Modul 6

INTERNET MAIL SYSTEM

A. Maksud dan Tujuan
a. Mengetahui dan memahami tentang Email Server
b. Mengetahui dan memahami tata cara setting dan konfigurasi Email
Server dengan menggunakan ClearOS Enterprise Server (PostMail)
c. Mengetahui dan memahami tata cara setting dan konfigurasi Email
Client
d. Dapat mengetahui dan memahami proses pengiriman dan
penerimaan email
B. Landasan Teori
1. A system for sending and receiving messages electronically over a
computer network, as between personal computers.
2. A message or messages sent or received by such a system.
"Electronic mail"or "e-mail," as it is commonly calledis the process
of sending or receiving a computer file or message by computer modem
over telephone wires to a preselected "mail box" or "address" on another
computer. E-mail can also be sent automatically to a large number of
electronic addresses via mailing lists. E-mail messages can range from the
simplest correspondence to business presentations, engineering blueprints,
book chapters, or detailed contracts. Graphics, files of artwork or
photography, can be transmitted via this technology as well, though text
messages comprise the vast majority of e-mail transmissions. Today, email stands as a central component of business communication, both
within businesses and between business enterprises, because of the many
advantages that it offers over regular mail in terms of efficiency, speed,
and 24-hour availability. These characteristics have made electronic mail a
truly ubiquitous presence in the United States. Indeed, in terms of sheer
volume, more than 536 billion pieces of e-mail were delivered in the
United States in 1999, according to the eMarketer Internet research firm.
Moreover, eMarketer estimates that in 2000, the number of active e-mail
users in America reached 111 million.
Since e-mail has emerged as such an important method of business
communication in recent years, it is important for small business owners to
know how to use this technology effectively. Toward that end, consultants
generally recommend that small business owners and entrepreneurs select

and shape e-mail packages that emphasize convenience and ease of use.
"Look for an e-mail package that lets you select specific settings and
preferences that affect all your e-mail activity," wrote Calvin Sun in
Entrepreneur.

Electronic Mail Systems

Today's companies are able to customize their e-mail services to meet their
own unique communication needs. E-mail management tools on the
market can help entrepreneurs and managers address a wide array of
issues, from excessive volumes of e-mail and/or excessively large file
attachmentsboth of which can clog e-mail gateways or create network
storage burdensto virus detection, spam blocking, and searchability of email data stores. E-mail services can also be augmented with offerings that
address content management, which Computerworld's David Essex noted,
can help to ensure "that e-mail isn't used in a way that could subject a
company to sexual harassment suits and other legal challenges.
Homegrown software and policies and the e-mail systems' built-in features
are also typically part of the management mix."
Many small companies choose to incorporate these various e-mail
management tools into their communications grid themselves. But
business owners also have the option of utilizing the services of one or
more of the dozens of performance-monitoring companies that have
emerged in recent years to meet the demand for e-mail management
services and software.
Optimizing Personal E-Mail Use
Experts in the fields of business and electronic communication agree that
managers and small business owners can take several steps to maximize

the efficiency of their company's e-mail systems. These tips extend from
patterns of personal e-mail use to guidelines for companywide e-mail
policies.
Professional appearance and content are paramount. Many members of
the business community have commented on the fact that many e-mail
messages reflect a casual attitude toward grammar, spelling, and tone that
would never be tolerated in regular business correspondence. Users of
electronic mail are encouraged to adopt the same standards of
professionalism that dictate the tone and appearance of postal
correspondence. Indeed, proper spelling and grammar, coupled with the
ability to frame correspondence in suitably diplomatic language, are
essential components of electronic mail. Consultants also caution small
business owners to be circumspect in their use of "emoticons," a set of
symbols that have been developed by e-mail users to denote various nonverbal reactions, such as smiles, winks, and laughs, to supplement the
included text. While use of these symbols is fine in some settings,
inclusion of a flurry of such symbols is apt to confuse e-mail recipients
who are unfamiliar with the meaning behind them, and they are, again,
inappropriate for most business correspondence.
Separate the personal from the professional. Many entrepreneurs
maintain separate electronic mail addresses, one for personal
correspondence, the other for use at the office. "Everybody needs time to
decompress at work, but mixing personal correspondence with
professional correspondence can diminish one's focus," wrote Bob Mook
in Denver Business Journal. "At the very least, a personal e-mail account
gives you a way to delineate between the work-related stuff and the
extracurricular stuff."
Monitor size of distribution lists to keep them manageable. Huge
distribution lists can slow down e-mail systems. One way to address this
problem is to continually cull your list. Another is to limit the size of
attachments that are sent to large numbers of employees, clients, or
vendors.
Establish policies for receiving attachments (and know the preferences
of your clients in this regard). Many businesspeople dislike receiving
attachments except when absolutely necessary, due to system slowdowns
and vulnerability to viruses.

Augment your e-mail address to ensure accurate identification. E-mail

users can ensure that recipients of their e-mail can easily determine their
identity by including their real name in their e-mail addresses and
including telephone number and mailing address information as a standard
part of any e-mail. This information can be incorporated through
"signature files" that are standard on most e-mail packages.
Promptly respond to e-mail messages of any significance. Small
businesses and employees that do not promptly reply to electronic mail
send the signal that they are either disinterested, incompetent, or
disorganized. The business world is an often hectic one, and most people
who participate in it recognize that delays in response do occur for a
variety of legitimate reasons. But people who let e-mail messages go
unacknowledged for several days or more are in essence informing the
sender that delivering a response is not a priority for them.
Establish efficient daily e-mail practices. Recent studies indicate that
many executives spend almost two hours a day attending to their
overflowing electronic mail, and that some business owners and managers
spend even more time on such activities. In most instances, this is not time
well-spent; instead, it keeps the owner or manager from addressing other,
ultimately more important, business issues. To minimize this particular
time drain, experts urge owners/managers/executives to 1) delete old
messages that can clutter e-mail inboxes; 2) review incoming e-mails only
at two or three set times a day, rather than peeking at each one as it comes
in; and 3) purchase supplementary tools that can block e-mail spam that
clogs many systems.
Pay attention. "The process of sending and replying to message is rife
with opportunities for error," wrote Sun, but most pitfalls can be avoided if
you take the time to learn the nuances of electronic mail. For instance, said
Sun, "if you wish to avoid embarrassment (or worse), pay attention when
sending a reply. Do you disagree with a message that was sent to you and
dozens of others? Then be sure to 'reply to sender' rather than 'reply all.'
Otherwise, your reply will go to all the original recipients, making your
private disagreement public."

SMTP, yang merupakan singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol,

adalah teknologi yang digunakan untuk mengirimkan pesan email. Ini
sejalan dengan POP (Post Office Protocol) yang, biasanya, digunakan

untuk menerima email dari server web untuk sebuah program email atau
email client.
Ketika seseorang mengirim email, itu ditransfer melalui internet dari satu
server ke yang lain menggunakan SMTP. Ketika pesan itu akhirnya tiba di
server email, Anda dapat men-download ke komputer Anda menggunakan
email client menggunakan Protokol Kantor Pos.
Peran dan Fungsi SMTP
Fungsi utama berbasis teks protokol SMTP adalah untuk "push" email tidak dapat "menarik" mereka dari server yang mengapa Anda juga perlu
POP. The "keluar" mail protokol server membantu server berkomunikasi
satu sama lain dan memfasilitasi pengiriman pesan email.
Fungsi SMTP ada dua cara. Pertama, itu mem-verifikasi konfigurasi
komputer dari mana email yang sedang dikirim dan memberikan ijin
untuk proses itu. Kedua, mengirimkan pesan dan mengikuti keberhasilan
pengiriman email. Jika email tidak dapat dikirimkan, itu kembali ke
pengirim
atau
memantul
kembali.
Versi yang disempurnakan SMTP disebut Diperpanjang SMPT atau
(ESMTP) yang digunakan untuk mengirim foto dan lampiran file lain
bersama
dengan
email.
SMTP dan spamming
Karena SMTP tidak otentikasi pengirim, telah dimanfaatkan untuk
mengirimkan spam. Dan karena ini, sebagian besar ISP tetap memeriksa
dekat pada jumlah pesan email keluar dari account masing-masing.
Bahkan, ISP umumnya tidak memungkinkan pemegang rekening untuk
mengirim email dari alamat SMTP lain, tetapi mereka sendiri dan mereka
melakukan ini dengan cepat memblokir port 25 (dan / atau 26). Hal ini
menyebabkan yang paling umum mengeluh - tidak dapat mengirim email dari pelanggan yang mengkonfigurasi account email non ISP, seperti dari
situs web mereka atau penyedia email berbasis web, dalam sebuah email
client. Masalahnya biasanya dapat disetrika keluar dengan menghubungi
ISP dan meminta alamat server SMPT keluar mereka, nomor port dan
informasi otentikasi.
Office Protocol POP atau Post adalah teknologi yang digunakan untuk
men-download pesan dari server email ke komputer Anda. Sama seperti
kebanyakan hal lain di internet, email juga didasarkan pada model clientserver dan POP adalah bahasa yang digunakan dalam komunikasi antara
klien email dan server.

Apakah POP dan POP3 hal yang sama?

Ya! POP3 sebenarnya versi # 3 dari Protokol Kantor Pos dan ini berarti
teknologi tersebut telah melalui beberapa iterasi sebelum akhirnya tiba
dalam bentuk yang sekarang.
Apakah Anda tahu bahwa ketika seseorang mengirim email, itu tidak
datang langsung di komputer Anda? Pesan pertama datang ke sebuah
komputer yang terhubung ke internet 24/7 dan disimpan di sana. Seperti
komputer dikenal sebagai server web dan menerima pesan email itu
menjalankan program khusus yang disebut server email. Tergantung pada
jenis akses diijinkan, Anda dapat memeriksa email Anda menggunakan
browser web atau menggunakan program email khusus (juga dikenal
sebagai klien email).
Email client adalah program yang memungkinkan Anda mengirim dan
menerima pesan email dari komputer Anda. Ada beberapa klien email
populer gratis seperti Outlook Express, Windows Mail Vista, Windows
Live Mail dan Thunderbird. Jika Anda menggunakan Windows, Anda
sudah memiliki sebuah program email pra-instal pada sistem anda Outlook Express pada Windows XP dan Windows Mail pada Vista.
Beberapa waktu lalu Microsoft merilis sebuah klien email baru yang
mereka sebut Windows Live Mail dimaksudkan untuk "menggantikan"
Outlook Express dan Windows Mail Vista. Dapatkan petunjuk langkah
demi langkah tentang cara untuk men-download Windows Live Mail dan
menginstalnya pada komputer Anda.
Pentingnya dan penggunaan POP
Teknologi POP digunakan untuk membangun saluran komunikasi antara
email client dan server. Ini menetapkan aturan untuk men-download pesan
email yang disimpan di hard disk online untuk disk komputer lokal drive
Anda. Menggunakan POP Anda dapat men-download semua email ke
komputer Anda dan, dengan demikian, melihat mereka di mana saja Anda
inginkan - bahkan tanpa koneksi internet. Ya, garis internet aktif
diperlukan untuk men-download pesan dari server tapi begitu mereka
datang ke komputer Anda, Anda dapat memutuskan koneksi.
Anda akan menghargai pentingnya POP jika Anda pernah menghadapi
masalah dalam mengakses pesan email (bahkan yang lama) dari rekening
online seperti Hotmail, Yahoo! Mail atau Gmail. Mungkin sambungan
bersih tidak bekerja dengan baik, mungkin Anda berada di sebuah lokasi di
mana internet tidak tersedia atau mungkin layanan email turun ... apa pun.
Dan frustrasi adalah apa yang berikut.

Sekarang bayangkan skenario cerah menjaga salinan semua email Anda di

komputer Anda menggunakan program email menggunakan POP
diaktifkan. Setuju Anda masih tidak dapat memeriksa pesan baru tetapi
Anda setidaknya memiliki akses ke yang lama.
Apakah semua server email menggunakan POP?
Tidak ada - itu tergantung pada penyedia layanan dan konfigurasi server
web. Biasanya, account email dari ISP (Internet Service Provider) dan
mereka yang Anda buat pada situs web Anda datang dengan akses POP.
Penyedia layanan online email seperti Yahoo! Mail, Hotmail, AOL dan
Gmail memiliki kebijakan yang berbeda ketika datang ke POP akses.
Misalnya, Anda dapat mengaktifkan POP pada akun Gmail gratis - Anda
dapat melakukan ini sendiri. Sedangkan Yahoo! Mail dikenakan Anda
biaya sebesar $ 20 per tahun mengakses account Anda melalui POP. Untuk
pengguna Windows Live Hotmail, ada kabar baik akhirnya; POP di
Hotmail secara bertahap sedang diluncurkan - ini hanya tersedia untuk
pelanggan di beberapa negara pada saat menulis dan saya berharap ini
akan segera tersedia pada semua account.
Mengapa tidak semua layanan email memungkinkan akses POP?
Nah, karena protokol ini memungkinkan Anda untuk men-download pesan
ke komputer Anda melalui email client, Anda akan tidak memiliki
kebutuhan untuk memeriksa pesan Anda pada layanan berbasis web. Ini
berarti Anda tidak akan pernah masuk ke akun online Anda dan, dengan
demikian, tidak akan "membayar" untuk akses gratis Anda dengan baik
melihat iklan atau, kurang begitu, mengklik pada mereka! Semua web
gratis account email berbasis, bahkan Gmail, didukung oleh iklan.
Perusahaan-perusahaan menunjukkan iklan tersebut mengharapkan
pelanggan untuk mengimbangi hak istimewa akses gratis dengan
memeriksa produk disponsori atau jasa.
Bagaimana Anda mengakses email melalui POP - Post Office Protocol?
Sebagaimana disebutkan di atas, layanan email Anda harus menyediakan
Anda dengan akses POP. Silakan periksa dengan mereka. Setelah Anda
mendapatkan account email POP diaktifkan, yang Anda butuhkan adalah
email client yang dapat menggunakan Protokol Kantor Pos. Pengguna
Windows beruntung karena klien email gratis tersedia pada semua versi.
Bahkan, Microsoft telah merilis Windows Mail klien email Live baru yang
dapat didownload secara gratis dari situs web mereka.
Mengakses email melalui POP adalah hal yang sederhana. Anda hanya
membutuhkan username, password dan alamat server email. Alamat email
yang masuk server, biasanya, pop.THE-DOMAIN-NAME.com atau hanya

ATAS-DOMAIN-NAME.com. Untuk petunjuk langkah demi langkah

tentang cara menggunakan POP dengan klien email berbasis Windows
silakan lihat daftar di bawah ini:

Setup new email account in Outlook Express

(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/internet/outlook_
express_setup_new_email_account.php3)
Configure Gmail on Outlook Express
(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/internet/configur
e_gmail_in_outlook_express.php3)
Configure email account on Windows Mail Vista
(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/windows_mail/c
onfigure_windows_mail_vista.php)
Add Gmail on Windows Mail Vista
(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/windows_mail/a
dd_setup_configure_gmail_account_windows_mail.php)
Setup Windows Live Mail email client
(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/windows_live_m
ail/windows_live_mail_setup.php )
Setup and configure Gmail on Windows Live Mail
(http://www.webdevelopersnotes.com/tips/windows_live_m
ail/gmail_setup_configuration_windows_live_mail.php )

Komponen-komponen email antara lain adalah :

1. Mail User Agent
Merupakan program yang digunakan untuk membuat dan
membaca email. MUA bisa disebut juga sebagai email reader yang
dapat menerima bermacam - macam perintah untuk pembuatan,
penerimaan dan penjawaban pesan.
Beberapa MUA mengizinkan pemakaian format Multipurpose
Internet Mail Extension (MIME) yang dapat digunakan untuk
melampirkan file ke dalam suatu pesan atau biasa disebut
attachment. Dengan MIME ini, pesan yang dikirimkan dapat
melampirkan file-file lain. MailX, pine dan netscape merupakan
beberapa contoh MUA.
2. Mail Transport Agent
Pada saat proses pengiriman email, email tersebut diberikan ke
MTA untuk dilakukan proses yang lebih lanjut.

Fungsi dari MTA adalah sebagai berikut :

a. MTA menggunakan alamat tujuan untuk menentukan
bagaimana pesan tersebut harus dikirimkan.
b. MTA dapat menggunakan aliases/daftar distribusi untuk
mengirimkan salinan dari sebuah pesan ke berbagai tujuan.
c. MTA menerima dan memproses email yang masuk dari
mesin lain dalam jaringan.
3. Mail Channel dan Delivery Agent
Mail channel memiliki dua komponen utama yaitu :
a. Tabel yang menentukan saluran yang akan digunakan untuk
mengirimkan pesan email.
b. Delivery agent yang akan melakukan pengiriman pesan
bagi saluran yang telah ditentukan.
c. Dalam penggunaannya terdapat dua buah aplikasi mail
server, kedua aplikasi tersebut berupa :

SMTP (Simple Mail trasfer Protocol) adalah Protokol

yang digunakan untuk mengelola lalu lintas email keluar
masuk suatu jaringan.
POP (Post Office Protocol) Merupakan Protokol yang
digunakan untuk mengambil email dari tempat
penampungan email pada email server.
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun
jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Hal ini terlihat jelas
pada bentuk komunikasi yang dapat dilakukan dengan email.
Bentuk komunikasi dengan email dibedakan menjadi 5 seperti
berikut ini.
a. Point to Point ; Maksudnya adalah mengirimkan email
langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat
kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email
bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
b. Carbon Copy / CC ; Pengertian carbon, di sini analog dengan
bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional)
menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya.
Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah
alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain.
Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali
dengan TO, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan
pada bagian CC.
c. Blind Carbon Copy / BCC ; Ini adalah variasi dari CC. Orang
yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian

TO oleh pengirim, dapat melihat kepada siapa atau kepada

alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai
tembusan. Dengan cara ini user lain dapat langsung melihat
pada bagian CC. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk
mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak
ingin orang tersebut mengetahui bahwa kita juga mengirimkan
tembusannya kepada alamat orang lain, yang biasanya
digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian
BCC, selain TO dan CC. Pada Outlook Express versi
5.01 bagian BCC baru dapat tampak bila kita masuk ke sebuah
email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
d. Distribution List ; Distribution list adalah sebuah cara
komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah.
Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk
menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita
harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin,
jurnal, dan sebagainya), tetapi tidak mengharapkan adanya
respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus
dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus
untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list
mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu
akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang
menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
e. Discussion List; Discussion list seringkali juga disebut
mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya
hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan
siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk
mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum
tentu semua orang dapat begitu saja mengikuti sebuah milis.
Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas,
sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama
seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar)
dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak
memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola
milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan
menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah
sebuah milis yang terbuka lagi siapa saja untuk bergabung.
Kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota
untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum
permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administrator milis
menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian
akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan
keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis,

yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari
milis, alamat email administrator, dan sebagainya.
Format E-mail
header
Seperti amplop, berisi informasi tentang alamat pengirim dan yang
dituju.
body
Isi dari surat. Dipisahkan dari header dengan sebuah baris kosong.
Penyadapan email - confidentiality problem
Email seperti kartu pos (postcard) yang dapat dibaca
oleh siapa saja. Terbuka.
Email dikirimkan oleh MTA ke kantor pos terdekat
untuk diteruskan ke kantor pos berikutnya.
Hopping. Sampai akhirnya di tujuan.
Potensi penyadapan dapat terjadi di setiap titik yang
dilalui.

Proteksi terhadap penyadapan

Menggunakan enkripsi untuk mengacak isi surat
Contoh proteksi: PGP, PEM
Email palsu
Mudah membuat email palsu dengan membuat header
sesuka anda.
Email palsu ini kemudian dikirimkan via MTA atau
langsung via SMTP
Aktivitas tercatat di server dalam berkas log
Email Palsu
To: siapasaja@dimanasaja.com
From: saya@hotmail.com
Subject: email palsu
Saya akan coba kirim email palsu. Perhatikan
header dari email ini.
/usr/sbin/sendmail use
Email via SMTP
Unix% telnet mailserver 25
HELO localhost
MAIL FROM: saya@hotmail.com
RCPT TO: user01

DATA
354 Enter mail, end with "." on a line by itself
To: haha@hotmail.com
From: hoho@hotmail.com
Subject: palsu
nih palsu
.
250 HAA20290 Message accepted for delivery
QUIT
Proteksi: email palsu
Lihat header untuk mengetahui asal email
Menggunakan digital signature
Namun keduanya jarang dilakukan
Spamming
Mengirim satu email ke banyak orang
Asal kata spam
Proteksi: MTA dipasang proteksi terhadap spamming
(RBL)
Mailbomb
Mengirim banyak email ke satu orang
Proteksi: membatasi ukuran email, quota disk,
menggunakan filter khusus

Contoh Skrip Mailbomb

#! /usr/local/bin/perl
#
for ($i=0; $i < 10 ; $i++) {
system(/usr/sbin/sendmail
target@somedomain.com < junkmail.txt);

}
Mail relay
Menggunakan server orang lain untuk mengirimkan email
Akibat:

Bandwidth orang lain terpakai untuk mengirim email

tersebut (yang biasanya banyak)

Mengelabui penerima email

Proteksi
Mail Abuse Prevention System
http://mail-abuse.org/
ORBZ Open Relay Blackhole Zone
http://www.orbz.org/
ORDB Open Relay Database
http://www.ordb.org/
RBL-type services
http://www.ling.helsinki.fi/users/reriksso/rbl/rbl.html

Pada ClearOS Enterprise ada beberapa yang harus diaktifkan terlebih dahulu
yaitu
Aliases
Archive
Disclaimers
POP/IMAP Server
Mail Retrieval
SMTP Server
Webmail
Aliases :
Alias adalah alamat e-mail dengan nama generik yang mengarahkan mail ke
kotak surat pengguna atau eksternal alamat e-mail

Misalkan masukkan beberapa username yang dianggap sebagai Administrator

(Pengelola) Mail System
Contoh : username nur dan rohmat dimasukkan ke dalam alias postmaster dan
abuse , Caranya , silahkan lihat gambar dibawah ini :

Archive :
Sistem Kearsipan Surat log semua lewat e-mail masuk dan keluar melalui
gateway ke database pusat. Modul ini dapat digunakan untuk memenuhi
kepatuhan terhadap peraturan atau membantu organisasi untuk menegakkan
kebijakan internal untuk menggunakan e-mail di tempat kerja.

Disclaimers
Menambahkan footer untuk semua email non-lokal

POP /IMAP Server

POP dan IMAP server yang digunakan oleh desktop e-mail klien untuk
mengambil mail dari server.

Perhatikan pada gambar diatas , bahwa layanan POP/IMAP harus dalam

keadaan running dan di set On Boot Automatic , sehingga ketika terjadi reboot
maka service ini akan otomatis dijalankan. Status Service (POP, IMAP, Secure
POP, Secure IMAP, Push E-mail) adalah Enabled dan Log Level Normal.
Queue
Queue manager mail memungkinkan Anda untuk melihat, menghapus, dan
memproses pesan pesan di antrian.

Mail Retrieval
Maildrop dapat digunakan untuk mengambil mail dari server POP eksternal.

SMTP Server
Server SMTP menyediakan server surat masuk dan keluar. Anda dapat menghost domain multiple mail menggunakan fitur domain tambahan di bawah ini.

Webmail
The term Webmail (or Web-based email) is used to describe two things. One
use of the word is to describe a Webmail client: an email client implemented
as a web application accessed via a web browser. This article focuses in this
use of the term. The other use of the word is to describe a Web-based email
service: an email service offered through a web site (a webmail provider) such
as Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail and AOL Mail;.[1] Practically every webmail
provider offers email access using a webmail client, and many of them also
offer email access by a desktop email client using standard email protocols,
while many internet service providers provide a webmail client as part of the
email service included in their internet service package. As with any web
application, webmail's main advantage over the use of a desktop email client
is the ability to send and receive email anywhere from a web browser. Its main
disadvantage is the need to be connected to the internet while using it (Gmail
offers offline use of its webmail client through the installation of Gears.[2]).
There exist also other software tools to integrate parts of the webmail
functionality into the OS (e.g. creating messages directly from third party
applications via MAPI).

Tampilan Webmail Client

https://test.com:83 atau https://webmail.test.com:83
sehingga jika menggunakan browser Mozilla akan seperti dibawah ini
kemudian pilih Saya Paham Resiko Masalah ini

Pililah icon Tambah Pengecualian

Pilihlah Konfirmasi Pengecualian Keamanan

Sehingga tampil :

Masukkan username dan password nya !

Contoh :
Nama Pengguna
: nur
Sandi
: ******
Bahasa
: Indonesia

Webmail client dengan menggunakan Horde.

Jika menggunakan browser Internet Explorer adalah sebagai berikut :

Kemudian pilihlah Continue to This website (not recomended)

C. Laporan Praktikum
1. Buatlah beberapa account username (misalnya beberapa nama
rekan anda, dan gunakan password 123456 ) !
2. Berikanlah hak akses level pada account username tersebut agar
dapat mengakses email melalui webmail , ataupun pop3 !
3. Lakukanlah pengiriman ke domain yang sama maupun domain
yang berbeda, beberapa email kepada masing-masing account
tersebut dengan atau tanpa file attachment, apakah email tersebut
sampai ? bagimana jika email tersebut jika tidak sampai? Apakah
yang terjadi ? jelaskan !
4. Aktifkan beberapa content filter misal jika email berisi file attach
dengan ekstensi .exe , atau .zip system akan melakukan proses
filter , dan lakukanlah test terhadap aturan tersebut !
5. Jelaskan tentang Webmail ! Apa yang dimaksud dengan webmail ?
6. Melalui apa saja agar kita dapat melakukan akses email ?
7. Bagaimana konfigurasi aplikasi email client , agar dapat
melakukan akses email ?
8. Apa yang dimaksud dengan SMTP Relay? Jelaskan keuntungan
dan kerugiannya !
9. Jelaskan komponen-komponen email !
10. Jelaskan tentang POP/POP3 , fungsi dan perannya !
Jawab:
1. Membuat user account

2. Membuat hak akses agar dapat mengakses email

3. Mengirim email ke domain lain

4. Mengaktifkan conten filter

5. Webmail
WebMail adalah Aplikasi untuk mengakses e-mail melalui suatu browser,
seperti Netscape atau Internet Explorer. Alasan utama mengapa aplikasi ini
sangat dianjurkan untuk dipakai, karena dengan menggunakan aplikasi ini,
email anda akan dapat diakses dari mana saja. Berbeda bila anda
menggunakan aplikasi semacam Outlook Express, dimana e-mail tersebut
hanya dapat diakses dari PC tertentu.
6. Melalui apa agar kita dapat mengakses email
Salah satu alat untuk mengakses email via POP3 adalah menggunakan
Ponsel yang sudah mempunyai Fitur EMAIL yang berbasis POP3 , Untuk
Ponsel model baru kebanyakan sudah memiliki fasilitas POP3 Email, dan
tentunya dalam jaringan internet yang terhubung dengan email server dengan
melalui browser seperti mozila dan lain lain, dan layanan email seperti
mail.yahoo, mail.google dan lain lain

7. Konfigurasi email client agar dapat meng akses email

Jika ada ketentuan seperti gambar di bawah pilih saya mengerti

Lalu akan muncul jendela seperti gambar di bawah dan confrm saja

8. SMTP Relay, dan keuntungan serta kelemahannya

SMTP Relay merupakan singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol,
memungkinkan Anda mengirim pesan email melalui akun email Anda
menggunakan layanan email yang ada. Misalnya, Anda dapat terus
menggunakan Microsoft Outlook untuk menulis, menerima, dan mengirim
pesan email, tapi pesan email yang sebenarnya diproses melalui layanan
SMTP kami menyampaikan.
Keuntungan :
Biaya pengiriman pesan teks melalui SMTP rendah
Kelemahan :

 Pesan SMTP hanya diperkenankan untuk penggunaan pribadi, tidak untuk

penggunaan bisnis.
Pesan SMTP memiliki tingkat yang lebih tinggi gagal. Pesan yang dikirim
melalui SMTP berkeliaran di sekitar internet dari server ke server sebelum
mereka bisa dikirim. Jika server penuh, mereka dapat memakan waktu
hingga 24-48 jam untuk bisa dikirim.
SMTP tidak menyediakan laporan pengiriman
9. Komponen email

Mail User Agent

Merupakan program yang digunakan untuk membuat dan membaca email.
MUA bisa disebut juga sebagai email reader yang dapat menerima bermacam
macam perintah untuk pembuatan, penerimaaan dan penjawaban pesan.

Mail Transport Agent

Pada saat proses pengiriman email tersebut diberikan ke MTA untuk dilakukan
proses yang lebih lanjut. Fungsi dari MTA adalah sebagai berikut :
a) MTA menggunakan alamat tujuan untuk menentukan bagaimana pesan
tersebut harus dikirimkan
b) MTA dapat menggunakan aliases/daftar distribusi untuk mengirimkan
salinan dari sebuah pesan ke berbagai tujuan.
c) MTA menerima dan memproses email yang masuk dari mesin lain dalam
jaringan.

Mail Channel dan Delivery Agent

Mail chanel memiliki dua komponen utama, yaitu:
a) Tabel yang menentukan saluran yang akan digunakan untuk mengirimkan
pesan email.
b) Delivery agent yang akan melakukan pengiriman pesan bagi saluran yang
telah ditentukan
c) Dalam penggunaannya terdapat dua buah aplikasi mail server, kedua
aplikasi tersebut adalah :

 SMTP adalah protocol yang digunakan untuk mengelola lalu lintas

email keluar masuk suatu jaringan.
POP merupakan protocol yang digunakan untuk mengambl email
dari tempat penampungan email pada email server.
10. POP/POP3 Fungsi dan peranan
POP3 (Post Office Protocol version3) adalah protokol atau aturan yang
digunakan untuk mengambil email yang kita terima dari server email, tanpa
harus login terlebih dahulu ke account e mail. Catatan : tidak semua server e
mail gratis yang menyediakan fasilitas POP3 ini. Untuk Google dan yahoo,
hanya google saja yang menyediakan fasilitas ini bagi account email gratis.
Protokol POP yang banyak digunakan saat ini adalah versi 3 atau lebih
dikenal sebagai POP3." Post Office Protocol - Version 3 (POP3) dimaksudkan
untuk mengijinkan suatu workstation untuk mengakses suatu maildrop pada
suatu server host secara dinamik. Ini berarti bahwa protokol POP3 digunakan
untuk mengijinkan suatu workstation mendapatkan kembali mail dimana
server memegang peranan untuk itu.
POP3 Server menyimpan email untuk client dan menyampaikan email
tersebut kepada client ini melalui jaringan ketika mereka menanyakannya.
Selanjutnya, protokol POP3 menyediakan suatu "lock-step" transactional
session yang mana harus sukses dicapai sebelum banyak pesan dapat di delete
dari server. Jika sebuah sesi POP3 gagal untuk beberapa alasan, pesan pesan
original ditahan pada server.
Untuk lebih mudahnya, peran protokol ini adalah untuk mengambil email
yang tersimpan dalam mailbox tiap user di mail server, yang biasanya juga
berfungsi sekaligus sebagai SMTP server. SMTP tidak memiliki mekanisme
penyimpanan email ke mailbox dan mendistribusikannya tiap user sehingga
protokol POP3 mengambil peran tersebut.
Server POP3 menyimpan sementara email tiap user di dalam mailboxnya
masing-masing sebelum akhirnya di-download oleh user bersangkutan
menggunakan klien email seperti Outlook ataupun Eudora. Dalam proses

pengambilan tersebut klien email terhubung ke mail server menggunakan

protokol POP3 yang berjalan pada TCP port 110.
Skenario pengambilan email dengan POP3 ini juga dapat digunakan oleh
suatu mail server untuk mengambil email dari mail server lain, jadi tidak
terbatas digunakan oleh klien email saja. Dalam berhubungan dengan server,
klien POP3 menggunakan beberapa perintah sebagai berikut :
Stat

: meminta informasi jumlah pesan yang tersedia

List

: menentukan ukuran setiap pesan yang akan diambil

Retr

: mengambil pesan yang terdapat di server

Quit

: mengakhiri session POP3