TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN | SISTEM PENGELOLAAN PENGETAHUAN

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SISTEM PENGELOLAAN PENGETAHUAN (Disusun oleh: Siti Nur Azizah Putri Hermawan – 43219010007) Dosen Pengampu: Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si ABSTRAK Sistem manajemen pengetahuan berbasis teknologi informasi dalam organisasi dilakukan sebagai upaya terstruktur dalam mengembangkan pengetahuan untuk meningkatkan asset sumber daya manusia dan meningkatkan kinerja organisasi. Manajemen pengetahuan telah diakui sebagai instrumen yang efektif untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas suatu organisasi termasuk di bidang pendidikan. Kata Kunci : Sistem Manajemen Pengetahuan ABSTRACT Information technology-based knowledge management systems in organizations are carried out as a structured effort in developing knowledge to increase human resource assets and improve organizational performance. Knowledge management has been recognized as an effective instrument to improve the performance and productivity of an organization, including in the field of education. Keywords: Knowledge Management Systems PENDAHULUAN Banyak organisasi yang ingin membangun Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan system dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif. Secara teoritis, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. PEMBAHASAN Bidang Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan telah menjadi aspek penting di banyak perusahaan di mana para manajernya menyadari bahwa keberhasilan perusahaan mereka bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan. Mengelola Pengetahuan Pengetahuan merupakan asset produktif dan strategis yang sentral dalam perekonomian informasi di zaman ini, dan merupakan sumber keunggulan kompetitif yang potensial. Dengan pengetahuan, perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber dayanya yang terbatas. Tanpa pengetahuan, perusahaan akan kurang efektif dan efisien, dan terancam gagal. Karena itu perusahaan perlu program manajemen pengetahuan. Meskipun konsep Manajemen Pengetahuan asli akhir-akhir ini, minat di dalamnya telah berkembang dengan pesat dengan perkembangan teknologi informasi (TI). Oleh karena itu, sebuah sistem Manajemen Pengetahuan perlu disiapkan dengan hati-hati, sistem informasi manajemen (MIS) terstruktur di mana informasi yang dicatat, disimpan dan dibuat tersedia bagi mereka yang membutuhkannya. Inti dari Manajemen Pengetahuan selanjutnya perlu didesain ‘pengembang pengetahuan’ untuk merancang perangkat lunak komputer untuk mengendalikan database pengetahuan, dan ‘pilihan pembelajaran’ yang akan memandu pengguna dalam menemukan, pada suatu waktu, informasi yang akan melayani pengembangan pribadi dan kebutuhan kerja mereka. Suatu perusahaan digital adalah suatu perusahaan yang hampir seluruh hubungan bisnis penting dari organisasi dengan pelanggan, para pemasok, dan karyawannya dimungkinkan dan dijembatani secara digital. Proses bisnis merupakan cara yang unik dimana pekerjaan terorganisasi, terkoordinasi, dan terfokus untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang bernilai. Didalam perusahaan digital, informasi sekecil apapun yang diperlukan untuk mendukung keputusan bisnis dapat tersedia kapanpun dan dimanapun pada perusahaan tersebut. A. Dimensi pengetahuan yang penting Terdapat perbedaan antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Data sebagai aliran kejadian atau transaksi yang dicatata oleh sistem suatu organisasi, dan bermanfaat hanyab dalam transaksi itu sendiri, dan tidak untuk yang lainnya. Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada untuk menyusun data ke dalam kategori2 yang mudah digunakan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks dimana pengetahuan tersebut berguna. Kebijaksanaan adalah pemikiran perorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetrahuan untuk memcahkan suatu masalah. Pengetahuan yang terekam dalam pikiran karyawan dan bebas terdokumentasikan disebut pengetahuan tersirat. Dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan disebut pengetahuan eksplisit. Melalui sekumpulan data, kegiatan terencana derngan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendpaatkan pengalaman. B. Rantai Nilai Manajmen Pengetahuan Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya. a) Pemerolehan Pengetahuan : Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan , presentasi, dan praktik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen tidak terstruktur seperti email. b) Penyimpanan Pengetahuan : Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh para karyawan. Penyimpnan pengetahuan umumnya, melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen mengubah data ke dsalam bentuk digital, menyusun indeks , dan menandai dokumen2 yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren denganb bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan berbagai dokumen. c) Penyebaran pengetahuan : Portal, email, pesan instan, dan teknologi mesin pwnvcari telah ditambahkan ke dalam serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoranyang digunakan untuk berbagi agenda, dokumen, data, dan grafik. d) Penerapan Pengetahuan : Agar investasi yang yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia, pengetahuan baru harus dimasukkan ke dalam proses bisnis dan sistem aplikasi yang penting, termasuk aplikasi perusahaan yang mengelola proses bisnis internal dan hubungannya dengan luar. e) Membangun Modal Organisasi dan Modal Manjemen: Kolaborasi, Komunitas Praktik, dan Lingkungan Perkantoran : Para manajer dapat membantu dengan cara mengembangkan peranan dan tanggung jawab baru dalam organisasi untuk memperoleh pengetahuan. Direktur Pengetahuan, (CKO) adalah eksekutif senior yang bertanggung jawab dalam program manajemen pengethauan perusahaan. CKO berguna untuk mendpaatkan pengethaun baru dan memanfaatkan engetahuan baru agar lebihberguna lagi. Komunitas Praktik (COP) adalah jaringan umum informasi yang teridir atas para profesiional dan karyawan baik di dlam maupun luar perusahaan. C. Jenis Sistem Manajamen Pengetahuan Sistem manajemen –pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahan untuk mengumpulkan, menyim0pan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan mautan digital. Sistem kerja pengetahuan (KWS) adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuan, dan para pekerja dibidang pengetahuan yang lainnyab yang bertugas memperoleh dan menciptakan penegtahuan baru bagi perushaaan mereka. - Sistem Manajemen Pengathuan Keseluruhan Perusahaan Sistem manajmeen pengetahuan keseluruhan perusahaan menggunakan sejumlah teknologi untuk menyimpan dokumen terstruktur dan tidak terstruktur, mencari keahlian karyawan, mencari informasi, menyebarkan pengethauan, dan menggunakan data dari aplikasi perusahaan dan sistem perusahaan yang penting lainnya. Masalah utama yang dihadapi adalah menyusun pengetahuan terturktur tersebut ke dalam perpustakaan dan membuat pengetahuanb tersebut dapat diakses di seluruh perushaanaa. Kadangkala manajer mambuthkan informasi berbentuk dokuman yag tidak benar- benar terstruktur speerti email,dll. Pengethauan ini disebut pengethauan semiterstruktur. Pussat penyimpanan penegthaubn adalah kumpulan penegthaun internal dan eksternal yang berdaa dalam satu lokasi untuk efisiensi pengelolaanya dan penggunaannya. - Paerangkat Kolaborasi dan Sistem Manajmeen Pembelajaran - Social bookmarking mempermudah pencarian, dan juag berbagai informasi dengan memungkinkan para pengguna menyimpan bookmark merka untuk halaman webdan situs web publik dan menandai bookmark ini dengan katab kunci. Sistem manajemen pembelajaran (LMS) menyediakan alat bantu untuk manajemen, pengirman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelathian karyawan. Sistem Kerja Pengetahuan SKP adalah system yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang betugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka. Perusahaan juga memiliki system khusus bagi pekerja pengetahuan untuk membantu membuat pengetahuan baru dan menjamin bahwa pengetahuan ini terintegrasi secara tepat dalam bisnis. Sistem ini memerlukan akses yang mudah ke basis pengetahuan eksternal: perangkat keras computer yang canggih yang dapat mendukung peranti lunak dengan banyak grafis, analisis, manajemen dokumen, kemampuan komunikasi dan antar muka yang user- friendly. Aplikasi system kerja pengetahuan secara umum dibagi tiga, yaitu: 1. Desain Berbantuan Komputer (computer aided design – CAD) membuat proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis, dengan menggunakan komputer dan peranti lunak grafis yang rumit. Berguna bagi para insinyur, perancang grafis, dan manajer pabrik dalam memberikan kendali yang lebih tepat mengenai rancangan industry dan pabrikasi. 2. Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desain dengan bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk mendapatkan simulasi buatan komputer yang sangat mirip dengan kenyataan hingga bahkan para penguna hampir memercayai bahwa mereka dalam dunia nyata. Berguna bagi para perancang grafis, arsitek, insinyur dan pekerja medis dalam menciptakan obyekobyek fotorealistik dan simulasi yang presisi. 3. Workstation Investasi khusus pada industry keuangan, untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para pialang, pedagang, dan manajer portofolio. Pekerja pengetahuan dan kerja pengetahuan Pekerja pengetahuan meliputi arsitek, ilmuan, dan insyinyur yang bertugas menciptakab bpengethuan dan informasi bgai organisasi. Pekerja pengethauan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organsiasi dan manajer yang bekerja dalam organisasi: - Menjaga aliran penegtahauan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam telnologi Bertugas melayani sebgaia konsultan internal mengenai pengethaun khusus merka berbagai perubahan yang terjadi dan kesemp[atan yang muncul Bertindak sebgaia agen perusabahan, mengevaluasi, merintis dan mendukung proyek perubahan Persyaratan Sistem Kerja Pengetahuan Pekerja pengethaun memerlukan sistem kerja pengethauan yang sangat spesifik dengan grafios, alat abntu analisis , dan kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih. Sistem ini memerlukan kekutaan komputasi yang mendasara untuk menagani grafik2 yang rumit atau perhitan yang kompleks yang dibutuhkan oleh pekerja pengtahuan. Contoh Sistem Kerja Pengetahuan Aplikasi sistem kerja pengetahuan dibagi menjadi tiga ; sistem perencanaan dibantu komputer, sistem relitas virtual unutk simulasi dan pemodelan, dan workstration keuangan. Desain berbantu komputer (CAD) mermbuat proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis dengan menggunakan komputer dan dan peranti lunak grafis yang rumit. Sistem realitas virtual, memiliki kemampuan virtualisasi, penerjemahana, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desain dengan bantuan komputer. Industri keuangan menggunakan workstation investasi khusus untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para pialang, pedagang, dan manajer portofolio. Teknik Cerdas Kecerdasan Tiruan Organisasi menggunakan teknologi kecerdasan tiruan untuk menangkap pengetahuan individu dan kolektif dan untuk mengkodifikasi serta memperluas basis pengetahuan. Kecerdasan Tiruan (atau artificial intelligence) adalah upaya untuk mengembangkan system berbasis computer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) yang berperilaku seperti manusia. Sistem seperti itu akan mampu mempelajari bahasa ibu, menjalankan tugas-tugas fisik yang berkoordinasi (robotic), menggunakan perlengkapan pemahaman yang menginformasikan perilaku fisik dan bahasanya, sistem pemahaman oral dan visual, dan berusaha menyamai keahlian manusiawi dan pengambilan keputusan (sistem pakar). Kecerdasan buatan tidak memiliki fleksibilitas, keluasan, dan keumuman dari kecerdasan manusia, tapi dapat digunakan untuk menangkap, megodekan, dan memperluas pengetahuan perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk: 1) Membantunya menangkap dan menyimpan pengetahuan tersirat; 2) Menemukan pengetahuan; 3) Menghasilkan solusi bagi masalah tertentu yang terlalu besar dan kompleks untuk dianalisa oleh manusia; dan 4) Membantu perusahaan mencari dan menyaring informasi. Sistem-sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan unutk menangkap pengetahuan yang tersembunyi. Jaringan saraf tiruan dan penggalian data digunakan unutk penemuan penegtahauan. Teknik cerdas lainnya yang dibhaas didasarkan pada teknologi kecerdasan buatan (AI) yang terdiri dari sistem berbasis komputer. Menangkap Pengetahuan : Sistem Ahli Sistem ahli adalah teknik cerdas unutk menangkap pengetahauan yang tersembunyi dalam keahlian manusia yang sangat spesifik dan terbatas cakupannya. Sistem ini menangkap penegtahuan dari pekerja pakar dalam bentuk serangkaianan aturan. Serangkaian aturan inio dimasukkan ke dalam memori atau pembeljaaran perushaan. Bagaimana Sistem Ahli Bekerja Sistem ahli membuat model penegtahuan menusia menjadi serangkaian aturan yang secraa kolektif disebut baiss pengetahuan. Strategi yang digunakan unutk melakukan pencarian dalam baisis pengetahuan disebu mesin inferensi. Dalam penalaran maju, mesin inferensi dimuali dengan informasi yang dimaksudkan oleh pengguna dan mencari inofrmasi dalam basisi pengethauan untuk akhirnya mencapai suatu keputusan Kecerdasaran Organisasional : Penalaran Berbagai Kasus Pengetahuan organisasional dapat ditangkap dan disimpan dengan menggunakan penalaran berbasis kasus. Dalam penlaaran berbasis kasus bdeskripsi dari pengalaman masa lalu, seoang spesialis yang dipresentasikanb sebagai copntoh kasus disimpan dalam baiss data untuk digunakan kembali di suatu waktu pada saat seorang pengguna berhadapan dengan kasusu baru dengan parameter yang serupa. Teknik-Teknik Kecerdasan Lainnya Sistem Logika Fuzzy : Logika Fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan sistem yang telah disebutkan , dengan menciptakan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Logika fuzzy dapat mewenjelaskan fenomena atau rposes tertentu secara linguistik, kmudian merepresentasikannya dalam sejumlah kecil aturan yang fleksibel. Jaringan Saraf Tiruan : Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalah masalah yang kompleks dan sulit dipahami, dimana sejumlah besar data mengenai maslaah tersebut telah dikumpulkan. Algoritma Genetik : Algortitma genetik berguna untuk mendpaatkan solusi optimal untuk maslah spesifik dengan memerika sejumlah bersar kemugkinan solusi untuk maslaah tersebut. Sistem AI Hibrida : Algoritma genetik, logika fuzzy, jaringan saraf tiruan dan sistem ahli dapat diintegrasikan menjadi aplikasi tunggal untuk mengambil manfaaat dari fitur2 terbaik teknologi tersebut. Sistem seperti ni disebut sistem kecerdasana buatan hibrida. Agen Intelejen Agen intelejen adalah program peranti lunka yang bekerja di latar be;lakang tanpa intervensi manusia secra langsung unutk menjalankan tugas-tugas yang spesifik , berulang, dan dpaat diprediksi. Aplikasi pemodelan berbasis agen telah dikembangkan untuk memodelkan tingklah laku komsunem, pasar saham, dan rantai pasokan serta unutk memproduksi penyebraan wabah penyakit. KESIMPULAN Dalam mengelola pengetahuan, suatu perusahaan harus melengkapi 4 syarat indikator sebagai perusahaan digital, harus bisa memanajemen pengetahuan dalam suatu perusahaan, dapat menentukan sistem kerja pengetahuan dalam perusahaan, dan harus tahu mengenai kecerdasan tiruan maupun teknik kecerdasan lainnya yang bisa digunakan dalam perusahaan. Indikator yang harus dipenuhi dalam perusahaan digital yaitu Sistem pengelolaan rantai pasokan, Sistem pengelolaan relasi pelanggan, Sistem perusahaan, dan Sistem pengelolaan pengetahuan. Manajemen Pengetahuan didefinisikan sebagai setiap proses atau praktek membuat, memperoleh, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, di mana pun berada, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi. SKP adalah system yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang betugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka. Kecerdasan Tiruan (atau artificial intelligence [AI]) adalah upaya untuk mengembangkan system berbasis computer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) yang berperilaku seperti manusia. Teknik kecerdasan lainnya terdiri atas jaringan sistem saraf, fuzzy logic, algoritma genetik dan intelegent agent. DAFTAR PUSTAKA             Anggraini, D., Hamiza, A., Doktoralina, C. M., & Anah, S. (2018). Application of Supply Chain Management Practices in Banks: Evidence from Indonesia. International Journal of Supply Chain Management, 7(5), 418-427. Anggraini, D., & Tanjung, P. R. S. (2020). Company Value: Disclosure Implications of Sustainable Supply Chain, Profitability and Industrial Profile. International Journal of Supply Chain Management, 9(2), 648-655. Ardianto, A., & Fitrianah, D. (2019). Penerapan Algoritma FP-Growth Rekomendasi Trend Penjualan ATK pada CV. Fajar Sukses Abadi. InComTech, 9(1), 49-60. Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization, Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758. Doktoralina, C., & Apollo, A. (2019). The contribution of strategic management accounting in supply chain outcomes and logistic firm profitability. Uncertain Supply Chain Management, 7(2), 145-156. Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education, Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of MSME ’ s Financial Reports. (3). doi:https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573. Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of Micro, Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become Customer of Islamic Banks (Religion, Religiosity, and Location of Islamic Banks ). The 1st Annual Conference Economics, Business, and Social Sciences, (2). doi:https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775. Putra, Y. M. (2019). Sistem Manajemen Pengetahuan. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826. doi:https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129. Rekarti, E., & Doktoralina, C. M. (2017). Improving Business Performance: A Proposed Model for SMEs. European Research Studies Journal, 20(3A), 613-623. Rekarti, E., Doktoralina, C. M., & Saluy, A. B. (2018). Development model of marketing capabilities and export performance of SMEs: A proposed study. European Journal of Business and Management, 10(22). Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA International Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.