AGILEPOINT

 
FUNDAMENTALS   eForms  Track  -­‐  Lab  
Manual  

TRAINING  
 

This  manual  was  developed  to  provide  students  with  an  opportunity  to  
design,  configure,  deploy  and  test  process  based  applications  using  the  
AgilePoint  Portal  with  eForms.    
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Lab  Manual  
Introduction  .................................................................................................................................................  2  
System  Requirements  ..................................................................................................................................  2  
eForms  Overview  .........................................................................................................................................  2  
Lab  1  ............................................................................................................................................................  3  
Business  Context  ......................................................................................................................................  3  
Create  a  New  Application  ........................................................................................................................  4  
Design  and  Configure  the  Application  .....................................................................................................  6  
Check  In  and  Publish  the  Application  ....................................................................................................  31  
Execute  and  Test  the  Application  ..........................................................................................................  31  
 

   

1  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Introduction  
This  lab  manual  was  developed  to  provide  business  and  technical  project  team  members  the  
opportunity  to  rapidly  define,  design,  deploy,  and  test  custom  applications,  using  the  AgilePoint  Portal  
with  eForms  in  structured  skills  development  exercises.    The  labs  have  been  developed  to  represent  
common  business  process  scenarios  and  context  with  a  variety  of  different  eForm  configurations.    The  
labs  in  each  section  are  cumulative  and  build  on  the  skills  presented  in  the  previous  labs.    These  labs  
require  access  to  the  AgilePoint  Portal,  and  introduce  key  capabilities  of  the  Application  Builder,  Process  
Designer,  Form  Designer,  Work  Center,  and  Enterprise  Manager.  

System  Requirements    
In  order  to  complete  the  exercises  in  this  lab  manual,  a  computer  with  the  following  minimum  system  
requirements  is  required:  

One  of  the  following  browsers  is  required:  

• Internet  Explorer  10  +  

• Firefox    
• Google  Chrome    
• Safari  6  

In  addition,  the  computer  system  must  support  a  minimum  screen  resolution  of  1024  X  768.  

eForms  Overview    
AgilePoint  eForms  provide  a  very  powerful  forms  option  to  create  custom  applications  for  the  cloud  or  
on  premise  that  support  modern  devises  and  browsers.    The  Application  Builder  allows  the  designer  to  
create  a  unique  form  for  each  task  within  a  custom  application.    The  custom  eForms  applications  are  
designed,  validated,  published  and  versioned  from  the  Application  Builder.  

   

2  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Lab  1    
This  lab  provides  a  very  basic  introduction  to  rapidly  define,  design,  deploy,  and  test  a  custom  
application  using  the  AgilePoint  Portal  with  eForms.    The  custom  application  is  based  on  the  Expense  
Reimbursement  process  described  below.  

Business  Context  
The  following  context  diagram  illustrates  the  high  level  requirements  for  the  first  iterative  delivery  of  
the  Expense  Reimbursement  application.  

1. Requestor  submits  the  Expense  Reimbursement  form  

2. Manager  Reviews  the  request  and  Approves  or  Rejects  it  
a. If  Rejected,  a  Rejection  Notification  is  sent  to  the  Requestor  
3. If  amount  is  greater  the  $5000.00,  CFO  Reviews  the  request  and  Approves  or  Rejects  it  
a. If  Rejected,  a  Rejection  Notification  is  sent  to  the  Requestor  

   

3  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

4. Finance  Issues  a  Payment  

a. A  Paid  Notification  is  sent  to  the  Requestor  

Create  a  New  Application  

To  create  a  new  application,  complete  the  following  steps:  

1. Login  to  the  AgilePoint  Portal  

2. Click  the      icon  on  the  Portal  Menu  to  open  the  Application  Builder  will  open  as  
shown  below.  

3. Click  on    icon  to  hide  the  Portal  Menu  

4. Click  the  Add  App  button  in  Build  an  App  
5. Type  Expense  Reimbursement  for  Application  Name  
6. Click  the  Next  button  
7. Type  Expense  Reimbursement  Process  for  Process  Model  Name  
8. Select  4  for  Number  of  Swimlanes  
9. Click  the  Next  button  
10. Click  the  Finish  button  

   

4  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

The  new  Expense  Reimbursement  application  has  been  completed  as  shown  below,  and  you  are  ready  
to  design  and  configure  the  application  functionality.  

   

5  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Design  and  Configure  the  Application  

Each  application  uses  a  process  to  define  the  activities,  forms,  rules  and  logic  which  govern  the  
applications  execution.    Complete  the  following  steps  to  define  and  configure  the  Expense  
Reimbursement  Application.  

1. Double  click  the  label  Lane1  and  type  Requester  

2. Double  click  the  label  Lane2  and  type  Manager  
3. Double  click  the  label  Lane3  and  type  CFO  
4. Double  click  the  label  Lane4  and  type  Finance  

5. Click    Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
6. Drag  a  Start  Task  from  Human  Tasks  (eForms)  in  the  Activity  Library,  as  shown  
below  to  the  right  of  Start  in  the  Process  Model.  

Note:  Be  sure  to  drop  the  Start  Activity  on  the  Connector  (line)  while  the  connector  is  
highlighted  as  shown  below  

6  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

7. Click  Add  new  form  in  Start  Task  Configuration  

8. Type  Expense  Report  for  Form  Name  in  the  New  Task  Form,  as  shown  below  and  
click  the  Next  button  

   

7  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

9. Click  the  Finish  button  

Note:  The  Form  Designer  will  open  as  shown  below  

 
 

10. Close  Form  Settings  by  selecting  X  

11. Click  the      icon  in  the  Form  Designer  Menu  

12. Click  2  in  the  Column  Layout  and  click  OK  
13. Click  Common  Controls  in  the  Toolbox  
14. Use  the  Toolbox  scroll  bar  to  scroll  down  until  the  Image  control  is  visible  
15. Drag  the  Image  control  into  the  first  column  on  the  left  side  of  the  form  
16. Type  Header  Image  into  the  Label  and  close  Field  Settings  
17. Mouse  over  or  click  the  Header  Image  and  click  the  Image  Picker,  as  shown  below  

18. Click  the  Browse  button  in  the  lower  left  corner  of  the  Image  Picker  
19. Select  an  image  file  from  your  computer  and  click  the  Open  button  
20. Click  the  Upload  button  and  click  OK  

8  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

   

9  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

21. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Header  Image  and  drag  to  
the  right  so  that  the  Header  Image  spans  both  columns,  as  shown  below  

22. Use  the  Toolbox  scroll  bar  to  scroll  up  until  the  Text  Box  control  is  visible  
23. Drag  a  Text  Box    control  into  the  left  column  under  the  Header  Image  
24. Type  Name  in  the  Label  
25. Click  Process  Data  on  the  right  side  of  Field  Settings,  then  click  System  Data  
26. Drag  UserFullName  into  the  Default  Value  
27. Close  Process  Data  
28. Click  the  Behavior  tab  and  check  Read-­‐Only  
29.  Close  Field  Settings  
30. Use  the  Toolbox  scroll  bar  to  scroll  down  until  the  Date  control  is  visible  
31. Drag  a  Date  control  into  the  right  column  under  the  Header  Image  
32. Type  Date  Submitted  into  the  Label  
33. Select  Current  Date  for  the  Default  Value  
34. Click  the  Behavior  tab  and  uncheck  Enabled  
35. Close  Field  Settings  
36. Use  the  Toolbox  scroll  bar  to  scroll  up  until  the  Text  Area  control  is  visible  
37. Drag  a  Text  Area  control  into  the  left  column  under  Name  
38. Type  Business  Justification  into  the  Label  
39. Click  the  Configure  tab  and  check  Mandatory  
40. Close  Field  Settings  

   

10  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

41. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Business  Justification  and  
drag  to  the  right  so  that  the  Business  Justification  spans  both  columns,  as  shown  
below  

42. Use  the  Toolbox  scroll  bar  to  scroll  down  until  the  Subform  control  is  visible  
43. Drag  a  Subform  control  into  the  left  column  under  Business  Justification  
44. Type  Expenses  into  the  Label  
45. Click  the  Configure  tab  
46. Check  Mandatory  
47. Check  Show  Label  
48. Check  Repeatable  
49. Close  Field  Settings  

   

11  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

50. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Expenses  and  drag  to  the  
right  so  that  the  Expenses  spans  both  columns,  as  shown  below  

51. Click  on  or  hover  over  Expenses  and  click  Design  Subform,  as  shown  below  

52. Click  the  +  icon  to  add  two  more  columns  for  a  total  of  four  (4)  
53. Drag  a  Date  control  into  the  first  column  on  the  left  
54. Type  Expense  Date  into  the  Label  
55. Click  the  Configure  tab  and  check  Mandatory  
56. Close  Field  Settings  
57. Drag  a  Text  Box  into  the  column  to  the  right  of  Expense  Date  
58. Type  Expense  Description  into  the  Label    
59. Click  the  Configure  tab  and  check  Mandatory  
60. Close  Field  Settings  
61. Drag  a  Drop-­‐Down  List  control  into  the  column  to  the  right  of  Expense  Description  
62. Type  Expense  Category  into  Label  
63. Click  the  Configure    tab  

   

12  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

64. Check  Mandatory  

65. Add  the  following  list  of  expense  types  to  the  Name  and  Value  for  the  Inline  List,  
click  the  Add  Option  button  and  scroll  as  needed  to  add  additional  options  to  the  list  

Expense  Categories  
Please  Select  
Accommodation  
Bank/Finance  Charges  
Cell  Phone  
Insurance  
Meals  
Miscellaneous  
Postage  
Travel  
 
66. Close  Field  Settings  once  all  of  the  options  are  added  to  the  list  
67. Drag  a  Number  Box  control  into  the  last  column  to  the  right  of  Expense  Category  
68. Type  Expense  Amount  into  the  Label    
69. Click  the  Configure  tab  and  check  Mandatory  
70. Close  the  Field  Settings  
71. Click  the  Close  (X)  icon  to  return  to  the  parent  form  

Note:  The  completed  Subform  is  shown  below  

72. Click  Edit  Properties  on  Expenses  

73. Click  the  Advanced  tab  
74. Click  the  Sub  Total  button,  check  Expense  Amount,  and  click  the  OK  button  
75. Close  the  Field  Settings  
76. Drag  a  Formula  control  from  Advanced  Controls  into  the  left  column  under  Expenses  
77. Type  Expense  Total  into  the  Label  and  close  Field  Settings  
78. Click  on  or  hover  over  Expense  Total  and  click  the  Formula    button,  as  shown  below  

79. Select  sum  for  Functions  in  the  lower  right  corner  and  click  the  Insert  button  
80. Highlight  ${numberArray}  with  your  mouse  pointer  and  select  Expense  Amount  from  
Fields/Tokens  

13  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Note:  The  resulting  formula  should  be  sum(  ${Expenses/ExpenseAmount})      

81. Click  Validate  and  close  the  Formula  is  valid  message  
82. Click  OK  
83. Click  Save  on  the  Form  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  

84. Click  the    Application  Builder  icon  in  the  upper  left  corner  to  return  to  the  
Process  Designer  
85. Click  the  Next  button  in  the  Start  Task  wizard  
86. Type  Submit  Expense  Report  in  the  Display  Name  and  click  the  Next  button  
87. Click  the  Finish  button  
88. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
89. Drag  a  Standard  Task  from  Human  Tasks  (eForms)  in  the  Activity  Library  to  the  
connector  on  the  right  of  Submit  Expense  Report  
90. Click  Add  new  form  in  Standard  Task  Configuration  
91. Type  Manager  Approve  Expenses  for  Form  Name  in  the  New  Task  Form  
92. Click  Next  
93. Click  Existing  Form  
94. Click  Next  
95. Click  Expense  Report    
96. Click  Finish  

97. Click  the    Sections  icon  on  the  Form  Designer  Menu  
98. Replace  Section  1  with  Expense  Report  
99. Type  Processing  in  Add  New  Section,  click  the  Add  button  and  then  click  OK  

100. Click  the    Bulk  Edit  icon  on  the  Form  Designer  Menu  
101. Uncheck  all  of  the  Mandatory  properties  
102. Uncheck  all  of  the  Enabled  properties  for  all  controls  without  a  Read-­‐Only  property  
103. Check  all  of  the  Read-­‐Only  properties  
104. Close  Edit  Fields    
105. Click  the  Processing  tab  
106. Click  Common  Controls  in  the  Toolbox  
107. Drag  a  Heading  control  into  the  first  column  on  the  left  
108. Type  Manager  in  the  Label  
109. Click  the  Configure  tab  and  select  Large  for  the  Heading  Style  
110. Close  Field  Settings  
111. Drag  a  Drop-­‐Down  List  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  Manager  
112. Type  Manager  Decision  for  the  Label  
113. Click  the  Configure  tab  

14  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

114. Check  Mandatory  

115. Add  the  following  list  of  expense  types  to  the  Name  and  Value  for  the  Inline  List,  click  
the  Add  Option  button  and  scroll  as  needed  to  add  additional  options  to  the  list  

Manager  Decision  
Please  Select  
Approve  
Reject  
Rework  
 
116. Close  Field  Settings  once  all  of  the  options  are  added  to  the  list  
117. Drag  a  Text  Area  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  Manager  
Decision  
118. Type  Manager  Comments  for  the  Label  
119. Close  Field  Settings  
120. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Manager  Comments  and  
drag  to  the  right  so  that  the  Manager  Comments  spans  both  columns  
121. Click  Manager  Decision  
122. Click  the  Rules  icon  in  the  right  hand  corner  of  the  control  
123. Drag  Manager  Decision  into  When  
124. Configure  the  rule  to  read  Manager  Decision  is  not  equal  to  Approve  
125. Drag  a  Set  as  Mandatory  Action  into  Then  
126. Select  Manager  Comments  
127. Click  OK  
128. Click  Save  on  the  Form  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
129. Click  the  Application  Builder  icon  to  return  to  the  Process  Designer  
130. Click  the  Next  button  in  the  Standard  Task  wizard  
131. Type  Manager  Approve  Expenses  for  the  Display  Name  
132. Click  the  Next  button  
133. Click  Process  Data,  click  System  Data  and  drag  ProcessInitiator  into  Details  

134. Click  the    Manager  icon  for  the  ProcessInitiator  

135. Click  the  Finish  button  
136. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
137. Use  the  down  arrow  or  drag  Manager  Approve  Expenses  to  the  middle  of  the  
Manager  swimlane  
138. Click  Stop  and  use  the  down  arrow  or  drag  it  to  the  middle  of  the  Finance  swimlane  
139. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  

140. Click  the    Common  icon  in  the  Activity  Library  

141. Drag  a  Condition  activity  to  the  connector  on  the  right  of  Manager  Approve  
Expenses  

15  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

142. Type  Evaluate  Manager  Decision  for  Display  Name  

143. Select  Else  connector  shows  on:  Top  
144. Click  Add  New  Rule  
145. Replace  Rule  Name  1  with  Rejected    
146. Replace  Rule  Name  2  with  Approved  
147. Replace  Else  with  Rework  
148. Click  Edit  on  Rejected  
149. Click  Process  Data,  then  click  Form  Data  
150. Drag  ManagerDecision  in  the  box  below  If  
151. Select  String,  then  ==  
152. Type  Reject  in  the  box  on  the  right  to  complete  the  expression  
153. Click  the  Back  arrow  under  Condition  Builder  
154. Click  Edit  on  Approved  
155. Click  Process  Data,  then  click  Form  Data  
156. Drag  ManagerDecision  in  the  box  below  If  
157. Select  String,  then  ==  
158. Type  Approve  in  the  box  on  the  right  to  complete  the  expression  
159. Click  the  Back  arrow  under  Condition  Builder  
160. Click  Finish  
161. Drag  the  Rework  connector  (line)  to  Submit  Expense  Report  

   

16  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

162. Place  the  mouse  over  the  horizontal  portion  of  the  Rework  connector  and  drag  it  up  
until  the  connector  moves  to  the  top  of  Submit  Expense  Report,  as  shown  below  

   

17  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

163. Place  the  mouse  over  the  vertical  portion  of  the  Rejected  connector  and  drag  it  to  
the  right  until  the  connector  moves  to  the  top  of  Stop,  as  shown  below  

164. Drag  the  Approved  connector  (line)  to  Stop  

   

18  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

165. Place  the  mouse  over  the  vertical  portion  of  the  Approved  connector  and  drag  it  to  
the  left,  as  shown  below  

166. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
167. Drag  a  Condition  activity  onto  the  Approved  connector  in  the  CFO  swimlane  
168. Type  Evaluate  Expense  Total  for  Display  Name  
169. Replace  Rule  Name  1  with  >  5,000  
170. Click  Rule  1  Edit  
171. Click  Process  Data,  then  click  Form  Data  
172. Drag  ExpenseTotal  into  the  box  on  the  left  under  If  
173. Select  Number,  then  >  
174. Type  5000  in  the  box  on  the  right  to  complete  the  expression  
175. Click  the  Finish  button  

   

19  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

176. Drag  the  Else  connector  (line)  to  Stop  as  shown  below  

177. Click  the  Else  connector  and  click  Properties  on  the  Process  Designer  Menu  
178. Type  #008000  into  the  Background  Color  and  close  Properties  
179. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  

180. Click  the    Human  Tasks  (eForms)  icon  in  the  Activity  Library  
181. Drag  a  Standard  Task  onto  the  connector  to  the  right  of  Evaluate  Expense  Total  in  
the  CFO  swimlane  
182. Click  Add  New  Form  and  click  Next  
183. Type  CFO  Approve  Expenses  for  Form  Name  
184. Click  the  Next  button  
185. Click  Existing  Form  
186. Click  the  Next  button  
187. Click  Manager  Approve  Expenses  
188. Click  the  Finish  button  
189. Click  the  Processing  section  
190. Click  Manager  Decision  
191. Click  the  Edit  Properties  icon  
192. Click  the  Configure    tab  and  uncheck  Mandatory  
193. Click  the  Behavior  tab  and  uncheck  Enabled  
194. Close  Field  Settings  
195. Click    Manager  Decision  
196. Click  the  Rule  icon  
197. Remove  all  of  the  rules  from  the  Rule  Builder  and  click  OK  
198. Click  Manager  Comment  
199. Click  the  Edit  Properties  icon  
200. Click  the  Behavior  tab  and  check  Read-­‐Only  

20  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

201. Close  Field  Settings  

202. Click  Common  Controls  
203. Drag  a  Horizontal  Line  control  in  the  column  on  the  left  under  Manager  Comments  
204. Close  Field  Settings  
205. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Horizontal  Line  1  and  drag  
to  the  right  so  that  the  Horizontal  Line  1  spans  both  columns  
206. Drag  a  Heading  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  Horizontal  Line  1  
207. Type  CFO  in  the  Label  
208. Click  the  Configure  tab  and  select  Large  for  the  Heading  Style  
209. Close  Field  Settings  
210. Drag  a  Drop-­‐Down  List  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  CFO  
211. Type  CFO  Decision  for  the  Label  
212. Click  the  Configure  tab  
213. Add  the  following  list  of  expense  types  to  the  Name  and  Value  for  the  Inline  List,  click  
the  Add  Option  button  and  scroll  as  needed  to  add  additional  options  to  the  list  

CFO  Decision  
Please  Select  
Approve  
Reject  
Rework  
 
214. Close  Field  Settings  once  all  of  the  options  are  added  to  the  list  
215. Drag  a  Text  Area  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  CFO  Decision  
216. Type  CFO  Comments  for  the  Label  
217. Close  Field  Settings  
218. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  CFO  Comments  and  drag  
to  the  right  so  that  the  CFO  Comments  spans  both  columns  
219. Click  CFO  Decision  
220. Click  the  Rules  icon  in  the  right  hand  corner  of  the  control  
221. Drag  CFO  Decision  into  When  
222. Configure  the  rule  to  read  CFO  Decision  is  not  equal  to  Approve  
223. Drag  a  Set  as  Mandatory  Action  into  Then  
224. Select  CFO  Comments  
225. Click  OK  
226. Click  Save  on  the  Form  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
227. Click  the  Application  Builder  icon  to  return  to  the  Process  Designer  
228. Click  the  Next  button  in  the  Standard  Task  wizard  
229. Type  CFO  Approve  Expenses  for  the  Display  Name  
230. Click  the  Next  button  
231. Click  Roles  and  drag  Users  into  Details  
232. Click  the  Finish  button  

21  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

233. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
234. Move  the  cursor  to  the  top  to  see  the  Menu  bar  and  click  the  Manage  icon  on  the  
Portal  Menu  
235. Click  Access  Control  in  the  left  navigation,  then  click  Roles  

236. Click  the    Add  Role  icon  

237. Type  CFO  for  Role  Name  
238. Click  the  Next  button  twice  
239. Click  the     Add  Member  icon  

240. Select  User,  type  your  user  account  and  click  the    Search  iconCheck  your  user  
account  and  click  OK  
Tip:  Use  %  as  a  wildcard  search  character,  ex:  %admin%  
241. Click  the  Finish  button  
242. Click  the  Build  Apps  icon  on  the  Portal  Menu  
243. Click  Expense  Reimbursement  Process    in  the  Recent  Items  list  
244. Click  the    Activity  Menu  icon  on  CFO  Approve  Expenses,  then  click  Configure  
Activity  

245. Click  the    Participants  icon  

246. Remove  Users  from  Details  by  clicking  the  X  
247. Select  Roles  and  drag  CFO  into  Details  
248. Click  the  Finish  button  
249. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
250. Click  the  right  border  of  the  Swimlane  and  drag  it  to  the  right  to  create  additional  
space  to  add  more  activities  
251. Click  Stop  and  use  the  right  arrow  key  or  drag  to  the  right  
252. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
253. Drag  a  Condition  activity  to  the  connector  on  the  right  of  CFO  Approve  Expenses  
254. Type  Evaluate  CFO  Decision  for  Display  Name  
255. Select  Else  connector  shows  on:  Top  
256. Click  Add  New  Rule  
257. Replace  Rule  Name  1  with  Rejected    
258. Replace  Rule  Name  2  with  Approved  
259. Replace  Else  with  Rework  
260. Click  Edit  on  Rule  1  
261. Click  Process  Data,  then  click  Form  Data  
262. Drag  CFODecision  in  the  box  below  If  
263. Select  String,  then  ==  
264. Type  Reject  in  the  box  on  the  right  to  complete  the  expression  
265. Click  the  Back  arrow  under  Condition  Builder  

22  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

266. Click  Edit  on  Rule  2  

267. Click  Process  Data,  then  click  Form  Data  
268. Drag  CFODecision  in  the  box  below  If  
269. Select  String,  then  ==  
270. Type  Approve  in  the  box  on  the  right  to  complete  the  expression  
271. Click  the  Back  arrow  under  Condition  Builder  
272. Click  Finish  
273. Drag  the  Rework  connector  (line)  to  Submit  Expense  Report  
274. Place  the  mouse  over  the  horizontal  portion  of  the  Rework  connector  and  drag  it  up  
until  the  connector  moves  to  the  top  of  Submit  Expense  Report  
275. Drag  a  Standard  Task  into  the  Finance  swimlane  to  the  right  of  Evaluate  CFO  
Decision  
276. Click  Add  New  Form  
277. Type  Issue  Expense  Check  for  Form  Name  
278. Click  the  Next  button  
279. Click  Existing  Form  
280. Click  the  Next  button  
281. Click  CFO  Approve  Expenses  
282. Click  the  Finish  button  
283. Click  the  Processing  button  
284. Click  CFO  Decision  
285. Click  the  Edit  Properties  icon  
286. Click  the  Configure    tab  and  uncheck  Mandatory  
287. Click  the  Behavior  tab  and  uncheck  Enabled  
288. Close  Field  Settings  
289. Click    CFO  Decision  
290. Click  the  Rule  icon  
291. Remove  all  of  the  rules  from  the  Rule  Builder  and  click  OK  
292. Click  CFO  Comment  
293. Click  the  Edit  Properties  icon  
294. Click  the  Behavior  tab  and  check  Read-­‐Only  
295. Close  Field  Settings  
296. Click  Common  Controls  
297. Drag  a  Horizontal  Line  control  in  the  column  on  the  left  under  CFO  Comments  
298. Close  Field  Settings  
299. Place  the  cursor  or  mouse  pointer  on  the  right  edge  of  the  Horizontal  Line  2  and  drag  
to  the  right  so  that  the  Horizontal  Line  2  spans  both  columns  
300. Drag  a  Heading  control  into  the  first  column  on  the  left  under  the  Horizontal  Line  2  
301. Type  Finance  in  the  Label  
302. Click  the  Configure  tab  and  select  Large  for  the  Heading  Style  
303. Close  Field  Settings  

23  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

304. Drag  a  Text  Box  control  in  the  left  column  under  Finance  
305. Type  Check  Number  for  Label  
306. Click  the  Configure    tab  and  check  Mandatory  
307. Close  Field  Settings  
308. Click  Save  on  the  Form  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
309. Click  the  Application  Builder  icon  to  return  to  the  Process  Designer  
310. Click  the  Next  button  in  the  Standard  Task  wizard  
311. Type  Issue  Expense  Check  for  the  Display  Name  
312. Click  the  Next  button  
313. Click  Roles  and  drag  Users  into  Details  
314. Click  the  Finish  button  
315. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
316. Make  sure  that  the  Else  connector  and  Approved  connector  are  both  connected  to  
Issue  Expense  Check,  as  shown  below  

317. Click  the  Manage  icon  on  the  Portal  Menu  

318. Click  Access  Control  in  the  left  navigation,  then  click  Groups  

319. Click  the    Add  Group  icon  

320. Type  Accounts  Payable  for  Group  Name  
321. Type  your  account  name  for  Group  Lead  and  select  your  account  name  from  the  list    
322. Click  the  Next  button  
323. Click  the   Add  icon  

324. Type  your  user  account  into  User  Name  and  click  the    Search  icon  
325.  Check  your  user  account  and  click  OK  
326. Click  the  Finish  button  
327. Click  the  Build  Apps  icon  on  the  Portal  Menu  

24  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

328. Click  Expense  Reimbursement  Process  in  the  Recent  Items  list  
329. Click  the    Activity  Menu  icon  on  Issue  Expense  Check,  then  click  Configure  
Activity  

330. Click  the    Participants  icon  

331. Remove  Users  from  Details  by  clicking  the  X  
332. Select  Groups  and  drag  Accounts  Payable  into  Details  
333. Click  the  Finish  button  
334. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
335. Click  the  Form  Data  icon  in  the  Process  Designer  Menu  
336. Click  Model  Data  
Note:    In  order  to  reduce  the  number  of  e-­‐mail  templates  that  need  to  be  created  
and  maintained,  Model  Data  will  be  created  and  set  after  each  decision  
337. Click  Edit  
338. Right  click  on    for  processFields  
339. Click  Element  
340. Type  DecisionBy  for  Element  Name  
341. Right  click  processFields  
342. Click  Element  
343. Type  DecisionComments  for  Element  Name  
344. Click  OK  
345. Close  Data(Generic)  
346. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
347. Drag  an  Update  Process  Data  activity  from  Common  stencil  on  the  Rework  
connector  for  Evaluate  Manager  Decision  
348. Type  Set  Manager  Rework  E-­‐mail  Fields  for  Display  Name  
349. Click  the  Next  button  
350. Click  Process  Data,  then  click  Model  Data  
351. Drag  DecisionBy  into  Model  Data  Variable  
352. Type  “Manager”  for  the  Expression  

353. Click  the    Add  New  icon  

354. Drag  DecisionComments  into  Model  Data  Variable  
355. Click  Form  Data  
356. Drag  ManagerComments  into  the  Expression  
357. Click  the  Finish  button  
358. Drag  an  Update  Process  Data  activity  on  the  Rework  connector  for  Evaluate  CFO  
Decision  
359. Type  Set  CFO  Rework  E-­‐mail  Fields  for  Display  Name  
360. Click  the  Next  button  
361. Click  Process  Data,  then  click  Model  Data  

25  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

362. Drag  DecisionBy  into  Model  Data  Variable  

363. Type  “CFO”  for  the  Expression  

364. Click  the    Add  New  icon  

365. Drag  DecisionComments  into  Model  Data  Variable  
366. Click  Form  Data  
367. Drag  CFOComments  into  the  Expression  
368. Click  the  Finish  button    

26  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

369. Drag  an  E-­‐mail  activity  on  one  of  the  connectors  between  the  Update  Process  Data  
activity  and  Submit  Expense  Report  
370. Type  Rework  E-­‐mail  for  the  Display  Name  
371. Click  the  Next  button  
372. Click  the  Add  New  E-­‐mail  Template  icon  
373. Type  Rework  E-­‐mail  for  the  E-­‐mail  Template  Name  
374. Click  System  Data  
375. Drag  ProcessInitiator  into  the  To  property  
376. Click  Content  
377. Type  Your  Expense  Report  Submitted  into  the  Subject  
378. Click  on  Form  Data  
379. Drag  DateSubmitted  to  the  end  of  the  Subject  
380. Type  Requires  Rework  at  the  end  of  the  Subject  
381. Type  Your  in  the  Body  
382. Click  Model  Data  
383. Drag  DecisionBy  to  the  end  of  the  Body  
384. Type  requested  that  you  rework  the  Expense  Report  with  the  following  comments:      
385. Press  the  enter  key  
386. Drag  DecisionComments  to  the  end  of  the  Body  and  press  the  enter  key  
387. Type  Please  update  your  Expense  Report  as  requested  and  submit  it  for  processing.  
388. Click  the  OK  button  
389. Click  the  Finish  button  
390. Make  sure  that  both  Rework  connectors  are  connected  to  Rework  E-­‐mail,  as  shown  
below  

391. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  

   

27  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

392. Drag  an  Update  Process  Data  activity  on  the  Rejected  connector  for  Evaluate  
Manager  Decision  
393. Type  Set  Manager  Rejected  E-­‐mail  Fields  for  Display  Name  
394. Click  the  Next  button  
395. Click  Process  Data,  then  click  Model  Data  
396. Drag  DecisionBy  into  Model  Data  Variable  
397. Type  “Manager”  for  the  Expression  

398. Click  the    Add  New  icon  

399. Drag  DecisionComments  into  Model  Data  Variable  
400. Click  Form  Data  
401. Drag  ManagerComments  into  the  Expression  
402. Click  the  Finish  button  
403.  Drag  an  Update  Process  Data  activity  on  the  Rejected  connector  for  Evaluate  CFO  
Decision  
404. Type  Set  CFO  Rejected  E-­‐mail  Fields  for  Display  Name  
405. Click  the  Next  button  
406. Click  Process  Data,  then  click  Model  Data  
407. Drag  DecisionBy  into  Model  Data  Variable  
408. Type  “CFO”  for  the  Expression  

409. Click  the    Add  New  icon  

410. Drag  DecisionComments  into  Model  Data  Variable  
411. Click  Form  Data  
412. Drag  CFOComments  into  the  Expression  
413. Click  the  Finish  button  
414. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation    
415. Drag  an  Email  activity  on  the  connector  to  the  right  of  Set  CFO  Rejected  E-­‐mail  Fields  
416. Type  Rejected  E-­‐mail  for  the  Display  Name  
417. Click  Next  
418. Click  the  Add  New  E-­‐mail  Template  icon  
419. Type  Rejected  E-­‐mail  for  the  E-­‐mail  Template  Name  
420. Click  System  Data  
421. Drag  ProcessInitiator  into  the  To  property  
422. Click  Content  
423. Type  Your  Expense  Report  Submitted  into  the  Subject  
424. Click  on  Form  Data  
425. Drag  DateSubmitted  to  the  end  of  the  Subject  
426. Type  Has  Been  Rejected  at  the  end  of  the  Subject  
427. Type  Your    in  the  Body  
428. Click  Model  Data    
429. Drag  DecisionBy  to  the  end  of  the  Body  

28  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

430. Type  has  rejected  the  Expense  Report  with  the  following  comments:  
431. Press  the  enter  key  
432. Drag  DecisionComments  to  the  end  of  the  Body  and  press  the  enter  key  
433. Click  the  OK  button  
434. Click  the  Finish  button  
435. Make  sure  that  both  Rejected  connectors  are  connected  to  Rejected  E-­‐mail,  as  
shown  below  

436. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
437. Drag  an  E-­‐mail  activity  on  the  connector  to  the  right  of  Issue  Expense  Check  
438. Type  Paid  E-­‐mail  for  the  Display  Name  
439. Click  Next  
440. Click  the  Add  New  E-­‐mail  Template  icon  
441. Type  Paid  E-­‐mail  for  the  E-­‐mail  Template  Name  
442. Click  System  Data  
443. Drag  ProcessInitiator  into  the  To  property  
444. Click  Content  
445. Type  Your  Expense  Report  Submitted  into  the  Subject  
446. Click  on  Form  Data  
447. Drag  DateSubmitted  to  the  end  of  the  Subject  
448. Type  Has  Been  Paid  at  the  end  of  the  Subject  
449. Type  Expense  Total  in  the  Body  
450. Click  Form  Data  

29  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

451. Drag  ExpenseTotal  to  the  end  of  the  Body  and  press  the  enter  key  
452. Type  Check  Number  at  the  end  of  the  Body  
453. Drag  CheckNumber  to  the  end  of  the  Body  and  press  the  enter  key  
454. Click  the  OK  button  
455. Click  the  Finish  button  
456. Click  Save  on  the  Process  Designer  Menu  and  close  the  success  confirmation  
457. Click  Validate  on  the  Process  Designer  Menu  and  make  sure  that  you  receive  a  
success  message  on  the  top  of  the  process  design  

The  initial  configuration  of  the  Expense  Reimbursement  Application  is  complete.    The  completed  
Expense  Reimbursement  Process  is  shown  below.  

458. Click  the    Application  Builder  icon  

   

30  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

Check  In  and  Publish  the  Application  

Once  the  application  has  been  configured  and  validated,  the  application  should  be  checked  in  and  
published  to  the  AgilePoint  Portal  for  execution.    Complete  the  following  steps  to  check  in  and  publish  
the  Expense  Reimbursement  Application:  

1. Click  on  Expense  Reimbursement  under  My  Applications  

2. Click  Check  In  on  the  Application  Builder  Menu  
3. Click  OK  
4. Click  Publish  on  the  Application  Builder  Menu  
5. Type  Expense  Reimbursement  Application  for  the  Label  
6. Click  the  OK  button  and  close  the  success  confirmation  

Execute  and  Test  the  Application  

Once  the  custom  application  has  been  published,  it  is  time  to  execute  and  test  the  application  
functionality,  to  ensure  it  meets  the  application  requirements.    To  test  the  application’s  configuration,  it  
is  important  to  test  each  of  the  logical  branches  in  the  process.    In  this  case,  there  are  several  conditions  
with  two  outcomes.    To  create  a  new  instance  of  the  Expense  Reimbursement  Application  and  test  its  
configuration,  complete  the  following  steps:    

1. Click  the  Work  Center  icon  on  the  Portal  Menu  

2. Click  the    My  Applications  icon  in  the  left  navigation  

3. Click  through  the  pages  until  you  find  the  Expense  Reimbursement  Application  
4. Click  Expense  Reimbursement  Process  to  open  Expense  Report  
5. Click  the  Submit  button  to  see  that  the  validation  is  working  on  all  of  the  required  fields  
6. Enter  values  into  each  field  on  the  Expense  Report  making  sure  that  the  Total  Expense  is  less  
than  5,000  the  first  time  
7. Click  Submit  

8. Click  the    Inbox  icon  in  the  left  navigation  

9. Click  the  My  Tasks  tab  
10. Click  View  and  select  All  Tasks  
11. Manager  Approve  Expenses  will  be  visible  in  the  list  
12. If  the  task  is  not  assigned  to  you,  click  the  Manager  Approve  Expenses  and  click  Reassign  Task  
13. Choose  your  account  in  the  Reassign  To  and  click  OK  

14. Click  the    Refresh  icon  to  update  the  Tasks  list  
15. Click  Manager  Approve  Expenses  and  click  View  Process  to  see  the  status  of  the  process  as  it  
executes  
Note:    This  is  a  very  efficient  way  to  verify  that  all  of  the  branches  of  a  process  are  tested  
16. Drag  the  diagram  until  Manager  Approve  Expenses  is  visible    

31  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

17. Click  Manager  Approve  Expenses  to  view  the  Activity  Information,  as  shown  below  

18. Click  the  Open  Task  link  

19. Review  the  information  on  the  Expense  Report  to  ensure  that  the  values  are  all  displayed  as  
read-­‐only  or  disabled  
20. Click  the  Next  button  
21. Click  the  Submit  button  to  ensure  that  the  mandatory  validation  is  working  for  Manager  
Decision  
22. Manager  Decision  and  select  Reject  
23. Verify  the  mandatory  condition  was  set  when  Reject  was  selected  
24. Enter  a  comment  into  Manager  Comments  
25. Click  the  Submit  button  
26. Click  the    Maximize  icon  on  Process  Detail  to  enlarge  your  view  

   

32  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

27. Use  the  Increase  button  or  use  the  slider  so  the  you  can  see  the  entire  process  diagram,  as  
shown  below  

Note:    The  checks  show  the  path  that  was  executed,  routing  the  process  down  the  Rejected  
path  to  Stop  

28. Close  Process  Details  

29. Click  Manage  on  the  Portal  Menu  

30. Click  the    Runtime  Management  icon  and  click  Notifications  

31. Select  Expense  Reimbursement  Process  for  Process  Model  Name  
32. Click  Sent  under  Status  
33. Click  the  Search  button  to  see  the  Rejected  E-­‐mail  notification  and  verify  that  the  proper  
content  was  sent  
34. Create  two  additional  instances  of  the  Expense  Reimbursement  Application  to  test  the  
remaining  branches  in  the  Expense  Reimbursement  Process  

Note:    To  test  the  Expense  Reimbursement  Process  as  quickly  as  possible,  it  is  recommended  that  
you  use  the  following  sequence:  

1. Manager  selects  Reject  

2. Manager  selects  Rework,  Initiator  Resubmits,  Manager  selects  Approve,  CFO  selects  Reject  
3. Manager  selects  Approve,  CFO  selects  Rework,  Initiator  Resubmits,  Manager  selects  
Approve,  CFO  selects  Approve  

Congratulations!    You  have  completed  your  first  custom  application  on  the  AgilePoint  Portal  

33  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.  
  AgilePoint  Fundamentals  Training  -­‐  eForms  Track  –  Lab  Manual  

using  eForms.  

34  
Confidential   ©  2015,  AgilePoint,  Inc.