Makalah teori organisasi

ZIYAN FUADI E0061131087 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Prodi Administrasi Perkantoran Diploma III Universitas Tangpura Tahun 2014/2015 Tugas Tengah Semester TEORI ORGANISASI Martinus, S.sos, M.Si  Jelaskan pengertian organisasi dan unsur-unsur organisasi ! Jawab: Definisi dan Pengertian Organisasi Banyak macam dan ragam bentuk suatu organisasi mulai dari yang berbentuk kecil hingga organisasi yang bentuknya besar dan mempunyai suatu tujuan yang berbeda pula, begitu pula tentang pengertian organisasi itu sendiri. Banyak definisinisi dan pengertian dari organisasi yang di paparkan oleh para ahli, berikut adalah beberapa definisi dan pengertian dari Organisasi : Organisasi : penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan; sususan dan aturan dari berbagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur; gabungan kerja sama (untuk mencapai tujuan tertentu). Kamus modern bahasa Indonesia M. dahlan Al Barry Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia). Organisasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu : Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama, artinya : Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang untuk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaimana cara bekerja sama tersebut akan dilaksanakan. Pengertian tempat di sini dalam arti yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang, artinya : Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi, mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaikbaiknya. Jelas tugas kedudukannya masing-masing, artinya : Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugastugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain. Ada tujuan tertentu, artinya : Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cenderung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Apa yang dimaksud organisasi sebagai sistem terbuka jelaskan ! Jawab: Teori sistem terbuka merupakan generalisasi yang penting dari teori fisik kinetik dan thermodinamik. Teori ini telah menghasilkan suatu prinsip dan wawasan baru seperti misalnya prinsip equifinalitas, generalisasi prinsip thermodinamik kedua, peningkatan keteraturan yang mungkin dalam sistem terbuka terjadinya fenomena periodis, overshoot dan kesalahan permulaan dan lain-lain. Konsep sistem terbuka menemukan aplikasinya dalam ilmu pengetahuan tentang bumi, geomorphologi dan meteorologi dengan memberikan suatu perbandingan terperinci dari suatu konsep meteorologis dan konsep organismik Bertalanffy dalam bidang biologi. jelaskan bagaimana hubungan antara stres dengan kinerja karyawan! Jawab: Tujuan yang dicapai perusahaan tidak akan terlepas dari peran dan adil setiap karyawan yang menjadi penggerak kehidupan organisasi, sehingga sudah selayaknya peran  dari pimpinan para  manajer perusahaan untuk dapat memahami kondisi para karyawannya, apabila karyawan terdapat beban masalah yang dapat menghambat kinerja perusahaan maka secepatnya pimpinan dapat mengurangi dan menyelesaikan beban karyawan tersebut, terutama mengenai stresss kerja yang semestinya harus dikelola dengan penuh berkesinambungan supaya tidak menghambat jalannya kinerja perusahaan. Adapun definisi mengenai stresss kerja adalah sebagai berikut : Menurut Malayu S.P Hasibuan (2001:201) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan “Stress kerja adalah kondisi ketergantungan yang mempengaruhi emosi, proses berpikir, dan kondisi seseorang. Orang-orang yang mengalami stresss menjadi nervous dan merasakan kekuatiran kronis”. bandingkan teori hierarki kebutuhan abraham maslow dengan teori ERG! Jawab: Menurut Abraham Maslow manusia mempunyai lima kebutuhan yang membentuk tingkatan-tingkatan atau disebut juga hirarki dari yang paling penting hingga yang tidak penting dan dari yang mudah hingga yang sulit untuk dicapai atau didapat. Motivasi manusia sangat dipengaruhi oleh kebutuhan mendasar yang perlu dipenuhi. Kebutuhan maslow harus memenuhi kebutuhan yang paling penting dahulu kemudian meningkat ke yang tidak terlalu penting. Untuk dapat merasakan nikmat suatu tingkat kebutuhan perlu dipuaskan dahulu kebutuhan yang berada pada tingkat di bawahnya. Lima (5) kebutuhan dasar Maslow - disusun berdasarkan kebutuhan yang paling penting hingga yang tidak terlalu krusial : Kebutuhan Fisiologis Contohnya adalah : Sandang / pakaian, pangan / makanan, papan / rumah, dan kebutuhan biologis seperti buang air besar, buang air kecil, bernafas, dan lain sebagainya. Kebutuhan Keamanan dan KeselamatanContoh seperti : Bebas dari penjajahan, bebas dari ancaman, bebas dari rasa sakit, bebas dari teror, dan lain sebagainya. Kebutuhan Sosial Misalnya adalah : memiliki teman, memiliki keluarga, kebutuhan cinta dari lawan jenis, dan lain-lain. Kebutuhan Penghargaan Contoh : pujian, piagam, tanda jasa, hadiah, dan banyak lagi lainnya. Kebutuhan Aktualisasi Diri Adalah kebutuhan dan keinginan untuk bertindak sesuka hati sesuai dengan bakat dan minatnya -Teori ERG dikemukakan oleh Clayton Alderfer seorang psikolog asal Amerika Serikat, kelahiran 1 September 1940, dimana teori ini merupakan simplifikasi dan pengembangan lebih lanjut dari teori hirarki kebutuhan Abraham Maslow. E (Existence atau keberadaan) R (Relatedness atau hubungan) G (Growth atau pertumbuhan) Ketiga kebutuhan pokok manusia ini diurai Aldelfer sebagai simplifikasi teori hirarki kebutuhan Abraham Maslow sebagai berikut: 1) Existence atau keberadaan adalah suatu kebutuhan akan tetap bisa hidup sesuai dengan tingkat kebutuhan tingkat rendah dari Maslow yaitu meliputi kebutuhan fisiologis dan kebutuhan akan rasa aman. 2) Relatedness atau hubungan mencakup kebutuhan untuk berinteraksi dengan orang lain. Kebutuhan ini sesuai dengan kebutuhan afiliasi dari Maslow. 3) Growth atau pertumbuhan adalah kebutuhan yang mendorong seseorang untuk memiliki pengaruh yang kreatif dan produktif terhadap diri sendiri atau lingkungan. Realisasi dari kebutuhan penghargaan dan perwujudan diri dari Maslow. Clayton Alderfer. Courtesy: tenlongview.net Alderfer berpendapat bahwa pemenuhan atas ketiga kebutuhan tersebut dapat dilakukan secara simultan, artinya bahwa hubungan dari teori ERG ini tidak bersifat hirarki. Mekanisme Kebutuhan: Frustration – Regression Satisfaction – Progression Penjelasan dari sanggahan Alderfer terhadap teori hirarki Abraham Maslow adalah sebagai berikut; seseorang menurut teori Maslow akan tetap pada tingkat kebutuhan tertentu sampai kebutuhannya  terpuaskan. Sedangkan menurut teori ERG, jika kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi buruk maka seorang individu mungkin kembali untuk meningkatkan kepuasan dari kebutuhan tingkat rendah. Ini disebut frustasi-regresi dari aspek teori ERG. Misalnya ketika kebutuhan-pertumbuhan buruk, maka seseorang mungkin akan termotivasi untuk mencapai kebutuhan yang berkaitan dan jika ada masalah dalam mencapai kebutuhan yang berkaitan, maka dia mungkin akan termotivasi oleh kebutuhan eksistensi. Dengan demikian, frustrasi/kejengkelan dapat mengakibatkan regresi untuk kebutuhan tingkat rendah. Sementara teori hirarki Maslow kaku karena mengasumsikan bahwa kebutuhan mengikuti hirarki spesifik dan tertib, kecuali kebutuhan tingkat rendah terpuaskan, seorang individu tidak dapat melanjutkan ke kebutuhan tingkat yang lebih tinggi, Teori ERG sangat fleksibel. Implikasi Teori ERG Manajer harus memahami bahwa karyawan memiliki berbagai kebutuhan yang harus dipenuhi pada waktu yang sama. Menurut teori ERG, jika manajer hanya memusatkan perhatian pada satu kebutuhan pada satu waktu, hal ini tidak akan efektif memotivasi karyawan. Juga, aspek frustasi-regresi Teori ERG memiliki efek tambahan pada motivasi kerja. Misalnya jika seorang karyawan tidak diberi kesempatan pertumbuhan dan kemajuan dalam sebuah organisasi, ia mungkin kembali untuk memenuhi kebutuhan bersosialisasi, jika lingkungan atau keadaan tidak memungkinkan, ia mungkin kembali ke kebutuhan akan uang untuk memenuhi kebutuhan bersosialisasi. Semakin cepat manajer menyadari dan menemukan ini, langkah-langkah lebih cepat akan mereka ambil untuk memenuhi kebutuhan tersebut. jelaskan perbedaan antara kelompok formal dan kelompok informal serta masing-masing berikan contohnya! Jawab: . Kelompok Formal Kelompok formal ada dalam setiap organisasi. Kelompok formal (formal group) adalah suatu sub unit organisasi yang resmi yang didirikan dengan anggaran dasar organisasi atau dengan surat keputusan manajer. Contoh kelompok formal: kelompok kerja, panitia, departemen kecil, dan tim proyek. Tujuan kelompok formal: peraturan-peraturan, keanggotaan, pemilihan pemimpin biasanya ditentukan oleh organisasi dalam ketentuan-ketentuan atau perintah organisasi ini. Kelompok formal dibedakan menjadi dua yaitu kelompok komando (command group) dan kelompok tugas (task group). Di perguruan tinggi misalnya, biro-biro, fakultas-fakultas dan unit-unit lainnya yang ada di lingkungan suatu perguruan tinggi atau departemen yang ada dalam perusahaan. . Kelompok Informal Kelompok informal (informal group) juga dapat ditemukan dalam setiap organisasi. Kelompok-kelompok ini berkembang menyimpang dari rancangan organisasi yang ditetapkan secara resmi dan kelompok informal hidup sebagai subkultur yang relatif berkuasa atau dominan dalam organisasi. Ada kelompok informal yang terdiri dari para manajer disamping kelompok-kelompok informal yang terdiri dari para pekerja non-pengawas. Kelompok informal dibedakan menjadi dua yaitu kelompok persahabatan dan kelompok kepentingan. Kelompok persahabatan terbentuk karena adanya kesamaan-kesamaan tentang suatu hal, seperti kesamaan hobi, status perkawinan, jenis kelamin, latar belakang, pandangan politik dan lain sebagainya. Kelompok kepentingan, yaitu kelompok yang berafiliasi untuk mencapai sasaran yang sama. Sasaran jenis kelompok ini tidak berkaitan dengan tujuan organisasi tetapi semata-mata untuk mencapai kepentingan kelompok itu sendiri. Kelompok-kelompok informal memenuhi bermacam-macam kebutuhan para pekerja. Keanggotaan dalam kelompok informal memberikan kesempatan untuk memuaskan kebutuhan– kebutuhan sosial, seperti: berkawan, kasih-sayang serta pembinaan atau pendidikan. Fungsi khusus kelompok informal yang penting adalah pengaturan perilaku sosial dan kerja. Meskipun beberapa norma aktivitas sosial diciptakan oleh organisasi dan oleh kebudayaan luar, namun terdapat kebutuhan untuk mengoperasikan norma-norma tersebut dalam situasi kerja. Pentingnya kelompok-kelompok informal sebagai sumber pengaruh atas perilaku dan pelaksanaan kerja pekerja telah dipertunjukan dalam studi Hawthorne tahun 1930-an. Salah satu diantara studi tersebut (Bank Wiring Room), sekelompok laki-laki yang memasang kabel dan menyorder panel telepon diteliti dalam kurun waktu beberapa bulan. bedakan antara keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram serba berikan contohnya! Jawab: Keputusan Terprogram Merupakan keputusan yang berulang dan telah ditentukan sebelumnya, dalam keputusan terprogram prosedur dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dialami organisasi. Keputusan terprogram memiliki struktur yang baik karena pada umumnya kriteria bagaimana suatu kinerja diukur sudah jelas, informasi mengenai kinerja saat ini tersedia dengan baik, terdapat banyak alternatif keputusan, dan tingkat kepastian relatif yang tinggi. Tingkat kepastian relatif adalah perbandingan tingkat keberberhasilan antara 2 alternatif atau lebih. Contoh keputusan terprogram adalah, aturan umum penetapan harga pada industri rumah makan dimana makanan akan diberi harga hingga 3 kali lipat dari direct cost. Keputusan Tidak Terprogram Keputusan ini belum ditetapkan sebelumnya dan pada keputusan tidak terprogram tidak ada prosedur baku yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan. Keputusan ini dilakukan ketika organisasi menemui masalah yang belum pernah mereka alami sebelumnya, sehingga organisasi tidak dapat memutuskan bagaimana merespon permasalahan tersebut, sehingga terdapat ketidakpastian apakah solusi yang diputuskan dapat menyelesaikan permasalahan atau tidak, akibatnya keputusan tidak terprogram menghasilkan lebih sedikit alternatif keputusan dibandingkan dengan keputusan terprogram selain itu tingginya kompleksitas dan ketidakpastian keputusan tidak terprogram pada umumnya melibatkan perencanaan strategik. apa yang dimaksud dengan pembagian kerja?, bagaimana cara-cara yang dilakukan untuk pembagian kerja! Jawab: cara agar pembagian tugas yang anda berikan kepada personal-personal di perusahaan anda dapat berdampak optimal terhadap kinerja bisnis anda? Yuk silakan disimak tips-tips manajerial berikut ini: Lakukan Seleksi dan Analisa Personal Tahap pertama dan cukup vital adalah menempatkan personal-personal yang tepat terhadap tugas kerja yang diberikan. Untuk melakukan hal ini anda bisa melihat track record para calon personil yang akan dipercayakan untuk diberi tugas atau pekerjaan. Atau anda dapat menentukannya dengan cara uji kelayakan baik secara terbuka atau pun dengan rahasia. Dengan berbagai kajian tersebut, anda tentu akan dapat memprediksi pembagian tugas dari orang-orang yang ada di perusahaan anda. Delegasikan Tugas secara Bertahap Setelah terbentuk pembagian kerja yang anda rancang, maka ada baiknya pengerjaan tugas atau pun pendelegasian kerja tersebut dilakukan secara bertahap, mulai dari yang termudah hingga ke tugas pokok. Hal ini dapat berfungsi sebagai sarana pembelajaran dan evaluasi awal. Apalagi jika para personil yang anda tunjuk belum punya pengalaman yang banyak. Misalnya saat anda membagi tugas untuk suatu proyek yang membutuhkan inventarisasi barang, maka pada tahap awal anda memberikan tugas pencatatan barang saja, dan kemudian pada tahap selanjutnya anda mempercayakannya untuk tugas melobi harga barang. Dimana pada tugas melobi harga barang tersebut pada mulanya dilakukan oleh anda. Berikan Bimbingan dan Pendampingan Hal yang wajib anda lakukan agar pembagian dan pendelegasian pekerjaan tersebut berjalan maksimal dan efektif adalah melakukan controling dan pembinaan. Dengan pendampingan tersebut, tentu para personil dapat lebih mudah memahami apa yang menjadi tugasnya dan apa yang menjadi keinginan perusahaan. Jangan Terlalu Dikekang dengan Aturan yang Ketat Aturan memang hal penting sebagai pijakan bagi semua personalia di perusahaan. Namun jangan sampai aturan dan kebijakan yang diterapkan dalam pembagian tugas kerja tersebut akan mengekang kemajuan dan perkembangan profesionalitas para karyawan anda. Berikan sedikit toleransi ruang dan waktu terhadap tenaga kerja yang masih baru belajar atau sedikit kebebasan dalam mengambil keputusan sendiri (ide dan inovasi) demi kemajuan perusahaan. Lengkapi dengan Petunjuk Tertulis Petunjuk teknis secara tertulis (misalnya SOP = Standard Operating Procedure) merupakan hal yang dibutuhkan bagi para karyawan dalam manjalankan tugas-tugasnya. Prosedur standard tersebut juga akan membantu pelaku usaha dalam mengajarkan dan menjalankan bisnis yang dikembangkan. Lakukan Monev secara Berkala Agar semua pembagian dan pendelegasian tugas dapat berjalan tetap maksimal, maka anda sebagai pimpinan usaha perlu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap efektifitas rancangan kerja tersebut. Segera ubah kebijakan jika mendapati rancangan pembagian kerja tersebut tidak berjalan secara optimal.