YÖNETİM, ORGANİZASYON VE YÖNETİCİLER 1. Giriş Örgütler yaşamımızın her yanını kaplamıştır. Günlük yaşantımızda çeşitli nedenlerle, türlü örgütlerle ilişkimiz bulunmaktadır. Zamanımızın çoğunu bir şirketin, bir okulun, sosyal, kültürel ya da dini bir örgütün üyesi olarak geçirmekteyiz. Bu ilişkilerde bazen öğrenci, bazen çalışan, bazen hasta, bazen yardımsever, kimi zaman işveren, kimi zaman müşteri konumunda bulunmaktayız. Modern yaşamın getirisi insan ihtiyaçlarının artması olmuştur. Artan ihtiyaçları karşılamak için rasyonel çözümler üretmek örgütlerin doğmasına, her geçen gün yeni ihtiyaçların keşfedilmesi yeni örgüt yapılarının oluşmasına yol açmıştır. Bu bölümde yaşamımızın her anını kaplayan örgütlerin olmazsa olmaz unsurlarından yönetim, yönetici ve örgütsel davranış konularına değinilecektir. 2. Yönetim 2.1. Tanım ve Tarihçe Yönetim kavramı bazen “idare” bazen “sevk ve idare”, bazen de “kurum” veya “örgüt” anlamında kullanılmaktadır. Klasik yönetim yaklaşımlarında yönetim, başkalarını sevk ve idare anlamında kullanılırken, çağdaş yönetim yaklaşımlarında yönetim, işgörenler yardımı ile iş yapabilme bilimi ve sanatı anlamında kullanılmaktadır. Geleneksel yaklaşım yönetimi, başkaları üzerinde otorite kurma olarak görürken çağdaş yaklaşım çalışanları motive etme ve onların yeteneklerini açığa çıkarma etkinliği olarak görmektedir. Bu etkinlik, örgütsel hedeflere ulaşmak için çeşitli örgütsel kaynakları birleştiren ve koordine eden yöneticiler tarafından yerine getirilir. 1 Yönetimde başkaları üzerinde otorite kurma yaklaşımı, kamu yönetimine ait bir yaklaşımdır ve bu yönüyle kamu yönetimi, yönetimden çok idare anlamına gelmektedir. İngilizce’de bu ayrımı yapmak için “management” (yönetim) ve “administration” (idare) kavramları kullanılmaktadır. Administration kavramı başkalarını otoriter tavırlarla sevk ve idare etmek anlamında kullanılırken, management kavramı, çalışanları motive ederek, ikna yöntemlerini kullanarak ve onların yeteneklerini açığa çıkarmanın yöntemlerini geliştirerek, verimlilik ve etkinlik sağlamayı amaçlamaktadır (Genç, 2005). Yönetim evrensel bir kavramdır. Önceden ne yapacağının kestirilmesi oldukça zor olan insanla uğraşır. İnsanın toplumsal yaşama gereği olan diğer kişilerle ilişkilerini, onların çeşitli etmenler altındaki davranışlarını inceler. Bu anlamda hepimiz birer yönetici sayılırız. Ustalığımızı, zamanımızı ve faaliyetlerimizi planlayıp örgütler, onları yönlendirir ve kontrol ederiz. Böylece kendimiz yönetiriz (Güney, 2001). Kısa ancak geniş bir tanımla yönetim, bir amacın gerçekleştirilmesi için, örgütsel kaynakların (doğa, emek, sermaye, bilgi) koordinasyonudur. Yönetim etkinlikleri bir süreç halinde devam eder. Tüm örgütsel ve yönetsel etkinlikler; planlama, örgütleme, kadrolama, yönlendirme, koordinasyon ve denetimden oluşur. Süreç olarak yönetimi, yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesini sağlayan bilim yanı olan bir sanat olarak tanımlayabiliriz. Yönetim bilginin yanında sanat yeteneği gerektiren bir uğraştır; bu nedenle yönetimi insanlar aracılığıyla örgütsel hedeflere ulaşma sanatı olarak tanımlayabiliriz (Genç, 2005). Yönetim kavramına bu açıdan yaklaşırken aynı zamanda kavramın tanımı üzerinde henüz tam bir fikir birliğine varılmamış olduğunu da belirtmek gerekir. Yönetim içerik ve uygulama açısından her alanda varlığını gösterdiği için, tanımı da alanlar gibi çeşitlilik göstermektedir. Konu ile ilgili olanlar çoğu kez kendi ihtiyaç ve amaçlarına göre tanım geliştirmektedirler. Bunun sonucu olarak da yönetim denildiğinde bazen süreç, bazen kişiler, bazen de bilgi yığını kastedilmektedir. Yönetim, insan ve diğer kaynakları mümkün olan en iyi şekilde birleştirerek, örgütsel amaçlara etkin ve verimli ulaşma sürecidir. Diğer bir ifade ile yönetim; iş gücü, sermaye, teknik donanım vb. gibi örgütsel kaynakların, örgütsel amaçları gerçekleştirmek üzere etkin 2 bir şekilde koordine edilmesidir (Rachman ve diğerleri, 1993) Yönetim kısaca, örgütsel kaynakların, örgütsel amaçları başarmak için kullanılmasıdır. Yönetim olgusunda her zaman, ortak bir çabaya, işbirliğine ve eşgüdüme dayalı bir ussal etkinlik vardır. Bu nedenle yönetim kısaca işbirliğine dayalı ussal bir grup etkinliğidir. Bu anlamda yönetim hem kamu kesiminde hem de özel kesimde söz konusudur. Yönetim insan ve malzeme kaynaklarını koordine ederek belirlenmiş amaçlara yönlendirmeyi içerir. Yönetim örgütsel sistem içinde anahtar bir alt sistemdir ve diğer sistemler arasındaki hayati bağdır (Genç, 2005). Yönetim faaliyetlerinin tarihi insanlığın tarihi kadar eskidir. Yönetim düşüncesi milattan önceki devirlere kadar uzanmaktadır. Tarihin hiçbir döneminde insan tek başına tüm ihtiyaçlarını karşılayamamış, diğerleriyle birlikte yaşamak, yaşamını sürdürebilmemin bir koşulu olarak kendini göstermiştir. İnsan sadece fiziksel ihtiyaçları için başkalarına gereksinim duymaz, kendini gerçekleştirme, ait olma kendini ifade etme gibi tatminler için de çevresinde başkalarına ihtiyaç hisseder. Yönetim insanın bir düzen içinde yaşama gayesinden doğmuştur. Yeryüzünün ilk yöneticisi ilk insandır. Çünkü o da bir düzen kurmaya ve hayatını sürdürmeye ihtiyaç duymuştur. Yönetim fonksiyonlarının ilk insanla birlikte ortaya çıktığını söyleyebiliriz. İlk planlama, ilk organizasyon o zaman ortaya çıkmış, yaşamını koordine etmek için ilk insan da şimdi bizler gibi çaba göstermiştir. Açıklamalardan da anlaşılacağı üzere insanın olduğu her yerde bir yönetim faaliyetinden söz etmek gerekir. Ancak burada yapacağımız tarihsel sıralama yönetim kavramına bilimsel açıdan yaklaşmakta ve yönetimi profesyonel bakış açısıyla ele almaktadır. Yönetim biliminin gelişimine tarihsel açıdan bakıldığında; (a) Yapıya ağırlık veren geleneksel (klasik) yaklaşımlar (1887-1927), (b) İnsana ağırlık veren davranışçı (neo klasik) yaklaşımlar (1909-1945) ve (c) örgütü bir sistem olarak ele alan sistem yaklaşımları (1946’dan günümüze kadar) görülür. Bunlar kısaca aşağıda özetlenmiştir (Düren, 2000:6-8; Erdoğan, 2000:19-21, Genç 50-77, Güney, 8-22): 3 20. yüzyılın başından İkinci Dünya Savaşına kadar olan dönemde, Taylor’un “bilimsel yönetim” yaklaşımı çerçevesinde, işletmelerde içe dönük rasyonellik arayışları söz konusu olmuştur. Bu rasyonellik arayışı, ikinci aşamada insan ilişkileri yaklaşımı ile daha beşeri bir nitelik kazanmıştır. Ancak, bu dönemde örgütlerin çevreleri, fazla bir dikkat ve araştırma konusu olmamıştır. Önceliğin mal ve hizmet arzı olarak belirlendiği 1950’li yıllara kadar en önemli çalışma konusu, mekanistik kalite kontrol çabalarıdır. Büyük üretim merkezlerinden çıkan mallar nitel olarak farklılaştırılmadan, fazla bölünmemiş pazarlarda rahatlıkla alıcı bulabilmiştir. Bu dönemde amaç, mümkün olduğu kadar ucuza çok miktarda üretmek ve sürümden kazanmaktır. Fransız yönetim bilimci Fayol’un, 1916’da yazdığı “Sınai ve umumi işlerde idare” isimli eserinde ortaya koyduğu beş fonksiyonel aşamalı yönetim süreci ve on dört yönetim ilkesi, 1950’li yıllara kadar genel kabul gören yaklaşım olmuştur. Yine bu dönemde Max Weber yönetimde “Bürokrasi Modeli” ni geliştirmiştir. Bürokrasi modeli, bir yönetim için akılcı ve sağlam bir işletme yapısını, bu yapı içindeki görevleri yerine getireceklerin uzmanlaşmalarını, kişisel arzu, hırs ve ihtiraslardan arınmış objektif ve akılcı bir yönetim sistemi kurulmasını ve son olarak iş başına getirilecek yöneticilerin bilgi, yetenek ve tecrübelerine göre demokratik seçimle görevlendirilmeleri gibi bir takım kuralları içermekteydi. 1950’li ve 1960’lı yıllar, yönetim biliminin gelişiminde önemli bir hareketlenmenin yaşanmaya başladığı dönem olmuştur. Rekabetin tehdit edici şekilde artmaya başlaması, Batılı şirketleri, arz ekonomisinden, müşterinin belirleyici olmaya başladığı bir talep ekonomisine geçiş ile karşı karşıya getirmiştir. Dikkatler süratle rekabet edebilirliğin ve dolayısıyla da dışa dönük duyarlı örgüt yapılarının önemine çevrilmiştir. İşletmeler, farklılaşan pazar taleplerine göre ürünlerini çeşitlendirmek ve tüketici ihtiyacına göre kişiselleştirmek zorunda kalmışlardır. Böylece, yönetim düşüncesine, açık sistem anlayışı ve en iyinin durumdan duruma göre değiştiğini kabul eden durumsallık yaklaşımı hakim olmaya başlamıştır. 1960’lı yıllar tüketim toplumu ve pazarlama anlayışının geliştiği ve yönetsel yaklaşımlarda radikal değişiklerin yaşandığı bir dönüm noktası olmuştur. Bu yıllarda, işletmeler, özellikle ticari fonksiyonlarını geliştirmeye yönelik büyük yenilikleri yaygınlaştırma çabası içine 4 girmişlerdir. Bu yeniliklerin başlıcaları, anket ve kamuoyu yoklamaları ile pazar araştırmaları yapmak ve satış yöntemlerinde çeşitlendirmelerdir. Bu dönemde ilk bilgisayarların kullanılmaya başlanması da, pazarlama fonksiyonuna destek verici nitelikten olmuştur. Aynı yıllarda, hizmet sektöründe de belirgin bir gelişme yaşanmaya başlamıştır. Tamamen müşteriye yönelik olan hizmet faaliyetleri, pazarlama anlayışına gelişiminde önemli rol oynamıştır. 1970’li yıllarda, işletme yönetiminde strateji kavramı ön plana çıkmıştır. Pazarlardaki gelişmeler rekabeti yoğunlaştırmaya başlamıştır. Rekabetin giderek artan baskısı, işletmelere yatırım ve pazarlama konularında stratejik hedefler belirlemeye yöneltmiştir. Stratejik yönetim yaklaşımı, işletmelerde ticari fonksiyonun rolünü güçlendirmiştir. Ar-Ge fonksiyonu, işletmenin değişen koşullara uyum sağlama yeteneğini geliştirici yönde, ürün ve yöntemler bazında faaliyetlere yönlendirmiştir. 1980’li yıllar, işletme yönetimlerinin 1970’lerde baş gösteren ve giderek pekişen üç önemli faktörü artık veri olarak kabul etmeye başladıkları dönemdir (Düren, 2000): 1. Enerji ve hammadde konusundaki kısıtlılık ve artan baskılar, 2. Para ve finans piyasalarındaki sürekli istikrarsızlıklar, 3. Yeni ekonomik dünya düzenine geçiş, Bu çerçevede 1980’li yıllardaki gelişmeler, işletmeleri, insan kaynaklarını daha etkin kullanımına yönlendirmiş ve bu amaçla, Japon yöntemleri de örnek alınacak şekilde yönetimde katılımcı anlayışının yaygınlaştırılması çabaları yoğunluk kazanmıştır. 1980’lere hâkim olan yönetimdeki katılımcı eğilimler, daha önceki on yıllarda ortaya çıkan stratejik yönetimle de yakından bağlantılıdır. Burada amaç çalışanların hedefleri ile örgütün hedefleri arasında bütünleşme sağlamaktır. Özellikle 1970’li yıllardan günümüze yönetim yaklaşımlarının üç bakış açısı ile oluştuğunu söylemek mümkündür. Bunlardan ilki; “post-modern” düşüncenin oluşturduğu insanı merkezde gören yönetim yaklaşımlarıdır. İkincisi ise; koşulsuz müşteri memnuniyetini esas alan Toplam Kalite Yönetimi yaklaşımıdır. Son olarak da TKY yaklaşımına bağlı olarak gelişen İnsan Kaynakları Yönetimi 5 yaklaşımlarından söz edilebilir. 2.2. Yönetimin Özellikleri Yönetim sürecinin özellikleri kısaca şöyle sıralanabilir (Eren, 2003): a. Yönetim, amaçları gerçekleştirmeye yöneliktir. b. Yönetim, beşerî ve maddi kaynakları serbestçe kullanabilme yetkisini gerekli kılar. c. Yönetim, sosyal ve grupsal bir süreçtir. ç. Yönetim, beşerî ve maddi kaynaklar arasında optimum bir uyumu gerektirir. d. Yönetim, yönetici olan kimsenin bir otorite kurmasını zorunlu kılar. e. Yönetim, yönetici ve yönetilenler arasında ahenk, uyum ve haberleşmeyi gerektirir. f. Yönetim, her insanın bilgi, yetenek ve tecrübesi doğrultusunda en iyi yapacağı şeyleri yapmasını ve uzmanlaşmasını gerekli kılar. g. Yönetim, zamanın ekonomik ve dikkatli şekilde kullanılmasını gerektirir. h. Yönetim, rasyonel bir süreçtir. 3. Yönetici Yönetim; belirli amaçlara ulaşmak için, eldeki tüm kaynakları bir birleriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulama sanatı ve bilimidir. Yönetici de bu süreci yöneten kişidir (Genç, 2005). Öte yandan yönetici, yönetim fonksiyonları olan planlama, örgütleme, yöneltme, kontrol, iletişim ve karar verme fonksiyonlarını yerine getiren ve bu fonksiyonları koordine eden kişi olarak da tanımlanabilir. Henry Mintzberg’e göre yönetici üç tür örgütsel rolü yerine getirmekle görevlidir. Bu roller; kişiler arası roller, bilgi rolü ve karar verme rolüdür. Yöneticinin kişiler arası rolü; direkt olarak onun formel otoritesinden kaynaklanan ve örgüt üyeleri ile diğer kurumlar arasındaki ilişkileri düzenlemeyi içeren rollerdir. Yönetimsel rollerin ikincisi ise; bilgi rolüdür ve iş etkinliğini sağlayacak bilgileri toplamayı ve bilgilerin sonuç üretecek şekilde işlenmesini sağlamayı içermektedir. Yöneticilerin karar verme rolleri ise, bilgi ve sonuçlara ulaşma süreçlerini içerir. Yöneticiler, girişimcilik, karışıklıkların giderilmesi, kaynakların tahsisi gibi konularda karar verme rollerini üstlenmektedirler (Genç, 2005;) 6 Günümüzde örgütlerde rekabet üstünlüğü sağlayan en önemli kaynağın bilgi olması yöneticileri değişime zorlamaktadır. Hayati ve stratejik kaynağın bilgi çalışanları olduğu bir örgütte yöneticinin kendisini çalışanlardan soyutlaması artık pek mümkün değildir. Günümüzde insan merkezli yönetim ağırlık kazanmaktadır. Yöneticiler özellikle insan kaynaklarını yönetirken işletme içi güçlere yoğun olarak dikkatlerini vermek zorundadırlar. Yöneticiler, çalışanları yalnızca fiziksel iş gören varlıklar olarak görmemelidirler. Aynı zamanda onları araştıran, işlerinin daha iyi yapılmasına ilişkin olarak düşünen, tartışan, bunu açıklayan varlıklar olarak görmeli ve onları bu yönetimle motive etmelidirler. Çünkü iş görenler düşündüğü zaman yaratacaktır, yarattığı zaman verimlilik artacak, kalite gelişecek, maliyet düşecektir. Verimlilik ve kalite arttığında işletmenin rekabet gücü artacaktır (Akdemir,1996). Profesyonel yönetim anlayışı, organizasyonların bürokratik, resmi, mekanik olmaları yerine girişimci, organik ve gayri resmi özellikler taşımasına önem verir. İnformal organizasyon yapısını algılayabilen ve yönetebilen kişi olarak profesyonel yönetici kavramı son kademelerde hızla yaygınlık kazanmaktadır. Profesyonel yöneticiler rakamlarla ifade edilemeyen faktörlerin sezilmesi ve bunların karar verme sürecindeki etkilerini araç olarak kullanabilir. Merkeziyetçiliği koşulların gereklerine göre uygular. Emir komuta zinciri, ast üst ilişkileri gibi klasik kavramları iletişim ve haberleşme gerektiğinde hiçe sayabilir. Eğitim görmüş, deneyim kazanmış, esnek, koşullara uyabilen, yeni koşullar yaratabilen bir anlayış sahibi yönetici örgüt etkinliğini kuşkusuz arttıracaktır (Genç,2005). Yönetim bilimi çerçevesinde işlenen yönetici konusu elbette liderlik kavramını da içermektedir. Literatür incelendiğinde yöneticilik ve liderlik kavramlarını eş değer tutan yaklaşımlara rastlandığı gibi kesin olarak ayrı olduğunu iddia eden yaklaşımlara da rastlamak mümkün olmaktadır. Liderler ve yöneticiler arasındaki en önemli fark, yöneticilerin mevcut koşullar altında örgütün en iyi sonucu üretebilmesine odaklanması, liderin ise işletmenin değişimlere ayak uydurabilmesi için gerekli yenilik ve düzenlemeler ile ilgilenmesidir. Liderlik daima değişim ile ilgilidir, her değişim de liderlik gerektirir. 7 4. Davranış Bir disiplin olarak “örgütsel davranış, örgütlerdeki insanların nasıl davrandığını kavramaya ve ortaya çıkarmaya uğraşan çalışma ve uygulamaların bütünü” nü anlatırken, kavram olarak “örgütsel davranış” insanların örgüt içindeki davranışını anlatmaktadır (Davis, 1981). Yönetim, yönettiği insanların mutluluğunu sağlamak için onları sevk ve idare etmektir. Her yönetim bir organizasyon içinde gerçekleşmektedir. Örgütün hedeflerine ulaşması için örgüt üyeleri arasındaki ilişkilerin ve davranışın kalitesinin arttırılması gerekmektedir. Bu tüm örgüt üyeleri için geçerlidir. Özellikle liderlere bu standartların arttırılması için önemli bir sorumluluk düşmektedir. Çünkü liderler örgüt içerisinde diğerlerini en yüksek düzeyde etkileme kabiliyeti ve yetkisine sahip tek kişidirler. Davis, yöneticilerin rolünün örgütsel davranışı kullanarak halk-organizasyon ilişkilerini geliştirmek olduğunu belirtmektedir. “Yöneticiler, insanların motive edildiği, birlikte çalıştığı ve daha etkili kişiler oldukları bir iklim yaratmaya çalışır”. Davis, ayrıca örgütsel davranışın başarıyla uygulanması durumunda insanı, örgütsel ve sosyal hedeflerin gerçekleştirildiği üçlü bir ödül sisteminin ve daha az maliyetle daha iyi bir kalitenin gerçekleşeceğini vurgulamaktadır. Bu süreçte belki de en büyük faydayı daha kaliteli ürün ve hizmet, daha iyi vatandaş ve ilerleme ve işbirliğine hazır insanlara kavuşan toplum elde etmektedir (Güney, 2001). KAYNAKÇA Akdemir, A. (1996).Global Normlu İşletmecilik Yönetimi, Kütahya. Davis, Keith (1981), Human Behaviour at Work: Organisational Behaviour, (6th ed.), USA: Grolier Inc. Düren, Z. (2000). 2000’li Yıllarda Yönetim. İstanbul.: Alfa Yayınları. Erdoğan, İ. (2000). Okul Yönetimi ve Öğretim Liderliği. İstanbul: Sistem Yayıncılık. Eren, E. (2003).Yönetim ve Organizasyon, 6. Baskı, İstanbul: Beta Basım Yayım. Genç, N.(2005). Yönetim ve Organizasyon, 2.Baskı, Ankara: Seçkin. Güney, S.. (2001). Yönetim ve Organizasyon, Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. Koçel, T. (2003). İşletme Yöneticiliği, 9. Baskı, İstanbul: Beta Basım Yayımı. Rachman D. , Mescon M. , Bovee C. L. , Thill J. V. (1993). Business Today. New York: McGraw-Hill Inc 8 9