PRINCE2

PRINCE2 (skratka z anglického PRojects IN Controlled Environments – Projekty v riadených/ ovládaných prostrediach^[1]) je metodika projektového riadenia. Vznikla na podnet britskej vlády a dnes je používaná v súkromnej i verejnej sfére vo viac ako 110 krajinách.

Metodiku stále využíva britská vláda, zároveň ju používajú aj vlády iných štátov Európskej únie (napr. Dánsko, Holandsko), ale aj NATO, OSN a veľké korporátne organizácie ako napríklad Deutsche Post, DHL, Fujitsu Siemens a Philips Electronics.^[1]

História PRINCE2

Metodika PRINCE2 a jej predchodcovia boli vytvorené z dôvodu, že projekty neboli dodávané v rámci rozpočtu a v dohodnutých termínoch. V roku 1975 preto vyvinula spoločnosť Sympact Systems metodiku PROMPTI, ktorá položila základy pre rozdelenie projektov na etapy.

PROMPTI teda vytvorila základ pre vývoj metodiky PRINCE a v roku 1989 ju vyvinula agentúra (úrad) britskej vlády. Metodika bola zameraná na riadenie IT projektov. Obsahovala už veľmi dôležité základy pre nastavenie hierarchie v riadení projektov, zameranie na výstupy a produkty, systém pre plánovanie a resourcing (zaistenie zdrojov) v rámci projektu a zavedenie ovládacích postupov.

Metodiku označovali za príliš prísnu a nepraktickú, použiteľnú len pri veľkých projektoch. Potreba zmien vyústila v roku 1996 v zrevidovanie a vznik metodiky PRINCE2. Revízia bola riadená 150 európskymi spoločnosťami zaoberajúcimi sa riadením projektov. Vznikla tak metodika, ktorá je aplikovateľná na projekty všetkých druhov. Aktuálna verzia PRINCE2 je z roku 2017.

Dnes je PRINCE2 jedným z najznámejších a najpoužívanejších štandardov riadenia projektov (spolu so severoamerickým štandardom Project Management Institute – PMI).^{[chýba zdroj]}

Hlavné výhody metodiky PRINCE2

flexibilná a prispôsobiteľná na akýkoľvek typ projektu
procesne orientovaná, pokrýva celý životný cyklus projektu
ucelená - stanovuje jasný rámec pre riadenie projektov
jasne definuje roly a štruktúru v projektovom riadení, stanovuje adekvátne úrovne zodpovedností
kladie dôraz na to, aby projekt mal počas celého životného cyklu zdôvodnenie
sústreďuje sa na produkty, nie je to "ceremoniálna metóda"

Procesy PRINCE2

Na riadenie projektu podľa PRINCE2 slúži 7 procesov a ich aktivity (v predošlej verzii nazývané podprocesy), ktoré siahajú od predprojektovej prípravy až po schválenie ukončenia projektu:

Predprojektová príprava (Starting up a Project)

Predprojektová príprava sa začína obdržaním Mandátu projektu. Na začiatku predprojektovej prípravy je vymenovaný výkonný riaditeľ projektu (Executive) a projektový manažér, následne sa zozbierajú relevantné ponaučenia z minulosti, projektový manažér navrhne a executive vymenuje riadiaci tím projektu. Pre každý projekt je nutné zohľadniť, či je projekt realizovateľný a stojí za vynaložené úsilie, čas a financie - teda vytvoriť jeho rámcové zdôvodnenie (outline business case). Je nutné nadefinovať spôsob, akým sa ku projektu pristúpi (Project Approach), zostaviť Popis projektu (zadanie projektu - Project Brief) a naplánovať iniciačnú etapu.

Iniciácia projektu (Initiating a Project)

V rámci tohto procesu sa vytvárajú stratégie riadenia rizík, kvality, konfigurácie a komunikácie, ako aj registre rizík, otvorených bodov (issues) a kvality. Ďalej je nutné nastaviť ovládacie mechanizmy (ovládače) projektu, vytvoriť plán projektu, v jeho rámci dekomponovať produkt projektu na jednotlivé produkty a stanoviť etapy projektu. Následne projektový manažér spresní Zdôvodnenie projektu, zostaví Projektovú iniciačnú dokumentáciu (PID) a predloží ju na schválenie projektovému výboru, ktorý na jej základe autorizuje projekt.

Strategické riadenie projektu (Directing a Project)

Proces, ktorý siaha od začiatku až po koniec projektu. Projektový výbor strategicky riadi projekt a vydáva rozhodnutia, ktoré presahujú právomoci projektového manažéra. Schvaľuje iniciáciu i začiatok realizácie projektu, každý plán etapy či riešenia výnimky, podľa potreba (ad hoc) dáva usmernenia, komunikuje s vedením organizácie či programu (corporate/ programme management) a schvaľuje ukončenie projektu.

Riadenie etapy (Controlling a Stage)

Je proces, v ktorom projektový manažér zadáva pracovné balíky vedúcim tímov, zisťuje progres ich plnenia, zachytáva a vyhodnocuje otvorené body (issues) a následne ich sám rieši alebo, ak ohrozujú tolerancie (povolené odchýlky) etapy, ich eskaluje na projektový výbor. Ďalej projektový manažér z tohto procesu pravidelne podáva projektovému výboru správy o stave etapy/ projektu (highlight reports).

Riadenie dodávky produktu (Managing Product Delivery)

Vedúci tímu na začiatku procesu akceptuje, teda príjme na realizáciu pracovný balík (teda popis toho, čo má dodať a ako pri tom postupovať) od projektového manažéra. Pracovný balík zrealizuje (počas realizácie podáva projektovému manažérovi správy o kontrolných bodoch). Keď daný pracovný balík dokončí, dodá ho projektovému manažérovi, ktorý v procese Riadenie etapy príjme dokončený pracovný balík.

Riadenie prechodu etáp (Managing a Stage Boundary)

Tento proces zvyčajne začína blízko konca bežiacej etapy. Keď sa etapa končí, treba ju vyhodnotiť a naplánovať ďalšiu etapu. Druhý prípad je, že projektový výbor posúdi výnimku oznámenú projektovým manažérom ako natoľko závažnú, že mu uloží vypracovať Plán riešenia výnimky.

V tomto procese projektový manažér vytvára Správu o ukončení etapy, plánuje ďalšiu etapu, aktualizuje Plán projektu aj Zdôvodnenie projektu a predkladá ich na schválenie projektovému výboru.

Ukončenie projektu (Closing a Project)

Je proces, ktorý projektový manažér vykoná na konci poslednej etapy. Projektový manažér pripraví ukončenie projektu, zabezpečí formálnu akceptáciu produktu projektu, vyhodnotí projekt a dá projektovému výboru návrh na ukončenie projektu. Projektový výbor musí následne tento návrh schváliť (v procese Strategické riadenie projektu), čím sa projekt končí.

Témy PRINCE2

V projektovom riadení sú témy rozhodujúcimi článkami. Každá téma podporuje niekoľko procesov a naopak každý proces je podporovaný niekoľkými témami. PRINCE2 má 7 tém:

Zdôvodnenie projektu (Business Case): Je podľa metodiky PRINCE2 riadiacou silou projektu. Obsahuje hlavné dôvody pre uskutočnenie projektu a výhody, ktoré projekt prinesie.

Organizácia: V organizácii projektu PRINCE2 sú zastúpené 3 kľúčové zložky: biznis, užívatelia a dodávatelia (interní i externí).

Kvalita: Téma Kvalita odpovedá na otázky: Čo máme vyrobiť, aby to bolo vhodné pre daný účel (t.j. kvalitné)? Je to, čo vyrábame, vhodné pre daný účel?

Plány: Téma Plány odpovedá na otázky: Ako? Kedy? Za koľko? Kým?

Riziko: Riziko je definované ako neistota konečného výsledku. PRINCE2 kladie na riadenie rizík veľký dôraz, pričom téma riziko definuje napr. odporúčaný postup riadenia rizík a typy odpovedí na riziká.

Zmena:Táto téma dáva návod na riadenie zmien a konfigurácie v projekte.

Progres: Téma Progres odpovedá na otázky: Kde sme? Kam ideme? Máme pokračovať? Teda zisťuje, či stav projektu korešponduje s plánmi i zdôvodnením projektu a riadi odchýlky.

Techniky PRINCE2

PRINCE2 definuje dve techniky:

Produktovo-orientované plánovanie (Product Based Planning - PBP)

Túto techniku je možné použiť na úrovni plánovania projektu, etapy i práce tímu. Používa 4 nástroje:

1. Popis Produktu projektu

2. Hierarchická dekompozícia produktov (Product Breakdown Structure - PBS)

3. Popisy každého z produktov identifikovaného v PBS

4. Diagram toku produktov (Product Flow Diagram - PFD)

Technika posudzovania kvality (Quality Review Technique)

Táto technika je určená na posudzovanie hotových dokumentov. Overuje, či daný produkt - dokument spĺňa preň definované kritériá kvality.

Skúšky a certifikáty

Veľkou výhodou metodiky PRINCE2 je, že je certifikovateľná a certifikát je medzinárodne uznávaný (celosvetovo viac ako 780 000 certifikovaných osôb). Certifikácia prebieha zložením skúšky u skúšobného inštitútu – Examination Institute (EI) PEOPLECERT.

Certifikácia má 2 úrovne – základná Foundation a pokročilá Practitioner. Foundation je platná doživotne a Practitioner 3 roky. Podmienkou pripustenia ku skúške Practitioner je predošlé zloženie skúšky Foundation alebo predloženie platného certifikátu PMI PMP, CAPM alebo IPMA A-D. Ďalej existuje certifikácia PRINCE2 Agile Practitioner, podmienky pre pripustenie k nej sú rovnaké ako u skúšky PRINCE2 Practitioner.

Certifikovať sa je možné jedným z 2 spôsobov:

Absolvovaním skúšky po samoštúdiu (t.j. bez kurzu). V tomto prípade si je možné skúšku objednať buď u niektorej zo schválených skúšobných organizácií (Approved Examination Organization - AEO) a absolvovať ju v ňou vypísaných termínoch, alebo priamo u niektorého z tých EI, ktoré ponúkajú absolvovanie skúšok na diaľku (online s dohľadom cez webkameru).

V rámci certifikačného kurzu PEOPLECERTom akreditovanej tréningovej organizácie (ATO), ktorých zoznam je dostupný na stránke vlastníka metodiky PRINCE2 – spoločnosti AXELOS.

Zdroje

↑ ^a ^b TOMOVIČ, Ivan. Plánovanie rizík – poistenie zo všetkých pohľadov [online]. Slovenská technická univerzita, Fakulta informatiky a informačných technológií, [cit. 2014-12-20]. Dostupné online.

MURRAY, Andy a kol.: Managing Successful Projects With PRINCE2 2009 Edition. 5. vyd. Norwich: The Stationery Office, 2009. 328 s.

Iné projekty

Commons ponúka multimediálne súbory na tému PRINCE2

Externé odkazy

oficiálna stránka PRINCE2

[FIIT.STU-1] TOMOVIČ, Ivan. Plánovanie rizík – poistenie zo všetkých pohľadov [online]. Slovenská technická univerzita, Fakulta informatiky a informačných technológií, [cit. 2014-12-20]. Dostupné online.

[1]