SECRETARIA DE ESTADO DE FINANZAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FINANCIERA SIGEF VERSION AGOSTO DEL 2004 SIGEF ÍNDICE Contenido 1 1.1 INTRODUCCIÓN...........................................................................................................6 Objetivos...........................................................................................................................6 1.2 Alcance .............................................................................................................................6 1.3 Aplicación.........................................................................................................................6 1.4 Organización del documento..........................................................................................6 2 2.1 REFERENCIAS ..............................................................................................................7 Documentos Referenciados.............................................................................................7 2.2 Abreviaturas y Acrónimos..............................................................................................7 2.3 Antecedentes ....................................................................................................................7 3 3.1 Descripción del Sistema ..................................................................................................8 Plan de cuentas ................................................................................................................9 3.2 Matriz de Conversión......................................................................................................9 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 Asociación del plan de cuentas contables con clasificadores y tablas básicas ...........9 Cuentas contables predefinidas......................................................................................9 Bancos...............................................................................................................................9 Unidades Ejecutoras de Prestamos y donaciones.........................................................9 Asientos Contables y gestión de registro .......................................................................9 3.4 Metodología de Registro .................................................................................................9 3.5 Registro de los asientos contables ..................................................................................9 3.6 Ej: Minutas de asientos de contabilidad generados por tipo transacción.................9 3.7 Numeración de Asientos y Libro diario detallado y sintético. ....................................9 3.8 Asientos resumen o sintético y Libro Diario definitivo................................................9 3.9 Emisión de libros .............................................................................................................9 3.10 Cierre contable periódico ...............................................................................................9 3.11 Cierre del ejercicio ..........................................................................................................9 3.12 Tabla de Códigos Resumidos..........................................................................................9 3.13 TABLAS BÁSICAS.........................................................................................................9 3.13.1 Estados Contables y Reportes .......................................................................................9 3.13.2 Plan de cuentas de referencia .........................................................................................9 3.13.2.1 Descripción de campos :............................................................................................9 3.13.2.2 Evento: Alta y baja de una cuenta contables. .........................................................9 3.13.3 Plan de cuentas de cada entidad ....................................................................................9 3.13.4 Insertar de Estados Financieros.....................................................................................9 3.13.5 Cuentas contables asignadas a beneficiarios.................................................................9 3.13.6 Cuentas contables asignadas a objetos del gasto ..........................................................9 3.13.6.1 Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a objetos del gasto.............9 ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 2 SIGEF 3.13.7 Cuentas contables asignadas a Cuentas de Ingresos....................................................9 3.13.7.1 Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a cuentas de ingresos ........9 3.13.8 Cuentas contables asignadas a cuentas bancarias........................................................9 3.13.8.1 Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a cuentas bancarias ..........9 3.13.9 Cuentas contables asignadas a Medios y formas de pago............................................9 3.13.10 Cuentas contables y Relación de Pasivos ( SIGADE)............................................9 3.13.11 Tabla para unidades sujetas a prestamos o donaciones.........................................9 3.13.11.1 Cuentas asignadas a unidades sujetas de prestamos o donaciones .......................9 3.13.12 Cuentas contables y Auxiliares de Tesorería ..........................................................9 3.13.13 Cuentas contables asignadas a documentos de gestión ..........................................9 3.13.14 Cuentas contables asignadas a Formas de Percepción ..........................................9 3.13.15 Cuentas contables asignadas a anticipos financieras .............................................9 3.14 Cuentas contables paramétricas ....................................................................................9 3.15 ASIENTOS.......................................................................................................................9 3.15.1 Asientos.............................................................................................................................9 3.15.1.1 Evento: Alta y Baja de asientos contables. ..............................................................9 3.15.2 Registración diferida de asientos ...................................................................................9 3.16 ASIENTOS RESUMEN..................................................................................................9 3.16.1 3.16.2 3.16.3 3.16.4 3.17 Plan de cuentas para asientos resumen .........................................................................9 Generación de asientos resumen ....................................................................................9 Anulación de asientos resumen ......................................................................................9 Consulta de asientos resumen ........................................................................................9 APERTURA Y CIERRE DE EJERCICIO...................................................................9 3.17.1 3.17.2 3.18 Saldos iniciales provisorios .............................................................................................9 Cierre de ejercicio ...........................................................................................................9 Libros Contables..............................................................................................................9 3.18.1 Libro diario detallado .....................................................................................................9 3.18.2 Libro diario definitivo.....................................................................................................9 3.18.3 Libro submayor ...............................................................................................................9 3.18.4 Balance de sumas y saldos ..............................................................................................9 3.18.5 Balance general................................................................................................................9 3.18.6 Estado de resultados........................................................................................................9 3.18.7 Estado de situación patrimonial o del Patrimonio Neto ..............................................9 3.18.8 Composición de saldos por beneficiarios.......................................................................9 3.18.9 Estados Consolidados......................................................................................................9 3.18.9.1 Plan de cuentas para estados consolidados .............................................................9 3.18.9.2 Cuentas contables excluidas de la consolidación ....................................................9 3.18.9.3 Cuentas de referencia - Plan de Cuentas para Consolidar....................................9 3.18.9.4 Informe para consolidar ...........................................................................................9 3.18.10 Origen y aplicación de fondos ..................................................................................9 3.18.10.1 Plan de cuentas para origen y aplicación de fondos...............................................9 3.18.10.2 Cuentas de referencia - Plan para origen y aplicación de fondos (Rector) ..........9 3.18.10.3 Informe de origen y aplicación de fondos (Rector) ................................................9 3.18.11 Ahorro e inversión .....................................................................................................9 3.18.11.1 Esquemas de ahorro e inversión contable ...............................................................9 3.18.11.2 Consulta de ahorro-inversión de contabilidad........................................................9 3.18.11.3 TABLA DE CONTROL DE CIERRE DE AC .......................................................9 3.18.11.4 CONTABILIDAD Y CLASIFICACION ECONOMICA. ....................................9 ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 3 SIGEF 3.18.11.5 3.18.11.6 3.18.11.7 Esquemas de ahorro e inversión base caja..............................................................9 Consulta de ahorro-inversión base caja ..................................................................9 Estado de movimientos financieros (Rector)...........................................................9 ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 4 SIGEF PRÓLOGO La contabilidad puede ser definida como el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro sistemático de los hechos económicos de las organizaciones, con el objeto de satisfacer la necesidad de información destinada al control, al apoyo del proceso de toma de decisiones de los administradores, para el conocimiento de terceros interesados en la gestión y para la consolidación de macrosistemas contables como el de las cuentas las nacionales Para la satisfacción plena de los requerimientos del sistema se deben tener presentes las condiciones de organización para el procesamiento de la información como son: 1) 2) 3) 4) 5) La tecnología que garantiza la actualización de la información en tiempo real; La identificación de los centros de registros; La definición de la estructura del plan de cuenta; Las instituciones objetos de los estados financieros; Los estados financieros básicos y los reportes de interés de todos los terceros interesados. Para producir los estados financieros el procesamiento de la información necesita definir ciertos instrumentos entre los cuales podemos definir los siguientes: 1) la metodología de registro; 2) el plan de cuentas; 3) los registros contables Estos elementos deben ser definidos por el SIGEF para que el subsistema contable pueda operar y producir sus informaciones. El documento describe los aspectos funcionales para las especificaciones técnicas que definen el diseño del subsistema de contabilidad gubernamental en el SIGEF. Forman parte de estas especificaciones las salidas básicas de información, los estados financieros, la definición del cierre y apertura del ejercicio contable, los cierres periódicos, la estructura del plan de cuentas, su actualización y los requisitos de consolidación. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 5 SIGEF 1 1.1 INTRODUCCIÓN Objetivos Explicar el funcionamiento de todos los módulos y funciones del subsistema de Contabilidad para su desarrollo de la aplicación SIGEF. 1.2 Alcance Se describen todos los módulos para el desarrollo de la aplicación. Los aspectos conceptuales del subsistema en si se describen en los documentos Normas Contables Aceptables, Plan de Cuentas, Manual de Operatividad de las Cuentas y de los asientos contables. 1.3 Aplicación La información contenida en este documento sirve para el diseño consulta y alcances de las funciones que brinda el sistema. 1.4 Organización del documento La sección 1, Introducción, detalla los Objetivos, Alcances y Aplicación de este documento; la sección 2 incluye las Referencias, la sección 3 incluye la descripción general del sistema y la sección 4 detalla los módulos del sistema. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 6 SIGEF 2 2.1 REFERENCIAS Documentos Referenciados Código Documento VS01-SDE CNT003 Manual del Desarrollo del Sistema de Contabilidad R1.05 VS01-SDF SPF001 Arquitectura Funcional de los Sistemas 2.2 Abreviaturas y Acrónimos AC DGC DyR MPP ISS ED OE OG OR DAF UE SIGEF TN 2.3 Administración Central Dirección General de Contabilidad Deducciones y Retenciones Medio de Pago y/o Percepción Instituciones de Seguridad Social Entidades Descentralizados Organismos Ejecutores Objeto del gasto Órgano Rector Dirección Administrativa Financiera Unidad Ejecutora Sistema Informático de Gestión Financiera Tesorería Nacional Antecedentes Manual de Contabilidad General, de Operatividad de las Cuentas, Normas Generales de Contabilidad. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 7 SIGEF 3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA El sistema contable permite procesar datos con la finalidad de obtener estados financieros para todas las instituciones que pertenecen a la Administración Central y a cada Organismo Descentralizado (OD) e Institución de Seguridad Social (ISS) registrar su propia propias informaciones y producir sus estados financieros. El alcance del SIGEF, en esta instancia de implantación de la reforma, permite obtener informaciones de todas las instituciones que componen la Administración Central en una misma base de datos. El presupuesto de la administración central incorpora gastos de la seguridad social como el Instituto de Servicios Sociales de la Policía o la Unidad Ejecutora de Pensiones y Jubilaciones de la Secretaria de Finanzas. Existirá la necesidad de elaborar la metodología de consolidación de los distintos niveles institucionales la cual dependerá del alcance del SIGEF y de las informaciones que pueda captar y procesar en su base de datos. El modelo contable de la aplicación SIGEF deberá consolidar las instituciones descentralizadas mediante informaciones que provienen de otras bases de datos, a tal fin se establecerán ciertos criterios y requisitos para consolidar estas informaciones. La Administración Central actualizara mediante la automatización en tiempo real los asientos contables producidos desde la propia aplicación del SIGEF mientras expondrá en una cuenta contable el valor de la participación en el capital de otras entidades. Los asientos de la administración central son el producto del resultado de la gestión presupuestaria, se deberá prever cierta practica de ajuste, en la medida que los sistemas conexos no se integren a la gestión del SIGEF. Ejemplo de estos asientos son: 1) las actualizaciones de STOCK de la Deuda Publica en la medida que las diferencias de valuación por impacto de la moneda extranjera no se actualicen en línea o no formen parte del Link con SIGADE; 2) los asientos que se generan por amortizaciones, revaluaciones y baja de bienes, en la medida que este subsistema no sea desarrollado; 3) la gestión de los Fondos en Avances y de los recursos propios de las instituciones en la medida que el modelo de Cuenta Única se implante sin instrumentar a los beneficiarios finales de pago o la gestión de sus cuentas bancarias no sean incorporadas al SIGEF; En cuanto a los momentos de registro contables definen otros aspectos como ser: 1) El devengado de los ingresos públicos en la medida que el sistema tributario no exponga estas informaciones; 2) El devengado de gastos en la medida que la ejecución del presupuesto admita eliminar todos los libramientos que no serán pagados al cierre del ejercicio o que el registro presupuestario admita preimputar gastos para las operaciones de anticipos. En definitiva estas situaciones definen para el modelo ciertas operaciones de ajustes mediante asientos manuales. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 8 SIGEF 3.1 Plan de cuentas Las transacciones se agrupan por su tipo y efecto sobre el patrimonio, se registran en cuentas previamente identificadas, catalogadas en el marco de la teoría contable y de acuerdo con las características propias de cada Entidad. El conjunto de cuentas y las instrucciones para su uso constituyen el plan de cuentas de la contabilidad general. Las cuentas de la contabilidad, por su efecto, pueden ser patrimoniales o de orden. Las patrimoniales son aquellas que se utilizan para registrar las transacciones que afectan alguno de los elementos integrantes de la ecuación fundamental del balance; es decir, del activo, pasivo y patrimonio. Las de orden se emplean para registrar y controlar información relacionada con hechos contables realizados por el ente contable, que no afectan su patrimonio pero que pudieran afectarlo en un futuro, muestran resultados no patrimoniales que se le requieren al sistema. El plan de cuentas contable es dependiente del año presupuestario y del clasificador institucional. El clasificador institucional define las instituciones a las cuales hacen referencia los Estados Financieros. Los Estados Financieros se relacionan con entidades con personalidad jurídica y patrimonio propio. El modelo prevé, para cada ejercicio contable definir el plan de cuentas, único para la Administración Central y otros diferentes para cada Entidad Descentralizada. La Administración Central se define como una única entidad a la cual se refieren los Estados Financieros y las cuentas contables. Las instituciones que integran la administración central son unidades de registro primario de las informaciones que convergen en un único estado que presenta el resultado de su gestión anual y su evolución patrimonial. Para las entidades descentralizadas los estados financieros presentan los resultados de su propia gestión anual y su evolución patrimonial. La medición del patrimonio del estado exige consolidar los estados financieros y para este fin la organización de plan de cuentas define las cuentas que son de uso obligatorio para exponer: 1) operaciones interestatales para fines de consolidación; 2) operaciones de gestión de la propia de la entidad que permita agrupamientos homogéneos para fines de interpretación de estados financieros; Independientemente que cada entidad individualice sus planes de cuentas existirá cierta referencia obligatoria a un único plan de cuentas que define cuentas y niveles de exposición obligatorios. Asimismo dentro de la Administración Central y las entidades descentralizadas existen fondos que deben exponer resultados de su gestión, este es el caso de Programas de Prestamos y Donaciones las cuales están obligadas a presentar resultados de su propia administración pero debe integrarse su gestión económico financiera a la entidad responsable de su ejecución. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 9 SIGEF Para cada ejercicio el Órgano Rector (la Dirección General de Contabilidad Gubernamental) define un plan de cuentas de referencia único para todas las instituciones. A partir del plan de cuentas de referencia, las Entidades Descentralizadas, las Instituciones de Seguridad Social y el propio OR para la Administración Central, pueden agregar hasta el máximo de niveles permitido por el sistema las cuentas propias para las que deseen realizar las imputaciones. De esta manera es posible dar información consolidada de los estados financieros de toda la Republica. 3.2 Matriz de Conversión Es una tabla que muestra como toda transacción registrada en los distintos momentos de la ejecución presupuestaria en forma de partida simple, se transforma en un asiento de partida doble en la contabilidad general. En el caso de los gastos la tabla identifica la relación que existe entre cada cuenta del clasificador presupuestario con las cuentas de la contabilidad general e identifica para cada caso la cuenta de crédito respectivo. La tabla expone una relación con el Medio de Pago. Para identificar si el movimiento de Pago expone o no una salida de cuenta bancaria. Pagador que define si se trata de una transferencia entre cuentas, un movimiento contable; o si es un pago al Beneficiario final, donde se define el registro contable presupuestario simultáneo. Para las cuentas de Pasivo, es importante la relación con el Beneficiario, esto surge de la propia confección del respectivo auxiliar En el caso de los ingresos es similar al anterior, pero por lo general estas operaciones se acreditan, la tabla permite identificar la cuenta de débito. Al igual que en gastos donde cada movimiento se debe relacionar con el Medio de Pago, es importante relacionar los recursos con el Tipo de Ingreso, ello define si el movimiento de ingreso impacta o no en las cuentas bancarias. Para todas las relaciones establecidas con las cuentas contables, estas deben pertenecer a un nivel en el que actúen como imputables. A su vez, según la tabla o clasificador con el que se establezca la relación, se deben tener en cuenta ciertas particularidades o propiedades de la misma: - Con el objeto de gasto pueden tener dos relaciones una para determinar la cuenta del debe y otra del haber (clasificación del beneficiario) para cuando la transacción genere la EG del devengado. Las relaciones se deben establecer siempre al nivel indicativo, que por otro lado es el que se informa en la transacción. Cabe aclarar que estas relaciones a su vez pueden dividirse de acuerdo a si la imputación presupuestaria pertenece en un proyecto o no. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 10 SIGEF El clasificador por Objeto del Gasto, a nivel indicativo como el limitativo, es generado y mantenido por el OR ONAPRES. El Plan de Cuentas, en su nivel básico es mantenido por la DIGECOG. Pero los planes de cuentas en el nivel imputable son mantenidos por cada Entidad que debe producir estados contables. Por lo tanto, la relación entre el objeto de gasto en el nivel indicativo y las cuentas contables en el nivel imputable podrá ser mantenida por cada entidad. El OR deberá comprobar la coherencia de la relación establecida o atribuirse para sí el mantenimiento de las relaciones de todos los planes de cuentas. En la relación entre el objeto de gasto y la cuenta contable interviene el tipo de categoría programática para considerar imputaciones diferentes para los proyectos de inversión. - La relación con la cuenta bancaria es opcional. De existir, se utiliza la cuenta contable relacionada para registrar los asientos producidos por los documentos de gestión asociados a los movimientos de ingreso y egreso a la cuenta bancaria. Se puede optar por no establecer una relación detallada que exponga relaciones entre cuentas bancarias y cuentas contables. En este caso se utiliza una cuenta como genérica. Cuando sea necesario individualizar un saldo especifico para su exposición en los estados financieros se utilizara una cuenta contables que individualice la cuenta bancaria. - Para cada medio de pago es posible efectuar esta distinción a fin de establecer si el pago o el ingreso es por valores como ser títulos, especies, gastos bancarios debitados en cuentas bancarias no administradas. - Con Beneficiarios se establece una relación con las cuentas contables de las mismas características que la explicada en el punto anterior. Si existe una relación específica entre un Beneficiario y una cuenta contable, se utilizará esta para exponer una relación que exponga el STOCK de deuda acumulada. De no existir una relación específica se utilizará según el objeto del gasto utilizado para registrar la transacción de gastos. - Con los Medios y Formas de Pago Percepción se puede establecer una relación con cuentas contables diferentes cuando el mismo instrumento de pago actúa como de Pago y Percepción a los fines de definir si se trata de un titulo, pago en especie y otros tipos de documentos o valores. 3.2.1 Asociación del plan de cuentas contables con clasificadores y tablas básicas Para la generación de asientos automáticos generados desde los documentos y transacciones de gestión, el sistema mantiene las relaciones necesarias entre las cuentas contables y las distintas entidades que definen los asientos: • objeto del gasto, nivel indicativo imputables por categorías programáticas cuentas de ingreso cuentas bancarias Medios de pago y/o percepción beneficiarios responsables de Fondos Reponibles • cuentas • • • • • ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 11 SIGEF • auxiliares de tesorería Para todas las relaciones establecidas con las cuentas contables, éstas deben pertenecer a un nivel en el que actúen como imputables. 3.2.2 Cuentas contables predefinidas Son cuentas contables preestablecidas que se utilizan con fines específicos dentro de los procedimientos de generación de asientos. Las cuentas contables predefinidas se utilizan en la generación automática de asientos ante determinado tipo de transacciones. Estos tipos son, por ejemplo: Cuenta a utilizar para las transferencias entre cuentas del tesoro y las de las instituciones.; Cuenta global de Cuentas Bancarias y o Medios de Pago; Cuenta de debito por ejecución de ingresos devengados; Cuenta "Resultado del Ejercicio"; Cuentas asociadas a Formas de Recaudación; Cuentas Asociadas a la Gestión de Contratos. Cuenta Contable asociada a Retenciones y Deducciones Cuenta del debe por ejecución de ingresos; Cuentas Contable asociada a la ejecución de gastos ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 12 SIGEF Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Descripción Por defecto para beneficiarios. Se utiliza cuando no hay una cuenta contable definida para un beneficiario determinado. Por defecto para cuentas bancarias. Se utiliza cuando no hay una cuenta contable definida para una cuenta bancaria y fondos determinados. Por defecto para beneficiarios de deducciones. Se utiliza cuando no hay una cuenta contable definida para un beneficiario de deducciones determinado. Retenciones en garantía de obra. Se utiliza cuando se practican o pagan este tipo de retenciones. Deudas Exigible. Se utiliza cuando se pagan deudas preexistentes de Libramientos emitidos. Deudas - Deducciones o retenciones. Se utiliza cuando se pagan deudas de ejercicios anteriores por deducciones o retenciones. Transferencias entre Unidades de Ejecutoras. Se utiliza cuando se realizan transferencias entre instituciones fuera de cuenta única. Deudas - Retenciones garantía obra. Se utiliza cuando se pagan deudas de retenciones en garantía de obra. Resultado del ejercicio. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 13 SIGEF 3.2.3 Bancos Tipo de asiento generado: indicar el Numero. Aplicable a: Documentos de respaldo bancario que registren : a) Transf. para pagos con identificación de gestión, Reversión de TRANSFERENCIA. b) Transf. financiera entre cuentas de una misma Tesorería Responsable Dentro de Cuenta Única o por transferencia entre un mismo responsable Debe Haber • cuenta definida para la cuenta bancaria • cuenta definida para la cuenta bancaria y la fuente receptora de la Transferencia y la fuente emisora Si no tiene cuenta . Si no tiene cuenta definida, se obtiene del parámetro 2. a partir del parámetro 2. Dos contabilidades Asiento Institución Emisora • Transferencia: la cuenta a debitar se • cuenta definida para la cuenta bancaria obtiene a partir del parámetro 7. y la fuente emisora del DRB. Si no tiene cuenta definida, se obtiene a partir del parámetro 2. Asiento Institución Receptora • cuenta definida para la cuenta bancaria • Transferencia: la cuenta a acreditar se y la fuente receptora del DRB. Si no obtiene a partir del parámetro 7. tiene cuenta definida, se obtiene a partir del parámetro 2. 3.2.4 Unidades Ejecutoras de Prestamos y donaciones Las Unidades Ejecutoras de Préstamos o Donaciones no son entidades objeto de medición del patrimonio como tampoco entidades con personalidad jurídica propia. Las Unidades Ejecutoras de Prestamos y Donaciones son fondos que adquiere cierta individualización por condiciones derivadas del contrato firmado entre el estado y la entidad financiera o donante. Dado que el objeto sus Estados Financieros es presentar el origen y aplicación de los fondos. Constituyen estos subproductos que permitan evaluar la evolución financiera cada programa de préstamo o donación en los formatos que exija el Organismo Financiador. En este sentido la matriz o tabla de relaciones debe identificar como un subconjunto del plan de cuentas la individualización de los prestamos y donaciones. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 14 SIGEF Constituyen o conforman esta relación los siguientes elementos: 1) 2) 3) 4) Numero de Préstamo; Numero de Donación; Organismo Financiador; Fondo. Los primeros tres se derivan de la Unidad Ejecutora y de la clave que identifica a los documentos de Ingresos y Gastos. El fondo establece una relación con las cuentas contables. 3.3 Asientos Contables y gestión de registro Los asientos contables se deben relacionar con las transacciones y los documentos justificativos de registro. Estos elementos son las condiciones básicas para definir los asientos de manera manual o automática, la gestión de registro depende de la integración del SIGEF con los subsistemas conexos. Para el subsistema independientemente de la gestión de registro, manual o automática, se definen dos elementos: Transacciones Las transacciones son los hechos económicos que afectan los valores de la ecuación patrimonial (activo, pasivo o patrimonio), cuyo reconocimiento se refleja en forma de un asiento en los registros de contabilidad, se expresa en cantidades monetarias y se encuentra formada por una igualdad entre débitos y créditos. Comprobantes Los comprobantes son los documentos que sirven de prueba o de evidencia de las transacciones realizadas; es decir, para informar la naturaleza, propiedad e importe de las partidas de ingresos, erogaciones y activo o pasivo. La información relativa a cada transacción ingresada al sistema debe especificar las referencias necesarias para identificar y localizar el comprobante material o informático que la justifica. 3.4 Metodología de Registro Los datos de cada una de las transacciones que ingresan al subsistema se anotarán sobre la base de la información contenida en los documentos respectivos y en la oportunidad en que ocurran y básicamente impactarán en: a) Auxiliares que requieran para su gestión los centros de registro donde se generan los datos. b) La de ejecución presupuestaria. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 15 SIGEF c) El Libro Diario General que para la administración central se llevará en la DIGECOG en forma cronológica con empleo de la regla de la partida doble. Cada hecho contable se registra conforme a las normas técnicas y profesionales vigentes. El Libro Diario adoptará un formato de salida donde se expondrá un solo movimiento resumen ( Diario General) de las operaciones del día registradas en los Diarios Detallados. d) El Libro Diario Detallado identificará el detalle analítico de cada movimiento contable asentado en el documento comprobante de minutas. De este Libro se deriva un resumen del movimiento del día en el Diario General. e) Los asientos producidos en el Libro Diario, se acumulan en mayores que exponen el resumen analítico por cada cuenta. f) Asimismo, los saldos sintéticos de cuenta del Libro Diario, se acumularán en el Libro Mayor por cada cuenta referenciada en el Libro Diario. La metodología de registro requiere los siguientes pasos: 1. Identificar la operación contenida en cada documento fuente 2. Registrar en la Contabilidad todo movimiento de: a) gasto presupuestario en sus etapas de devengado y pago; b) ingresos presupuestarios en sus etapas percepción, para todos los ingresos, devengado (solo para aquellos que se prescriba que deberá reflejar esta etapa de ejecución de recursos); c) gasto o ingreso no presupuestado documentado mediante los formularios que prescriba la Dirección General de Contabilidad; 3. Especificar cada cuenta afectada por la operación y clasificarla por tipo (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos o de orden) 4. Determinar si la operación aumenta o disminuye cada cuenta 5. La matriz de conversión de movimientos presupuestarios y medios de pago o tipo de ingreso incorporada al sistema transforme el registro realizado en un asiento de partida doble. 6. Cada asiento manual de partida doble se refleja en el comprobante de minutas. Cada Minuta registra importe en los Libros Contables. 7. Cada operación registrada se refleje en los Diarios Detallados. Cada Diario al final del día debe exponer el saldo de ese día y el acumulado. 8. Cada movimiento analítico de cuenta del Diario Detallado se debe acumular en su detalle analítico en Libro Submayor. 9. Al final del día el Libro Diario presenta un resumen de los movimientos del Libro Diario Detallado. 10.Cada movimiento de cuentas sintético del Libro Diario, actualice los Mayores de Cuentas Contables. 11.Toda actualización del Libro Diario y de los Mayores Contables deben actualizar los estados financieros básicos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 16 SIGEF El analista verificará que los datos contabilizados en los registros auxiliares y principales sean homogéneos, mediante la comparación de los distintos saldos que ofrece el sistema. 3.5 Registro de los asientos contables Los asientos en la contabilidad se pueden registrar desde dos procesos diferentes: 1) Asientos generados a partir de transacciones de la propia gestión. Ello significa que cada transacción de gastos en las etapas del Devengado y el Pago se relacionan con una imputación presupuestaria, generan un documento y formalizan un asiento. Asimismo ocurrirá en el registro de ingresos por recaudación como mínimo se relacionan con una imputación presupuestaria, generan un documento y se emite un asiento. 2) Ingreso manual de asientos un usuario es habilitado para el registro manual de los asientos. 3) Asientos generados en procesos de interfase. En los casos de administración de bienes y deuda publica existirán asientos que se generen desde aplicaciones que documentan transacciones no generados por SIGEF. Esta situación determina ajustes tanto por altas y bajas como por revalúos o devaluaciones . Asimismo se generan asientos por mora en pagos de servicios de la deuda, situación que define la generación de asientos desde la propia interfase por documentos o transacciones propias de otro subsistema. El OR fija la forma en que se van a generar los asientos a partir de las transacciones que se producen en la propia gestión para todas las instituciones que pertenezcan a la administración central o las Instituciones Descentralizadas. El modelo admite que el usuario seleccione el momento en que se contabilizan los documentos: en línea o mediante registración diferida para cierto grupo de transacciones. La modalidad de generación de asientos se establece al inicio del ejercicio y no se puede modificar cuando existan asientos registrados en el sistema. El registro diferido de asientos o afectación temporal de saldos se produce en los casos de operaciones de compensación debido a que se vinculan con el ciclo de aprobación de una transacción en el sistema. En una transacción de compensación el ingreso actualiza el presupuesto cualquiera sea el estatus del documento, en el caso de las transacciones de gastos se afecta un saldo temporal de ejecución del presupuesto, hasta su aprobación. Por esta razón a los fines de no generar distorsiones, entre los saldos contables, el momento de aprobación de una transacción de gastos define el registro de la ejecución de ingresos por lo tanto el asiento de ingresos se difiere hasta la aprobación de un documento de gastos. Para cada transacción y documento se definirá el momento y el tipo de asiento que genera. Para los casos en que se permite la anulación de la transacción y la misma ha generado el asiento respectivo, este no es eliminado sino que expondrá una reversión del asiento original. La eliminación de la transacción y la reversión del asiento se permiten siempre que no estén incluidas en un cierre contable. 3.6 Ej: Minutas de asientos de contabilidad generados por tipo transacción ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 17 SIGEF 1) (TR O) EG Devengado Documento Tipo Genérico Fecha del asiento: Fecha de Imputación de la TR O Devengado Tipo: Genéricas Debe: Cuentas Contables que se obtiene de la relación con el objeto del gasto de las imputaciones Haber: Cuenta Contable relacionada con el Beneficiario de la transacción o cuenta contable Fija Haber: Cuenta Contable relacionada con código de deducción o retención para el gasto en personal; 2) Pagado de la Transacción Presupuestaria Original Devengado. (TR O) EG Pagado Documento Tipo Genérico Fecha del asiento: Fecha de Imputación del Ordenamiento de Pago del Libramiento simultáneo al registro presupuestario del pagado. Debe: Cuenta Contable relacionada con el Beneficiario de la transacción contable Fija o cuenta Debe: Cuenta Contable relacionada con código de deducción o retención para el gasto en personal; Haber: Cuenta Contable que expone la salida de fondos de la cuenta bancaria. 3.7 Numeración de Asientos y Libro diario detallado y sintético. Los asientos quedan registrados con fecha igual a la de imputación de la transacción, con un número correlativo por ejercicio y entidad. La Administración Central define una numeración correlatividad propia. Hasta que no se emita el Libro Diario sintético, los asientos se numeran secuencialmente por día. Cuando los asientos se incluyen en un cierre pasan al Libro Diario Sintético. El Libro Diario sintético resume el conjunto de asientos registrados por transacción entre fechas de cierre. Los asientos producidos por cada transacción se acumulan en el Libro Diario Detallado por día. Cada asiento automático tiene un concepto general obligatorio el cual se hereda de la propia transacción. En el caso de los asientos manuales el campo obligatorio debe ser completado por el usuario. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 18 SIGEF LIBRO DIARIO DETALLADO DAF 3.8 Asientos resumen o sintético y Libro Diario definitivo A los fines de producir el Libro Diario sintético se debe definir un plan de cuentas para asientos resumen o sintéticos. Para la Administración Central la DIGECOG define el plan de cuentas para asientos resumen o sintético, que es un subconjunto del plan de cuentas. También deben fijar la periodicidad de generación de los asientos resumen. No se puede modificar este período de tiempo si ya existen asientos resumen generados en el sistema. Los asientos resumen se generan para los períodos contables cerrados e impiden la modificación de los asientos detallados. A partir de los mismos se emite el libro diario sintético que expone el resultado del periodo incluido en el cierre. El sistema permite la anulación de los asientos resumen siempre que no estén registrados en el Libro Diario definitivo. Debe existir una opción de consulta de los asientos resumen, los asientos detallados que lo componen y sus ítem correspondientes. Esta opción es ejecutada desde el módulo de Consulta de asientos resumen. 1) Tendrán una periodicidad de acumulación (diaria, semanal, quincenal, mensual) que se deberá informar antes de generar el primer asiento resumen del ejercicio. Una vez generado el mismo se mantiene durante todo el ejercicio y no se podrá modificar dicha periodicidad. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 19 SIGEF 2) Cada institución definirá el plan de cuentas resumen (partiendo del plan de cuentas detallado de cada una de ellas). El mismo podrá tener un nivel de desagregación igual o menor al detallado. 3) El asiento resumen tendrá un solo movimiento por cuenta con un saldo de todos los movimientos comprendidos del período considerado. 4) Se podrán generar los asientos resumen si se ha cerrado el período comprendido por los asientos resumen. 5) El cierre de operaciones no se podrá finalizar hasta tanto no sea aprobada la última transacción disponible en el sistema que se incluya en la fecha de cierre. 6) Solamente si todos los asientos resumen se han generado se podrá listar el diario sintético. LIBRO DIARIO DAF ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 20 SIGEF 3.9 Emisión de libros El sistema emite los siguientes libros y estados contables: • • • • • • • • • • • Libro Diario detallado Libro Diario definitivo Libro Mayor Balance de Sumas y Saldos Balance General Estado de Resultados Estado de Situación Patrimonial Esquemas de Ahorro e Inversión para Contabilidad y Base caja Información a Cuentas Nacionales y Estadísticas de Finanzas Públicas Situación del Tesoro Estado de Origen y aplicación de fondos El OR puede seleccionar una determinada institución para consultar los estados contables u obtener salidas consolidadas (Administración Central, OD y ISS en conjunto). 3.10 Cierre contable periódico Para poder realizar el cierre contable debe estar cerrada la ejecución presupuestaria del período comprendido. Se puede realizar la anulación del cierre siempre que no exista ningún asiento con fecha posterior a la del cierre. Cuando se realiza el cierre contable de un período determinado, se produce la siguiente situación: 1) El período indicado está cerrado para todos los documentos de gestión que tienen imputación contable (No se puede agregar nuevos ni modificar los existentes). 2) Todos los documentos confirmados y los que corresponde generar asientos han sido contabilizados. El cierre contable implica la emisión de libros y estos financieros definitivos donde se indicará la fecha de cierre (último día del período), hoja de comienzo del mismo y número de comienzo del asiento definitivo. El diario definitivo se podrá emitir la cantidad de veces que sea necesario por fallas durante la impresión pero no se permitirá modificar los asientos. Con respecto a la información a cuentas nacionales se debe definir su propio plan de cuentas de acuerdo a la metodología adoptada por la Republica y será la DIGECOG quien relacione este plan de cuentas con el clasificador económico (de gastos e ingresos). La situación del tesoro, el estado de origen y aplicación de fondos se obtendrán a partir de saldos de las cuentas contables. El rector deberá relacionar de manera paramétrica las cuentas contables con ítem de cada uno de los informes. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 21 SIGEF 3.11 Cierre del ejercicio Con el cierre del ejercicio se deben registrar los asientos correspondientes y los de apertura del nuevo ejercicio, como por ej.: • • • Cuentas de Resultado Cierre de Cuentas Patrimoniales Apertura de cuentas Patrimoniales (Si se mantiene el mismo plan de cuentas) Se debe analizar las características de los asientos de cierre y apertura de ejercicio para poder automatizar la generación de los mismos. El sistema debe mantener como mínimo dos ejercicios en ejecución uno es el del año presupuestario vigente y el otro vinculado al año presupuestario terminado mientras no este cerrado. Además deben permanecer vinculados los ejercicios entre los saldos finales e iniciales. Mientras un ejercicio no este cerrado los saldos finales son temporales y generan el asiento de apertura del nuevo ejercicio en estado temporal. El estado temporal del asiento inicial implica que el primer asiento mantiene la numeración uno que no puede ser utilizada por los generados en el ejercicio. A tal fin cada asiento generado tendrá un atributo que lo define como de cierre. Se mantiene una relación entre planes de cuenta debido a que la contabilidad acumula saldos históricos. Esta condición define que el plan de cuentas del ejercicio actual se deriva del anterior de manera tal que: 1) si la apertura de una nueva cuenta demanda saldos de una anterior puedan generarse los asientos, manteniendo este referencia; 2) la referencia permite comparabilidad entre estados, principio básico de contabilidad 3.12 Tabla de Códigos Resumidos A los fines de obtener informaciones individualizando instituciones de la administración central o exponer composición de saldos, se deberá tener en cuenta que se deben individualizar las instituciones o centros de registros de la administración central. Objetivo: Permite presentar una clave resumen de claves institucionales a los fines de identificar las instituciones en reportes contables. Sector Subsector Área Subarea Secciones, Dependencia Código Unidad Dirección Administrativa Ejecutora Financiera ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. Descripción Resumida 22 SIGEF Capitulo Código Presupuestario (1) (2) (1) Código esta compuesto de Cuatro dígitos el primero alfabético y los otros tres numéricos. (2) La descripción resumida posee un total de 35 caracteres que identifican la Unidad Ejecutora. Se controla que el clasificador institucional sea el vigente y que una unidad tenga una única codificación y descripción resumida. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 23 3.13 TABLAS BÁSICAS 3.13.1 Estados Contables y Reportes Es una tabla que identifica a todas las instituciones objeto de estados contables y las cuales se pueden referir los estados de contabilidad. Los Campos necesarios que identifican esta relación están compuestos por: Clasificación Institucional: 1) SECTOR 2) SUBSECTOR 3) AREA 4) INSTITUCION 5) DESCRIPCION Plan de Cuentas: Se identifica por Nivel Institucional si aplica o no el PLAN DE CUENTAS para consolidación. 1 1 1 1 2 1 1 2 REPORTES 1 PLAN DE CUENTAS 1 SECTOR PÚBLICO NO FINANCIERO GOBIERNO GENERAL No No Si Si Gobierno Central si Si INST. ÁREA SUB SECTOR SECTOR 1 1 5101 DESCRIPCIÓN Instituciones Públicas Descentralizadas y Autónomas No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si 1 1 2 5102 Autoridad Portuaria Dominicana (APD) Centro Dominicano de Promoción de Exportaciones (CEDOPEX) 1 1 2 5103 Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) 1 1 2 5104 Comisión Administrativa Aeroportuaria 1 1 2 5108 Cruz Roja Dominicana 1 1 2 5109 Defensa Civil 1 1 2 5111 Instituto Agrario Dominicano (IAD) 1 1 2 5112 Instituto Azucarero Dominicano (INAZUCAR) 1 1 2 5114 Instituto para el Desarrollo del Noroeste (INDENOR) 1 1 2 5117 Instituto Nacional del Algodón (INDA) 1 1 2 5118 Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos (INDRHI) 1 1 2 5119 Instituto para el Desarrollo del Suroeste (INDESUR) 1 1 2 5120 Jardín Botánico 1 1 2 5121 Liga Municipal Dominicana (LMD) 1 1 2 5122 Lotería Nacional 1 1 2 5126 Superintendencia de Bancos 1 1 2 5127 Superintendencia de Seguros 1 1 2 5128 Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD) ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 20 SIGEF 1 1 2 5130 1 1 2 5131 1 1 2 5132 Parque Zoológico Nacional Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) Instituto Dominicano de Investigaciones Agropecuarias y Forestales (IDIAF) 1 1 2 5133 Museo de Historia Natural 1 1 2 5134 Acuario Nacional 1 1 2 5135 Oficina Nacional de Propiedad Industrial 1 1 2 5136 Consejo Dominicano del Café 1 1 2 5137 Instituto Duartiano 1 1 2 5138 Comisión Nacional de Energía 1 1 2 5139 Superintendencia de Electricidad 1 1 2 5140 Instituto Nacional del Tabaco 1 1 3 1 1 3 5201 1 1 3 5202 Instituto de Auxilios y Viviendas (INAVI) 1 1 3 5203 Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas 1 1 3 5204 Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional 3.13.2 Instituciones de Seguridad Social Instituto Dominicano de Seguros Sociales (IDSS) Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Plan de cuentas de referencia Objetivo: Permite al Organismo Rector crear y mantener el plan de cuentas contable básico a ser utilizado en el ejercicio, que actúa como parámetro mínimo obligatorio para la elaboración de los planes de cuentas contables imputables. 3.13.2.1 Descripción de campos : Código cuenta contable: Código de cuenta contable. El código está compuesto por 7 niveles. A nivel del plan de cuentas de referencia el OR definirá el nivel definido para se consolidar los estados contables. La estructura de los planes de cuentas pueden tener como máximo 7 niveles, con la siguiente cantidad de dígitos: • • • • • • Nivel 1: 1 Dígito Nivel 2: 1 Dígito Nivel 3: 2 Dígitos Nivel 4: 2 Dígitos Nivel 5: 4 Dígitos Nivel 6: 4 Dígitos Nivel 7: 4 Dígitos Descripción: Denominación detallada de la cuenta. Descripción reducida: Nombre reducido de la cuenta. Si no se ingresa, toma por omisión los primeros 20 caracteres del campo "Descripción". Saldo normal: Saldo habitual de la cuenta. Los valores posibles son: "Deudor", "Acreedor" o "Indistinto". Observaciones: Texto informativo complementario. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 21 SIGEF El Plan de cuentas de cuentas para Entidades Objeto de Planes de Cuenta de Referencia se acompaña como anexo 1 y como anexo 2 se acompaña el Plan de Cuentas para la Administración Central. 3.13.2.2 Evento: Alta y baja de una cuenta contables. La eliminación de una cuenta está condicionada a que la misma no esté referenciada en otras entidades de la base de datos, como por ejemplo: 1) en la relación con un objeto del gasto; 2) invocada en algún asiento del ejercicio actual; 3) con saldo que proviene del ejercicio anterior. Se valida que no se ingresen cuentas de niveles inferiores sin haberse ingresado primero las correspondientes a los niveles superiores. El nivel inferior es el de imputación para las registraciones contables. Toda cuenta contable definida en el plan de cuentas debe ser dependiente directa o indirectamente de una cuenta contable del plan de referencia sobre la que consolide. 3.13.3 Plan de cuentas de cada entidad Objetivo: Permite crear y mantener los planes de cuentas contables de las entidades, desagregando el plan de referencia a los niveles que se requiera para la exposición de la información que le es propia. Descripción de campos: Código cuenta contable: Código de cuenta contable. El código está compuesto por 7 niveles. No puede ingresarse un código de primer nivel que no exista en el plan de referencia. Si el código no es de primer nivel, debe existir la cuenta madre en el plan de referencia. Descripción: Denominación detallada de la cuenta. Descripción reducida: Nombre reducido de la cuenta. Si no se ingresa, toma por omisión los primeros 20 caracteres del campo "Descripción". Saldo normal: Saldo habitual de la cuenta. Los valores posibles son: "Deudor", "Acreedor" o "Indistinto". Observaciones: Texto informativo complementario. Definidas en plan de referencia: Indica si la cuenta la definió o no el OR en el plan de cuentas de referencia. Aquellas que lo han sido no pueden actualizarse ni eliminarse. La eliminación de una cuenta está condicionada a que la misma no esté referenciada en otras entidades de la base de datos, como por ejemplo en la relación con un objeto del gasto o invocada en algún asiento del ejercicio actual. Se valida que no se ingresen cuentas de niveles inferiores sin haberse ingresado primero las correspondientes a los niveles superiores. El nivel inferior que se ingrese es el de imputación ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 22 SIGEF para los registros contables. Toda cuenta contable definida en el plan de cuentas debe ser dependiente directa o indirectamente de una cuenta contable del plan de referencia sobre la que consolide. 3.13.4 Insertar de Estados Financieros Objetivo: Permite insertar estados financieros desde medios electrónicos. Descripción de campos: Institución: Identifica el código de la Institución descentralizada. Estado: Se identifica el código de estado requerido, y la denominación. Se controla que las cuentas ingresadas expongan su : Saldo normal: Saldo habitual de la cuenta. Los valores posibles son: "Deudor", "Acreedor" o "Indistinto". Observaciones: Texto informativo complementario que acompaña cada estado. Cuentas Definidas en plan de referencia: Indica si la cuenta definida en el plan de cuentas de referencia tiene exposición en la inserción del balance. Aquellas que han sido definidas no pueden eliminarse. Presentación de estados: La Institución presente todos sus Estados Financieros Obligatorios. Cada Estado se codifica en el sistema a ls fines de consolidación. Estados Financieros: El de la administración central no puede insertar dado que fue generado en la propia aplicación. 3.13.5 Cuentas contables asignadas a beneficiarios Objetivo: Permite crear y mantener beneficiarios con una cuenta contable imputable para generar en forma automática los asientos por los documentos de gestión que se deben registrar en la contabilidad e involucran al Beneficiario. Descripción de campos: Beneficiario: Tipo, código y denominación del beneficiario. Debe estar en estado activo o inhabilitado. Cuenta contable: Cuenta imputable perteneciente al plan de cuentas de la contabilidad general aplicable. Se vincula con cuentas del Pasivo. Su saldo es acreedor. Se genera por un documento de gastos afectando el devengado por saldo acreedor y saldo deudor por parámetros. Se valida que no se elimine o modifique una asignación que tenga registros contables ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 23 SIGEF asociados. No se permite vincular un beneficiario a más de una cuenta contable. De no existir una asignación para el beneficiario se utiliza una cuenta contable según el objeto del gasto y tipo de categoría programática utilizada para la transacción de gastos. Tabla de Relación CUENTA CONTABLE BENEFICIARIOS TIPO CODIGO DENOMIN En este caso cada vez que un documento de gastos identifique el beneficiario que figura en esta tabla permitirá obtener saldo y los movimientos generados en el ejercicio. 3.13.6 Cuentas contables asignadas a objetos del gasto Objetivo: Permite crear y mantener las asignaciones realizadas sobre cuentas contables y clasificaciones de objeto del gasto (OG), a ser utilizadas en la generación automática de asientos a partir de los distintos documentos de gestión que se registren en las etapas de ejecución del gasto devengado y pagado. Descripción de campos: Cuenta contable Muestra, en forma de árbol, la información existente referida a las cuentas contables pertenecientes al plan de cuentas aplicable. Objeto del gasto Muestra, en forma de árbol, la información existente referida a las clasificaciones de objetos de gastos sobre los que se ejecuta. El clasificador que se debe tomar como base es el Clasificador de gastos por objeto - Nivel indicativo. Cuenta contable – Proyecto - Objeto del gasto Muestra las asignaciones realizadas entre una cuenta contable del plan de cuentas aplicable dependiendo de la categoría programática a la que se imputa presupuestariamente el gasto, con uno o varios objetos del gasto y el tipo de movimiento asociado. La categoría programática identificará al proyecto: si indica (si) asume una cuenta contable para un mismo objeto indicada (no). La categoría programática se identificará al proyecto: si indica (no) asume una cuenta contable para un mismo objeto indicado como (si) para proyecto. El (no) como proyecto asume que es un programa. La categoría programática se identificará al proyecto: si indica (indistinto) asume una cuenta contable para un mismo objeto, tanto para proyecto como para programa. Ejemplo de esta situación se da con las maquinarias y equipos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 24 SIGEF Cuenta contable - Objeto del gasto- Fondo Muestra las relaciones entre una cuenta contable del plan de cuentas aplicable dependiendo de la categoría programática a la que se imputa el presupuesto el gasto, Fondo, con uno o varios objetos del gasto, fondos y el tipo de movimiento asociado. Conformación de la Tabla Cuenta del Debe CUENTA CONTABLE Cuenta del haber Plan cuenta Parámetros o Cuenta Contable 3.13.6.1 de Proyecto Fondo CLASIFICADOR OBJETAL Objeto Cuenta Subcuenta Subcuenta Aux. Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a objetos del gasto OG: Objeto del Gasto Debe estar seleccionado el año de trabajo y generadas las partidas de ejecución de gastos 1) Se deben seleccionar los parámetros Institucionales 2) Por ejercicio presupuestario un OG puede tener afectación en los débitos y/o créditos a dos cuentas contables diferentes, dependiendo de la categoría programática a la que se imputa el gasto es la correspondiente a proyecto o no. 3) Por ejercicio presupuestario un OG puede tener afectación a cuentas contables diferentes dependiendo de su pertenencia a un fondo, préstamo o una unidad ejecutora. 4) Una vez establecida la asociación, atendiendo a la categoría programática, se debe indicar si la asociación del objeto del gasto con la cuenta contable es ante operaciones que impliquen un débito o crédito 5) Se valida que no se elimine o modifique una asociación que tenga registros contables asociados. 6) Se controla por OG, categoría programática, fondo y tipo de movimiento se aplique a una única cuenta contable. Finalizada estas validaciones el OG no puede asociarse a otra cuenta contable, excepto cuando un OG se asocia a una cuenta contable para una categoría programática programa y otra cuando es proyecto. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 25 SIGEF Clasificación Objetal Programa Proyecto Programa 311,312,313 Programa 321,322,323,324 331, 332, 333, Programa 334,335,336 Programa CUENTA CONTABLE DESCRIPCIÓN 510102002001Alimentos y Productos agroforestales XXXX XXXX 510102002002Textiles y Vestuarios FONDO DEBITO CRÉDITO XXXX XXXX XXXX 510102002003Productos de papel, cartón e impresos XXXX XXXX 510102002004Combustibles, lubricantes y Productos químicos conexos XXXX Programa XXXX 510102002005Productos de Cuero, caucho y Plásticos XXXX Programa XXXX 510102002006Productos de Minerales metálicos y no metálicos XXXX Programa XXXX 510102002007Productos y útiles varios XXXX 341,342 y 343 351 al 355 361 al 366 391 al 399 A Código de Parámetro Código de Parámetro 3.13.7 Código de Parámetro 210102001Cuentas a pagar a Proveedores Internos Código de Parámetro 210102002Cuentas a pagar a Proveedores Externos XXXX XXXX Cuentas contables asignadas a Cuentas de Ingresos Objetivo: Permite crear y mantener las asignaciones hechas sobre cuentas contables y clasificaciones de ingresos para la generación automática de asientos a partir de los distintos documentos de gestión que se registren en las etapas de ejecución del devengado y percibido de recursos. Descripción de campos: Cuenta contable Muestra la información existente referida a las cuentas contables pertenecientes al plan de cuentas de la entidad. Partida de Ingreso Muestra la información existente referida a las clasificaciones de Ingresos. Clasificador de Ingresos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 26 SIGEF Cuenta contable –Cuenta de Ingreso Permite realizar las asignaciones entre una cuenta contable del plan de cuentas contables aplicable y una o varias cuentas pertenecientes al clasificador de ingresos y el tipo de movimiento. Cuenta contable – Cuenta de Ingreso Fondo Permite realizar las asignaciones entre una cuenta contable del plan de cuentas contables aplicable y una o varias cuentas pertenecientes al clasificador de ingresos y distinguir subcuentas para uno o varios fondos según su movimiento. Conformación de la Tabla Haber CUENTA CONTABLE Debe Parámetros o Cuentas Contables Plan de cuenta Haber CUENTA CONTABLE Grupo Debe Parámetros o Cuentas Contables Plan de cuenta Fondo Cuenta de Ingreso Subgrupo Cuenta Auxiliar Cuenta de Ingreso Fondo Grupo Subgrupo Cuenta Auxiliar Ejemplo de Asiento que se produce por ingresos en cuenta bancaria y por forma de recaudación por Cuenta Bancaria Recaudadora. Este asiento de la Forma de Recaudación lo da un parámetro y si aplica la cuenta contable asociada a cuenta bancaria. CUENTA CONTABLE Cuenta de Ingreso Código de Parámetro 110101001 CUENTA REPUBLICA DOMINICANA DEBE HABER XXXX A 1 1 1 Impuestos sobre los ingresos de las personas 1 1 2 Impuestos sobre los ingresos de las empresa 1 1 3 Otros impuestos sobre los ingresos 3.13.7.1 410101001 IMPUESTOS SOBRE LOS INGRESOS DE LAS PERSONAS XXXX 410101002 IMPUESTOS SOBRE LOS INGRESOS DE LAS EMPRESAS XXXX 410101998 OTROS IMPUESTOS SOBRE LOS INGRESOS XXXX Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a cuentas de ingresos 1) debe estar seleccionado el ejercicio de trabajo el cual tiene generadas las cuentas de ingresos; ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 27 SIGEF 2) deben estar definido los parámetros institucionales; 3) Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el ejercicio de trabajo el cual tiene que tener generadas las cuentas de ejecución de ingresos; 4) Una cuenta del área Cuenta contable puede ser asociada siempre que la misma sea imputable; 5) Una cuenta contable puede relacionarse con más de un elemento del clasificador de ingresos; 6) Se controla que una cuenta por ingreso y tipo de transacción se haya aplicado a una única cuenta contable; 7) Se valida que no se elimine o modifique una asignación que tenga registros contables asociados; 3.13.8 Cuentas contables asignadas a cuentas bancarias Objetivo: Permite crear y mantener una relación por cuenta bancaria-fondo con una única o varias cuenta contable imputable para generar en forma automática los asientos producidos por los documentos de gestión asociados a los movimientos de ingreso y egreso. Descripción de campos: Cuenta bancaria: Código de banco, sucursal y cuenta bancaria a relacionar. Se muestra su descripción reducida y tipo de moneda. Fuente y Fondo: Código de fondo con la que pueda operar la cuenta bancaria. No se permite vincular una cuenta bancaria-fondo a más de una cuenta contable. Cuenta contable: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Solo aplica al Conjunto de Cuentas Contables perteneciente al Grupo de Cuenta Disponibilidades. Conformación de la Tabla CUENTA CONTABLE Cuenta Bancaria Fondo Plan de cuenta Saldos: Por documentos de Gastos afecta siempre el haber. La cuenta del haber depende de cuentas parámetros. Por documentos por transferencias entre cuentas bancarias se afecta el haber por cuenta de origen y el debe por cuenta de destino. Por documentos de Ingresos afecta siempre el debe por etapa percibido. La cuenta del haber depende de otros parámetros, ejemplo una Cuenta de Ingresos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 28 SIGEF 3.13.8.1 Evento: Alta y Baja de Cuentas contables asignadas a cuentas bancarias 1) 2) 3) 4) debe estar seleccionado el año del presupuesto; la cuenta bancaria debe estar asociada a un fondo; la cuenta bancaria debe estar dada de alta; una cuenta contable puede asociarse a más de una cuenta bancaria, si se lo define como parámetro; 5) se valida que no se elimine o modifique una asociación que tenga registros contables asociados; 6) si se define que no existe una asociación automática para la cuenta bancaria y/o para su fondo se utiliza para la registración de asientos una cuenta genérica para cuentas bancarias, definida en Cuentas Contables Paramétricas 7) La cuenta bancaria se debita y acredita por medio de los documentos de gestión que proponen débitos y créditos a la cuenta 3.13.9 Cuentas contables asignadas a Medios y formas de pago. Objetivo: Permite crear y mantener la asignación por medio de pago y forma de pago con una única o varias cuentas contables imputable para generar en forma automática los asientos producidos por los documentos de gestión asociados a los movimientos de ingresos y egresos. Descripción de campos: Medio de Pago Percepción: Código. Se muestra su descripción reducida y tipo de moneda. Forma de Pago Percepción: Código de forma de pago con el que pueda operar no se permite vincular una forma de pago con un medio de pago que no existe. Cuenta contable: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Control no se permite vincular un mismo medio de pago a dos cuentas contables. Saldo que afecta: por Registro de Ingreso afecta el haber. El debe es afectado por otros parámetros. Por Registro de Gastos afecta el Debe. El haber es afectado por otros parámetros. Su saldo es Indistinto. 3.13.10 Cuentas contables y Relación de Pasivos ( SIGADE) Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre documentos de gestión códigos de SIGADE, cuentas de ingresos, cuentas de gastos y asientos contables. Descripción de campos: Código de SIGADE : Código y descripción. Cuenta contable: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 29 SIGEF Saldo que afecta: por Registro de Ingreso afecta el haber. El debe es afectado por otros parámetros. Por Registro de Gastos afecta el Debe. El haber es afectado por otros parámetros. Su saldo es Deudor. En este caso se controla que: Un Numero de Préstamo se vincule a dos cuentas contables Siempre que el documento de gestión tenga como referencia un préstamo relacionado a esta tabla, emite un asiento a la cuenta de referencia del préstamo a los fines de individualizar tal operación. El sistema verifica la tabla de cuenta de ingresos asociada a cuentas contables y toma la cuenta global de referencia del Numero de Pasivo o toma la cuenta por defecto o genérica. Por ingresos se afecta la cuenta del haber. La del debe depende de otros parámetros El sistema verifica la tabla de cuenta de gastos asociada a cuentas contables y toma la cuenta global de esta tabla sino la referencia del Numero de Pasivo toma la cuenta por defecto o genérica. Código SIGADE de Cuenta Contable SALDO POR DOCUEMMTOS DE GASTOS POR DOCUMENTOS DE INGRESOS SALDO DE CUENTA LA 3.13.11 Tabla para unidades sujetas a prestamos o donaciones Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre Categoría de Programas, códigos de SIGADE, cuentas de ingresos, cuentas de gastos y cuentas contables. Mediante este proceso se crean un subconjunto de derivado de las Entidades para representar a las Unidades destinatarias de prestamos o donaciones y elaborar los estados financieros derivados de la administración central. Unidad Ejecutora Categoría Administrativa de mínimo nivel de Imputación en el Presupuesto Código de Préstamo o Donación Cada estado contable y de ejecución de gastos es por código de Préstamo Tabla de equivalencias: entre Código de Préstamo y Código de SIGADE Categoría del Presupuesto Categorías del Préstamo Programa / Actividad Categoría (1) Vinculado a Prestamos que no implican Obra Publica Proyecto / Obra Categoría (2) Vinculados a Prestamos que implican Obra Publica ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 30 SIGEF Financiamiento Presupuesto Financiamiento Préstamo Fuente / Fondo Aporte Local Contrapartida (1) Fuente / Fondo Fondo del Préstamo (2) Registro del Presupuesto Financiamiento Préstamo Gasto / Objeto Subcategoría Ingreso / Ingreso Se Concentra en la Unidad de Recaudadora Crédito Publico para prestamos. Se expone una cuenta Fondos Por Rendir por cada Solicitud de Desembolso aprobada. Se concentra en la Unidad Recaudadora de la Donación para Donaciones. Registro del Presupuesto Préstamo/ Ejecución de Contratos Beneficiarios Contratos Nro. 3.13.11.1 Cuentas asignadas a unidades sujetas de prestamos o donaciones Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre documentos de gestión códigos de SIGADE, cuentas de ingresos, cuentas de gastos y asientos contables. Mediante este proceso se crean subconjunto de cuentas y de documentos de gestión con la finalidad de construir estados financieros derivados de la administración central. Descripción de campos: Código de SIGADE : Código y descripción. Código de Organismo Financiador: Código y descripción, se permite solo uno por Fondo. Código de Unidad Ejecutora: Código y descripción. Código de Cuenta Bancaria: Código y descripción, se permite mas de una. Cuenta Parámetro para acreditaciones de Ingreso en Bancos: Código y Descripción. Cuenta contable utilizada solo por la entidad prestamos y donaciones. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 31 SIGEF Fondo: Código y descripción, se permite mas de uno. Plan de Cuentas: Códigos de cuentas contables imputables pertenecientes al plan de cuentas de la entidad de la cual depende unidad. Control no se permite vincular un mismo Nro. de Préstamo a dos planes de cuentas contables. Orden de Cuentas Contables: Códigos de cuentas contables imputables pertenecientes al plan de cuentas de la entidad de la cual depende unidad. Orden de Cuentas Contables ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 32 SIGEF Condiciones: Primero debe estar construido el Plan de Cuentas de la Entidad. Deberá identificarse la relación entre las cuentas del clasificador de presupuesto y la identidad de la unidad ejecutora. Denominado Plan Presupuestario. Clasificador Institucional Unidad Ejecutora Código de SIGADE Código de plan presupuestario Presupuestario Cuenta Parámetro para Ingresos por Prestamos ORGANISMO FINANCIADOR FONDO PARÁMETRO TABLA DE CLASIFICACION POR OBJETO CATEGORÍA PROGRAMATICA CUENTA CONTABLE DE LA ENTIDAD ORDEN DE CUENTA CONTABLE DE LA UNIDAD EJECUTORA 3.13.12 Cuentas contables y Auxiliares de Tesorería Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre documentos de gestión códigos de tesorería de ingresos, de gastos y cuentas contables. Descripción de campos: Auxiliar de Tesorería : Código de ingresos y descripción. Código de Gastos y descripción. Fondo: Código de Fondo que afecta. Cuenta contable: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Control no se permite vincular un mismo Auxiliar a dos cuentas contables. Saldos que afecta: Código de ingresos se afecta el haber, el debe depende de otros parámetros. Código de gastos se afecta el debe el haber depende de otros parámetros. AUXILIARES TESORERIA CODIGO DE DEN. TIPO DE TABLA FONDO INGRESOS CODIGO GASTOS ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. CUENTA CONTABLE SALDOS QUE AFECTA DEBE HABER 33 SIGEF 3.13.13 Cuentas contables asignadas a documentos de gestión Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre documentos de gestión no generados en la ejecución del presupuesto y asientos contables. En este sentido se verifica que los documentos no ejecuten asientos de ingresos y gastos. Ejemplo documento de transferencia entre cuentas bancarias. Descripción de campos: Documento: Código de documento y descripción. Cuenta contable del debe: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Control no se permite vincular un mismo documento a dos cuentas contables excepto que se trate de ejercicios diferentes. Cuenta contable del haber: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Control no se permite vincular un mismo documento a dos cuentas contables excepto que se trate de ejercicios diferentes. Ejemplo de estos documentos son los Contratos de Prestamos de Deuda Publica para asientos de Orden, cuando estos documento son elaborados por SIGEF. Otros contratos por provisión de Bienes y Servicios que se contabilicen en Cuentas de Orden. 3.13.14 Cuentas contables asignadas a Formas de Percepción Objetivo: Permite crear y mantener una relación directa entre formas de percepción y cuentas contables. En este sentido se verifica que el asiento del debe de ingresos este asociado en una Forma de Percepción en el momento del percibido, sino esta asociada utiliza una cuenta genérica Bancos. Descripción de campos: Forma de Percepción: Código y descripción. Forma de Percepción Genérica: Código y descripción. Cuenta contable: Código de cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas que le es aplicable. Control no se permite vincular una misma Forma de Percepción a dos cuentas contables excepto que se trate de ejercicios diferentes. Siempre afecta la cuenta del debe la cuenta del haber se ve afectada por otros parámetros. El haber: si se trata del Documento de Ingresos se afecta por cuentas de ingresos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 34 SIGEF 3.13.15 Cuentas contables asignadas a anticipos financieras Objetivo: Permite crear y mantener la asignación por responsable con las cuentas contables imputables para generar en forma automática los asientos a partir de determinadas instancias por las que pasa el estado de los cargos y descargos originados en la gestión. Descripción de campos: Tipo de Fondo en Anticipo: Se identifica el tipo de transacción de anticipo. Instituciones Responsables: Identifica el código de una Institución existente Denominación : Muestra la descripción de la Institución actualizable. Responsable. Campo no Parámetro: Muestra número de renglón y descripción de las paramétricas. Campos no actualizables. Se presentan: 1 2 3 4 Responsables Cuentas a rendir Cuentas rendidas a aprobar Cuentas observadas Contraloría General Tipo de observación: Indica una clase de observación existente. Debe ingresarse para las paramétricas Cuentas observadas por la Contraloría General. No deben ingresarse tipos de observaciones repetidos. Cuenta contable: Código y descripción de la cuenta contable existente. Debe ser de mínimo nivel. Se valida que no se elimine o modifique una asignación que tenga registros contables asociados. 3.14 Cuentas contables paramétricas Objetivo: Permite asignar las cuentas contables preestablecidas para la generación de asientos contables ante determinado tipo de transacción, documento u operatoria. La asignación es obligatoria y los tipos están predefinidos. Para asignar a un tipo de operatoria una cuenta contable global, basta con ingresar el código de cuenta contable. Si se define una operatoria, no se permite seleccionar un documento del SIGEF o un Tipo de Transacción . Si se define una transacción no se permite las otras alternativas, si se selecciona un Documento no se permite las otras alternativas. Descripción de campos: Operatoria: Tipos de operatoria para los cuales debe definirse una cuenta contable a aplicar. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 35 SIGEF Ejemplo Formas de Percepción, Cuentas Bancarias, Ordenamiento de Pago, Aprobación Libramiento para Ordenamiento de Pago. Cuenta Contable del debe. Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Cuenta Contable del haber: . Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Documento: Tipos de documento para los cuales debe definirse una cuenta contable global a aplicar. Ejemplo Comprobante de Recepción, Transferencias Bancarias. Cuenta Contable del debe. Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Cuenta Contable del haber. Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Tipo de Transacción: Tipos de transacción para los cuales debe definirse una cuenta contable global a aplicar. Ejemplo Libramiento para Nomina, Viáticos, Compras Contratos, Contratos de Obras. Cuenta Contable del debe. Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Cuenta Contable del haber. Aplica : Si : 1) Código de Cuenta Contable o 2) tablas. No Aplica: No Cuenta contable: Cuenta imputable perteneciente al plan de cuentas de la contabilidad general que le es aplicable. Para todo documento de gestión que involucre movimientos bancarios, si la cuenta del banco posee una asignación específica a una cuenta contable a través del módulo Cuentas contables asignadas a cuentas bancarias no se aplica el paramétrico "Cuenta global Cuentas Bancarias". 3.15 3.15.1 ASIENTOS Asientos Objetivo: Permite la consulta y registración manual de asientos contables, la consulta de asientos automáticos generados al autorizarse o confirmarse al máximo nivel requerido de los documentos de gestión. Los asientos se pueden generar de manera: 1) automática desde los propios documentos y transacciones de gestión del sistema; 2) manual por operaciones que no surgen desde los propios documentos de gestión; 3) generados por interfaces automáticas desde subsistemas conexos al SIGEF. El asiento de cierre de ejercicio no se genera desde documentos antecedentes sino desde transacciones de cierre. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 36 SIGEF El asiento de inicio de ejercicio no se generan desde documentos antecedentes sino desde transacciones de cierre del ejercicio anterior. Asimismo existirán documentos que por si solos generan asientos como es el caso de los contratos de prestamos o de obras o compras plurianuales. Los asientos generados por interfaces tienen la característica de definir ajustes a saldos iniciales por lo tanto puede generar una contabilización por diferencias entre los registrados por SIGEF y los que se generan en otros subsistemas. Es el caso del subsistema de administración de bienes. Ejemplo de esta relación Cuenta Bienes Muebles: SIGEF Otro sistema Ajustes Saldo Inicial 100 100 0 Movimiento del Ejercicio Altas 200 210 10 Movimiento del Ejercicio Bajas 50 60 10 Amortizaciones 30 30 Depreciaciones 20 20 Revaluaciones 10 10 SIGEF debe guardar la composición de saldos del subsistema que opera por interfase. Descripción de campos: Fecha de asiento: Fecha del asiento. Debe pertenecer al ejercicio seleccionado como de trabajo y posterior a la fecha del último cierre contable. Por omisión se muestra la fecha actual. Número de asiento: identificador del asiento, para invocar un movimiento ya registrado, se debe habilitar para que el sistema asigne un número cuando se registra uno nuevo. Al guardar los cambios el sistema le asigna un número identificador secuencial que se reinicia diariamente. Concepto: Texto descriptivo general del asiento. Se debe verificar que se ingrese al menos un carácter alfabético. El campo es de ingreso obligatorio, que será completado por el usuario cuando es manual y por el sistema cuando es automático. Fecha de registro: Fecha de registro real del asiento. Tipo de asiento: Muestra el tipo de asiento posible. En situación de alta se presenta "Manual". Automático o Interfase. Transacción que lo genera: Describe la transacción que le dio origen. Documento antecedente: Cada asiento en el SIGEF es generado desde un documento que constituye su antecedente. Nro. asiento resumen: Muestra en qué asiento resumen se incluye el asiento contable. Ítem: Número del renglón. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 37 SIGEF Cuenta de Presupuesto, Auxiliar de Tesorería: Solamente en aquellos casos donde los asientos nacen del Presupuesto o un Auxiliar se debe reflejar este antecedente en el documento. Cuenta contable: Código y concepto reducido de la cuenta contable. Se pueden consultar y seleccionar las cuentas contables imputables pertenecientes al plan de cuentas aplicable, para ello se debe desplegar una Lista de Valores para un acceso rápido a esta opción. Concepto: Texto descriptivo particular por línea de imputación contable. Debe: Monto del movimiento que se debita . Si se ingresa debe ser mayor a cero. Haber: Monto del movimiento que se acredita. Si se ingresa debe ser mayor a cero. 3.15.1.1 Evento: Alta y Baja de asientos contables. 1) Si el asiento es de tipo "Manual" 1.1) Revertir asiento revierte el asiento actual en forma automática; 1.2) Aplicar diferencia calcular el importe exacto a aplicar a la cuenta ingresada para que el asiento sea igual entre el total del debe y del haber; 2) Si no es de tipo "Manual" 2.1) Consultar datos de la Transacción, permite visualizar en forma completa el documento de gestión que dio origen al asiento. 2.2) No se permite eliminar un asiento generado desde el documento de gestión que dio origen al asiento. 2.3) Para revertir el asiento se debe revertir el documento de gestión. 3) controles: • • • • • por línea de imputación contable se verifica el ingreso del importe en el debe o en el haber y que éste sea mayor que cero deben existir al menos dos imputaciones, una en el debe y la otra en el haber el total de los débitos debe coincidir con el total de los créditos se verifica que no se ingresen imputaciones que compensadas generen un asiento nulo la actualización del saldo de las cuentas contables que intervienen procede si superan los controles antes definidos. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 38 SIGEF REPUBLICA DOMINICANA COMPROBANTE DE MINUTAS 1. NUMERO 2. FECHA 3. ASIENTO 4 OR Institución Unidad 5. Cuenta del Presupuesto Auxiliar de Tesorería 6. CODIGO CONTABLE 7. DESCRIPCION 8. Cuenta 8.1 Debe 8.2 Haber 8.3 SALDO: 9. DESCRIPCION DE LA TRANSACCION 10. DOCUMENTO SOPORTE 11. ARCHIVADO EN 12. OBSERVACIONES 13. ELABORADO POR 14. AUTORIZADO POR ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 37 INSTRUCTIVO FORMULARIO COMPROBANTE DE MINUTAS 1 Número: Número de Minuta. 2 Fecha: Fecha de la Minuta 3 Asiento: Indicará si es automático o manual 4 OR INSTITUCION: Indique el código y la denominación del OR INSTITUCION según corresponda al emisor del formulario. Si la que genera el asiento es una unidad ejecutora de préstamo o donación se reflejara este en el punto Unidad 5 Código: Indicará la partida por objeto del gasto, la cuenta de ingreso, el código de retenciones, relacionado con el código contable. 6 Código Contable: Indica la cuenta contable relacionada con el importe que se indique en el debe o haber. 7 Descripción: Breve descripción de la operación. 8 Cuenta: 8.1 Debe: Se relaciona con una cuenta contable que se debita. 8.2 Haber: Se relaciona con una cuenta contable que se acredita. 8.3 Saldo: Sumas iguales 9 Descripción de la Transacción: Breve referencia sobre la transacción. 10 Documento Soporte: Indicará el documento respaldo. 11 Archivado en: Lugar de archivo de la documentación. 12 Observaciones: 13 Elaborado por: Indicará el responsable de elaboración y su firma. 14 Autorizado por: Indicará el responsable de autorización y su firma. ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 38 SIGEF 3.15.2 Registración diferida de asientos Objetivo: Permite registrar en forma definitiva los asientos contables correspondientes a transacciones pendientes de contabilización. La ejecución de gastos y de ingresos tiene momentos de gestión para la aplicación de asientos contables que en esta instancia se definen los siguientes efectos. Una transacción genera un asiento desde que se crea en el sistema pero se aplica definitivamente hasta que la transacción que da origen al asiento queda aprobado en su ultima instancia. Hasta la aprobación definitiva del documento estos asientos se denominan diferidos. Descripción de campos: Fecha de asiento: Muestra la fecha con cual queda registrada la transacción pendiente de contabilización que es con la que queda registrado el asiento. Tipo de transacción: Muestra el tipo de transacción. Unidad de administración: Muestra el Capitulo Dependencia DAF. Identificación: Muestra el identificador de la transacción. Registrar?: Los dos valores posibles: "Si" o "No". Si se elige Si se registra el asiento seleccionado y los de fechas anteriores. Si se elige No, no se registra el asiento seleccionado ni ninguno con fecha anterior. 3.16 ASIENTOS RESUMEN 3.16.1 Plan de cuentas para asientos resumen Objetivo: Permite definir y mantener el plan de cuentas para los asientos resumen. Es un subconjunto del plan de cuentas. Descripción de campos: Plan de cuentas Muestra la información existente acerca de las cuentas definidas en el plan de cuentas. Nivel limitativo Muestra aquellas cuentas que están en el plan de cuentas para asientos resumen. 3.16.2 Generación de asientos resumen Objetivo: Permite generar los asientos resumen para el año, para una institución o para un período dado. Descripción de campos: Período: Muestra la periodicidad con que se generan los asientos resumen. 39 SIGEF Fecha inicial: Muestra la fecha de inicio del período. Fecha final: Muestra la fecha de terminación del período. Cantidad de asientos: Muestra la cantidad de asientos del período, para el cual se genera el asiento resumen. Generar?: "Si" o "No". Si se elige Si se produce el asiento resumen del período seleccionado y el de los períodos anteriores. Si se elige No, no se produce el asiento del seleccionado ni el de ningún período posterior. 3.16.3 Anulación de asientos resumen Objetivo: Permite anular los asientos resumen generados en un período dado. Descripción de campos: Número: Muestra el número de asiento resumen. Fecha: Muestra la fecha de generación del asiento resumen. Concepto: Muestra el texto creado automáticamente en la generación del asiento resumen. Anular?: Se selecciona de una lista desplegable los dos valores posibles: "Si" o "No". Si se elige Si se anula el asiento resumen seleccionado y el de los períodos posteriores. Si se elige No, no se anula el asiento seleccionado ni el de ningún período anterior. Controles para anular los asientos resumen debe estar seleccionado el año del presupuesto . El OR anula los asientos resumen para las instituciones que pertenecen a la Administración Central. Cuando se anula un asiento resumen se le asigna valor nulo al número y se actualiza la fecha del último asiento resumen registrado. Los asientos resumen que pueden anularse son aquellos que no están registrados en el libro diario generado en forma definitiva. 3.16.4 Consulta de asientos resumen Objetivo: Permite la consulta de los asientos resumen, de los asientos detallados que los componen y los ítems correspondientes. La consulta consta de tres pasos: Paso I Condiciones El usuario define criterios de búsqueda: por fecha de generación del asiento, o por ítem del asiento o por cuentas. Paso II Resultados 40 SIGEF Al ejecutar esta opción se generan los Resultados y Asientos detallados bajo las condiciones indicadas en el Paso I los cuales pueden visualizarse en pantalla o imprimirse. Paso III Documentos de Gestión Asociados Al ejecutar esta opción se generan los Asientos detallados bajo las condiciones indicadas en el Paso I , los resultados del paso II el usuario puede verificar el documento que genero el asiento. 3.17 3.17.1 APERTURA Y CIERRE DE EJERCICIO Saldos iniciales provisorios Objetivo: Permite la generación y actualización automática y manual de saldos contables iniciales de apertura provisorios, hasta el registro del asiento de apertura del ejercicio definitivo. Cuando se indique que el asiento de ejercicio anterior es definitivo entonces se genera el asiento definitivo de apertura. Existirá una primera instancia donde el asiento se debe generar de forma totalmente manual que es en el primer asiento, el cual admitirá ajustes durante todo el ejercicio. Descripción de campos: Saldos iniciales provisorios del ejercicio actual Cuenta contable: Código y concepto reducido de la cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas aplicable. Debe: Saldo deudor. Haber: Saldo acreedor. Inicialmente se muestra el saldo que tiene la cuenta en el ejercicio anterior, permitiendo su modificación. Debe registrar uno solo de los saldos exclusivamente. Cta. nueva: Si tiene tilde indica que es una cuenta no definida al mismo nivel en el ejercicio anterior. Saldo con diferencias: Si tiene tilde indica que el saldo actual difiere del saldo que registra en el ejercicio anterior. Totales: Se muestra la sumatoria de saldos deudores y acreedores. Saldos del ejercicio anterior Cuenta contable: Se muestra el código y concepto reducido de la cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas aplicado en el ejercicio anterior. Saldo: Se muestra el saldo registrado para la cuenta en el ejercicio anterior. Para ejecutar la apertura debe: 41 SIGEF 1) seleccionar el año de presupuesto de trabajo; 2) tener definido el plan de cuentas contables sobre el que se realizan las imputaciones; 3) abrir cuentas nuevas debe estar definido si arrastra saldo de cuentas del ejercicio anterior; 4) el Órgano Rector es el único autorizado a registrar los saldos iniciales provisorios que afecten la contabilidad de la Administración Central; 5) los saldos provisorios se deben calcular para los saldos iniciales de las cuentas contables imputables más las definidas para el cierre, pertenecientes al plan de cuentas del ejercicio actual y los últimos saldos que tienen las cuentas imputables pertenecientes al plan de cuentas utilizado en el ejercicio anterior aún no cerrado; 6) cada vez que se actualizan los saldos de las cuentas de cierre se deben actualizar los saldos iniciales provisorios del nuevo ejercicio; 7) cada vez que se deben actualizar los saldos iniciales del nuevo ejercicio se deberá generar desde el asiento de cierre y seleccionar el campo del saldo de la cuenta de cierre a modificar, la misma puede actualizar el saldo de inicio si esta cuenta se mantiene al inicio del ejercicio actual sino el usuario debe actualizar el saldo de las cuentas en donde se efectuó la refundición de cuentas. 8) en todos los casos se valida que la suma de la columna del debe sea igual a la sumatoria de la columna del haber. 3.17.2 Cierre de ejercicio Objetivo: Permite cerrar la contabilidad del ejercicio, generando los asientos de reagrupación a otras cuentas, el de cierre y registrar el asiento de apertura definitivo del ejercicio siguiente. Condiciones El asiento de apertura de ese ejercicio debe estar generado en forma definitiva y no debe estar ya cerrado el ejercicio seleccionado; El OR realiza el cierre del ejercicio para las instituciones que pertenecen a la Administración Central, si se trata de un descentralizado el asiento lo debe generar la propia institución; Para realizar el cierre del ejercicio debe estar registrado el asiento de cierre contable. Descripción de campos: Cierre Provisorio: Existen dos tipos de valores SI/ NO; Cierre Definitivo: Existen dos tipos de valores SI/ NO; Ejercicio a cerrar: Indica el año del ejercicio seleccionado; Cuenta contable: Código y concepto reducido de la cuenta contable imputable perteneciente al plan de cuentas aplicable. Debe: Saldo deudor. 42 SIGEF Haber: Saldo acreedor. Inicialmente se muestra el saldo que tiene la cuenta en el ejercicio que se está cerrando, permitiendo su modificación. El saldo puede ser total del Debe o total del Haber. A los Fines de Generar el asiento se debe indicar cambio de saldo. Cambio de Saldo: Es un proceso que permite cambiar el saldo de todas las cuentas del Debe al Haber y las de Haber al Debe. Finalizado este proceso los saldos de todas las cuentas deben quedar en cero y el asiento registrado. El asiento solo quedará registrado si y solo si se trata del cierre definitivo. El cierre es definitivo si y solo si se indicó SI en el campo Cierre Provisorio y SI en cierre definitivo. Si se indicó NO en cierre definitivo, el asiento de cierre solo permite efectuar una comprobación pero no indica el Estado del Cierre. Fecha de cierre: Se le debe asignar siempre "31/12" del ejercicio a cerrar; Fecha Real: Es la fecha y ejercicio realmente cerrado. Esta es regitrada por el sistema. Generar asiento de apertura: Se indica que se desea generar la apertura del ejercicio siguiente. Valores Posibles: SI o NO 3.18 3.18.1 Libros Contables Libro diario detallado Objetivo: Permite la consulta e impresión del libro diario detallado. Este libro muestra, con el estilo formal tipo asiento, la información detallada dentro del rango de fechas especificado. El OR consulta o imprime el libro diario detallado de la Administración Central. Fecha de Inicio y Fin. Los saldos totales deben ser iguales y por total del día. No se puede iniciar el libro de un día sino esta cerrado el del día anterior. El cierre del día genera un asiento resumen de ese día. Exponer Fondos Reponibles por Instituciones de Administración Central. 3.18.2 Libro diario definitivo Objetivo: Permite realizar la impresión del libro diario definitivo. Este libro es de validez formal mostrando los asientos resúmenes comprendidos en el período especificado. Puede imprimirse la cantidad de veces que sea necesario ante fallas en la impresión, pero no se permite modificar los asientos. Características Operativas: Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el ejercicio. 43 SIGEF El OR consulta o imprime el libro diario definitivo de la Administración Central. Períodos Fechas de inicio: Fecha Final: Cantidad de asientos que contiene cada período de impresión del libro diario definitivo pertenecientes al año del presupuesto. Si no hay asientos resúmenes que se puedan incluir el sistema lo informa. Fecha de finalización del período mostrándose por omisión la fecha del primer asiento resumen generado no incluido en ningún período. Libro diario definitivo Se obtiene la información de los asientos resumen incluidos en el período seleccionado. La información puede visualizarse en pantalla o imprimirse. El sistema controlara la correlatividad en la paginación de este libro, reiniciándolo al inicio de ejercicio. 44 SIGEF 3.18.3 Libro submayor Objetivo: Generar el Libro submayor a nivel de cuentas analíticas o de sus cuentas "Madres" en un período determinado de tiempo permitiendo la selección del plan de cuentas aplicable. El OR puede obtener los submayores consolidados al nivel de referencia o generarlos partiendo de los registros contables de los OD e ISS o de algunas cuentas de su plan de cuentas. El OR consulta o imprime el libro submayor perteneciente a la Administración Central. Condiciones En esta área se eligen los criterios básicos para la consulta de submayores por cuentas. Primero se debe ingresar el Año Presupuestario a consultar. En la subárea Cuentas no imputables se puede solicitar un sólo mayor por cuenta no imputable en el cual se muestran los movimientos de sus analíticas o un mayor por cuenta imputable. Se debe poder seleccionar: 1) Ver sólo cuentas con movimiento incluye en el informe únicamente las cuentas que tienen movimientos en el período seleccionado. 2) Incluir saldos de apertura si se tilda se incorpora al saldo inicial informado el saldo proveniente del asiento de apertura del ejercicio cuando el período de inicio no coincide con el del Año Presupuestario actual. En el caso que Fecha desde coincida con el inicio del ejercicio, no se permite incluir saldo de apertura porque ya está informado en el saldo de inicio de ejercicio. Si el ejercicio a consultar se ha cerrado y se puede Incluir asiento de cierre definitivo o provisorio se muestra en el detalle del submayor de las cuentas de resultados el movimiento por el cual se refunde quedando el saldo en cero. En el caso que Fecha hasta sea anterior a la fecha de cierre del ejercicio, no se permite incluir asiento de de cierre.. Al tildarlo se muestra en el detalle del submayor de las cuentas patrimoniales el movimiento originado por el asiento de cierre quedando el saldo en cero. Condiciones. Se muestran los datos de las cuentas contables y en el área inferior los movimientos pertenecientes a la cuenta seleccionada en el área superior del que se visualiza la fecha, nº de asiento, concepto, debe, haber y saldo deudor o acreedor acumulado. Si el informe solicitado es el consolidado de todos los movimientos contables institucionales, por cuenta contable seleccionada del plan de referencia, se le agrega a los datos del movimiento, el de la entidad que lo generó. 45 SIGEF 46 SIGEF 47 SIGEF 3.18.4 Balance de sumas y saldos Objetivo: Generar el balance de sumas y saldos hasta una fecha determinada, permitiendo incluir los movimientos mensuales, los movimientos acumulados desde el inicio del ejercicio y los saldos de apertura. El de la administración central se encuentra registrado en la propia base de datos por las transacciones de gestión del propio sistema. El de las Entidades Descentralizadas se inserta en la base de datos mediante el mecanismo expuesto de inserción. Cuando el OR ejecuta este módulo se presenta la selección adecuada para obtener el balance de sumas y saldos de la AC. Puede obtener el de las ED o de las ISS por institución o agregado. Condiciones Se eligen los criterios básicos para la consulta del balance de sumas y saldos. Primero se debe ingresar el año de trabajo para el cual desea obtener la información. Sin cierre: excluyen del balance los asientos de cierre de ejercicio. Sin Inicio: excluyen del balance los asientos de inicio de ejercicio. Hasta una fecha determinada, ingresándola en el campo Incluir movimientos hasta el:. Por omisión se muestra hasta la fecha actual, si el ejercicio de trabajo seleccionado es el corriente. Resultados si se desea incluir únicamente las cuentas con saldo, debe tildarse el campo Ver cuentas con saldo. En la salida de la consulta se pueden incluir los movimientos que se desean consultar: afectados o no por los saldos de apertura tildando los campos Movimiento mensual: tilde Movimientos acumulados desde el inicio del ejercicio: tilde Saldos de apertura: tilde. Condiciones Plan de cuentas Por defecto se presenta seleccionada la Entidad Administración Central con su plan de cuentas completo. Como el OR puede consultar los registros contables de las demás instituciones, se le permite obtener el balance de sumas y saldos de cualquier institución. Para seleccionarla se presenta: Institución Si se desea obtener información para todas las instituciones, se selecciona la opción Completa. Se obtienen todos los balances de sumas y saldos de todas las contabilidades. Como el balance es 48 SIGEF informado al mínimo nivel, no se puede generar un Balance de sumas y saldos consolidado. Plan de cuentas Se indica en la subárea Plan de cuentas la opción Completa o se pueden seleccionar las cuentas a incluir. Resultados En esta ficha se obtiene el balance de sumas y saldos de acuerdo a los criterios establecidos como Condiciones. El balance de sumas y saldos puede visualizarse en pantalla o imprimirse o guardarse en un archivo. Controles: La opción consolidado de este estado se puede obtener si fueron eliminadas las operaciones comunes interinstitucionales. Si el proceso no fue corrido solo se permite obtener información individual por cada Estado. FECHA: DESDE______ HASTA_______ CON SALDO INICIAL: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FINANCIERA SUMAS Y SALDOS DEL____________AL________________ CODIGO CUENTA CONTABLE DESCRIPCION SALDO INICIAL DEBE HABER MOVIMIENTO NETO DEBE HABER SALDO FINAL DEBE HABER CUENTA CORRIENTE GASTOS RECURSOS BALANCE GENERAL ACTIVO PASIVO TOTALES. . . . RESULTADO DEL EJERCICIO SUMAS TOTALES 49 SIGEF BaPLANILLA DE CONTROL SUMAS Y SALDOS 50 SIGEF 3.18.5 Balance general Objetivo: Generar el balance general, permitiendo visualizar sólo los movimientos mensuales o cuentas con saldos con el nivel de exposición deseado. Cuando el OR ejecuta este módulo se presenta la selección adecuada para obtener el balance general de la AC. Puede obtener el balance de los OD e ISS si han sido insertados en la base de datos. Condiciones Se eligen los criterios básicos para la consulta del balance general. Primero se debe ingresar el año para el cual se desea obtener la información. Período se puede obtener el balance general hasta una fecha determinada, ingresando en el campo Incluir movimientos hasta el:. se muestra hasta la fecha actual. Exposición del balance general: Mostrar hasta el nivel.: se pueden ver las cuentas con saldo o el movimiento del mes actual tildando los campos Ver cuentas con saldo: Ver sólo movimiento mensual. En este último caso se muestran los totales acumulados desde el inicio del mes ingresado hasta la fecha indicada Incluir Saldos de Apertura. Si se desea incluir los saldos de apertura, debe tildarse el campo correspondiente. Condiciones Ficha Plan de cuentas Se permite obtener el Balance general consolidado al nivel del plan de cuentas de referencia o seleccionar la institución cuya contabilidad desea visualizar Institución 1) Por defecto trae la administración central. 2) Completa Si se desea obtener el Balance General consolidado, se indica en la subárea Institución la opción Completa 3) Selección, se visualizan las ED e ISS. Plan de cuentas Plan de cuentas : 1) Se puede seleccionar la opción Completa. 2) Se puede seleccionar la opción Selección. 51 SIGEF Resultados En esta ficha se obtiene el balance general de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha Condiciones. En la pantalla los importes que se visualizan en rojo son los que no se corresponden con los saldos normales de las cuentas. 52 SIGEF 3.18.6 Estado de resultados Objetivo: Generar el estado de resultados, permitiendo visualizar sólo el movimiento mensual o sólo las cuentas con saldos con el nivel de exposición deseado. Cuando el OR ejecuta este módulo se presenta la selección adecuada para obtener el estado de resultados de la AC. Puede obtener el de las ED e ISS si han sido insertados en la Base de Datos o bien si han pasado por el proceso de consolidación. Condiciones En esta área se eligen los criterios básicos para la consulta del estado de resultados. Se debe ingresar el año del presupuesto para el cual se desea obtener la información. Período se puede obtener el estado de resultados hasta una fecha determinada, ingresándola en el campo Incluir movimientos hasta el:. Por omisión se presenta hasta la fecha actual. Mostrar hasta el nivel: se indica el nivel de exposición del estado de resultados, seleccionando el valor en el. Sólo cuentas con saldo Sólo movimiento mensual. Condiciones Instituciones Se presenta por defecto la Administración Central. Institución Si se desea obtener el Estado de Resultados Consolidado, se indica en la subárea Institución la opción Completa. Si se elige Selección, se visualizan los ED e ISS. Resultados Se obtiene el estado de resultados de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha El estado de resultados puede visualizarse en pantalla o imprimirse o guardarse en un archivo. 53 SIGEF FECHA: DESDE______ HASTA_______ CON SALDOINICIAL: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FINANCIERA RESULTADO DE RESULTADOS DEL____________AL________________ CODIGO CUENTA CONTABLE DES C RI P C I ON CUENTA CORRIENTE GASTOS INGRESOS TOTALES. . . . 54 SIGEF 3.18.7 Estado de situación patrimonial o del Patrimonio Neto Objetivo: Generar el estado de situación patrimonial, permitiendo visualizar sólo el movimiento mensual o sólo las cuentas con saldos con el nivel de exposición deseado e incluyendo los saldos de apertura y las cuentas de patrimonio. Condiciones Se eligen los criterios básicos para la consulta del estado de situación patrimonial. Primero se debe ingresar el año del presupuesto para el cual se desea obtener la información. Incluir movimientos hasta el:. Mostrar hasta el nivel. Sólo cuentas con saldo Sólo movimiento mensual. Incluir movimientos hasta el:. Saldos de apertura: Cuentas de patrimonio neto: 55 EJEMPLO DE ESTADO DE SITUACION DEL PATRIMONIO NETO ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS ENTIDAD Nº DENOMINACIÓN 1) En pesos – TRANSFERENCIAS Y RESULTADO VARIACIONES CONTRIBUCIONES D DE LA CAPITAL ITE PATRIMONIALES CAPITAL CUENTA C O N C E P T O INSTITUCIONAL M (1) RECIBIDAS CORRIENTE (2) (3) (4) PATRIMONIO INSTITUCIONA PATRIMONIO TOTAL L PUBLICO (7)=(5)+( (5)=(1)+(2)+(3)+( (6) 6) 4) Saldos al 1 inicio del ejercicio Incremento -x2 del ejercicio Disminuciones -x-x3 del ejercicio -x-x-x4 Resultado del Ejercicio 5 Saldos al cierre del ejercicio Se certifica que se ha tenido a la vista la documentación de respaldo -x- FIRMA DEL/OS RESPONSABLES ESPECIFICACIONES CONTABILIDAD.doc ©SIGEF. 39 SIGEF 3.18.8 Composición de saldos por beneficiarios Objetivo: Permite consultar la composición de los saldos por beneficiarios. Condiciones Ingresar Año Presupuestario. Rango de fechas en los campos Desde el : Hasta el: Se puede ingresar la cuenta contable. La consulta permite también visualizar los asientos que respaldan la composición del saldo La información puede imprimirse, visualizarse en pantalla o guardarse en un archivo. 3.18.9 Estados Consolidados 3.18.9.1 Plan de cuentas para estados consolidados Objetivo: Permite crear y mantener el plan de cuentas al efecto de la generación del informe de situación del tesoro. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el año presupuestario. Se puede solicitar el plan de cuentas o un subconjunto de cuentas. Si se confirma se obtiene un reporte con ese nivel de detalle. Descripción de campos: Código cuenta contable: Código de cuenta contable para consolidar. El código está compuesto por 5 niveles. Descripción: Denominación detallada de la cuenta. Descripción reducida: Nombre reducido de la cuenta. Si no se ingresa, toma por omisión los primeros 20 caracteres del campo "Descripción". Observaciones: Texto informativo complementario. Se valida que no se ingresen cuentas de niveles inferiores sin haberse ingresado primero las correspondientes a los niveles superiores. La eliminación de una cuenta de este plan está condicionada a que la misma no esté referenciada en otras entidades de la base de datos o que pertenezca a una cuenta del plan de cuentas de referencia. 40 SIGEF 3.18.9.2 Cuentas contables excluidas de la consolidación Objetivo: Permite indicar qué cuentas contables de los planes de cuentas vigentes deben ser excluidas en la generación del informe consolidado. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el año presupuestario. No se permite modificar una cuenta contable ingresada, se debe eliminar la fila y reingresarla con el identificador válido. La información ingresada se incorpora a la base de datos. Descripción de campos: Institución: Código y nombre reducido de una institución. Estados Sujeto a consolidación Cuenta contable: Cuenta imputable perteneciente al plan de cuentas de la contabilidad general que le es aplicable a la institución seleccionada en el campo precedente. Se valida que no se ingresen la misma institución y cuenta en dos filas diferentes. Saldo de Cuenta contable: Cuenta imputable perteneciente al plan de cuentas de la contabilidad general que le es aplicable a la institución seleccionada a quien se le disminuye el Saldo. Resultados: Una vez efectuada las eliminaciones o disminuciones de saldos se obtiene un Estado de Resultados. 41 SIGEF 3.18.9.3 Cuentas de referencia - Plan de Cuentas para Consolidar Objetivo: Permite al OR crear y mantener las asignaciones realizadas sobre cuentas pertenecientes al plan de cuentas de referencia y cuentas contables para consolidar y ser utilizado en la generación del informe para consolidar. 1) Este estado puede ser Ordenado por cuenta contable para Consolidar u Ordenado por cuenta del plan de referencia. 2) Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el año del presupuesto. 3) Una Cuenta contable (Plan de Cuentas para Consolidar) puede ser seleccionada siempre que la misma sea imputable. Para relacionar la cuenta con más de una cuenta del plan de referencia debe ser seleccionada para confirmar la asignación ya que una cuenta contable del plan de cuentas para consolidar puede relacionarse con más de una cuenta del plan de referencia. 4) Cuentas contables (Plan de referencia) si se asocia una que no sea de mínimo nivel, se relacionarán a la cuenta contable seleccionada, todas las dependientes de la cuenta contable de referencia. 5) Para consultar las asociaciones realizadas sobre una cuenta contable del plan de situación del tesoro o del de referencia, se muestran en el área inferior las asociaciones en las que participa. Descripción de campos: Cuenta contable ( perteneciente al Plan del Plan de Cuentas para Consolidar) Plan de cuentas para Consolidar. Cuenta contable ( pertenenciente al Plan de referencia) Plan de cuentas de referencia Cuenta de situación del tesoro - Cuentas contables de referencia Muestra las asignaciones realizadas entre los dos planes de cuentas. Se controla por cuenta contable de referencia relacionada, que se haya aplicado a una única cuenta contable del plan de situación del tesoro. 42 SIGEF 3.18.9.4 Informe para consolidar Objetivo: Generar el informe para consolidar por institución, agrupada por clasificación institucional o consolidado excluyéndose en este último caso las cuentas contables que el usuario haya indicado expresamente. Condiciones Se eligen los criterios básicos para la consulta de la situación del tesoro. Primero se debe ingresar el año del presupuesto para el cual se desea obtener la información. Período se puede obtener la información hasta una fecha determinada, ingresándola en el campo Incluir movimientos hasta el:. Resultados se selecciona el nivel de exposición deseado para el informe, seleccionando el valor en el campo Mostrar hasta el nivel. Además se pueden ver las cuentas con movimiento mensual y/o con saldo tildando para los campos: 1) Sólo movimiento mensual: 2) Sólo cuentas con saldo: 3) Incluir movimientos hasta el:. Por omisión se presenta la del día. La información puede presentarse agrupada por clasificación institucional o consolidada. Incluir saldos de apertura Sólo movimiento mensual Instituciones Si se desea obtener el Informe Consolidado se indica en la opción Completa. Si se elige Selección se visualizan las ED e ISS. Resultados En esta ficha se obtiene el informe de situación del tesoro de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha Condiciones. 43 SIGEF 3.18.10 Origen y aplicación de fondos 3.18.10.1 Plan de cuentas para origen y aplicación de fondos Objetivo: Permite crear y mantener el plan de cuentas al efecto de la generación del informe de origen y aplicación de fondos obtenido de los registros contables. Características operativas: Para la impresión y consulta de la información ver Funciones disponibles en módulos de mantenimiento. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el ejercicio. Descripción de campos: Código cuenta contable: Código de cuenta contable del estado de origen y aplicación de fondos. El código está compuesto por 4 niveles. Descripción: Denominación detallada de la cuenta. Descripción reducida: Nombre reducido de la cuenta. Si no se ingresa, toma por omisión los primeros 20 caracteres del campo "Descripción". Observaciones: Texto informativo complementario. Se valida que no se ingresen cuentas de niveles inferiores sin haberse ingresado primero las correspondientes a los niveles superiores. La eliminación de una cuenta de este plan está condicionada a que la misma no esté referenciada en otras entidades de la base de datos, como por ejemplo en la relación con una cuenta del plan de cuentas de la contabilidad general. 44 SIGEF 3.18.10.2 Cuentas de referencia - Plan para origen y aplicación de fondos (Rector) Objetivo: Permite crear y mantener las relaciones de cuentas realizadas sobre cuentas pertenecientes al plan de cuentas de referencia y cuentas contables del plan a ser utilizado en la generación del informe de origen y aplicación de fondos. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el año del presupuesto. Para el ingreso de una nueva relación entre una cuenta del plan de origen y aplicación de fondos y una del de referencia se deben realizar los siguientes pasos: Indique el tipo de movimiento: los tipo son debe o haber sino incluye en las cuentas el saldo de inicio o si incluye la variación indique como aplica el resultado de la variación. Una cuenta del área Plan para origen y aplicación de fondos puede ser asociada siempre que la misma sea imputable por ser de mínimo nivel, una cuenta contable del plan de origen y aplicación de fondos puede relacionarse con más de una cuenta del plan de referencia. Cuando se arrastre del área Cuentas contables (Plan de referencia) una que no sea de mínimo nivel se asocian todas las dependientes de la cuenta de referencia. Descripción de campos: Plan para origen y aplicación de fondos Muestra la información existente referida a las cuentas contables pertenecientes al Plan de cuentas para origen y aplicación de fondos. Con los signos que representan las sumas algebraicas. Cuenta contable (Plan de referencia) Muestra la información existente referida a las cuentas contables del Plan de cuentas de referencia por cada una de ellas se selecciona el saldo. Debe, Haber o Variación y si incluye saldo de inicio. Control que se aplica para las cuentas de STOCK sino se seleccionan construir el estado por la aviación de cuentas no se debe incluir el saldo de inicio. Cuenta de origen y aplicación de fondos - Cuentas contables de referencia Muestra las relaciones realizadas entre los dos planes de cuentas y el tipo de movimiento con el que operará. Se controla por cuenta contable de referencia relacionada, que se haya aplicado a una única cuenta contable del plan de origen y aplicación de fondos. 45 SIGEF 3.18.10.3 Informe de origen y aplicación de fondos (Rector) Objetivo: Generar el informe de origen y aplicación de fondos consolidado, permitiendo visualizar sólo el movimiento mensual o sólo las cuentas con saldos con el nivel de exposición deseado. Si incluye los saldos de apertura debe tomar siempre la variación de saldos para las cuentas contables que administran STOCK. Condiciones Se eligen los criterios básicos para la consulta del informe de origen y aplicación de fondos. Se debe seleccionar el año del presupuesto para el cual se desea obtener la información. Se puede obtener la información hasta una fecha determinada, ingresándola en el campo Incluir movimientos hasta el:. Mostrar hasta el nivel de Cuentas: Sólo movimiento mensual: Sólo cuentas con saldo: Si se desea incluir los saldos de apertura, debe tildarse el campo correspondiente. Resultados Se obtiene el informe de aplicación y origen de fondos consolidado de acuerdo a los criterios establecidos. ANO DEL PRESUPUESTO 2004 CUENTAS Y DESCRIPCIÓN 1.0.00.00 SALDO. INICIAL DISPONIBLE Administración Central Sistema de contabilidad Informe de origen y aplicación de fondos MONTOS 2.0.00.00 ORIGEN DE LOS FONDOS 1.00.00 FLUJO ANUAL 01.00 Ahorro / Desahorro 02.00 Variación de Previsiones . 03.00 Amortización .del Ejercicio. 2.00.00 PATRIMONIO 3.00.00 VARIACION DE ACTIVOS 01.00 Disminución Activos Corrientes 01 Créditos 02 Bienes de Cambio 02.00 Disminución Activos .no Corrientes 4.00.00 VARIACION DE .PASIVOS 01.00 Incremento pasivos corrientes 01 Deudas 46 SIGEF 02 Otros Pasivos 02.00 Incrementos de .pasivos no corrientes 01 Deudas 02 Otros pasivos 3.0.00.00 APLICACIONES DE FONDO 1.00.00 VARIACION DE ACTIVOS 01.00 Incrementos de Activos Corrientes. 01 Inversiones Financiaras. 02.00 Incremento de Activo no corriente 01 Bienes de Uso 2.00.00 VARIACION DE PASIVOS 01.00 Disminución de Pasivos Corrientes 01 Pasivos diferidos 4.0.00.00 SALDO FINAL DISPONIBLE Saldos Acumulados 1.0.00.00 2.0.00.00 1.00.00 01.00 02.00 03.00 2.00.00 3.00.00 01.00 01 02 02.00 4.00.00 01.00 01 02 02.00 01 02 3.0.00.00 1.00.00 01.00 01 02.00 01 2.00.00 01.00 01 4.0.00.00 SDO. INICIAL DISPON. ORIGEN DE LOS FONDOS FLUJO ANUAL Ahorro / Desahorro Variación de Previs. Amort. del Ej. PATRIMONIO VARIAC. ACTIVOS Dism. Activos Ctes Créditos Bienes de Cambio Dism. Act. no Ctes VARIAC. PASIVOS Increm. pasivos ctes Deudas Otros Pasivos Increm. pasiv. No ctes Deudas Otros pasivos APLICACIONES DE FOND VARIAC. ACTIVOS Increment. Act. Ctes. Inversiones Financ. Increm. Activo no cte Bienes de Uso VARIACION DE PASIVOS Disminuc. Pasivos Cte Pasivos diferidos SDO.FINAL DISPONIB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3+7+8 4+5+6 10+11 14+17 15+16 18+19 21+26 22 23 25 27 28 1+2- 20 47 SIGEF 3.18.11 Ahorro e inversión 3.18.11.1 Esquemas de ahorro e inversión contable Objetivo: Permite diseñar la estructura de los modelos de exposición del Cuadro de AhorroInversión. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el : 1)Año de trabajo 2) elegir alguno de los esquemas diseñados en esta opción. Descripción de campos Esquema Ahorro-Inversión Código: Identifica el esquema. Campo numérico de dos dígitos. Descripción: Nombre del esquema. Si el OR ejecuta este módulo, se presenta el campo: Consolidado: Si se marca con una tilde, se define el esquema tomando como base el plan de cuentas de referencia. En caso contrario, toma el plan de cuentas contables. Para marcar o desmarcar este campo, no deben existir líneas en el área Contenido. Contenido Ítem: Número de línea del contenido. Se incrementa automáticamente por cada línea que se agrega. Tipo de Ítem: Identifica la clase de línea. Los valores posibles son: "Saldo Acumulado" o "Plan de cuentas". Nivel: Indica el nivel de identificación con la que aparece el Ítem en el reporte. Una línea de tipo "Saldo Acumulado" debe tener líneas asociadas y éstas deben tener un nivel mayor. Además se controla que una línea con nivel mayor a 1, esté asociada a otra línea. Cuenta contable: Identifica a la cuenta del plan de cuentas correspondiente. Descripción: Denominación de la línea. Es la que se muestra en el reporte, si se incluye. Incluir en salida: Si tiene tilde, indica que la fila de contenido se incluye en el reporte. Líneas asociadas En esta área se muestra la composición de los ítems de Saldo Acumulados. ítem: Número que figura en el campo línea del área Contenido. Signo: Indica el signo con el que se suma algebraicamente Saldo Acumulado. 48 SIGEF 3.18.11.2 Consulta de ahorro-inversión de contabilidad Objetivo: Permite generar el Cuadro de Ahorro e Inversión en base a lo contabilizado, en el ejercicio ingresado, con selección de un esquema modelo de los definidos. Condiciones Se deben seleccionar los criterios de consulta. primero se debe ingresar el año del presupuesto para el cual se desea obtener información. Período rango de fechas que delimitan el período a consultar. Esquema ahorro-inversión se debe ingresar código del esquema. Consolidado. En este caso la consulta puede incluir todas las contabilidades de la AC, ED e ISS. Instituciones Valores posibles: 1) Completa; 2) Selección: AC----- ED------ ISS------ Resultados Se obtienen los Cuadros de Ahorro-Inversión de contabilidad de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha Condiciones. Opciones: 1) Imprimir; 2) Guardarse en un archivo; 3) Visualizarse en pantalla. 49 SIGEF RELACIONES ENTRE CUENTAS CONTABLES Y A-I-F El plan de cuentas de la contabilidad ha sido elaborado tomando como criterio la clasificación económica del gasto, esto nos permite construir la tabla de relación entre las cuentas contables y el Ahorro – Inversión – Financiamiento. De esta relación podemos decir, que se pueden comparar diversas relaciones, por ejemplo, el A-I-F obtenido sobre la base de ejecución presupuesto comparado con el A-I-F obtenido sobre la base contabilidad. En este caso el contable se puede construir tomando aquellos asientos de origen presupuestario, esta igualdad nos permite determinar que todos los formularios que registraron ejecución de presupuesto son iguales a los asientos de origen presupuestario y que los saldos de cuentas son correctos. Esta es una primera satisfacción de control para determinar el cierre del ejercicio. La segunda satisfacción se puede obtener de la justificación de operaciones extrapresupuestarias. En este punto se debe tomar como base el total del A-I-F presupuestario vs. el A-I-F contable, la diferencia entre ambos debe ser igual al A-I-F que se obtiene de relacionar sólo asientos extrapresupuestarios no regularizados. Es decir que mientras los asientos pasaron por presupuesto se debe tomar el valor neto a fin de no distorsionar resultados. En este punto debemos tener en cuenta los asientos manuales, si estos afectaron operaciones de presupuesto, o extrapresupuesto. Los extrapresupuesto son las amortizaciones, registro de valuaciones o incremento patrimonial. La contabilidad debe restar dos cosas para equiparar este resultado: 1) los asientos de inicio, 2) Asientos de cierre, no se deben tomar en ningún caso porque el movimiento Debe / Haber está representado por los movimientos del ejercicio. La tercera satisfacción es tomar los asientos de inicio de balance, los asientos de cierre y determinar su variación, el resultado de la variación debe ser el equivalente al neto de los movimientos contables, por lo tanto por esta metodología “contabilidad vs. contabilidad”, debo llegar al mismo resultado. Con estas tres comprobaciones se pueden proceder al cierre del ejercicio en el sistema. 1) A tal fin se presenta la metodología para tomar las cuentas contables, 2) De los esquemas anteriores el formulario hoja comparativa y el Balance de sumas y saldos. Nos permite obtener entre otras cosas, las variaciones por el neto o por sus movimientos del debe y del haber, como así también construir tanto el A-I-F como el Estado de Origen y Aplicación de Fondos. La Hoja de Comprobación nos permite determinar los saldos de cuentas patrimoniales del balance y el de la cuenta corriente. La hoja de comprobación o Planilla de Control y Resumen de Asientos Automáticos Presupuestarios. Esta planilla nos permite comparar si el resultado de la ejecución registrada mediante los formularios de ingresos y gastos, es igual en cada cuenta al total registrado en asientos contables; si se registran diferencias se deberán producir ajustes. El esquema de comprobación de cierre o Planilla de Control de Registros Contables, exponiendo los asientos presupuestarios, extrapresupuestarios y manuales. 50 SIGEF CUENTA CORRIENTE A los fines de exponer el resultado de la cuenta corriente se deberán tomar los saldos de las cuentas con primer dígito 5y sus clasificaciones, menos las cuentas con primer dígito 6 y sus clasificaciones; a tal fin se expone a continuación: 5 51 512 513 514 515 516 519 4 41 411 412 413 414 415 416 417 419 DEBE HABER DEBE HABER GASTOS GASTOS CORRIENTES GASTOS DE CONSUMO RENTAS DE LA PROPIEDAD PRESTACIONES DE LA SEGURIDAD SOCIAL TRANSFERENCIAS OTORGADAS CONTRIBUCIONES OTORGADAS OTRAS PÉRDIDAS INGRESOS INGRESOS CORRIENTES INGRESOS TRIBUTARIOS CONTRIBUCIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL INGRESOS NO TRIBUTARIOS VENTA DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS ADMINISTRACIONES RENTAS DE LA PROPIEDAD TRANSFERENCIAS RECIBIDAS CONTRIBUCIONES RECIBIDAS OTROS INGRESOS X X El resultado de esta cuenta corriente debe ser igual al saldo que arroja la partida 6.2 o 6.3. DEBE 6 61 62 63 HABER CUENTAS DE CIERRE RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS AHORRO DE LA GESTION DESAHORRO DE LA GESTION 51 SIGEF La cuenta capital surge de tomar: 2) Los asientos de la columna del debe de los activos no corrientes menos los asientos de inicio del ejercicio o bien sólo la variación de la columna del debe. Esto permitirá obtener el total de gastos de capital; 3) Al total obtenido de acuerdo a lo indicado en el punto 1), debo restar el total de asientos del haber de la columna de activos no corrientes; A tal fin se expone a continuación las cuentas involucradas en esta operatoria: DEBE 126 1 2 6 99 128 1 2 8 99 129 HABER BIENES DE USO AMORTIZACIONES BIENES INMATERIALES AMORTIZACIONES OTROS ACTIVOS A LARGO PLAZO TOTAL (1) TOTAL (2) GASTOS DE CAPITAL INGRESOS DE CAPITAL TOTAL (1) TOTAL (2) La diferencia debe ser igual al saldo del activo no corriente sin tomar el asiento de inicio. Total de Aplicaciones Financieras Con la Finalidad de obtener el total de las Aplicaciones Financieras se deben tomar las siguientes cuentas: Inversión Financiera: Se compone por el incremento de las siguientes cuentas: DEBE 1 11 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE 12 ACTIVO NO CORRIENTE Menos las cuentas que incluyen bienes de uso, activos intangibles y otros activos fijos Por el pasivo a fin de obtener el total de la disminución de pasivos, debo tener en cuenta que las disminuciones de pasivos se producen por el débito o columna del debe de dichas cuentas. En el caso de la deuda exigible la disminución se deberá corresponder con el total de disponibilidades existentes en caja en el ejercicio anterior. Cuando la deuda exigible supera dicho monto pasa a ser deuda pública. A tal fin debo tomar las siguientes cuentas por el total del importe de la columna debe: 52 SIGEF DÉBITOS 2 21 PASIVO PASIVO CORRIENTE 22 PASIVO NO CORRIENTE Por último nos falta incluir la disminución del Patrimonio en las siguientes cuentas por el total de sus débitos. Se aclara que se presentan las cuentas agregadas es decir el total institucional correspondiente a la Administración Central más entidades: DÉBITOS 3 31 31 1 31 2 PATRIMONIO HACIENDA PUBLICA CAPITAL FISCAL TRANSFERENCIAS Y CONTRIBUCIONES DE CAPITAL RECIBIDAS 31 2 01 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL CONTRIBUCIONES RESULTADOS DE LA CUENTA CORRIENTE RESULTADOS ACUMULADOS RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES RESULTADOS AFECTADOS A CONTRIBUCIONES DE DOMINIO PUBLICO SUPERAVIT POR REVALORIZACIÓN PATRIMONIO INSTITUCIONAL CAPITAL INSTITUCIONAL TRANSFERENCIAS Y CONTRIBUCIONES DE CAPITAL RECIBIDAS RESULTADO DE LA CUENTA CORRIENTE RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES PATRIMONIO PUBLICO 31 2 02 31 3 31 3 01 31 3 01 01 31 3 03 31 3 04 32 32 1 32 2 32 3 32 3 01 39 Total de Fuentes Financieras Con la Finalidad de Obtener el Total de las Fuentes Financieras se deben tomar las siguientes cuentas: 53 SIGEF Inversión Financiera: Se compone por la disminución de las siguientes cuentas del activo: HABER 1 11 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE HABER 12 ACTIVO NO CORRIENTE No incluye los ingresos por venta de bienes de uso inmateriales y otros activos Por el pasivo a fin de obtener el total de incremento de pasivos se produce por el crédito o columna del haber de dichas cuentas. Se deben considerar las siguientes cuentas por el total del importe de la columna haber: HABER 2 21 PASIVO PASIVO CORRIENTE 22 PASIVO NO CORRIENTE Por último nos falta incluir el incremento del Patrimonio en las siguientes cuentas por el total de sus haber. Se aclara que se presentan las cuentas agregadas es decir el total institucional correspondiente a la Administración Central más entidades: HABER 3 31 31 1 31 2 31 2 01 31 2 02 31 3 31 3 01 31 3 01 01 31 3 03 PATRIMONIO HACIENDA PUBLICA CAPITAL FISCAL TRANSFERENCIAS Y CONTRIBUCIONES DE CAPITAL RECIBIDAS TRANSFERENCIAS DE CAPITAL CONTRIBUCIONES RESULTADOS DE LA CUENTA CORRIENTE RESULTADOS ACUMULADOS RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES RESULTADOS AFECTADOS A CONTRIBUCIONES DE DOMINIO PUBLICO 54 SIGEF 31 3 04 32 32 1 32 2 32 3 32 3 01 39 SUPERAVIT POR REVALORIZACIÓN PATRIMONIO INSTITUCIONAL CAPITAL INSTITUCIONAL TRANSFERENCIAS Y CONTRIBUCIONES DE CAPITAL RECIBIDAS RESULTADO DE LA CUENTA CORRIENTE RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES PATRIMONIO PUBLICO En síntesis toda vez que se produzca el siguiente movimiento en estas cuentas, según sea aumento o disminución, podremos catalogar que la operación produce un incremento o diminución del Total de Fuentes Financieras o Aplicaciones Financieras. 1 2 3 VII 1 2 3 VIII ACTIVO INVERSIÓN FINANCIERA PASIVO PATRIMONIO Total Fuentes Financieras (-) (-) (+) (+) ACTIVO INVERSIÓN FINANCIERA PASIVO PATRIMONIO Total Aplicación Financiera (+) (+) (-) (-) 3.18.11.3 TABLA DE CONTROL DE CIERRE DE AC Objetivo: Permite obtener la conformación del cierre contable y presupuestario por comparación de dos estados uno expone el total de: 1) ejecución del presupuesto de ingresos y gastos; 2) auxiliares de Tesorería de ingresos y gastos; 3) Asientos Clasificados por Presupuestario, No presupuestario y Asientos Manuales. Control que se aplica en estos estados: 1) 2) 3) 4) 5) Total de Ejecución de gastos igual a Asientos del Debe Presupuestarios; Total de Ejecución de ingresos igual a Asiento del Haber Presupuestarios; Auxiliares de Tesorería de Ingresos igual a Cuentas Contables; Auxiliares de Tesorería de Gastos igual a Cuentas Contables. La diferencia entre saldos debe ser igual al total de Asientos Manuales. 55 SIGEF FECHA: DESDE _________ HASTA_____________ SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FINANCIERA RESUMEN DE ASIENTOS CONTABLES DEL__________________AL________________ CODIGO CUENTA DESCRIPCION SALDO INICIAL DEBE HABER ASIENTO CONTABLE Incial TOTALES. . . . ASIENTOS PRESUUESTARIOS DEBE HABER ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS (1) (2) ASIENTOS MANUALES DEBE HABER ASIENTOS CONTABLES MANUALES ASIENTOS NO PRESUPUESTARIOS DEBE HABER NO PRESUPUESTARIOS (3) SALDO A FECHA FINAL DEBE HABER SALDOS FINALES SEGUN LIBRO MAYOR (4) RANGO: CAPITULO, DEPENDENCIA, DAF Y UE 56 SIGEF FECHA: DESDE _________ HASTA_____________ SISTEMA INTEGRADO DE GESTION FINANCIERA RESUMEN DE ASIENTOS CONTABLES DEL__________________AL________________ CODIGO CUENTA EJECUCION DEL PRESUPUESTO DESC RI PC I ON GASTOS INGRESOS INGRESOS TOTALES. . . . (1) GASTOS (2) AUXILIAR DE TESOERIA GASTOS INGRESOS DESC RI PC I ON EJECUCION DE AUXILIARES INGRESOS (3) HABER (4) 57 SIGEF 3.18.11.4 CONTABILIDAD Y CLASIFICACION ECONOMICA. Objetivo: Permite mantener relaciones entre la clasificación económica y cuenta contable. La presente tabla permite comparar el flujos de transacciones expuestas por su clasificación económica y el movimiento de cuentas contables. Permite obtener el resultado de integridad del sistema. Dentro de los saldos contables se expone solo la relación con asientos presupuestarios. Este esquema es base para construir relaciones Base Caja CUENTACONTABLE GRUPODECUENTA RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS DEBE 2 GASTOS (1) 2 1 GASTOSCORRIENTES BALANCEDESUMASYSALDOS HABER 1 INGRESOS(2) 1 1 INGRESOSCORRIENTES 1 1 1 Ingresostributarios Impuestossobrelosingresos 2 1 2 Gastosdeconsumo 1 1 1 1 2 1 2 1 Serviciospersonales 1 1 1 1 1 Impuestossobrelosingresosdelaspersonas 2 1 2 2 Bienesyservicios 1 1 1 1 2 Impuestossobrelosingresosdelasempresas 2 1 2 2 1 Serviciosnopersonales 1 1 1 2 2 1 2 2 2 Materialesysuministros 1 1 1 2 1 Impuestossobrelatenenciadepatrimonio 2 1 2 3 Depreciaciónyamortización 2 1 2 4 Variacionesdeexistencias Impuestossobreel patrimonio SALDOS (1)+(2) SALDOS CONTABLES SINASIENTOS INCIALES SINASIENTOS MANUALES SIN AUXILIARES DETESORERIA 1 1 1 2 2 Impuestossobrelastransferenciaspatrimoniales 1 1 1 3 Impuestossobremercancíasyservicios 1 1 1 3 1 Impuestossobrelasmercancías 2 1 3 Interesesdeladeudapública 1 1 1 3 2 Impuestossobrelosservicios 2 1 3 1 Interesesdeudainterna 1 1 1 4 2 1 3 2 Interesesdeudaexterna 1 1 1 4 1 Impuestossobreimportaciones 2 1 3 3 Comisionesdeudapública 1 1 1 4 2 Impuestossobreexportaciones 2 1 4 PrestacionesdelaSeguridadSocial 1 1 1 5 Impuestossobreel comercioexterior ContribucionesalaSeguridadSocial 1 1 1 9 Otrosimpuestos 1 1 2 Ingresosnotributarios 1 1 2 1 Tasas 1 1 2 2 Ventasdelasadministracionespúblicas 1 1 2 3 Otrosingresosnotributarios 1 1 3 Ingresosdeoperación 1 1 3 1 VentasdelasEmpresasPúblicasnoFinancieras 1 1 3 2 IngresosfinancierosdeInstitucionesFinancieras 1 1 4 Rentasdelapropiedad 1 1 4 1 Intereses 1 1 4 2 Dividendos 1 1 4 3 Otrasrentasdelapropiedad 1 1 5 Donacionescorrientes 1 1 5 1 Donacionescorrientesinternas 1 1 5 2 Donacionescorrientesexternas 2 1 5 Transferenciascorrientes 1 1 6 Transferenciascorrientes 2 1 5 1 Al SectorPrivado 1 1 6 1 Del SectorPrivado 2 1 5 2 Al SectorPúblico 1 1 6 2 Del SectorPúblico 2 1 5 3 Al SectorExterno 58 SIGEF ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO ACTIVO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PATRIMONIO PASIVO PASIVO PASIVO PASIVO 2 2 GASTOS DE CAPITAL 1 2 INGRESOS DE CAPITAL 2 2 1 Inversión real directa 1 2 1 Recursos propios de capital 2 2 1 1 Formaciónbruta de capital fijo 1 2 1 1 Venta de activos fijos Transferencias de capital 2 2 1 1 1 2 2 1 1 2 Maquinarias y equipos 2 2 1 1 3 Construcciones 2 2 1 1 4 2 2 1 2 ACTIVO ACTIVO PASIVO Inversiónpor cuenta propia Terrenos 2 2 1 3 Activo intangible 2 2 1 4 Otros activos 2 2 1 5 Incrementos de existencias 2 2 2 Transferencias de capital 1 2 2 2 2 2 1 Al Sector Privado 1 2 2 1 Del Sector Privado 2 2 2 2 Al Sector Público 1 2 2 2 Del Sector Público 2 2 2 3 Al Sector Externo 1 2 3 Donaciones de capital 1 2 3 1 Donaciones de capital internas 1 2 3 2 Donaciones de capital externas 1 2 4 Disminución de existencias 1 2 5 Incremento de la depreciación yamortización 2 3 APLICACIONES FINANCIERAS 1 3 FUENTES FINANCIERAS 2 3 1 Amortización Deuda Interna 1 3 1 Deuda interna 2 3 1 1 Rescate y amortización de deuda interna 1 3 1 1 Colocaciónde títulos y valores internos 1 3 1 2 Obtención de préstamos internos 2 3 2 Amortización Deuda Externa 1 3 2 Deuda externa 2 3 2 1 Rescate y amortización de deuda externa 1 3 2 1 Colocaciónde títulos y valores externos 2 3 3 ACTIVO ACTIVO ACTIVO Edificios e instalaciones Incremento de la inversión financiera 1 3 2 2 Obtención de préstamos externos 1 3 3 Disminución de la inversión financiera 2 3 3 1 Concesión de préstamos 1 3 3 1 Recuperaciónde préstamos 2 3 3 2 Adquisición de títulos y valores 1 3 3 2 Venta de títulos y valores 2 3 3 3 Adquisición de acciones y participaciones de capital 1 3 3 3 Venta de acciones y participaciones de capital 2 3 4 Otras aplicaciones financieras 1 3 4 Otras fuentes financieras 2 3 4 1 Incremento de caja y bancos 1 3 4 1 Disminuciónde caja y bancos 2 3 4 2 Incremento de cuentas por cobrar 1 3 4 2 Disminuciónde cuentas por cobrar 2 3 4 3 Disminuciónde cuentas por pagar 1 3 4 3 Incremento de cuentas por pagar TOTAL DEL DEBE + TOTAL DEL HABER SUMA IGUALES TOTALDELHABERTOTALDELDEBE+ SUMAIGUALES TOTAL SUMA (1) MENOS SUMA (2) SUMAS IGUALES TOTAL SUMA (2) MENOS SUMA (1) SUMAS IGUALES 59 SIGEF 3.18.11.5 Esquemas de ahorro e inversión base caja Objetivo: Permite diseñar la estructura de los modelos de exposición del Cuadro de AhorroInversión base caja, en el que se informan totales de gastos pagados e ingresos percibidos originados en documentos de gestión imputados en el ejercicio y en ejercicios anteriores, discriminados a su vez por los que son de origen presupuestario o extrapresupuestario. Para ejecutar este módulo debe estar seleccionado el año del presupuesto Los ingresos que computan son 1) documentos de ingresos percibidos en banco cuya fecha de registro esté incluida en el rango ingresado 2) los egresos, en base a la fecha de pago del Ordenamiento de Pago. La información presupuestaria está dada por los pagos imputados a las clasificaciones de carácter económico del gasto y a las percepciones y sus regularizaciones vinculadas a las clasificaciones de carácter económico de recursos que se especifiquen en el esquema. 3) La información extrapresupuestaria no regularizada y deuda exigible se informa a través de auxiliares de tesorería y las cuentas contables que se incorporen al esquema. El esquema seleccionado puede: 1) visualizarse en pantalla; 2) imprimirse; 3) guardarse en un archivo. Descripción de campos Esquema Ahorro-Inversión Código: Identifica el esquema. Campo numérico de dos dígitos. Descripción: Nombre del esquema. Consolidado: Si se marca con una tilde, las cuentas contables son las del plan de cuentas de referencia. Para marcar o desmarcar este campo, no deben existir líneas en el área Contenido. Contenido ítem: Número de ítem del contenido. Se incrementa automáticamente por cada ítem que se agrega. Tipo de ítem: Identifica la clase de ítem. Se puede seleccionar de una lista desplegable cuyos valores posibles son: "Saldo Acumulado", "Plan de cuentas", "C.Ec. Recursos" o "C.Ec. Gastos" “ Auxiliar de Tesorería”. Nivel: Indica el nivel de identificación con la que aparece la línea en el reporte. Una línea de tipo "Saldos Acumulados" debe tener líneas asociadas y éstas deben tener un nivel mayor. 60 SIGEF Car. Econ. / Cta. contable: Identifica la clasificación económica (de gastos o de recursos) o la cuenta del plan de cuentas correspondiente. Descripción: Denominación de la línea. Es la que se muestra en el reporte, si se incluye. Incluir en salida: Si tiene tilde, indica que la fila de contenido se incluye en el reporte. Una línea de tipo "Saldo Acumulado" elimina las asociaciones que ésta tenga. No puede eliminarse una línea si se encuentra asociada. Líneas asociadas En esta área se muestra la composición de las líneas de tipo Acumulador. Línea: Número que figura en el campo línea del área Contenido. Signo: Indica el signo con el que se suma algebraicamente el campo Saldo Acumulado. 61 SIGEF 3.18.11.6 Consulta de ahorro-inversión base caja Objetivo: Permite generar el Cuadro de Ahorro e Inversión base caja, en el ejercicio ingresado, con selección de un esquema modelo. El OR puede consultar sus esquemas y en base a estos, generar si lo desea, cuadros de ahorroinversión base caja de las ED e ISS que seleccione. En cuanto a los ED e ISS solo se pueden obtener estos datos si son insertados en la Base de Datos. La información base caja tendrá como referencia la Administración Central. Condiciones Se eligen los criterios de consulta. Se debe ingresar el año presupuestario . Período se debe ingresar el período a consultar. Por omisión se muestra la fecha actual. Esquema ahorro-inversión se debe ingresar uno de los códigos de esquema definido. Consolida "Si" en el campo Consolidado. En este caso la consulta incluye todas las contabilidades de la AC, ED Y ISS, insertadas. Con las limitaciones antes indicadas. Condiciones Esta área se muestra si se accede desde un OR. Institución Si se desea obtener información para todas las instituciones con contabilidad propia, se indica en la subárea Institución la opción Completa. En este caso se controla que la institución o entidad este insertada en el sistema y con proceso de consolidación concluido. Resultados En esta ficha se obtiene el cuadro de ahorro-inversión (base caja) de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha Condiciones. Éste cuadro puede visualizarse en pantalla o imprimirse o guardarse en un archivo. 3.18.11.7 Estado de movimientos financieros (Rector) Objetivo: Permite generar el Estado de movimientos financieros. Los totales de fondos disponibles se calculan tomando: los saldos de las cuentas bancarias pertenecientes a la institución consultada; los ingresos sumando todos los ingresos de la institución cuya fecha de imputación esté incluida en el rango ingresado; los egresos, en base a la fecha de pago. 62 SIGEF El calculo incluye la Administración Central Condiciones En esta área se eligen los criterios de consulta. Primero se debe ingresar el año para el cual se desea obtener información. Período se debe ingresar el rango de fechas que delimitan el período a consultar. Por omisión se muestra el ejercicio completo o el período transcurrido desde el inicio del ejercicio hasta la fecha actual. Condiciones Instituciones Si los movimientos de los Descentralizados son insertados en la Base de Datos se puede obtener información para todas las Entidades con contabilidad propia. Resultados En esta ficha se obtiene el Estado de movimientos financieros de acuerdo a los criterios establecidos Este estado puede visualizarse en pantalla o imprimirse o guardarse en un archivo. 63