KASUS 2

KASUS 2 KASUS 2 (PT. Bonar Riset Energi) Beberapa tahun yang lalu, DR. Bonar mendirikan PT. Bonar Riset Energiuntuk melaksanakan riset dalam bidang energi. Saat ini, perusahaan telah tumbuh secara dramatis, tetapi masih beroperasi seperti pada awal didirikannya. Bonar masih secara pribadi mengawasi seluruh proyek besar dan fungsi yang mendukungnya, walaupun ia sekarang berpikir bahwa tidak mungkin lagi untuk melakukannya sendirian. Bonar belum yakin meyerahkan pengendalian operasi kepada orang lain, karena takut akan merusak kualitas kerja perusahaan. Untuk berjalannya perusahaan, Bonar memiliki : 70 ahli riset yang memerlukan dukungan: 3 (tiga) pegawai keuangan, 10 (sepuluh) teknisi, 12 (dua belas) petugas administrasi, dan 2 (dua) pegawai gudang. PT Bonar Riset Energi, sekarang ini mempunyai sebanyak 25 proyek riset yang dilaksanakan untuk kurun waktu 3 tahun. Diminta : Sebutkan fungsi stuktur organisasi pada suatu perusahaan! Sebutkan ada berapa model struktur organisasi yang dapat diterapkan pada perusahaan, sajikan 2 model yang Anda maksud! PT. Bonar Riset Energi Fungsi struktur organisasi pada suatu perusahaan : a. Kejelasan tanggung jawab Setiap dari anggota organisasi harus mempunyai tanggung jawab dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiang anggota sebuah organisasi tentu saja harus mempunyai tanggung jawab terhadap atasan atau pimpinannya yang sudah memberikan kewenangan, sebab pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut perlu di pertanggung jawabkan. Itulah kegunaan struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab. b. Kejelasan kedudukan Fungsi dari kejelasan kedudukanadalah setiap anggota atau seseorang yang terdapat dalam struktur organisasi sesungguhnya bisa mempermudah dalam melaksanakan koordinasi dan juga hubungan, karena adanya keterkaitan dalam penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah dipercayakan kepada seseorang atau anggota. c. Kejelasan jalur hubungan Fungsi mengenai kejelasan jalur hubungan adalah, dalam melakukan tanggung jawab dan pekerjaannya setiap pegawai dalam suatu organisasi maka akan diperlukan sebuah kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian pekerjaannya akan lebih efektif dan efisien serta dapat saling memberikan keuntungan. d. Kejelasan uraian tugas Fungsi dari kejelasan uraian tugas adalah, didalam struktur organisasi akan sangat membantu apabila pihak atasan atau pimpinan dapat melakukan controlling (pengawasan) maupun pengendalian dan juga bagi bawahan akan bisa lebih berkonsentrasi dalam melakukan tugas atau pekerjaannya, sebab perintah yang jelas. Model struktur organisasi yang dapat diterapkan pada PT. Bonar Riset Energi, yaitu Model Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida. Model Horizontal,Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masing-masing Prinsip organisasi yang penting yang dilanggar oleh Bonar : Koordinasi. Harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin  cepat tercapai. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan. Rekomendasi yang dapat menggambarkan bentuk struktur organisasi yang cocok pada PT Bonar Riset Energi: Struktur Organisasi Fungsional Bentuk struktur organisasi ini dapat menggambar struktur organisasi PT Bonar Riset Energi. Karena, Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional. Struktur Organisasi Divisional Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional sehingga tidak dapat menggambarkan struktur organisasi PT Bonar Riset Energi. Struktur Organisasi Matriks Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Organisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Bentuk Struktur Organisasi ini tidak dapat menggambarkan PT Bonar Riset Energi dikarenakan Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional. KASUS 3 Bentuk manipulasi atau pengaruh manajemen tidak jujur yang dapat dilaksanakan oleh Ny. Nasution sebagai tugasnya adalah: Adanya kecurangan, kesalahan pencatatan dan manipulasi data jika Ny. Nasution menjalankan tugas menjumlahkan penjualan kredit setiap hari, menjumlahkan penagihan piutang, membukukan penjualan dan hasil penagihan piutang dan menyiapkan Neraca saldo piutang setiap bulan. Adanya kecurangan dan manipulasi jika piutang yang ditentukan tidak dapat ditagih, dilaporkan pada pemegang buku agar dihapuskan sekaligus seluruh jumlah piutang yang bersangkutan dari buku besar. Itu terjadi karena bisa saja Ny. Nasution Nur memanipulasi data penagihan piutang pelanggan yang tidak dapat ditagih. Jumlah piutang tersebut sudah dihapus tetapi Ny. Nasution Nur masih mendapatkan uang pembayaran tagihan piutang. Pembagian tugas antara Ny. Nasution Nur dan pegawai baru yang di rekomendasikan untuk mencegah manipulasi/penyelewengan, yaitu: Tugas Ny. Nasution Nur Penjualan kredit dijumlahkan dan dilaporkan kepada petugas pembukuan (akuntansi). Penjualan dan hasil penagihan piutang dibukukan setiap hari pada perkiraan piutang. Hasil penagihan piutang setiap hari dijumlahkan. Tugas pegawai baru Neraca saldo piutang disiapkan dan dikirimkan kepada debitur melalui surat elektronik setiap bualan. Rekening Koran piutang disiapkan dan dikirimkan kepada debitur melalui surat elektronik setiap bulan. Piutang yang ditentukan tidak dapat ditagih, dilaporkan kepada akuntan agar dihapuskan sekaligus seluruh jumlah piutang yang bersangkutan dari buku besar. Kasus 4 KASUS 4 (Proteksi Terhadap Kesalahan) Pengendalian-Pengendalian apa dalam suatu system pengolahan order penjualan yang didesain untuk memberikan proteksi yang paling baik/aman terhadap kesalahan atau manipulasi berikut? 1).Pencurian barang oleh pegawai departemen pengiriman yang mengklaim bahwa kekurangan berikutnya terjadi karena kesalahan yang dilakukan oleh petugas gudang persediaan barang jadi 2.)Suatu kesalahan pembukuan dari suatu lembaran tembusan faktur pada perkiraan piutang 3.)Penjualan kepada seseorang pelanggan yang telah empat bulan terlambat membayar hutangnya 4.)Kegagalan untuk mengirim suatu nota tagihan untuk barang yang di pesan dan dikirimkan kepada debitur secara langganan melalui perusahaan jasa pengiriman 5.)Penjualan dan pengiriman barang kepada pelanggan yang fiktif 6.)Otorisasi nota kredit untuk suatu penjualan bila barang tidak pernah benar- benar dikembalikan, 7.)Pembuatan tagihan pada seseorang pelanggan tanpa pembukuan piutang agar dapat menutupi pencurian hasil penagihan berikutnya 8.)Pembuatan tagihan pelanggan untuk jumlah bahan baku yang dipesan, bila jumlah yang dikirimkan benar-benar lebih sedikit daripada jumlah yang dipesan karena kondisi persediaan habis. Pengendalian –pengendalian dalam suatu sistem pengolahan order penjualan yang didesain untuk memberikan proteksi yang paling baik/aman terhadap kesalahan atau manipulasi dalam kasus 4 praktik SIA (Hal.37) : Ketika petugas gudang persediaan barang jadi menyerahkan barang yang akan dikirim pada pelanggan harus diotorisasi oleh dokumen pengiriman yang disetujui secara layak. Dokumen tersebut dibuat pada waktu pengiriman, yang dapat dilakukan secara otomatis dengan computer, berdasarkan informasi pesanan penjualan. Dokumen pengiriman menunjukkan deskripsi barang dagang, kuantitas yang dikirimkan, dan data yang relevan lainnya. Perusahaan mengirimkan konfirmasi positif pada pelanggan untuk mengonfirmasi jumlah piutangnya. Jika pelanggan tidak setuju atau adanya kesalahan pencatatan pada buku/faktur penjualan, maka pelanggan akan memberikan konfirmasi negative. Mengirimkan surat guna mengingatkan keterlambatan pelanggan dalam membayar utangnya dan menelusuri keadaan ekonomi pelangganya. Menggunakan kecanggihan elektronik untuk mengirim suatu nota tagihan untuk barang yang dipesan dengan menggunakan E-mail (formal) atau menggunakan social media (Facebook, Line, Twitter dan Instagram). Menelusuri informasi tentang pelanggan dari faktur penjualan ke file induk pelanggan. Menelusuri informasi dan complain dari pelanggan tentang adanya barang rusak dan barang yang dikembalikan. Atau bisa saja penjual mengeluarkan statement “barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan”. Dengan itu otorisasi suatu nota kredit untuk suatu penjualan bila barang tidak pernah benar-benar dikembalikan. Adanya dokumen atau bukti penagihan piutang kepada pelanggan, dengan seperti itu, jika pelanggan ditagih lebih dari jumlah piutangnya, pelanggan dapat complain dengan membawa bukti penagihan tersebut. Pembuatan tagihan pelanggan untuk jumlah bahan baku yang dipesan, bila jumlah yang dikirimkan benar-benar lebih sedikt dari pada jumlah yang dipesan karena kondisi persediaan habis harus di konfirmasi dahulu pada pelanggan. Jika pelanggan setuju dengan jumlah pengiriman yang sedikit dari pada permintaan, maka jumlah tagihan yaitu jumlah barang yang tersedia dikalikan dengan harga jual bukan harga barang dengan jumlah yang diminta. Perusahaan atau penjual juga membuat surat permintaan maaf atas persediaan yang habis.