REQUISITOS PARA LA ASIGNATURA

Universidad Católica de Santiago de Guayaquil INTRODUCCIÓN Cada mañana, al momento de salir de casa y revisar la cantidad de efectivo que tiene en su poder, cada vez que adquiere un bien, cuando presta dinero a su hijo(a) o cuando su hijo(a) lo hace con usted, se encuentra realizando una operación contable. Es muy común realizar actividades relacionadas con la parte contable y nos dejamos influenciar por su aplicación sin darnos cuenta, es decir, de manera empírica. Usted, al igual que las empresas, realiza estos movimientos todos los días y durante su existencia. F ases o o he gastado u ho di e o , aho a te go aho os e el a o , e o p é u uevo televiso , aña a apli a é pa a u p ésta o e el a o , ha ue o p a pa pa a el desa u o , so esultados de apli a io es de o de contable. Para enfatizar esta afirmación, sabía usted que la Contabilidad fue la herramienta de un control que se debía realizar en las bodegas de un convento italiano, justamente para verificar la cantidad de maíz que existía en las mismas. Para esto, un fraile decidió planificar una serie de actividades cotidianas de forma ordenada dando origen a la contabilidad. Las organizaciones, al igual que usted, también planifican todas las actividades operativas, de inversión y de financiamiento, y aplican la contabilidad con los mismos objetivos, conocer su situación en un periodo determinado. Por ello, su estudio es innovador, creativo y hasta muy divertido, porque es una forma de encontrar interpretación a cada una de las actividades cotidianas, de forma que pueda traducirse en información que los integrantes de un grupo puedan entender para tomar decisiones y generar el crecimiento de la organización. La contabilidad es el punto de partida para comprender a la organización en su estructura más simple y compleja. Esta materia es considerada como base para asignaturas como Finanzas, donde aprenderá a manejar de manera eficiente los recursos de una organización; Presupuestos, en la cual se preparará una aproximación de la organización para un período futuro; Proyectos, donde se trata de estructurar y poner en marcha una idea generadora de riqueza; Administración, cuantificando el impacto que cada una de las áreas (Humana, Ventas, Marketing, Producción) tiene en la empresa. La contabilidad es un arte que se acopla a las necesidades de las personas y como se dijo, depende mucho de la creatividad de sus usuarios. El estudio de la contabilidad prepara al individuo para una ocupación en el comercio, la banca y los servicios. Este conocimiento contribuye: a) al desarrollo eficaz de la habilidad humana para procurarse un sustento, b) a la comprensión de las actividades económicas del mundo de los negocios y c) al logro de la máxima competencia en el manejo de los propios 1 Sistema de Educación a Distancia asuntos comerciales. Y, para lograr estos objetivos, se ha diseñado este texto guía con cinco unidades didácticas que le permitirán desarrollar las destrezas necesarias para analizar, interpretar y tomar decisiones sobre la información contable. El texto guía de Contabilidad I, se propone colaborar con usted y presenta en su primera parte algunos aspectos teóricos, para luego profundizar en el registro de las operaciones de negocios que ocurren en las empresas, hasta la elaboración de los estados financieros básicos. Se recomienda a los estudiantes de las carreras de Administración, de Ingeniería en Marketing y de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, que para el logro de los objetivos propuestos deben revisar detenidamente los contenidos en este texto guía, así como las orientaciones de estudio que se sugiere en el presente material. Las cinco unidades de estudios de este texto guía se encuentran distribuidas así: unidad 1, 2 y 3 para ser estudiadas durante el primer parcial del presente ciclo y unidad 4 y 5 para abordarlas durante el segundo parcial. Unidad 1: La contabilidad y su entorno Unidad 2: Las cuentas y manejo de las operaciones de negocios Unidad 3: Los registros contables de las operaciones de negocios Unidad 4: Los ajustes en el proceso de la preparación de estados financieros Unidad 5: Sistemas para registro de inventarios en las empresas comerciales 2 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil REQUISITOS PARA LA ASIGNATURA Para iniciar los estudios de esta materia no existen restricciones que imposibiliten el manejo de los contenidos propuestos en el curso de Contabilidad I, pero para una correcta comprensión de la asignatura, el estudiante debe poseer como requisitos las siguientes competencias:    Comprensión lectora Capacidad de análisis Facilidad para resumir Es importante que usted conozca que para iniciar el estudio de esta asignatura, no necesita tener un bachillerato en ciencias de comercio, porque el presente material inicia de cero conocimientos, pues damos una mirada retrospectiva a los ambientes empresariales y nos iniciamos desde lo que es un negocio, sus recursos, sus elementos, generando así la información contable. OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA    Desarrollar la creatividad y habilidad del pensamiento lógico, a través del análisis e interpretación de las operaciones de negocios para su registro y control; inculcando los valores éticos para la toma de decisiones en la administración de un sistema de información contable que requieren las empresas. Interpretar el cúmulo de informaciones contables para la toma de decisiones en la administración de las empresas de los sectores: Comercio, banca y servicios, sea pública o privada. Evaluar el desarrollo de un negocio a través de los elementos de la ecuación patrimonial: activo, pasivo y capital. 3 Sistema de Educación a Distancia CONTENIDOS UNIDAD 1 LA CONTABILIDAD Y SU ENTORNO Tema 1: La contabilidad en las organizaciones Tema 2: Las empresas: definición, clases y sus elementos Tema 3: La ecuación contable Tema 4: Principios básicos de contabilidad generalmente aceptados UNIDAD 2 LAS CUENTAS Y LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS Tema 5: Definición, partes y clases de cuentas Tema 6: El principio de la partida doble y sus reglas fundamentales Tema 7: El Plan de cuentas y El Código de cuentas Tema 8: Aumentos y disminuciones de las cuentas Tema 9: Las transacciones y la documentación sustentatoria UNIDAD 3 LOS REGISTROS CONTABLES DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS Tema 10: Los registros o libros de la contabilidad Tema 11: Los estados financieros básicos Tema 12: Aplicación práctica del proceso contable en un negocio de servicio Tema 13: Los sueldos y salarios Tema 14: Principios generalmente aceptados de la contabilidad UNIDAD 4 LOS AJUSTES EN EL PROCESO DE LA PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Tema 15: Los ajustes en el proceso contable Tema 16: Clases de ajustes Tema 17: Aplicación práctica preparación de los estados financieros ajustados UNIDAD 5 EL REGISTRO DE INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS COMERCIALES Tema 18: Sistemas de Inventarios Tema 19: El IVA y retenciones en la fuente en las operaciones de empresas comerciales Tema 20: El Estado de Pérdidas y Ganancias en las empresas comerciales 4 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil BIBLIOGRAFÍA Básica Holguín de Traverso, Janeth. Licenciada en Ciencias de la Educación, especialización Comercio y Administración. Msc. en Docencia con mención en Educomunicación, Msc. en Administración de Empresas. Docente: Contabilidad I y II, Costos y Contabilidad de Costos; Facultad Economía Universidad Católica de Santiago de Guayaquil. Docente: Costos de la Producción, Formulación y Evaluación de Proyectos, Administración y Recursos Humanos; Facultad de Mecánica, Carrera Ing. en Alimentos. Escuela Superior Politécnica. Escuela de Diseño Gráfico y Computación (EDCOM) Docente Contabilidad I y II, Carrera Análisis de sistemas y Secretariado Ejecutivo con Sistemas de Computación. Estos Apuntes personales que constituyen el texto central de estudio se han estructurado pensando en el estudiante a distancia.; junto a la bibliografía complementaria y el seguimiento en las tutorías, además de su deseo de estudiar le garantizamos éxito en su aprendizaje. Complementaria   Guajardo C, Gerardo. Contabilidad Financiera. México, Editorial McGraw Hill, cuarta edición, 2003. Sarmiento R, Rubén. Contabilidad General. Ecuador, Octava Edición. El autor contribuye con su texto a clarificar las dudas sobre el tratamiento contable ecuatoriano. Esta obra contiene casos y formas de contabilizar diversas operaciones en las que intervienen las instituciones relacionadas con materia contable.  Horngren, Charles. Introducción a la Contabilidad Financiera. 7ma. Edición, Editorial Pearson, 2003. Es un texto utilizado en el ámbito internacional y es considerado como base para decisiones en altos mandos. Su nivel de comprensión es intermedio lo que requiere buenas bases contables. En la actualidad el aprendizaje de la Contabilidad en las mayorías de las universidades está basado en el manejo de este texto.  Ley de compañías 5 Sistema de Educación a Distancia Reglamenta la creación de las empresas en el territorio ecuatoriano, cuáles son sus derechos y obligaciones ante la ley, así como también las diversas etapas por las que atraviesa desde su constitución hasta su disolución.  Código de Trabajo Este es un texto fundamental que presenta lo relacionado a los artículos y procedimientos de las leyes laborales y que sirven para la elaboración de los roles de pagos que toda empresa debe realizar. Direcciones de internet A continuación se incluye direcciones electrónicas de Páginas Web. A fin de que usted las visite y revise algunos temas interesantes referidos a la asignatura, que le podrán ser de ayuda en su labor educativa.     www.supercias.gov.ec Superintendencia de compañías www.sri.gov.ec Servicio de rentas internas http://www.supercias.gov.ec/societario/homesocietario.htm Tipos de empresas según la Ley de Compañías y Requisitos http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/principios.ht m Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados  http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/laempresa.ht m La Empresa    6 http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/contabilidad.h tm http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/contabilidad2.htm Contabilidad http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/normasecuador.htm Normas Ecuatorianas de Contabilidad Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL APRENDIZAJE EN LA EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Lea con atención la siguiente información que contribuirá a conceptualizar uno de los objetivos fundamentales de la Educación a Distancia como es generar el aprendizaje autónomo e independiente que apoyado en las nuevas tecnologías de la comunicación enriquecen el proceso de enseñanza aprendizaje. PROPICIAR UN APRENDIZAJE AUTÓNOMO Y LIGADO A LA EXPERIENCIA. 1 Es notable el avance de las Ciencias de la Educación que posibilita una planificación cuidadosa de la utilización de recursos y una metodología que, privada de la presencia directa del profesor, potencia el trabajo independiente y por ello la individualización del aprendizaje. Así, la profundización y perfeccionamiento de los sistemas individualizados de enseñanza, han potenciado esta modalidad de enseñanzaaprendizaje con rasgos definidos aplicables a sectores determinados del universo estudiantil (Peñaiver, 1981: 28). Los sistemas de educación a distancia no sólo pretenden llenar cabezas, sino capacitar y entrenar al estudiante en aprender a aprender y aprender a tecnificarse (Pastrana: 1985:3), forjando su autonomía en cuanto a tiempo, estilo, ritmo y método de aprendizaje, al permitir la toma de conciencia de las propias capacidades y posibilidades para su autoformación. En definitiva, se pretende:     Que el estudiante adquiera actitudes, intereses, valores que le faciliten los mecanismos precisos para regirse a sí mismo, lo que le llevará a responsabilizarse en un aprendizaje permanente. Convertirlo en sujeto activo de su formación y al profesor en guía y orientador, tratando de superar las deficiencias del sistema presencial tradicional. Posibilitar un aprendizaje que está ligado fundamentalmente a la experiencia (Dichanz, 1983: 33-46 y Hough, 1984: 7-23) y en contacto inmediato con la vida laboral y social. Comprende a una población de adultos, en buena parte activos laboralmente, que desean perfeccionarse, al disponer de un tiempo, aunque sea escaso, para el estudio, rompiendo así los clásicos moldes de educación formal institucionalizada. La educación a distancia no es sólo aprender de lejos; supone la no separación del individuo de su medio para convertirlo así en propio factor de educación (Cirigliano, 1983: 20-21) Fomentar el logro de una independencia de criterio, capacidad para pensar, trabajar y decidir por sí mismo y satisfacción por el esfuerzo personal. 1 García Aretio, L. (1989). Para qué la Educación a Distancia. http://www.uned.es/catedraunescoead/articulos/1989/para%20que%20la%20educacion%20a%20distancia.pdf 7 Sistema de Educación a Distancia USOS Y REPERCUSIONES DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA EDUCACIÓN 2 Las nuevas tecnologías constituyen una nueva plataforma para acercar la formación a las personas. Estamos de acuerdo con Carlos Marcelo, quien señala que la formación es u a e esidad de las pe so as de las e p esas. No ha op ió de a te e se al margen de la evolución de los saberes, salvo en el caso de ocupaciones artesanales donde la tradición pesa más que la innovación. Y aún en este caso, los medios tecnológicos resultan ya imprescindibles en la gestión y comercialización de los p odu tos . Las uevas te ologías ha e posi le fo as alte ativas de t a ajo escolar y han supuesto un cambio en la interactividad, es decir, en cómo nos comunicamos. ¿Por qué y para qué utilizar internet en el ámbito de la educación? Lo realmente importante es encontrar una información refinada y útil para el usuario dentro de ese mar de datos y mido que la red alimenta. En este sentido la calidad está determinada por la facilidad y velocidad de acceso, la actualidad, la precisión y la confiabilidad. En todo proceso de búsqueda es indispensable llevar a cabo un análisis crítico de las fuentes de información, comprobando su exactitud, su credibilidad, el tipo de destinatario pretendido, la objetividad de los contenidos, el tipo de cobertura, el estilo y la facilidad de uso. Cuando un grupo de alumnos muestra interés por un tema muy específico y sobre el que no hay muchos recursos se puede recurrir a otra aplicación que es el intercambio entre personas, aplicación que también es extensible a comunidades docentes que sufran un cierto aislamiento, pero que comparten inquietudes comunes. Además, el desarrollo de proyectos colectivos permite a los estudiantes intercambiar datos sobre su medio ambiente o sobre las semejanzas y diferencias culturales entre sus comunidades. Probablemente una de las aplicaciones educativas más interesantes de Internet es el aprendizaje autónomo. La primera manifestación de esta aplicación es la enseñanza a distancia, cuyos orígenes se remontan a finales del siglo XIX. La enseñanza a distancia ha ido incorporando los nuevos medios técnicos que iban apareciendo y en este sentido internet ofrece algunas ventajas para satisfacer más eficazmente los nuevos requerimientos de la educación. Junto a la enseñanza hay otros servicios que pueden ser útiles para el aprendizaje autónomo: los foros, las sesiones de chat y las listas de correo. Existe una cierta tendencia a pensar que internet se convertirá en el medio de comunicación por excelencia, quedando los medios tradicionales relegados a la categoría de piezas de museo o, en el mejor de los casos, a la de instrumentos de uso marginal. En el ámbito específico de la comunicación educativa no cabe duda de que 2 www.campusred.net/forouniversitario/pdfs/comunicaciones/documentacion/M_Angeles_Cruz_Camara.pdf 8 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil internet cobrará mayor importancia, pero no dejará de ser un instrumento entre otros, que seguirán siendo imprescindibles para la educación y la transmisión de conocimiento. 9 Sistema de Educación a Distancia UNIDAD 1 LA CONTABILIDAD Y SU ENTORNO HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES INTRODUCCIÓN Las actividades económicas y comerciales están ligadas íntimamente a la vida cotidiana de cada persona. Todo individuo tiene que tomar decisiones de índole comercial, en una que otra ocasión en su vida. Todo el que tiene ingresos monetarios tiene la responsabilidad de manejar sabiamente su dinero y planear para el futuro de su familia. Para tomar decisiones inteligentes, tales como comprar un automóvil, arrendar una casa, participar en un plan de pensiones, votar en las elecciones que conlleven asuntos económicos, etc., hay que tener algún conocimiento de la información financiera y cómo interpretar la misma. Este conocimiento, le brinda los fundamentos de contabilidad, los mismos que pasaremos a tratar en la presente unidad de estudio y que puede serle de gran ayuda a cualquier persona en el proceso que antecede la toma de una buena decisión de carácter económico. Para ello, es importante que se conozca ¿Qué es la contabilidad? ¿Para qué se utiliza? ¿Quién la usa? ¿Qué beneficios genera? Es decir, lo que se denomina la cultura contable. 10 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil MAPA CONCEPTUAL La contabilidad y su entorno en las organizaciones es el arte de tienen por objetivo Clasificar, resumir, analizar y anotar las operaciones de negocios Dar a conocer la situación económica de un negocio se la denomina El lenguaje de los negocios es una herramienta para La toma de decisiones por eso es importante conocer y sus bienes son: La empresa ACTIVO PASIVO Se clasifica: PATRIMONIO Por su actividad: Comercial De servicios Industriales Por su capacidad de producción: Por la procedencia de su capital: Grandes Medianas Pequeñas Privadas Públicas Mixtas Por su origen: Nacionales Extrajeras Multinacionales Por el tipo de organización: De un solo dueño Sociedades OBJETIVOS GENERALES   Analizar la importancia de la contabilidad en las operaciones de negocios que realiza la empresa y la relación de la información contable con los organismos de control. Desarrollar un vocabulario contable para la toma de decisiones en la gestión de los negocios. 11 Sistema de Educación a Distancia DESARROLLO DEL CONTENIDO: TEMA 1 LA CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción La contabilidad es considerada como el lenguaje de los negocios, es decir, un idioma especial que permite a las personas entender la situación de una empresa y por ende tomar decisiones en función de los datos que de ella se obtienen. Debemos olvidarnos de la antigua figura del contador, una persona que manejaba libros, que escribía con tinta, plumilla y que tenía una excelente caligrafía para centralizar la percepción de una persona que en este momento es importante para cualquier organización. Ahora el Contador cuenta con herramientas informáticas que ayudan a encontrar resultados mucho más confiables y en el menor tiempo posible. Para llegar a manipular los sistemas de información es necesario que el Contador tenga claras las bases contables, en otras palabras, aquellos conceptos que se aplicarán en toda organización sin importar qué tan grande o pequeña sea. Para lograr esta misión, nuestro primer paso es definir la contabilidad y a continuación, cuáles son los objetivos que busca si la estudiamos, quiénes son los usuarios de la información contable. 2. Objetivos específicos       12 Explicar el papel de la contabilidad en la vida de los negocios. Explicar por qué las personas de otras profesiones se benefician cuando aprenden la contabilidad. Definir la contabilidad y los distintos campos de aplicación. Identificar los usuarios de la Contabilidad y de qué manera éstos utilizan la información financiera. Explicar la utilización de la información financiera en el proceso de la toma de decisiones. Valorar la importancia que tienen los organismos que vigilan la práctica contable. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 3. Desarrollo del tema  ¿Qué es Contabilidad? Algunas personas piensan en la contabilidad como en un área altamente técnica, la cual es ejercida sólo por contadores. Actualmente, casi todo el mundo practica contabilidad de una u otra manera como un punto de apoyo en su quehacer cotidiano. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa dicha medición en informes y comunica los resultados a los que toma decisiones. Por esa razón se la conoce como el lenguaje de los negocios. Y, mientras mejor entienda este lenguaje, mejor podrá manejar los aspectos financieros de una organización. Todo inversionista, gerente y quien tome decisiones comerciales necesita entender claramente los términos y conceptos contables para participar y comunicarse efectivamente con la comunidad comercial. La Contabilidad es una herramienta valiosísima que a través de sus principios, normas y procedimientos nos permite clasificar, registrar y resumir en términos monetarios las operaciones de negocios que ocurren en las empresas, para analizar e interpretar la situación económica que presenta en el producto clave de la información contable, que son los estados financieros.  Propósito de la contabilidad El propósito fundamental de la contabilidad es suministrar información valiosa para la toma de decisiones económicas acerca de una entidad. Con el fin de usar efectivamente la información contable, se debe conocer:  La naturaleza de la actividad económica descrita en los informes contables.  Los supuestos y técnicas de medición involucrados en el proceso contable.  Cómo relacionar la información contable para la toma de decisiones inmediatas.  Tipos de información contable  Contabilidad financiera La contabilidad financiera se refiere al proceso de describir los recursos financieros, obligaciones o actividades de una entidad económica. La información de la contabilidad financiera se diseña inicialmente para ayudar a los inversionistas y acreedores a decidir dónde colocar sus recursos de inversión. Muchas personas encargadas de tomar decisiones también hacen uso de la información financiera contable como el gerente, el administrador, los empleados de una compañía. Hay la necesidad constante de la información que brinda la contabilidad financiera con el propósito de revisar y controlar diariamente las operaciones comerciales de la empresa. 13 Sistema de Educación a Distancia  Contabilidad tributaria o fiscal La preparación de la declaración del impuesto sobre la renta es un área especializada de la contabilidad. Dicha declaración está basada, en alto grado, sobre la información contable financiera. La información se ajusta u ordena conforme con los requisitos del reporte de impuesto sobre la renta.  Contabilidad administrativa o gerencial La contabilidad gerencial involucra el desarrollo e interpretación de la información contable con el deseo de ayudar específicamente a la administración en la marcha de los negocios. Gran parte de la información de la contabilidad gerencial o administrativa es financiera por naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con decisiones en los costos de producción, calidad del producto, la satisfacción del cliente, el marketing y la productividad del trabajo. La contabilidad se aplica en todos los campos y según su ámbito de aplicación, se acostumbra a denominarla de forma diferente, pero todas ellas están basadas en la contabilidad financiera y en la administrativa: Campos de aplicación En los bancos Hoteles En el sector agropecuario Industrias Almacenes  Denominación Contabilidad bancaria Contabilidad hotelera Contabilidad agropecuaria Contabilidad de costos Contabilidad comercial Usuarios de la información contable El uso de la información contable no está limitado sólo al mundo de los negocios. Vivimos en una era contable. Una persona debe contabilizar sus ingresos y tener un archivo de sus facturas para su declaración del IVA, de las retenciones y al final del año para su declaración del impuesto sobre la renta generada durante el periodo que se propone declarar. A menudo, un individuo debe suministrar información contable personal para calificar para un préstamo al banco, o para un préstamo hipotecario, para obtener una tarjeta de crédito o una beca de estudios. Por lo tanto, después de conocer los diferentes tipos de contabilidad es importante identificar los distintos segmentos de usuarios que utilizan la información contable en las organizaciones. El uso de la información contable no está limitado sólo al mundo de los negocios. Vivimos en una era contable. Una persona debe contabilizar su ingreso y tener un archivo de sus facturas para su declaración de IVA, de las retenciones y al final del año para su declaración del impuesto sobre la renta generada durante el periodo que se propone declarar. A menudo, un individuo debe suministrar información contable personal para calificar para un préstamo al banco, o 14 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil para un préstamo hipotecario, para obtener una tarjeta de crédito o una beca de estudios. Usuarios Internos, son aquellos que utilizan la información contable para monitorear el desempeño de la entidad para la cual trabajan y el resultado de su propio trabajo. Usuarios Externos, son aquellas personas que utilizan la información contable para establecer nuevos negocios, convertirse en propietarios de la organización o verificar el fiel cumplimiento de las regulaciones tributarias. Los propietarios que invierten recursos en un negocio, es decir, capital, tienen un interés evidente en qué tan bien está administrada la empresa o el negocio. La mayoría de los dueños quieren obtener el mayor rendimiento económico por sus inversiones. Por otra parte, podría venderse el negocio y desean conocer el valor económico de este. Ese valor económico suele reflejarse en las utilidades obtenidas en el pasado como en las proyecciones de utilidades futuras. Los administradores son las personas a quienes los propietarios autorizan para manejar el negocio. A los administradores se los evalúa a base del desempeño económico de la empresa. Por tanto, tienen un incentivo para aumentar al máximo el valor económico de la empresa. Estos incentivos se lo trata a través de los planes de participación de utilidades. Los empleados laboran en un negocio proporcionando servicios, a cambio de un sueldo o salario. Por tanto, su interés en el funcionamiento económico de la empresa se evidencia al determinar que depende del ingreso que genera por su labor realizada en el negocio. Los sindicatos, se basan con frecuencia en los resultados económicos satisfactorios de un negocio para solicitar aumentos en los salarios. 15 Sistema de Educación a Distancia Los clientes también pueden interesarse en el éxito de un negocio, más aún cuando tienen comprometida su lealtad. Si los clientes de una empresa son otras empresas a quienes se les proporciona materiales para la producción, con entregas oportunas y costos más bajos que la competencia, obviamente le interesa el éxito o fracaso de la compañía, por tanto están pendiente de los informes económicos de ella. Los acreedores, al igual que los dueños de una organización, invierten recursos en ella, al extenderle crédito y esperan los pagos oportunos de sus facturas, de ahí, que también le interesa el buen desempeño del negocio. Además, para los acreedores, la empresa es un cliente, por lo que el éxito continuo del negocio es importante para ellos. Toda empresa o negocio debe pagar sus obligaciones tributarias, tanto en los municipios, universidades y al gobierno. Por tanto, a los diferentes gobiernos (locales, seccionales y estatales) les interesa el desempeño económico del negocio. Es de suponer, que en cuanto mejor le vaya a un negocio, más impuestos puede cobrar el gobierno. Los Inversionistas, proveedores de capital de riesgo y sus consejeros están interesados en el riesgo inherente, y en el reembolso de sus inversiones. Los inversionistas requieren información que les ayude a decidir si deben comprar, retener o vender sus inversiones. Asimismo los accionistas se encuentran interesados en obtener información que los habilite a conocer la capacidad de una empresa para pagar dividendos. Los Prestamistas. Se encuentran interesados en conocer si sus préstamos e intereses respectivos, serán pagados en la fecha requerida. Los usuarios de la información contable - económica son una población diversa, por tales motivos son catalogados como usuarios internos y externos. Esta diferencia ha permitido clasificar la contabilidad en dos campos: contabilidad financiera y contabilidad administrativa. 4. Orientaciones específicas para el estudio La mejor manera de estudiar este tema es comparar los conceptos proporcionados de contabilidad con actividades que van desde lo muy sencillo hasta lo más complicado. El estudiante podrá observar y ratificar que esta asignatura lo acompaña diariamente. Es recomendable que el estudiante busque material adicional en Internet, bajo el a po de Defi i ió de Co ta ilidad e i ue e se o últiples o eptos ue se proporcionan sobre este tema. El éxito se consigue cuando se logra definir con sus propias palabras este tema y su importancia en la comunidad. Una vez comprendida la definición de los usuarios de la información contable, usted deberá realizar un análisis de cuál sería su postura en el caso de ser un usuario interno 16 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil de la información, y bajo este parámetro, imaginar cuáles serían sus requerimientos en la organización. Realizado este ejercicio, usted deberá ubicarse en el perfil del usuario externo de la información y analizar cuáles serían sus requerimientos. Consideramos que es importante esta ubicación para determinar el grado de prioridad que tiene la información para cada uno de los usuarios contables. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Contestar Verdadero (V) o Falso (F): 1. La contabilidad mide, clasifica, registra y resume la información que genera una entidad. ( ) 2. La contabilidad es un elemento indispensable, sin el cual las acciones de la administración no tendrían bases firmes. ( ) 3. La contabilidad no proporciona información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente. ( ) 4. La información financiera no es provisional. ( ) 5. Los métodos que se siguen en la contabilidad están encaminados a suministrar la información financiera en la forma apropiada para guiar las decisiones de los directivos y funcionarios de la entidad. ( ) 6. Los usuarios internos son los directores de la competencia. ( ) 7. Los usuarios externos necesariamente deben tener relaciones contractuales con la empresa. ( ) 8. Los clientes son considerados como usuarios internos de la información. ( ) 9. Los usuarios externos pueden ser usuarios internos de la información contable. ( ) 10. Los usuarios internos son los gerentes de mandos medios de la organización. ) ( ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. 17 Sistema de Educación a Distancia SOLUCIONARIO 1. V 2. V 3. F 4. F 5. V 6. F 7. F 8. F 9. F 10. V 18 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 2 LAS EMPRESAS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Hemos hablado mucho sobre las organizaciones, ahora nos corresponde estudiarlas. Cada una es una entidad diferente, una de otra, pueden parecer iguales en forma pero son diferentes en estructura. En este tema vamos a referirnos acerca de las empresas, porque constituye el espacio donde se gestan las operaciones de negocios y se aplica la contabilidad, cualquiera que sea la actividad que realice. Cada una se crea para satisfacer una necesidad y la actividad que desarrolla toma el nombre de giro de negocio. Es importante conocer también la manera de constituir un negocio de derecho, es decir basado en las leyes, en este caso, la Ley de Compañías. Todo futuro profesional que se está preparando e involucrando con la actividad de negocios, debe saber los tipos de compañías que podría crear, el monto de capital que necesita para iniciar una sociedad. Recuerde que nuestro objetivo final es lograr que usted tenga herramientas que puedan diferenciarlo(a) y lo(a) ubiquen en una posición competitiva en el mercado. No olvide que la información ya no es poder, ahora los conocimientos adquiridos son una verdadera herramienta de diferenciación en cualquier campo. 2. Objetivos específicos    3.  Diferenciar las clases de empresas que se gestionan en el comercio. Identificar las entidades de control que supervisan las actividades de las empresas en el Ecuador. Determinar la importancia del manejo de los elementos de una empresa para el desarrollo de la misma. Desarrollo del tema Definición La Empresa es todo ente económico, cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que al ser vendidos producirán un valor marginal conocido como Utilidad. 19 Sistema de Educación a Distancia Cualquier sistema económico será el motor que mueva la economía de un país; su importancia radica en la capacidad generadora de riqueza, que al ser distribuida equitativamente, propicia la paz social y por ende tranquilidad y desarrollo.  Clases de empresas La empresa puede ser clasificada desde varios puntos de vista, para este efecto se tomará en consideración:   Por su actividad Por su capacidad de producción Por la procedencia de su capital Por su origen Por el tipo de organización Por su actividad (gráfico # 2), página 31 de esta guía. - Comercial, empresa dedicada al intercambio de bienes, desde el productor hasta el consumidor, sin realizar cambios de forma ni de fondo en la naturaleza de los bienes. - Industrial, empresa que se encarga de la transformación, modificación sustancial o leve de ciertos bienes menores en otros mayores con la ayuda de los factores de la producción. - Servicios, empresa creada con el objeto de atender ciertas necesidades intangibles. Por su capacidad de producción Las empresas se clasifican en pequeñas, medianas y grandes. El tamaño de una empresa está dado por varios factores, entre los cuales se destacan:  Valor del patrimonio Volumen de sus activos fijos Número de personal Capacidad instalada Por la procedencia de su capital - Sector Privado, el aporte de capital pertenece a personas naturales o jurídicas del sector privado. - Sector Público, el aporte de capital corresponde al Estado. - Sector mixto, está conformada con aportes tanto privados como públicos.  Por su origen - 20 Nacionales, empresas que se desarrollan en el país y contribuyen al desarrollo del mismo. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil -  Extranjeras o multinacionales, empresas que se convierten en grandes corporaciones multinacionales, y están presenten en muchos países, como las cadenas de hoteles Hilton Colón, Burger King, etc. Por el tipo de organización (gráfico # 1) página 31 de esta guía. - Unipersonales, el capital se conforma con el aporte de una sola persona natural. U a e p esa de u a sola pe so a es lla ada ego io de u solo p opieta io . Generalmente el propietario también actúa como gerente. Limpia todo, negocio de servicio de lavandería, empresa utilizada en nuestro ejemplo, es un negocio de un solo propietario Oscar León. Esta forma de organización comercial es común en el caso de pequeños almacenes al detalle, haciendas, empresas de servicios y el ejercicio profesional en derecho, consultoría financiera, salud, entre otros. Desde el punto de vista contable, los negocios de un solo propietario son considerados como entidades comerciales separadas de las otras actividades de su propietario. Sin embargo, desde el punto de vista legal, el negocio y su propietario no se consideran como entes separados. De esta manera, el propietario es personalmente responsable por las deudas del negocio. Si el negocio se vuelve insolvente, los acreedores pueden forzar al propietario a vender sus activos personales para pagar las deudas del negocio. - Sociedad o Compañía, el capital se conforma mediante la aportación de varias personas naturales o jurídicas.  Sociedades de personas Un negocio de propiedad de dos o más personas asociadas voluntariamente, llamados socios, se conoce a esta como sociedad de personas. Las organizaciones en forma de sociedades de personas como los negocios de un solo propietario se utilizan ampliamente por las empresas pequeñas. Desde el punto de vista contable, una sociedad de personas es vista como un ente comercial separado de los asuntos personales de sus propietarios.  Compañías por acciones Una compañía por acciones es un tipo único de organización comercial, reconocida por la ley como una entidad separada de sus propietarios. Allí los propietarios no son responsables por las deudas de la empresa. Estos propietarios no pueden perder sino hasta el monto de lo que invirtieron en la empresa. La propiedad de una compañía por acciones se divide en acciones de capital del capital social y los propietarios se denominan accionistas. Las acciones certificadas son emitidas por la compañía a cada accionista mostrando el número de acciones de su propiedad. Los accionistas son libres de vender algunas o todas sus acciones a otros inversionistas en cualquier 21 Sistema de Educación a Distancia momento. Esta capacidad de transferencia de la propiedad añade atractivos a las compañías por acciones, porque los inversionistas pueden retirar más fácilmente su dinero del negocio. Además son fundamentalmente las compañías por acciones las que distribuyen estados financieros a inversionistas y terceros interesados.  Los elementos de una empresa En la gestión de toda empresa se presentan cuatro elementos fundamentales: las personas, los bienes, las operaciones de negocios y el lucro, beneficio o utilidad.  Las personas Desde el primer momento de crear una empresa existen los emprendedores, que son los promotores del negocio, inversionistas que aportan capital, ideas y todo su talento humano en la consecución de los objetivos organizacionales. En temas anteriores hemos tratado cómo estas personas, tanto internas como externas, son usuarios de la información contable que genera la contabilidad de la empresa, pero también hay que recalcar que estas personas ayudan al crecimiento de la misma. Un proveedor, con entrega oportuna de los inventarios o insumos que necesita la empresa para atender a sus clientes. El inversionista, que aporta su capital para que la empresa pueda cumplir sus proyectos de inversión como la compra de equipos con tecnología de punta. Los clientes con su lealtad ayudan a la empresa a generar sus ingresos, elevan los volúmenes de ventas diarias, son publicitarios del buen servicio y productos que la empresa vende. Un colaborador, en cualquiera de los puestos de trabajo que se desenvuelva es importante en el desarrollo empresarial, por esta razón es necesario que las empresas determinen actividades, tareas y los departamentos. El diseño de un organigrama para conocer la estructura organizacional es fundamental en una empresa (gráfico # 3).  Los bienes Tres son los bienes de toda empresa: activo, pasivo y capital contable. Desde el inicio de la empresa, cuando los socios o accionistas de una compañía aportan su capital en efectivo, están presentes estos bienes, el activo (efectivo recibido) y el capital (el aporte de los socios).  Activos Todos aquellos bienes muebles e inmuebles, servicios o valores que posee toda empresa para el desarrollo de sus actividades operacionales, se los conoce con el nombre de activos. Estos bienes los puede adquirir con el efectivo, aporte de los socios o a crédito, financiados por los proveedores de bienes como son las casas comerciales, con un préstamo al banco o de alguna financiera.  Pasivos Son deudas. Las personas o empresas a quien se debe la cuenta se llama acreedor. Todas las empresas tienen pasivos: hasta las más grandes y más exitosas 22 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil compañías a menudo adquieren mercaderías, suministros y servicios a crédito. Muchas empresas financian con dinero prestado su expansión o para adquirir activos de alto costo como en el caso de las maquinarias industriales y los vehículos. Por estos préstamos deben firmar documentos comerciales, por lo tanto la empresa tiene un documento por pagar, que es un compromiso escrito para reponer el monto adeudado en una fecha determinada, además, exigen generalmente el pago de los intereses, generando de esta manera el costo financiero.  Capital contable Llamado también patrimonio, representa los derechos del propietario sobre los activos de la empresa. El patrimonio de una empresa proviene de dos fuentes: 1) 2) La inversión del propietario. Las utilidades de la operación de la empresa. Debido a que los derechos de los acreedores tienen prioridad legal sobre los del propietario, el patrimonio o capital contable se convierte en una cantidad residual. Por ejemplo, el hotel Lucho tiene: Activos totales por......................................... $ 245,000 Pasivos totales por............................................ 60,000 Por lo tanto su capital es................................. $ 185,000  Las operaciones de negocios Llamadas también transacciones. Una operación de negocio o transacción es el intercambio de valores, bienes o servicios. Para que este intercambio se efectúe debe haber una persona que recibe y otra que entrega. Las empresas desarrollan en un periodo de una semana, un mes, o un trimestre, un sinnúmero de operaciones de negocios, inclusive en un día. Realizan depósitos bancarios de los dineros recibidos de sus clientes por las ventas al contado, giran cheques para el pago de las facturas recibidas por el consumo de luz, agua, teléfono, guardianía, y otros servicios. Para adquirir activos de alto costo y llevar a cabo sus proyectos de inversión, se financian con los préstamos en las instituciones bancarias. Compran inventarios para tener en bodega y atender los pedidos de sus clientes, cancelan los sueldos a su personal, manejan sus cuentas bancarias y tantas otras operaciones que exigen las actividades operativas, de inversión y de financiamiento de toda organización.  El lucro, beneficio o utilidad Este elemento es primordial para toda empresa, pues sus actividades las direcciona hacia el logro de las utilidades operacionales. Pero también hay que conocer el 23 Sistema de Educación a Distancia tipo de organización, porque tenemos organizaciones lucrativas y no lucrativas. Las primeras como toda entidad comercial, de servicio o industrial cuyo objetivo es el de la consecución de las utilidades. En cambio las organizaciones no lucrativas, como las fundaciones, un centro pastoral para el desarrollo de la comunidad, los centros educativos, sus objetivos son los de brindar un servicio a la sociedad y propender al desarrollo de la misma. Para el buen manejo de todos estos elementos es importante implantar un sistema de información contable - financiera, que le permita a la organización conocer su situación económica en un determinado periodo, analizar e interpretar dicha información para la toma de decisiones que conlleven al éxito de la empresa.  Informe del patrimonio en el estado de situación financiera Los activos y pasivos se presentan de la misma manera en los estados de situación financiera o balances generales de todos los tres tipos de organización comercial. Sin embargo, para la presentación del patrimonio surgen algunas diferencias. A continuación se muestra mediante un ejemplo la forma cómo deben presentarse: Negocios de un solo propietario: se muestra en un solo rubro el patrimonio del dueño: Patrimonio Oscar León su cta. capital $ 10,000 Sociedades de personas: Mínimo con tres personas usted puede formar una sociedad limitada, supongamos, por ejemplo que se asociaron los siguientes profesionales: Ing. Luis Miranda Armas, quien aporta $4,000 al capital Arq. Piedad Rendón Silva, aporta en efectivo $ 6,000 y Lic. Julio Romo López, quien aporta en efectivo $ 5,000 Iniciaron un negocio de turismo llamado Centro Turístico Miranda C. Ltda. presentación del patrimonio es como sigue: Patrimonio de los socios: Ing. Luis Miranda Armas Arq. Piedad Rendón Silva Lic. Julio Romo López Total patrimonio de los socios La 4,000 6,000 5,000 $ 15,000 Compañía por acciones: En el ejemplo siguiente el patrimonio de los accionistas está subdividido en dos categorías generales: a) el capital social y b) las utilidades retenidas. El capital social representa la suma que originalmente los accionistas invirtieron el empresa a cambio de acciones de la compañía. En contraste las utilidades retenidas 24 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil representan el aumento en el patrimonio de los accionistas, acumulado a través de los años como resultado de las operaciones realizadas durante un periodo económico. Patrimonio social: Capital social Utilidades retenidas Patrimonio social total $ 20,000 3,580 $ 23,580 Gráfico No. 1 COMPAÑÍAS POR SU CONSTITUCIÓN LEGAL CONSTITUCIÓN LEGAL COMPAÑÍA EN NOMBRE COLECTIVO COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE COMPAÑÍA EN COMANDITA POR ACCIONES COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA COMPAÑÍA ANÓNIMA COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA Gráfico No. 2 COMPAÑÍAS SEGÚN SU ACTIVIDAD SERVICIOS COMERCIAL ACTIVIDAD INDUSTRIAL 25 Sistema de Educación a Distancia Gráfico # 3 ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA JUNTA DE ACCIONISTAS GERENTE GENERAL ASESOR MARKETING Patricio Moya VENTAS Brad Peet REGIÓN I SERVICIOS GENERALES ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD PRODUCCIÓN Cynthia Gómez RRHH Denise Smith CONTADOR Carol Pinargote BODEGAS José Yánez ASISTENTE RRHH Joe Paker AUXILIAR Daniel Peña MATERIAS PRIMAS Karen Becerra RECEPCIONISTA RRHH Jeffrey Pinos AUXILIAR Kathie Falcones PLANTA I Susana Rendón CONSERJE Jonathan Wong AUXILIAR Stefano Soto PLANTA II Hernán Mora José Pita Wendy Villa Joel Idrovo REGIÓN III Toby Norton JEFE DE PRODUCTOS Katty Sosa REGIÓN IV Mercedes Ríos Richard Vera 26 Clara Montes REGIÓN II Sunil Koduri PLANTA III Universidad Católica de Santiago de Guayaquil  Las empresas que se constituyen en sociedades o compañías en el Ecuador COMPAÑÍA EN NOMBRE COLECTIVO CARACTERÍSTICAS   CONSTITUCIÓN Y RAZÓN SOCIAL   CAPACIDAD    CAPITAL    ADMINISTRACIÓN RESPONSABILIDAD   Dos o más personas que aportan capitales y trabajo. Figuran en la Razón Social los nombres de los socios o de u o de ellos a o ti ua ió las pala as Y Co pañía . Solo los nombres de los socios forman parte de la razón social. Pueden ser socios las personas que de acuerdo al Código de Comercio son consideradas como Capaces. El menor de edad necesita de una autorización especial. Capital ilimitado. Cada socio promete o se compromete a entregar un determinado valor. Para la constitución de la compañía será necesario el pago de por lo menos el 50% del capital suscrito. El capital entregado en bienes o valores deberá hacerse constar en las Escrituras con sus avalúos. A falta de disposición especial, todos los socios tienen la facultad de la administración. Solo obligan a la compañía los actos de los autorizados para firmar. La misma es solidaria e ilimitada y en caso de disolución los socios responden hasta con sus bienes propios. 27 Sistema de Educación a Distancia COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE CARACTERÍSTICAS  CONSTITUCIÓN Y RAZÓN SOCIAL      CAPITAL ADMINISTRACIÓN    RESPONSABILIDAD Uno o varios socios colectivos. Uno o varios comanditarios. Ellos son solamente aportadores de capital. En la razón social van solamente los socios colectivos. Se acompaña o Compañía en Comandita . Los colectivos al igual que en las sociedades Colectivas aportan capital y trabajo. Los Comanditarios sólo aportan capital. Solo puede ser administrada por los Socios Colectivos y deben informar a los Socios Comanditarios. Los comanditarios solamente responden por el capital que aportaron y en caso de disolución pierden solamente su aporte, no respondiendo con sus propios bienes. COMPAÑÍA EN COMANDITA POR ACCIONES. CARACTERÍSTICAS   CONSTITUCIÓN Y RAZÓN SOCIAL 28  El capital se dividirá en acciones. El capital se dividirá en acciones de valor nominal igual nominativas. La primera parte del capital debe ser por lo menos aportada por los socios solidariamente responsables (Comanditarios) a quienes se les canjeará en acciones. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil COMPAÑÍA EN ECONOMÍA MIXTA. CARACTERÍSTICAS   GENERALIDADES   Se realiza entre el Estado, las Municipalidades, los Concejos Provinciales y entidades autónomas en participación con capital privado. Generalmente este tipo de sociedad persigue la prestación de servicios a la comunidad o son empresas dedicadas al desarrollo y fomento en áreas en las cuales no puede intervenir la parte privada. Se rigen bajo disposiciones de las Compañías Anónimas. Son exoneradas de los impuestos y tasas en el momento de la constitución. 29 Sistema de Educación a Distancia COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA CARACTERÍSTICAS  GENERALIDADES  Responden hasta el valor de su aportación.  A la Razón Social se de e añadi la pala a Cía Limitada      CAPITAL     ADMINISTRACIÓN   30 Aportación de tres o más personas hasta un máximo de 15. No son títulos negociables y están divididos en partes iguales. No podrán realizar operaciones de Bancos, ni Compañía de Seguros, capitalización y ahorros. El nombre dado a los títulos es Aportaciones. No será inferior a $400 dividido en participaciones de $1,00 o múltiplos. Al constituirse la compañía el capital estará íntegramente suscrito y pagado por lo menos el 50% de cada participación. El saldo se pagará dentro de los siguientes 12 meses. Los aportes en dinero se depositarán en una cuenta espe ial lla ada Cuenta de Integración de Capital ue será abierta en un banco, los cuales se escriturarán. La compañía formará un fondo hasta que alcance el 20% del capital social, debiendo segregar cada año mínimo el 5% de sus utilidades para ese fin. La Junta General es el organismo máximo y no se podrá reunir sin representación de más de la mitad del capital social y en segunda oportunidad con el número de socios presentes. Los administradores y gerentes mando de la empresa. El gerente puede ser o no socio. tienen la decisión y Universidad Católica de Santiago de Guayaquil COMPAÑÍA ANÓNIMA CARACTERÍSTICAS     GENERALIDADES      ACCIONES     UTILIDADES Y RESERVAS    Está dividida por acciones negociables. Formado por los accionistas y que responde hasta el valor de las acciones. Los administradores y gerentes pueden ser socios o no. La razón social deberá estar acompañada por las letras S.A. o C.A. Para constituirse necesita por lo menos de cinco accionistas. Las aportaciones en dinero se depositarán en un banco bajo la designació espe ial de Cuenta de Integración de Capital El mínimo del capital será $800,00 Las Acciones Ordinarias conceden todos los derechos fundamentales que la Ley reconoce a los accionistas. Las Acciones Preferidas no tienen derecho al voto, pero conceden derechos especiales en cuento al pago de dividendos y liquidación de la empresa. Las acciones preferidas no podrán ser mayores al 50% del capital social. Todas las acciones pueden ser transferidas por un simple endoso. Las Utilidades pueden pasar a formar parte de las reservas o pueden repartirse por medio de dividendos a los accionistas. De las Utilidades líquidas se tomará una cantidad no menor al 10% para constituir la Reserva Legal hasta que este no exceda el 50% del Capital Social. También se pueden establecer Reservas Especiales para cualquier tipo de eventualidad. La distribución de dividendos a los accionistas se hará en proporción al capital que hayan aportado. Los dividendos no pagados prescriben en cinco años. 31 Sistema de Educación a Distancia ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE COMPAÑÍAS ANÓNIMAS Y LIMITADAS CONCEPTO COMPAÑÍA ANÓNIMA COMPAÑÍA LIMITADA CAPITAL SOCIAL Representado por acciones que deben ser nominativas. Representado por participaciones. DOCUMENTO QUE ACREDITA SER ACCIONISTA TIPO DE SOCIEDAD TRADICIÓN DEL CAPITAL Acción, en la que se menciona el valor Certificado de Participación, Recibo de nominal y los derechos y obligaciones que la compañía en donde se señala el la ley le confiere. valor aportado por el socio. Sociedad de capital, civil o mercantil. Sociedad de personas, solo mercantil. Las acciones son endosables sin ninguna Para transferir se necesita aprobación autorización. unánime de los otros socios de la Junta General. BURSATILIDAD DEL Negociable fácilmente a través del endoso. No negociable sin la autorización de la TÍTULO / PARTICIPACIÓN Junta General. El 25% debe estar pagado al momento de PAGO DE LA la constitución o aumento de capital, el Debe estar pagado el 50% y el saldo se APORTACIÓN DE CAPITAL saldo se puede pagar hasta en dos años. puede pagar hasta en un año. LIBRO DE ACCIONES Y ACCIONISTAS APORTACIONES SUPLEMENTARIAS Es necesario para la convocatoria y verificación de quórum en las Juntas Generales y para el pago de dividendos. No existe. Existen aportes para aumento de capital. No es necesario, pero nada impide que pueda existir. Sí existe y se usa para nuevas inversiones o para constituir reservas. PRESTACIONES ACCESORIAS No existe. Sólo los socios pueden aportar con servicios a la empresa, por lo cual deben recibir una retribución. RESERVA LEGAL 10% de las utilidades líquidas hasta completar el 50% del capital social. 5% de las utilidades líquidas hasta completar el 20% del capital social. CANTIDAD DE ACCIONISTAS Sin límite. Al constituirse deben tener dos o más; luego puede quedarse sólo con un accionista. Hasta 15 accionistas. Al momento de constituirse debe tener por lo menos tres socios. RESTRICCIONES Sin restricciones. DERECHOS PREFERENTES DE LOS ACCIONISTAS No se puede eliminar. DERECHO A VOTO 32 Con base en el capital pagado. Con restricciones, como por ejemplo, no pueden ser constituidas para operar en el sector financiero. Pueden ser eliminados los derechos preferentes en el estatuto, o en caso de no constar, la Junta General puede resolver la eliminación. Basándose en la participación. Así no esté pagado. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE COMPAÑÍAS ANÓNIMAS Y LIMITADAS CONCEPTO COMPAÑÍA ANÓNIMA COMPAÑÍA LIMITADA REMOCIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL ORGANISMOS EJECUTIVOS Y DE CONTROL NÚMERO DE CONVOCATORIAS PARA LAS JUNTAS GENERALES FISCALIZACIÓN En cualquier tiempo, sin explicación alguna. Existe directorio. Deben existir causas que justifiquen la separación del administrador. No existe directorio. Hasta tres convocatorias. Hasta dos convocatorias. Obligatorio tener Comisarios. No hay obligación de tener comisarios. Se debe entregar una copia Los socios están facultados a revisar certificada del Balance General, los libros de contabilidad en cualquier DISPONIBILIDAD DE del estado de Pérdidas y momento. INFORMACIÓN Ganancias, memorias, actas de la Junta General. NOMBRE DE LA EMPRESA Denominación objetivo. Razón Social. MANERA DE CONSTITUIRSE Simultánea y sucesiva. Simultánea. No aplica. La Junta General puede acordar la exclusión de un socio, cuando el socio administrador se ha servido del capital social en provecho propio, o ha cometido fraude o se ha ausentado sin autorización; así como cuando el socio EXCLUSIÓN DE UN SOCIO haya intervenido en la administración sin autorización. No pago de su aportación, cuando haya quebrado, incumplimiento de obligaciones sociales. 4. Orientaciones específicas para el estudio Usted debe en este caso hacer uso de la Ley de Compañías que es un conjunto de normas que regulan las actividades de las empresas. También deberá visitar la página web de la Superintendencia de Compañías y bajar información relativa sobre la constitución de las empresas en el Ecuador. También existe normativa que se debe aplicar a cada empresa. Tome en cuenta que no todas las organizaciones son iguales y es necesario que tenga claro cuál es la más adecuada a sus necesidades y más acorde con el objetivo que se quiere lograr. Entre más información usted consiga será más fácil su diferenciación. 33 Sistema de Educación a Distancia 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN A. Contestar Verdadero (V) o Falso (F). 1. La empresa es un ente económico cuyo esfuerzo se oriente a no ofrecer bienes o servicios a ninguna persona. ....................................................................................... ( ) 2. La empresa según su actividad puede ser: industrial, comercial o de servicios ......... ( ) 3. Comercial es aquella que se dedica a recibir materias primas o bienes que sufrirán una modificación sustancial para luego ser vendidos ................................... ( ) 4. La empresa de acuerdo a su tamaño puede ser grande, mediana y pequeña sin importar los factores productivos que posea ............................................................. ( ) 5. La empresa solamente puede ser privada y no existe otra clasificación al respecto ....................................................................................................................... ( ) 6. Las empresas de economía mixta son aquellas que tienen aportación privada como estatal ................................................................................................................ ( ) 7. De acuerdo a la Ley de Compañías existen unipersonales solamente ....................... ( ) B. Conteste Verdadero (V) o Falso (F). 1. Las compañías de nombre colectivo se forman con la aportación de capitales de dos o más personas ..................................................................................................... ( ) 2. La razón social de las compañías en nombre colectivo está acompañado con la pala a Y Co pañía ................................................................................................ ( ) 3. La compañía en comandita simple tiene como razón social los nombres de los socios colectivos exclusivamente ................................................................................ ( ) 4. En la compañía de comandita simple, los socios colectivos pueden administrarla e informar a los comanditarios. .................................................................................. ( ) 5. En la compañía comandita simple los socios comanditarios no responden por el capital que aportan. .................................................................................................... ( ) 6. En la compañía comandita por acciones el capital se divide en acciones .................. ( ) 7. En la compañía comandita por acciones la primera parte del capital debe ser aportada por los socios ............................................................................................... ( ) 8. En la compañía de economía mixta puede intervenir la parte privada. ................... ( ) 9. En la compañía de economía mixta interviene el Estado, pero con aportación de capital privado ............................................................................................................. ( ) 10. En la compañía de economía mixta se pagan impuestos y tasas en el momento de la constitución. ....................................................................................................... ( ) 34 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 11. En la compañía de responsabilidad limitada puede haber la aportación de un máximo de 20 personas. ............................................................................................. ( ) 12. En la compañía de responsabilidad limitada no se pueden realizar operaciones de bancos, ni de compañías de seguros, capitalización y ahorros.............................. ( ) 13. En la compañía de responsabilidad limitada al constituirse la compañía el capital estará pagado por lo menos el 70% de cada participación......................................... ( ) 14. En la compañía de responsabilidad limitada se formará un fondo hasta que alcance el 50% del capital social. ................................................................................ ( ) 15. En la compañía de responsabilidad limitada la Junta General no es el máximo organismo de la entidad .............................................................................................. ( ) ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO A) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. F V F F F V F B) 1. V 2. V 3. V 4. V 5. F 6. V 7. V 8. F 9. V 10. F 11. F 12. V 13. F 14. F 15. F 35 Sistema de Educación a Distancia TEMA 3 LA ECUACIÓN CONTABLE HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción La estructura básica de la contabilidad es sencilla. En este tema presentamos las partes constitutivas de la contabilidad, basadas en los bienes de la empresa, ya estudiados en el tema anterior y que conforman la ecuación contable, ya que constituye un pilar fundamental en el que se soporta el desarrollo de las actividades financieras. 2. Objetivos específicos    Explicar el significado de cada uno de los elementos de la ecuación contable. Usar la ecuación contable para analizar las operaciones de negocios. Elaborar un estado de situación financiera de una empresa, partiendo de la información que presenta la tabla de efectos de la ecuación contable. 3. Desarrollo del tema  Elementos de la ecuación contable Los elementos de la ecuación contable son Activos, Pasivos y Patrimonio, y dan forma a la también llamada ecuación patrimonial. Estos elementos ya estudiados en el tema anterior son los bienes de todo negocio o empresa. Pero además de conocerlos, podemos ampliar las definiciones de ellos.  Activos Los Activos son el conjunto o segmento cuantificable, de los beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad. Está representado por efectivo, derechos, bienes o servicios, que se obtienen como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos. Algunos activos no existen en forma física o tangible, pero sí en forma de títulos valores o derechos legales; como por ejemplo, las sumas adeudadas por los clientes, las inversiones en certificados, en pólizas de acumulación, en bonos del gobierno y los derechos de patentes y marcas. El activo se clasifica en activo circulante, activo fijo, activo diferido y otros activos. El efectivo, útiles de oficina, los muebles y equipos de oficina, el terreno y edificios son 36 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ejemplos de activos. Los derechos a dichos activos vienen de dos fuentes: de las deudas (pasivos) y de los aportes de los socios (patrimonio).  Pasivos Los Pasivos son las obligaciones presentes de una entidad que tendrán que pagarse en efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades como consecuencia de transacciones o eventos pasados. Todas las empresas tienen pasivos: hasta las más grandes y exitosas compañías a menudo adquieren inventario de mercaderías, carros, equipos de oficina y servicios a crédito. Los pasivos por tales adquisiciones son llamados cuentas por pagar. Además, muchas empresas toman dinero prestado para financiar su expansión o adquieren activos de alto costo como son los terrenos, edificaciones y maquinarias. Cuando se obtienen un préstamo, el tomador generalmente debe firmar un documento escrito de compromiso de pago. Un documento por pagar es un compromiso escrito para reponer el monto adeudado en una fecha determinada que, además, exige el pago de intereses. El pasivo se clasifica en pasivo a corto plazo (obligaciones en un plazo menor o igual a un año) y pasivo a largo plazo (obligaciones en un plazo mayor a un año, como una hipoteca). El Patrimonio es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surge por las aportaciones que hicieron a la entidad. Según la forma en la que se origine, el capital se clasifica en capital contribuido, capital pagado, capital ganado (utilidades acumuladas) y capital en acciones. La ecuación contable que presenta el gráfico # 4 muestra la estructura de cinco elementos: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO (CAPITAL +/- RESULTADOS) El propósito de todo negocio es aumentar activos y capital contable por medio de los ingresos, los cuales son importes ganados por vender bienes o prestar servicios a los clientes. Los ingresos aumentan el capital, ya que aumentan los activos del negocio, mas no sus pasivos. Pero también hay operaciones de negocios que disminuyen este capital como por ejemplo los retiros del propietario, es decir valores sacados del negocio. En las compañías son dividendos pagados a los accionistas o socios, valores que se reconocen a los que invirtieron en la empresa al momento de aportar capital. Los gastos son disminuciones en el capital contable que ocurren en el curso de vender bienes y prestar servicios a los clientes. Los gastos son el costo de operar el negocio. El grupo de valores que constituyen los ingresos y gastos se los conocen como resultados.  Resultados Son el producto de las transacciones que realiza una entidad económica, además de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan. Es decir, 37 Sistema de Educación a Distancia también puede verse afectada por eventos que no necesariamente son producto de su actividad, sino que indirectamente pueden modificar sus resultados. Los resultados se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los egresos de la entidad en un periodo.  Utilidad neta Es la modificación observada en el capital contable de la entidad, durante un periodo contable determinado, originada por transacciones efectuadas, eventos y otras circunstancias, excepto las distribuciones y los movimientos relativos al capital contribuido. La utilidad es aquella que se obtiene cuando los ingresos son mayores a los egresos y aumenta el valor del capital contable. La pérdida resulta cuando los egresos son mayores a los ingresos y disminuye el valor del capital contable.  Relación Costo, Gasto y Pérdida Por costo debe entenderse el valor de los recursos que se entregan o prometen entregar, a cambio de un bien o un servicio. Costo es un término genérico que abarca los de activo, gasto y pérdida. Los costos que tienen potencial para generar ingresos en el futuro son los activos. Los costos que perdieron el potencial generador de ingresos son los Gastos y las Pérdidas. Gráfico # 4 ECUACIÓN CONTABLE ACTIVOS Derechos, Propiedades TRANSACCIONES ESTRUCTURA CONTABLE PASIVOS Deuda Obligaciones PATRIMONIO (CAPITAL CONTABLE) ACCIONISTAS INGRESO SERVICIOS VENTAS GASTOS OPERACIONALES NO OPERACIONALES FINANCIEROS 38  Universidad Católica de Santiago de Guayaquil La ecuación contable y el efecto causado por las operaciones de negocios En términos contables una operación o transacción es cualquier evento que tanto afecta a la ecuación contable, que puede medirse y registrarse confiablemente. A continuación presentamos ocho eventos del negocio de un solo propietario que se dedica a dar servicios de lavado de alfombras, cortinas y muebles de oficinas y de viviendas. El negocio se lo denomina LIMPIATODO del señor Oscar León. Operación 1. Oscar León invierte $ 5,000 de sus fondos para iniciar el negocio y los deposita en una cuenta corriente en el Banco de Guayaquil a nombre del negocio. El efecto de esta operación sobre la ecuación contable del negocio: Activos = Pasivos Bancos +5,000 + Patrimonio Capital + 5,000 El valor del lado izquierdo de la ecuación debe ser igual al valor del lado derecho de cada operación. Operación 2. Oscar compra los equipos de lavado en ELECTROLUX según factura por $ 1,500 que paga una cuota inicial de $ 500 y el saldo se compromete a pagar en 60 días, es decir a crédito. Activos = Pasivos Equipos de Lavado + 1,500 Bancos + Patrimonio Cuentas por pagar + 1,000 - 500 Observe que la suma de activo es igual al pasivo en $ 1,000 en ambos lados de la ecuación. Operación 3. $250 Compra al contado útiles de oficina según fact. de Juan Marcet por Activos Suministros de Oficina +250 Bancos = Pasivos + Patrimonio -250 No hubo ningún efecto en la ecuación pues solo se produjo una modificación en los rubros de los activos del negocio. 39 Sistema de Educación a Distancia Operación 4. Compra a crédito muebles y equipos para adecuar una oficina en el local, según factura de MUEBLEOFI por $ 2,200 por lo que firma una letra de cambio a 30 días. Activos Muebles de Oficina + 2,200 = Pasivos Documentos por pagar + Patrimonio +2,200 El efecto que causan las operaciones por adquisición de activos a crédito es un aumento en los activos y un aumento en los pasivos, tal como se lo puede apreciar en el análisis de la ecuación contable. Operación 5. Se paga un mes de arriendo del local donde funcionará el negocio $400 Activos Bancos - 400 = Pasivos + Patrimonio Capital (+ utilidades – gastos) - 400 Tal como ya se indicó en párrafos anteriores, el gasto que incurre toda empresa causa una disminución al patrimonio. Operación 6. Se compra suministros para el servicio de lavado que se ofrece en las empresas y domicilios de la urbe. Para tener una existencia deseable ha adquirido $ 1,380 a crédito a 30 días según fact. de QUIMISER. Activos Suministros de Limpieza + 1,380 = Pasivos + Cuentas por pagar +1,380 Patrimonio Como podemos analizar, la empresa ya tiene todo listo para iniciar y comenzar a vender los servicios de lavado de alfombras, muebles y otros. También es importante conocer que la empresa ha preferido recurrir a los proveedores de bienes adquiriendo algunos de ellos a crédito, de esta manera mantiene un flujo de efectivo en la cuenta corriente bancaria para el ciclo de operaciones que desarrollará posteriormente. Operación 7. Oscar recibe $2,800 por varios servicios realizados a los clientes: del Banco Amazonas 1,000 por el lavado de todo el mobiliario, de la Comercial 3B $ 800 por la limpieza y lavado de alfombras y 1,000 de la Unidad Educativa La Moderna por el lavado de cortinas, alfombras y limpieza total. Activos Bancos +2,800 40 = Pasivos + Patrimonio Capital (+ utilidades – gastos) + 2,800 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Recuerde que la utilidad que se genera por la venta de servicio aumenta el capital de la empresa. Operación 8. Se cancela con cheque las planillas de luz por $ 120, teléfono $104 y guardianía del local $200 Activos Bancos - 424 = Pasivos + Patrimonio Capital (+ utilidades – gastos) - 424 TABLA DE EFECTOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIATODO" ACTIVO Operación Bancos Equipos de Suministros Lavado 1) 5000 2) -500 3) -250 de Oficina PASIVO Muebles Suministros de Oficina de Limpieza Documentos Pagar por Pagar Capital (+) (-) Gastos Utilidad 5000 1500 1000 250 4) 2200 5) PATRIMONIO Cuentas por 2200 -400 -400 6) 1380 7) 2800 8) -424 Saldos 6226 1380 2800 -424 1500 250 2200 1380 2380 2200 5000 1976 NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIA TODO" Estado de Resultados NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIA TODO" Estado de Situación Financiera al 31 de Agosto/2004 al 31 de Agosto/2004 Ventas de Servicios de Lavado $ 2800 (-) Gastos de Operación Alquileres Servicios Básicos (Luz y Teléf.) Guardianía Total de Gastos UTILIDAD NETA ACTIVO Banco 400 224 200 -824 $ 1976 6226 Eq. Lavado Sum. Ofic. Sum. Limp. 1500 250 1380 Mueb. Ofic. 2200 TOTAL $ 11556 PASIVO Ctas.xPagar 2380 Doc.xPagar Total PATRIMONIO 2200 4580 Capital Util.Acum. 5000 1976 TOTAL $ 11556 41 Sistema de Educación a Distancia 4. Orientaciones específicas para el estudio Recomendamos que no avance en el estudio si no tiene claros los conceptos propuestos, si existe alguna duda sobre este tema, inmediatamente contáctese con su tutor(a). Realice comparaciones entre los conceptos proporcionados y compruebe su aplicabilidad en cada una de las actividades que realiza en la cotidianidad, esta comparación y asociación de conocimientos será de muchísima utilidad para la comprensión de estos temas. Recuerde que usted en algún momento de su vida ha realizado venta de algún objeto y obtenido un resultado, pudo haber ganado o perdido. Ta ié se ha ido de shoppi g , o o se a ostu a de i , so ope a io es de compras al contado o con tarjetas de crédito y ejecutó la ecuación contable: recibió los zapatos que compró (activo) y pagó con su tarjeta (pasivo). Es importante entrar en la plataforma, encontrará material en power point que le servirá de retroalimentación en su aprendizaje. Ahora, revise las actividades de autoaprendizaje, resuelva, luego compare con el solucionario, y si no quedó claro, no dude en llamar al SED, estamos para ayudarlo. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN A) 42 Conteste Verdadero (V) o Falso (F). 1. El activo se clasifica en activo circulante, activo fijo, activo diferido y otros activos .................................................................................................................... ( ) 2. El activo no está representado por efectivo, derechos, bienes o servicios, que se obtienen como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos ................................................................................................................ ( ) 3. Pasivo es el conjunto de las obligaciones presentes de una entidad ................... ( ) 4. Patrimonio es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surge por las aportaciones que hicieron a la entidad ........................................... ( ) 5. Las utilidades son el producto de las transacciones que realiza una entidad económica, además de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan ................................................................................. ( ) 6. Los resultados no se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los egresos de la entidad en un periodo .................................................................................. ( ) 7. Caja es una cuenta de resultados .......................................................................... ( ) Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 8. Cuentas por Pagar es una cuenta de activo .......................................................... ( ) 9. Los Activos son deudas y obligaciones con terceras personas ............................. ( ) 10. La utilidad es aquella que se obtiene cuando los Ingresos son mayores a los Egresos y aumenta el valor del Capital Contable .................................................. ( ) B. Reconocer bienes activos, pasivos y calcular el patrimonio de la empresa. La empresa de Servicios de Mantenimiento eléctrico Haro, C. Ltda. al primero de enero del presente año inició con los siguientes valores: 1. Dinero en efectivo por $ 2. Dinero en cuenta corriente del Banco Guayaquil, 3. Debe 10 letras de 1,200 c/u a Autollanta S.A. 4. Debe facturas vencidas al proveedor INPROEL que suman 5. Tiene en muebles y varios equipos de oficina 6. Tiene computadora e impresora valorados en 7. Es propietaria de una oficina en Garzo Centro 2000 valuada en 8. Tiene un camioneta valorada en 9. Debe al banco una hipoteca sobre el 80% del costo de la oficina 10. En varios materiales e insumos para el servicio, tiene invertido 11. Tiene una póliza de seguro vigente por 12. Debe al banco un préstamo por 3,500 8,650 12,700 4,850 5,300 20,000 18,000 1,300 2,400 8,000 Se requiere: a) Identifique en el lado izquierdo, con A si es activo y con P si es pasivo. b) Calcule el capital de la compañía. c) Determine la Ecuación Contable. ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO 43 Sistema de Educación a Distancia A) 1. V 2. F 3. V 4. V 5. V 6. F 7. F 8. F 9. F 10. V B) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Dinero en efectivo por 3,500 Dinero en cuenta corriente del Banco Guayaquil, 8,650 Debe 10 letras de 1,200 c/u a Autollanta S.A. 12,000 Debe facturas vencidas al proveedor INPROEL que suman 12,700 Tiene en muebles y varios equipos de oficina 4,850 Tiene computadora e impresora valorados en 5,300 Es propietaria de una oficina en Garzo Centro 2000 valuada en 20,000 Tiene una camioneta valorada en 18,000 9) Debe al banco una hipoteca sobre el 80% del costo de la oficina 16,000 10) En varios materiales e insumos para el servicio, tiene invertido 1,300 11) Tiene una póliza de seguro vigente por 2,400 12) Debe al banco un préstamo por 8,000 a) 1. A 2. A 3. P 4. P 5. A 6. A 7. A 8. A 9. P 10. A 11. A 12. P b) Capital = $ 15,300 c) Ecuación Contable: A = P + Capital $64,000 = 48,700 + 15,300 44 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 4 PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Ahora vamos a tomar una dirección para este curso, estudiaremos los fundamentos conceptuales de la Contabilidad Financiera. Se pretende que usted conozca las características deseables de la información financiera y que asimile que la información contable se basa en fundamentos preestablecidos denominados Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Los PCGA son reglas similares a las impuestas para un partido de fútbol, todos los que ejercemos la profesión contable y los informes financieros que se preparan a los empresarios tienen que estar regulados por los principios, y no acatarlos implica una sanción personal como profesional, inclusive no es válida la información elaborada. Para el inicio del aprendizaje de esta materia es importante que usted se vaya involucrando con los principios básicos que se requieren al crearse un negocio y en el desarrollo de su contabilidad, por tales razones se ha incluido en esta guía de trabajo los primeros principios básicos. El estudio de los principios amerita un curso semestral completo, y no es nuestra intención profundizar y ver todos los principios. En este texto guía, se verán los principios básicos para iniciar un sistema contable y el registro. A medida que va avanzando el contenido de esta asignatura, veremos en unidades subsiguientes más principios que se relacionan con los temas tratados. 2. Objetivos específicos    3.  Explicar los principales principios que rigen la información contable. Ejercitar el criterio de distinción entre principios y reglas contables. Identificar si la información contable cumple o no con las características básicas de la información financiera. Desarrollo del tema Principios de contabilidad generalmente aceptados Para poner orden en el proceso de contabilización de informes, los contadores han desarrollado un fundamento subyacente a la medición y la revelación de los resultados de las transacciones y los acontecimientos empresariales. Este fundamento es un 45 Sistema de Educación a Distancia conjunto de supuestos, conceptos y procedimientos a los que se conoce colectivamente como principios contables generalmente aceptados. La creación de estos últimos no significa que las entidades midan y presenten sus actividades financieras en la misma forma.  Entidad Se dice que una entidad es una unidad económica organizada para llevar a cabo actividades empresariales, y en los ejemplos se incluyen a las sociedades anónimas, los individuos, los clubes, los organismos gubernamentales y muchos otros tipos de organizaciones. De hecho, el concepto de entidad representa una frontera para la preparación de informes, es decir, se trata de una unidad separada y diferenciada de sus propietarios y de otras. Sin el supuesto de la entidad, el proceso contable sería una parodia.  Periodo contable Este postulado establece que, para efectos contables, la vida económica de una entidad se debe dividir en periodos, de un mes, bimestrales, semestrales o de un año. De tal manera que dentro de este periodo se conoce los resultados de las operaciones que la organización ha realizado. Un ejemplo de este supuesto es que la empresa debe reconocer los ingresos obtenidos y los gastos incurrido durante un periodo determinado.  Negocio en marcha El supuesto negocio en marcha significa que se parte de la base de que una empresa continuará operando durante un largo período, a menos que haya pruebas claras que demuestre lo contrario. No todas las entidades sobreviven en el largo plazo, pero el supuesto del negocio en marcha es válido en la mayor parte de los casos y representa la base para muchos de los procedimientos contables existentes en la práctica. Sería más correcto cargar como gastos, al momento de adquisición activos como los de propiedad, planta y equipo, o gastos pagados por anticipado, por virtud de las pocas probabilidades de recibir beneficios más allá del ejercicio contable corriente. El supuesto del negocio en marcha aporta algo de justificación para el uso de un sistema contable basado en costos históricos.  Unidad monetaria Todos los países tienen una unidad monetaria que les es propia: en Estados Unidos es el dólar norteamericano; en México, el peso, y en Japón, el yen. Las empresas utilizan la moneda de curso legal en el país que corresponde, para la mediación de las actividades financieras. En contabilidad se supone que las transacciones de una entidad se pueden expresar en términos de una unidad de medición común, a saber, el dinero. Serán factibles amplios estudios comparativos por parte de los usuarios de 46 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil estados financieros si todas las organizaciones de un país dado utilizan la misma unidad de medición. A lo largo de la historia, los que elaboran las políticas contables han partido de la base de que las fluctuaciones en el valor de la moneda son mínimas, y se puede hacer caso omiso de ellas.  Principio de los costos históricos Los contadores se han visto frente a numerosos problemas a lo largo de estos años, y uno de los más dificultosos y polémicos ha sido el de la valuación, en los estados financieros, de los bienes, servicios y recursos adquiridos en las transacciones empresariales. La contabilidad se basa en el principio de los costos históricos, es decir, las adquisiciones de los activos recién señalados se registran en las cuentas a su costo, definiendo a este último como el precio del intercambio o de la transacción. El uso del principio de costos históricos ha estado sujeto a revisiones muy diversas. Tiene a su favor el hecho de ser algo definido y objetivo, es decir, el uso del costo y de los precios de intercambio da origen a valuaciones objetivas resultantes de la negociación entre dos partes independientes, el comprador y el vendedor. Además, puede señalarse a su favor que se lo puede verificar mediante cheques cancelados, contratos, facturas y documentos semejantes.  Principio de objetividad El principio de objetividad, el cual expresado en forma sencilla, estipula que la información contable debe estar libre de prejuicio y ser susceptible de verificación por parte de terceros independientes, como los auditores externos. Los estados financieros resultantes, por lo tanto, reflejarán un punto de vista razonable y neutral acerca de las actividades de una empresa. Es aconsejable un elevado grado de objetividad, pero a la vez resulta difícil eliminar de las mediciones contables todos los criterios y las opiniones personales. En la medida que las estimaciones y las decisiones correspondientes sean razonables y efectuadas por personas competentes, además de ser verificables, se deberá considerar que se ha llevado a la práctica el principio de objetividad, dentro de lo posible.  Principio de revelación A efecto de no desorientar a inversionistas, acreedores y analistas financieros, un conjunto dado de estados financieros ha de incluir mucho más que los saldos de las cuentas. La entidad debe presentar de manera completa todos los hechos que tengan importancia suficiente para influir en el criterio de un usuario informado de los estados financieros. Está sujeto a discusión qué significa en realidad usuario informado, pero los contadores han llegado al consenso de que la revelación debe incluir por lo menos lo siguiente: 47 Sistema de Educación a Distancia 1. Un resumen de las políticas contables significativas utilizadas en la preparación de los estados. 2. Los principios y métodos característicos de la industria en que opera la entidad, además de cualquier desviación respecto de los principios contables generalmente aceptados. 3. Los cambios en las políticas contables y el efecto que ejercen en las utilidades netas.  Concepto de importancia Son muchos los casos, en que la teoría contable, cede paso a métodos más prácticos, particularmente cuando se trata de transacciones de poco monto. En términos generales procede decir que una cantidad dada es importante si el conocimiento de la misma ejerciese influencia en las decisiones de un usuario informado de los estados financieros. Para ilustrar este concepto, supongamos que una empresa adquiere una maquinaria pesada, que por su importancia debe ser registrada en una cuenta especial llamada Maquinarias y equipos, como parte de un activo del negocio. En cambio, si se compra una herramienta de poco valor, se puede optar por registrarla como parte de la partida Herramientas y equipos (activo), o presentarla como un gasto desde el momento de la compra, aunque la herramienta se vaya a usar por un periodo más largo. La importancia es un concepto relativo, y con frecuencia se lo juzga a la luz de análisis comparativos. Constituye tema de investigación continua entre los contadores. 4. Orientaciones específicas para el estudio Como se mencionó en la introducción, los PCGA son normas que guían los pasos de la información financiera. En este tema es necesario que usted investigue en Internet, lo relacionado con los principios aplicables en Ecuador. Los principios de contabilidad son generales, pero las Normas Ecuatorianas de Contabilidad incluyen principios sujetos a la realidad del Ecuador. No piense que son diferentes, al contrario, los PCGA Ecuatorianos se sustentan en los PCGA Generales. Mencionamos las Normas Ecuatorianas de Contabilidad como fuente primaria de consulta si usted está más interesado en adentrarse en este tema. Ahora nos interesa que usted conozca de manera general que existen los PCGA, conforme avance en el estudio de la contabilidad, existirán asignaturas que se especializan en estudiar estos principios. 48 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Responda Verdadero (V) o Falso (F) a las siguientes aseveraciones: 1. Es un conjunto de supuestos, conceptos y procedimientos a los que se conoce colectivamente como principios contables generalmente aceptados. .................... ( ) 2. Se dice que una entidad es una unidad económica organizada para llevar a cabo actividades empresariales, y los ejemplos incluirían a las sociedades anónimas, los individuos, los clubes, los organismos gubernamentales y muchos otros tipos de organizaciones ............................................................................................. ( ) 3. La generación de ingresos es un proceso continuo en la mayor parte de las empresas ................................................................................................................... ( ) 4. Una utilidad se considera cuando el proceso de generación de ganancias está completo .................................................................................................................... ( ) 5. Las modificaciones en el registro de las transacciones de una empresa y su preparación de estados financieros son permisibles siempre que el resultado de ello sea una presentación más satisfactoria o razonable de las actividades económicas ................................................................................................................ ( ) 6. La importancia es un concepto relativo, y con frecuencia se lo juzga a la luz de análisis comparativos ................................................................................................ ( ) ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. V V V V V V 49 Sistema de Educación a Distancia ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades Preguntas de análisis 1. ¿Por qué el conocimiento de términos y conceptos contables es útil a personas de otras profesiones? 2. En términos generales, ¿cuál es el propósito de la contabilidad? 3. Defina la expresión transacción comercial. Formule varios ejemplos de transacciones comerciales y algunos eventos importantes en la vida de una empresa, que no se califican como transacciones. 4. Explique brevemente por qué cada uno de los grupos siguientes está interesado en los estados financieros de una empresa: a) Acreedores b) Potenciales inversionista c) Sindicatos 5. Explique brevemente el concepto de entidad. 6. Cite dos ejemplos de transacciones comerciales que causen aumento de activo y aumento de pasivo. 7. Identifique cuatro principios generalmente aceptados de la contabilidad. 8. Presente cuatro operaciones que causen aumento de activo y aumento del patrimonio de la empresa. 9. Exponga brevemente el propósito de un estado de situación financiera o balance general. 10. ¿Qué se entiende por revelación adecuada? Ejercicio 1: Uso de la ecuación contable Calcule la cantidad faltante en cada una de las tres líneas siguiente Activos a) b) c) 50 590,000 X 425,000 = Pasivos 354,000 785,000 X + Patrimonio X 250,000 150,000 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Ejercicio 2: Efectos de la ecuación contable Las siguientes son transacciones comerciales llevadas a cabo por la Inmobiliaria El Rincón de Beto: a) Préstamo otorgado por un Banco b) Venta de un terreno al contado por un valor igual a su costo c) Pago de una cuenta a proveedores d) Compra de un computador al contado e) Inversión en efectivo realizada por el propietario, al negocio. f) Compra de varios equipos de oficina a crédito g) Recaudo de varias cuentas por cobrar a clientes h) Venta de servicios i) Pago al contado de servicios básicos y comisiones a vendedores Indique los efectos de cada una de estas operaciones de negocios sobre los saldos totales de los activos, los pasivos y el patrimonio de la compañía. Organice sus respuestas en forma de tabla usando el encabezamiento de columnas que se muestra abajo, y el código de la letra I para aumento, D para disminución y NE para ningún efecto. La respuesta para la transacción es suministrada por un ejemplo: Transacción: Activos= a) Pasivos I + Patrimonio I NE Ejercicio 3: Registro de los efectos de las transacciones Mantenimiento y comunicaciones fue organizada el 20 de noviembre de 2005 y tiene el siguiene balance de cuentas, relacionadas en forma de tabla: Activos = Pasivos + Patrimonio CajaEquipos de Ctas. X Doc. x Bancos Terrenos Edificios oficina Pagar pagar Saldos 37,000 95,000 125,000 51,250 28,250 80,000 Capital Gina Bonifacini 200,000 Al comienzo de diciembre se llevaron a cabo las siguientes operaciones de negocios, las mismas que se detallan a continuación: 51 Sistema de Educación a Distancia 1) La propietaria Gina Bonifacini, depositó $ 25,000 de fondos propios en una cuenta bancaria de la empresa. 2) Se compró un terreno y un pequeño edificio de oficinas por un valor de $ 90,000, de los cuales 35,000 es el valor del terreno y 55,000 el del edificio. Se pagaron 22,500 al contado y por el saldo se firmó un pagaré por un año plazo. 3) Se compraron varios sistemas de comunicaciones a crédito por $ 8,500 a cuenta abierta 30 días. 4) Se cancelaron el 50% de las cuentas por pagar a dic. 31 5) El banco nos aprueba un crédito por 25,000 valor que nos acredita en la cuenta corriente de la empresa, por lo que se firmó un pagaré a un año plazo con el 12.5% de interés anual. 6) Se venden servicios de mantenimiento al contado por $3,500 según facturas. 7) Se cancela con cheque planillas de luz por 140, teléfono por 158 y guardianía por $ 200. 8) Se cancela el 20% de documento que se debía al 30 de noviembre. Instrucciones para el desarrollo: a) Relacione en forma de tabla los activos, los pasivos, el patrimonio y el registro de los efectos de cada una de las operaciones propuestas. b) Establecer los saldos al final de la última operación. c) Presentar el balance general o estado de situación financiera al 31 de diciembre /2005 52 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil UNIDAD 2 LAS CUENTAS Y LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES INTRODUCCIÓN Ya conocida la empresa, la ecuación contable y los principios básicos de la contabilidad, pasaremos en este tema al tratamiento de las cuentas que se utilizan en las transacciones para identificar con un nombre a los bienes, valores o servicios que se originan en las operaciones de negocios. En este tema también encontrará el manejo de las cuentas para proceder en la posterior unidad de estudio al registro. Es importante conocer la cuenta, sus partes y el funcionamiento de ellas para identificarlas en el momento de la realización de una operación. Sin este conocimiento no podríamos registrar en los libros de la contabilidad los sinnúmeros de eventos que se producen en los negocios. 53 Sistema de Educación a Distancia MAPA CONCEPTUAL: LAS CUENTAS se las utiliza para Identificar bienes, valores o servicios en una operación de negocios presenta las siguientes partes: DEBE HABER SALDO son de dos tipos: se conoce también como: Deudor CARGO O DÉBITO ABONO O CRÉDITO las cuentas presentas movimientos y son: DEUDOR Acreedor estos saldos corresponden a las CUENTAS DE ACTIVOS Y GASTOS CUENTAS DE PASIVO PATRIMONIO E INGRESOS ACREEDOR OBJETIVOS GENERALES     54 Definir la cuenta y las partes que la constituyen. Determinar las funciones de las principales cuentas que componen el activo, pasivo y el patrimonio de la organización. Establecer los saldos que presentan las cuentas en la contabilidad de las empresas. Identificar si la información en las cuentas cumplen o no con las características básicas de la información contable. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil DESARROLLO DEL CONTENIDO TEMA 5 DEFINICIÓN, PARTES Y CLASES DE CUENTAS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción La célula de la información contable es la cuenta, por lo tanto, en este tema pasaremos a definir la cuenta, al manejo de sus partes fundamentales y conocer las clases de cuentas que podemos utilizar de acuerdo a las distintas actividades de un negocio. En el tema tres, cuando se trabajó con la ecuación contable y su aplicación con las ocho operaciones de negocios, se comenzó a identificar algunos bienes, valores o servicios con un nombre, que servía para identificar dicho valor, por ejemplo la cuenta corriente del señor Oscar León se le denominó Bancos. Pues bien, ahora en este tema desarrollaremos las principales cuentas, qué o quién representan, qué movimientos tienen. De tal manera que usted vaya introduciéndose en la contabilidad, sus principios, normas y procedimientos. 2. Objetivos específicos     Definir y utilizar los términos contables principales: la cuenta, el debe y el haber. Aplicar las reglas de cargos y abonos para el análisis de las operaciones de negocios. Establecer un catálogo de cuentas para un negocio de servicio. Analizar las operaciones en T. 3. Desarrollo del tema Definición La unidad básica del registro en la contabilidad es la cuenta, que se representa gráficamente con una "T". Otra definición de la cuenta nos dice que es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital contable. 55 Sistema de Educación a Distancia La cuenta es el nombre que se asigna a un grupo de valores, bienes o servicios y debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo. La cuenta que controla el dinero en efectivo se le llama Caja, la cuenta que controla los valores que adeudan los clientes se llama Cuentas por cobrar, etc. Por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, pasivo y capital.  Partes de la cuenta Debe y Haber En la terminología contable la palabra Debe se refiere al lado izquierdo de cualquier cuenta. El registro en el lado izquierdo de la cuenta se llama cargo o débito. La palabra Haber se refiere al lado derecho de la cuenta. El registro de un movimiento del lado derecho de la cuenta se llama abono o crédito. La representación gráfica de la cuenta es una T. Cuenta Debe Se registra bienes, valores o servicios que recibe la empresa. Haber Se registra valores, bienes o servicios entregados por la empresa. (movimiento deudor) (movimiento acreedor) Saldos de la Cuenta Cuando una suma de cargos (movimiento deudor) es mayor a la suma de abonos (movimiento acreedor), se tiene un Saldo Deudor en la cuenta. Cuando la suma de abonos (movimiento acreedor) es mayor a la suma de cargos (movimiento deudor) se tiene un Saldo Acreedor en la cuenta. Y si ambos lados tienen sumas iguales, la cuenta está en situación saldada o saldo cero. Clases de cuentas Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos: 1. Cuentas de Balance 2. Cuentas de Resultados 56 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Existen varias partidas que forman a cada grupo de Activo, Pasivo, Capital Contable y Resultados y a cada partida se le asigna una cuenta. Con los saldos del conjunto de cuentas se procede a la elaboración de los Estados Financieros. Activo corriente Caja Bancos Inventario de mercaderías Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Inversiones temporales Suministros de oficina Seguros Prepagados Arriendos Prepagados Activo Fijo Terreno Edificios Muebles de oficina Maquinarias y Equipos Vehículos Equipos de Reparto Equipos de Computación Activo Diferido Gastos de Constitución Gastos de Investigación y Desarrollo Gastos de Instalación Patentes y Marcas Franquicias y Licencias Cuentas de Balance Pasivo Corriente Pasivo Fijo o largo plazo Patrimonio Cuentas por pagar Documentos por pagar Obligaciones Bancarias IVA por pagar Intereses por pagar Impuestos por pagar Sueldos por pagar Anticipos de clientes Cobros anticipados Hipoteca por pagar Documentos por pagar a Largo Plazo Capital pagado Utilidades retenidas Reserva Legal Reserva Facultativa Reserva Estatutaria Dividendos Principales cuentas que se manejan en un negocio 57 Sistema de Educación a Distancia Gastos de Administración (gastos incurridos, necesarios para el cumplimiento de los procesos administrativos de toda organización) Cuentas de Resultados Gastos de Ventas (gastos incurridos en la comercialización de los bienes o servicios de la empresa, indispensables para el proceso de la venta) Gastos Financieros (Gastos necesarios para financiamientos de la organización) Otros Egresos Servicios Básicos (luz, agua y telef.) Guardianía Seguros Sueldos y Salarios Beneficios Sociales Horas extras Vacaciones Alquileres Útiles de oficina consumidos Depreciaciones Amortizaciones Cuentas incobrables Publicidad Movilización a vendedores Comisiones a vendedores Sueldos personal de ventas Beneficios sociales personal de ventas Arriendos de almacenes Depreciaciones de activos fijos utilizados en el departamento de ventas Intereses Impuestos bancarios Comisiones bancarias Pérdida por venta de activo usado Ingresos Operacionales Otros Ingresos 58 Ventas de servicios Ventas de bienes Comisiones ganadas Alquileres ganados Intereses ganados Venta de desechos Universidad Católica de Santiago de Guayaquil FUNCIONAMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS QUE MANEJA UN NEGOCIO DE SERVICIO Y COMERCIAL  Caja Representa el dinero efectivo que tiene un negocio disponible para la realización de las múltiples operaciones de negocios. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor existente en efectivo. Y durante del ejercicio, por el valor que ingrese o recibe el negocio a cambio de venta de bienes o servicios o por los cobros realizados a clientes, aumenta el saldo en caja. La caja recibe efectivo, cheques o equivalente en efectivo. Al terminar el ejercicio se carga por el valor de los sobrantes en efectivo. Se abona: Durante el ejercicio económico por el valor que egrese o sale de la caja de negocio para pagos en efectivo. Al término del ejercicio se abona por el valor de los faltantes en efectivo, y por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor de la existencia en efectivo. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante. La cuenta caja jamás podrá presentar saldo acreedor, porque no podrá entregar mayor cantidad de la que en realidad tiene disponible.  Bancos Representa el efectivo disponible en las cuentas corrientes que tiene todo negocio para realizar sus operaciones con cheques. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de la existencia depositada en los bancos en cuenta de cheques, y durante el ejercicio, por el valor de los depósitos efectuados en cuenta de cheques, el valor de los intereses ganados que los bancos acrediten en nuestra cuenta de cheques. Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los cheques girados a los diversos beneficiarios por pagos realizados. También se abona por el valor que los bancos carguen en nuestra cuenta de cheques por concepto de comisiones, cobranzas, protestos, servicios bancarios contratados etc., al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor del efectivo disponible en los bancos en cuenta de cheques. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante. Esta cuenta también puede presentar saldo acreedor, demostrando que la cuenta bancaria se encuentra con un sobregiro, esto es cuando se ha girado un valor mayor de lo que en realidad tiene disponible en cuenta de cheques. 59 Sistema de Educación a Distancia También se acostumbra clasificar las cuentas de caja y bancos en un grupo especial conocido con el nombre de Activo disponible, pues expresan valores de los que se pueden disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión. En la actualidad muchas empresas utilizan esta cuenta en dúo: Caja y Bancos  Inversiones temporales Esta cuenta representa todos los certificados o títulos – valores negociables que tiene invertido un negocio, en un plazo menor a un año. Dinero invertido que hace uso en cualquier momento determinado que la empresa lo requiere para cumplir sus objetivos organizacionales. Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor existente en títulos – valores negociables, y durante el periodo por los valores colocados en instituciones financieras, aumentando el saldo de la cuenta. Se abona: Durante el ejercicio por los valores recibido o acreditados en nuestra cuenta de manera parcial o totalmente, es decir cuando uno retira la inversión en título – valores negociable. La cuenta disminuye su saldo. El saldo de esta cuenta es deudor, refleja las inversiones temporales a una fecha determinada, es cuenta de balance general y pertenece al grupo de activo corriente o circulante.  Cuentas por cobrar Representa valores adeudados por las ventas de bienes o servicio a crédito a los diversos clientes de la empresa. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de las deudas pendientes de cobro, y durante el ejercicio por el valor de las ventas de bienes o servicios efectuadas a crédito, el valor de los intereses que se apliquen a los clientes por demora en el pago de sus cuentas. Cuando se efectúa un préstamo a trabajadores la cuenta se llama: Cuentas por Cobrar – Empleados. Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuada por los clientes, y por el valor de las mercancías devueltas por los clientes. Al término del ejercicio económico se abona por el valor de las cuentas que se consideren incobrables, y por el valor de su saldo, para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor de las deudas de los clientes u otros pendientes de cobro. Aparece en el balance general en el grupo de activo corriente o circulante.  60 Documentos por cobrar Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Representa valores adeudados por los diversos clientes de la empresa por las ventas de bienes o servicio a crédito a, entregando como respaldo un documento: letra de cambio y pagaré. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor nominal de los documentos pendientes de cobro, y durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos recibidos, suscritos o endosados a favor del negocio. Se abona: Durante el ejercicio económico por el valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados por el cliente. Al término del periodo, el valor nominal de los documentos que se consideran incobrables, el valor de su saldo para cerrar la cuenta. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor nominal de los documentos pendientes de cobro. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante. Los intereses que generen estos documentos por cobrar se registran en la cuenta Intereses por Cobrar  IVA Pagado Es cuenta de control tributario exigida por el SRI. Registra el impuesto valor agregado que la empresa paga en los bienes o servicios que adquiere. Se carga: Por el importe del IVA que gravan bienes o servicios adquiridos por el contribuyente. Se abona: Por el valor de su saldo deudor, para cerrar la cuenta, lo cual refleja que se liquidará el IVA cada mes. Por lo tanto, al final de cada mes deberá cerrarse esta cuenta en el proceso de ajuste.  Depósitos en Garantía Representan valores a favor de la empresa, pero en poder de terceros por son dejados en guarda para garantizar bienes o servicios. Por ejemplo; el depósito que se deja en garantía del cumplimiento de un trabajo de construcción a largo plazo. Para arriendo de locales se deja como depósito dos o tres meses como garantía. Se carga: Al inicio del ejercicio por el valor dejado en guarda para garantizar bienes o servicios, y durante el ejercicio por el valor de las nuevas cantidades dejadas en guarda por el concepto anteriormente mencionado. Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los depósitos en garantía devueltos por haber terminado el plazo de los contratos o por cancelación de los mismos, al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. 61 Sistema de Educación a Distancia El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor dejado en guarda por el comerciante para garantizar bienes o servicios. Aparece en el Balance general en el grupo del Activo corriente o circulante.  Inventarios de mercaderías Representa los bienes adquiridos por la empresa con el fin de venderlos para generar utilidades. Esta cuenta se maneja en lo negocios o empresas comercializadora de bienes Para el registro de este inventario se deberán conocer los sistemas de inventario: periódico y perpetuo, los mismos que son presentados en la última unidad de estudio, que se trabaja con las empresas comerciales. Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor del inventario inicial de mercancías al costo, y durante el ejercicio, por el valor de las compras a precio de adquisición, por el valor de los gastos de compras. Al término del ejercicio registra el inventario final existente. Se abona: Durante el ejercicio por el valor de la mercadería vendida el costo, y por el valor de las devoluciones sobre compras adquiridas al proveedor. El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el inventario existente en bodega disponible para la venta. Es cuenta de balance general, de activo corriente o circulante.  Mercancías en Tránsito Al igual que el anterior representa bienes o artículos comprados con el propósito de venderlo. La diferencia radica en que es inventario comprado mediante importaciones al exterior, y no llega aún al país, o no sale de la aduana. Se carga: Por el valor de las compras de mercancías hechas en otras plazas que venga en camino por cuenta y riesgo del negocio, y durante el ejercicio, por el valor de las nuevas compras de mercancías que se hagan en las mismas condiciones anteriores, y el importe de todos los gastos que originen dichas mercancías hasta su llegada a nuestro país. Se abona: Durante el ejercicio por el valor del costo total de las mercancías que lleguen al almacén; este valor se debe traspasar a la cuenta Inventario de Mercadería, Compras o Almacén, puesto que las mercancías han dejado de estar en camino. El saldo de esta cuenta es deudor, representa el valor de las mercancías que todavía se encuentran en camino. Se presenta en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante. 62  Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Inventario de materiales, Papelería y Útiles Representa todos los materiales para limpieza, suministros de oficina, materiales de empaque, es un inventario de uso para las operaciones del negocio, se consume a medida que se vaya utilizando. Se carga: Al inicio del ejercicio económico, por el valor de los materiales y útiles que se tengan almacenados, y durante el ejercicio por el valor de los materiales y útiles que se compren. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de materiales y útiles utilizados o consumidos durante el ejercicio, también se abona por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de la papelería, útiles y materiales existentes para posteriores consumos. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante, es de tipo diferido.  Publicidad prepagada Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los folletos, prospectos y volantes existentes, así como el importe de los contratos pagados por adelantado y que den derecho a determinada publicidad en diarios, revistas, radiodifusoras y televisión, y durante el ejercicio por el valor de las erogaciones por los conceptos antes mencionados. Se abona: Durante el ejercicio por el valor devengado de dicha propaganda, es decir, se haya distribuido o aprovechado para beneficio de las ventas de bienes o servicios. Su saldo es deudor, refleja el costo existente de los folletos, prospectos, volantes y contratos publicitarios que aún tienen vigencia. Es cuenta de balance general, y se presenta en el grupo del activo corriente.  Seguros Pagados por anticipados Con esta cuenta se denomina los contratos de pólizas de seguros que la empresa haya adquirido para el propósito de proteger los activos contra robos, incendios, daños y otros. En la actualidad, además de los vehículos, se aseguran equipos de computación, maquinarias y equipos. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor por concepto de primas sobre contratos de seguros vigentes, y durante el ejercicio por el valor de los nuevos contratos de seguros que se vayan realizando o renovaciones de pólizas de seguros. Se abona: Durante el ejercicio por el valor de seguros que se hayan vencido. Por ejemplo: Si pago una prima de seguro de $ 6,000 con vigencia de un año, cuando haya 63 Sistema de Educación a Distancia transcurrido tres meses de dicha póliza, esto implica que ya se han vencido o devengado $1,500 en total (6,000/12 x 3meses). El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los seguros aún no vencidos. Servicio que se gozará en el futuro, hasta terminar la vigencia del contrato. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente.  Alquileres pagados por anticipado Corresponde a contratos de arriendos de locales, oficinas, bodegas, y otros que se pagan anticipadamente, por los que recibirá un beneficio en el futuro. Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor de los alquileres pagados por anticipado, pendientes de ser disfrutados, y durante el ejercicio por nuevos contratos de alquileres realizados. Se abona: Al término de periodo contable por el valor de los alquileres que se hayan devengado y por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los alquileres pagados por anticipado que aún no se han vencido, es decir no se han devengados. Aparece en el Balance general en el grupo de activo corriente.  Terrenos Representa las tierras propiedades del negocio, adquiridas para futuras construcciones para ampliaciones o sucursales, etc. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el de costo de los terrenos existentes, y durante el ejercicio por el de costo de los terrenos que se adquieran. Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los terrenos que se vendan, y al término del ejercicio por el valor de su saldo, para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los terrenos propiedad del negocio. Aparece en el balance general en el grupo del activo fijo. Con el transcurso del tiempo los terrenos obtienen plusvalía que representa una ganancia para el negocio.  Edificios Representan los locales, oficinas, condominios, edificaciones que la empresa haya realizado para las instalaciones del negocio. Se exceptúa el costo del terreno. Se carga: Al principio del ejercicio por el costo de los edificios existentes, y durante el ejercicio por el costo de los edificios que se adquieran. Este costo incrementa por las construcciones de los edificios, adiciones o mejoras que la empresa realice. 64 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los edificios que se vendan, y al término del ejercicio por el importe de su saldo, para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los edificios propiedad del negocio. Aparece en el balance general en el grupo de activo fijo.  Muebles y Equipos de oficina Representa los bienes: escritorios, mesas de trabajo, sillones, archivadores, sala de recepción, modulares, y otros enseres que la empresa adquiere para acondicionar las oficinas y uso de las operaciones y gestión administrativa del negocio. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el costo de los muebles y enseres existentes, y durante el ejercicio, por el costo de los muebles y enseres que se adquieran. Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los muebles, enseres y equipos de oficina que se vendan, por lo general después de su vida útil en la empresa, y al término del ejercicio por el costo de los muebles, enseres y equipos que se den de baja por inservibles y por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor a precio de costo de los muebles y enseres propiedad del comerciante. Aparece en el balance general en el grupo del activo fijo.  Equipo de Reparto o Vehículos Representa todos los carros que la empresa ha adquirido para sus operaciones administrativas y de ventas. Tienen una vida útil de cinco años, tiempo en que se ha recuperado su inversión. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el costo de los vehículos existentes destinados al reparto de las mercancías, y a todo tipo de operaciones administrativas del negocio, y durante el ejercicio por el costo de los vehículos que se adquieran. Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los vehículos que se vendan, y al término del ejercicio por el costo de los vehículos que se den de baja por inservibles, y por el valor de su saldo, para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los vehículos, propiedad del negocio. Aparece en el balance general en el grupo del Activo fijo. 65 Sistema de Educación a Distancia  Equipos de computación Con este nombre se identifica todos aquellos equipos de cómputo que la empresa haya adquirido para el manejo de sus operaciones administrativas y de ventas. Computadoras, impresoras, licencias, redes y toda inversión relacionada con este rubro. Se carga: Al inicio del periodo económico por el costo invertido en equipos de computación que la empresa tiene, y durante el ejercicio, por el costo de los equipos que adquiera para renovar su tecnología, ampliar o instalar redes de comunicaciones. Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los equipos de cómputo que se vendan, y al término del ejercicio por el costo de los equipos que se den de baja por inservibles, y por el valor de su saldo, para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los equipos de cómputo, propiedad del negocio. Aparece en el balance general en el grupo del Activo fijo.  Gastos de Constitución Con este nombre de cuenta se identifica todos aquellos documentos como la escritura de constitución en compañía, permisos, RUC, inscripciones del negocio y otros para que este funcione sin complicaciones. Se carga: Por el valor de los gastos preoperacionales incurridos en la constitución de la compañía, sea en sociedad anónima o de responsabilidad limitada o en cualquier tipo de acuerdo a las indicadas en la ley de compañías. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, y expresa el valor de los gastos preoperacionales incurridos en la constitución de la compañía. Aparece en el balance general en el grupo del activo diferido o intangible.  Gastos de instalación Representa esta cuenta todas las adaptaciones, mejoras e instalaciones realizadas para acondicionar el local a las necesidades de la empresa. Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los gastos pagados por las adaptaciones, mejoras e instalaciones realizadas para acondicionar el local a las necesidades de la empresa, y durante el ejercicio por el valor de las nuevas adaptaciones, mejoras, etc. que se realicen. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. 66 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos de instalación, de adaptación, de mejoras, etc., efectuados para acondicionar el local. Aparece en el balance general en el grupo de activo diferido o intangible.  Gastos de investigación y desarrollo Representa todos los informes que se obtenga de un estudio de mercado para el desarrollo de nuevos productos u operaciones de servicios que la comunidad requiere. Se carga: Por el valor de los pagos realizados para el estudio de mercado. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos realizados en instigaciones de mercado. Aparece en el balance general en el grupo de activo diferido.  Patentes y marcas Esta cuenta identifica todos aquellos documentos que certifiquen que la empresa puede trabajar con una marca, debidamente patentada y registrada en los organismos correspondientes. Una patente se la puede adquirir mediante un trámite o comprándola en el mercado. Se carga: Por el valor de los gastos realizados en la adquisición de las patentes y marcas para uso del negocio. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el costo invertido en patentes y marcas. Aparece en el balance general en el grupo de activo diferido.  Licencias y franquicias Representa todos aquellos documentos, compromisos, contratos que certifiquen que la empresa esta autorizada para realizar operaciones de negocios con las licencias y franquicias adquiridas. Por ejemplo en nuestro país se encuentra Burger King, porque es franquicia adquirida por un empresario. Se carga: Por el valor de los gastos realizados en la adquisición de las licencias y franquicias para uso del negocio. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos realizados en la adquisición de las licencias y franquicias para uso del negocio. Aparece en el balance general en el grupo de activo diferido. 67 Sistema de Educación a Distancia  Proveedores o Cuentas por Pagar Con esta cuenta se identifica las deudas contraídas con proveedores de bienes o servicios. Es de naturaleza acreedora. Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los pagos a cuenta o liquidación efectuada a los proveedores, el valor de las mercancías devueltas a los proveedores, al terminar el ejercicio por el importe de su saldo para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el importe de las deudas contraídas por compras de mercancías o servicios a crédito, y que se encuentran pendientes de pago, durante el ejercicio por el valor de las compras de mercancías efectuadas a crédito, el valor de los intereses que nos apliquen los proveedores por demora en el pago. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de las compras de mercancías a crédito pendientes de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo circulante o corriente.  Documentos por Pagar Con esta cuenta se identifica las deudas contraídas con proveedores de bienes, valores o servicios y por el crédito se firma documentos al proveedor, puede ser letra de cambio o pagarés. Es de naturaleza acreedora. Se carga: Durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos que se paguen, pueden ir cancelándose por parte o cancelar el valor principal en su totalidad. Al terminar el ejercicio también se carga por el valor de su saldo, para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor nominal de los documentos pendientes de pago, y durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos que suscriba o acepte la empresa por las compras de bienes a crédito. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor nominal de los documentos pendientes de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo circulante.  Acreedores Diversos Se carga: Durante el ejercicio por el valor de los pagos a cuenta o en liquidación efectuados a los acreedores. Al terminar el ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor adeudado a varios acreedores y durante el ejercicio por el crédito contratado en la compra de bienes o servicios, por deudas a terceras personas por conceptos diversos y por el valor de los intereses que nos apliquen los acreedores por mora en el pago. 68 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil El saldo de esta cuenta es acreedor, expresa el valor que, por conceptos distintos de la compra de mercancías, se deben a terceras personas. Aparece en el Balance general en el grupo del pasivo circulante.  IVA por Pagar Esta se utiliza para registrar el monto del IVA que la empresa debe pagar al estado ecuatoriano, una vez que haya compensado con el IVA pagado en compras y el IVA cobrado en ventas. Se carga: Por el importe del IVA cobrado derivado de una devolución del cliente y por el valor de su saldo para liquidar el IVA al estado ecuatoriano. Se abona: El importe del IVA que cobremos a terceras personas, básicamente a clientes en la venta de bienes o servicios. El saldo de esta cuenta es acreedor, es el importe que debemos al fisco, aparece en el balance general; en el grupo de pasivo circulante.  Servicios Cobrados por Anticipado Se carga: (durante el ejercicio) el valor que de dichos intereses se hayan vencido durante el ejercicio, (al terminar el ejercicio) el valor de su saldo, para saldarla. Se abona: (al principiar el ejercicio) el valor de los intereses cobrados por anticipado pendientes de vencerse, (durante el ejercicio) el valor de los intereses que se vayan cobrando por anticipado. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los intereses cobrados por anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo diferido.  Alquileres Cobrados por Anticipados Cuenta que registra los cobros anticipados que por conceptos de arriendos de locales comerciales, oficinas u otros la empresa realice con sus clientes, operación sustentada mediante un contrato de arriendo. Se carga: Para ajustar el valor de los alquileres vencidos, y al término del ejercicio económico por el valor de su saldo para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico pel valor de los alquileres cobrados por anticipado y pendientes de vencerse, y durante el ejercicio por el valor de los alquileres que se vayan cobrando por anticipado. 69 Sistema de Educación a Distancia El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los alquileres cobrados por anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo de pasivo diferido.  Anticipo de clientes Cuenta que registra valores anticipados que hemos recibido de clientes por ventas futuras de inventario. Representa una deuda para la empresa, pues, si no se paga con el inventario se tendría que devolver el dinero recibido. Se carga: Para ajustar el valor de los servicios vencidos o entrega de inventario a los clientes, y al término del ejercicio económico por el valor de su saldo para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los cobros por anticipado y pendientes de vencerse, y durante el ejercicio por el valor de los anticipos de clientes que se vayan realizando. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los anticipos cobradas por anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo de pasivo diferido.  Créditos Hipotecarios o Hipoteca por Pagar Cuenta que registra la deuda contraída por la empresa con una institución financiera a cambio de las escritura de propiedad de los bienes inmuebles que posee la organización. Esta operación se realiza con la necesidad de financiar los proyectos de inversión que desea realizar la empresa como parte de sus objetivos organizacionales. Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los pagos que se vayan haciendo a cuenta o en liquidación de los préstamos hipotecarios, y al terminar el ejercicio por el valor de su saldo, para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los préstamos pendiente de pago cuya garantía este constituida con algún bien inmueble, y durante el ejercicio por el valor de los nuevos préstamos hipotecarios que se obtengan. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los préstamos hipotecarios pendiente de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo fijo o a largo plazo.  Capital Esta cuenta registra los aportes de los socios o el pago de las acciones que fueron suscritas a los accionistas. En los negocios unipersonales es el aporte que realiza el dueño para iniciar su negocio. 70 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los retiros de capital que haga el propietario o los socios de una compañía, y al término el ejercicio por el valor de su saldo, para cerrarla. Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los aportes que realizan los socios o las acciones suscritas por los accionistas y durante el ejercicio el ejercicio por el valor de las nuevas aportaciones de capital que realicen los socios o el propietario de un negocio. El saldo de esta cuenta es acreedor, refleja el monto de capital aportado por los socios, pertenece al grupo de las cuentas de patrimonio y es de balance general. El capital de una empresa o negocio se incrementa con las utilidades acumuladas y disminuye con la pérdida del ejercicio.  Ventas Cuenta que registra las ventas de mercaderías al precio de venta al público. Es de naturaleza acreedora por representa ingresos para la empresa. En los negocios de servicios se utiliza la cuenta Venta de Servicios de.......... (se indica el tipo de servicio que la empresa otorga a sus clientes o también puede llamársela Ingreso por Servicios. Se carga: Por el valor de las devoluciones de mercancías que nos hagan los clientes, y cuando la empresa maneja el sistema de inventario perpetuo, y por el saldo de la cuenta para cerrarla y determinar la utilidad bruta que obtiene la organización. Se abona: Por el valor de las ventas o expendio de mercancías efectuadas a contado o a crédito. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el total de las ventas de mercancías efectuadas durante el ejercicio.  Gastos de Venta Cuenta que registra los gastos de comercialización que incurre un negocio para vender sus bienes o servicios. Corresponden a esta cuenta: Publicidad, Comisiones a Vendedores, Movilización, Viáticos, provisión o estimación para cuentas incobrables y otros gastos que exclusivamente se originen al distribuir las mercaderías. Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de todos aquellos gastos que se realicen en relación directa con la promoción y desarrollo del volumen de las ventas. Al término del ejercicio por el valor de todos los gastos que se reconozcan y que se incurrieron en el periodo que originaron ganancias a la empresa. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de Perdidas y Ganancias para proceder a cerrarla. 71 Sistema de Educación a Distancia El saldo de esta cuenta es deudor y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias en el grupo de los gastos de operación.  Gastos de Administración Cuenta que registra todos los desembolsos incurridos y gastos que se reconocen y que fueron realizados para la eficiente dirección y administración de las operaciones del negocio. Corresponden los sueldos, servicios básicos, depreciaciones y amortizaciones, alquileres, seguros, útiles de oficina consumidos, y otros. Se carga: Durante el ejercicio por el importe de todos aquellos gastos que se paguen con el objeto de sostener las actividades destinadas a la dirección y administración de la empresa. Al término del ejercicio por el valor de gastos administrativos causados por el negocio. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor y aparece en el estado de Pérdidas y Ganancias en el grupo de los gastos de operación.  Gastos Financieros Esta cuenta registra los enteres, comisiones e impuestos, valores que paga la empresa al momento de los financiamientos que adquiere para desarrollar sus proyectos de inversión. Los intereses que se reconocen en los préstamos al banco, es un ejemplo de gastos financieros. Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los gastos realizados. Al término del ejercicio por el valor de los gastos financieros que se reconozcan. Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias en el grupo de gastos financieros, después de la utilidad operacional.  Otros Gastos no operacionales Esta cuenta registra todos los gastos incurridos pero no propios de las operaciones del negocio. La pérdida en venta de activo fijo depreciado es un ejemplo de este tipo de gasto. Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de las pérdidas en venta de activo fijo, el valor de las pérdidas en venta de acciones y valores, el valor de las pérdidas que se incurre de operaciones eventuales. 72 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo deudor, con cargo a la cuenta de Pérdidas y Ganancias para cerrarla. El saldo de esta cuenta es deudor, y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias después de la utilidad o pérdida operacional.  Otros ingresos Cuenta que registras otros ingresos que la empresa ha obtenido por conceptos diversos y que no se derivan de la venta de inventarios o servicios. Comisiones ganadas, intereses ganados, ganancia en venta de activo fijo, son ejemplos de otros ingresos que genera la organización. Se carga: Por el saldo de la cuenta para cerrarla y determinar la utilidad bruta que obtiene la organización. Se abona: Por el valor de los otros ingresos que genere la empresa por operaciones comerciales diferente de la venta de bienes o servicios. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el total de los otros ingresos efectuados durante el ejercicio. Se presenta en el Estado de resultados después de la utilidad o pérdida operacional.  Pérdidas y Ganancias Cuenta de balance general que registra el resultado que haya obtenido la empresa: pérdida o utilidad. Se carga: Al término del ejercicio, por el valor de los saldos de las cuentas de gastos administrativos, de ventas, financieros y otros gastos, en el asiento de cierre que se muestra en el libro diario. Se abona: Al término del ejercicio por el valor del saldo de la cuenta Ventas y de la cuenta Productos financieros y de los Otros Ingresos. El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor y debe ser igual a la utilidad o la pérdida neta que presenta el Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados. Su saldo deudor, refleja que la empresa ha obtenido pérdidas y saldo acreedor representa la ganancia obtenida en el ejercicio. Se transfiere su saldo a la cuenta Utilidad del ejercicio para presentarla en el balance general, junto con el capital, bajo el rubro de Patrimonio. 73 Sistema de Educación a Distancia 4. Orientaciones específicas para el estudio Recomendamos que usted investigue en los textos complementarios e Internet, conceptos adicionales para complementar los datos proporcionados en este texto guía. Se recomienda que si existen dudas consulte con su tutor(a) y sobre todo no avance si no está seguro de comprender este tema. Trate de hacer asociaciones con actividades cotidianas para de esta forma asimilar mejor la naturaleza y concepción de las cuentas contables. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN A) Conteste Verdadero (V) o Falso (F) 1. El término Haber se refiere al lado derecho de la cuenta. ..................................... ( ) 2. El registro del movimiento del lado derecho de la cuenta se llama Abono............ ( ) 3. Si la suma de los abonos es menor que la suma de los cargos, la cuenta tiene saldo acreedor ......................................................................................................... ( ) 4. Las cuentas de pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad ............................................................................................................ ( ) 5. Las cuentas de patrimonio son las que controlan las deudas con los accionistas solamente sin tomar en cuenta la utilidad que el ente genere ............ ( ) 6. Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos: las Cuentas de Ingresos y las Cuentas de Gastos ................................................................................................... ( ) 7. Las partidas que conforman las Cuentas de Balance son el Activo, Pasivo y Patrimonio ............................................................................................................... ( ) 8. La cuenta, es el registro sistemático de un determinado tipo de operación.......... ( ) 9. El nombre de la cuenta que asigne debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla.......................................................................................... ( ) 10. Cuenta es la unidad básica de registro de la Contabilidad. La cuenta es representada gráficamente como una "T". ............................................................ ( ) B) Indicar si las cuentas que se presentan a continuación son de naturaleza acreedora o de naturaleza deudora. Cuenta Bancos Clientes Edificio 74 Naturaleza Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Documentos por cobrar Ventas Gastos de instalación Proveedores Funcionarios y empleados Capital social Deudores diversos Costo de ventas Gastos de ventas ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO A. 1. V 2. V 3. F 4. V 5. F 6. F 7. V 8. V 9. V 10. V B. Indicar si las cuentas que se presentan a continuación son de naturaleza acreedora o de naturaleza deudora. Cuenta Naturaleza Bancos DEUDORA Clientes DEUDORA Edificio DEUDORA Documentos por cobrar DEUDORA Ventas ACREEDORA 75 Sistema de Educación a Distancia 76 Gastos de instalación DEUDORA Proveedores ACREEDORA Funcionarios y empleados DEUDORA Capital social ACREEDORA Deudores diversos ACREEDORA Costo de ventas DEUDORA Gastos de ventas DEUDORA Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 6 EL PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE Y SUS REGLAS FUNDAMENTALES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción La contabilidad se basa en un sistema de partida doble, lo cual significa que registramos los efectos dobles de una operación. Cuando usted va a comprar un artículo personal, al mismo tiempo que recibe, usted entrega el dinero. Todas las operaciones que realizamos a nivel personal o como empresa, el objeto de este estudio en este tema, vamos a encontrar doble efecto. Para comprender el manejo de las cuentas contables presentadas en el tema anterior, es fundamental conocer el principio de la partida doble y sus principales reglas. Es necesario, por lo tanto tratar este tema detenidamente con ejecución de ejemplos prácticos. 2. Objetivos específicos    3.  Aplicar los principios de la partida doble, a través del reconocimiento del débito y crédito en las transacciones comerciales para el uso correcto de las cuentas. Establecer los movimientos deudores y acreedores de las cuentas. Calcular los saldos que presentan las cuentas. Desarrollo del tema La Partida Doble Definición Es el principio de contabilidad generalmente aceptado, más práctico, útil y conveniente para producir informes financieros. Si analizamos un evento de negocios u operación que se realice, encontraremos que siempre se afectará por los menos a dos partidas o cuentas contables. De ahí, su principio fundamental que indica No habrá deudor sin acreedor o viceversa . ¿A qué se refiere este principio? En el tema anterior se trató las partes de la cuenta y se determinó en la T, que de un lado se reciben valores y del otro lado se entregan valores. Por lo tanto, recordemos que si la cuenta recibe del lado izquierdo (Debe o 77 Sistema de Educación a Distancia cargo) presenta un movimiento deudor; y si la cuenta entrega del lado derecho (Haber o abono), presenta movimiento acreedor. Reglas para identificar el movimiento deudor y acreedor de una cuenta Es fundamental aplicar la regla que se explica a continuación, sólo así usted podrá identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones. Lo primero será considerar las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las cuentas que intervienen en la operación? Por ejemplo: Compramos sillas, escritorios y varios enseres para la oficina según fact. de Muebleofi por $ 2,400, valor que se paga en efectivo. En esta operación intervienen: Muebles de oficina y Caja ¿Cuál es la cuenta que recibe?: Muebles de oficina recibe por lo tanto es Deudora ¿Cuál es la cuenta que entrega? Caja entrega por lo tanto es Acreedora Muebles de oficina se debita con $ 2,400 Caja se acredita con $ 2,400 Para registrar las operaciones, en primer lugar, se debe analizar, identificar las cuentas que intervienen, además, se debe determinar tanto la causa como el efecto que producen y, después se debe aplicar las reglas del cargo y del abono. Teorías del cargo y de abono         Igual valor que se registra en el Debe de la cuenta, registrará en el Haber de la cuenta correspondiente. Los gastos son cuentas deudoras. Los ingresos son cuentas acreedoras. Todo lo que se debita en una cuenta se debe a lo que se acredita en otra cuenta. Con el cargo aumentan las cuentas de activo y con el abono disminuyen. Con el abono aumentan las cuentas de pasivo y con el cargo disminuyen. Igual movimiento de las cuentas de activo presenta las cuentas de gastos. Igual movimiento de las cuentas de pasivo presenta las cuentas de patrimonio y de ingresos. Operaciones de negocios analizadas y registradas en T Operación 1: Se inicia el negocio Lavandería Prontito, con un capital de $ 20,000 en efectivo, que es aportado en partes iguales por cinco socios, constituyen una sociedad de Responsabilidad Limitada. 78 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil D Caja H D Capital $ 20,000 H $ 20,000 Operación 2: Lavandería Prontito se dispone a brindar servicios de lavado de toda clase de ropa, por lo que adquiere máquinas lavadoras y secadoras, además de varios equipos para el planchado, en la negociación invierte $ 12,000, que paga en efectivo. D Maquinarias y Equipos H D Caja $ 12,000* H $ 12,000* *Recuerde: Siga las reglas para identificar el movimiento deudor y el movimiento acreedor, es decir la cuenta deudora y la cuenta acreedora. Realice el análisis de la operación, haga las preguntas citadas anteriormente. Operación 3: Se apertura una cuenta bancaria en el Banco del Pacífico con $ 5,000 D Bancos $ 5,000 H D Caja H $ 5,000 Operación 4: Se compra una camioneta para el uso del negocio según fact. de Automotores y Anexos por $ 35,000 que se cancela con una cuota inicial de $ 2,500 y por el saldo se firman 24 letras de cambio para pagar mensualmente. D Vehículos H D Caja $ 35,000 H $ 2,500* D Documentos por Pagar H $ 32,500* *Observe: Igual valor que se carga, se abona en las respectivas cuentas. Operación 5: Se compran materiales de lavandería según fact. # 258 de Supertaxi por $ 800, valor que se cancela con cheque de la cuenta corriente de la empresa. 79 Sistema de Educación a Distancia D Suministros de Lavado H D Bancos $ 800 H $ 800 Operación 6: Se recibe efectivo en cancelación de varias facturas por venta de servicios de lavado y se recauda $ 3,128 que se deposita en la cuenta corriente bancaria de la empresa. D Bancos H D Ventas de servicios H $ 3,128 $ 3,128 Operación 7: Se cancela con cheque planilla de Luz 150, teléfono $ 200 D Servicios Básicos H D Bancos $ 350 H $ 350 Operación 8: Se venden servicios de lavado de alfombras y cortinas a oficinas y empresas según facturas que suman $4,500 y quedaron en pagar en 30 días. D Cuentas por cobrar H D Ventas de servicios $ 4,500 H $ 4,500 Operación 9: Se cancelaron en efectivo los salarios al personal de la lavandería por $800 D Gastos de sueldos H $ 800 D Caja H $ 800 Operación 10: Se canceló con cheque de la cuenta bancaria de la empresa 6 meses de arriendos anticipados para que funcione la lavandería y la oficina del negocio, el valor mensual del alquiler es de $ 1,000 80 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil D Arriendo Prepagado H D Bancos $ 6,000 H $ 6,000 4. Orientaciones específicas para el estudio Le recomendamos que investigue en los textos complementarios e Internet conceptos adicionales para complementar los datos proporcionados en esta guía. Se recomienda que si existen dudas consulte con su tutor(a) y sobre todo no avance si no está seguro de comprender este tema. Su ingreso a la plataforma será de mucho beneficio, pues encontrará material de apoyo para retroalimentar su aprendizaje. Trate de hacer similitudes con actividades cotidianas para de esta forma comprender mejor la naturaleza y concepción de las cuentas contables y su aplicación de la partida doble. A continuación presentamos actividades de aprendizaje que reforzarán sus conocimientos, trate de desarrollar y luego compare con el solucionario. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN EJERCICIOS DE APLICACIÓN: A) Identificación de las cuentas en las operaciones de negocios Lea cuidadosamente cada operación de negocio del Hotel Bello Amanecer, analícela, y observe el listado de cuentas que aparecen numeradas para su identificación. Después, se muestran las columnas en las que deberá escribir los números de identificación de las cuentas que se verían afectadas por las transacciones descritas. En varias de las respuestas se puede utilizar la misma cuenta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Caja Bancos Cuentas por Cobrar – Clientes Cuentas por Cobrar –empleados Muebles y equipos Equipos de computación Terrenos Edificios Cuentas por pagar 9. Documentos por pagar 10. Obligaciones Bancarias 11. Capital Social 12. Dividendos 13. Ingresos por Servicios Hoteleros 14. Gastos de Administración 15. Gastos de Ventas 16. Gastos Financieros Operaciones de negocios 81 Sistema de Educación a Distancia a. Se constituye con escritura pública, ante el notario del cantón Ab. Roger Arosemena, la compañía hotelera denominada Hotel Bello Amanecer S.A. con cinco accionistas, quienes pagan en efectivo el capital aportado de $5,000 cada uno, aperturando inmediatamente una cuenta corriente en el Banco de Machala. b. Se arrienda un edificio para las instalaciones del hotel, en $ 4000 que se cancela con ch/. 01. c. Para uso del hotel se adquiere mobiliario y varios equipos de cocina, lavandería y de oficina según fact. de Créditos Económicos por $ 1,200 que se cancela al contado cheque 02. d. Nos aprueban un préstamo que se gestionó en el Banco de Machala por $ 50,000 el mismo que fue acreditado en n/ cta. cte., el banco cobra el 2,6 % de impuestos único SOLCA. Se firmó un Pagaré a un año plazo. e. Se compra, para uso del hotel, dos computadoras y una impresora según F/ de MICRO TECH por $ 2.500 a crédito a 90 días y se entregó como cuota inicial el 20% con cheque 03. f. Se venden servicios de hospedajes y se recauda 1,142.00 en efectivo. g. Se contrata publicidad en el Diario El Universo para la oferta que se lanzará próximamente, ofreciendo paquetes de hospedajes por grupos familiares, la f/ es de $180 que se cancela con cheque 04. h. Se paga con cheque servicios básicos que suman $ 475 correspondiente al presente mes. DÉBITO CUENTA CRÉDITO DÉBITO VALOR CRÉDITO a b c d e f g h B) Analice las siguientes transacciones y en T determine la cuenta, el débito y el crédito (aplique el principio de la partida doble) 1. Se inicia la empresa de Servicios de Mensajería denominado RAPIDITO, Cía. Ltda. con el aporte de los socios, quienes entregan efectivo. Son 10 socios, cada uno aporta $2,000.00. 82 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 2. Se compran escritorios, sillas, mesas de trabajo y archivadores según factura # 387 de Comercial Mueble –Ofi por $ 2,500 que cancela de contado. 3. Abren una cuenta corriente en el Banco de Guayaquil con $ 10,000. 4. Arriendan una oficina y pagan con cheque por adelantados cuatro meses, el arriendo por mes es de $ 300. 5. Se cancela con cheque al Canal 2 Ecuavisa, la publicidad del negocio según factura por $ 800. 6. Se compra una furgoneta Chevrolet para uso de la empresa según f/ de Automotores y Anexos por $ 28,400 que se paga el 20% con ch/ de la cuenta corriente del Banco de Guayaquil, y por el saldo firma 20 letras para pagos mensuales. ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO A) CUENTA DÉBITO CRÉDITO a 1 11 b 14 1 c 4 1 d 1 10 16 e 5 1 8 f 1 13 g 15 1 h 14 1 DÉBITO 25000 4000 1200 48700 1300 2500 1142 180 475 VALOR CRÉDITO 25000 4000 1200 50000 2500 1142 180 475 83 Sistema de Educación a Distancia B) CAJA (1) 20,000 CAPITAL SOCIAL 2,500 (2) 10,000 (3) MUEBLES Y ENSERES (2) 2,500 GASTOS DE PUBLICIDAD (5) 800 EQUIPOS DE REPARTO (6) 28,400 84 20,000 (1) BANCOS (3) 10,000 1,200 (4) 800 (5) 5,680 (6) ARRIENDOS PREPAGADOS (4) 1,200 DOCUMENTOS POR PAGAR 22,720 (6) Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 7 PLAN DE CUENTAS Y EL CÓDIGO DE CUENTAS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción El Plan de Cuentas representa el correcto ordenamiento de las cuentas que permite su mejor identificación a través de una codificación que refleja su importancia en los Estados Financieros y proporciona una mejor visualización de la situación del negocio en un período determinado. Por ello, en este tema estudiaremos el Plan de Cuentas y su respectivo código. Con estos conocimientos nos estamos preparando para el registro y para organizar un sistema de información contable que toda empresa necesita para el éxito de sus funciones administrativas y financieras. 2. Objetivos específicos    Manejar un plan o catálogo de cuentas, sus características y funciones para que se prepare a diseñar el catálogo de una pequeña empresa de servicio. Utilizar el uso del plan de cuentas como parte del manual contable. Valorar la importancia de la correcta clasificación de las cuentas. 3. Desarrollo del tema  Catálogo o Plan de Cuentas Definición La lista de cuentas ordenada metódicamente, diseñada de manera particular para una determinada empresa o ente económico, y que sirve de base al sistema de procesamiento contable es lo que llamamos Plan de cuentas. El catálogo de cuentas es necesario en todo tipo de empresas públicas o privadas, independiente de su giro o actividad y sin importar su magnitud (micro, mediana o grande) Por escaso que sea su movimiento contable, habrá de establecer un catálogo de cuentas que satisfaga tanto las necesidades de registro diario de sus operaciones como la de una presentación adecuada de información financiera periódica. Estructura de un plan de cuentas 85 Sistema de Educación a Distancia De acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, políticas, estrategias y planes. Un plan de cuentas debe ser específico y particularizado, con las siguientes características:     Sistematización en el ordenamiento Flexibilidad para aceptar nuevas cuentas Homogeneidad en los agrupamientos diseñados Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas Los grupos de cuentas se ordenan en los siguientes niveles: Situación financiera Activo Pasivo Patrimonio Nivel superior para el grupo Situación económica Situación potencial Cuentas contingentes Cuentas de orden Activo Corriente o circulante Fijo o Propiedad, Planta y equipo Diferidos y otros activos Pasivo Pasivo corriente o corto plazo Pasivo fijo o a largo plazo Diferidos y otros pasivos Capital Reservas Superávit de Capital Patrimonio Resultados Segundo nivel Para el subgrupo Gastos Operacionales No operacionales Rentas o Ingresos 86 Gastos Ingresos Ingresos operativos Ingresos no operativos Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Cuentas de orden Cuentas de orden acreedora Cuentas de orden deudoras PLAN DE CUENTAS CORRIENTE FIJO DIFERIDO CORTO PLAZO LARGO PLAZO CAPITAL RESERVAS UTILIDADES INGRESOS GASTOS El código de cuentas Por lo general, el catálogo de cuentas tiene un número asignado a cada cuenta, aparte de su nombre. El uso del número en los diversos documentos comerciales, sirve de ayuda en la labor rutinaria de oficina para reunir los datos concernientes de todas las transacciones del negocio y para la transparencia de la información contable.  Sistemas de codificación Alfabético progresivo 87 Sistema de Educación a Distancia Consiste en crear grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros y posteriormente se hace un agrupamiento utilizando las letras del alfabeto, asignándole una letra a cada cuenta. Numérico Se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas. Nemotécnico Se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos de cuentas en caso de que no existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial; se empleará además de la primera letra, otra más que sirva de distinción que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. Combinado Cuando se utilizan simultáneamente dos o más sistemas.  Métodos de codificación 1. Método simple.- Se debe asignar un número, respetando la serie cronológica; este método no permite una clasificación jerárquica. 2. Método simple saltado.- Es aquel que se ordena los datos bajo criterio, salta o interrumpe con el objeto de interpretar en un futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos. 3.- Método en bloque.- Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites respectivos en serie numérica. Generalmente el límite está dado por el (0). Ejemplo: 1-10 ACTIVO 1-20 PASIVO 1-30 PATRIMONIO 4. Método de dígitos finales.- Son aquellos que están a la derecha, y constituyen realmente el código. Este método sirve para disminuir la información. Ejemplo: Se utiliza para precios de venta. 25 101 32 102 43 103 5. Método decimal punteado.- Este método es práctico, fácil de entender y descifrar; es el más utilizado en la práctica contable. Ejemplo: Grupo 1. 88 Sub. Grupo 1.1. Cta. Mayor Gral. 1.1.01. Cta. Mayor Aux. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 1. 1.1. 1.1.02. 1.1.02.05 En el momento que se entra en una jerarquía inferior, se respeta el código de la jerarquía mayor. EJEMPLO DE UN PLAN DE CUENTAS: COMERCIAL 1, 2, 3 DE LA BAMBA, S.A. PLAN GENERAL DE CUENTAS SISTEMA NUMÉRICO DECIMAL CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA 1. 1.1. 1.1.01 1.1.02 1.1.03 1.1.04 1.1.05 1.1.06 1.1.07 1.1.08 1.1.09 1.1.10 1.1.11 1.1.12 ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA CHICA BANCOS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES ACCIONES SUSCRITAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR INVENTARIO DE MERCADERÍAS INVENTARIO DE SUMINISTROS OFICINA IVA-COMPRAS IRF- ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA SEGUROS PREPAGADOS ANTICIPO SOCIOS 1.2. 1.2.01 1.2.02 1.2.03 1.2.04 1.2.05 1.2.07 1.2.11 1.2.12 1.2.13 1.2.14 1.2.15 1.2.17 ACTIVO FIJO EDIFICIOS EQUIPO DE OFICINA MUEBLES DE OFICINA EQUIPOS DE COMPUTACIÓN VEHÍCULOS MAQUINARIA Y EQUIPO DEPREC. ACUM. EDIFICIOS (-) DEPREC. ACUM. EQUIPO DE OFICINA (-) DEPREC. ACUM. MUEBLES DE OFICINA (-) DEPREC. ACUM. EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (-) DEPREC. ACUM. VEHÍCULOS (-) DEPREC. ACUM. MAQUINARIA Y EQUIPO (-) 1.3. 1.3.01 1.3.02 1.3.03 DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS GASTOS DE CONSTITUCIÓN AMORTIZACIÓN ACUM. GASTOS (-) INVERSIONES PERMANENTES 2. 2.1. 2.1.01 2.1.02 2.1.03 2.1.04 2.1.05 2.1.06 2.1.07 2.1.08 2.1.09 PASIVOS PASIVO CORRIENTE PROVEEDORES SUELDOS POR PAGAR PRÉSTAMOS BANCARIOS C/P INTERESES BANCARIOS C/P ANTICIPOS DE CLIENTES IMPUESTOS RETENIDOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR IVA – VENTAS IMPUESTOS A LA RENTA POR PAGAR 25% 89 Sistema de Educación a Distancia 2.1.10 2.1.12 PARTICIPACIÓN TRABAJADOR 15% PORCIÓN CORRIENTE DEL PASIVO A LA LARGO PLAZO 2.2. 2.2.01 2.2.02 PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO HIPOTECAS POR PAGAR PRÉSTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO 2.3. 2.3.01 2.3.02 DIFERIDOS Y OTROS PASIVOS ARRIENDOS PRECOBRADOS UTILIDADES POR REALIZAR 3. 3.1. 3.1.01 3.2. 3.2.01 3.2.02 3.2.03 3.3. 3.3.01 3.3.02 3.4. 3.4.01 3.4.02 PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL CAPITAL ACCIONES RESERVAS LEGAL ESTATUTARIA ESPECIAL SUPERÁVIT DE CAPITAL DONACIONES DE CAPITAL RESERVA POR EXPOSICIÓN DE LA INFLACIÓN RESULTADOS DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO ACTUAL ( O PÉRDIDA) UTILIDAD (O PÉRDIDA) DE EJERCICIOS ANTERIORES 4. 4.1. 4.1.01 4.1.02 4.2. 4.2.01 4.3. 4.3.01 INGRESOS OPERACIONALES VENTAS COSTO DE VENTAS (-) NO OPERACIONALES ARRIENDOS GANADOS EXTRAORDINARIOS DONACIONES RECIBIDAS 5. 5.1. 5.1.01 5.1.02 5.1.03 5.1.04 5.1.05 5.1.06 5.1.07 5.1.08 5.1.09 5.1.10 5.1.11 GASTOS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN SUELDOS Y SALARIOS BENEFICIOS SOCIALES GASTOS DE REPRESENTACIÓN SUMINISTROS DE OFICINA MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS SERVICIOS BÁSICOS DEPRECIACIÓN ACTIVOS FIJOS LIMPIEZA Y ASEO MULTAS MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE RECEPCIONES Y BANQUETES 5.2. 5.2.01 5.2.02 5.2.03 5.2.04 5.2.05 5.2.06 5.2.07 5.2.08 5.2.09 5.2.10 5.2.11. GASTOS DE VENTAS SUELDOS Y SALARIOS BENEFICIOS SOCIALES GASTOS DE REPRESENTACIÓN SUMINISTROS DE OFICINA PUBLICIDAD MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS LUZ, AGUA Y TELÉFONO DEPRECIACIÓN ACTIVOS FIJOS LIMPIEZA Y ASEO MULTAS MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE 90 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 6. 6.1. 6.2. CUENTAS CONTINGENTES DEPÓSITOS EN GARANTÍA DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA 7. 7.1. 7.2. CUENTAS DE ORDEN MERCADERÍAS EN CONSIGNACIÓN MERCADERÍAS RECIBIDAS EN CONSIGNACIÓN Fuente: Contabilidad General del Dr. Pedro Zapata Sánchez 4. Orientaciones específicas para el estudio Recomendamos visitar las páginas web de la Superintendencia de Compañías (www.supercias.gov.ec), Superintendencia de Bancos (www.superban.gov.ec) y realizar una búsqueda de los catálogos de cuentas aplicados para cada una de las empresas. Recomendamos realizar un análisis de los planes de cuentas propuestos en los textos complementarios. Es importante que usted ingrese a la plataforma donde encontrará material de apoyo. Trabaje en equipo y prepare un plan de cuentas de una empresa de servicio, simule que usted es el o la dueña de la empresa, dirija a su equipo, trace objetivos, esto ayudará a alcanzar las metas propuestas para sus estudios a distancia. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN 1. Prepare el plan de cuentas de una empresa de servicios o de una empresa comercial, seleccione una del presente listado:         Comercial que compra y vende mercadería Agencia de Viajes Alquileres de menajes para eventos sociales Servicio de transporte para el personal de empresa y escolar Empresa de mantenimiento de computadoras Empresa de servicios de lavandería Empresa de servicios de mensajería Asesores en marketing y publicidad Requerimientos: Al diseñar el plan de cuenta suponga lo siguiente: a) Empresa individual o sociedad 91 Sistema de Educación a Distancia b) c) d) e) f) g) h) i) Compra y ventas al contado y a crédito Apertura de cuentas bancarias Adquisición de activos de alta tecnología Obtención de préstamos bancarios Pagar sueldos y beneficios a sus empleados Reparto de utilidades Realizar inversiones de corto plazo Otras operaciones que crea necesarias Estas actividades creadas le servirán para el diseño de su plan, el mismo que debe propender al incremento de cuentas de acuerdo a las necesidades del periodo. ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO EMPRE“A ABC PLAN O CATÁLOGO DE CUENTAS CÓDIGO GRUPO 1. 11. 11.01 11.02 11.03 11.03.01 11.03.02 11.03.03 11.04 11.04.01 11.04.02 11.04.03 11.04.04 11.04.05 11.05 11.05.01 11.05.02 11.05.03 11.05.04 11.05.05 11.05.06 92 CUENTA SUBCUENTA ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA CHICA BANCOS BANCO DEL AUSTRO BANCO DEL PACÍFICO BANCO DE GUAYAQUIL INVERSIONES FINANCIERAS ACCIONES BONOS CERTIFICADOS DE DEPÓSITO A PLAZO DEPÓSITOS DE AHORRO POLÍZAS DE ACUMULACIÓN CLIENTES ALMACENES EL TRIUNFO ALMACENES EL ROSAL CARRILLO JUEZ JOSE DIAZ BUENO BENITO HOLGUÍN BAQUE INÉS TORRES MITE JUAN A. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 11.06 11.06.01 11.06.01.01 11.06.01.02 11.06.02 11.06.03 11.07 11.07.01 11.07.02 11.07.03 11.07.04 11.08 11.08.01 11.08.02 11.08.03 11.09 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 11.15 11.16 11.17 11.17.01 11.17.02 11.17.03 11.18 11.18.01 11.18.02 11.18.03 12. 12.01 12.02 12.03 12.03.01 12.03.02 12.03.03 12.03.04 12.03.05 12.03.06 12.03.07 12.03.08 12.03.09 12.03.10 12.03.11 12.03.12 12.04 12.04.01 12.04.02 12.04.03 12.04.04 12.05 12.05.01 12.05.02 12.05.03 12.05.04 12.05.05 12.06 CUENTAS POR COBRAR DEUDORES DIVERSOS Arias Barón Ana Bustos Guerra Fito DEPÓSITOS EN GARANTÍA FUNCIONARIOS PRÉSTAMOS A EMPLEADOS ENCALADA RÍOS ALBERTO GÓMEZ ARIAS JUAN JOSÉ VELA MARÍN ANA ISABEL ZAMBRANO BUENO JAIRO DOCUMENTOS POR COBRAR ALMACENES EL TRIUNFO ALMACENES DON JUAN DISTRIBUIDORA LONDRES ACCIONES SUSCRITAS POR COBRAR IVA EN COMPRAS O IVA POR ACREDITAR IMPUESTOS RETENIDOS CRÉDITO TRIBUTARIO (IVA) COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR INGRESOS ACUMULADOS POR COBRAR (-) ESTIMACIÓN O PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES INVENTARIOS MERCADERÍAS SUMINISTROS DE OFICINA IMPORTACIONES EN TRÁNSITO PAGOS ANTICIPADOS SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO PUBLICIDAD PREPAGADA ALQUILERES PREPAGADOS ACTIVO FIJO - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO TERRENO EDIFICIOS MUEBLES Y EQUIPOS ESCRITORIO CON SILLÓN GERENCIA ESCRITORIO CON SILLÓN CONTABILIDAD ESCITORIO CON SILLA PARA SECRETARIA MOSTRADORES DE MADERA ARCHIVADORES METÁLICOS MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA IBM MÁQUINA CALCULADORA CASIO MÁQUINA CALCULADORA CANNON MÁQUINA REGISTRADORA CANNON CENTRAL TELEFÓNICA 8 TEL.MOD.SR890 FAX BROTHER 190 ACONDICIONADORES DE AIRES VEHICULOS CHEVROLET MODEL 99 MOTOR 279 MERCEDES BRNZ MODELO 2000 M-78 SUSUKI FROZA MOD.2000 M.843 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN EQUIPOS DE COMPUTACIÓN IBM 849MG (GERENCIA) IBM 840 MG (DPTO. CONTABILIDAD) COMPAQ 1200 MG (DPTO. VENTAS) IMPRESOSRA BJC 1000 PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EDIFICIO 93 Sistema de Educación a Distancia 12.07 12.08 12.09 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES Y EQUIPOS (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULOS (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 13. OTROS ACTIVOS 13.01 13.02 13.03 13.04 13.05 13.05.01 13.06 13.07 1. (ACTIVOS INTANGIBLES) (ACTIVOS NO CORRIENTES) GASTOS DE CONSTITUCIÓN GASTOS DE INSTALACIÓN GASTOS DE ORGANIZACIÓN GASTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO AMORTIZACIONES ACUMULADAS AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE GASTOS DE CONSTRUCCIONES EN CURSO (EN PROCESO) DOCUMENTOS POR COBRAR A LARGO PLAZO P ASIVO 21. PASIVO CORRIENTE (DEUDAS A CORTO PLAZO) 21.01 21.01.01 21.01.02 21.01.03 21.02 21.03 21.04 21.04.01 21.04.02 21.05 21.05.01 21.05.02 21.06 21.07 21.08 21.09 21.10 21.11 PROVEEDORES ALMACENES DÁVILA ALMACENES EL GLOBO ALMACENES EL NIÑO FELIZ CUENTAS POR PAGAR IVA POR PAGAR (IVA EN VENTAS) RETENCIONES POR PAGAR RETENCIONES IVA RETENCIONES EN LA FUENTE PRÉSTAMOS DE TRABAJADORES AL IESS POR PAGAR PRÉSTAMOS QUIROGRAFARIOS PRÉSTAMOS HIPOTECARIOS APORTES IESS POR PAGAR IMPUESTOS A LA RENTA POR PAGAR ICE EN VENTAS POR PAGAR IMPUESTOS AL PATRIMONIO POR PAGAR ARRIENDOS ACUMULADOS POR PAGAR INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR 21.12 21.12.01 21.12.02 21.12.03 DOCUMENTOS POR PAGAR CASA CLAVEROL DISTRIBUIDORAS YAZMIN DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA DIAZ 21.13 21.13.01 OBLIGACIONES BANCARIAS PRÉSTAMO BANCO PICHINCHA 21.14 21.14.01 21.14.02 21.14.03 21.14.04 21.14.05 21.14.06 21.14.07 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR SUELDOS POR PAGAR SOBRETIEMPOS POR PAGAR DECIMOTERCERO SUELDO DECIMOCUARTO SUELDO 15% PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES APORTES PATRONALES POR PAGAR FONDOS DE RESERVA POR PAGAR 22, PASIVO NO CORRIENTE (PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO) 22.01 22.02 22.03 94 DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO HIPOTECA POR PAGAR - CRÉDITOS HIPOTECARIOS PRÉSTAMOS A SOCIOS Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 23. 23.01 23.02 23.03 2. OTROS PASIVOS ARRIENDOS PRECOBRADOS COMISIONES PRECOBRADOS ANTICIPOS A CLIENTES PATRIMONIO 31 31.01 CAPITAL SOCIAL 32. RESERVAS CAPITAL 32.01 32.02 32.03 LEGAL FACULTATIVA OTRAS RESERVAS 33. UTILIDADES ACUMULADAS 33.01 33.02 33.03 33.04 UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES (UTILIDADES RETENIDAS) PÉRDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO PÉRDIDA DEL PRESENTE EJERCICIO 4. INGRESOS 41. INGRESOS OPERACIONALES 41.01 41.01.01 41.01.02 VENTAS 41.02 41.03 41.04 INRESOS POR SERVICIOS (-) DESCUENTOS EN VENTAS (-) DEVOLUCIONS EN VENTAS 42. VENTAS CON TARIFAS 12% VENTAS CON TARIFAS 0% INGRESOS NO OPERACIONALES (OTROS INGRESOS) 42.01 42.02 42.03 42.04 42.05 42.06 5. COMISIONES GANADAS INTERESES GANADOS ALQUILERES GANADOS UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS SOBRANTE DE CAJA DIVIDENDOS GANADOS GASTOS Y COSTOS 51. 51.01 51.02 51.03 51.04 51.05 COSTO DE VENTAS 52. GASTOS ADMINISTRATIVOS 52.01 52.02 52.03 52.04 52.05 52.06 52.07 COMPRAS CON TARIFA 12 % COMPRAS CON TARIFA 0% DEVOLUCIONES EN COMPRAS DESCUENTOS EN COMPRAS TRANSPORTES EN COMPRAS SUELDOS Y SALARIOS COMPONENTE SALARIA EN PROC. DE INDEX. HORAS EXTRAS DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN APORTES PATRONALES IESS CONTRIBUCIONES IECE - SECAP 95 Sistema de Educación a Distancia 52.08 52.09 52.10 52.11 52.12 FONDOS DE RESERVA VACACIONES BONIFICACIONES POR DESAHUCIO INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO ARRIENDOS 52.13 52.13.01 52.13.02 52.13.03 52.14. 52.15. 52.15.01 52.15.02 52.15.03 52.15.04 52.16 52.17 52.18 SERVICIOS BÁSICOS AGUA POTABLE ENERGÍA ELECTRICA TELÉFONO, INTERNET Y FAX CONTRIBUCIONES Y DONACIONES GASTOS DE PERSONAL AGASAJO AL PERSONAL ALIMENTACIÓN DEL PERSONAL INDUMENTARIA DEL PERSONAL BAR Y CAFETERÍA HONORARIOS PROFESIONALES GASTOS JUDICIALES SERVICIOS PRESTADOS OCASIONALES 52.19 52.20 52.20.01 52.20.02 52.20.03 52.20.04 52.20.05 52.21. 52.22. 52.23. 52.24. 52.25. ÚTILES DE OFICINA SEGUROS SEGURO MÉDICO SEGURO ACCIDENTES DE TRABAJO SEGUROS PERSONAL SEGUROS DE VEHÍCULOS SEGUROS DE INCENDIO GASTOS DE REPRESENTACIÓN JUBILACIÓN PATRONAL FALTANTE DE CAJA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES REPUESTOS Y ACCESORIOS 52.40 42.40.01 42.40.02 42.40.03 42.40.04 42.40.05 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE EDIFICIOS DE VEHÍCULOS DE EQUIPOS DE OFICINA DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO 52.50. 52.50.01 52.50.02 52.50.03 52.50.04 52.50.05 52.50.06 52.50.07 52.50.08 DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES DEPRECIACIONES DE EDIFICIOS DEPRECIACIONES DE VEHÍCULOS DEPRECIACIONES DE MUEBLES Y ENS. DEPRECIACIONES DE EQUIPOS DE OFIC.. DEPRECIACIONES DE EQUIPOS DE COMPUT. AMORTIZACIONES DE GTOS. CONSTITUC. AMORTIZACIONES DE GTOS,. INSTALACIÓN AMORTIZACIONES PÉRDIDAS EJERC. ANTER. 53. 53.01 53.02 53.03 53.04 53.05 53.06 53.07 53.08 53.09 53.10 96 GASTOS DE VENTAS SUELDOS PERSONAL DE VENTAS COMISIONES A VENDEDORES COMPONENTE SALARIAL EN PROC. DE INDEX. DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN FONDO DE RESERVA JUBILACIÓN PATRONAL APORTES PATRONALES IESS CONTRIBUCIONES IECE – SECAP VACACIONES Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 53.11 53.12 53.13 53.14 53.15 53.16 53.17 53.18 BONIFICACIONES POR DESAHUCIO INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO ARRIENDOS LOCALES DE VENTAS GASTOS DE VIAJES Y MOVILIZACIÓN EMPAQUE Y EMBALAJE PUBLICIDAD TRANSPORTES EN VENTAS CUENTAS INCOBRABLES 54. GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS 54.01 54.02 54.03 54.04 54.05 54.06 55. INTERESES PAGADOS COMISIONES BANCARIAS INTERESES EN SOBREGIROS OCASIONALES INTERESES EN SOBREGIROS CONTRATADOS SERVICIOS BANCARIOS RESULTADO POR POSICIÓN MONETARIA GASTOS NO OPERACIONALES 55.01. 55.02. 6. PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS OTROS GASTOS CUENTAS DE ORDEN 61. 62. DEUDORAS ACREEDORAS 97 Sistema de Educación a Distancia TEMA 8 AUMENTOS Y DISMINUCIONES EN LAS CUENTAS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción E la o ve sa ió dia ia, pode os elogia a alguie di ie do: esta hi a e e e el édito po su e ele te t a ajo o o asiste te . “i e argo, en el estudio de la contabilidad, olvidamos este uso general, porque hay que recordar que crédito es el lado derecho de la cuenta, lo mismo que haber o abono y que este registro afecta a una cuenta. Asimismo, es u ha os a e udo de i : él me debe $200 desde hace dos eses aú o e paga , e o ta ilidad el de e es el lado iz uie do de la cuenta que se carga, cuyo registro afecta a una cuenta. Retroalimentada esta teoría del debe y el haber (cargo y abono), ya estudiada en el tema 7 y conociendo el catálogo de cuentas, en este tema vamos a realizar una práctica intensiva de los efectos en las cuentas contables, para proceder en la próxima unidad de estudio al registro de las operaciones. 2. Objetivos específicos   Aplicar correctamente las reglas del cargo y del abono en el análisis de las transacciones de una empresa. Distinguir los efectos de aumentos y disminuciones en cada grupo de cuentas. 3. Desarrollo del tema  Aumentos y disminuciones en las cuentas El tipo de cuenta determina cómo se registran en ella los aumentos y disminuciones que presentan como consecuencia de las operaciones o transacciones mercantiles. Para cualquier cuenta dada, todos los aumentos se registran en un lado y todas las disminuciones se registran al otro lado. En un sistema computarizado de contabilidad, la computadora interpreta los cargos y abonos según aumentan o disminuyen por tipo de cuenta. Cargos y abonos están profundamente arraigados en el vocabulario contable que los utilizamos aun para los sistemas computarizados. El patrón de registro de cargos y abonos se basa en la ecuación contable: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL CONTABLE 98 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil La siguiente figura ayudará a la comprensión de los efectos de cargos y abonos sobre los activos, pasivos y capital: ECUACIÓN CONTABLE ACTIVOS REGLAS DE CARGOS Y ABONOS CARGO + ABONO - = PASIVOS CARGO - + CAPITAL CONTABLE ABONO + CARGO - ABONO + Como podemos apreciar los aumentos en una cuenta de activo se anotan como débito, mientras que las disminuciones se anotan como crédito (haber). Los aumentos es una cuenta de pasivo se anotan como créditos, mientras que las disminuciones se anotan como débitos. Los aumentos en el capital se anotan siempre como créditos y las disminuciones en el capital se anotan como débitos. Esto lo interpretamos con las operaciones de negocios que se presentan a continuación: Operación 1: La empresa de Mensajería RAPIDITO, C. Ltda. inicia con un capital en efectivo aportado por sus socios por $ 10,000, con este valor abre una cuenta bancaria. ANÁLISIS: Aumenta el activo Caja – Bancos Aumenta el capital contable Operación 2: RAPIDITO compra para sus oficinas en Guayaquil, escritorios, sillas giratorias, archivadores y otros enseres según fact. de Muebles Oficina Moderna por $ 2,450, valor que paga con cheque de la cuenta bancaria. ANÁLISIS: Aumenta el activo Muebles de Oficina Disminuye Caja- Bancos Operación 3: RAPIDITO contrata personal para la entrega inmediata, recepcionista, mensajero y un administrador según los contratos ganarán al mes. El total de la nómina de este personal suma $ 1,280 que se pagará en dos quincenas partes iguales, no serán afiliados al seguro social hasta después de tres meses de prueba. 99 Sistema de Educación a Distancia ANÁLISIS: No se afecta ninguna cuenta, puesto que sólo es una contratación, el personal debería trabajar primero para luego cancelar sus sueldos. Nota: Recuerde el principio de realización. Operación 4: RAPIDITO paga el alquiler del local $ 400 mensuales, y ha pagado cinco meses anticipados con cheque de la cuenta bancaria. ANÁLISIS: Aumenta el activo Arriendos prepagados Disminuye Caja- Bancos Operación 5: La empresa RAPIDITO, compra dos computadoras y una impresora para uso en la oficina según fact. de Compumarket por $ 3,500 que pagará a crédito 30 días plazo. ANÁLISIS: Aumenta el activo Equipos de Computación Aumenta el pasivo Cuentas por Pagar Operación 6: Vende servicios de mensajería al contado a varias empresas del sector según fact. que suman $ 3,825. ANÁLISIS: Aumenta el activo Caja - Bancos Aumenta el capital por Ventas de Servicios de Mensajería Operación 7: Compra un furgón para el servicio de mensajería según fact, de Orgu por $ 35,000 cancela el 10% de cuota inicial y por el saldo firma 24 letras de cambio para pagar mensualmente. ANÁLISIS: Aumenta el activo Equipos de Reparto (Vehículos) Disminuye el activo Caja – Bancos Aumenta el pasivo Documentos por pagar Operación 8: Se cancela con cheque de la cuenta bancaria las planillas por el consumo de luz y teléfono por $ 245. ANÁLISIS: Disminuye el capital por Gastos de Servicios Básicos Disminuye el activo Caja – Bancos 4. Orientaciones específicas para el estudio 100 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Para comprender de mejor manera este tema es aconsejable sustentar las reglas en la naturaleza de la cuenta que se va analizar, de esta forma se puede identificar si se produce un aumento o una disminución según el caso. No debe memorizarse los aumentos o disminución de las cuentas, por el contrario es mejor razonar cada uno de los casos de manera aislada. Recomendamos acudir a su tutor cuando se presente una duda, que estará presto a ayudarlo. Le recordamos ingresar a la plataforma, participe en los foros temáticos, esta actividad será de mucha utilidad en su aprendizaje. 101 Sistema de Educación a Distancia 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Determinar los efectos de las siguientes operaciones: TRANSACCIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 102 Cobro a cliente por ventas al contado Pago a proveedores Compra a crédito inventario de mercaderías Compra al contado escritorio para la oficina Venta a crédito de servicios de mantenimiento Pago documentos al banco Pago arriendos del local Se paga dividendos a los socios de la empresa Se presta a un socio una cantidad de dinero Venta de mercaderías con fact. a crédito Se hipoteca el terreno propiedad de la empresa Se presta al banco Se vende maquinaria vieja Se cancela los sueldos al personal de la empresa ACTIVO PASIVO PATRIMONIO Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO Número de la operación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ACTIVO Aumenta en Caja Disminuye Cx C Disminuye en Caja Aumento Mercaderías Aumento de Muebles Disminuye Caja Aumenta C x C Disminuye caja Disminuye caja Disminuye Caja Aumenta Cta. x C Disminuye Caja Aumenta Ctas. X C Aumenta Caja Aumenta Bancos Aumentan Caja Disminuye Máquinas y Equipos Disminuye Caja PASIVO PATRIMONIO Disminuye C x P Aumento C x P Aumenta Utilidades Disminuye Obligaciones banc. Disminuye Utilidades Disminuye Utilidades Aumentan Utilidades Aumenta Hip.x Pag. Aumentan Obligaciones Bancarias Disminuye Utilidades 103 Sistema de Educación a Distancia TEMA 9 LAS TRANSACCIONES Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Conocida la transacción u operación de negocio, es necesario conocer que ésta se sustenta en los documentos que se utilizan para la compra y venta de bienes y servicios. Por lo tanto, en este tema basaremos nuestro estudio en la documentación mercantil, como soporte para el registro de las múltiples operaciones de negocios que realiza la empresa. 2. Objetivos específicos    Definir los documentos comerciales y el uso de ellos en las transacciones que realice la empresa. Determinar la importancia del documento comercial en las operaciones de negocios de una organización Describir el documento y sus partes negocios para determinadas operaciones de 3. Desarrollo del tema  La documentación sustentatoria Para iniciar el proceso del registro de las operaciones de negocios, es necesario analizar y comprobar los documentos comerciales fuentes, para la contabilización de una transacción. De ahí, que podríamos definir que la documentación comercial es un conjunto de formas preestablecidas en el comercio y que participan en una transacción, necesarios para justificar el registro en la contabilidad de una empresa. Las empresas pueden diseñar estos documentos, ajustándose a los requerimientos legales exigidos por los organismos gubernamentales, porque sirven para probar un acto comercial: compra, venta, pagos, cobros, realizar inversiones, contraer deudas bancarias o con proveedores de bienes o servicios. Los documentos comerciales se clasifican en: negociables y no negociables. Los documentos negociables, son aquellos con los que se pueden realizar otras operaciones comerciales; por ejemplo, yo tengo letras de cambio firmadas por 104 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil clientes y puedo llevarlas al banco a negociarlas, para la recuperación inmediata de efectivo. Mientras que, los documentos no negociables son aquellos que certifican una transacción comercial.  Documentos no negociables Entre los principales documentos no negociables y que exige el SRI, a través de su Reglamento de Régimen Tributario Interno son los denominados comprobantes de venta. Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios: a) Facturas; b) Notas o boletas de venta; c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y, f) Los documentos a los que se refiere el artículo 13 de Reglamento del Régimen Tributario Interno Documentos complementarios.- Son comprobantes de venta, los siguientes: documentos complementarios a los a) Notas de crédito; b) Notas de débito; y, c) Guías de remisión. Comprobantes de retención.- Son comprobantes de retención, los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno. 105 Sistema de Educación a Distancia Autorización de impresión de los comprobantes de venta y de comprobantes de retención.- Los contribuyentes (empresas y comerciantes obligados a llevar contabilidad), solicitarán al Servicio de Rentas Internas, la autorización para la impresión de los comprobantes de venta y sus documentos complementarios, así como de los comprobantes de retención, a través de los establecimientos gráficos autorizados, en los términos y bajo las condiciones del presente reglamento. Los comprobantes de venta, sus documentos complementarios y los comprobantes de retención, tendrán un período de vigencia de doce meses, cuando el contribuyente haya cumplido cabalmente, con su obligación de presentar las declaraciones y de haber efectuado el pago de los impuestos administrados por el Servicio de Rentas Internas, y que no tengan pendiente de pago ninguna deuda firme por los tributos administrados por el SRI, o por multas. No procederá la autorización sí, con motivo de cualquier acto administrativo efectuado por el SRI, el sujeto pasivo no hubiere sido ubicado en el domicilio que haya declarado en el Registro Único de Contribuyentes. Los contribuyentes también podrán solicitar al Servicio de Rentas Internas la autorización para que dichos documentos puedan emitirse mediante sistemas computarizados, en los términos y bajo las condiciones que establezca dicha entidad. El Servicio de Rentas Internas autorizará la utilización de máquinas registradoras para la emisión de tiquetes, siempre que correspondan a las marcas y modelos previamente calificados por dicha institución. Podrá ampliar el período de vigencia de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, para los sujetos pasivos (sociedades o personas naturales, obligados o no a llevar 106 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil contabilidad) que hayan cumplido de manera ejemplar con sus obligaciones tributarias. Así mismo, podrá dicha entidad suspender la vigencia de la autorización de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, cuando el contribuyente incumpliere la presentación de sus declaraciones o mantuviere impaga una deuda tributaria firme por más de 60 días. Esta suspensión también procederá cuando por cualquier medio el Servicio de Rentas Internas compruebe inconsistencias en la información o que se han alterado las condiciones originalmente establecidas, presentadas por los sujetos pasivos (sociedades o personas naturales, obligados o no a llevar contabilidad) autorizados a emitir dichos comprobantes por medios electrónicos. Obligación de emisión de comprobantes de venta.- Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de los impuestos a la renta, al valor agregado y a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, incluyendo las sucesiones indivisas, obligados o no a llevar contabilidad, en los términos establecidos por la Ley de Régimen Tributario Intento. Los trabajadores en relación de dependencia (quienes laboran en una empresa y los tiene afiliados al IESS), no están obligados a emitir comprobantes de venta por sus remuneraciones. Obligación de emisión de comprobantes de retención.- Los agentes de retención, en forma obligatoria, emitirán el comprobante de retención y lo entregarán en el momento que se realiza el pago o se acredita en cuenta, y dentro de los plazos previstos en la Ley de Régimen Tributario Interno. Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas en los siguientes casos: a. Cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario; y, b. En operaciones de exportación. Requisitos de llenado para facturas.- Las facturas tendrán la siguiente información no impresa sobre la transacción: 1) Apellidos y nombres, denominación o razón social del comprador; 2) Número de Registro Único de Contribuyentes del comprador, excepto en las operaciones de exportación; 3) Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá consignarse obligatoriamente dicha información; 107 Sistema de Educación a Distancia 4) Precio unitario de los bienes o servicios; 5) Valor total de la transacción. En el caso de las ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes gravados con el ICE, tal valor no incluirá ni el ICE ni el IVA; 6) Descuentos o bonificaciones; 7) En el caso de las ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes gravados con el ICE, se consignará el impuesto a los consumos especiales por separado; 8) Impuesto al valor agregado; señalando la tarifa respectiva; 9) En el caso de los servicios prestados por hoteles bares y restaurantes, debidamente calificados, la propina establecida por el Decreto Supremo No 1269, publicado en el Registro Oficial No 295 del 25 de agosto de 1971. Dicha propina no será parte de la base imponible del IVA; 10) Importe total de la transacción; 11) Signo y denominación de la moneda en la cual se efectúa la transacción, únicamente en los casos en que se utilice una moneda diferente a la de curso legal en el país; 12) Fecha de emisión; y, 13) Número de las guías de remisión, cuando corresponda. En los casos excepcionales en los cuales el emisor entregue facturas a consumidores finales por no contar con notas de venta, deberá consignar la leyenda "CONSUMIDOR FINAL" en lugar de los apellidos y nombres, denominación o razón social y del número de RUC o cédula del comprador. No obstante, si el valor de venta fuera superior a US$ 200 (doscientos dólares) se deberá consignar el nombre del comprador y el número de RUC o cédula de identidad. Cada factura debe ser totalizada y cerrada individualmente. En el caso de facturas emitidas por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que tuvieran más de una página deberá numerarse cada una de las páginas que comprende la factura, especificando en cada página el número de la misma y el total de páginas que conforman la factura. 108 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Notas de venta.- Se emitirán y entregarán notas de venta en operaciones con consumidores o usuarios finales. El emisor identificará al comprador exclusivamente cuando éste requiera sustentar costos y gastos o cuando el monto de la transacción supere al valor establecido en el reglamento. Requisitos de llenado para notas de venta.- Las notas de venta tendrán la siguiente información no impresa sobre la transacción: 1. Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá consignarse obligatoriamente dicha información. En los casos de notas de venta simplificadas el concepto podrá estar preimpreso; 1.1. Precio de los bienes o servicios incluyendo impuestos 2. Importe total de la transacción, incluyendo impuestos y la propina establecida por el Decreto Supremo No 1269, publicado en el Registro Oficial No 295 del 25 de agosto de 1971. Dicha propina no será parte de la base imponible del IVA; y, 3. Fecha de emisión; Cuando la venta se realiza a contribuyentes que requieran sustentar costos y gastos para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá consignar el 109 Sistema de Educación a Distancia número de RUC o cédula de identificación y el nombre, denominación o razón social del comprador, por cualquier monto de transacción. Cuando el monto de la transacción, supere la suma de US$ 200 (doscientos dólares), será necesario identificar al comprador, consignando su número de registro único de contribuyentes o cédula de identidad y apellidos y nombres. Cada nota de venta debe ser totalizada y cerrada individualmente. En el caso de notas de venta emitidas por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que tuvieran más de una página deberá numerarse cada una de las páginas que comprende la nota de venta, especificando en cada página el número de la misma y el total de páginas que conforman la nota de venta. En el caso de notas de venta, en las cuales no sea necesaria la identificación del comprador y de acuerdo al tipo de negocio, se permitirá el uso de modelos simplificados en los cuales el original y copia del comprobante puedan ser desprendibles. Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.- Las liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios se emitirán y entregarán por las sociedades, según la definición del artículo 94 de la Ley de Régimen Tributario Interno, y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, en las siguientes adquisiciones: a. De servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de pasaporte y nombres y apellidos. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente, tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno; b. De servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que correspondan de conformidad con la ley; y, c. De bienes muebles corporales y prestación de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta. Para que la liquidación de compras y prestación de servicios, dé lugar al crédito tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del impuesto al valor agregado, su declaración y pago, cuando corresponda. 110 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Requisitos de llenado para liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.- En el caso de liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios, deberá incluirse la siguiente información sobre la transacción: 1) Datos de identificación del vendedor, apellidos y nombres, número de cédula de identidad, domicilio con indicación de los datos necesarios para su ubicación, consignando la ciudad y provincia y lugar donde se realizó la operación. 2) Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá consignarse obligatoriamente dicha información; 3) Precios unitarios de los bienes o servicios; 4) Valor total de la transacción, sin incluir el IVA; 5) Impuesto al valor agregado, con indicación de la tarifa respectiva; 6) Importe total de la transacción, incluido impuestos; y, 7) Fecha de emisión. Cada liquidación de compra de bienes y prestación de servicios debe ser cerrada o totalizada individualmente. En el caso de liquidaciones de compras emitidas por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que tuvieran más de una página, deberá numerarse cada una de las páginas que comprende la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios, especificando en cada página el número de la misma y el total de páginas que conforman dicho comprobante. 111 Sistema de Educación a Distancia Liquidaciones de compra Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos.Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras se utilizarán en transacciones con consumidores finales. Estos tiquetes y los boletos o entradas a espectáculos públicos no dan lugar a crédito tributario por el IVA ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. Sin embargo, únicamente para tiquetes, en caso de que el consumidor requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá exigir la correspondiente nota de venta o factura, según el caso. Boletos Espectáculos públicos 112 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Notas de crédito.- Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en ella su nombre, número de registro único de contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte, fecha de recepción y, de ser el caso, el sello de la empresa. Notas de débito.- Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán consignar la serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. Requisitos de llenado para notas de crédito y notas de débito.- Las notas de crédito y de débito contendrán la siguiente información no preimpresa: 1) Apellidos y nombres, denominación o razón social del comprador; 2) Número del registro único de contribuyentes del comprador o su cédula de identidad, cuando se modifica una nota de venta, por tratarse de una venta al consumidor final; 3) Tipo y número del comprobante de venta que se modifica; 113 Sistema de Educación a Distancia 4) La razón por la que se efectúa la modificación; 5) Valor por el que se modifica la transacción; 6) Monto del impuesto a los consumos especiales correspondiente, cuando proceda; 7) Monto del impuesto al valor agregado respectivo; 8) Valor total de la modificación; y, 9) Fecha de emisión. Requisitos impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios, notas de crédito y notas de débito.- Estos documentos deberán contener los siguientes requisitos preimpresos: 1) Número de autorización de impresión del comprobante de venta, otorgado por el Servicio de Rentas Internas; 2) Número del Registro Único de Contribuyentes del emisor; 3) Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere; 114 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 4) Denominación del documento, de acuerdo al artículo 1 del presente reglamento; 5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera: a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme consta en el Registro Único de Contribuyentes; b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento; y, c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencial de siete dígitos. Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva numeración; 6) Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda; 7) Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según la autorización del Servicio de Rentas Intentas: 8) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión: a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico, otorgado por el Servicio de Rentas Internas; b. Número de registro único de contribuyentes; c. Nombres y apellidos, denominación o razón social, en forma completa o abreviada, según conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía; 9) Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al comprador, debiendo constar la indicación "ADQUIRENTE", "COMPRADOR", "USUARIO" o cualquier leyenda que haga referencia al comprador. La copia la conservará el emisor o vendedor, debiendo constar la identificación "EMISOR", "VENDEDOR" o cualquier leyenda que haga referencia al emisor. Se permitirá consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de venta la leyenda: original-adquirente / copia-emisor, siempre y cuando el original se diferencie claramente de la copia. Para el caso de los comprobantes de venta que permiten sustentar crédito tributario, a partir de la segunda copia que impriman por necesidad del emisor deberá consignarse, además, la leyenda "copia sin derecho a crédito tributario"; y, Requisitos de los tiquetes emitidos por máquinas registradoras.- Los tiquetes, emitidos por máquinas registradoras autorizadas por el SRI deberán contener la siguiente información: 115 Sistema de Educación a Distancia 1) Número de registro único de contribuyentes, nombre o razón social y el domicilio del emisor, completo o en forma abreviada, según conste en el RUC, permitiendo su identificación y ubicación. Adicionalmente podrá incluirse el lugar de emisión y el nombre comercial; 2) Número secuencial auto generado por la máquina registradora que deberá constar de al menos cuatro dígitos pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la izquierda. Deberá emplearse hasta el último número que permita la máquina, antes de reiniciar la numeración; 3) Marca, modelo de fabricación y número de serie de la máquina registradora; 4) Descripción o concepto del bien vendido o del servicio prestado que podrá ser expresado en letras o códigos numéricos predefinidos; 5) Importe de la venta o del servicio prestado inclusive impuestos; 6) Fecha y hora de emisión; 7) Destino opcional de los ejemplares: original para el adquirente o usuario y copia, para el emisor; y, 8) Opcionalmente la denominación del documento, esto es "Tiquete". 9) Número de autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, incluido mediante cualquier mecanismo. Boletos para espectáculos públicos.- Los boletos de entradas a espectáculos públicos obligatoriamente serán preimpresos y contendrán los siguientes requisitos: 1) Número de autorización de impresión, otorgada por el Servicio de Rentas Internas. 2) Número del Registro Único de Contribuyentes del emisor. 3) Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. 4) Denominación del documento. 5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera: a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento, conforme consta en el Registro Único de Contribuyentes; b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento; y. 116 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencia de siete dígitos. Podrán omitirse la impresión de ceros a la, izquierda de números secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva numeración. 6) Fecha de caducidad de la autorización, expresada en mes y año. 7) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión, de ser el caso: a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico otorgado por el Servicio de Rentas Internas; y. b. Número de Registro Único de Contribuyentes. 8) Importe total incluido impuestos. Guía de remisión.- La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional por cualquier motivo. Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la mercadería, cuando la información consignada en ella sea veraz, se refiera a documentos legítimos y válidos y los datos expresados en la guía de remisión concuerden con la mercadería que efectivamente se transporte. 1) Están obligados a emitir guías de remisión toda sociedad o persona remitentes de mercadería, especialmente en los siguientes casos: 2) El importador o el agente de aduanas, según el caso; 3) La sociedad, entidad o persona natural, en la movilización de mercaderías entre establecimientos del mismo contribuyente; 4) Por el vendedor cuando el contrato de compraventa incluya la obligación de entrega de la mercancía en el sitio señalado por el comprador o acordado por las partes; 5) Por el comprador, cuando el contrato de compraventa determine la entrega de la mercancía en el establecimiento del vendedor; 6) Por el exportador, en el transporte de las mercancías entre sus establecimientos y el puerto de embarque; 7) Por quien acopia o almacena mercancías en las actividades de recolección de mercancías destinadas a una o varias empresas de transformación o de exportación; 8) Por el arrendador, en el caso que el contrato de alquiler de bienes incluya la entrega de los mismos en el sitio que señale el arrendatario o por éste, en el caso que el contrato de alquiler señale como sitio de entrega de los bienes, cualquier establecimiento del arrendador; 117 Sistema de Educación a Distancia 9) El comprador o el vendedor, según el caso, en la devolución de mercaderías; 10) El consignatario o el consignante, según el caso, en la consignación de mercaderías; 11) La sociedad, entidad o persona natural que traslade mercaderías para su exposición, exhibición o venta, en ferias nacionales o internacionales; 12) La sociedad, entidad o persona natural que traslade mercaderías para su reparación, mantenimiento u otro proceso especial; y, 13) Por la C.A.E., en el caso de traslado de mercaderías desde un distrito aduanero a otro o de un distrito aduanero a un depósito industrial o comercial o de un depósito aduanero a otro, en el caso de mercaderías en tránsito. Supletoriamente, la guía de remisión deberá ser emitida por el transportista cuando quien remita la mercadería carezca de establecimiento de emisión en el punto de partida del transporte de las mercancías, así como en el caso que las mercancías sean transportadas por empresas de transporte público regular y no se haya emitido la guía por el remitente de las mercancías. Requisitos impresos de la guía de remisión.- Las guías de remisión tendrán la siguiente información preimpresa relacionada con el emisor: 118 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 1) Número de la autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas; 2) Número de registro único de contribuyentes: 3) Apellidos y nombres, denominación o razón social en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC; podrá incluirse el nombre comercial, si lo tuviere; 4) Denominación del documento; 5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera: a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme consta en el registro único de contribuyentes; b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento; y, c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencial de siete dígitos. Podrá omitirse la impresión los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva numeración; 6) Dirección de la matriz y del establecimiento donde está localizado el punto de emisión; 7) Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según autorización del Servicio de Rentas Internas; 8) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión: a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico, otorgado por el Servicio de Rentas Internas; b. Número de registro único de contribuyentes, y, c. Nombres y apellidos, denominación o razón social. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial; 9) Los destinatarios de los ejemplares: El original del documento que debe ser entregado al destinatario, contendrá la leyenda "DESTINATARIO". La primera copia para el emisor con la leyenda "EMISOR". La segunda copia se entregará al SRI cuando se la requiera. Se permitirá consignar en todos los ejemplares de las guías de remisión las leyendas: original - destinatario / copia - emisor / copia - SRI; siempre y cuando el original se diferencie claramente de las copias; 10) Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en las guías de remisión las palabras: "contribuyente especial" y el número de la resolución con la que fueron calificados. En el caso de contribuyentes especiales que a la fecha de su designación tuviesen guías de remisión vigentes en stock, 119 Sistema de Educación a Distancia podrán imprimir la leyenda de "contribuyente especial" mediante sello o cualquier otra forma de impresión. Si por cualquier motivo perdieran la designación de contribuyente especial, deberán dar de baja todos aquellos documentos con la leyenda indicada. Requisitos de llenado de las guías de remisión.- En las guías de remisión se incluirá como información no preimpresa, la siguiente: 1) Identificación del destinatario de la mercadería, para lo que se incluirá su número del registro único de contribuyentes o cédula de identidad, según el caso, apellidos y nombres, denominación o razón social; 2) Dirección del punto de partida; 3) Identificación del transportista de la mercadería, para lo que se incluirá su número del registro único de contribuyentes, apellidos y nombres, denominación o razón social y dirección; 4) Identificación del remitente cuando la guía de remisión ha sido emitida por el transportista; 5) Descripción detallada de las mercaderías transportadas, nombre, características, unidad de medida y cantidad. De ser necesario, esta información podrá constar en un anexo a la guía de remisión, en la cual se consignará el número de páginas del anexo; 6) Motivo del traslado; 7) Tipo, número de autorización, fecha de emisión y numeración del comprobante de venta, salvo en los siguientes casos: a. Venta itinerante, en esta circunstancia los números de las facturas respectivas se harán constar en la guía de remisión al final de la jornada indicando el saldo de mercadería que no fue vendida o entregada; y, b. Cuando el volumen o cantidad de la mercadería transferida y el precio de la transacción pueda ser determinado solo cuando los bienes han sido efectivamente transferidos al comprador; 8) Dirección del punto o puntos de destino; 9) Documento único de importación o formulario único de exportación, cuando corresponda; y, 10) Fechas de inicio y terminación del transporte. 120 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Cuando se emplee más de un medio de transporte, deberá consignarse este hecho y el detalle del recorrido en la guía de remisión, con la identificación de los transportistas respectivos.  Documentos negociables El cheque Es un documento que consiste en una orden de pago en efectivo por un determinado valor a favor de un beneficiario y que pagará un banco, toda vez que el cheque esté bien girado y tenga el girador los fondos suficientes en cuenta corriente. La empresa o negocio registra las firmas responsables y obtiene de un banco una cuenta corriente, en donde deposita efectivo y cheques que recibe, productos de las ventas de bienes o servicios. Esta cuenta bancaria, se maneja con los cheques, presentándonos muchas ventajas, siendo una de ellas evitar el riesgo que representa el movimiento del efectivo. Se identificará a continuación los diferentes tipos de cheques frecuentemente usados en el comercio: Cheque a la orden Este tipo de cheque se gira a favor de un beneficiario específico, sea una persona natural, institución o empresa y puede ser cobrado en el banco respectivo a la presentación del beneficiario; lo puede depositar en su cuenta corriente o de ahorros. A este documento se lo identifica como negociable porque se puede realizar otra operación, con un endoso del cheque, es decir, se lo transfiero a un tercero, en pago de un bien o servicio. El endoso consiste en firmar el cheque al reverso. Hay instituciones que giran a su personal pagando las remuneraciones con cheque a la o de , pe o o u sello adi io al ue di e No a la o de , esto indica que a pesar de ser el beneficiario del cheque por constar su nombre, sin embargo, no lo puede endosar o cobrarlo otra persona. Sólo podrá cobrarlo el o la beneficiario (a) del cheque. Cheque certificado Este tipo de cheque garantiza el efectivo disponible, ya que es un cheque a la orden que se lo presenta en el banco para solicitar su certificación. La institución bancaria sellará el cheque con la leyenda CHEQUE CERTIFICADO , o la fi a del fu io a io correspondiente, quien retiene los fondos necesarios para cubrir el valor del cheque. Este cheque sólo lo podrá cobrar el beneficiario, mediante la presentación por ventanilla o depósito en su cuenta corriente. Cheque cruzado 121 Sistema de Educación a Distancia En este tipo de cheque constan dos líneas transversales en la esquina superior izquierda, o la leyenda CHEQUE CRUZADO, y se lo gira a la orden de un beneficiario, quién deberá depositarlo en su cuenta corriente, para que la institución bancaria pague el valor del cheque. Esto indica que un cheque cruzado no puede ser cobrado por ventanilla. Cheque viajero Es un cheque especial girado a un beneficiario específico y que puede usarse fuera del país; se lo gira en dólares por ser considerada como moneda universal. Cheque de gerencia Cheque que emite el banco a favor de terceras personas, el mismo que debe ser cobrado en su propia caja. Por lo general, cuando a un cuenta correntista se le agotan los cheques y tiene urgencia de realizar algún pago, solicita un cheque de gerencia, hasta que le emitan la nueva chequera. Letra de cambio La letra de cambio es un documento negociable que debe contener: 1. La denominación de letra de cambio inserta en el texto mismo del documento y expresada en el idioma empleado para la redacción del mismo. Las letras de cambio que no llevaren la referida denominación serán, sin embargo, válidas, si contuvieren la indicación expresa de ser a la orden; 2. La orden incondicional de pagar una cantidad determinada; 3. El nombre de la persona que debe pagar (librado o girado); 4. La indicación del vencimiento; 5. La del lugar donde debe efectuarse el pago; 6. El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago; 7. La indicación de la fecha y del lugar en que se gira la letra; y, 8. La firma de la persona que la emita (librador o girador). El documento en el cual faltaren algunas de las especificaciones no es válido como letra de cambio, salvo en los casos determinados en los párrafos que siguen: La letra de cambio en la que no se indique el vencimiento será considerada como pagadera a la vista. A falta de indicación especial, la localidad designada junto al nombre del girado, se considerará como el lugar en que habrá de efectuarse el pago y, al mismo tiempo, como el domicilio del girado. La letra de cambio en que no se indique el lugar de su emisión, se considerará como suscrita en el lugar expresado junto al nombre del girador. Una letra de cambio puede ser pagadera en el domicilio de una tercera persona, sea que éste se halle en el mismo lugar del domicilio del girado, o en otro lugar cualquiera (letra de cambio domiciliada). 122 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil En una letra de cambio pagadera a la vista o a cierto plazo de vista, el librador podrá estipular que la suma devengará intereses. En cualquiera otra letra de cambio esta estipulación será considerada como no escrita. La tasa del interés deberá estar indicada en la letra; si faltare esa indicación, será de cinco por ciento. Los intereses correrán desde la fecha de la emisión de la letra de cambio, a no ser que en la misma esté indicada otra fecha. El girador garantiza la aceptación y el pago. Puede exonerarse de la garantía de la aceptación, pero toda cláusula por la cual se exonere de la garantía del pago se estimará no escrita. Toda letra de cambio, aun cuando no haya sido girada expresamente a la orden, es transmisible por vía de endoso, razón por la que este documento es negociable. Cua do el gi ado ha a i se tado e la let a de a io las pala as o a la o de , o una expresión equivalente, el documento sólo será transmisible en la forma y con los efectos de una cesión ordinaria. El endoso podrá hacerse aun en provecho del girado aceptante o no, del girador o de cualquier otra persona obligada por la misma letra. Esas personas podrán, a su vez, endosar la letra. El endoso transmite todos los derechos que resultan de la letra de cambio. Si el endoso estuviere en blanco el portador podrá:    Llenar el blanco, sea con su nombre o con el de otra persona; Endosar a su vez la letra en blanco a otra persona; y, Entregar la letra a un tercero sin llenar el blanco y sin endosarla. La aceptación se escribirá en la letra de cambio. Se expresará por la palabra a eptada u ot a e uivale te, de e á esta fi ada po el gi ado. La si ple fi a del girado puesta en la cara anterior de la letra equivaldrá a la aceptación. Cuando la letra sea pagadera a cierto plazo de vista, o cuando debe de ser presentada a la aceptación dentro de un plazo determinado en virtud de una estipulación especial, la aceptación deberá llevar la fecha en que se haya efectuado, a no ser que el portador exija que lleve la fecha del día de la presentación. Por la aceptación, el girado se obliga a pagar la letra de cambio a su vencimiento. El pago de una letra de cambio puede garantizarse por un aval. Esta garantía puede ser presentada por un tercero o por un signatario cualquiera de la letra. El aval se otorgará en la letra de cambio, en una hoja adherida a la misma, o por medio de documento separado que indique el lugar en que se otorgó. Se expresará por las pala as po aval , o ual uie a ot a fó ula e uivale te, lleva á la fi a del ue lo otorga. Pagaré a la orden El pagaré contendrá: 123 Sistema de Educación a Distancia 1) La denominación del documento inserta en el texto mismo y expresado en el idioma empleado en la redacción del documento. Los pagarés que no llevaren la referida denominación, serán, sin embargo, válidos, si contuvieren la indicación expresada de ser a la orden; 2) La promesa incondicional de pagar una suma determinada; 3) La indicación del vencimiento; 4) La del lugar donde debe efectuarse el pago; 5) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago; 6) La indicación de la fecha y el lugar donde se suscribe el pagaré; y; 7) La firma del que emite el documento ( suscriptor) El documento en el cual faltare una de las enunciaciones indicadas, no valdrá como pagaré a la orden, salvo en los casos determinados por los incisos que siguen: El pagaré cuyo vencimiento no estuviere indicado, se considerará como pagadero a la vista. A falta de indicación especial, el lugar de emisión del documento se considerará como lugar del pago y, al propio tiempo, como lugar del domicilio del suscriptor. El pagaré en el cual no se indicare el lugar de su emisión, se considerará suscrito en el lugar designando al lado del nombre del suscriptor. Son aplicables al pagaré, en cuanto no sean incompatibles con la naturaleza de este documento, las disposiciones relativas a la letra de cambio que se refieren al endoso, el aval, el vencimiento, el pago, los intereses y otros aspectos. Acciones Es un documento que representa un título- valor negociable. Las acciones son documentos que certifican el aporte al capital, realizado por una persona, a quien se le denomina accionista, en la compañía anónima. Quien posee acciones de una empresa tiene derecho a participar de las utilidades que genere la sociedad , además tiene poder de decisión. A esto se le llama voz y voto. No todos los accionistas que tienen acciones, pueden ejercer este derecho. Las acciones pueden ser de dos tipos: preferentes y comunes. Las acciones preferentes se caracterizan porque sus tenedores pueden recibir dividendos en porcentajes establecidos sobre su valor nominal. Estos dividendos son acumulados, en el caso de que la empresa obtenga pérdidas y no pueda pagar dividendos en determinado periodo económico. 124 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Los tenedores de acciones comunes tienen los derechos fundamentados por la Ley de compañías, sin embargo, frente a una pérdida que obtuviere la empresa, no ganan dividendos. La Superintendencia de Compañías, aprueba la emisión de acciones de una sociedad, las mismas que deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Hay otros documentos negociables como: los bonos, pólizas de acumulación, certificados de depósitos, cédulas hipotecarias; los mismos que por razones didácticas no se ha profundizado en el estudio de ellos. Este es un curso de contabilidad I y lo que se ha requerido hacer es una relevancia de los documentos utilizados con frecuencia en las transacciones diversas que vamos a estudiar en el recorrido de la apertura de los negocios sean de servicio o comerciales y su proceso contable. Documentos contables Un sistema contable consta del personal, de los procedimientos, las herramientas y los registros utilizados por una organización para: a) desarrollar la información contable y b) comunicar esta información a quienes toman decisiones. El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra. Sin embargo, en todo sistema contable vamos a encontrarnos con los llamados comprobantes, siendo estos documentos contables que complementan la información de los documentos comerciales que hemos tratado. Los comprobantes son: de Ingreso y de egreso. Comprobante de ingreso Documento que registra el ingreso del efectivo y cheques recibidos por la organización en pago de las ventas de bienes o servicios al contado, cobros de facturas, letras y pagarés a los clientes por los créditos que la empresa le haya otorgado. Estos comprobantes de ingresos son sumados al cerrar el día y serán fuentes de información de lo recaudado para realizar el respectivo depósito en las cuentas bancarias de la organización. Comprobante de egreso En la mayoría de los sistemas contables que diseñan las empresas, se basan en la siguiente política para el manejo de su efectivo: Todo ingreso de dinero recibido debe ser depositado en la cuenta bancaria, mientras que para todos los pagos debe girarse cheque a la orden del correspondiente beneficiario junto con el respectivo comprobante de egreso, llamado también comprobante de pago. Por tanto, el comprobante de egreso registra detalladamente a quién se pagó, el concepto que motivó dicho pago, la cantidad en cifras y en letras. Al entregarse el cheque el asistente o pagador debe receptar la firma y sello correspondiente del recibido conforme por parte de la persona natural o jurídica que recibe el pago. 125 Sistema de Educación a Distancia 4. Orientaciones específicas para el estudio Para el estudio de este tema es importante recopilar los documentos que usted haya tenido al momento de realizar una operación, como las facturas, notas de venta, un cheque devuelto por el banco. Realice una detenida observación y señale los elementos que debe tener una factura, una nota de venta, el cheque. Investigue en una empresa amiga el flujo de los documentos comerciales en la gestión de las operaciones de negocios. Esta actividad le ayudará mucho a retroalimentar los contenidos en este tema con relación a los documentos comerciales. Además, le recordamos la importancia de ingresar a la plataforma, o ingresar a la página web del SRI para que verifique acerca de los documentos que requiere toda persona natural o jurídica que realice negocios, o preste servicios. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Determine los documentos que deben utilizarse en las siguientes operaciones de negocios que realiza la Importadora Riofrío. Enero 10, Se compra para el negocio suministros de oficina según factura de Compumarket por $ 450 que se cancela con cheque de la cuenta corriente del Banco del Pacífico. Enero 15, Se cancela con cheque planilla de luz por $ 245, teléfono por $ 192 y el arriendo del local por $ 800 más IVA. Febrero 18, Se compra para el negocio un Chevrolet Corsa Evolución en $ 14,500, se entrega como cuota inicial $4,500 y por el saldo se firma 5 letras, para pagar mensualmente. Febrero 20, Venta de mercaderías al contado por $ 24,000 según diversas facturas a varios clientes personas naturales. 126 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades CUESTIONARIO DE REPASO 1. En su forma más simple, una cuenta tiene sólo tres elementos o partes básicas. ¿Cuáles son? Grafique la cuenta e indique sus elementos. 2. El término débito significa un aumento y el término crédito una disminución. Explique. 3. ¿Qué requisito impone el sistema de partida doble en el registro de cualquier operación de negocios? 4. Enuncie brevemente las reglas de débito y crédito que se aplican a las cuentas del activo y las que se aplican a las cuentas del pasivo y del patrimonio. 5. Explique en forma precisa qué significa cada una de las frases siguientes. Cuando sea conveniente, exprese si se afecta el lado izquierdo o el lado derecho de una cuenta y si se indica un aumento o una disminución Ejemplo: a) Un débito de $ 2,000 a la cuenta Caja Bancos Cobro de $ 2,000 en efectivo, aumenta la cuenta Caja Bancos, se registra lado izquierdo en el debe o cargo. b) Un débito de $ 6,000 a Cuentas por Pagar c) Un crédito de $ 450 a Cuentas por cobrar d) Un débito por 45,000 a la cuenta Terreno e) El saldo deudor f) El crédito de una cuenta de pasivo OPCIÓN MÚLTIPLE Encierre en círculo el literal correspondiente. 1. Débito puede significar: a. Un incremento en una cuenta de activo b. Un decremento en una cuenta de activo c. Un incremento en una cuenta de pasivo d. Un incremento en la cuenta de capital contable 127 Sistema de Educación a Distancia 2. El tipo de cuenta con saldo acreedor normal es: a. Un activo b. Un retiro c. Un ingreso d. Un gasto 3. ¿En cuál de las cuentas siguientes un saldo en el debe indicaría un probable error? a. Cuentas por cobrar b. Efectivo c. Honorarios devengados d. Gastos diversos 4. El efectivo recibido de los clientes en pago de sus cuentas se registraría en: a. El debe de Efectivo y en el haber de Cuentas por cobrar b. El debe de Cuentas por cobrar y en el haber de Efectivo c. El debe de Efectivo y en el haber de Cuentas por pagar d. El debe de Cuentas por pagar y en el haber de Efectivo Ejercicios de aplicación EJERCICIO # 1 Desarrolle en T, determine débitos y créditos en las siguientes operaciones de negocios: El primero de enero del presente año la Compañía de Transporte de carga Maldonado, inicia con los siguientes activos, pasivos y capital: Caja bancos $ 9,50 Cuentas por cobrar 8,900 Equipos de Transportes 158,000 Muebles y equipos de oficina 3,800 Cuentas por pagar Documentos por pagar Capital $ 5,200 $ 100,000 ¿? Durante el mes de enero la empresa de transporte realizó las siguientes operaciones: 1. Compró al contado equipo de computación por 2,700 según factura de Compucentro. 2. Recaudó de los clientes que pagaron facturas vencidas $ 4,000 3. Canceló con cheque al proveedor Luis Mendieta factura por # 2,200 4. Recibió $ 30,000 por concepto de préstamo que le otorgara el Banco del Pichincha, firmó un pagaré a un año plazo con el interés anual del 14.5%. 5. Recibió de varios clientes $ 13,800 por servicios de transporte de carga. 6. Compró dos nuevas unidades de transporte para incrementar el negocio por $ 28,000 que pagó con cheque de la cuenta corriente del banco del Pichincha. 7. Pagó con cheque planillas de luz, teléfono que suman $350 128 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 8. Realizó varios servicios de transporte de carga según facturas por $ 4,520 que quedaron en pagar en 30 días. Instrucciones para el desarrollo: Después de presentar en T los movimientos débitos y créditos por cada operación de negocio, realice lo siguiente:      Establecer saldos en cada una de las cuentas. Con dichos saldos presentar una tabla que muestre las cuentas y los saldos: deudores y acreedores. Ordene las cuentas de acuerdo a los catálogos de cuentas que se presentan en este texto. Presente un estado de resultados Elabore un estado de situación financiera Para preparar los estados financieros le recomendamos que tome como ejemplo el negocio del señor Oscar León Pág.46 de este texto. 129 Sistema de Educación a Distancia UNIDAD 3 LOS REGISTROS CONTABLES DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES INTRODUCCIÓN A partir de este momento comenzaremos a aplicar todos los conceptos aprendidos en los temas anteriores. Conocemos que las actividades están guiadas por los PCGA, que todo la información es presentada a través de los estados financieros y estos a su vez son proporcionados a los usuarios internos y externos de la organización. Pero todo esto es el resultado de un proceso, al que denominamos proceso contable. Ahora, comenzaremos a estudiar este proceso desde su inicio hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros para conocer la situación del negocio, para la correcta toma de decisiones en la gestión de las operaciones. 130 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil MAPA CONCEPTUAL LOS REGISTROS CONTABLES las operaciones se registran en los libros que se clasifican en: Registros principales Registros auxiliares y son: necesarios: DIARIO MAYOR con los saldos se preparan los Para conocer una situación determinada y pueden ser: BALANCES Auxiliar de Bancos Diario de ventas Diario de compras Diario de egresos Tarjetas de clientes Kárdex de Inventario Todos estos registros constituyen el Sistema de Información Contable para la elaboración de los ESTADOS FINANCIEROS OBJETIVOS GENERALES    Reconocer las situaciones que representan una decisión de registro contable. Analizar de manera lógica el registro de las operaciones de negocios. Aplicar los conocimientos adquiridos, para identificar una transacción de negocios y su efecto correspondiente sobre la información financiera de una organización, a través del registro contable adecuado. 131 Sistema de Educación a Distancia DESARROLLO DEL CONTENIDO TEMA 10 LOS LIBROS DE LA CONTABILIDAD HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción El registro de operaciones se basa en la teoría de la partida doble, en particular en sus reglas de cargo y abono. Para contabilizar una transacción es necesario establecer los efectos de las operaciones en términos monetarios, efectos de aumentos o disminuciones en cuentas específicas, es decir, en cargos y abonos, tal como hemos venido indicando en la unidad anterior. Además, hasta aquí, usted ha reconocido la importancia de la contabilidad en las organizaciones, sin importar la actividad, porque inclusive, aquellas organizaciones no lucrativas que llevan contabilidad se benefician de ella. ¿Qué es registrar en los libros de la contabilidad? Pues bien, ahora vamos a aprender a procesar la información de manera sistemática, desde el reconocimiento de las operaciones, a través de la documentación sustentatoria (factura), hasta la elaboración de los estados financieros. Este tema le ayudará a comprender, que la contabilidad se evidencia a través de la anotación adecuada de las operaciones de negocios, efectuadas por una entidad económica y como prueba evidente de este hecho, los libros que se hayan previsto dentro del sistema deben estar diseñados convenientemente, con el fin de permitir un registro claro, que se constituye en una información relevante para la toma de decisiones. 2. Objetivos específicos   Identificar las cuentas que participan en una operación de negocios y su condición de deudora y acreedora para proceder al registro en el diario, cumpliendo los principios de la partida doble. Mayorizar las cuentas, tanto principales como las auxiliares, para establecer los saldos de cada una de ellas. 3. Desarrollo del tema  Importancia de los registros contables 132 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil La técnica contable presenta los registros principales y auxiliares. Al igual que el código de Comercio, la Ley de Impuesto a la Renta, la Ley de Compañías establece que toda empresa que debe llevar contabilidad lo hará en los registros que son: Diario, mayor, de Inventario y balance. Además, para conocer una situación en particular, deberán llevar registros auxiliares, por ejemplo: la gerencia necesita conocer el saldo diario en las cuentas bancarias, el registro auxiliar de la cuentas Bancos que lleva el control de cada una de las cuentas corrientes que maneja la empresa, le dará esta información. Si desea conocer la deuda del cliente Armando Casas, la tarjeta de control que se lleva para cada cliente le indicará el monto adeudado e inclusive la frecuencia de sus pagos oportunos o atrasos, información que le ayudará a tomar decisiones de restringir o no el crédito para dicho cliente. Libro Diario En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen en la empresa. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá ser igual con la suma de los valores de las cuentas abonadas. En la actualidad este libro lo constituye los Comprobantes de Diario, hojas sueltas que se ordenan de acuerdo al número del comprobante. En un sistema contable con comprobantes, existen además de los comprobantes de diario, los comprobantes de egresos de cheques y los comprobantes de ingresos de efectivo (dinero o cheques recibidos). Asiento contable Es la fórmula técnica de anotación de las operaciones de negocios, bajo los principios de la partida doble. Los elementos del asiento contable son: d) e) f) g) Fecha de la operación. Cuenta o cuentas deudoras y su valor afectado en el DEBE. Cuenta o cuentas acreedoras y su valor afectado en el HABER. Explicación del asiento basado en la operación y el documento que originó el registro. Los asientos se clasifican en simples, compuestos y mixtos. A continuación presentamos las clases de asientos que originan las operaciones siguientes y su respectivo registro en el diario: Operación 1 Agosto 1. Se inició la empresa de Servicios de Eventos y Banquetes La Marquesa con un capital aportado por sus dos socias cuyo monto es de $ 5,000. Asiento simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora. 133 Sistema de Educación a Distancia FECHA 2006 Ago. 1 DETALLE DEBE HABER Caja Capital P/r el aporte de los socios e iniciar el negocio 5,000 5,000 Operación 2 Agosto 4: Para el negocio compraron sillas, mesas y samovares según fact. por $800; vajillas, carpas, manteles y otros según fact, por $400 que pagaron 50% al contado y por el saldo firmaron un letra de cambio a 30 días plazo. Asientos compuestos: dos o más cuentas deudoras, dos o más cuentas acreedoras. FECHA 2006 Ago. 4 DETALLE DEBE HABER Muebles y equipos Menajes y otros Caja Documentos por Pagar P/r la adquisición de activos para uso del negocio 800 400 600 600 Operación 3 Agosto 8: Compraron una camioneta para el negocio según fact. de Automotores y Anexos por $24,000, pagaron 3,000 de cuota inicial y por el saldo firmaron 5 letras para pagar en cinco meses. Asientos mixtos: una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras o viceversa. FECHA 2006 Ago. 8 DETALLE Equipos de Reparto Caja Documentos por Pagar P/r la adquisición de activos para uso del negocio DEBE HABER 24,000 3,000 21,000 Asientos de constitución Cuando una empresa inicia sus operaciones, el primer asiento que registra el diario es el asiento de constitución, en el caso de una sociedad como en el caso de un negocio de un solo dueño, en donde se muestra el aporte de capital. Ejemplo del registro de una empresa unipersonal La diseñadora Alicia de Serrano decide abrir su negocio unipersonal, denominado Taller de Alice, para lo cual aporta en efectivo $ 20,000 que los deposita en una cuenta corriente en el Banco de Guayaquil. FECHA 134 DETALLE DEBE HABER Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 2006 Enero 8 Bancos Banco de Guayaquil Capital de Alicia de Serrano P/ r el aporte inicial para el negocio 20,000 20,000 Ejemplo de registro de una sociedad de hecho El 5 de enero cuatro profesionales deciden formar una sociedad de hecho sin escritura pública, crean un negocio que se dedicará a la asesoría en marketing y publicidad y realizan las siguientes aportaciones: Lcdo. Héctor Macías Laborde aporta en efectivo $ 5,000 Ing. Paola Martínez Carrión, aporta en varios muebles y enseres valorados en $ 2,000 Lcdo. Michell Buendía, aporta con equipos de computación para diseño gráfico valorados en $ 5,000 Ing. Víctor Hugo Moreno, aporta con una oficina valorada en $ 8,000 FECHA 2006 Enero 5 DETALLE DEBE Caja Muebles y Equipos de Oficina Equipos de Computación Local Comercial Capital Pr. el aporte de los socios HABER 5,000 2,000 5,000 8,000 20,000 Ejemplo de registro de una sociedad de responsabilidad Limitada El 15 de enero los socios Ing. Luisa Martín Merello, Arq. Luis Pino Plúas y Arq, Piedad Rendón Mariscal, deciden crear una sociedad de responsabilidad limitada con el objeto de dedicarse al diseño arquitectónico, estructura y construcciones y suscriben participaciones por un total de $ 30,000 aportados en partes iguales. Al momento de la suscripción de las participaciones el asiento es: FECHA 2006 Enero 15 DETALLE Participación de socios Socia Luisa Martín M 10,000 Arq. Luis Pino Plúas 10,000 Arq. Piedad Rendón Mariscal 10,000 Capital Social P/r las suscripción del capital de los socios DEBE HABER 30,000 30,000 Cuando los socios pagan el aporte al capital el asiento es: 135 Sistema de Educación a Distancia FECHA 2006 Febrero 10 DETALLE DEBE Caja Participación de socios P/ r el pago del 50% de las participaciones de socios HABER 15,000 15,000 Ejemplo de registro de una sociedad anónima Se inicia una compañía anónima denominada Hotel El Bello Durmiente, S.A. para lo cual se emiten 10,000 acciones autorizadas por la Superintendencia de Compañías, a un valor de $ 5.00 cada una. Cuando se emiten las acciones el asiento es: FECHA 2006 Feb. 8 DETALLE DEBE Emisión de Acciones Capital P/ r la emisión de 10,000 acciones a $ 5.00 cada una HABER 50,000 50,000 Cuando las acciones se suscriben a los accionista el asiento es: FECHA 2006 Marzo 10 DETALLE Accionistas Sr. Roberto Díaz 3,000 acciones Ing. Jaime Balladares 4,000 acciones Eco.Jaime Freire 3,000 acciones Emisión de Acciones P/ r la circulación de las acciones DEBE HABER 50,000 $ 15,000 20,000 15,000 50,000 El asiento por el pago de las acciones el asiento es: FECHA 2006 Abr.15 DETALLE Caja Bancos Accionistas P/ r el pago en efectivo de los accionistas DEBE HABER 50,000 50,000 Libro Mayor Se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los movimientos que afectan a esa cuenta específica: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de CAJA, otra a BANCOS, otra a CAPITAL, etc. El Libro Mayor registra todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. 136 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Hay dos tipos de presentación de libro mayor: libro mayor para la cuenta principal y libro mayor para la cuenta auxiliar. Es necesario llevar el control de los auxiliares, como por ejemplo: si la compañía está manejando dos cuentas bancarias en distintos bancos de la ciudad se llevará una tarjeta u hoja para cada auxiliar bancario. A continuación presentamos los formatos de esta tarjeta mayores. 1,2,3, LA BAMBA, CIA. LTDA. MAYOR GENERAL CUENTA CÓDIGO....................... FECHA DESCRIPCIÓN ........................ COMP. No. DEBE HABER SALDO El formato del libro mayor auxiliar para las subcuentas o cuentas auxiliares, por ejemplo: Cuentas por cobrar es una cuenta que representa una lista de clientes, y para cada uno de estos clientes se necesitará llevar un registro especial. De tal manera que se manejará un tarjeta mayor por cada cliente. 1,2,3, LA BAMBA, CIA. LTDA. MAYOR AUXILIAR CUENTA PRINCIPAL CUENTA AUXILIAR FECHA DESCRIPCIÓN CÓDIGO CÓDIGO COMP. No. DEBE HABER SALDO Los procedimientos para mayorizar no presentan ninguna complejidad, pues usted va a transferir los valores del debe del diario al debe del mayor en la cuenta correspondiente. De igual manera se transfiere los valores del haber de diario al haber del mayor en la cuenta respectiva. 137 Sistema de Educación a Distancia Es decir, su transferencia es directa. El papel del mayor es el que agrupa los movimientos de cada una de las cuentas en una tarjeta con la finalidad de conocer los saldos que presentan las cuentas que han intervenido en el proceso contable de un determinado periodo. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE Balance General al inicio del periodo reportado Análisis de las transacciones, los documentos comerciales y registro en el diario Pase del diario al libro mayor Elaboración del Balance de Comparación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional) Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor Elaboración de un balance de prueba ajustado Elaboración de los estados financieros formales Cierre de libros 138 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil El balance de comprobación Para efectos de resumir toda la información registrada en el Diario y transferida a los mayores, los mismos que han presentado los saldos de cada una de las cuentas, se procede a elaborar una lista de todas las cuentas, ordenándola por grupos; primero las cuentas de balance: Activo, Pasivo y Patrimonio y luego las cuentas de resultados: Ingresos y Gastos, a esta lista se la denomina Balance de comprobación de saldos. Aunque en la práctica contable algunos prefieren elaborar una balanza de comprobación de sumas (movimientos: debe y haber) y saldos (deudores y acreedores). Cualquiera de las formas que presente este balance, no es más que un borrador previo a la elaboración de los estados financieros. En resumen: el Balance de comprobación de saldos es un listado que presenta las cuentas que han intervenido en el proceso contable de un periodo específico. Las sumas de los movimientos debe y haber deben ser iguales, puesto que se ha aplicado los principios de la partida doble, de igual manera la suma de los saldos deudores deben ser iguales a la suma de los saldos acreedores. No debemos confiarnos en el cuadre de estos conceptos, pues se advierte que puede presentarse errores de ubicación de cuentas o un cargo o crédito equivocado en cuentas que no corresponden. 4. Orientaciones específicas para el estudio Para este tema es recomendable aplicar el criterio de error – acierto. No dude en conseguir material adicional y sobre todo su tutor(a) será su fiel compañero. Utilice Internet para ampliar los criterios propuestos. Es importante que entre a la plataforma y participe de los foros abiertos y temáticos, principalmente de estos, usted se enriquecerá, pues con la discusión se aclaran ciertas ideas. Analice, comprenda y asimile las transacciones propuestas, no aplique el criterio del memorismo. Recuerde que nunca tendrá dos transacciones iguales. Es mejor comprender y luego tomar una decisión. Un pensamiento siempre guía a los que trabajamos en el área conta le La jo ada o te i a o la ho a de salida, si o o la satisfa ió del de e u plido . 139 Sistema de Educación a Distancia 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN Correspondencia Establezca la correspondencia de cada uno de los enunciados siguientes con el término correspondiente. Algunos términos pueden no utilizarse. a. cuenta 1. b. activos c. saldo de la cuenta d. catálogo de cuentas 2. 3. 4. e. haber 5. f. debe g. contabilidad por partida doble 6. h. retiros 8. 7. i. gastos j. análisis horizontal k. libro diario 9. 10. 11. l. asiento en el libro diario 12. m. asentar en el libro diario n. libro mayor o. pasivos 13. 14. 15. p. principio de importancia relativa 16. q. principio de objetividad 17. r. capital contable 18. s. registro en el libro mayor t. ingresos u. desplazamiento 19. 20. 21. v. ue ta T 22. w. transposición 23. Forma contable que se utiliza para registrar los incrementos y decrementos en cada partida de los estados financieros. Grupo de cuentas de un negocio. Lista de las cuentas del libro mayor. Recursos con los que cuenta un negocio. Cantidades que se adeudan a personas o entidades ajenas al negocio (acreedores). Derecho del propietario a los activos del negocio. Incrementos del capital contable como resultado de la venta de servicios o productos a los clientes. Activos utilizados o servicios consumidos durante el proceso de generación de ingresos. La forma más sencilla de cuenta. Cantidades registradas en la columna izquierda de una cuenta. Cantidades registradas en la columna derecha de una cuenta. Monto de la diferencia entre el debe y el haber registrados en una cuenta. Registro inicial en el cual se asientan los efectos de una transacción. Proceso de registrar una transacción en el libro diario. Forma de registrar una transacción en un libro diario. Sistema contable para registrar transacciones, con base en asentar los incrementos y decrementos en las cuentas de modo que el debe sea igual al haber. Cuenta utilizada para registrar las cantidades retiradas por el propietario de una empresa individual. Proceso de transferencia del debe y el haber de los asientos del diario a las cuentas corrientes. Libro diario de uso general Pasivo creado al recibir ingresos anticipadamente. Lista que resume los títulos y saldos de las cuentas del libro mayor. Principio contable según el cual un error puede tratarse de la manera más fácil posible. Error en el cual se invierte el orden de los dígitos, como al escribir US$989 o US$898 en lugar de US$899. x. balanza de comprobación y. libro diario de dos columnas 24. z. ingresos no devengados 25. 140 Error en el cual el punto decimal se mueve uno o más espacios a la derecha o a la izquierda, como al escribir US$98.90 o US$9 800.00 en lugar de US$989.00 Análisis financiero en el que se compara una partida en un estado financiero actual con la misma partida en estados anteriores. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CASOS DE ANÁLISIS PARA EL REGISTRO EN DIARIO La diseñadora Srta. Erika Serrano inició un negocio de decoración y diseño de interiores con dos socias y $ 5,000 de capital, que fue pagado en efectivo, denominaron a la empresa ARTE MODERNO, Cía. Ltda. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER El 4 de junio se inició el negocio y durante el primer mes de operaciones ocurrió lo siguiente: Junio 5.- Abrió una cuenta bancaria en el Banco de Guayaquil con $ 4,000 que depositó en efectivo. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER Junio 8.- Pagó con cheque tres meses de arriendos por anticipado, siendo el valor del canon $ 300 por mes. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER Junio 12. - Compró equipos de oficina y varios muebles según F/ de Muebleofi por $ 2,500 a crédito. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER 141 Sistema de Educación a Distancia Junio 14. - Compró a crédito una camioneta a TOYOCOSTA según F/. por $ 35,000 entregando como cuota inicial $ 2,500 con ch/. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER Junio 18.- Por venta de varios servicios de decoraciones, pintada y arreglo de jardines a varios clientes recaudó $ 4,380, valor que depositó en Cta., Cte. Del Bco. Guayaquil. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER Junio 24.- Adquirió un seguro contra robo de vehículo e incendio del local, pagó una prima por $ 2,400 con cheque. La póliza de seguro cubre un año. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER Junio 26. Pagó en efectivo planilla de luz por $ 145, planilla de teléfono $ 240 y la guardianía por $150. FECHA 142 DETALLE PARCIAL DEBE HABER Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Junio 28.- Canceló con cheque el 50% de la factura de MUEBLEOFI. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER REALICE EL MAYOR DE BANCOS Y DETERMINE EL SALDO A FINAL DEL MES. CUENTA: AUXILIAR: FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO 143 Sistema de Educación a Distancia ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO Correspondencia a. b. c. d. e. f. g. 1 4 12 3 11 10 6 h. i. j. k. l. m. n. 17 8 25 13 15 14 2 o. p. q. r. s. t. u. 5 22 ___ 6 18 7 24 v. w. x. y. z. 9 23 21 19 20 Casos de Análisis Una vez que haya resuelto los Comprobantes de Diario de las empresa Arte Moderno C. Ltda, y haya obtenido el saldo de la cuenta Bancos, consulte con su tutor (a). Por ahora no presentaremos la solución de este interesante caso, preferimos que se trabaje en equipos y lo envíe al correo electrónico de su tutor (a). De esta manera monitoreamos la comprensión hasta aquí de lo explicado en la presente guía didáctica además de la ilustración práctica que se desarrolló. 144 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 11 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Los estados financieros son la etapa final del proceso contable y son la base para la toma de decisiones. Debemos ahora definir correctamente cuál es la contribución que tiene cada estado en el proceso contable. Es importante demostrar cuál es la situación del negocio y cuál es su evolución con el paso del tiempo. Al igual que los seres humanos necesitamos realizarnos exámenes para confirmar nuestro estado de salud, los estados financieros proporcionan información para tomar decisiones sobre una entidad y conforme a los resultados, se toman los correctivos correspondientes para que la organización cumpla con los objetivos establecidos y los estados financieros son la herramienta que permite conseguirlos. No debemos olvidar que una organización es un conjunto de elementos que permiten conseguir objetivos. Todos estos elementos deben estar en armonía y en función a esta armonía se concibe una relación Ganar – Ganar. Los dueños y gerentes del negocio necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La información financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros. 2. Objetivos específicos    Identificar la importancia de los estados financieros básicos. Cumplir con los lineamientos requeridos para la elaboración de la información contable con el fin de dar una base confiable para la toma de decisiones. Desarrollar una ética personal con la finalidad de conocer cuál es el objetivo de la presentación de los Estados Financieros. 3. Desarrollo del tema  Los estados financieros de una organización 145 Sistema de Educación a Distancia En el complejo mundo de los negocios, hoy en día, caracterizado por el proceso de globalización y la competitividad en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico. Se ha dicho en temas anteriores que la contabilidad es una disciplina que permite preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros. Las características fundamentales que debe tener la información financiera son: utilidad y confiabilidad. La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa. Las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que le afectan, son medidos, registrados, clasificados, analizados y finalmente reportados como información. Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en la Situación Financiera y el Estado de Variaciones en el Capital Contable.  Balance General Es el estado financiero que muestra los activos, pasivos y el capital contable de una entidad económica a una fecha determinada. El ejemplo que comúnmente se relaciona con este estado es una fotografía, que muestra lo que es un ente a una fecha determinada. Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de tres partes, activo, pasivo y patrimonio. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios (conformado por el patrimonio), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo 146 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil (empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crédito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y la finalidad. Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad.  Estado de Resultados Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Este estado financiero muestra los ingresos, egresos y la utilidad o pérdida resultante. Aquí el ejemplo representativo es el del desarrollo de una película, que se proyecta durante cierto periodo, un estado de resultados comprende, por lo general, un año. Si observamos el estado que se presenta los gráficos posteriores encontramos que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades: venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades en un periodo determinado.  Elementos del Estado de Resultados Básicamente está formado por la siguiente ecuación: Ingresos - Egresos = Resultado. Si los ingresos son superiores a los egresos, el resultado será una utilidad; pero si los egresos exceden a los ingresos el resultado será una pérdida. Los ingresos son las ventas de bienes y servicios y los egresos son los costos y gastos. Todos estos saldos se obtienen de los registros de diario y mayor.  Estado de Flujo de efectivo Se entiende por estado de flujo de efectivo, al estado financiero básico que muestra los cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), que soportan nuestras normas ecuatorianas de contabilidad NEC. El estado de flujo de efectivo ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades operativas, de inversión y financieras de la empresa en un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro. El propósito del estado de flujos de efectivo es proporcionar información relacionada con los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo económico. El término flujos de efectivo implica entradas y salidas de efectivo, es decir cobros y pagos. 147 Sistema de Educación a Distancia Es importante conocer que a este estado también se lo denomina Estado de cambios en la situación financiera. El estado de flujos de efectivo ayuda a la gerencia, los inversionistas, acreedores y otros usuarios de la información contable a evaluar la liquidez de la empresa, como también en la evaluación de los siguientes factores: 1. Capacidad de la compañía de generar flujos de efectivo positivos en periodo futuros. 2. Necesidad de la compañía de obtener financiamientos externos. 3. Capacidad de la compañía de cumplir con sus obligaciones contraídas tanto con proveedores, bancarias y otros. 4. Capacidad de la compañía de cumplir el pago de los dividendos a socios o accionistas. 5. Razones para explicar las diferencias entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto provenientes de las actividades operativas. Cabe señalar que el estudio y la preparación de este estado se lo tratará en Contabilidad II, lo hemos presentado en esta unidad para darle a conocer los estados financieros que se deben preparar en la contabilidad de las empresas. Solamente procederemos al estudio de la elaboración del balance general y del estado de resultados. A continuación se presentan los formatos de un balance general y de un estado de resultados o de pérdidas y ganancias, ambos con dos años para su comparación. GRUPO XYZ BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE 20X6 (en millones de dólares) ACTIVOS 148 20X5 20X6 x x X X Activos corrientes Efectivo y equivalentes de efectivo Inversiones temporales Cuentas por cobrar comerciales, neto de estimación para cuentas de cobro dudoso por X en 20X2 y X en 20X1 Otras cuentas por cobrar Inventarios Gastos pagados por anticipado Total activos corrientes x X x x x x X X X X Activos no corrientes Inversión en asociadas Propiedad, planta y equipo, neto x x X X Plusvalía mercantil, neto Otros activos Total activos Universidad Católica de Santiago de Guayaquil x X x X X X PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos corrientes Préstamos a corto plazo Porción corriente de la deuda a largo plazo Cuentas por pagar comerciales Otras cuentas por pagar Impuestos por pagar Gastos acumulados Total pasivos corrientes x x x x x x x X X X X X X X Pasivos no corrientes Deuda a largo plazo Impuesto diferido Provisión para jubilación patronal Total pasivos x x x x x X X X X X Interés minoritario x X Patrimonio Capital pagado Reservas Utilidades/(pérdidas) acumuladas Total patrimonio x x x x X X X X Total pasivos y patrimonio X X Grupo XYZ - ESTADO DE RESULTADOS POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE 20X6 (en millones de dólares) (Ilustra la clasificación de gastos por función) 20X5 20X6 X X (x) (x) x X Gastos de ventas Gastos administrativos Otros gastos operativos (x) (x) (x) (x) (x) (x) Otros ingresos operativos x X Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta 149 Sistema de Educación a Distancia (x) (x) X X (x) x x (x) (x) X X (x) X X Participación de empleados en las utilidades Impuesto a la renta Utilidad después de participación de empleados en las utilidades e impuesto a la renta (x) (x) (x) (x) X X Interés minoritario (x) (x) Utilidad neta de actividades ordinarias X X Partidas extraordinarias x (x) Utilidad neta del período X X Utilidad operacional Gasto financiero Ingresos financieros Participación en la utilidad de compañías asociadas Utilidad antes de participación de empleados en las utilidades e impuesto a la renta 4. Orientaciones específicas para el estudio Se recomienda buscar en Internet material relacionado con la elaboración, estructura y formas de presentación de los estados financieros básicos. Consulte el material básico así como también el material complementario para que usted pueda llegar a una conclusión más satisfactoria sobre el uso de los estados financieros. Es importante que usted visite una empresa o en la que está trabajando, visite el departamento de contabilidad, observe la preparación de los estados financieros. Esta información no es confidencial, pues las empresas deben cumplir uno de los requisitos que establece la Superintendencia de Compañía la de publicar en la prensa estos informes. Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning, esta herramienta siempre está a su disposición, participe de los foros temáticos y abiertos, le será de mucha utilidad, y por otro lado consulte con su tutor(a); tendrá mayor apoyo pedagógico para satisfacer sus inquietudes. Es preciso que en estas consultas usted tenga un listado de inquietudes, anótelas, precise el tema que va a consultar, sus preguntas, para de esta manera atenderlo acertadamente. 150 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN A. Indicar a qué clasificación pertenecen las siguientes cuentas. Las opciones son Activo (circulante, fijo, diferido), Pasivo (a largo plazo, a corto plazo), Capital o Resultados (Ingresos, Egresos). Cuenta Clasificación Bancos Clientes Edificio Documentos por cobrar Ventas Gastos de instalación Proveedores Funcionarios y empleados Capital social Deudores diversos Costo de ventas Gastos de ventas Productos financieros Otros gastos B. Partiendo de un balance de saldos elabore los estados financieros básicos: Al 31 de agosto la empresa de Servicio de Mensajería Urgentito, presenta sus saldos en sus cuentas, con los que se ha preparado el siguiente balance de comprobación: SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31 DE AGOSTO/2006 CÓDIGO CUENTAS DEUDOR ACREEDOR Caja Bancos 7,480 Cuentas por Cobrar 8,500 Documentos por cobrar 10,000 Suministros 1,400 Seguros prepagados 6,000 Muebles y equipos de oficina 4,500 Vehículos Equipos de computación 26,000 8,400 Cuentas por pagar 8,420 Documentos por pagar 5,600 151 Sistema de Educación a Distancia Obligaciones bancarias 10,000 Capital 30,000 Ingresos por servicios 18,780 Gastos administrativos 2,480 Gastos de ventas 1,600 Otros ingresos 3,560 TOTALES 76,360 76,360 ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO A) Indicar a qué clasificación pertenecen las siguientes cuentas. Las opciones son: Activo (circulante, fijo, diferido), Pasivo (a largo plazo, a corto plazo), Patrimonio o Resultados (Ingresos, Egresos). Cuenta 152 Clasificación Bancos Activo Circulante Clientes Activo Circulante Edificio Activo Fijo Documentos por cobrar Activo Circulante Ventas Ingresos Gastos de instalación Egresos Proveedores Pasivo a corto plazo Funcionarios y empleados Activo corriente Capital social Patrimonio Deudores diversos Activos Corrientes Costo de ventas Egresos Gastos de ventas Egresos Productos financieros Egresos Otros gastos Egresos Universidad Católica de Santiago de Guayaquil B) 1. Elaboración del estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados. SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE AGOSTO/2006 Ingresos por Servicios $ 18,780 (-) Gastos de operación Gastos de administración $ 2,480 Gastos de ventas 1,600 Total de gastos (-) 4,080 + Otros ingresos 3,560 Utilidad Neta $18,260 2. Elaboración del Balance General o estado de situación financiera. SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO BALANCE GENERAL ACTIVOS PASIVOS CORRIENTE CORRIENTE Caja bancos Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar $ 7,480 Cuentas por pagar 8,500 Documentos por pagar 5,600 10,000 Obligaciones Bancarias 10,000 Suministros 1,400 TOTAL DE PASIVO Seguros Prepagados 6,000 PATRIMONIO FIJOS Muebles y equipos de oficina Vehículos Equipos de Computación TOTAL DE ACTIVO $ 8,420 Capital 4,500 Utilidad del ejercicio $ 24,020 30,000 18,260 26,000 8,400 $ 72,280 TOTAL DE PASIVO + PATR. $ 72,280 AL 31 DE AGOSTO/2006 153 Sistema de Educación a Distancia TEMA 12 APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROCESO CONTABLE EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción La contabilización de las operaciones que realiza una empresa implica el conocimiento de aspectos conceptuales de información financiera, que no sólo el contador debe poseerlo, pues todo estudiante involucrado en el estudio de carreras de negocios debe conocerlo, además del desarrollo de una gran cantidad de actividades un tanto rutinarias. En este tema se aplicará lo que se ha explicado detalladamente en las unidades anteriores. Es necesario que se revise paso a paso el proceso contable que le presentamos en esta sección. Para ello, se ha seleccionado una empresa de servicio de lavado de automóviles denominado Servicios Guerra. Se presenta una serie de transacciones efectuadas durante el mes de agosto de 2004, se ha preferido ignorar el IVA y las retenciones en la fuente, impuestos que en la actualidad se gravan a las operaciones de negocios, para simplificar el aprendizaje estos temas se tratarán junto con las empresas comerciales. Por ahora, necesitamos su concentración en la aplicación del proceso contable. 2. Objetivos específicos    Atender los aspectos fundamentales del ciclo contable para el éxito de la información financiera. Aplicar los pasos del proceso para la realización de la información contable – financiera de las organizaciones. Elaborar los estados financieros para el análisis de la situación económica de la empresa objeto de estudio y la toma de decisiones en la gestión de los negocios. 3. Desarrollo del tema A continuación se muestran las transacciones que efectuaron Servicios Guerra, durante el primer mes de operaciones como empresa de lavado de automóviles: Agosto 154 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 1. Los dueños del negocio aportaron capital en efectivo por $ 20,000 que fueron depositados en una cuenta bancaria en el Banco del Pacífico, a nombre del negocio. 2. Se adquirió un local por un valor de $ 30,000, pagó $ 5,000 con cheque y el saldo lo financió con una hipoteca en el banco a 5 años con el 8% de interés anual. 3. Se compró una camioneta para uso del negocio según fact. de TOYOCOSTA por $ 28,000 entregando como cuota inicial $ 3,500 y por el saldo firmó 36 letras para pagar mensualmente con un 7,5 % de interés anual. 7. Se compra equipo de oficina por $ 2,800 según fact. de COMANDATO que se paga al contado. 13. Se compran materiales de limpieza a crédito 30 días, según fact. de QUIMISER por $2,500. 15. Se pagaron sueldos correspondientes a la primera quincena por $ 800. 16. Se paga un anuncio en El Universo para promover los servicios de la empresa según fact. por $ 450. 21. Se obtuvieron ingresos por servicios de lavado de automóviles por $ 2,800 de los cuales el 60% pagaron en efectivo y el saldo según fact. a crédito que pagarán en 15 días. 22. Se abonó a QUIMISER el 60% materiales. a la deuda pendiente por la compra de 25. Se canceló a las autoridades municipales $ 380 por los permisos necesarios para laborar en el negocio de lavado de autos. 26. Se obtuvieron ingresos por servicios de lavado según fact. al contado por $ 3,600. 27. Los clientes que adeudaban pagaron sus facturas y se recaudó $ 600. 31. Se pagaron los sueldos y salarios correspondientes a la segunda quincena del mes. Al 31 de agosto el inventario de materiales de limpieza tenía un valor de $1,480. Se requiere: a. b. c. d. Registrar las operaciones del mes de agosto en el Diario general Mayorizar los asientos del diario Preparar el balance de comprobación Elaborar los estados financieros 155 Sistema de Educación a Distancia Análisis de las operaciones Como primer paso se procederá a analizar cada una de las operaciones, esta actividad ayudará al registro posterior en diario. Para el análisis suponga que tiene en su escritorio todos los documentos que sustentan las operaciones de negocios propuestos. Cada grupo de documentos como facturas, comprobantes de egresos por los cheques girados, los depósitos efectuados en las cuentas bancarias, etc., serán analizados con el fin de reconocer: a. La naturaleza de la operación. b. Las cuentas que se afectan (para seleccionar la cuenta consulte el catálogo). c. La condición deudora (se recibe) o acreedora (que se entrega), es decir el cargo y el abono. d. Los valores que le corresponden a las cuentas. No olvide que en cada operación dará origen al registro utilizando un asiento, el mismo que tiene que cumplir el principio de Partida Doble. No ha rá deudor, si a reedor por valor igual . 156 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Agosto Día 1. 2. ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN ¿Qué recibe el negocio? Efectivo que se deposita en una cta. cte. Banco Cuenta que se afecta: Caja Bancos (aumenta) ¿Qué se entrega? Los certificados de que aportan capital Cuenta que se afecta: Capital aumenta) ¿Qué recibe el negocio? El local para que funcione la lavadora de autos Cuenta que se afecta: Edificios (aumenta activo) ¿Qué se entrega? Gira cheque para dar una cuota de entrada Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) CARGO 20,000 20,000 30,000 5,000 25,000 Cuenta que se afecta: Hipoteca por pagar (aumenta pasivo) 3. 7. 13. 15. 16. ¿Qué recibe el negocio? Camioneta Cuenta que se afecta: Vehículos (aumenta activo) ¿Qué se entrega? Gira cheque para dar una cuota de entrada Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) Cuenta que se afecta: Doc. por pagar (aumenta pasivo) ¿Qué recibe el negocio? Muebles y varios equipos para uso del negocio Cuenta que se afecta: Equipos de oficina (aumenta activo) ¿Qué se entrega? Gira cheque para dar una cuota de entrada Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) ¿Qué recibe el negocio? Todos los productos para la lavada de carros Cuenta que se afecta: Materiales de Limpieza (aumenta activo) ¿Qué se entrega? El compromiso de adquirir una deuda para pagar después Cuenta que se afecta: Ctas, por pagar (aumenta pasivo) ¿Qué recibe el negocio? El servicio del personal que colabora con usted Cuenta que se afecta: Gastos de Sueldos * (aumenta gastos, disminuye utilidades) ¿Qué se entrega? Gira cheques para pagar al persona Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) ¿Qué recibe el negocio? El servicio de la publicación por parte de El Universo Cuenta que se afecta: Gasto de Publicidad (aumenta gastos, disminuye utilidades) El principio de partida doble, indica que todo gasto es cuenta deudora ¿Qué se entrega? Gira cheque para pagar la factura del diario. Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) ABONO 28,000 3,500 24,500 2,800 2,800 2,500 2,500 800 800 450 450 157 Sistema de Educación a Distancia Agosto Día 21. 22. 25. 26. 27. 31. ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN ¿Qué recibe el negocio? Efectivo que lo deposita para proteger el dinero Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo) Por la venta a crédito se afecta Ctas x Cobrar (aumenta) ¿Qué se entrega? El servicio de lavado de automóviles Cuenta que se afecta: Ventas (aumenta utilidades) ¿Qué recibe el negocio? La factura cancelada que le entrega QUIMISER. Además, hay una regla: el pasivo disminuye en el debe, y el pago refleja una disminución de la deuda o pago total. Cuenta que se afecta: Ctas. Por Pagar (disminuye) ¿Qué se entrega? Gira cheque para abonar a la deuda de QUIMISER Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) ¿Qué recibe el negocio? Los certificados del municipio que permitirán trabajar Cuenta que se afecta: Permisos Municipales (aumenta gasto, disminuye utilidades) ¿Qué se entrega? Gira cheque para cancelar el permiso al Municipio Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) ¿Qué recibe el negocio? Efectivo que se deposita en cta. bancaria Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo) ¿Qué se entrega? Los servicios de lavada de automóviles Cuenta que se afecta: Ventas de Servicios (aumenta) ¿Qué recibe el negocio? Efectivo y lo deposita en cta. bancaria para protección Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo) ¿Qué se entrega? Las facturas canceladas y un comprobante de ingreso Cuenta que se afecta: Ctas. por cobrar (disminuye activo) ¿Qué recibe el negocio? El servicio del personal que colabora con usted Cuenta que se afecta: Gastos de Sueldos * aumenta gastos, disminuye utilidades) ¿Qué se entrega? Gira cheques para pagar al personal Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo) CARGO 1,680 1,120 2,800 1,500 1,500 380 380 3,800 3,800 600 600 800 * Una regla de la Partida Doble indica que todo gasto es cuenta deudora. 158 ABONO 800 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Registro en Diario Con el análisis efectuado, en el que se determinaron las cuentas que intervienen en cada una de las operaciones, el cargo y el abono, es decir, la cuenta se debita y la que se acredita, inmediatamente procedemos al registro en el libro o comprobante de diario. Para ello se utiliza la presentación técnica de los asientos. FECHA 2006 Ago. 1 DETALLE ---------------------------01------------------------Caja - Bancos Capital P/r* el capital con que se inicia el negocio Agosto 2 --------------------------02-------------------------Edificio Caja – Bancos Hipoteca por Pagar P/R la adquisición del local financiado con la hipoteca en el banco. Agosto 3 ------------------------03-----------------------------Vehículos Caja- Bancos Documentos por pagar P/R la compra de la camioneta s/fact.874 de TOYOCOSTA -------------------------04--------------------------Agosto 7 Equipos de oficina Caja – Bancos Ago. 13 P/R la compra de varios equipos para uso del negocio DEBE HABER 20,000 20,000 30,000 5,000 25,000 28,000 3,500 24,500 2,800 2,800 ---------------------------05-----------------------Material de Limpieza Cuentas por Pagar QUIMISER Agosto15 P/r la adquisición de materiales para el servicio de lavado Agosto16 Agosto21 Agosto22 Agosto25 --------------------------06-------------------------Gastos de Sueldos Caja – Bancos P/R el pago del personal. ------------------------07------------------------------Gastos de Publicidad Caja- Bancos P/R el pago del anuncio publicitario s/fact. # 467 del diario El Universo -------------------------08--------------------------Caja – Bancos Cuentas por cobrar Ventas de servicios P/R fact, por ventas 60% al contado y 40% a crédito 15 días plazo --------------------------09--------------------------Cuentas por Pagar QUIMISER Caja Bancos P/R el abono que se hace a la fact. de QUIMISER 2,500 2,500 800 800 450 450 1,680 1,120 2,800 1,500 1,500 159 Sistema de Educación a Distancia 2006 ---------------------------10--------------------------Agosto26 Permisos Municipales Caja – Bancos P/R el pago de los permisos de funcionamiento al Municipio de Guayaquil ---------------------------11---------------------------Agosto27 Caja- Bancos Ventas de Servicios P/R las ventas según fact. al contado ---------------------------12----------------------------Caja – Bancos Agosto31 Cuentas por Cobrar Cobros de fact. pendientes por servicios de lavado 380 380 3,600 3,600 600 600 ---------------------------13--------------------------Gastos de Sueldos Caja – Bancos P/R* el pago del personal. TOTALES 800 ________ $ 94,230 800 ________ $ 94,230 *P/R a eviatu a de pa a egist a Libro Mayor (mayorización) Una vez que haya registrado las operaciones en el libro diario, se procede a transferir los movimientos en los mayores correspondientes, cuenta por cuenta, estableciendo el saldo a la fecha: Recuerde que la transferencia es directa: del debe del Diario al debe del Mayor de la cuenta correspondiente. Para los saldos aplique los conocimientos de aumentos y disminución, además de la naturaleza de la cuenta: cuentas de activo, por naturaleza presentan saldos deudores, al igual que los gastos. Las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por naturaleza, presentan saldos acreedores. A continuación presentamos los mayores de la empresa de Servicios Guerra: 160 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CUENTA: Documentos por Pagar DEBE HABER SALDO 24,000 (24,000) CUENTA: Equipos de Oficina DEBE HABER SALDO 2,800 2,800 SERVICIOS GUERRA, C.LTDA. CUENTA: Caja Bancos CUENTA AUXILIAR: FECHA Agosto 1 Ago. 2 Ago. 3 Ago .7 Ago. 15 Ago.16 Ago. 21 Ago. 22 Ago. 25 Ago. 26 Ago. 27 Ago. 31 *CÓDIGO: DESCRIPCIÓN Asiento 1 por capital Por Edificio Por Vehículos Por Equipos de Oficina Por Gasto de sueldos Por Gasto de Publicidad Por Ventas de servicios Por Cuentas por pagar Por Permisos municipales Por Ventas de servicios Por Cuentas por Cobrar Por Gasto de sueldos REF. *As.1 As.2 As.3 As.4 As.6 As.7 As. 8 As. 9 As. 10 As. 11 As. 12 As. 13 DEBE HABER 20,000 SALDO 20,000 15,000 11,500 8,700 7,900 7,450 9,130 7,630 7,250 10,850 11,450 10,650 5,000 3,500 2,800 800 450 1,680 1,500 380 3,600 600 800 *Ver código en el catálogo de cuentas *As. asiento Para efectos didácticos se han diseñados los mayores con las columnas necesarias para transferir las partidas de los asientos de Diario. CUENTA: Capital DEBE HABER SALDO 20,000 (20,000) CUENTA: Vehículos DEBE HABER 28,000 CUENTA: Edificio DEBE HABER 30,000 SALDO 30,000 CUENTA: Hipoteca por Pagar SALDO DEBE 28,000 HABER SALDO 25,000 (25,000) 161 Sistema de Educación a Distancia CUENTA: Materiales de Limpieza DEBE HABER SALDO 2,500 CUENTA: Permisos Municipales DEBE HABER SALDO 380 CUENTA: Gastos de sueldos DEBE HABER 800 800 380 SALDO CUENTA: Cuentas por Cobrar DEBE HABER SALDO 1,120 600 162 2,500 800 1,600 1,120 520 CUENTA: Cuentas por pagar DEBE HABER SALDO 2,500 (2,500) 1,500 (1,000) CUENTA: Ventas de Servicios DEBE HABER SALDO 2,800 (2,800) 3,600 (6,400) CUENTA: Gastos de Publicidad DEBE HABER SALDO 450 450 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Servicios Guerra, C. Ltda. Balance de comprobación de saldos al 31 de agosto/2006 Concepto Saldos Cuentas Deudor Caja-Bancos Acreedor 10.650,00 Cuentas por cobrar 520,00 Edificio 30.000,00 Capital 20.000,00 Gastos de sueldos 1.600,00 Gastos de publicidad 450,00 Cuentas por pagar 1.000,00 Equipos de oficina 2.800,00 Vehículos 28.000,00 Permisos municipales 380,00 Materiales de limpieza 2.500,00 Documentos por pagar 24.500,00 Ventas de servicios 6.400,00 Hipoteca por pagar 25.000,00 Totales 76.900,00 76.900,00 Una vez que se han listado las cuentas en el balance de saldos que presenta este periodo contable de la mencionada empresa, se procederá a seleccionar las cuentas del estado de resultados o de pérdidas y ganancias que son las de ingresos y gastos. Y para elaboración del balance general seleccionamos las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Como observamos en el patrimonio, el capital del negocio se incrementó por las utilidades obtenidas durante el periodo por las operaciones realizadas. A continuación presentamos los estados financieros básicos, información resumida para la toma de decisiones. Servicios Guerra, C.Ltda. Estado de Resultados al 31 de agosto de 2006 Ventas de servicios $ (-) Gastos de Operación Sueldos 1,600 450 Publicidad 380 Permisos Municipales Total de gastos Utilidad neta 6,400 (-) 2,430 3,970 163 Sistema de Educación a Distancia ACTIVO Circulante Caja - Bancos Cuentas por cobrar Inventario de materiales Total de activos circulante Fijo Edificio Equipo de oficina Vehículos Total de activo fijo Total de activo Servicios Guerra. Cía. Ltda. Balance General al 31 de agosto de 2006 PASIVO Corriente $ 10,650 Cuentas por pagar 520 Documentos por pagar 2,500 13,670 Total de pasivo 30,000 2,800 28,000 $ 60,800 $ 74,470 1,000 24,500 25,500 A L/plazo Hipoteca por paga Total pasivo a L/ plazo 25,000 25,000 Total de pasivo 50,500 PATRIMONIO Capital social Resultado del ejercicio Total capital contable 20,000 3,970 23,970 Total de pasivo y capital contable $ 74,470 4. Orientaciones específicas para el estudio Imagínese que usted es dueño de este negocio, analice las operaciones desde esa óptica, esto ayudará a la comprensión de este desarrollo del proceso contable de una empresa de servicio. Vaya paso a paso, tal como se ha presentado el proceso, desde el análisis, en esta parte usted debe asociar los documentos comerciales que tendría al momento de las operaciones de negocios. En la práctica empresarial, tenemos las facturas, los cheques y los comprobantes, tanto de egreso como los de ingreso; también cuando depositamos tenemos las copias de las notas de depósitos que nos entrega el banco. Todos estos documentos son necesarios y originan el registro contable. Por lo tanto, se recomienda que investigue al respecto. Además no deje de participar en la plataforma con sus inquietudes, las mismas que serán atendidas a la brevedad posible. 164 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN  Desarrolle el Proceso contable de un pequeño negocio de servicio El SPA Elite cierra sus libros al 31 de diciembre 2006. Los saldos del mayor al 1 de diciembre son los siguientes: Caja Bancos Cuentas por cobrar Seguros pagados por anticipado Productos de belleza Máquina y Equipos de Estética Muebles y equipos de oficina Cuentas por pagar Sueldos por pagar Impuestos por pagar Documentos por pagar Capital social Obligaciones bancarias Utilidades retenidas $ 80 2,200 1,700 1,450 825 7,500 8,400 1,860 1,150 970 2,200 5000 9,000 1,975 Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones: Dic. 2: Dic.5: Dic. 7: Dic.9: Dic. 10: Dic. 13: Dic. 15: Dic. 18: Dic. 21: Dic. 22: Dic. 24: Dic. 28 Dic. 30 Se pagaron 1,600 en sueldos, incluyendo los que se debían. Se compraron productos de belleza a crédito por 3,500. Se recibieron 1,552 en efectivo por servicios de belleza. Se pagaron los impuestos que se debían al inicio del mes. Se liquidaron cuentas pendientes con los proveedores por 2,280. Se cobraron 975 de clientes que estaban pendientes de cobro. Se pagó el alquiler del local por 350. Se pagaron luz, agua y teléfono según facturas que suman $245. Se recibieron $1,325 en efectivo por servicios a clientes. Se depositaron en cuenta corriente del Banco de Guayaquil $2,800. Se recibieron efectivo y cheques de varios clientes por servicios $1,780. Se realizó pago a proveedores por $800. Se cargó a clientes $3,400 por servicios proporcionados a crédito, y por ventas de servicios al contado se recibieron $1,800. 165 Sistema de Educación a Distancia Nota: La empresa tiene la política que todo pago lo realiza con cheque de la cuenta corriente que tiene en el Banco de Guayaquil, además realiza el respectivo comprobante de egreso. Se pide: 1. 2. 3. 4. 5. Analizar las operaciones y determinar la cuenta deudora y acreedora. Registrar los asientos en Diario. Realice los pases al Mayor, utilice la tarjeta didáctica. Elabore el balance de saldos. Prepare los informes financieros: a) Estado de Resultados y b) Balance General. ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO No presentaremos el solucionario, necesitamos que ustedes se comuniquen con su tutor(a) para monitorear este trabajo que deberán desarrollarlo basado en los pasos del proceso práctico, ilustrado en este tema. 166 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 13 LOS SUELDOS Y SALARIOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Como usted ha podido notar, hemos hecho un interesante recorrido por todo el proceso contable, necesario para el registro de las operaciones de negocios y la preparación de la información financiera. En los temas anteriores se ha mencionado un sinnúmero de transacciones: de compra de activos fijos, compra de insumos a crédito, pagos de dichos créditos, venta de servicios, tanto al contado como de crédito; el cobro de dichos créditos; pagos de gastos: por arriendos, publicidad, guardianía, luz, agua y teléfono. En conclusión usted ha podido apreciar el manejo de un negocio y de los registros contables. Ahora, en este tema procederemos a conocer sobre las remuneraciones, horas extras y todo lo relacionado al pago a los trabajadores. Son gastos que tienen un tratamiento diferente de los otros. Pero es indispensable hacer referencia que este tema no tratará los beneficios sociales y sus provisiones, tema que se seleccionó para tratarlo dentro de Contabilidad II como pasivo que representa para la organización. 2. Objetivos específicos     Definir que son los sueldos, salarios, honorarios profesionales y horas extras. Determinar la liquidación de las horas extras a los trabajadores. Calcular el sueldo neto a los empleados, aplicando lo que establece el régimen laboral en el código de trabajo. Demostrar la contabilización de los sueldos y salarios. 3. Desarrollo del tema  ¿Qué son los sueldos y salarios? Sueldo es la remuneración que, por igual concepto, corresponde al empleado, por la labor realizada dentro de la organización. Salario es el estipendio, que paga el empleador al obrero, en virtud del contrato de trabajo. 167 Sistema de Educación a Distancia El salario se paga por jornadas de labor y en tal caso se llama jornal; por unidades de obra o por tareas. El sueldo, por meses, sin suprimir los días no laborables. Como el código de trabajo establece que sábados y domingos son días de descanso obligatorio, la remuneración que se reconoce al colaborador empleado de la empresa, incluye sábados y domingos. ¿Qué son honorarios profesionales? Son valores que se reconoce a un ejecutivo, asesor o profesional que realice un trabajo determinado, en virtud de una contratación, pero que no tiene ninguna dependencia con la empresa, es decir, no es empleado de la organización. Este rubro se lo trata como gasto administrativo o de ventas, según sea el trabajo que realiza el profesional, y cumpliendo con la ley debe retenerle el 8 % de impuesto a la renta. De ninguna manera se lo trata como empleado enrolado. ¿Qué son las horas extras? Son las horas que exceden lo que determina la Ley; es decir, que la jornada de trabajo es de ocho horas diarias, de manera que no exceda la 40 horas semanales, luego de esto se consideran horas extras; salvo disposición de la Ley en contrario. De acuerdo al código de trabajo son dos tipos de horas extras: suplementarias y extraordinarias. Las horas suplementarias son aquellas que realiza el trabajador después de su jornada normal de 8 horas. Por ejemplo: si cumple un horario de 8H00 a 17h00, a partir de la salida 17h00 comienza a hacer horas extras suplementarias. Este tipo hora se las limita hasta las 24h00. Para pagar las horas suplementarias se recarga el 50% al costo hora, es decir trabaja una hora y le reconocen por una hora y media. Las horas extraordinarias son aquellas que realizan el trabajador durante los días sábados, domingos y días feriados. Y también después de las 24H00 hasta las 6H00. Este tipo de hora se recarga el 100% al costo hora, es decir trabaja una hora y le reconocen el doble. Diferencia entre empleado y obrero La persona que se obliga a la prestación del servicio o a la ejecución de la obra se denomina trabajador y puede ser empleado u obrero. La persona o entidad, de cualquier clase que fuere, por cuenta u orden de la cual se ejecuta la obra a quien se presta el servicio, se denomina empresario o empleador. Empleado es el colaborar que por lo general trabaja en las oficinas y realiza un trabajo intelectual, en cambio el obrero es el colaborador que trabaja en los talleres, en la planta de los procesos productivos. El obrero de la construcción es un jornalero, el jornalero agrícola se encuentra en las haciendas. Ambos colaboradores, importantes en el desarrollo de la organización, se lo denomina trabajador. 168 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Aportaciones al Seguro Social Todo trabajador está obligado a reconocer al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social el 9,35% de su total de remuneraciones mensuales. En calidad de agente de retención, el patrono, está obligado a deducir del pago de la nómina, el mencionado aporte personal. Además como patrono está obligado a reconocer también al IESS los aportes patronales del 11,15%, para el SECAP el 0,5% y para el IECE el 0,5%, es decir que todos los meses entre el primero hasta el 15 deberá pagar y declarar las aportaciones 9,35 % más 12,15% al IEES, lo que sumaría 21,50%. Otros descuentos de la nómina de pago Por lo general, en la primera quincena se anticipa al personal entre el 40% o el 50% del sueldo, para ser descontado a final del mes cuando se elabora el rol de pago. Este anticipo se lo carga, cuando se lo entregan al personal, en la cuenta Anticipo de Sueldos, y, a fin de mes, cuando se procede al registro del rol se acredita esta cuenta por el valor anticipado, de manera que presenta un saldo cero. Los préstamos que la empresa otorga al personal, o los que entrega el IESS a sus afiliados, trabajadores de una organización, también se descuenta a fin de mes, junto con la liquidación de los sueldos del personal. A continuación se presenta la liquidación de una nómina de 4 empleados con sus respectivos descuentos que realiza la persona encargada de elaborar las nóminas. Además, se determina a través de las tarjetas reloj que todos ellos trabajaron 10 horas suplementarias y 8 horas extraordinarias. Liquidación de los sueldos al personal (al 31 de enero /2006) Empleados Sueldo mensual Horas extras (31horas) Total de Ingresos (-) Deducciones Aporte Personal 9.35% Préstamo personal Crédito Comercial Anticipo de sueldo (40%) Total de deducciones Sueldo neto a pagar Serafín Suárez 300.00 38.75 338.75 Rubí Muñoz 500.00 64.58 564.58 Paul Sol 250.00 32.29 282.29 Fresia Saavedra 180.00 23.25 203,25 TOTAL 1,230.00 158.87 1388.87 31.67 100.00 58.00 120.00 309.67 29.08 52.78 150.00 100.00 200.00 502.78 61.80 26.39 -0-0100.00 126.39 155.90 19.00 -080.00 72.00 171.00 32.25 129.84 250.00 238.00 492.00 1,109.84 279.03 10 horas suplementarias x 1,5 = 15 horas 8 horas extraordinarias x 2 = 16 horas Total 31 horas 169 Sistema de Educación a Distancia Sueldo mensual/240 = costo hora x total de horas extras El registro en diario FECHA Abril 30 DETALLE ----------------------- x ----------------------Gastos de Administración Sueldos y salarios Horas extras Caja Bancos IESS por pagar Cuentas por cobrar a trabajadores Anticipo de Sueldos Cuentas por Pagar Pr. la nómina de personal del presente mes PARCIAL DEBE HABER 1,388.87 1,230.0 158.87 279.03 129.84 250.00 492.00 238.00 ¿Qué otros valores pagan los patronos a sus trabajadores? Además de las remuneraciones estipuladas bajo contrato o sin él, el empleador o empresario, está obligado a reconocer a sus trabajadores los siguientes rubros: sueldos y salarios, horas extras, en el mes de abril deben pagar el bono escolar, llamado también decimocuarto sueldo. En diciembre se pagará la decimotercera remuneración o bono navideño. Sobre estos beneficios se tratará en el texto -guía de Contabilidad II. 4. Orientaciones específicas para el estudio Es importante que usted investigue el material de consulta, que para este tema es concretamente el Código de Trabajo (en el Cap. VI, de la pág. 20 a la 26); en el Código encontrará información valiosa para la comprensión de esta sección. Recuerde consultar con su tutor(a) para aclarar ideas, despejar dudas o alguna otra expectativa. También es importante participar en los foros abiertos y temáticos que se realizarán, pues siempre hay material expuesto para iniciar el proceso de la discusión en donde usted como participante encontrará respuesta a sus inquietudes. Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning; al final de la guía didáctica encontrará algunos anexos relacionados a los temas expuestos, presentaciones en power point y otros. 170 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN CÁLCULO DEL SUELDO DE UN EMPLEADO El empleado Enrique Bueno tiene un sueldo básico de $380. La empresa le reconoce por subsidio de antigüedad $20 por cada año y lleva en la empresa 8 años, el presente mes ha trabajo 20 horas extraordinarias (cuatro sábados de 8H00 a 13H00) y dos días se quedó hasta las 20H00 (la hora de salida de la empresa es a la 17H00). El contador le descuenta, además de lo de ley, $120 por un préstamo con la compañía, $ 75 por préstamo del IESS y el 40% de anticipo de sueldo que le pagaron en la primera quincena. Utilice el siguiente formato para presentar la liquidación del sueldo a marzo 31/2006 y luego registre en diario el pago de sueldo al trabajador. INGRESOS DEL TRABAJADOR DEDUCCIONES DE LEY TOTAL DE INGRESOS TOTAL DE DEDUCCIONES SUELDO NETO: 171 Sistema de Educación a Distancia ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO CÁLCULO DEL SUELDO DE UN EMPLEADO Empleado: Ing. Enrique Bueno Cargo: Asistente Financiero INGRESOS DEL TRABAJADOR Sueldos Horas Extras Subsidio de antigüedad TOTAL DE INGRESOS SUELDO NETO: DEDUCCIONES $ 380.00 77.42 160.00 $ 617.42 9.35% IESS Préstamos personales Préstamos IESS Anticipo de sueldos TOTAL DE DEDUCCIONES $ 42.76 120.00 75.00 152.00 $ 389.76 227.66 Libro Diario FECHA Marzo 31 DETALLE ----------------------- x ----------------------Gastos de Administración Sueldos y salarios Horas extras Subsidio de Antigüedad Caja Bancos IESS por pagar Cuentas por cobrar a trabajadores Anticipo de Sueldos Cuentas por Pagar – IESS Pr. la nómina de personal del presente mes 172 PARCIAL DEBE HABER $ 617.42 380.00 77.42 160.00 227.66 42.76 120.00 152.00 75.00 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 14 LOS PRINCIPICIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Se trató en la Unidad de estudio 1 de esta guía didáctica algunos de los principios básicos para el inicio de la información contable, se presentaron los postulados referentes a la entidad económica, referentes a la cuantificación de las operaciones. En este tema continuamos con otro grupo de principios que amerita que se conozcan para la preparación de la información contable – financiera que propende a la toma de decisiones. En este tema trataremos los principios que tienen relación con la presentación de la información financiera con la entidad. Todos los principios son fundamentales, para nuestro estudio hemos seleccionados los más relevantes. 2. Objetivos específicos   Aplicar otros principios para la elaboración de basada en los P.C.G.A. la información financiera Establecer la delimitación del ente económico, la base de la cuantificación y la presentación de la información de la empresa a través de los estados financieros. 3. Desarrollo del tema  Principio de realización de los ingresos La generación de ingresos es un proceso continuo en la mayoría de las empresas, para que se realicen los ingresos se deben cubrir bajo las siguientes condiciones: 1. Cuando el proceso de generación de ganancias está completo, o casi lo está. Por ejemplo, una venta de mercaderías a crédito: el ingreso se efectúo porque vendimos, aunque aún no haya cancelado el cliente. 2. Cuando se pueden medir objetivamente los ingresos. Por ejemplo, cuando se cobra anticipadamente un servicio de mantenimiento de computadoras, el ingreso no se efectuó, puesto que este cobro anticipado es un pasivo, la empresa tendrá que pagar en servicios, compromisos adquiridos, de lo 173 Sistema de Educación a Distancia contrario devolver el dinero al cliente. Cuando hayamos dado una parte de estos servicios, tres meses, podemos medir el ingreso, es decir, las utilidades. La fecha de venta o de prestación de servicios es la norma general para la realización de los ingresos, pero esta última a veces se adelanta o demora, según se describe en los apartados siguientes. Ingresos realizados durante la producción Muchas empresas devengan ingresos al participar en proyectos de construcción que tienen lugar por espacio de varios años, como los de barcos, edificios de oficinas y presas. Las empresas constructoras devengan los ingresos al construir, por lo que resulta más apropiado realizar tales ingresos a lo largo de la vida del proyecto, en vez de esperar hasta que se lo termine, es decir, en la fecha de venta. En concordancia, suele utilizarse un método de realización de los ingresos, que se denomina método de porcentaje de avance. Ingresos realizados al momento de su recepción Muchos profesionistas utilizan la base contable de efectivo para sus actividades profesionales. Conforme a esta base de efectivo, los ingresos se realizan al momento de cobrar el mismo a los clientes. Es probable que la contabilidad de base de efectivo sea de uso generalizado entre personas físicas y empresas pequeñas por virtud de su sencillez y su aceptación por parte de las autoridades fiscales. Sin embargo, no guarda concordancia con los principios contables generalmente aceptados, ya que se demora la realización de los ingresos más allá del punto en que se completa el proceso de generación de ganancias. Las ventas a plazos son comunes en el comercio de menudeo, particularmente en el de artefactos y muebles para el hogar, y mediante ellas se distribuyen los pagos a lo largo de varios años. Se pueden realizar los ingresos en las ventas a plazo mediante el uso de una forma o variante de la base de efectivo a la que se da el nombre de método de contabilidad de ventas a plazos. Los vendedores utilizan este último para distribuir las utilidades de una venta a ejercicios contables diferentes, con base en el informe de efectivo que reciben de los clientes. Principio de correspondencia El principio de correspondencia, a semejanza del de realización de los ingresos, es otro considerado importante en la determinación de las utilidades contables. Conforme al principio de correspondencia, todos los costos y gastos vinculados con la generación de ingresos se realizan al hacer lo propio con estos últimos. Dicho de otra manera, se establece correspondencia de los gastos de los ingresos, deduciendo aquellos de éstos. Principio de consistencia Es frecuente que se comparen los estados financieros de varios ejercicios a fin de analizar tendencias, evaluar los patrones de crecimiento, y así sucesivamente. A efecto de mejorar tales análisis, los contadores han elaborado el principio de 174 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil consistencia, conforme al cual las entidades deben utilizar las mismas prácticas contables en ejercicios subsecuentes. Es importante recalcar que no se prohíben completamente los cambios por virtud del principio de consistencia. Las modificaciones en el registro de las transacciones de una empresa y su preparación de estados financieros son permisibles siempre que el resultado de ello sea una presentación más satisfactoria o razonable de las actividades económicas. El criterio conservador Los contadores se ven frente a decisiones al intentar la medición y presentación de las actividades financieras de una empresa. Es frecuente que resulte difícil determinar la decisión apropiada. Después de ejercer su juicio personal y considerar los objetivos de la preparación de informes financieros, otros principios contables y las prácticas del giro de actividad que corresponda, los contadores hacen uso de la doctrina del criterio conservador. La aplicación del criterio como conservador en la contabilidad resulta evidente al estudiar el método de más bajo de costo o mercado para la valuación de inventarios. Con el criterio de conservador, se deben ignorar los incrementos en el valor del inventario mientras se retengan las unidades del mismo, y con base en el principio de realización de los ingresos se realizarán las ganancias o utilidades al momento de la venta. 4. Orientaciones específicas para el estudio Es importante que usted investigue el material de consulta entregada en la bibliografía, encontrará información valiosa para la comprensión de esta sección. Recuerde consultar con su tutor(a) para aclarar ideas, despejar dudas o alguna otra expectativa. Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning. Realice subrayados en los párrafos que va leyendo, resaltar pensamientos, frases, procedimientos y términos ayudará en la comprensión del tema. Sugerimos participar en los foros abiertos y temáticos que se realizarán, pues siempre hay material expuesto para iniciar el proceso de la discusión en donde usted como participante encontrará respuesta a sus inquietudes. 175 Sistema de Educación a Distancia 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Seleccione la respuesta correcta y enciérrela en un círculo: 1. El que la información financiera se adecue a las necesidades de los diferentes usuarios corresponde a la característica de: a) b) c) d) e) Confiabilidad. Provisionalidad. Utilidad. Comparabilidad. Ninguna de las anteriores. 2. Para que la información financiera sea confiable es necesario que: a) b) c) d) e) El proceso de integración de los estados financieros haya sido objetivo. Las reglas para generar la información sean estables. Exista la posibilidad de verificación. Todas las anteriores. Sólo a y b. 3. Si se incluyen los gastos de educación de los hijos del dueño de un negocio dedicado a la venta de computadoras, ¿qué postulado básico se está incumpliendo? a) b) c) d) e) El de revelación suficiente. El de consistencia. El de negocio en marcha. El de realización. El de entidad. 4. Este precepto implica que toda transacción de negocio debe registrarse de tal forma que muestre el efecto sobre los activos, los pasivos y el capital. a) b) c) d) e) Valor histórico original. Periodo contable. Realización. Negocio en marcha. Unidad monetaria. 5. Este postulado supone que se debe equilibrar el grado de detalle y multiplicidad de datos para cumplir con los requisitos de utilidad y finalidad de la información financiera. a) Criterio prudencial. b) Importancia relativa. c) Utilidad. 176 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil d) Revelación suficiente. e) Ninguna de los anteriores. ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO 1. 2. 3. 4. 5. c d e b d 177 Sistema de Educación a Distancia ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades EJERCICIO 1 El Balance de Comprobación de saldos ajustados de la Empresa de Servicios de Asesoría Financiera Ruata & Asociados, al 31 de diciembre del 2006, presenta, entre otros, los siguientes saldos en sus cuentas: Gastos por seguros Depreciación Gastos por papelería y útiles Equipos de Computación 12,000 8,200 2,500 22,300 Dividendos pagados Gastos por publicidad Gastos de Constitución Vehículos Gastos de amortización 6,000 8,500 5,600 20,000 3,500 Gastos por sueldos Honorarios profesionales percibidos Gastos por arriendos Capital social Depreciación acumulada de equipo de cómputo Efectivo Gastos de Instalación Otros ingresos Comisiones pagadas 66,800 163,300 10,600 27,200 16,000 8,500 6,000 2,400 4,000 Se requiere:   Prepare un Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006. Realice Los asientos de cierre de pérdidas y ganancias. Instrucciones para el desarrollo:     Para este tema usted tiene que recordar la identificación de las cuentas, cuáles son de balance y cuáles son las de resultado. No realice una balanza de comprobación porque sólo le estoy presentando algunas cuentas de dicha balanza, además no se requiere. Recuerde distribuir la utilidad al 31 de diciembre, de acuerdo a la legislación ecuatoriana. Recuerde que hay cuentas que a pesar de que llevan el nombre de gastos, se clasifican con activos porque representan inversiones diferidas por las que usted va tener un servicio en el futuro. 178 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER EJERCICIO 2 Registre en diario transacciones La empresa Serviprimer S.A. tiene las cuentas siguientes en su libro mayor: Efectivo; Cuentas por cobrar; Materiales; Equipo de Oficina; Cuentas por Pagar: Sony, cuenta de; Sony, cuenta de retiros; Honorarios devengados; Gasto de alquiler; Gasto de publicidad; Gasto de servicios públicos, y Gastos diversos. Asiente las siguientes transacciones escogidos en un libro diario de dos columnas. Puede omitir las explicaciones de los asientos en el diario. Mayo 1. Se pagó el alquiler del mes, US$3,000 2. Se pagó gasto de publicidad, US$500 4. Se pagó en efectivo por materiales, US$770 6. Se adquirió a cuenta equipo de oficina, US$8,500 8. Se recibió efectivo de clientes a cuenta, US$3,600 12. Se pagó a un acreedor cuenta, US$2,150 20. Se retiró efectivo para uso personal, US$1,500 25. Se pagó en efectivo por reparaciones al equipo de oficina, US$120 30. Se pagó el recibo telefónico del mes, US$195 31. Honorarios devengados y facturados a cuenta a clientes durante el mes, US$11,150 31. Se pagó el recibo de energía eléctrica del mes, US$430 EJERCICIO 3 Balanza de Comprobación Las cuentas en el mayor de la empresa de Servicios de Mantenimiento Andina al 31 de diciembre del año pasado se enumeran a continuación. Todas las cuentas tienen saldo normal. El de la cuenta de efectivo se omitió de manera intencional. Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Efectivo US$ 18,710 20,500 ? 179 Sistema de Educación a Distancia Rafael Carrión, cuenta de capital Rafael Carrión, cuenta de retiros Honorarios devengados Gasto de seguros Terrenos Gastos diversos Documentos por pagar Seguro pagado por anticipado Gasto de alquiler Materiales Gasto de materiales Ingresos no devengadas Gasto de servicios públicos Gasto de sueldos Totales 10,000 20,000 215,000 5,000 125,000 9,900 35,000 3,150 8,000 4,100 5,900 6,000 41,500 17,000 Prepare:   Una balanza de comprobación, enumerando las cuentas en el orden correcto, y escriba la cantidad de efectivo omitida. Elabore los estados financieros. PROBLEMA 1 Asientos en el libro diario, balanza de comprobación y estados financieros El 10 de enero del año actual, Gabriel Batistuta estableció un negocio de decoración de i te io es, Diseños Cue a os “.A. Du a te el esto del es, Ga iel Batistuta efectuó las transacciones siguientes relacionadas con el negocio: Enero 10. Transfirió US$20,000 de una cuenta bancaria personal a otra que se usará para el negocio 10. Pagó US$1,500 por el alquiler del período que va del 10 de enero al fin de mes 11. Compró un camión en US$15,000, de los cuales pagó US$5,000 iniciales y extendió un pagaré por el resto. 12. Compró una cuenta equipo por US$2,500 14. Pagó primas del seguro de accidentes y bienes raíces por US$750 14. Adquirió materiales en efectivo por US$1,050 15. Recibió US$3,100 en efectivo por trabajos realizados. 21. Pagó a un acreedor US$2,500 por el equipo comprado el 12 de enero. 24. Registró trabajos realizados a cuenta, y envió facturas a sus clientes por US$3,100 25. Recibió una factura por gastos del camión, a pagar en febrero, por US$225 27. Pagó el gasto de servicios públicos por US$1,205 180 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 27. 28. 31. 31. Pagó US$173 por gastos diversos. Recibió a cuenta US$1,420 en efectivo de sus clientes. Pagó sueldos de empleados por US$2,100 Retiró US$1,500 para su uso personal. Instrucciones 1. Asiente cada transacción en un libro diario de dos columnas consultando el catálogo de cuentas siguiente para seleccionar las cuentas en que han de anotarse los abonos y crédito (No inserte los números de cuenta en el libro diario por el momento). Puede omitir las explicaciones de los asientos en el diario. 11 12 13 14 16 18 21 22 Efectivo Cuentas por cobrar Suministros Seguro pagado por anticipado Equipo Camión Documentos por pagar Cuentas por pagar 31 33 41 51 53 54 55 Gabriel Batistuta, cuenta de capital Gabriel Batistuta, cuenta de retiros Honorarios devengados Gasto de sueldos Gasto de alquiler Gasto de servicios públicos Gastos de camión 59 Gastos diversos 2. Registre los asientos del libro diario en un libro mayor de cuentas con cuatro columnas, insertando referencias de registro apropiadas conforme anota cada concepto. Extienda los saldos a las columnas de saldo apropiadas después de registrar cada transacción. 3. Prepare una balanza de comprobación para Diseños Cuencanos S.A. al 31 de enero. 4. Elabore los estados financieros. Nota: En este primer parcial, las operaciones que hemos tratado en cada una de las organizaciones ha sido sin IVA, y sin retenciones. 181 Sistema de Educación a Distancia UNIDAD 4 LOS AJUSTES EN EL PROCESO DE LA PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES INTRODUCCIÓN Al llegar a este tema tratamos de introducir una idea en los estudiantes: El tiempo no es estático, es dinámico. Con esto queremos decir que se produce un efecto en las cuentas de resultado por conceptos de reconocimiento del gasto y apropiación de ganancias. Aplicamos principios contables para sustentar el desarrollo de este tema. Este tema le abre las puertas a varios conceptos que se aplicarán a lo largo de su vida profesional. Es muy importante porque permite analizar consistentemente el impacto de los ajustes en las operaciones del negocio. Y, todo lo que sucede en un negocio debe registrarse en el sistema contable. Por lo tanto, el diario y el mayor reflejan la vida económica de la empresa. Pero para comprender sobre lo que se trata, analizaremos algunos conceptos necesarios acerca de los ajustes. 182 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil MAPA CONCEPTUAL Al finalizar un periodo contable es importante realizar los Asientos de ajustes para Actualizar los saldos en las cuentas Reconocer los gastos Reconocer los ingresos se presentan varios tipos de ajustes y son: Gastos pagados por anticipado Gastos acumulados Depreciación y amortización Ingresos acumulados Ingresos no devengados con estos saldos ajustados se preparan los ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS OBJETIVOS GENERALES    Realizar todas las actividades de análisis y de registro de ajustes y cierre que tienen lugar al finalizar el periodo contable, aplicando los principios de reconocimiento de gastos e ingresos. Establecer los resultados del ejercicio y la situación financiera de la empresa basada en informes confiables y sin errores, para la toma de decisiones en la gestión. Identificar los grupos susceptibles de ajustes. 183 Sistema de Educación a Distancia DESARROLLO DEL CONTENIDO TEMA 15 LOS AJUSTES EN EL PROCESO CONTABLE HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción En la Unidad 3 se trató el proceso contable, pero este proceso está relacionado al manejo de los registros de las operaciones de negocio. También se analizaron, en la Unidad 2 y 3, los postulados o supuestos básicos de la información financiera, es decir, los principios de la contabilidad generalmente aceptados, obviamente los más relevantes para el registro. Dos de estos principios, el de periodo contable y el de realización o correspondencia, se basa en el análisis de los ajustes que presentará este tema. Con este tema queremos que ustedes completen los conocimientos importantes para el registro en un sistema contable que le proporcionará una situación general del negocio para la toma de decisiones administrativas y financieras en la empresa. 2. Objetivos específicos    Determinar la importancia de los ajustes en el proceso contable. Asegurar que todas las cuentas contables estén registradas en forma correcta para proceder con información confiable, útil y veraz a la elaboración de los estados financieros. Relacionar el factor tiempo con el impacto que presentan los saldos de las cuentas debido a los ajustes en el proceso contable. 3. Desarrollo del tema  ¿Qué es un ajuste? Es un asiento especial que se realiza en la contabilidad de las empresas al final de un determinado periodo contable, y que sirve para depurar los saldos a las cuentas que se afectan. Este asiento se origina de la necesidad de presentar saldos reales al momento de preparar los balances. Y nacen, por lo general de ciertas transacciones explícitas, por ejemplo: cuando compramos suministros de oficina para el uso en la empresa por $ 400 y pagamos con cheque de la cuenta bancaria. 184 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Si suponemos que esta operación se la realizó el 15 de mayo/2004, ¿Qué sucede si nos ubicamos en el tiempo agosto 31, y se prepara un balance general? ¿Será verdad que tenemos a esta fecha suministros de oficina por $ 400? Si es así, parecería que las oficinas de la empresa en donde se realizan muchas actividades y tareas empresariales no usaron útiles. Pero la realidad es que sí lo hacen, por lo tanto, tenemos un operación implícita y es necesario conocer cuál es la parte consumida y cuál es la parte existente. Si la persona que lleva el control de los útiles estima que han consumido un 50% de los suministros. Se tendría que hacer un ajuste al saldo que presenta la cuenta del activo, y el efecto en los resultados de la empresa. La contabilidad sobre la base de acumulaciones Existen dos criterios utilizados en contabilidad: base devengada o de acumulaciones y la base de efectivo. La contabilidad sobre la base devengada o acumulaciones, reconoce el impacto de un evento de negocio cuando ocurre. Es decir, cuando ocurre un gasto, una venta, un cobro anticipado, o un pago anticipado. Se tendrá que anotar en los registros a pesar de no recibirse el dinero por el servicio vendido, o no haber pagado, servicio recibido. Ahora, analicemos el criterio de registrar las operaciones sobre la base de efectivo. Esto quiere decir, que si vendemos a crédito el servicio, no se registre la venta, hasta que el cliente pague la factura por el servicio vendido con anterioridad. Asimismo, no debemos de registrar los gastos de luz, teléfono o cualquiera de los gastos administrativos o de comercialización que se adeuden, sino hasta que la empresa pague el efectivo. En realidad, esto no reflejaría los eventos de negocios verdaderamente, porque el hecho es si ya utilicé el servicio de luz o de teléfono se deba registrar reconociendo el gasto y la deuda correspondiente que es un pasivo. Los PCGA, principios de contabilidad generalmente aceptados, definen que una empresa use la base de acumulaciones, es decir, que se registren los ingresos cuando se realicen y los gastos cuando se incurren, y no necesariamente cuando el efectivo cambie de manos. Ventajas sobre la base de acumulaciones La principal ventaja es que se cumplen los principios de periodo contable, pues se reconoce el ingreso y el gasto en el periodo que se sucedieron, de esta manera no afectan a periodos que no corresponden. Suponga que cobramos anticipadamente servicios de mantenimiento de computadoras que ofrecemos por un año, según contrato estipulado. Se recibe el dinero en la empresa, pero no el servicio. Y, si registramos las ventas de servicios, cuenta que se refiere a ventas efectuadas, no es verdad este hecho. Pues, lo que refleja este cobro anticipado es que debemos el servicio. Al no anotarse en los libros este pasivo, por un lado estaríamos presentando en el estado de resultado una utilidad que no es en realidad, porque el servicio se lo entregará durante el año del 185 Sistema de Educación a Distancia contrato. Por otro lado, el balance general que debe presentar la situación financiera de la empresa, no presentaría el pasivo correspondiente. De igual manera si debemos luz, teléfono, guardianía, y otros gastos, y no los anotamos, tendríamos una utilidad sobrevalorada, porque los gastos que disminuyen la utilidad fueron reconocidos dentro del periodo. Por lo tanto, la contabilidad sobre la base de acumulaciones, proporciona una información completa que la que ofrece sobre la base de efectivo, ya que esta reconocería el ingreso o el gasto cuando se efectué el cobro o el pago, según sea el caso. En conclusión, los asientos de ajustes asignan los ingresos al periodo en el cual son devengados y los gastos al periodo en el cual se incurrieron. Los asientos de ajustes actualizan las cuentas de activos y pasivos. Se necesitan para medir apropiadamente el ingreso del periodo y relacionar las cuentas de activos y pasivos con los saldos correctos para la elaboración de los estados financieros. Luego de pasar los asientos de ajustes a los mayores se prepara la balanza de comprobación ajustada para proceder a la preparación de los informes financieros. 4. Orientaciones específicas para el estudio Le recordamos que para comprender este tema debe revisar los principios generalmente aceptados de la contabilidad que se trataron en la Unidad 2 y 3. Haber hecho la retroalimentación del proceso contable, a través del desarrollo de las actividades de aprendizaje que se planteó en la Unidad 3. Es necesario que usted tenga muy claro este proceso. Sugerimos contactarse con su tutor(a) para su retroalimentación. Es importante ingresar a la plataforma Oracle iLearning, siempre encontrará material de apoyo. Su participación en los foros temáticos es muy valiosa, pues le permitirá satisfacer inquietudes. Revise el material de este tema en los libros complementarios que se sugieren en la bibliografía de este texto guía, principalmente el texto del Dr. Sarmiento. 186 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Ponga a prueba sus conocimientos sobre el tema. Seleccione la respuesta correcta para cada una de las siguientes preguntas, encerrándolas en un círculo. 1. La contabilidad sobre la base de acumulaciones... a) Da como resultado una utilidad más alta que la que da la contabilidad sobre la base de efectivo. b) Conduce a la presentación de una información más completa que como lo hace la contabilidad sobre la base de efectivo. c) No es aceptable según los PCGA. d) Omite los asientos de ajustes al final del periodo. 2. Bajo el principio de los ingresos, el ingreso se registra... a) b) c) d) Al momento inicial más aceptable Al momento final más aceptable Después de que ha sido devengado, pero no antes Al final de periodo contable 3. Los asientos de ajustes... a) Asignan los ingresos al periodo en el cual son devengados. b) Auxilian en la medición apropiada de la utilidad neta o pérdida neta del periodo. c) Hacen que las cuentas de activos y pasivos muestren los saldos correctos. d) Los tres anteriores. 4. El punto de partida para iniciar el procedimiento de ajustes es: a) b) c) d) e) La clasificación en el mayor general El balance de comprobación Los registros contables El libro Diario Ninguno de los anteriores 5. Para efectos contables o financieros el término devengar significa: a) b) c) d) e) Desquitar Incurrir Gastar Registrar Sólo a y b 187 Sistema de Educación a Distancia ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO 1. 2. 3. 4. 5. 188 b c a b b Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 16 CLASES DE AJUSTES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Pasaremos a estudiar detenidamente los diversos tipos de ajustes que exige este proceso. Pues, como hemos indicado, los ajustes muestran el impacto causado por las transacciones implícitas y otras explícitas sobre los activos y pasivos, como también a los ingresos de la empresa. Para este estudio hemos hecho una ordenada clasificación del trabajo que se desarrollará al final del periodo para actualizar las cuentas. Con ejemplos prácticos se ilustran los efectos en las cuentas, tanto de resultados como las de balance. Para fines didácticos se manejará la cuenta T como mayor, aunque es preciso recordar que este instrumento no se utiliza como un registro, porque de ninguna manera lo constituye. 2. Objetivos específicos    Analizar los saldos de las cuentas para determinar los diferentes tipos de ajustes que se deben registrar en el diario. Establecer el efecto causado en los saldos de las cuentas. Actualizar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se incurrieron para la obtención de dicho ingreso. 3. Desarrollo del tema  Ajustes por reconocimiento de los gastos Los ajustes que se realizan en las cuentas de gastos son necesarios para verificar que se hayan registrado en la contabilidad de la empresa, todos los gastos incurridos en el periodo, con el fin de que la utilidad en el estado de resultado no se exprese sobrevalorada, sino de una forma real. Ilustramos casos prácticos de operaciones de negocios con tres tipos de ajustes de gastos. 1) 2) 3) 4) Gastos pagados por anticipado Gastos devengados y no pagados Gastos por depreciación de activos fijos Gastos por amortización de activos intangibles 189 Sistema de Educación a Distancia Gastos pagados por anticipado Se registran como un activo cuando se pagan anticipadamente. Resultan de operaciones explícitas como es el pago de una póliza de seguro, un contrato de arriendo por un año, un contrato de publicidad, un contrato de mantenimiento, y otros. Ejemplo: Operación 1 La o pañía TEXA, “.A. se dedi a a la ve ta de te tiles e ge e al , o ú e te, realiza sus pagos de la renta del local comercial semestralmente, un pago en enero y otro en julio. En este caso se tratará el pago del primer semestre en enero 1/2006. El pago por la renta del semestre asciende a $15,000 ($ 2,500 mensuales) y se paga el 1o de enero. Al final del mes se aplicará a gastos, el monto correspondiente (en este caso 100% a Gastos de Ventas). FECHA Enero 1 DETALLE ------------------------x------------------Arriendo pagado por anticipado Caja – Bancos P/R el pago del primer semestre del año PARCIAL DEBE HABER 15,000 15,000 El ajuste por el mes de enero es el siguiente: FECHA DETALLE Enero 31 --------------------x-----------------------Gastos de arriendos Arriendos pagados por anticipado* P/R el mes devengado Arriendos pagados por anticipado DEBE HABER SALDO 15,000 2,500 PARCIAL HABER 2,500 2,500 Gastos de arriendos DEBE 15,000 12,500 DEBE HABER 2,500 SALDO 2,500 * Usted puede observar que la cuenta del activo Arriendo pagado por anticipado disminuye su saldo a $12,500 190 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Este proceso continúa hasta que termine el semestre; en junio se tendrá saldada la cuenta de Arriendo Pagado por Anticipado y los $15,000 se habrán aplicado totalmente a gastos, en forma diferida a lo largo de todo el semestre. Operación 2 La o pañía El Za ape, “.A. de C.V. ha de idido paga de fo a a ti ipada su campaña de publicidad por 10 meses, ya que la compañía que le hace la publicidad bajará sus precios. El pago total de la publicidad, por un monto de $25,000, se realiza el 2 de enero. FECHA Enero 2 DETALLE ------------------------x------------------Publicidad pagado por anticipado Caja – Bancos P/R el pago del contrato publicitario PARCIAL DEBE HABER 25,000 25,000 Para efectos contables la publicidad se empieza a aplicar a Gastos de Venta a partir del 31 de enero de 2006, que expira el primer mes del contrato publicitario. El ajuste por el mes de enero es el siguiente: FECHA DETALLE Enero 31 --------------------x-----------------------Gastos de Ventas Publicidad Publicidad pagados por anticipado* P/R el mes devengado PARCIAL DEBE HABER 2,500 2,500 2,500 *Al final del mes de octubre se habrá saldado la cuenta de Publicidad pagada por anticipado como consecuencia de la disminución mensual que se origina por el ajuste correspondiente. CUENTA: Publicidad pagado por anticipado* DEBE HABER SALDO 25,000 25,000 2,500 22,500 CUENTA: Gasto de Ventas Auxiliar: Gastos por publicidad DEBE HABER SALDO 2,500 2,500 Para el periodo de enero a octubre se asume que no existen otras transacciones de este tipo en la empresa, únicamente este pago de la publicidad y su aplicación a gastos. Si la organización adquiere más contratos publicitarios, el tratamiento es el mismo con el nuevo contrato y lógicamente las cuentas son las mismas. 191 Sistema de Educación a Distancia Seguros Pagados por anticipado La o pañía PROTEX, “.A. se dedica a prestar servicios de seguridad privada. Con el propósito de cubrir posibles accidentes en la compañía, el administrador ha decidido adquirir seguros de gastos médicos para los empleados por un periodo de 12 meses. La compañía cuenta con 50 empleados, los cuales quedarán asegurados. El seguro de gastos médicos individual tiene un costo de $1,800, por lo que la compañía paga en total el monto de $90,000, según contrato con fecha 20 de enero e inicia desde febrero/2006. FECHA DETALLE Enero 20 --------------------x-----------------------Seguros Pagados por anticipado Caja - Bancos P/R el pago de la póliza de seguro PARCIAL DEBE HABER 90,000 90,000 Para efectos contables, el departamento financiero dispone que los gastos se aplicarán 50% a Gastos de Ventas y 50% a Gastos de Administración ya que el personal se encuentra dividido en la misma forma, 50% del personal laboran en el departamento de ventas y marketing, y el resto del personal en los departamentos administrativos, financieros, recursos humanos, gerencia general y cobranza. FECHA Abril 30 DETALLE --------------------x-----------------------Gastos de Ventas Seguros Gastos Administrativos Seguros Seguros pagados por anticipado* P/R 3 meses devengados 90,000/12 = 7,500 x3 ms.= 22,500 PARCIAL DEBE HABER 11,250 22,500 11,250 22,500 * De igual manera que los casos anteriores, la cuenta del activo pagado por anticipado disminuye a medida que se realizan los ajustes. Ajustes por gastos acumulados Los gastos acumulados son servicios recibidos y que aún no se han pagado. Al final de un periodo contable, se requiere preparar los estados financieros, estos deben incluir todas aquellas facturas por servicios devengados y no pagados, entre estos conceptos tenemos: sueldos que se adeudan al personal, comisiones, servicios básicos. Otro ejemplo de acumulados que se devengan son los intereses que se generan de los documentos por pagar a una determinada fecha, e inclusive algunas veces caen en 192 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil mora, de tal manera que aumentan los gastos de intereses como también la deuda por intereses. A continuación presentamos algunas operaciones que ilustran estos ajustes: Junio 30: La empresa Consultores Financieros Asociados, debe las siguientes facturas: A Pacifitel, consumo de teléfono por $145; a la Empresa eléctrica del Ecuador el consumo eléctrico de los meses de mayo y junio que suman $360; a Vigilancia y seguridad, por guardianía del local por $250, correspondiente al mes de junio. Como la empresa se dispone a elaborar los estados financieros, contabiliza y actualiza los saldos de las cuentas que se afecta así: FECHA Junio 30 DETALLE --------------------x-----------------------Gastos Administrativos Gasto por luz Gasto por teléfono Gasto por guardianía Cuentas por pagar * P/R los gastos devengados PARCIAL DEBE HABER 755 360 145 250 755 *Según el catálogo de cuentas, otros usan Gastos acumulados por pagar (refleja la misma deuda, pasivo a corto plazo o corriente). Intereses acumulados en los documentos por pagar A junio 30, final del periodo semestral, el Centro Educativo Fénix reconoce en su contabilidad los intereses que llevan acumulando y que genera la obligación bancaria que contrajo desde el 1 de abril/2006 por un préstamo de $20,000 que le otorgara el Banco de Guayaquil a la tasa del 12% de interés anual a 6 meses plazo. FECHA Junio 30 DETALLE ------------------------ x -----------------Gastos de Intereses Intereses por Pagar P/R los tres meses de intereses devengados en el P/ del banco Int. = 20,000(12%)(3/12) = 600 PARCIAL DEBE HABER 600 600 Ajustes por depreciación de Activos Fijos Toda organización contabiliza los activos fijos en su fecha de adquisición como inversiones que representan, con los cuales la empresa se dispone a trabajar. A excepción del terreno, todos los activos fijos, llamados también activos de planta: mobiliario, equipos de oficina, equipos de computación, están camino al basurero, pues, estos declinan su valor de acuerdo a los años que hayan dado un servicio al negocio. Esta disminución del precio de un activo es un gasto para el negocio. 193 Sistema de Educación a Distancia El proceso de distribuir sistemáticamente el costo de cada activo fijo durante los años de su vida útil (excepto terreno) a un gasto, se lo conoce técnicamente como depreciación. En el campo financiero la depreciación se la denomina como la recuperación del costo de un activo fijo a través del servicio que este le ofrece a la empresa, y le ayuda a generar las utilidades del negocio. Hay varios métodos para depreciar un activo fijo, sin embargo, este es un estudio que dedica la Contabilidad II en su oportunidad, por lo tanto, en este texto solamente nos involucramos con las tasas de depreciación que dispone el SRI y las leyes tributarios del entorno. Tasas porcentuales El Reglamento de la Ley del Régimen Tributario Interno del Ecuador establece los siguientes porcentajes que se deberán aplicar al costo del activo fijo para calcular su correspondiente depreciación anual: Inmuebles (excepción terrenos) Muebles, enseres y equipos de oficina Vehículos o equipos de reparto Equipos de Computación 5% anual. Vida útil 20 años 10 % anual. Vida útil 10 años 20% anual. Vida útil 5 años 33,33% anual. Vida útil 3 años Procedimiento para el cálculo de la depreciación anual: Se tiene un furgón Hino motor 4873 registrado en libros al costo de $65.000,00 Se estimó un valor residual de $ 5.000 y una vida útil de 5 años. Dep. Anual = (Costo de adquisición – Valor residual)*20% = (65.000 - 5.000)*20% = $ 12.000,00 Suponga que el furgón se lo adquirió en enero 02/2006, fecha en que empezó a usarse; la tabla proyectada de la depreciación quedaría: Periodo Costo del Activo a Deprec. anual depreciarse – valor Deprec. Valor en libros= Acumulada Costo del Activo – residual Depreciación acumulada Dic. 31/2006 60.000 12.000 12.000 53.000 Dic. 31/2007 12.000 24.000 41.000 Dic. 31/2008 12.000 36..000 29.000 Dic. 31/2009 12.000 48..000 17.000 Dic. 31/2010 12.000 60.000 5.000 Valor residual 194 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil A continuación ilustraremos este proceso de depreciación y el correspondiente ajuste: La e p esa B eak & Co. o t ata sus se vi ios de u registre la siguiente operación:  o tado le soli ita ue El 1 de marzo/2006 se compra una máquina con un costo de $35,600 que se paga de contado, según fact. de Máquinas para restaurantes. FECHA Marzo 1 DETALLE ------------------------ x -----------------Máquinas y equipos Caja - Bancos P/R fact. de Maquinarias para restaurantes PARCIAL DEBE HABER 35,600 35,600 Para depreciar se consideran los siguientes datos:   El valor residual es de $5,600 (el valor residual es lo que se espera que cueste la máquina después de haber brindado todo el servicio en la empresa). La tasa de depreciación es de 10% anual (tasa de acuerdo al SRI). Cálculo de la depreciación: Valor a depreciar = $ 35,600 - $5,600 = $ 30,000 30,000 x 10% = 3,000 depreciación para cada año. 3,000/12 = $ 250 cada mes x 4 ms.= $ 1,000 El registro del ajuste por la depreciación al final de junio30 es el siguiente: FECHA Junio 30 DETALLE ------------------------ x -----------------Gastos de Depreciación Depreciación Acumulada de Máquinas y equipos* P/R los cuatro meses que se lleva usando este activo fijo a la tasa del 0% anual. PARCIAL DEBE HABER 1,000 1,000 *La cuenta Depreciación acumulada de... (nombre el activo correspondiente), es cuenta complementaria de activo, y se presenta en el balance general, debajo del grupo de activos fijos disminuyendo, es decir con signo (-). El saldo de la cuenta depreciación acumulada es de naturaleza acreedor.  En el balance general al 30 de junio/2006 reporta los activos fijos así: ACTIVOS FIJOS Máquinas y Equipos 35,600 195 Sistema de Educación a Distancia (-) depreciación acumulada 1,000 Valor en libros de activos fijos 34,600 Ajuste por amortización de activos intangibles Otros activos de larga vida o fijos son los activos llamados intangibles, éstos no tienen naturaleza física. Representan derechos especiales o beneficios obtenidos por el periodo actual como de periodos futuros, esperados por patentes, derecho de autor, marcas, franquicias, licencias, gastos de constitución de sociedades, gastos de investigación y otros. También se los define como gastos preoperacionales, por los que la empresa ha tenido que realizar una inversión diferida. Este grupo de activo se presenta en el balance general en tercer orden después del activo fijo y se lo agrupa bajo el nombre de activo diferido. Como este grupo de activo tiene determinado lapso de duración o vida útil, es necesario amortizarlos. Contabilización del activo intangible y amortización Ejemplos: Mayo 3/ 2006. Una empresa industrial adquiere la patente para la elaboración de pasta de tomate, ha invertido en el trámite $6,000. que paga en efectivo: FECHA Mayo 3-004 DETALLE ------------------- x ------------------------Patentes y Marcas Bancos Pr. La adquisición de la patente PARCIAL DEBE HABER 6,000 6,000 Para amortizar esta patente la empresa determina 10 años de vida útil FECHA Dic.31-004 DETALLE ------------------- x ------------------------Gastos de Amortización Amortización Acumulada de Patente P r. El 10 % de amortización anual , proporcione 8 meses de uso por el pte año. PARCIAL 400 Balance General Al 31 de Di/2006 Activo Diferido $ 6,000 400 Otro ajuste por gasto de suministros consumidos 196 HABER 400 En el balance general la presentación del activo intangible es: Patentes y Marcas (-) Amortización Acumulada DEBE $ 5,600 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Los suministros de oficina o materiales que se adquieren para dar el servicio, se contabilizan al igual que los gastos pagados por anticipados, pero hay que considerar que estos se consumen a menudo con el pasar del tiempo, porque es obvio suponer que se compran con el fin de usarlos dentro del periodo, por lo tanto hay que reconocer el gasto que se origina por el consumo de estos materiales A continuación se presenta la operación por la compra de los suministros y subsiguientemente su ajuste por el consumo. En abril 20 El Centro Educativo Fénix compra varios materiales para el centro y el aprendizaje de los niños, y según fact. de Juan Marcet gastó $ 3,500 para tener estimadamente por un año. Fact. que fue pagada al contado. FECHA Abril 20 DETALLE ----------------------- x -------------------Suministros Educativos Caja - Bancos P/R el pago de la fact. de Juan Marcet PARCIAL DEBE HABER 3,500 3,500 Al 30 de junio que se están preparando los estados financieros el contador del Centro Educativo Fénix, estima que la existencia de estos materiales es de un 40%. FECHA Junio 30 DETALLE ---------------------- x ----------------------Gastos de suministros Suministros Educativos P/R el consumo del 60%, ya que en existencia se estimó que había un 40% PARCIAL DEBE HABER 2,100 2,100 Ajustes por ingresos acumulados Con frecuencia los negocios tienen acumulados por cobrar algunos servicios que inclusive no hayan facturado. Un ingreso obtenido (por ventas de servicios) pero aún no recibido en efectivo, crea un activo que se lo carga a Cuentas por Cobrar. Supongamos que el Centro Educativo Fénix tiene varias pensiones por cobrar de alumnos que deben meses de abril, mayo y junio. Si estamos al 30 de junio y nos preparamos para elaborar los estados financieros es necesario establecer el monto de lo adeudado y registrar en el diario. Este ingreso acumulado es debido a que se ha brindado el servicio académico a los estudiantes. Por lo tanto, el ajuste es el siguiente: FECHA Junio 30 DETALLE ---------------------- x ----------------------Cuentas por Cobrar Ingresos por pensiones PARCIAL DEBE HABER 4,865 4,865 197 Sistema de Educación a Distancia P/R las mensuales pendientes según el listado de alumnos en las diversas secciones de la institución. Ingresos por intereses acumulados en los documentos por cobrar Cuando la empresa vende bienes o servicios a crédito con la firma de un documento, que puede ser una letra de cambio o un pagaré, se acostumbra a establecer una determinada tasa de interés y el plazo que debe ser pagada esta deuda documentaria. Los intereses que genera la obligación del cliente de pagarnos, es un valor que se va acumulando mes a mes, inclusive cuando cae en mora el interés, se incrementa a medida que el crédito no sea pagado. Supongamos que la comercial Luz de América distribuye algunos artículos de bazar. Con fecha 15 de marzo le vendió a los Almacenes Don Benito $ 12,000 en mercadería a crédito por 3 meses plazo con la tasa de interés anual de un 16% a 60 días plazo, por lo que le firma una letra de cambio. Al final del primer semestre del periodo junio 30, los Almacenes Don Benito aún no ha cancelado ni la letra ni los intereses. (el ajustes es solamente por los intereses). FECHA Junio 30 DETALLE ---------------------- x ----------------------Cuentas por Cobrar Intereses ganados P/R los intereses que genera la L/C por 12,000 (16%) x 3,5 meses vencidos./12 PARCIAL DEBE HABER 560 560 Ajustes por Cobros anticipados o Ingresos no devengados Algunos negocios cobran anticipadamente las ventas de servicios, como también hay ocasiones que los clientes pagan anticipadamente los pedidos realizados para asegurar el pronto despacho de las mercaderías que están por llegar al almacén de la casa vendedora. Las operaciones que presentamos a continuación ilustran el proceso de ajuste por este concepto: El 20 de abril/2006 el cliente Almacenes El Éxito nos paga anticipadamente 12,800 por la compra de mercaderías, las mismas que no podemos despachar porque aún no salen de la aduana, ya que está finalizando el proceso de la importación. Esta operación se registra así: FECHA Abril 20 198 DETALLE ------------------------ x ---------------------Caja - Bancos Anticipo de clientes PARCIAL DEBE HABER 12,800 12,800 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil P/R el anticipo recibido de los Almacenes El Éxito según fact. 790 Con fecha 5 de mayo la mercadería llega a nuestras bodegas y se despacha inmediatamente a los Almacenes El Éxito por considerar su anticipo y el compromiso contraído con la empresa, en contabilidad el registro es: FECHA Mayo5 DETALLE ------------------------ x ---------------------Anticipo de Clientes* Ventas de Inventario P/R la entrega de la mercadería según fact. 790 PARCIAL DEBE HABER 12,800 12,800 Supongamos que el 15 de junio, la empresa de Servicios Guerra ha cobrado anticipadamente un contrato con la Coca Cola, para lavarle todos los carros de la compañía por $3,600. Este servicio es por un año, el registro es: FECHA Junio 15 DETALLE ------------------------ x ---------------------Caja - Bancos Ingresos no devengados P/R el cobro anticipado del contrato por los servicios de lavada por un año PARCIAL DEBE HABER 3,600 3,600 Al 31 de diciembre que la empresa cierra sus libros y prepara los estados financieros debe realizar un ajuste y sería: FECHA Dic. 31 DETALLE -----------------------x ---------------------Ingresos no devengados * Ventas de servicios de lavada P/R 6,5 meses devengados por los trabajos realizados (3,600/12=300 x 6,5) PARCIAL DEBE HABER 1,950 1,950 *Si la empresa no atiende a sus clientes, es decir no realiza los trabajos, o no entrega la mercadería, esto implica que debería devolver los dineros que cobraron anticipadamente. Por esta razón son cuentas de pasivos corriente, las que disminuyen con el cargo, presenta saldo acreedor por los valores que aún se adeudan, es decir, falta dar el servicio o entregar la mercadería. Se seguirán cargando hasta que su saldo sea cero. 4. Orientaciones específicas para el estudio Le recordamos que para comprender este tema debe revisar los principios generalmente aceptados de la contabilidad que se trataron en la Unidad 2 y 3. Es 199 Sistema de Educación a Distancia necesario que usted tenga muy claro el proceso de aumentos y disminución, además del proceso contable. Sugerimos contactarse con su tutor(a) para su retroalimentación. Es importante ingresar a la plataforma Oracle iLearning, siempre encontrará material de apoyo. Su participación en los foros temáticos es muy valiosa, pues le permitirá satisfacer inquietudes. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN EFECTOS DE LOS AJUSTES Y CORRECCIONES A continuación se lista una serie de cuentas que están numeradas para su identificación. Se incluyen todas las cuentas para seleccionar las que se afecten según los datos de las operaciones que se describen posteriormente. Elabore una hoja de respuestas con columnas en la que deberán anotar los números de identificación de las cuentas que se afecten y el valor correspondiente. Puede utilizar la misma cuenta en varias respuestas. 1. Caja - Bancos 2. Cuentas por cobrar 3. Documentos por cobrar 4. Inventario 5. Intereses acumulados por cobrar 6. Alquileres acumulados por cobrar 7. Combustible disponible 8. Alquiler no vencido 9. Seguros Prepagados 10. Terreno 11. Edificio 12. Maquinaria y equipo 13. Cuentas por pagar 14. Documentos por pagar 15. Sueldos y salarios acumulados por pagar 16. Intereses acumulados por pagar 17. Ingresos no ganados por suscripciones 18. Capital social 19. Ventas 20. Gastos por combustible 21. Gastos por seguros 22. Gastos por alquileres 23. Ingresos por suscripciones 24. Gastos por intereses Elabore cualquiera de las partidas de ajuste o de corrección necesarias para las siguientes situaciones de negocios que se descubrieron al final del año, 31 de diciembre. Suponga que no se realizaron los registros implícitos a cada situación, más que aquellos descritos específicamente (es decir, no se realizaron los ajustes mensuales). Cada situación es independiente, pertenecen a distintas empresas. A continuación presentamos las siguientes operaciones: a) Adquisición de equipo por $ 1,300, el 5 de octubre se cargo incorrectamente a la Cuentas por Pagar. La cuenta de Caja – Bancos se abonó correctamente. b) La empresa realizó varias compras de aceite combustible. Las compras por $ 800 se cargaron a Gastos por combustible, mientras que $1,100 se cargaron a la 200 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil cuenta del activo correspondiente. No había combustible disponible a principio de año. Un medidor de aceite mostró que al final del periodo se encontraba disponible $ 400 de combustible. c) Se compró inventario de mercadería por $ 10,000 a crédito cuenta abierta. El contador cargó a la cuenta de Maquinaria y Equipo, y abonó la cuenta de Cuentas por pagar. ¿Qué partida de corrección necesita? d) Un editor vende suscripciones de revistas económicas. Los clientes pagan por adelantado y se acreditan a Ingresos no Ganados por suscripciones. El primero de agosto se cobró y registraron muchas suscripciones por un año, según fact. que sumaron $ 15,000. e) El 1 de abril una empresa adquirió una póliza de seguros contra incendio. La póliza tenía vigencia de dos años, y la prima que se pagó fue de $ 5,280 cargando esta cantidad a Gastos de seguros desde que se realizó la operación. f) El 16 de septiembre adquirió una maquinaria por la cantidad de $ 25,680, pagó una cuota inicial en efectivo por $ 5,680 y se firmó un pagaré a 90 días a una tasa de interés del 8% por el saldo. La operación del 16 de septiembre se contabilizó correctamente. ¿Cuál sería el ajuste? g) El 2 de mayo se pagó por anticipadamente 6 meses de arriendos a la Inmobiliaria Bella Aurora, según fact. por $ 2,400. Se cargó a la cuenta Alquiler no Vencido. ¿Cuál es el ajuste a fin del periodo? 201 Sistema de Educación a Distancia ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO EFECTOS DE LOS AJUSTES Y CORRECCIONES N° CARGO a) b) c) d) e) f) g) 202 12 20 4 17 9 24 22 CUENTA CRÉDITO 13 7 12 23 21 16 8 VALOR CARGO 1,300 700 10,000 6,250 3,300 466,67 2,400 CRÉDITO 1,300 700 10,000 6,250 3,300 466,67 2,400 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 17 APLICACIÓN PRÁCTICA: PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AJUSTADOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Es necesario integrar todos los conocimientos hasta ahora adquiridos y que se trataron en los temas anteriores, los mismos que nos permitirán consolidarnos en el aprendizaje de la contabilidad de las empresas. Es importante también estar consciente que no es nuestro objetivo el de formar en estos primeros ciclos, un profesional de la contabilidad, porque para ello, se encarga la especialización de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría. Pero sí es necesario tener una visión general de un sistema contable con sus principales y básicas operaciones de negocios, para que ustedes tengan una herramienta de control, de registro y de apoyo en la toma de decisiones en su gestión: como una consultoría en publicidad y mercadeo, una agencia publicitaria o desde la óptica de ejecutivos administradores en las empresas de medio. Por esta razón, en este tema se presentará el proceso contable completo de un negocio de servicio, integrando los ajustes y la preparación de los estados financieros ajustados, es decir, depurados y con datos confiables. 2. Objetivos específicos   Desarrollar el proceso contable a partir de la balanza de saldos elaborada en un periodo determinado. Preparar estados financieros a partir de la balanza de saldos ajustados. 3. Desarrollo del tema Desarrollo de un proceso contable con ajustes Presentamos el balance de comprobación de saldos de la empresa de Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda, que corresponde al 31 de diciembre de 2004, final del periodo económico. Se incluye la información necesaria para que usted analice y registre en diario los ajustes correspondientes: a) Los suministros disponibles se estimaron en $ 2,500. b) Depreciación del mobiliario y enseres por $ 1,000. 203 Sistema de Educación a Distancia c) Depreciación del edificio por $ 1,250. d) Salarios adeudados y no pagados: A gana $400, B $ 580 y C gana $ 230. e) Tiene acumuladas fact. por servicios de clientes que no cancelan por $ 4,500. f) De los contratos de servicios de entrega inmediata cobrados por anticipado, se ha devengado el 40% de ellos. g) Los seguros se contrataron el 1 de abril/2004 por un año. h) Los intereses sobre el préstamo bancario a la tasa del 17% corren desde el 15 de agosto fecha en que se contrajo la obligación por 8 meses plazo. i) La empresa tiene un dinero invertido en póliza de acumulación por 1 año, y genera una tasa de interés anual del 6%, la inversión la hizo el primero de octubre/2004. j) Tiene facturado a varios clientes por comisiones ganadas en remesas de dinero al exterior, y hasta la fecha ha recaudado $15,000 de comisiones, valor que aún no ha cobrado. Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda. Balance de Comprobación de Saldos al 31 de diciembre de 2005 COD. CUENTAS S. DEUDOR 1. Caja - Bancos 3,980 2. Inversiones temporales 8,000 3. Cuentas por cobrar 3,700 4. Suministros 4,200 5. Seguros pagados por anticipado 6,000 6. Mobiliario y enseres 10,000 7. Depreciación acumulada de mobiliario y enseres 8. Edificio 1,000 25,000 9. Depreciación acumulada de edificio 1,250 10. Cuentas por pagar 13,800 11. Obligaciones bancarias 16,000 12. Servicios de entrega cobrada por anticipado 4,500 13. Capital 25,000 14. Utilidad acumulada 15. Dividendos pagados 5,500 6,500 16. Ingresos por servicios de entrega 28,630 17. Gastos por sueldos 15,800 18. Gastos por publicidad 12,500 TOTALES 204 S. ACREEDOR 95,680 95,680 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil DIARIO DE AJUSTES al 31 de diciembre /2005 Transferencia a los mayores que se afectaron por los ajustes FECHA Dic. 31 Dic. 31 Dic .31 Dic. 31 DETALLE ------------------- (a) ---------------------Gastos por útiles Suministros P/R el consumo de materiales ------------------- (b)----------------------Gastos de depreciación Depreciación Acumulada de Mob.y equipo P/R el 10% de depreciación anual --------------------(c)----------------------Gasto por depreciación Depreciación Acumulada de Edificio P/R el 20% de depreciación anual --------------------(d) ----------------------Gasto por sueldos Sueldos acumulados por pagar IESS por pagar P/R los sueldos adeudados --------------------(e) -----------------------Cuentas por Cobrar Ingresos por Servicios de Entrega P/R facturas que adeudan los clientes ------------------- (f) ------------------------Servicios de entrega cobrados por anticipado Ingresos por servicios de entrega P/R el 40% devengados de los contratos ------------------- (g) -------------------------Gastos por seguros Seguros pagados por anticipado P/R 9 meses de expiración de la póliza ------------------- (h) --------------------------Gastos por intereses Intereses por pagar P/R 4.5 meses de intereses causados en el P/. Firmado en el Banco por el préstamo --------------------(i) -------------------------Intereses por Cobrar Intereses Ganados P/R el interés que genera la inversión en PA. Totales --------------------( j ) -------------------------Cuentas por cobrar Comisiones ganadas P/R fact. por comisiones ganadas en remesas de dinero a otros países. PARCIAL DEBE HABER 1,700 1,700 1,000 1,000 1,250 1,250 1,210 1,096.87 113.13 4,500 4,500 1,800 1,800 4,500 4,500 1,020 1,020 120 120 15,000 15,000 205 Sistema de Educación a Distancia CUENTA: Gastos por útiles DEBE HABER 1,700 SALDO 1,700 CUENTA: Suministro DEBE HABER 1,700 CUENTA: Gasto de depreciación DEBE HABER 1,000 1,250 SALDO 1,000 2,250 CUENTA: Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo DEBE HABER SALDO (1,000) 1,000 (2,000) CUENTA: Depreciación acumulada de Edificio DEBE HABER SALDO (1,250) (1,250) (2,500) CUENTA: Gastos por sueldos DEBE HABER CUENTA: Sueldos acumulados x pagar DEBE HABER SALDO 1,096,87 (1,096,87) CUENTA: IESS por Pagar DEBE HABER 113.13 CUENTA: Cuentas por cobrar DEBE HABER 4,500 15,000 206 SALDO 3,700 8,200 23,200 SALDO 4,200 2,500 1,210 SALDO 15,800 17,010 SALDO (113.13) CUENTA: Ingresos por Serv. de entrega DEBE HABER SALDO (28,630) 4,500 (33,130) 1,800 (34,930) Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CUENTA: Servicios de entrega cobrados por anticipado DEBE HABER SALDO (4,500) 1,800 (2,700) CUENTA: Gastos por seguros DEBE 4,500 HABER SALDO 4,500 CUENTA: Seguro pagado por anticipado DEBE HABER SALDO 6,000 4,500 1,500 CUENTA: Gastos por intereses DEBE HABER 1,020 SALDO 1,020 CUENTA: Intereses por pagar DEBE HABER 1,020 CUENTA: Intereses por cobrar DEBE HABER 120 SALDO 120 CUENTA: Intereses Ganados DEBE HABER 120 SALDO (1,020) SALDO (120) CUENTA: Comisiones Ganadas 15,000 (15,000) 207 Sistema de Educación a Distancia Preparación de la balanza de saldos ajustados Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda. Balance de Comprobación de Saldos ajustados al 31 de diciembre de 2005 COD. CUENTAS Caja - Bancos Inversiones temporales Cuentas por cobrar Suministros Seguros pagados por anticipado Mobiliario y enseres Depreciación acumulada de mobiliario y enseres Edificio Depreciación acumulada de edificio Cuentas por pagar Obligaciones bancarias Servicios de entrega cobrada por anticipado Capital Utilidad Acumulada Dividendos pagados Ingresos por servicios de entrega Gastos por sueldos Gastos por publicidad Gasto por útiles Gasto por depreciación IESS por pagar Sueldos acumulados por pagar Gastos por seguros Gastos por intereses Intereses por pagar Intereses por cobrar Intereses ganados Comisiones Ganadas TOTALES S. DEUDOR S. ACREEDOR 3,980 8,000 23,200 2,500 1,500 10,000 2,000 25,000 2,500 13,800 16,000 2,700 25,000 5,500 6,500 34,930 17,010 12,500 1,700 2,250 113.13 1,096.87 4,500 1,020 1,020 120 119,780 120 15,000 119,780 Cierre de cuentas de resultados La balanza ajustada nos orienta para la preparación de los estados financieros, además nos orienta para el cierre de las cuentas de ingresos, gastos y dividendos. El término cierre de cuentas se refiere al paso de fin de periodo, y consiste en asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de pérdidas y ganancias. El cierre establece que las cuentas de gastos y de ingresos queden sus saldos con cero y nos conduce a medir la utilidad neta del periodo. Para el cierre se requiere procedimientos contables de fácil manejo, es importante conocer que a este tipo de 208 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil cuentas de resultados, también se las conoce como cuentas temporales, razón por la que la técnica contable las cancela al final del ejercicio. A continuación presentamos los asientos de cierre de las cuentas de resultados: FECHA Dic. 31 DETALLE ------------------------ x ----------------------Pérdidas y Ganancias Gastos por sueldos Gastos por publicidad Gasto por depreciación Gasto por útiles Gastos por seguros Gastos por intereses P/R el cierre de los gastos del período ----------------- x --------------------Intereses ganados Ingresos por servicios de entrega Comisiones Ganadas Pérdidas y Ganancias P/R el cierre de los ingresos del período PARCIAL DEBE HABER 38,980 17,010 12,500 2,250 1,700 4,500 1,020 120 34,930 15,000 50,050 Al mayorizar las cuentas de resultados que son temporales, quedarán saldadas, y al mayorizar la cuenta Pérdidas y Ganancias, tenemos un saldo que refleja la utilidad del ejercicio: CUENTA: Pérdidas y Ganancias DEBE HABER 38,980 50,050 SALDO 39,980 (11,070) CUENTA: Utilidades Acumuladas DEBE HABER SALDO (5,500) 11.070 (16,570) La cuenta Pérdidas y Ganancias ha recogido el movimiento de las cuentas de gastos e ingresos, la que se cancela cargando su saldo a Utilidad Acumulada si es pérdida; en cambio cuando se establece utilidades; se debita Pérdidas y Ganancias con crédito a Utilidad Acumulada. Esta cuenta también puede llamarse Utilidades Retenidas. FECHA Dic. 31 DETALLE ------------------------ x ------------------Pérdidas y Ganancias Utilidad Acumulada P/R la utilidad obtenida en el presente período PARCIAL DEBE HABER 11,070 11,070 209 Sistema de Educación a Distancia Elaboración de los estados financieros ajustados: Elaboración del estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda. Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2004 INGRESOS OPERACIONALES Ingresos por Servicios de Entrega Ingreso Bruto ( - ) GASTOS DE OPERACIÓN Gastos de Administración Sueldos Útiles de oficina Depreciación Seguros Gastos de Ventas Publicidad Total de gastos de operación Pérdida en operación (-) Gastos Financieros Intereses + Otros ingresos Intereses Ganados Comisiones Ganadas Utilidad antes de la participación a trabajadores e Impuesto a la renta* 15% Participación a Trabajadores Utilidad antes del impuesto a la Renta 25% de Impuesto a la Renta Utilidad Neta del Ejercicio/2004 $ 34,930 34,930 $ 17,010 1,700 2,250 4,500 12,500 (-) 37,960 (-) 3,030 (-) 1,020 120 15,000 15,120 $ 11,070 (-) 1,660,50 9,409,50 (-) 2,352,38 $ 7,057,12 *Este saldo es el que registra la cuenta Utilidad Acumulada. Al registrarse el asiento de las obligaciones patronales y tributarias, se carga la Utilidad Acumulada, disminuyendo ésta, y se abona a las cuentas de pasivos corriente: Participación a Trabajadores e Impuesto a la Renta por pagar con sus respectivos valores, de esta manera quedará reflejado en el balance general de fin de año los valores pendientes de pagos por estos dos conceptos. El 15% de participación a trabajadores y el 25% de impuesto a la renta deberán ser canceladas en el mes de marzo de siguiente año, plazo de acuerdo a las leyes ecuatorianas. 210 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil FECHA Dic. 31 DETALLE ------------------------ x ------------------Utilidad Acumulada 15% Participación a trabajadores 25% Impuesto a la Renta x pagar P/R la provisión de las obligaciones laborales y tributarias CUENTA: 15% Participación a trabajadores* DEBE HABER SALDO 1,660,50 (1,660,50)* PARCIAL DEBE HABER 4,012,88 1,660,50 2,352,38 CUENTA: Utilidades Acumuladas* DEBE HABER SALDO (5,500) 11.070 (16,570) 4,012,88 (12,557,12) Impuesto a la Renta por Pagar DEBE HABER SALDO 2,352,38 (2,352,38)  De igual manera se acredita a la cuenta Impuesto a la renta por pagar por $ 2, 352,38  Utilidad Acumulada presenta un nuevo saldo, el mismo que se registrará en el balance general.  Cuando se paga en marzo las utilidades el asiento es: 15% Part. A trabajadores 1, 660,50 a Caja - Bancos 1, 660,50 211 Sistema de Educación a Distancia Elaboración del Balance General o estado de Situación Financiera. Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda. Balance General al 31 de diciembre de 2005 ACTIVOS PASIVOS CORRIENTE CORRIENTE Caja – Bancos Cuentas por Cobrar Inversiones Temporales Intereses por Cobrar $ 3,980 23,200 8,000 120 Suministros 2,500 Seguros Pagados por 1,500 Cuentas por pagar Intereses por pagar $ 13,800 1,020 Obligaciones Bancarias 16,000 IESS por pagar 113.13 Sueldos acumulados por pagar $ 39,300 15% Participación a Trabajadores 1,096,87 1,660,50 Anticipado FIJOS Mobiliario y enseres (-) Depreciación 25% Impuesto a la Renta por Pagar 10,000 2,000 Acumulada Edificio (-) Depreciación Acumulada $ 36,042,88 DIFERIDOS Servicios de entrega cobrados x 2,700 2,700 antic. 25,000 2,500 TOTAL DE PASIVOS $ 38,742,88 30,500 PATRIMONIO Capital Utilidad Acumulada (-) Dividendos pagados TOTAL DE PATRIMONIO TOTAL DE ACTIVOS 2,352,38 $ 69,800 TOTAL DE PASIVO + PATR. 25,000 12,557,12 6,500 31,057,12 $ 69,800 4. Orientaciones específicas para el estudio Para el estudio de este tema de aplicación práctica de todo el proceso contable completo, es importante que consulte con su tutor(a) para despejar cualquier duda que usted tenga de los pasos que hemos aplicado. Todo lo referente a los conocimientos previos en las unidades de estudio deberá retroalimentarse para la comprensión del proceso. Como usted se dará cuenta, los conocimientos continúan sirviendo como base la ecuación contable que la vemos durante todo este curso de Contabilidad 1. Recordemos ingresar a la plataforma, participar de los foros temáticos, le servirá de apoyo académico para su retroalimentación. Sugerimos que la realización de las actividades de aprendizaje la efectúen en equipos de trabajo; es preciso que ustedes se hayan consolidados en un buen equipo para lograr los objetivos propuestos. Recuerde, somos sus facilitadores, le ayudamos en su crecimiento profesional y personal. 212 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN AJUSTES DE SALDOS A PARTIR DE UN BALANCE DE PRUEBA En abril 1/2006, se asociaron varios profesionales y decidieron abrir un negocio que le llamaron Estudio Jurídico Yánez y Asociados. Al 30 de junio, después de tres meses de operaciones, el asistente contable financiero preparó la siguiente balanza de comprobación, datos obtenidos de los registros de contabilidad. ESTUDIO JURÍDICO YÁNEZ Y ASOCIADOS BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS AL 30 DE JUNIO, 2006 CÓDIGO CUENTAS Caja y bancos Seguros prepagados Cuentas por cobrar Suministros de oficina Muebles y equipos de oficina Equipos de computación Vehículos Documentos por pagar Honorarios cobrados por anticipados Capital Dividendos pagados Ingresos por honorarios profesionales Gastos de sueldos Servicios básicos Gastos de publicidad Totales SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR 10,060 3,000 4,800 1,460 4,400 5,000 15,000 16,000 11,020 20,000 4,000 6,580 2,680 1,200 2,000 53,600 53,600 Datos complementarios para ajustes: a) No se ha pagado ningún interés sobre el documento, cuya deuda se contrajo el 15 de abril a 90 días plazo, con una tasa de interés anual del 16%. b) A muchos clientes se les cobra por anticipado los servicios legales que se van a realizar en los meses futuros, estos cobros anticipados se acreditan a la cuenta Honorarios cobrados por anticipados, hasta el momento el 60% de estos cobros se ha devengado. c) Los suministros de oficina disponibles según inventario estimado suman $ 800 213 Sistema de Educación a Distancia d) El activo fijo se adquirió desde el 1 de abril y se aplican las tasas del SRI para su depreciación. Se calcula el 33% para equipos, 10% para muebles y 20% para vehículos. e) La póliza de seguros por responsabilidad profesional que se adquirió el 15 de abril es por un año. f) Se deben luz y teléfono según facturas que suman $ 840 g) No se han facturado a clientes, cuyos servicios legales se ha realizado. Todos estos trabajos suman $ 6,500. Se requiere: a. Prepare los asientos de ajuste al 30 de junio. b. Luego actualice los saldos de las cuentas. c. Elabore los estados financieros. d. Realice una reflexión sobre lo que ahora usted va aprendiendo, para qué le sirve, asócielo a su futura gestión como administrador(a) de negocios, como dueño (a) de su empresa de marketing y publicidad, o como futuro profesional contable. 214 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO YANEZ Y ASOCIADOS Diario de Ajustes al 30 de Junio de 2006 FECHA 2004 DETALLE REF. DEBE HABER 01 Gastos x Intereses 533,33 Intereses x pagar 02 Honorarios cobrados x anticipados Ingresos x honorarios profesionales 533,33 6.612 6.612 03 Gastos de suministros 660 Suministros de oficina 04 Gastos x depreciación Depreciación acumulada de vehículos Depreciación acumulada de equipos de computación Depreciación acumulada de muebles y equip. de ofic. 660 1.272,50 750 412,50 110 05 Gastos de seguros 625 Seguros prepagados 06 Servicios básicos (luz y teléfono) Ctas. Por pagar 625 840 840 07 Ctas. Por cobrar 6.500 Ingresos x honorarios profesionales 6.500 215 Sistema de Educación a Distancia Saldo de Cuentas al 30 de Junio de 2004 CUENTA: GASTOS X INTERESES DEBE 533,33 CUENTA: DEBE HABER CUENTA: INTERESES X PAGAR SALDO 533,33 HONORARIOS COBRADOS X ANTICIPADO HABER 6.612 CUENTA: SALDO 11.020 4.408 CUENTA: GASTOS DE SUMINISTROS DEBE HABER HABER CUENTA: DEBE SALDO 533,33 1.162,50 1.272,50 HABER 216 DEBE SALDO 6.580 13.192 19.692 SALDO 412,50 SALDO 1460 800 DEPRECIACIÓN ACU. DE VEHÍCULO HABER SALDO 750 CUENTA: CUENTA: GASTOS DE SEGUROS 625 HABER 660 CUENTA: DEPRECIACIÓN ACU. DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN HABER 412,50 DEBE HABER 660 750 412,50 110 SALDO 533,33 INGRESOS X HONORARIOS PROFESIONALES 6.612 6500 DEBE CUENTA: GASTOS X DEPRECIACIÓN DEBE DEBE HABER 533,33 CUENTA: SUMINISTROS DE OFICINA SALDO 660 DEBE DEBE 750 DEPRECIACIÓN ACU. DE MUEBLES DE OFICINA HABER SALDO 110 110 CUENTA: SEGUROS PREPAGADOS SALDO DEBE 625 HABER 625 SALDO 3000 2.375 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CUENTA: SERVICIOS BÁSICOS DEBE HABER CUENTA: CTAS. POR PAGAR SALDO DEBE HABER 1200 2.040 840 SALDO 840 840 CUENTA: CTAS. POR COBRAR DEBE HABER 6.500 SALDO 4800 11.300 YANEZ Y ASOCIADOS Balance de Saldos Ajustados al 30 de Junio/2004 CODIGO CUENTA Caja-Bancos Seguros prepagados Ctas. Por cobrar Suministros de oficina Muebles y equipos de oficina Equipos de computación Vehículos Documentos por pagar Honorarios cobrados por anticipado Capital Dividendos pagados Ingresos por honorarios profesionales Gastos de sueldos Servicios Básicos Gastos de publicidad Ctas. Por pagar Gastos por intereses Intereses por pagar Gastos de suministros Gastos de depreciación Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Equipos de Computo Depreciación Acumulada de Equipos de Oficina Gastos por seguro TOTALES DEBE 10.060 2.375 11.300 800 4.400 5.000 15.000 HABER 16.000 4.408 20.000 4.000 19.692 2.680 2.040 2.000 840 533,33 533,33 660 1.272,50 750 412,50 110 625 62.745,83 62.745,83 217 Sistema de Educación a Distancia YANEZ Y ASOCIADOS Estado de Resultados al 30 de Junio/2004 INGRESOS OPERACIONALES Ingresos por honorarios profesionales TOTAL DE INGRESOS (-) GASTOS DE OPERACIÓN Gastos Administrativos 19.692 19.692 Servicios Basicos Sueldos y Salarios Suministros Depreciacion Seguros 2.040 2.680 660 1.272,50 625 Gastos de Ventas Publicidad 2.000 9.278 Total de GASTOS OPERACIONALES (-) GASTOS FINANCIEROS Gastos por intereses 533,33 533,33 Total de GASTOS FINANCIEROS TOTAL DE GASTOS (-) 9.810,83 UTILIDAD NETA ACTIVO Corriente Caja-Bancos Ctas. Por cobrar Suministros de Oficinas Seguros prepagados Total Activo Corriente PASIVO Corriente 10.060 11.300 800 2.375 24.535 Equipos de Computación Vehículo (-) Depreciación Muebles de Oficina (-) Depreciación Equip. De Computo (-) Depreciación Vehículo Total Activo Fijo TOTAL ACTIVO 218 Documentos Por Pagar Ctas. Por Pagar Interes por Pagar Total Pasivo Corriente 16.000 840 533,33 17.373,33 Diferido Fijo Muebles de oficina 9.881,17 4.400 5.000 15.000 110 412,50 750 23.127,50 47.662,50 Honorarios cobrados x anticipado 4.408,00 Total Pasivo Diferido 4.408,00 TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Social Utilidad Neta (-)Dividendos pagados TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 21.781,33 20.000 9.881,17 4.000 25.881,17 47.662,50 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades PROBLEMA 1 ANALICE LOS SALDOS PARA AJUSTARLOS Considere la balanza de comprobación del Centro de Mantenimiento de Computadoras Morla, al 31 de diciembre del 2005, sin que hasta la fecha se haya ajustado los saldos. a) Ingresos acumulados y no cobrados, por servicios de terapias al 31 de diciembre por $ 2,000 b) El alquiler pagado por adelantado corresponde a 10 meses desde el 1° de abril que se contrató el arriendo de la oficina. c) Suministros de oficina disponibles al 31 de diciembre por $280 d) Para la depreciación del mobiliario el contador del centro aplica la Ley de Impuesto a la Renta (en el presente periodo no se han realizado depreciaciones). e) Los gastos acumulados por salarios al 31 de diciembre, por $ 2,800 CENTRO DE MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS MORLA BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Efectivo $ 16,300 Cuentas por cobrar 9,400 Renta pagada por adelantado 4,000 Suministros de oficina 600 Mobiliario y Equipo 15,000 Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo $ 3,000 Cuentas por pagar 2,800 Salarios por pagar Capital 36,000 Dividendos 3,600 Ingresos por servicios de consultoría 7,400 Gastos de Salarios 300 Gastos de depreciación Gastos de útiles 219 Sistema de Educación a Distancia Total 49,200 49,200 SE REQUIERE  Analice los datos adicionales para los ajustes, registro en diario y determine los nuevos saldos para la preparación de los informes financieros.  Prepare el Estado de pérdidas y ganancias.  Elabore el estado de situación financiera. PROBLEMA 2 Prepare una balanza de comprobación corregida. Quimiser S.A. tiene una balanza de comprobación siguiente al 31 de diciembre del presente año: Efectivo Cuentas por cobrar Materiales Seguro pagado por anticipado Equipo Documentos por pagar Cuentas por pagar Ricardo Fiore, cuenta de capital Ricardo Fiore, cuenta de retiros Honorarios devengados Gasto de sueldos Gasto de alquiler Gasto de publicidad Gasto de gas, electricidad y agua US$ 4,025 9,350 1,277 330 12,500 12,500 3,025 13,240 6,000 80,750 48,150 750 5,250 3,150 US$ 90,782 _________ US$109,515 Los totales del debe y el haber son desiguales como resultado de los errores siguientes: a. El saldo de efectivo se asentó en exceso de US$1,500 b. Un ingreso en efectivo por US$1,200 se registró en el haber como US$2,100 en Efectivo. c. Un cargo de US$750 en Cuentas por cobrar no se asentó en el debe d. Una devolución de US$252 de materiales defectuosos se asentó por error en el haber por US$225 en Materiales e. Una póliza de seguro adquirida con un costo de US$310 se registró en el haber en Seguro pagado por anticipado. 220 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil f. El saldo de Documentos por pagar se sobreestimó en US$5,000 g. Un crédito de US$75 en Cuentas por pagar pasó desapercibido al determinar el saldo de la cuenta. h. Un débito de US$1,500 por un retiro por parte del propietario se registró como crédito en Roberto Flores, cuenta de capital. i. El saldo de US$7,500 en Gasto de alquiler se anotó como US$750 en la balanza de comprobación. j. La partida de Gastos diversos, con saldo de US$915, se omitió en la balanza de comprobación. Total de la columna del debe: US$103,090. Instrucciones 1. Prepare una balanza de comprobación corregida al 31 de diciembre del presente año. Debe corregir realizando los asientos de ajustes por corrección. 2. ¿El hecho que los totales de la balanza de comprobación en 1) sean iguales significa que no hay errores en las cuentas? Explique. 221 Sistema de Educación a Distancia UNIDAD 5 EL REGISTRO DE INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS COMERCIALES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES INTRODUCCIÓN Esta unidad de estudio muestra el proceso de registro de los inventarios en una empresa de comercialización, es decir, aquellas que se dedican a la compra y venta de mercaderías, bienes necesarios para la comunidad. Es importante indicar que hasta ahora se ha estudiado todos los principios, normas y procedimientos contables, aplicando a las empresas de servicios, los mismos que manejaremos en las empresas comerciales, con la diferencia que nos encontraremos con las operaciones de compra – venta de inventario, objeto de estudio de esta sección, con la cual finalizaremos el apasionante curso de Contabilidad I. Incluimos en la contabilidad para la compra - venta de mercaderías, el proceso de cómo ajustar la cuenta mercaderías, además de cerrar los libros del comerciante, y como ya hemos repetido en varias ocasiones que la información contable nos dirige hacia la elaboración de los estados financieros, es preciso obtener los conocimientos de la manera de cómo se elabora el estado de resultados, que a pesar de conocerlo, en las empresas comerciales tiene una estructura diferente a las de servicios. En esta unidad se tratarán los impuestos de rigor, que exigen las operaciones de negocios en todo tipo de actividades empresariales: IVA y retenciones en la fuente. Por lo tanto, es preciso indicar claramente, que por motivos didácticos en las unidades anteriores, se elaboraron contabilidades de empresas de servicios sin considerar IVA, ni retenciones en la fuente con impuesto a la renta, porque se necesitaba toda su atención en el dominio de la partida doble, las cuentas, las teorías del cargo y del abono, la forma de registrar una operación en los libros de contabilidad. 222 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil MAPA CONCEPTUAL Las empresas comerciales se dedican a la actividad: COMPRA de INVENTARIO DE MERCADERÍA para la VENTA para el registro hay dos sistemas que son: Inventario Periódico sus cuentas son: Compras Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes sobre compras Ventas Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas Inventario Perpetuo sus cuentas son: Inventario de mercaderías Ventas Costo de ventas OBJETIVOS GENERALES     Aplicar el sistema inventario periódico para el registro del inventario de mercaderías. Contabilizar la compra y venta de inventarios en las empresas comercializadoras de bienes para establecer el margen bruto que hayan obtenido en un periodo determinado. Ajustar y cerrar las cuentas de las empresas que se dedica a la comercialización de inventario de mercaderías. Elaborar los estados financieros de las empresas comerciales, aplicando el sistema de inventario periódico: estado de pérdidas y ganancias y balance general. 223 Sistema de Educación a Distancia DESARROLLO DEL CONTENIDO TEMA 18 SISTEMAS DE INVENTARIOS HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Las empresas comerciales de bienes compran artículos (inventario de mercaderías) destinados para la venta a sus clientes, utiliza el efectivo para comprar más inventario y repetir el ciclo de operaciones. En este tema estudiaremos los procedimientos contables para registrar el mencionado ciclo. Esto es, contabilizar las compras y ventas, además de todas aquellas otras operaciones que se originan de esta actividad, como son los descuentos y las devoluciones. En este tema encontrará ejemplos prácticos que le ayudarán a la comprensión de los registros contables en las empresas comercializadoras de bienes, lo cual implica analizar el efecto que tienen las transacciones en las cuentas contables que presentan los sistemas de inventario, así también se estudiará cómo obtienen el margen bruto o utilidad bruta, ya conocida en las empresas de servicios, pero obtenida de manera distinta. Es importante recalcar que en esta unidad nos introducimos al tratamiento contable de las empresas comerciales, y solamente se estudiará el sistema inventario periódico. Contabilidad II, continuará con el estudio de los sistemas de registro y control de inventario. 2. Objetivos específicos    Aplicar el sistema inventario periódico para la contabilización de las operaciones de negocios que tienen que ver con el inventario de mercaderías. Manejar las cuentas que presentan los sistemas al momento de realizar una transacción comercial. Establecer la utilidad bruta bajo el sistema de inventario periódico. 3. Desarrollo del tema Inventario de Mercaderías 224 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Las empresas comerciales, a diferencia de las empresas de servicio, se dedican a la compra - venta de mercaderías. Por lo que es necesario conocer que este tipo de empresas manejan los inventarios de mercaderías, el mismo que consiste en un listado de bienes, productos o artículos que se tienen en existencia en una fecha determinada. Siempre que una empresa se dedica a la compraventa de mercaderías, por lo general sucede que al final de un periodo determinado queda una parte sin venderse. Esta parte no vendida es lo que se conoce como inventario final, y al inicio del siguiente periodo se convierte en inventario inicial. La parte vendida es lo que representa el costo de la mercadería vendida, siendo este el mayor gasto que tienen las empresas comerciales, recuperando este gasto (costo) al momento de producirse su venta. La cuenta Inventario de Mercaderías es un activo circulante y aparecerá en el balance general con el valor existente a la fecha de la presentación del balance. La contabilidad presenta sistemas especiales para el registro de este importante activo en las empresas comercializadoras de bienes. Sistemas de Inventarios Existen dos tipos de sistemas para contabilizar los inventarios, principal rubro que mueven los negocios comercializadores de bienes: el sistema de inventario periódico (o de cuenta múltiple) y el sistema de inventario perpetuo (o permanente). El sistema de inventario periódico es utilizado en aquellos negocios que venden mercaderías de bajo costo, además tienen diversidad de artículos; por ejemplo: comisariatos, ferreterías, distribuidoras farmacéuticas, almacenes de telas, de calzado, etc. los importes de los inventarios son necesarios para la preparación de los estados financieros anuales. Sistema de Inventario Periódico La cuenta Inventario de mercadería, sólo presenta movimiento al inicio del periodo, uno de enero con el valor del inventario inicial. Al final del periodo hace su aparición mediante un proceso de ajuste para registrar el inventario final que tiene la empresa invertido en mercadería que no ha vendido y espera ser vendida en el próximo periodo. El siguiente registro muestra el inventario inicial de mercadería a enero 2. Operación 1: en enero 2, inicia el nuevo periodo económico 2006, el negocio Importadora Gómez Rubio, C. Ltda. con los siguientes valores: Caja – Bancos $8,300 Documentos por pagar $15,800 Inventario de Mercaderías 75,800 Capital 40,000 Muebles y Equipos de Oficina 5,600 Utilidades retenidas 3,900 Cuentas por pagar 30,00 FECHA 2006 Enero 2 Caja – Bancos DETALLE PARCIAL DEBE HABER 8,300 225 Sistema de Educación a Distancia Inventario de Mercadería* Muebles y Equipos de oficina Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Utilidad retenida P /r el asiento de apertura con que se inician las operaciones el periodo económico 2006  75,800 5,600 30,000 15,800 40,000 3,900 La cuenta Inventario de mercadería presenta el inventario inicial Las cuentas que maneja el sistema son:  Compras: Se carga por todas las adquisiciones de inventario al contado o a crédito al valor de factura y se abona por errores en la facturación, por el ajuste al final del periodo y por el cierre anual de las cuentas de resultados. Descuentos sobre compras. Se acredita por el descuento que nos otorga el proveedor en la operación de compra de inventario. Se carga por el ajuste al final del periodo económico para cerrar la cuenta. Devoluciones sobre compras. Se acredita por el valor de la devoluciones que hagamos al proveedor, por encontrar despachos incompletos, inventario con fallas, no corresponde a lo que se solicitó, o alguna otra situación. Se carga por el ajuste al final del periodo económico para cerrarla. Cuando la empresa no posee equipos de transporte o de reparto (vehículos) afronta gastos por fletes de mercadería, ya sea al comprar o vender inventario, de tal manera que se nos presenta la necesidad de registrar en las cuentas: Fletes sobre compras. Se carga por el costo de servicio de transportación del inventario comprado, hasta el punto que solicitemos. Se abona por el ajuste.  Ventas: Registra el abono por los expendios de mercaderías vendidas al precio de venta que ha marcado la empresa, este precio lo constituye el costo más el margen de utilidad que desea obtener la empresa de acuerdo al mercado. Se abona para determinar venta neta o por alguna reversión para corregir error. Descuentos en Ventas. Registra el cargo por los descuentos que se le otorgan a los clientes, bien por pagar al contado sus facturas, o antes del plazo estipulado. Se abona la cuenta por el ajuste. Devoluciones en Ventas. Registra el cargo por las mercaderías devueltas por los clientes de parte de los clientes, cuando ha existido algún error o mal despacho, se acepta una devolución y se atiende al cliente. Normalmente se devuelve con otro artículo, esta cuenta se utilizaría en el caso de que no hayan devuelto con otra mercadería. Se abona esta cuenta por el ajuste. Transportes sobre ventas. Se carga por el costo del servicio de transporte del inventario vendido a los clientes, se entrega el servicio de puerta a puerta, para dar un valor agregado en las operaciones de negocios. Se abona por el ajuste. 226 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Ajustes o regulación de la cuenta Inventario de Mercaderías Cuando las empresas aplican este sistema de cuenta múltiple o Inventario Periódico, deberán registrar al cierre del periodo económico, 31 de diciembre, los asientos de ajustes, con los que se cancelan las cuentas del sistema. Este proceso secuencial es el siguiente: FECHA DETALLE Dic. 31 --------------------- x1 --------------------Ventas Descuentos en Ventas Devoluciones en Ventas Transportes en ventas Para obtener el saldo de ventas netas y cerrar las cuentas auxiliares. ------------- x 2 ---------------------Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes en compras Compras Para obtener el saldo de compras netas y PARCIAL DEBE HABER Xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx cerrar las cuentas auxiliares del sistema. ---------------- x 3 --------------------Costo de Venta Inventario de Mercaderías (II) Compras (el saldo neto) Para cerrar el costo del inventario inicial y el Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx saldo neto de compras y obtener el total de mercadería al costo. ----------------- x 4 -----------------------Inventario de mercaderías Costo de Ventas Para registrar el inventario final existente en bodega y disminuye el costo total de la mercadería y así se obtiene el saldo que refleja el costo de la mercadería vendida -------------- x 5 ---------------------Ventas Costo de Ventas Ganancia Bruta Para registrar el costo de la mercadería vendida y establecer la ganancia bruta, se cancelan ventas y costo de ventas. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx 227 Sistema de Educación a Distancia *Note que al mayorizar estos movimientos, las cuentas del sistema quedarán canceladas. Inv. de Mercadería presenta el inventario final, el mismo que aparecerá en el balance general y queda establecida la Ganancia o Utilidad bruta que también aparecerá en el estado de resultados, cerrándose posteriormente con Pérdidas y Ganancias o Utilidades Acumuladas. 4. Orientaciones específicas para el estudio Antes de iniciar una aplicación práctica es necesario revisar los conocimientos adquiridos en los temas anteriores sobre la partida doble, aumentos y disminuciones en las cuentas, como también revisar la teoría del cargo y del abono de las cuentas. En el anexo a este texto guía se encuentra un catálogo de cuentas de empresas comerciales y el movimiento de cuándo cargar y abonar a la cuenta, esto ayudará en la comprensión de los objetivos que persiguen los ajustes en el sistema de inventario periódico. Cabe hacer notar que este tema solamente va a tratar el sistema de inventario periódico, ya que se deja para el siguiente curso de Contabilidad II, el sistema de inventario perpetuo junto con la valuación y manejo de inventarios a través de su Kárdex. Le recordamos que su participación en la plataforma de los foros temáticos y abiertos son importantes para asegurar su éxito en el aprendizaje de esta asignatura, además de visitar virtualmente a su tutor (a), aunque también lo invitamos a la tutoría presencial o telefónica. Para este interesante tema les tenemos presentaciones en PPT. Usted puede administrar su propio negocio con estas herramientas que se le entrega. Emprenda su negocio, estamos para ayudarle en su organización. 228 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN Ponga a prueba sus conocimientos sobre el tema, seleccionando la mejor respuesta para cada una de las siguientes preguntas, encerrándola en un círculo. 1. El mayor gasto de una empresa comercial es: a) b) c) d) El costo de la mercadería vendida. El gasto de depreciación. El gasto por alquiler de la oficina. El interés que reconoce en el préstamo bancario. 2. Un descuento sobre compra resulta de: a) La devolución de la mercadería al vendedor. b) Recibir del vendedor un descuento por la adquisición de inventario. c) La compra suficientemente grande de inventario para obtener descuento. d) El pago dentro del periodo de descuento, o al contado. 3. El Inventario de mercadería es una cuenta de: a) b) c) d) Activo fijo Activo corriente Activo diferido Pasivo corriente 4. El objetivo de regularizar o ajustar la cuenta mercaderías es: a) b) c) d) Para obtener ventas netas. Para obtener el costo de la mercadería vendida. Para determinar la compra neta del periodo. Para actualizar el saldo de la cuenta con el costo del inventario final. 5. Cuando las cuentas devoluciones y descuentos en ventas se acredita, cargando su valor a Ventas es: a) b) c) d) Para obtener ventas netas. Para obtener el costo de la mercadería vendida. Para determinar la compra neta del periodo. Para establecer el margen bruto. 6. El quinto paso de ajuste de mercadería es: a) b) c) d) Para obtener ventas netas. Para obtener el costo de la mercadería vendida. Para determinar la compra neta del periodo. Para establecer el margen bruto. 229 Sistema de Educación a Distancia ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. SOLUCIONARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 230 a d b d a d Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 19 EL IVA Y RETENCIONES EN LA FUENTE EN LAS OPERACIONES DE EMPRESAS COMERCIALES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES www.sri.gov.ec Servicio de Rentas Internas 1. Introducción Es necesario detenerse en el proceso contable de las empresas comerciales para complementar dicho proceso con las obligaciones tributarias que todo negocio debe cumplir. En este tema se presentarán las operaciones de negocios o transacciones comerciales considerando el impuesto al valor agregado IVA y las conocidas retenciones en la fuente. No podemos avanzar con la aplicación de los procedimientos, principios o normas contables si no cumplimos una parte importante, que es la del tributo de los mencionados impuestos. Debido a orientaciones pedagógicas hemos preferido, en los temas anteriores, ignorar el tratamiento de los impuestos que se gravan en las operaciones de negocios, ya que el objetivo principal es que ustedes conozcan los registros, el proceso contable, los ajustes y la preparación de los estados financieros. Antes de iniciarnos en una aplicación práctica del sistema inventario periódico para el registro del Inventario de mercaderías, es preciso conocer lo relacionado al IVA y retenciones en la fuente, de esta manera, presentar una simulación real del manejo de las operaciones en las empresas a través de los diversos casos que se plantean. 2. Objetivos específicos   Determinar los impuestos a las transacciones mercantiles, para cumplir con el aspecto tributario que exigen las leyes para el registro en los libros. Manejar las cuentas de control tributario que exigen la Ley y el reglamento del IVA y Retenciones. 3. Desarrollo del tema  ¿Qué es el IVA? Actualmente este gravamen constituye un procedimiento de recaudación de un impuesto sobre el valor de un producto, recaudado por las empresas vendedoras y corresponde a la tasa del 12%. Los compradores, mediante un incremento del precio 231 Sistema de Educación a Distancia resultante del monto constituido por el valor del bien o del servicio sumado al valor del impuesto, trasladan este impuesto a los usuarios. En definitiva, este gravamen lo desembolsan los compradores finales de bienes o servicios que gravan este impuesto al momento de facturar la transacción. A continuación se detallan los aspectos más relevantes que indica la ley.  Objeto del impuesto El impuesto al valor agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados.  Declaración y pago del IVA Los sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una declaración por las operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario inmediato anterior. Son sujetos pasivos del IVA las organizaciones, instituciones, compañías y toda persona comerciante obligada a llevar contabilidad. Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, presentarán una declaración semestral de dichas transferencias.  Sujetos del impuesto El sujeto activo o ente acreedor del Impuesto al Valor Agregado es el Estado, y lo administrará a través del Servicio de Rentas Internas.  Son sujetos pasivos del IVA: a) En calidad de Agentes de Percepción: 1. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen transferencias de bienes gravados con una tarifa; 2. Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa; y, 3. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados con una tarifa. b) En calidad de Agentes de Retención: 1. Las entidades y organismos del sector público, las empresas públicas y las privadas consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; 2. Las empresas emisoras de tarjetas de crédito por los pagos que efectúen por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados; y, 3. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios gravados con IVA. 232 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Los sujetos pasivos del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquirente del bien o al beneficiario del servicio comprobantes de venta, por las operaciones que efectúen. Esta obligación regirá aun cuando la venta o prestación de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero. La falta de otorgamiento de comprobantes de venta constituirá un caso especial de defraudación, que será sancionado de conformidad con el Código Tributario.  Base imponible La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten. Para llevar el registro en la contabilidad de una empresa del IVA se manejarán dos cuentas: IVA PAGADO e IVA COBRADO IVA PAGADO: Se debita o carga (DEBE) por el impuesto valor agregado que se paga cuando se adquiere bienes o servicios gravados con IVA 12% Se acredita o abona (HABER) al momento de la liquidación mensual del IVA para encerar la cuenta (saldo cero). IVA COBRADO Se acredita o abona (HABER) por el impuesto valor agregado que cobra cuando se vende bienes o servicios. Se debita o carga (DEBE) al momento de la liquidación mensual del IVA para encerar la cuenta (saldo cero). Entre el IVA pagado y el IVA cobrado se determinan dos situaciones: si el IVA cobrado su saldo acreedor es mayor que el saldo deudor del IVA pagado, esto significa que la empresa recuperó este impuesto y el excedente resulta un IVA por pagar, cuenta de pasivo corriente que en la fecha correspondiente, se declara y se paga al SRI (Estado). En cambio, si el IVA pagado es mayor que el IVA cobrado, significa que la empresa no recuperó la totalidad del impuesto pagado por lo tanto no tiene nada que pagar al Estado, y por el contrario, la empresa tiene un Crédito tributario (valor a favor) para se recuperado en los meses posteriores. Declaraciones mensuales y semestrales del IVA Todos los meses los contribuyentes deben realizar sus declaraciones, es decir, presentan un resumen de sus transacciones sujetas al IVA, tanto de compras como de ventas en un formulario que estipula el SRI y esta declaración la puede hacer en una institución financiera. 233 Sistema de Educación a Distancia Además, se deberá conocer cuál es la diferencia entre los contribuyentes sujetos a declaración mensual y a semestral. Por otro lado el SRI realiza un cruce de información entre los contribuyentes para verificar que los mismos presenten al Estado información razonable y consistente. Las sanciones por una declaración fraudulenta son castigadas de acuerdo con lo tipificado en la ley. Recuerde que el desconocimiento de la ley no exime su cumplimiento. RETENCIÓN EN LA FUENTE Las Retenciones en la fuente es otro mecanismo adoptado por el Estado para obtener un adelanto del Impuesto a la Renta que se declara a fin de año en un caso, y en el otro para precautelar sus intereses ante un contribuyente que no proporcione la suficiente confianza para declarar sus tributos cumplidamente. El Estado faculta a los contribuyentes, a los contribuyentes no especiales y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad a realizar las retenciones tanto de Impuestos como de IVA en los porcentajes establecidos en la ley. No todos pueden realizar las retenciones como usted lo podrá observar en los diversos artículos que norman la Legislación Tributaria. Hay que identificar cuándo se aplica una retención del 30%, 70% o 100% del IVA, si la empresa es o no contribuyente especial. Lo que sí es preciso establecer es que todas las sociedades y negocios obligados a llevar contabilidad deben aplicar las retenciones del 1%, 5%, 8%, de acuerdo a los conceptos que estén pagando. Para la retención en la fuente se trabaja con una cuenta de pasivo corriente: RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR, de naturaleza acreedora, retención que la empresa debe realizar sea que se compre a persona natural o jurídica. Cuando la empresa vende a personas naturales, nadie le puede retener. Nosotros como personas naturales nunca retenemos al comprar bienes o servicios a ninguna empresa. Pero si la empresa vende a un almacén, a otra empresa sea importadora, distribuidora, comercial, industrial o de servicios, estas sí retienen el porcentaje indicado por el SRI, esto quiere decir que cuando vendemos a personas jurídicas, nos retienen. Por lo tanto, la empresa vendedora registra en sus libros de contabilidad bajo la cuenta IMPUESTOS RETENIDOS O IMPUESTOS ANTICIPADOS, puesto que recibirá en Caja-Bancos un valor menor, consecuencia de la deducción por la retención de impuestos a la renta. Impuestos retenidos o anticipados es una cuenta de activo corriente y de naturaleza deudora. El saldo deudor de esta cuenta se compensa con el Impuesto a la Renta que las sociedades deben pagar sobre las utilidades realizadas en el ejercicio económico. Por lo tanto, la cuenta Impuestos retenidos, acumula un saldo deudor (saldo a favor) hasta cierre del periodo o año fiscal. 234 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Movimientos de las cuentas del inventario periódico, utilizando IVA y retenciones Las operaciones comerciales registradas en el Diario y que se presentan a continuación ayudarán a la comprensión de los movimientos débitos (cargo) y créditos ( abono) de cada uno de las cuentas del sistema inventario periódico y de las cuentas de control tributario que deberán llevarse para el control de los tributos y su posterior declaración. Nota: Para el efecto de la contabilización en diario se ha considerado en cada una de las operaciones que son realizadas por una empresa contribuyente especial (aquellos que deben retener un determinado porcentaje de IVA además del 1% de retención en la fuente). Transacción 1. El 1 de abril la empresa Comercial JB adquiere mercaderías al comerciante Julio Mariscal, según fact. # 450 por $ 4.500,00 que se cancela con ch/ de la cuenta corriente del Bco. Guayaquil (Se debe retener el 30% de IVA y el 1% del impuesto a la renta, de acuerdo a lo dispuesto en el SRI). FECHA Abril 1 DETALLE --------------- x -----------------------Compras IVA pagado Bancos Ret.Fte. IVA Rte.Fte. IR P/r compra fact. 450 Dist.El Rosal PARCIAL DEBE HABER $ 4.500,00 540,00 4.822,00 162,00 45,00 Transacción 2. En abril 5 se compran mercaderías a crédito s/fact. de la comerciante Doménica Chalén por $3.000 más IVA, 30 días de crédito. FECHA Abril 5 DETALLE --------------- x -----------------Compras IVA pagado Ret.Fte. IVA Rte. Fte. IR Cuentas por pagar P/r. Compra a crédito 30días plazo PARCIAL DEBE HABER $3.000,00 360,00 108,00 30,00 3.222,00 235 Sistema de Educación a Distancia Transacción 3: Abril 4, se devuelven $ 500,00 en mercadería al comerciante Julio Mariscal por encontrarse en mal estado (Utilice Devoluciones en Compras y se reversa el IVA pagado, ya que esta cuenta se afecta por la proporción devuelta en mercadería). FECHA Abril 4 DETALLE --------------------- x ---------------Caja o Cuentas por Cobrar Rte. Fte. IVA Rte.Fte.IR Devoluciones en Compras IVA pagado P/r. Devoluciones a proveedor PARCIAL DEBE 537,00 18,00 5,00 HABER 500,00 60,00 Transacción 4: Abril 10, compra de mercaderías al contado a los Almacenes Molina s/ fact. por $ 5.800,00 y otorga el 8% de descuento. Se paga con ch/. FECHA Abril 10 DETALLE --------------- x ----------------------Compras IVA pagado* Descuentos en Compras Rte.Fte.IVA Rte.Fte. IR Bancos P/ r. Fact. de almacenes Molina con 8% de descuento, ch/.# PARCIAL DEBE HABER $5.800,00 640,32 464,00 192,10 53,36 5.730,86 Cuando se factura con descuento, según el SRI, primero se debe calcular este descuento, y luego sobre el valor rebajado se calcula el IVA. Y los impuestos del 1% deben ser sobre esta base imponible. Transacción 5: Abril 12, se venden mercaderías al contado a varios clientes personas naturales, según facturas que suman $ 8.700,00 más IVA. FECHA Abril 12 236 DETALLE --------------- x --------------------Bancos Ventas IVA cobrado P/r. Venta al contado con facturas PARCIAL DEBE HABER $9.744,00 $8.700,00 1.044,00 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Transacción 6: Abril 15, se venden mercaderías a los Almacenes El Cañón, $ 3.290,00 según fact. # 160 más IVA que nos pagan al contado. FECHA Abril 15 DETALLE --------------- x --------------------Bancos Impuestos Retenidos Ventas IVA cobrado P/r. Venta al contado con factura a una persona jurídica. PARCIAL DEBE HABER $3.651,90 32,90 $3.290,00 394,80 Transacción 7: Abril 16, se venden mercaderías al contado a varios clientes personas naturales, según facturas que suman $ 4.700,00 más IVA y se les otorga el 6% de descuento. FECHA Abril 16 DETALLE --------------- x --------------------Bancos Descuentos en Ventas Ventas IVA cobrado P/r. Venta al contado con facturas PARCIAL DEBE HABER $4.948,16 282,00 $4.700,00 530,16 Transacción 8: Un cliente que le vendí al contado el día 12, viene a devolverme una mercadería valorada en $ 648,00 por daños ocurridos en la transportación (por lo general, las facturas dicen: salida la mercadería no se aceptan devoluciones. Sin embargo, en algunos casos se la puede cambiar, o se aceptan cuando en realidad las investigaciones llevan a aceptar errores, y para recobrar la confianza de nuestros clientes atendemos las reclamaciones), el asiento sería: FECHA Abril 16 DETALLE ----------------- x ----------------Devoluciones en Ventas IVA cobrado Bancos Pr/ la devolución de mercadería dañada PARCIAL DEBE HABER 648,00 77,76 725,76 237 Sistema de Educación a Distancia Como usted puede observar en esta práctica, el Inventario de mercadería, como cuenta no tuvo ningún movimiento. Además, si se pregunta: ¿Cuál es el costo de la mercadería que vendí? ¿Qué utilidad me genera estas operaciones? Ninguna cuenta le da esa respuesta. Esa es la gran desventaja de este sistema, la misma que se compensa porque usted conoce exactamente montos de compras, ventas, devoluciones y descuentos, siendo esto una gran ventaja. Pero sí se puede despejar estas interrogantes, efectuando los ajustes o regularización de la cuenta mercaderías. 4. Orientaciones específicas para el estudio Recomendamos que este tema sea revisado conjuntamente con su tutor(a) y que por el grado de importancia se sugiere revisar la Ley de Régimen Tributaria Interna en la cual se norma la situación de los contribuyentes en el Ecuador. Además, sugerimos practicar sobre las posturas que tiene el contribuyente en las transacciones, tanto de compras como de ventas. Identifique bajo qué situaciones los contribuyentes deben presentar su declaración mensual y cuándo deben realizarlo semestralmente. Recomendamos revisar los anexos colocados en este texto, los materiales de apoyo colocados por el tutor en la plataforma de aprendizaje y material adicional. Este tema debe ser desarrollado en conjunto para su mejor asimilación. Este tema requiere que usted se ubique en cada una de las partes de una transacción comercial, es decir, como comprador y vendedor. De la misma forma requiere que usted sea capaz de interactuar entre los diversos tipos de contribuyentes e identificar qué retenciones aplican y cuáles no. Este es un trabajo de interacción entre el tutor y usted. Recuerde que en todo momento cuenta con el apoyo de su tutor, no desaproveche esta oportunidad y sobre todo revise información adicional en la dirección electrónica que se señala en la bibliografía de este texto guía. 238 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN OPERACIONES DE NEGOCIOS CON IVA Y RETENCIONES (Considere que la empresa no es contribuyente especial) Junio 4 , Se compran mercaderías según F/ de la Distribuidora Domínguez por $ 23,450 más IVA que se paga al contado con ch/, por lo que le otorgan el 8% de descuento. Junio 16. Se compra para uso de la empresa una computadora Compact F/ de Compumarket por $ 3,500 más IVA, a crédito 30 días plazo. Junio 20, Se venden mercaderías al contado según fact. a varios clientes (personas naturales) que suman $ 43,700 más IVA. Junio 24, Se paga con cheque el arriendo del mes a la Inmobiliaria Bella María por $450 más IVA. Junio 28, Se cancela con cheque los honorarios profesionales al Ing. Jaime León por asesorías contables según fact. por $ 1,400 más IVA. Se requiere: Analice las operaciones propuestas, realice los asientos en el diario, aplique sistema inventario periódico. a) Determinado el IVA pagado, el IVA cobrado en registros diario y mayor, analice la situación del IVA. ¿Debe pagar al SRI? b) Establecida las retenciones que debe realizar, ¿cuánto debe declarar al SRI? c) Registre el asiento de pago por los impuestos correspondientes, considere que los realiza con fecha julio 5, sin multas ni intereses porque está dentro de la respectiva fecha. 239 Sistema de Educación a Distancia SOLUCIONARIO ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. a) Registro en diario y mayor FECHA 2004 Junio 4 Junio 16 Junio 20 Junio 24 Junio 28 240 DETALLE ---------------------- x -------------------Compras IVA pagado Descuentos en compras Caja – Bancos R. Fte. Por pagar P/R la fact. de la Distribuidora Domínguez por compra de inventario --------------------- x -----------------Equipos de Computación IVA pagado Cuentas por pagar R. Fte. Por pagar P/R la fact. Compumarket ---------------- x ----------------------Caja - Bancos Ventas IVA cobrado P/R las ventas al contado s/fact. ----------------------- x ---------------Gastos de arriendos IVA pagado Caja – Bancos R.Fte. por pagar P/R el pago de la fact. por arriendo ----------------- x ----------------------Gastos por Honorarios profesionales IVA pagado Caja – Bancos Rete.Fte. por pagar Rete .Fte. IVA PARCIAL DEBE HABER 23,450 2,588.88 1,876 23,947.14 215.74 3,500 420 3,885 35 48,944 43,700 5,244 450 54 481,50 22,50 1,400 168 1,288 112 168 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Transfiriendo los asientos del diario a las tarjetas mayores tenemos los siguientes saldos de IVA: CUENTA: Compras DEBE HABER 23,450 CUENTA: Descuentos en Compras DEBE HABER 1,876 SALDO 23,450 CUENTA: IVA pagado DEBE HABER 2,588.88 420 54 168 SALDO 2,588.88 3,008.88 3,062.88 3,230.88 CUENTA: Caja - Bancos DEBE HABER 23,947.14 48,944 481.50 1,288 SALDO (23,947.14) 19,996.86 19,515.36 18,227.36 CUENTA: Caja - Rte. Fte.IVA DEBE HABER 168 SALDO (168) CUENTA: Equipos de Computación DEBE HABER SALDO 3,500 3,500 CUENTA: Cuentas por pagar DEBE HABER 3,885 SALDO (3,885) CUENTA: Ventas DEBE CUENTA: IVA cobrado DEBE HABER 5,244 SALDO (5,244) CUENTA: Rte. Fte. Por pagar DEBE HABER 215,74 35 22.50 112 HABER 43,700 CUENTA: Gastos de arriendos DEBE HABER 450 SALDO ()1,876) SALDO (215.74) (250.74) (273.24) (385.24) SALDO (43,700) SALDO 450 CUENTA: Gastos por Honorarios Prof. DEBE HABER SALDO 1,400 1,400 241 Sistema de Educación a Distancia b) IVA pagado IVA cobrado $ 3,230.88 5,244.00 Si analizamos el IVA cobrado es mayor que el IVA que pagó la empresa, por lo tanto hay un excedente, lo que significa que la empresa tiene que hacer la declaración y pago por $ 2,013.12 que es la diferencia que le corresponde al Estado, una vez que la empresa compense el IVA pagado. c) Rte. Fte. por pagar al SRI y declarar en el formulario respectivo: Rte. Fte. IVA Rte. Fte. IR Total de retenciones d) FECHA Julio 5 242 $ 168 385.24 553.24 COMPROBANTE DE DIARIO DETALLE ------------------- x ------------------IVA cobrado IVA pagado Caja – Bancos P/R el pago y declaración del excedente de IVA ---------------------- x ----------------Rte. Fte. por pagar Rte. Fte. IVA Caja – Bancos P/R el pago y declaración de retenciones PARCIAL DEBE HABER 5,244 3,230.88 2,013.12 385.24 168 553.24 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil TEMA 20 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS EN LAS EMPRESAS COMERCIALES HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES 1. Introducción Finalmente, en el proceso de la contabilidad para empresas comerciales es importante conocer el formato para la elaboración del estado de pérdidas y ganancias, objeto de estudio del presente tema. La presentación del estado de resultados en las empresas de servicios es sencilla. En las empresas comerciales que aplican el sistema de inventario periódico, necesitamos algunos pasos para la elaboración de esta información. En su primera parte este informe muestra las operaciones que generaron el ingreso por ventas y el costo de los bienes vendidos, obviamente el mayor interés de todo empresario es conocer el margen bruto que se obtuvo de las operaciones comerciales. Este tema le permitirá completar todo el proceso contable en las organizaciones comercializadoras, hasta la obtención de la utilidad y el análisis de ella. 2. Objetivos específicos    Identificar los pasos para la elaboración del estado de pérdidas y ganancias en las empresas comerciales que aplican el sistema inventario periódico. Establecer el margen bruto como una herramienta importante para la toma de decisiones en una comercializadora. Relacionar el margen bruto con la utilidad neta para evaluar las operaciones realizadas por las empresas comerciales. 3. Desarrollo del tema El estado de resultados de pasos múltiples El estado de pérdidas y ganancias, estado de gastos y rendimientos, son otros nombres como se identifica al estado de resultados. Este informe, similar al tratado en temas anteriores en las empresas de servicios, determina la utilidad o el resultado que obtuvo la empresa en un periodo determinado. Ahora nos vamos a concentrar en la forma de cómo se prepara este informe en las empresas comercializadoras de bienes. 243 Sistema de Educación a Distancia Primer paso: se trata de obtener venta neta. Para ello, se agrupan los saldos que presentan las cuentas auxiliares de ventas: Descuentos en ventas. Devoluciones en ventas y Transportes en ventas. Y quedaría así: COMERCIAL DON DIEGO, Cía. Ltda. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AL 31 DE DICIEMBRE /2006 Ventas (-) Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas Venta Neta $ 450,000 5,600 8,900 600 (-) 15,100 $ 434,900 Segundo paso: Para obtener el valor de compra neta hay que sumar los saldos de los Fletes en compras y restar los saldos de las Devoluciones en compras y Descuentos en compras. Compras + Fletes en compras (-) Devoluciones en compras (-) Descuentos en compras Compras Netas $ 150,000 240 2,580 1,600 $ 146,060 Tercer paso: Se calcula el costo de la mercadería vendida. Para ello, es necesario sumar el costo del inventario inicial más todas las compras netas que se hayan realizado en el periodo, obtenemos el costo total de las mercaderías disponibles para la venta. (-) Costo de Venta Inventario Inicial (enero 1) Compras + Fletes en compras (-) Devoluciones en compras (-) Descuentos en compras Compras Netas Mercaderías disponibles para la venta | 85,000 $ 150,000 240 2,580 1,600 + $ 146,060 $ 331,060 Cuarto paso: Cuando se obtiene el costo total de las mercaderías disponibles para la venta que el negocio ha tenido durante el periodo, se procede a disminuir la mercadería no vendida que es la que queda en el inventario final. Este valor que no nos informa el sistema inventario periódico, hay que extraerlo de la actividad de inventariar los productos en bodega, esto es hacer un conteo físico de los bienes. A este inventario se lo llama inventario final. Así calculamos el costo de la mercadería vendida: Mercaderías disponibles para la venta 244 $ 231,060 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ( 25,600) $ 305,460 (-) Inventario final Costo de los bienes vendidos Quinto paso: Cuando ya tenemos el costo de la mercadería vendida, enfrentamos este valor con el ingreso por ventas y determinamos la utilidad o margen bruto. COMERCIAL DON DIEGO, Cía Ltda. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AL 31 DE DICIEMBRE /2006 Ventas (-) Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas Ventas Netas (-) Costo de Venta Inventario Inicial (enero 1) Compras + Fletes en compras (-) Devoluciones en compras (-) Descuentos en compras Compras Netas Mercaderías disponibles para la venta (-) Inventario final Costo de los bienes vendidos Utilidad bruta $ 450,000 5,600 8,900 600 (-) 15,100 $ 434,900 185,000 $ 150,000 240 2,580 1,600 + $ 146,060 $ 331,060 ( 25,600) $ 305,460 $129,440 Sexto paso: Trata de la presentación de los gastos de operación que realiza toda organización en el desarrollo de las actividades operativas, de inversión y de financiamiento. Por lo general, una estructura ordenada de gastos es agrupar los gastos operativos por categorías: gastos de administración, gastos de ventas, éste total se resta de la utilidad bruta para obtener la utilidad operacional; disminuye los gastos financieros, incrementa los otros ingresos para presentar la utilidad antes de la participación a trabajadores y el impuesto a la renta. Como podrá revisar con los estados de resultados de algunas empresas de servicios que se ejecutaron en los temas anteriores, este paso es similar en las empresas comerciales. A continuación presentamos la última parte que muestra cómo obtener utilidad o pérdida neta. 245 Sistema de Educación a Distancia Utilidad bruta (-) Gastos de Operación Gastos de Administración Luz, teléfono y Agua Alquileres Depreciaciones y amortizaciones Útiles de oficina Sueldos y salarios Gastos de Ventas Publicidad Movilización a vendedores Sueldos a vendedores Comisiones a vendedores Total de gastos de operación Utilidad operativa (-) Gastos financieros Intereses Comisiones bancarias Impuestos bancarios Utilidad neta antes de la participación a trabajadores (-) 15 % participación a trabajadores Utilidad neta antes de impuesto a la renta 25% de Impuesto a la Renta Utilidad neta del ejercicio $ 129,440 1,895 4,000 4,800 600 8,500 5,850 1,845 4,500 6,000 (-) 37,990.00 $ 91,450.00 450 500 280 90,220.00 13,533.00 76,687.00 19,171.75 $57,515.25 Para cerrar las cuentas del Sistema Inventario periódico, procederemos a presentar la regulación de mercadería o asientos de ajustes, con el propósito de conocer la utilidad bruta que se obtiene producto de las operaciones compra-venta de inventarios al costo, y presentan el inventario de mercadería existente a la fecha del cierre. Observe usted, que los asientos son sencillos de elaborarlos una vez que tiene los valores en la primera parte del estado de pérdidas y ganancias (del primer paso hasta el quinto) 246 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ASIENTOS DE REGULACIÓN DE LA CUENTA MERCADERÍAS FECHA DETALLE Dic. 31 --------------------- x1 --------------------Ventas Descuentos en Ventas Devoluciones en Ventas Transportes en ventas Para obtener el saldo de ventas netas y cerrar las cuentas auxiliares. ------------- x 2 ---------------------Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes en compras Compras Para obtener el saldo de compras netas y cerrar las cuentas auxiliares del sistema. ---------------- x 3 --------------------Costo de Venta Inventario de Mercaderías (II) Compras (el saldo neto) Para cerrar el costo del inventario inicial y el saldo neto de compras y obtener el total de mercadería al costo. ----------------- x 4 -----------------------Inventario de mercaderías Costo de Ventas Para registrar el inventario final existente en bodega, disminuye el costo total de la mercadería y así se obtiene el saldo que refleja el costo de la mercadería vendida. -------------- x 5 ---------------------Ventas Costo de Ventas Ganancia Bruta Para registrar el costo de la mercadería vendida y establecer la ganancia bruta, se cancelan ventas y costo de ventas. PARCIAL DEBE HABER 15,100 5,600 8,900 600 2,580 1,600 240 3,940 331,060 185,000 146,060 25,600 25,600 434,900 305,460 129,440 4. Orientaciones específicas para el estudio Es importante ingresar a la plataforma y participar de los foros temáticos y abiertos, esta actividad le ayudará a la comprensión del tema que se trata, pues les tenemos algunas presentaciones en power point. Recomendamos que revise los temas complementarios que trata sobre el estado de resultados en las empresas comercializadoras. 247 Sistema de Educación a Distancia Si usted va paso a paso estudiando este tema, no tendrá ninguna complicación, y si la tuviere, no dude en llamar a su tutor(a), o aproveche la tutoría virtual para hacer sus preguntas y satisfacer sus inquietudes. Para retroalimentar su aprendizaje realice las actividades que presentamos a continuación, trate de hacerlo antes ir al solucionario. Trabaje analizando paso por paso, explicando el efecto que causa sobre las ventas las devoluciones de los clientes, el dar descuentos a los clientes, el pago de los transportes para dar un mejor servicio y valor agregado en las ventas. Así mismo, al comprar a los proveedores, de qué manera afecta a las compras al devolver mercaderías, el recibir un descuentos de los proveedores e incurrir en gastos de transportes cómo aumenta el costo de la mercadería comprada. Solo si usted se detiene a observar cada uno de los pasos y analizar comprenderá totalmente este proceso para elaborar un estado de resultados. 5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE AUTOEVALUACIÓN A continuación se presenta la balanza de comprobación de saldos elaborada de los mayores de la empresa Comercial ¡Qué Ganga!, al 31 de diciembre de 2006. Comercial ¡Qué Ganga! Balance de Comprobación de Saldos Al 31 de diciembre de 2006 CÓDIGO CUENTAS Caja – Bancos Caja chica Inventario de Mercaderías Cuentas por cobrar Inversiones Temporales Documentos por cobrar Suministros de oficina Seguros prepagados Comisiones prepagadas Equipos de transporte Muebles y Equipos de oficina Depreciación acumulada de Equ. de Transp. Comisiones ganadas Gastos de teléfono Gastos de publicidad Gastos de intereses Gastos de arriendos Gastos de sueldos 248 SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR 1,500 300 4,000 11,500 9,000 6,000 2,000 1,200 800 22,000 8,500 2,000 3,000 3,000 5,000 1,900 3,500 5,000 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Comisiones a vendedores Compras Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas Ventas Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes en compras Impuestos por pagar Cuentas por pagar a proveedores Obligaciones bancarias Documentos por pagar Capital social Utilidad retenida TOTALES 2,500 21,500 3.200 4,300 900 54,900 2,800 1,520 800 118,400 2,000 9,800 10,000 8,000 20,000 4,380 118,400 Asimismo, presentamos los datos adicionales para que usted pueda ajustar estos saldos y preparar un balance de comprobación de saldos ajustados: 1. De la caja chica se han realizados los gastos menores según informe que presenta la secretaria del departamento y que suman $ 300 2. Las inversiones corresponden a una póliza de acumulación, por 4,500 la que ha ganado un interés del 18% anual en 120 días. 3. De los suministros se han gastado $ 1,500 4. El Inventario de mercadería a fin de periodo asciende a $ 4,800 5. La póliza de seguros que se adquirió en marzo 1 con vigencia de un año no ha sido ajustada. 6. Las comisiones pagadas por anticipada se han devengado en un 60% 7. El activo fijo se deprecia de acuerdo a la ley de impuesto a la renta (muebles y equipos 10% anual, equipos de computación 33,33% anual, vehículos 20% anual y edificios 5% anual), y no han sido depreciados en el presente periodo. 8. Las obligaciones bancarias han corrido tres meses de intereses y esta deuda fue contraída con el interés anual del 17% 9. Se deben planillas de luz por 1,400 10. Se realizaron comisiones en la venta de mercaderías de los almacenes Antón Hnos., según fact. por $ 6,000 que aún no nos han cancelado. Se requiere que: 1) 2) 3) 4) Realice los ajustes correspondientes. Prepare el balance de comprobación de saldos ajustados. Elabore el estado de resultados de múltiples paso. Presente el balance general a final de periodo. 249 Sistema de Educación a Distancia SOLUCIONARIO ¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el SOLUCIONARIO que está a continuación. Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje. COMERCIAL !QUÉ GANGA! Diario de Ajustes al 31 de diciembre/2006 FECHA Dic. 31 DETALLE REFERENCIA DEBE HABER 01 Gastos Menores 300,00 Caja chica 300,00 02 Intereses x cobrar Intereses ganados 270 270 03 Gastos de suministros Suministros 1.500 1.500 04 Ventas 8.400 Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas 3.200 4.300 900 04 Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes en compras Compras 250 2.800 1.520 800 3.520 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil 04 Costos de venta Inventario de Mercadería ( Inv. inicial) Compras 21.980 4.000 17.980 04 Inventario de Mercadería (Inv. final) Costos de venta 4.800 4.800 04 Ventas 46.500 Costo de venta Utilidad bruta 17.180 29.320 05 Gastos de seguros Seguros prepagados 1.000 1.000 06 Gastos x comisiones Comisiones Pre- pagadas 480 480 07 Gastos x depreciación Depreciación acumulada de equipos de transporte Depreciación acumulada de muebles y equipo 5.250,00 4.400 850 08 Gastos x intereses 425 Interés x pagar 425 09 Servicios básicos (luz ) 1.400 Cuentas por Pagar 1.400 10 Cuentas. Por cobrar 6.000 Comisiones ganadas 6.000 251 Sistema de Educación a Distancia COMERCIAL !QUÉ GANGA! Mayor de Ajustes al 31 de diciembre/2006 CUENTA: GASTOS MENORES DEBE 300,00 HABER CUENTA: CAJA CHICA SALDO 300,00 DEBE HABER 300,00 CUENTA: INTERESES X COBRAR DEBE 270,00 HABER CUENTA: INTERESES GANADOS SALDO 270,00 CUENTA: GASTOS DE SUMINISTROS DEBE HABER DEBE 1.500 CUENTA: GASTOS DE SEGUROS HABER SALDO DEBE CUENTA: GASTOS X COMISIONES SALDO 252 HABER 2000 500 SALDO HABER 480 HABER SALDO 1200 200 1.000 DEBE CUENTA: GASTOS X DEPRECIACIÓN 4.400,00 850,00 HABER CUENTA: COMISIONES PREPAGADAS 480 DEBE SALDO 270,00 1.500 1.000 HABER HABER 270,00 CUENTA: SEGUROS PREPAGADOS 1.000 DEBE DEBE CUENTA: SUMINISTROS DE OFICINA SALDO 1.500 DEBE SALDO 300,00 0,00 SALDO 480 800 320 CUENTA: DEPRECIACIÓN ACU. DE VEHÍCULO SALDO 4.400,00 5.200,00 DEBE HABER 4.400 SALDO (2.000) 6.400) Universidad Católica de Santiago de Guayaquil CUENTA: DEVOLUCIONES EN COMPRAS DEBE HABER SALDO (1.520,00) 0,00 1.520 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍA DEBE HABER 4.000 4.800 SALDO 4.000,00 0,00 4.800,00 CUENTA: FLETES EN COMPRAS DEBE HABER 800 SALDO 800,00 0,00 4.800 17.180 SALDO 0,00 21.980,00 17.180,00 0,00 CUENTA: COSTO DE VENTA DEBE HABER 21.980 CUENTA: UTILIDAD BRUTA DEBE HABER 29.320 SALDO 0,00 (29.320,00) CUENTA: DEBE DEPRECIACIÓN ACU. DE MUEBLES DE OFICINA HABER 850 CUENTA: GASTOS X INTERESES DEBE HABER 425,00 SALDO (850) CUENTA: INTERESES X PAGAR SALDO 1.900,00 2.325,00 DEBE HABER SALDO 425,00 (425,00) CUENTA: GASTOS SERVICIOS BÁSICOS (luz) DEBE HABER 1.400 SALDO 1.400 253 Sistema de Educación a Distancia CUENTA: CTAS. POR COBRAR DEBE HABER 6.000 CUENTA: COMISIONES GANADAS SALDO 11500 17.500,00 CUENTA: VENTAS DEBE HABER SALDO (54.900,00) (46.500,00) 0,00 CUENTA: DEVOLUCIONES EN VENTAS HABER 4.300 SALDO 4.300,00 0,00 CUENTA: COMPRAS DEBE HABER SALDO 21.500,00 17.980,00 0,00 CUENTA: CUENTAS POR PAGAR HABER 1.400 254 6.000 SALDO (3.000,00) (9.000,00) DEBE HABER 3.200 SALDO 3.200,00 0,00 CUENTA: TRANSPORTES EN VENTAS DEBE HABER 900 SALDO 900,00 0,00 CUENTA: DESCUENTOS EN COMPRAS 3.520 17.980 DEBE HABER CUENTA: DESCUENTOS EN VENTAS 8.400 46.500 DEBE DEBE SALDO (9.800) 11,200 DEBE HABER 2.800 SALDO (2.800,00) 0,00 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil COMERCIAL ¡QUÉ GANGA! Balance de Saldos Ajustados al 31 de diciembre/2006 CÓDIGO CUENTA Caja-Bancos Caja Chica Inventario de Mercaderías Cuentas Por cobrar Intereses por cobrar Inversiones Temporales Documentos por cobrar Suministros de oficina Seguros prepagados Comisiones prepagadas Equipos de transporte Muebles y equipos de oficina Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte Depreciación Acumulada de Equipos de Oficina Comisiones ganadas Intereses ganados Gastos de teléfono Gastos de Luz Gastos de publicidad Gastos por intereses Gastos de arriendo Gastos de sueldos Gastos menores Gastos de suministros Gastos por comisiones Gastos por seguro Gastos de depreciación de Equipo de Transporte Gastos de depreciación de Equipo de Oficina Comisiones a vendedores Compras Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas Ventas Descuentos en compras Devoluciones en compras Fletes en compras Costo de Ventas Impuestos por pagar Cuentas Por pagar Obligaciones Bancarias Documentos por pagar Intereses por pagar Utilidad Bruta Capital Utilidad Retenida DEBE 1500 0 4.800 17.500 270 9.000 6.000 500 200 320 22.000 8.500 HABER 6.400 850 9.000 270 3.000 1.400 5.000 2.325 3.500 5.000 300 1.500 480 1.000 4.400,00 850 2.500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.000 11.200 10.000 8.000 425,00 29.320,00 20.000 4.380 TOTALES 100.445,00 100.445,00 255 Sistema de Educación a Distancia COMERCIAL ¡QUÉ GANGA! Estado de Resultados al 31 de diciembre/2006 VENTAS 54.900,00 3.200,00 4.300,00 900,00 Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Transportes en ventas VENTAS NETAS 46.500,00 (-)COSTOS DE VENTAS INVENTARIO INICIAL COMPRAS (+) Fletes en compras (-) Devoluciones en compras (-) Descuentos en compras COMPRAS NETAS Mercaderías disponibles para la venta (-) INVENTARIO FINAL COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS 4.000,00 21.500,00 800,00 1.520,00 2.800,00 17.980,00 21.980,00 4.800,00 17.180,00 UTILIDAD BRUTA INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS NO OPERACIONALES: Comisiones ganadas Intereses ganados TOTAL DE INGRESOS (-) GASTOS DE OPERACIÓN Gastos Administrativos y de ventas Gastos de teléfono Gastos de Luz Gastos de publicidad Gastos de arriendo Gastos de sueldos Gastos menores Gastos de suministros Gastos por comisiones Comisiones a vendedores Gastos por seguro Gastos de depreciación de Equip. de Transporte Gastos de depreciación de Equip. de Oficina Total de GASTOS OPERACIONALES (-) GASTOS FINANCIEROS Gastos por intereses Total de GASTOS FINANCIEROS TOTAL DE GASTOS UTILIDAD NETA 256 29.320,00 29.320,00 9.000,00 270,00 38.590,00 3.000 1.400 5.000 3.500 5.000 300 1.500 480 2.500 1.000 4.400 850 28.930 2.325 2.325 - 31.255,00 7.335,00 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil COMERCIAL ¡QUÉ GANGA! Balance General al 31 de diciembre/2006 ACTIVO Corriente Caja-Bancos Caja Chica Inventario de Mercaderías Cuentas. Por cobrar Intereses por cobrar Inversiones Temporales Documentos por cobrar Suministros de oficina Seguros prepagados Comisiones prepagadas Total Activo Corriente 1500 0 4.800 17.500 270 9.000 6.000 500 200 320 38.690 Fijo Muebles de oficina Equipos de Transporte (-) Depreciación Muebles de Oficina (-) Depreciación Equipos de Transporte 8.500 22.000 850 6.400 CONTADOR Total Activo Fijo 23.250 TOTAL ACTIVO 61.940 AUDITOR PASIVO Corriente Impuestos por Pagar Documentos Por Pagar Cuentas. Por Pagar Interés por Pagar Total Pasivo Corriente 2.000 8.000 11.200 425 20.225 Fijo Obligaciones bancarias Total Pasivo Fijo 10.000 10.000 TOTAL PASIVO 30.225 PATRIMONIO Capital Social Utilidad Retenida Utilidad Neta 20.000 4.380 7.335 TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 31.715 61.940 GERENTE GENERAL 257 Sistema de Educación a Distancia ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades Problema integrador Contabilidad de una empresa comercial correspondiente a un periodo mensual La empresa Comercial La Abundancia, C. Ltda. al uno de enero inicia el periodo económico 2006 con los siguientes valores: Dinero en efectivo Saldo en cuenta corriente Banco de Guayaquil Pólizas de acumulación en el Banco del Pichincha a 120 días plazo Facturas por cobrar a varios clientes Documentos por cobrar a clientes diversos Inventario de mercaderías para la venta Seguros pagados por anticipados (vigente por 10 meses) Local comercial Cuentas por pagar a proveedores nacionales Cuentas por pagar a proveedores de otros países Pagaré por pagar al banco por créditos de corto plazo Crédito hipotecario otorgado por el Banco del Pichincha Utilidades acumuladas Muebles y equipos de oficina 10,000 Capital 3,500 7,800 20,000 12,000 38,400 350,800 10,000 200,000 28,500 35,000 120,000 150,000 49,000 X Transacciones comerciales con IVA y retenciones, la empresa no es contribuyente especial (no retenga IVA) Enero 8 Vendemos mercaderías según facturas a varios clientes por $ 223,400 + IVA, nos cancelan al contado Enero 10 Compramos para uso del negocio 2 computadoras por $ 800 cada una, 1 impresora Canon por $ 200 según factura de Gerencompu que pagamos la mitad con cheque y por el saldo un crédito a 45 días plazo. Enero 14 Venta de inventario a crédito según factura a la Universidad de Guayaquil, por 43,650 + IVA 258 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Enero 15 Se anticipa al personal el 40 % de sueldos, según la nómina siguiente: Enriqueta Rios Alvarado Gerente general Luis Alberto Icaza Alava Jerónimo Diaz Vaca Rebeca Miño Bustos Francia Roca Piedra Ricky Martin Gerente de ventas Administrador Asistente Secretaria Conserje - mensajero $ 850 mensual sueldo 8 8 Enero 18 Compramos neveras, televisores, equipos de sonidos y otros artefactos para la venta según factura de Comandato por $ 80,000 +IVA a crédito, sólo se cancela el IVA al contado. Para uso de la empresa varios útiles y papelería según factura de Juan Marcel por $ 720 que se paga al contado. Enero 19 Venta al contado por $ 148,500 según facturas a varios clientes, por lo que se les otorgó el 8% de descuento. Enero 20 Se recaudaron $ 8,500 de clientes que nos debía facturas pendientes y de varios documentos $ 25,600 Enero 22 De la compra a Comandato devolvemos $ 3,800 en mercaderías con desperfectos. Enero 24 Cancelamos honorarios profesionales al Eco. Jaime Freire por la asesoría contable – financiera según factura por $ 400 Enero 25 Venta al contado por $ 123,460 +IVA según facturas a varios clientes. Enero 27 Nos devuelven mercaderías de la venta del 25 por $ 1,450 valor que aceptamos a los clientes por tener la razón por registrar fallas. Enero 28 Compramos un furgón HINO para la gestión de venta en la empresa, según factura por $ 48,500 +IVA cancelamos el 20% al contado y por el saldo firmamos 24 letras para cancelar mensualmente con el 14.5% de interés anual. Enero 29 Compra de mercaderías según factura de Créditos Económicos por $ 38,500 + IVA, con el descuento del 8%. Se cancela con 2 letras a 30 y 60 días plazo. Enero 31 Se pagan varios servicios de la empresa según facturas: Energía eléctrica $ 430 Teléfono 382.50 Agua potable (Interagua) 165 Publicidad a El Universo y a ECUAVISA por 3,400 259 Sistema de Educación a Distancia Guardianía f/ Guaypro Sueldos al personal (son afiliados al IESS) Nota: 250 La política de la empresa es realizar todo pago con cheque de la cuenta corriente, y los cobros a clientes se depositan en el Banco. Se requiere: 1. Elaborar el estado de situación financiera al inicio de periodo económico. 2. Registrar en Diario y Mayor las operaciones de negocios por el mes. 3. Preparar un balance de comprobación de saldos. 4. Determinar qué ajuste debe realizar, anótelos en diario, actualice los saldos. Establezca un inventario de mercaderías al 31 de enero, considerando que el costo de la venta es del 60% 5. Preparar un balance de saldos ajustados al 31 de enero/200_ 6. Presentar los estados financieros a final del periodo mensual. 7. Preparar el rol de pagos. 260 Universidad Católica de Santiago de Guayaquil GLOSARIO profesional del contador sobre los estados financieros. A Abono: cuenta. El lado derecho de una Accionista: Una persona que posee acciones en una sociedad anónima o de cualquier sociedad mercantil. Activo: Un recurso económico propiedad del negocio, que se espera sea de beneficio en el futuro. Activo a largo plazo: Un activo diferente a un activo circulante. Activo de planta: Activo a largo plazo, como son los terrenos, edificios y equipos que se usan en la operación del negocio. Asiento de ajuste: Un asiento que se hace al final del período para asignar los ingresos al período en que son devengados y los gastos al período en el cual éstos han incurrido. Los asientos de ajuste ayudan a medir la utilidad del período y hacen que las cuentas de activos y pasivos relacionados presenten los saldos correctos para los estados financieros. Asiento de reversión:Un asiento que cambia el cargo y el abono de otro realizado anteriormente. Auditoría: El examen y juzgamiento de los estados financieros por contadores externos. La conclusión de una auditoría es el dictamen B Balance general: Relación de los activos, pasivos y capital contable de una entidad en una fecha específica. También se le conoce como el estado de la situación financiera. Balanza ajustada: Una lista de todas las cuentas del mayor con sus saldos ajustados. Balanza de comprobación: Una lista de todas las cuentas del mayor con sus saldos. Beneficios netos: Otro nombre para la utilidad neta o para la ganancia neta. C Capital contable: El derecho que tiene el propietario de un negocio sobre los activos del mismo. Se le conoce también como capital. Cargo: El lado izquierdo de una cuenta. Catálogo de cuentas: Presentación de todas las cuentas y sus números de cuenta en el mayor. Ciclo contable: Proceso mediante el cual los contadores producen los estados financieros del negocio en un período determinado. 261 Sistema de Educación a Distancia Cierre de cuentas: (Realizar asientos de pérdidas y ganancias). Paso en el ciclo contable al final del período para establecer en cero los saldos de los ingresos, gastos y retiros. activo, pasivo o en el capital en particular, durante un período. Cuenta complementaria: Una cuenta que acompaña a otra y cuyo saldo normal es opuesto al de aquella cuenta a la que acompaña. Compras netas: Las compras menos los descuentos, devoluciones y rebajas sobre compras. Contabilidad: El sistema que mide las actividades del negocio; procesa esa información convirtiéndola en informes y estados financieros, y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones. Contabilidad sobre la base de efectivo: La contabilidad que registra solamente las operaciones en las que se recibe o se paga en efectivo. Contabilidad administrativa: La rama de la contabilidad que produce información confidencial para los ejecutivos encargados de tomar decisiones internas dentro de un negocio. Contabilidad financiera: La rama de la contabilidad que proporciona información a terceras personas, como son las de las entidades crediticias. Contador público independiente: Un contador profesional que da servicio al público en general, en vez de a una compañía en particular. Costo de mercancías vendidas: El costo del inventario que el negocio ha vendido a los clientes, el mayor gasto que tienen los negocios comerciales. Cuenta: El registro detallado de los cambios que han ocurrido en un 262 Cuenta permanente: Otro nombre para una cuenta real de activo, pasivo y capital. Cuentas por cobrar: Un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio les ha vendido mercancías o ha realizado algún servicio. Cuentas por pagar: Un pasivo que es respaldado por la reputación y el crédito que se ha ganado el deudor. Cuenta temporal: Otro nombre para una cuenta de resultados. D Depreciación: El gasto relacionado con la distribución o asignación del costo de un activo de planta durante su vida útil. Depreciación acumulada: El importe acumulado de todos los gastos por depreciación a partir de la fecha de adquisición de un activo de planta. Diario: El registro cronológico contable de las operaciones de un negocio. Documento por cobrar: Un activo respaldado por la promesa por escrito del deudor en que pagará en la fecha establecida. Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Documento por pagar: Un pasivo demostrado mediante una promesa escrita en que pagaremos en la fecha establecida. E F Ecuación contable: La herramienta más básica de la contabilidad: Activos = Pasivos + Capital. Flujo de efectivo: Estado financiero que presenta las entradas y desembolsos por las actividades operativas de inversión y financiamiento. G Ganancia neta: Otro nombre para el ingreso neto o para las utilidades netas. Empresa de propietario único: Un negocio con un solo propietario. Entidad: Una organización que, para fines contables, se distingue de otras organizaciones o personas como una unidad económica por separado. Este es un principio básico de contabilidad. Estado de operaciones: Otro nombre para el estado de resultados. Estado de resultados: Relación de los ingresos, gastos y utilidad neta o pérdida neta de un negocio, durante un período específico. También se le conoce como estado de operaciones o estado de utilidades. Estado de utilidades: Otro nombre para el estado de resultados. Estado del flujo de efectivo: Presenta los recibos y desembolsos de efectivo, que se clasifican de acuerdo con las actividades principales del negocio: operación, inversión y financiamiento. Estados financieros: Documentos del negocio que presentan información financiera a terceras personas y organizaciones ajenas al mismo. Gasto acumulado: Un gasto en el que se ha incurrido, pero no se ha pagado aún en efectivo. Gastos: Disminución en el capital contable que resulta de las operaciones y del costo de los negocios. Lo opuesto a ingresos. Gastos de operación: Los gastos diferentes a los del costo de las mercaderías vendidas en los que ha incurrido la línea principal del negocio. Se dividen en dos categorías: gastos administrativos y gastos de ventas. Gastos pagados por adelantado: Una categoría de activos diversos, que normalmente expiran o se consumen en el futuro cercano. Algunos ejemplos son la renta y el seguro pagado por anticipado. I Ingreso: Aumento en el capital contable del propietario, que se gana al entregar bienes y servicios a los clientes. 263 Sistema de Educación a Distancia Ingreso acumulado: Un ingreso que se ha devengado, pero que aún no se ha recibido en efectivo. Ingreso neto: El exceso de los ingresos totales sobre los gastos totales. También se le conoce como utilidades netas o ganancias netas. Ingreso no devengado: Un pasivo que se crea cuando un negocio cobra en efectivo a los clientes antes de hacerles el trabajo. Se lo conoce también como ingreso diferido. Ingresos por ventas: El importe que gana un comerciante de vender su inventario antes de restar los costos y gastos, se le llama también ventas. M Mayor: El libro de las cuentas. Margen bruto: El exceso de ingresos por ventas sobre el costo de mercaderías vendidas; se lo conoce también como utilidad bruta. O Operación: Un acontecimiento que afecta la posición financiera de un negocio y que puede registrarse en forma confiable. Otros ingresos: El ingreso que es ajeno a las operaciones principales de un negocio, por ejemplo al vender un activo depreciado. P Pasivo: Una obligación económica, una deuda, pagadera a una 264 persona o a una organización ajena al negocio. Pérdida neta: El exceso del total de gastos sobre el total de ingresos. Principio de ingreso: La base para registrar ingresos; informa a los contadores cuándo registrar un ingreso y el importe de los mismos. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA): Principios de contabilidad, formulados por el Financial Accounting Standards Board, que determinan cómo las empresas presentan sus estados financieros al público. Principio de período contable: La base para registrar los gastos. Le ordena a los contadores identificar todos los gastos incurridos durante el período, medirlos e identificarlos contra los ingresos obtenidos durante el mismo período. S Sociedad: Un negocio con dos o más propietarios. Sociedad anónima: Un negocio propiedad de accionistas, que comienza cuando el organismo regulador, la Superintendencia de Compañías, aprueba su escritura de constitución. V Valor en libros de un activo de planta: El costo del activo menos la depreciación acumulada.