1/12/2015  Guidelines for Setting 
up of SPMU in 
States/UTs under 
NeGP‐A 
      

 
Department of Agriculture & Cooperation
     
(DAC), Ministry of Agriculture, New Delhi 
 
 
Contents 

1.  Introduction .......................................................................................................................................... 2 
2. Scope of Work of SPMU ........................................................................................................................... 2 
3. Number of resources and financial Assistance ....................................................................................... 2 
4. Minimum Qualifications & Experience of SPMU Resources ................................................................... 3 
5. Selection Procedure ................................................................................................................................. 4 
6. Duration of Engagement .......................................................................................................................... 4 
Annexure – I: Activities to be undertaken by SPMU ................................................................................... 6 
Annexure – II: Categorisation of States/UT’s for setting up SPMU .......................................................... 10 
 

   
 1. Introduction 
 

Department  of  Agriculture  &  Cooperation  (DAC)  is  in  the  process  of  implementing  the 
Agriculture Mission Mode project under the NeGP. The objective of this project is to provide 
relevant information and services to the farming community and private sector through the 
use of information and communication technologies and to supplement the existing delivery 
channels  provided  for  by  the  Department.  A  pilot  project  has  already  been  implemented  at 
Center  and  07  States  (Assam,  Himachal  Pradesh,  Jharkhand,  Madhya  Pradesh,  Maharashtra, 
Karnataka & Kerala) under NeGP‐A. It is now being rollout in remaining 22 States and 07 UTs. 
To implement the project in over 650 districts in the country, institutional mechanism is 
required  at  various  levels  to  strengthen  the  capacity  of  the  Government  staff.  The  State 
Project  Management  Unit  (SPMU)  is  the  agency  which  would  be  deployed  at  the  State 
Agriculture Department to help in carrying out various activities related to NeGP‐A.  

2. Scope of Work of SPMU 
 
The  State  Project  Management  unit  would  be  responsible  for  organising  activities,  before, 
during  and  post  implementation  or  “Go‐Live”  of  the  National  e‐Governance  Project  for 
Agriculture.  Detailed  list  of  tasks  which  will  be  performed  by  SPMU  is  attached  as  per 
Annexure‐I.  

3. Number of resources and financial Assistance 
States  have  been  categorised  based  on  number  of  blocks  to  arrive  at  the  number  of  human 
resources  to  be  deployed  in  the  State  PMU.  Detailed  list  is  as  per  Annexure‐II.  Criteria  for 
deployment for a period not exceeding 3 years shall be as follows: 
Ser. No. Number of Senior Consultants Monthly Cost
Blocks Consultant Ceiling* (Rs. In
lacs)
1 0-5 and Delhi# 0 0 0
2 6-60 1 0 1.80
3 61-160 1 1 3.25
4 161-360 1 2 4.75
5 >360 1 3 6.00
 *including travel, annual increments, administrative charges etc.
# Will be linked with nearby States

4. Minimum Qualifications & Experience of SPMU Resources 
 
a)  Senior Consultant‐ ICT 
 
Educational Qualifications: 
 
Must be a B Tech in IT/CSE/ECE and MBA OR M.Tech. PMI certification preferred. 
 
Desirable Qualifications:‐ 
 Must have 8+ years’ experience of which at least 2 yrs. in a reputed Level 5 IT Company. 
 Experience  in  IT  program/  project  management  e.g.  IT  implementation  in  a  large  multi‐
location organization 
 Experience in Delivery function of software organization 
 Experience/ qualifications in Risk Management IT Projects 
 Experience in monitoring implementation of e‐governance projects 
 
b)  Consultant –ICT 
Educational Qualifications: 
Must be a B Tech in IT/CSE/ECE. MBA is desirable but not essential. PMI certification preferred 
Desirable Qualifications:‐ 
 Must have 5+ years’ experience of which at least 2 yrs. in a reputed Level 5 IT Company. 
 Experience  in  IT  program/  project  management  e.g.IT  implementation  in  a  large  multi‐
location organization 
 Experience in Delivery function of software organization 
 Experience/ qualifications in Risk Management IT Projects 
 Experience in monitoring implementation of e‐governance  projects  
 
c) Consultant – Functional/Change management 
 
Educational Qualifications: 
Must be a B Tech in IT/CSE/ECE/MCA. MBA is essential.  
Desirable Qualifications:‐ 
 Must have 5+ years’ experience of which at least 2 yrs. in reputed Level 5 IT Company. 
 Experience  in  program/  project  management  e.g.IT  implementation  in  a  large  multi‐
location organization 
 Experience in Delivery function of software organization 
 Experience/ qualifications in change management in IT Projects 
 Experience  in  designing  BPRs/GPRs  and  monitoring  implementation  of  e‐governance 
projects. 
 

5. Selection Procedure  
 
States/UTs  may  set  up  SPMU  by  following  any  of  the  following  procedures  as  per  their 
choice:‐ 
(a) Direct Recruitment. This may be done by advertising these vacancies through print and 
electronic  media  and  selection  through  a  department  level  Selection  Committee,  by 
drawing  members  from  State  Agriculture/Horticulture/Fisheries,  IT  Departments  and 
NIC.  
(b) Open/limited  Tendering.  States  may  resort  to  open  or  limited  tendering  (based  on 
shortlisting  through  an  Expression  of  Interest  or  shortlisted  by  DeiTy,  State  IT 
Department,  Any  other  agency  of  the  Center/State  engaged  in  related  activities  and 
NICSI)  from  the  reputed  ICT  agencies  which  have  been  working  in  the  e‐Governance 
space in India. Sample RFP is attached as Annexure – III, which may be modified as per 
the State specific requirements.   
 
6.  As the financial criteria given at para 3 above is inclusive of travel, annual increments and 
administrative  charges  etc.  for  next  three  years,  States  may  calculate  maximum 
consolidated emoluments (or CTC) which can be paid to the resources and advertise these 
accordingly (in case of Direct Recruitment). These amounts may be mentioned in the Form‐
III: Financial Bid format, of Sample RFP (Annexure‐ III) attached, if Open/Limited Tendering 
is  being  adopted  and  the  bidders  be  asked  to  quote  their  Service  Charges  for  providing 
these resources. 

7. Duration of Engagement 
The SPMU will be established for a period of three years, for which 100% financial assistance 
as  per  para  3  above  will  be  made  available  by  Government  of  India.  States  may  however 
continue beyond three years with the engagement from within their own resources, if felt 
necessary. 
8. Administrative/Infrastructure Arrangements.   These  will  be  met  from  the  budgetary 
allocations as specified at Annexure –III (Norms for Manpower Deployment) to the NeGP‐A 
 Guidelines.  Additional requirements, if any may be met through contingency provisions as 
per para 4 of NeGP‐A Guidelines. 
9. Reporting of Physical & Financial Progress. 
     All States will forward Physical/ Financial Progress on the implementation of SPMU as part of 
the other NeGP‐A funds allocated. 
. 
 
 
   
 Annexure – I: Activities to be undertaken by SPMU 
 
 
1. Before Commencement of Implementation:  
a) Study  SRS  developed  by  NIC  for  12  clusters  of  NeGP‐A  services  (available  at 
http://dacnet.nic.in/AMMP/AMMP.htm)  for  identifying  State  specific  customisation 
requirements as well as any other suggestions for incorporation. 
b) Identification  of  Government  Process  Reengineering  (GPR)  for  all  the  services 
being taken up by the State/UT as part of NeGP‐A project. The GPR should be based on 
the As‐Is workflows of the departments.  

c) Firming  up  Bill  of  Material  (BOM)  for  hardware  requirements  at  the  state/UT 
level based on the gap analysis of available capacity and infrastructure and as per norms 
of the NeGP‐A detailed guidelines issued by DAC, Govt. of India. 

d) Bill of Material (BOM) for additional systems infrastructure requirements at SDC 
after conducting a gap analysis of the available capacity and infrastructure at the State 
level  

e) Data digitisation requirements at the State/districts and block levels 

f) Consolidate training requirements.  

g) LAN  networking  and  horizontal  connectivity  requirements  at  the 

h) Site preparation requirements at the state/District and block levels.  

2. Project Management Activities  
a) Develop the project implementation plan in the State. 
b) Coordinate  workshops  and  discussion  meetings  between  State  agriculture 
Department,  State  horticulture/fisheries  Departments,  District  officials, IA,  CPMU  and 
NIC.  
c) Responsible for reviewing the deliverables submitted by IA.  
a) Highlight deviations/issues in the deliverables of IA to relevant authority within 
the  specified  time  limits  and  assist  IA  and  State  Agriculture  Department  in 
resolution of issues.  
 d) Prepare Capacity building plan  
e) Prepare Change Management Plan  
a) Identify  the  legal  changes  required  and  assist  in  drafting  and  issuance  of 
Government Orders for giving effect to the GPRs.  
b) Assist  department  and  offices  in  deploying  the  applications  for  the  state  wide 
rollout.  No  application  software  will  be  deployed  for  state  wide  rollout  in  any 
state unless it has been security audited.  
c) Suggest  and  co‐ordinate  capacity  building  needs  and  training  programs  for  the 
state officials (including tehsils, district and state level).   
d) Monitor and maintain issue tracker and keep on updating the status of all risks 
and issues from time to time.  
f) Defining the escalation mechanism for timely resolution of issues & risks.  
g) Coordinate Acceptance Testing at all levels within the State. 
  
3. Coordination with Various Stakeholders  
SPMU shall build mechanisms to ensure coordination and consultation between all key 
stakeholders  and  members  of  the  governance  committees  on  a  continued  basis  to 
facilitate the execution of the project. This would include the following stakeholders:  
a) State/UT Empowered Committee on NeGP‐A 
b) State/UT IT Department (including State e‐Governance Mission Team)  
c) District e‐ Mission Team under NeGP  
d) CPMU at the center  
e) State Agriculture University 
4. Monitoring  the  Deployment  and  Commissioning  of  Necessary  Hardware  at  the  SDC 
and DR at the State Level  
a) Monitoring installation and commissioning of IT infrastructure at State Data Centre 
(SDC)  
b) Ensure the facility management services and help desk of the  IA, to ensure system 
uptime  
c) Provide  fortnightly  reports  to  State  Government  and  DAC  (GoI)  for  the  status  of 
implementation till “Go‐live”.  
5. Monitoring the Deployment and Commissioning Of Necessary Hardware in the State 
    a)  Monitoring  the  installation  and  commissioning  of  requisite  hardware  and  system 
software at various district /tehsils/block offices as per the BOM  
 b) Conduct/facilitate  final  acceptance  testing  of  the  hardware  as  per  the 
specifications and quantities mentioned in the agreement.  
c) Create  asset  registers  and  capture  all  necessary  details  of  monitoring  the 
movement of hardware for the project.  
6. Monitoring  the  Deployment  &  Commissioning  of  Necessary  Networking  Equipment’s 
and Connectivity at the State Level  
a) Co‐ordinate with State IT Department, SWAN and SDC teams to make available 
the vertical and horizontal connectivity at district, tehsils or blocks 
b) Create  a  system  for  effective  monitoring  of  SDC  and  network  availability  and 
escalation leading to resolutions (including use of EMS reports) 
7. UAT and Go‐Live Report  
SPMU  will  assist  the  User  Acceptance  Testing  (UAT)  and  audit  of  the  system  on 
completion  of  the  pilot  run  of  each  application  and  will  submit  a  Go‐Live  Report  for 
each application. It will be the responsibility of SPMU to assess and certify the NeGP‐A 
application and associated infrastructure & services.  
8. SLA monitoring  
a) Monitoring the performance of the IA against the base project plan. 
b) Monitoring the performance of the overall system in terms of availability & 
efficiency against the service levels already defined for SLAs of the agreement.  
c) Suggest changes in SLAs, if required  
d)     Suggest corrective and preventive measures to State Agriculture Department 
and IA to enhance the performance of the system. 
 
9 Program Management Support  
 SPMU  will  support  the  CPMU  for  overall  project  management,  coordination  and 
communication with all the stakeholders of the project. Various activities to be taken 
by the SPMU in this regard are as follows:  
a) Program management and progress reporting  
b) Liaisoning with DAC(GOI) at the Center, CPMU and IA at the State level  
c) Funds utilisation and management  
     10     District NeGP Agriculture Implementation Team:  

a) Data digitization status  
 b) Project implementation. 
c) Provisioning of training at district level  
d) Submission of District Go‐Live Report, which should shall include the following:  
11. Monitoring the O&M    
The  SPMU  shall  be  responsible  for  supporting  the  State  Agriculture  Department  for 
monitoring of the compliance of the contractual obligations of the IA.  
The SPMU will also monitor the operations and maintenance of the overall system as per 
the standards and requirements defined for IA including but not limited to resolution of 
issues, availability of the system, updating hardware or system software etc. for a period 
of 3 years from the engagement date.  
SPMU will ensure that the SLAs and performance levels defined for IA are met as per the 
expectations  of  the  State  Agriculture  Department.  SPMU  will  also  review  the  SLA 
performance, capacity and effectiveness of the helpdesk set up by the AI.  

   
Annexure – II: Categorisation of States/UT’s for setting up SPMU  
S. No.   State Name  Districts Blocks Category Max.no. of 
resources  
1  Delhi   10        0 Category A   0
2  Chandigarh   1 1 Category A   0
3  D&N Haveli   1 1 Category A   0
4  Daman & Diu   2 2 Category A   0
5  Lakshadweep   1 9 Category A   1
6  Andaman & Nicobar   3 9 Category A   1
7  Goa   2 12 Category A   1
8  Puducherry   2 15 Category A   1
9  Sikkim   4 24 Category A  1
10  Mizoram   8 26 Category A   1
11  Meghalaya   11 39 Category A   1
12  Tripura   8 45 Category A   1
13  Nagaland   11 52 Category A   1
14  Manipur   9 60 Category A  1
15  Himachal Pradesh   12 78 Category B   2
16  Arunachal Pradesh   16 94 Category B  2
17  Uttarakhand   13 95 Category B   2
18  Telangana  9 101 Category B  2
19  Haryana   21 119 Category B   2
20  Jammu & Kashmir   22 136 Category B   2
21  Punjab  22 141 Category B   2
22  Chhattisgarh   27 146 Category B   2
23  Kerala   14 153 Category B  2
24  Andhra Pradesh   13 170 Category C   3
25  Karnataka  30 189 Category C  3
26  Gujarat   33 245 Category C   3
27  Rajasthan   33 249 Category C   3
28  Jharkhand   24 260 Category C   3
29  Assam   27 268 Category C   3
30  Orissa   30 314 Category C   3
31  Madhya Pradesh   51 321 Category C   3
32  West Bengal   19 347 Category C   3
33  Maharashtra   35 357 Category C   3
34  Tamil Nadu   31 385 Category C   4
35  Bihar   38 534 Category D   4
36  Uttar Pradesh   75 821 Category D  4
   Total  70
*Clubbed with nearby states  

Annexure III: Sample RFP for Selection of an agency for Setting up of SPMU