TRABAJO GERENCIA ESTRATEGICA

PROYECTO FINAL GERENCIA ESTRATEGICA TOMADO DE LA EMPRESA “FUNDACION HEMATOLOGICA COLOMBIA” PRESENTADO POR: JUDY KATHERINE CRUZ LINARES ID: 000052971 Bogotá D.C AGOSTO DE 2013 IEVD MINUTO DE DIOS PRESENTADO A: PROF. ANGELICA GIRALDO AREA: GERENCIA ESTRATEGICA MISION: En Sudamérica hay un país lleno de riquezas geográficas, naturales y humanas; con un espíritu sin igual y una alegría enorme reflejada en cada elemento de su cultura, de variedad inigualable, abundante en costumbres que hacen a su pueblo orgullosamente colombiano, diverso pero siempre unido. Y es ahí donde se encuentra la Fundación Hematológica Colombia, una empresa de 250 colombianos comprometidos con su país, ofreciendo soluciones integrales eficientes y oportunas con un sentido social que asumen con responsabilidad y alegría, con un deber enorme, dedicando todos sus esfuerzos al campo de la hemoterapia y la hematología, brindando el mejor servicio, haciendo de su estilo de vida la esperanza de los colombianos. VISION: Día tras día nuestros esfuerzos van encaminados a hacer de la donación de sangre un estilo de vida para las nuevas generaciones, no solamente entendiendo a la donación como un acto en sí mismo altruista sino también una manera para contribuir con un estilo de vida saludable, con un sentido de responsabilidad social. POLITICAS DE CALIDAD: A partir del momento en el cual recolectamos unidades de sangre la Fundación Hematológica Colombia, inicia un proceso de transformación detallado y cuidadoso para obtener los diferentes productos utilizando los más altos estándares de calidad: glóbulos rojos, plaquetas, plasma y otros, los cuales se utilizan para tratamientos especiales de pacientes. Después de su recolección nos dedicamos a probar cuidadosa y detalladamente cada uno de los componentes obtenidos con el fin de encontrar sus fortalezas y debilidades, que nos llevaran a seleccionar y almacenar aquellos que cumplan con los altos estándares de calidad para sellarlos para ser distribuidos a aquellas instituciones prestadoras de servicio de salud que así lo requieran. En este caso la fundación cuenta con sistemas agiles, dinámicos y oportunos que les facilita la labor a nuestros clientes para lograr una pronta y oportuna respuesta a las necesidades. OBJETIVOS Y VALORES: Es un proceso único en su clase, la Fundación Hematológica Colombia, pone al servicio de sus clientes el transporte puerta a puerta de los productos, en una alianza estratégica con grandes empresas transportadoras y con nuestra propia flota motorizada, cubriendo todo el país; que distribuir eficazmente las solicitudes hechas, con un compromiso, eficiencia y excelencia en la calidad, valor insignia de todos nuestros procesos. ACTIVIDAD 1 PROCESO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN. Sin lugar a duda el proceso de la planeación es quizá uno de los factores más importantes en cualquier organización, en el caso de la Fundación Hematológica Colombia, la planeación es clave toda vez que es un banco de sangre, que recibe solicitudes y transporta hemocomponentes las 24 horas del día, adicional a esto la mayoría de sus actividades implican riesgos biológicos, los cuales se evitan solo con una buena planeación táctica. Toda entidad está sujeta a auditorías internas y externas, precisamente estando a la espera de estas, la organización debe planear los procesos y cultivar las normas mínimas laborales, toda vez que en esta empresa hay espacios en donde hay unos requerimientos específicos, como mantener una temperatura baja, utilizar gorro, guantes, delantal, hacer silencio, no ingresar alimentos; todo esto se logra con una excelente planificación. Es por esto que en esta y en cualquier otra organización hay una necesidad por administrar de manera adecuada los recursos. DETERMINANTES DEL ÉXITO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA Uno de los determinantes es la visión: La labor realizada por la fundación está directamente relacionada con la salud y con la vida, debido a que es un banco de sangre, su visión es clara salvar vidas, esto conlleva a una serie de aspectos involucrados, que si se administran de manera adecuada, llevan a la empresa al éxito de su planeación. El entorno: Constantemente la Fundación se está capacitando, en todo lo que involucra innovaciones científicas, de esta manera responde con mayor certeza a las necesidades de sus clientes. Liderazgo Integrado: En la fundación todos los actores de los procesos son líderes de su propia actividad, cada uno aporta de manera eficiente a cada proceso en todas las áreas, esto ha llevado a la Fundación a ser uno de los Bancos de Sangre más grandes de Colombia. ACTIVIDAD 2. Entorno contextual (Macroentorno) DIAGNOSTICO EXTERNO DE LA EMPRESA Entorno Demográfico: Número de personas aptas para donar, entre los 18 y los sesenta años de edad, que estén con excelente estado de salud. Clínicas y Hospitales ubicados en Colombia, que no posean banco de Sangre. Entorno Sociocultural: Para la ejecución de nuestra actividad principal, es importante anotar que las creencias, tabús y mitos que tiene la población acerca de la donación afecta considerablemente. Entorno Económico: El sector salud atraviesa por una de las peores crisis de la historia, esto afecta el comportamiento de pago de las clínicas. Entorno de las relaciones Competidores: Bancos de sangre Clientes: Clínicas y hospitales públicos y privados Fuheco Brindar un servicio oportuno con calidad. Proveedores: Donantes Entorno Político /Legal: La fundación es una entidad sin ánimo de lucro, exenta de retenciones y debe seguir las normas que estipula el Invima. Entidades reguladoras: Invima Entorno Tecnológico: Constantemente se realiza cambio de maquinaria de laboratorio, contacto con lo más avanzado, y el último software del sector salud. Entorno de los recursos naturales: En Fuheco se maneja un programa de reciclaje y ahorro de recursos naturales, como el agua y la energía. DIAGNOSTICO INTERNO DE LA EMPRESA 7s de Mckinsey Estructura: Jerárquicamente la fundación está organizada así: Presidencia y dirección comercial, subdirecciones, supervisiones, asistentes y por ultimo auxiliares. Estrategia: Mejoramiento continuo, prestación de servicio oportuno y de calidad. Estilo: Seguimiento continúo al equipo de trabajo, retroalimentación de las labores diarias. Valores Compartidos: Honestidad, pulcritud, profesionalismo, liderazgo, trabajo en equipo, sentido de pertenencia. Sistemas: Se cuentan con los software más avanzados que contienen toda la información necesaria para cada área. Habilidades: Seguimiento continuo a clientes, negociaciones con resultado positivo. Equipos: Proceso de selección bajo políticas estrictas de estudio y experiencia. ACTIVIDAD 3 y 4. Objetivo Organizacional Procesar Hemocomponentes, para su posterior venta a entidades del sector salud, contando con estándares altos de calidad. JERARQUIA DE OBJETIVOS Objetivos Estratégicos (de los Negocios) Director General Incrementar el rendimiento sobre la inversión y crecimiento anual, disminuir la rotación de personal. Objetivos tácticos (funcionales) Subdirector Comercial Incrementar el nivel de ventas, mantener un excelente servicio al cliente, presentar informes periódicos. Subdirector Administrativo Mantener una excelente utilización de los recursos, mantener los índices de rotación y ausentismo de personal bajos. Subdirector Financiero Velar por el equilibrio económico, mantener un excelente flujo de caja, presentar informes periódicos. Objetivos Operacionales Asistente Administrativo Estar pendiente del bienestar del personal, realizar capacitaciones apoyados en entidades como ARP. Asistente Comercial Crear base de datos de clientes prospectos, diseñar estrategias de venta, verificar el nivel de ventas. Asistente Financiero Controlar los índices de cartera, realizar, facturación y contabilización, ajustes y llevar agenda del departamento MATRIZ BCG INTERROGANTES ESTRELLAS Fundación Hematológica Colombia TASA DE CRECDIMIENTO DEL MERCADO MASCOTAS VACAS LECHERAS PARTICIPACION RELATIVA DEL MERCADO FUNDACION HEMATOLOGICA COLOMBIA Y ANALISIS DE LA CALIDAD TOTAL En Sudamérica hay un país lleno de riquezas geográficas, naturales y humanas; con un espíritu sin igual y una alegría enorme reflejada en cada elemento de su cultura, de variedad inigualable, abundante en costumbres que hacen a su pueblo orgullosamente colombiano, diverso pero siempre unido. Y es ahí donde se encuentra la Fundación Hematológica Colombia, una empresa de 250 colombianos comprometidos con su país, ofreciendo soluciones integrales eficientes y oportunas con un sentido social que asumen con responsabilidad y alegría, con un deber enorme, dedicando todos sus esfuerzos al campo de la hemoterapia y la hematología, brindando el mejor servicio, haciendo de su estilo de vida la esperanza de los colombianos. Día tras día nuestros esfuerzos van encaminados a hacer de la donación de sangre un estilo de vida para las nuevas generaciones, no solamente entendiendo a la donación como un acto en sí mismo altruista sino también una manera para contribuir con un estilo de vida saludable, con un sentido de responsabilidad social. A partir del momento en el cual recolectamos unidades de sangre la Fundación Hematológica Colombia, inicia un proceso de transformación detallado y cuidadoso para obtener los diferentes productos utilizando los más altos estándares de calidad: glóbulos rojos, plaquetas, plasma y otros, los cuales se utilizan para tratamientos especiales de pacientes. Después de su recolección nos dedicamos a probar cuidadosa y detalladamente cada uno de los componentes obtenidos con el fin de encontrar sus fortalezas y debilidades, que nos llevaran a seleccionar y almacenar aquellos que cumplan con los altos estándares de calidad para sellarlos para ser distribuidos a aquellas instituciones prestadoras de servicio de salud que así lo requieran. En este caso la fundación cuenta con sistemas agiles, dinámicos y oportunos que les facilita la labor a nuestros clientes para lograr una pronta y oportuna respuesta a las necesidades. Para obtener los mejores productos, debemos responsablemente seleccionar nuestros donantes para así obtener la calidad que nos caracteriza; la bandera de nuestros procesos técnico-científicos. Es un proceso único en su clase, la Fundación Hematológica Colombia, pone al servicio de sus clientes el transporte puerta a puerta de los productos, en una alianza estratégica con grandes empresas transportadoras y con nuestra propia flota motorizada, cubriendo todo el país; que distribuir eficazmente las solicitudes hechas, con un compromiso, eficiencia y excelencia en la calidad, valor insignia de todos nuestros procesos. Es así como nos convertimos en el primer banco de sangre a nivel nacional con este importante servicio como valor agregado, certificando y fortaleciendo nuestro 1er lugar en la zona. Ya entregado nuestro producto, los clientes tendrán sin lugar a dudas, en sus manos la mejor calidad, eficiencia, y oportunidad, completando así nuestra labor, salvando vidas y prolongando muchas más, haciendo de nuestro trabajo, un estilo de vida por la esperanza de los colombianos. Ofrecemos a nuestros clientes el servicio de unidad transfusional que consiste en el análisis de compatibilidad para pacientes, y pruebas especiales pre-transfusionales; su procedimiento consiste en:  1. Solicitud con las especificaciones del servicio, mediante llamada telefónica y su respectiva confirmación vía fax. 2. Recogemos en el laboratorio clínico del cliente las muestras correspondientes del paciente. 3. En nuestro laboratorio y con el personal capacitado, realizamos todas las pruebas de compatibilidad. 4. Informamos al cliente si existe o no en nuestro haber unidades compatibles con la sangre del paciente. 5. Finalmente el cliente hace la solicitud de las unidades que sean pertinentes para el tratamiento del paciente y estas son transportadas puerta a puerta, para su posterior transfusión. ACTIVIDAD 5. CUADRO DE MANDO INTEGRAL BASICO FINANZAS: Incrementar la Utilidad, reducir el índice de cartera por edades, mantener los periodos de pago estables ¿Cómo nos ven nuestros accionistas? ¿En qué debemos ser los mejores? PROCESOS INTERNOS: Se realizan todos los procesos con efectividad, gracias a las constantes capacitaciones CLIENTES: Prestamos un servicio oportuno, procurando mantener un nivel de satisfacción alto en todos nuestros clientes. APRENDIZAJE/CRECIMIENTO: Estamos en constante actualización tecnológica, innovando cada día más en el mercado. ¿Cómo alcanzar la visión manteniendo el potencial para crecer e innovar? ¿Cómo nos ven nuestros clientes? ACTIVIDAD 6. CICLO DE VIDA DE LA FUNDACION HEMATOLOGICA COLOMBIA FASE DE ENAMORAMIENTO: Para lograr crear una unidad de negocio, como la Fundación Hematológica, se realizó un estudio de mercado en donde se evidencio la falta de un proveedor de hemocomponentes, que ofreciera calidad a bajos precios y con despachos oportunos a nivel nacional. FASE DE INFANCIA: Se inyecto una gran suma de capital para poner en marcha el negocio, se empezaron a crear estrategias de producción y despacho. FASE PRIMEROS PASOS: En un periodo de cinco años la empresa empezó a crecer, incrementando el nivel de clientes y a su vez proveedores, hacía falta planificar bien los procesos, tanto administrativos, como comerciales, financieros y operativos. FASE ADOLESCENCIA: La Fundación empieza a delegar funciones aun con temor de revlr información confidencial a sus empleados. FASE PLENITUD: Hacia el año 2000, se empieza a evidenciar el control de la entidad sobre sus procesos, logrando con esto incrementar el número de ventas y mantener a su vez una cartera sana. FASE ESTABILIDAD: Hay cierta confianza en si mismo, pero esto lleva a descuidar el mejoramiento ontinuo, es aquí en donde se replante la organización jerárquica de la compañía, se empieza con una ardua capacitación del personal y se abren nuevos mercados. FASE ARISTOCRACIA: La fundación empieza a enfrentar a las entidades supervisoras, pequeños errores pueden llevar a la suspensión de la entidad, por negligencia en el debido manejo de los procesos, empieza un tensión por el tema FASE RECRIMINACION: Luego de evidenciar estabilidad, los propietarios de la entidad se ausentan con frecuencia, pero los altos índices de inconformidad, llevaran a los empleados a entrar en conflicto, por los problemas ocasionados, buscando culpables y no soluciones, momento para que la junta directiva intervenga. FASE BUROCRACIA: Se deben tomar decisiones drásticas que eviten a toda costa ue la entidad se vaya a liquidación, por el mal manejo de sus directivos. ACTIVIDAD 7. PUNTOS FOCALES, PROCESO DE CONTROL Y DESEMPEÑO INTEGRAL DE LA EMPRESA Enfoque en la Estrategia: Se crearon 10 Campañas que trabajan diariamente, en puntos ubicados por los promotores de la fundación, los cuales abren espacios dando a conocer los beneficios de la donación de sangre, de esta manera con metas asignadas ambos grupos logran conseguir las suficientes unidades de Hemocomponentes que requieren las entidades prestadoras de servicios de salud. Enfoque en los Procesos Internos: La organización es de vital importancia, no se puede pasar por alto ningún proceso, se debe llevar registro de lo recolectado, lo procesado, lo despachado y lo diferido, de tal manera que se facture y se cobre lo que corresponde a cada entidad, de igual manera se debe realizar el proceso con los proveedores. Enfoque en la Operación: Debe existir sinergia entre los equipos de trabajo, de esta manera tan pronto llega una unidad a la Fundación, se procesa y se difiere si es necesario, toda vez que este negocio lo primordial es la vida y no se puede permitir, que un mal procedimiento perjudique a un paciente. Enfoque en el cliente y en el mercado: Sin lugar a duda el cliente es el ente más importante, por tal razón, se deben ofrecer beneficios económicos, que busquen alianzas duraderas y efectivas, cada día el mercado para la entidad debe ser más abierto. PROCESO DE CONTROL Y DESEMPEÑO INTEGRAL DE LA EMPRESA Uno de los procesos de control es la evaluación o medición del Desempeño actual, es así que decidí unir estos dos conceptos que están tan ligados uno del otro, La fundación Hematológica ha logrado un status alto en su campo, a pesar de la crisis por la que está atravesando el sector salud, logra mantener un equilibrio financiero admirable. ESTRATEGIAS CORTO PLAZO: A UN AÑO Lograr contacto personal con el superintendente de Salud, con el fin de tratar temas como el efecto de la crisis del sector en los proveedores. Intensificar la gestión de promoción, con el fin de incrementar el nivel de recolecta de Hemocomponentes. Revisar todos los procesos, para hallar cuellos de botella Capacitar al personal en el área determinada, para llegar a un punto de calidad total Reducir los costos variables para incrementar la utilidad Hacer dos campañas masivas al año, para dar a conocer la Fundación y de paso aumenta el nivel de producto Ser estrictos en la selección de donantes, para disminuir el índice de unidades diferidas. MEDIANO PLAZO: A TRES AÑOS Redistribuir la planta física, buscado siempre la comodidad del empleado, para la correcta ejecución de sus labores. Ampliar los departamentos en número de personal, generando empleo e incrementando la calidad de los procesos Diseñar procesos de selección para cada cargo o área. Realizar actividades de integración, que permitan mantener satisfecho al empleado Contactar expertos internacionales en el área de la salud, que permitan orientar a todos los funcionarios en sus labores. Adquirir Tecnología de punta, para dar un valor agregado al producto final LARGO PLAZO: A CINCO AÑOS O MAS Crear Una Asociación de bancos de Sangre, para lograr un empoderamiento especial en el sector. Implementar Beneficios económicos adicionales para el área comercial y de cartera, con el fin de incrementar las ventas y reducir el índice de cartera por edades. Crear Nuevos cargos de Supervisión, para controlar de manera eficaz todos los procesos Realizar cocteles semestrales en donde participen los clientes, para lograr un mejor mantenimiento de los mismos. Fuente: Planeación Estratégica Chiavenato