возможные меры:
удовлетворенность клиентов, партнеров и сотрудников внутренними программами и
сервисами BPM (опросы, анкеты);
частота обращений к моделям процессов для справок/сверок;
количество жалоб работников, что модели процессов неверны или не поддерживают-
ся в обновленном состоянии;
количество описаний моделей процессов, которые не рассматривались или не моди-
фицировались в установленные сроки;
текучесть кадров (внешняя и внутренняя);
процентная доля проектов, которые достигли поставленных нормативов и заверши-
лись в срок и уложились в выделенный бюджет;
наличие моделей процессов;
длительность цикла моделирования процесса.
Проповедники BPM внутри организации должны отдавать себе отчет, что основной упор
на данной стадии делается на правильное исполнение процессов. Новые инициативы следует
начинать только:
при наличии бизнес-обоснования, и
если бизнес и/или руководители твердо нацелены на осуществление этих инициатив.
Нельзя начинать новые инициативы, просто потому что есть ресурсы BPM. Изменения
процессов нельзя осуществлять без участия бизнес-подразделений.
Шаг 9. Обмен информацией
Когда проект переходит от проектной фазы к повседневному режиму работы, обще-
ние/обмен информацией необходимо сосредоточить на реальных выгодах, которые были ре-
ализованы, и мотивации людей с целью выявления других областей для изучения и стимули-
рования их работы согласно новым процессам. Важно подчеркивать, что каждый новый про-
ект приближает организацию к процессно-ориентированному мышлению и функционирова-
нию.
Шаг 10. Поддержание моделей процессов
Процессы динамичны, поскольку они адаптируются к новым внешним и внутренним об-
стоятельствам. Таким образом, описания процессов нужно модифицировать, чтобы они от-
ражали эти изменения. Любые изменения процессов должны рассматриваться как запрос-
требование и следовать такому порядку:
1. Регистрация изменения (например, кто затребовал изменение).
2. Определение типа изменения и его приводные механизмы.
3. Ранжирование изменений в порядке приоритета.
4. Оценка воздействия.
5. Получение утверждения на изменение.
6. Планирование осуществления изменения.
7. Осуществление изменения.
8. Анализ реализации изменения.
9. Реализация ценности
Частью данного этапа является мониторинг и максимизация ценности. Подробности
описаны на шаге 7 главы 21, в контексте реализации ценности в проекте.
Результаты этапа устойчивого функционирования
Этап устойчивого функционирования вносит значимый вклад в другие этапы общей
схемы (рис. 22.6), особенно в этапы стратегии организации и архитектуры процессов, а из-
влеченные уроки пригодятся на этапе стартовой площадки будущих проектов. Полученный
из повседневной практики опыт дает знания, которые могут внести изменения в оба этих
этапа в последующих проектах и в режиме повседневной деятельности.
Риски этапа устойчивого функционирования
В табл. 22.1 приведены наиболее часто встречающие риски, присущие устойчивому
функционированию, и стратегии их снижения.
Таблица 22.1. Риски этапа устойчивого функционирования и стратегии их снижения
Риск Стратегия снижения
Хотя десять этапов общей схемы тоже не являются жестко последовательными операци-
ями, поскольку пересекаются и накладываются друг на друга, они большей частью следуют
описанному порядку. Методики и сценарии, описанные в части II, дают примеры использо-
вания и схемы и последовательности шагов.
Атрибут считается фундаментальным условием успеха проекта и свойством, которое
пронизывает весь проект и проявляется на каждом его этапе. Это фундаментальная основа,
на которой зиждется любой успешный проект BPM. Если атрибуты сформированы надежно,
то основа будет, как гранит, в противном случае она будет походить на зыбучий песок, а
«тренога» проекта BPM (см. главу 11) наклонится, провалится или просто рухнет.
Об управлении проектом, изменениями персонала и ведущей роли написано достаточно
подробно в бесчисленных статьях и книгах. Мы не станем описывать все аспекты методоло-
гии успешного управления проектами, осуществления комплексной программы изменений
персонала во всей организации или качества, делающие человека настоящим лидером. Мы
остановимся лишь на аспектах, которые насущно необходимы для проекта BPM, — аспек-
тах, недостатки или недобросовестное осуществление которых сильно скажется на успехе
проектов BPM. Наше внимание будет посвящено частям каждого атрибута, которые бизнес-
подразделение и группа проекта должны отработать, чтобы проект был успешным.
Обеспечить, чтобы объем проекта давал опре- Обеспечить, чтобы объем проекта давал
деленность результата достижение бизнес-целей посредством
усовершенствованных процессов
Критерии успеха проекта определяются ис- Критерии успеха проекта в равной степени
ключительно количественными задачами определяются количественными и каче-
ственными показателями
Вопрос заключается в том, может ли обычный менеджер внедрения приложений или
бизнес-проекта успешно реализовать проект BPM? Ответ — условное «да» (вероятно), но
далеко не так успешно, как с этим справиться опытный менеджер проектов BPM. При уча-
стии неопытного менеджера проектов BPM или менеджера проектов с ограниченным опы-
том BPM риски будут просто значительно выше, и есть шанс, что организация не получит
выгод, которых можно достичь посредством BPM.
Для организации важно назначить собственного менеджера проекта, даже если у него
нет опыта реализации проектов BPM. Чрезвычайно важно, чтобы этот менеджер был челове-
ком из бизнеса, а не назначенцем отдела ИТ: ИТ, поставщик решения и остальные составля-
ющие проекта должны подчиняться этому бизнес-менеджеру проекта BPM. Для поддержки
неопытного менеджера проекта нужно прикрепить к нему опытного консультанта BPM вы-
сокого ранга (внешнего или внутреннего). Помимо этого вклад такого опытного консультан-
та в проект может состоять в следующем:
объективно разрешать ситуации, когда необходим компромисс в ходе проекта (такие
ситуации неизбежны), так как последствия таких решений весьма серьезны. Специалист
BPM должен быть способен правильно контролировать риски, чтобы проект BPM не пре-
вратился в дорогостоящий проект мелких улучшений;
сохранить целенаправленность проекта, самофинансирование (насколько возможно) и
реальную отдачу в виде бизнес-ценности;
обеспечить правильное внесение в план проекта необходимых элементов управления
изменениями персонала и культуры как существенной частью проекта;
обеспечить постоянное участие заинтересованных сторон, удовлетворение их нужд и
нацеленность на успешное внедрение BPM.
Может ли человек, не имеющий существенного опыта управления проектами, реализо-
вать проект BPM? Ответ на этот вопрос прост — нет. Умение управлять проектами — фун-
даментальное требование или необходимость для любого проекта, и проект BPM не является
исключением; только требования, возможно, выше в силу возросшей сложности.
Результаты
При правильном управлении проектом существенно снижаются риски, а вероятность до-
стижения целей организации в проекте и реализации выгод повышается.
Во всех проектах должны выполняться обычные требования корпоративного руковод-
ства организации на весь срок существования, что предусматривает методика проекта, кото-
рой придерживается его менеджер.
Осуществление
Существует множество методик управления проектами и им посвящено множество книг,
так что мы не предлагаем новую, а рассмотрим два главных аспекта управления проектом с
точки зрения BPM:
во-первых, есть несколько «шлюзов», которые нужно пройти удачно, чтобы проект
BPM был успешным, да и просто продолжался;
во-вторых, взаимодействие с заинтересованными сторонами.
«Шлюзы» проекта
«Шлюз» — это ключевой контрольный пункт или стадия сдачи по ходу проекта. На под-
ходе к такому шлюзу он всегда считается закрытым, пока менеджер и спонсор проекта не
сочтут, что имеется достаточно информации, чтобы открыть шлюз и продолжить проект. Ес-
ли же шлюз остается закрытым, поскольку имеющаяся информация неудовлетворительна,
проект нужно остановить, пока не поступит информация, позволяющая открыть «шлюз».
Частично закрытый шлюз означает, что информация неполна, и проект нужно приостано-
вить до получения более полной информации.
Мы опишем несколько «шлюзов», которые могут встретиться по курсу проекта. Невоз-
можно, да мы и не намерены пытаться, перечислить все шлюзы, поскольку каждый проект
индивидуален. При планировании проекта главные шлюзы нужно определить как можно
раньше:
в точках, где бизнес может выйти из проекта или приостановить его, если необходи-
мо, снизить риски и затраты организации;
стратегии выхода из проекта необходимо планировать и согласовать при определении
шлюзов - в стратегических точках, обеспечив создание ценности для организации к этому
моменту, независимо от точки выхода из проекта.
Шлюзы имеют номера для ссылок — это не последовательность шлюзов в проекте.
Шлюз 1. Изучение заинтересованных сторон
Одним из первых действий в проекте должно быть определение, последующее изучение
и анализ заинтересованных сторон, включающий перечисленные ниже составляющие:
стиль лидерства заинтересованных сторон (см. главу 26, где подробно классифициро-
ваны и рассмотрены стили лидерства/руководства);
понимание места внутренних заинтересованных сторон в структуре организации, и ее
иерархии;
понимание движущих бизнес-мотивов внутренних заинтересованных сторон (органи-
зации) и их личных мотивов; как правило, бизнес-мотивы обычно отражаются в основных
областях результатов и показателях производительности конкретных лиц; однако личные
мотивы (амбиции) внутренних заинтересованных лиц могут быть очень важным стимулом
для конкретного сотрудника.
.
Шлюз
закрыт, пока обычно открывается, когда
не оценено общее состояние заинте- согласованы и увязаны с достижением
ресованных сторон итогов:
не получены ответы на вопросы: сообщество заинтересованных сторон
настроены ли заинтересованные сто- BPM-зрелость
роны на предлагаемые изменения (проект)? цели проекта BPM
есть ли рассогласования? запланированы шаги, которые могут:
возможно, большинство заинтересо- быть правильно выполнены
ванных лиц нацелены на проект, а ключевые проконтролированы
ответственные за принятие решений фигуры объединить заинтересованных лиц
и источники влияния нет?
насколько зрелы в смысле BPM от-
дельные лица и организация в целом?
Сотрудники-персонал Посредники
Руководство Клиенты
Внутренние аудиторы
Ось «влияние на проект» относится к власти, которой заинтересованное лицо может об-
ладать в проекте. У него может быть право вето или утверждения проекта. Заинтересован-
ные лица могут также открыто или неявно обладать значительной властью и влиянием на
проект при его запуске, в ходе реализации и на этапе внедрения.
Ось влияния сочетается с осью «видение проекта». Заинтересованные стороны могут
иметь жизненный интерес в проекте, поскольку он положительно или отрицательно скажет-
ся на их способности удовлетворить бизнес-нужды и личные запросы; но могут вообще не
иметь интереса в проекте. Менеджеру важно понимать, что «видение» проекта отдельными
заинтересованными лицами может появиться в ходе проекта, по мере осознания влияния
проекта на них самих. Такое видение возникает в результате взаимодействия менеджера
проекта с заинтересованными лицами или приобретения полезной информации. В любом
случае менеджер проекта должен заметить это, переосмыслить и держать под контролем.
Круги на рис. 24.2 и 24.3 представляют текущее положение отдельного заинтересованно-
го лица, а стрелки указывают положение, куда нужно его переместить. Кружки без стрелок
означают, что заинтересованное лицо находится в положении, которое менеджер проекта
считает правильным, и поэтому данное лицо перемещать не требуется. Как видно из рис.
24.2, одно из заинтересованных лиц имеет возможность оказывать слабое влияние на проект
и отрицательно относится к нему. Менеджер проекта решил, что это важное заинтересован-
ное лицо, и его нужно переместить из текущего положения в положение с положительным
видением проекта и возможностью оказывать сильное влияние на него. Чтобы добиться это-
го, нужно предпринять ряд действий.
Хотя рис. 24.3 очень похож на рис. 24.2, есть тонкие различия, которые нужно выделить
и изучить.
У заинтересованного лица может не быть твердой убежденности в проекте, но быть
очень высоким энтузиазм. Энтузиазм заинтересованного лица может сочетаться с нестыков-
кой с его личными или бизнес-целями, вызывая убежденность «против» проекта (эффект ор-
ганизационной «солянки» — неупорядоченной мешанины систем, приложений, интересов,
людей и т.д.).
Если должно произойти перемещение заинтересованного лица, менеджеру проекта по-
надобится разработать стратегию для каждой стрелки на этих двух рисунках. Такая страте-
гия является комплексом мер, осуществление которых должно обеспечить переход заинтере-
сованного лица на нужную клетку в матрице. И здесь мы подошли к последнему шагу
накопления информации о заинтересованных сторонах перед планированием стратегии вза-
имодействия с ними. Нужно:
документально оформить результаты, которые хочет видеть в проекте каждая заинте-
ресованная сторона,
сопоставить их с фактическими целями и задачами проекта.
Тогда будет видна синергия целей или ее отсутствие.
Шаг 5. Определение наилучшей стратегии вовлечения, взаимодействия и управле-
ния отношениями с заинтересованными сторонами
Это последний шаг управления отношениями с заинтересованными сторонами, который
состоит в разработке стратегического плана (пути) успешного вовлечения в проект заинтере-
сованных сторон.
План нужно составить на общем проектном уровне и на уровне отдельных заинтересо-
ванных сторон; он должен обеспечить путь от целей и задач отдельного заинтересованного
лица к целям и задачам проекта. В нем должно быть видно, как менеджер проекта намерен
работать с заинтересованными лицами, которые «за» проект, и с теми, кто «против», как он
будет «зажигать» тех, кто скептически настроен к проекту, чтобы они воспринимали его с
энтузиазмом (или хотя бы нейтрально).
План должен показывать:
как заинтересованное лицо оценивает эффективность реализации проекта;
какое положение должно занимать заинтересованное лицо, чтобы способствовать
успешной реализации проекта;
как менеджер проекта будет продвигать интересы заинтересованных лиц, используя
выявленные движущие мотивы, чтобы они помогали правильной реализации проекта;
периоды изучения — должны происходить при каждой встрече менеджера проекта с
заинтересованным лицом, на формальном совещании или в коридоре.
Данная стадия должна увязываться с планом общения/обмена информацией, разрабо-
танным как часть проекта, а также с аспектами, рассматриваемыми в главе 26.
Управление отношениями с заинтересованными сторонами на основе учета интересов
Отношения с заинтересованными сторонами при реализации проекта могут вызывать
эффект отторжения, который не только наносит ущерб взаимоотношениям, но и влечет лишь
краткосрочные изменения в поведении. Так что сразу по окончании проекта поведение воз-
вращается к предыдущим моделям и обычаям, и потенциальные выгоды для организации
могут быть утрачены. Если у вас именно такой случай, важно применить другие методы
поддержания отношений при подъемах и спадах по ходу реализации проекта и обеспечения
постоянства и закрепления изменений в результате проекта. Лучше всего этого достичь,
применяя основанный на интересах подход к управлению отношениями с заинтересованны-
ми лицами, что включает методы совместного решения проблем. Такое управление показано
на рис. 24.4.
1. не все шлюзы определены и На этапе стартовой площадки и по ходу остальных этапов проекта
контролируются необходимо выявлять и контролировать возможные «шлюзы» как мож-
но раньше. Если шлюз не пройден успешно, проект следует завершить
или приостановить
3. не ведется полноценное Работа по BPM критически важна для бизнеса и несет потенциально
управление отношениями с ними существенный риск. Бизнес-менеджер проекта не является бизнес-
экспертом, но должен иметь значительный опыт как управления проек-
тами, так и BPM
Раздражают люди или расстраивают, не так важно. Факт в том, что люди являются ре-
шающим фактором успеха любого проекта BPM, и если не выстроить эту часть проекта пра-
вильно, он либо провалится, либо его успех будет ограничен. Группа проекта может вырабо-
тать лучшие процессы и системы BPM, но если люди откажутся применять их или будут
пользоваться ими неправильно, проект не будет успешен.
Роль лидеров более подробно рассмотрена в главе 26, но здесь важно отметить место,
которое должны занимать лидеры в мероприятиях по управлению изменениями персонала.
Люди не любят перемен, и не станут осуществлять программу изменений или участво-
вать в ней, если не поверят, что это необходимо. Упрощенно, есть два способа убедить лю-
дей меняться. Выбранный подход зависит от конкретной организации, обстоятельств и стиля
руководства лидера.
Кейс: внедрение рабочего потока и системы электронных документов
Мы работали с одной чрезвычайно консервативной организацией. Помогая в разработке
обоснования для внедрения систем рабочего потока и электронного копирования докумен-
тов, мы услышали, что это не будет работать!
Когда мы спросили, почему, нам объяснили, что организация пыталась внедрить их лет
пять назад, и ничего не вышло, поэтому руководители нервничали из-за второй попытки.
Дальнейшее исследование показало, что проект не предусматривал никакого управления из-
менениями персонала.
Персонал организации чрезвычайно опасался новой системы, и когда ее внедрили, про-
сто отказался пользоваться ею. Руководство фактически демонтировало систему и верну-
лось к старым затратным в работе ручным процессам.
Вывод. Если вы рассчитываете на изменение в поведении людей, их надо выслушивать
и привлекать к планированию процесса изменения.
Первый способ:
Считается, что должен произойти кризис, задача руководителя — определить мас-
штаб, остроту и последствия кризиса и донести это до людей. В равной степени важно,
чтобы руководитель также был способен указать пути преодоления кризиса — сформули-
ровать и разъяснить новую стратегию, новую модель компании, новую культуру.
Герстнер (Gerstner) [19]
При разъяснении критической ситуации или причин перемен абсолютно необходимо,
чтобы руководитель формально заявил людям, что «отсутствие перемен полностью исклю-
чается», чтобы они осознали, что программа перемен неизбежна, и решили, как и когда
включатся в нее. Если кризис существует, открытость, честность и поддержание моральной
чистоты играют важную роль в разъяснении кризиса и продвижении вперед. Если «кризис»
спровоцирован специально, чтобы инициировать перемены, потенциально есть возможность
конфликта с необходимой честностью и моральной чистотой, требуемой от лидеров.
Второй способ более изощрен, и от руководителей требуется донести до людей суще-
ствование некой «проблемы», разъяснить ее масштаб и необходимость перемен. Люди
должны понять для себя и организации последствия того, что проблемы «не будет решена».
Людям не нужны уговоры: им нужно лидерство — направление движения, постоянство,
импульс и настойчивость. Сотрудникам нужны лидеры, которые нацелены на решения и
действия. Если придется принимать жесткие решения, как часто бывает в любой программе
изменений, примите их как можно раньше и донесите до всех руководителей, сотрудников и
заинтересованных лиц, объяснив, почему это необходимо, а затем реализовывайте.
«Реализовать реинжиниринг — это развести костер на голове и тушить его молотком:
больно и надоедает».
Неизвестный
Высшему руководителю не нужно, да и не следует возглавлять все программы измене-
ний персонала. У них должен быть спонсор или лидер, который будет направлять процесс
перемен, особенно в случае сценария «пилотного проекта» или «вне поля зрения». Роль та-
кого лидера будет заключаться в том, чтобы дать ответы на следующие вопросы, всегда
оставаясь в рамках проекта:
чего должны достичь изменения?
Почему изменения необходимы?
Каковы последствия этих изменений, как для организации, так и для отдельных лиц
[66]?
Последнее подразумевает не только итоги процесса перемен, но и события, которые
произойдут, если не вносить изменений.
Изменения требуют времени и упорства руководителей на всех уровнях организации и
группы проекта. Нельзя, чтобы их возглавлял только высший руководитель. Три предлагае-
мых уровня «лидерства» описаны в главе 26.
Когда руководители инициируют процесс общения для объяснения и мотивирования
людей на изменения, они должны указать путь вперед — «реалию» ситуации. Но, преподно-
ся факты и объясняя их, нужно говорить правду.
Если руководители говорят, что у них на это нет времени, они должны понять, что это
— их работа! Они сами должны измениться первыми и стать ролевой моделью для осталь-
ной организации.
Хотя в задачу лидеров не входит разработка детального плана шагов по управлению из-
менениями персонала, они должны обеспечить ответственность менеджера проекта, который
совместно со спонсором проекта, руководством организации и отделом кадров предусмотрят
все шаги по разработке и реализации такого плана.
Лидеры, а в данном контексте мы имеем в виду любого, кто служит образцом для дру-
гих, должны понимать, что люди разные, и им требуется разное время и усилия для измене-
ний. Некоторые изменятся быстрее, другие — медленнее, а кто-то так и не изменится, и с
ними нужно обойтись достойно. Задача лидеров — понимать это и предоставлять людям до-
статочно времени и поддержку.
Успешные программы перемен сочетали три важных качества:
1. увлеченность,
2. энтузиазм и
3. остроту переживаний.
Задача лидера — «зажечь» каждое это качество и поддерживать «горение».
Важнейшим элементом здесь (и итогом любой программы управления изменениями
персонала) является «общение в квадрате» — с общением перестараться невозможно. Это
поясняется на шаге 3 (компоненты программы перемен).
Шаг 3. Компоненты программы перемен
Перед тем как приступить к пояснению компонентов программы перемен, важно четко
затвердить, что обязанность комитета по руководству проектом BPM (а также менеджера и
бизнес-спонсора) — обеспечение результативности этой программы. Ее нельзя перепоручить
или полностью (или частично) делегировать кому-либо, например:
1. Другому подразделению. Иногда может возникнуть соблазн перепоручить это отделу
кадров. Хотя нет сомнений, что отдел кадров должен быть глубоко вовлечен в программу,
координация работы такова, что менеджеру проекта приходится привлекать все аспекты
проекта BPM: например, этап работы с персоналом окажет значительное влияние и даст
наработки для программы управления изменениями персонала.
2. Консультантам. Это чисто внутренняя работа, которую нельзя передать никакой
внешней группе. Разумеется, консультанты могут подсказывать идеи, структуры и делиться
накопленным опытом, но ответственность за планирование, выполнение и достижение ре-
зультатов должна лежать на менеджере проекта и бизнесе.
Мы предлагаем следующие важнейшие компоненты программы перемен:
1. Разработка детального проектного плана.
2. Выбор основного персонала, привлекаемого к программе.
3. Четкое понимание привязки программы к стратегии, культуре, структуре, новым ро-
лям, новым процессам и всему проекту BPM.
4. Детальный план общения/информирования, описывающий способы доведения ин-
формации до всех заинтересованных лиц.
Мы остановимся на каждом компоненте и кратко опишем его роль в программе перемен
и важнейшие моменты, требующие учета.
Планирование. Программа управления изменениями персонала может сама по себе
предполагать значительные усилия и содержать различные действия и мероприятия, которые
нужно интегрировать и встроить в общий план проекта. В план, разумеется, необходимо
включить все шаги, включенные в программу перемен, распределение ответственности и
сдаточные стадии. Она должна содержать особо разработанные шаги, показывающие, как
организация или бизнес-подразделение намерены «разморозить», переместить и закрепить
организацию. Разморозить в данном случае означает формирование осознания и необходи-
мости перемен и среды, восприимчивой к переменам. Переместить — сосредоточиться на
изменении сил и смене поведения со старого на новое. Закрепить — процесс «схватывания»,
который ведет к структуризации перемен, делая их устойчивыми и превращая в часть повсе-
дневной работы [41].
Теперь необходимо ответить на ключевые вопросы: кто, что, на что и как? Вот примеры
таких вопросов:
1. Кто будет привлечен к программе перемен: клиенты, поставщики, инвесторы, руко-
водство, сотрудники внутри организации (по всей организации или локально, в одном или
нескольких подразделениях)? Конечно, это будет зависеть от выбранного сценария проекта
BPM.
2. Что будет меняться, какая новая информация потребуется или будет выработана?
3. На какие новые ощутимые результаты или итоги можно рассчитывать?
4. Как изменения стыкуются друг с другом и воздействуют на новое ожидаемое состоя-
ние организации?
На эти вопросы следует ответить до завершения процесса планирования.
Выбор основного персонала. Имеется в виду выбор активных сторонников перемен —
членов организации, которые станут лидерами программы перемен. Они должны находиться
на всех уровнях в организации и в группе проекта. В главе 26 рассмотрено три уровня ли-
дерства, и такие активные сотрудники, поддерживающие изменения, должны тщательно от-
бираться со всех этих уровней.
Понимание взаимосвязей. На программу перемен будут влиять все этапы и аспекты про-
екта BPM, а сама программа будет влиять на них. Такие взаимосвязи постоянно указывались
в этой книге, но мы назовем следующие:
стратегия организации;
культура организации;
любая новая предлагаемая структура организации, роли-должности сотрудников и
процессы.
Как уже говорилось выше, эти взаимосвязи показывают, почему управление изменения-
ми персонала фигурирует как неотъемлемый атрибут общей схемы, а не ее этап.
План общения/обмена информацией. Стратегия общения и план являются важнейшим
аспектом любой программы перемен. Их нужно тщательно продумать и постоянно коррек-
тировать по ходу всего срока действия по мере получения новых данных и понимания, что
работает хорошо, а что могло бы работать лучше.
Ниже дается сводка общих указаний, разъясняющих, как подходить к выработке плана
общения/обмена информацией и какие вопросы должны в нем решаться [66].
Подготовка
Сегментация аудитории или различных групп, которым будут адресованы посылы.
1. План использования различных каналов для донесения посылов, обеспечивающий
применение всех приемов и средств персонального общения: визуальных, слуховых и кине-
тических.
2. Посылы должны доноситься многими людьми — у разных людей разные стили об-
щения; но нужно обеспечить согласованность посылов, чтобы они не были противоречивы-
ми.
3. Будьте понятны, передавайте простые посылы, сделайте так, чтобы ожидания всегда
задавались программой перемен, никогда не оставляйте формирование ожиданий на усмот-
рение получателей посылов.
4. Для всей программы должно быть небольшое количество простых основных посылов.
Люди не запомнят и не станут слушать большое количество сложных обоснований. Чем вы-
ше ранг руководителя, тем проще и понятней должны быть посылы.
5. Честность — единственная политика. Рано или поздно истина все равно выйдет
наружу, и тогда программа и ее исполнители могут утратить всякое доверие, если не при-
держивались честного подхода.
6. Игра на человеческих эмоциях; одна только логика не воспринимается и не сработает.
7. Подчеркивайте и признавайте, что перемены трудны, потому что проблема не столько
в новом состоянии людей, а в мучительности перехода в это новое состояние.
8. Посылы формулируйте проще и нагляднее — скажите людям, как и что конкретно
изменится для них и в их работе (коллективе/подразделении). Изменения должны показы-
вать, как конкретно они подействуют на отдельных людей.
9. Увяжите основные сдаточные стадии плана проекта с мероприятиями по распростра-
нению информации.
10. Самое главное: слушайте, слышьте, прислушивайтесь — делайте выводы и
реагируйте на услышанное.
Сегментация целевых групп заинтересованных лиц позволит нацеливать посылы на от-
дельную аудиторию, отвечая на ее конкретные запросы. Следующие вопросы помогут наце-
лить посылы:
1. какие есть сегменты, кто в них попадает?
1. Как это повлияет на людей? Будьте конкретным и точным.
2. Как отреагируют сотрудники? Важно предвидеть вероятные вопросы, которые будут
заданы, и подготовить ответы на них. Менеджерам нельзя отвечать на вопросы, не имея под-
сказки и ориентировки, поэтому подготовка должна обеспечить согласованность всех посы-
лов в организации, устраняя возможные противоречия и сумятицу.
3. Какое поведение нужно от получателей посылов?
4. Что мы собрались донести до них? Что и как может меняться в зависимости от полу-
чателей посылов. Выбор канала для передачи играет важнейшую роль и может меняться и
приспосабливаться к конкретным сегментам. Каналы донесения посылов могут быть следу-
ющими:
o регулярные бюллетени новостей;
o внутренняя сеть;
o частые новостные сообщения по электронной почте;
o кампания расклейки постеров;
o видео;
o персональные презентации и брифинги;
o информсеансы проекта и программы (встречи без приглашения);
o практические совещания с людьми для получения обратной связи и совместно-
го решения вопросов;
o сообщения-напоминания на экране ПК.
5. Как мы им скажем?
6. Кто должен им сказать?
Во всех видах общения должен быть сформулирован и согласован единый язык, со стан-
дартными графическими моделями и диаграммами; это будет способствовать единообразию
посылов.
Помните, что нужно твердить: «Общайтесь, общайтесь, и еще больше общайтесь». Но
помните и о законе снижения отдачи. Если новостей нет, не придумывайте ничего только
ради общения.
Шаг 4. Подготовка к изменениям
Упрощенно мероприятия подготовки изменений делятся на две следующие категории:
1. Создание среды/обстановки, которая позволит людям меняться и поощрять измене-
ния.
2. Обеспечение обратной связи о показателях эффективности и программе перемен.
1. Создание среды. Существуют три широкие области, связанные с созданием среды,
позволяющей людям меняться:
доверие,
внимание и
распоряжение судьбой.
Доверие — важнейший фактор. Люди должны чувствовать, что могут доверять своим
лидерам и среде, в которой они действуют, на всех уровнях организации. Они должны ве-
рить, что лидеры ведут себя честно и открыто, их моральные качества высоки, на них можно
положиться. Люди должны знать, что могут задать любой вопрос и получить честный ответ.
В табл. 25.1 приведены примеры действий, которые отвечают и не отвечают этим критериям.
Таблица 25.1. Укрепляющие и разрушающие доверие действия
Укрепляют доверие Разрушают доверие
Открытость и честность — нет замены обще- Неправда (если уровень общения низок,
нию, если оно «открытое и честное». Нужно разговоры внутри организации будут по-
прислушиваться к разговорам «в курилке» и рождать слухи и сплетни, которые могут не
учитывать их иметь ничего общего с реальностью).
Насколько важно говорить правду? В 80-х
годах прошлого века компания AT&T по
секрету сообщила аналитикам с Уолл Стрит
о массовых сокращениях. Разумеется, про-
изошла утечка, и некоторые сотрудники
прочитали о грозящих увольнениях в газе-
тах. Работа практически застопорилась, по-
тому что сотрудники боялись за свое буду-
щее. По крайней мере, два работника со-
вершили самоубийство (Fortune, 18 октября
1993). Перемены и правда — вещи очень
серьезные. Правда может ранить, но люди
заслуживают и имеют право ее знать
7
А в первом что?
как сравнительно-оценочная основа для усовершенствования (Фишер — Fisher, [17],
Хармон — Harmon, [30], Спаньи — Spanyi, [70]), а также
с целью разработки осознанного подхода к повышению способностей организации в
конкретных областях (Полк — Paulk, [56]; Хейкс — Hakes, [22]; Ахерн — Ahern, [1]).
Такие модели разработаны, чтобы оценить зрелость (т.е. компетенции, способности,
уровень усложненности) в выбранной области на основе более или менее всестороннего
комплекса критериев. Поэтому модель зрелости BPM — это инструмент, который может по-
мочь организациям более успешно работать с BPM, получая более высокие показатели опе-
рационной и бизнес-эффективности и выгоды. К тому же растущее количество удачных
внедрений BPM будет способствовать позиционированию BPM как устойчивой практики
управления. В частности, модели зрелости можно применять как инструмент:
1. описания, дающий возможность оценить сильные и слабые стороны текущего состоя-
ния («как есть»);
2. предписания, дающий возможность разработать «дорожную карту» усовершенствова-
ний;
3. сравнения, устанавливающий точку отсчета при сравнении с отраслевыми стандарта-
ми и другими организациями.
В отличие от других существующих моделей рассматриваемая в последующих разделах
этой главы модель зрелости BPM была разработана для реализации всех трех целей.
Типология ступеней зрелости BPM
Полк и др. [56] подчеркивают, что повышение зрелости ведет к «росту способностей ор-
ганизации в области процессов». Поэтому неудивительно, что в последнее время был пред-
ложен ряд моделей для измерения зрелости различных граней BPM (Дейвенпорт —
Davenport, [12]).
Общей основой этих моделей стала модель зрелости способностей (CMM) с наиболее
распространенным способом оценки зрелости по пятибалльной шкале Ликерта, где «5» явля-
ется высшим уровнем. Одна из таких моделей на основе СММ среди прочих была развита
Хармоном [30] (см. также [29]). Аналогично Фишер [17] комбинировал пять «рычагов пере-
мен» с пятью состояниями зрелости. Смит и Фингар [69] утверждают, что модель зрелости
на основе CMM, которая постулирует наличие хорошо отлаженных и повторяемых процес-
сов, не может уловить необходимость инноваций бизнес-процессов. Впоследствии модели
зрелости BPM предлагались компаниями TeraQuest/Borland Software (Кертис — Curtis, [11])
и Группой управления бизнес-процессами (BPMG).
Помимо моделей зрелости, специально предназначенных для BPM, был представлен ряд
моделей, в которых изучались отдельные грани зрелости BPM. Примерами могут служить
модели зрелости стратегической согласованности Люфтмана (Luftman) [43] и ориентации
процессов Мак-Кормака (McCormack) [47] (последняя сосредоточена на эффективности
функционирования процессов).
Попытку классификации организаций по степени и развитости внедрения BPM пред-
приняли Притчард и Армистед (Pritchard, Armistead, [60]). Стремясь определить зрелость
программ реинжиниринга бизнес-процессов, Молл (Maull) [46] столкнулся с проблемами
применения объективных мер при измерении по двум показателям:
объективному (время, численность группы и т.п.) и
«взвешенной готовности к изменениям» [46].
Такой подход оказался слишком сложным для измерений. Поэтому был предпринят фе-
номенологический подход, оценивающий то, как сама организация воспринимает свою го-
товность к BPM, используя в качестве методических направлений объективные измерители.
Другой пример определения зрелости (или в данном случае «состояния процессов») дан у
ДеТоро и Мак-Кейба (DeToro, McCabe) [15], которые для оценки состояния процессов ис-
пользовали два измерения: эффективность и продуктивность.
Сравнение на рис. 27.1 помогает прояснить комплексность и широту зрелости BPM. За-
мысел сравнить высокую и низкую ступень зрелости исходит из работы Полка [56], где сде-
лано такое сравнение, облегчающее понимание концепции зрелости процессов.
Предлагаемая модель берет на вооружение пять ступеней зрелости по CMM в попытке
разделить различные уровни сложности инициативы BPM.
Ступень 1. Начальная. Организации на ступени 1 либо вообще не предпринимают уси-
лий по внедрению BPM, либо эти усилия абсолютно не скоординированы и не структуриро-
ваны. Как правило, в таких организациях могут проявляться сочетания следующих характе-
ристик:
не комплексные разовые (ad hoc)подходы;
разрозненные попытки (ИТ или бизнес);
необобщенные подходы к используемой методологии, инструментарию и методам;
ограниченный объем инициатив BPM;
минимальное привлечение персонала;
слабое использование опыта BPM извне;
высокий уровень вмешательства вручную и «обходных» путей.
Ступень 2. Повторяемая. Организации на ступени 2 прошли стадию приобретения пер-
вого опыта BPM, пытаются выстроить BPM-способности и расширить контингент сотрудни-
ков, которые видят организацию с точки зрения процессов. Обычно такая организация обла-
дает сочетанием следующих характеристик:
первые документированные процессы;
признание важности BPM;
повышенное вовлечение исполнительного руководства и руководителей высшего
ранга;
одна главная цель обследования BPM;
интенсивное использование простого моделирования процессов с простым хранили-
щем данных;
начальные попытки применения структурированной методологии и общих стандар-
тов;
более интенсивное использование внешнего опыта BPM.
Ступень 3. Сформировавшаяся. Организации на ступени 3 обладают повышенным им-
пульсом в стремлении развивать BPM-способности и расширять число сотрудников, счита-
ющих организацию перспективной в области развития BPM. Как правило, такая организация
может характеризоваться следующими признаками:
нацеленностью на ранние стадии процессного способа существования;
использованием высокоразвитых инструментов (динамического моделирования, сер-
верных приложений, многочисленных и распределенных пользователей);
сочетанием разных методов и инструментов процессного управления (перестройки
процессов, управления перечнем заданий рабочего потока и контроля рисков на основе про-
цессов);
более интенсивным применением технологий внедрения и донесения BPM до пользо-
вателей (например, строение процессов доступно пользователям через внутренний сайт ор-
ганизации);
всеобъемлющими и формальными сеансами обучения BPM;
меньшей опорой на опыт извне.
Ступень 4. Управляемая. Организации на ступени 4 пожинают плоды внедрения BPM,
твердо встроенного в стратегическую структуру организации. Как правило, такая организа-
ция обладает комбинацией следующих характеристик:
сформирован Центр совершенствования управления процессами, который поддержи-
вает стандарты;
исследование методов и технологий контроля бизнес-процессов;
слияние ИТ- и бизнес-перспектив в управлении процессами (например, управление
рабочим потоком и раздельный учет затрат по типам деятельности);
формально назначаемые должностные лица управления процессами;
широкое принятие методик и технологий;
задачи интегрированного управления процессами;
процессная ориентация как обязательная составляющая проектов;
постоянное расширение и укрепление инициатив (мероприятий/проектов) управления
процессами;
минимальная опора на внешний опыт.
Ступень 5. Оптимизированная. В организации пятой ступени BPM является твердо
встроенным внутренним стержнем стратегического и оперативного управления. Как прави-
ло, в такой организации проявляются следующие признаки:
управление процессами как часть деятельности менеджеров, их подотчетности и по-
казателей эффективности;
широкое принятие и применение стандартных методов и технологий;
единый общий для всей организации подход к управлению бизнес-процессами, кото-
рый включает клиентов, поставщиков, дистрибьюторов и другие заинтересованные стороны;
сложившееся управление циклом существования процессов;
Центр совершенствования бизнес-процессов утрачивает свою значимость и размах, по-
скольку управление процессами становится просто образом ведения бизнеса.
Модель зрелости BPM
Наша модель зрелости управления бизнес-процессами (BPMM) более полно и современ-
но расширяет и уточняет предыдущие модели с учетом требований и сложности, обнару-
женных в бизнес-процессах.
Общие цели и основа. Разработка нашей модели основывалась на следующих соображе-
ниях:
1. мы хотели разработать модель на твердой теоретической основе, поэтому тщательно
изучили имевшиеся исследования BPM и разработки моделей уровня зрелости в разных об-
ластях знаний. На данную модель сильное влияние оказали обобщенные результаты прове-
денных исследований.
2. Мы хотели выработать широко принятый глобальный стандарт, а не представить
еще одну конкурирующую модель. Для этого мы обратились с предложением о сотрудниче-
стве к авторам и разработчикам предыдущих моделей уровня зрелости BPM. В течение ше-
сти месяцев мы провели серию исследований по методике Дельфи, дающих возможность
учесть вклад признанных лидеров мысли в области BPM. Каждое такое исследование отно-
силось к отдельному фактору модели и использовало метод сбалансированного опроса с
тремя или четырьмя раундами по каждому фактору, чтобы достичь консенсуса по несколь-
ким вопросам (Розманн и де Бруин, [63]). Получившаяся модель является результатом не
только слияния трех достаточно развитых моделей, но и учитывает вклад более двадцати ве-
дущих исследователей BPM.
3. Мы стремились разработать комплексную всестороннюю модель, которая охватывает
всю сферу BPM. Глубокое изучение работ по BPM обеспечило твердую теоретическую ос-
нову, а также всестороннее видение факторов успеха BPM, включая понимание препятствий
на пути успешного внедрения BPM и подробности различных подходов к реализации иници-
атив BPM. Таким образом, наша модель объединяет такие разнотипные элементы, как стра-
тегическое выстраивание, ИТ и культура.
4. Мы хотели добиться баланса теоретической строгости модели с ее высокой примени-
мостью. Как следствие, за последние два года модель применялась на различных стадиях
разработки в ряде организаций разных отраслей. Постоянный приток практических данных о
модели использовался для обеспечения отраслевой ориентации структуры и терминологии
во всей модели.
5. Главная парадигма разработки заключалась в том, что модель должна поддерживать
индивидуальные информационные запросы различных групп заинтересованных лиц. В ре-
зультате в ней есть три уровня:
шесть факторов успеха;
области способностей в рамках каждого из этих шести факторов; и
детализированные вопросы для измерения каждой области способностей.
6. По существу, эти уровни создают древовидную структуру, которую можно расширить
на основе требований к отчетности и анализу отдельного заинтересованного лица.
Результирующая модель является многомерной и включает несколько отличных друг от
друга составляющих:
1. факторы, стадии и объем (организационный объект и время).
2. В основе теоретической модели лежит предположение, что эти факторы (базирующи-
еся на важнейших выявленных факторах успеха BPM, препятствиях к успеху BPM и подхо-
дах к внедрению проектов BPM) являются независимыми переменными, а зависимая пере-
менная-функция — это успех BPM.
3. Еще одно предположение состоит в том, что более высокая степень зрелости по каж-
дому из этих факторов отразится в более высоких показателях успешности проекта BPM.
4. И, наконец, понятие «успеха процесса» необходимо перевести в адекватные, незави-
симые от BPM измерители успеха для всей организации — т.е. фактического успеха бизнеса
(рис. 27.2).
Стратегическое согласование
Как часть нашей модели BPMM стратегическое согласование определяется как тесное
увязывание приоритетов организации и процессов предприятия, обеспечивающее постоян-
ные и действенные меры по повышению эффективности функционирования бизнеса. С по-
мощью нашего исследования методом экспертных оценок мы выделили пять основных обла-
стей, которые должны измеряться для оценки способностей стратегического согласования в
их связи с управлением бизнес-процессами. Последовательность представления этих пяти
областей отражает средний вес воспринимаемой важности, присвоенный участниками ис-
следования методом экспертных оценок:
1. вытекающий из стратегии план совершенствования процессов охватывает общий под-
ход организации к инициативе BPM. Этот план составляется, непосредственно исходя из
стратегии организации, и описывает, каким образом меры усовершенствования процессов
отвечают выстроенным в порядке стратегического приоритета целям. План совершенствова-
ния процессов дает информацию, связанную с целевыми показателями проекта совершен-
ствования процессов вместе с планируемыми процедурами обследования и мониторинга.
2. В разрезе BPM коренным элементом стратегического согласования является полное
двустороннее увязывание-согласование стратегии и бизнес-процессов. Дают ли бизнес-
процессы непосредственный вклад в стратегию, включает ли стратегия организации воз-
можности процессов? Например, знаем ли мы, какие процессы будут затронуты изменением
стратегии, а какие будут затруднять ее реализацию; разрабатывается ли стратегия и пере-
сматривается ли она в свете возможностей процессов; как следует распределить ограничен-
ные ресурсы; какие процессы лучше передать для исполнения в аутсорсинг или сторонним
организациям?
3. Архитектура процессов предприятия — это термин высшего уровня абстракции для
обозначения фактической иерархии процессов, обеспечивающих успешное развитие бизнеса.
Тщательно определенная архитектура процессов предприятия четко указывает главные биз-
нес-процессы организации, определяет конкретную для отрасли/компании цепочку создания
ценности, обозначает основные процессы, обеспечивающие функционирование этой цепоч-
ки, например подразделения финансов, персонала, ИТ. Тщательно разработанная архитекту-
ра процессов вытекает из трезвого понимания организационных структур с точки зрения
процессов. Помимо этого она служит общим фоном процессов и является отправной точкой
более детального анализа процессов.
4. Чтобы иметь возможность оценить фактическую эффективность процессов, важно
располагать детальным пониманием итоговых результатов/наработок процессов и связан-
ных с ними основных показателей эффективности (KPI). Иерархия ниспадающих процессно-
ориентированных и экономично измеряемых KPI — ценный источник преобразования стра-
тегических целей в конкретные задачи процессов, который способствует эффективному кон-
тролю процессов. Соответствующие KPI могут быть различного типа и характера, включая
финансовые, количественные, качественные или основанные на сроках. Они могут зависеть
от стратегических «приводов» конкретных процессов предприятия. Часто в равной степени
важно, но более трудно измерить KPI, связанные с такими характеристиками всего процесса
в целом, как гибкость или надежность.
5. Наконец, мы признаем, что стратегии обычно привязаны к отдельным лицам и влия-
тельным группам заинтересованных лиц. Поэтому необходимо оценивать, насколько хорошо
BPM увязано с реальными приоритетами ключевых клиентов и других заинтересованных
сторон: высшего руководства, акционеров, правительственных структур и т.п. Например,
на практике часто наблюдается, что замена высшего руководителя сильно сказывается на
общей популярности (или непопулярности) BPM, даже если официальная стратегия остается
неизменной. Среди прочего это также предусматривает определение успешности управления
процессами, имеющими точки соприкосновения с внешними сторонами, степени учета точек
зрения внешних сторон в строении процессов, а также влияния, которое оказывают внешние
заинтересованные стороны на разработку процессов.
Корпоративное управление BPM устанавливает адекватные и прозрачные процессы
подотчетности, принятия решений и вознаграждения, направляющие действия. В традициях
корпоративного и ИТ-руководства внимание в разрезе BPM сосредоточено на процессах
принятия решений и связанным с этим распределением ролей и ответственности:
критически важным считается четкое определение и согласованное исполнение соот-
ветствующих процессов принятия решений BPM, которые направляют поведение как в про-
писанных (штатных), так и в непредвиденных ситуациях. Помимо того, кто может принять
какое решение, важна также быстрота принятия решений и способность влиять на выделение
ресурсов и реакцию организации на изменение процессов;
другим стержневым элементом является распределение ролей и ответственности в
процессах. Под этим понимается весь диапазон функций, связанных с BPM: от действий ана-
литиков бизнес-процессов до решений хозяев бизнес-процессов и главных руководителей
процессов, и охватывает все соответствующие комитеты и подключаемые советы по приня-
тию решений. Обязанности и ответственность каждого лица нужно четко прописать и вы-
строить строгую структуру отчетности;
должны существовать процессы, обеспечивающие прямую увязку метрик (стратеги-
ческих задач) и эффективности функционирования процессов. Хотя фактический результат
процесса измеряется и оценивается в рамках фактора стратегического согласования, проце-
дура сбора требуемых метрик и корреляции их с критериями эффективности рассматрива-
ется как часть корпоративного руководства BPM;
стандарты управления процессами должны быть определены и оформлены докумен-
тально. Это включает координацию инициатив управления процессами по всей организации
и практические методики формирования и контроля таких компонентов управления процес-
сами, как показатели процессов, разрешение проблем, схемы вознаграждения и премирова-
ния и т.д.;
механизмы воздействия на управление процессами как часть руководства BPM вклю-
чают регулярные циклы обследования с целью поддержания качества и актуализации прин-
ципов управления процессами, а также контроля соблюдения нормативных требований, свя-
занных со стандартами управления процессами. Такие механизмы контроля включают оцен-
ку степени соответствия стандартам руководства BPM с целью поощрения желаемого образа
поведения.
Методы в контексте BPM определяются как подходы и приемы, которые обеспечивают
и поддерживают согласованные действия процесса. К главным дискретным стадиям цикла
существования процесса могут применяться специальные методы. Эта характеристика, при-
сущая только факторам «методов» и «информационных технологий», приводит к областям,
отражающим стадии цикла существования процессов, а не конкретные параметры потенци-
альных методов или информационных технологий. Хотя, может статься, такое определение
зон способностей отличается от принятого для других факторов, важно отметить, что эти зо-
ны были установлены теми же экспертными оценками.
Преимущество сопоставления метода с конкретной стадией цикла существования про-
цесса состоит в возможности оценить методы, служащие конкретной цели, а не просто все
методы, связанные с управлением бизнес-процессами. Например, можно оценить конкрет-
ные методы, применяемые для разработки процессов, исключив методы, используемые для
усовершенствования процессов.
Такой тип анализа выглядит особенно полезным с учетом принятой практики разработ-
ки, маркетинга и внедрения методов (и ИТ), чтобы удовлетворить требования конкретной
стадии цикла существования процесса. Поэтому оценка зрелости методов сосредоточена на
конкретных запросах процесса и рассматривает такие элементы, как интеграция методов
цикла существования процессов друг с другом и с другими методами управления, поддержка
методов ИТ, а также сложность, пригодность, доступность и фактическое применение мето-
дов внутри каждой стадии:
разработка и моделирование процессов связаны с методами, применяемыми для вы-
деления и концептуального осмысления действующих («как есть») и будущих («как будет»)
процессов. Стержнем таких методов являются приемы моделирования процессов;
внедрение и исполнение процессов охватывает следующую стадию цикла существова-
ния процесса. Соответствующие методы помогают преобразовать модели процессов в ис-
полняемые спецификации бизнес-процессов. Методы, связанные с распространением этих
моделей, и методы эскалирования способствуют исполнению процессов;
измерение и контроль в цикле существования процесса связана с методами сбора свя-
занных с процессами данных. Эти данные могут относиться к контролю процессов (напри-
мер, риски или ошибки) или могут быть показателями эффективности процессов;
инновации и усовершенствование процессов включает все методы, которые содей-
ствуют разработке улучшенных и новаторских процессов. Сюда относятся такие подходы,
как инновации процессов, шесть сигм и т.д.;
управления программами и проектами процессов оценивает подходы, которые при-
меняются для общего управления программой или проектами BPM, включая управление из-
менениями процессов.
Информационные технологии (ИТ) обозначают программное и аппаратное обеспече-
ние, а также системы управления информацией, которые обеспечивают и поддерживают де-
ятельность, связанную с процессами. Оценка зон способностей ИТ структурирована анало-
гично методам, и сначала связана со стадиями цикла существования процессов. Компоненты
ИТ сосредоточены на конкретных требованиях каждой стадии цикла существования процес-
са и оцениваются с точек зрения настраиваемости, автоматизируемости и интеграции с соот-
ветствующими решениями ИТ, а также на основе более общих соображений сложности
устройства, пригодности, доступности и пользования каждой ИТ на каждой стадии:
разработка и моделирование процессов охватывают ИТ, которые позволяют выво-
дить модели процессов напрямую из файлов регистрации, а также общую инструментальную
поддержку моделирования и анализа бизнес-процессов (например, анимация процессов,
имитационное моделирование);
внедрение и исполнение процессов сосредоточено на автоматизированном преобразо-
вании моделей процессов в исполняемые спецификации и последующем исполнении про-
цессов на основе рабочего потока. Сюда также относятся такие решения, как системы управ-
ления документацией или сервисно-ориентированные архитектуры. Вся эта категория ПО
часто называется «процессно-контекстными информационными системами»;
измерение и контроль процессами облегчают (полу-) автоматическое управление эс-
калированием процессов, обработку исключений, поиск и обработку данных рабочего пото-
ка, визуальное представление показателей эффективности (например, экран инструменталь-
ной панели) и контроллинг на основе регистрационных файлов процессов;
инноваций и усовершенствование процессов обеспечивают автоматизированную под-
держку создания усовершенствованных бизнес-процессов. Это могут быть решения, дающие
самонастраивающийся (т.е. самообучающийся) инструментарий, который непрерывно под-
страивает бизнес-процессы на основе изменений контекста;
управления программами и проектами процессов облегчают общее управление про-
граммой и проектами. Они весьма важны, но обычно менее BPM-специфичны.
Люди. В то время как фактор информационных технологий охватывает связанные с ИТ
ресурсы, фактор «людей» включает человеческие ресурсы. Он определяется как отдельные
лица и группы, которые постоянно расширяют и применяют свои знания процессов и навыки
работы с ними для повышения эффективности бизнеса. Сторона этого фактора, которая со-
средоточена на знаниях и умениях людей, участвующих в инициативе BPM, может считаться
«жесткой», в то время как следующая зона («культура») может рассматриваться как «мяг-
кая» и охватывает поведение и занимаемые позиции, ведущие к общему признанию BPM
внутри организации:
профессиональные знания и умения процессов нацелены на комплексность и глубину
способностей привлеченных заинтересованных лиц в свете требований, сформулированных
в ролевой инструкции их должности или роли (например, аналитик бизнес-процессов, хозя-
ин процесса);
управление процессными знаниями укрепляют и объединяют глубину познаний прин-
ципов и практики BPM. Это оценка уровня понимания BPM, включая знания методов управ-
ления процессами и ИТ, а также влияния этих элементов на результаты процессов предприя-
тия;
обучение процессам и образование определяет настрой организации на постоянное
развитие и поддержание соответствующих навыков и знаний процессов. Такая оценка охва-
тывает наличие, степень, пригодность и фактический успех (измеряемый уровнем подготов-
ки) программ образования. Другие элементы относятся к квалификации учителей BPM и
программам аттестации/сертификации BPM;
общая работа и общение в процессах связано с совместными действиями отдельных
лиц и групп в достижении желаемых результатов процессов. Это предусматривает соответ-
ствующий оценочный анализ моделей общения между заинтересованными сторонами и спо-
собов выделения, изучения и распространения знаний, связанных с процессами;
главы / лидеры управления процессами - последняя зона способностей. Оценка зрело-
сти в данном случае измеряет готовность руководителей вести за собой, принимать обяза-
тельства и отвечать за бизнес-процессы. Среди прочего здесь также должно отражаться,
насколько желаемые навыки лидерства в процессах и стили руководства используются на
практике.
Культура — шестой и последний фактор — это коллективные ценности и представле-
ния, которые формируют отношение к процессам и модели поведения для повышения эф-
фективности бизнеса. В исследовании по методике экспертных оценок было удивительно
наблюдать, что консенсус и взаимопонимание по областям способностей в этом факторе бы-
ли достигнуты гораздо легче и при значительно меньших спорах, чем в предшествующих
исследованиях. Возможно, этот факт оказался результатом того, что «культура» была одним
из последних предметов в серии исследований, но исследования фактора «люди» проводи-
лось одновременно, и похожего факта при этом не отмечалось:
восприимчивость изменений процессов относится к общей склонности организации
воспринимать изменения процессов, ее расположенности принимать такие изменения и
адаптации, способности процессов без проблем пересекать функциональные границы, и воз-
можности персонала действовать в высших интересах процессов;
ценности процессов и убеждения / воззрения изучают процессное мышление в орга-
низации в широком смысле, т.е. считают ли сотрудники, что процессы — это способ полу-
чать результат, сделать дело. Данная зона нацелена на общепринятые представления о роли
BPM и его выгодах. Среди них долговечность BPM, выражаемая глубиной и широтой убеж-
денности в его необходимости;
занимаемая позиция в отношении процессов и поведение людей, вовлеченных в BPM,
и тех, кого оно затрагивает, — это еще один оцениваемый элемент в факторе культуры. Сре-
ди прочего, сюда включается готовность поставить под сомнение существующий порядок в
свете потенциального усовершенствования процессов и фактических моделей поведения,
связанных с процессами;
внимание лидеров / руководства к процессам охватывает твердость убежденности и
внимания к процессам и управлению процессами, проявляемые высшими руководителями,
степень внимания к процессам на всех уровнях, а также качество лидерства;
социальные сети управления процессами включают существование и влияние сооб-
ществ практического применения BPM, использование методов социальных сетей, призна-
ние и применение неформальных сетей общения BPM.
Применение модели BPMM
Модель зрелости BPM (BPMM) может применяться в организации различными спосо-
бами, в зависимости от нужной широты и глубины применения.
Широта относится к анализируемой структуре, выбранной для оценки. Анализируемая
структура может быть (в самом общем случае) всей организацией или отдельными направ-
лениями бизнеса. Модель может применяться отдельно к нескольким анализируемым струк-
турам, что дает ценные данные для сравнения внутри организации.
Для каждой анализируемой структуры модель используется двумя способами: на уровне
факторов и на уровне способностей. Это представляет глубину ее применения.
Применение на уровне факторов дает возможность выполнить общий анализ с сопо-
ставлением результатов по шести факторам, содержащимся в модели, т.е. стратегическому
согласованию, корпоративному руководству, методам, информационным технологиям, лю-
дям и культуре. Как правило, такой уровень анализа достигается специалистами BPMM пу-
тем собеседований с глазу на глаз с ключевыми руководителями, что дает дополняющие
друг друга видения инициатив BPM в организации. После этого специалисты BPMM анали-
зируют итоги собеседований, делают подробную презентацию и отчет для организации. Та-
кой уровень анализа полезен для получения грубого представления о «текущем» состоянии
BPM с точки зрения руководства и является удобной отправной точкой для понимания
сложности и проработанности действий организаций в BPM.
Применение модели на уровне способностей дает более глубокое представление о теку-
щем состоянии BPM за счет дополнительного анализа пяти зон способностей, определенных
для каждого из шести факторов. Помимо собеседований с руководством этот уровень анали-
за предусматривает глубокие обсуждения на совещаниях с соответствующими сотрудника-
ми, имеющими специальные знания в области BPM. Помимо более подробной картины те-
кущего состояния работ по BPM, этот уровень анализа позволяет сформулировать стратегию
на будущее, нацеленную на конкретные аспекты BPM. Еще одно преимущество данного
уровня анализа состоит в сравнении представления о BPM руководства и рядовых сотрудни-
ков. Более того, оценка зрелости BPM на уровне способностей дополняется анализом свя-
занной с BPM документации (например, моделей процессов, должностных инструкций,
определений показателей KPI процессов).
Предполагается, что дальнейшие версии модели будут включать элемент самооценки,
позволяющий организации получить оценку зрелости с ограничениями без необходимости
помощи BPMM-профессионалов извне, а также возможность проведения полномасштабной
всесторонней оценки сертифицированными оценщиками.
Смежные труды. Более 150 моделей уже разработаны для измерения зрелости способ-
ностей ИТ-сервисов, стратегического согласования, управления инновациями, программами,
архитектуры предприятия и управления знаниями. Многие из этих моделей предназначены
для оценки зрелости избранной сферы на основе более или менее комплексного набора кри-
териев.
В отличие от модели CMM, которая стала стандартом соответствия в сфере разработки
ПО (Мутафелия и Стромберг — Mutafelija, Stromberg, [49]), большинство остальных моде-
лей просто позволяют определить место анализируемой структуры на заранее заданной шка-
ле. Недостатками имеющихся моделей являются упрощенная концентрация на только одно
измерение зрелости BPM и нехватка фактических применений этих моделей. Более того,
многие существующие модели BPM не всегда четко различают оценку зрелости самого биз-
нес-процесса (измеренную по его показателям эффективности) и зрелости управления биз-
нес-процессами. Еще один недостаток многих имеющихся моделей — отсутствие строгости
в процессе разработки модели, ограниченность охвата и глубины отдельных граней BPM, их
своеобразный типаж из-за отсутствия корней в смежных работах, отсутствие учета нужных
заинтересованных сторон, нехватка эмпирических испытаний моделей и недостаточная глу-
бина уровней оценки.
Предлагаемая модель BPMM устраняет эти недостатки, сочетая строгость теоретической
базы с разнообразными практическими применениями во время разработки, что обеспечива-
ет включение в результирующую модель специфических требований BPM практичным и по-
лезным образом.
Заключение
В этой главе кратко и избирательно описана структура и компоненты, образующие со-
временную комплексную модель зрелости BPM. Фактическая оценка, выведенная при при-
менении этой модели, может быть получена на различных уровнях. Мы рекомендуем прово-
дить такую оценку более подробно на один уровень ниже зон способностей. Весь комплекс
оценки основан на анкете, частично структурированных собеседованиях с ключевыми заин-
тересованными лицами BPM и оценке документации, относящейся к BPM (должностных ин-
струкций и схем стимулирования, привязанных к процессам, а также моделей процессов).
Триангуляция этих трех источников информации дает окончательный рейтинг оценки. По
аналогии с исходной моделью CMM для каждого из шести факторов рассчитывается отдель-
ная оценка (по пятибалльной шкале). Это дает организации картину ее инициатив BPM и
помогает выявить болевые точки для принятия немедленных мер, повышающих зрелость
BPM. Соответствующий полуавтоматический инструмент обеспечивает сбор, анализ и пред-
ставление информации.
В данный момент мы проводим ряд конкретных исследований организаций в Европе,
Америке и Австралии, чтобы глубже понять требования, относящиеся к оценке зрелости
BPM, и получить дальнейший отклик о пригодности нашей модели.
Следует подчеркнуть, что специализированный проект BPM, программа BPM, Центр со-
вершенствования бизнес-процессов (Center of Business Projects Elaborations - CBPE) и глав-
ный руководитель процессов (Chief Process Officer - CPO) фундаментально различаются, и у
каждого из них свои задачи, структуры и положение внутри организации.
В табл. 28.2 показаны перечисленные выше фазы и роли на каждом уровне. Также дается
количество работников, занятых полный рабочий день (full time employee - FTE), которое
может потребоваться для каждой фазы. Эти примерные данные численности персонала бу-
дут, очевидно, зависеть от размера организации и масштаба внедрения BPM.
Таблица 28.2. Организационная структура BPM
Роль Проект BPM (уро- Программа BPM Центр совершен- Главный руководи-
вень 1) (уровень 2) ствования бизнес- тель процессов
процессов (уровень (CPO - уровень 4)
3)
CPO 1,0 FTE
Менеджер Центра 1,0 FTE 1,0 FTE
совершенствования
бизнес-процессов
Менеджер про- 1,0 FTE По необходимости По необходимости
граммы BPM
Менеджер проекта 0,5 - 1,0 FTE По необходимости По необходимости По необходимости
BPM
Архитектор процес- 0,5 - 1,0 FTE 1,0 - 2,0 FTE 1,0 - 2,0 FTE 1,0 - 2,0 FTE
сов
Инженер процессов По необходимости По необходимости По необходимости По необходимости
Специалист по мо- 1,0 - 2,0 FTE 1,0 - 3,0 FTE 2,0 - 4,0 FTE 2,0 - 4,0 FTE
делированию про-
цессов
Консультант BPM 0,5 - 2,0 FTE 1,0 - 3,0 FTE 2,0 – 4,0 FTE 2,0 – 4,0 FTE
Администратор По необходимости 1,0 FTE 1,0 FTE 1,0 FTE
инструмента моде-
лирования и управ-
ления процессами
Тренер BPM 0,3 - 0,6 FTE 0,6 - 1,0 FTE 1,0 - 2,0 FTE 1,0 - 2,0 FTE
Опросный лист самооценки стратегии принадлежит Полу Ван дер Марку (Paul van der
Marck) и взят с сайта www.management.net по состоянию на 11 июля 2005 года.
Предположение ценности Совершенство Лидирующее Доверительные
функционирования положение про- отношения с
дукта клиентом
Распределите 20 баллов среди следующих трех утверждений:
1. Мы предлагаем нашим клиентам уникаль-
ное сочетание цены, линейки продуктов и простоты
использования. Итоговые затраты для клиента (де-
нежные средства, время и усилия) минимальны по
сравнению с приобретаемой ценностью (продукт и
сервис)
2. Мы предлагаем нашим клиентам уникаль-
ную ценность продукта и способны постоянно по-
вышать ценность предложения и соответствовать
ожиданиям клиентов или повышать их (наши ис-
следования, как и способность выполнять обеща-
ния, «первоклассны»)
3. Мы предлагаем нашим клиентам уникаль-
ное и ценное полное комплексное решение посред-
ством наших продуктов и услуг, наш сервис инди-
видуален, всегда благожелателен и продуктивен,
мы способны подстраивать наше решение под ин-
дивидуальные запросы клиентов
Итого
Процессы
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Время прохождения сквозного процесса
для нашего клиента сокращено до абсолютного ми-
нимума
2. Исследования и разработки являются ос-
новным процессом для удовлетворения нашего кли-
ента
3. Мы постоянно сосредоточены на разработ-
ке полного комплексного индивидуального реше-
ния для каждого клиента
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наш сквозной процесс работы с клиентом
управляется централизованно
2. Исследования рынка играют важную роль в
наших разработках
3. Наши процессы постоянно адаптируются с
целью удовлетворения наших клиентов
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Дальнейшее снижение затрат в наших про-
цессах невозможно
2. Быстрый цикл разработки встроен в наши
стандартные процессы
3. Основной показатель функционирования
наших процессов – удовлетворенность клиентов
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Ошибки процессов сведены к теоретиче-
скому минимуму
2. Наша процессная модель – параллельная
разработка нескольких концепций
3. У нашего клиента всегда есть четкое пред-
ставление о том. что мы делаем
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Оптимизация процессов в центре нашего
главного внимания
2. Наш маркетинговый процесс нацелен на
постоянное использование наших продуктов и
услуг
3. Управление взаимоотношениями является
нашим главным процессом
Итого
Структура организации
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наша деятельность предельно стандарти-
зирована
2. Направление исследований и разработок
является отдельным подразделением
3. Наша деятельность весьма вариативна и за-
висит от клиента
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наше планирование строго централизовано
и ведется по принципу «сверху-вниз»
2. Подразделение разработки продуктов
находится вверху организационной схемы
3. Для каждого клиента планирование осу-
ществляется «снизу-вверх»
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Сфера ответственности и обязанностей
четко очерчена, работа всегда ведется согласно ру-
ководствам и методическим указаниям
2. Наши усилия в разработке нацелены глав-
ным образом на «инструменты разработки»
3. Нашу клиентскую информацию можно
быстро и легко извлечь и просмотреть
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наша биллинговая система полностью
электронная
2. Наши системы легко адаптируемы, что
позволяет быстро настраиваться на разработку про-
дуктов
3. Наши конечные потребители имеют пря-
мой доступ к нашим системам
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наши поставщики непосредственно связа-
ны с нашими системами
2. Наши системы очень часто «вынуждают»
нас вводить новые продукты / концепции
3. Наши системы сосредоточены на удержа-
нии клиентов и повторяемости сделок
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наше подразделение обслуживания клиен-
тов поддерживается новейшей технологией, чтобы
иметь возможность быстро и эффективно отвечать
на вопросы
2. Сотрудники по обслуживанию клиентов
постоянно обучаются новым продуктам, поскольку
продукты часто меняются
3. Мы отслеживаем в системах клиентов, ко-
торые ушли от нас
Итого
Культура
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наши сотрудники высоко мотивированы,
чтобы не совершать ошибок
2. Наши сотрудники высоко мотивированы на
постоянную разработку новых идей
3. Наши сотрудники высоко мотивированы на
удовлетворение клиентов
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наша система поощрений вознаграждает
эффективность
2. Наша система поощрений вознаграждает
творческий подход
3. Наша система поощрений вознаграждает за
удовлетворенность клиента
Распределите 4 балла среди следующих трех утверждений:
1. Наша система подбора персонала нацелена
на поиск эффективно работающих сотрудников
2. Наша система подбора персонала нацелена
на поиск инновационно-мыслящих и творческих
сотрудников
3. Наша система подбора персонала нацелена
на поиск сотрудников, ориентированных на клиента
В данном Приложении подробно описана структура группы проекта «на все случаи жиз-
ни». Как правило, такая типовая структура модифицируется под требования конкретной ор-
ганизации. Тем не менее, по нашему опыту, эта структура особенно эффективна и работо-
способна, так что излишняя ее модификация может привести к снижению эффективности
проекта. Разумеется, размах проекта BPM — важный фактор при рассмотрении структуры
группы проекта.
Спонсор проекта. Роль спонсора проекта — обычная для бизнес-проекта. Часто в роли спон-
сора выступает ведущий бизнес-менеджер. Спонсор проекта должен быть его активным сто-
ронником и защитником, выполняя следующие обязанности и неся ответственность за:
определение и утверждение задач, целевых показателей, ограничений и критериев
успеха проекта;
утверждение объема проекта;
утверждение документа, описывающего проект;
утверждение плана проекта;
санкционирование или получение санкции на ресурсы и расходы по проекту;
утверждение или отказ любых требований о внесении изменений, которые выходят за
пределы ранее утвержденного объема проекта;
утверждение бюджета проекта;
утверждение завершения проекта, когда выполнен объем проекта.
Директор проекта. В сферу ответственности директора проекта входит вся деятельность,
связанная с проектом. Менеджер (менеджеры) проекта и руководители рабочих направлений
проекта непосредственно подчиняются директору проекта.
Эта роль обеспечивает реализацию проекта «без сучка и задоринки» и соответствие ожи-
даниям заинтересованных сторон. Директор проекта также обязан поддерживать взаимоот-
ношения со всеми заинтересованными сторонами и обеспечить правильное применение опи-
санной общей схемы в условиях конкретной организации. Среди других обязанностей, свя-
занных с проектом:
инфраструктура и архитектура;
координации управления техническими и другими средствами;
управление качеством и удовлетворительное вовлечение персонала в это;
человеческие ресурсы (как описано в различных главах этой книги);
управление изменениями персонала и вовлечение в этот процесс сотрудников — дан-
ную сферу особенно нельзя недооценивать, поскольку это, возможно, самая объем-
ная и одна из самых важных составляющих любого проекта BPM;
поддержка менеджеров проекта и персонала, особенно при получении согласований
или обеспечении действий других частей организации;
обеспечение группы проекта необходимыми ресурсами и средствами.
Хотя выполнение и координация всех вышеперечисленных функций входит в сферу от-
ветственности менеджеров проекта, директор проекта должен иметь полную картину страте-
гического выполнения и выстраивания проекта.
Менеджер (менеджеры) проекта. Сфера ответственности менеджера (менеджеров) проекта
включает выполнение и координацию проекта, в т.ч.:
повседневное управление своей частью проекта и ее выполнение;
разработку политики и планов обеспечения общности процессов и систем везде, где
это возможно;
обеспечение учета и отработки всех вопросов управления изменениями персонала,
человеческих ресурсов и обучения;
управление всей деятельностью, связанной с проектом, по обеспечению удовлетворе-
ния требований заинтересованных сторон в запланированные сроки, в рамках бюд-
жета и с соответствующим качеством;
подготовку и отслеживание своей части бюджета;
получение обязательств всех заинтересованных сторон;
координацию и получение согласований планов проекта;
организацию и использование контролирующих механизмов проекта, чтобы обеспе-
чить управляемость согласованных графиков и бюджетов;
отчет о ходе выполнения проекта всем заинтересованным сторонам в согласованные
сроки;
непрерывную связь с управлением предприятием (бизнесом) и ИТ;
определение и установление каналов связи с увязываемыми проектами, управление
рисками, которые может породить взаимозависимость;
определение, управление и при необходимости передачу на более высокий уровень
должностной ответственности потенциальных или имеющихся проблем, которые в
случае игнорирования могут отрицательно сказаться на проекте;
мониторинг рисков, связанных с проектом, и рекомендации директору и спонсору
проекта.
Подгруппы процессов, часто называемые направлениями работы, включают разных специа-
листов.
1. Глава подгруппы.
2. Руководитель пользователей.
3. Представитель пользователей.
4. Эксперт по процессам.
Глава подгруппы - обычная роль руководителя подгруппы проекта. Возглавляет свою под-
группу (направление работы) и обеспечивает организацию практических семинаров, разра-
ботку плана проекта (совместно с менеджером проекта), соблюдение графика процесса, ис-
полнение бюджета и т.п. Эта роль также предусматривает:
управление назначенными заданиями (либо выполнение их самостоятельно, либо
назначение членов подгруппы);
регулярное рассмотрение работы подгруппы;
составление регулярных отчетов о работе подгруппы для включения в общий отчет
по проекту;
участие в регулярных совещаниях по рассмотрению состояния дел проекта;
помощь в решении проблем проекта или бизнеса;
обеспечение регистрации всех проблем и их быстрого решения или передачи в ком-
петенцию менеджера проекта и группы проекта;
руководство разработкой программы приемных испытаний пользователей и схем ис-
пытаний, а также их успешным выполнением;
получение согласований программы приемных испытаний пользователями в своей
зоне ответственности;
выполнение плана реализации в своей зоне ответственности.
Руководитель пользователей — бизнес-ресурс. Его назначает бизнес-руководство, и у него
есть полномочия принимать решения от имени предприятия. Эта роль предусматривает:
подбор членов подгрупп пользователей (в подразделениях и по подразделениям);
обеспечение технического качества и решений по проектированию процессов;
разрешение возможных конфликтов;
представительство группы пользователей в группе по принятию решений проекта;
участие в совещаниях всех руководителей пользователей проектов;
работа с другими руководителями пользователей в целях правильного взаимодей-
ствия и передачи дел, обменов и т.п., чтобы не было нестыковок.
Представитель пользователей — это технический специалист или эксперт в предметной
области со стороны бизнеса. Их подбирает руководитель пользователей. В сферу их ответ-
ственности входит:
участие в практических семинарах и собеседованиях;
выработка конкретных подходов подгруппы к деятельности в рамках проекта;
разработка различных подходов на этапе инноваций;
учет вопросов качества, соответствия различным нормативным и техническим требо-
ваниям;
нахождение согласия с другими подгруппами по взаимодействию в рамках проекта и
обмена материалами и т.п., чтобы избежать нестыковок;
участие в планировании программы пользовательских приемных испытаний;
участие в составлении планов и схем пользовательских приемных испытаний;
участие в выполнении пользовательских приемных испытаний;
участие в планировании и внедрения и реализации.
Эксперт по процессам - специалист Центра совершенствования бизнес-процессов (CBPE), со
специальными знаниями:
проектирования и перепланирования процессов;
инструментов проектирования процессов, используемых в проекте;
расчета расходов по типу работ;
имитационного моделирования процессов;
состыковки процессов.
Типовой шаблон бизнес-обоснования
Далее обсуждается назначение и предлагается примерное содержание бизнес-обоснования
проекта.
Цель бизнес-обоснования. Бизнес-обоснование является важным подспорьем в управле-
нии проектом BPM и выполняет три главные функции:
1. при запуске проекта обоснование дает информацию, позволяющую принять решение
об утверждении предлагаемого проекта и его финансировании. Другими словами, оно позво-
ляет определить, оправдывают ли предполагаемые выгоды требуемые вложения в проект с
учетом рисков и альтернатив. Польза и выгоды, получаемые в результате проекта, должны
быть четко определены.
2. В ходе реализации проекта обоснование задает общую канву, позволяющую удержи-
вать проект «на правильных рельсах». Это имеет важнейшее значение — в течение срока ре-
ализации проекта предприятие эволюционирует, поэтому спонсор и менеджер проекта
должны постоянно проверять, что проект по-прежнему вносит вклад в стратегию организа-
ции и желаемые выгоды. Другими словами, спонсор и менеджер проекта должны постоянно
«контролировать экономическую обоснованность и целесообразность проекта».
3. После завершения проекта его обоснование даст бизнес-группе и группе проекта воз-
можность оценить, дал ли проект ожидаемые результаты (пользу, выгоды) и вклад в дости-
жение конкретных целевых показателей в рамках выделенного бюджета и в установленный
срок. Такая оценка позволяет извлечь важнейшие уроки, которые очень пригодятся в после-
дующих проектах BPM.
Содержание обоснования проекта
1. Краткое изложение. Предназначено дать краткий обзор экономического обоснования.
Должно быть очень кратким и строго по делу.
1.1. Описание проекта. Держатель проекта.
1.2. Требования бизнеса.
1.3. Стратегический вклад.
1.4. Финансовая сводка (включая выгоды и затраты).
1.5. Решающие факторы успеха проекта.
1.6. Анализ рисков.
1.7. Рекомендуемые последующие действия.
2. Предпосылки
2.1. Анализ проблемы.
3. Целевые показатели
3.1. Цели бизнеса.
3.2. Цели проекта.
3.3. Решающие факторы успеха.
4. Объем проекта
4.1. Конкретный выход и результаты.
4.2. Включения и исключения.
4.3. Зависимости.
4.4. Анализ сторон, заинтересованных в проекте.
4.5. Предположения и допущения.
4.6. Ограничения.
4.7. Связанные документы.
4.8. Соответствие требованиям архитектуры.
5. Проектный подход
5.1. Изученные варианты:
5.1.1. Вариант 1
5.1.1.1. Ожидаемые результаты
5.1.1.2. Выгоды
5.1.1.3. Расходы по проекту
5.1.1.4. Окупаемость вложений в проект и проч.
5.2. Предпочтительный подход
6. План-график проекта
6.1. Длительность проекта
6.2. Укрупненный план реализации
7. Ресурсы
7.1. Внутренние заинтересованные стороны проекта — взаимодействие с другими под-
разделениями
7.2. Требования к ресурсу персонала
7.3. Другие ресурсы проекта
8. Предварительный анализ рисков
Типовая форма отчета. Далее приведен перечень вопросов, которые можно включить
в отчет о проекте. Отчет охватывает этапы стартовой площадки, понимания и инноваций.
Мы считаем, что отчет следует заполнять по мере завершения каждого этапа. Разделы 2 и 3
заполняются по окончании этапа стартовой площадки, раздел 4 — по окончании этапа пони-
мания, а остальное — по окончании этапа инноваций.
Есть некоторые пересечения между информацией в отчете и экономическим обоснова-
нием. Отчет предназначен для руководства организации, и для заполнения нескольких его
разделов можно воспользоваться экономическим обоснованием, которое предназначено для
спонсора проекта и руководящего комитета в части процедуры утверждения проекта. Абсо-
лютно необходимо взаимно согласовать два этих документа.
Данный отчет часто используется в конце этапа инноваций, чтобы обосновать целесооб-
разность продолжение проекта на этапы персонала, разработки и внедрения.
Типовая структура отчета приведена ниже.
1. Краткое изложение
1.1. Предпосылки.
1.2. Сфера охвата.
1.3. Подход.
1.4. Основные результаты.
1.5. Рекомендации.
2. Проект
2.1. Предпосылки.
2.2. Сфера охвата.
2.3. Сверочный список для успеха проекта.
2.4. Этапы и составные части этапов.
2.5. Конкретные результаты.
2.6. Заинтересованные стороны.
3. Этап стартовой площадки
3.1. Предварительный анализ процессов.
3.2. Результаты анализа.
4. Этап понимания
4.1. Цель этапа понимания.
4.2. Проблемы процессов.
4.3. Результаты анализа.
5. Этап инноваций
5.1. Цель.
5.2. Подход.
5.3. Результаты анализа.
6. Рекомендации
6.1. Сценарий 1 — быстрый выигрыш.
6.2. Сценарий 2 (может быть один или несколько сценариев, выбранных
предприятием).
6.3. Подход к реализации.
6.4. Рекомендуемая структура проекта.
6.5. Управление изменениями.
6.6. Анализ рисков.
6.7. Связанные проекты.
7. Выгоды и преимущества
8. Кто вносит вклад
9. Приложение А — Метрики этапа понимания
10. Приложение B — Вопросы взаимодействия с внешними заинтересованными сторо-
нами
11. Приложение С — Легенда карты процессов
12. Приложение D — Действующие процессные потоки
12.1. Перечень сквозных процессов.
12.2. Матрица выбора процессов.
12.3. Модели отдельных процессов.
13. Приложение Е — Перестроенные процессные потоки
13.1. Матрица инноваций процессов.
13.2. Сценарий 1 — Таблица моделей и имен файлов.
13.3. Анализ отдельных процессов.
13.4. Процесс 1.
13.5. Сценарий 2 — Таблица моделей и имен файлов.
14. Приложение G — Оценка метрик перестроенных процессов
15. Приложение Н — Анализ рисков
16. Приложение I — Матрица анализа требуемой квалификации
Руководство по моделированию
При моделировании процессов должны учитываться следующие соображения:
цели и аудитория модели: перед моделированием нужно определить цель и аудито-
рию данной модели процесса. Часто приходилось наблюдать, что модели процессов
используют больше людей и в более широком диапазоне целей, чем предполагалось
вначале;
утверждение и руководство: перед моделированием нужно определить, кто будет
утверждать и поддерживать модели процессов. Очень часто после завершения про-
екта приходилось слышать от участников, что если бы они знали, что будут фор-
мально утверждать данные модели процессов, то более активно участвовали бы в
работе;
общий вид: первый шаг моделирования процессов — определение места данного про-
цесса в общей структуре процессов организации, а затем дальнейшая детализация
процессов. Это даст участникам необходимый ОБЩИЙ вид;
шаги модели процессов: здесь важно определить четкую последовательность шагов по
разработке, обсуждению, утверждению и поддержке моделей процессов, а также
обозначить роли и обязанности различных людей;
стандарты и эталонные модели: определить применимые стандарты и эталонные
модели.
Сформулированы следующие принципы моделирования [14]:
принцип корректности. Модель должна иметь корректный синтаксис и семантику.
Метод должен быть всесторонним и согласованным, а модель соответствовать ему.
Только после этого модель может проверяться на соответствие реальности при по-
мощи средств моделирования, и распространяться среди других специалистов моде-
лирования и бизнес-пользователей. «Строго придерживайтесь метода моделирова-
ния (большей частью)»;
принцип релевантности. Характеристики следует моделировать, только если они от-
вечают цели модели. Слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к
лишним затратам и запутывает людей. В целом, если модель занимает больше двух
страниц формата A4, моделирование излишне подробно. «Не пытайтесь моделиро-
вать Вселенную»;
принцип цены выгод. Усилия по сбору данных и созданию модели должны отвечать
ожидаемым выгодам. В целом около 80% выгоды проистекает из 20% затраченных
усилий. Извлечение остальных 20% выгод потребует вложения еще 80% усилий.
«Знайте, когда остановиться»;
принцип ясности. Модель должна быть понятной, и чтобы ей можно было пользо-
ваться. Модели бизнес-процессов сложны, поэтому разбивайте модели на обозримые
части, которые вкладываются в общую структуру. «Делайте модели проще. Вычур-
ные модели часто запутывают»;
принцип сравнимости. Инструментальное средство моделирование может быть очень
мощным. Его можно применять различными способами, чтобы получить один и тот
же результат. Реальные выгоды приносит общение. Нужно делиться информацией.
Для этого необходимо принять общий подход к методам моделирования с помощью
инструмента моделирования. «Определите стандарты и следуйте им»;
принцип систематической структуры. Модели, созданные в различных картинах,
должны быть способны к интеграции. Снова придерживайтесь метода, общих услов-
ных обозначений и создайте и используйте библиотеки общих объектов. «Не изоб-
ретайте колесо. Используйте все, что уже есть в готовом виде».
Ближайшие перспективы
Ниже приводится типовая повестка совещаний для сценариев проекта на три и двенадцать
месяцев.
Вводная часть
Обратитесь с просьбой к руководителю высокого ранга, чтобы он открыл заседание и
рассказал:
о поставленных целях;
о задачах и перспективах совещаний (должно быть согласовано на совещаниях с ру-
ководством);
об ограничениях, которые нужно учитывать на совещаниях; например, сроки три и
двенадцать месяцев; допускаются ли изменения в приложениях ИТ, каналах дистри-
буции или конфигурациях продуктов.
Последовательность
1. Рассмотрение перечня сквозных процессов, составленного для изучаемой сферы биз-
неса во время совещаний на этапе понимания. Если необходимо, его после этого
можно исправить.
1. Выделение двух высших приоритетов, выбранных во время обсуждения силы и сла-
бостей (сила — это возможности) во время совещаний на этапе понимания. Эти
высшие приоритеты должны находиться на видном месте, к ним нужно постоянно
обращаться и учитывать во время обсуждений на этапе инноваций.
2. Обращение к задачам процессов и целям организации, чтобы они учитывались в но-
вых процессах.
3. После этого есть два способа начать обсуждения инноваций:
o рассмотреть недостатки действующего процесса и отладить его;
o полностью перестроить процесс.
4. Начало творческой созидательной работы. Если целесообразно, на этапе моделирова-
ния процесса закодируйте инновации цветом компонентов модели, выделив отличия
от старого процесса (если применимо), и укажите сроки ввода предложенных усо-
вершенствований. Различия в сроках можно также показать отдельными моделями
процесса.
5. Выделение идей и задач, требующих проверки в связи с реализуемостью. Членам
группы можно после этого поручить снова обратиться к бизнесу и проверить прак-
тическую реализуемость предложений. Результаты такой проверки затем доклады-
ваются группе проекта.
6. На различных стадиях во время практических совещаний важно представление участ-
никами своих предложений. Посредник должен обеспечить, чтобы участники от
бизнеса получили признание и поощрения за свои идеи.
7. Разработка нескольких сценариев новых процессов. Не останавливайтесь, разработав
один сценарий. Первые один-два перестроенных процесса только начинают творче-
ский поток, и именно процессы, инновации которых произошли позднее, оказывают-
ся наиболее творческим и эффективными.
Действия после практических совещаний
Сразу же после совещания группа проекта должна провести изучение моделей на основе
заметок секретаря, сделанных на совещании, чтобы в заметках и моделях отражались все об-
суждавшиеся аспекты, а сами заметки и модели были согласованы друг с другом:
уточняйте детали, чтобы составить сокращенный перечень возможностей;
глубже изучите техническую реализуемость вариантов;
еще раз примените критерии оценки более детально, чтобы убедиться в согласован-
ности;
на рассмотрение руководство выберите не более трех вариантов;
составьте план (дальнейшие шаги).
Дальнейшие перспективы
Повестка и вопросы для такого совещания в основном аналогичны совещанию по ближай-
шим перспективам, за следующими исключениями:
1. в того чтобы начать с процессов, разработанных на совещаниях этапа понимания, и
слегка или значительно модифицировать их, начните с «чистого листа».
2. Очевидно, что есть возможность «полностью» переосмыслить режим работы процес-
сов. Нужно рассмотреть радикальные идеи и инновации процессов. Полезно прово-
дить «мозговые штурмы» идей, выходящих за пределы привычного образа мыслей:
o посредник должен призвать участников выдвигать радикальные идеи, и на
этой стадии от группы не должно исходить критики или замечаний; идеи
можно записать и наклеить на доску;
o следующий шаг — попросить участников сгруппировать идеи;
o исключить идеи, не отвечающие критериям, заданным на совещании с участи-
ем руководства для этапа инноваций;
o обсудить достоинства идей по существу.
3. Эти идеи и предложения можно использовать для разработки нового процесса.
Подготовка совещаний
Важно заранее подготовить членов группы, привлеченных к проведению совещаний на этапе
инноваций. Такая подготовка предусматривает:
рассмотрение моделей этапа понимания, изучаемых на совещаниях;
если необходимо, подтверждение аспектов процесса этапа понимания на начальном
совещании;
обдумывание возможных решений инновационных процессов, чтобы при необходи-
мости посредник мог направлять совещание в нужное русло.
Проведение совещаний
Как начать совещания? Очевидно, что естественно начать с предложения участникам от биз-
неса подумать о новом, более эффективном процессе, который будет отвечать срокам и дру-
гим ограничениям, утвержденным вначале. Иногда такой подход наталкивается на безразли-
чие и не получает ответа.
Другие способы начать процесс более структурировано и четко таковы:
1. Контрольные точки. Если моделируемый процесс является финансовым или контро-
лирующим, можно провести мозговой штурм различных контрольных точек, требу-
емых внутри проекта. Например, в случае процесса выписки квитанций и проверки
счетов контрольными точками могут быть:
o проверка ввода всех данных операторами в систему приложения;
o сбор регистрационных записей всех операций ввода информации в систему
приложения;
o сверка этих регистрационных записей с системой приложения;
o сведение всех регистрационных записей в один отчет;
o сверка регистрационных записей с банковскими проводками, чтобы убедиться
в физическом исполнении банковских операций и правильности банковских
проводок;
o поиск в банковских проводках операций, означающих непосредственное депо-
нирование средств в банк, что должно быть введено в систему приложения;
o отсылка отчетов (регистрационных записей ввода данных или консолидиро-
ванных отчетов) в финансовый департамент для проведения выверки банком;
o проверка, что все отчеты получены финансовым департаментом.
Согласовав контрольные точки, можно будет относительно легко и быстро разрабо-
тать процесс, поскольку уже согласованы основные шаги, которым должен соответ-
ствовать процесс.
1. Критические операции. В случае нефинансового процесса путем мозгового штурма
можно определить перечень критически важных операций, которые тоже можно
написать на доске. И в этой ситуации процесс можно разработать относительно про-
сто и быстро. Всегда подвергайте сомнению критически важные операции; убеди-
тесь в их необходимости.
2. Сопротивление и отстраненность представителей бизнеса. Если вы столкнулись с
такой позицией на заседании, например участники от бизнеса считают, что их про-
цесс (этап понимания) действует прекрасно, и его невозможно улучшить, или просто
не хотят его улучшать, то нельзя начинать с попыток перестроить действующий
процесс. Попросите выдвигать предложения по совершенствованию операций дей-
ствующего процесса, одну за другой, и изучите проблемы и области, в которых мож-
но добиться улучшений. После этого можно разработать новый процесс на основе
выдвинутых идей и предъявить его участникам от бизнеса.
Пример на рис. П.12 показывает, как компоненты технологий могут работать совместно в
транзакции смены адреса в крупной организации с большим числом старых систем прило-
жений. В данном примере не описывается интегрированный компонент системы управления
документами.
Представьте, что до начала транзакции смены адреса организация смоделировала про-
цесс (возможно, перестроила его, чтобы сделать более эффективным), возможно, выполнила
имитационное моделирование и учет затрат по типам деятельности, а затем установила нор-
мативы процесса по времени и затратам. Эти нормативы будут использоваться в будущем
для сравнения с фактическими показателями.
В данном примере клиент обращается в организацию через один из пунктов контакта
между работниками и клиентами (точки соприкосновения) в левой части рис. П.12 (WAP —
протокол беспроводных приложений, IVR — интерактивный речевой ответ, факс, центр вы-
зовов и т.д.). Этим инициируется процесс смены адреса.
Данный тип процесса запускает модуль процессов (компонент «рабочий поток») для
планирования, выбора приоритетов и управления обработкой. Модуль процессов «вызыва-
ет» модуль бизнес-правил, чтобы применить к данной транзакции любые бизнес-правила, а
затем вызывает компонент интеграции, чтобы получить доступ к старым системам приложе-
ний, где необходимо обновление. В данном примере есть четыре такие «традиционные» си-
стемы приложений, в которых необходимо обновить адрес. Модуль процессов ведет мони-
торинг транзакции обновления адреса, чтобы проследить ее успешное завершение. Если на
данный момент одна из старых систем приложений недоступна, модуль процессов продол-
жает попытки обновить данные, пока система не окажется готовой. Если эта система так и не
вошла в режим готовности течение определенного периода времени, модуль процессов со-
общает об этом (исключение) соответствующему назначенному супервайзеру или менедже-
ру.
Во время выполнения всех этих действий компонент мониторинга бизнес-деятельности
записывает информацию в библиотеку данных процессов. Именно эти сведения будут фигу-
рировать в сравнении с табличными сбалансированными показателями, т.е. будет выдано
сравнение фактических показателей с установленными нормативами по времени и затратам.
На их основе менеджеры процессов смогут планировать, исследовать и оптимизировать ра-
боту в будущем.
Хотя приведенный пример кажется тривиальным, смена адресов клиентов в крупных ор-
ганизациях может оказаться весьма сложной и подверженной ошибкам процедурой. Часто
это связано с большим числом и разнообразием старых систем приложений в организациях.
Нам приходилось сталкиваться с организациями, где было более тридцати старых систем
приложений, причем продукты клиентов находились сразу в нескольких из них. С точки
зрения клиента после его сообщения организация должна внести изменения во все свои опе-
рации с ним (продукты). Такое «простое» событие смены адреса может привести к суще-
ственному времени обработки, осложнениям и ошибкам, вызывая негодование клиентов.
Приложение G
Этап работы с персоналом
Сверочный список: этап работы с персоналом
Данный сверочный список дает общее представление о возможных исходных данных, кон-
кретных результатах и шлюзах данного этапа.
Возможные исходные данные на входе этапа
С этапа понимания:
модели действующих процессов;
матрица способностей персонала;
потребности в знаниях и информации.
С этапа инноваций:
перечень согласованных задач процессов;
модели и документация новых процессов;
информация планирования ресурсов персонала;
вовлечение заинтересованных сторон, степень их убежденности и документально
оформленные и согласованные ожидания;
анализ разрывов процессов;
план проекта (подробный) для этапа разработки;
обновленный план общения/обмена информацией;
матрица способностей персонала для новых процессов;
уточненный и оптимизированный комплекс выгод.
С этапа разработки:
общий обзор решения;
подробные требования бизнеса.
Прочие входные данные:
политика и руководящие указания в сфере человеческих ресурсов;
действующие должностные инструкции и роли.
Конкретные результаты на выходе:
документация стратегии в области работы с персоналом;
новые ролевые инструкции;
формирование мер для ролей (задачи);
показатели эффективности работы;
анализ разрывов ключевых способностей персонала;
перестроенная структура организация;
уточненная кадровая политика;
документация обучения;
подробности определенных выгод (с этапа реализации ценности);
распространение результатов.
Возможные шлюзы:
негибкая кадровая политика (в области человеческих ресурсов);
негибкость совета трудового коллектива или профсоюза;
анализ заинтересованных лиц и сторон;
понимание масштаба перемен;
потенциал организации осуществлять перемены;
принятие организацией BPM.
Приложение H
Этап реализации/внедрения
Сверочный список: этап реализации
Данный сверочный список дает общее представление о возможных исходных данных, кон-
кретных результатах и шлюзах этапа реализации.
Возможные исходные данные на входе этапа
С этапа стартовой площадки:
исходная стратегия реализации.
С этапа понимания:
потребности в знаниях и информации.
С этапа инноваций:
перечень согласованных задач процессов;
модели и документация новых процессов;
информация планирования ресурсов персонала;
анализ разрывов процессов;
матрица способностей персонала для новых процессов;
уточненный и оптимизированный комплекс выгод.
С этапа работы с персоналом:
документация стратегии в области персонала;
новые ролевые инструкции;
формирование мер для ролей (задачи);
показатели эффективности работы;
анализ разрывов ключевых способностей персонала;
перестроенная структура организация;
уточненная кадровая политика;
документация обучения;
подробности определенных выгод.
С этапа разработки:
общий обзор решения;
подробные требования бизнеса;
скрипты и результаты тестирования ПО;
скрипты и результаты интегрированного тестирования;
подробности определенных выгод.
Прочие данные на входе:
политика в области человеческих ресурсов — помощь для обучения.
Конкретные результаты на выходе:
подготовленный и мотивированный персонал;
планы развертывания, отхода и на случай непредвиденных обстоятельств;
программы маркетинга;
стратегия реализация;
тесты пользовательской приемки бизнеса (UAT);
выполненные тесты UAT и достигнутые результаты, улучшенные процессы или но-
вые процессы, работающие удовлетворительно, согласно требованиям и нуждам за-
интересованных сторон;
реализованное решение;
окончательные подробности определенных выгод (с этапа реализации ценности);
доведение до соответствующих заинтересованных сторон.
Возможные шлюзы
не проходят тесты UAT;
не срабатывают планы развертывания, отхода (возврата в предыдущее состояние);
обучение не получается или проводится слишком рано;
анализ заинтересованных лиц и сторон;
понимание масштаба перемен;
потенциал организации осуществлять перемены;
принятие организацией BPM;
техническое обследование.
Указания по обучению
Данное дополнение содержит описание специфических для BPM аспектов обучения и про-
фессиональной подготовки. Поскольку обучению посвящено множество трудов, и оно силь-
но зависит от целей, аудитории и обстановки, мы не даем полного перечня мероприятий по
организации обучения, а ограничимся лишь особыми аспектами обучения BPM.
Общие указания по обучению
Определите ясные цели и итоги обучения. Нам случалось наблюдать ситуации, когда двух-
дневный курс обучения инструменту моделирования использовался как способ ознакомить
менеджеров проекта с возможностями инструмента (что можно сделать за полдня). Нет нуж-
ды повторять, что менеджеры проектов сильно заскучали и были весьма раздосадованы, ко-
гда поняли это.
Сформируйте аудитории: есть ли смысл разбивать людей на группы согласно предыду-
щему опыту, по опыту работы с BPM/инструментами BPM, профессиональным навыкам,
стажу и т.п.?
Заблаговременно доведите до аудитории цели и ожидаемые итоги. Предоставьте людям
возможность задавать вопросы и давайте обратную связь. Мы были свидетелями случаев,
когда утром людям говорили прийти на обучениe после обеда, ничего не рассказывая о при-
чинах.
Начинайте каждый урок с выяснения ожиданий обучаемых. Напишите их на доске, что-
бы все их видели во время обучения. В начале каждого нового урока узнавайте о продвиже-
нии.
Все процессы нужно, насколько возможно, связывать с ситуацией участников обучения;
это даст им четкое понимание влияния на рабочую обстановку.
Пример: «много» не значит «хорошо»
Всякий раз, когда нам нужно было убеждать людей в важности целей и согласованности
процессов, мы прибегали к следующей процедуре: просили группы по два-три человека смо-
делировать процесс похода в магазин для закупки бакалеи. Мы обратили внимание, что каж-
дая группа делала одну из трех вещей:
1. Составляла длинный список.
2. Рисовала длинную блок-схему с большим числом условных конструкций «если…
то… в противном случае…».
3. Расходилась во мнении о выполнении задания.
Через десять минут мы просили группы показать, что у них получилось. Некоторые с
гордостью предъявляли свои длинные, сложные списки или модели. Другим нечего было
сказать.
Когда мы спрашивали: «какова аудитория и цель данной модели», группы начинали по-
нимать, что так погрузились в моделирование, что забыли задать самые очевидные вопросы.
Эту простую мысль мы подчеркивали, задавая следующий вопрос: «стали бы вы использо-
вать свое описание, чтобы пойти за покупками? Если нет, то почему?» В этот момент лю-
ди осознавали, как важно подумать, перед тем как браться за моделирование. Мы просили
подумать, что бы произошло, если бы им дали три недели на моделирование бизнес-
процессов: это могло бы погубить модели процессов, ничего не добавив бизнесу.
Далее можно рассмотреть различные описания и широкий спектр моделей, символов, ме-
тодов и выражений, которые применяются для моделирования похода за бакалеей. Именно
здесь мы обращали внимание на важность условных соглашений моделирования, чтобы все
модели складывались согласно единым правилам, и их можно было связывать.
Приложение I
Этап реализации ценности. Сверочный список дает общее представление о возможных ис-
ходных данных, конкретных результатах и шлюзах этапа реализации ценности.
Возможные исходные данные на входе этапа
С этапа архитектуры процессов:
схема управления выгодами.
С этапа стартовой площадки:
план потенциальных выгод проекта и их реализации.
С этапа понимания:
точки отсчета и сравнительные измерения.
С этапа инноваций:
уточненный и оптимизированный комплекс выгод.
С этапа персонала, разработки и реализации:
подробности определенных выгод.
С этапа устойчивого функционирования:
мониторинг и максимизация ценности.
Конкретные результаты на выходе:
реализация и отслеживание выгод;
распространение результатов.
Возможные шлюзы
стратегия разработки не обеспечивает выгод;
стратегия реализации не обеспечивает выгод;
анализ заинтересованных лиц и сторон;
понимание масштаба перемен;
потенциал организации осуществлять перемены;
принятие организацией BPM;
техническое обследование.
Матрица отслеживания выгод. Шаблон (табл. П.2).
Выгода — это цель, которую старается достичь проект (например, сокращение времени
обработки).
Мера — это способ измерения выгоды организацией (от заказа до доставки).
Норматив — целевой показатель, которого должна достичь мера (например, два дня).
Крайний срок — дата, к которой выгода должна быть получена.
Важно назначить ответственного менеджера проекта и спонсора. Возможно, что у одной
выгоды будет несколько мер и нормативов.
Приложение J
Этап устойчивого функционирования
Сверочный список: этап устойчивого функционирования
Данный сверочный список дает общее представление о возможных исходных данных, кон-
кретных результатах и шлюзах этапа устойчивого функционирования.
Возможные исходные данные на входе этапа
С этапа стартовой площадки:
начальный план реализации (будущие «хозяева» процессов).
С этапа инноваций:
модели и документация новых процессов.
С этапа персонала:
документация стратегии в области персонала;
новые ролевые инструкции;
формирование мер для ролей (задачи);
показатели эффективности работы;
анализ разрывов ключевых способностей персонала;
перестроенная структура организация;
уточненная кадровая политика;
документация обучения;
подробности определенных выгод (с этапа реализации ценности).
С этапа разработки:
общий обзор решения;
подробности определенных выгод (с этапа реализации ценности).
С этапа реализации:
реализованное решение;
подробности определенных выгод (с этапа реализации ценности).
С этапа реализации ценности:
получение и отслеживание выгод.
Конкретные результаты на выходе:
механизмы управления бизнес-процессами, обнаружения и реализации возможностей
усовершенствования процессов;
управляемые и усовершенствованные процессы;
мониторинг и максимизация ценности (с этапа реализации ценности).
Приложение K
Управление изменениями персонала как неотъемлемый атрибут внедрения BPM
Движущие силы культурных перемен
Силы культурных перемен дают полезный фон для определения роли руководителей-
лидеров, сотрудников и менеджеров в программе культурных перемен и распределе-
ния конкретных инициатив проекта.
На рис. П.13, как и в главе 25, показано, на что нужно обратить внимание и к чему
быть готовым.
Форум BPM
В этом разделе рассказывается, как скромная инициатива обмена опытом и идеями BPM
между организациями вылилась в общенациональный успех в Голландии, а теперь стар-
товала и в Бельгии (см. www.bpm-forum.org.).
Что послужило толчком Форума BPM
В 2003 году BPM было в центре всеобщего внимания и выдавалось за универсальное маги-
ческое средство, решающее все проблемы организации. Некоторые организации утверждали,
что «BPM — это и есть решение… Какие у вас проблемы?». Многие поставщики смогли
воспользоваться возможностью и начали ребрендинг всех существующих продуктов под
маркой BPM. Потенциальные и фактические пользователи решений BPM теряли ориента-
цию — им нужно было понять, что такое BPM на самом деле, и как его внедрять.
Что такое Форум BPM
Организационный комитет Форума поставил следующую задачу:
Форум стремится быть нейтральным, независимым и внедряющим качество для гене-
рирования и обмена знаниями и профессиональным опытом BPM, методиками, практи-
ческими методами, продуктами и услугами, а также апробированными решениями.
Форум BPM был оазисом и «заправочной станцией» для активных сторонников BPM в
пустыне повседневного управления в организациях, а также удобным местом, чтобы пока-
зать своим коллегам, что BPM может на деле реализовать выгоды бизнеса.
Члены и структура Форума
Форум BPM был задуман для работы своих членов, вместе с ними и через них. Чтобы гаран-
тировать независимость, важно было сбалансировать «вес» членов разных категорий. Разли-
чаются три категории членов: пользователи решений BPM, поставщики решений (услуг и
ПО), научно-исследовательская общественность. В комитете по одному представителю от
каждой из этих категорий. Большая часть деятельности сосредоточена на сайте членов. Фи-
нансирование Форума осуществляется за счет членских взносов корпоративных и индивиду-
альных членов. На рис. П.15 показана структура Комитета советников.
Формы деятельности включают собрания раз в два месяца, поездки на места, конферен-
ции, поддержку сайта, рецензии на книги, создание согласованного словаря BPM и нефор-
мальные мероприятия (например, «на шашлыки с BPM»).
Решающими были признаны следующие факторы успеха:
нейтралитет и независимость (четкие учредительные принципы);
баланс между пользователями, поставщиками и учеными;
мыслить масштабно, начинать с малого: «меньше обещаний, больше дел»;
общение, общение и еще раз общение;
баланс критической массы и качества;
ведение деятельности как на коммерческом предприятии: цели, стратегия, анализ
ССВУ, клиенты, услуги, проекты и процессы.
Обзор условных соглашений моделирования процессов
Здесь описываются предлагаемые условные соглашения при моделировании процессов, в
т.ч.:
единообразие. Только единое универсальное представление информации в инстру-
менте моделирования создает основу для общения между сотрудниками в различных
бизнес-подразделениях и отделах. Это коммуникативная база важна как часть про-
цессной ориентации, когда сотрудники сообщают друг другу об интерфейсах в раз-
личных областях деятельности, или когда сотрудники из различных отделов органи-
зации работают в проекте совместно. Единообразие применимо к дизайну графики,
условным обозначениям и предполагаемой детализации;
меньше сложности и больше обозримости моделей процессов. Условные соглашения
в определениях и документации обеспечат получение всеми сотрудниками, участву-
ющими в моделировании в качестве модельщиков или читателей, только значимой
для них и для организации информации. Это особенно важно при выборе моделей,
объектов, символов и атрибутов, а также для формального формирования головной
базы данных. Достоинства меньшей сложности и улучшенной обозримости моделей
особенно заметны при ознакомлении с моделями новых сотрудников и реализации
новых проектов с применением инструмента моделирования и управления процес-
сами;
возможность повторного использования и сохранность информации. Повторное ис-
пользование и сохранность информации в инструменте моделирования и управлении
процессами — это необходимые требования согласованного видения организацией
процессов и структуры. А такая картина, в свою очередь, — условие толкования и
интерпретации уже хранимой информации;
согласованность и возможность анализа. Задача состоит в однозначном, полном и
точном анализе информации базы данных по процессам во всех подразделениях и
группах проекта.
Чтобы добиться выполнения этих требований, условные соглашения моделирования
должны быть:
практичными — сам документ, формализующий условные соглашения, должен быть
полезен при моделировании процессов и давать практическую информацию (не тео-
ретическую) о моделировании с помощью выбранных инструментов и методов в ор-
ганизации;
доступными — у читателя должен быть простой и интуитивно удобный способ до-
ступа к требуемой информации; лучше всего это обеспечивает ясное и логичное со-
держание и использование перечня диаграмм, глоссария и алфавитного указателя.
Условные соглашения должны быть «пригодны для использования» и не дублировать
учебные пособия или руководства пользователя; они должны давать практические советы и
подсказки для моделирования с помощью выбранного инструмента и управления процесса-
ми в организации.
Элементы условных соглашений моделирования
1. Контроль версий.
2. Содержание.
3. ЧАСТЬ I — ВВЕДЕНИЕ
a. Введение в документ об условных соглашениях:
i. Цель введения условных соглашений.
ii. Кому предназначен документ.
iii. Как пользоваться документом (отдельно по каждой целевой аудитории).
iv. Общий обзор документа (описать каждую главу).
v. Прочая документация, связанная с Условными соглашениями (например,
учебные пособия).
vi. Составители документа.
vii. Порядок внесения исправлений и дополнений в Условные соглашения.
b. Введение в управление бизнес-процессами (BMP):
i. Каково видение BPM организацией.
ii. Каково текущее состояние BPM в организации (например, соотнести с мо-
делью зрелости BPM) и то состояние, которого стремится достичь органи-
зация.
iii. Каков подход руководства к бизнес-процессам (BPM).
iv. Какие методы/методики/схемы/инструменты применяются.
v. Кто отвечает за BPM в организации.
vi. Каково распределение ролей (функциональных обязанностей) в связи с
BPM? (Перечень задач, обязанностей и полномочий.)
vii. Общий обзор архитектуры процессов в организации.
c. Ведение в методологию и инструментарий моделирования и управления про-
цессами:
i. Какой инструмент (инструменты) выбран (выбраны).
ii. Каковы его основные возможности и характеристики.
iii. Какие факторы в основном предопределили выбор данного инструмента.
iv. Общий обзор инструмента/методологии.
4. ЧАСТЬ II — УСЛОВНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ
a. Подход моделирования:
i. Моделирование по принципу «сверху-вниз» и «снизу-вверх».
ii. Путь от моделирования процесса до утверждения, опубликования и сопро-
вождения моделей.
b. Методические указания моделирования:
i. Принципы моделирования.
ii. Опыт и уроки, извлеченные из предыдущего моделирования в организа-
ции.
c. Общий обзор типов моделей и объектов моделей:
i. Примеры из реальной практики.
ii. Преимущества типов моделей и объектов моделей.
iii. Если необходимо, перечислите, какие именно модели и объекты.
1. d. Условные наименования:
i. Условные наименования для моделей.
ii. Условные наименования объектов.
iii. Примеры из реальной практики.
e. Графическое отображение:
i. Какая информация о моделях включена.
ii. Макет модели.
iii. Размер и размещение объектов.
f. Элементы моделей и объектов:
i. Элементы моделей и объектов и указание обязательных полей (если пере-
чень слишком длинный, его нужно поместить в приложении).
g. Распространенные ошибки:
i. Часто встречающиеся ошибки, включая примеры из реальной практики; по-
дробный пошаговый метод, позволяющий избежать ошибок или испра-
вить их.
h. Формирование отчетов.
2. ЧАСТЬ III — ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ
a. Установка.
b. Конфигурация и настройка.
c. Структура каталогов.
d. Смена пароля.
3. Глоссарий.
4. Перечень диаграмм (рисунков).
5. Алфавитный указатель.
Сверочный список выбора инструментального средства моделирования и управления биз-
нес-процессами
Опасности при выборе инструментария и управления процессами
Подходящее для организации средство моделирования и управления процессами нельзя вы-
бирать исключительно по его функциональным возможностям или цене, а по пригодности
для целей, в которых организация намерена пользоваться им. При выборе такого инструмен-
тального средства распространены две ошибки (рис. П.16):
Библиография
3. Ahern, D. M., Clouse, A. and Turner, R. (2004). CMMI Distilled: A Practical Introduction
to Integrated Process Improvement, 2nd edn. Addison-Wesley.
4. Blatter, P. (2005). Learning from manufacturers and industrialization. Presented at
theIQPC BPM Conference, Sydney, April 2005.
5. Bloem, J. and van Doorn, M. (2004). Realisten aan het roer, naar een prestatiegerichte
Governance van IT. Sogeti Nederland.
6. Blount, F. (1999). Changing places: Blount and Joss. Human Resources Monthly, Decem-
ber.
4. Burlton, R. T. (2001). Business Process Management. Sams Publishing.
5. Cavanagh, J. (1999). Australia’s most admired. Business Review Weekly, 15 October.
6. Chibber, M. L. (undated). Leadership. Sri Sathya Sai Books and Publications Trust.
7. Collins, J. (2001). Good to Great. Random House.
8. Cope, M. (2003). The Seven Cs of Consulting, The Definitive Guide to the Consulting Pro-
cess. FT Prentice Hall.
9. Covey, S. (1989). The Seven Habits of Highly Effective People. Simon & Schuster.
10. Curtis, B., Alden, J. and Weber, C. V. (2004). The Use of Process Maturity Models in Busi-
ness Process Management. White Paper. Borland Software Corporation.
11. Davenport, Th. H. (2005). The coming commoditization of processes. Harvard Business Re-
view, June, 83 (6), 100–108.
12. Davenport, Th. H. and Short, J. E. (1990). The industrial engineering information technolo-
gy and business process redesign. Sloan Management Review, Summer.
13. Davis, R. (2001). Business Process Modelling with ARIS, A Practical Guide. Springer.
14. DeToro, I. and McCabe, T. (1997). How to Stay Flexible and Elude Fads. Quality Progress,
30(3), 55–60.
15. Drucker, P. (1991). The new productivity challenge. Harvard Business Review, November–
December.
16. Fisher, D. M. (2004). The Business Process Maturity Model. A Practical Approach for
Identifying Opportunities for Optimization. Available online
athttp://www.bptrends.com/resources_publications.cfm (accessed 17 March 2005).
17. Gartner (2005). Delivering IT’s Contribution: The 2005 CIO Agenda. EXPPremier Report,
January.
18. Gerstner, L. V. Jr (2002). Who Says Elephants Can’t Dance? Harper Business.
19. Goldsmith, J. (1995). Fortune, 12 April.
20. Gray, B. (1989). Collaborating: Finding Common Ground for Multiparty Problems. Jossey-
Bass Publishers.
21. Hakes, C. (1996). The Corporate Self-Assessment Handbook, 3rd edn. Chapman and Hall.
22. Hamel, G. and Prahalad, C. K. (1994). Competing for the Future. Harvard Business School
Press.
23. Hammer, M. (1993). Fortune, 4 October.
24. Hammer, M. (1994). Fortune, 22 August.
25. Hammer, M. (1995). Fortune, 12 April.
26. Hammer, M. and Champy, J. (1990). Reengineering work: don’t automate, obliterate. Har-
vard Business Review, July.
27. Hammer, M. and Champy, J. (1993). Reegineering the Corporation, a Manifesto for Busi-
ness Revolution. Harper Collins Publishers.
28. Harmon, P. (2003). Business Process Change. Morgan Kaufmann.
29. Harmon, P. (2004). Evaluating an Organisation’s Business Process Maturity. Available
online at http://www.bptrends.com/resources_publications.cfm (accessed 17 March 2005).
30. Harmon, P. (2005a). Service orientated architectures and BPM. Business Process Trends,
22 February.
31. Harmon, P. (2005b). BPM governance. Business Process Trends, 8 February.
32. Harper, P. (2002). Preventing Strategic Gridlock: Leading Over, Under and Around Or-
ganizational Jams to Achieve High Performance Results. CAMEO Publications.
33. Hawley, J. (1993). Reawakening The Spirit in Work. Berrett-Koehler Publishers.
34. Hriegel, R. and Brandt, D. (1996). Sacred Cows Make the Best Burgers. Harper Business.
35. Kaplan, R. and Norton D. (1996). The Balanced Score Card, Translating Strategy into Ac-
tion. Harvard Business School Press.
36. Kaplan, R. and Norton, D. (2004). Strategy Maps: Converting Intangible Assets into Tangi-
ble Outcomes. Harvard Business School Press.
37. Keen, P. (1997). The Process Edge. Harvard Business Press.
38. Koop, R., Rooimans, R. and de Theye, M. (2003). Regatta, ICT implementaties als uitdaging
voor een vier-met-stuurman. ten Hagen Stam.
39. Kramer, N. J., Kramer, T. A. and de Smit, J. (1991). Systeemdenken.
40. Lewin, K. (undated). Frontiers in group dynamics. Human Relations Journal, 1.
41. Lewis, L. (1993). Tandy Users Group Speech 1993 Convention, Orlando, Florida.
42. Luftman, J. N. (2003). Assessing strategic alignment maturity. In: Competing in the Infor-
mation Age: Align in the Sand (J. N. Luftman, ed.), 2nd edn. Oxford University Press.
43. Masaaki Imai (1986). Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success. McGraw-
Hill/Irwin.
44. Masaaki Imai (1998). Kaizen. McGraw-Hill Professional Book Group.
45. Maull, R. S., Tranfield, D. R. and Maull, W. (2003). Factors characterising the maturity of
BPR programmes. International Journal of Operations & Production Management, 23 (6), 596–
624.
46. McCormack, K. P. (1999). The Development of a Measure of Business Process Orientation.
Presented at the European Institute for Advance Studies in Mangement: Workshop on Organiza-
tional Design. Brussels, Belgium, March 1999.
47. Miers, D. (2005). BPM: driving business performance. BP Trends, 5 (1).
48. Mutafelija, B. and Stromberg, H. (2003). Systematic Process Improvement using ISO
9001:2000 and CMMI. Artech House.
49. Neely, A., Adams, C. and Kennerly, M. (2002). Performance Prism: The Score Card for
Measuring and Managing Business Services. FT Prentice Hall.
50. Nelis, J. and Oosterhout, M. (2003). Rendement uit processen. Informatie, May (available
online at www.informatie.nl).
51. Nelson, M. (2003). Enterprise Architecture Modernization Using the Adaptive Enterprise
Framework. The Mercator Group.
52. Newsletter for Organizational Psychologists, 1995.
53. Nohria, N., Joyce, W. and Roberson, B. (2003). What really works. Harvard Business Re-
view, July.
54. Oxford University Press. (2004). Oxford English Dictionary: The definitive record of the
English language. Retrieved 5 January 2006, from http://dictionary.oed.com
55. Paulk, M. C., Curtis, B., Chrissis, M. B. and Weber, C. V. (1993). The Capability Maturity
Model for Software, Version 1.1 (No. CMU/SEI-93-TR-24). Software Engineering Institute.
56. Pol, M., Teunissen, R. and van Veenendaal, E. (2002). Software Testing, A Guide to the
TMap®. Pearson Education.
57. Porter, M. (1980). Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competi-
tors. Free Press.
58. Porter, M. (1985). Value Chain, Competitive Analysis: Creating and Sustaining Superior
Performance. Free Press.
59. Pritchard, J.-P. and Armistead, C. (1999). Business process management — lessons from
European business. Business Process Management Journal, 5 (1), 10–32.
60. Rosemann, M. (2005; unpublished). 22 Potential Pitfalls of Process Management.
61. Rosemann, M. and de Bruin, T. (2004). Application of a holistic model for determining BPM
maturity. In: Proceedings of the AIM Pre-ICIS Workshop on Process Management and Information
Systems (Actes du 3e colloque Pre-ICIS de l’AIM), Washington, DC, 12. December 2004 (J. Akoka,
I. Comyn-Wattiau and M. Favier, eds). AIM.
62. Rosemann, M. and de Bruin, T. (2005). Towards a business process management maturity
model. Proceedings of the 13th European Conference on Information Systems (ECIS 2005), Re-
gensburg, 26–28 May 2005. ECIS.
63. Rummler, G. A. (2004). Serious Performance Consulting. International Society for Perfor-
mance Improvement and ASTD.
64. Rummler, G. A. and Brache, A. P. (1995). Improving Performance. Jossey-Bass Publishers.
65. Scheer, A.-G., Abolhassan, F., Jost, W. and Kirchmer, M. (2003). Business Process Change
Management. Springer.
66. Smith, A. (1909–1914). Wealth of Nations. The Harvard Classics.
67. Smith, H. and Fingar, P. (2002). Business Process Management — The Third Wave. Me-
ghan-Kiffer Press.
68. Smith, H. and Fingar, P. (2004). Process Management Maturity Models. Available online
at http://www.bptrends.com/resources_publications.cfm (accessed 23 July 2005).
69. Spanyi, A. (2004). Business Process Management is a Team Sport: Play it to Win! Meghan
Kiffer.
70. Stace, D. and Dunphy, D. (1996). Beyond the Boundaries. McGraw-Hill.
71. Taylor, F. W. (1998). The Principles of Scientific Management. Dover Publications (reprint
of 1911 original).
72. Treacy, M. and Wiersma, F. (1997).The Discipline of Market Leaders. Perseus Books.
73. Van de Berg, H. and Franken, H. (2003). Handboek Business Process Engineering. BizzDe-
sign B. V.
74. Van den Berg, M. and van Steenbergen, M. (2002). DYA©: Speed and Alignment of Busi-
ness and ICT Architecture. Sogeti Nederland.
75. Van der Marck, P. (2005). Scoren met uw Waardecreatie (Scoring with your value proposi-
tion), at www.managementsite.nl/content/articles/298/298.asp.
76. Wagter, R., van den Berg, M., Luijpers, J. and van Steenbergen, M. (2002). DYA©: Dynam-
ic Enterprise Architecture: How to Make it Work. Sogeti Nederland.
77. Walton, M. (1986). The Deming Management Methods. The Berkley Publishing Group.
78. Ward, J. and Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley &
Sons.
79. Wertheim, E., Love, A., Peck, C. and Littlefield, L. (1998). Skills for Resolving Conflict. Er-
uditions Publishing.
80. Wheatley, M. J. (1994). Leadership and the New Science. Berrett-Koehler.
81. Zachman, J. A. (1987). A framework for information system architecture. IBM Systems
Journal, 26 (3).
1 Этот закон был принят Конгрессом США после серии скандалов и разоблачений махи-
наций в руководстве крупных фирм, в первую очередь — энергетического гиганта, компании
Enron, и телекоммуникационной компании Wordlcom, которые с помощью бухгалтерских
уловок раздували прибыль и поддерживали высокую цену акций. Закон ужесточает учет и
отчетность, но вызывает дополнительные, иногда значительные, затраты на соблюдение тре-
бований закона. — Прим. науч. ред.
2 Система Базель II представляет собой международные высокие стандарты банковской
деятельности, отличающиеся сложным подходом к оценкам операционных и кредитных
рисков. — Прим. науч. ред.
https://sberbankvip.alpinadigital.ru/reader/book/831