部署やチーム毎にみることができるデータを設定する

この記事で学べること

Salesforceのレコード共有設定の考え方

Salesforceの共有設定は一度すべて非公開にして（絞って）、オブジェクトやレコードのアクセス権を付与して（開放して）制限を行います。

共有設定には組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有の4種類あり、用途や目的によって使い分けることができます。

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今回は商談オブジェクトの共有設定を行いたいと思います。

組織の共有設定

組織の共有設定ではオブジェクトに対して [非公開]、[公開/参照のみ]、または [公開/参照・更新可能] の設定を行うことができます。

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操作手順

１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力

２．組織の共有設定の[編集]をクリック

３．商談オブジェクトのデフォルト内部のアクセス権を[公開/参照・更新可能]から[非公開]に変更

４．[保存]をクリック

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これで[商談]オブジェクトは非公開になりました。

実際にSalesforceの画面で非公開になったのか確認してみましょう。

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営業担当のユーザに代理ログインして商談レコードを確認してみますと、商談オブジェクトの組織の共有設定が[公開/参照・更新可能]の時はすべてのレコードが見えています。

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商談オブジェクトの組織の共有設定を[非公開]にすると所有しているレコードのみが見えるようになりました。

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ロール階層とは

ロール階層では各オブジェクトに対する組織の共有設定で、階層内の下位のユーザが所有する、または下位のユーザに共有されたデータへのアクセス権をユーザが持つかどうかを指定することができます。

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操作手順

１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力

２．組織の共有設定の[編集]をクリック

３．[階層を使用したアクセスを許可]のチェックを編集

４．[保存]をクリック

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チェックを外し保存すると、階層の下位ユーザが所有または共有されているデータへのアクセス権を、上位ユーザに自動的に付与しないようにすることができます。

※[階層を使用したアクセスを許可]の編集はカスタムオブジェクトのみ編集可能。

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商談は標準オブジェクトなので[階層を使用したアクセスを許可]のチェックが入っています。

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では先程代理ログインしたユーザの上位ロールのユーザと、別のロールのユーザに代理ログインしてレコードを確認してみましょう。

上位ロールに所属しているユーザに代理ログインすると、下位ロールに所属しているユーザが所有している商談レコードも表示されます。

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別のロールに所属しているユーザに代理ログインすると、所有しているレコードのみが表示されています。

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ロールを設定することで、レコードのアクセスを制限した場合でも、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードに対してアクセスすることができますね。

共有ルールとは

共有ルールは、レコード所有者やレコードタイプ、特定の項目値などの条件に基づいて共有します。

各オブジェクトに最大 300 件の共有ルールを定義できます。

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今回は商談オブジェクトにチェックボックス項目を作成し、チェックが入った際に他のロールにも共有するルールを作成していきます。

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操作手順

１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力

２．商談共有ルールの[新規]をクリック

３．[表示ラベル]、[ルール名]を入力

４．ルールタイプを[レコード所有者に基づく]または[条件に基づく]から選択

５．条件で項目、演算子、値を入力

６．共有先を[ロール]、[ロール&下位ロール]、[公開グループ]選択

７．商談のアクセス権を[参照・更新]または[参照のみ]から選択

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実際に共有ルールが実行されるか確認してみます。

株式会社Aの商談レコードの共有項目にチェックを入れます。

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上位ロールのユーザで確認したところ株式会社Aの商談が表示されるようになりました。

このように一部のレコードのみ共有することも可能で、かなり柔軟に設定することができます。

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共有ルールでは、共有の条件としてロール単位でなくレコードの特定の項目値を指定することができ、共有先もユーザ単位やグループ単位など選択することができます。

考慮事項

学習ツール

まとめ

共有設定を行うことで、自分が所有者ではないレコードに対して、アクセス権の基準レベルを定義することができます。

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様々な条件に対応できますので、組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有を駆使し、

それぞれの環境に合った共有設定を行ってください。