Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
INTRODUCCIÓN
Cada mañana, al momento de salir de casa y revisar la cantidad de efectivo que tiene
en su poder, cada vez que adquiere un bien, cuando presta dinero a su hijo(a) o
cuando su hijo(a) lo hace con usted, se encuentra realizando una operación contable.
Es muy común realizar actividades relacionadas con la parte contable y nos dejamos
influenciar por su aplicación sin darnos cuenta, es decir, de manera empírica. Usted, al
igual que las empresas, realiza estos movimientos todos los días y durante su
existencia.
F ases o o he gastado u ho di e o , aho a te go aho os e el a o ,
e
o p é u uevo televiso ,
aña a apli a é pa a u p ésta o e el a o , ha
ue o p a pa pa a el desa u o , so esultados de apli a io es de o de
contable. Para enfatizar esta afirmación, sabía usted que la Contabilidad fue la
herramienta de un control que se debía realizar en las bodegas de un convento
italiano, justamente para verificar la cantidad de maíz que existía en las mismas. Para
esto, un fraile decidió planificar una serie de actividades cotidianas de forma ordenada
dando origen a la contabilidad.
Las organizaciones, al igual que usted, también planifican todas las actividades
operativas, de inversión y de financiamiento, y aplican la contabilidad con los mismos
objetivos, conocer su situación en un periodo determinado. Por ello, su estudio es
innovador, creativo y hasta muy divertido, porque es una forma de encontrar
interpretación a cada una de las actividades cotidianas, de forma que pueda traducirse
en información que los integrantes de un grupo puedan entender para tomar
decisiones y generar el crecimiento de la organización.
La contabilidad es el punto de partida para comprender a la organización en su
estructura más simple y compleja. Esta materia es considerada como base para
asignaturas como Finanzas, donde aprenderá a manejar de manera eficiente los
recursos de una organización; Presupuestos, en la cual se preparará una aproximación
de la organización para un período futuro; Proyectos, donde se trata de estructurar y
poner en marcha una idea generadora de riqueza; Administración, cuantificando el
impacto que cada una de las áreas (Humana, Ventas, Marketing, Producción) tiene en
la empresa.
La contabilidad es un arte que se acopla a las necesidades de las personas y como se
dijo, depende mucho de la creatividad de sus usuarios. El estudio de la contabilidad
prepara al individuo para una ocupación en el comercio, la banca y los servicios. Este
conocimiento contribuye: a) al desarrollo eficaz de la habilidad humana para
procurarse un sustento, b) a la comprensión de las actividades económicas del mundo
de los negocios y c) al logro de la máxima competencia en el manejo de los propios
1
Sistema de Educación a Distancia
asuntos comerciales. Y, para lograr estos objetivos, se ha diseñado este texto guía con
cinco unidades didácticas que le permitirán desarrollar las destrezas necesarias para
analizar, interpretar y tomar decisiones sobre la información contable.
El texto guía de Contabilidad I, se propone colaborar con usted y presenta en su
primera parte algunos aspectos teóricos, para luego profundizar en el registro de las
operaciones de negocios que ocurren en las empresas, hasta la elaboración de los
estados financieros básicos. Se recomienda a los estudiantes de las carreras de
Administración, de Ingeniería en Marketing y de Ingeniería en Contabilidad y
Auditoría, que para el logro de los objetivos propuestos deben revisar detenidamente
los contenidos en este texto guía, así como las orientaciones de estudio que se sugiere
en el presente material.
Las cinco unidades de estudios de este texto guía se encuentran distribuidas así:
unidad 1, 2 y 3 para ser estudiadas durante el primer parcial del presente ciclo y
unidad 4 y 5 para abordarlas durante el segundo parcial.
Unidad 1: La contabilidad y su entorno
Unidad 2: Las cuentas y manejo de las operaciones de negocios
Unidad 3: Los registros contables de las operaciones de negocios
Unidad 4: Los ajustes en el proceso de la preparación de estados financieros
Unidad 5: Sistemas para registro de inventarios en las empresas comerciales
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REQUISITOS PARA LA ASIGNATURA
Para iniciar los estudios de esta materia no existen restricciones que imposibiliten el
manejo de los contenidos propuestos en el curso de Contabilidad I, pero para una
correcta comprensión de la asignatura, el estudiante debe poseer como requisitos las
siguientes competencias:
Comprensión lectora
Capacidad de análisis
Facilidad para resumir
Es importante que usted conozca que para iniciar el estudio de esta asignatura, no
necesita tener un bachillerato en ciencias de comercio, porque el presente material
inicia de cero conocimientos, pues damos una mirada retrospectiva a los ambientes
empresariales y nos iniciamos desde lo que es un negocio, sus recursos, sus
elementos, generando así la información contable.
OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA
Desarrollar la creatividad y habilidad del pensamiento lógico, a través del análisis e
interpretación de las operaciones de negocios para su registro y control;
inculcando los valores éticos para la toma de decisiones en la administración de un
sistema de información contable que requieren las empresas.
Interpretar el cúmulo de informaciones contables para la toma de decisiones en la
administración de las empresas de los sectores: Comercio, banca y servicios, sea
pública o privada.
Evaluar el desarrollo de un negocio a través de los elementos de la ecuación
patrimonial: activo, pasivo y capital.
3
Sistema de Educación a Distancia
CONTENIDOS
UNIDAD 1
LA CONTABILIDAD Y SU ENTORNO
Tema 1: La contabilidad en las organizaciones
Tema 2: Las empresas: definición, clases y sus elementos
Tema 3: La ecuación contable
Tema 4: Principios básicos de contabilidad generalmente aceptados
UNIDAD 2
LAS CUENTAS Y LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS
Tema 5: Definición, partes y clases de cuentas
Tema 6: El principio de la partida doble y sus reglas fundamentales
Tema 7: El Plan de cuentas y El Código de cuentas
Tema 8: Aumentos y disminuciones de las cuentas
Tema 9: Las transacciones y la documentación sustentatoria
UNIDAD 3
LOS REGISTROS CONTABLES DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS
Tema 10: Los registros o libros de la contabilidad
Tema 11: Los estados financieros básicos
Tema 12: Aplicación práctica del proceso contable en un negocio de servicio
Tema 13: Los sueldos y salarios
Tema 14: Principios generalmente aceptados de la contabilidad
UNIDAD 4
LOS AJUSTES EN EL PROCESO DE LA PREPARACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
Tema 15: Los ajustes en el proceso contable
Tema 16: Clases de ajustes
Tema 17: Aplicación práctica preparación de los estados financieros ajustados
UNIDAD 5
EL REGISTRO DE INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS COMERCIALES
Tema 18: Sistemas de Inventarios
Tema 19: El IVA y retenciones en la fuente en las operaciones de empresas comerciales
Tema 20: El Estado de Pérdidas y Ganancias en las empresas comerciales
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BIBLIOGRAFÍA
Básica
Holguín de Traverso, Janeth. Licenciada en Ciencias de la Educación, especialización
Comercio y Administración. Msc. en Docencia con mención en Educomunicación, Msc.
en Administración de Empresas.
Docente: Contabilidad I y II, Costos y Contabilidad de Costos; Facultad Economía
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil. Docente: Costos de la Producción,
Formulación y Evaluación de Proyectos, Administración y Recursos Humanos; Facultad
de Mecánica, Carrera Ing. en Alimentos. Escuela Superior Politécnica. Escuela de
Diseño Gráfico y Computación (EDCOM) Docente Contabilidad I y II, Carrera Análisis de
sistemas y Secretariado Ejecutivo con Sistemas de Computación.
Estos Apuntes personales que constituyen el texto central de estudio se han
estructurado pensando en el estudiante a distancia.; junto a la bibliografía
complementaria y el seguimiento en las tutorías, además de su deseo de estudiar le
garantizamos éxito en su aprendizaje.
Complementaria
Guajardo C, Gerardo. Contabilidad Financiera. México, Editorial McGraw Hill,
cuarta edición, 2003.
Sarmiento R, Rubén. Contabilidad General. Ecuador, Octava Edición.
El autor contribuye con su texto a clarificar las dudas sobre el tratamiento contable
ecuatoriano. Esta obra contiene casos y formas de contabilizar diversas
operaciones en las que intervienen las instituciones relacionadas con materia
contable.
Horngren, Charles. Introducción a la Contabilidad Financiera. 7ma. Edición,
Editorial Pearson, 2003.
Es un texto utilizado en el ámbito internacional y es considerado como base para
decisiones en altos mandos. Su nivel de comprensión es intermedio lo que requiere
buenas bases contables. En la actualidad el aprendizaje de la Contabilidad en las
mayorías de las universidades está basado en el manejo de este texto.
Ley de compañías
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Sistema de Educación a Distancia
Reglamenta la creación de las empresas en el territorio ecuatoriano, cuáles son sus
derechos y obligaciones ante la ley, así como también las diversas etapas por las que
atraviesa desde su constitución hasta su disolución.
Código de Trabajo
Este es un texto fundamental que presenta lo relacionado a los artículos y
procedimientos de las leyes laborales y que sirven para la elaboración de los roles de
pagos que toda empresa debe realizar.
Direcciones de internet
A continuación se incluye direcciones electrónicas de Páginas Web. A fin de que usted
las visite y revise algunos temas interesantes referidos a la asignatura, que le podrán
ser de ayuda en su labor educativa.
www.supercias.gov.ec
Superintendencia de compañías
www.sri.gov.ec
Servicio de rentas internas
http://www.supercias.gov.ec/societario/homesocietario.htm
Tipos de empresas según la Ley de Compañías y Requisitos
http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/principios.ht
m
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/laempresa.ht
m
La Empresa
6
http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/contabilidad.h
tm
http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/contabilidad2.htm
Contabilidad
http://www.ucentral.edu.ec/facultades/filosofia/hoja%20web%20comercio/normasecuador.htm
Normas Ecuatorianas de Contabilidad
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CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL APRENDIZAJE EN LA EDUCACIÓN ABIERTA Y
A DISTANCIA
Lea con atención la siguiente información que contribuirá a conceptualizar uno de los
objetivos fundamentales de la Educación a Distancia como es generar el aprendizaje
autónomo e independiente que apoyado en las nuevas tecnologías de la comunicación
enriquecen el proceso de enseñanza aprendizaje.
PROPICIAR UN APRENDIZAJE AUTÓNOMO Y LIGADO A LA EXPERIENCIA. 1
Es notable el avance de las Ciencias de la Educación que posibilita una planificación
cuidadosa de la utilización de recursos y una metodología que, privada de la presencia
directa del profesor, potencia el trabajo independiente y por ello la individualización
del aprendizaje. Así, la profundización y perfeccionamiento de los sistemas
individualizados de enseñanza, han potenciado esta modalidad de enseñanzaaprendizaje con rasgos definidos aplicables a sectores determinados del universo
estudiantil (Peñaiver, 1981: 28).
Los sistemas de educación a distancia no sólo pretenden llenar cabezas, sino capacitar
y entrenar al estudiante en aprender a aprender y aprender a tecnificarse (Pastrana:
1985:3), forjando su autonomía en cuanto a tiempo, estilo, ritmo y método de
aprendizaje, al permitir la toma de conciencia de las propias capacidades y
posibilidades para su autoformación. En definitiva, se pretende:
Que el estudiante adquiera actitudes, intereses, valores que le faciliten los
mecanismos precisos para regirse a sí mismo, lo que le llevará a
responsabilizarse en un aprendizaje permanente.
Convertirlo en sujeto activo de su formación y al profesor en guía y orientador,
tratando de superar las deficiencias del sistema presencial tradicional.
Posibilitar un aprendizaje que está ligado fundamentalmente a la experiencia
(Dichanz, 1983: 33-46 y Hough, 1984: 7-23) y en contacto inmediato con la vida
laboral y social. Comprende a una población de adultos, en buena parte activos
laboralmente, que desean perfeccionarse, al disponer de un tiempo, aunque
sea escaso, para el estudio, rompiendo así los clásicos moldes de educación
formal institucionalizada. La educación a distancia no es sólo aprender de lejos;
supone la no separación del individuo de su medio para convertirlo así en
propio factor de educación (Cirigliano, 1983: 20-21)
Fomentar el logro de una independencia de criterio, capacidad para pensar,
trabajar y decidir por sí mismo y satisfacción por el esfuerzo personal.
1
García Aretio, L. (1989). Para qué la Educación a Distancia. http://www.uned.es/catedraunescoead/articulos/1989/para%20que%20la%20educacion%20a%20distancia.pdf
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Sistema de Educación a Distancia
USOS Y REPERCUSIONES DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA EDUCACIÓN 2
Las nuevas tecnologías constituyen una nueva plataforma para acercar la formación a
las personas. Estamos de acuerdo con Carlos Marcelo, quien señala que la formación
es u a e esidad de las pe so as de las e p esas. No ha op ió de a te e se al
margen de la evolución de los saberes, salvo en el caso de ocupaciones artesanales
donde la tradición pesa más que la innovación. Y aún en este caso, los medios
tecnológicos resultan ya imprescindibles en la gestión y comercialización de los
p odu tos . Las uevas te ologías ha e posi le fo as alte ativas de t a ajo
escolar y han supuesto un cambio en la interactividad, es decir, en cómo nos
comunicamos.
¿Por qué y para qué utilizar internet en el ámbito de la educación?
Lo realmente importante es encontrar una información refinada y útil para el usuario
dentro de ese mar de datos y mido que la red alimenta. En este sentido la calidad está
determinada por la facilidad y velocidad de acceso, la actualidad, la precisión y la
confiabilidad.
En todo proceso de búsqueda es indispensable llevar a cabo un análisis crítico de las
fuentes de información, comprobando su exactitud, su credibilidad, el tipo de
destinatario pretendido, la objetividad de los contenidos, el tipo de cobertura, el estilo
y la facilidad de uso.
Cuando un grupo de alumnos muestra interés por un tema muy específico y sobre el
que no hay muchos recursos se puede recurrir a otra aplicación que es el intercambio
entre personas, aplicación que también es extensible a comunidades docentes que
sufran un cierto aislamiento, pero que comparten inquietudes comunes. Además, el
desarrollo de proyectos colectivos permite a los estudiantes intercambiar datos sobre
su medio ambiente o sobre las semejanzas y diferencias culturales entre sus
comunidades.
Probablemente una de las aplicaciones educativas más interesantes de Internet es el
aprendizaje autónomo. La primera manifestación de esta aplicación es la enseñanza a
distancia, cuyos orígenes se remontan a finales del siglo XIX. La enseñanza a distancia
ha ido incorporando los nuevos medios técnicos que iban apareciendo y en este
sentido internet ofrece algunas ventajas para satisfacer más eficazmente los nuevos
requerimientos de la educación. Junto a la enseñanza hay otros servicios que pueden
ser útiles para el aprendizaje autónomo: los foros, las sesiones de chat y las listas de
correo.
Existe una cierta tendencia a pensar que internet se convertirá en el medio de
comunicación por excelencia, quedando los medios tradicionales relegados a la
categoría de piezas de museo o, en el mejor de los casos, a la de instrumentos de uso
marginal. En el ámbito específico de la comunicación educativa no cabe duda de que
2
www.campusred.net/forouniversitario/pdfs/comunicaciones/documentacion/M_Angeles_Cruz_Camara.pdf
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internet cobrará mayor importancia, pero no dejará de ser un instrumento entre otros,
que seguirán siendo imprescindibles para la educación y la transmisión de
conocimiento.
9
Sistema de Educación a Distancia
UNIDAD 1
LA CONTABILIDAD Y SU
ENTORNO
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
INTRODUCCIÓN
Las actividades económicas y comerciales están ligadas íntimamente a la vida
cotidiana de cada persona. Todo individuo tiene que tomar decisiones de índole
comercial, en una que otra ocasión en su vida. Todo el que tiene ingresos monetarios
tiene la responsabilidad de manejar sabiamente su dinero y planear para el futuro de
su familia.
Para tomar decisiones inteligentes, tales como comprar un automóvil, arrendar una
casa, participar en un plan de pensiones, votar en las elecciones que conlleven asuntos
económicos, etc., hay que tener algún conocimiento de la información financiera y
cómo interpretar la misma.
Este conocimiento, le brinda los fundamentos de contabilidad, los mismos que
pasaremos a tratar en la presente unidad de estudio y que puede serle de gran ayuda
a cualquier persona en el proceso que antecede la toma de una buena decisión de
carácter económico.
Para ello, es importante que se conozca ¿Qué es la contabilidad? ¿Para qué se utiliza?
¿Quién la usa? ¿Qué beneficios genera? Es decir, lo que se denomina la cultura
contable.
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MAPA CONCEPTUAL
La contabilidad y su entorno
en las organizaciones
es el arte de
tienen por objetivo
Clasificar, resumir, analizar y anotar
las operaciones de negocios
Dar a conocer la situación
económica de un negocio
se la denomina
El lenguaje de los negocios
es una herramienta para
La toma de decisiones
por eso es importante conocer
y sus bienes son:
La empresa
ACTIVO
PASIVO
Se clasifica:
PATRIMONIO
Por su
actividad:
Comercial
De servicios
Industriales
Por su
capacidad
de
producción:
Por la
procedencia
de su
capital:
Grandes
Medianas
Pequeñas
Privadas
Públicas
Mixtas
Por su origen:
Nacionales
Extrajeras
Multinacionales
Por el tipo de
organización:
De un solo dueño
Sociedades
OBJETIVOS GENERALES
Analizar la importancia de la contabilidad en las operaciones de negocios que
realiza la empresa y la relación de la información contable con los organismos de
control.
Desarrollar un vocabulario contable para la toma de decisiones en la gestión de los
negocios.
11
Sistema de Educación a Distancia
DESARROLLO DEL CONTENIDO:
TEMA 1
LA CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
La contabilidad es considerada como el lenguaje de los negocios, es decir, un idioma
especial que permite a las personas entender la situación de una empresa y por ende
tomar decisiones en función de los datos que de ella se obtienen.
Debemos olvidarnos de la antigua figura del contador, una persona que manejaba
libros, que escribía con tinta, plumilla y que tenía una excelente caligrafía para
centralizar la percepción de una persona que en este momento es importante para
cualquier organización. Ahora el Contador cuenta con herramientas informáticas que
ayudan a encontrar resultados mucho más confiables y en el menor tiempo posible.
Para llegar a manipular los sistemas de información es necesario que el Contador tenga
claras las bases contables, en otras palabras, aquellos conceptos que se aplicarán en
toda organización sin importar qué tan grande o pequeña sea.
Para lograr esta misión, nuestro primer paso es definir la contabilidad y a continuación,
cuáles son los objetivos que busca si la estudiamos, quiénes son los usuarios de la
información contable.
2. Objetivos específicos
12
Explicar el papel de la contabilidad en la vida de los negocios.
Explicar por qué las personas de otras profesiones se benefician cuando
aprenden la contabilidad.
Definir la contabilidad y los distintos campos de aplicación.
Identificar los usuarios de la Contabilidad y de qué manera éstos utilizan la
información financiera.
Explicar la utilización de la información financiera en el proceso de la toma de
decisiones.
Valorar la importancia que tienen los organismos que vigilan la práctica
contable.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
3. Desarrollo del tema
¿Qué es Contabilidad?
Algunas personas piensan en la contabilidad como en un área altamente técnica, la
cual es ejercida sólo por contadores. Actualmente, casi todo el mundo practica
contabilidad de una u otra manera como un punto de apoyo en su quehacer cotidiano.
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa dicha
medición en informes y comunica los resultados a los que toma decisiones. Por esa
razón se la conoce como el lenguaje de los negocios. Y, mientras mejor entienda este
lenguaje, mejor podrá manejar los aspectos financieros de una organización. Todo
inversionista, gerente y quien tome decisiones comerciales necesita entender
claramente los términos y conceptos contables para participar y comunicarse
efectivamente con la comunidad comercial.
La Contabilidad es una herramienta valiosísima que a través de sus principios, normas
y procedimientos nos permite clasificar, registrar y resumir en términos monetarios las
operaciones de negocios que ocurren en las empresas, para analizar e interpretar la
situación económica que presenta en el producto clave de la información contable,
que son los estados financieros.
Propósito de la contabilidad
El propósito fundamental de la contabilidad es suministrar información valiosa para la
toma de decisiones económicas acerca de una entidad. Con el fin de usar
efectivamente la información contable, se debe conocer:
La naturaleza de la actividad económica descrita en los informes contables.
Los supuestos y técnicas de medición involucrados en el proceso contable.
Cómo relacionar la información contable para la toma de decisiones
inmediatas.
Tipos de información contable
Contabilidad financiera
La contabilidad financiera se refiere al proceso de describir los recursos financieros,
obligaciones o actividades de una entidad económica. La información de la
contabilidad financiera se diseña inicialmente para ayudar a los inversionistas y
acreedores a decidir dónde colocar sus recursos de inversión.
Muchas personas encargadas de tomar decisiones también hacen uso de la
información financiera contable como el gerente, el administrador, los empleados de
una compañía. Hay la necesidad constante de la información que brinda la
contabilidad financiera con el propósito de revisar y controlar diariamente las
operaciones comerciales de la empresa.
13
Sistema de Educación a Distancia
Contabilidad tributaria o fiscal
La preparación de la declaración del impuesto sobre la renta es un área especializada
de la contabilidad. Dicha declaración está basada, en alto grado, sobre la información
contable financiera. La información se ajusta u ordena conforme con los requisitos del
reporte de impuesto sobre la renta.
Contabilidad administrativa o gerencial
La contabilidad gerencial involucra el desarrollo e interpretación de la información
contable con el deseo de ayudar específicamente a la administración en la marcha de
los negocios.
Gran parte de la información de la contabilidad gerencial o
administrativa es financiera por naturaleza, pero ha sido organizada en relación
directa con decisiones en los costos de producción, calidad del producto, la
satisfacción del cliente, el marketing y la productividad del trabajo.
La contabilidad se aplica en todos los campos y según su ámbito de aplicación, se
acostumbra a denominarla de forma diferente, pero todas ellas están basadas en la
contabilidad financiera y en la administrativa:
Campos de aplicación
En los bancos
Hoteles
En el sector agropecuario
Industrias
Almacenes
Denominación
Contabilidad bancaria
Contabilidad hotelera
Contabilidad agropecuaria
Contabilidad de costos
Contabilidad comercial
Usuarios de la información contable
El uso de la información contable no está limitado sólo al mundo de los negocios.
Vivimos en una era contable. Una persona debe contabilizar sus ingresos y tener un
archivo de sus facturas para su declaración del IVA, de las retenciones y al final del año
para su declaración del impuesto sobre la renta generada durante el periodo que se
propone declarar.
A menudo, un individuo debe suministrar información contable personal para calificar
para un préstamo al banco, o para un préstamo hipotecario, para obtener una tarjeta
de crédito o una beca de estudios.
Por lo tanto, después de conocer los diferentes tipos de contabilidad es importante
identificar los distintos segmentos de usuarios que utilizan la información contable en
las organizaciones. El uso de la información contable no está limitado sólo al mundo
de los negocios. Vivimos en una era contable. Una persona debe contabilizar su
ingreso y tener un archivo de sus facturas para su declaración de IVA, de las
retenciones y al final del año para su declaración del impuesto sobre la renta generada
durante el periodo que se propone declarar. A menudo, un individuo debe
suministrar información contable personal para calificar para un préstamo al banco, o
14
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para un préstamo hipotecario, para obtener una tarjeta de crédito o una beca de
estudios.
Usuarios Internos, son aquellos que utilizan la información contable para monitorear
el desempeño de la entidad para la cual trabajan y el resultado de su propio trabajo.
Usuarios Externos, son aquellas personas que utilizan la información contable para
establecer nuevos negocios, convertirse en propietarios de la organización o verificar
el fiel cumplimiento de las regulaciones tributarias.
Los propietarios que invierten recursos en un negocio, es decir, capital, tienen un
interés evidente en qué tan bien está administrada la empresa o el negocio. La
mayoría de los dueños quieren obtener el mayor rendimiento económico por sus
inversiones. Por otra parte, podría venderse el negocio y desean conocer el valor
económico de este. Ese valor económico suele reflejarse en las utilidades obtenidas en
el pasado como en las proyecciones de utilidades futuras.
Los administradores son las personas a quienes los propietarios autorizan para
manejar el negocio. A los administradores se los evalúa a base del desempeño
económico de la empresa. Por tanto, tienen un incentivo para aumentar al máximo el
valor económico de la empresa. Estos incentivos se lo trata a través de los planes de
participación de utilidades.
Los empleados laboran en un negocio proporcionando servicios, a cambio de un
sueldo o salario. Por tanto, su interés en el funcionamiento económico de la empresa
se evidencia al determinar que depende del ingreso que genera por su labor realizada
en el negocio. Los sindicatos, se basan con frecuencia en los resultados económicos
satisfactorios de un negocio para solicitar aumentos en los salarios.
15
Sistema de Educación a Distancia
Los clientes también pueden interesarse en el éxito de un negocio, más aún cuando
tienen comprometida su lealtad. Si los clientes de una empresa son otras empresas a
quienes se les proporciona materiales para la producción, con entregas oportunas y
costos más bajos que la competencia, obviamente le interesa el éxito o fracaso de la
compañía, por tanto están pendiente de los informes económicos de ella.
Los acreedores, al igual que los dueños de una organización, invierten recursos en ella,
al extenderle crédito y esperan los pagos oportunos de sus facturas, de ahí, que
también le interesa el buen desempeño del negocio. Además, para los acreedores, la
empresa es un cliente, por lo que el éxito continuo del negocio es importante para
ellos.
Toda empresa o negocio debe pagar sus obligaciones tributarias, tanto en los
municipios, universidades y al gobierno. Por tanto, a los diferentes gobiernos (locales,
seccionales y estatales) les interesa el desempeño económico del negocio. Es de
suponer, que en cuanto mejor le vaya a un negocio, más impuestos puede cobrar el
gobierno.
Los Inversionistas, proveedores de capital de riesgo y sus consejeros están interesados
en el riesgo inherente, y en el reembolso de sus inversiones. Los inversionistas
requieren información que les ayude a decidir si deben comprar, retener o vender sus
inversiones. Asimismo los accionistas se encuentran interesados en obtener
información que los habilite a conocer la capacidad de una empresa para pagar
dividendos.
Los Prestamistas. Se encuentran interesados en conocer si sus préstamos e intereses
respectivos, serán pagados en la fecha requerida.
Los usuarios de la información contable - económica son una población diversa, por
tales motivos son catalogados como usuarios internos y externos. Esta diferencia ha
permitido clasificar la contabilidad en dos campos: contabilidad financiera y
contabilidad administrativa.
4. Orientaciones específicas para el estudio
La mejor manera de estudiar este tema es comparar los conceptos proporcionados de
contabilidad con actividades que van desde lo muy sencillo hasta lo más complicado. El
estudiante podrá observar y ratificar que esta asignatura lo acompaña diariamente.
Es recomendable que el estudiante busque material adicional en Internet, bajo el
a po de Defi i ió de Co ta ilidad e i ue e se o
últiples o eptos ue se
proporcionan sobre este tema. El éxito se consigue cuando se logra definir con sus
propias palabras este tema y su importancia en la comunidad.
Una vez comprendida la definición de los usuarios de la información contable, usted
deberá realizar un análisis de cuál sería su postura en el caso de ser un usuario interno
16
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de la información, y bajo este parámetro, imaginar cuáles serían sus requerimientos en
la organización.
Realizado este ejercicio, usted deberá ubicarse en el perfil del usuario externo de la
información y analizar cuáles serían sus requerimientos.
Consideramos que es importante esta ubicación para determinar el grado de prioridad
que tiene la información para cada uno de los usuarios contables.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Contestar Verdadero (V) o Falso (F):
1. La contabilidad mide, clasifica, registra y resume la información que
genera una entidad.
(
)
2. La contabilidad es un elemento indispensable, sin el cual las acciones
de la administración no tendrían bases firmes.
(
)
3. La contabilidad no proporciona información a usuarios externos de las
operaciones realizadas por un ente.
(
)
4. La información financiera no es provisional.
(
)
5. Los métodos que se siguen en la contabilidad están encaminados a suministrar
la información financiera en la forma apropiada para guiar las decisiones
de los directivos y funcionarios de la entidad.
(
)
6. Los usuarios internos son los directores de la competencia.
(
)
7. Los usuarios externos necesariamente deben tener relaciones contractuales
con la empresa.
(
)
8. Los clientes son considerados como usuarios internos de la información.
(
)
9. Los usuarios externos pueden ser usuarios internos de la información contable. (
)
10. Los usuarios internos son los gerentes de mandos medios de la organización.
)
(
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
17
Sistema de Educación a Distancia
SOLUCIONARIO
1. V
2. V
3. F
4. F
5. V
6. F
7. F
8. F
9. F
10. V
18
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TEMA 2
LAS EMPRESAS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Hemos hablado mucho sobre las organizaciones, ahora nos corresponde estudiarlas.
Cada una es una entidad diferente, una de otra, pueden parecer iguales en forma pero
son diferentes en estructura. En este tema vamos a referirnos acerca de las empresas,
porque constituye el espacio donde se gestan las operaciones de negocios y se aplica
la contabilidad, cualquiera que sea la actividad que realice. Cada una se crea para
satisfacer una necesidad y la actividad que desarrolla toma el nombre de giro de
negocio.
Es importante conocer también la manera de constituir un negocio de derecho, es
decir basado en las leyes, en este caso, la Ley de Compañías. Todo futuro profesional
que se está preparando e involucrando con la actividad de negocios, debe saber los
tipos de compañías que podría crear, el monto de capital que necesita para iniciar una
sociedad.
Recuerde que nuestro objetivo final es lograr que usted tenga herramientas que
puedan diferenciarlo(a) y lo(a) ubiquen en una posición competitiva en el mercado. No
olvide que la información ya no es poder, ahora los conocimientos adquiridos son una
verdadera herramienta de diferenciación en cualquier campo.
2. Objetivos específicos
3.
Diferenciar las clases de empresas que se gestionan en el comercio.
Identificar las entidades de control que supervisan las actividades de las
empresas en el Ecuador.
Determinar la importancia del manejo de los elementos de una empresa para el
desarrollo de la misma.
Desarrollo del tema
Definición
La Empresa es todo ente económico, cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o
servicios que al ser vendidos producirán un valor marginal conocido como Utilidad.
19
Sistema de Educación a Distancia
Cualquier sistema económico será el motor que mueva la economía de un país; su
importancia radica en la capacidad generadora de riqueza, que al ser distribuida
equitativamente, propicia la paz social y por ende tranquilidad y desarrollo.
Clases de empresas
La empresa puede ser clasificada desde varios puntos de vista, para este efecto se
tomará en consideración:
Por su actividad
Por su capacidad de producción
Por la procedencia de su capital
Por su origen
Por el tipo de organización
Por su actividad (gráfico # 2), página 31 de esta guía.
-
Comercial, empresa dedicada al intercambio de bienes, desde el productor
hasta el consumidor, sin realizar cambios de forma ni de fondo en la naturaleza
de los bienes.
-
Industrial, empresa que se encarga de la transformación, modificación
sustancial o leve de ciertos bienes menores en otros mayores con la ayuda de
los factores de la producción.
-
Servicios, empresa creada con el objeto de atender ciertas necesidades
intangibles.
Por su capacidad de producción
Las empresas se clasifican en pequeñas, medianas y grandes. El tamaño de una
empresa está dado por varios factores, entre los cuales se destacan:
Valor del patrimonio
Volumen de sus activos fijos
Número de personal
Capacidad instalada
Por la procedencia de su capital
-
Sector Privado, el aporte de capital pertenece a personas naturales o jurídicas
del sector privado.
-
Sector Público, el aporte de capital corresponde al Estado.
- Sector mixto, está conformada con aportes tanto privados como públicos.
Por su origen
-
20
Nacionales, empresas que se desarrollan en el país y contribuyen al desarrollo
del mismo.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
-
Extranjeras o multinacionales, empresas que se convierten en grandes
corporaciones multinacionales, y están presenten en muchos países, como las
cadenas de hoteles Hilton Colón, Burger King, etc.
Por el tipo de organización (gráfico # 1) página 31 de esta guía.
-
Unipersonales, el capital se conforma con el aporte de una sola persona
natural.
U a e p esa de u a sola pe so a es lla ada ego io de u solo p opieta io .
Generalmente el propietario también actúa como gerente. Limpia todo,
negocio de servicio de lavandería, empresa utilizada en nuestro ejemplo, es un
negocio de un solo propietario Oscar León. Esta forma de organización
comercial es común en el caso de pequeños almacenes al detalle, haciendas,
empresas de servicios y el ejercicio profesional en derecho, consultoría
financiera, salud, entre otros.
Desde el punto de vista contable, los negocios de un solo propietario son
considerados como entidades comerciales separadas de las otras actividades de
su propietario. Sin embargo, desde el punto de vista legal, el negocio y su
propietario no se consideran como entes separados. De esta manera, el
propietario es personalmente responsable por las deudas del negocio. Si el
negocio se vuelve insolvente, los acreedores pueden forzar al propietario a
vender sus activos personales para pagar las deudas del negocio.
-
Sociedad o Compañía,
el capital se conforma mediante la aportación de
varias personas naturales o jurídicas.
Sociedades de personas
Un negocio de propiedad de dos o más personas asociadas voluntariamente,
llamados socios, se conoce a esta como sociedad de personas. Las
organizaciones en forma de sociedades de personas como los negocios de un
solo propietario se utilizan ampliamente por las empresas pequeñas. Desde el
punto de vista contable, una sociedad de personas es vista como un ente
comercial separado de los asuntos personales de sus propietarios.
Compañías por acciones
Una compañía por acciones es un tipo único de organización comercial,
reconocida por la ley como una entidad separada de sus propietarios. Allí los
propietarios no son responsables por las deudas de la empresa. Estos
propietarios no pueden perder sino hasta el monto de lo que invirtieron en la
empresa. La propiedad de una compañía por acciones se divide en acciones
de capital del capital social y los propietarios se denominan accionistas.
Las acciones certificadas son emitidas por la compañía a cada accionista
mostrando el número de acciones de su propiedad. Los accionistas son libres
de vender algunas o todas sus acciones a otros inversionistas en cualquier
21
Sistema de Educación a Distancia
momento. Esta capacidad de transferencia de la propiedad añade atractivos a
las compañías por acciones, porque los inversionistas pueden retirar más
fácilmente su dinero del negocio. Además son fundamentalmente las
compañías por acciones las que distribuyen estados financieros a inversionistas
y terceros interesados.
Los elementos de una empresa
En la gestión de toda empresa se presentan cuatro elementos fundamentales: las
personas, los bienes, las operaciones de negocios y el lucro, beneficio o utilidad.
Las personas
Desde el primer momento de crear una empresa existen los emprendedores, que
son los promotores del negocio, inversionistas que aportan capital, ideas y todo su
talento humano en la consecución de los objetivos organizacionales. En temas
anteriores hemos tratado cómo estas personas, tanto internas como externas, son
usuarios de la información contable que genera la contabilidad de la empresa, pero
también hay que recalcar que estas personas ayudan al crecimiento de la misma.
Un proveedor, con entrega oportuna de los inventarios o insumos que necesita la
empresa para atender a sus clientes. El inversionista, que aporta su capital para
que la empresa pueda cumplir sus proyectos de inversión como la compra de
equipos con tecnología de punta. Los clientes con su lealtad ayudan a la empresa a
generar sus ingresos, elevan los volúmenes de ventas diarias, son publicitarios del
buen servicio y productos que la empresa vende. Un colaborador, en cualquiera de
los puestos de trabajo que se desenvuelva es importante en el desarrollo
empresarial, por esta razón es necesario que las empresas determinen actividades,
tareas y los departamentos. El diseño de un organigrama para conocer la
estructura organizacional es fundamental en una empresa (gráfico # 3).
Los bienes
Tres son los bienes de toda empresa: activo, pasivo y capital contable. Desde el
inicio de la empresa, cuando los socios o accionistas de una compañía aportan su
capital en efectivo, están presentes estos bienes, el activo (efectivo recibido) y el
capital (el aporte de los socios).
Activos
Todos aquellos bienes muebles e inmuebles, servicios o valores que posee toda
empresa para el desarrollo de sus actividades operacionales, se los conoce con el
nombre de activos. Estos bienes los puede adquirir con el efectivo, aporte de los
socios o a crédito, financiados por los proveedores de bienes como son las casas
comerciales, con un préstamo al banco o de alguna financiera.
Pasivos
Son deudas. Las personas o empresas a quien se debe la cuenta se llama acreedor.
Todas las empresas tienen pasivos: hasta las más grandes y más exitosas
22
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
compañías a menudo adquieren mercaderías, suministros y servicios a crédito.
Muchas empresas financian con dinero prestado su expansión o para adquirir
activos de alto costo como en el caso de las maquinarias industriales y los
vehículos.
Por estos préstamos deben firmar documentos comerciales, por lo tanto la
empresa tiene un documento por pagar, que es un compromiso escrito para
reponer el monto adeudado en una fecha determinada, además, exigen
generalmente el pago de los intereses, generando de esta manera el costo
financiero.
Capital contable
Llamado también patrimonio, representa los derechos del propietario sobre los
activos de la empresa. El patrimonio de una empresa proviene de dos fuentes:
1)
2)
La inversión del propietario.
Las utilidades de la operación de la empresa.
Debido a que los derechos de los acreedores tienen prioridad legal sobre los del
propietario, el patrimonio o capital contable se convierte en una cantidad residual.
Por ejemplo, el hotel Lucho tiene:
Activos totales por......................................... $ 245,000
Pasivos totales por............................................
60,000
Por lo tanto su capital es................................. $ 185,000
Las operaciones de negocios
Llamadas también transacciones. Una operación de negocio o transacción es el
intercambio de valores, bienes o servicios. Para que este intercambio se efectúe
debe haber una persona que recibe y otra que entrega.
Las empresas desarrollan en un periodo de una semana, un mes, o un trimestre, un
sinnúmero de operaciones de negocios, inclusive en un día. Realizan depósitos
bancarios de los dineros recibidos de sus clientes por las ventas al contado, giran
cheques para el pago de las facturas recibidas por el consumo de luz, agua,
teléfono, guardianía, y otros servicios.
Para adquirir activos de alto costo y llevar a cabo sus proyectos de inversión, se
financian con los préstamos en las instituciones bancarias. Compran inventarios
para tener en bodega y atender los pedidos de sus clientes, cancelan los sueldos a
su personal, manejan sus cuentas bancarias y tantas otras operaciones que exigen
las actividades operativas, de inversión y de financiamiento de toda organización.
El lucro, beneficio o utilidad
Este elemento es primordial para toda empresa, pues sus actividades las direcciona
hacia el logro de las utilidades operacionales. Pero también hay que conocer el
23
Sistema de Educación a Distancia
tipo de organización, porque tenemos organizaciones lucrativas y no lucrativas. Las
primeras como toda entidad comercial, de servicio o industrial cuyo objetivo es el
de la consecución de las utilidades.
En cambio las organizaciones no lucrativas, como las fundaciones, un centro
pastoral para el desarrollo de la comunidad, los centros educativos, sus objetivos
son los de brindar un servicio a la sociedad y propender al desarrollo de la misma.
Para el buen manejo de todos estos elementos es importante implantar un sistema
de información contable - financiera, que le permita a la organización conocer su
situación económica en un determinado periodo, analizar e interpretar dicha
información para la toma de decisiones que conlleven al éxito de la empresa.
Informe del patrimonio en el estado de situación financiera
Los activos y pasivos se presentan de la misma manera en los estados de situación
financiera o balances generales de todos los tres tipos de organización comercial. Sin
embargo, para la presentación del patrimonio surgen algunas diferencias. A
continuación se muestra mediante un ejemplo la forma cómo deben presentarse:
Negocios de un solo propietario: se muestra en un solo rubro el patrimonio del dueño:
Patrimonio
Oscar León su cta. capital
$ 10,000
Sociedades de personas: Mínimo con tres personas usted puede formar una sociedad
limitada, supongamos, por ejemplo que se asociaron los siguientes profesionales:
Ing. Luis Miranda Armas, quien aporta $4,000 al capital
Arq. Piedad Rendón Silva, aporta en efectivo $ 6,000 y
Lic. Julio Romo López, quien aporta en efectivo $ 5,000
Iniciaron un negocio de turismo llamado Centro Turístico Miranda C. Ltda.
presentación del patrimonio es como sigue:
Patrimonio de los socios:
Ing. Luis Miranda Armas
Arq. Piedad Rendón Silva
Lic. Julio Romo López
Total patrimonio de los socios
La
4,000
6,000
5,000
$ 15,000
Compañía por acciones: En el ejemplo siguiente el patrimonio de los accionistas está
subdividido en dos categorías generales: a) el capital social y b) las utilidades retenidas.
El capital social representa la suma que originalmente los accionistas invirtieron el
empresa a cambio de acciones de la compañía. En contraste las utilidades retenidas
24
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
representan el aumento en el patrimonio de los accionistas, acumulado a través de los
años como resultado de las operaciones realizadas durante un periodo económico.
Patrimonio social:
Capital social
Utilidades retenidas
Patrimonio social total
$ 20,000
3,580
$ 23,580
Gráfico No. 1
COMPAÑÍAS POR SU
CONSTITUCIÓN LEGAL
CONSTITUCIÓN LEGAL
COMPAÑÍA
EN
NOMBRE
COLECTIVO
COMPAÑÍA
EN
COMANDITA
SIMPLE
COMPAÑÍA EN
COMANDITA
POR
ACCIONES
COMPAÑÍA DE
RESPONSABILIDAD
LIMITADA
COMPAÑÍA
ANÓNIMA
COMPAÑÍA
DE
ECONOMÍA
MIXTA
Gráfico No. 2
COMPAÑÍAS SEGÚN
SU ACTIVIDAD
SERVICIOS
COMERCIAL
ACTIVIDAD
INDUSTRIAL
25
Sistema de Educación a Distancia
Gráfico # 3
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA
JUNTA DE ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
ASESOR
MARKETING
Patricio Moya
VENTAS
Brad Peet
REGIÓN I
SERVICIOS
GENERALES
ADMINISTRACIÓN
CONTABILIDAD
PRODUCCIÓN
Cynthia Gómez
RRHH
Denise Smith
CONTADOR
Carol
Pinargote
BODEGAS
José Yánez
ASISTENTE
RRHH
Joe Paker
AUXILIAR
Daniel Peña
MATERIAS
PRIMAS
Karen Becerra
RECEPCIONISTA
RRHH
Jeffrey Pinos
AUXILIAR
Kathie
Falcones
PLANTA I
Susana Rendón
CONSERJE
Jonathan
Wong
AUXILIAR
Stefano Soto
PLANTA II
Hernán Mora
José Pita
Wendy Villa
Joel Idrovo
REGIÓN
III
Toby Norton
JEFE DE
PRODUCTOS
Katty Sosa
REGIÓN
IV
Mercedes Ríos
Richard Vera
26
Clara
Montes
REGIÓN II
Sunil Koduri
PLANTA III
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Las empresas que se constituyen en sociedades o compañías en el Ecuador
COMPAÑÍA EN NOMBRE COLECTIVO
CARACTERÍSTICAS
CONSTITUCIÓN Y RAZÓN
SOCIAL
CAPACIDAD
CAPITAL
ADMINISTRACIÓN
RESPONSABILIDAD
Dos o más personas que aportan capitales y trabajo.
Figuran en la Razón Social los nombres de los socios o
de u o de ellos
a o ti ua ió las pala as Y
Co pañía .
Solo los nombres de los socios forman parte de la razón
social.
Pueden ser socios las personas que de acuerdo al
Código de Comercio son consideradas como Capaces.
El menor de edad necesita de una autorización especial.
Capital ilimitado.
Cada socio promete o se compromete a entregar un
determinado valor.
Para la constitución de la compañía será necesario el
pago de por lo menos el 50% del capital suscrito.
El capital entregado en bienes o valores deberá hacerse
constar en las Escrituras con sus avalúos.
A falta de disposición especial, todos los socios tienen la
facultad de la administración.
Solo obligan a la compañía los actos de los autorizados
para firmar.
La misma es solidaria e ilimitada y en caso de disolución
los socios responden hasta con sus bienes propios.
27
Sistema de Educación a Distancia
COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE
CARACTERÍSTICAS
CONSTITUCIÓN Y RAZÓN
SOCIAL
CAPITAL
ADMINISTRACIÓN
RESPONSABILIDAD
Uno o varios socios colectivos.
Uno o varios comanditarios.
Ellos son solamente aportadores de capital.
En la razón social van solamente los socios colectivos.
Se acompaña o Compañía en Comandita .
Los colectivos al igual que en las sociedades Colectivas
aportan capital y trabajo.
Los Comanditarios sólo aportan capital.
Solo puede ser administrada por los Socios Colectivos y
deben informar a los Socios Comanditarios.
Los comanditarios solamente responden por el capital
que aportaron y en caso de disolución pierden
solamente su aporte, no respondiendo con sus propios
bienes.
COMPAÑÍA EN COMANDITA POR ACCIONES.
CARACTERÍSTICAS
CONSTITUCIÓN Y RAZÓN
SOCIAL
28
El capital se dividirá en acciones.
El capital se dividirá en acciones de valor nominal igual
nominativas.
La primera parte del capital debe ser por lo menos
aportada por los socios solidariamente responsables
(Comanditarios) a quienes se les canjeará en acciones.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
COMPAÑÍA EN ECONOMÍA MIXTA.
CARACTERÍSTICAS
GENERALIDADES
Se realiza entre el Estado, las Municipalidades, los
Concejos Provinciales y entidades autónomas en
participación con capital privado.
Generalmente este tipo de sociedad persigue la
prestación de servicios a la comunidad o son empresas
dedicadas al desarrollo y fomento en áreas en las cuales
no puede intervenir la parte privada.
Se rigen bajo disposiciones de las Compañías Anónimas.
Son exoneradas de los impuestos y tasas en el momento
de la constitución.
29
Sistema de Educación a Distancia
COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
CARACTERÍSTICAS
GENERALIDADES
Responden hasta el valor de su aportación.
A la Razón Social se de e añadi la pala a Cía Limitada
CAPITAL
ADMINISTRACIÓN
30
Aportación de tres o más personas hasta un máximo de
15.
No son títulos negociables y están divididos en partes
iguales.
No podrán realizar operaciones de Bancos, ni Compañía de
Seguros, capitalización y ahorros.
El nombre dado a los títulos es Aportaciones.
No será inferior a $400 dividido en participaciones de
$1,00 o múltiplos.
Al constituirse la compañía el capital estará íntegramente
suscrito y pagado por lo menos el 50% de cada
participación.
El saldo se pagará dentro de los siguientes 12 meses.
Los aportes en dinero se depositarán en una cuenta
espe ial lla ada Cuenta de Integración de Capital ue
será abierta en un banco, los cuales se escriturarán.
La compañía formará un fondo hasta que alcance el 20%
del capital social, debiendo segregar cada año mínimo el
5% de sus utilidades para ese fin.
La Junta General es el organismo máximo y no se podrá
reunir sin representación de más de la mitad del capital
social y en segunda oportunidad con el número de socios
presentes.
Los administradores y gerentes
mando de la empresa.
El gerente puede ser o no socio.
tienen la decisión y
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
COMPAÑÍA ANÓNIMA
CARACTERÍSTICAS
GENERALIDADES
ACCIONES
UTILIDADES
Y
RESERVAS
Está dividida por acciones negociables.
Formado por los accionistas y que responde hasta el
valor de las acciones.
Los administradores y gerentes pueden ser socios o no.
La razón social deberá estar acompañada por las letras
S.A. o C.A.
Para constituirse necesita por lo menos de cinco
accionistas.
Las aportaciones en dinero se depositarán en un banco
bajo la designació espe ial de Cuenta de Integración
de Capital
El mínimo del capital será $800,00
Las Acciones Ordinarias conceden todos los derechos
fundamentales que la Ley reconoce a los accionistas.
Las Acciones Preferidas no tienen derecho al voto, pero
conceden derechos especiales en cuento al pago de
dividendos y liquidación de la empresa.
Las acciones preferidas no podrán ser mayores al 50% del
capital social.
Todas las acciones pueden ser transferidas por un simple
endoso.
Las Utilidades pueden pasar a formar parte de las
reservas o pueden repartirse por medio de dividendos a
los accionistas.
De las Utilidades líquidas se tomará una cantidad no
menor al 10% para constituir la Reserva Legal hasta que
este no exceda el 50% del Capital Social.
También se pueden establecer Reservas Especiales para
cualquier tipo de eventualidad.
La distribución de dividendos a los accionistas se hará en
proporción al capital que hayan aportado.
Los dividendos no pagados prescriben en cinco años.
31
Sistema de Educación a Distancia
ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE COMPAÑÍAS ANÓNIMAS Y LIMITADAS
CONCEPTO
COMPAÑÍA ANÓNIMA
COMPAÑÍA LIMITADA
CAPITAL SOCIAL
Representado por acciones que deben ser
nominativas.
Representado por participaciones.
DOCUMENTO QUE
ACREDITA SER
ACCIONISTA
TIPO DE SOCIEDAD
TRADICIÓN DEL CAPITAL
Acción, en la que se menciona el valor
Certificado de Participación, Recibo de
nominal y los derechos y obligaciones que
la compañía en donde se señala el
la ley le confiere.
valor aportado por el socio.
Sociedad de capital, civil o mercantil.
Sociedad de personas, solo mercantil.
Las acciones son endosables sin ninguna
Para transferir se necesita aprobación
autorización.
unánime de los otros socios de la Junta
General.
BURSATILIDAD DEL
Negociable fácilmente a través del endoso. No negociable sin la autorización de la
TÍTULO / PARTICIPACIÓN
Junta General.
El 25% debe estar pagado al momento de
PAGO DE LA
la constitución o aumento de capital, el
Debe estar pagado el 50% y el saldo se
APORTACIÓN DE CAPITAL
saldo se puede pagar hasta en dos años.
puede pagar hasta en un año.
LIBRO DE ACCIONES Y
ACCIONISTAS
APORTACIONES
SUPLEMENTARIAS
Es necesario para la convocatoria y
verificación de quórum en las Juntas
Generales y para el pago de dividendos.
No existe. Existen aportes para aumento
de capital.
No es necesario, pero nada impide que
pueda existir.
Sí existe y se usa para nuevas
inversiones o para constituir reservas.
PRESTACIONES
ACCESORIAS
No existe.
Sólo los socios pueden aportar con
servicios a la empresa, por lo cual
deben recibir una retribución.
RESERVA LEGAL
10% de las utilidades líquidas hasta
completar el 50% del capital social.
5% de las utilidades líquidas hasta
completar el 20% del capital social.
CANTIDAD DE
ACCIONISTAS
Sin límite. Al constituirse deben tener dos
o más; luego puede quedarse sólo con un
accionista.
Hasta 15 accionistas. Al momento de
constituirse debe tener por lo menos
tres socios.
RESTRICCIONES
Sin restricciones.
DERECHOS PREFERENTES
DE LOS ACCIONISTAS
No se puede eliminar.
DERECHO A VOTO
32
Con base en el capital pagado.
Con restricciones, como por ejemplo,
no pueden ser constituidas para
operar en el sector financiero.
Pueden ser eliminados los derechos
preferentes en el estatuto, o en caso
de no constar, la Junta General puede
resolver la eliminación.
Basándose en la participación. Así no
esté pagado.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE COMPAÑÍAS ANÓNIMAS Y LIMITADAS
CONCEPTO
COMPAÑÍA ANÓNIMA
COMPAÑÍA LIMITADA
REMOCIÓN DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ORGANISMOS EJECUTIVOS
Y DE CONTROL
NÚMERO DE
CONVOCATORIAS PARA LAS
JUNTAS GENERALES
FISCALIZACIÓN
En cualquier tiempo, sin
explicación alguna.
Existe directorio.
Deben existir causas que justifiquen la
separación del administrador.
No existe directorio.
Hasta tres convocatorias.
Hasta dos convocatorias.
Obligatorio tener Comisarios.
No hay obligación de tener comisarios.
Se debe entregar una copia
Los socios están facultados a revisar
certificada del Balance General, los libros de contabilidad en cualquier
DISPONIBILIDAD DE
del estado de Pérdidas y
momento.
INFORMACIÓN
Ganancias, memorias, actas de la
Junta General.
NOMBRE DE LA EMPRESA
Denominación objetivo.
Razón Social.
MANERA DE CONSTITUIRSE
Simultánea y sucesiva.
Simultánea.
No aplica.
La Junta General puede acordar la
exclusión de un socio, cuando el socio
administrador se ha servido del capital
social en provecho propio, o ha
cometido fraude o se ha ausentado sin
autorización; así como cuando el socio
EXCLUSIÓN DE UN SOCIO
haya intervenido en la administración
sin autorización.
No pago de su aportación, cuando
haya quebrado, incumplimiento de
obligaciones sociales.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Usted debe en este caso hacer uso de la Ley de Compañías que es un conjunto de
normas que regulan las actividades de las empresas.
También deberá visitar la página web de la Superintendencia de Compañías y bajar
información relativa sobre la constitución de las empresas en el Ecuador. También
existe normativa que se debe aplicar a cada empresa.
Tome en cuenta que no todas las organizaciones son iguales y es necesario que tenga
claro cuál es la más adecuada a sus necesidades y más acorde con el objetivo que se
quiere lograr. Entre más información usted consiga será más fácil su diferenciación.
33
Sistema de Educación a Distancia
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
A. Contestar Verdadero (V) o Falso (F).
1. La empresa es un ente económico cuyo esfuerzo se oriente a no ofrecer bienes o
servicios a ninguna persona. ....................................................................................... ( )
2. La empresa según su actividad puede ser: industrial, comercial o de servicios ......... ( )
3. Comercial es aquella que se dedica a recibir materias primas o bienes que
sufrirán una modificación sustancial para luego ser vendidos ................................... ( )
4. La empresa de acuerdo a su tamaño puede ser grande, mediana y pequeña sin
importar los factores productivos que posea ............................................................. ( )
5. La empresa solamente puede ser privada y no existe otra clasificación al
respecto ....................................................................................................................... ( )
6. Las empresas de economía mixta son aquellas que tienen aportación privada
como estatal ................................................................................................................ ( )
7. De acuerdo a la Ley de Compañías existen unipersonales solamente ....................... ( )
B. Conteste Verdadero (V) o Falso (F).
1. Las compañías de nombre colectivo se forman con la aportación de capitales de
dos o más personas ..................................................................................................... ( )
2. La razón social de las compañías en nombre colectivo está acompañado con la
pala a Y Co pañía ................................................................................................ ( )
3. La compañía en comandita simple tiene como razón social los nombres de los
socios colectivos exclusivamente ................................................................................ ( )
4. En la compañía de comandita simple, los socios colectivos pueden administrarla
e informar a los comanditarios. .................................................................................. ( )
5. En la compañía comandita simple los socios comanditarios no responden por el
capital que aportan. .................................................................................................... ( )
6. En la compañía comandita por acciones el capital se divide en acciones .................. ( )
7. En la compañía comandita por acciones la primera parte del capital debe ser
aportada por los socios ............................................................................................... ( )
8. En la compañía de economía mixta puede intervenir la parte privada. ................... ( )
9. En la compañía de economía mixta interviene el Estado, pero con aportación de
capital privado ............................................................................................................. ( )
10. En la compañía de economía mixta se pagan impuestos y tasas en el momento
de la constitución. ....................................................................................................... ( )
34
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
11. En la compañía de responsabilidad limitada puede haber la aportación de un
máximo de 20 personas. ............................................................................................. ( )
12. En la compañía de responsabilidad limitada no se pueden realizar operaciones
de bancos, ni de compañías de seguros, capitalización y ahorros.............................. ( )
13. En la compañía de responsabilidad limitada al constituirse la compañía el capital
estará pagado por lo menos el 70% de cada participación......................................... ( )
14. En la compañía de responsabilidad limitada se formará un fondo hasta que
alcance el 50% del capital social. ................................................................................ ( )
15. En la compañía de responsabilidad limitada la Junta General no es el máximo
organismo de la entidad .............................................................................................. ( )
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
A)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
F
V
F
F
F
V
F
B)
1. V
2. V
3. V
4. V
5. F
6. V
7. V
8. F
9. V
10. F
11. F
12. V
13. F
14. F
15. F
35
Sistema de Educación a Distancia
TEMA 3
LA ECUACIÓN CONTABLE
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
La estructura básica de la contabilidad es sencilla. En este tema presentamos las partes
constitutivas de la contabilidad, basadas en los bienes de la empresa, ya estudiados en
el tema anterior y que conforman la ecuación contable, ya que constituye un pilar
fundamental en el que se soporta el desarrollo de las actividades financieras.
2. Objetivos específicos
Explicar el significado de cada uno de los elementos de la ecuación contable.
Usar la ecuación contable para analizar las operaciones de negocios.
Elaborar un estado de situación financiera de una empresa, partiendo de la
información que presenta la tabla de efectos de la ecuación contable.
3. Desarrollo del tema
Elementos de la ecuación contable
Los elementos de la ecuación contable son Activos, Pasivos y Patrimonio, y dan forma
a la también llamada ecuación patrimonial. Estos elementos ya estudiados en el tema
anterior son los bienes de todo negocio o empresa. Pero además de conocerlos,
podemos ampliar las definiciones de ellos.
Activos
Los Activos son el conjunto o segmento cuantificable, de los beneficios económicos
futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad. Está representado
por efectivo, derechos, bienes o servicios, que se obtienen como consecuencia de
transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos. Algunos activos no existen en
forma física o tangible, pero sí en forma de títulos valores o derechos legales; como
por ejemplo, las sumas adeudadas por los clientes, las inversiones en certificados, en
pólizas de acumulación, en bonos del gobierno y los derechos de patentes y marcas.
El activo se clasifica en activo circulante, activo fijo, activo diferido y otros activos. El
efectivo, útiles de oficina, los muebles y equipos de oficina, el terreno y edificios son
36
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
ejemplos de activos. Los derechos a dichos activos vienen de dos fuentes: de las
deudas (pasivos) y de los aportes de los socios (patrimonio).
Pasivos
Los Pasivos son las obligaciones presentes de una entidad que tendrán que pagarse en
efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades como consecuencia de
transacciones o eventos pasados. Todas las empresas tienen pasivos: hasta las más
grandes y exitosas compañías a menudo adquieren inventario de mercaderías, carros,
equipos de oficina y servicios a crédito. Los pasivos por tales adquisiciones son
llamados cuentas por pagar.
Además, muchas empresas toman dinero prestado para financiar su expansión o
adquieren activos de alto costo como son los terrenos, edificaciones y maquinarias.
Cuando se obtienen un préstamo, el tomador generalmente debe firmar un
documento escrito de compromiso de pago. Un documento por pagar es un
compromiso escrito para reponer el monto adeudado en una fecha determinada que,
además, exige el pago de intereses. El pasivo se clasifica en pasivo a corto plazo
(obligaciones en un plazo menor o igual a un año) y pasivo a largo plazo (obligaciones
en un plazo mayor a un año, como una hipoteca).
El Patrimonio es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surge por
las aportaciones que hicieron a la entidad. Según la forma en la que se origine, el
capital se clasifica en capital contribuido, capital pagado, capital ganado (utilidades
acumuladas) y capital en acciones.
La ecuación contable que presenta el gráfico # 4 muestra la estructura de cinco
elementos:
ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO (CAPITAL +/- RESULTADOS)
El propósito de todo negocio es aumentar activos y capital contable por medio de los
ingresos, los cuales son importes ganados por vender bienes o prestar servicios a los
clientes. Los ingresos aumentan el capital, ya que aumentan los activos del negocio,
mas no sus pasivos. Pero también hay operaciones de negocios que disminuyen este
capital como por ejemplo los retiros del propietario, es decir valores sacados del
negocio. En las compañías son dividendos pagados a los accionistas o socios, valores
que se reconocen a los que invirtieron en la empresa al momento de aportar capital.
Los gastos son disminuciones en el capital contable que ocurren en el curso de
vender bienes y prestar servicios a los clientes. Los gastos son el costo de operar el
negocio. El grupo de valores que constituyen los ingresos y gastos se los conocen
como resultados.
Resultados
Son el producto de las transacciones que realiza una entidad económica, además de
ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan. Es decir,
37
Sistema de Educación a Distancia
también puede verse afectada por eventos que no necesariamente son producto de su
actividad, sino que indirectamente pueden modificar sus resultados. Los resultados se
obtienen de la diferencia entre los ingresos y los egresos de la entidad en un periodo.
Utilidad neta
Es la modificación observada en el capital contable de la entidad, durante un periodo
contable determinado, originada por transacciones efectuadas, eventos y otras
circunstancias, excepto las distribuciones y los movimientos relativos al capital
contribuido.
La utilidad es aquella que se obtiene cuando los ingresos son mayores a los egresos y
aumenta el valor del capital contable. La pérdida resulta cuando los egresos son
mayores a los ingresos y disminuye el valor del capital contable.
Relación Costo, Gasto y Pérdida
Por costo debe entenderse el valor de los recursos que se entregan o prometen
entregar, a cambio de un bien o un servicio. Costo es un término genérico que abarca
los de activo, gasto y pérdida.
Los costos que tienen potencial para generar ingresos en el futuro son los activos. Los
costos que perdieron el potencial generador de ingresos son los Gastos y las Pérdidas.
Gráfico # 4
ECUACIÓN CONTABLE
ACTIVOS
Derechos,
Propiedades
TRANSACCIONES
ESTRUCTURA
CONTABLE
PASIVOS
Deuda
Obligaciones
PATRIMONIO
(CAPITAL
CONTABLE)
ACCIONISTAS
INGRESO
SERVICIOS
VENTAS
GASTOS
OPERACIONALES
NO OPERACIONALES
FINANCIEROS
38
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
La ecuación contable y el efecto causado por las operaciones de negocios
En términos contables una operación o transacción es cualquier evento que tanto
afecta a la ecuación contable, que puede medirse y registrarse confiablemente. A
continuación presentamos ocho eventos del negocio de un solo propietario que se
dedica a dar servicios de lavado de alfombras, cortinas y muebles de oficinas y de
viviendas.
El negocio se lo denomina LIMPIATODO del señor Oscar León.
Operación 1. Oscar León invierte $ 5,000 de sus fondos para iniciar el negocio y los
deposita en una cuenta corriente en el Banco de Guayaquil a nombre del negocio. El
efecto de esta operación sobre la ecuación contable del negocio:
Activos
= Pasivos
Bancos
+5,000
+
Patrimonio
Capital
+ 5,000
El valor del lado izquierdo de la ecuación debe ser igual al valor del lado derecho de
cada operación.
Operación 2. Oscar compra los equipos de lavado en ELECTROLUX según factura por $
1,500 que paga una cuota inicial de $ 500 y el saldo se compromete a pagar en 60
días, es decir a crédito.
Activos
= Pasivos
Equipos de Lavado
+ 1,500
Bancos
+
Patrimonio
Cuentas por pagar
+ 1,000
- 500
Observe que la suma de activo es igual al pasivo en $ 1,000 en ambos lados de la
ecuación.
Operación 3.
$250
Compra al contado útiles de oficina según fact. de Juan Marcet por
Activos
Suministros de Oficina
+250
Bancos
= Pasivos
+
Patrimonio
-250
No hubo ningún efecto en la ecuación pues solo se produjo una modificación en los
rubros de los activos del negocio.
39
Sistema de Educación a Distancia
Operación 4. Compra a crédito muebles y equipos para adecuar una oficina en el local,
según factura de MUEBLEOFI por $ 2,200 por lo que firma una letra de cambio a 30
días.
Activos
Muebles de Oficina
+ 2,200
= Pasivos
Documentos por pagar
+
Patrimonio
+2,200
El efecto que causan las operaciones por adquisición de activos a crédito es un
aumento en los activos y un aumento en los pasivos, tal como se lo puede apreciar en
el análisis de la ecuación contable.
Operación 5. Se paga un mes de arriendo del local donde funcionará el negocio $400
Activos
Bancos
- 400
= Pasivos
+
Patrimonio
Capital (+ utilidades – gastos)
- 400
Tal como ya se indicó en párrafos anteriores, el gasto que incurre toda empresa causa
una disminución al patrimonio.
Operación 6. Se compra suministros para el servicio de lavado que se ofrece en las
empresas y domicilios de la urbe. Para tener una existencia deseable ha adquirido $
1,380 a crédito a 30 días según fact. de QUIMISER.
Activos
Suministros de Limpieza
+ 1,380
= Pasivos
+
Cuentas por pagar
+1,380
Patrimonio
Como podemos analizar, la empresa ya tiene todo listo para iniciar y comenzar a
vender los servicios de lavado de alfombras, muebles y otros. También es importante
conocer que la empresa ha preferido recurrir a los proveedores de bienes adquiriendo
algunos de ellos a crédito, de esta manera mantiene un flujo de efectivo en la cuenta
corriente bancaria para el ciclo de operaciones que desarrollará posteriormente.
Operación 7. Oscar recibe $2,800 por varios servicios realizados a los clientes: del
Banco Amazonas 1,000 por el lavado de todo el mobiliario, de la Comercial 3B $ 800
por la limpieza y lavado de alfombras y 1,000 de la Unidad Educativa La Moderna por
el lavado de cortinas, alfombras y limpieza total.
Activos
Bancos
+2,800
40
= Pasivos
+
Patrimonio
Capital (+ utilidades – gastos)
+ 2,800
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Recuerde que la utilidad que se genera por la venta de servicio aumenta el capital de la
empresa.
Operación 8. Se cancela con cheque las planillas de luz por $ 120, teléfono $104 y
guardianía del local $200
Activos
Bancos
- 424
= Pasivos
+
Patrimonio
Capital (+ utilidades – gastos)
- 424
TABLA DE EFECTOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE
NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIATODO"
ACTIVO
Operación
Bancos
Equipos de Suministros
Lavado
1)
5000
2)
-500
3)
-250
de Oficina
PASIVO
Muebles
Suministros
de Oficina de Limpieza
Documentos
Pagar
por Pagar
Capital
(+)
(-) Gastos
Utilidad
5000
1500
1000
250
4)
2200
5)
PATRIMONIO
Cuentas
por
2200
-400
-400
6)
1380
7)
2800
8)
-424
Saldos
6226
1380
2800
-424
1500
250
2200
1380
2380
2200
5000
1976
NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIA
TODO"
Estado de Resultados
NEGOCIO DEL Sr. OSCAR LEÓN "LIMPIA
TODO"
Estado de Situación Financiera
al 31 de Agosto/2004
al 31 de Agosto/2004
Ventas de Servicios de Lavado
$ 2800
(-) Gastos de Operación
Alquileres
Servicios Básicos (Luz y Teléf.)
Guardianía
Total de Gastos
UTILIDAD NETA
ACTIVO
Banco
400
224
200
-824
$ 1976
6226
Eq. Lavado
Sum. Ofic.
Sum. Limp.
1500
250
1380
Mueb. Ofic.
2200
TOTAL
$ 11556
PASIVO
Ctas.xPagar
2380
Doc.xPagar
Total
PATRIMONIO
2200
4580
Capital
Util.Acum.
5000
1976
TOTAL
$ 11556
41
Sistema de Educación a Distancia
4. Orientaciones específicas para el estudio
Recomendamos que no avance en el estudio si no tiene claros los conceptos
propuestos, si existe alguna duda sobre este tema, inmediatamente contáctese con su
tutor(a).
Realice comparaciones entre los conceptos proporcionados y compruebe su
aplicabilidad en cada una de las actividades que realiza en la cotidianidad, esta
comparación y asociación de conocimientos será de muchísima utilidad para la
comprensión de estos temas. Recuerde que usted en algún momento de su vida ha
realizado venta de algún objeto y obtenido un resultado, pudo haber ganado o
perdido.
Ta ié se ha ido de shoppi g , o o se a ostu
a de i , so ope a io es de
compras al contado o con tarjetas de crédito y ejecutó la ecuación contable: recibió los
zapatos que compró (activo) y pagó con su tarjeta (pasivo).
Es importante entrar en la plataforma, encontrará material en power point que le
servirá de retroalimentación en su aprendizaje.
Ahora, revise las actividades de autoaprendizaje, resuelva, luego compare con el
solucionario, y si no quedó claro, no dude en llamar al SED, estamos para ayudarlo.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
A)
42
Conteste Verdadero (V) o Falso (F).
1.
El activo se clasifica en activo circulante, activo fijo, activo diferido y otros
activos .................................................................................................................... ( )
2.
El activo no está representado por efectivo, derechos, bienes o servicios, que
se obtienen como consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos
ocurridos ................................................................................................................ ( )
3.
Pasivo es el conjunto de las obligaciones presentes de una entidad ................... ( )
4.
Patrimonio es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que
surge por las aportaciones que hicieron a la entidad ........................................... ( )
5.
Las utilidades son el producto de las transacciones que realiza una entidad
económica, además de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan ................................................................................. ( )
6.
Los resultados no se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los egresos
de la entidad en un periodo .................................................................................. ( )
7.
Caja es una cuenta de resultados .......................................................................... ( )
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
8.
Cuentas por Pagar es una cuenta de activo .......................................................... ( )
9.
Los Activos son deudas y obligaciones con terceras personas ............................. ( )
10. La utilidad es aquella que se obtiene cuando los Ingresos son mayores a los
Egresos y aumenta el valor del Capital Contable .................................................. ( )
B. Reconocer bienes activos, pasivos y calcular el patrimonio de la empresa.
La empresa de Servicios de Mantenimiento eléctrico Haro, C. Ltda. al primero de enero
del presente año inició con los siguientes valores:
1. Dinero en efectivo por
$
2. Dinero en cuenta corriente del Banco Guayaquil,
3. Debe 10 letras de 1,200 c/u a Autollanta S.A.
4. Debe facturas vencidas al proveedor INPROEL que suman
5. Tiene en muebles y varios equipos de oficina
6. Tiene computadora e impresora valorados en
7. Es propietaria de una oficina en Garzo Centro 2000 valuada en
8. Tiene un camioneta valorada en
9. Debe al banco una hipoteca sobre el 80% del costo de la oficina
10. En varios materiales e insumos para el servicio, tiene invertido
11. Tiene una póliza de seguro vigente por
12. Debe al banco un préstamo por
3,500
8,650
12,700
4,850
5,300
20,000
18,000
1,300
2,400
8,000
Se requiere:
a) Identifique en el lado izquierdo, con A si es activo y con P si es pasivo.
b) Calcule el capital de la compañía.
c) Determine la Ecuación Contable.
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
43
Sistema de Educación a Distancia
A)
1. V
2. F
3. V
4. V
5. V
6. F
7. F
8. F
9. F
10. V
B)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Dinero en efectivo por
3,500
Dinero en cuenta corriente del Banco Guayaquil,
8,650
Debe 10 letras de 1,200 c/u a Autollanta S.A.
12,000
Debe facturas vencidas al proveedor INPROEL que suman
12,700
Tiene en muebles y varios equipos de oficina
4,850
Tiene computadora e impresora valorados en
5,300
Es propietaria de una oficina en Garzo Centro 2000 valuada en
20,000
Tiene una camioneta valorada en
18,000
9) Debe al banco una hipoteca sobre el 80% del costo de la oficina 16,000
10) En varios materiales e insumos para el servicio, tiene invertido
1,300
11) Tiene una póliza de seguro vigente por
2,400
12) Debe al banco un préstamo por
8,000
a)
1. A
2. A
3. P
4. P
5. A
6. A
7. A
8. A
9. P
10. A
11. A
12. P
b) Capital = $ 15,300
c) Ecuación Contable:
A = P + Capital
$64,000 = 48,700 + 15,300
44
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 4
PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Ahora vamos a tomar una dirección para este curso, estudiaremos los fundamentos
conceptuales de la Contabilidad Financiera. Se pretende que usted conozca las
características deseables de la información financiera y que asimile que la información
contable se basa en fundamentos preestablecidos denominados Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Los PCGA son reglas similares a las impuestas para un partido de fútbol, todos los que
ejercemos la profesión contable y los informes financieros que se preparan a los
empresarios tienen que estar regulados por los principios, y no acatarlos implica una
sanción personal como profesional, inclusive no es válida la información elaborada.
Para el inicio del aprendizaje de esta materia es importante que usted se vaya
involucrando con los principios básicos que se requieren al crearse un negocio y en el
desarrollo de su contabilidad, por tales razones se ha incluido en esta guía de trabajo
los primeros principios básicos. El estudio de los principios amerita un curso semestral
completo, y no es nuestra intención profundizar y ver todos los principios. En este
texto guía, se verán los principios básicos para iniciar un sistema contable y el registro.
A medida que va avanzando el contenido de esta asignatura, veremos en unidades
subsiguientes más principios que se relacionan con los temas tratados.
2. Objetivos específicos
3.
Explicar los principales principios que rigen la información contable.
Ejercitar el criterio de distinción entre principios y reglas contables.
Identificar si la información contable cumple o no con las características básicas
de la información financiera.
Desarrollo del tema
Principios de contabilidad generalmente aceptados
Para poner orden en el proceso de contabilización de informes, los contadores han
desarrollado un fundamento subyacente a la medición y la revelación de los resultados
de las transacciones y los acontecimientos empresariales. Este fundamento es un
45
Sistema de Educación a Distancia
conjunto de supuestos, conceptos y procedimientos a los que se conoce
colectivamente como principios contables generalmente aceptados.
La creación de estos últimos no significa que las entidades midan y presenten sus
actividades financieras en la misma forma.
Entidad
Se dice que una entidad es una unidad económica organizada para llevar a cabo
actividades empresariales, y en los ejemplos se incluyen a las sociedades anónimas, los
individuos, los clubes, los organismos gubernamentales y muchos otros tipos de
organizaciones. De hecho, el concepto de entidad representa una frontera para la
preparación de informes, es decir, se trata de una unidad separada y diferenciada de
sus propietarios y de otras. Sin el supuesto de la entidad, el proceso contable sería una
parodia.
Periodo contable
Este postulado establece que, para efectos contables, la vida económica de una
entidad se debe dividir en periodos, de un mes, bimestrales, semestrales o de un año.
De tal manera que dentro de este periodo se conoce los resultados de las operaciones
que la organización ha realizado. Un ejemplo de este supuesto es que la empresa debe
reconocer los ingresos obtenidos y los gastos incurrido durante un periodo
determinado.
Negocio en marcha
El supuesto negocio en marcha significa que se parte de la base de que una empresa
continuará operando durante un largo período, a menos que haya pruebas claras que
demuestre lo contrario. No todas las entidades sobreviven en el largo plazo, pero el
supuesto del negocio en marcha es válido en la mayor parte de los casos y representa
la base para muchos de los procedimientos contables existentes en la práctica. Sería
más correcto cargar como gastos, al momento de adquisición activos como los de
propiedad, planta y equipo, o gastos pagados por anticipado, por virtud de las pocas
probabilidades de recibir beneficios más allá del ejercicio contable corriente. El
supuesto del negocio en marcha aporta algo de justificación para el uso de un sistema
contable basado en costos históricos.
Unidad monetaria
Todos los países tienen una unidad monetaria que les es propia: en Estados Unidos es
el dólar norteamericano; en México, el peso, y en Japón, el yen. Las empresas utilizan
la moneda de curso legal en el país que corresponde, para la mediación de las
actividades financieras. En contabilidad se supone que las transacciones de una
entidad se pueden expresar en términos de una unidad de medición común, a saber, el
dinero. Serán factibles amplios estudios comparativos por parte de los usuarios de
46
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
estados financieros si todas las organizaciones de un país dado utilizan la misma
unidad de medición.
A lo largo de la historia, los que elaboran las políticas contables han partido de la base
de que las fluctuaciones en el valor de la moneda son mínimas, y se puede hacer caso
omiso de ellas.
Principio de los costos históricos
Los contadores se han visto frente a numerosos problemas a lo largo de estos años, y
uno de los más dificultosos y polémicos ha sido el de la valuación, en los estados
financieros, de los bienes, servicios y recursos adquiridos en las transacciones
empresariales. La contabilidad se basa en el principio de los costos históricos, es decir,
las adquisiciones de los activos recién señalados se registran en las cuentas a su costo,
definiendo a este último como el precio del intercambio o de la transacción.
El uso del principio de costos históricos ha estado sujeto a revisiones muy diversas.
Tiene a su favor el hecho de ser algo definido y objetivo, es decir, el uso del costo y de
los precios de intercambio da origen a valuaciones objetivas resultantes de la
negociación entre dos partes independientes, el comprador y el vendedor. Además,
puede señalarse a su favor que se lo puede verificar mediante cheques cancelados,
contratos, facturas y documentos semejantes.
Principio de objetividad
El principio de objetividad, el cual expresado en forma sencilla, estipula que la
información contable debe estar libre de prejuicio y ser susceptible de verificación por
parte de terceros independientes, como los auditores externos. Los estados
financieros resultantes, por lo tanto, reflejarán un punto de vista razonable y neutral
acerca de las actividades de una empresa.
Es aconsejable un elevado grado de objetividad, pero a la vez resulta difícil eliminar de
las mediciones contables todos los criterios y las opiniones personales. En la medida
que las estimaciones y las decisiones correspondientes sean razonables y efectuadas
por personas competentes, además de ser verificables, se deberá considerar que se ha
llevado a la práctica el principio de objetividad, dentro de lo posible.
Principio de revelación
A efecto de no desorientar a inversionistas, acreedores y analistas financieros, un
conjunto dado de estados financieros ha de incluir mucho más que los saldos de las
cuentas. La entidad debe presentar de manera completa todos los hechos que tengan
importancia suficiente para influir en el criterio de un usuario informado de los estados
financieros. Está sujeto a discusión qué significa en realidad usuario informado, pero
los contadores han llegado al consenso de que la revelación debe incluir por lo menos
lo siguiente:
47
Sistema de Educación a Distancia
1. Un resumen de las políticas contables significativas utilizadas en la preparación
de los estados.
2. Los principios y métodos característicos de la industria en que opera la entidad,
además de cualquier desviación respecto de los principios contables
generalmente aceptados.
3. Los cambios en las políticas contables y el efecto que ejercen en las utilidades
netas.
Concepto de importancia
Son muchos los casos, en que la teoría contable, cede paso a métodos más prácticos,
particularmente cuando se trata de transacciones de poco monto. En términos
generales procede decir que una cantidad dada es importante si el conocimiento
de la misma ejerciese influencia en las decisiones de un usuario informado de los
estados financieros. Para ilustrar este concepto, supongamos que una empresa
adquiere una maquinaria pesada, que por su importancia debe ser registrada en una
cuenta especial llamada Maquinarias y equipos, como parte de un activo del negocio.
En cambio, si se compra una herramienta de poco valor, se puede optar por registrarla
como parte de la partida Herramientas y equipos (activo), o presentarla como un
gasto desde el momento de la compra, aunque la herramienta se vaya a usar por un
periodo más largo.
La importancia es un concepto relativo, y con frecuencia se lo juzga a la luz de análisis
comparativos. Constituye tema de investigación continua entre los contadores.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Como se mencionó en la introducción, los PCGA son normas que guían los pasos de la
información financiera. En este tema es necesario que usted investigue en Internet, lo
relacionado con los principios aplicables en Ecuador.
Los principios de contabilidad son generales, pero las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad incluyen principios sujetos a la realidad del Ecuador. No piense que son
diferentes, al contrario, los PCGA Ecuatorianos se sustentan en los PCGA Generales.
Mencionamos las Normas Ecuatorianas de Contabilidad como fuente primaria de
consulta si usted está más interesado en adentrarse en este tema. Ahora nos interesa
que usted conozca de manera general que existen los PCGA, conforme avance en el
estudio de la contabilidad, existirán asignaturas que se especializan en estudiar estos
principios.
48
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Responda Verdadero (V) o Falso (F) a las siguientes aseveraciones:
1. Es un conjunto de supuestos, conceptos y procedimientos a los que se conoce
colectivamente como principios contables generalmente aceptados. .................... ( )
2. Se dice que una entidad es una unidad económica organizada para llevar a cabo
actividades empresariales, y los ejemplos incluirían a las sociedades anónimas,
los individuos, los clubes, los organismos gubernamentales y muchos otros
tipos de organizaciones ............................................................................................. ( )
3. La generación de ingresos es un proceso continuo en la mayor parte de las
empresas ................................................................................................................... ( )
4. Una utilidad se considera cuando el proceso de generación de ganancias está
completo .................................................................................................................... ( )
5. Las modificaciones en el registro de las transacciones de una empresa y su
preparación de estados financieros son permisibles siempre que el resultado de
ello sea una presentación más satisfactoria o razonable de las actividades
económicas ................................................................................................................ ( )
6. La importancia es un concepto relativo, y con frecuencia se lo juzga a la luz de
análisis comparativos ................................................................................................ ( )
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
V
V
V
V
V
V
49
Sistema de Educación a Distancia
ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN
A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que
permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se
sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades
Preguntas de análisis
1. ¿Por qué el conocimiento de términos y conceptos contables es útil a personas de
otras profesiones?
2. En términos generales, ¿cuál es el propósito de la contabilidad?
3. Defina la expresión transacción comercial. Formule varios ejemplos de
transacciones comerciales y algunos eventos importantes en la vida de una
empresa, que no se califican como transacciones.
4. Explique brevemente por qué cada uno de los grupos siguientes está interesado en
los estados financieros de una empresa:
a) Acreedores
b) Potenciales inversionista
c) Sindicatos
5. Explique brevemente el concepto de entidad.
6. Cite dos ejemplos de transacciones comerciales que causen aumento de activo y
aumento de pasivo.
7. Identifique cuatro principios generalmente aceptados de la contabilidad.
8. Presente cuatro operaciones que causen aumento de activo y aumento del
patrimonio de la empresa.
9. Exponga brevemente el propósito de un estado de situación financiera o balance
general.
10. ¿Qué se entiende por revelación adecuada?
Ejercicio 1: Uso de la ecuación contable
Calcule la cantidad faltante en cada una de las tres líneas siguiente
Activos
a)
b)
c)
50
590,000
X
425,000
=
Pasivos
354,000
785,000
X
+
Patrimonio
X
250,000
150,000
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Ejercicio 2: Efectos de la ecuación contable
Las siguientes son transacciones comerciales llevadas a cabo por la Inmobiliaria El
Rincón de Beto:
a) Préstamo otorgado por un Banco
b) Venta de un terreno al contado por un valor igual a su costo
c) Pago de una cuenta a proveedores
d) Compra de un computador al contado
e) Inversión en efectivo realizada por el propietario, al negocio.
f) Compra de varios equipos de oficina a crédito
g) Recaudo de varias cuentas por cobrar a clientes
h) Venta de servicios
i) Pago al contado de servicios básicos y comisiones a vendedores
Indique los efectos de cada una de estas operaciones de negocios sobre los saldos
totales de los activos, los pasivos y el patrimonio de la compañía.
Organice sus respuestas en forma de tabla usando el encabezamiento de columnas
que se muestra abajo, y el código de la letra I para aumento, D para disminución y NE
para ningún efecto. La respuesta para la transacción es suministrada por un ejemplo:
Transacción:
Activos=
a)
Pasivos
I
+ Patrimonio
I
NE
Ejercicio 3: Registro de los efectos de las transacciones
Mantenimiento y comunicaciones fue organizada el 20 de noviembre de 2005 y tiene
el siguiene balance de cuentas, relacionadas en forma de tabla:
Activos
= Pasivos
+ Patrimonio
CajaEquipos de Ctas. X Doc. x
Bancos Terrenos Edificios oficina
Pagar pagar
Saldos
37,000
95,000 125,000
51,250
28,250
80,000
Capital Gina
Bonifacini
200,000
Al comienzo de diciembre se llevaron a cabo las siguientes operaciones de negocios,
las mismas que se detallan a continuación:
51
Sistema de Educación a Distancia
1) La propietaria Gina Bonifacini, depositó $ 25,000 de fondos propios en una cuenta
bancaria de la empresa.
2) Se compró un terreno y un pequeño edificio de oficinas por un valor de $ 90,000,
de los cuales 35,000 es el valor del terreno y 55,000 el del edificio. Se pagaron
22,500 al contado y por el saldo se firmó un pagaré por un año plazo.
3) Se compraron varios sistemas de comunicaciones a crédito por $ 8,500 a cuenta
abierta 30 días.
4) Se cancelaron el 50% de las cuentas por pagar a dic. 31
5) El banco nos aprueba un crédito por 25,000 valor que nos acredita en la cuenta
corriente de la empresa, por lo que se firmó un pagaré a un año plazo con el 12.5%
de interés anual.
6) Se venden servicios de mantenimiento al contado por $3,500 según facturas.
7) Se cancela con cheque planillas de luz por 140, teléfono por 158 y guardianía por
$ 200.
8) Se cancela el 20% de documento que se debía al 30 de noviembre.
Instrucciones para el desarrollo:
a) Relacione en forma de tabla los activos, los pasivos, el patrimonio y el registro de
los efectos de cada una de las operaciones propuestas.
b) Establecer los saldos al final de la última operación.
c) Presentar el balance general o estado de situación financiera al 31 de diciembre
/2005
52
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
UNIDAD 2
LAS CUENTAS Y LAS
OPERACIONES DE NEGOCIOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
INTRODUCCIÓN
Ya conocida la empresa, la ecuación contable y los principios básicos de la
contabilidad, pasaremos en este tema al tratamiento de las cuentas que se utilizan en
las transacciones para identificar con un nombre a los bienes, valores o servicios que
se originan en las operaciones de negocios.
En este tema también encontrará el manejo de las cuentas para proceder en la
posterior unidad de estudio al registro. Es importante conocer la cuenta, sus partes y el
funcionamiento de ellas para identificarlas en el momento de la realización de una
operación. Sin este conocimiento no podríamos registrar en los libros de la
contabilidad los sinnúmeros de eventos que se producen en los negocios.
53
Sistema de Educación a Distancia
MAPA CONCEPTUAL:
LAS CUENTAS
se las utiliza para
Identificar bienes, valores o servicios en una operación de negocios
presenta las siguientes partes:
DEBE
HABER
SALDO
son de dos tipos:
se conoce también como:
Deudor
CARGO O DÉBITO
ABONO O CRÉDITO
las cuentas presentas movimientos
y son:
DEUDOR
Acreedor
estos saldos corresponden a las
CUENTAS
DE
ACTIVOS Y
GASTOS
CUENTAS DE
PASIVO
PATRIMONIO
E INGRESOS
ACREEDOR
OBJETIVOS GENERALES
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Definir la cuenta y las partes que la constituyen.
Determinar las funciones de las principales cuentas que componen el activo,
pasivo y el patrimonio de la organización.
Establecer los saldos que presentan las cuentas en la contabilidad de las empresas.
Identificar si la información en las cuentas cumplen o no con las características
básicas de la información contable.
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DESARROLLO DEL CONTENIDO
TEMA 5
DEFINICIÓN, PARTES Y CLASES DE CUENTAS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
La célula de la información contable es la cuenta, por lo tanto, en este tema pasaremos
a definir la cuenta, al manejo de sus partes fundamentales y conocer las clases de
cuentas que podemos utilizar de acuerdo a las distintas actividades de un negocio.
En el tema tres, cuando se trabajó con la ecuación contable y su aplicación con las
ocho operaciones de negocios, se comenzó a identificar algunos bienes, valores o
servicios con un nombre, que servía para identificar dicho valor, por ejemplo la cuenta
corriente del señor Oscar León se le denominó Bancos. Pues bien, ahora en este tema
desarrollaremos las principales cuentas, qué o quién representan, qué movimientos
tienen. De tal manera que usted vaya introduciéndose en la contabilidad, sus
principios, normas y procedimientos.
2. Objetivos específicos
Definir y utilizar los términos contables principales: la cuenta, el debe y el
haber.
Aplicar las reglas de cargos y abonos para el análisis de las operaciones de
negocios.
Establecer un catálogo de cuentas para un negocio de servicio.
Analizar las operaciones en T.
3. Desarrollo del tema
Definición
La unidad básica del registro en la contabilidad es la cuenta, que se representa
gráficamente con una "T". Otra definición de la cuenta nos dice que es el registro
donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones
realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital contable.
55
Sistema de Educación a Distancia
La cuenta es el nombre que se asigna a un grupo de valores, bienes o servicios y debe
dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo.
La cuenta que controla el dinero en efectivo se le llama Caja, la cuenta que controla
los valores que adeudan los clientes se llama Cuentas por cobrar, etc. Por lo tanto,
habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, pasivo y capital.
Partes de la cuenta
Debe y Haber
En la terminología contable la palabra Debe se refiere al lado izquierdo de cualquier
cuenta. El registro en el lado izquierdo de la cuenta se llama cargo o débito. La
palabra Haber se refiere al lado derecho de la cuenta.
El registro de un movimiento del lado derecho de la cuenta se llama abono o crédito.
La representación gráfica de la cuenta es una T.
Cuenta
Debe
Se registra bienes, valores o
servicios que recibe la
empresa.
Haber
Se registra valores, bienes o
servicios entregados por la
empresa.
(movimiento deudor)
(movimiento acreedor)
Saldos de la Cuenta
Cuando una suma de cargos (movimiento deudor) es mayor a la suma de abonos
(movimiento acreedor), se tiene un Saldo Deudor en la cuenta.
Cuando la suma de abonos (movimiento acreedor) es mayor a la suma de cargos
(movimiento deudor) se tiene un Saldo Acreedor en la cuenta. Y si ambos lados tienen
sumas iguales, la cuenta está en situación saldada o saldo cero.
Clases de cuentas
Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos:
1. Cuentas de Balance
2. Cuentas de Resultados
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Existen varias partidas que forman a cada grupo de Activo, Pasivo, Capital Contable y
Resultados y a cada partida se le asigna una cuenta. Con los saldos del conjunto de
cuentas se procede a la elaboración de los Estados Financieros.
Activo corriente
Caja
Bancos
Inventario de mercaderías
Cuentas por cobrar
Documentos por cobrar
Inversiones temporales
Suministros de oficina
Seguros Prepagados
Arriendos Prepagados
Activo Fijo
Terreno
Edificios
Muebles de oficina
Maquinarias y Equipos
Vehículos
Equipos de Reparto
Equipos de Computación
Activo Diferido
Gastos de Constitución
Gastos de Investigación y Desarrollo
Gastos de Instalación
Patentes y Marcas
Franquicias y Licencias
Cuentas de Balance
Pasivo Corriente
Pasivo Fijo o largo plazo
Patrimonio
Cuentas por pagar
Documentos por pagar
Obligaciones Bancarias
IVA por pagar
Intereses por pagar
Impuestos por pagar
Sueldos por pagar
Anticipos de clientes
Cobros anticipados
Hipoteca por pagar
Documentos por pagar a Largo Plazo
Capital pagado
Utilidades retenidas
Reserva Legal
Reserva Facultativa
Reserva Estatutaria
Dividendos
Principales cuentas que se manejan en un negocio
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Sistema de Educación a Distancia
Gastos de
Administración
(gastos incurridos,
necesarios para el
cumplimiento de los
procesos administrativos de
toda organización)
Cuentas de
Resultados
Gastos de Ventas
(gastos incurridos en la
comercialización de los
bienes o servicios de la
empresa, indispensables
para el proceso de la venta)
Gastos Financieros
(Gastos necesarios para
financiamientos de la
organización)
Otros Egresos
Servicios Básicos (luz, agua y telef.)
Guardianía
Seguros
Sueldos y Salarios
Beneficios Sociales
Horas extras
Vacaciones
Alquileres
Útiles de oficina consumidos
Depreciaciones
Amortizaciones
Cuentas incobrables
Publicidad
Movilización a vendedores
Comisiones a vendedores
Sueldos personal de ventas
Beneficios sociales personal de ventas
Arriendos de almacenes
Depreciaciones de activos fijos utilizados en el
departamento de ventas
Intereses
Impuestos bancarios
Comisiones bancarias
Pérdida por venta de activo usado
Ingresos Operacionales
Otros Ingresos
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Ventas de servicios
Ventas de bienes
Comisiones ganadas
Alquileres ganados
Intereses ganados
Venta de desechos
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FUNCIONAMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS QUE MANEJA UN NEGOCIO DE
SERVICIO Y COMERCIAL
Caja
Representa el dinero efectivo que tiene un negocio disponible para la realización de
las múltiples operaciones de negocios.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor existente en efectivo. Y durante
del ejercicio, por el valor que ingrese o recibe el negocio a cambio de venta de bienes
o servicios o por los cobros realizados a clientes, aumenta el saldo en caja. La caja
recibe efectivo, cheques o equivalente en efectivo. Al terminar el ejercicio se carga
por el valor de los sobrantes en efectivo.
Se abona: Durante el ejercicio económico por el valor que egrese o sale de la caja de
negocio para pagos en efectivo. Al término del ejercicio se abona por el valor de los
faltantes en efectivo, y por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor de la existencia en efectivo. Aparece
en el balance general en el grupo del activo corriente o circulante. La cuenta caja
jamás podrá presentar saldo acreedor, porque no podrá entregar mayor cantidad de la
que en realidad tiene disponible.
Bancos
Representa el efectivo disponible en las cuentas corrientes que tiene todo negocio
para realizar sus operaciones con cheques.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de la existencia depositada en
los bancos en cuenta de cheques, y durante el ejercicio, por el valor de los depósitos
efectuados en cuenta de cheques, el valor de los intereses ganados que los bancos
acrediten en nuestra cuenta de cheques.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los cheques girados a los diversos
beneficiarios por pagos realizados. También se abona por el valor que los bancos
carguen en nuestra cuenta de cheques por concepto de comisiones, cobranzas,
protestos, servicios bancarios contratados etc., al término del ejercicio por el valor de
su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor del efectivo disponible en los
bancos en cuenta de cheques. Aparece en el balance general en el grupo del activo
corriente o circulante. Esta cuenta también puede presentar saldo acreedor,
demostrando que la cuenta bancaria se encuentra con un sobregiro, esto es cuando se
ha girado un valor mayor de lo que en realidad tiene disponible en cuenta de cheques.
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Sistema de Educación a Distancia
También se acostumbra clasificar las cuentas de caja y bancos en un grupo especial
conocido con el nombre de Activo disponible, pues expresan valores de los que se
pueden disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión. En la
actualidad muchas empresas utilizan esta cuenta en dúo: Caja y Bancos
Inversiones temporales
Esta cuenta representa todos los certificados o títulos – valores negociables que tiene
invertido un negocio, en un plazo menor a un año. Dinero invertido que hace uso en
cualquier momento determinado que la empresa lo requiere para cumplir sus
objetivos organizacionales.
Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor existente en títulos – valores
negociables, y durante el periodo por los valores colocados en instituciones
financieras, aumentando el saldo de la cuenta.
Se abona: Durante el ejercicio por los valores recibido o acreditados en nuestra
cuenta de manera parcial o totalmente, es decir cuando uno retira la inversión en
título – valores negociable. La cuenta disminuye su saldo.
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja las inversiones temporales a una fecha
determinada, es cuenta de balance general y pertenece al grupo de activo corriente o
circulante.
Cuentas por cobrar
Representa valores adeudados por las ventas de bienes o servicio a crédito a los
diversos clientes de la empresa.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de las deudas pendientes de
cobro, y durante el ejercicio por el valor de las ventas de bienes o servicios efectuadas
a crédito, el valor de los intereses que se apliquen a los clientes por demora en el pago
de sus cuentas. Cuando se efectúa un préstamo a trabajadores la cuenta se llama:
Cuentas por Cobrar – Empleados.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los pagos a cuenta o en liquidación
efectuada por los clientes, y por el valor de las mercancías devueltas por los clientes.
Al término del ejercicio económico se abona por el valor de las cuentas que se
consideren incobrables, y por el valor de su saldo, para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor de las deudas de los clientes u otros
pendientes de cobro. Aparece en el balance general en el grupo de activo corriente o
circulante.
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Documentos por cobrar
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Representa valores adeudados por los diversos clientes de la empresa por las ventas
de bienes o servicio a crédito a, entregando como respaldo un documento: letra de
cambio y pagaré.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor nominal de los documentos
pendientes de cobro, y durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos
recibidos, suscritos o endosados a favor del negocio.
Se abona: Durante el ejercicio económico por el valor nominal de los documentos
cobrados, endosados o cancelados por el cliente. Al término del periodo, el valor
nominal de los documentos que se consideran incobrables, el valor de su saldo para
cerrar la cuenta.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor nominal de los documentos
pendientes de cobro. Aparece en el balance general en el grupo del activo corriente o
circulante.
Los intereses que generen estos documentos por cobrar se registran en la cuenta
Intereses por Cobrar
IVA Pagado
Es cuenta de control tributario exigida por el SRI. Registra el impuesto valor agregado
que la empresa paga en los bienes o servicios que adquiere.
Se carga: Por el importe del IVA que gravan bienes o servicios adquiridos por el
contribuyente.
Se abona: Por el valor de su saldo deudor, para cerrar la cuenta, lo cual refleja que se
liquidará el IVA cada mes.
Por lo tanto, al final de cada mes deberá cerrarse esta cuenta en el proceso de ajuste.
Depósitos en Garantía
Representan valores a favor de la empresa, pero en poder de terceros por son dejados
en guarda para garantizar bienes o servicios. Por ejemplo; el depósito que se deja en
garantía del cumplimiento de un trabajo de construcción a largo plazo. Para arriendo
de locales se deja como depósito dos o tres meses como garantía.
Se carga: Al inicio del ejercicio por el valor dejado en guarda para garantizar bienes o
servicios, y durante el ejercicio por el valor de las nuevas cantidades dejadas en
guarda por el concepto anteriormente mencionado.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor de los depósitos en garantía devueltos por
haber terminado el plazo de los contratos o por cancelación de los mismos, al término
del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
61
Sistema de Educación a Distancia
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el valor dejado en guarda por el
comerciante para garantizar bienes o servicios. Aparece en el Balance general en el
grupo del Activo corriente o circulante.
Inventarios de mercaderías
Representa los bienes adquiridos por la empresa con el fin de venderlos para generar
utilidades.
Esta cuenta se maneja en lo negocios o empresas comercializadora de bienes
Para el registro de este inventario se deberán conocer los sistemas de inventario:
periódico y perpetuo, los mismos que son presentados en la última unidad de estudio,
que se trabaja con las empresas comerciales.
Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor del inventario inicial de
mercancías al costo, y durante el ejercicio, por el valor de las compras a precio de
adquisición, por el valor de los gastos de compras. Al término del ejercicio registra el
inventario final existente.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor de la mercadería vendida el costo, y por el
valor de las devoluciones sobre compras adquiridas al proveedor.
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el inventario existente en bodega disponible
para la venta. Es cuenta de balance general, de activo corriente o circulante.
Mercancías en Tránsito
Al igual que el anterior representa bienes o artículos comprados con el propósito de
venderlo.
La diferencia radica en que es
inventario comprado mediante
importaciones al exterior, y no llega aún al país, o no sale de la aduana.
Se carga: Por el valor de las compras de mercancías hechas en otras plazas que venga
en camino por cuenta y riesgo del negocio, y durante el ejercicio, por el valor de las
nuevas compras de mercancías que se hagan en las mismas condiciones anteriores, y
el importe de todos los gastos que originen dichas mercancías hasta su llegada a
nuestro país.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor del costo total de las mercancías que
lleguen al almacén; este valor se debe traspasar a la cuenta Inventario de Mercadería,
Compras o Almacén, puesto que las mercancías han dejado de estar en camino.
El saldo de esta cuenta es deudor, representa el valor de las mercancías que todavía
se encuentran en camino. Se presenta en el balance general en el grupo del activo
corriente o circulante.
62
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Inventario de materiales, Papelería y Útiles
Representa todos los materiales para limpieza, suministros de oficina, materiales de
empaque, es un inventario de uso para las operaciones del negocio, se consume a
medida que se vaya utilizando.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico, por el valor de los materiales y útiles que se
tengan almacenados, y durante el ejercicio por el valor de los materiales y útiles que
se compren.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de materiales y útiles utilizados o
consumidos durante el ejercicio, también se abona por el valor de su saldo para
cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de la papelería, útiles y materiales
existentes para posteriores consumos. Aparece en el balance general en el grupo del
activo corriente o circulante, es de tipo diferido.
Publicidad prepagada
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los folletos, prospectos y
volantes existentes, así como el importe de los contratos pagados por adelantado y
que den derecho a determinada publicidad en diarios, revistas, radiodifusoras y
televisión, y durante el ejercicio por el valor de las erogaciones por los conceptos
antes mencionados.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor devengado de dicha propaganda, es decir,
se haya distribuido o aprovechado para beneficio de las ventas de bienes o servicios.
Su saldo es deudor, refleja el costo existente de los folletos, prospectos, volantes y
contratos publicitarios que aún tienen vigencia. Es cuenta de balance general, y se
presenta en el grupo del activo corriente.
Seguros Pagados por anticipados
Con esta cuenta se denomina los contratos de pólizas de seguros que la empresa haya
adquirido para el propósito de proteger los activos contra robos, incendios, daños y
otros. En la actualidad, además de los vehículos, se aseguran equipos de computación,
maquinarias y equipos.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor por concepto de primas sobre
contratos de seguros vigentes, y durante el ejercicio por el valor de los nuevos
contratos de seguros que se vayan realizando o renovaciones de pólizas de seguros.
Se abona: Durante el ejercicio por el valor de seguros que se hayan vencido. Por
ejemplo: Si pago una prima de seguro de $ 6,000 con vigencia de un año, cuando haya
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Sistema de Educación a Distancia
transcurrido tres meses de dicha póliza, esto implica que ya se han vencido o
devengado $1,500 en total (6,000/12 x 3meses).
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los seguros aún no vencidos.
Servicio que se gozará en el futuro, hasta terminar la vigencia del contrato. Aparece en
el balance general en el grupo del activo corriente.
Alquileres pagados por anticipado
Corresponde a contratos de arriendos de locales, oficinas, bodegas, y otros que se
pagan anticipadamente, por los que recibirá un beneficio en el futuro.
Se carga: Al inicio del periodo económico por el valor de los alquileres pagados por
anticipado, pendientes de ser disfrutados, y durante el ejercicio por nuevos contratos
de alquileres realizados.
Se abona: Al término de periodo contable por el valor de los alquileres que se hayan
devengado y por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los alquileres pagados por
anticipado que aún no se han vencido, es decir no se han devengados. Aparece en el
Balance general en el grupo de activo corriente.
Terrenos
Representa
las tierras propiedades del negocio, adquiridas para futuras
construcciones para ampliaciones o sucursales, etc.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el de costo de los terrenos existentes, y
durante el ejercicio por el de costo de los terrenos que se adquieran.
Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los terrenos que se vendan, y al
término del ejercicio por el valor de su saldo, para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los terrenos propiedad del
negocio. Aparece en el balance general en el grupo del activo fijo. Con el transcurso
del tiempo los terrenos obtienen plusvalía que representa una ganancia para el
negocio.
Edificios
Representan los locales, oficinas, condominios, edificaciones que la empresa haya
realizado para las instalaciones del negocio. Se exceptúa el costo del terreno.
Se carga: Al principio del ejercicio por el costo de los edificios existentes, y durante el
ejercicio por el costo de los edificios que se adquieran. Este costo incrementa por las
construcciones de los edificios, adiciones o mejoras que la empresa realice.
64
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Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los edificios que se vendan, y al término
del ejercicio por el importe de su saldo, para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los edificios propiedad del
negocio. Aparece en el balance general en el grupo de activo fijo.
Muebles y Equipos de oficina
Representa los bienes: escritorios, mesas de trabajo, sillones, archivadores, sala de
recepción, modulares, y otros enseres que la empresa adquiere para acondicionar las
oficinas y uso de las operaciones y gestión administrativa del negocio.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el costo de los muebles y enseres
existentes, y durante el ejercicio, por el costo de los muebles y enseres que se
adquieran.
Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los muebles, enseres y equipos de
oficina que se vendan, por lo general después de su vida útil en la empresa, y al
término del ejercicio por el costo de los muebles, enseres y equipos que se den de
baja por inservibles y por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor a precio de costo de los muebles y
enseres propiedad del comerciante. Aparece en el balance general en el grupo del
activo fijo.
Equipo de Reparto o Vehículos
Representa todos los carros que la empresa ha adquirido para sus operaciones
administrativas y de ventas. Tienen una vida útil de cinco años, tiempo en que se ha
recuperado su inversión.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el costo de los vehículos existentes
destinados al reparto de las mercancías, y a todo tipo de operaciones administrativas
del negocio, y durante el ejercicio por el costo de los vehículos que se adquieran.
Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los vehículos que se vendan, y al
término del ejercicio por el costo de los vehículos que se den de baja por inservibles, y
por el valor de su saldo, para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los vehículos, propiedad del
negocio. Aparece en el balance general en el grupo del Activo fijo.
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Sistema de Educación a Distancia
Equipos de computación
Con este nombre se identifica todos aquellos equipos de cómputo que la empresa
haya adquirido para el manejo de sus operaciones administrativas y de ventas.
Computadoras, impresoras, licencias, redes y toda inversión relacionada con este
rubro.
Se carga: Al inicio del periodo económico por el costo invertido en equipos de
computación que la empresa tiene, y durante el ejercicio, por el costo de los equipos
que adquiera para renovar su tecnología, ampliar o instalar redes de comunicaciones.
Se abona: Durante el ejercicio por el costo de los equipos de cómputo que se vendan,
y al término del ejercicio por el costo de los equipos que se den de baja por inservibles,
y por el valor de su saldo, para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el costo de los equipos de cómputo,
propiedad del negocio. Aparece en el balance general en el grupo del Activo fijo.
Gastos de Constitución
Con este nombre de cuenta se identifica todos aquellos documentos como la escritura
de constitución en compañía, permisos, RUC, inscripciones del negocio y otros para
que este funcione sin complicaciones.
Se carga: Por el valor de los gastos preoperacionales incurridos en la constitución de la
compañía, sea en sociedad anónima o de responsabilidad limitada o en cualquier tipo
de acuerdo a las indicadas en la ley de compañías.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, y expresa el valor de los gastos preoperacionales
incurridos en la constitución de la compañía. Aparece en el balance general en el grupo
del activo diferido o intangible.
Gastos de instalación
Representa esta cuenta todas las adaptaciones, mejoras e instalaciones realizadas para
acondicionar el local a las necesidades de la empresa.
Se carga: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los gastos pagados por las
adaptaciones, mejoras e instalaciones realizadas para acondicionar el local a las
necesidades de la empresa, y durante el ejercicio por el valor de las nuevas
adaptaciones, mejoras, etc. que se realicen.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
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El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos de instalación, de
adaptación, de mejoras, etc., efectuados para acondicionar el local. Aparece en el
balance general en el grupo de activo diferido o intangible.
Gastos de investigación y desarrollo
Representa todos los informes que se obtenga de un estudio de mercado para el
desarrollo de nuevos productos u operaciones de servicios que la comunidad requiere.
Se carga: Por el valor de los pagos realizados para el estudio de mercado.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos realizados en
instigaciones de mercado. Aparece en el balance general en el grupo de activo
diferido.
Patentes y marcas
Esta cuenta identifica todos aquellos documentos que certifiquen que la empresa
puede trabajar con una marca, debidamente patentada y registrada en los organismos
correspondientes. Una patente se la puede adquirir mediante un trámite o
comprándola en el mercado.
Se carga: Por el valor de los gastos realizados en la adquisición de las patentes y
marcas para uso del negocio.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, refleja el costo invertido en patentes y marcas.
Aparece en el balance general en el grupo de activo diferido.
Licencias y franquicias
Representa todos aquellos documentos, compromisos, contratos que certifiquen que
la empresa esta autorizada para realizar operaciones de negocios con las licencias y
franquicias adquiridas. Por ejemplo en nuestro país se encuentra Burger King, porque
es franquicia adquirida por un empresario.
Se carga: Por el valor de los gastos realizados en la adquisición de las licencias y
franquicias para uso del negocio.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor de los gastos realizados en la
adquisición de las licencias y franquicias para uso del negocio. Aparece en el balance
general en el grupo de activo diferido.
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Sistema de Educación a Distancia
Proveedores o Cuentas por Pagar
Con esta cuenta se identifica las deudas contraídas con proveedores de bienes o
servicios. Es de naturaleza acreedora.
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los pagos a cuenta o
liquidación efectuada a los proveedores, el valor de las mercancías devueltas a los
proveedores, al terminar el ejercicio por el importe de su saldo para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el importe de las deudas contraídas
por compras de mercancías o servicios a crédito, y que se encuentran pendientes de
pago, durante el ejercicio por el valor de las compras de mercancías efectuadas a
crédito, el valor de los intereses que nos apliquen los proveedores por demora en el
pago.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de las compras de mercancías a
crédito pendientes de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo
circulante o corriente.
Documentos por Pagar
Con esta cuenta se identifica las deudas contraídas con proveedores de bienes,
valores o servicios y por el crédito se firma documentos al proveedor, puede ser letra
de cambio o pagarés. Es de naturaleza acreedora.
Se carga: Durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos que se paguen,
pueden ir cancelándose por parte o cancelar el valor principal en su totalidad. Al
terminar el ejercicio también se carga por el valor de su saldo, para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor nominal de los documentos
pendientes de pago, y durante el ejercicio por el valor nominal de los documentos
que suscriba o acepte la empresa por las compras de bienes a crédito.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor nominal de los documentos
pendientes de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo circulante.
Acreedores Diversos
Se carga: Durante el ejercicio por el valor de los pagos a cuenta o en liquidación
efectuados a los acreedores. Al terminar el ejercicio por el valor de su saldo para
cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor adeudado a varios acreedores
y durante el ejercicio por el crédito contratado en la compra de bienes o servicios, por
deudas a terceras personas por conceptos diversos y por el valor de los intereses que
nos apliquen los acreedores por mora en el pago.
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Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
El saldo de esta cuenta es acreedor, expresa el valor que, por conceptos distintos de
la compra de mercancías, se deben a terceras personas. Aparece en el Balance general
en el grupo del pasivo circulante.
IVA por Pagar
Esta se utiliza para registrar el monto del IVA que la empresa debe pagar al estado
ecuatoriano, una vez que haya compensado con el IVA pagado en compras y el IVA
cobrado en ventas.
Se carga: Por el importe del IVA cobrado derivado de una devolución del cliente y por
el valor de su saldo para liquidar el IVA al estado ecuatoriano.
Se abona: El importe del IVA que cobremos a terceras personas, básicamente a
clientes en la venta de bienes o servicios.
El saldo de esta cuenta es acreedor, es el importe que debemos al fisco, aparece en el
balance general; en el grupo de pasivo circulante.
Servicios Cobrados por Anticipado
Se carga: (durante el ejercicio) el valor que de dichos intereses se hayan vencido
durante el ejercicio, (al terminar el ejercicio) el valor de su saldo, para saldarla.
Se abona: (al principiar el ejercicio) el valor de los intereses cobrados por anticipado
pendientes de vencerse, (durante el ejercicio) el valor de los intereses que se vayan
cobrando por anticipado.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los intereses cobrados por
anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo del
pasivo diferido.
Alquileres Cobrados por Anticipados
Cuenta que registra los cobros anticipados que por conceptos de arriendos de locales
comerciales, oficinas u otros la empresa realice con sus clientes, operación sustentada
mediante un contrato de arriendo.
Se carga: Para ajustar el valor de los alquileres vencidos, y al término del ejercicio
económico por el valor de su saldo para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico pel valor de los alquileres cobrados por
anticipado y pendientes de vencerse, y durante el ejercicio por el valor de los
alquileres que se vayan cobrando por anticipado.
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Sistema de Educación a Distancia
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los alquileres cobrados por
anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo de
pasivo diferido.
Anticipo de clientes
Cuenta que registra valores anticipados que hemos recibido de clientes por ventas
futuras de inventario. Representa una deuda para la empresa, pues, si no se paga con
el inventario se tendría que devolver el dinero recibido.
Se carga: Para ajustar el valor de los servicios vencidos o entrega de inventario a los
clientes, y al término del ejercicio económico por el valor de su saldo para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los cobros por anticipado y
pendientes de vencerse, y durante el ejercicio por el valor de los anticipos de clientes
que se vayan realizando.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los anticipos cobradas por
anticipado, pendientes de vencerse. Aparece en el balance general en el grupo de
pasivo diferido.
Créditos Hipotecarios o Hipoteca por Pagar
Cuenta que registra la deuda contraída por la empresa con una institución financiera a
cambio de las escritura de propiedad de los bienes inmuebles que posee la
organización.
Esta operación se realiza con la necesidad de financiar los proyectos de inversión que
desea realizar la empresa como parte de sus objetivos organizacionales.
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los pagos que se vayan
haciendo a cuenta o en liquidación de los préstamos hipotecarios, y al terminar el
ejercicio por el valor de su saldo, para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los préstamos pendiente de
pago cuya garantía este constituida con algún bien inmueble, y durante el ejercicio por
el valor de los nuevos préstamos hipotecarios que se obtengan.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los préstamos hipotecarios
pendiente de pago. Aparece en el balance general en el grupo del pasivo fijo o a largo
plazo.
Capital
Esta cuenta registra los aportes de los socios o el pago de las acciones que fueron
suscritas a los accionistas. En los negocios unipersonales es el aporte que realiza el
dueño para iniciar su negocio.
70
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los retiros de capital que haga
el propietario o los socios de una compañía, y al término el ejercicio por el valor de
su saldo, para cerrarla.
Se abona: Al inicio del ejercicio económico por el valor de los aportes que realizan los
socios o las acciones suscritas por los accionistas y durante el ejercicio el ejercicio por
el valor de las nuevas aportaciones de capital que realicen los socios o el propietario de
un negocio.
El saldo de esta cuenta es acreedor, refleja el monto de capital aportado por los
socios, pertenece al grupo de las cuentas de patrimonio y es de balance general. El
capital de una empresa o negocio se incrementa con las utilidades acumuladas y
disminuye con la pérdida del ejercicio.
Ventas
Cuenta que registra las ventas de mercaderías al precio de venta al público. Es de
naturaleza acreedora por representa ingresos para la empresa. En los negocios de
servicios se utiliza la cuenta Venta de Servicios de.......... (se indica el tipo de servicio
que la empresa otorga a sus clientes o también puede llamársela Ingreso por
Servicios.
Se carga: Por el valor de las devoluciones de mercancías que nos hagan los clientes, y
cuando la empresa maneja el sistema de inventario perpetuo, y por el saldo de la
cuenta para cerrarla y determinar la utilidad bruta que obtiene la organización.
Se abona: Por el valor de las ventas o expendio de mercancías efectuadas a contado o
a crédito.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el total de las ventas de mercancías
efectuadas durante el ejercicio.
Gastos de Venta
Cuenta que registra los gastos de comercialización que incurre un negocio para vender
sus bienes o servicios. Corresponden a esta cuenta: Publicidad, Comisiones a
Vendedores, Movilización, Viáticos, provisión o estimación para cuentas incobrables y
otros gastos que exclusivamente se originen al distribuir las mercaderías.
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de todos aquellos gastos que se
realicen en relación directa con la promoción y desarrollo del volumen de las ventas.
Al término del ejercicio por el valor de todos los gastos que se reconozcan y que se
incurrieron en el periodo que originaron ganancias a la empresa.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de
Perdidas y Ganancias para proceder a cerrarla.
71
Sistema de Educación a Distancia
El saldo de esta cuenta es deudor y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias en el
grupo de los gastos de operación.
Gastos de Administración
Cuenta que registra todos los desembolsos incurridos y gastos que se reconocen y que
fueron realizados para la eficiente dirección y administración de las operaciones del
negocio. Corresponden los sueldos, servicios básicos, depreciaciones y amortizaciones,
alquileres, seguros, útiles de oficina consumidos, y otros.
Se carga: Durante el ejercicio por el importe de todos aquellos gastos que se paguen
con el objeto de sostener las actividades destinadas a la dirección y administración de
la empresa. Al término del ejercicio por el valor de gastos administrativos causados por
el negocio.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de
Pérdidas y Ganancias para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor y aparece en el estado de Pérdidas y Ganancias en el
grupo de los gastos de operación.
Gastos Financieros
Esta cuenta registra los enteres, comisiones e impuestos, valores que paga la empresa
al momento de los financiamientos que adquiere para desarrollar sus proyectos de
inversión. Los intereses que se reconocen en los préstamos al banco, es un ejemplo de
gastos financieros.
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de los gastos realizados. Al
término del ejercicio por el valor de los gastos financieros que se reconozcan.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo con cargo a la cuenta de
Pérdidas y Ganancias para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias en
el grupo de gastos financieros, después de la utilidad operacional.
Otros Gastos no operacionales
Esta cuenta registra todos los gastos incurridos pero no propios de las operaciones del
negocio. La pérdida en venta de activo fijo depreciado es un ejemplo de este tipo de
gasto.
Se carga: Durante el ejercicio económico por el valor de las pérdidas en venta de activo
fijo, el valor de las pérdidas en venta de acciones y valores, el valor de las pérdidas que
se incurre de operaciones eventuales.
72
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Se abona: Al término del ejercicio por el valor de su saldo deudor, con cargo a la
cuenta de Pérdidas y Ganancias para cerrarla.
El saldo de esta cuenta es deudor, y aparece en el Estado de Pérdidas y Ganancias
después de la utilidad o pérdida operacional.
Otros ingresos
Cuenta que registras otros ingresos que la empresa ha obtenido por conceptos
diversos y que no se derivan de la venta de inventarios o servicios. Comisiones
ganadas, intereses ganados, ganancia en venta de activo fijo, son ejemplos de otros
ingresos que genera la organización.
Se carga: Por el saldo de la cuenta para cerrarla y determinar la utilidad bruta que
obtiene la organización.
Se abona: Por el valor de los otros ingresos que genere la empresa por operaciones
comerciales diferente de la venta de bienes o servicios.
El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el total de los otros ingresos efectuados
durante el ejercicio. Se presenta en el Estado de resultados después de la utilidad o
pérdida operacional.
Pérdidas y Ganancias
Cuenta de balance general que registra el resultado que haya obtenido la empresa:
pérdida o utilidad.
Se carga: Al término del ejercicio, por el valor de los saldos de las cuentas de gastos
administrativos, de ventas, financieros y otros gastos, en el asiento de cierre que se
muestra en el libro diario.
Se abona: Al término del ejercicio por el valor del saldo de la cuenta Ventas y de la
cuenta Productos financieros y de los Otros Ingresos.
El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor y debe ser igual a la utilidad o la
pérdida neta que presenta el Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados. Su
saldo deudor, refleja que la empresa ha obtenido pérdidas y saldo acreedor
representa la ganancia obtenida en el ejercicio. Se transfiere su saldo a la cuenta
Utilidad del ejercicio para presentarla en el balance general, junto con el capital, bajo
el rubro de Patrimonio.
73
Sistema de Educación a Distancia
4. Orientaciones específicas para el estudio
Recomendamos que usted investigue en los textos complementarios e Internet,
conceptos adicionales para complementar los datos proporcionados en este texto
guía. Se recomienda que si existen dudas consulte con su tutor(a) y sobre todo no
avance si no está seguro de comprender este tema.
Trate de hacer asociaciones con actividades cotidianas para de esta forma asimilar
mejor la naturaleza y concepción de las cuentas contables.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
A) Conteste Verdadero (V) o Falso (F)
1. El término Haber se refiere al lado derecho de la cuenta. ..................................... ( )
2. El registro del movimiento del lado derecho de la cuenta se llama Abono............ ( )
3. Si la suma de los abonos es menor que la suma de los cargos, la cuenta tiene
saldo acreedor ......................................................................................................... ( )
4. Las cuentas de pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo
de la entidad ............................................................................................................ ( )
5. Las cuentas de patrimonio son las que controlan las deudas con los
accionistas solamente sin tomar en cuenta la utilidad que el ente genere ............ ( )
6. Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos: las Cuentas de Ingresos y las
Cuentas de Gastos ................................................................................................... ( )
7. Las partidas que conforman las Cuentas de Balance son el Activo, Pasivo y
Patrimonio ............................................................................................................... ( )
8. La cuenta, es el registro sistemático de un determinado tipo de operación.......... ( )
9. El nombre de la cuenta que asigne debe dar una idea clara y precisa del valor
o concepto que controla.......................................................................................... ( )
10. Cuenta es la unidad básica de registro de la Contabilidad. La cuenta es
representada gráficamente como una "T". ............................................................ ( )
B) Indicar si las cuentas que se presentan a continuación son de naturaleza acreedora
o de naturaleza deudora.
Cuenta
Bancos
Clientes
Edificio
74
Naturaleza
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Documentos por cobrar
Ventas
Gastos de instalación
Proveedores
Funcionarios y empleados
Capital social
Deudores diversos
Costo de ventas
Gastos de ventas
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
A.
1. V
2. V
3. F
4. V
5. F
6. F
7. V
8. V
9. V
10. V
B.
Indicar si las cuentas que se presentan a continuación son de naturaleza acreedora o
de naturaleza deudora.
Cuenta
Naturaleza
Bancos
DEUDORA
Clientes
DEUDORA
Edificio
DEUDORA
Documentos por cobrar
DEUDORA
Ventas
ACREEDORA
75
Sistema de Educación a Distancia
76
Gastos de instalación
DEUDORA
Proveedores
ACREEDORA
Funcionarios y empleados
DEUDORA
Capital social
ACREEDORA
Deudores diversos
ACREEDORA
Costo de ventas
DEUDORA
Gastos de ventas
DEUDORA
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TEMA 6
EL PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE Y SUS REGLAS
FUNDAMENTALES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
La contabilidad se basa en un sistema de partida doble, lo cual significa que
registramos los efectos dobles de una operación. Cuando usted va a comprar un
artículo personal, al mismo tiempo que recibe, usted entrega el dinero. Todas las
operaciones que realizamos a nivel personal o como empresa, el objeto de este
estudio en este tema, vamos a encontrar doble efecto.
Para comprender el manejo de las cuentas contables presentadas en el tema anterior,
es fundamental conocer el principio de la partida doble y sus principales reglas. Es
necesario, por lo tanto tratar este tema detenidamente con ejecución de ejemplos
prácticos.
2. Objetivos específicos
3.
Aplicar los principios de la partida doble, a través del reconocimiento del
débito y crédito en las transacciones comerciales para el uso correcto de las
cuentas.
Establecer los movimientos deudores y acreedores de las cuentas.
Calcular los saldos que presentan las cuentas.
Desarrollo del tema
La Partida Doble
Definición
Es el principio de contabilidad generalmente aceptado, más práctico, útil y
conveniente para producir informes financieros. Si analizamos un evento de negocios
u operación que se realice, encontraremos que siempre se afectará por los menos a
dos partidas o cuentas contables. De ahí, su principio fundamental que indica No
habrá deudor sin acreedor o viceversa .
¿A qué se refiere este principio? En el tema anterior se trató las partes de la cuenta y
se determinó en la T, que de un lado se reciben valores y del otro lado se entregan
valores. Por lo tanto, recordemos que si la cuenta recibe del lado izquierdo (Debe o
77
Sistema de Educación a Distancia
cargo) presenta un movimiento deudor; y si la cuenta entrega del lado derecho (Haber
o abono), presenta movimiento acreedor.
Reglas para identificar el movimiento deudor y acreedor de una cuenta
Es fundamental aplicar la regla que se explica a continuación, sólo así usted podrá
identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones.
Lo primero será considerar las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las cuentas que intervienen en la operación?
Por ejemplo: Compramos sillas, escritorios y varios enseres para la oficina según fact.
de Muebleofi por $ 2,400, valor que se paga en efectivo.
En esta operación intervienen:
Muebles de oficina y Caja
¿Cuál es la cuenta que recibe?: Muebles de oficina recibe por lo tanto es Deudora
¿Cuál es la cuenta que entrega? Caja entrega por lo tanto es Acreedora
Muebles de oficina se debita con $ 2,400
Caja se acredita con $ 2,400
Para registrar las operaciones, en primer lugar, se debe analizar, identificar las cuentas
que intervienen, además, se debe determinar tanto la causa como el efecto que
producen y, después se debe aplicar las reglas del cargo y del abono.
Teorías del cargo y de abono
Igual valor que se registra en el Debe de la cuenta, registrará en el Haber de la
cuenta correspondiente.
Los gastos son cuentas deudoras.
Los ingresos son cuentas acreedoras.
Todo lo que se debita en una cuenta se debe a lo que se acredita en otra
cuenta.
Con el cargo aumentan las cuentas de activo y con el abono disminuyen.
Con el abono aumentan las cuentas de pasivo y con el cargo disminuyen.
Igual movimiento de las cuentas de activo presenta las cuentas de gastos.
Igual movimiento de las cuentas de pasivo presenta las cuentas de patrimonio y
de ingresos.
Operaciones de negocios analizadas y registradas en T
Operación 1: Se inicia el negocio Lavandería Prontito, con un capital de $ 20,000 en
efectivo, que es aportado en partes iguales por cinco socios, constituyen una sociedad
de Responsabilidad Limitada.
78
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
D
Caja
H
D
Capital
$ 20,000
H
$ 20,000
Operación 2: Lavandería Prontito se dispone a brindar servicios de lavado de toda
clase de ropa, por lo que adquiere máquinas lavadoras y secadoras, además de varios
equipos para el planchado, en la negociación invierte $ 12,000, que paga en efectivo.
D Maquinarias y Equipos H
D
Caja
$ 12,000*
H
$ 12,000*
*Recuerde: Siga las reglas para identificar el movimiento deudor y el movimiento
acreedor, es decir la cuenta deudora y la cuenta acreedora. Realice el análisis de la
operación, haga las preguntas citadas anteriormente.
Operación 3: Se apertura una cuenta bancaria en el Banco del Pacífico con $ 5,000
D
Bancos
$ 5,000
H
D
Caja
H
$ 5,000
Operación 4: Se compra una camioneta para el uso del negocio según fact. de
Automotores y Anexos por $ 35,000 que se cancela con una cuota inicial de $ 2,500 y
por el saldo se firman 24 letras de cambio para pagar mensualmente.
D
Vehículos
H
D
Caja
$ 35,000
H
$ 2,500*
D
Documentos por Pagar
H
$ 32,500*
*Observe: Igual valor que se carga, se abona en las respectivas cuentas.
Operación 5: Se compran materiales de lavandería según fact. # 258 de Supertaxi por $
800, valor que se cancela con cheque de la cuenta corriente de la empresa.
79
Sistema de Educación a Distancia
D Suministros de Lavado
H
D
Bancos
$ 800
H
$ 800
Operación 6: Se recibe efectivo en cancelación de varias facturas por venta de
servicios de lavado y se recauda $ 3,128 que se deposita en la cuenta corriente
bancaria de la empresa.
D
Bancos
H
D
Ventas de servicios H
$ 3,128
$ 3,128
Operación 7: Se cancela con cheque planilla de Luz 150, teléfono $ 200
D
Servicios Básicos H
D
Bancos
$ 350
H
$ 350
Operación 8: Se venden servicios de lavado de alfombras y cortinas a oficinas y
empresas según facturas que suman $4,500 y quedaron en pagar en 30 días.
D Cuentas por cobrar
H
D
Ventas de servicios
$ 4,500
H
$ 4,500
Operación 9: Se cancelaron en efectivo los salarios al personal de la lavandería por
$800
D Gastos de sueldos H
$ 800
D
Caja
H
$ 800
Operación 10: Se canceló con cheque de la cuenta bancaria de la empresa 6 meses
de arriendos anticipados para que funcione la lavandería y la oficina del negocio, el
valor mensual del alquiler es de $ 1,000
80
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
D Arriendo Prepagado
H
D
Bancos
$ 6,000
H
$ 6,000
4. Orientaciones específicas para el estudio
Le recomendamos que investigue en los textos complementarios e Internet conceptos
adicionales para complementar los datos proporcionados en esta guía. Se recomienda
que si existen dudas consulte con su tutor(a) y sobre todo no avance si no está seguro
de comprender este tema. Su ingreso a la plataforma será de mucho beneficio, pues
encontrará material de apoyo para retroalimentar su aprendizaje.
Trate de hacer similitudes con actividades cotidianas para de esta forma comprender
mejor la naturaleza y concepción de las cuentas contables y su aplicación de la partida
doble. A continuación presentamos actividades de aprendizaje que reforzarán sus
conocimientos, trate de desarrollar y luego compare con el solucionario.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
EJERCICIOS DE APLICACIÓN:
A) Identificación de las cuentas en las operaciones de negocios
Lea cuidadosamente cada operación de negocio del Hotel Bello Amanecer,
analícela, y observe el listado de cuentas que aparecen numeradas para su
identificación. Después, se muestran las columnas en las que deberá escribir los
números de identificación de las cuentas que se verían afectadas por las
transacciones descritas. En varias de las respuestas se puede utilizar la misma
cuenta.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Caja Bancos
Cuentas por Cobrar – Clientes
Cuentas por Cobrar –empleados
Muebles y equipos
Equipos de computación
Terrenos
Edificios
Cuentas por pagar
9. Documentos por pagar
10. Obligaciones Bancarias
11. Capital Social
12. Dividendos
13. Ingresos por Servicios Hoteleros
14. Gastos de Administración
15. Gastos de Ventas
16. Gastos Financieros
Operaciones de negocios
81
Sistema de Educación a Distancia
a. Se constituye con escritura pública, ante el notario del cantón Ab. Roger
Arosemena, la compañía hotelera denominada Hotel Bello Amanecer S.A. con
cinco accionistas, quienes pagan en efectivo el capital aportado de $5,000 cada
uno, aperturando inmediatamente una cuenta corriente en el Banco de Machala.
b. Se arrienda un edificio para las instalaciones del hotel, en $ 4000 que se cancela
con ch/. 01.
c. Para uso del hotel se adquiere mobiliario y varios equipos de cocina, lavandería y
de oficina según fact. de Créditos Económicos por $ 1,200 que se cancela al
contado cheque 02.
d. Nos aprueban un préstamo que se gestionó en el Banco de Machala por $ 50,000
el mismo que fue acreditado en n/ cta. cte., el banco cobra el 2,6 % de impuestos
único SOLCA. Se firmó un Pagaré a un año plazo.
e. Se compra, para uso del hotel, dos computadoras y una impresora según F/ de
MICRO TECH por $ 2.500 a crédito a 90 días y se entregó como cuota inicial el
20% con cheque 03.
f. Se venden servicios de hospedajes y se recauda 1,142.00 en efectivo.
g. Se contrata publicidad en el Diario El Universo para la oferta que se lanzará
próximamente, ofreciendo paquetes de hospedajes por grupos familiares, la f/ es
de $180 que se cancela con cheque 04.
h. Se paga con cheque servicios básicos que suman $ 475 correspondiente al
presente mes.
DÉBITO
CUENTA
CRÉDITO
DÉBITO
VALOR
CRÉDITO
a
b
c
d
e
f
g
h
B) Analice las siguientes transacciones y en T determine la cuenta, el débito y el
crédito (aplique el principio de la partida doble)
1. Se inicia la empresa de Servicios de Mensajería denominado RAPIDITO, Cía. Ltda.
con el aporte de los socios, quienes entregan efectivo. Son 10 socios, cada uno
aporta $2,000.00.
82
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
2. Se compran escritorios, sillas, mesas de trabajo y archivadores según factura # 387
de Comercial Mueble –Ofi por $ 2,500 que cancela de contado.
3. Abren una cuenta corriente en el Banco de Guayaquil con $ 10,000.
4. Arriendan una oficina y pagan con cheque por adelantados cuatro meses, el
arriendo por mes es de $ 300.
5. Se cancela con cheque al Canal 2 Ecuavisa, la publicidad del negocio según factura
por $ 800.
6. Se compra una furgoneta Chevrolet para uso de la empresa según f/ de
Automotores y Anexos por $ 28,400 que se paga el 20% con ch/ de la cuenta
corriente del Banco de Guayaquil, y por el saldo firma 20 letras para pagos
mensuales.
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
A)
CUENTA
DÉBITO
CRÉDITO
a 1
11
b 14
1
c 4
1
d 1
10
16
e 5
1
8
f 1
13
g 15
1
h 14
1
DÉBITO
25000
4000
1200
48700
1300
2500
1142
180
475
VALOR
CRÉDITO
25000
4000
1200
50000
2500
1142
180
475
83
Sistema de Educación a Distancia
B)
CAJA
(1) 20,000
CAPITAL SOCIAL
2,500 (2)
10,000 (3)
MUEBLES Y ENSERES
(2) 2,500
GASTOS DE PUBLICIDAD
(5) 800
EQUIPOS DE REPARTO
(6) 28,400
84
20,000 (1)
BANCOS
(3) 10,000
1,200 (4)
800 (5)
5,680 (6)
ARRIENDOS PREPAGADOS
(4) 1,200
DOCUMENTOS POR PAGAR
22,720 (6)
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 7
PLAN DE CUENTAS Y EL CÓDIGO DE CUENTAS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
El Plan de Cuentas representa el correcto ordenamiento de las cuentas que permite su
mejor identificación a través de una codificación que refleja su importancia en los
Estados Financieros y proporciona una mejor visualización de la situación del negocio
en un período determinado. Por ello, en este tema estudiaremos el Plan de Cuentas y
su respectivo código.
Con estos conocimientos nos estamos preparando para el registro y para organizar un
sistema de información contable que toda empresa necesita para el éxito de sus
funciones administrativas y financieras.
2. Objetivos específicos
Manejar un plan o catálogo de cuentas, sus características y funciones para
que se prepare a diseñar el catálogo de una pequeña empresa de servicio.
Utilizar el uso del plan de cuentas como parte del manual contable.
Valorar la importancia de la correcta clasificación de las cuentas.
3. Desarrollo del tema
Catálogo o Plan de Cuentas
Definición
La lista de cuentas ordenada metódicamente, diseñada de manera particular para una
determinada empresa o ente económico, y que sirve de base al sistema de
procesamiento contable es lo que llamamos Plan de cuentas.
El catálogo de cuentas es necesario en todo tipo de empresas públicas o privadas,
independiente de su giro o actividad y sin importar su magnitud (micro, mediana o
grande) Por escaso que sea su movimiento contable, habrá de establecer un catálogo
de cuentas que satisfaga tanto las necesidades de registro diario de sus operaciones
como la de una presentación adecuada de información financiera periódica.
Estructura de un plan de cuentas
85
Sistema de Educación a Distancia
De acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, se
elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, políticas,
estrategias y planes.
Un plan de cuentas debe ser específico y particularizado, con las siguientes
características:
Sistematización en el ordenamiento
Flexibilidad para aceptar nuevas cuentas
Homogeneidad en los agrupamientos diseñados
Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas
Los grupos de cuentas se ordenan en los siguientes niveles:
Situación financiera
Activo
Pasivo
Patrimonio
Nivel superior
para el grupo
Situación económica
Situación potencial
Cuentas contingentes
Cuentas de orden
Activo
Corriente o circulante
Fijo o Propiedad, Planta y equipo
Diferidos y otros activos
Pasivo
Pasivo corriente o corto plazo
Pasivo fijo o a largo plazo
Diferidos y otros pasivos
Capital
Reservas
Superávit de Capital
Patrimonio
Resultados
Segundo nivel
Para el subgrupo
Gastos
Operacionales
No operacionales
Rentas o Ingresos
86
Gastos
Ingresos
Ingresos operativos
Ingresos no operativos
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Cuentas de orden
Cuentas de orden acreedora
Cuentas de orden deudoras
PLAN DE CUENTAS
CORRIENTE
FIJO
DIFERIDO
CORTO PLAZO
LARGO PLAZO
CAPITAL
RESERVAS
UTILIDADES
INGRESOS
GASTOS
El código de cuentas
Por lo general, el catálogo de cuentas tiene un número asignado a cada cuenta, aparte
de su nombre. El uso del número en los diversos documentos comerciales, sirve de
ayuda en la labor rutinaria de oficina para reunir los datos concernientes de todas las
transacciones del negocio y para la transparencia de la información contable.
Sistemas de codificación
Alfabético progresivo
87
Sistema de Educación a Distancia
Consiste en crear grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros y posteriormente se hace un agrupamiento utilizando las letras del
alfabeto, asignándole una letra a cada cuenta.
Numérico
Se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.
Nemotécnico
Se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos de cuentas en caso de que no
existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial; se empleará además
de la primera letra, otra más que sirva de distinción que forma parte del nombre de la
cuenta para facilitar su identificación.
Combinado
Cuando se utilizan simultáneamente dos o más sistemas.
Métodos de codificación
1. Método simple.- Se debe asignar un número, respetando la serie cronológica; este
método no permite una clasificación jerárquica.
2. Método simple saltado.- Es aquel que se ordena los datos bajo criterio, salta o
interrumpe con el objeto de interpretar en un futuro nuevos datos.
Tampoco permite jerarquizar los datos.
3.- Método en bloque.- Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al
determinar límites respectivos en serie numérica. Generalmente el límite está dado por el
(0).
Ejemplo:
1-10 ACTIVO
1-20 PASIVO
1-30 PATRIMONIO
4. Método de dígitos finales.- Son aquellos que están a la derecha, y constituyen
realmente el código. Este método sirve para disminuir la información.
Ejemplo: Se utiliza para precios de venta.
25 101
32 102
43 103
5. Método decimal punteado.- Este método es práctico, fácil de entender y descifrar;
es el más utilizado en la práctica contable.
Ejemplo:
Grupo
1.
88
Sub. Grupo
1.1.
Cta. Mayor Gral.
1.1.01.
Cta. Mayor Aux.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
1.
1.1.
1.1.02.
1.1.02.05
En el momento que se entra en una jerarquía inferior, se respeta el código de la
jerarquía mayor.
EJEMPLO DE UN PLAN DE CUENTAS:
COMERCIAL 1, 2, 3 DE LA BAMBA, S.A.
PLAN GENERAL DE CUENTAS
SISTEMA NUMÉRICO DECIMAL
CÓDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
1.
1.1.
1.1.01
1.1.02
1.1.03
1.1.04
1.1.05
1.1.06
1.1.07
1.1.08
1.1.09
1.1.10
1.1.11
1.1.12
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
CAJA
CAJA CHICA
BANCOS
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES
ACCIONES SUSCRITAS POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR
INVENTARIO DE MERCADERÍAS
INVENTARIO DE SUMINISTROS OFICINA
IVA-COMPRAS
IRF- ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA
SEGUROS PREPAGADOS
ANTICIPO SOCIOS
1.2.
1.2.01
1.2.02
1.2.03
1.2.04
1.2.05
1.2.07
1.2.11
1.2.12
1.2.13
1.2.14
1.2.15
1.2.17
ACTIVO FIJO
EDIFICIOS
EQUIPO DE OFICINA
MUEBLES DE OFICINA
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
VEHÍCULOS
MAQUINARIA Y EQUIPO
DEPREC. ACUM. EDIFICIOS (-)
DEPREC. ACUM. EQUIPO DE OFICINA (-)
DEPREC. ACUM. MUEBLES DE OFICINA (-)
DEPREC. ACUM. EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (-)
DEPREC. ACUM. VEHÍCULOS (-)
DEPREC. ACUM. MAQUINARIA Y EQUIPO (-)
1.3.
1.3.01
1.3.02
1.3.03
DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS
GASTOS DE CONSTITUCIÓN
AMORTIZACIÓN ACUM. GASTOS (-)
INVERSIONES PERMANENTES
2.
2.1.
2.1.01
2.1.02
2.1.03
2.1.04
2.1.05
2.1.06
2.1.07
2.1.08
2.1.09
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES
SUELDOS POR PAGAR
PRÉSTAMOS BANCARIOS C/P
INTERESES BANCARIOS C/P
ANTICIPOS DE CLIENTES
IMPUESTOS RETENIDOS POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR
IVA – VENTAS
IMPUESTOS A LA RENTA POR PAGAR 25%
89
Sistema de Educación a Distancia
2.1.10
2.1.12
PARTICIPACIÓN TRABAJADOR 15%
PORCIÓN CORRIENTE DEL PASIVO A LA LARGO PLAZO
2.2.
2.2.01
2.2.02
PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO
HIPOTECAS POR PAGAR
PRÉSTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO
2.3.
2.3.01
2.3.02
DIFERIDOS Y OTROS PASIVOS
ARRIENDOS PRECOBRADOS
UTILIDADES POR REALIZAR
3.
3.1.
3.1.01
3.2.
3.2.01
3.2.02
3.2.03
3.3.
3.3.01
3.3.02
3.4.
3.4.01
3.4.02
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL ACCIONES
RESERVAS
LEGAL
ESTATUTARIA
ESPECIAL
SUPERÁVIT DE CAPITAL
DONACIONES DE CAPITAL
RESERVA POR EXPOSICIÓN DE LA INFLACIÓN
RESULTADOS DEL EJERCICIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO ACTUAL ( O PÉRDIDA)
UTILIDAD (O PÉRDIDA) DE EJERCICIOS ANTERIORES
4.
4.1.
4.1.01
4.1.02
4.2.
4.2.01
4.3.
4.3.01
INGRESOS
OPERACIONALES
VENTAS
COSTO DE VENTAS (-)
NO OPERACIONALES
ARRIENDOS GANADOS
EXTRAORDINARIOS
DONACIONES RECIBIDAS
5.
5.1.
5.1.01
5.1.02
5.1.03
5.1.04
5.1.05
5.1.06
5.1.07
5.1.08
5.1.09
5.1.10
5.1.11
GASTOS
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
SUELDOS Y SALARIOS
BENEFICIOS SOCIALES
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
SUMINISTROS DE OFICINA
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
SERVICIOS BÁSICOS
DEPRECIACIÓN ACTIVOS FIJOS
LIMPIEZA Y ASEO
MULTAS
MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE
RECEPCIONES Y BANQUETES
5.2.
5.2.01
5.2.02
5.2.03
5.2.04
5.2.05
5.2.06
5.2.07
5.2.08
5.2.09
5.2.10
5.2.11.
GASTOS DE VENTAS
SUELDOS Y SALARIOS
BENEFICIOS SOCIALES
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
SUMINISTROS DE OFICINA
PUBLICIDAD
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
LUZ, AGUA Y TELÉFONO
DEPRECIACIÓN ACTIVOS FIJOS
LIMPIEZA Y ASEO
MULTAS
MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE
90
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
6.
6.1.
6.2.
CUENTAS CONTINGENTES
DEPÓSITOS EN GARANTÍA
DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA
7.
7.1.
7.2.
CUENTAS DE ORDEN
MERCADERÍAS EN CONSIGNACIÓN
MERCADERÍAS RECIBIDAS EN CONSIGNACIÓN
Fuente: Contabilidad General del Dr. Pedro Zapata Sánchez
4. Orientaciones específicas para el estudio
Recomendamos visitar las páginas web de la Superintendencia de Compañías
(www.supercias.gov.ec), Superintendencia de Bancos (www.superban.gov.ec) y
realizar una búsqueda de los catálogos de cuentas aplicados para cada una de las
empresas.
Recomendamos realizar un análisis de los planes de cuentas propuestos en los textos
complementarios. Es importante que usted ingrese a la plataforma donde encontrará
material de apoyo. Trabaje en equipo y prepare un plan de cuentas de una empresa de
servicio, simule que usted es el o la dueña de la empresa, dirija a su equipo, trace
objetivos, esto ayudará a alcanzar las metas propuestas para sus estudios a distancia.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
1. Prepare el plan de cuentas de una empresa de servicios o de una empresa
comercial, seleccione una del presente listado:
Comercial que compra y vende mercadería
Agencia de Viajes
Alquileres de menajes para eventos sociales
Servicio de transporte para el personal de empresa y escolar
Empresa de mantenimiento de computadoras
Empresa de servicios de lavandería
Empresa de servicios de mensajería
Asesores en marketing y publicidad
Requerimientos:
Al diseñar el plan de cuenta suponga lo siguiente:
a) Empresa individual o sociedad
91
Sistema de Educación a Distancia
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Compra y ventas al contado y a crédito
Apertura de cuentas bancarias
Adquisición de activos de alta tecnología
Obtención de préstamos bancarios
Pagar sueldos y beneficios a sus empleados
Reparto de utilidades
Realizar inversiones de corto plazo
Otras operaciones que crea necesarias
Estas actividades creadas le servirán para el diseño de su plan, el mismo que debe
propender al incremento de cuentas de acuerdo a las necesidades del periodo.
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
EMPRE“A ABC
PLAN O CATÁLOGO DE CUENTAS
CÓDIGO GRUPO
1.
11.
11.01
11.02
11.03
11.03.01
11.03.02
11.03.03
11.04
11.04.01
11.04.02
11.04.03
11.04.04
11.04.05
11.05
11.05.01
11.05.02
11.05.03
11.05.04
11.05.05
11.05.06
92
CUENTA
SUBCUENTA
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
CAJA
CAJA CHICA
BANCOS
BANCO DEL AUSTRO
BANCO DEL PACÍFICO
BANCO DE GUAYAQUIL
INVERSIONES FINANCIERAS
ACCIONES
BONOS
CERTIFICADOS DE DEPÓSITO A
PLAZO
DEPÓSITOS DE AHORRO
POLÍZAS DE ACUMULACIÓN
CLIENTES
ALMACENES EL TRIUNFO
ALMACENES EL ROSAL
CARRILLO JUEZ JOSE
DIAZ BUENO BENITO
HOLGUÍN BAQUE INÉS
TORRES MITE JUAN A.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
11.06
11.06.01
11.06.01.01
11.06.01.02
11.06.02
11.06.03
11.07
11.07.01
11.07.02
11.07.03
11.07.04
11.08
11.08.01
11.08.02
11.08.03
11.09
11.10
11.11
11.12
11.13
11.14
11.15
11.16
11.17
11.17.01
11.17.02
11.17.03
11.18
11.18.01
11.18.02
11.18.03
12.
12.01
12.02
12.03
12.03.01
12.03.02
12.03.03
12.03.04
12.03.05
12.03.06
12.03.07
12.03.08
12.03.09
12.03.10
12.03.11
12.03.12
12.04
12.04.01
12.04.02
12.04.03
12.04.04
12.05
12.05.01
12.05.02
12.05.03
12.05.04
12.05.05
12.06
CUENTAS POR COBRAR
DEUDORES DIVERSOS
Arias Barón Ana
Bustos Guerra Fito
DEPÓSITOS EN GARANTÍA
FUNCIONARIOS
PRÉSTAMOS A EMPLEADOS
ENCALADA RÍOS ALBERTO
GÓMEZ ARIAS JUAN JOSÉ
VELA MARÍN ANA ISABEL
ZAMBRANO BUENO JAIRO
DOCUMENTOS POR COBRAR
ALMACENES EL TRIUNFO
ALMACENES DON JUAN
DISTRIBUIDORA LONDRES
ACCIONES SUSCRITAS POR COBRAR
IVA EN COMPRAS O IVA POR ACREDITAR
IMPUESTOS RETENIDOS
CRÉDITO TRIBUTARIO (IVA)
COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR
INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR
INGRESOS ACUMULADOS POR COBRAR
(-) ESTIMACIÓN O PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
INVENTARIOS
MERCADERÍAS
SUMINISTROS DE OFICINA
IMPORTACIONES EN TRÁNSITO
PAGOS ANTICIPADOS
SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO
PUBLICIDAD PREPAGADA
ALQUILERES PREPAGADOS
ACTIVO FIJO - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
TERRENO
EDIFICIOS
MUEBLES Y EQUIPOS
ESCRITORIO CON SILLÓN GERENCIA
ESCRITORIO CON SILLÓN CONTABILIDAD
ESCITORIO CON SILLA PARA SECRETARIA
MOSTRADORES DE MADERA
ARCHIVADORES METÁLICOS
MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA IBM
MÁQUINA CALCULADORA CASIO
MÁQUINA CALCULADORA CANNON
MÁQUINA REGISTRADORA CANNON
CENTRAL TELEFÓNICA 8 TEL.MOD.SR890
FAX BROTHER 190
ACONDICIONADORES DE AIRES
VEHICULOS
CHEVROLET MODEL 99 MOTOR 279
MERCEDES BRNZ MODELO 2000 M-78
SUSUKI FROZA MOD.2000 M.843
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
IBM 849MG (GERENCIA)
IBM 840 MG (DPTO. CONTABILIDAD)
COMPAQ 1200 MG (DPTO. VENTAS)
IMPRESOSRA BJC 1000
PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EDIFICIO
93
Sistema de Educación a Distancia
12.07
12.08
12.09
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES Y EQUIPOS
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULOS
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
13. OTROS ACTIVOS
13.01
13.02
13.03
13.04
13.05
13.05.01
13.06
13.07
1.
(ACTIVOS INTANGIBLES) (ACTIVOS NO CORRIENTES)
GASTOS DE CONSTITUCIÓN
GASTOS DE INSTALACIÓN
GASTOS DE ORGANIZACIÓN
GASTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
AMORTIZACIONES ACUMULADAS
AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE GASTOS DE
CONSTRUCCIONES EN CURSO (EN PROCESO)
DOCUMENTOS POR COBRAR A LARGO PLAZO
P ASIVO
21.
PASIVO CORRIENTE (DEUDAS A CORTO PLAZO)
21.01
21.01.01
21.01.02
21.01.03
21.02
21.03
21.04
21.04.01
21.04.02
21.05
21.05.01
21.05.02
21.06
21.07
21.08
21.09
21.10
21.11
PROVEEDORES
ALMACENES DÁVILA
ALMACENES EL GLOBO
ALMACENES EL NIÑO FELIZ
CUENTAS POR PAGAR
IVA POR PAGAR (IVA EN VENTAS)
RETENCIONES POR PAGAR
RETENCIONES IVA
RETENCIONES EN LA FUENTE
PRÉSTAMOS DE TRABAJADORES AL IESS POR PAGAR
PRÉSTAMOS QUIROGRAFARIOS
PRÉSTAMOS HIPOTECARIOS
APORTES IESS POR PAGAR
IMPUESTOS A LA RENTA POR PAGAR
ICE EN VENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS AL PATRIMONIO POR PAGAR
ARRIENDOS ACUMULADOS POR PAGAR
INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR
21.12
21.12.01
21.12.02
21.12.03
DOCUMENTOS POR PAGAR
CASA CLAVEROL
DISTRIBUIDORAS YAZMIN
DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA DIAZ
21.13
21.13.01
OBLIGACIONES BANCARIAS
PRÉSTAMO BANCO PICHINCHA
21.14
21.14.01
21.14.02
21.14.03
21.14.04
21.14.05
21.14.06
21.14.07
BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
SUELDOS POR PAGAR
SOBRETIEMPOS POR PAGAR
DECIMOTERCERO SUELDO
DECIMOCUARTO SUELDO
15% PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
APORTES PATRONALES POR PAGAR
FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
22, PASIVO NO CORRIENTE (PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO)
22.01
22.02
22.03
94
DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO
HIPOTECA POR PAGAR - CRÉDITOS HIPOTECARIOS
PRÉSTAMOS A SOCIOS
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
23.
23.01
23.02
23.03
2.
OTROS PASIVOS
ARRIENDOS PRECOBRADOS
COMISIONES PRECOBRADOS
ANTICIPOS A CLIENTES
PATRIMONIO
31
31.01
CAPITAL SOCIAL
32.
RESERVAS
CAPITAL
32.01
32.02
32.03
LEGAL
FACULTATIVA
OTRAS RESERVAS
33. UTILIDADES ACUMULADAS
33.01
33.02
33.03
33.04
UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES (UTILIDADES RETENIDAS)
PÉRDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES
UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO
PÉRDIDA DEL PRESENTE EJERCICIO
4.
INGRESOS
41.
INGRESOS OPERACIONALES
41.01
41.01.01
41.01.02
VENTAS
41.02
41.03
41.04
INRESOS POR SERVICIOS
(-) DESCUENTOS EN VENTAS
(-) DEVOLUCIONS EN VENTAS
42.
VENTAS CON TARIFAS 12%
VENTAS CON TARIFAS 0%
INGRESOS NO OPERACIONALES (OTROS INGRESOS)
42.01
42.02
42.03
42.04
42.05
42.06
5.
COMISIONES GANADAS
INTERESES GANADOS
ALQUILERES GANADOS
UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS
SOBRANTE DE CAJA
DIVIDENDOS GANADOS
GASTOS Y COSTOS
51.
51.01
51.02
51.03
51.04
51.05
COSTO DE VENTAS
52.
GASTOS ADMINISTRATIVOS
52.01
52.02
52.03
52.04
52.05
52.06
52.07
COMPRAS CON TARIFA 12 %
COMPRAS CON TARIFA 0%
DEVOLUCIONES EN COMPRAS
DESCUENTOS EN COMPRAS
TRANSPORTES EN COMPRAS
SUELDOS Y SALARIOS
COMPONENTE SALARIA EN PROC. DE INDEX.
HORAS EXTRAS
DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN
DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN
APORTES PATRONALES IESS
CONTRIBUCIONES IECE - SECAP
95
Sistema de Educación a Distancia
52.08
52.09
52.10
52.11
52.12
FONDOS DE RESERVA
VACACIONES
BONIFICACIONES POR DESAHUCIO
INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO
ARRIENDOS
52.13
52.13.01
52.13.02
52.13.03
52.14.
52.15.
52.15.01
52.15.02
52.15.03
52.15.04
52.16
52.17
52.18
SERVICIOS BÁSICOS
AGUA POTABLE
ENERGÍA ELECTRICA
TELÉFONO, INTERNET Y FAX
CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
GASTOS DE PERSONAL
AGASAJO AL PERSONAL
ALIMENTACIÓN DEL PERSONAL
INDUMENTARIA DEL PERSONAL
BAR Y CAFETERÍA
HONORARIOS PROFESIONALES
GASTOS JUDICIALES
SERVICIOS PRESTADOS OCASIONALES
52.19
52.20
52.20.01
52.20.02
52.20.03
52.20.04
52.20.05
52.21.
52.22.
52.23.
52.24.
52.25.
ÚTILES DE OFICINA
SEGUROS
SEGURO MÉDICO
SEGURO ACCIDENTES DE TRABAJO
SEGUROS PERSONAL
SEGUROS DE VEHÍCULOS
SEGUROS DE INCENDIO
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
JUBILACIÓN PATRONAL
FALTANTE DE CAJA
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
REPUESTOS Y ACCESORIOS
52.40
42.40.01
42.40.02
42.40.03
42.40.04
42.40.05
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
DE EDIFICIOS
DE VEHÍCULOS
DE EQUIPOS DE OFICINA
DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
DE MAQUINARIA Y EQUIPO
52.50.
52.50.01
52.50.02
52.50.03
52.50.04
52.50.05
52.50.06
52.50.07
52.50.08
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
DEPRECIACIONES DE EDIFICIOS
DEPRECIACIONES DE VEHÍCULOS
DEPRECIACIONES DE MUEBLES Y ENS.
DEPRECIACIONES DE EQUIPOS DE OFIC..
DEPRECIACIONES DE EQUIPOS DE COMPUT.
AMORTIZACIONES DE GTOS. CONSTITUC.
AMORTIZACIONES DE GTOS,. INSTALACIÓN
AMORTIZACIONES PÉRDIDAS EJERC. ANTER.
53.
53.01
53.02
53.03
53.04
53.05
53.06
53.07
53.08
53.09
53.10
96
GASTOS DE VENTAS
SUELDOS PERSONAL DE VENTAS
COMISIONES A VENDEDORES
COMPONENTE SALARIAL EN PROC. DE INDEX.
DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN
DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN
FONDO DE RESERVA
JUBILACIÓN PATRONAL
APORTES PATRONALES IESS
CONTRIBUCIONES IECE – SECAP
VACACIONES
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
53.11
53.12
53.13
53.14
53.15
53.16
53.17
53.18
BONIFICACIONES POR DESAHUCIO
INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO
ARRIENDOS LOCALES DE VENTAS
GASTOS DE VIAJES Y MOVILIZACIÓN
EMPAQUE Y EMBALAJE
PUBLICIDAD
TRANSPORTES EN VENTAS
CUENTAS INCOBRABLES
54. GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
54.01
54.02
54.03
54.04
54.05
54.06
55.
INTERESES PAGADOS
COMISIONES BANCARIAS
INTERESES EN SOBREGIROS OCASIONALES
INTERESES EN SOBREGIROS CONTRATADOS
SERVICIOS BANCARIOS
RESULTADO POR POSICIÓN MONETARIA
GASTOS NO OPERACIONALES
55.01.
55.02.
6.
PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
OTROS GASTOS
CUENTAS DE ORDEN
61.
62.
DEUDORAS
ACREEDORAS
97
Sistema de Educación a Distancia
TEMA 8
AUMENTOS Y DISMINUCIONES EN LAS CUENTAS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
E la o ve sa ió dia ia, pode os elogia a alguie di ie do: esta hi a e e e el
édito po su e ele te t a ajo o o asiste te . “i e argo, en el estudio de la
contabilidad, olvidamos este uso general, porque hay que recordar que crédito es el
lado derecho de la cuenta, lo mismo que haber o abono y que este registro afecta a
una cuenta. Asimismo, es u ha os a e udo de i : él me debe $200 desde hace
dos eses
aú o e paga , e o ta ilidad el de e es el lado iz uie do de la
cuenta que se carga, cuyo registro afecta a una cuenta.
Retroalimentada esta teoría del debe y el haber (cargo y abono), ya estudiada en el
tema 7 y conociendo el catálogo de cuentas, en este tema vamos a realizar una
práctica intensiva de los efectos en las cuentas contables, para proceder en la próxima
unidad de estudio al registro de las operaciones.
2. Objetivos específicos
Aplicar correctamente las reglas del cargo y del abono en el análisis de las
transacciones de una empresa.
Distinguir los efectos de aumentos y disminuciones en cada grupo de cuentas.
3. Desarrollo del tema
Aumentos y disminuciones en las cuentas
El tipo de cuenta determina cómo se registran en ella los aumentos y disminuciones
que presentan como consecuencia de las operaciones o transacciones mercantiles.
Para cualquier cuenta dada, todos los aumentos se registran en un lado y todas las
disminuciones se registran al otro lado.
En un sistema computarizado de contabilidad, la computadora interpreta los cargos y
abonos según aumentan o disminuyen por tipo de cuenta. Cargos y abonos están
profundamente arraigados en el vocabulario contable que los utilizamos aun para los
sistemas computarizados. El patrón de registro de cargos y abonos se basa en la
ecuación contable:
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL CONTABLE
98
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
La siguiente figura ayudará a la comprensión de los efectos de cargos y abonos sobre
los activos, pasivos y capital:
ECUACIÓN
CONTABLE
ACTIVOS
REGLAS
DE
CARGOS
Y ABONOS CARGO
+
ABONO
-
=
PASIVOS
CARGO
-
+
CAPITAL CONTABLE
ABONO
+
CARGO
-
ABONO
+
Como podemos apreciar los aumentos en una cuenta de activo se anotan como débito,
mientras que las disminuciones se anotan como crédito (haber).
Los aumentos es una cuenta de pasivo se anotan como créditos, mientras que las
disminuciones se anotan como débitos.
Los aumentos en el capital se anotan siempre como créditos y las disminuciones en el
capital se anotan como débitos.
Esto lo interpretamos con las operaciones
de negocios que se presentan a
continuación:
Operación 1:
La empresa de Mensajería RAPIDITO, C. Ltda. inicia con un capital en efectivo
aportado por sus socios por $ 10,000, con este valor abre una cuenta bancaria.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Caja – Bancos
Aumenta el capital contable
Operación 2:
RAPIDITO compra para sus oficinas en Guayaquil, escritorios, sillas giratorias,
archivadores y otros enseres según fact. de Muebles Oficina Moderna por $ 2,450,
valor que paga con cheque de la cuenta bancaria.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Muebles de Oficina
Disminuye Caja- Bancos
Operación 3:
RAPIDITO contrata personal para la entrega inmediata, recepcionista, mensajero y un
administrador según los contratos ganarán al mes. El total de la nómina de este
personal suma $ 1,280 que se pagará en dos quincenas partes iguales, no serán
afiliados al seguro social hasta después de tres meses de prueba.
99
Sistema de Educación a Distancia
ANÁLISIS:
No se afecta ninguna cuenta, puesto que sólo es una contratación, el
personal debería trabajar primero para luego cancelar sus sueldos.
Nota: Recuerde el principio de realización.
Operación 4:
RAPIDITO paga el alquiler del local $ 400 mensuales, y ha pagado cinco meses
anticipados con cheque de la cuenta bancaria.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Arriendos prepagados
Disminuye Caja- Bancos
Operación 5:
La empresa RAPIDITO, compra dos computadoras y una impresora para uso en la
oficina según fact. de Compumarket por $ 3,500 que pagará a crédito 30 días plazo.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Equipos de Computación
Aumenta el pasivo Cuentas por Pagar
Operación 6:
Vende servicios de mensajería al contado a varias empresas del sector según fact. que
suman $ 3,825.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Caja - Bancos
Aumenta el capital por Ventas de Servicios de Mensajería
Operación 7:
Compra un furgón para el servicio de mensajería según fact, de Orgu por $ 35,000
cancela el 10% de cuota inicial y por el saldo firma 24 letras de cambio para pagar
mensualmente.
ANÁLISIS:
Aumenta el activo Equipos de Reparto (Vehículos)
Disminuye el activo Caja – Bancos
Aumenta el pasivo Documentos por pagar
Operación 8:
Se cancela con cheque de la cuenta bancaria las planillas por el consumo de luz y
teléfono por $ 245.
ANÁLISIS:
Disminuye el capital por Gastos de Servicios Básicos
Disminuye el activo Caja – Bancos
4. Orientaciones específicas para el estudio
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Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Para comprender de mejor manera este tema es aconsejable sustentar las reglas en la
naturaleza de la cuenta que se va analizar, de esta forma se puede identificar si se
produce un aumento o una disminución según el caso.
No debe memorizarse los aumentos o disminución de las cuentas, por el contrario es
mejor razonar cada uno de los casos de manera aislada. Recomendamos acudir a su
tutor cuando se presente una duda, que estará presto a ayudarlo. Le recordamos
ingresar a la plataforma, participe en los foros temáticos, esta actividad será de mucha
utilidad en su aprendizaje.
101
Sistema de Educación a Distancia
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Determinar los efectos de las siguientes operaciones:
TRANSACCIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
102
Cobro a cliente por ventas al contado
Pago a proveedores
Compra a crédito inventario de mercaderías
Compra al contado escritorio para la oficina
Venta a crédito de servicios de mantenimiento
Pago documentos al banco
Pago arriendos del local
Se paga dividendos a los socios de la empresa
Se presta a un socio una cantidad de dinero
Venta de mercaderías con fact. a crédito
Se hipoteca el terreno propiedad de la empresa
Se presta al banco
Se vende maquinaria vieja
Se cancela los sueldos al personal de la empresa
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
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¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
Número de la
operación
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
ACTIVO
Aumenta en Caja
Disminuye Cx C
Disminuye en Caja
Aumento Mercaderías
Aumento de Muebles
Disminuye Caja
Aumenta C x C
Disminuye caja
Disminuye caja
Disminuye Caja
Aumenta Cta. x C
Disminuye Caja
Aumenta Ctas. X C
Aumenta Caja
Aumenta Bancos
Aumentan Caja
Disminuye Máquinas y
Equipos
Disminuye Caja
PASIVO
PATRIMONIO
Disminuye C x P
Aumento C x P
Aumenta Utilidades
Disminuye Obligaciones
banc.
Disminuye Utilidades
Disminuye Utilidades
Aumentan Utilidades
Aumenta Hip.x Pag.
Aumentan Obligaciones
Bancarias
Disminuye Utilidades
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Sistema de Educación a Distancia
TEMA 9
LAS TRANSACCIONES Y LA DOCUMENTACIÓN
SUSTENTATORIA
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Conocida la transacción u operación de negocio, es necesario conocer que ésta se
sustenta en los documentos que se utilizan para la compra y venta de bienes y
servicios. Por lo tanto, en este tema basaremos nuestro estudio en la documentación
mercantil, como soporte para el registro de las múltiples operaciones de negocios que
realiza la empresa.
2. Objetivos específicos
Definir los documentos comerciales y el uso de ellos en las transacciones que
realice la empresa.
Determinar la importancia del documento comercial en las operaciones de
negocios de una organización
Describir el documento y sus partes
negocios
para determinadas operaciones de
3. Desarrollo del tema
La documentación sustentatoria
Para iniciar el proceso del registro de las operaciones de negocios, es necesario
analizar y comprobar los documentos comerciales fuentes, para la contabilización de
una transacción. De ahí, que podríamos definir que la documentación comercial es un
conjunto de formas preestablecidas en el comercio y que participan en una
transacción, necesarios para justificar el registro en la contabilidad de una empresa.
Las empresas pueden diseñar estos documentos, ajustándose a los requerimientos
legales exigidos por los organismos gubernamentales, porque sirven para probar un
acto comercial: compra, venta, pagos, cobros, realizar inversiones, contraer deudas
bancarias o con proveedores de bienes o servicios.
Los documentos comerciales se clasifican en: negociables y no negociables. Los
documentos negociables, son aquellos con los que se pueden realizar otras
operaciones comerciales; por ejemplo, yo tengo letras de cambio firmadas por
104
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
clientes y puedo llevarlas al banco a negociarlas, para la recuperación inmediata de
efectivo. Mientras que, los documentos no negociables son aquellos que certifican
una transacción comercial.
Documentos no negociables
Entre los principales documentos no negociables y que exige el SRI, a través de su
Reglamento de Régimen Tributario Interno son los denominados comprobantes de
venta.
Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que
acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios:
a) Facturas;
b) Notas o boletas de venta;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Los documentos a los que se refiere el artículo 13 de Reglamento del Régimen
Tributario Interno
Documentos complementarios.- Son
comprobantes de venta, los siguientes:
documentos
complementarios
a
los
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.
Comprobantes de retención.- Son comprobantes de retención, los documentos que
acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención, en
cumplimiento con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno.
105
Sistema de Educación a Distancia
Autorización de impresión de los comprobantes de venta y de comprobantes de
retención.- Los contribuyentes (empresas y comerciantes obligados a llevar
contabilidad), solicitarán al Servicio de Rentas Internas, la autorización para la
impresión de los comprobantes de venta y sus documentos complementarios, así
como de los comprobantes de retención, a través de los establecimientos gráficos
autorizados, en los términos y bajo las condiciones del presente reglamento.
Los comprobantes de venta, sus documentos complementarios y los comprobantes de
retención, tendrán un período de vigencia de doce meses, cuando el contribuyente
haya cumplido cabalmente, con su obligación de presentar las declaraciones y de
haber efectuado el pago de los impuestos administrados por el Servicio de Rentas
Internas, y que no tengan pendiente de pago ninguna deuda firme por los tributos
administrados por el SRI, o por multas.
No procederá la autorización sí, con motivo de cualquier acto administrativo efectuado
por el SRI, el sujeto pasivo no hubiere sido ubicado en el domicilio que haya declarado
en el Registro Único de Contribuyentes.
Los contribuyentes también podrán solicitar al Servicio de Rentas Internas la
autorización para que dichos documentos puedan emitirse mediante sistemas
computarizados, en los términos y bajo las condiciones que establezca dicha entidad.
El Servicio de Rentas Internas autorizará la utilización de máquinas registradoras para
la emisión de tiquetes, siempre que correspondan a las marcas y modelos previamente
calificados por dicha institución. Podrá ampliar el período de vigencia de los
comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención,
para los sujetos pasivos (sociedades o personas naturales, obligados o no a llevar
106
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
contabilidad) que hayan cumplido de manera ejemplar con sus obligaciones
tributarias.
Así mismo, podrá dicha entidad suspender la vigencia de la autorización de los
comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de
retención, cuando el contribuyente incumpliere la presentación de sus declaraciones o
mantuviere impaga una deuda tributaria firme por más de 60 días. Esta suspensión
también procederá cuando por cualquier medio el Servicio de Rentas Internas
compruebe inconsistencias en la información o que se han alterado las condiciones
originalmente establecidas, presentadas por los sujetos pasivos (sociedades o personas
naturales, obligados o no a llevar contabilidad) autorizados a emitir dichos
comprobantes por medios electrónicos.
Obligación de emisión de comprobantes de venta.- Están obligados a emitir y
entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de los impuestos a la renta,
al valor agregado y a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales,
incluyendo las sucesiones indivisas, obligados o no a llevar contabilidad, en los
términos establecidos por la Ley de Régimen Tributario Intento.
Los trabajadores en relación de dependencia (quienes laboran en una empresa y los
tiene afiliados al IESS), no están obligados a emitir comprobantes de venta por sus
remuneraciones.
Obligación de emisión de comprobantes de retención.- Los agentes de retención, en
forma obligatoria, emitirán el comprobante de retención y lo entregarán en el
momento que se realiza el pago o se acredita en cuenta, y dentro de los plazos
previstos en la Ley de Régimen Tributario Interno.
Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas en los siguientes casos:
a. Cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a
sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario; y,
b. En operaciones de exportación.
Requisitos de llenado para facturas.- Las facturas tendrán la siguiente información no
impresa sobre la transacción:
1) Apellidos y nombres, denominación o razón social del comprador;
2) Número de Registro Único de Contribuyentes del comprador, excepto en las
operaciones de exportación;
3) Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la
cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están
identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá
consignarse obligatoriamente dicha información;
107
Sistema de Educación a Distancia
4) Precio unitario de los bienes o servicios;
5) Valor total de la transacción. En el caso de las ventas efectuadas por los
productores nacionales de bienes gravados con el ICE, tal valor no incluirá ni el ICE
ni el IVA;
6) Descuentos o bonificaciones;
7) En el caso de las ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes
gravados con el ICE, se consignará el impuesto a los consumos especiales por
separado;
8) Impuesto al valor agregado; señalando la tarifa respectiva;
9) En el caso de los servicios prestados por hoteles bares y restaurantes, debidamente
calificados, la propina establecida por el Decreto Supremo No 1269, publicado en el
Registro Oficial No 295 del 25 de agosto de 1971. Dicha propina no será parte de la
base imponible del IVA;
10) Importe total de la transacción;
11) Signo y denominación de la moneda en la cual se efectúa la transacción,
únicamente en los casos en que se utilice una moneda diferente a la de curso legal
en el país;
12) Fecha de emisión; y,
13) Número de las guías de remisión, cuando corresponda.
En los casos excepcionales en los cuales el emisor entregue facturas a consumidores
finales por no contar con notas de venta, deberá consignar la leyenda "CONSUMIDOR
FINAL" en lugar de los apellidos y nombres, denominación o razón social y del número
de RUC o cédula del comprador. No obstante, si el valor de venta fuera superior a US$
200 (doscientos dólares) se deberá consignar el nombre del comprador y el número de
RUC o cédula de identidad.
Cada factura debe ser totalizada y cerrada individualmente. En el caso de facturas
emitidas por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas,
que tuvieran más de una página deberá numerarse cada una de las páginas que
comprende la factura, especificando en cada página el número de la misma y el total
de páginas que conforman la factura.
108
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Notas de venta.- Se emitirán y entregarán notas de venta en operaciones con
consumidores o usuarios finales. El emisor identificará al comprador exclusivamente
cuando éste requiera sustentar costos y gastos o cuando el monto de la transacción
supere al valor establecido en el reglamento.
Requisitos de llenado para notas de venta.- Las notas de venta tendrán la siguiente
información no impresa sobre la transacción:
1. Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la
cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están
identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá
consignarse obligatoriamente dicha información. En los casos de notas de venta
simplificadas el concepto podrá estar preimpreso;
1.1. Precio de los bienes o servicios incluyendo impuestos
2. Importe total de la transacción, incluyendo impuestos y la propina establecida por
el Decreto Supremo No 1269, publicado en el Registro Oficial No 295 del 25 de
agosto de 1971. Dicha propina no será parte de la base imponible del IVA; y,
3. Fecha de emisión;
Cuando la venta se realiza a contribuyentes que requieran sustentar costos y gastos
para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá consignar el
109
Sistema de Educación a Distancia
número de RUC o cédula de identificación y el nombre, denominación o razón social
del comprador, por cualquier monto de transacción.
Cuando el monto de la transacción, supere la suma de US$ 200 (doscientos dólares),
será necesario identificar al comprador, consignando su número de registro único de
contribuyentes o cédula de identidad y apellidos y nombres.
Cada nota de venta debe ser totalizada y cerrada individualmente. En el caso de notas
de venta emitidas por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas
Internas, que tuvieran más de una página deberá numerarse cada una de las páginas
que comprende la nota de venta, especificando en cada página el número de la misma
y el total de páginas que conforman la nota de venta.
En el caso de notas de venta, en las cuales no sea necesaria la identificación del
comprador y de acuerdo al tipo de negocio, se permitirá el uso de modelos
simplificados en los cuales el original y copia del comprobante puedan ser
desprendibles.
Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.- Las liquidaciones de
compras de bienes y prestación de servicios se emitirán y entregarán por las
sociedades, según la definición del artículo 94 de la Ley de Régimen Tributario Interno,
y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, en las siguientes adquisiciones:
a. De servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales
extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de
pasaporte y nombres y apellidos. En este caso, los entes pagadores retendrán en la
fuente, tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta, de
conformidad con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno;
b. De servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni
establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre
o razón social. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el
impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que correspondan de
conformidad con la ley; y,
c. De bienes muebles corporales y prestación de servicios a personas naturales no
obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural o rusticidad no se
encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta.
Para que la liquidación de compras y prestación de servicios, dé lugar al crédito
tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas
a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del impuesto al valor
agregado, su declaración y pago, cuando corresponda.
110
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Requisitos de llenado para liquidaciones de compras de bienes y prestación de
servicios.- En el caso de liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios,
deberá incluirse la siguiente información sobre la transacción:
1) Datos de identificación del vendedor, apellidos y nombres, número de cédula de
identidad, domicilio con indicación de los datos necesarios para su ubicación,
consignando la ciudad y provincia y lugar donde se realizó la operación.
2) Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la
cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están
identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá
consignarse obligatoriamente dicha información;
3) Precios unitarios de los bienes o servicios;
4) Valor total de la transacción, sin incluir el IVA;
5) Impuesto al valor agregado, con indicación de la tarifa respectiva;
6) Importe total de la transacción, incluido impuestos; y,
7) Fecha de emisión.
Cada liquidación de compra de bienes y prestación de servicios debe ser cerrada o
totalizada individualmente.
En el caso de liquidaciones de compras emitidas por sistemas computarizados
autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que tuvieran más de una página, deberá
numerarse cada una de las páginas que comprende la liquidación de compra de bienes
y prestación de servicios, especificando en cada página el número de la misma y el
total de páginas que conforman dicho comprobante.
111
Sistema de Educación a Distancia
Liquidaciones de compra
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos.Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras se utilizarán en transacciones con
consumidores finales.
Estos tiquetes y los boletos o entradas a espectáculos públicos no dan lugar a crédito
tributario por el IVA ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador.
Sin embargo, únicamente para tiquetes, en caso de que el consumidor requiera
sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá exigir la
correspondiente nota de venta o factura, según el caso.
Boletos Espectáculos públicos
112
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Notas de crédito.- Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular
operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Las notas de crédito deberán consignar la serie y número de los comprobantes de
venta a los cuales se refieren.
El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en ella
su nombre, número de registro único de contribuyentes o cédula de ciudadanía o
pasaporte, fecha de recepción y, de ser el caso, el sello de la empresa.
Notas de débito.- Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y
para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la
emisión del comprobante de venta.
Las notas de débito deberán consignar la serie y número de los comprobantes de venta
a los cuales se refieren.
Requisitos de llenado para notas de crédito y notas de débito.- Las notas de crédito y
de débito contendrán la siguiente información no preimpresa:
1) Apellidos y nombres, denominación o razón social del comprador;
2) Número del registro único de contribuyentes del comprador o su cédula de
identidad, cuando se modifica una nota de venta, por tratarse de una venta al
consumidor final;
3) Tipo y número del comprobante de venta que se modifica;
113
Sistema de Educación a Distancia
4) La razón por la que se efectúa la modificación;
5) Valor por el que se modifica la transacción;
6) Monto del impuesto a los consumos especiales correspondiente, cuando proceda;
7) Monto del impuesto al valor agregado respectivo;
8) Valor total de la modificación; y,
9) Fecha de emisión.
Requisitos impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de compras de
bienes y prestación de servicios, notas de crédito y notas de débito.- Estos
documentos deberán contener los siguientes requisitos preimpresos:
1) Número de autorización de impresión del comprobante de venta, otorgado por el
Servicio de Rentas Internas;
2) Número del Registro Único de Contribuyentes del emisor;
3) Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o
abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre
comercial o de fantasía, si lo hubiere;
114
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
4) Denominación del documento, de acuerdo al artículo 1 del presente reglamento;
5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme
consta en el Registro Único de Contribuyentes;
b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código
asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo
establecimiento; y,
c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencial de siete
dígitos. Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número
secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva
numeración;
6) Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda;
7) Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según la autorización
del Servicio de Rentas Intentas:
8) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión:
a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico, otorgado por
el Servicio de Rentas Internas;
b. Número de registro único de contribuyentes;
c. Nombres y apellidos, denominación o razón social, en forma completa o
abreviada, según conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre
comercial o de fantasía;
9) Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al
comprador, debiendo constar la indicación "ADQUIRENTE", "COMPRADOR",
"USUARIO" o cualquier leyenda que haga referencia al comprador. La copia la
conservará el emisor o vendedor, debiendo constar la identificación "EMISOR",
"VENDEDOR" o cualquier leyenda que haga referencia al emisor. Se permitirá
consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de venta la leyenda:
original-adquirente / copia-emisor, siempre y cuando el original se diferencie
claramente de la copia.
Para el caso de los comprobantes de venta que permiten sustentar crédito tributario, a
partir de la segunda copia que impriman por necesidad del emisor deberá consignarse,
además, la leyenda "copia sin derecho a crédito tributario"; y,
Requisitos de los tiquetes emitidos por máquinas registradoras.- Los tiquetes,
emitidos por máquinas registradoras autorizadas por el SRI deberán contener la
siguiente información:
115
Sistema de Educación a Distancia
1) Número de registro único de contribuyentes, nombre o razón social y el domicilio
del emisor, completo o en forma abreviada, según conste en el RUC, permitiendo
su identificación y ubicación. Adicionalmente podrá incluirse el lugar de emisión y
el nombre comercial;
2) Número secuencial auto generado por la máquina registradora que deberá constar
de al menos cuatro dígitos pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la
izquierda. Deberá emplearse hasta el último número que permita la máquina,
antes de reiniciar la numeración;
3) Marca, modelo de fabricación y número de serie de la máquina registradora;
4) Descripción o concepto del bien vendido o del servicio prestado que podrá ser
expresado en letras o códigos numéricos predefinidos;
5) Importe de la venta o del servicio prestado inclusive impuestos;
6) Fecha y hora de emisión;
7) Destino opcional de los ejemplares: original para el adquirente o usuario y copia,
para el emisor; y,
8) Opcionalmente la denominación del documento, esto es "Tiquete".
9) Número de autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, incluido
mediante cualquier mecanismo.
Boletos para espectáculos públicos.- Los boletos de entradas a espectáculos
públicos obligatoriamente serán preimpresos y contendrán los siguientes requisitos:
1) Número de autorización de impresión, otorgada por el Servicio de Rentas Internas.
2) Número del Registro Único de Contribuyentes del emisor.
3) Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o
abreviada conforme conste en el RUC.
4) Denominación del documento.
5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento, conforme
consta en el Registro Único de Contribuyentes;
b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código
asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo
establecimiento; y.
116
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencia de siete
dígitos. Podrán omitirse la impresión de ceros a la, izquierda de números
secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva
numeración.
6) Fecha de caducidad de la autorización, expresada en mes y año.
7) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión, de ser
el caso:
a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico otorgado por
el Servicio de Rentas Internas; y.
b. Número de Registro Único de Contribuyentes.
8) Importe total incluido impuestos.
Guía de remisión.- La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de
mercaderías dentro del territorio nacional por cualquier motivo.
Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la mercadería, cuando
la información consignada en ella sea veraz, se refiera a documentos legítimos y
válidos y los datos expresados en la guía de remisión concuerden con la mercadería
que efectivamente se transporte.
1) Están obligados a emitir guías de remisión toda sociedad o persona remitentes de
mercadería, especialmente en los siguientes casos:
2) El importador o el agente de aduanas, según el caso;
3) La sociedad, entidad o persona natural, en la movilización de mercaderías entre
establecimientos del mismo contribuyente;
4) Por el vendedor cuando el contrato de compraventa incluya la obligación de
entrega de la mercancía en el sitio señalado por el comprador o acordado por las
partes;
5) Por el comprador, cuando el contrato de compraventa determine la entrega de la
mercancía en el establecimiento del vendedor;
6) Por el exportador, en el transporte de las mercancías entre sus establecimientos y
el puerto de embarque;
7) Por quien acopia o almacena mercancías en las actividades de recolección de
mercancías destinadas a una o varias empresas de transformación o de
exportación;
8) Por el arrendador, en el caso que el contrato de alquiler de bienes incluya la
entrega de los mismos en el sitio que señale el arrendatario o por éste, en el caso
que el contrato de alquiler señale como sitio de entrega de los bienes, cualquier
establecimiento del arrendador;
117
Sistema de Educación a Distancia
9) El comprador o el vendedor, según el caso, en la devolución de mercaderías;
10) El consignatario o el consignante, según el caso, en la consignación de mercaderías;
11) La sociedad, entidad o persona natural que traslade mercaderías para su
exposición, exhibición o venta, en ferias nacionales o internacionales;
12) La sociedad, entidad o persona natural que traslade mercaderías para su
reparación, mantenimiento u otro proceso especial; y,
13) Por la C.A.E., en el caso de traslado de mercaderías desde un distrito aduanero a
otro o de un distrito aduanero a un depósito industrial o comercial o de un
depósito aduanero a otro, en el caso de mercaderías en tránsito.
Supletoriamente, la guía de remisión deberá ser emitida por el transportista cuando
quien remita la mercadería carezca de establecimiento de emisión en el punto de
partida del transporte de las mercancías, así como en el caso que las mercancías sean
transportadas por empresas de transporte público regular y no se haya emitido la guía
por el remitente de las mercancías.
Requisitos impresos de la guía de remisión.- Las guías de remisión tendrán la siguiente
información preimpresa relacionada con el emisor:
118
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
1) Número de la autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas;
2) Número de registro único de contribuyentes:
3) Apellidos y nombres, denominación o razón social en forma completa o abreviada
conforme conste en el RUC; podrá incluirse el nombre comercial, si lo tuviere;
4) Denominación del documento;
5) Numeración de trece dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a. Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme
consta en el registro único de contribuyentes;
b. Separados por un guión (-) los siguientes tres dígitos corresponden al código
asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo
establecimiento; y,
c. Separado también por un guión (-) constará el número secuencial de siete
dígitos. Podrá omitirse la impresión los ceros a la izquierda del número
secuencial, pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva
numeración;
6) Dirección de la matriz y del establecimiento donde está localizado el punto de
emisión;
7) Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según autorización
del Servicio de Rentas Internas;
8) Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión:
a. Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico, otorgado por
el Servicio de Rentas Internas;
b. Número de registro único de contribuyentes, y,
c. Nombres y apellidos, denominación o razón social. Adicionalmente podrá
incluirse el nombre comercial;
9) Los destinatarios de los ejemplares: El original del documento que debe ser
entregado al destinatario, contendrá la leyenda "DESTINATARIO". La primera copia
para el emisor con la leyenda "EMISOR". La segunda copia se entregará al SRI
cuando se la requiera. Se permitirá consignar en todos los ejemplares de las guías
de remisión las leyendas: original - destinatario / copia - emisor / copia - SRI;
siempre y cuando el original se diferencie claramente de las copias;
10) Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en las
guías de remisión las palabras: "contribuyente especial" y el número de la
resolución con la que fueron calificados. En el caso de contribuyentes especiales
que a la fecha de su designación tuviesen guías de remisión vigentes en stock,
119
Sistema de Educación a Distancia
podrán imprimir la leyenda de "contribuyente especial" mediante sello o cualquier
otra forma de impresión.
Si por cualquier motivo perdieran la designación de contribuyente especial, deberán
dar de baja todos aquellos documentos con la leyenda indicada.
Requisitos de llenado de las guías de remisión.- En las guías de remisión se incluirá
como información no preimpresa, la siguiente:
1) Identificación del destinatario de la mercadería, para lo que se incluirá su número
del registro único de contribuyentes o cédula de identidad, según el caso, apellidos
y nombres, denominación o razón social;
2) Dirección del punto de partida;
3) Identificación del transportista de la mercadería, para lo que se incluirá su número
del registro único de contribuyentes, apellidos y nombres, denominación o razón
social y dirección;
4) Identificación del remitente cuando la guía de remisión ha sido emitida por el
transportista;
5) Descripción detallada de las mercaderías transportadas, nombre, características,
unidad de medida y cantidad. De ser necesario, esta información podrá constar en
un anexo a la guía de remisión, en la cual se consignará el número de páginas del
anexo;
6) Motivo del traslado;
7) Tipo, número de autorización, fecha de emisión y numeración del comprobante de
venta, salvo en los siguientes casos:
a. Venta itinerante, en esta circunstancia los números de las facturas respectivas
se harán constar en la guía de remisión al final de la jornada indicando el saldo
de mercadería que no fue vendida o entregada; y,
b. Cuando el volumen o cantidad de la mercadería transferida y el precio de la
transacción pueda ser determinado solo cuando los bienes han sido
efectivamente transferidos al comprador;
8) Dirección del punto o puntos de destino;
9) Documento único de importación o formulario único de exportación, cuando
corresponda; y,
10) Fechas de inicio y terminación del transporte.
120
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Cuando se emplee más de un medio de transporte, deberá consignarse este hecho y el
detalle del recorrido en la guía de remisión, con la identificación de los transportistas
respectivos.
Documentos negociables
El cheque
Es un documento que consiste en una orden de pago en efectivo por un determinado
valor a favor de un beneficiario y que pagará un banco, toda vez que el cheque esté
bien girado y tenga el girador los fondos suficientes en cuenta corriente. La empresa
o negocio registra las firmas responsables y obtiene de un banco una cuenta corriente,
en donde deposita efectivo y cheques que recibe, productos de las ventas de bienes o
servicios. Esta cuenta bancaria, se maneja con los cheques, presentándonos muchas
ventajas, siendo una de ellas evitar el riesgo que representa el movimiento del
efectivo.
Se identificará a continuación los diferentes tipos de cheques frecuentemente usados
en el comercio:
Cheque a la orden
Este tipo de cheque se gira a favor de un beneficiario específico, sea una persona
natural, institución o empresa y puede ser cobrado en el banco respectivo a la
presentación del beneficiario; lo puede depositar en su cuenta corriente o de ahorros.
A este documento se lo identifica como negociable porque se puede realizar otra
operación, con un endoso del cheque, es decir, se lo transfiero a un tercero, en pago
de un bien o servicio. El endoso consiste en firmar el cheque al reverso.
Hay instituciones que giran a su personal pagando las remuneraciones con cheque a la
o de , pe o o u sello adi io al ue di e No a la o de , esto indica que a pesar de
ser el beneficiario del cheque por constar su nombre, sin embargo, no lo puede
endosar o cobrarlo otra persona. Sólo podrá cobrarlo el o la beneficiario (a) del
cheque.
Cheque certificado
Este tipo de cheque garantiza el efectivo disponible, ya que es un cheque a la orden
que se lo presenta en el banco para solicitar su certificación. La institución bancaria
sellará el cheque con la leyenda CHEQUE CERTIFICADO , o la fi a del fu io a io
correspondiente, quien retiene los fondos necesarios para cubrir el valor del cheque.
Este cheque sólo lo podrá cobrar el beneficiario, mediante la presentación por
ventanilla o depósito en su cuenta corriente.
Cheque cruzado
121
Sistema de Educación a Distancia
En este tipo de cheque constan dos líneas transversales en la esquina superior
izquierda, o la leyenda CHEQUE CRUZADO, y se lo gira a la orden de un beneficiario,
quién deberá depositarlo en su cuenta corriente, para que la institución bancaria
pague el valor del cheque. Esto indica que un cheque cruzado no puede ser cobrado
por ventanilla.
Cheque viajero
Es un cheque especial girado a un beneficiario específico y que puede usarse fuera del
país; se lo gira en dólares por ser considerada como moneda universal.
Cheque de gerencia
Cheque que emite el banco a favor de terceras personas, el mismo que debe ser
cobrado en su propia caja. Por lo general, cuando a un cuenta correntista se le agotan
los cheques y tiene urgencia de realizar algún pago, solicita un cheque de gerencia,
hasta que le emitan la nueva chequera.
Letra de cambio
La letra de cambio es un documento negociable que debe contener:
1. La denominación de letra de cambio inserta en el texto mismo del documento y
expresada en el idioma empleado para la redacción del mismo. Las letras de
cambio que no llevaren la referida denominación serán, sin embargo, válidas, si
contuvieren la indicación expresa de ser a la orden;
2. La orden incondicional de pagar una cantidad determinada;
3. El nombre de la persona que debe pagar (librado o girado);
4. La indicación del vencimiento;
5. La del lugar donde debe efectuarse el pago;
6. El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago;
7. La indicación de la fecha y del lugar en que se gira la letra; y,
8. La firma de la persona que la emita (librador o girador).
El documento en el cual faltaren algunas de las especificaciones no es válido como
letra de cambio, salvo en los casos determinados en los párrafos que siguen:
La letra de cambio en la que no se indique el vencimiento será considerada como
pagadera a la vista.
A falta de indicación especial, la localidad designada junto al nombre del girado, se
considerará como el lugar en que habrá de efectuarse el pago y, al mismo tiempo,
como el domicilio del girado.
La letra de cambio en que no se indique el lugar de su emisión, se considerará como
suscrita en el lugar expresado junto al nombre del girador.
Una letra de cambio puede ser pagadera en el domicilio de una tercera persona, sea
que éste se halle en el mismo lugar del domicilio del girado, o en otro lugar cualquiera
(letra de cambio domiciliada).
122
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
En una letra de cambio pagadera a la vista o a cierto plazo de vista, el librador podrá
estipular que la suma devengará intereses. En cualquiera otra letra de cambio esta
estipulación será considerada como no escrita. La tasa del interés deberá estar
indicada en la letra; si faltare esa indicación, será de cinco por ciento. Los intereses
correrán desde la fecha de la emisión de la letra de cambio, a no ser que en la misma
esté indicada otra fecha.
El girador garantiza la aceptación y el pago. Puede exonerarse de la garantía de la
aceptación, pero toda cláusula por la cual se exonere de la garantía del pago se
estimará no escrita.
Toda letra de cambio, aun cuando no haya sido girada expresamente a la orden, es
transmisible por vía de endoso, razón por la que este documento es negociable.
Cua do el gi ado ha a i se tado e la let a de a io las pala as o a la o de , o
una expresión equivalente, el documento sólo será transmisible en la forma y con los
efectos de una cesión ordinaria. El endoso podrá hacerse aun en provecho del girado
aceptante o no, del girador o de cualquier otra persona obligada por la misma letra.
Esas personas podrán, a su vez, endosar la letra.
El endoso transmite todos los derechos que resultan de la letra de cambio. Si el
endoso estuviere en blanco el portador podrá:
Llenar el blanco, sea con su nombre o con el de otra persona;
Endosar a su vez la letra en blanco a otra persona; y,
Entregar la letra a un tercero sin llenar el blanco y sin endosarla.
La aceptación se escribirá en la letra de cambio. Se expresará por la palabra
a eptada u ot a e uivale te, de e á esta fi ada po el gi ado. La si ple fi a
del girado puesta en la cara anterior de la letra equivaldrá a la aceptación. Cuando la
letra sea pagadera a cierto plazo de vista, o cuando debe de ser presentada a la
aceptación dentro de un plazo determinado en virtud de una estipulación especial, la
aceptación deberá llevar la fecha en que se haya efectuado, a no ser que el portador
exija que lleve la fecha del día de la presentación. Por la aceptación, el girado se obliga
a pagar la letra de cambio a su vencimiento.
El pago de una letra de cambio puede garantizarse por un aval. Esta garantía puede
ser presentada por un tercero o por un signatario cualquiera de la letra.
El aval se otorgará en la letra de cambio, en una hoja adherida a la misma, o por medio
de documento separado que indique el lugar en que se otorgó. Se expresará por las
pala as po aval , o ual uie a ot a fó ula e uivale te, lleva á la fi a del ue lo
otorga.
Pagaré a la orden
El pagaré contendrá:
123
Sistema de Educación a Distancia
1) La denominación del documento inserta en el texto mismo y expresado en el
idioma empleado en la redacción del documento.
Los pagarés que no llevaren la referida denominación, serán, sin embargo, válidos,
si contuvieren la indicación expresada de ser a la orden;
2) La promesa incondicional de pagar una suma determinada;
3) La indicación del vencimiento;
4) La del lugar donde debe efectuarse el pago;
5) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago;
6) La indicación de la fecha y el lugar donde se suscribe el pagaré; y;
7) La firma del que emite el documento ( suscriptor)
El documento en el cual faltare una de las enunciaciones indicadas, no valdrá como
pagaré a la orden, salvo en los casos determinados por los incisos que siguen:
El pagaré cuyo vencimiento no estuviere indicado, se considerará como pagadero a la
vista.
A falta de indicación especial, el lugar de emisión del documento se considerará como
lugar del pago y, al propio tiempo, como lugar del domicilio del suscriptor.
El pagaré en el cual no se indicare el lugar de su emisión, se considerará suscrito en el
lugar designando al lado del nombre del suscriptor.
Son aplicables al pagaré, en cuanto no sean incompatibles con la naturaleza de este
documento, las disposiciones relativas a la letra de cambio que se refieren al endoso,
el aval, el vencimiento, el pago, los intereses y otros aspectos.
Acciones
Es un documento que representa un título- valor negociable. Las acciones son
documentos que certifican el aporte al capital, realizado por una persona, a quien se le
denomina accionista, en la compañía anónima.
Quien posee acciones de una
empresa tiene derecho a participar de las utilidades que genere la sociedad , además
tiene poder de decisión. A esto se le llama voz y voto. No todos los accionistas que
tienen acciones, pueden ejercer este derecho.
Las acciones pueden ser de dos tipos: preferentes y comunes. Las acciones
preferentes se caracterizan porque sus tenedores pueden recibir dividendos en
porcentajes establecidos sobre su valor nominal. Estos dividendos son acumulados, en
el caso de que la empresa obtenga pérdidas y no pueda pagar dividendos en
determinado periodo económico.
124
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Los tenedores de acciones comunes tienen los derechos fundamentados por la Ley de
compañías, sin embargo, frente a una pérdida que obtuviere la empresa, no ganan
dividendos.
La Superintendencia de Compañías, aprueba la emisión de acciones de una sociedad,
las mismas que deben estar inscritas en el Registro Mercantil.
Hay otros documentos negociables como: los bonos, pólizas de acumulación,
certificados de depósitos, cédulas hipotecarias; los mismos que por razones didácticas
no se ha profundizado en el estudio de ellos. Este es un curso de contabilidad I y lo
que se ha requerido hacer es una relevancia de los documentos utilizados con
frecuencia en las transacciones diversas que vamos a estudiar en el recorrido de la
apertura de los negocios sean de servicio o comerciales y su proceso contable.
Documentos contables
Un sistema contable consta del personal, de los procedimientos, las herramientas y los
registros utilizados por una organización para: a) desarrollar la información contable y
b) comunicar esta información a quienes toman decisiones. El diseño y las
capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra. Sin embargo,
en todo sistema contable vamos a encontrarnos con los llamados comprobantes,
siendo estos documentos contables que complementan la información de los
documentos comerciales que hemos tratado. Los comprobantes son: de Ingreso y de
egreso.
Comprobante de ingreso
Documento que registra el ingreso del efectivo y cheques recibidos por la organización
en pago de las ventas de bienes o servicios al contado, cobros de facturas, letras y
pagarés a los clientes por los créditos que la empresa le haya otorgado. Estos
comprobantes de ingresos son sumados al cerrar el día y serán fuentes de información
de lo recaudado para realizar el respectivo depósito en las cuentas bancarias de la
organización.
Comprobante de egreso
En la mayoría de los sistemas contables que diseñan las empresas, se basan en la
siguiente política para el manejo de su efectivo: Todo ingreso de dinero recibido debe
ser depositado en la cuenta bancaria, mientras que para todos los pagos debe girarse
cheque a la orden del correspondiente beneficiario junto con el respectivo
comprobante de egreso, llamado también comprobante de pago.
Por tanto, el comprobante de egreso registra detalladamente a quién se pagó, el
concepto que motivó dicho pago, la cantidad en cifras y en letras. Al entregarse el
cheque el asistente o pagador debe receptar la firma y sello correspondiente del
recibido conforme por parte de la persona natural o jurídica que recibe el pago.
125
Sistema de Educación a Distancia
4. Orientaciones específicas para el estudio
Para el estudio de este tema es importante recopilar los documentos que usted haya
tenido al momento de realizar una operación, como las facturas, notas de venta, un
cheque devuelto por el banco. Realice una detenida observación y señale los
elementos que debe tener una factura, una nota de venta, el cheque.
Investigue en una empresa amiga el flujo de los documentos comerciales en la gestión
de las operaciones de negocios.
Esta actividad le ayudará mucho a retroalimentar los contenidos en este tema con
relación a los documentos comerciales. Además, le recordamos la importancia de
ingresar a la plataforma, o ingresar a la página web del SRI para que verifique acerca
de los documentos que requiere toda persona natural o jurídica que realice negocios, o
preste servicios.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Determine los documentos que deben utilizarse en las siguientes operaciones de
negocios que realiza la Importadora Riofrío.
Enero 10, Se compra para el negocio suministros de oficina según factura de
Compumarket por $ 450 que se cancela con cheque de la cuenta corriente del Banco
del Pacífico.
Enero 15, Se cancela con cheque planilla de luz por $ 245, teléfono por $ 192 y el
arriendo del local por $ 800 más IVA.
Febrero 18, Se compra para el negocio un Chevrolet Corsa Evolución en $ 14,500, se
entrega como cuota inicial $4,500 y por el saldo se firma 5 letras, para pagar
mensualmente.
Febrero 20, Venta de mercaderías al contado por $ 24,000 según diversas facturas a
varios clientes personas naturales.
126
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN
A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que
permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se
sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades
CUESTIONARIO DE REPASO
1. En su forma más simple, una cuenta tiene sólo tres elementos o partes básicas.
¿Cuáles son? Grafique la cuenta e indique sus elementos.
2. El término débito significa un aumento y el término crédito una disminución.
Explique.
3. ¿Qué requisito impone el sistema de partida doble en el registro de cualquier
operación de negocios?
4. Enuncie brevemente las reglas de débito y crédito que se aplican a las cuentas del
activo y las que se aplican a las cuentas del pasivo y del patrimonio.
5. Explique en forma precisa qué significa cada una de las frases siguientes. Cuando
sea conveniente, exprese si se afecta el lado izquierdo o el lado derecho de una
cuenta y si se indica un aumento o una disminución
Ejemplo: a) Un débito de $ 2,000 a la cuenta Caja Bancos
Cobro de $ 2,000 en efectivo, aumenta la cuenta Caja Bancos, se registra lado
izquierdo en el debe o cargo.
b) Un débito de $ 6,000 a Cuentas por Pagar
c) Un crédito de $ 450 a Cuentas por cobrar
d) Un débito por 45,000 a la cuenta Terreno
e) El saldo deudor
f) El crédito de una cuenta de pasivo
OPCIÓN MÚLTIPLE
Encierre en círculo el literal correspondiente.
1. Débito puede significar:
a. Un incremento en una cuenta de activo
b. Un decremento en una cuenta de activo
c. Un incremento en una cuenta de pasivo
d. Un incremento en la cuenta de capital contable
127
Sistema de Educación a Distancia
2. El tipo de cuenta con saldo acreedor normal es:
a. Un activo
b. Un retiro
c. Un ingreso
d. Un gasto
3. ¿En cuál de las cuentas siguientes un saldo en el debe indicaría un probable error?
a. Cuentas por cobrar
b. Efectivo
c. Honorarios devengados
d. Gastos diversos
4. El efectivo recibido de los clientes en pago de sus cuentas se registraría en:
a. El debe de Efectivo y en el haber de Cuentas por cobrar
b. El debe de Cuentas por cobrar y en el haber de Efectivo
c. El debe de Efectivo y en el haber de Cuentas por pagar
d. El debe de Cuentas por pagar y en el haber de Efectivo
Ejercicios de aplicación
EJERCICIO # 1
Desarrolle en T, determine débitos y créditos en las siguientes operaciones de
negocios:
El primero de enero del presente año la Compañía de Transporte de carga Maldonado,
inicia con los siguientes activos, pasivos y capital:
Caja bancos
$ 9,50
Cuentas por cobrar
8,900
Equipos de Transportes
158,000
Muebles y equipos de oficina 3,800
Cuentas por pagar
Documentos por pagar
Capital
$ 5,200
$ 100,000
¿?
Durante el mes de enero la empresa de transporte realizó las siguientes operaciones:
1. Compró al contado equipo de computación por 2,700 según factura de
Compucentro.
2. Recaudó de los clientes que pagaron facturas vencidas $ 4,000
3. Canceló con cheque al proveedor Luis Mendieta factura por # 2,200
4. Recibió $ 30,000 por concepto de préstamo que le otorgara el Banco del Pichincha,
firmó un pagaré a un año plazo con el interés anual del 14.5%.
5. Recibió de varios clientes $ 13,800 por servicios de transporte de carga.
6. Compró dos nuevas unidades de transporte para incrementar el negocio por $
28,000 que pagó con cheque de la cuenta corriente del banco del Pichincha.
7. Pagó con cheque planillas de luz, teléfono que suman $350
128
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
8. Realizó varios servicios de transporte de carga según facturas por $ 4,520 que
quedaron en pagar en 30 días.
Instrucciones para el desarrollo:
Después de presentar en T los movimientos débitos y créditos por cada operación de
negocio, realice lo siguiente:
Establecer saldos en cada una de las cuentas.
Con dichos saldos presentar una tabla que muestre las cuentas y los saldos:
deudores y acreedores.
Ordene las cuentas de acuerdo a los catálogos de cuentas que se presentan en este
texto.
Presente un estado de resultados
Elabore un estado de situación financiera
Para preparar los estados financieros le recomendamos que tome como ejemplo el
negocio del señor Oscar León Pág.46 de este texto.
129
Sistema de Educación a Distancia
UNIDAD 3
LOS REGISTROS CONTABLES
DE LAS OPERACIONES DE
NEGOCIOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
INTRODUCCIÓN
A partir de este momento comenzaremos a aplicar todos los conceptos aprendidos en
los temas anteriores. Conocemos que las actividades están guiadas por los PCGA, que
todo la información es presentada a través de los estados financieros y estos a su vez
son proporcionados a los usuarios internos y externos de la organización.
Pero todo esto es el resultado de un proceso, al que denominamos proceso contable.
Ahora, comenzaremos a estudiar este proceso desde su inicio hasta su culminación con
la elaboración de los estados financieros para conocer la situación del negocio, para la
correcta toma de decisiones en la gestión de las operaciones.
130
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
MAPA CONCEPTUAL
LOS REGISTROS CONTABLES
las operaciones se registran en los libros que
se clasifican en:
Registros principales
Registros auxiliares
y son:
necesarios:
DIARIO
MAYOR
con los saldos se preparan los
Para conocer una situación
determinada
y pueden ser:
BALANCES
Auxiliar de Bancos
Diario de ventas
Diario de compras
Diario de egresos
Tarjetas de clientes
Kárdex de Inventario
Todos estos registros constituyen el Sistema de
Información Contable
para la elaboración de los
ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVOS GENERALES
Reconocer las situaciones que representan una decisión de registro contable.
Analizar de manera lógica el registro de las operaciones de negocios.
Aplicar los conocimientos adquiridos, para identificar una transacción de negocios
y su efecto correspondiente sobre la información financiera de una organización, a
través del registro contable adecuado.
131
Sistema de Educación a Distancia
DESARROLLO DEL CONTENIDO
TEMA 10
LOS LIBROS DE LA CONTABILIDAD
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
El registro de operaciones se basa en la teoría de la partida doble, en particular en sus
reglas de cargo y abono. Para contabilizar una transacción es necesario establecer los
efectos de las operaciones en términos monetarios, efectos de aumentos o
disminuciones en cuentas específicas, es decir, en cargos y abonos, tal como hemos venido
indicando en la unidad anterior. Además, hasta aquí, usted ha reconocido la importancia
de la contabilidad en las organizaciones, sin importar la actividad, porque inclusive,
aquellas organizaciones no lucrativas que llevan contabilidad se benefician de ella.
¿Qué es registrar en los libros de la contabilidad? Pues bien, ahora vamos a aprender a
procesar la información de manera sistemática, desde el reconocimiento de las
operaciones, a través de la documentación sustentatoria (factura), hasta la elaboración de
los estados financieros.
Este tema le ayudará a comprender, que la contabilidad se evidencia a través de la
anotación adecuada de las operaciones de negocios, efectuadas por una entidad
económica y como prueba evidente de este hecho, los libros que se hayan previsto dentro
del sistema deben estar diseñados convenientemente, con el fin de permitir un registro
claro, que se constituye en una información relevante para la toma de decisiones.
2. Objetivos específicos
Identificar las cuentas que participan en una operación de negocios y su
condición de deudora y acreedora para proceder al registro en el diario,
cumpliendo los principios de la partida doble.
Mayorizar las cuentas, tanto principales como las auxiliares, para establecer los
saldos de cada una de ellas.
3. Desarrollo del tema
Importancia de los registros contables
132
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
La técnica contable presenta los registros principales y auxiliares. Al igual que el código
de Comercio, la Ley de Impuesto a la Renta, la Ley de Compañías establece que toda
empresa que debe llevar contabilidad lo hará en los registros que son:
Diario, mayor, de Inventario y balance. Además, para conocer una situación en
particular, deberán llevar registros auxiliares, por ejemplo: la gerencia necesita
conocer el saldo diario en las cuentas bancarias, el registro auxiliar de la cuentas
Bancos que lleva el control de cada una de las cuentas corrientes que maneja la
empresa, le dará esta información.
Si desea conocer la deuda del cliente Armando Casas, la tarjeta de control que se lleva
para cada cliente le indicará el monto adeudado e inclusive la frecuencia de sus pagos
oportunos o atrasos, información que le ayudará a tomar decisiones de restringir o no
el crédito para dicho cliente.
Libro Diario
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las
operaciones que se realicen en la empresa. En cualquier asiento, la suma de los
importes de las cuentas cargadas deberá ser igual con la suma de los valores de las
cuentas abonadas. En la actualidad este libro lo constituye los Comprobantes de
Diario, hojas sueltas que se ordenan de acuerdo al número del comprobante.
En un sistema contable con comprobantes, existen además de los comprobantes de
diario, los comprobantes de egresos de cheques y los comprobantes de ingresos de
efectivo (dinero o cheques recibidos).
Asiento contable
Es la fórmula técnica de anotación de las operaciones de negocios, bajo los principios
de la partida doble. Los elementos del asiento contable son:
d)
e)
f)
g)
Fecha de la operación.
Cuenta o cuentas deudoras y su valor afectado en el DEBE.
Cuenta o cuentas acreedoras y su valor afectado en el HABER.
Explicación del asiento basado en la operación y el documento que
originó el registro.
Los asientos se clasifican en simples, compuestos y mixtos. A continuación
presentamos las clases de asientos que originan las operaciones siguientes y su
respectivo registro en el diario:
Operación 1
Agosto 1. Se inició la empresa de Servicios de Eventos y Banquetes La Marquesa con
un capital aportado por sus dos socias cuyo monto es de $ 5,000.
Asiento simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora.
133
Sistema de Educación a Distancia
FECHA
2006
Ago. 1
DETALLE
DEBE
HABER
Caja
Capital
P/r el aporte de los socios e iniciar el negocio
5,000
5,000
Operación 2
Agosto 4: Para el negocio compraron sillas, mesas y samovares según fact. por $800;
vajillas, carpas, manteles y otros según fact, por $400 que pagaron 50% al contado y
por el saldo firmaron un letra de cambio a 30 días plazo.
Asientos compuestos: dos o más cuentas deudoras, dos o más cuentas acreedoras.
FECHA
2006
Ago. 4
DETALLE
DEBE
HABER
Muebles y equipos
Menajes y otros
Caja
Documentos por Pagar
P/r la adquisición de activos para uso del negocio
800
400
600
600
Operación 3
Agosto 8: Compraron una camioneta para el negocio según fact. de Automotores y
Anexos por $24,000, pagaron 3,000 de cuota inicial y por el saldo firmaron 5 letras
para pagar en cinco meses.
Asientos mixtos: una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras o viceversa.
FECHA
2006
Ago. 8
DETALLE
Equipos de Reparto
Caja
Documentos por Pagar
P/r la adquisición de activos para uso del negocio
DEBE
HABER
24,000
3,000
21,000
Asientos de constitución
Cuando una empresa inicia sus operaciones, el primer asiento que registra el diario es
el asiento de constitución, en el caso de una sociedad como en el caso de un negocio
de un solo dueño, en donde se muestra el aporte de capital.
Ejemplo del registro de una empresa unipersonal
La diseñadora Alicia de Serrano decide abrir su negocio unipersonal, denominado
Taller de Alice, para lo cual aporta en efectivo $ 20,000 que los deposita en una cuenta
corriente en el Banco de Guayaquil.
FECHA
134
DETALLE
DEBE
HABER
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
2006
Enero 8
Bancos
Banco de Guayaquil
Capital de Alicia de Serrano
P/ r el aporte inicial para el negocio
20,000
20,000
Ejemplo de registro de una sociedad de hecho
El 5 de enero cuatro profesionales deciden formar una sociedad de hecho sin
escritura pública, crean un negocio que se dedicará a la asesoría en marketing y
publicidad y realizan las siguientes aportaciones:
Lcdo. Héctor Macías Laborde aporta en efectivo $ 5,000
Ing. Paola Martínez Carrión, aporta en varios muebles y enseres valorados en $ 2,000
Lcdo. Michell Buendía, aporta con equipos de computación para diseño gráfico
valorados en $ 5,000
Ing. Víctor Hugo Moreno, aporta con una oficina valorada en $ 8,000
FECHA
2006
Enero 5
DETALLE
DEBE
Caja
Muebles y Equipos de Oficina
Equipos de Computación
Local Comercial
Capital
Pr. el aporte de los socios
HABER
5,000
2,000
5,000
8,000
20,000
Ejemplo de registro de una sociedad de responsabilidad Limitada
El 15 de enero los socios Ing. Luisa Martín Merello, Arq. Luis Pino Plúas y Arq, Piedad
Rendón Mariscal, deciden crear una sociedad de responsabilidad limitada con el
objeto de dedicarse al diseño arquitectónico, estructura y construcciones y suscriben
participaciones por un total de $ 30,000 aportados en partes iguales.
Al momento de la suscripción de las participaciones el asiento es:
FECHA
2006
Enero 15
DETALLE
Participación de socios
Socia Luisa Martín M
10,000
Arq. Luis Pino Plúas
10,000
Arq. Piedad Rendón Mariscal
10,000
Capital Social
P/r las suscripción del capital de los socios
DEBE
HABER
30,000
30,000
Cuando los socios pagan el aporte al capital el asiento es:
135
Sistema de Educación a Distancia
FECHA
2006
Febrero
10
DETALLE
DEBE
Caja
Participación de socios
P/ r el pago del 50% de las participaciones de socios
HABER
15,000
15,000
Ejemplo de registro de una sociedad anónima
Se inicia una compañía anónima denominada Hotel El Bello Durmiente, S.A. para lo
cual se emiten 10,000 acciones autorizadas por la Superintendencia de Compañías, a
un valor de $ 5.00 cada una.
Cuando se emiten las acciones el asiento es:
FECHA
2006
Feb. 8
DETALLE
DEBE
Emisión de Acciones
Capital
P/ r la emisión de 10,000 acciones a $ 5.00 cada una
HABER
50,000
50,000
Cuando las acciones se suscriben a los accionista el asiento es:
FECHA
2006
Marzo
10
DETALLE
Accionistas
Sr. Roberto Díaz 3,000 acciones
Ing. Jaime Balladares 4,000 acciones
Eco.Jaime Freire
3,000 acciones
Emisión de Acciones
P/ r la circulación de las acciones
DEBE
HABER
50,000
$ 15,000
20,000
15,000
50,000
El asiento por el pago de las acciones el asiento es:
FECHA
2006
Abr.15
DETALLE
Caja Bancos
Accionistas
P/ r el pago en efectivo de los accionistas
DEBE
HABER
50,000
50,000
Libro Mayor
Se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge
todos los movimientos que afectan a esa cuenta específica: por ejemplo, una hoja
estará dedicada a la cuenta de CAJA, otra a BANCOS, otra a CAPITAL, etc. El Libro
Mayor registra todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.
136
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Hay dos tipos de presentación de libro mayor: libro mayor para la cuenta principal y
libro mayor para la cuenta auxiliar. Es necesario llevar el control de los auxiliares,
como por ejemplo: si la compañía está manejando dos cuentas bancarias en distintos
bancos de la ciudad se llevará una tarjeta u hoja para cada auxiliar bancario. A
continuación presentamos los formatos de esta tarjeta mayores.
1,2,3, LA BAMBA, CIA. LTDA.
MAYOR GENERAL
CUENTA
CÓDIGO.......................
FECHA
DESCRIPCIÓN
........................
COMP.
No.
DEBE
HABER
SALDO
El formato del libro mayor auxiliar para las subcuentas o cuentas auxiliares, por
ejemplo: Cuentas por cobrar es una cuenta que representa una lista de clientes, y para
cada uno de estos clientes se necesitará llevar un registro especial. De tal manera que
se manejará un tarjeta mayor por cada cliente.
1,2,3, LA BAMBA, CIA. LTDA.
MAYOR AUXILIAR
CUENTA PRINCIPAL
CUENTA AUXILIAR
FECHA
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO
CÓDIGO
COMP.
No.
DEBE
HABER
SALDO
Los procedimientos para mayorizar no presentan ninguna complejidad, pues usted va
a transferir los valores del debe del diario al debe del mayor en la cuenta
correspondiente. De igual manera se transfiere los valores del haber de diario al
haber del mayor en la cuenta respectiva.
137
Sistema de Educación a Distancia
Es decir, su transferencia es directa. El papel del mayor es el que agrupa los
movimientos de cada una de las cuentas en una tarjeta con la finalidad de conocer los
saldos que presentan las cuentas que han intervenido en el proceso contable de un
determinado periodo.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
Balance General al inicio del periodo reportado
Análisis de las transacciones, los documentos
comerciales y registro en el diario
Pase del diario al libro mayor
Elaboración del Balance de Comparación no
ajustado o una hoja de trabajo (opcional)
Analizar los ajustes y las correcciones,
registrarlos en el diario y transferirlos al mayor
Elaboración de un balance de prueba ajustado
Elaboración de los estados financieros formales
Cierre de libros
138
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El balance de comprobación
Para efectos de resumir toda la información registrada en el Diario y transferida a los
mayores, los mismos que han presentado los saldos de cada una de las cuentas, se
procede a elaborar una lista de todas las cuentas, ordenándola por grupos; primero las
cuentas de balance: Activo, Pasivo y Patrimonio y luego las cuentas de resultados:
Ingresos y Gastos, a esta lista se la denomina Balance de comprobación de saldos.
Aunque en la práctica contable algunos prefieren elaborar una balanza de
comprobación de sumas (movimientos: debe y haber) y saldos (deudores y
acreedores). Cualquiera de las formas que presente este balance, no es más que un
borrador previo a la elaboración de los estados financieros.
En resumen: el Balance de comprobación de saldos es un listado que presenta las
cuentas que han intervenido en el proceso contable de un periodo específico. Las
sumas de los movimientos debe y haber deben ser iguales, puesto que se ha aplicado
los principios de la partida doble, de igual manera la suma de los saldos deudores
deben ser iguales a la suma de los saldos acreedores. No debemos confiarnos en el
cuadre de estos conceptos, pues se advierte que puede presentarse errores de
ubicación de cuentas o un cargo o crédito equivocado en cuentas que no
corresponden.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Para este tema es recomendable aplicar el criterio de error – acierto. No dude en
conseguir material adicional y sobre todo su tutor(a) será su fiel compañero. Utilice
Internet para ampliar los criterios propuestos. Es importante que entre a la plataforma
y participe de los foros abiertos y temáticos, principalmente de estos, usted se
enriquecerá, pues con la discusión se aclaran ciertas ideas.
Analice, comprenda y asimile las transacciones propuestas, no aplique el criterio del
memorismo. Recuerde que nunca tendrá dos transacciones iguales. Es mejor
comprender y luego tomar una decisión.
Un pensamiento siempre guía a los que trabajamos en el área conta le La jo ada o
te i a o la ho a de salida, si o o la satisfa ió del de e u plido .
139
Sistema de Educación a Distancia
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN
Correspondencia
Establezca la correspondencia de cada uno de los enunciados siguientes con el término
correspondiente. Algunos términos pueden no utilizarse.
a. cuenta
1.
b. activos
c. saldo de la cuenta
d. catálogo de cuentas
2.
3.
4.
e. haber
5.
f. debe
g. contabilidad por partida
doble
6.
h. retiros
8.
7.
i. gastos
j. análisis horizontal
k. libro diario
9.
10.
11.
l. asiento en el libro diario
12.
m. asentar en el libro diario
n. libro mayor
o. pasivos
13.
14.
15.
p. principio de importancia
relativa
16.
q. principio de objetividad
17.
r. capital contable
18.
s. registro en el libro mayor
t. ingresos
u. desplazamiento
19.
20.
21.
v. ue ta T
22.
w. transposición
23.
Forma contable que se utiliza para registrar los incrementos y
decrementos en cada partida de los estados financieros.
Grupo de cuentas de un negocio.
Lista de las cuentas del libro mayor.
Recursos con los que cuenta un negocio.
Cantidades que se adeudan a personas o entidades ajenas al negocio
(acreedores).
Derecho del propietario a los activos del negocio.
Incrementos del capital contable como resultado de la venta de servicios
o productos a los clientes.
Activos utilizados o servicios consumidos durante el proceso de
generación de ingresos.
La forma más sencilla de cuenta.
Cantidades registradas en la columna izquierda de una cuenta.
Cantidades registradas en la columna derecha de una cuenta.
Monto de la diferencia entre el debe y el haber registrados en una
cuenta.
Registro inicial en el cual se asientan los efectos de una transacción.
Proceso de registrar una transacción en el libro diario.
Forma de registrar una transacción en un libro diario.
Sistema contable para registrar transacciones, con base en asentar los
incrementos y decrementos en las cuentas de modo que el debe sea
igual al haber.
Cuenta utilizada para registrar las cantidades retiradas por el propietario
de una empresa individual.
Proceso de transferencia del debe y el haber de los asientos del diario a
las cuentas corrientes.
Libro diario de uso general
Pasivo creado al recibir ingresos anticipadamente.
Lista que resume los títulos y saldos de las cuentas del libro mayor.
Principio contable según el cual un error puede tratarse de la manera
más fácil posible.
Error en el cual se invierte el orden de los dígitos, como al escribir
US$989 o US$898 en lugar de US$899.
x. balanza de comprobación
y. libro diario de dos
columnas
24.
z. ingresos no devengados
25.
140
Error en el cual el punto decimal se mueve uno o más espacios a la
derecha o a la izquierda, como al escribir US$98.90 o US$9 800.00 en
lugar de US$989.00
Análisis financiero en el que se compara una partida en un estado
financiero actual con la misma partida en estados anteriores.
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CASOS DE ANÁLISIS PARA EL REGISTRO EN DIARIO
La diseñadora Srta. Erika Serrano inició un negocio de decoración y diseño de
interiores con dos socias y $ 5,000 de capital, que fue pagado en efectivo,
denominaron a la empresa ARTE MODERNO, Cía. Ltda.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
El 4 de junio se inició el negocio y durante el primer mes de operaciones ocurrió lo
siguiente:
Junio 5.- Abrió una cuenta bancaria en el Banco de Guayaquil con $ 4,000 que
depositó en efectivo.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
Junio 8.- Pagó con cheque tres meses de arriendos por anticipado, siendo el valor del
canon $ 300 por mes.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
Junio 12. - Compró equipos de oficina y varios muebles según F/ de Muebleofi por $
2,500 a crédito.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
141
Sistema de Educación a Distancia
Junio 14. - Compró a crédito una camioneta a TOYOCOSTA según F/. por $ 35,000
entregando como cuota inicial $ 2,500 con ch/.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
Junio 18.- Por venta de varios servicios de decoraciones, pintada y arreglo de jardines
a varios clientes recaudó $ 4,380, valor que depositó en Cta., Cte. Del Bco. Guayaquil.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
Junio 24.- Adquirió un seguro contra robo de vehículo e incendio del local, pagó una
prima por $ 2,400 con cheque. La póliza de seguro cubre un año.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
Junio 26. Pagó en efectivo planilla de luz por $ 145, planilla de teléfono $ 240 y la
guardianía por $150.
FECHA
142
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
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Junio 28.- Canceló con cheque el 50% de la factura de MUEBLEOFI.
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
REALICE EL MAYOR DE BANCOS Y DETERMINE EL SALDO A FINAL DEL MES.
CUENTA:
AUXILIAR:
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
143
Sistema de Educación a Distancia
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
Correspondencia
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
1
4
12
3
11
10
6
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
17
8
25
13
15
14
2
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.
5
22
___
6
18
7
24
v.
w.
x.
y.
z.
9
23
21
19
20
Casos de Análisis
Una vez que haya resuelto los Comprobantes de Diario de las empresa Arte Moderno
C. Ltda, y haya obtenido el saldo de la cuenta Bancos, consulte con su tutor (a).
Por ahora no presentaremos la solución de este interesante caso, preferimos que se
trabaje en equipos y lo envíe al correo electrónico de su tutor (a).
De esta manera monitoreamos la comprensión hasta aquí de lo explicado en la
presente guía didáctica además de la ilustración práctica que se desarrolló.
144
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 11
ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Los estados financieros son la etapa final del proceso contable y son la base para la
toma de decisiones. Debemos ahora definir correctamente cuál es la contribución que
tiene cada estado en el proceso contable.
Es importante demostrar cuál es la situación del negocio y cuál es su evolución con el
paso del tiempo. Al igual que los seres humanos necesitamos realizarnos exámenes
para confirmar nuestro estado de salud, los estados financieros proporcionan
información para tomar decisiones sobre una entidad y conforme a los resultados, se
toman los correctivos correspondientes para que la organización cumpla con los
objetivos establecidos y los estados financieros son la herramienta que permite
conseguirlos.
No debemos olvidar que una organización es un conjunto de elementos que permiten
conseguir objetivos. Todos estos elementos deben estar en armonía y en función a
esta armonía se concibe una relación Ganar – Ganar.
Los dueños y gerentes del negocio necesitan tener información financiera actualizada
para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La
información financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del
mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los
saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados
financieros.
2. Objetivos específicos
Identificar la importancia de los estados financieros básicos.
Cumplir con los lineamientos requeridos para la elaboración de la información
contable con el fin de dar una base confiable para la toma de decisiones.
Desarrollar una ética personal con la finalidad de conocer cuál es el objetivo de
la presentación de los Estados Financieros.
3. Desarrollo del tema
Los estados financieros de una organización
145
Sistema de Educación a Distancia
En el complejo mundo de los negocios, hoy en día, caracterizado por el proceso de
globalización y la competitividad en las empresas, la información financiera cumple un
rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el
desarrollo del sistema económico.
Se ha dicho en temas anteriores que la contabilidad es una disciplina que permite
preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta
información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados
financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de
cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados
y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros.
Las características fundamentales que debe tener la información financiera son:
utilidad y confiabilidad. La utilidad, como característica de la información financiera, es
la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran
los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el
gobierno y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja
la veracidad de lo que sucede en la empresa.
Las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que le afectan, son medidos, registrados,
clasificados, analizados y finalmente reportados como información.
Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados, el
Estado de Cambios en la Situación Financiera y el Estado de Variaciones en el Capital
Contable.
Balance General
Es el estado financiero que muestra los activos, pasivos y el capital contable de una
entidad económica a una fecha determinada. El ejemplo que comúnmente se
relaciona con este estado es una fotografía, que muestra lo que es un ente a una fecha
determinada.
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un
momento del tiempo. Consta de tres partes, activo, pasivo y patrimonio.
El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo
detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel
del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los
bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el
segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías.
En el pasivo se distingue entre recursos propios (conformado por el patrimonio),
pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad
(capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo
146
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
(empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo
(crédito comercial, deudas a corto).
Existen diversos tipos de balance según el momento y la finalidad. Es el estado básico
demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada,
preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad.
Estado de Resultados
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida
remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Este estado
financiero muestra los ingresos, egresos y la utilidad o pérdida resultante. Aquí el
ejemplo representativo es el del desarrollo de una película, que se proyecta durante
cierto periodo, un estado de resultados comprende, por lo general, un año.
Si observamos el estado que se presenta los gráficos posteriores encontramos que
muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades:
venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por
costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las
entidades en un periodo determinado.
Elementos del Estado de Resultados
Básicamente está formado por la siguiente ecuación: Ingresos - Egresos = Resultado.
Si los ingresos son superiores a los egresos, el resultado será una utilidad; pero si los
egresos exceden a los ingresos el resultado será una pérdida. Los ingresos son las
ventas de bienes y servicios y los egresos son los costos y gastos. Todos estos saldos se
obtienen de los registros de diario y mayor.
Estado de Flujo de efectivo
Se entiende por estado de flujo de efectivo, al estado financiero básico que muestra
los cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de
la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC), que soportan nuestras normas ecuatorianas de contabilidad NEC.
El estado de flujo de efectivo ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir
los resultados de las actividades operativas, de inversión y financieras de la empresa
en un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación
financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el
control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro.
El propósito del estado de flujos de efectivo es proporcionar información relacionada
con los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo económico. El
término flujos de efectivo implica entradas y salidas de efectivo, es decir cobros y
pagos.
147
Sistema de Educación a Distancia
Es importante conocer que a este estado también se lo denomina Estado de cambios
en la situación financiera.
El estado de flujos de efectivo ayuda a la gerencia, los inversionistas, acreedores y
otros usuarios de la información contable a evaluar la liquidez de la empresa, como
también en la evaluación de los siguientes factores:
1. Capacidad de la compañía de generar flujos de efectivo positivos en periodo
futuros.
2. Necesidad de la compañía de obtener financiamientos externos.
3. Capacidad de la compañía de cumplir con sus obligaciones contraídas tanto con
proveedores, bancarias y otros.
4. Capacidad de la compañía de cumplir el pago de los dividendos a socios o
accionistas.
5. Razones para explicar las diferencias entre la utilidad neta y el flujo de efectivo
neto provenientes de las actividades operativas.
Cabe señalar que el estudio y la preparación de este estado se lo tratará en
Contabilidad II, lo hemos presentado en esta unidad para darle a conocer los estados
financieros que se deben preparar en la contabilidad de las empresas. Solamente
procederemos al estudio de la elaboración del balance general y del estado de
resultados.
A continuación se presentan los formatos de un balance general y de un estado de
resultados o de pérdidas y ganancias, ambos con dos años para su comparación.
GRUPO XYZ
BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE 20X6
(en millones de dólares)
ACTIVOS
148
20X5
20X6
x
x
X
X
Activos corrientes
Efectivo y equivalentes de efectivo
Inversiones temporales
Cuentas por cobrar comerciales, neto de estimación para cuentas de
cobro dudoso por X en 20X2 y X en 20X1
Otras cuentas por cobrar
Inventarios
Gastos pagados por anticipado
Total activos corrientes
x
X
x
x
x
x
X
X
X
X
Activos no corrientes
Inversión en asociadas
Propiedad, planta y equipo, neto
x
x
X
X
Plusvalía mercantil, neto
Otros activos
Total activos
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
x
X
x
X
X
X
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos corrientes
Préstamos a corto plazo
Porción corriente de la deuda a largo plazo
Cuentas por pagar comerciales
Otras cuentas por pagar
Impuestos por pagar
Gastos acumulados
Total pasivos corrientes
x
x
x
x
x
x
x
X
X
X
X
X
X
X
Pasivos no corrientes
Deuda a largo plazo
Impuesto diferido
Provisión para jubilación patronal
Total pasivos
x
x
x
x
x
X
X
X
X
X
Interés minoritario
x
X
Patrimonio
Capital pagado
Reservas
Utilidades/(pérdidas) acumuladas
Total patrimonio
x
x
x
x
X
X
X
X
Total pasivos y patrimonio
X
X
Grupo XYZ - ESTADO DE RESULTADOS POR EL AÑO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE 20X6
(en millones de dólares)
(Ilustra la clasificación de gastos por función)
20X5
20X6
X
X
(x)
(x)
x
X
Gastos de ventas
Gastos administrativos
Otros gastos operativos
(x)
(x)
(x)
(x)
(x)
(x)
Otros ingresos operativos
x
X
Ventas netas
Costo de ventas
Utilidad bruta
149
Sistema de Educación a Distancia
(x)
(x)
X
X
(x)
x
x
(x)
(x)
X
X
(x)
X
X
Participación de empleados en las utilidades
Impuesto a la renta
Utilidad después de participación de empleados en las
utilidades e impuesto a la renta
(x)
(x)
(x)
(x)
X
X
Interés minoritario
(x)
(x)
Utilidad neta de actividades ordinarias
X
X
Partidas extraordinarias
x
(x)
Utilidad neta del período
X
X
Utilidad operacional
Gasto financiero
Ingresos financieros
Participación en la utilidad de compañías asociadas
Utilidad antes de participación de empleados en las utilidades e
impuesto a la renta
4. Orientaciones específicas para el estudio
Se recomienda buscar en Internet material relacionado con la elaboración, estructura y
formas de presentación de los estados financieros básicos. Consulte el material básico
así como también el material complementario para que usted pueda llegar a una
conclusión más satisfactoria sobre el uso de los estados financieros.
Es importante que usted visite una empresa o en la que está trabajando, visite el
departamento de contabilidad, observe la preparación de los estados financieros.
Esta información no es confidencial, pues las empresas deben cumplir uno de los
requisitos que establece la Superintendencia de Compañía la de publicar en la prensa
estos informes.
Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning, esta herramienta siempre
está a su disposición, participe de los foros temáticos y abiertos, le será de mucha
utilidad, y por otro lado consulte con su tutor(a); tendrá mayor apoyo pedagógico para
satisfacer sus inquietudes. Es preciso que en estas consultas usted tenga un listado de
inquietudes, anótelas, precise el tema que va a consultar, sus preguntas, para de esta
manera atenderlo acertadamente.
150
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
A. Indicar a qué clasificación pertenecen las siguientes cuentas. Las opciones son
Activo (circulante, fijo, diferido), Pasivo (a largo plazo, a corto plazo), Capital
o Resultados (Ingresos, Egresos).
Cuenta
Clasificación
Bancos
Clientes
Edificio
Documentos por cobrar
Ventas
Gastos de instalación
Proveedores
Funcionarios y empleados
Capital social
Deudores diversos
Costo de ventas
Gastos de ventas
Productos financieros
Otros gastos
B. Partiendo de un balance de saldos elabore los estados financieros básicos:
Al 31 de agosto la empresa de Servicio de Mensajería Urgentito, presenta sus
saldos en sus cuentas, con los que se ha preparado el siguiente balance de
comprobación:
SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AL 31 DE AGOSTO/2006
CÓDIGO
CUENTAS
DEUDOR
ACREEDOR
Caja Bancos
7,480
Cuentas por Cobrar
8,500
Documentos por cobrar
10,000
Suministros
1,400
Seguros prepagados
6,000
Muebles y equipos de oficina
4,500
Vehículos
Equipos de computación
26,000
8,400
Cuentas por pagar
8,420
Documentos por pagar
5,600
151
Sistema de Educación a Distancia
Obligaciones bancarias
10,000
Capital
30,000
Ingresos por servicios
18,780
Gastos administrativos
2,480
Gastos de ventas
1,600
Otros ingresos
3,560
TOTALES
76,360
76,360
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
A) Indicar a qué clasificación pertenecen las siguientes cuentas. Las opciones son:
Activo (circulante, fijo, diferido), Pasivo (a largo plazo, a corto plazo), Patrimonio
o Resultados (Ingresos, Egresos).
Cuenta
152
Clasificación
Bancos
Activo Circulante
Clientes
Activo Circulante
Edificio
Activo Fijo
Documentos por cobrar
Activo Circulante
Ventas
Ingresos
Gastos de instalación
Egresos
Proveedores
Pasivo a corto plazo
Funcionarios y empleados
Activo corriente
Capital social
Patrimonio
Deudores diversos
Activos Corrientes
Costo de ventas
Egresos
Gastos de ventas
Egresos
Productos financieros
Egresos
Otros gastos
Egresos
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B) 1. Elaboración del estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados.
SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE AGOSTO/2006
Ingresos por Servicios
$ 18,780
(-) Gastos de operación
Gastos de administración
$ 2,480
Gastos de ventas
1,600
Total de gastos
(-) 4,080
+ Otros ingresos
3,560
Utilidad Neta
$18,260
2. Elaboración del Balance General o estado de situación financiera.
SERVICIO DE MENSAJERÍA URGENTITO
BALANCE GENERAL
ACTIVOS
PASIVOS
CORRIENTE
CORRIENTE
Caja bancos
Cuentas por Cobrar
Documentos por Cobrar
$ 7,480 Cuentas por pagar
8,500 Documentos por pagar
5,600
10,000 Obligaciones Bancarias
10,000
Suministros
1,400 TOTAL DE PASIVO
Seguros Prepagados
6,000 PATRIMONIO
FIJOS
Muebles y equipos de oficina
Vehículos
Equipos de Computación
TOTAL DE ACTIVO
$ 8,420
Capital
4,500 Utilidad del ejercicio
$ 24,020
30,000
18,260
26,000
8,400
$ 72,280 TOTAL DE PASIVO + PATR.
$ 72,280
AL 31 DE AGOSTO/2006
153
Sistema de Educación a Distancia
TEMA 12
APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROCESO CONTABLE
EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
La contabilización de las operaciones que realiza una empresa implica el conocimiento
de aspectos conceptuales de información financiera, que no sólo el contador debe
poseerlo, pues todo estudiante involucrado en el estudio de carreras de negocios
debe conocerlo, además del desarrollo de una gran cantidad de actividades un tanto
rutinarias.
En este tema se aplicará lo que se ha explicado detalladamente en las unidades
anteriores. Es necesario que se revise paso a paso el proceso contable que le
presentamos en esta sección. Para ello, se ha seleccionado una empresa de servicio de
lavado de automóviles denominado Servicios Guerra. Se presenta una serie de
transacciones efectuadas durante el mes de agosto de 2004, se ha preferido ignorar el
IVA y las retenciones en la fuente, impuestos que en la actualidad se gravan a las
operaciones de negocios, para simplificar el aprendizaje estos temas se tratarán junto
con las empresas comerciales. Por ahora, necesitamos su concentración en la
aplicación del proceso contable.
2. Objetivos específicos
Atender los aspectos fundamentales del ciclo contable para el éxito de la
información financiera.
Aplicar los pasos del proceso para la realización de la información contable –
financiera de las organizaciones.
Elaborar los estados financieros para el análisis de la situación económica de la
empresa objeto de estudio y la toma de decisiones en la gestión de los
negocios.
3. Desarrollo del tema
A continuación se muestran las transacciones que efectuaron Servicios Guerra,
durante el primer mes de operaciones como empresa de lavado de automóviles:
Agosto
154
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
1. Los dueños del negocio aportaron capital en efectivo por $ 20,000 que fueron
depositados en una cuenta bancaria en el Banco del Pacífico, a nombre del
negocio.
2. Se adquirió un local por un valor de $ 30,000, pagó $ 5,000 con cheque y el
saldo lo financió con una hipoteca en el banco a 5 años con el 8% de interés
anual.
3. Se compró una camioneta para uso del negocio según fact. de TOYOCOSTA por
$ 28,000 entregando como cuota inicial $ 3,500 y por el saldo firmó 36 letras
para pagar mensualmente con un 7,5 % de interés anual.
7. Se compra equipo de oficina por $ 2,800 según fact. de COMANDATO que se
paga al contado.
13. Se compran materiales de limpieza a crédito 30 días, según fact. de QUIMISER
por $2,500.
15. Se pagaron sueldos correspondientes a la primera quincena por $ 800.
16. Se paga un anuncio en El Universo para promover los servicios de la empresa
según fact. por $ 450.
21. Se obtuvieron ingresos por servicios de lavado de automóviles por $ 2,800 de
los cuales el 60% pagaron en efectivo y el saldo según fact. a crédito que
pagarán en 15 días.
22. Se abonó a QUIMISER el 60%
materiales.
a la deuda pendiente
por la compra de
25. Se canceló a las autoridades municipales $ 380 por los permisos necesarios
para laborar en el negocio de lavado de autos.
26. Se obtuvieron ingresos por servicios de lavado según fact. al contado por $
3,600.
27. Los clientes que adeudaban pagaron sus facturas y se recaudó $ 600.
31. Se pagaron los sueldos y salarios correspondientes a la segunda quincena del
mes.
Al 31 de agosto el inventario de materiales de limpieza tenía un valor de $1,480.
Se requiere:
a.
b.
c.
d.
Registrar las operaciones del mes de agosto en el Diario general
Mayorizar los asientos del diario
Preparar el balance de comprobación
Elaborar los estados financieros
155
Sistema de Educación a Distancia
Análisis de las operaciones
Como primer paso se procederá a analizar cada una de las operaciones, esta actividad
ayudará al registro posterior en diario. Para el análisis suponga que tiene en su
escritorio todos los documentos que sustentan las operaciones de negocios
propuestos. Cada grupo de documentos como facturas, comprobantes de egresos por
los cheques girados, los depósitos efectuados en las cuentas bancarias, etc., serán
analizados con el fin de reconocer:
a. La naturaleza de la operación.
b. Las cuentas que se afectan (para seleccionar la cuenta consulte el catálogo).
c. La condición deudora (se recibe) o acreedora (que se entrega), es decir el
cargo y el abono.
d. Los valores que le corresponden a las cuentas.
No olvide que en cada operación dará origen al registro utilizando un asiento, el
mismo que tiene que cumplir el principio de Partida Doble. No ha rá deudor, si
a reedor por valor igual .
156
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Agosto
Día
1.
2.
ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN
¿Qué recibe el negocio?
Efectivo que se deposita en una cta. cte. Banco
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (aumenta)
¿Qué se entrega?
Los certificados de que aportan capital
Cuenta que se afecta: Capital aumenta)
¿Qué recibe el negocio?
El local para que funcione la lavadora de autos
Cuenta que se afecta: Edificios (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
Gira cheque para dar una cuota de entrada
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
CARGO
20,000
20,000
30,000
5,000
25,000
Cuenta que se afecta: Hipoteca por pagar (aumenta
pasivo)
3.
7.
13.
15.
16.
¿Qué recibe el negocio?
Camioneta
Cuenta que se afecta: Vehículos (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
Gira cheque para dar una cuota de entrada
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
Cuenta que se afecta: Doc. por pagar (aumenta pasivo)
¿Qué recibe el negocio?
Muebles y varios equipos para uso del negocio
Cuenta que se afecta: Equipos de oficina (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
Gira cheque para dar una cuota de entrada
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
¿Qué recibe el negocio?
Todos los productos para la lavada de carros
Cuenta que se afecta: Materiales de Limpieza (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
El compromiso de adquirir una deuda para pagar después
Cuenta que se afecta: Ctas, por pagar (aumenta pasivo)
¿Qué recibe el negocio?
El servicio del personal que colabora con usted
Cuenta que se afecta: Gastos de Sueldos *
(aumenta gastos, disminuye utilidades)
¿Qué se entrega?
Gira cheques para pagar al persona
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
¿Qué recibe el negocio?
El servicio de la publicación por parte de El Universo
Cuenta que se afecta: Gasto de Publicidad
(aumenta gastos, disminuye utilidades)
El principio de partida doble, indica que todo gasto
es cuenta deudora
¿Qué se entrega?
Gira cheque para pagar la factura del diario.
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
ABONO
28,000
3,500
24,500
2,800
2,800
2,500
2,500
800
800
450
450
157
Sistema de Educación a Distancia
Agosto
Día
21.
22.
25.
26.
27.
31.
ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN
¿Qué recibe el negocio?
Efectivo que lo deposita para proteger el dinero
Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo)
Por la venta a crédito se afecta Ctas x Cobrar (aumenta)
¿Qué se entrega?
El servicio de lavado de automóviles
Cuenta que se afecta: Ventas (aumenta utilidades)
¿Qué recibe el negocio?
La factura cancelada que le entrega QUIMISER.
Además, hay una regla: el pasivo disminuye en el debe, y el pago
refleja una disminución de la deuda o pago total.
Cuenta que se afecta: Ctas. Por Pagar (disminuye)
¿Qué se entrega?
Gira cheque para abonar a la deuda de QUIMISER
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
¿Qué recibe el negocio?
Los certificados del municipio que permitirán trabajar
Cuenta que se afecta: Permisos Municipales
(aumenta gasto, disminuye utilidades)
¿Qué se entrega?
Gira cheque para cancelar el permiso al Municipio
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
¿Qué recibe el negocio?
Efectivo que se deposita en cta. bancaria
Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
Los servicios de lavada de automóviles
Cuenta que se afecta: Ventas de Servicios (aumenta)
¿Qué recibe el negocio?
Efectivo y lo deposita en cta. bancaria para protección
Cuenta que se afecta: Caja - Bancos (aumenta activo)
¿Qué se entrega?
Las facturas canceladas y un comprobante de ingreso
Cuenta que se afecta: Ctas. por cobrar
(disminuye activo)
¿Qué recibe el negocio?
El servicio del personal que colabora con usted
Cuenta que se afecta: Gastos de Sueldos *
aumenta gastos, disminuye utilidades)
¿Qué se entrega?
Gira cheques para pagar al personal
Cuenta que se afecta: Caja Bancos (disminuye activo)
CARGO
1,680
1,120
2,800
1,500
1,500
380
380
3,800
3,800
600
600
800
* Una regla de la Partida Doble indica que todo gasto es cuenta deudora.
158
ABONO
800
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Registro en Diario
Con el análisis efectuado, en el que se determinaron las cuentas que intervienen en
cada una de las operaciones, el cargo y el abono, es decir, la cuenta se debita y la que
se acredita, inmediatamente procedemos al registro en el libro o comprobante de
diario. Para ello se utiliza la presentación técnica de los asientos.
FECHA
2006
Ago. 1
DETALLE
---------------------------01------------------------Caja - Bancos
Capital
P/r* el capital con que se inicia el negocio
Agosto 2
--------------------------02-------------------------Edificio
Caja – Bancos
Hipoteca por Pagar
P/R la adquisición del local financiado con la hipoteca en el
banco.
Agosto 3
------------------------03-----------------------------Vehículos
Caja- Bancos
Documentos por pagar
P/R la compra de la camioneta s/fact.874 de TOYOCOSTA
-------------------------04--------------------------Agosto 7
Equipos de oficina
Caja – Bancos
Ago. 13 P/R la compra de varios equipos para uso del negocio
DEBE
HABER
20,000
20,000
30,000
5,000
25,000
28,000
3,500
24,500
2,800
2,800
---------------------------05-----------------------Material de Limpieza
Cuentas por Pagar
QUIMISER
Agosto15
P/r la adquisición de materiales para el servicio de lavado
Agosto16
Agosto21
Agosto22
Agosto25
--------------------------06-------------------------Gastos de Sueldos
Caja – Bancos
P/R el pago del personal.
------------------------07------------------------------Gastos de Publicidad
Caja- Bancos
P/R el pago del anuncio publicitario s/fact. # 467 del diario El
Universo
-------------------------08--------------------------Caja – Bancos
Cuentas por cobrar
Ventas de servicios
P/R fact, por ventas 60% al contado y 40% a crédito 15 días
plazo
--------------------------09--------------------------Cuentas por Pagar
QUIMISER
Caja Bancos
P/R el abono que se hace a la fact. de QUIMISER
2,500
2,500
800
800
450
450
1,680
1,120
2,800
1,500
1,500
159
Sistema de Educación a Distancia
2006
---------------------------10--------------------------Agosto26 Permisos Municipales
Caja – Bancos
P/R el pago de los permisos de funcionamiento al Municipio de
Guayaquil
---------------------------11---------------------------Agosto27 Caja- Bancos
Ventas de Servicios
P/R las ventas según fact. al contado
---------------------------12----------------------------Caja – Bancos
Agosto31
Cuentas por Cobrar
Cobros de fact. pendientes por servicios de lavado
380
380
3,600
3,600
600
600
---------------------------13--------------------------Gastos de Sueldos
Caja – Bancos
P/R* el pago del personal.
TOTALES
800
________
$ 94,230
800
________
$ 94,230
*P/R a eviatu a de pa a egist a
Libro Mayor (mayorización)
Una vez que haya registrado las operaciones en el libro diario, se procede a transferir
los movimientos en los mayores correspondientes, cuenta por cuenta, estableciendo el
saldo a la fecha:
Recuerde que la transferencia es directa: del debe del Diario al debe del Mayor de la
cuenta correspondiente. Para los saldos aplique los conocimientos de aumentos y
disminución, además de la naturaleza de la cuenta: cuentas de activo, por naturaleza
presentan saldos deudores, al igual que los gastos. Las cuentas de pasivo, patrimonio
e ingresos, por naturaleza, presentan saldos acreedores. A continuación presentamos
los mayores de la empresa de Servicios Guerra:
160
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
CUENTA: Documentos por Pagar
DEBE
HABER
SALDO
24,000
(24,000)
CUENTA: Equipos de Oficina
DEBE
HABER
SALDO
2,800
2,800
SERVICIOS GUERRA, C.LTDA.
CUENTA: Caja Bancos
CUENTA AUXILIAR:
FECHA
Agosto 1
Ago. 2
Ago. 3
Ago .7
Ago. 15
Ago.16
Ago. 21
Ago. 22
Ago. 25
Ago. 26
Ago. 27
Ago. 31
*CÓDIGO:
DESCRIPCIÓN
Asiento 1 por capital
Por Edificio
Por Vehículos
Por Equipos de Oficina
Por Gasto de sueldos
Por Gasto de Publicidad
Por Ventas de servicios
Por Cuentas por pagar
Por Permisos municipales
Por Ventas de servicios
Por Cuentas por Cobrar
Por Gasto de sueldos
REF.
*As.1
As.2
As.3
As.4
As.6
As.7
As. 8
As. 9
As. 10
As. 11
As. 12
As. 13
DEBE
HABER
20,000
SALDO
20,000
15,000
11,500
8,700
7,900
7,450
9,130
7,630
7,250
10,850
11,450
10,650
5,000
3,500
2,800
800
450
1,680
1,500
380
3,600
600
800
*Ver código en el catálogo de cuentas
*As. asiento
Para efectos didácticos se han diseñados los mayores con las columnas necesarias
para transferir las partidas de los asientos de Diario.
CUENTA: Capital
DEBE
HABER
SALDO
20,000
(20,000)
CUENTA: Vehículos
DEBE
HABER
28,000
CUENTA: Edificio
DEBE
HABER
30,000
SALDO
30,000
CUENTA: Hipoteca por Pagar
SALDO
DEBE
28,000
HABER
SALDO
25,000
(25,000)
161
Sistema de Educación a Distancia
CUENTA: Materiales de Limpieza
DEBE
HABER
SALDO
2,500
CUENTA: Permisos Municipales
DEBE
HABER
SALDO
380
CUENTA: Gastos de sueldos
DEBE
HABER
800
800
380
SALDO
CUENTA: Cuentas por Cobrar
DEBE
HABER
SALDO
1,120
600
162
2,500
800
1,600
1,120
520
CUENTA: Cuentas por pagar
DEBE
HABER
SALDO
2,500
(2,500)
1,500
(1,000)
CUENTA: Ventas de Servicios
DEBE
HABER
SALDO
2,800
(2,800)
3,600
(6,400)
CUENTA: Gastos de Publicidad
DEBE
HABER
SALDO
450
450
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Servicios Guerra, C. Ltda.
Balance de comprobación de saldos al 31 de agosto/2006
Concepto
Saldos
Cuentas
Deudor
Caja-Bancos
Acreedor
10.650,00
Cuentas por cobrar
520,00
Edificio
30.000,00
Capital
20.000,00
Gastos de sueldos
1.600,00
Gastos de publicidad
450,00
Cuentas por pagar
1.000,00
Equipos de oficina
2.800,00
Vehículos
28.000,00
Permisos municipales
380,00
Materiales de limpieza
2.500,00
Documentos por pagar
24.500,00
Ventas de servicios
6.400,00
Hipoteca por pagar
25.000,00
Totales
76.900,00
76.900,00
Una vez que se han listado las cuentas en el balance de saldos que presenta este
periodo contable de la mencionada empresa, se procederá a seleccionar las cuentas
del estado de resultados o de pérdidas y ganancias que son las de ingresos y gastos. Y
para elaboración del balance general seleccionamos las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio. Como observamos en el patrimonio, el capital del negocio se incrementó
por las utilidades obtenidas durante el periodo por las operaciones realizadas. A
continuación presentamos los estados financieros básicos, información resumida para
la toma de decisiones.
Servicios Guerra, C.Ltda.
Estado de Resultados
al 31 de agosto de 2006
Ventas de servicios
$
(-) Gastos de Operación
Sueldos
1,600
450
Publicidad
380
Permisos Municipales
Total de gastos
Utilidad neta
6,400
(-) 2,430
3,970
163
Sistema de Educación a Distancia
ACTIVO
Circulante
Caja - Bancos
Cuentas por cobrar
Inventario de materiales
Total de activos circulante
Fijo
Edificio
Equipo de oficina
Vehículos
Total de activo fijo
Total de activo
Servicios Guerra. Cía. Ltda.
Balance General
al 31 de agosto de 2006
PASIVO
Corriente
$ 10,650
Cuentas por pagar
520
Documentos por pagar
2,500
13,670 Total de pasivo
30,000
2,800
28,000
$ 60,800
$ 74,470
1,000
24,500
25,500
A L/plazo
Hipoteca por paga
Total pasivo a L/ plazo
25,000
25,000
Total de pasivo
50,500
PATRIMONIO
Capital social
Resultado del ejercicio
Total capital contable
20,000
3,970
23,970
Total de pasivo y capital
contable
$ 74,470
4. Orientaciones específicas para el estudio
Imagínese que usted es dueño de este negocio, analice las operaciones desde esa
óptica, esto ayudará a la comprensión de este desarrollo del proceso contable de una
empresa de servicio. Vaya paso a paso, tal como se ha presentado el proceso, desde el
análisis, en esta parte usted debe asociar los documentos comerciales que tendría al
momento de las operaciones de negocios.
En la práctica empresarial, tenemos las facturas, los cheques y los comprobantes,
tanto de egreso como los de ingreso; también cuando depositamos tenemos las copias
de las notas de depósitos que nos entrega el banco.
Todos estos documentos son necesarios y originan el registro contable. Por lo tanto,
se recomienda que investigue al respecto. Además no deje de participar en la
plataforma con sus inquietudes, las mismas que serán atendidas a la brevedad posible.
164
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Desarrolle el Proceso contable de un pequeño negocio de servicio
El SPA Elite cierra sus libros al 31 de diciembre 2006. Los saldos del mayor al 1 de
diciembre son los siguientes:
Caja
Bancos
Cuentas por cobrar
Seguros pagados por anticipado
Productos de belleza
Máquina y Equipos de Estética
Muebles y equipos de oficina
Cuentas por pagar
Sueldos por pagar
Impuestos por pagar
Documentos por pagar
Capital social
Obligaciones bancarias
Utilidades retenidas
$
80
2,200
1,700
1,450
825
7,500
8,400
1,860
1,150
970
2,200
5000
9,000
1,975
Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones:
Dic. 2:
Dic.5:
Dic. 7:
Dic.9:
Dic. 10:
Dic. 13:
Dic. 15:
Dic. 18:
Dic. 21:
Dic. 22:
Dic. 24:
Dic. 28
Dic. 30
Se pagaron 1,600 en sueldos, incluyendo los que se debían.
Se compraron productos de belleza a crédito por 3,500.
Se recibieron 1,552 en efectivo por servicios de belleza.
Se pagaron los impuestos que se debían al inicio del mes.
Se liquidaron cuentas pendientes con los proveedores por 2,280.
Se cobraron 975 de clientes que estaban pendientes de cobro.
Se pagó el alquiler del local por 350.
Se pagaron luz, agua y teléfono según facturas que suman $245.
Se recibieron $1,325 en efectivo por servicios a clientes.
Se depositaron en cuenta corriente del Banco de Guayaquil $2,800.
Se recibieron efectivo y cheques de varios clientes por servicios $1,780.
Se realizó pago a proveedores por $800.
Se cargó a clientes $3,400 por servicios proporcionados a crédito, y por
ventas de servicios al contado se recibieron $1,800.
165
Sistema de Educación a Distancia
Nota: La empresa tiene la política que todo pago lo realiza con cheque de la cuenta
corriente que tiene en el Banco de Guayaquil, además realiza el respectivo
comprobante de egreso.
Se pide:
1.
2.
3.
4.
5.
Analizar las operaciones y determinar la cuenta deudora y acreedora.
Registrar los asientos en Diario.
Realice los pases al Mayor, utilice la tarjeta didáctica.
Elabore el balance de saldos.
Prepare los informes financieros: a) Estado de Resultados y b) Balance General.
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
No presentaremos el solucionario, necesitamos que ustedes se comuniquen con su
tutor(a) para monitorear este trabajo que deberán desarrollarlo basado en los pasos
del proceso práctico, ilustrado en este tema.
166
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 13
LOS SUELDOS Y SALARIOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Como usted ha podido notar, hemos hecho un interesante recorrido por todo el
proceso contable, necesario para el registro de las operaciones de negocios y la
preparación de la información financiera. En los temas anteriores se ha mencionado
un sinnúmero de transacciones: de compra de activos fijos, compra de insumos a
crédito, pagos de dichos créditos, venta de servicios, tanto al contado como de crédito;
el cobro de dichos créditos; pagos de gastos: por arriendos, publicidad, guardianía,
luz, agua y teléfono. En conclusión usted ha podido apreciar el manejo de un negocio
y de los registros contables.
Ahora, en este tema procederemos a conocer sobre las remuneraciones, horas extras y
todo lo relacionado al pago a los trabajadores. Son gastos que tienen un tratamiento
diferente de los otros. Pero es indispensable hacer referencia que este tema no
tratará los beneficios sociales y sus provisiones, tema que se seleccionó para tratarlo
dentro de Contabilidad II como pasivo que representa para la organización.
2. Objetivos específicos
Definir que son los sueldos, salarios, honorarios profesionales y horas extras.
Determinar la liquidación de las horas extras a los trabajadores.
Calcular el sueldo neto a los empleados, aplicando lo que establece el régimen
laboral en el código de trabajo.
Demostrar la contabilización de los sueldos y salarios.
3. Desarrollo del tema
¿Qué son los sueldos y salarios?
Sueldo es la remuneración que, por igual concepto, corresponde al empleado, por la
labor realizada dentro de la organización.
Salario es el estipendio, que paga el empleador al obrero, en virtud del contrato de
trabajo.
167
Sistema de Educación a Distancia
El salario se paga por jornadas de labor y en tal caso se llama jornal; por unidades de
obra o por tareas. El sueldo, por meses, sin suprimir los días no laborables.
Como el código de trabajo establece que sábados y domingos son días de descanso
obligatorio, la remuneración que se reconoce al colaborador empleado de la empresa,
incluye sábados y domingos.
¿Qué son honorarios profesionales?
Son valores que se reconoce a un ejecutivo, asesor o profesional que realice un
trabajo determinado, en virtud de una contratación, pero que no tiene ninguna
dependencia con la empresa, es decir, no es empleado de la organización. Este rubro
se lo trata como gasto administrativo o de ventas, según sea el trabajo que realiza el
profesional, y cumpliendo con la ley debe retenerle el 8 % de impuesto a la renta. De
ninguna manera se lo trata como empleado enrolado.
¿Qué son las horas extras?
Son las horas que exceden lo que determina la Ley; es decir, que la jornada de trabajo
es de ocho horas diarias, de manera que no exceda la 40 horas semanales, luego de
esto se consideran horas extras; salvo disposición de la Ley en contrario.
De acuerdo al código de trabajo son dos tipos de horas extras: suplementarias y
extraordinarias.
Las horas suplementarias son aquellas que realiza el trabajador después de su jornada
normal de 8 horas. Por ejemplo: si cumple un horario de 8H00 a 17h00, a partir de la
salida 17h00 comienza a hacer horas extras suplementarias. Este tipo hora se las
limita hasta las 24h00. Para pagar las horas suplementarias se recarga el 50% al costo
hora, es decir trabaja una hora y le reconocen por una hora y media.
Las horas extraordinarias son aquellas que realizan el trabajador durante los días
sábados, domingos y días feriados. Y también después de las 24H00 hasta las 6H00.
Este tipo de hora se recarga el 100% al costo hora, es decir trabaja una hora y le
reconocen el doble.
Diferencia entre empleado y obrero
La persona que se obliga a la prestación del servicio o a la ejecución de la obra se
denomina trabajador y puede ser empleado u obrero. La persona o entidad, de
cualquier clase que fuere, por cuenta u orden de la cual se ejecuta la obra a quien se
presta el servicio, se denomina empresario o empleador.
Empleado es el colaborar que por lo general trabaja en las oficinas y realiza un trabajo
intelectual, en cambio el obrero es el colaborador que trabaja en los talleres, en la
planta de los procesos productivos. El obrero de la construcción es un jornalero, el
jornalero agrícola se encuentra en las haciendas. Ambos colaboradores, importantes
en el desarrollo de la organización, se lo denomina trabajador.
168
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Aportaciones al Seguro Social
Todo trabajador está obligado a reconocer al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
el 9,35% de su total de remuneraciones mensuales.
En calidad de agente de retención, el patrono, está obligado a deducir del pago de la
nómina, el mencionado aporte personal. Además como patrono está obligado a
reconocer también al IESS los aportes patronales del 11,15%, para el SECAP el 0,5% y
para el IECE el 0,5%, es decir que todos los meses entre el primero hasta el 15 deberá
pagar y declarar las aportaciones 9,35 % más 12,15% al IEES, lo que sumaría 21,50%.
Otros descuentos de la nómina de pago
Por lo general, en la primera quincena se anticipa al personal entre el 40% o el 50%
del sueldo, para ser descontado a final del mes cuando se elabora el rol de pago. Este
anticipo se lo carga, cuando se lo entregan al personal, en la cuenta Anticipo de
Sueldos, y, a fin de mes, cuando se procede al registro del rol se acredita esta cuenta
por el valor anticipado, de manera que presenta un saldo cero.
Los préstamos que la empresa otorga al personal, o los que entrega el IESS a sus
afiliados, trabajadores de una organización, también se descuenta a fin de mes, junto
con la liquidación de los sueldos del personal.
A continuación se presenta la liquidación de una nómina de 4 empleados con sus
respectivos descuentos que realiza la persona encargada de elaborar las nóminas.
Además, se determina a través de las tarjetas reloj que todos ellos trabajaron 10
horas suplementarias y 8 horas extraordinarias.
Liquidación de los sueldos al personal (al 31 de enero /2006)
Empleados
Sueldo mensual
Horas extras (31horas)
Total de Ingresos
(-) Deducciones
Aporte Personal 9.35%
Préstamo personal
Crédito Comercial
Anticipo de sueldo (40%)
Total de deducciones
Sueldo neto a pagar
Serafín
Suárez
300.00
38.75
338.75
Rubí
Muñoz
500.00
64.58
564.58
Paul
Sol
250.00
32.29
282.29
Fresia
Saavedra
180.00
23.25
203,25
TOTAL
1,230.00
158.87
1388.87
31.67
100.00
58.00
120.00
309.67
29.08
52.78
150.00
100.00
200.00
502.78
61.80
26.39
-0-0100.00
126.39
155.90
19.00
-080.00
72.00
171.00
32.25
129.84
250.00
238.00
492.00
1,109.84
279.03
10 horas suplementarias x 1,5 = 15 horas
8 horas extraordinarias x 2 = 16 horas
Total
31 horas
169
Sistema de Educación a Distancia
Sueldo mensual/240 = costo hora x total de horas extras
El registro en diario
FECHA
Abril 30
DETALLE
----------------------- x ----------------------Gastos de Administración
Sueldos y salarios
Horas extras
Caja Bancos
IESS por pagar
Cuentas por cobrar a trabajadores
Anticipo de Sueldos
Cuentas por Pagar
Pr. la nómina de personal del presente mes
PARCIAL
DEBE
HABER
1,388.87
1,230.0
158.87
279.03
129.84
250.00
492.00
238.00
¿Qué otros valores pagan los patronos a sus trabajadores?
Además de las remuneraciones estipuladas bajo contrato o sin él, el empleador o
empresario, está obligado a reconocer a sus trabajadores los siguientes rubros:
sueldos y salarios, horas extras, en el mes de abril deben pagar el bono escolar,
llamado también decimocuarto sueldo.
En diciembre se pagará la decimotercera remuneración o bono navideño. Sobre estos
beneficios se tratará en el texto -guía de Contabilidad II.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Es importante que usted investigue el material de consulta, que para este tema es
concretamente el Código de Trabajo (en el Cap. VI, de la pág. 20 a la 26); en el Código
encontrará información valiosa para la comprensión de esta sección. Recuerde
consultar con su tutor(a) para aclarar ideas, despejar dudas o alguna otra expectativa.
También es importante participar en los foros abiertos y temáticos que se realizarán,
pues siempre hay material expuesto para iniciar el proceso de la discusión en donde
usted como participante encontrará respuesta a sus inquietudes.
Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning; al final de la guía didáctica
encontrará algunos anexos relacionados a los temas expuestos, presentaciones en
power point y otros.
170
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
CÁLCULO DEL SUELDO DE UN EMPLEADO
El empleado Enrique Bueno tiene un sueldo básico de $380. La empresa le reconoce
por subsidio de antigüedad $20 por cada año y lleva en la empresa 8 años, el presente
mes ha trabajo 20 horas extraordinarias (cuatro sábados de 8H00 a 13H00) y dos días
se quedó hasta las 20H00 (la hora de salida de la empresa es a la 17H00).
El contador le descuenta, además de lo de ley, $120 por un préstamo con la compañía,
$ 75 por préstamo del IESS y el 40% de anticipo de sueldo que le pagaron en la
primera quincena.
Utilice el siguiente formato para presentar la liquidación del sueldo a marzo 31/2006 y
luego registre en diario el pago de sueldo al trabajador.
INGRESOS DEL TRABAJADOR
DEDUCCIONES DE LEY
TOTAL DE INGRESOS
TOTAL DE DEDUCCIONES
SUELDO NETO:
171
Sistema de Educación a Distancia
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
CÁLCULO DEL SUELDO DE UN EMPLEADO
Empleado: Ing. Enrique Bueno
Cargo: Asistente Financiero
INGRESOS DEL TRABAJADOR
Sueldos
Horas Extras
Subsidio de antigüedad
TOTAL DE INGRESOS
SUELDO NETO:
DEDUCCIONES
$ 380.00
77.42
160.00
$ 617.42
9.35% IESS
Préstamos personales
Préstamos IESS
Anticipo de sueldos
TOTAL DE DEDUCCIONES
$ 42.76
120.00
75.00
152.00
$ 389.76
227.66
Libro Diario
FECHA
Marzo 31
DETALLE
----------------------- x ----------------------Gastos de Administración
Sueldos y salarios
Horas extras
Subsidio de Antigüedad
Caja Bancos
IESS por pagar
Cuentas por cobrar a trabajadores
Anticipo de Sueldos
Cuentas por Pagar – IESS
Pr. la nómina de personal del presente mes
172
PARCIAL
DEBE
HABER
$ 617.42
380.00
77.42
160.00
227.66
42.76
120.00
152.00
75.00
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 14
LOS PRINCIPICIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Se trató en la Unidad de estudio 1 de esta guía didáctica algunos de los principios
básicos para el inicio de la información contable, se presentaron los postulados
referentes a la entidad económica, referentes a la cuantificación de las operaciones.
En este tema continuamos con otro grupo de principios que amerita que se conozcan
para la preparación de la información contable – financiera que propende a la toma de
decisiones.
En este tema trataremos los principios que tienen relación con la presentación de la
información financiera con la entidad. Todos los principios son fundamentales, para
nuestro estudio hemos seleccionados los más relevantes.
2. Objetivos específicos
Aplicar otros principios para la elaboración de
basada en los P.C.G.A.
la información financiera
Establecer la delimitación del ente económico, la base de la cuantificación y la
presentación de la información de la empresa a través de los estados
financieros.
3. Desarrollo del tema
Principio de realización de los ingresos
La generación de ingresos es un proceso continuo en la mayoría de las empresas, para
que se realicen los ingresos se deben cubrir bajo las siguientes condiciones:
1. Cuando el proceso de generación de ganancias está completo, o casi lo está.
Por ejemplo, una venta de mercaderías a crédito: el ingreso se efectúo porque
vendimos, aunque aún no haya cancelado el cliente.
2. Cuando se pueden medir objetivamente los ingresos. Por ejemplo, cuando se
cobra anticipadamente un servicio de mantenimiento de computadoras, el
ingreso no se efectuó, puesto que este cobro anticipado es un pasivo, la
empresa tendrá que pagar en servicios, compromisos adquiridos, de lo
173
Sistema de Educación a Distancia
contrario devolver el dinero al cliente. Cuando hayamos dado una parte de
estos servicios, tres meses, podemos medir el ingreso, es decir, las utilidades.
La fecha de venta o de prestación de servicios es la norma general para la realización
de los ingresos, pero esta última a veces se adelanta o demora, según se describe en
los apartados siguientes.
Ingresos realizados durante la producción
Muchas empresas devengan ingresos al participar en proyectos de construcción que
tienen lugar por espacio de varios años, como los de barcos, edificios de oficinas y
presas. Las empresas constructoras devengan los ingresos al construir, por lo que
resulta más apropiado realizar tales ingresos a lo largo de la vida del proyecto, en vez
de esperar hasta que se lo termine, es decir, en la fecha de venta. En concordancia,
suele utilizarse un método de realización de los ingresos, que se denomina método de
porcentaje de avance.
Ingresos realizados al momento de su recepción
Muchos profesionistas utilizan la base contable de efectivo para sus actividades
profesionales. Conforme a esta base de efectivo, los ingresos se realizan al momento
de cobrar el mismo a los clientes. Es probable que la contabilidad de base de efectivo
sea de uso generalizado entre personas físicas y empresas pequeñas por virtud de su
sencillez y su aceptación por parte de las autoridades fiscales. Sin embargo, no guarda
concordancia con los principios contables generalmente aceptados, ya que se demora
la realización de los ingresos más allá del punto en que se completa el proceso de
generación de ganancias.
Las ventas a plazos son comunes en el comercio de menudeo, particularmente en el de
artefactos y muebles para el hogar, y mediante ellas se distribuyen los pagos a lo largo
de varios años. Se pueden realizar los ingresos en las ventas a plazo mediante el uso de
una forma o variante de la base de efectivo a la que se da el nombre de método de
contabilidad de ventas a plazos. Los vendedores utilizan este último para distribuir las
utilidades de una venta a ejercicios contables diferentes, con base en el informe de
efectivo que reciben de los clientes.
Principio de correspondencia
El principio de correspondencia, a semejanza del de realización de los ingresos, es otro
considerado importante en la determinación de las utilidades contables. Conforme al
principio de correspondencia, todos los costos y gastos vinculados con la generación
de ingresos se realizan al hacer lo propio con estos últimos. Dicho de otra manera, se
establece correspondencia de los gastos de los ingresos, deduciendo aquellos de éstos.
Principio de consistencia
Es frecuente que se comparen los estados financieros de varios ejercicios a fin de
analizar tendencias, evaluar los patrones de crecimiento, y así sucesivamente. A efecto
de mejorar tales análisis, los contadores han elaborado el principio de
174
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
consistencia, conforme al cual las entidades deben utilizar las mismas prácticas
contables en ejercicios subsecuentes.
Es importante recalcar que no se prohíben completamente los cambios por virtud del
principio de consistencia.
Las modificaciones en el registro de las transacciones de una empresa y su preparación
de estados financieros son permisibles siempre que el resultado de ello sea una
presentación más satisfactoria o razonable de las actividades económicas.
El criterio conservador
Los contadores se ven frente a decisiones al intentar la medición y presentación de las
actividades financieras de una empresa. Es frecuente que resulte difícil determinar la
decisión apropiada. Después de ejercer su juicio personal y considerar los objetivos de
la preparación de informes financieros, otros principios contables y las prácticas del
giro de actividad que corresponda, los contadores hacen uso de la doctrina del criterio
conservador.
La aplicación del criterio como conservador en la contabilidad resulta evidente al
estudiar el método de más bajo de costo o mercado para la valuación de inventarios.
Con el criterio de conservador, se deben ignorar los incrementos en el valor del
inventario mientras se retengan las unidades del mismo, y con base en el principio de
realización de los ingresos se realizarán las ganancias o utilidades al momento de la
venta.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Es importante que usted investigue el material de consulta entregada en la
bibliografía, encontrará información valiosa para la comprensión de esta sección.
Recuerde consultar con su tutor(a) para aclarar ideas, despejar dudas o alguna otra
expectativa. Le recordamos ingresar a la plataforma Oracle – iLearning. Realice
subrayados en los párrafos que va leyendo, resaltar pensamientos, frases,
procedimientos y términos ayudará en la comprensión del tema.
Sugerimos participar en los foros abiertos y temáticos que se realizarán, pues siempre
hay material expuesto para iniciar el proceso de la discusión en donde usted como
participante encontrará respuesta a sus inquietudes.
175
Sistema de Educación a Distancia
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Seleccione la respuesta correcta y enciérrela en un círculo:
1. El que la información financiera se adecue a las necesidades de los diferentes
usuarios corresponde a la característica de:
a)
b)
c)
d)
e)
Confiabilidad.
Provisionalidad.
Utilidad.
Comparabilidad.
Ninguna de las anteriores.
2. Para que la información financiera sea confiable es necesario que:
a)
b)
c)
d)
e)
El proceso de integración de los estados financieros haya sido objetivo.
Las reglas para generar la información sean estables.
Exista la posibilidad de verificación.
Todas las anteriores.
Sólo a y b.
3. Si se incluyen los gastos de educación de los hijos del dueño de un negocio
dedicado a la venta de computadoras, ¿qué postulado básico se está
incumpliendo?
a)
b)
c)
d)
e)
El de revelación suficiente.
El de consistencia.
El de negocio en marcha.
El de realización.
El de entidad.
4. Este precepto implica que toda transacción de negocio debe registrarse de tal
forma que muestre el efecto sobre los activos, los pasivos y el capital.
a)
b)
c)
d)
e)
Valor histórico original.
Periodo contable.
Realización.
Negocio en marcha.
Unidad monetaria.
5. Este postulado supone que se debe equilibrar el grado de detalle y multiplicidad de
datos para cumplir con los requisitos de utilidad y finalidad de la información
financiera.
a) Criterio prudencial.
b) Importancia relativa.
c) Utilidad.
176
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
d) Revelación suficiente.
e) Ninguna de los anteriores.
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
1.
2.
3.
4.
5.
c
d
e
b
d
177
Sistema de Educación a Distancia
ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN
A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que
permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se
sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades
EJERCICIO 1
El Balance de Comprobación de saldos ajustados de la Empresa de Servicios de
Asesoría Financiera Ruata & Asociados, al 31 de diciembre del 2006, presenta, entre
otros, los siguientes saldos en sus cuentas:
Gastos por seguros
Depreciación
Gastos por papelería y útiles
Equipos de Computación
12,000
8,200
2,500
22,300
Dividendos pagados
Gastos por publicidad
Gastos de Constitución
Vehículos
Gastos de amortización
6,000
8,500
5,600
20,000
3,500
Gastos por sueldos
Honorarios profesionales percibidos
Gastos por arriendos
Capital social
Depreciación acumulada de equipo de
cómputo
Efectivo
Gastos de Instalación
Otros ingresos
Comisiones pagadas
66,800
163,300
10,600
27,200
16,000
8,500
6,000
2,400
4,000
Se requiere:
Prepare un Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006.
Realice Los asientos de cierre de pérdidas y ganancias.
Instrucciones para el desarrollo:
Para este tema usted tiene que recordar la identificación de las cuentas, cuáles son
de balance y cuáles son las de resultado.
No realice una balanza de comprobación porque sólo le estoy presentando algunas
cuentas de dicha balanza, además no se requiere.
Recuerde distribuir la utilidad al 31 de diciembre, de acuerdo a la legislación
ecuatoriana.
Recuerde que hay cuentas que a pesar de que llevan el nombre de gastos, se
clasifican con activos porque representan inversiones diferidas por las que usted va
tener un servicio en el futuro.
178
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
EJERCICIO 2
Registre en diario transacciones
La empresa Serviprimer S.A. tiene las cuentas siguientes en su libro mayor: Efectivo;
Cuentas por cobrar; Materiales; Equipo de Oficina; Cuentas por Pagar: Sony, cuenta de;
Sony, cuenta de retiros; Honorarios devengados; Gasto de alquiler; Gasto de
publicidad; Gasto de servicios públicos, y Gastos diversos.
Asiente las siguientes transacciones escogidos en un libro diario de dos columnas.
Puede omitir las explicaciones de los asientos en el diario.
Mayo 1. Se pagó el alquiler del mes, US$3,000
2. Se pagó gasto de publicidad, US$500
4. Se pagó en efectivo por materiales, US$770
6. Se adquirió a cuenta equipo de oficina, US$8,500
8. Se recibió efectivo de clientes a cuenta, US$3,600
12. Se pagó a un acreedor cuenta, US$2,150
20. Se retiró efectivo para uso personal, US$1,500
25. Se pagó en efectivo por reparaciones al equipo de oficina, US$120
30. Se pagó el recibo telefónico del mes, US$195
31. Honorarios devengados y facturados a cuenta a clientes durante el mes,
US$11,150
31. Se pagó el recibo de energía eléctrica del mes, US$430
EJERCICIO 3
Balanza de Comprobación
Las cuentas en el mayor de la empresa de Servicios de Mantenimiento Andina al 31 de
diciembre del año pasado se enumeran a continuación. Todas las cuentas tienen saldo
normal. El de la cuenta de efectivo se omitió de manera intencional.
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Efectivo
US$
18,710
20,500
?
179
Sistema de Educación a Distancia
Rafael Carrión, cuenta de capital
Rafael Carrión, cuenta de retiros
Honorarios devengados
Gasto de seguros
Terrenos
Gastos diversos
Documentos por pagar
Seguro pagado por anticipado
Gasto de alquiler
Materiales
Gasto de materiales
Ingresos no devengadas
Gasto de servicios públicos
Gasto de sueldos
Totales
10,000
20,000
215,000
5,000
125,000
9,900
35,000
3,150
8,000
4,100
5,900
6,000
41,500
17,000
Prepare:
Una balanza de comprobación, enumerando las cuentas en el orden correcto, y
escriba la cantidad de efectivo omitida.
Elabore los estados financieros.
PROBLEMA 1
Asientos en el libro diario, balanza de comprobación y estados financieros
El 10 de enero del año actual, Gabriel Batistuta estableció un negocio de decoración de
i te io es, Diseños Cue a os “.A. Du a te el esto del es, Ga iel Batistuta
efectuó las transacciones siguientes relacionadas con el negocio:
Enero 10. Transfirió US$20,000 de una cuenta bancaria personal a otra que se usará
para el negocio
10. Pagó US$1,500 por el alquiler del período que va del 10 de enero al fin de
mes
11. Compró un camión en US$15,000, de los cuales pagó US$5,000 iniciales y
extendió un pagaré por el resto.
12. Compró una cuenta equipo por US$2,500
14. Pagó primas del seguro de accidentes y bienes raíces por US$750
14. Adquirió materiales en efectivo por US$1,050
15. Recibió US$3,100 en efectivo por trabajos realizados.
21. Pagó a un acreedor US$2,500 por el equipo comprado el 12 de enero.
24. Registró trabajos realizados a cuenta, y envió facturas a sus clientes por
US$3,100
25. Recibió una factura por gastos del camión, a pagar en febrero, por US$225
27. Pagó el gasto de servicios públicos por US$1,205
180
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
27.
28.
31.
31.
Pagó US$173 por gastos diversos.
Recibió a cuenta US$1,420 en efectivo de sus clientes.
Pagó sueldos de empleados por US$2,100
Retiró US$1,500 para su uso personal.
Instrucciones
1. Asiente cada transacción en un libro diario de dos columnas consultando el
catálogo de cuentas siguiente para seleccionar las cuentas en que han de anotarse
los abonos y crédito (No inserte los números de cuenta en el libro diario por el
momento). Puede omitir las explicaciones de los asientos en el diario.
11
12
13
14
16
18
21
22
Efectivo
Cuentas por cobrar
Suministros
Seguro pagado por anticipado
Equipo
Camión
Documentos por pagar
Cuentas por pagar
31
33
41
51
53
54
55
Gabriel Batistuta, cuenta de capital
Gabriel Batistuta, cuenta de retiros
Honorarios devengados
Gasto de sueldos
Gasto de alquiler
Gasto de servicios públicos
Gastos de camión
59 Gastos diversos
2. Registre los asientos del libro diario en un libro mayor de cuentas con cuatro
columnas, insertando referencias de registro apropiadas conforme anota cada
concepto. Extienda los saldos a las columnas de saldo apropiadas después de
registrar cada transacción.
3. Prepare una balanza de comprobación para Diseños Cuencanos S.A. al 31 de enero.
4. Elabore los estados financieros.
Nota: En este primer parcial, las operaciones que hemos tratado en cada una de las
organizaciones ha sido sin IVA, y sin retenciones.
181
Sistema de Educación a Distancia
UNIDAD 4
LOS AJUSTES EN EL PROCESO
DE LA PREPARACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
INTRODUCCIÓN
Al llegar a este tema tratamos de introducir una idea en los estudiantes: El tiempo no
es estático, es dinámico. Con esto queremos decir que se produce un efecto en las
cuentas de resultado por conceptos de reconocimiento del gasto y apropiación de
ganancias.
Aplicamos principios contables para sustentar el desarrollo de este tema. Este tema le
abre las puertas a varios conceptos que se aplicarán a lo largo de su vida profesional.
Es muy importante porque permite analizar consistentemente el impacto de los
ajustes en las operaciones del negocio. Y, todo lo que sucede en un negocio debe
registrarse en el sistema contable.
Por lo tanto, el diario y el mayor reflejan la vida económica de la empresa. Pero para
comprender sobre lo que se trata, analizaremos algunos conceptos necesarios acerca
de los ajustes.
182
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
MAPA CONCEPTUAL
Al finalizar un periodo contable
es importante realizar los
Asientos de ajustes
para
Actualizar los saldos en las cuentas
Reconocer los gastos
Reconocer los ingresos
se presentan varios tipos de ajustes
y son:
Gastos
pagados por
anticipado
Gastos
acumulados
Depreciación
y
amortización
Ingresos
acumulados
Ingresos no
devengados
con estos saldos ajustados se preparan los
ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
OBJETIVOS GENERALES
Realizar todas las actividades de análisis y de registro de ajustes y cierre que
tienen lugar al finalizar el periodo contable, aplicando los principios de
reconocimiento de gastos e ingresos.
Establecer los resultados del ejercicio y la situación financiera de la empresa
basada en informes confiables y sin errores, para la toma de decisiones en la
gestión.
Identificar los grupos susceptibles de ajustes.
183
Sistema de Educación a Distancia
DESARROLLO DEL CONTENIDO
TEMA 15
LOS AJUSTES EN EL PROCESO CONTABLE
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
En la Unidad 3 se trató el proceso contable, pero este proceso está relacionado al
manejo de los registros de las operaciones de negocio. También se analizaron, en la
Unidad 2 y 3, los postulados o supuestos básicos de la información financiera, es decir,
los principios de la contabilidad generalmente aceptados, obviamente los más
relevantes para el registro. Dos de estos principios, el de periodo contable y el de
realización o correspondencia, se basa en el análisis de los ajustes que presentará
este tema.
Con este tema queremos que ustedes completen los conocimientos importantes para
el registro en un sistema contable que le proporcionará una situación general del
negocio para la toma de decisiones administrativas y financieras en la empresa.
2. Objetivos específicos
Determinar la importancia de los ajustes en el proceso contable.
Asegurar que todas las cuentas contables estén registradas en forma correcta
para proceder con información confiable, útil y veraz a la elaboración de los
estados financieros.
Relacionar el factor tiempo con el impacto que presentan los saldos de las
cuentas debido a los ajustes en el proceso contable.
3. Desarrollo del tema
¿Qué es un ajuste?
Es un asiento especial que se realiza en la contabilidad de las empresas al final de un
determinado periodo contable, y que sirve para depurar los saldos a las cuentas que
se afectan. Este asiento se origina de la necesidad de presentar saldos reales al
momento de preparar los balances. Y nacen, por lo general de ciertas transacciones
explícitas, por ejemplo: cuando compramos suministros de oficina para el uso en la
empresa por $ 400 y pagamos con cheque de la cuenta bancaria.
184
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Si suponemos que esta operación se la realizó el 15 de mayo/2004, ¿Qué sucede si
nos ubicamos en el tiempo agosto 31, y se prepara un balance general? ¿Será verdad
que tenemos a esta fecha suministros de oficina por $ 400?
Si es así, parecería que las oficinas de la empresa en donde se realizan muchas
actividades y tareas empresariales no usaron útiles. Pero la realidad es que sí lo hacen,
por lo tanto, tenemos un operación implícita y es necesario conocer cuál es la parte
consumida y cuál es la parte existente. Si la persona que lleva el control de los útiles
estima que han consumido un 50% de los suministros. Se tendría que hacer un ajuste
al saldo que presenta la cuenta del activo, y el efecto en los resultados de la empresa.
La contabilidad sobre la base de acumulaciones
Existen dos criterios utilizados en contabilidad: base devengada o de acumulaciones y
la base de efectivo. La contabilidad sobre la base devengada o acumulaciones,
reconoce el impacto de un evento de negocio cuando ocurre. Es decir, cuando ocurre
un gasto, una venta, un cobro anticipado, o un pago anticipado. Se tendrá que anotar
en los registros a pesar de no recibirse el dinero por el servicio vendido, o no haber
pagado, servicio recibido.
Ahora, analicemos el criterio de registrar las operaciones sobre la base de efectivo.
Esto quiere decir, que si vendemos a crédito el servicio, no se registre la venta, hasta
que el cliente pague la factura por el servicio vendido con anterioridad. Asimismo, no
debemos de registrar los gastos de luz, teléfono o cualquiera de los gastos
administrativos o de comercialización que se adeuden, sino hasta que la empresa
pague el efectivo. En realidad, esto no reflejaría los eventos de negocios
verdaderamente, porque el hecho es si ya utilicé el servicio de luz o de teléfono se
deba registrar reconociendo el gasto y la deuda correspondiente que es un pasivo.
Los PCGA, principios de contabilidad generalmente aceptados, definen que una
empresa use la base de acumulaciones, es decir, que se registren los ingresos cuando
se realicen y los gastos cuando se incurren, y no necesariamente cuando el efectivo
cambie de manos.
Ventajas sobre la base de acumulaciones
La principal ventaja es que se cumplen los principios de periodo contable, pues se
reconoce el ingreso y el gasto en el periodo que se sucedieron, de esta manera no
afectan a periodos que no corresponden.
Suponga que cobramos anticipadamente servicios
de mantenimiento de
computadoras que ofrecemos por un año, según contrato estipulado. Se recibe el
dinero en la empresa, pero no el servicio. Y, si registramos las ventas de servicios,
cuenta que se refiere a ventas efectuadas, no es verdad este hecho. Pues, lo que
refleja este cobro anticipado es que debemos el servicio. Al no anotarse en los libros
este pasivo, por un lado estaríamos presentando en el estado de resultado una
utilidad que no es en realidad, porque el servicio se lo entregará durante el año del
185
Sistema de Educación a Distancia
contrato. Por otro lado, el balance general que debe presentar la situación financiera
de la empresa, no presentaría el pasivo correspondiente.
De igual manera si debemos luz, teléfono, guardianía, y otros gastos, y no los
anotamos, tendríamos una utilidad sobrevalorada, porque los gastos que disminuyen
la utilidad fueron reconocidos dentro del periodo.
Por lo tanto, la contabilidad sobre la base de acumulaciones, proporciona una
información completa que la que ofrece sobre la base de efectivo, ya que esta
reconocería el ingreso o el gasto cuando se efectué el cobro o el pago, según sea el
caso.
En conclusión, los asientos de ajustes asignan los ingresos al periodo en el cual son
devengados y los gastos al periodo en el cual se incurrieron. Los asientos de ajustes
actualizan las cuentas de activos y pasivos. Se necesitan para medir apropiadamente el
ingreso del periodo y relacionar las cuentas de activos y pasivos con los saldos
correctos para la elaboración de los estados financieros.
Luego de pasar los asientos de ajustes a los mayores se prepara la balanza de
comprobación ajustada para proceder a la preparación de los informes financieros.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Le recordamos que para comprender este tema debe revisar los principios
generalmente aceptados de la contabilidad que se trataron en la Unidad 2 y 3. Haber
hecho la retroalimentación del proceso contable, a través del desarrollo de las
actividades de aprendizaje que se planteó en la Unidad 3. Es necesario que usted tenga
muy claro este proceso. Sugerimos contactarse con su tutor(a) para su
retroalimentación. Es importante ingresar a la plataforma Oracle iLearning, siempre
encontrará material de apoyo.
Su participación en los foros temáticos es muy valiosa, pues le permitirá satisfacer
inquietudes. Revise el material de este tema en los libros complementarios que se
sugieren en la bibliografía de este texto guía, principalmente el texto del Dr.
Sarmiento.
186
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Ponga a prueba sus conocimientos sobre el tema. Seleccione la respuesta correcta
para cada una de las siguientes preguntas, encerrándolas en un círculo.
1. La contabilidad sobre la base de acumulaciones...
a) Da como resultado una utilidad más alta que la que da la contabilidad sobre
la base de efectivo.
b) Conduce a la presentación de una información más completa que como lo
hace la contabilidad sobre la base de efectivo.
c) No es aceptable según los PCGA.
d) Omite los asientos de ajustes al final del periodo.
2. Bajo el principio de los ingresos, el ingreso se registra...
a)
b)
c)
d)
Al momento inicial más aceptable
Al momento final más aceptable
Después de que ha sido devengado, pero no antes
Al final de periodo contable
3. Los asientos de ajustes...
a) Asignan los ingresos al periodo en el cual son devengados.
b) Auxilian en la medición apropiada de la utilidad neta o pérdida neta del
periodo.
c) Hacen que las cuentas de activos y pasivos muestren los saldos correctos.
d) Los tres anteriores.
4. El punto de partida para iniciar el procedimiento de ajustes es:
a)
b)
c)
d)
e)
La clasificación en el mayor general
El balance de comprobación
Los registros contables
El libro Diario
Ninguno de los anteriores
5. Para efectos contables o financieros el término devengar significa:
a)
b)
c)
d)
e)
Desquitar
Incurrir
Gastar
Registrar
Sólo a y b
187
Sistema de Educación a Distancia
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
1.
2.
3.
4.
5.
188
b
c
a
b
b
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 16
CLASES DE AJUSTES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Pasaremos a estudiar detenidamente los diversos tipos de ajustes que exige este
proceso. Pues, como hemos indicado, los ajustes muestran el impacto causado por las
transacciones implícitas y otras explícitas sobre los activos y pasivos, como también a
los ingresos de la empresa.
Para este estudio hemos hecho una ordenada clasificación del trabajo que se
desarrollará al final del periodo para actualizar las cuentas. Con ejemplos prácticos se
ilustran los efectos en las cuentas, tanto de resultados como las de balance. Para fines
didácticos se manejará la cuenta T como mayor, aunque es preciso recordar que este
instrumento no se utiliza como un registro, porque de ninguna manera lo constituye.
2. Objetivos específicos
Analizar los saldos de las cuentas para determinar los diferentes tipos de
ajustes que se deben registrar en el diario.
Establecer el efecto causado en los saldos de las cuentas.
Actualizar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos para que estén
adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que
se incurrieron para la obtención de dicho ingreso.
3. Desarrollo del tema
Ajustes por reconocimiento de los gastos
Los ajustes que se realizan en las cuentas de gastos son necesarios para verificar que
se hayan registrado en la contabilidad de la empresa, todos los gastos incurridos en el
periodo, con el fin de que la utilidad en el estado de resultado no se exprese
sobrevalorada, sino de una forma real. Ilustramos casos prácticos de operaciones de
negocios con tres tipos de ajustes de gastos.
1)
2)
3)
4)
Gastos pagados por anticipado
Gastos devengados y no pagados
Gastos por depreciación de activos fijos
Gastos por amortización de activos intangibles
189
Sistema de Educación a Distancia
Gastos pagados por anticipado
Se registran como un activo cuando se pagan anticipadamente. Resultan de
operaciones explícitas como es el pago de una póliza de seguro, un contrato de
arriendo por un año, un contrato de publicidad, un contrato de mantenimiento, y
otros. Ejemplo:
Operación 1
La o pañía TEXA, “.A. se dedi a a la ve ta de te tiles e ge e al , o ú e te,
realiza sus pagos de la renta del local comercial semestralmente, un pago en enero y
otro en julio. En este caso se tratará el pago del primer semestre en enero 1/2006.
El pago por la renta del semestre asciende a $15,000 ($ 2,500 mensuales) y se paga el
1o de enero. Al final del mes se aplicará a gastos, el monto correspondiente (en este
caso 100% a Gastos de Ventas).
FECHA
Enero 1
DETALLE
------------------------x------------------Arriendo pagado por anticipado
Caja – Bancos
P/R el pago del primer semestre del año
PARCIAL
DEBE
HABER
15,000
15,000
El ajuste por el mes de enero es el siguiente:
FECHA
DETALLE
Enero 31 --------------------x-----------------------Gastos de arriendos
Arriendos pagados por anticipado*
P/R el mes devengado
Arriendos pagados por anticipado
DEBE
HABER
SALDO
15,000
2,500
PARCIAL
HABER
2,500
2,500
Gastos de arriendos
DEBE
15,000
12,500
DEBE
HABER
2,500
SALDO
2,500
* Usted puede observar que la cuenta del activo Arriendo pagado por anticipado disminuye su saldo a
$12,500
190
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Este proceso continúa hasta que termine el semestre; en junio se tendrá saldada la
cuenta de Arriendo Pagado por Anticipado y los $15,000 se habrán aplicado
totalmente a gastos, en forma diferida a lo largo de todo el semestre.
Operación 2
La o pañía El Za ape, “.A. de C.V. ha de idido paga de fo a a ti ipada su
campaña de publicidad por 10 meses, ya que la compañía que le hace la publicidad
bajará sus precios. El pago total de la publicidad, por un monto de $25,000, se realiza
el 2 de enero.
FECHA
Enero 2
DETALLE
------------------------x------------------Publicidad pagado por anticipado
Caja – Bancos
P/R el pago del contrato publicitario
PARCIAL
DEBE
HABER
25,000
25,000
Para efectos contables la publicidad se empieza a aplicar a Gastos de Venta a partir del
31 de enero de 2006, que expira el primer mes del contrato publicitario.
El ajuste por el mes de enero es el siguiente:
FECHA
DETALLE
Enero 31 --------------------x-----------------------Gastos de Ventas
Publicidad
Publicidad pagados por anticipado*
P/R el mes devengado
PARCIAL
DEBE
HABER
2,500
2,500
2,500
*Al final del mes de octubre se habrá saldado la cuenta de Publicidad pagada por
anticipado como consecuencia de la disminución mensual que se origina por el ajuste
correspondiente.
CUENTA: Publicidad pagado por anticipado*
DEBE
HABER
SALDO
25,000
25,000
2,500
22,500
CUENTA: Gasto de Ventas
Auxiliar: Gastos por publicidad
DEBE
HABER
SALDO
2,500
2,500
Para el periodo de enero a octubre se asume que no existen otras transacciones de
este tipo en la empresa, únicamente este pago de la publicidad y su aplicación a
gastos. Si la organización adquiere más contratos publicitarios, el tratamiento es el
mismo con el nuevo contrato y lógicamente las cuentas son las mismas.
191
Sistema de Educación a Distancia
Seguros Pagados por anticipado
La o pañía PROTEX, “.A. se dedica a prestar servicios de seguridad privada. Con el
propósito de cubrir posibles accidentes en la compañía, el administrador ha decidido
adquirir seguros de gastos médicos para los empleados por un periodo de 12 meses.
La compañía cuenta con 50 empleados, los cuales quedarán asegurados. El seguro de
gastos médicos individual tiene un costo de $1,800, por lo que la compañía paga en
total el monto de $90,000, según contrato con fecha 20 de enero e inicia desde
febrero/2006.
FECHA
DETALLE
Enero 20 --------------------x-----------------------Seguros Pagados por anticipado
Caja - Bancos
P/R el pago de la póliza de seguro
PARCIAL
DEBE
HABER
90,000
90,000
Para efectos contables, el departamento financiero dispone que los gastos se aplicarán
50% a Gastos de Ventas y 50% a Gastos de Administración ya que el personal se
encuentra dividido en la misma forma, 50% del personal laboran en el departamento
de ventas y marketing, y el resto del personal en los departamentos administrativos,
financieros, recursos humanos, gerencia general y cobranza.
FECHA
Abril 30
DETALLE
--------------------x-----------------------Gastos de Ventas
Seguros
Gastos Administrativos
Seguros
Seguros pagados por anticipado*
P/R 3 meses devengados
90,000/12 = 7,500 x3 ms.= 22,500
PARCIAL
DEBE
HABER
11,250
22,500
11,250
22,500
* De igual manera que los casos anteriores, la cuenta del activo pagado por anticipado
disminuye a medida que se realizan los ajustes.
Ajustes por gastos acumulados
Los gastos acumulados son servicios recibidos y que aún no se han pagado. Al final de
un periodo contable, se requiere preparar los estados financieros, estos deben incluir
todas aquellas facturas por servicios devengados y no pagados, entre estos conceptos
tenemos: sueldos que se adeudan al personal, comisiones, servicios básicos.
Otro ejemplo de acumulados que se devengan son los intereses que se generan de los
documentos por pagar a una determinada fecha, e inclusive algunas veces caen en
192
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
mora, de tal manera que aumentan los gastos de intereses como también la deuda por
intereses. A continuación presentamos algunas operaciones que ilustran estos ajustes:
Junio 30: La empresa Consultores Financieros Asociados, debe las siguientes facturas:
A Pacifitel, consumo de teléfono por $145; a la Empresa eléctrica del Ecuador el
consumo eléctrico de los meses de mayo y junio que suman $360; a Vigilancia y
seguridad, por guardianía del local por $250, correspondiente al mes de junio.
Como la empresa se dispone a elaborar los estados financieros, contabiliza y actualiza
los saldos de las cuentas que se afecta así:
FECHA
Junio 30
DETALLE
--------------------x-----------------------Gastos Administrativos
Gasto por luz
Gasto por teléfono
Gasto por guardianía
Cuentas por pagar *
P/R los gastos devengados
PARCIAL
DEBE
HABER
755
360
145
250
755
*Según el catálogo de cuentas, otros usan Gastos acumulados por pagar (refleja la
misma deuda, pasivo a corto plazo o corriente).
Intereses acumulados en los documentos por pagar
A junio 30, final del periodo semestral, el Centro Educativo Fénix reconoce en su
contabilidad los intereses que llevan acumulando y que genera la obligación bancaria
que contrajo desde el 1 de abril/2006 por un préstamo de $20,000 que le otorgara el
Banco de Guayaquil a la tasa del 12% de interés anual a 6 meses plazo.
FECHA
Junio 30
DETALLE
------------------------ x -----------------Gastos de Intereses
Intereses por Pagar
P/R los tres meses de intereses devengados en
el P/ del banco
Int. = 20,000(12%)(3/12) = 600
PARCIAL
DEBE
HABER
600
600
Ajustes por depreciación de Activos Fijos
Toda organización contabiliza los activos fijos en su fecha de adquisición como
inversiones que representan, con los cuales la empresa se dispone a trabajar. A
excepción del terreno, todos los activos fijos, llamados también activos de planta:
mobiliario, equipos de oficina, equipos de computación, están camino al basurero,
pues, estos declinan su valor de acuerdo a los años que hayan dado un servicio al
negocio. Esta disminución del precio de un activo es un gasto para el negocio.
193
Sistema de Educación a Distancia
El proceso de distribuir sistemáticamente el costo de cada activo fijo durante los años
de su vida útil (excepto terreno) a un gasto, se lo conoce técnicamente como
depreciación. En el campo financiero la depreciación se la denomina como la
recuperación del costo de un activo fijo a través del servicio que este le ofrece a la
empresa, y le ayuda a generar las utilidades del negocio. Hay varios métodos para
depreciar un activo fijo, sin embargo, este es un estudio que dedica la Contabilidad II
en su oportunidad, por lo tanto, en este texto solamente nos involucramos con las
tasas de depreciación que dispone el SRI y las leyes tributarios del entorno.
Tasas porcentuales
El Reglamento de la Ley del Régimen Tributario Interno del Ecuador establece los
siguientes porcentajes que se deberán aplicar al costo del activo fijo para calcular su
correspondiente depreciación anual:
Inmuebles (excepción terrenos)
Muebles, enseres y equipos de oficina
Vehículos o equipos de reparto
Equipos de Computación
5% anual. Vida útil 20 años
10 % anual. Vida útil 10 años
20% anual. Vida útil 5 años
33,33% anual. Vida útil 3 años
Procedimiento para el cálculo de la depreciación anual:
Se tiene un furgón Hino motor 4873 registrado en libros al costo de $65.000,00
Se estimó un valor residual de $ 5.000 y una vida útil de 5 años.
Dep. Anual = (Costo de adquisición – Valor residual)*20%
= (65.000 - 5.000)*20%
= $ 12.000,00
Suponga que el furgón se lo adquirió en enero 02/2006, fecha en que empezó a usarse;
la tabla proyectada de la depreciación quedaría:
Periodo
Costo del Activo a Deprec. anual
depreciarse
–
valor
Deprec.
Valor en libros=
Acumulada
Costo del Activo
–
residual
Depreciación
acumulada
Dic. 31/2006
60.000
12.000
12.000
53.000
Dic. 31/2007
12.000
24.000
41.000
Dic. 31/2008
12.000
36..000
29.000
Dic. 31/2009
12.000
48..000
17.000
Dic. 31/2010
12.000
60.000
5.000
Valor residual
194
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
A continuación ilustraremos este proceso de depreciación y el correspondiente ajuste:
La e p esa B eak & Co. o t ata sus se vi ios de u
registre la siguiente operación:
o tado
le soli ita ue
El 1 de marzo/2006 se compra una máquina con un costo de $35,600 que se paga
de contado, según fact. de Máquinas para restaurantes.
FECHA
Marzo 1
DETALLE
------------------------ x -----------------Máquinas y equipos
Caja - Bancos
P/R fact. de Maquinarias para restaurantes
PARCIAL
DEBE
HABER
35,600
35,600
Para depreciar se consideran los siguientes datos:
El valor residual es de $5,600 (el valor residual es lo que se espera que cueste la
máquina después de haber brindado todo el servicio en la empresa).
La tasa de depreciación es de 10% anual (tasa de acuerdo al SRI).
Cálculo de la depreciación:
Valor a depreciar = $ 35,600 - $5,600 = $ 30,000
30,000 x 10% = 3,000 depreciación para cada año.
3,000/12 = $ 250 cada mes x 4 ms.= $ 1,000
El registro del ajuste por la depreciación al final de junio30 es el siguiente:
FECHA
Junio 30
DETALLE
------------------------ x -----------------Gastos de Depreciación
Depreciación Acumulada
de Máquinas y equipos*
P/R los cuatro meses que se lleva usando este
activo fijo a la tasa del 0% anual.
PARCIAL
DEBE
HABER
1,000
1,000
*La cuenta Depreciación acumulada de... (nombre el activo correspondiente), es
cuenta complementaria de activo, y se presenta en el balance general, debajo del
grupo de activos fijos disminuyendo, es decir con signo (-). El saldo de la cuenta
depreciación acumulada es de naturaleza acreedor.
En el balance general al 30 de junio/2006 reporta los activos fijos así:
ACTIVOS FIJOS
Máquinas y Equipos
35,600
195
Sistema de Educación a Distancia
(-) depreciación acumulada
1,000
Valor en libros de activos fijos
34,600
Ajuste por amortización de activos intangibles
Otros activos de larga vida o fijos son los activos llamados intangibles, éstos no tienen
naturaleza física. Representan derechos especiales o beneficios obtenidos por el
periodo actual como de periodos futuros, esperados por patentes, derecho de autor,
marcas, franquicias, licencias, gastos de constitución de sociedades, gastos de
investigación y otros. También se los define como gastos preoperacionales, por los
que la empresa ha tenido que realizar una inversión diferida.
Este grupo de activo se presenta en el balance general en tercer orden después del
activo fijo y se lo agrupa bajo el nombre de activo diferido. Como este grupo de
activo tiene determinado lapso de duración o vida útil, es necesario amortizarlos.
Contabilización del activo intangible y amortización
Ejemplos:
Mayo 3/ 2006. Una empresa industrial adquiere la patente para la elaboración de
pasta de tomate, ha invertido en el trámite $6,000. que paga en efectivo:
FECHA
Mayo 3-004
DETALLE
------------------- x ------------------------Patentes y Marcas
Bancos
Pr. La adquisición de la patente
PARCIAL
DEBE
HABER
6,000
6,000
Para amortizar esta patente la empresa determina 10 años de vida útil
FECHA
Dic.31-004
DETALLE
------------------- x ------------------------Gastos de Amortización
Amortización Acumulada de Patente
P r. El 10 % de amortización anual , proporcione 8
meses de uso por el pte año.
PARCIAL
400
Balance General
Al 31 de Di/2006
Activo Diferido
$ 6,000
400
Otro ajuste por gasto de suministros consumidos
196
HABER
400
En el balance general la presentación del activo intangible es:
Patentes y Marcas
(-) Amortización Acumulada
DEBE
$ 5,600
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Los suministros de oficina o materiales que se adquieren para dar el servicio, se
contabilizan al igual que los gastos pagados por anticipados, pero hay que considerar
que estos se consumen a menudo con el pasar del tiempo, porque es obvio suponer
que se compran con el fin de usarlos dentro del periodo, por lo tanto hay que
reconocer el gasto que se origina por el consumo de estos materiales
A continuación se presenta la operación por la compra de los suministros y
subsiguientemente su ajuste por el consumo.
En abril 20 El Centro Educativo Fénix compra varios materiales para el centro y el
aprendizaje de los niños, y según fact. de Juan Marcet gastó $ 3,500 para tener
estimadamente por un año. Fact. que fue pagada al contado.
FECHA
Abril 20
DETALLE
----------------------- x -------------------Suministros Educativos
Caja - Bancos
P/R el pago de la fact. de Juan Marcet
PARCIAL
DEBE
HABER
3,500
3,500
Al 30 de junio que se están preparando los estados financieros el contador del Centro
Educativo Fénix, estima que la existencia de estos materiales es de un 40%.
FECHA
Junio 30
DETALLE
---------------------- x ----------------------Gastos de suministros
Suministros Educativos
P/R el consumo del 60%, ya que en existencia se
estimó que había un 40%
PARCIAL
DEBE
HABER
2,100
2,100
Ajustes por ingresos acumulados
Con frecuencia los negocios tienen acumulados por cobrar algunos servicios que
inclusive no hayan facturado. Un ingreso obtenido (por ventas de servicios) pero aún
no recibido en efectivo, crea un activo que se lo carga a Cuentas por Cobrar.
Supongamos que el Centro Educativo Fénix tiene varias pensiones por cobrar de
alumnos que deben meses de abril, mayo y junio. Si estamos al 30 de junio y nos
preparamos para elaborar los estados financieros es necesario establecer el monto de
lo adeudado y registrar en el diario. Este ingreso acumulado es debido a que se ha
brindado el servicio académico a los estudiantes. Por lo tanto, el ajuste es el siguiente:
FECHA
Junio 30
DETALLE
---------------------- x ----------------------Cuentas por Cobrar
Ingresos por pensiones
PARCIAL
DEBE
HABER
4,865
4,865
197
Sistema de Educación a Distancia
P/R las mensuales pendientes según el listado
de alumnos en las diversas secciones de la
institución.
Ingresos por intereses acumulados en los documentos por cobrar
Cuando la empresa vende bienes o servicios a crédito con la firma de un documento,
que puede ser una letra de cambio o un pagaré, se acostumbra a establecer una
determinada tasa de interés y el plazo que debe ser pagada esta deuda documentaria.
Los intereses que genera la obligación del cliente de pagarnos, es un valor que se va
acumulando mes a mes, inclusive cuando cae en mora el interés, se incrementa a
medida que el crédito no sea pagado.
Supongamos que la comercial Luz de América distribuye algunos artículos de bazar.
Con fecha 15 de marzo le vendió a los Almacenes Don Benito $ 12,000 en mercadería a
crédito por 3 meses plazo con la tasa de interés anual de un 16% a 60 días plazo, por
lo que le firma una letra de cambio. Al final del primer semestre del periodo junio 30,
los Almacenes Don Benito aún no ha cancelado ni la letra ni los intereses. (el ajustes es
solamente por los intereses).
FECHA
Junio 30
DETALLE
---------------------- x ----------------------Cuentas por Cobrar
Intereses ganados
P/R los intereses que genera la L/C por 12,000
(16%) x 3,5 meses vencidos./12
PARCIAL
DEBE
HABER
560
560
Ajustes por Cobros anticipados o Ingresos no devengados
Algunos negocios cobran anticipadamente las ventas de servicios, como también hay
ocasiones que los clientes pagan anticipadamente los pedidos realizados para asegurar
el pronto despacho de las mercaderías que están por llegar al almacén de la casa
vendedora.
Las operaciones que presentamos a continuación ilustran el proceso de ajuste por este
concepto:
El 20 de abril/2006 el cliente Almacenes El Éxito nos paga anticipadamente 12,800
por la compra de mercaderías, las mismas que no podemos despachar porque aún no
salen de la aduana, ya que está finalizando el proceso de la importación. Esta
operación se registra así:
FECHA
Abril 20
198
DETALLE
------------------------ x ---------------------Caja - Bancos
Anticipo de clientes
PARCIAL
DEBE
HABER
12,800
12,800
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
P/R el anticipo recibido de los Almacenes El Éxito
según fact. 790
Con fecha 5 de mayo la mercadería llega a nuestras bodegas y se despacha
inmediatamente a los Almacenes El Éxito por considerar su anticipo y el compromiso
contraído con la empresa, en contabilidad el registro es:
FECHA
Mayo5
DETALLE
------------------------ x ---------------------Anticipo de Clientes*
Ventas de Inventario
P/R la entrega de la mercadería según fact. 790
PARCIAL
DEBE
HABER
12,800
12,800
Supongamos que el 15 de junio, la empresa de Servicios Guerra ha cobrado
anticipadamente un contrato con la Coca Cola, para lavarle todos los carros
de la compañía por $3,600. Este servicio es por un año, el registro es:
FECHA
Junio 15
DETALLE
------------------------ x ---------------------Caja - Bancos
Ingresos no devengados
P/R el cobro anticipado del contrato por los
servicios de lavada por un año
PARCIAL
DEBE
HABER
3,600
3,600
Al 31 de diciembre que la empresa cierra sus libros y prepara los estados financieros
debe realizar un ajuste y sería:
FECHA
Dic. 31
DETALLE
-----------------------x
---------------------Ingresos no devengados *
Ventas de servicios de lavada
P/R
6,5 meses devengados por los trabajos
realizados (3,600/12=300 x 6,5)
PARCIAL
DEBE
HABER
1,950
1,950
*Si la empresa no atiende a sus clientes, es decir no realiza los trabajos, o no entrega
la mercadería, esto implica que debería devolver los dineros que cobraron
anticipadamente. Por esta razón son cuentas de pasivos corriente, las que
disminuyen con el cargo, presenta saldo acreedor por los valores que aún se
adeudan, es decir, falta dar el servicio o entregar la mercadería. Se seguirán cargando
hasta que su saldo sea cero.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Le recordamos que para comprender este tema debe revisar los principios
generalmente aceptados de la contabilidad que se trataron en la Unidad 2 y 3. Es
199
Sistema de Educación a Distancia
necesario que usted tenga muy claro el proceso de aumentos y disminución, además
del proceso contable.
Sugerimos contactarse con su tutor(a) para su
retroalimentación. Es importante ingresar a la plataforma Oracle iLearning, siempre
encontrará material de apoyo.
Su participación en los foros temáticos es muy valiosa, pues le permitirá satisfacer
inquietudes.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
EFECTOS DE LOS AJUSTES Y CORRECCIONES
A continuación se lista una serie de cuentas que están numeradas para su
identificación. Se incluyen todas las cuentas para seleccionar las que se afecten según
los datos de las operaciones que se describen posteriormente. Elabore una hoja de
respuestas con columnas en la que deberán anotar los números de identificación de
las cuentas que se afecten y el valor correspondiente. Puede utilizar la misma cuenta
en varias respuestas.
1. Caja - Bancos
2. Cuentas por cobrar
3. Documentos por cobrar
4. Inventario
5. Intereses acumulados por cobrar
6. Alquileres acumulados por cobrar
7. Combustible disponible
8. Alquiler no vencido
9. Seguros Prepagados
10. Terreno
11. Edificio
12. Maquinaria y equipo
13. Cuentas por pagar
14. Documentos por pagar
15. Sueldos y salarios acumulados por pagar
16. Intereses acumulados por pagar
17. Ingresos no ganados por suscripciones
18. Capital social
19. Ventas
20. Gastos por combustible
21. Gastos por seguros
22. Gastos por alquileres
23. Ingresos por suscripciones
24. Gastos por intereses
Elabore cualquiera de las partidas de ajuste o de corrección necesarias para las
siguientes situaciones de negocios que se descubrieron al final del año, 31 de
diciembre. Suponga que no se realizaron los registros implícitos a cada situación, más
que aquellos descritos específicamente (es decir, no se realizaron los ajustes
mensuales). Cada situación es independiente, pertenecen a distintas empresas. A
continuación presentamos las siguientes operaciones:
a)
Adquisición de equipo por $ 1,300, el 5 de octubre se cargo incorrectamente a la
Cuentas por Pagar. La cuenta de Caja – Bancos se abonó correctamente.
b)
La empresa realizó varias compras de aceite combustible. Las compras por $ 800
se cargaron a Gastos por combustible, mientras que $1,100 se cargaron a la
200
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
cuenta del activo correspondiente. No había combustible disponible a principio
de año. Un medidor de aceite mostró que al final del periodo se encontraba
disponible $ 400 de combustible.
c)
Se compró inventario de mercadería por $ 10,000 a crédito cuenta abierta. El
contador cargó a la cuenta de Maquinaria y Equipo, y abonó la cuenta de Cuentas
por pagar. ¿Qué partida de corrección necesita?
d)
Un editor vende suscripciones de revistas económicas. Los clientes pagan por
adelantado y se acreditan a Ingresos no Ganados por suscripciones. El primero de
agosto se cobró y registraron muchas suscripciones por un año, según fact. que
sumaron $ 15,000.
e)
El 1 de abril una empresa adquirió una póliza de seguros contra incendio. La
póliza tenía vigencia de dos años, y la prima que se pagó fue de $ 5,280 cargando
esta cantidad a Gastos de seguros desde que se realizó la operación.
f)
El 16 de septiembre adquirió una maquinaria por la cantidad de $ 25,680, pagó
una cuota inicial en efectivo por $ 5,680 y se firmó un pagaré a 90 días a una tasa
de interés del 8% por el saldo. La operación del 16 de septiembre se contabilizó
correctamente. ¿Cuál sería el ajuste?
g)
El 2 de mayo se pagó por anticipadamente 6 meses de arriendos a la Inmobiliaria
Bella Aurora, según fact. por $ 2,400. Se cargó a la cuenta Alquiler no Vencido.
¿Cuál es el ajuste a fin del periodo?
201
Sistema de Educación a Distancia
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
EFECTOS DE LOS AJUSTES Y CORRECCIONES
N°
CARGO
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
202
12
20
4
17
9
24
22
CUENTA
CRÉDITO
13
7
12
23
21
16
8
VALOR
CARGO
1,300
700
10,000
6,250
3,300
466,67
2,400
CRÉDITO
1,300
700
10,000
6,250
3,300
466,67
2,400
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 17
APLICACIÓN PRÁCTICA: PREPARACIÓN DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS AJUSTADOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Es necesario integrar todos los conocimientos hasta ahora adquiridos y que se trataron
en los temas anteriores, los mismos que nos permitirán consolidarnos en el
aprendizaje de la contabilidad de las empresas.
Es importante también estar consciente que no es nuestro objetivo el de formar en
estos primeros ciclos, un profesional de la contabilidad, porque para ello, se encarga la
especialización de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría. Pero sí es necesario tener
una visión general de un sistema contable con sus principales y básicas operaciones de
negocios, para que ustedes tengan una herramienta de control, de registro y de apoyo
en la toma de decisiones en su gestión: como una consultoría en publicidad y
mercadeo, una agencia publicitaria o desde la óptica de ejecutivos administradores en
las empresas de medio.
Por esta razón, en este tema se presentará el proceso contable completo de un
negocio de servicio, integrando los ajustes y la preparación de los estados financieros
ajustados, es decir, depurados y con datos confiables.
2.
Objetivos específicos
Desarrollar el proceso contable a partir de la balanza de saldos elaborada en
un periodo determinado.
Preparar estados financieros a partir de la balanza de saldos ajustados.
3. Desarrollo del tema
Desarrollo de un proceso contable con ajustes
Presentamos el balance de comprobación de saldos de la empresa de Servicios de
Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda, que corresponde al 31 de diciembre de 2004,
final del periodo económico. Se incluye la información necesaria para que usted
analice y registre en diario los ajustes correspondientes:
a) Los suministros disponibles se estimaron en $ 2,500.
b) Depreciación del mobiliario y enseres por $ 1,000.
203
Sistema de Educación a Distancia
c) Depreciación del edificio por $ 1,250.
d) Salarios adeudados y no pagados: A gana $400, B $ 580 y C gana $ 230.
e) Tiene acumuladas fact. por servicios de clientes que no cancelan por $
4,500.
f)
De los contratos de servicios de entrega inmediata cobrados por
anticipado, se ha devengado el 40% de ellos.
g) Los seguros se contrataron el 1 de abril/2004 por un año.
h) Los intereses sobre el préstamo bancario a la tasa del 17% corren desde el
15 de agosto fecha en que se contrajo la obligación por 8 meses plazo.
i)
La empresa tiene un dinero invertido en póliza de acumulación por 1 año, y
genera una tasa de interés anual del 6%, la inversión la hizo el primero de
octubre/2004.
j)
Tiene facturado a varios clientes por comisiones ganadas en remesas de
dinero al exterior, y hasta la fecha ha recaudado $15,000 de comisiones,
valor que aún no ha cobrado.
Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda.
Balance de Comprobación de Saldos
al 31 de diciembre de 2005
COD.
CUENTAS
S. DEUDOR
1. Caja - Bancos
3,980
2. Inversiones temporales
8,000
3. Cuentas por cobrar
3,700
4. Suministros
4,200
5. Seguros pagados por anticipado
6,000
6. Mobiliario y enseres
10,000
7. Depreciación acumulada de mobiliario y enseres
8. Edificio
1,000
25,000
9. Depreciación acumulada de edificio
1,250
10. Cuentas por pagar
13,800
11. Obligaciones bancarias
16,000
12. Servicios de entrega cobrada por anticipado
4,500
13. Capital
25,000
14. Utilidad acumulada
15. Dividendos pagados
5,500
6,500
16. Ingresos por servicios de entrega
28,630
17. Gastos por sueldos
15,800
18. Gastos por publicidad
12,500
TOTALES
204
S. ACREEDOR
95,680
95,680
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
DIARIO DE AJUSTES
al 31 de diciembre /2005
Transferencia a los mayores que se afectaron por los ajustes
FECHA
Dic. 31
Dic. 31
Dic .31
Dic. 31
DETALLE
------------------- (a) ---------------------Gastos por útiles
Suministros
P/R el consumo de materiales
------------------- (b)----------------------Gastos de depreciación
Depreciación Acumulada de Mob.y equipo
P/R el 10% de depreciación anual
--------------------(c)----------------------Gasto por depreciación
Depreciación Acumulada de Edificio
P/R el 20% de depreciación anual
--------------------(d) ----------------------Gasto por sueldos
Sueldos acumulados por pagar
IESS por pagar
P/R los sueldos adeudados
--------------------(e) -----------------------Cuentas por Cobrar
Ingresos por Servicios de Entrega
P/R facturas que adeudan los clientes
------------------- (f) ------------------------Servicios de entrega cobrados por anticipado
Ingresos por servicios de entrega
P/R el 40% devengados de los contratos
------------------- (g) -------------------------Gastos por seguros
Seguros pagados por anticipado
P/R 9 meses de expiración de la póliza
------------------- (h) --------------------------Gastos por intereses
Intereses por pagar
P/R 4.5 meses de intereses causados en el P/.
Firmado en el Banco por el préstamo
--------------------(i) -------------------------Intereses por Cobrar
Intereses Ganados
P/R el interés que genera la inversión en PA.
Totales
--------------------( j ) -------------------------Cuentas por cobrar
Comisiones ganadas
P/R fact. por comisiones ganadas en remesas
de dinero a otros países.
PARCIAL
DEBE
HABER
1,700
1,700
1,000
1,000
1,250
1,250
1,210
1,096.87
113.13
4,500
4,500
1,800
1,800
4,500
4,500
1,020
1,020
120
120
15,000
15,000
205
Sistema de Educación a Distancia
CUENTA: Gastos por útiles
DEBE
HABER
1,700
SALDO
1,700
CUENTA: Suministro
DEBE
HABER
1,700
CUENTA: Gasto de depreciación
DEBE
HABER
1,000
1,250
SALDO
1,000
2,250
CUENTA: Depreciación Acumulada de
Mobiliario y Equipo
DEBE
HABER
SALDO
(1,000)
1,000
(2,000)
CUENTA: Depreciación acumulada de Edificio
DEBE
HABER
SALDO
(1,250)
(1,250)
(2,500)
CUENTA: Gastos por sueldos
DEBE
HABER
CUENTA: Sueldos acumulados x pagar
DEBE
HABER
SALDO
1,096,87
(1,096,87)
CUENTA: IESS por Pagar
DEBE
HABER
113.13
CUENTA: Cuentas por cobrar
DEBE
HABER
4,500
15,000
206
SALDO
3,700
8,200
23,200
SALDO
4,200
2,500
1,210
SALDO
15,800
17,010
SALDO
(113.13)
CUENTA: Ingresos por Serv. de entrega
DEBE
HABER
SALDO
(28,630)
4,500
(33,130)
1,800
(34,930)
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
CUENTA: Servicios de entrega cobrados por
anticipado
DEBE
HABER
SALDO
(4,500)
1,800
(2,700)
CUENTA: Gastos por seguros
DEBE
4,500
HABER
SALDO
4,500
CUENTA: Seguro pagado por anticipado
DEBE
HABER
SALDO
6,000
4,500
1,500
CUENTA: Gastos por intereses
DEBE
HABER
1,020
SALDO
1,020
CUENTA: Intereses por pagar
DEBE
HABER
1,020
CUENTA: Intereses por cobrar
DEBE
HABER
120
SALDO
120
CUENTA: Intereses Ganados
DEBE
HABER
120
SALDO
(1,020)
SALDO
(120)
CUENTA: Comisiones Ganadas
15,000
(15,000)
207
Sistema de Educación a Distancia
Preparación de la balanza de saldos ajustados
Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda.
Balance de Comprobación de Saldos ajustados
al 31 de diciembre de 2005
COD.
CUENTAS
Caja - Bancos
Inversiones temporales
Cuentas por cobrar
Suministros
Seguros pagados por anticipado
Mobiliario y enseres
Depreciación acumulada de mobiliario y enseres
Edificio
Depreciación acumulada de edificio
Cuentas por pagar
Obligaciones bancarias
Servicios de entrega cobrada por anticipado
Capital
Utilidad Acumulada
Dividendos pagados
Ingresos por servicios de entrega
Gastos por sueldos
Gastos por publicidad
Gasto por útiles
Gasto por depreciación
IESS por pagar
Sueldos acumulados por pagar
Gastos por seguros
Gastos por intereses
Intereses por pagar
Intereses por cobrar
Intereses ganados
Comisiones Ganadas
TOTALES
S. DEUDOR
S. ACREEDOR
3,980
8,000
23,200
2,500
1,500
10,000
2,000
25,000
2,500
13,800
16,000
2,700
25,000
5,500
6,500
34,930
17,010
12,500
1,700
2,250
113.13
1,096.87
4,500
1,020
1,020
120
119,780
120
15,000
119,780
Cierre de cuentas de resultados
La balanza ajustada nos orienta para la preparación de los estados financieros,
además nos orienta para el cierre de las cuentas de ingresos, gastos y dividendos. El
término cierre de cuentas se refiere al paso de fin de periodo, y consiste en asentar en
el diario y pasar al mayor los asientos de pérdidas y ganancias.
El cierre establece que las cuentas de gastos y de ingresos queden sus saldos con cero
y nos conduce a medir la utilidad neta del periodo. Para el cierre se requiere
procedimientos contables de fácil manejo, es importante conocer que a este tipo de
208
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
cuentas de resultados, también se las conoce como cuentas temporales, razón por la
que la técnica contable las cancela al final del ejercicio.
A continuación presentamos los asientos de cierre de las cuentas de resultados:
FECHA
Dic. 31
DETALLE
------------------------ x ----------------------Pérdidas y Ganancias
Gastos por sueldos
Gastos por publicidad
Gasto por depreciación
Gasto por útiles
Gastos por seguros
Gastos por intereses
P/R el cierre de los gastos del período
----------------- x --------------------Intereses ganados
Ingresos por servicios de entrega
Comisiones Ganadas
Pérdidas y Ganancias
P/R el cierre de los ingresos del período
PARCIAL
DEBE
HABER
38,980
17,010
12,500
2,250
1,700
4,500
1,020
120
34,930
15,000
50,050
Al mayorizar las cuentas de resultados que son temporales, quedarán saldadas, y al
mayorizar la cuenta Pérdidas y Ganancias, tenemos un saldo que refleja la utilidad del
ejercicio:
CUENTA: Pérdidas y Ganancias
DEBE
HABER
38,980
50,050
SALDO
39,980
(11,070)
CUENTA: Utilidades Acumuladas
DEBE
HABER
SALDO
(5,500)
11.070 (16,570)
La cuenta Pérdidas y Ganancias ha recogido el movimiento de las cuentas de gastos e
ingresos, la que se cancela cargando su saldo a Utilidad Acumulada si es pérdida; en
cambio cuando se establece utilidades; se debita Pérdidas y Ganancias con crédito a
Utilidad Acumulada. Esta cuenta también puede llamarse Utilidades Retenidas.
FECHA
Dic. 31
DETALLE
------------------------ x ------------------Pérdidas y Ganancias
Utilidad Acumulada
P/R la utilidad obtenida en el presente
período
PARCIAL
DEBE
HABER
11,070
11,070
209
Sistema de Educación a Distancia
Elaboración de los estados financieros ajustados:
Elaboración del estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados
Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda.
Estado de Resultados
al 31 de diciembre de 2004
INGRESOS OPERACIONALES
Ingresos por Servicios de Entrega
Ingreso Bruto
( - ) GASTOS DE OPERACIÓN
Gastos de Administración
Sueldos
Útiles de oficina
Depreciación
Seguros
Gastos de Ventas
Publicidad
Total de gastos de operación
Pérdida en operación
(-) Gastos Financieros
Intereses
+ Otros ingresos
Intereses Ganados
Comisiones Ganadas
Utilidad antes de la participación a trabajadores e
Impuesto a la renta*
15% Participación a Trabajadores
Utilidad antes del impuesto a la Renta
25% de Impuesto a la Renta
Utilidad Neta del Ejercicio/2004
$ 34,930
34,930
$ 17,010
1,700
2,250
4,500
12,500
(-) 37,960
(-) 3,030
(-) 1,020
120
15,000
15,120
$ 11,070
(-) 1,660,50
9,409,50
(-) 2,352,38
$ 7,057,12
*Este saldo es el que registra la cuenta Utilidad Acumulada. Al registrarse el asiento de
las obligaciones patronales y tributarias, se carga la Utilidad Acumulada, disminuyendo
ésta, y se abona a las cuentas de pasivos corriente:
Participación a Trabajadores e Impuesto a la Renta por pagar con sus respectivos
valores, de esta manera quedará reflejado en el balance general de fin de año los
valores pendientes de pagos por estos dos conceptos.
El 15% de participación a trabajadores y el 25% de impuesto a la renta deberán ser
canceladas en el mes de marzo de siguiente año, plazo de acuerdo a las leyes
ecuatorianas.
210
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
FECHA
Dic. 31
DETALLE
------------------------ x ------------------Utilidad Acumulada
15% Participación a trabajadores
25% Impuesto a la Renta x pagar
P/R la provisión de las obligaciones
laborales y tributarias
CUENTA: 15% Participación a trabajadores*
DEBE
HABER
SALDO
1,660,50
(1,660,50)*
PARCIAL
DEBE
HABER
4,012,88
1,660,50
2,352,38
CUENTA: Utilidades Acumuladas*
DEBE
HABER
SALDO
(5,500)
11.070
(16,570)
4,012,88
(12,557,12)
Impuesto a la Renta por Pagar
DEBE
HABER
SALDO
2,352,38
(2,352,38)
De igual manera se acredita a la cuenta Impuesto a la renta por pagar por $ 2,
352,38
Utilidad Acumulada presenta un nuevo saldo, el mismo que se registrará en el
balance general.
Cuando se paga en marzo las utilidades el asiento es:
15% Part. A trabajadores 1, 660,50
a Caja - Bancos 1, 660,50
211
Sistema de Educación a Distancia
Elaboración del Balance General o estado de Situación Financiera.
Servicios de Entrega Inmediata RAPIDITO, Cía. Ltda.
Balance General
al 31 de diciembre de 2005
ACTIVOS
PASIVOS
CORRIENTE
CORRIENTE
Caja – Bancos
Cuentas por Cobrar
Inversiones Temporales
Intereses por Cobrar
$ 3,980
23,200
8,000
120
Suministros
2,500
Seguros Pagados por
1,500
Cuentas por pagar
Intereses por pagar
$ 13,800
1,020
Obligaciones Bancarias
16,000
IESS por pagar
113.13
Sueldos acumulados por pagar
$ 39,300 15% Participación a Trabajadores
1,096,87
1,660,50
Anticipado
FIJOS
Mobiliario y enseres
(-) Depreciación
25% Impuesto a la Renta por Pagar
10,000
2,000
Acumulada
Edificio
(-) Depreciación
Acumulada
$ 36,042,88
DIFERIDOS
Servicios de entrega cobrados x
2,700
2,700
antic.
25,000
2,500
TOTAL DE PASIVOS
$ 38,742,88
30,500 PATRIMONIO
Capital
Utilidad Acumulada
(-) Dividendos pagados
TOTAL DE PATRIMONIO
TOTAL DE ACTIVOS
2,352,38
$ 69,800 TOTAL DE PASIVO + PATR.
25,000
12,557,12
6,500
31,057,12
$ 69,800
4. Orientaciones específicas para el estudio
Para el estudio de este tema de aplicación práctica de todo el proceso contable
completo, es importante que consulte con su tutor(a) para despejar cualquier duda
que usted tenga de los pasos que hemos aplicado. Todo lo referente a los
conocimientos previos en las unidades de estudio deberá retroalimentarse para la
comprensión del proceso. Como usted se dará cuenta, los conocimientos continúan
sirviendo como base la ecuación contable que la vemos durante todo este curso de
Contabilidad 1.
Recordemos ingresar a la plataforma, participar de los foros temáticos, le servirá de
apoyo académico para su retroalimentación. Sugerimos que la realización de las
actividades de aprendizaje la efectúen en equipos de trabajo; es preciso que ustedes
se hayan consolidados en un buen equipo para lograr los objetivos propuestos.
Recuerde, somos sus facilitadores, le ayudamos en su crecimiento profesional y
personal.
212
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
AJUSTES DE SALDOS A PARTIR DE UN BALANCE DE PRUEBA
En abril 1/2006, se asociaron varios profesionales y decidieron abrir un negocio que le
llamaron Estudio Jurídico Yánez y Asociados. Al 30 de junio, después de tres meses de
operaciones, el asistente contable financiero preparó la siguiente balanza de
comprobación, datos obtenidos de los registros de contabilidad.
ESTUDIO JURÍDICO YÁNEZ Y ASOCIADOS
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS
AL 30 DE JUNIO, 2006
CÓDIGO
CUENTAS
Caja y bancos
Seguros prepagados
Cuentas por cobrar
Suministros de oficina
Muebles y equipos de oficina
Equipos de computación
Vehículos
Documentos por pagar
Honorarios cobrados por anticipados
Capital
Dividendos pagados
Ingresos por honorarios profesionales
Gastos de sueldos
Servicios básicos
Gastos de publicidad
Totales
SALDO
DEUDOR
SALDO
ACREEDOR
10,060
3,000
4,800
1,460
4,400
5,000
15,000
16,000
11,020
20,000
4,000
6,580
2,680
1,200
2,000
53,600
53,600
Datos complementarios para ajustes:
a) No se ha pagado ningún interés sobre el documento, cuya deuda se contrajo el 15
de abril a 90 días plazo, con una tasa de interés anual del 16%.
b) A muchos clientes se les cobra por anticipado los servicios legales que se van a
realizar en los meses futuros, estos cobros anticipados se acreditan a la cuenta
Honorarios cobrados por anticipados, hasta el momento el 60% de estos cobros se
ha devengado.
c) Los suministros de oficina disponibles según inventario estimado suman $ 800
213
Sistema de Educación a Distancia
d) El activo fijo se adquirió desde el 1 de abril y se aplican las tasas del SRI para su
depreciación. Se calcula el 33% para equipos, 10% para muebles y 20% para
vehículos.
e) La póliza de seguros por responsabilidad profesional que se adquirió el 15 de abril
es por un año.
f) Se deben luz y teléfono según facturas que suman $ 840
g) No se han facturado a clientes, cuyos servicios legales se ha realizado. Todos estos
trabajos suman $ 6,500.
Se requiere:
a. Prepare los asientos de ajuste al 30 de junio.
b. Luego actualice los saldos de las cuentas.
c. Elabore los estados financieros.
d. Realice una reflexión sobre lo que ahora usted va aprendiendo, para qué le sirve,
asócielo a su futura gestión como administrador(a) de negocios, como dueño (a) de
su empresa de marketing y publicidad, o como futuro profesional contable.
214
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
YANEZ Y ASOCIADOS
Diario de Ajustes
al 30 de Junio de 2006
FECHA
2004
DETALLE
REF.
DEBE
HABER
01
Gastos x Intereses
533,33
Intereses x pagar
02
Honorarios cobrados x anticipados
Ingresos x honorarios profesionales
533,33
6.612
6.612
03
Gastos de suministros
660
Suministros de oficina
04
Gastos x depreciación
Depreciación acumulada de vehículos
Depreciación acumulada de equipos de computación
Depreciación acumulada de muebles y equip. de ofic.
660
1.272,50
750
412,50
110
05
Gastos de seguros
625
Seguros prepagados
06
Servicios básicos (luz y teléfono)
Ctas. Por pagar
625
840
840
07
Ctas. Por cobrar
6.500
Ingresos x honorarios profesionales
6.500
215
Sistema de Educación a Distancia
Saldo de Cuentas al 30 de Junio de 2004
CUENTA: GASTOS X INTERESES
DEBE
533,33
CUENTA:
DEBE
HABER
CUENTA: INTERESES X PAGAR
SALDO
533,33
HONORARIOS COBRADOS X
ANTICIPADO
HABER
6.612
CUENTA:
SALDO
11.020
4.408
CUENTA: GASTOS DE SUMINISTROS
DEBE
HABER
HABER
CUENTA:
DEBE
SALDO
533,33
1.162,50
1.272,50
HABER
216
DEBE
SALDO
6.580
13.192
19.692
SALDO
412,50
SALDO
1460
800
DEPRECIACIÓN ACU. DE
VEHÍCULO
HABER
SALDO
750
CUENTA:
CUENTA: GASTOS DE SEGUROS
625
HABER
660
CUENTA:
DEPRECIACIÓN ACU. DE
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
HABER
412,50
DEBE
HABER
660
750
412,50
110
SALDO
533,33
INGRESOS X HONORARIOS
PROFESIONALES
6.612
6500
DEBE
CUENTA: GASTOS X DEPRECIACIÓN
DEBE
DEBE
HABER
533,33
CUENTA: SUMINISTROS DE OFICINA
SALDO
660
DEBE
DEBE
750
DEPRECIACIÓN ACU. DE
MUEBLES DE OFICINA
HABER
SALDO
110
110
CUENTA: SEGUROS PREPAGADOS
SALDO
DEBE
625
HABER
625
SALDO
3000
2.375
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
CUENTA: SERVICIOS BÁSICOS
DEBE
HABER
CUENTA: CTAS. POR PAGAR
SALDO
DEBE
HABER
1200
2.040
840
SALDO
840
840
CUENTA: CTAS. POR COBRAR
DEBE
HABER
6.500
SALDO
4800
11.300
YANEZ Y ASOCIADOS
Balance de Saldos Ajustados al 30 de Junio/2004
CODIGO
CUENTA
Caja-Bancos
Seguros prepagados
Ctas. Por cobrar
Suministros de oficina
Muebles y equipos de oficina
Equipos de computación
Vehículos
Documentos por pagar
Honorarios cobrados por anticipado
Capital
Dividendos pagados
Ingresos por honorarios profesionales
Gastos de sueldos
Servicios Básicos
Gastos de publicidad
Ctas. Por pagar
Gastos por intereses
Intereses por pagar
Gastos de suministros
Gastos de depreciación
Depreciación Acumulada de Vehículos
Depreciación Acumulada de Equipos de Computo
Depreciación Acumulada de Equipos de Oficina
Gastos por seguro
TOTALES
DEBE
10.060
2.375
11.300
800
4.400
5.000
15.000
HABER
16.000
4.408
20.000
4.000
19.692
2.680
2.040
2.000
840
533,33
533,33
660
1.272,50
750
412,50
110
625
62.745,83
62.745,83
217
Sistema de Educación a Distancia
YANEZ Y ASOCIADOS
Estado de Resultados al 30 de Junio/2004
INGRESOS OPERACIONALES
Ingresos por honorarios profesionales
TOTAL DE INGRESOS
(-) GASTOS DE OPERACIÓN
Gastos Administrativos
19.692
19.692
Servicios Basicos
Sueldos y Salarios
Suministros
Depreciacion
Seguros
2.040
2.680
660
1.272,50
625
Gastos de Ventas
Publicidad
2.000
9.278
Total de GASTOS OPERACIONALES
(-) GASTOS FINANCIEROS
Gastos por intereses
533,33
533,33
Total de GASTOS FINANCIEROS
TOTAL DE GASTOS
(-) 9.810,83
UTILIDAD NETA
ACTIVO
Corriente
Caja-Bancos
Ctas. Por cobrar
Suministros de Oficinas
Seguros prepagados
Total Activo Corriente
PASIVO
Corriente
10.060
11.300
800
2.375
24.535
Equipos de Computación
Vehículo
(-) Depreciación Muebles de Oficina
(-) Depreciación Equip. De Computo
(-) Depreciación Vehículo
Total Activo Fijo
TOTAL ACTIVO
218
Documentos Por Pagar
Ctas. Por Pagar
Interes por Pagar
Total Pasivo Corriente
16.000
840
533,33
17.373,33
Diferido
Fijo
Muebles de oficina
9.881,17
4.400
5.000
15.000
110
412,50
750
23.127,50
47.662,50
Honorarios cobrados x anticipado
4.408,00
Total Pasivo Diferido
4.408,00
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
Capital Social
Utilidad Neta
(-)Dividendos pagados
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
21.781,33
20.000
9.881,17
4.000
25.881,17
47.662,50
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN
A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que
permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se
sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades
PROBLEMA 1
ANALICE LOS SALDOS PARA AJUSTARLOS
Considere la balanza de comprobación del Centro de Mantenimiento de
Computadoras Morla, al 31 de diciembre del 2005, sin que hasta la fecha se haya
ajustado los saldos.
a) Ingresos acumulados y no cobrados, por servicios de terapias al 31 de diciembre
por $ 2,000
b) El alquiler pagado por adelantado corresponde a 10 meses desde el 1° de abril que
se contrató el arriendo de la oficina.
c) Suministros de oficina disponibles al 31 de diciembre por $280
d) Para la depreciación del mobiliario el contador del centro aplica la Ley de Impuesto
a la Renta (en el presente periodo no se han realizado depreciaciones).
e) Los gastos acumulados por salarios al 31 de diciembre, por $ 2,800
CENTRO DE MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS MORLA
BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SALDOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Efectivo
$ 16,300
Cuentas por cobrar
9,400
Renta pagada por adelantado
4,000
Suministros de oficina
600
Mobiliario y Equipo
15,000
Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo
$ 3,000
Cuentas por pagar
2,800
Salarios por pagar
Capital
36,000
Dividendos
3,600
Ingresos por servicios de consultoría
7,400
Gastos de Salarios
300
Gastos de depreciación
Gastos de útiles
219
Sistema de Educación a Distancia
Total
49,200 49,200
SE REQUIERE
Analice los datos adicionales para los ajustes, registro en diario y determine los
nuevos saldos para la preparación de los informes financieros.
Prepare el Estado de pérdidas y ganancias.
Elabore el estado de situación financiera.
PROBLEMA 2
Prepare una balanza de comprobación corregida.
Quimiser S.A. tiene una balanza de comprobación siguiente al 31 de diciembre del
presente año:
Efectivo
Cuentas por cobrar
Materiales
Seguro pagado por anticipado
Equipo
Documentos por pagar
Cuentas por pagar
Ricardo Fiore, cuenta de capital
Ricardo Fiore, cuenta de retiros
Honorarios devengados
Gasto de sueldos
Gasto de alquiler
Gasto de publicidad
Gasto de gas, electricidad y agua
US$
4,025
9,350
1,277
330
12,500
12,500
3,025
13,240
6,000
80,750
48,150
750
5,250
3,150
US$ 90,782
_________
US$109,515
Los totales del debe y el haber son desiguales como resultado de los errores
siguientes:
a. El saldo de efectivo se asentó en exceso de US$1,500
b. Un ingreso en efectivo por US$1,200 se registró en el haber como US$2,100 en
Efectivo.
c. Un cargo de US$750 en Cuentas por cobrar no se asentó en el debe
d. Una devolución de US$252 de materiales defectuosos se asentó por error en el
haber por US$225 en Materiales
e. Una póliza de seguro adquirida con un costo de US$310 se registró en el haber en
Seguro pagado por anticipado.
220
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
f. El saldo de Documentos por pagar se sobreestimó en US$5,000
g. Un crédito de US$75 en Cuentas por pagar pasó desapercibido al determinar el
saldo de la cuenta.
h. Un débito de US$1,500 por un retiro por parte del propietario se registró como
crédito en Roberto Flores, cuenta de capital.
i. El saldo de US$7,500 en Gasto de alquiler se anotó como US$750 en la balanza de
comprobación.
j. La partida de Gastos diversos, con saldo de US$915, se omitió en la balanza de
comprobación.
Total de la columna del debe: US$103,090.
Instrucciones
1. Prepare una balanza de comprobación corregida al 31 de diciembre del presente
año. Debe corregir realizando los asientos de ajustes por corrección.
2. ¿El hecho que los totales de la balanza de comprobación en 1) sean iguales significa
que no hay errores en las cuentas? Explique.
221
Sistema de Educación a Distancia
UNIDAD 5
EL REGISTRO DE INVENTARIOS
EN LAS EMPRESAS
COMERCIALES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
INTRODUCCIÓN
Esta unidad de estudio muestra el proceso de registro de los inventarios en una
empresa de comercialización, es decir, aquellas que se dedican a la compra y venta de
mercaderías, bienes necesarios para la comunidad. Es importante indicar que hasta
ahora se ha estudiado todos los principios, normas y procedimientos contables,
aplicando a las empresas de servicios, los mismos que manejaremos en las empresas
comerciales, con la diferencia que nos encontraremos con las operaciones de compra
– venta de inventario, objeto de estudio de esta sección, con la cual finalizaremos el
apasionante curso de Contabilidad I.
Incluimos en la contabilidad para la compra - venta de mercaderías, el proceso de
cómo ajustar la cuenta mercaderías, además de cerrar los libros del comerciante, y
como ya hemos repetido en varias ocasiones que la información contable nos dirige
hacia la elaboración de los estados financieros, es preciso obtener los conocimientos
de la manera de cómo se elabora el estado de resultados, que a pesar de conocerlo, en
las empresas comerciales tiene una estructura diferente a las de servicios.
En esta unidad se tratarán los impuestos de rigor, que exigen las operaciones de
negocios en todo tipo de actividades empresariales: IVA y retenciones en la fuente. Por
lo tanto, es preciso indicar claramente, que por motivos didácticos en las unidades
anteriores, se elaboraron contabilidades de empresas de servicios sin considerar IVA,
ni retenciones en la fuente con impuesto a la renta, porque se necesitaba toda su
atención en el dominio de la partida doble, las cuentas, las teorías del cargo y del
abono, la forma de registrar una operación en los libros de contabilidad.
222
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
MAPA CONCEPTUAL
Las empresas comerciales
se dedican a la actividad:
COMPRA
de
INVENTARIO DE
MERCADERÍA
para la
VENTA
para el registro hay dos sistemas que son:
Inventario Periódico
sus cuentas son:
Compras
Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes sobre compras
Ventas
Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
Inventario Perpetuo
sus cuentas son:
Inventario de mercaderías
Ventas
Costo de ventas
OBJETIVOS GENERALES
Aplicar el sistema inventario periódico para el registro del inventario de
mercaderías.
Contabilizar la compra y venta de inventarios en las empresas comercializadoras de
bienes para establecer el margen bruto que hayan obtenido en un periodo
determinado.
Ajustar y cerrar las cuentas de las empresas que se dedica a la comercialización de
inventario de mercaderías.
Elaborar los estados financieros de las empresas comerciales, aplicando el sistema
de inventario periódico: estado de pérdidas y ganancias y balance general.
223
Sistema de Educación a Distancia
DESARROLLO DEL CONTENIDO
TEMA 18
SISTEMAS DE INVENTARIOS
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Las empresas comerciales de bienes compran artículos (inventario de mercaderías)
destinados para la venta a sus clientes, utiliza el efectivo para comprar más inventario
y repetir el ciclo de operaciones. En este tema estudiaremos los procedimientos
contables para registrar el mencionado ciclo. Esto es, contabilizar las compras y
ventas, además de todas aquellas otras operaciones que se originan de esta actividad,
como son los descuentos y las devoluciones.
En este tema encontrará ejemplos prácticos que le ayudarán a la comprensión de los
registros contables en las empresas comercializadoras de bienes, lo cual implica
analizar el efecto que tienen las transacciones en las cuentas contables que presentan
los sistemas de inventario, así también se estudiará cómo obtienen el margen bruto o
utilidad bruta, ya conocida en las empresas de servicios, pero obtenida de manera
distinta.
Es importante recalcar que en esta unidad nos introducimos al tratamiento contable
de las empresas comerciales, y solamente se estudiará el sistema inventario periódico.
Contabilidad II, continuará con el estudio de los sistemas de registro y control de
inventario.
2. Objetivos específicos
Aplicar el sistema inventario periódico para la contabilización de las
operaciones de negocios que tienen que ver con el inventario de mercaderías.
Manejar las cuentas que presentan los sistemas al momento de realizar una
transacción comercial.
Establecer la utilidad bruta bajo el sistema de inventario periódico.
3. Desarrollo del tema
Inventario de Mercaderías
224
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Las empresas comerciales, a diferencia de las empresas de servicio, se dedican a la
compra - venta de mercaderías. Por lo que es necesario conocer que este tipo de
empresas manejan los inventarios de mercaderías, el mismo que consiste en un
listado de bienes, productos o artículos que se tienen en existencia en una fecha
determinada.
Siempre que una empresa se dedica a la compraventa de mercaderías, por lo general
sucede que al final de un periodo determinado queda una parte sin venderse. Esta
parte no vendida es lo que se conoce como inventario final, y al inicio del siguiente
periodo se convierte en inventario inicial. La parte vendida es lo que representa el
costo de la mercadería vendida, siendo este el mayor gasto que tienen las empresas
comerciales, recuperando este gasto (costo) al momento de producirse su venta. La
cuenta Inventario de Mercaderías es un activo circulante y aparecerá en el balance
general con el valor existente a la fecha de la presentación del balance. La
contabilidad presenta sistemas especiales para el registro de este importante activo en
las empresas comercializadoras de bienes.
Sistemas de Inventarios
Existen dos tipos de sistemas para contabilizar los inventarios, principal rubro que
mueven los negocios comercializadores de bienes: el sistema de inventario periódico
(o de cuenta múltiple) y el sistema de inventario perpetuo (o permanente).
El sistema de inventario periódico es utilizado en aquellos negocios que venden
mercaderías de bajo costo, además tienen diversidad de artículos; por ejemplo:
comisariatos, ferreterías, distribuidoras farmacéuticas, almacenes de telas, de calzado,
etc. los importes de los inventarios son necesarios para la preparación de los estados
financieros anuales.
Sistema de Inventario Periódico
La cuenta Inventario de mercadería, sólo presenta movimiento al inicio del periodo,
uno de enero con el valor del inventario inicial. Al final del periodo hace su aparición
mediante un proceso de ajuste para registrar el inventario final que tiene la empresa
invertido en mercadería que no ha vendido y espera ser vendida en el próximo
periodo. El siguiente registro muestra el inventario inicial de mercadería a enero 2.
Operación 1: en enero 2, inicia el nuevo periodo económico 2006, el negocio
Importadora Gómez Rubio, C. Ltda. con los siguientes valores:
Caja – Bancos
$8,300
Documentos por pagar
$15,800
Inventario de Mercaderías 75,800
Capital
40,000
Muebles y Equipos de Oficina 5,600 Utilidades retenidas
3,900
Cuentas por pagar
30,00
FECHA
2006
Enero 2 Caja – Bancos
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
8,300
225
Sistema de Educación a Distancia
Inventario de Mercadería*
Muebles y Equipos de oficina
Cuentas por Pagar
Documentos por Pagar
Capital
Utilidad retenida
P /r el asiento de apertura con que se inician las
operaciones el periodo económico 2006
75,800
5,600
30,000
15,800
40,000
3,900
La cuenta Inventario de mercadería presenta el inventario inicial
Las cuentas que maneja el sistema son:
Compras: Se carga por todas las adquisiciones de inventario al contado o a crédito
al valor de factura y se abona por errores en la facturación, por el ajuste al final
del periodo y por el cierre anual de las cuentas de resultados.
Descuentos sobre compras. Se acredita por el descuento que nos otorga el proveedor
en la operación de compra de inventario. Se carga por el ajuste al final del periodo
económico para cerrar la cuenta.
Devoluciones sobre compras. Se acredita por el valor de la devoluciones que hagamos
al proveedor, por encontrar despachos incompletos, inventario con fallas, no
corresponde a lo que se solicitó, o alguna otra situación. Se carga por el ajuste al final
del periodo económico para cerrarla.
Cuando la empresa no posee equipos de transporte o de reparto (vehículos) afronta
gastos por fletes de mercadería, ya sea al comprar o vender inventario, de tal manera
que se nos presenta la necesidad de registrar en las cuentas:
Fletes sobre compras. Se carga por el costo de servicio de transportación del
inventario comprado, hasta el punto que solicitemos. Se abona por el ajuste.
Ventas: Registra el abono por los expendios de mercaderías vendidas al precio de
venta que ha marcado la empresa, este precio lo constituye el costo más el
margen de utilidad que desea obtener la empresa de acuerdo al mercado. Se
abona para determinar venta neta o por alguna reversión para corregir error.
Descuentos en Ventas. Registra el cargo por los descuentos que se le otorgan a los
clientes, bien por pagar al contado sus facturas, o antes del plazo estipulado. Se abona
la cuenta por el ajuste.
Devoluciones en Ventas. Registra el cargo por las mercaderías devueltas por los
clientes de parte de los clientes, cuando ha existido algún error o mal despacho, se
acepta una devolución y se atiende al cliente. Normalmente se devuelve con otro
artículo, esta cuenta se utilizaría en el caso de que no hayan devuelto con otra
mercadería. Se abona esta cuenta por el ajuste.
Transportes sobre ventas. Se carga por el costo del servicio de transporte del
inventario vendido a los clientes, se entrega el servicio de puerta a puerta, para dar un
valor agregado en las operaciones de negocios. Se abona por el ajuste.
226
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Ajustes o regulación de la cuenta Inventario de Mercaderías
Cuando las empresas aplican este sistema de cuenta múltiple o Inventario Periódico,
deberán registrar al cierre del periodo económico, 31 de diciembre, los asientos de
ajustes, con los que se cancelan las cuentas del sistema. Este proceso secuencial es el
siguiente:
FECHA
DETALLE
Dic. 31 --------------------- x1 --------------------Ventas
Descuentos en Ventas
Devoluciones en Ventas
Transportes en ventas
Para obtener el saldo de ventas netas y cerrar
las cuentas auxiliares.
------------- x 2 ---------------------Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes en compras
Compras
Para obtener el saldo de compras netas y
PARCIAL
DEBE
HABER
Xxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxx
xxxxxxx
Xxxxxxx
Xxxxxxx
Xxxxx
Xxxxxx
cerrar las cuentas auxiliares del sistema.
---------------- x 3 --------------------Costo de Venta
Inventario de Mercaderías (II)
Compras (el saldo neto)
Para cerrar el costo del inventario inicial y el
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
saldo neto de compras y obtener el total de
mercadería al costo.
----------------- x 4 -----------------------Inventario de mercaderías
Costo de Ventas
Para registrar el inventario final existente en
bodega y disminuye el costo total de la
mercadería y así se obtiene el saldo que
refleja el costo de la mercadería vendida
-------------- x 5 ---------------------Ventas
Costo de Ventas
Ganancia Bruta
Para registrar el costo de la mercadería
vendida y establecer la ganancia bruta, se
cancelan ventas y costo de ventas.
Xxxxxxxxxx
Xxxxxxxx
Xxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxx
227
Sistema de Educación a Distancia
*Note que al mayorizar estos movimientos, las cuentas del sistema quedarán canceladas. Inv.
de Mercadería presenta el inventario final, el mismo que aparecerá en el balance general y
queda establecida la Ganancia o Utilidad bruta que también aparecerá en el estado de
resultados, cerrándose posteriormente con Pérdidas y Ganancias o Utilidades Acumuladas.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Antes de iniciar una aplicación práctica es necesario revisar los conocimientos
adquiridos en los temas anteriores sobre la partida doble, aumentos y disminuciones
en las cuentas, como también revisar la teoría del cargo y del abono de las cuentas. En
el anexo a este texto guía se encuentra un catálogo de cuentas de empresas
comerciales y el movimiento de cuándo cargar y abonar a la cuenta, esto ayudará en
la comprensión de los objetivos que persiguen los ajustes en el sistema de inventario
periódico.
Cabe hacer notar que este tema solamente va a tratar el sistema de inventario
periódico, ya que se deja para el siguiente curso de Contabilidad II, el sistema de
inventario perpetuo junto con la valuación y manejo de inventarios a través de su
Kárdex.
Le recordamos que su participación en la plataforma de los foros temáticos y abiertos
son importantes para asegurar su éxito en el aprendizaje de esta asignatura, además
de visitar virtualmente a su tutor (a), aunque también lo invitamos a la tutoría
presencial o telefónica.
Para este interesante tema les tenemos presentaciones en PPT. Usted puede
administrar su propio negocio con estas herramientas que se le entrega. Emprenda su
negocio, estamos para ayudarle en su organización.
228
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
Ponga a prueba sus conocimientos sobre el tema, seleccionando la mejor respuesta
para cada una de las siguientes preguntas, encerrándola en un círculo.
1. El mayor gasto de una empresa comercial es:
a)
b)
c)
d)
El costo de la mercadería vendida.
El gasto de depreciación.
El gasto por alquiler de la oficina.
El interés que reconoce en el préstamo bancario.
2. Un descuento sobre compra resulta de:
a) La devolución de la mercadería al vendedor.
b) Recibir del vendedor un descuento por la adquisición de inventario.
c) La compra suficientemente grande de inventario para obtener
descuento.
d) El pago dentro del periodo de descuento, o al contado.
3. El Inventario de mercadería es una cuenta de:
a)
b)
c)
d)
Activo fijo
Activo corriente
Activo diferido
Pasivo corriente
4. El objetivo de regularizar o ajustar la cuenta mercaderías es:
a)
b)
c)
d)
Para obtener ventas netas.
Para obtener el costo de la mercadería vendida.
Para determinar la compra neta del periodo.
Para actualizar el saldo de la cuenta con el costo del inventario final.
5. Cuando las cuentas devoluciones y descuentos en ventas se acredita, cargando su
valor a Ventas es:
a)
b)
c)
d)
Para obtener ventas netas.
Para obtener el costo de la mercadería vendida.
Para determinar la compra neta del periodo.
Para establecer el margen bruto.
6. El quinto paso de ajuste de mercadería es:
a)
b)
c)
d)
Para obtener ventas netas.
Para obtener el costo de la mercadería vendida.
Para determinar la compra neta del periodo.
Para establecer el margen bruto.
229
Sistema de Educación a Distancia
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
SOLUCIONARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
230
a
d
b
d
a
d
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 19
EL IVA Y RETENCIONES EN LA FUENTE EN LAS
OPERACIONES DE EMPRESAS COMERCIALES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
www.sri.gov.ec Servicio de Rentas Internas
1. Introducción
Es necesario detenerse en el proceso contable de las empresas comerciales para
complementar dicho proceso con las obligaciones tributarias que todo negocio debe
cumplir. En este tema se presentarán las operaciones de negocios o transacciones
comerciales considerando el impuesto al valor agregado IVA y las conocidas
retenciones en la fuente. No podemos avanzar con la aplicación de los procedimientos,
principios o normas contables si no cumplimos una parte importante, que es la del
tributo de los mencionados impuestos.
Debido a orientaciones pedagógicas hemos preferido, en los temas anteriores, ignorar
el tratamiento de los impuestos que se gravan en las operaciones de negocios, ya que
el objetivo principal es que ustedes conozcan los registros, el proceso contable, los
ajustes y la preparación de los estados financieros. Antes de iniciarnos en una
aplicación práctica del sistema inventario periódico para el registro del Inventario de
mercaderías, es preciso conocer lo relacionado al IVA y retenciones en la fuente, de
esta manera, presentar una simulación real del manejo de las operaciones en las
empresas a través de los diversos casos que se plantean.
2. Objetivos específicos
Determinar los impuestos a las transacciones mercantiles, para cumplir con el
aspecto tributario que exigen las leyes para el registro en los libros.
Manejar las cuentas de control tributario que exigen la Ley y el reglamento del
IVA y Retenciones.
3. Desarrollo del tema
¿Qué es el IVA?
Actualmente este gravamen constituye un procedimiento de recaudación de un
impuesto sobre el valor de un producto, recaudado por las empresas vendedoras y
corresponde a la tasa del 12%. Los compradores, mediante un incremento del precio
231
Sistema de Educación a Distancia
resultante del monto constituido por el valor del bien o del servicio sumado al valor del
impuesto, trasladan este impuesto a los usuarios.
En definitiva, este gravamen lo desembolsan los compradores finales de bienes o
servicios que gravan este impuesto al momento de facturar la transacción. A
continuación se detallan los aspectos más relevantes que indica la ley.
Objeto del impuesto
El impuesto al valor agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o la
importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de
comercialización, y al valor de los servicios prestados.
Declaración y pago del IVA
Los sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una declaración por las
operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario inmediato
anterior. Son sujetos pasivos del IVA las organizaciones, instituciones, compañías y
toda persona comerciante obligada a llevar contabilidad.
Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados
con tarifa cero o no gravados, presentarán una declaración semestral de dichas
transferencias.
Sujetos del impuesto
El sujeto activo o ente acreedor del Impuesto al Valor Agregado es el Estado, y lo
administrará a través del Servicio de Rentas Internas.
Son sujetos pasivos del IVA:
a) En calidad de Agentes de Percepción:
1. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen
transferencias de bienes gravados con una tarifa;
2. Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa; y,
3. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten
servicios gravados con una tarifa.
b) En calidad de Agentes de Retención:
1. Las entidades y organismos del sector público, las empresas públicas y las
privadas consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de
Rentas Internas;
2. Las empresas emisoras de tarjetas de crédito por los pagos que efectúen
por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados; y,
3. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por
compras y servicios gravados con IVA.
232
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Los sujetos pasivos del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquirente del
bien o al beneficiario del servicio comprobantes de venta, por las operaciones que
efectúen. Esta obligación regirá aun cuando la venta o prestación de servicios no se
encuentren gravados o tengan tarifa cero.
La falta de otorgamiento de comprobantes de venta constituirá un caso especial de
defraudación, que será sancionado de conformidad con el Código Tributario.
Base imponible
La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de naturaleza
corporal que se transfieren o de los servicios que se presten.
Para llevar el registro en la contabilidad de una empresa del IVA se manejarán dos
cuentas: IVA PAGADO e IVA COBRADO
IVA PAGADO:
Se debita o carga (DEBE) por el impuesto valor agregado que se paga cuando se
adquiere bienes o servicios gravados con IVA 12%
Se acredita o abona (HABER) al momento de la liquidación mensual del IVA para
encerar la cuenta (saldo cero).
IVA COBRADO
Se acredita o abona (HABER) por el impuesto valor agregado que cobra cuando se
vende bienes o servicios.
Se debita o carga (DEBE) al momento de la liquidación mensual del IVA para encerar la
cuenta (saldo cero).
Entre el IVA pagado y el IVA cobrado se determinan dos situaciones: si el IVA cobrado
su saldo acreedor es mayor que el saldo deudor del IVA pagado, esto significa que la
empresa recuperó este impuesto y el excedente resulta un IVA por pagar, cuenta de
pasivo corriente que en la fecha correspondiente, se declara y se paga al SRI (Estado).
En cambio, si el IVA pagado es mayor que el IVA cobrado, significa que la empresa no
recuperó la totalidad del impuesto pagado por lo tanto no tiene nada que pagar al
Estado, y por el contrario, la empresa tiene un Crédito tributario (valor a favor) para
se recuperado en los meses posteriores.
Declaraciones mensuales y semestrales del IVA
Todos los meses los contribuyentes deben realizar sus declaraciones, es decir,
presentan un resumen de sus transacciones sujetas al IVA, tanto de compras como de
ventas en un formulario que estipula el SRI y esta declaración la puede hacer en una
institución financiera.
233
Sistema de Educación a Distancia
Además, se deberá conocer cuál es la diferencia entre los contribuyentes sujetos a
declaración mensual y a semestral. Por otro lado el SRI realiza un cruce de información
entre los contribuyentes para verificar que los mismos presenten al Estado
información razonable y consistente. Las sanciones por una declaración fraudulenta
son castigadas de acuerdo con lo tipificado en la ley. Recuerde que el desconocimiento
de la ley no exime su cumplimiento.
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Las Retenciones en la fuente es otro mecanismo adoptado por el Estado para obtener
un adelanto del Impuesto a la Renta que se declara a fin de año en un caso, y en el
otro para precautelar sus intereses ante un contribuyente que no proporcione la
suficiente confianza para declarar sus tributos cumplidamente.
El Estado faculta a los contribuyentes, a los contribuyentes no especiales y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad a realizar las retenciones tanto de Impuestos
como de IVA en los porcentajes establecidos en la ley.
No todos pueden realizar las retenciones como usted lo podrá observar en los diversos
artículos que norman la Legislación Tributaria. Hay que identificar cuándo se aplica una
retención del 30%, 70% o 100% del IVA, si la empresa es o no contribuyente especial.
Lo que sí es preciso establecer es que todas las sociedades y negocios obligados a
llevar contabilidad deben aplicar las retenciones del 1%, 5%, 8%, de acuerdo a los
conceptos que estén pagando.
Para la retención en la fuente se trabaja con una cuenta de pasivo corriente:
RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR, de naturaleza acreedora, retención que la
empresa debe realizar sea que se compre a persona natural o jurídica.
Cuando la empresa vende a personas naturales, nadie le puede retener. Nosotros
como personas naturales nunca retenemos al comprar bienes o servicios a ninguna
empresa. Pero si la empresa vende a un almacén, a otra empresa sea importadora,
distribuidora, comercial, industrial o de servicios, estas sí retienen el porcentaje
indicado por el SRI, esto quiere decir que cuando vendemos a personas jurídicas, nos
retienen. Por lo tanto, la empresa vendedora registra en sus libros de contabilidad bajo
la cuenta IMPUESTOS RETENIDOS O IMPUESTOS ANTICIPADOS, puesto que recibirá
en Caja-Bancos un valor menor, consecuencia de la deducción por la retención de
impuestos a la renta. Impuestos retenidos o anticipados es una cuenta de activo
corriente y de naturaleza deudora.
El saldo deudor de esta cuenta se compensa con el Impuesto a la Renta que las
sociedades deben pagar sobre las utilidades realizadas en el ejercicio económico. Por
lo tanto, la cuenta Impuestos retenidos, acumula un saldo deudor (saldo a favor) hasta
cierre del periodo o año fiscal.
234
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Movimientos de las cuentas del inventario periódico, utilizando IVA y retenciones
Las operaciones comerciales registradas en el Diario y que se presentan a
continuación ayudarán a la comprensión de los movimientos débitos (cargo) y créditos
( abono) de cada uno de las cuentas del sistema inventario periódico y de las cuentas
de control tributario que deberán llevarse para el control de los tributos y su posterior
declaración.
Nota: Para el efecto de la contabilización en diario se ha considerado en cada una de
las operaciones que son realizadas por una empresa contribuyente especial (aquellos
que deben retener un determinado porcentaje de IVA además del 1% de retención en
la fuente).
Transacción 1. El 1 de abril la empresa Comercial JB adquiere mercaderías al
comerciante Julio Mariscal, según fact. # 450 por $ 4.500,00 que se cancela con ch/ de
la cuenta corriente del Bco. Guayaquil (Se debe retener el 30% de IVA y el 1% del
impuesto a la renta, de acuerdo a lo dispuesto en el SRI).
FECHA
Abril 1
DETALLE
--------------- x -----------------------Compras
IVA pagado
Bancos
Ret.Fte. IVA
Rte.Fte. IR
P/r compra fact. 450 Dist.El Rosal
PARCIAL
DEBE
HABER
$ 4.500,00
540,00
4.822,00
162,00
45,00
Transacción 2. En abril 5 se compran mercaderías a crédito s/fact. de la comerciante
Doménica Chalén por $3.000 más IVA, 30 días de crédito.
FECHA
Abril 5
DETALLE
--------------- x -----------------Compras
IVA pagado
Ret.Fte. IVA
Rte. Fte. IR
Cuentas por pagar
P/r. Compra a crédito 30días plazo
PARCIAL
DEBE
HABER
$3.000,00
360,00
108,00
30,00
3.222,00
235
Sistema de Educación a Distancia
Transacción 3: Abril 4, se devuelven $ 500,00 en mercadería al comerciante Julio
Mariscal por encontrarse en mal estado (Utilice Devoluciones en Compras y se reversa
el IVA pagado, ya que esta cuenta se afecta por la proporción devuelta en mercadería).
FECHA
Abril 4
DETALLE
--------------------- x ---------------Caja o Cuentas por Cobrar
Rte. Fte. IVA
Rte.Fte.IR
Devoluciones en Compras
IVA pagado
P/r. Devoluciones a proveedor
PARCIAL
DEBE
537,00
18,00
5,00
HABER
500,00
60,00
Transacción 4: Abril 10, compra de mercaderías al contado a los Almacenes Molina s/
fact. por $ 5.800,00 y otorga el 8% de descuento. Se paga con ch/.
FECHA
Abril 10
DETALLE
--------------- x ----------------------Compras
IVA pagado*
Descuentos en Compras
Rte.Fte.IVA
Rte.Fte. IR
Bancos
P/ r. Fact. de almacenes Molina con 8% de
descuento, ch/.#
PARCIAL
DEBE
HABER
$5.800,00
640,32
464,00
192,10
53,36
5.730,86
Cuando se factura con descuento, según el SRI, primero se debe calcular este
descuento, y luego sobre el valor rebajado se calcula el IVA. Y los impuestos del 1%
deben ser sobre esta base imponible.
Transacción 5: Abril 12, se venden mercaderías al contado a varios clientes personas
naturales, según facturas que suman $ 8.700,00 más IVA.
FECHA
Abril 12
236
DETALLE
--------------- x --------------------Bancos
Ventas
IVA cobrado
P/r. Venta al contado con facturas
PARCIAL
DEBE
HABER
$9.744,00
$8.700,00
1.044,00
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Transacción 6: Abril 15, se venden mercaderías a los Almacenes El Cañón, $ 3.290,00
según fact. # 160 más IVA que nos pagan al contado.
FECHA
Abril 15
DETALLE
--------------- x --------------------Bancos
Impuestos Retenidos
Ventas
IVA cobrado
P/r. Venta al contado con factura a una
persona jurídica.
PARCIAL
DEBE
HABER
$3.651,90
32,90
$3.290,00
394,80
Transacción 7: Abril 16, se venden mercaderías al contado a varios clientes personas
naturales, según facturas que suman $ 4.700,00 más IVA y se les otorga el 6% de
descuento.
FECHA
Abril 16
DETALLE
--------------- x --------------------Bancos
Descuentos en Ventas
Ventas
IVA cobrado
P/r. Venta al contado con facturas
PARCIAL
DEBE
HABER
$4.948,16
282,00
$4.700,00
530,16
Transacción 8: Un cliente que le vendí al contado el día 12, viene a devolverme una
mercadería valorada en $ 648,00 por daños ocurridos en la transportación (por lo
general, las facturas dicen: salida la mercadería no se aceptan devoluciones. Sin
embargo, en algunos casos se la puede cambiar, o se aceptan cuando en realidad las
investigaciones llevan a aceptar errores, y para recobrar la confianza de nuestros
clientes atendemos las reclamaciones), el asiento sería:
FECHA
Abril 16
DETALLE
----------------- x ----------------Devoluciones en Ventas
IVA cobrado
Bancos
Pr/ la devolución de mercadería dañada
PARCIAL
DEBE
HABER
648,00
77,76
725,76
237
Sistema de Educación a Distancia
Como usted puede observar en esta práctica, el Inventario de mercadería, como
cuenta no tuvo ningún movimiento. Además, si se pregunta: ¿Cuál es el costo de la
mercadería que vendí? ¿Qué utilidad me genera estas operaciones? Ninguna cuenta
le da esa respuesta.
Esa es la gran desventaja de este sistema, la misma que se compensa porque usted
conoce exactamente montos de compras, ventas, devoluciones y descuentos, siendo
esto una gran ventaja. Pero sí se puede despejar estas interrogantes, efectuando los
ajustes o regularización de la cuenta mercaderías.
4. Orientaciones específicas para el estudio
Recomendamos que este tema sea revisado conjuntamente con su tutor(a) y que por
el grado de importancia se sugiere revisar la Ley de Régimen Tributaria Interna en la
cual se norma la situación de los contribuyentes en el Ecuador.
Además, sugerimos practicar sobre las posturas que tiene el contribuyente en las
transacciones, tanto de compras como de ventas. Identifique bajo qué situaciones los
contribuyentes deben presentar su declaración mensual y cuándo deben realizarlo
semestralmente.
Recomendamos revisar los anexos colocados en este texto, los materiales de apoyo
colocados por el tutor en la plataforma de aprendizaje y material adicional. Este tema
debe ser desarrollado en conjunto para su mejor asimilación.
Este tema requiere que usted se ubique en cada una de las partes de una transacción
comercial, es decir, como comprador y vendedor. De la misma forma requiere que
usted sea capaz de interactuar entre los diversos tipos de contribuyentes e identificar
qué retenciones aplican y cuáles no.
Este es un trabajo de interacción entre el tutor y usted. Recuerde que en todo
momento cuenta con el apoyo de su tutor, no desaproveche esta oportunidad y sobre
todo revise información adicional en la dirección electrónica que se señala en la
bibliografía de este texto guía.
238
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
OPERACIONES DE NEGOCIOS CON IVA Y RETENCIONES
(Considere que la empresa no es contribuyente especial)
Junio 4 , Se compran mercaderías según F/ de la Distribuidora Domínguez por $ 23,450
más IVA que se paga al contado con ch/, por lo que le otorgan el 8% de descuento.
Junio 16. Se compra para uso de la empresa una computadora Compact F/ de
Compumarket por $ 3,500 más IVA, a crédito 30 días plazo.
Junio 20, Se venden mercaderías al contado según fact. a varios clientes (personas
naturales) que suman $ 43,700 más IVA.
Junio 24, Se paga con cheque el arriendo del mes a la Inmobiliaria Bella María por
$450 más IVA.
Junio 28, Se cancela con cheque los honorarios profesionales al Ing. Jaime León por
asesorías contables según fact. por $ 1,400 más IVA.
Se requiere:
Analice las operaciones propuestas, realice los asientos en el diario, aplique sistema
inventario periódico.
a) Determinado el IVA pagado, el IVA cobrado en registros diario y mayor, analice la
situación del IVA. ¿Debe pagar al SRI?
b) Establecida las retenciones que debe realizar, ¿cuánto debe declarar al SRI?
c) Registre el asiento de pago por los impuestos correspondientes, considere que los
realiza con fecha julio 5, sin multas ni intereses porque está dentro de la respectiva
fecha.
239
Sistema de Educación a Distancia
SOLUCIONARIO
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
a)
Registro en diario y mayor
FECHA
2004
Junio 4
Junio 16
Junio 20
Junio 24
Junio 28
240
DETALLE
---------------------- x -------------------Compras
IVA pagado
Descuentos en compras
Caja – Bancos
R. Fte. Por pagar
P/R la fact. de la Distribuidora
Domínguez por compra de inventario
--------------------- x -----------------Equipos de Computación
IVA pagado
Cuentas por pagar
R. Fte. Por pagar
P/R la fact. Compumarket
---------------- x ----------------------Caja - Bancos
Ventas
IVA cobrado
P/R las ventas al contado s/fact.
----------------------- x ---------------Gastos de arriendos
IVA pagado
Caja – Bancos
R.Fte. por pagar
P/R el pago de la fact. por arriendo
----------------- x ----------------------Gastos por Honorarios profesionales
IVA pagado
Caja – Bancos
Rete.Fte. por pagar
Rete .Fte. IVA
PARCIAL
DEBE
HABER
23,450
2,588.88
1,876
23,947.14
215.74
3,500
420
3,885
35
48,944
43,700
5,244
450
54
481,50
22,50
1,400
168
1,288
112
168
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Transfiriendo los asientos del diario a las tarjetas mayores tenemos los siguientes
saldos de IVA:
CUENTA: Compras
DEBE
HABER
23,450
CUENTA: Descuentos en Compras
DEBE
HABER
1,876
SALDO
23,450
CUENTA: IVA pagado
DEBE
HABER
2,588.88
420
54
168
SALDO
2,588.88
3,008.88
3,062.88
3,230.88
CUENTA: Caja - Bancos
DEBE
HABER
23,947.14
48,944
481.50
1,288
SALDO
(23,947.14)
19,996.86
19,515.36
18,227.36
CUENTA: Caja - Rte. Fte.IVA
DEBE
HABER
168
SALDO
(168)
CUENTA: Equipos de Computación
DEBE
HABER
SALDO
3,500
3,500
CUENTA: Cuentas por pagar
DEBE
HABER
3,885
SALDO
(3,885)
CUENTA: Ventas
DEBE
CUENTA: IVA cobrado
DEBE
HABER
5,244
SALDO
(5,244)
CUENTA: Rte. Fte. Por pagar
DEBE
HABER
215,74
35
22.50
112
HABER
43,700
CUENTA: Gastos de arriendos
DEBE
HABER
450
SALDO
()1,876)
SALDO
(215.74)
(250.74)
(273.24)
(385.24)
SALDO
(43,700)
SALDO
450
CUENTA: Gastos por Honorarios Prof.
DEBE
HABER
SALDO
1,400
1,400
241
Sistema de Educación a Distancia
b)
IVA pagado
IVA cobrado
$ 3,230.88
5,244.00
Si analizamos el IVA cobrado es mayor que el IVA que pagó la empresa, por lo tanto
hay un excedente, lo que significa que la empresa tiene que hacer la declaración y
pago por $ 2,013.12 que es la diferencia que le corresponde al Estado, una vez que
la empresa compense el IVA pagado.
c) Rte. Fte. por pagar al SRI y declarar en el formulario respectivo:
Rte. Fte. IVA
Rte. Fte. IR
Total de retenciones
d)
FECHA
Julio 5
242
$ 168
385.24
553.24
COMPROBANTE DE DIARIO
DETALLE
------------------- x ------------------IVA cobrado
IVA pagado
Caja – Bancos
P/R el pago y declaración del excedente de
IVA
---------------------- x ----------------Rte. Fte. por pagar
Rte. Fte. IVA
Caja – Bancos
P/R el pago y declaración de retenciones
PARCIAL
DEBE
HABER
5,244
3,230.88
2,013.12
385.24
168
553.24
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
TEMA 20
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS EN LAS
EMPRESAS COMERCIALES
HOLGUÍN DE TRAVERSO, J. APUNTES PERSONALES
1. Introducción
Finalmente, en el proceso de la contabilidad para empresas comerciales es importante
conocer el formato para la elaboración del estado de pérdidas y ganancias, objeto de
estudio del presente tema.
La presentación del estado de resultados en las empresas de servicios es sencilla. En
las empresas comerciales que aplican el sistema de inventario periódico, necesitamos
algunos pasos para la elaboración de esta información. En su primera parte este
informe muestra las operaciones que generaron el ingreso por ventas y el costo de los
bienes vendidos, obviamente el mayor interés de todo empresario es conocer el
margen bruto que se obtuvo de las operaciones comerciales.
Este tema le permitirá completar todo el proceso contable en las organizaciones
comercializadoras, hasta la obtención de la utilidad y el análisis de ella.
2. Objetivos específicos
Identificar los pasos para la elaboración del estado de pérdidas y ganancias en
las empresas comerciales que aplican el sistema inventario periódico.
Establecer el margen bruto como una herramienta importante para la toma de
decisiones en una comercializadora.
Relacionar el margen bruto con la utilidad neta para evaluar las operaciones
realizadas por las empresas comerciales.
3. Desarrollo del tema
El estado de resultados de pasos múltiples
El estado de pérdidas y ganancias, estado de gastos y rendimientos, son otros nombres
como se identifica al estado de resultados. Este informe, similar al tratado en temas
anteriores en las empresas de servicios, determina la utilidad o el resultado que
obtuvo la empresa en un periodo determinado. Ahora nos vamos a concentrar en la
forma de cómo se prepara este informe en las empresas comercializadoras de bienes.
243
Sistema de Educación a Distancia
Primer paso: se trata de obtener venta neta. Para ello, se agrupan los saldos que
presentan las cuentas auxiliares de ventas: Descuentos en ventas. Devoluciones en
ventas y Transportes en ventas. Y quedaría así:
COMERCIAL DON DIEGO, Cía. Ltda.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
AL 31 DE DICIEMBRE /2006
Ventas
(-) Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
Venta Neta
$ 450,000
5,600
8,900
600
(-) 15,100
$ 434,900
Segundo paso: Para obtener el valor de compra neta hay que sumar los saldos de los
Fletes en compras y restar los saldos de las Devoluciones en compras y Descuentos en
compras.
Compras
+ Fletes en compras
(-) Devoluciones en compras
(-) Descuentos en compras
Compras Netas
$ 150,000
240
2,580
1,600
$ 146,060
Tercer paso: Se calcula el costo de la mercadería vendida. Para ello, es necesario
sumar el costo del inventario inicial más todas las compras netas que se hayan
realizado en el periodo, obtenemos el costo total de las mercaderías disponibles para
la venta.
(-) Costo de Venta
Inventario Inicial (enero 1)
Compras
+ Fletes en compras
(-) Devoluciones en compras
(-) Descuentos en compras
Compras Netas
Mercaderías disponibles para la venta
| 85,000
$ 150,000
240
2,580
1,600
+
$ 146,060
$ 331,060
Cuarto paso: Cuando se obtiene el costo total de las mercaderías disponibles para la
venta que el negocio ha tenido durante el periodo, se procede a disminuir la
mercadería no vendida que es la que queda en el inventario final. Este valor que no
nos informa el sistema inventario periódico, hay que extraerlo de la actividad de
inventariar los productos en bodega, esto es hacer un conteo físico de los bienes. A
este inventario se lo llama inventario final. Así calculamos el costo de la mercadería
vendida:
Mercaderías disponibles para la venta
244
$ 231,060
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
( 25,600)
$ 305,460
(-) Inventario final
Costo de los bienes vendidos
Quinto paso: Cuando ya tenemos el costo de la mercadería vendida, enfrentamos este
valor con el ingreso por ventas y determinamos la utilidad o margen bruto.
COMERCIAL DON DIEGO, Cía Ltda.
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
AL 31 DE DICIEMBRE /2006
Ventas
(-) Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
Ventas Netas
(-) Costo de Venta
Inventario Inicial (enero 1)
Compras
+ Fletes en compras
(-) Devoluciones en compras
(-) Descuentos en compras
Compras Netas
Mercaderías disponibles para la venta
(-) Inventario final
Costo de los bienes vendidos
Utilidad bruta
$ 450,000
5,600
8,900
600
(-) 15,100
$ 434,900
185,000
$ 150,000
240
2,580
1,600
+
$ 146,060
$ 331,060
( 25,600)
$ 305,460
$129,440
Sexto paso: Trata de la presentación de los gastos de operación que realiza toda
organización en el desarrollo de las actividades operativas, de inversión y de
financiamiento.
Por lo general, una estructura ordenada de gastos es agrupar los gastos operativos por
categorías: gastos de administración, gastos de ventas, éste total se resta de la utilidad
bruta para obtener la utilidad operacional; disminuye los gastos financieros,
incrementa los otros ingresos para presentar la utilidad antes de la participación a
trabajadores y el impuesto a la renta.
Como podrá revisar con los estados de resultados de algunas empresas de servicios
que se ejecutaron en los temas anteriores, este paso es similar en las empresas
comerciales.
A continuación presentamos la última parte que muestra cómo obtener utilidad o
pérdida neta.
245
Sistema de Educación a Distancia
Utilidad bruta
(-) Gastos de Operación
Gastos de Administración
Luz, teléfono y Agua
Alquileres
Depreciaciones y amortizaciones
Útiles de oficina
Sueldos y salarios
Gastos de Ventas
Publicidad
Movilización a vendedores
Sueldos a vendedores
Comisiones a vendedores
Total de gastos de operación
Utilidad operativa
(-) Gastos financieros
Intereses
Comisiones bancarias
Impuestos bancarios
Utilidad neta antes de la participación a
trabajadores
(-) 15 % participación a trabajadores
Utilidad neta antes de impuesto a la renta
25% de Impuesto a la Renta
Utilidad neta del ejercicio
$ 129,440
1,895
4,000
4,800
600
8,500
5,850
1,845
4,500
6,000
(-) 37,990.00
$ 91,450.00
450
500
280
90,220.00
13,533.00
76,687.00
19,171.75
$57,515.25
Para cerrar las cuentas del Sistema Inventario periódico, procederemos a presentar la
regulación de mercadería o asientos de ajustes, con el propósito de conocer la utilidad
bruta que se obtiene producto de las operaciones compra-venta de inventarios al
costo, y presentan el inventario de mercadería existente a la fecha del cierre.
Observe usted, que los asientos son sencillos de elaborarlos una vez que tiene los
valores en la primera parte del estado de pérdidas y ganancias (del primer paso hasta
el
quinto)
246
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
ASIENTOS DE REGULACIÓN DE LA CUENTA MERCADERÍAS
FECHA
DETALLE
Dic. 31
--------------------- x1 --------------------Ventas
Descuentos en Ventas
Devoluciones en Ventas
Transportes en ventas
Para obtener el saldo de ventas netas y cerrar
las cuentas auxiliares.
------------- x 2 ---------------------Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes en compras
Compras
Para obtener el saldo de compras netas y
cerrar las cuentas auxiliares del sistema.
---------------- x 3 --------------------Costo de Venta
Inventario de Mercaderías (II)
Compras (el saldo neto)
Para cerrar el costo del inventario inicial y el
saldo neto de compras y obtener el total de
mercadería al costo.
----------------- x 4 -----------------------Inventario de mercaderías
Costo de Ventas
Para registrar el inventario final existente en
bodega, disminuye el costo total de la
mercadería y así se obtiene el saldo que
refleja el costo de la mercadería vendida.
-------------- x 5 ---------------------Ventas
Costo de Ventas
Ganancia Bruta
Para registrar el costo de la mercadería
vendida y establecer la ganancia bruta, se
cancelan ventas y costo de ventas.
PARCIAL
DEBE
HABER
15,100
5,600
8,900
600
2,580
1,600
240
3,940
331,060
185,000
146,060
25,600
25,600
434,900
305,460
129,440
4. Orientaciones específicas para el estudio
Es importante ingresar a la plataforma y participar de los foros temáticos y abiertos,
esta actividad le ayudará a la comprensión del tema que se trata, pues les tenemos
algunas presentaciones en power point. Recomendamos que revise los temas
complementarios que trata sobre el estado de resultados en las empresas
comercializadoras.
247
Sistema de Educación a Distancia
Si usted va paso a paso estudiando este tema, no tendrá ninguna complicación, y si la
tuviere, no dude en llamar a su tutor(a), o aproveche la tutoría virtual para hacer sus
preguntas y satisfacer sus inquietudes.
Para retroalimentar su aprendizaje realice las actividades que presentamos a
continuación, trate de hacerlo antes ir al solucionario. Trabaje analizando paso por
paso, explicando el efecto que causa sobre las ventas las devoluciones de los clientes,
el dar descuentos a los clientes, el pago de los transportes para dar un mejor servicio y
valor agregado en las ventas.
Así mismo, al comprar a los proveedores, de qué manera afecta a las compras al
devolver mercaderías, el recibir un descuentos de los proveedores e incurrir en gastos
de transportes cómo aumenta el costo de la mercadería comprada. Solo si usted se
detiene a observar cada uno de los pasos y analizar comprenderá totalmente este
proceso para elaborar un estado de resultados.
5. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
A continuación se presenta la balanza de comprobación de saldos elaborada de los
mayores de la empresa Comercial ¡Qué Ganga!, al 31 de diciembre de 2006.
Comercial ¡Qué Ganga!
Balance de Comprobación de Saldos
Al 31 de diciembre de 2006
CÓDIGO
CUENTAS
Caja – Bancos
Caja chica
Inventario de Mercaderías
Cuentas por cobrar
Inversiones Temporales
Documentos por cobrar
Suministros de oficina
Seguros prepagados
Comisiones prepagadas
Equipos de transporte
Muebles y Equipos de oficina
Depreciación acumulada de Equ. de Transp.
Comisiones ganadas
Gastos de teléfono
Gastos de publicidad
Gastos de intereses
Gastos de arriendos
Gastos de sueldos
248
SALDO
DEUDOR
SALDO
ACREEDOR
1,500
300
4,000
11,500
9,000
6,000
2,000
1,200
800
22,000
8,500
2,000
3,000
3,000
5,000
1,900
3,500
5,000
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Comisiones a vendedores
Compras
Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
Ventas
Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes en compras
Impuestos por pagar
Cuentas por pagar a proveedores
Obligaciones bancarias
Documentos por pagar
Capital social
Utilidad retenida
TOTALES
2,500
21,500
3.200
4,300
900
54,900
2,800
1,520
800
118,400
2,000
9,800
10,000
8,000
20,000
4,380
118,400
Asimismo, presentamos los datos adicionales para que usted pueda ajustar estos
saldos y preparar un balance de comprobación de saldos ajustados:
1. De la caja chica se han realizados los gastos menores según informe que presenta
la secretaria del departamento y que suman $ 300
2. Las inversiones corresponden a una póliza de acumulación, por 4,500 la que ha
ganado un interés del 18% anual en 120 días.
3. De los suministros se han gastado $ 1,500
4. El Inventario de mercadería a fin de periodo asciende a $ 4,800
5. La póliza de seguros que se adquirió en marzo 1 con vigencia de un año no ha sido
ajustada.
6. Las comisiones pagadas por anticipada se han devengado en un 60%
7. El activo fijo se deprecia de acuerdo a la ley de impuesto a la renta (muebles y
equipos 10% anual, equipos de computación 33,33% anual, vehículos 20% anual y
edificios 5% anual), y no han sido depreciados en el presente periodo.
8. Las obligaciones bancarias han corrido tres meses de intereses y esta deuda fue
contraída con el interés anual del 17%
9. Se deben planillas de luz por 1,400
10. Se realizaron comisiones en la venta de mercaderías de los almacenes Antón Hnos.,
según fact. por $ 6,000 que aún no nos han cancelado.
Se requiere que:
1)
2)
3)
4)
Realice los ajustes correspondientes.
Prepare el balance de comprobación de saldos ajustados.
Elabore el estado de resultados de múltiples paso.
Presente el balance general a final de periodo.
249
Sistema de Educación a Distancia
SOLUCIONARIO
¿Cómo le fue en la autoevaluación? Seguramente muy bien, pero para que usted esté
convencido de sus progresos compare sus respuestas con las que constan en el
SOLUCIONARIO que está a continuación.
Si surgieron algunas discrepancias o dudas, vuelva a leer sobre los temas correspondientes
para llenar los vacíos y reforzar su aprendizaje.
COMERCIAL !QUÉ GANGA!
Diario de Ajustes
al 31 de diciembre/2006
FECHA
Dic. 31
DETALLE
REFERENCIA
DEBE
HABER
01
Gastos Menores
300,00
Caja chica
300,00
02
Intereses x cobrar
Intereses ganados
270
270
03
Gastos de suministros
Suministros
1.500
1.500
04
Ventas
8.400
Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
3.200
4.300
900
04
Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes en compras
Compras
250
2.800
1.520
800
3.520
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
04
Costos de venta
Inventario de Mercadería ( Inv. inicial)
Compras
21.980
4.000
17.980
04
Inventario de Mercadería (Inv. final)
Costos de venta
4.800
4.800
04
Ventas
46.500
Costo de venta
Utilidad bruta
17.180
29.320
05
Gastos de seguros
Seguros prepagados
1.000
1.000
06
Gastos x comisiones
Comisiones Pre- pagadas
480
480
07
Gastos x depreciación
Depreciación acumulada de equipos de transporte
Depreciación acumulada de muebles y equipo
5.250,00
4.400
850
08
Gastos x intereses
425
Interés x pagar
425
09
Servicios básicos (luz )
1.400
Cuentas por Pagar
1.400
10
Cuentas. Por cobrar
6.000
Comisiones ganadas
6.000
251
Sistema de Educación a Distancia
COMERCIAL !QUÉ GANGA!
Mayor de Ajustes
al 31 de diciembre/2006
CUENTA: GASTOS MENORES
DEBE
300,00
HABER
CUENTA: CAJA CHICA
SALDO
300,00
DEBE
HABER
300,00
CUENTA: INTERESES X COBRAR
DEBE
270,00
HABER
CUENTA: INTERESES GANADOS
SALDO
270,00
CUENTA: GASTOS DE SUMINISTROS
DEBE
HABER
DEBE
1.500
CUENTA: GASTOS DE SEGUROS
HABER
SALDO
DEBE
CUENTA: GASTOS X COMISIONES
SALDO
252
HABER
2000
500
SALDO
HABER
480
HABER
SALDO
1200
200
1.000
DEBE
CUENTA: GASTOS X DEPRECIACIÓN
4.400,00
850,00
HABER
CUENTA: COMISIONES PREPAGADAS
480
DEBE
SALDO
270,00
1.500
1.000
HABER
HABER
270,00
CUENTA: SEGUROS PREPAGADOS
1.000
DEBE
DEBE
CUENTA: SUMINISTROS DE OFICINA
SALDO
1.500
DEBE
SALDO
300,00
0,00
SALDO
480
800
320
CUENTA: DEPRECIACIÓN ACU. DE VEHÍCULO
SALDO
4.400,00
5.200,00
DEBE
HABER
4.400
SALDO
(2.000)
6.400)
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
CUENTA: DEVOLUCIONES EN COMPRAS
DEBE
HABER
SALDO
(1.520,00)
0,00
1.520
CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍA
DEBE
HABER
4.000
4.800
SALDO
4.000,00
0,00
4.800,00
CUENTA: FLETES EN COMPRAS
DEBE
HABER
800
SALDO
800,00
0,00
4.800
17.180
SALDO
0,00
21.980,00
17.180,00
0,00
CUENTA: COSTO DE VENTA
DEBE
HABER
21.980
CUENTA: UTILIDAD BRUTA
DEBE
HABER
29.320
SALDO
0,00
(29.320,00)
CUENTA:
DEBE
DEPRECIACIÓN ACU. DE MUEBLES
DE OFICINA
HABER
850
CUENTA: GASTOS X INTERESES
DEBE
HABER
425,00
SALDO
(850)
CUENTA: INTERESES X PAGAR
SALDO
1.900,00
2.325,00
DEBE
HABER
SALDO
425,00
(425,00)
CUENTA: GASTOS SERVICIOS BÁSICOS (luz)
DEBE
HABER
1.400
SALDO
1.400
253
Sistema de Educación a Distancia
CUENTA: CTAS. POR COBRAR
DEBE
HABER
6.000
CUENTA: COMISIONES GANADAS
SALDO
11500
17.500,00
CUENTA: VENTAS
DEBE
HABER
SALDO
(54.900,00)
(46.500,00)
0,00
CUENTA: DEVOLUCIONES EN VENTAS
HABER
4.300
SALDO
4.300,00
0,00
CUENTA: COMPRAS
DEBE
HABER
SALDO
21.500,00
17.980,00
0,00
CUENTA: CUENTAS POR PAGAR
HABER
1.400
254
6.000
SALDO
(3.000,00)
(9.000,00)
DEBE
HABER
3.200
SALDO
3.200,00
0,00
CUENTA: TRANSPORTES EN VENTAS
DEBE
HABER
900
SALDO
900,00
0,00
CUENTA: DESCUENTOS EN COMPRAS
3.520
17.980
DEBE
HABER
CUENTA: DESCUENTOS EN VENTAS
8.400
46.500
DEBE
DEBE
SALDO
(9.800)
11,200
DEBE
HABER
2.800
SALDO
(2.800,00)
0,00
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
COMERCIAL ¡QUÉ GANGA!
Balance de Saldos Ajustados al 31 de diciembre/2006
CÓDIGO
CUENTA
Caja-Bancos
Caja Chica
Inventario de Mercaderías
Cuentas Por cobrar
Intereses por cobrar
Inversiones Temporales
Documentos por cobrar
Suministros de oficina
Seguros prepagados
Comisiones prepagadas
Equipos de transporte
Muebles y equipos de oficina
Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte
Depreciación Acumulada de Equipos de Oficina
Comisiones ganadas
Intereses ganados
Gastos de teléfono
Gastos de Luz
Gastos de publicidad
Gastos por intereses
Gastos de arriendo
Gastos de sueldos
Gastos menores
Gastos de suministros
Gastos por comisiones
Gastos por seguro
Gastos de depreciación de Equipo de Transporte
Gastos de depreciación de Equipo de Oficina
Comisiones a vendedores
Compras
Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
Ventas
Descuentos en compras
Devoluciones en compras
Fletes en compras
Costo de Ventas
Impuestos por pagar
Cuentas Por pagar
Obligaciones Bancarias
Documentos por pagar
Intereses por pagar
Utilidad Bruta
Capital
Utilidad Retenida
DEBE
1500
0
4.800
17.500
270
9.000
6.000
500
200
320
22.000
8.500
HABER
6.400
850
9.000
270
3.000
1.400
5.000
2.325
3.500
5.000
300
1.500
480
1.000
4.400,00
850
2.500
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2.000
11.200
10.000
8.000
425,00
29.320,00
20.000
4.380
TOTALES
100.445,00
100.445,00
255
Sistema de Educación a Distancia
COMERCIAL ¡QUÉ GANGA!
Estado de Resultados al 31 de diciembre/2006
VENTAS
54.900,00
3.200,00
4.300,00
900,00
Descuentos en ventas
Devoluciones en ventas
Transportes en ventas
VENTAS NETAS
46.500,00
(-)COSTOS DE VENTAS
INVENTARIO INICIAL
COMPRAS
(+) Fletes en compras
(-) Devoluciones en compras
(-) Descuentos en compras
COMPRAS NETAS
Mercaderías disponibles para la venta
(-) INVENTARIO FINAL
COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS
4.000,00
21.500,00
800,00
1.520,00
2.800,00
17.980,00
21.980,00
4.800,00
17.180,00
UTILIDAD BRUTA
INGRESOS OPERACIONALES
INGRESOS
NO OPERACIONALES: Comisiones ganadas
Intereses ganados
TOTAL DE INGRESOS
(-) GASTOS DE OPERACIÓN
Gastos Administrativos y de ventas
Gastos de teléfono
Gastos de Luz
Gastos de publicidad
Gastos de arriendo
Gastos de sueldos
Gastos menores
Gastos de suministros
Gastos por comisiones
Comisiones a vendedores
Gastos por seguro
Gastos de depreciación de Equip. de Transporte
Gastos de depreciación de Equip. de Oficina
Total de GASTOS OPERACIONALES
(-) GASTOS FINANCIEROS
Gastos por intereses
Total de GASTOS FINANCIEROS
TOTAL DE GASTOS
UTILIDAD NETA
256
29.320,00
29.320,00
9.000,00
270,00
38.590,00
3.000
1.400
5.000
3.500
5.000
300
1.500
480
2.500
1.000
4.400
850
28.930
2.325
2.325
- 31.255,00
7.335,00
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
COMERCIAL ¡QUÉ GANGA!
Balance General al 31 de diciembre/2006
ACTIVO
Corriente
Caja-Bancos
Caja Chica
Inventario de Mercaderías
Cuentas. Por cobrar
Intereses por cobrar
Inversiones Temporales
Documentos por cobrar
Suministros de oficina
Seguros prepagados
Comisiones prepagadas
Total Activo Corriente
1500
0
4.800
17.500
270
9.000
6.000
500
200
320
38.690
Fijo
Muebles de oficina
Equipos de Transporte
(-) Depreciación Muebles de Oficina
(-) Depreciación Equipos de Transporte
8.500
22.000
850
6.400
CONTADOR
Total Activo Fijo
23.250
TOTAL ACTIVO
61.940
AUDITOR
PASIVO
Corriente
Impuestos por Pagar
Documentos Por Pagar
Cuentas. Por Pagar
Interés por Pagar
Total Pasivo Corriente
2.000
8.000
11.200
425
20.225
Fijo
Obligaciones bancarias
Total Pasivo Fijo
10.000
10.000
TOTAL PASIVO
30.225
PATRIMONIO
Capital Social
Utilidad Retenida
Utilidad Neta
20.000
4.380
7.335
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
31.715
61.940
GERENTE GENERAL
257
Sistema de Educación a Distancia
ACTIVIDADES PARA LA REFLEXIÓN E INDAGACIÓN
A continuación se presentan Actividades para la Reflexión e Indagación que
permiten la aplicación de los contenidos estudiados a través de toda la unidad. Se
sugiere en lo posible el desarrollo completo de las actividades
Problema integrador
Contabilidad de una empresa comercial correspondiente a un periodo mensual
La empresa Comercial La Abundancia, C. Ltda. al uno de enero inicia el periodo
económico 2006 con los siguientes valores:
Dinero en efectivo
Saldo en cuenta corriente Banco de Guayaquil
Pólizas de acumulación en el Banco del Pichincha a 120 días plazo
Facturas por cobrar a varios clientes
Documentos por cobrar a clientes diversos
Inventario de mercaderías para la venta
Seguros pagados por anticipados (vigente por 10 meses)
Local comercial
Cuentas por pagar a proveedores nacionales
Cuentas por pagar a proveedores de otros países
Pagaré por pagar al banco por créditos de corto plazo
Crédito hipotecario otorgado por el Banco del Pichincha
Utilidades acumuladas
Muebles y equipos de oficina
10,000
Capital
3,500
7,800
20,000
12,000
38,400
350,800
10,000
200,000
28,500
35,000
120,000
150,000
49,000
X
Transacciones comerciales con IVA y retenciones, la empresa no es contribuyente
especial (no retenga IVA)
Enero 8
Vendemos mercaderías según facturas a varios clientes por $ 223,400 + IVA,
nos cancelan al contado
Enero 10 Compramos para uso del negocio 2 computadoras por $ 800 cada una, 1
impresora Canon por $ 200 según factura de Gerencompu que pagamos la
mitad con cheque y por el saldo un crédito a 45 días plazo.
Enero 14 Venta de inventario a crédito según factura a la Universidad de Guayaquil,
por 43,650 + IVA
258
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Enero 15 Se anticipa al personal el 40 % de sueldos, según la nómina siguiente:
Enriqueta Rios Alvarado
Gerente general
Luis Alberto Icaza Alava
Jerónimo Diaz Vaca
Rebeca Miño Bustos
Francia Roca Piedra
Ricky Martin
Gerente de ventas
Administrador
Asistente
Secretaria
Conserje - mensajero
$
850
mensual
sueldo
8
8
Enero 18
Compramos neveras, televisores, equipos de sonidos y otros artefactos
para la venta según factura de Comandato por $ 80,000 +IVA a crédito,
sólo se cancela el IVA al contado. Para uso de la empresa varios útiles y
papelería según factura de Juan Marcel por $ 720 que se paga al contado.
Enero 19
Venta al contado por $ 148,500 según facturas a varios clientes, por lo que
se les otorgó el 8% de descuento.
Enero 20
Se recaudaron $ 8,500 de clientes que nos debía facturas pendientes y de
varios documentos $ 25,600
Enero 22
De la compra a Comandato devolvemos $ 3,800 en mercaderías con
desperfectos.
Enero 24
Cancelamos honorarios profesionales al Eco. Jaime Freire por la asesoría
contable – financiera según factura por $ 400
Enero 25
Venta al contado por $ 123,460 +IVA según facturas a varios clientes.
Enero 27
Nos devuelven mercaderías de la venta del 25 por $ 1,450 valor que
aceptamos a los clientes por tener la razón por registrar fallas.
Enero 28
Compramos un furgón HINO para la gestión de venta en la empresa, según
factura por $ 48,500 +IVA cancelamos el 20% al contado y por el saldo
firmamos 24 letras para cancelar mensualmente con el 14.5% de interés
anual.
Enero 29
Compra de mercaderías según factura de Créditos Económicos por $
38,500 + IVA, con el descuento del 8%. Se cancela con 2 letras a 30 y 60
días plazo.
Enero 31
Se pagan varios servicios de la empresa según facturas:
Energía eléctrica
$ 430
Teléfono
382.50
Agua potable (Interagua)
165
Publicidad a El Universo y a ECUAVISA por 3,400
259
Sistema de Educación a Distancia
Guardianía f/ Guaypro
Sueldos al personal (son afiliados al IESS)
Nota:
250
La política de la empresa es realizar todo pago con cheque de la cuenta
corriente, y los cobros a clientes se depositan en el Banco.
Se requiere:
1. Elaborar el estado de situación financiera al inicio de periodo económico.
2. Registrar en Diario y Mayor las operaciones de negocios por el mes.
3. Preparar un balance de comprobación de saldos.
4. Determinar qué ajuste debe realizar, anótelos en diario, actualice los saldos.
Establezca un inventario de mercaderías al 31 de enero, considerando que el costo
de la venta es del 60%
5. Preparar un balance de saldos ajustados al 31 de enero/200_
6. Presentar los estados financieros a final del periodo mensual.
7. Preparar el rol de pagos.
260
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
GLOSARIO
profesional del contador sobre los
estados financieros.
A
Abono:
cuenta.
El lado derecho de una
Accionista: Una persona que posee
acciones en una sociedad anónima o de
cualquier sociedad mercantil.
Activo: Un
recurso
económico
propiedad del negocio, que se espera
sea de beneficio en el futuro.
Activo a largo plazo: Un
activo
diferente a un activo circulante.
Activo de planta:
Activo a largo
plazo, como son los terrenos, edificios y
equipos que se usan en la operación del
negocio.
Asiento de ajuste: Un asiento que se
hace al final del período para asignar
los ingresos al período en que son
devengados y los gastos al período en
el cual éstos han incurrido. Los asientos
de ajuste ayudan a medir la utilidad del
período y hacen que las cuentas de
activos
y
pasivos
relacionados
presenten los saldos correctos para los
estados financieros.
Asiento de reversión:Un asiento que
cambia el cargo y el abono de otro
realizado anteriormente.
Auditoría:
El examen y juzgamiento
de los estados financieros por
contadores externos. La conclusión de
una auditoría es el dictamen
B
Balance general:
Relación de los
activos, pasivos y capital contable de
una entidad en una fecha específica.
También se le conoce como el estado
de la situación financiera.
Balanza ajustada:
Una lista de todas
las cuentas del mayor con sus saldos
ajustados.
Balanza de comprobación: Una lista
de todas las cuentas del mayor con sus
saldos.
Beneficios netos:
Otro
nombre
para la utilidad neta o para la ganancia
neta.
C
Capital contable:
El derecho que
tiene el propietario de un negocio
sobre los activos del mismo. Se le
conoce también como capital.
Cargo: El lado izquierdo de una cuenta.
Catálogo de cuentas: Presentación de
todas las cuentas y sus números de
cuenta en el mayor.
Ciclo contable:
Proceso mediante
el cual los contadores producen los
estados financieros del negocio en un
período determinado.
261
Sistema de Educación a Distancia
Cierre de cuentas: (Realizar asientos
de pérdidas y ganancias). Paso en el
ciclo contable al final del período para
establecer en cero los saldos de los
ingresos, gastos y retiros.
activo, pasivo o en el capital en
particular, durante un período.
Cuenta complementaria:
Una
cuenta que acompaña a otra y cuyo
saldo normal es opuesto al de aquella
cuenta a la que acompaña.
Compras netas:
Las
compras
menos los descuentos, devoluciones y
rebajas sobre compras.
Contabilidad: El sistema que mide las
actividades del negocio; procesa esa
información convirtiéndola en informes
y estados financieros, y comunica estos
hallazgos a los encargados de tomar
decisiones.
Contabilidad sobre la base de efectivo:
La contabilidad que registra
solamente las operaciones en las que
se recibe o se paga en efectivo.
Contabilidad administrativa: La rama
de la contabilidad que produce
información confidencial para los
ejecutivos encargados de tomar
decisiones internas dentro de un
negocio.
Contabilidad financiera:
La rama
de la contabilidad que proporciona
información a terceras personas, como
son las de las entidades crediticias.
Contador público independiente: Un
contador profesional que da servicio al
público en general, en vez de a una
compañía en particular.
Costo de mercancías vendidas: El costo
del inventario que el negocio ha
vendido a los clientes, el mayor gasto
que tienen los negocios comerciales.
Cuenta:
El registro detallado de
los cambios que han ocurrido en un
262
Cuenta permanente: Otro
nombre
para una cuenta real de activo, pasivo y
capital.
Cuentas por cobrar:
Un activo,
una promesa de recibir efectivo de los
clientes a quienes el negocio les ha
vendido mercancías o ha realizado
algún servicio.
Cuentas por pagar: Un pasivo que es
respaldado por la reputación y el
crédito que se ha ganado el deudor.
Cuenta temporal:
Otro
nombre
para una cuenta de resultados.
D
Depreciación: El gasto relacionado con
la distribución o asignación del costo de
un activo de planta durante su vida útil.
Depreciación acumulada: El importe
acumulado de todos los gastos por
depreciación a partir de la fecha de
adquisición de un activo de planta.
Diario: El registro cronológico contable
de las operaciones de un negocio.
Documento por cobrar:
Un activo
respaldado por la promesa por escrito
del deudor en que pagará en la fecha
establecida.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
Documento por pagar:
Un pasivo
demostrado mediante una promesa
escrita en que pagaremos en la fecha
establecida.
E
F
Ecuación contable: La herramienta
más básica de la contabilidad: Activos =
Pasivos + Capital.
Flujo de efectivo:
Estado financiero
que presenta las entradas y
desembolsos por las actividades
operativas
de
inversión
y
financiamiento.
G
Ganancia neta:
Otro
nombre
para el ingreso neto o para las
utilidades netas.
Empresa de propietario único: Un
negocio con un solo propietario.
Entidad:
Una organización que,
para fines contables, se distingue de
otras organizaciones o personas como
una unidad económica por separado.
Este es un principio básico de
contabilidad.
Estado de operaciones:
Otro
nombre para el estado de resultados.
Estado de resultados:
Relación
de los ingresos, gastos y utilidad neta o
pérdida neta de un negocio, durante un
período específico. También se le
conoce como estado de operaciones o
estado de utilidades.
Estado de utilidades: Otro nombre
para el estado de resultados.
Estado del flujo de efectivo: Presenta
los recibos y desembolsos de efectivo,
que se clasifican de acuerdo con las
actividades principales del negocio:
operación, inversión y financiamiento.
Estados financieros:
Documentos
del negocio que presentan información
financiera a terceras personas y
organizaciones ajenas al mismo.
Gasto acumulado: Un gasto en el
que se ha incurrido, pero no se ha
pagado aún en efectivo.
Gastos:
Disminución en el capital
contable que resulta de las operaciones
y del costo de los negocios. Lo opuesto
a ingresos.
Gastos de operación: Los
gastos
diferentes a los del costo de las
mercaderías vendidas en los que ha
incurrido la línea principal del negocio.
Se dividen en dos categorías: gastos
administrativos y gastos de ventas.
Gastos pagados por adelantado: Una
categoría de activos diversos, que
normalmente expiran o se consumen
en el futuro cercano. Algunos ejemplos
son la renta y el seguro pagado por
anticipado.
I
Ingreso:
Aumento en el capital
contable del propietario, que se gana al
entregar bienes y servicios a los
clientes.
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Sistema de Educación a Distancia
Ingreso acumulado: Un ingreso que se
ha devengado, pero que aún no se ha
recibido en efectivo.
Ingreso neto:
El exceso de los
ingresos totales sobre los gastos
totales. También se le conoce como
utilidades netas o ganancias netas.
Ingreso no devengado:
Un pasivo
que se crea cuando un negocio cobra
en efectivo a los clientes antes de
hacerles el trabajo. Se lo conoce
también como ingreso diferido.
Ingresos por ventas: El importe que
gana un comerciante de vender su
inventario antes de restar los costos y
gastos, se le llama también ventas.
M
Mayor: El libro de las cuentas.
Margen bruto:
El exceso de
ingresos por ventas sobre el costo de
mercaderías vendidas; se lo conoce
también como utilidad bruta.
O
Operación: Un acontecimiento que
afecta la posición financiera de un
negocio y que puede registrarse en
forma confiable.
Otros ingresos:
El ingreso que es
ajeno a las operaciones principales de
un negocio, por ejemplo al vender un
activo depreciado.
P
Pasivo:
Una
obligación
económica, una deuda, pagadera a una
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persona o a una organización ajena al
negocio.
Pérdida neta:
El exceso del total
de gastos sobre el total de ingresos.
Principio de ingreso: La base para
registrar ingresos; informa a los
contadores cuándo registrar un ingreso
y el importe de los mismos.
Principios
de
Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA):
Principios de contabilidad, formulados
por el Financial Accounting Standards
Board, que determinan cómo las
empresas presentan sus estados
financieros al público.
Principio de período contable: La base
para registrar los gastos. Le ordena a
los contadores identificar todos los
gastos incurridos durante el período,
medirlos e identificarlos contra los
ingresos obtenidos durante el mismo
período.
S
Sociedad:
Un negocio con dos o
más propietarios.
Sociedad anónima: Un negocio
propiedad de accionistas, que comienza
cuando el organismo regulador, la
Superintendencia
de
Compañías,
aprueba su escritura de constitución.
V
Valor en libros de un activo de planta:
El costo del activo menos la
depreciación acumulada.