TEORI – TEORI KOMUNIKASI “TEORI ORGANISASI” Disusun oleh: Sri Wahyuni B 501 15 075 FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK PRODI ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS TADULAKO 2016 Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Organisasi dan komunikasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana. Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Teori organisasi klasik Konsep tentang organisasi telah berkembang mulai 1880-an dan dikenal sebagai teori klasik (classical theory). Dampak teori ini terhadap organisasi masih sangat besar. Sebagai contoh organisasi yang didasarkan birokrasi dan banyak bagian dari teori klasik Menurut teori organisasi klasik, rasionalitas,efisiensi, dan keuntungan ekonomis merupakan tujuan organisasi. Teori ini juga menyatakan bahwa manusia diasumsikan bertindak rasional sehingga secara rasional dengan menaikkan upah, produktivitas akan meningkat. Max Weber dengan konsep birokrasi idealnya menekankan pada konsep otoritas dan kekuasaan yang sah untuk melakukan kontrol kepada pihak lain yang berada di bawahnya sehingga organisasi akan terhindar dari penyalahgunaan kekuasaan dan ketidakefisienan. Frederick Taylor mengajukan konsep "manajemen ilmiah" yang inti gagasannya adalah "bagaimana cara terbaik untuk melakukan pekerjaan". Untuk ini Taylor membuat standardisasi mulai dari seleksi (rekruitmen) dan penempatan yang menurutnya merupakan sistem hubungan kerja antara manusia dengan mesin sehingga pekerjaan dapat dianalisis secara ilmiah. Henry Fayol mengembangkan teori yang memusatkan perhatiannya pada pemecahan masalah-masalah fungsional kegiatan administrasi. Fayol mengajukan konsep planning, organizing, command, coordination, dan control yang menjadi landasan bagi fungsi dasar manajemen. Fayol juga mengemukakan empat belas prinsip yang sangat fleksibel yang digunakan sebagai dasar bagi manajer dalam mengelola organisasi. Keempat belas prinsip itu adalah pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan arah, mengutamakan kepentingan umum, pemberian upah,sentralisasi, rantai perintah, ketertiban, keadilan, kestabilan masa kerja, inisiatif, dan semangat korps. Gagasan Fayol sendiri didukung oleh koleganya di AS yaitu Gulick, Urwick, Mooney dan Reiley. Menurut James D. Mooney terdapat empat prinsip dasar untuk merancang organisasi, yaitu : Koordinasi, yang meliputi wewenang, saling melayani, serta perumusan tujuan dan disiplin Prinsip skalar, meliputi prinsip, prospek, dan pengaruh sendiri, tercermin dari kepemimpinan, delegasi dan definisi fungsional Prinsip fungsional, yaitu funsionalisme tugas yang berbeda Prinsip staf, yaitu kejelasan perbedaan antara staf dan lini Meskipun mendapat banyak kritik yang menganggap bahwa teori-teori klasik itu telah mengabaikan faktor humanistik, deterministik, dan tertutup, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwa teori klasik merupakan peletak dasar dari teori-teori organisasi modern. Teori tradisional (teori peralihan) Teori tradisional muncul sebagai reaksi atas konsep-konsep yang dikemukakan oleh para ahli teori klasik meskipun tidak sepenuhnya mengabaikan prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh teori klasik. Pendekatan yang dilakukan oleh ahli teori ini adalah pendekatan perilaku atau bahavioral approach (human relation approach). Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan eksperimen yang dikenal dengan Hawthorne Experiment yang secara garis besar dibagi dalam 4 tahap yaitu: Mengkaji efek lingkungan dari produktivitas pekerja Melakukan konsultasi dengan pekerja yang ikut eksperimen Melakukan wawancara dengan pekerja (yang tidak ikut eksperimen) melalui pertanyaan terbuka Eksperimen yang dikenal dengan bank - wiring - room experiment. Hasil eksperimen tersebut adalah : Sistem sosial para pekerja ikut berperan dalam organisasi formal Imbalan nonfinansial dan sanksi berperan dalam mengarahkan perilaku pegawai Kelompok ikut berperan dalam menentukan kinerja dan sikap anggota kelompok Munculnya pola kepemimpinan informal Komunikasi yang makin intensif Kepuasan dan kenyamanan bekerja meningkat Pihak manajemen dituntut untuk lebih memahami situasi sosial. Experiment Hawthorne menjadi pemicu munculnya beberapa pemikiran baru (yang masih dalam kerangka humanistik). Termasuk munculnya teori system yang melihat organisasi sebagai suatu sistem yang memiliki : Subsistem teknis Subsistem sosial Subsistem kekuasaan. Kemudian juga muncul teori kontingensi yang dibangun atas dasar prinsip-prinsip yang telah dikembangkan oleh pendekatan sistem. Teori kontingensi ini pada prinsipnya melihat bahwa organisasi harus berlandaskan pada sistem yang terbuka (open system concept). Teori mutakhir Teori mutakhir atau modern merupakan pengembangan aliran hubungan manusiawi sekaligus sebagai pandangan baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Dalam teori ini konsep manusia yang mewujudkan diri (motivasi manusia) sangat penting bagi manajemen organisasi. Terdapat empat prinsip dasar perilaku organisasi, yaitu : Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, dan prinsip) Manajemen harus sistematis dan pendekatan yang digunakan dengan pertimbangan secara hati-hati Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual dalam pengawasan harus sesuai dengansituasi Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat perlu. Berdasarkan berbagai teori yang dikemukakan, baik teori klasik, teori tradisional, maupun teori mutakhir mengindikasikan bahwa kinerja lembaga atau organisasi sangat ditentukan oleh sistem komunikasi yang diterapkan, baik menyangkut praktik komunikasi, pola pendekatan, media komunikasi, maupun ketersediaan sarana umpan balik. Variabel-variabel tersebut akan menentukan produktivitas kinerja lembaga. Demikian pula dalam praktiknya, kegiatan komunikasi hendaknya memperhatikan beragam bentuk komunikasi, seperti komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, komunikasi lintas saluran dan komunikasi informal. Semakin kreatif dan variatif organisasi itu menggunakan bentuk komunikasi, maka akan semakin tinggi tingkat produktivitas kinerja lembaga tersebut. Teori Manajemen Ilmiah Teori ini dikemukakan oleh Frederick W. Taylor, ia merasa bahwa pekerjaan dan mengelolah pekerjaan merupakan proses yang dapat dianalisa secara ilmiah. Teori ini percaya bahwa analisa objektif adalah cara terbaik untuk mengorganisir pekerjaan dalam organisasi. Manusia dianggap sebagai alat penggerak mesin. Ada beberapa variabel manajemen ilmiah, antara lain (Masmuh, 2008,h\ h.117): Pentingnya peranan manajemen dalam menggerakkan dan meningkatkan produktifitas perusahaan Pengangkatan dan pemanfaatan tenaga kerja, dengan persyaratan-persyaratannya Tanggung jawab kesejahteraan pegawai atau karyawan Kondisi yang cukup untuk meningkatkan produktivitas kerja Teori ini menganggap peran manajer/pemimpin sangatlah penting dalam organisasi. Manajemen ilmiah bertujuan agar tingkat produktivitas perusahan efisien dan efektifitas perusahaan dapat ditingkatkan. Teori ini juga memperhatikan prinsip-prinsip pembagian kerja diantara para pegawai pada suatu perusahaan. Teori Birokrasi Teori ini dikemukakan oleh Max Weber. Ia menganggap organisasi yang birokratik adalah bentuk organiasi yang paling efisien. Organisasi yang ideal adalah birokrasi dimana aktivitas dan tujuan diturunkan secara rasional dan pembagian kerja disebutkan dengan jelas. Teori ini menjelaskan hubungan ditentukan antar jabatan, tujuan disalurkan ke Job Description tiap anggota, hierarkis, prosedur formal dan informal, terpisah dari urusan pribadi dengan organisasi, bekerja berdasarkan kualifikasi (anti nepotisme), kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja. Berikut ciri-ciri birokrasi Weber (Masmuh, 2008, h.124), antara lain: Suatu organisai terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas tugas Kewenangan untuk melaksakan kewajiban diberikan kepada jawaban garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi jabatan dalam organisasi Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organiasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya. Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan seniotitas dan prestasi kerja Teori Manajemen Administrasi Teori ini ini berkaitan dengan birokrasinya Weber. Sebagian besar dikembangkan oleh Henry Fayol, Chester Bernard, Lyndall F. Urwick, Mooney, dan Reiley. Sama dengan birokrasi, teori ini menekankan spesialisasi, hirarki, dan profesionalisme. Yang membedakan, teori birokrasi adalah produk dari para ahli sosiologi yang membuat struktur organisasi agar lebih efisien. Sedangkan teori manajemen administrasi adalah anak dari para manajer prakter yang fokus pada prinsip-prinsip mengelola organisasi forma (Myers dalam Masmuh, 2008, h.129). Fayol (dalam Masmuh, 2008, h.130) membahas 14 kaedah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori manajemen administrasi, antara lain: Pembagian kerja (division of work) Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi Balas jasa Sentralisasi Rantai scalar Aturan Keadilan Kelanggenan Inisiatif Semangat korp Teori Hubungan manusia Elton Mayo The most significant change that the Western Electric Commpany introduced into its ‘that room’ bore only a causal relation to the experimental changes. What the company actually did for the group was to the reconstruct enterely its whole industrial (hlm.169). Menurut Mayo perlakuan yang manusiawi dan menunjukkan penghargaan memberi manfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang. Dalam sebuah percobaan lain di sebuah pabrik tekstil, Mayo dan timnya menguji efekifitas beberapa sistem insentif. Semua faktor bahkan uang, gagal menghasilkan dampak yang diharapkan. Barulah setelah para pekerja dilibatkan dalam pengambilan keputusan, dampak positif dirasakan. Ternyata keterlibatan pribadi dalam mencapai sasaran kerjalah yang mendorong peningkatan produksi, meskipun mesin-mesin tidak mungkin bekerja lebih cepat lagi. Dalam hampir semua tulisannya Mayo selalu membahas dua gagasan pokok, pertama adalah tentang masyarakat, dan kedua menyangkut masalah individu dalam masyarakat. Argumentasi Mayo didasarkan atas pemahamannya tentang revolusi industri yang telah menghancurkan masyarakat tradisional yang memungkinkan manusia saling berhubungan dalam kehidupan rutin dan akrab. Tradisi lama tersebut tak mungkin dibangkitkan kembali. Karena itu solusinya adalah dengan membangun masyarakat yang adaptif, yang mudah menyesuaikan dengan tuntutan lingkungan, serta dipimpin oleh orang-orang yang terlatih dalam ketrampilan dan pemahaman sosial, dan mampu mengatasi masalah manusia maupun masalah tehnis.