مهارات التعامل مع الوقت: مهارات حياتية

Table of Contents

مهارات التعامل مع الوقت (مهارات حياتية)

مهارة تحديد الأولويات

التحكم في الوقت

كيفية التعامل مع بعض مضيعات الوقت

تخطيط الوقت

المهارات اللازمة للشباب العاملين

مهارة تحدي الأفكار والسلوكيات التي تدمر الذات

تغيير صورة ذاتك

إدارة التوتر

التوتر النفسي

قيادة الذات

تحقيق السلام الداخلي

الإدمان على التفكير

التصالح مع الذات

مهارات رجال البيع

الإلقاء والتحدث أمام الجمهور

مهارة الثقة بالنفس

مهارة الاهتمام بالتفاصيل

مهارة التركيز

مهارة الملاحظة

مهارة صنع القرارات

الأهداف الذكية

مهارة تحديد الأهداف

مهارة التخطيط

قيادة الفريق

الاعتراف والإشادة والمكافأة

علاج الأخطاء والشكاوى والنقد

قوة الحماس

تحريك دوافع النفس

احترام كرامة الآخرين

المحافظة على التغيير الإيجابي في حياتك

سلسلة المهارات الحياتية 3

مهارات إدارة الوقت

أ.د. صالح بن عبد الله العقيل

الطبعة الأولى

2024م

صفحة المحتويات

مقدمة

مهارات إدارة الوقت

مهارة تحديد الأولويات

التحكم في الوقت

كيفية التعامل مع بعض مضيعات الوقت

تخطيط الوقت

العمل الشبابي الاحترافي

المهارات اللازمة للشباب العاملين

مهارة تحدي الأفكار والسلوكيات التي تدمر الذات

تغيير صورة ذاتك

إدارة التوتر

التوتر النفسي

قيادة الذات

تحقيق السلام الداخلي

الإدمان على التفكير

التصالح مع الذات

مهارات رجال البيع

الإلقاء والتحدث أمام الجمهور

الإلقاء والتحدث أمام الجمهور

مهارة الثقة بالنفس

مهارة الاهتمام بالتفاصيل

مهارة التركيز

مهارة الملاحظة

مهارة صنع القرارات

الأهداف الذكية

مهارة تحديد الأهداف

مهارة التخطيط

قيادة الفريق

الاعتراف والإشادة والمكافأة

علاج الأخطاء والشكاوى والنقد

قوة الحماس

تحريك دوافع النفس

احترام كرامة الآخرين

المحافظة على التغيير الإيجابي في حياتك

قائمة المراجع والمصادر

مقدمة

لكل إنسان في هذه الحياة وقت معين يعيشه، والذي يحدد ذلك الوقت لكل إنسان، هو المولى عز وجل. لذلك يجب على كل فرد استغلال وقته في الحياة أفضل استغلال ممكن، لكي يتمكن من تحقيق كل ما يحلم به أو كل ما يسعى إليه. وأيضًا فإن الوقت هو من الأشياء التي سيحاسبنا عليها المولى عز وجل يوم القيامة، فيُسأل كل امرئ عن وقته فيما أفناه، ولذلك يجب علينا الاستعداد، والتخطيط الجيد لتلك اللحظة، حتى لا نشعر بأي ندم.

وتنظيم الوقت هو سمة من سمات المجتمعات الناجحة، لأنهم يتمكنون من القيام بأشياء مختلفة، في أزمنة قياسية. كما إن كل لحظة تمضي من الوقت، لا يتمكن أي فرد مهما بلغت قوته أو سلطته من إعادتها مرة أخرى. وهنا نجد مدى أهمية الوقت الكبيرة جدًا، لذلك على كل فرد استغلال كل لحظة عنده، واستثمارها أفضل استثمار، فالوقت كالسيف، إن لم تقطعه قطعك.

المؤلف

1

مهارات إدارة الوقت

إن إدارة الوقت هي إدارة النفس، فمن استطاع التحكم في نفسه يستطيع التحكم في وقته، وتنظيم الوقت لا يقيد الإنسان كما يتوهم البعض، بل يطلقه من قيود الفوضى والارتجال ويمنحه المزيد من الوقت للراحة والاستجمام والتمتع بالحياة.

هناك أشخاص يقولون إنهم مشغولون دائمًا، وتجدهم يشكون من ضيق الوقت وكثرة الأعمال والإجهاد، وفي الحقيقة أنه مهما بلغ انشغال الإنسان فإنه يستطيع بشيء من التنظيم وحسن الإدارة لوقته وأعماله أن ينجز أكثر وأن يحصل على وقت فراغ أكبر، وأن يتخلص من ذلك الشعور السلبي بتراكم الواجبات والركض المستمر لإنجاز الأعمال في وقتها.

إن كل عادة يحتاج تأسيسها إلى الجهد والتصميم، ولكن عادة تنظيم الوقت تحتاج إلى كثير من الجهد والتصميم؛ لأنها تتعلق بحياة الإنسان وسلوكه على مدار الساعة.

بما أن تنظيم الوقت يؤدي إلى مزيد من الإنجاز ومزيد من المشاعر الإيجابية الناجمة عن هذا الإنجاز، فإن من صفات الإنسان الذكي الناجح أنه قادر على تنظيم وقته والتحكم فيه.

مبادئ عامة في تنظيم الوقت

أن تبدأ يومك ولديك مخطط لما يجب عليك فعله: إن هذا هو المبدأ الأول في تنظيم الوقت، فبدون وجود برنامج عمل لا يمكن للإنسان أن ينظم وقته ويستفيد منه على أحسن وجه.

ألا يزدحم البرنامج اليومي بأعمال تفوق قدرة الإنسان؛ لأن ذلك سيؤدي في نهاية اليوم إلى الشعور بالفشل والعجز والإحباط. وتلك المشاعر لن تشجع الإنسان على وضع البرامج وتنظيم الوقت. عندما يبدأ الإنسان بتنظيم وقته سيجد أنه غير قادر على تنفيذ ١٠٠٪ من البرنامج الذي وضعه، وقد يشعره ذلك بالإحباط فيعرض عن تنظيم الوقت. إن وجود مخطط عمل يومي وتنفيذه بشكل جزئي أفضل من عدم وجود مخطط على الإطلاق، ومع استمرار الإنسان في تنظيمه لوقته سيصبح برنامجه أكثر واقعية وستزداد قدرته على تنفيذ هذا البرنامج بشكل كامل.

من الطبيعي أن يكون المخطط اليومي مرنًا: لأن الإنسان لا يستطيع التنبؤ بكل شيء، وقد يضطر إلى الحذف أو الإضافة أو التقديم أو التأخير؛ وذلك أمر طبيعي ويجب أن لا يعتبر إخلالًا بالبرنامج أو إفشالًا له.

عدم تقديم الأمور غير المهمة وغير الملحة على الأمور المهمة وغير الملحَّة، وتقسم الأمور التي تشغل وقت الإنسان إلى أربعة أقسام:

الأمور المهمة والملحَّة: هي الأمور الطارئة التي لا يستطيع الإنسان تأجيلها؛ كالذهاب إلى طبيب الأسنان حينما يصاب بألم شديد في أسنانه.

الأمور غير المهمة والملحَّة: هي ضرورات الحياة الروتينية التي لا يستطيع الإنسان تأجيلها؛ كالأكل مثلًا.

الأمور المهمة وغير الملحَّة: وهي أمور مهمة، لكن الإنسان يستطيع تأجيلها، دون أن يسبب ذلك مشكلة كبيرة له؛ كالرياضة والمطالعة.

الأمور غير المهمة وغير الملحَّة: كمشاهدة التلفزيون والحديث غير المهم مع صديق على الهاتف، والنوم زيادة عن اللزوم، وهكذا. فإن الإنسان غالبًا ما يقصر في الأمور المهمة وغير الملحَّة بسبب الأمور غير المهمة وغير الملحَّة، فيشاهد التلفزيون على حساب المطالعة وينام على حساب الرياضة، ويلعب الورق على حساب الدراسة، وهكذا...

عندما يتم التقصير في الأمور المهمة وغير الملحَّة تتحول إلى أمور مهمة وملحَّة؛ فالطالب الذي لا يدرس ساعة في اليوم خلال الفصل الدراسي سيضطر إلى أن يصل الليل بالنهار وهو يدرس قبل أيام من الامتحان، والذي لا يذهب إلى عيادة الطبيب لإجراء فحص دوري لأسنانه سيضطر إلى الذهاب إلى طبيب الأسنان في منتصف الليل عندما يلتهب سنه، ويسبب له الآلام.

وقس على ذلك، إن الذين لا ينظمون أوقاتهم يعيشون دائمًا تحت ضغط الضرورات التي صنعوها بأنفسهم؛ من خلال الإهمال والتأجيل والتسويف.

مراعاة التوازن عند تنظيم الوقت: إن الهدف من تنظيم الوقت هو تحقيق التوازن بين حاجات الروح والجسد والعقل، وكذلك التوازن بين العمل والبيت؛ لأن الإنسان عندما يهمل جانبًا من حياته بسبب الجوانب الأخرى سيخلِّف مشكلة في هذا الجانب المهمل، وستكبر هذه المشكلة وتتفاقم مع الأيام إلى أن تنفجر في وجهه، وتؤثر على الجوانب الأخرى التي أهمل هذا الجانب من أجلها. (العيتي، 2003).

مهارة تحديد الأولويات

مبدأ الأولوية

لا يعرف بعض المدراء الأشخاص العاديين كيف يتصرفون في أوقاتهم، وكثير من الأشخاص أيضًا لديهم مشكلة معينة في إنجاز الأعمال التي تقع تحت يده؛ فيفرض على نفسه نذرًا وجوب إنجاز هذه الأعمال، حتى ولو اضطر إلى مضاعفة الجهد في ذلك.

إن كثيرًا من المديرين يقضون أوقاتهم في الأعمال الروتينية، ويكلِّفون أنفسهم أكثر من طاقتها؛ فتجدهم مشغولين بالتوافه، بما في ذلك الأعمال الورقية التي تتراكم على طاولة المكتب بطريقة عجيبة، ولا يستطيعون إنجاز أي وقت. ولعل السبب في ذلك هو عدم تحديد مبدأ الأولوية في الأعمال، وغالبًا ما يواجه هذا النوع من الناس مشكلة حتى في الوصول إلى هذه الأوراق داخل المكتب؛ لأن الأعمال الورقية الروتينية تعترض طريقه في كل لحظة، إضافة إلى أنه دائم الانزعاج بسبب المقاطعات الكثيرة غير المتوقعة التي تسرق وقته، دون أن يؤدي المهام الموكلة إليه؛ ولذا نجده يأخذ جزءًا كبيرًا من أعماله إلى منزله وينام متأخرًا لإنهاء كل متطلبات الأعمال غير المنجزة.

وإليك بعض الوسائل لتحديد مبدأ الأولوية في بيئة العمل، كما يوضحها الشكل التالي:

مستعجل أو مهم

لقد كان من عادة أحد المدراء مناقشة الأنشطة والأولويات مع موظفيه والأولويات مع موظفيه. وذات مرة قال لمعاونيه: إن هناك علاقة معكوسة بين الأشياء المهمة والأشياء المستعجلة، فكلما زادت أهمية شيء ما قل الاستعجال عليه، وكلما زاد الاستعجال على شيء قلَّت أهميته. والأمور المهمة هي تلك الأشياء التي تساهم في تحقيق أهدافنا؛ ولذلك فهي تعد ذات قيمة عالية جدًّا، وكلما كانت درجة إسهام هذه الأمور مباشرة زادت أهميتها، والأمور المهمة تتصف أيضًا بالنتائج طويلة الأجل. أما الأمور المستعجلة فتتصف بالنتائج قصيرة الأجل التي لا يمكن تأجيلها ويجب تحقيقها فورًا، ومن الممكن أن تسهم أو لا تسهم إسهامًا كبيرًا في أهدافنا، ولكنها غالبًا لا تسهم وكل ما هناك أن الأمور المستعجلة تكون الحاجة إليها ملحَّة أكثر من الأمور المهمة.

إننا نعيش في صراع دائم ما بين المستعجل والمهم، والمشكلة دائمًا هي أن الأمور المهمة نادرًا ما تكون الحاجة إلى إنجازها مستعجلة، أما الأمور المستعجلة فتحتاج إلى اهتمام وإنجاز، نتيجة إلحاحها وضغوطها المستمرة وقليلًا ما نناقش الأمور المستعجلة، وهل هي حقًّا مستعجلة أم إنها تبدو كذلك؟ وأحيانًا تنمو فينا عادة الاستجابة لهذه الأمور على أنها فعلًا مستعجلة، بينما هي في الحقيقة غير ذلك، بل إن الكثير من الأمور المستعجلة هي في الحقيقة غير ذلك.

إن ما نحتاج إليه هو الحكمة والشجاعة والنظام؛ حتى نقرر عمل الأشياء أولًا:

والشكل الآتي يساعدك على ذلك:

يمكنك استخدام هذا الشكل لتحليل أعمالك ومساعدتك في اكتشاف ميولك واهتماماتك؛ لكي تبدأ التحليل فكِّر في مربع واحد في وقت واحد وحدِّد أي أجزاء من عملك تنطبق على هذا المربع. احتفظ بسجل لأنشطتك التي تقوم بها خلال اليوم، ثم افحص كل نشاط وحدِّد المربع الذي يجب أن يقع فيه.

المربع رقم 1: يشمل الأنشطة المهمة والمستعجلة: ونحن نميل إلى أن نطلق على هذه الأنشطة اسم (الأزمات)، وأكثره يفضل أن يكون لديه عدد محدود من هذه الأنشطة، وهي تشمل إضرابات العمل، مشكلة مع عميل كبير اقتراب آخر موعد لتقدير ميزانية السنة القادمة تغيب ثلاثة مديرين في إجازات مرضية في نفس الوقت، وهذه الأشياء التي تقع في المربع رقم ١ يجب الانتهاء منها في أسرع وقت ممكن. والغريب أننا يجب أن ننتهي من هذه المشاكل بسرعة لأهميتها، والذي يحدث أننا إذا انتهينا منها بسرعة؛ فإن ذلك يكون لشعورنا بأنها مستعجلة وليس لأنها مهمة.

المربع رقم ۲: ويشمل الأنشطة المهمة ولكنها غير مستعجلة: ويمكن أن نقول: إنها الأشياء التي لا تحدث أو التي لا تحدث دائمًا بصورة كافية، وتشمل التخطيط والتدريب وتنمية المرؤوسين وقلة قليلة منا، هم الذين يقضون وقتًا كبيرًا في هذه الأنشطة التي يجب قضاء وقت أكبر فيها.

المربع رقم ٣: ويشمل الأنشطة المستعجلة وغير مهمة: يشمل