BAB III kasus 3

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian Gambaran umum subyek penelitian meliputi sejarah PT. Kramat Djati, visi dan misi PT. Kramat Djati, struktur organisasi PT. Kramat Djati, dan deskripsi kerja. Sejarah PT. Kramat Djati Kramat Djati Sebelumnya dikenal sebagai sumber Djaja, perusahaan transportasi yang bergerak dalam bidang ternak dan angkutan, telah berkembang menjadi perusahaan transportasi yang paling maju yang telah mencapai  45 % pasar nasional. Kramat Djati berdri pada tahun 1968 oleh arief budiman dengan membuka satu jurusan yaitu Bandung-Jakarta. Kemudian pada tahun 1970 menambah lagi jurusan baru yaitu jurusan Jakarta. Pada tahun 1975 membuka jurusan lagi yaitu jurusan Bandung – Merak. Tahun demi tahun  perusahaan Kramat Djati semakin maju dan berkembang. Pada tahun 1986 Kramat Djati membuka layanan baru yaitu dengan adanya bus malam cepat yang menjangkau  3  propinsi jawa tengah, jawa timur dan yogyakarta. Jurusan Bandung - Bali dibuka pada tahun 1990. Akhirnya pada tahun 1995 Kramat Djati melakukan perubahan bentuk perusahaan menjadi perseroan terbatas dan menambah nama yaitu menjadi Kramat Djati Asri Sejati. Setelah itu Kramat Djati juga menembus pasar sumatra dengan tujuan lampung, palembang, pekanbaru dan bengkulu pada tahun 1996, kemudian pada tahun 2000 memperluas pasar kesebelah timur dengan membuka jurusan Bandung – Mataram. Dengan membuat beberapa  perubahan  selama 15 tahun terakhir, Kramat Djati berkembang dan meningkatkan kualitas pelayanannya, dimulai dari satu jurusan pada tahun 1968 sekarang telah memiliki 70 jurusan yang menjangkau Bali, Jawa, dan Sumatra. Kramat Djati merupakan salah satu perusahaan yang berkembang pesat dalam bidang industri transportasi. Dengan pengalaman dan dedikasinya kepada masyarakat Kramat djati senantiasa mengembangkan kualitas layanannya untuk kepuasan pelanggan.  Misi dari Kramat Djati ini adalah menjadi perusahaan yang dapat pelayanan transportasi yang terpercaya bagi masyarakat. Visi dan Misi PT. Kramat Djati PT. Kramat Djati memiliki visi dan misi yang ingin diwujudkan, yaitu : Visi PT. Kramat Djati Visi yang ingin dicapai oleh PT. Kramat Djati adalah menjadi salah satu perusahaan bus yang paling dapat dipercaya dan dapat diandalkan dalam hal pelayanan dalam perjalanan. Misi PT. Kramat Djati Misi yang berusaha dilakukan oleh PT. Kramat Djati adalah berusaha untuk menjadi yang terkemuka dalam pelayanan perjalanan dan bertujuan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan berbagai macam fasilitas untuk memenuhi syarat-syarat wisata. Struktur Organisasi PT. Kramat Djati Struktur organisasi perusahaan merupakan faktor penting dalam suatu perusahaan. Tanpa memandang ukuran atau bentuknya setiap organisasi harus tunduk pada pengendalian secara keseluruhan. Tugas, wewenang serta tanggung jawab pada setiap tingkatan dalam organisasi harus dirumuskan secara tegas dan jelas. Di dalam kegiatan operasi perusahaan, seorang Direktur mendelegasikan tugas pada bawahannya yang dapat dipercaya dan mempunyai tanggung jawab atas tugas yang diberikan. Selain itu di dalam organisasi perlu adanya komunikasi yang baik antara bawahan dan atasan, maupun antara sesama karyawan itu sendiri. Struktur organisasi PT. Kramat Djati menggunakan struktur organisasi yang sederhana (gambar 3.1). Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kramat Djati BAGIAN ADMINISTRASI MANDOR BENGKEL/POOL AGEN PEMASARAN SOPIR DAN KERNET MANAJER KEUANGAN MANAJER OPERASIONAL MANAJER PEMASARAN DIREKTUR Uraian Pekerjaan PT. Kramat Djati Berikut adalah uraian mengenai wewenang dan fungsi dari masing – masing individu dalam struktur organisasi PT. Kramat Djati : Direktur Bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan dan kelancaran usaha perusahaan. Memimpin aktivitas perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Merencanakan dan membuat program di semua sistem yang ada dalam perusahaan dan mengkoordinasikannya. Mengarahkan semua unit kerja pada tujuan perusahaan. Manajer Keuangan Mengusahakan dan menjaga kelancaran arus finansial beserta pembuatan laporan. Mengawasi kegiatan setoran dan administrasi umum sehingga dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan efisien. Mengadakan tata cara administrasi keuangan Membuat laporan keuangan. Manajer Operasional Bertanggung jawab atas operasional perusahaan secara keseluruhan. Menyusun semua rencana pemasaran untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Mengadakan tambahan armada bus baru. Mengadakan pengawasan jalannya operasi perusahaan. Membantu hubungan baik dengan sesama pengusaha, dealer dan lain-lain. Menyusun segala sesuatu yang berhubungan dengan operasional bus dari jalan. Menyusun pergantian tugas sopir dan pembantu sopir. Manajer Pemasaran Bertanggung jawab dalam melakukan pencarian customer, menerima pemesanan melalui telepon dari customer, memasarkan jasa-jasa yang ditawarkan dari perusahaan kepada customer. Bagian Administrasi Bagian ini bertugas melakukan pencatatan, meliputi administrasi kepegawaian, mengadakan korespondensi surat keluar masuk serta membuat laporan ke kantor perhubungan dan menginventaris peralatan perusahaan. Mandor Pool dan Bengkel Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan untuk pemeliharaan bengkel. Menyediakan armada bus yang siap digunakan untuk operasional. Mengatasi kerusakan dan perbaikan. Agen Pemasaran Bagian ini bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan pemasaran. Tugas tersebut antara lain melaksanakan penjualan tiket kepada konsumen. Sopir Mempersiapkan kendaraan yang dipercayakan dengan sebaik baiknya. Menjaga kendaraan dan keselamatan kerja. Jika ada kerusakan kendaraan segera dilaporkan. Kernet Kernet bertugas melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan kendaraan meliputi oli, ban, minyak rem, mesin, dan bagian lain yang perlu diperiksa. Prosedur Sistem Informasi Pembelian Pada PT. Kramat Djati Langkah-langkah pembelian tiket online, untuk dapat melakukan transaksi ini ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu : a.       Rek Tahapan BCA & BCA Card yang aktif. b.      Account KlikBCA yang sudah didaftarkan pada BCA KlikPay. c.       Koneksi Internet. d.      Internet Explorer, mozilla firefox, google chrome, dll Berikut adalah tampilan awal website kramatdjati untuk aplikasi penjualan online, jika Anda bisa melihat tampilan diatas berarti Anda berhasil masuk ke aplikasi penjualan online. Selanjutnya pada menu pembelian tiket bis click/ Pilih “ Tanggal Bulan Tahun anda berangkat serta dari mana Kota Berangkat & Kota Tujuan anda “. Pada bagian paling bawah terdapat tampilan seperti ini, Jangan lupa beri tanda centang pada checkbox sebagai konfirmasi bahwa anda menerima syarat dan ketentuan daari Kramat Djati. Setelah itu anda bisa klik pada tulisan yang berada paling bawah. Jika anda ingin mengetahui syarat dan ketentuan yang berlaku, anda bisa klik pada tulisan “syarat dan ketentuan” kemuadian akan muncul tampilan seperti ini. Selanjutnya anda klik buy ticket. Pada tampilan ini, anda harus memilih tempat duduk yang akan dipesan dan lokasi keberangkatan. Adapun cara untuk memilih kursi yang akan ditempati adalah dengan meng klik nomor tempat duduk. Setelah itu tampil form isian untuk diisi data yang akan dicetak pada tiket elektronik. Klik “Lanjut” Perhatikan lokasi berangkat dan jam berangkat yang telah dipilih. Sehingga penumpang tidak tertinggal bForm pemesanan, merupakan sebuah form lanjutan dari menu pencarian tiket. Pada form ini, anda bebas memilih dan melakukan proses pemesanan sesuai dengan hasil yang dicari pada menu pencarian tiket sebelumnya. Setelah mengisi form selesai maka anda akan dibawa kelayar selanjutnya untuk melakukan transaksi pembayaran. Jangan lupa beri tanda centang pada checkbox sebagai konfirmasi bahwa data yang anda isi sudah sesuai dan anda bersedia melakukan pembayaran dengan menggunakan BCA Klikpay. Klik tombol “ BCA KlikPay” kemudian klik lanjut. Jika anda belum memiliki rekening di atas (BCA, Mandiri, BRI) maka anda tidak bisa melakukan transaksi lebih lanjut, karena Kramat Djati menggunakan jasa perbankan di atas dalam menyediakan pelayanan transaksi penjualan tiket online, sehingga akan muncul tampilan seperti ini Dalam melakukan transaksi pembayaran saya tidak dapat melakukannya karena saya tidak memiliki rekening di salah satu jasa perbankan diatas, maka transaksi berikutnya saya menggunakan nama Heru. Pada proses selanjutnya sistem akan melakukan proses pemesanan tiket dan melanjutkan ke halaman Login “ BCA KlikPay “ Login dengan email dan password yang sudah diregistrasikan terlebih dahulu. Untuk tata cara dan panduan registrasi KlikPay BCA bisa langsung kilk www.klikbca.com Setelah Login pada BCA KlikPay, maka akan muncul halaman informasi tentang merchant dan data-data yang telah dimasukan. Pilih jenis pembayaran yang akan digunakan KlikBCA atau Kartu kredit BCA. Ketika sudah menentukan jenis pembayaran maka langkah selanjutnya adalah klik tombol “Kirim“ sampai muncul layar otentifikasi dan verifikasi. Pada tahap ini akan diminta memasukan kode OTP yang yang dikirim melalui SMS. Transaksi akan dianggap berhasil setelah ada notifikasi keberhasilan di web BCAKlikPay. Hasil Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Kinerja (Performance) : Membutuhkan waktu lama dan kurang akurat. Informasi (Information) : Belum akurat, relevan dan tepat waktu Ekonomi (Economy) : Biaya operasional PO dan pegawai besar Pengendalian (Control) : Control belum cukup baik Efisiensi (Efficiency) : Belum efisien. Membutuhkan SDM banyak dan waktu yang lama Pelayanan (Service) : Belum memberikan kemudahan baik untuk pegawai maupun pelanggan Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Dapat melakukan pembedaan wewenang hak akses Melakukan entri data bus, pengemudi, transaksi dan pembatalan Melakukan pendataan sirkulasi bus Melakukan pencatatan laporan secara otomatis yaitu laporan administrasi dan laporan keuangan PT. Keramat Djati Hasil Perancangan Sistem Informasi Pembelian Tiket Bus Pada PT. Kramat Djati Perancangan sistem informasi pembelian tiket bus pada PT. Kramat Djati meliputi, usulan rancangan prosedur sistem informasi pembelian (flowchart), usulan rancangan data flow diagram (DFD), dan juga usulan ERD. Usulan Rancangan Prosedur Sistem Informasi Pembelian Berdasarkan hasil analisis sistem informasi pembelian PT. Kramat Djati, maka diperlukan adanya system terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi tersebut berupa rancangan database system dalam menunjang system penjualan barang dagangan. Penambahan system tersebut diharapkan dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kemudahan dalam melakukan pemesanan tiket. Sistem yang akan dibuat diharapkan akan menyelesaikan masalah yang terjadi. Selain itu, sistem yang akan dibuat juga tidak akan menghabiskan waktu yang lama dan bisa meningkatkan keefektivan. Flowchart usulan menggambarkan usulan prosedur sistem informasi akuntansi pada PT. Kramat Djati (gambar 3.1). Gambar 3.1 Flowchart Rancangan Sistem Informasi Pembelian Ticket Pada PT. Kramat Djati Usulan Rancangan Data Flow Diagram (DFD) Berikut DFD level 0, level 1, level 2 sub process info bus, level 2 sub process pemesanan bus, level 2 sub process maintenance, usulan untuk sistem informasi pembelian tiket pada PT. Kramat Djati (gambar 3.2; gambar 3.3; gambar 3.4; gambar 3.5; gambar 3.6) Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Gambar 3.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 2 Subprocess Info Bus Gambar 3.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Subprocess Pemesanan Bus Gambar 3.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Sub Process Maintenance Usulan Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ERD usulan untuk system informasi pembelian Tiket Pada PT. Kramat Djati (gambar 3.7) Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pembelian PT. Kramat Djati Efektivitas Adanya Sistem Pembelian Online Berdasarkan Sistem lama Sistem baru Kinerja Dalam proses pelayanan pemesanan tiket bus membutuhkan waktu 8-12 menit perorangnya. Untuk membuat laporan dibutuhkan waktu yang sangat lama yaitu maksimal 60 menit Pemesanan tiket bus online melalui website dan sms membutuhkan waktu kurang dari 5 menit Untuk membuat laporan diperlukan waktu yang relatif cepat yaitu 3 menit Informasi Informasi yang ditampilkan pada sistem lama jarang diperbaharui karena minimnya pengetahuandan tidak adanya petugas khusus yang bekerja untuk mengurus website. Informasi yang ditampilkan harus selalu diperbaharui karena sangat mempengarui proses promosi, penjualan sehingga diperlukan petugas khusus dalam website ini. Ekonomi Dalam sistem lama, proses penjualan masih berjalan dengan manual, jadi dalam waktu lama proses pencetakan tiket membutuhkan biaya yang cukup besar bagi  perusahaan. Dalam jangka panjang lebih sedikit karena biaya cetak tiket secara otomatis akan dibebankankepada para penumpang karena bersifat “tiket cetak sendiri”. Pengendalian Dalam proses pemesanan tiket manual masih sulit untuk dikontrol sehingga ada kemungkinan terjadi kerusakan dan kehilangan data Sistem akan mudah mengkontrol dalam proses pemesanan dan penjualan sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan hanya kecil. Efisiensi Dalam penyusunan laporan penjualan tiket masih menggunakan proses manual sehingga apabilaterjadi kesalahan, maka akan mengulangi kembali perhitungan dari awal. Sistem yang akan dikembangkan akan jauh lebih efisien karena penyusunan laporan dapat diproseskan secara otomatis. Servis Pelayanan kurang maksimal terutama dalam proses pemesanan karena calon pelanggan yang ingin mengetahui harga dan melakukan pemesanan harus datang ke kantor penjualan PT. Kramat Djati terdekat. Pelayanan menjadi lebih maksimal dan cepat karena calon pelanggan tidak perlu datang langsung ke kantor penjualan tapi bisa melakukan pemesanan langsung melalui akses website dan sms gateway.