MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia 2008 Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008 Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110 Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188 Pola Kerja Terpadu Jakarta – LAN – 2008 74 hlm: 15 x 21 cm ISBN: 979 – 8619 – 49 – 8 iv mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin. LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA SAMBUTAN Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat. Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV menghasilkan alumni dengan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklatpim Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, iii Salah satu unsur penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul untuk para peserta (participants’ book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modulmodul Diklatpim Tingkat IV ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengharapkan agar peserta Diklatpim Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Kepada Drs. Pitoyo, MA dan Drs. Djoenaedi Tamim selaku penulis serta seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami ucapkan terima kasih atas kesungguhan dan dedikasinya. . Jakarta, Juli 2008 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA SUNARNO vi KATA PENGANTAR Sejalan dengan upaya mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional melalui jalur pendidikan dan pelatihan (Diklat), pembinaan Diklat khususnya Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV ke arah Diklat berbasis kompetensi, terus dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Salah satu upaya pembinaan yang telah ditempuh adalah melalui penerbitan modul Diklat. Kehadiran modul Diklatpim Tingkat IV ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam proses pembelajaran, sehingga kebijakan pembinaan Diklat yang berupa standarisasi penyelenggaraan Diklat dapat diwujudkan. Oleh karena itu, modul ini dapat membantu widyaiswara atau fasilitator Diklat dalam mendisain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta Diklat; membantu pengelola dan penyelenggara Diklat dalam penyelenggaraan Diklat; dan membantu peserta Diklat dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan penyempurnaan terhadap keseluruhan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang meliputi substansi dan format. Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung lebih cepat khususnya terhadap dinamika peraturan perundangan yang diterbitkan dalam rangka perbaikan sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, maka kualitas modul terutama kesesuaian isi dengan kebijakan yang berkembang perlu terus dipantau dan disesuaikan manakala terdapat hal-hal yang sudah tidak relevan lagi. Sehubungan dengan hal ini, modul ini dapat pula dipandang sebagai bahan minimal Diklat, dalam artian bahwa setelah substansinya disesuaikan dengan perkembangan yang ada, maka dapat dikembangkan selama relevan dengan hasil belajar yang akan dicapai dalam modul ini. Oleh karena itu, kami harapkan bahwa dalam rangka menjaga kualitas modul ini, peranan widyaiswara termasuk v peserta Diklat juga dibutuhkan. Kongkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta Diklat dapat memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dinamis, interaktif dan aktual. Selamat memanfaatkan modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Semoga melalui modul ini, kompetensi kepemimpinan bagi peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat tercapai. Jakarta, Juli 2008 DEPUTI BIDANG PEMBINAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR NOORSYAMSA DJUMARA viii DAFTAR ISI SAMBUTAN ............................................................................. iii KATA PENGANTAR................................................................ v DAFTAR ISI .............................................................................. vii BAB I PENDAHULUAN ..................................................... 1 A. Latar Belakang..................................................... 1 B. Deskripsi Singkat................................................. 4 C. Hasil Belajar ........................................................ 4 D. Indikator Hasil Belajar ........................................ 5 E. Materi Pokok ....................................................... 5 F. Manfaat................................................................ 6 MANAJEMEN, POLA KERJA TERPADU DAN PENTAHAPANNYA....................................... 7 A. Pengertian Manajemen ........................................ 7 B. Pola Kerja Terpadu.............................................. 11 C. Pentahapan Pola Kerja Terpadu .......................... 16 D. Latihan................................................................. 18 E. Rangkuman.......................................................... 18 BAB III MEMILIH, MENETAPKAN DAN MEMVALIDASI SASARAN.................................... vii 21 21 B. Menetapkan Sasaran ............................................ 28 C. Memvalidasi Sasaran ........................................... 30 D. Latihan dan Diskusi Kelompok ........................... 48 E. Rangkuman .......................................................... 49 BAB IV MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN ........................... 50 A. Mewujudkan Sasaran........................................... 50 B. Mengendalikan Kegiatan ..................................... 55 C. Latihan ................................................................. 60 D Rangkuman .......................................................... 61 PENUTUP.................................................................. 63 A. Simpulan .............................................................. 63 B. Tindak Lanjut....................................................... 63 DAFTAR PUSTAKA................................................................. 64 DAFTAR DOKUMEN............................................................... 66 BAB V BAB II A. Memilih Sasaran .................................................. 2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur utama aparatur pemerintah yang mempunyai peranan yang strategis dalam menentukan keberhasilan penyelenggaraan pemerintah, pembangunan dan pelayanan masyarakat yang bertanggung jawab, profesional, jujur, adil, efisien dan efektif dilandasi Pancasila. Sosok PNS yang mampu memainkan peran tersebut adalah PNS yang mempunyai kompetensi yang diindikasikan dari sikap dan perilaku yang penuh dengan kesetiaan dan ketaatan kepada negara, bermoral dan bermental baik, profesional, sadar akan tanggung jawabnya sebagai pelayan publik, serta mampu menjadi perekat persatuan, dan kesatuan bangsa dan negara. Kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan sangat tergantung pada kesempurnaan Pegawai Negeri Sipil. Dalam rangka mencapai tujuan pembangunan nasional yang adil, mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, bermoral tinggi diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan unsur aparatur pemerintah yang bertugas sebagai abdi masyarakat secara adil, efisien dan efektif dengan dilandasi kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan UUD 1945. 1 Pola Kerja Terpadu Rasanya telah menjadi fakta umum, termasuk dalam lingkup birokrasi, bahwa pelaksanaan suatu kegiatan tidak terlebih dahulu dibuat perencanaannya secara terinci sehingga menjadi tumpang-tindih, kurang koordinasi, komunikasi antar pelaksana kurang efektif, kurang motivasi, kurang transparan, kurang ketelitian, kurang memahami tugasnya dan saling melempar tanggung jawab. Alasan-alasan yang dikemukakan oleh pimpinan karena kurang baiknya hasil pelaksanaan tugas sering dilemparkan kepada staf seperti kurang trampil, malas, bekerja seenaknya, menunggu perintah, kurang disiplin dst. Sebaliknya staf juga menyalahkan pimpinan yang perintahnya tidak jelas, tidak mau mendengar pendapat staf, sering marah-marah dst. Teori-teori tentang koordinasi, komunikasi kepemimpinan, pengawasan, pemantauan, evaluasi sampai dengan feedback telah dipelajari, baik dalam pendidikan dan pelatihan struktural maupun dalam pendidikan dan pelatihan fungsional. Namun demikian “perwujudan” dari pemahaman teori-teori tersebut belum dapat digambarkan secara jelas. Hambatan-hambatan pelaksanaan tugas tersebut di atas perlu segera diatasi agar aparatur pemerintah dapat melaksanakan tugasnya seperti diharapkan oleh masyarakat. Oleh sebab itu Diklat Kepemimpinan Tingkat IV diperkenalkan salah satu teknik perencanaan yang sederhana, namun jelas, terperinci dan komperhensif, yang tersirat dalam “Pola Kerja Terpadu”, disingkat menjadi PKT yang dapat menggambarkan Modul Diklatpim Tingkat IV 3 dengan jelas manifestasi dari teori-teori di atas. PKT mencoba mewujudkan teori-teori administrasi dan manajemen di atas menjadi “kenyataan berwujud”, yaitu dalam bentuk rangkaian alur perencanaan yang dihimpun berupa “Matriks”. Prinsip Good Governance antara lain pemberdayaan, partisipasi mayarakat (stake holders), disentralisasi, output oriented etika, moralitas dengan profesionalisme aparatur pemerintah telah tersirat dalam PKT. Setelah tahu salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan yang dikemukakan oleh beberapa ilmuwan, memberi pengertian sebagai berikut: 1) Perencanaan adalah persiapan yang teratur dari setiap usaha untuk mewujudkan atau mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengertian perencanaan yang dirumuskan seperti diatas, adalah didasarkan pada sudut pandang bahwa kegiatan menyusun rencana, dilakukan dalam setiap waktu yang tertentu yang dilakukan secara teratur dan terus-menerus. 2) Perencanaan adalah seluruh proses kegiatan pemikiran dan penentuan secara matang untuk menentukan hal-hal yang akan dilaksanakan atau dikerjakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Di dalam rangkaian alur perencanaan itulah tercermin pelaksanaan pekerjaan yang terkoordinasi, komunikatif, transparan, tersirat motivasi, disiplin, penanggung jawab bahkan penanggung-gugat yang akuntabel. 4 Pola Kerja Terpadu Dengan demikian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang dituangkan dalam PKT akan mengatasi masalah-masalah koordinasi dsb. PKT menunjukkan rencana kegiatan yang “transparan” dengan ciri “Siabidiba” nya, maka teknik ini sesuai dengan Era Reformasi yang justru menghendaki transparansi, keterbukaan dan akuntabilitas. Dalam Pasal 31 Undang-undang No. 43 tahun 1999, disebutkan bahwa untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesarbesarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jabatan PNS antara lain bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, pengabdian, mutu, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku. Sedangkan sasaran Diklat adalah terwujudnya Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan jabatan masingmasing. B. Deskripsi Singkat Mata diklat ini menjelaskan tentang penyusunan rencana kerja secara terpadu. C. Hasil Belajar Setelah membaca modul Pola Kerja Terpadu ini, peserta Diklat mampu memiliki pemahaman tentang unsur-unsur, prinsip, dan teknik menyusun rencana kerja secara terpadu. Modul Diklatpim Tingkat IV 5 D. Indikator Hasil Belajar Indikator-indikator hasil belajar adalah: 1. Peserta mampu menjelaskan pengertian manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. 2. Peserta mampu menjelaskan pengertian Pola Kerja Terpadu, Tujuan Pola Kerja Terpadu. 3. Peserta mampu menjelaskan proses manusiawi dan non manusiawi. 4. Peserta mampu menjelaskan Unsur-unsur dan Prinsip Pola Kerja Terpadu. 5. Peserta mampu menjelaskan teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran. 6. Peserta mampu menjelaskan teknik memvalidasi sasaran. 7. Peserta mampu menjelaskan teknik mewujudkan sasaran. 8. Peserta mampu menjelaskan bagaimana mengendalikan kegiatan. E. Materi Pokok Materi pokok yang dibahas dalam modul ini adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Peserta Pola Kerja Terpadu; Unsur-unsur dasar dan prinsip-prinsip pola kerja terpadu; Tahapan proses manajerial; Teknik memilih dan menetapkan sasaran; Teknik memvalidasikan sasaran; Teknik mewujudkan sasaran; Teknik pengendalian kegiatan. 6 Pola Kerja Terpadu F. Manfaat Berbekal hasil belajar pada modul ini akan memberi manfaat dalam menetapkan sebuah sasaran sebagai peningkatan kinerja sesuai tugas dan kewenangannya dan menyusun rencana kegiatan guna peningkatan kinerja instansinya. 8 BAB II MANAJEMEN, POLA KERJA TERPADU DAN PENTAHAPANNYA Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu dan dapat memahami Pengertian Menajemen, Fungsi-fungsi manajemen, Pola Kerja Terpadu, Pentahapan Pola Kerja Terpadu. A. Pengertian Manajemen Kehidupan manusia makin lama makin maju dan berkembang seperti yang dapat kita lihat sekarang ini, tetapi di samping itu masalah-masalah hidup/sosial yang dihadapi juga makin kompleks. Karena kehidupan manusia makin maju, kebutuhan hidup manusia untuk dapat mempertahankan hidupnya dan mengembangkan kehidupannya makin banyak dan kompleks, sedang kemampuan yang dimiliki antara manusia yang satu dengan yang lain tidak sama dan terbatas, sehingga masalahmasalah hidup yang dihadapi juga makin banyak dan kompleks, apa lagi bagi manusia yang kurang/tidak mempunyai kemampuan dan ketrampilan maka akan timbul masalahmasalah sosial yang makin kompleks dalam kehidupan manusia modern sekarang ini. Organisasi alat dari pada administration (administrasi) dalam mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan ini organisasi sebagai segi yang statis harus digerakkan dengan suatu proses yang dinamis. Proses yang dinamis ini lazim disebut dengan istilah manajemen. Jumlah anggota manajemen 7 Pola Kerja Terpadu sudah tentu sesuai dengan besar kecilnya organisasi serta struktur dari pada organisasi. Manajemen merupakan serangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, mengembangkan terhadap segala upaya di dalam mengatur dan mendayagunakan Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan serta evaluasinya. Dalam kaitan melaksanakan fungsi manajemen tersebut di atas, sesungguhnya manajemen adalah suatu proses manusia dimana hubungan antara manajer dan staf adalah setara sebagai manusia dan walaupun mempunyai posisi, peran dan fungsi yang berbeda, mereka merupakan satu kesatuan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Manajemen dibutuhkan dan diperlukan untuk semua kegiatan yang diorganisir dan dalam semua bentuk kegiatan organisasi, dimana ada orang bekerjasama di dalam mencapai suatu tujuan disitulah manajemen diperlukan dan dibutuhkan. Macam dan bentuk dari organisasi sebenarnya sama dalam menjalankan manajemennya (dalam hal ini fungsi manajemen), karena fungsi manajemen sifatnya adalah universal. Untuk mencapai sasaran organisasi diperlukan sumber-sumber manajemen, yaitu manusia, biaya, metode kerja, perlengkapan, mesin dan waktu. Modul Diklatpim Tingkat IV 9 Pada hakekatnya manajemen berfungsi untuk melaksanakan dalam rangkaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan harus ada manajemen yang tepat, yaitu dengan jalan mengadakan rangkaiaan usaha-usaha yang rasional yang biasa disebut dengan fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta penilaian. Penilaian adalah suatu proses atau rangkaian kegiatan pengukuran dan pembandingan dari hasil pelaksanaan rencana yang telah dicapai dalam pelaksanaan rencana yang telah selesai dilaksanakan dengan hasil atau sasaran telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu penilaian sebagai suatu proses pengukuran dan perbandingan dengan hasil-hasil pekerjaan yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Penilaian itu suatu proses yang harus dijalankan secara terus-menerus. Dengan melakukan fungsi penilaian dalam setiap akhir pelaksanaan rencana, akan dapat diketahui keberhasilan suatu pelaksanaan rencana, hal ini karena dapat diketahuinya keberhasilan suatu pelaksanaan rencana dapat mencapai sasaran, target, dan tujuan yang telah ditetapkan akan dapat mendukung dan menjamin kemajuan, eksistensi, dan kemajuan suatu organisasi. Karena hanya dengan mencapai keberhasilan suatu organisasi dapat mencapai sasaran, target, dan tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif, suatu organisasi dapat mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya/kehidupannya. 10 Pola Kerja Terpadu Perencanaan yang dirumuskan di atas, adalah didasarkan dari sudut pandang atau penglihatan, bahwa untuk menyusun suatu rencana diperlukan tenaga-tenaga yang ahli yang menguasai dan mengerti permasalahan-permasalahannya, mengerti teoriteorinya, metodanya dan teknik-tekniknya, dan disamping itu juga untuk menyusun rencana yang luas. Rencana yang telah disusun dan ditetapkan mempunyai arti penting dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pentingnya rencana dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. Dapat membantu mempermudah bagi seorang pimpinan organisasi/pejabat struktural dalam rangka memimpin atau menggerakkan dan mengarahkan para tenaga pelaksana dan tenaga fungsional di dalam organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional sesuai dengan rencana. 2. Dapat membantu mempermudah bagi para pejabat struktural dan para tenaga pelaksana dan tenaga fungsional perlu mengetahui dan mengerti dengan jelas mengenai rencana kerja yaitu: a. apa yang harus dikerjakan/dilakukan, b. apa yang harus dicapai/dihasilkan (tujuan, sasaran, dan target), c. apa sumber fasilitas (dana, sarana dan prasarana) yang dapat digunakan, d. kapan waktu pelaksanaan rencana (program-program kerja dan dana), e. siapa-siapa saja yang melaksanakan rencana, Modul Diklatpim Tingkat IV 11 f. bagaimana, cara atau metoda kerjanya untuk melaksanakan rencana (sistem, prosedur, teknik-teknik, dan lain-lain), B. Pola Kerja Terpadu 1. Pengertian Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama antara stakeholders, (pihak-pihak yang berkaitan). 2. Tujuan Pola Kerja Terpadu a. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan aparatur pemerintah, untuk menerapkan Pola Kerja Terpadu di seluruh unit kerja. b. Membangun kerja sama dengan unit terkait, baik dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk meningkatkan kinerja unit organisasinya. c. Mengoperasikan sistem dan prosedur kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan dan tugas pokok instansi. d. Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat. e. Meningkatkan produktivitas kerja bagi instansi yang melaksanakan Pola Kerja Terpadu. f. Menghindarkan penyimpangan, penyelewengan, penyalahgunaan wewenang maupun korupsi. 12 Pola Kerja Terpadu 3. Manajemen Sebagai Proses Manusiawi dan Proses Analitika a. Manajemen Sebagai Proses Manusiawi Bahwa manajemen pada hakekatnya adalah proses kerjasama yang dinamis mengenai kemampuan, pengetahuan serta keterampilan untuk memperoleh hasil secara efektif, dengan orang lain. Aliran Behaviourisme berpendapat bahwa titik sentral kegiatan manajemen dalam organisasi bukan terletak pada struktur formalnya, akan tetapi pada manusianya. Keberhasilan atau kegagalan manajemen sebagian terbesar ditentukan oleh kemampuan, pengetahuan dan keterampilan seseorang untuk memahami dan bekerja sama dengan orang lain. Memahami orang lain secara manusiawi berarti bahwa didalam hubungan antar pribadi dalam organisasi harus menganggap dan memperlakukan orang lain dalam Posisi "setara" sebagai manusia yang memiliki peran, fungsi dan tanggung jawab yang berbeda. Seorang pemimpin pada tingkat atau eselon manapun hendaknya memperhatikan bahwa yang dihadapi dan diajak kerja sama dalam organisasi adalah individu yang masing-masing memiliki akal sehat, peranan, intuisi, latar belakang dan kebutuhan yang berbeda, mempunyai persepsi dan aspirasi yang berlainan, kelebihan dan Modul Diklatpim Tingkat IV 13 kekurangannya masing-masing. Kesemuanya itu harus diperhitungkan dan diseimbangkan secara komplementer dalam melibatkan mereka ke dalam kegiatan organisasi agar setiap orang dapat memberikan sumbangan secara maksimal dalam rangka mewujudkan sasaran organisasi. Proses manusiawi berisi kegiatan yang menyangkut empat aspek yang ada dalam diri seseorang yang menitik beratkan kepada perilaku sebagai berikut: 1) Perilaku kepemimpinan; 2) Perilaku individu dalam kelompok; 3) Perilaku komunikasi; 4) Perilaku pengambilan keputusan; b. Manajemen Sebagai Proses Analitika Di samping proses manusiawi masih diperlukan juga adanya proses analitika yang menggunakan logika, karena bagaimanapun juga proses analitika merupakan alat untuk menentukan suatu proses manajemen. Proses analitika terdiri atas 4 (empat) tahap sebagai berikut : 1) Menentukan Masalah; 2) Mencari Alternatif Pemecahan; 3) Memilih dan Menguji Alternatif; 4) Mencoba Penyelesaian. 14 4. Pola Kerja Terpadu Unsur dan Prinsip Pola Kerja Terpadu a. Unsur PKT terdiri atas: 1) Manusia dan analitika; 2) Sasaran; 3) Kegiatan mewujudkan sasaran; 4) Pokok Kerja; 5) Matriks Rincian Kerja; 6) Uraian Paket Kerja; 7) Rekapitulasi Biaya; 8) Penjadwalan; 9) Pengendalian. b. Prinsip PKT terdiri atas: 1) Kebersamaan, artinya penyusunan PKT dikerjakan bersama-sama antara atasan dan bawahan, antara pimpinan dan staf serta instansi yang terkait. Prinsip ini akan mempermudah pelaksanaan rencana tersebut karena mereka yang terlibat secara bersama-sama ikut menyusun. 2) Disiplin, dalam lingkup yang luas, artinya bukan hanya disiplin waktu penyelesaian tugas saja, tetapi melaksanakan disiplin untuk mencapai kualitas dan kuantitas pekerjaan yang telah ditetapkan termasuk disiplin penggunaan biaya yang telah disediakan. 3) Kepastian, artinya segala hal yang telah dituangkan dalam "rencana" pasti dapat dilaksanakan dengan tepat karena sudah terukur dan dipertimbangkan secara matang dari segala sumber. 4) Transparansi, artinya tampak dengan jelas dan siapapun boleh melihat "rencana" yang telah tersusun beserta Modul Diklatpim Tingkat IV 5) 6) 7) 8) 15 pelaksanaannya. Tiap orang dapat melihat dan mengikuti jalannya kegiatan, apakah sesuai dengan perincian tugasnya atau tidak, sehingga tiap orang dapat menilai keberhasilan atau kegagalannya. Pembagian tugas dan tanggung jawab, berarti tiap orang yang terlibat dalam kegiatan mewujudkan sasaran mempunyai tugas sendiri-sendiri yang terperinci dan jelas, sehingga tidak terjadi tumpang-tindih, melampaui batas kewenangannya dst. Demikian pula tanggung jawab dibagi dengan jelas sehingga kalau terjadi penyimpangan atau kegagalan, maka mudah dicari siapa yang bertanggung jawab atas kegagalan tersebut. Koordinasi, artinya meskipun masing-masing orang mempunyai tugasnya sendiri-sendiri, namun mereka tidak saling bertabrakan satu sama lain. Meskipun suatu pekerjaan akan berdampak kepada pekerjaan lain yang dikerjakan oleh orang lain. Namun mereka akan berjalan serasi mengarah kepada terwujudnya sasaran. Dengan demikian akan selalu terjadi keseimbangan dan langkahlangkah yang diketahui bersama, sampai dimana teman sekerja telah menyelesaikan tugasnya. Komunikasi, artinya setiap tindakan harus diberitahukan kepada pelaksana lain, agar saling mengetahui sampai dimana kemajuan pelaksanaan tugas masing-masing, yang sedang atau telah diselesaikan. Motivasi mengandung arti bahwa pelaksana tugas pekerjaan harus memiliki semangat tinggi untuk melaksanakan tugasnya sebaik-baiknya. Motivasi seperti 16 Pola Kerja Terpadu itu diwujudkan antara lain dengan mencatumkan nama pelaksana dalam "Matriks Rincian Kerja" maupun dalam Perincian Paket Kerja. 9) Pengawasan Melekat mengandung arti bahwa selain pelaksana dapat mengawasi dirinya sendiri dalam melakukan tugasnya, mereka sendiri juga dapat mengukur kemampuannya dalam menyelesaikan tugasnya karena tugas tiap pelaksana sudah ditulis secara rinci, maka yang sesungguh-nya diawasi adalah "proses pekerjaan" seseorang dan dirinya sendiri. 10) Akuntabilitas, berarti proses pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya dapat diper-tanggungjawabkan kepada pimpinan maupun kepada masyarakat. Oleh karena itu tiap pekerjaan itu sukses atau gagal perlu diberi penjelasan sesuai dengan ukuran-ukurannya sendiri. C. Pentahapan Pola Kerja Terpadu Menurut Pola Kerja Terpadu agar setiap usaha mencapai efisiensi dan efektititas perlu dipastikan dahulu sasarannya sebelum usaha atau kegiatan dilakukan. Adapun sasarannya dipilih diantara berbagai alternatif atas dasar pertimbangan yang terlihat dari kondisi, situasi, dan sumber-sumber yang tersedia. Pola Kerja Terpadu merupakan suatu proses yang sistematis untuk mencapai tujuan organisasi melalui penetapan sasaran kerja dan kemudian dirinci sehingga bawahan juga mengetahui adanya pembagian tugas, mempertegas tanggung jawab, Modul Diklatpim Tingkat IV 17 menjadwalkan, dan memantau kegiatan dan lain-lain untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan. Salah satu kunci untuk membuat sasaran menjadi efektif perlu dioperasionalkan melalui tahap-tahap proses Pola Kerja Terpadu. Langkah yang penting dalam melaksanakan berhasilnya Pola Kerja Terpadu adalah mengubah suatu sasaran yang dinyatakan secara formal menjadi suatu pemyataan yang mengikat. Hal ini mencakup penentuan validitas sasaran, sehingga sasaran itu menjadi sebuah sistem motivasi yang memfokuskan semua usaha dan menikmati hasil yang telah dicapai secara bersama. Pola Kerja Terpadu merupakan suatu rangkaian proses yang terdiri dari 5 (lima) tahap, yaitu: 1. Memilih sasaran. 2. Menetapkan sasaran. 3. Memvalidasikan sasaran. 4. Mewujudkan sasaran. 5. Mengendalikan Kegiatan. Kelima tahap yang disebutkan di atas merupakan kerangka pikir di dalam Pola Kerja Terpadu. Kerangka ini membantu kita untuk merinci hal besar yang bersifat kompleks menjadi bagian-bagian yang sederhana, mudah dimengerti yang saling bergantungan satu sama lain dan dengan demikian merupakan suatu sistem. 18 Pola Kerja Terpadu D. Latihan 1. Apa pengertian dari manajemen, dan mengapa manajemen diperlukan. 2. Sebutkan faktor-faktor manajemen dan jelaskan. 3. Apa pengertian dari perencanaan dan jelaskan secara singkat pentingnya rencana. 4. Coba tuliskan definisi Pola Kerja Terpadu dan sebutkan pula unsur-unsur Pola Kerja Terpadu. 5. Coba jelaskan mengenai manajemen sebagai proses analitika. 6. Pola Kerja Terpadu merupakan suatu rangkaian proses yang terdiri dari 5 (lima) tahap, coba Anda sebutkan. 7. Sebutkan asas-asas umum Kepemerintahan yang baik. E. Rangkuman Untuk memahami Pola Kerja Terpadu secara utuh diperlukan pengetahuan manajemen dan fungsi-fungsinya sebagai alat organisasi untuk mencapai tujuan dan/atau sasaran sebagaimana yang telah ditetapkan. Manajemen adalah kemampuan dan keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan. Manajemen merupakan serangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasikan menggerakkan, mengembangkan dan kontrol terhadap segala upaya di dalam mengatur dan mendayagunakan sumber daya manusia, sarana dan prasarana untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Modul Diklatpim Tingkat IV 19 Dalam melaksanakan kegiatan manajemen operasional diperlukan fungsi-fungsi manajemen yaitu Perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, pengkordinasian dan penilaian. Demikian juga faktor-faktor manajemen yang dikenal dengan 6 (enam) M yaitu Men, Money, Methods, Materials, Machines dan Market. Sehubungan dengan Rencana Kerja sangat diperlukan memahami arti perencanaan dan pentingnya perencanaan. Perencanaan adalah seluruh proses kegiatan pemikiran dan penentuan secara matang untuk menentukan hal-hal yang akan di laksanakan/dikerjakan dimasa yang akan datang. Pengertian perencanaan adalah didasarkan pada sudut pandang bahwa kegiatan menyusun rencana dilakukan dalam setiap waktu yang tertentu yang dilakukan secara teratur dan terus menerus. Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama dalam hal ini pihak-pihak yang terkait. Adapun tujuan Pola Kerja Terpadu untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, perilaku aparatur pemerintah untuk menerapkan Pola Kerja Terpadu diseluruh unit kerja organisasi. Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat. Manajemen harus meliputi proses manusiawi, proses analitika, prinsip-prinsip Pola Kerja Terpadu. Untuk keberhasilan pencapaian tujuan organisasi secara berdaya guna dan berhasil guna serta menciptakan aparatur pemerintah 20 Pola Kerja Terpadu yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, perlu setiap aparatur Pemerintah menerapkan manajemen dan tekniknya menuju ke Kepemerintahan yang baik. 22 BAB III MEMILIH, MENETAPKAN DAN MEMVALIDASIKAN SASARAN Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami dan memilih sasaran, menetapkan sasaran, dan memvalidasikan sasaran. A. Memilih Sasaran Ada dua cara yang bisa digunakan untuk memilih sasaran, yaitu dengan analisis tugas dan analisis situasi. Teknik pertama yaitu analisis tugas dimulai dari uraian tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Teknik analisis situasi menggunakan analisis pohon, terdiri atas pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif. 1. a. Memilih sasaran melalui uraian tugas yang menjadi kewenanganya di unit organisasi. Dari tugas yang menjadi kewenangannya untuk di analisis hasil pelaksanaan tugas peningkatan kinerja. Analisis hasil pelaksanaan tugas dilakukan dengan mengamati tugas yang seharusnya dilaksanakan seseorang dalam keadaan normal, baik tugas yang berkaitan dengan urusan barang ataupun jasa yang dapat dihasilkan oleh satuan unit kerja tertentu. Misalnya dalam keadaan normal perpanjangan kartu penduduk seseorang dikelurahan, selesai dalam waktu 1 jam. Perpanjangan STNK di SAMSAT akan selesai dalam waktu 5 jam. 21 Pola Kerja Terpadu Analisis peningkatan terbagi dua, yaitu peningkatan hasil pelaksanaan tugas, dan peningkatan kemampuan seseorang atau organisasi. Peningkatan hasil pelaksanaan tugas mencakup bidang pelaksanaan tugas mana yang ingin ditingkatkan. Kemudian ditentukan ukuran besarnya peningkatan yang diinginkan yang realistis, Misalnya peningkatan waktu penyelesaian perpanjangan STNK di SAMSAT Jakarta Timur dari 5 jam menjadi 4,5 jam. b. Peningkatan kemampuan perseorangan atau organisasi mencakup: 1) Identifikasi terhadap kemampuan yang dimiliki oleh seorang individu atau unit kerja; 2) Merencanakan peningkatan kemampuan atau menambah kemampuan baru bagi individu atau unit kerja organisasi agar produktivitasnya meningkat; 3) Menentukan besarnya kenaikan yang diinginkan secara realistis yang dapat dicapai dalam satuan waktu tertentu. 2. Pohon Analisis (Analisis Sebab) Pohon analisis merupakan suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Caranya disusun menyerupai sebuah pohon atau bagan organisasi. Memilih sasaran dengan menggunakan pohon analisis dilakukan melalui tiga langkah, yaitu dengan cara menyusun pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif. Modul Diklatpim Tingkat IV 23 Adapun tahap-tahap dari proses pohon analisis adalah: a. Mengidentifikasikan dan menganalisis ma-salah dan kebutuhan-kebutuhan (gunakan pohon masalah). b. Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasikan (gunakan pohon sasaran). c. Mengembangkan alternatif pemecahan atau alternatif rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut. (gunakan pohon alternatif). 24 Pola Kerja Terpadu Contoh Pohon Masalah: POHON MASALAH ( Pernyataan Negatif ) Informasi dibidang Administrasi Negara belum disebarkan oleh LAN secara optimal Akibat 4 Belum optimalnya pelayanan kehumasan pada Subbagian Humas Bag Humas dan Publikasi LAN Sebab 3. Pohon Masalah (Pernyataan Negatif) Pohon masalah adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat. Pohon masalah dimulai dengan masalah utama. Sebagai hasil analisis situasi di unit kerja, dianalisis penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat. Mulailah dengan rumusan pernyataan masalah yang dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul dari masalah tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap, lukiskan dalam sebuah bagan pohon. 1 2 a Kurangnya koordinasi ant. Unit-unit kerja di LAN dg Bag Humas b c Pegawai belum memahami tugas-tugas kehumasan Kurangnya dukungan dari Pimpinan d Tumpang tindihnya kegiatan kehumasan dgn Bagian lainnya 3 a Latar belakang pendidikan formal pegawai tidak sesuai b Belum tersedianya buku pedoman kehumasan c Kurangnya kesempatan utk mengikuti diklat teknis di bdg kehumasan d Kurangnya motivasi pegawai untuk mengembangkan diri Keterangan : - Masalah Utama adalah No.1 - Penyebab Masalah No.1 adalah Masalah Pokok No. 2b - Penyebab Masalah No. 2b adalah Masalah Spesifik No. 3b - Akibat masalah No.1 adalah No. 4 Modul Diklatpim Tingkat IV 25 26 Pola Kerja Terpadu 4. Pohon Sasaran Pohon sasaran adalah teknik untuk meng-identifikasi sasaran yang ingin diwujudkan. Pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan pada pohon masalah. Semua pernyataan dari pohon masalah mengandung pengertian negatif, sedangkan semua pernyataan dalam pohoh sasaran mengandung pengertian positif. Beberapa sasaran itu dengan menggunakan pola pikir jika – maka – lalu, susunlah sasaran dalam bentuk pohon seperti pohon masalah. Mengingat terbatasnya sumber, maka tidak dapat disusun sebuah program untuk mewujudkan semua sasaran yang diidentifikasi secara lengkap. Oleh karena itu dalam menyusun pohon sasaran perlu dianalisis untuk mengidentifikasi dan memilih cabang yang mana yang sekiranya mempunyai dampak yang paling besar terhadap sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang bersangkutan. Pohon sasaran ini sebenarnya didapat dengan mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi pernyataan yang mengandung arti positif. Contoh Pohon Sasaran: POHON SASARAN (Pernyataan Positif ) Terwujudnya penyebarluasan informasi dibidang Administrasi Negara oleh LAN secara optimal. 4 Akibat Terwujudnya pelayanan kehumasan pada Subbagian Humas Bagian Humas dan Publikasi LAN yang Optimal. 1 Sebab a Terwujudnya koordinasi unit-unit kerja di LAN dg Bag Humas b Tersedianya Pegawai yang memahami tugas-tugas kehumasan c Terciptanya dukungan dari Pimpinan d 2 Terwujudnya kegiatan humas yang tdk tumpang tindih dg Bag lainnya 3 a Tersedianya pegawai dg Latar belakang pendidikan yang sesuai b Tersedianya buku pedoman kehumasan c Terwujudnya kesempatan mengikuti diklat teknis di bidang kehumasan d Terwujudnya motivasi pegawai untuk mengembangkan diri 5. a. Pohon Alternatif Pohon Alternatif adalah suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif-alternatif pemecahan atau tindakan yang dapat diambil untuk mewujudkan sasaran Modul Diklatpim Tingkat IV 27 tertentu dan memperagakan informasi ini kedalam format yang sederhana. b. Prosesnya sebagai berikut : 1) Periksalah pohon sasaran untuk menen-tukan sasaran-sasaran yang mungkin tidak realistis berhubung terbatasnya sumber-sumber; 2) Periksalah setiap cabang pohon sasaran untuk menentukan apakah mungkin ada alternatif-alternatif yang dapat menjamin dengan lebih baik terwujudnya sasaran yang setingkat lebih tinggi. 28 Pola Kerja Terpadu POHON ALTERNATIF Terwujudnya Penyebarluasan Informasi dibidang Administrasi Negara oleh LAN yang optimal Terwujudnya Pelayanan Kehumasan Subbagian Humas, Bagian Humas dan Publikasi LAN yang optimal Tersedianya Pegawai yang memahami Tugas-tugas Kehumasan Pohon alternatif merupakan serangkaian pernyataan hasil pemilihan dari cabang yang ada pada pohon sasaran setelah cabang tersebut dikaji berdasarkan keterbatasan sumber. Cabang yang dipilih dianggap sebagai cara yang paling efektif untuk memecahkan masalah yang dihadapi unit kerja. Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Menyediakan lokakarya pedo-man kehumasan Membuat buku pedoman ke-humasan Mengumpulkan informasi tentang pedoman kehumas-an dari berbagai sumber Sasaran Umum Tersedianya buku pedoman kehumasan melalui pembuatan sebuah buku pedoman kehumasan. B. Menetapkan Sasaran 1. Sasaran yang dipilih dari pohon afternatif masih merupakan sasaran umum, belum merupakan sasaran yang segera dapat diwujudkan. Sebagai contoh sasaran umum dalam pohon Modul Diklatpim Tingkat IV 29 alternatif adalah “Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan melalui pembuatan Buku Pedoman Kehumasan”. Sasaran umum ini harus diubah menjadi sasaran khusus, yang dapat mendorong semua orang yang terlibat dengan jelas keikatannya (komitmennya). Sasaran khusus sifatnya spesifik, berorientasi pada hasil, terukur dari segi kualitas dan kuantitas. Kegiatan itu akan dilaksanakan dengan menetapkan tempatnya dimana, berapa, lama, kapan mulai dan kapan berakhir, berapa jumlah biaya (rupiah) yang diperlukan, dari mana sumbernya, unit mana yang akan bertindak sebagai pelaksana, dan bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar. 2. Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih adalah sasaran yang bermanfaat dan paling menguntungkan bagi organisasi; jelas dan realistik; dapat diukur dan diamati dari segi kualitas, biaya dan waktu; ditetapkan bersama atasan dan bawahan; bersama-sama dengan unit lain yang setingkat mendukung sasaran dan unit yang setingkat lebih tinggi; dan dinyatakan dalam bentuk selesai. Contoh Sasaran Khusus Tersedianya 1 (satu) Buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN RI jalan Veteran No. 10 Jakarta selama 4 (empat) Bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan biaya sebesar Rp. 7.000.000,- (tujuah juta rupiah) dari Anggaran Rutin tahun anggaran 2001 dilaksanakan oleh Sub.Bagian Humas, Bagian 30 Pola Kerja Terpadu Humas dan Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. C. Memvalidasi Sasaran Validasi sasaran merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, metode, organisasi, prosedur, dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran. Sasaran khusus merupakan sasaran tentatif yang harus divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada tiga instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian Kerja (MRK), Uraian Paket Kerja dan Penjadwalan. 1. Matriks Rincian Kerja (MRK). Matriks Rincian Kerja merupakan kerangka yang menghubungkan sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan. Kegiatan dirinci menjadi kegiatan kecil, sampai yang terkecil yang dinamakan pokok akhir. Prosedur membuat rincian kerja yang diterapkan dalam matriks adalah: (1) menempatkan sasaran khusus dalam bulatan; (2) menetapkan dan menempatkan kegiatan dalam kotak empat persegi panjang; (3) menetapkan pokok kerja terdiri atas: Persiapan (A), Pelaksanaan (B), dan Pengendalian (C); (4) menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan; dan (5) menetapkan pertanggung jawab untuk setiap pokok akhir. Modul Diklatpim Tingkat IV 31 Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya kepala Dinas Kabupaten, Kepala Seksi (Kasi), Pimpinan Bagian Proyek (Pimbagpro), dan pejabat lainnya. Karena pejabat nonstruktural, atau staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan nama yang bersangkutan dibelakangnya, misalnya pegawai teknis (Ali), pengetik (Badu). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh Matrik Rincian Kerja berikut ini: Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang pada kegiatan mewujudkan sasaran. Untuk mengisi format di atas, ikuti prosedur di bawah ini. a. Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasaran khusus yang telah dirumuskan dan ditetapkan pada tahap penetapan sasaran. Sasaran ditulis lengkap, dengan menggunakan awalan “Ter...” yang menunjukkan sesuatu telah selesai di masa datang. b. Kegiatan mewujudkan sasaran, yang di-tulis dalam kotak segi empat, adalah kegiatan yang dirumuskan dalam sasaran. Menulis kegiatan menggunakan awalan “Me...”, sebagai pernyataan yang menggambarkan suatu proses. c. Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke dalam tahapan, yaitu tahap persiapan (pokok kerja A), tahap pelaksanaan (pokok kerja B) dan tahap pengendalian (pokok kerja C). d. Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, namun kegiatan ini masih bisa didelegasikan kepada orang lain, masih bisa dibagi. Pokok akhir 32 Pola Kerja Terpadu ditulis dengan menggunakan awalan pe dan akhiran an (pe ... an). Misalnya pem-bentukan tim, pembuatan surat keputusan dan lainnya. e. Penanggung Jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun non struktural, dan melaksanakan tugasnya bersama-sama dengan yang lainnya, mengerjakan sebagian dari pokok akhir dan bertanggung jawab atas selesainya pekerjaan yang terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir. f. Paket Kerja (PK), satu paket pekerjaan yang dinyatakan dalam pokok akhir, yang harus dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu orang. Penamaan paket kerja sesuai dengan urutan pokok akhir, yaitu PK1, PK2, PK3, PK4, sampai dengan PKn. Jumlah angka dibawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran serta seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran, jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian pokok akhir yang dilaksanakan secara terkoordinasi. 2. Uraian Paket Kerja (PK) Kalau kita perhatikan Matriks Rincian Kerja, di bagian atas tertulis SiABiDiBa, adalah kependekan dari siapa mengerjakan (Si), apa (yang dikerjakan) (A), bilamana sasaran akan diwujudkan (Bi), dimana akan dilaksanakan (Di), dan bagaimana cara melaksanakannya (Ba). Paket kerja merupakan kumpulan beberapa pekerjaan yang ada dalam Modul Diklatpim Tingkat IV 33 setiap pokok akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format uraian paket kerja. Format ini berisi uraian pekerjaan yang harus dikerjakan oleh setiap penanggung jawab. Keseluruhan paket kerja diperlukan untuk mewujudkan sasaran yang telah ditentukan. Format paket kerja terdiri atas: 1) Di atas kolom-kolom “Uraian Paket Kerja” ditulis: a. Sebelah kiri - Paket Kerja (PK) - Penyelesaian: …… hari, tgl …- tgl b. Sebelah kanan - Pokok Akhir: kutip Pokok Akhir tersebut dalam matriks - Penanggung gugat: tulis nama pe-nanggung gugat. 2) Contoh: Format Paket Kerja PK No : …. Pokok Akhir : ………… Penyelesaian :… hari,tanggal Penanggung Gugat:……………… Penanggung No. Uraian Kerja Waktu Biaya Jawab Jumlah Paket Kerja (PK) adalah PK yang tercantum dalam matriks sesuai dengan pokok akhir yang terkait. Penyelesaian adalah jumlah hari untuk menyelesaikan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal dimulainya menger-jakan PK sampai 34 Pola Kerja Terpadu berakhirnya penyelesaian PK. Pokok akhir, menunjuk kepada pokok akhir yang sedang diuraikan. Penanggung gugat adalah seseorang yang disamping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Dalam setiap sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab. Uraian kerja adalah uraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan untuk menyelesaikan paket kerja. Orang atau pejabat yang ditugasi harus dapat menggambarkan tentang apa saja yang dikerjakannya secara berurutan dengan jelas. Waktu menunjuk kepada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap uraian kerja. Biaya adalah biaya yang diperlukan untuk mengerjakan tiap paket kerja. Jumlah biaya dari seluruh paket kerja, merupakan biaya yang sesungguhnya dibutuh-kan oleh instansi atau unit kerja untuk mewujudkan sasaran. Jumlah biaya seluruhnya harus sama dengan jumlah biaya yang tertera pada sasaran. Penanggung jawab adalah para penanggung jawab yang ada pada matriks untuk melaksanakan setiap paket kerja. 3. Penjadwalan Penjadwalan dibuat dalam bentuk peta garis (barchart). Penjadwalan menggambarkan, kapan kegiatan dimulai dan kapan direncanakan selesai. Penjadwalan dibuat dalam format seperti berikut. Satuan waktu yang dipilih dalam penjadwalan disesuaikan dengan kebutuhan, jam, hari, minggu, bulan, triwulan, semester atau tahun. 36 Pola Kerja Terpadu Pokok Akhir : Pembentukan Tim Kerja Penanggung Gugat : Kasubag Humas Paket Kerja No.1 Penyelesaian : 15 hari (1-16 Mei 2007) No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 35 Uraian Kerja Membuat konsep surat perintah kerja tim Mengetik surat perintah kerja tim Memeriksa ketikan dan membubuhkan paraf pada hasil final Menandatangani surat perintah kerja Menggandakan dan penomoran Menyiapkan dan menyebarkan surat kepada pegawai / pejabat terkait. Memimpin rapat tim Menyiapkan snack 20 orang x @ Rp. 10.000,Menyelesaikan administrasi keuangan Jumlah Penanggung Jawab Waktu Kasubag Humas 1 hari Agustriani 1 hari Kabag Hu-mas & Publ. 1 hari Sekretaris Utama LAN Indrawati 1 hari Wakimin 4 hari Kabag Humas & Publ. 1 hari Agustriani 5 hari Bendahara (15) hari 7 Orang 15 hari Biaya 1 hari Rp.25.000 Rp.200.000 Rp.225.000 37 Modul Diklatpim Tingkat IV Pokok Akhir Penanggung Gugat : Penyusunan Rencana Kerja : Kasubag Humas Paket Kerja No.2 Penyelesaian : 11 hari, (15 s/d 26 Mei 2007) No Uraian Kerja PenangWaktu gung Jawab Kasubag Humas Pokok Akhir Penanggung Gugat : Pengajuan Anggaran : Kasubag Humas Paket Kerja No.3 Penyelesaian : 7 hari, (26 Mei-4 Juni 2007) No. Membuat format rancangan program 2. Mengetik konsep rancangan Alamsyah 1 hari Rp. 150.000 3. Menyiapkan bahan penggandaan 2 hari 4. Mengundang tim pengembangan Alamsyah Kabag Humas & Publikasi 5. Menyiapkan snack 20 orang x Rp. 10.000,- Agustriani 5 hari 6. Menyempurnakan rencana menjadi rancangan kerja 7. Mengajukan rancangan kerja kepada Sekretaris Utama LAN Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 8. Memberitahukan kembali rancangan kerja kepada tim kerja Kasubag Humas 9. Menyelesaikan administrasi keuangan Bendahara 5 Orang Pola Kerja Terpadu Biaya 1. Jumlah 38 Uraian Kerja 1 hari Penanggung Jawab Waktu 1 hari 1. Membuat usulan biaya Kasubag Humas 2. Meneliti usulan biaya Kabag Humas dan Publikasi 3. Mengirim usulan biaya ke Karo Umum Indrawati 1 hari 4. Menyetujui usulan biaya Karo Umum 7 hari 5. Mengambil dan mencairkan dana dari Bank Bendahara 1 hari 6. Menyelesaikan administrasi keuangan Bendahara (7) hari 5 Orang 7 hari 5 hari Rp. 200.000 3 hari (25) hari 25 hari Rp. 350.000 Jumlah 5 hari Biaya 39 Modul Diklatpim Tingkat IV Pokok Akhir : Pengumpulan Bahan Penanggung Gugat : Kasubag Humas Paket Kerja No. 4 Penyelesaian : 35 hari , (1 Juni s/d 5 Juli 2007) 40 Pokok Akhir Penanggung Gugat : Pembahasan Materi : Kasubag Humas Paket Kerja No.5 Penyelesaian : 10 hari, (1-11 Juli 2007) No. Penanggung Waktu Jawab No Uraian Kerja Biaya 1. Membeli buku-buku referensi Kasubag Humas 15 hari Rp. 1.000.000 2. Mengumpulkan informasi dan sumber lain Kasubag Humas 15 hari 3. Memfotocopy bahanbahan referensi Alamsyah 4. Mendistribusikan kepada anggota tim 5. Menyelesaikan administrasi 1. 2. 3. 4. 5. 3 hari Rp. 200.000 Jumlah Bendahara 4 Orang 2 hari 35 (hari) 35 hari Rp. 1.200.000 Uraian Kerja Menulis konsep surat undangan Mengetik surat undangan Menandatangani surat undangan Menggandakan dan memberi nomor surat Mendistribusikan surat undangan 6. Memimpin rapat 7. Membayar honor nara sumber Menyediakan snack 10 orang x Rp. 10.000 Menyelesaikan Administrasi Keuangan Jumlah 8. Wakimin Pola Kerja Terpadu 9. Penanggung Jawab Waktu Kasubag Humas 1 hari Agustriani Kabag Humas & Publ. 1 hari Agustriani 1 hari Wakimin 3 hari Kabag Humas & Publ. Alamsyah Agustriani Bendahara 6 Orang Biaya 1 hari 1 hari 1 hari Rp.500.000 1 hari Rp.100.000 (10) hari 10 hari Rp.600.000 41 Modul Diklatpim Tingkat IV Pokok Akhir : Pengetikan Draft Penanggung Gugat : Kasubag Humas Paket Kerja No.6 Penyelesian Uraian Kerja 1. Menulis konsep buku pedoman dengan memadukan konsep dari hasil pertemuan tim kerja 2. Mengetik konsep pedoman 3. Mengedit pedoman 4. Memeriksa dan mengoreksi konsep pedoman 5. 6. 7. 8. Penanggung Jawab Kasubag Humas Waktu Uraian Kerja Penanggung Jawab Waktu Kasubag Publikasi 1 hari 3 hari 2. Menegosiasi harga Kabag Hu-mas & Publ. 2 hari 2 hari 3. Mengirim draft ke penerbit Wakimin 5 hari 4. Memeriksa lay out Kasubag Humas 1 hari 5. Menyetujui lay out Kabag Humas & Publ. 1 hari Alamsyah 5 hari Menggandakan dan mendistribusikan konsep pedoman kepada anggota tim Wakimin 2 hari Indrawati 15 hari Rp. 500.000 Mengetik draft akhir pedoman Alamsyah 5 hari 10. Memeriksa draft akhir pedoman Agustriani 5 hari 11. Menyelesaikan Administrasi Keuangan Bendahara (15) hari Rp. 500.000 30 hari Rp. 500.000 Biaya 6. Mengirim ke penerbit Alamsyah 2 hari Rp. 50.000 7. Mengambil hasil cetakan dari penerbit Alamsyah 2 hari Rp. 50.000 8. Membayar pencetakan 300 eks x Rp. 10.000 Agustriani 1 hari Rp. 300.000 9. Menyelesaikan Administrasi Keuangan Bendahara (30) hari Jumlah 6 Orang 3 hari 9. 7 Orang No. Menghubungi penerbit Mengetik hasil koreksi pedoman Jumlah Biaya 1. 5 hari Kasubag Humas Paket Kerja No.7 Penyelesaian : 30 hari, (1-30 September 2007) 15 hari Alamsyah Kasubag Humas Kabag Humas & Publ. Meminta hasil koreksi dan masukan dari tim Memperbaiki konsep pedoman berdasarkan masukan dan koreksi tim Pola Kerja Terpadu Pokok Akhir : Pencetakan Penanggung Gugat : Kasubag Humas : 30 hari, (1-31 Agustus 2007) No 42 30 hari Rp.3.100.000 43 Modul Diklatpim Tingkat IV Pokok Akhir Penanggung Gugat No 1. Uraian Kerja Menerima buku hasil cetakan 2. Membuat konsep memo pendistribusian. 3. Mengirim konsep memo ke Kabag Humas dan Publi : 15 hari, (1-16 Oktober 2007) Penanggung Jawab Waktu Kasubag Humas 1 hari Kasubag Humas 1 hari Agustriani 1 hari Biaya 4. Memaraf memo 5. Mengirim memo ke Karo Umum 6. Menandatangani memo 7. Mengandakan memo dan memberi nomor Indrawati 2 hari Rp.50.000 8. Mengirim buku pedoman bersama memo ke unit kerja yang lain. Alamsyah 7 hari Rp.25.000 Menyelesaikan Administrasi Keuangan Bendahara 9. Jumlah Kasubag Humas Paket Kerja No.9 Penyelesaian No. 1 hari Karo Umum 1 hari (15) hari 15 hari Rp.75.000 : 6 bulan (Mei – Okt. 2007) Uraian Kerja Penanggung Jawab 1. Melakukan waktu pemantauan Kabag Humas dan Publ. 2. Melaksanakan pencatatan. Agustriani 3. Mengolah hasil pencatatan. Kasubag Humas 4. Pengetikan hasil pemantauan Alamsyah 5. Menyerahkan hasil pemanfauan kepada penanggung gugat Kabag Humas dan Publ. 6. Menyelesaikan administrasi keuangan Bendahara Jumlah 5 Orang 1 hari Agustriani 6 Orang Pola Kerja Terpadu Pokok Akhir : Pemantauan Penanggung Gugat : Kasubag Humas : Pendistribusian : Kasubag Humas Paket Kerja No.8 Penyelesaian 44 Waktu 6 bl 6 bulan Biaya 45 Modul Diklatpim Tingkat IV 46 Pola Kerja Terpadu Pokok Akhir : Penilaian Penanggung Gugat : Kasubag Humas Pokok Akhir : Pelaporan Penanggung Gugat : Kasubag Humas Paket Kerja No.10 Penyelesaian Paket Kerja No.11 Penyelesaian : 7 bulan (Mei s/d Nov. 2001) : 6 bulan (Mei-Okt. 2007) No. Uraian Kerja 1. Mempelajari hasil pemantauan 2. Membandingkan dengan standard 3. Mengecek waktu pelaksanaan 4. 5. 6. Mengidentifikasi hambatan dan penyimpangan Mengadakan koreksi bila ada penyimpangan Mengendalikan Jumlah Penanggung Jawab Kasubag Humas Kasubag Humas Kasubag Humas Kasubag Humas Kabag Humas & Publ. Kabag Humas & Publ. 2 Orang Waktu Biaya No. Uraian Kerja Penanggung Waktu Jawab Kasubag Humas Kasubag Humas 1. Menyiapkan bahan laporan 2. Membuat konsep laporan 3. Mengetik draft laporan Agustriani 4. Meneliti (editing) draft laporan Kasubag Humas 5. Mengetik laporan final Alamsyah 6. Meneliti ketikan laporan 7. Menandatangani laporan 8. Mengirim laporan 9. Menyelesaikan Administrasi keuangan Biaya 6bl Rp.200.000 6 bulan Rp.200.000 Jumlah 7bl Rp.1.000.000 Kasubag Humas Kasubag Humas Kabag Humas & Publ. Bendahara 4 Orang 7 bulan Rp.1.000.000 47 Modul Diklatpim Tingkat IV 48 Pola Kerja Terpadu PENJADWALAN REKAPITULASI DAN BIAYA TAHUN 2007 Waktu No. Pokok Akhir Biaya No. Pokok Akhir 1. Pembentukan tim kerja Rp. 225.000 2. Penyusunan rencana kerja Rp. 350.000 2. Penyusunan rencana kerja 3. Pengajuan anggaran – 3. Pengajuan anggaran 4. Pengumpulan bahan referensi Rp.1.200.000 4. Pengumpulan bahan-bahan referensi 5. Pembahasan materi Rp. 600.000 5. Pembahasan materi 6. Pengetikan draft 6. Pengetikan draft Rp. 500.000 7. Pencetakan 7. Pencetakan Rp.3.100.000 8. Pendistribusian 9. Pemantauan 10. Penilaian 11. Pelaporan 8. Pendistribusian Rp. 75.000 9. Pemantauan – 10. Penilaian Rp .200.000 11. Pelaporan Rp. 1.000.000 JUMLAH Rp.7.050.000 1. Mei Juni Juli Agst Sep Okt Nop Pembentukan tim kerja D. Latihan Dan Diskusi Kelompok 1. Dalam proses manajemen Pola Kerja Terpadu, terdapat 5 (lima) tahap Kegiatan, Coba anda sebutkan. 2. Sebutkan 2 (dua) cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran. 3. Tehnik analisis situasi menggunakan analisis pohon, coba anda sebutkan 4. Coba anda jelaskan secara singkat mengenai Pohon Masalah (Pernyataan Negatif). Modul Diklatpim Tingkat IV 49 5. Bagaimana pendapat anda mengenai tahap memvalidasikan sasaran, dan sebutkan pula 3 (tiga) instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran. 6. Apa yang diartikan dengan Penanggung Gugat dan Penanggung jawab. 7. Sebutkan 7 (tujuh) kriteria dalam merumuskan sasaran khusus bersifat sementara. 8. Diskusi kelompok, Membuat 3 Pohon dan MRK. 9. Coba anda diskusikan begaimana membuat 3 Pohon (Pohon Masalah, Pohon Sasaran, dan Pohon Alternatif). 10. Selanjutnya Kelompok diskusikan bagaimana membuat Matriks Rincian Kerja, Paket-paket Kerja dan Penjadwalan serta Rekapitulasi biaya. E. Rangkuman Memilih sasaran dalam pelaksanaan tugas yang menjadi kewenangan, mutlak diperlukan dalam analisis baik tugas maupun situasi. Dalam analisis tersebut menggunakan instrumen yang disebut, pohon masalah pohon sasaran, dan pohon alternatif, selanjutnya penetapan sasaran adalah menindaklanjuti setelah ditemukannya sasaran dan memperhatikan sasaran yang bermanfaat. Kemudian sasaran yang telah ditetapkan sebagai tindak lanjut adalah mewujudkan sasaran yang sebelumnya dilakukan validasi untuk mengupayakan dan memberi jaminan akan kesiapan sumber daya sebagai sebuah bahan untuk suatu perencanaan kerja dan meningkatkan kinerja. BAB IV MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan dapat memahami terwujudnya sasaran dengan cara memotivasi bawahan dan mengendalikan kegiatan secara efektif. A. Mewujudkan Sasaran 1. Motivasi Adalah kegiatan mendorong gairah kerja dan memberikan semua kemampuan bawahan agar mau bekerja keras dan keterampilannya untuk mewujudkan sasaran organisasi secara berdaya guna dan berhasil. 2. Motive Daya gerak dari dalam yang mendorong seseorang berbuat sesuatu. Pembangkit penimbul motive sehingga ia merupakan proses yang mendorong seseorang berprilaku dengan cara tertentu. 3. Penggerakan (motivating) Penggerakan (motivating) dapat diartikan keseluruhan proses pemberian motive bekerja kepada para bawahan maupun kolega sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja 50 Modul Diklatpim Tingkat IV 51 dengan ikhlas dan sungguh-sungguh demi tercapainya sasaran organisasi dengan efisien dan efektif. Adapun tujuan motivasi: a. Agar bawahan atau anak buah memahami sasaran organisasi b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan d. Meningkatkan produktivitas kerja e. Menjamin terwujudnya sasaran organisasi. Kalau seorang pimpinan berhasil dalam usahanya memotivasi bawahan, pada akhirnya sasaran organisasi akan terwujud. Motivasi merupakan proses psikis yang mendorong orang untuk melakukan sesuatu dengan kesadaran. Motivasi dapat berasal dari diri sendiri maupun datang dari luar dirinya. Dalam menggerakkan orang, pemimpin menghadapi dua hal yang dapat mempengaruhi orang lain dalam pekerjaan, yaitu: kemauan dan kemampuan untuk bekerja. Ada orang yang mempunyai kemauan dalam melaksanakan pekerjaan tetapi kemampuannya terbatas, sebaiknya ada orang yang kemampuannya tinggi, tetapi kemauannya relatif sangat kecil, maka didalam menghadapi orang seperti ini peranan motivasi sangat penting, sedangkan terhadap orang yang mau tetapi tidak mampu bekerja maka peranan pendidikan dan pelatihan perlu menjadi pertimbangan seorang pemimpin. Memberi motivasi kepada bawahan atau orang lain agar mereka secara sukarela mewujudkan sasaran adalah suatu 52 Pola Kerja Terpadu hal yang sangat penting sekali, karena jalannya organisasi sebagian besar tergantung dari proses komunikasi antar anggotanya. Dari komunikasi ini akan timbul reaksi yang menunjang atau menghambat terwujudnya sasaran. Oleh karena itu seorang pemimpin harus mempunyai pengetahuan dan memahami dasar-dasar perilaku manusia, sehingga akhirnya mampu menggerakkan bawahan atau orang lain untuk mewujudkan sasaran secara efektif dan efisien. Adapun 4 (empat) prinsip dalam memotivasi bawahan: a. Mengikutsertakan bawahan, b. Komunikasi dua arah yang sehat dan lancar, c. Keyakinan atas prestasi yang diperoleh, d. Adanya pengakuan yang timbal balik. 4. Teori Pendakatan Kebutuhan Dalam bukunya yang berjudul “Motivation and Personality”. A.H Maslow mengemukakan teorinya sebagai berikut: kebutuhan merupakan dasar proses motivasi dan kebutuhan manusia itu tersusun dalam bentuk berjenjang (bertingkat-tingkat ). Menurut A.H. Maslow, ada lima jenjang kebutuhan: a. Kebutuhan Fisik (physical needs). Kebutuhan fisik merupakan kebutuhan pertama dari manusia atau kebutuhan primer. b. Kebutuhan Keamanan (Safety needs). Modul Diklatpim Tingkat IV 53 Pada saat kebutuhan fisik terpenuhi, maka kebutuhan tersebut sudah tidak merupakan motivasi lagi dan muncul kebutuhan yang lebih tinggi sebagai motivasi, kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan akan perlindungan atas bahaya, ancaman kemelaratan dan lain-lain. c. Kebutuhan Sosial (Social needs). Kebutuhan ini merupakan kebutuhan kepuasan untuk berkelompok, untuk diterima oleh teman, pergaulan, persahabatan, berorganisasi, kasih sayang dan sebagainya. d. Kebutuhan Penghargaan (Esteem needs). Setelah kebutuhan tersebut di atas terpenuhi semua, motivasi berikut adalah kebutuhan akan penghargaan atau untuk dihargai, dihormati, kebutuhan akan kedudukan, reputasi atau nama baik. Kecuali itu juga kebutuhan akan harga diri, kepercayaan akan diri sendiri, kebebasan, kepuasan akan pengetahuan dan kemampuan. Kebutuhan akan penghargaan ini jarang dapat dipuaskan. Orang akan selalu berusaha mendapatkan kepuasan ini pada saat kebutuhan tersebut dianggap penting. e. Kebutuhan Perwujudan Diri (Self Actualization needs). Kebutuhan untuk bisa mengembangkan bakat secara penuh, pengembangan kreasi dalam arti luas, kebutuhan akan pemenuhan cita-cita, keindahan, kemakmuran, kemashuran, dan keagamaan. Mewujudkan sasaran pada hakekatnya adalah memberi dorongan kepada para penanggung jawab dalam Matriks 54 Pola Kerja Terpadu Rincian Kerja untuk bekerja dengan penuh rasa tanggung jawab dalam mewujudkan sasaran bersama. Pimpinan dan penanggung gugat memegang peranan yang sangat penting dalam memberi motivasi dan menggerakan staf yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya. Ada 3 (tiga) hal penting dalam menumbuhkan motivasi kerja yaitu unsur manusia, sasaran, dan motivator. Pertama, bahwa manusia mempunyai kebutuhan. Menurut Maslow seperti tersebut diatas, ada lima jenjang kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan fisik, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosial, kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan aktualisasi diri. Pemberian motivasi pada para penanggung jawab yang tertera pada Matrik Rincian Kerja hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Kedua, adalah sasaran. Sasaran adalah sesuatu yang harus diwujudkan. Agar sasaran menjadi motivator, maka sasaran harus jelas, realistik dan terukur. Pimpinan, dalam hal ini penang-gung gugat harus mampu menghadirkan sasaran menjadi satu keadaan yang bisa ditangkap oleh semua orang pada saat sekarang. Seolah-olah sasaran tersebut sudah selesai. Lingkungan kerja, dan dalam tim hendaknya mendorong orang untuk bekerja secara optimal. Ketiga, adalah motivasi. Ada empat strategi dalam melaksanakan motivasi. Memperkaya pekerjaan (job Modul Diklatpim Tingkat IV 55 enrichment). Caranya dengan mencoba menata kembali pekerjaan secara kreatif, sehingga memberi peluang kepada semua penanggung jawab untuk berkembang dan menjadi lebih dewasa dengan pelimpahan tanggung jawab secara jelas! Perluasan kerja (job enlargement), antara lain dengan tukar menukar atau mutasi pekerjaan secara horizontal untuk menghilangkan kebosanan. Pembakuan pekerjaan (job standarization), dilakukan dengan membatasi jumlah dan jenis pekerjaan, dibakukan dan dilengkapi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Penyederhananaan pekerjaan (job simplification), dengan jalan mengurangi jumlah unsur tugas yang rumit. Pekerjaan disederhanakan dengan maksud agar produktivitas tinggi. Teknik tuntunan dan ajakan dapat dipergunakan pimpinan untuk meningkatkan partisipasi penanggung jawab dalam peningkatan penyelesaian paket kerja. Pimpinan dituntut untuk berkomunikasi tatap muka dengan staf, mendiskusikan pekerjaan secara terbuka dengan argumentasi rasional, penjelasan yang mudah ditangkap, sehingga semua orang menjadi puas bekerja dan bukan karena tekanan dan ancaman. B. Mengendalikan Kegiatan Fungsi pengendalian (fungsi controlling) adalah proses terakhir fungsi manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan 56 Pola Kerja Terpadu fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena: a. Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan, b. Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada rencana, c. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik, d. Sasaran baru dapat diketahui terwujud dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan. Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik dan buruknya pelaksanaan suatu rencana. 1. Pengertian Pengendalian Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Pengendalian merupakan pemeriksaan benar tidaknya segala sesuatu pekerjaan artinya apakah sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan, dengan segala perintah yang diberikan dan semua peraturan yang dikeluarkan. Pengendalian merupakan kegiatan pemimpin yang paling penting dan paling mempengaruhi bagi setiap kegiatan pemimpin. 2. Tujuan Pengendalian Mengendalikan kegiatan bertujuan untuk menjaga agar kegiatan berada dalam arah perwujudan sasaran. Modul Diklatpim Tingkat IV 57 Pengendalian akan efektif jika standar dan aturan kerja jelas, hasil kegiatan kerja diukur, koreksi dilakukan bila ada penyimpangan di waktu yang tepat. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota yang berkepentingan, dan diharapkan akan meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian pekerjaan dimulai dari awal, sampai sasaran terwujud. Dalam melakukan pengendalian ada lima hal yang harus diperhatikan yaitu menetapkan sasaran hasil kerja, membandingkan hasil kerja nyata dengan standar yang telah ditetap-kan, menentukan ada tidaknya penyimpangan, mengambil tindakan korektif, dan mem-bangun sistem balikan. Salah satu aspek penting yang dapat dikendalikan adalah standar waktu kerja yang telah ditetapkan dalam sasaran. Waktu sangat penting untuk dikendalikan, karena waktu sebagai salah satu dimensi dalam manajemen mempunyai hubungan erat dengan sumber lainnya seperti manusia, bahan dan biaya. Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen (6M) efektif dan efisien. 58 Pola Kerja Terpadu Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berkut: 1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol, 2. Mengukur pelaksanaan, 3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada, 4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan (deviasi), agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Pengawasan terhadap kemajuan realisasi sasaran memerlukan satu perangkat tata kerja yang menjamin balikan yang terus menerus dan tepat waktu. Hasilnya, merupakan sebuah dokumen atau sebuah laporan. Dokumen atau laporan tersebut dimasukkan dalam bentuk format seperti dibawah ini. 59 Modul Diklatpim Tingkat IV Contoh Format Laporan Pengendalian Kegiatan . Periode Laporan : …………………………………… Instansi : …………………………………… A Kegiatan yang dijadikan target POKOK AKHIR B Titik Kontrol C Kegiatan dan Jadwal Ukuran Kemajuan D Penyimpangan 60 Pola Kerja Terpadu Kolom B Ukuran yang digambarkan sebagai standar kemajuan, diambil dari bagian penjadwalan (S-K). Untuk setiap pokok akhir diamati dan dicatat realisasinya. E Tanggung Jawab/ Koreksi Standard Kemajuan (SK) Realisasi (R) S–K R S–K R S–K R S–K R Tujuan Pengendalian Keterangan Keterangan: Kolom A Berikan Kejadian yang dijadikan terget atau pokok akhir. Ini diperolehkan dari pokok akhir yang ada pada Matriks Rincian Kerja, kecuali tiga pokok akhir pengendalian. Kolom C Waktu merupakan faktor penting, karena itu dijadikan alat pembanding antara kegiatan yang dikehendaki dengan kegiatan yang sesungguhnya yang dapat digambarkan dalam jadwal. Dengan jadwal tersebut, sepintas sudah kelihatan kemajuan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kolom D Penyimpangan akan langsung dapat ditemukan dengan membandingkan SK dengan R. Apabila terjadi penyimpangan perlu dicatat berapa besar, mengapa terjadi penyimpangan, siapa penanggung jawabnya, apa dampaknya dan bagaimana cara mengoreksinya. Kolom E Tanggung jawab tindakan koreksi menunjukkan siapa dan instansi mana yang bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut (koreksi) terhadap penyimpangan dengan mengurangi seminimal mungkin dampak negatifnya. C. Latihan 1. Untuk mewujudkan sasaran diperlukan motivasi, Coba anda tuliskan pengertian motivasi. 2. Seorang pimpinan selalu memberikan motivasi kepada bawahan. Coba sebutkan. 4 (empat) prinsip dalam memotivasi bawahan. Modul Diklatpim Tingkat IV 61 3. Menurut A.H. Maslow ada 5 (lima) jenjang kebutuhan, coba anda sebutkan dan jelaskan secara singkat. 4. Sebutkan 3 hal penting dalam menumbuh-kan motivasi kerja bawahan/pelaksana. 5. Mengapa fungsi pengendalian/kontrol sangat penting bagi setiap kegiatan seorang pimpinan, Coba anda jelaskan. 6. Jelaskan secara singkat tujuan pengendalian. D. Rangkuman Dalam upaya mewujudkan sasaran seorang pimpinan unit kerja perlu menerapkan Motivasi. Motivasi adalah kegiatan mendorong gairah kerja dan memberikan semua kemampuan bawahan agar mau bekerja keras untuk mewujudkan sasaran organisasi. Demikian juga seorang pimpinan harus mempunyai pengetahuan dari memahami dasar perilaku manusia, sehingga mampu menggerakkan bawahan untuk mewujudkan sasaran secara efektif dan efisien. Ada 5 (lima) jenjang kebutuhan yaitu: a) Kebutuhan Fisik; b) Kebutuhan Keamanan; c) Kebutuhan Sosial; d) Kebutuhan Penghargaan; e) Kebutuhan Perwujudan Diri. Selanjutnya diperlukan juga fungsi pengendalian. Pengendalian adalah segala usaha/kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai 62 Pola Kerja Terpadu dengan rencana yang telah ditetapkan atau hasil yang dikehendaki, segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. Mengenai tujuan motivasi untuk menjamin terwujudnya sasaran organisasi. Apabila seorang pimpinan berhasil dalam usahanya memotivasi bawahan, pada akhirnya sasaran organisasi akan terwujud. Dalam mengendalikan kegiatan, laporan status sasaran hendaknya disampaikan kepada seluruh anggota organisasi yang berkepentingan dan diharapkan dapat meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian kegiatan dimulai awal sampai sasaran terwujud. BAB V PENUTUP A. Simpulan Manajemen menjalankan fungsi-fungsi terkait dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam kegiatannya manajemen merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan, mengembangkan, dan melakukan kontrol terhadap segala upaya dengan memberdayakan sumberdaya. Selain menjalankan fungsi juga terkait unsur manajemen di dalamnya. PKT merupakan alat yang digunakan mulai dari memilih sasaran, menetapkan sasaran, dan memvalidasi sasaran, sehingga dalam proses perngerjaanya bagaimana instrumen ini dapat digunakan sebagai instrumen analisis untuk mewujudkan sasaran. Sebagai pimpinan dalam mewujudkan sasaran perlu menerapkan motivasi untuk mendorong gairah kerja bawahan dan memberikan semua kemampuan bawahan. B. Tindak Lanjut Setelah memahami instrumen pola kerja terpadu, sebagai tindak lanjut adalah membuat rencana sesuai tugas dan wewenang dengan memilih sasaran sebagai upaya peningkatan kinerja di unit kerjanya. 63 DAFTAR PUSTAKA Armstrong. (1998). Performance Management: The New Realities, Institute of Personnel and Development. London: Michael & Angela Baron. Eugene J. Benge. Pokok-Pokok Manajemen Modern. Seri Manajemen No. 76. Jakarta: PT. Pustaka Binaman. Gouzall Say, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta. PT Gunung Agung. Harrington, H. James. (1995). Total Improvement Management: The Next Generation in Performance Improvement, New York., Mc.Graw-Hill, H. Malayu Sp. Hasibuan, Drs. (1995). Manajemen Dasar, Pengertian dan Makalah, Jakarta, PT Gunung Agung, Lembaga Administrasi Negara RI. (1994). Modul Pola Kerja Terpadu (11 Modul). Jakarta, LAN RI. Muthmainah Erfi, S.S.M.A. (2001). Rencana Kerja Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan pada Sub. Bagian Humas, Jakarta, Bagian Humas dan Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara, Diklat ADUM Angkatan ke IV Tahun 2001, LAN. Pearce II, John A. & Riichard B. Robinson Jr, Formulation, (2000). Implementation and Control, Boston: Irwin, Mc. Graw Hill. 64 Modul Diklatpim Tingkat. IV 65 Shrivasta, Paul. (1994). Strategic Management: Concepts & Practices, Ohio. South Western Pubilshing, Cincinnati. Sarwato, Drs. (1970).“Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen”. Jakarta: Ghalia Indonesia. Sondang P. Siagian, Prof Dr. MPA. (1992). “Fungsi-fungsi Manajerial”. Jakarta: Bumi Aksara,. Yayasan Tenaga Kerja Indonesia, (1991). Manajemen Terpadu, Jilid I, II, dan III. Jakarta: YTKI. Zainun Buchari Prof. DR. (1984). Manajemen dan Motivasi. Jakarta: Balai. DAFTAR DOKUMEN Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999. 66