How to write a Formal E-mail

Now let's get started with learning all about how to write formal emails: 

1. What Is a Formal Email?

A formal email is typically sent to someone you don't know well or to someone who's in authority.
Examples of someone who you might send a formal email to include your professor, a public official,
or even a company you're doing business with.

If your workplace has a formal environment, use formal emails with your boss and colleagues unless
you're told to do otherwise. Many workplaces are moving towards a more casual environment and
this often carries over to email communications. If you're not sure what's right for your workplace,
ask.

Casual Versus Formal Email: What's the Difference?

A formal email differs from a casual email. A casual email usually goes to a person you know well—
often it's someone you're on good terms with such as a friend or family member. When sending a
casual email, you don't need to worry as much about structure and tone.

In fact, part of what makes a formal email different from a casual email is the structure. A formal
email has a very defined structure, with a definite salutation (the opening part of the email),
signature section, opening sentence, and body.

You also use language differently in a formal email than in a casual email. Avoid using abbreviations,
contractions, slang, emoticons, and other informal terminology. The tone of a formal email is
different as well. An informal email may not even use complete sentences or proper grammar, but a
formal email always does. 

Here's an example of formal email language:

The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project
updates are needed.

Compare the formal language with the informal email language in this email:

Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there.  :)

Both statements share the same information. But the tone of the first is much more formal. Notice
the incomplete sentence, slang, and emoticon in the informal example.

Advertisement

2. Writing a Formal Email

While an informal email can often be sent quickly, writing a formal email typically takes a bit more
thought and a bit more time. Careful consideration needs to be given to each email element.  

With that in mind, let's take a closer look at some common elements of a formal email:

Subject Line

The subject line is what the reader sees in their inbox. If the subject line is misleading or missing
information, your email may not get read. The message may even be sent to spam. The more formal
your email is, the more detailed your subject line should be. But beware of making your subject line
too long.

Here's an example of a formal email subject line:

Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.

Compare that subject line with this informal email subject line:

Upcoming Meeting

Notice that the first subject line is more informative and complete. The informal subject line, sent to
someone you know well, just barely touches on the topic.

Salutation

The salutation directly addresses the person you're sending the email to. It's always used in formal
email messages, but sometimes skipped in informal messages. Here are some examples of formal
and informal salutations:

If you're sending the email to a group, address the entire group. Here's an example:

Dear Students,

If you've got the person's name you want to send the email too, it's proper to use their name along
with any title the person has. Here's a sample formal salutation for an individual:

Dear Professor Smith,

If you don't know the name of the person you're trying to reach, you should make every effort to
discover that information. As a last resort, it's okay (but less effective) to address the email to the
title of the person you hope to reach. Here's an example of a formal salutation without a name:

Dear Human Resources Director,

In rare instances where you don't know a person's name or title, it's okay to use this salutation:

To whom it may concern,

Contrast the formal salutation examples with the following informal salutations:

Informal Salutation for a Group

Hey Class!

Informal Salutation for an Individual

Hello Taylor,

As you can see, the formal and informal salutations are very different. 

Introduction

The opening of a formal email often requires the sender to introduce themselves. In contrast,
informal emails are sent to someone you know and the introduction isn't needed.

Here's an example of an opening in a formal email:

In this article, you'll find even more examples of email openings:

Body

The body of a formal email typically elaborates on the purpose of the email. Elaboration may not be
needed in an informal email. Although the body contains detailed information, it's important to
write clearly and concisely in a formal email. Remember your reader isn't familiar with you and may
not be familiar with your topic. You don't want your email recipient to misunderstand an important
point.

Closing

How you end a formal email is equally important. Since the email closing is the last thing your
recipient looks at, your email closing can leave a lasting impression.

A good formal email closing also reminds the reader who you are since it should include your full
name, contact information, and title (if appropriate). If you can, use a professional signature
template for added impact. (Learn more about signature templates in the next section.)

In contrast, an email closing may be extremely casual for an informal email. In some instances where
the recipient is well known to you, you may even omit the email closing.

The most common way to start a formal email closing is with the word "Sincerely." It may be a
common closing, but it's also a safe closing.

Here's an example of a formal email closing:

Sincerely,

Jordan Smith
Professor of Statistics, XYZ College
[Email address goes here]
[Phone number goes here]

In these articles, we provide even more examples of formal (and informal) email closings:

You now have the information you need to write each section of a formal email. Formal emails are
very similar to professional emails, since professional emails are often written in a formal style. The
principles that apply to professional emails are also useful for formal emails. Learn how to write an
effective professional email in this tutorial:

3. Formatting and Structuring a Formal Email

While many informal emails are unstructured, how you format and structure your formal email is
important. At a minimum, a formal email should contain all of the following elements:

 Subject line. Be specific, but concise. Many experts agree that the ideal subject line is six to
ten words long.

 Salutation. Address the recipient by name, if possible. Use honorifics, as appropriate. For

 Signature. Your email closing should be formal, not informal. Use your first and last name. If
you're writing on behalf of an organization and you know the title of the person you're
sending the email to, use it.

As we mentioned earlier, there are many similarities between a business email and a professional
email. This tutorial explains the proper way to structure a business email:

Your email font choice is also important when you're formatting a formal email. Although many
modern email platforms allow you to use many different fonts, it's best to stick with a common,
readable font like Verdana, Calibri, Times New Roman or Georgia. Helvetica and Arial are common
sans-serif fonts you could use as well. 

Avoid novelty fonts like Comic Sans, handwriting fonts like Bradley Hand, and script fonts like Brush
Script. Remember that if you choose an unusual font for your formal email, that font may not be
supported by some email platforms.

Also, stick to one or two fonts in your formal email. Using too many different fonts can make your
email look too casual. Too many fonts may even make your formal email less readable.

4. Sending a Formal Email

Once you've written and formatted your formal email, you're almost ready to send your message.
But before you press that Send button, review your email carefully. Look for:

 Spelling errors

 Mistakes in a name

 Typos

 Grammatical errors

Remember, a sloppy email full of mistakes makes a bad impression.

Also, pay attention to the email address you're using to send the email if you want to be taken
seriously. Many of us created email addresses when we younger that aren't appropriate for formal
emails. If you can get it, your email address for formal emails should be a variation of your name
without any extra characters.

Here are some examples of appropriate and inappropriate email address:

Email Address #1

  KittenL0ver73%@example.com

Save this type of email address for casual emails to your family and friends.

Email Address #2

TaylorJones@example.com

This email address can be used for formal and professional emails.
Note:  These email addresses used here and throughout this article are for example purposes only.
They aren't intended to represent real email addresses.

If you're a student or writing on behalf of an organization, it's a good idea to use the email provided
by your educational institution or the organization you're representing. Most colleges, for example,
provide their students with email addresses in the format:

firstnamelastname@collegename.edu

5. Using Templates for a Formal Email

One way to add extra impact to your formal email is to use a professionally designed signature
template. A signature template adds graphic interest to your email. A signature template also
includes your complete contact information.

Here's an example of an email closing with a professionally designed signature template:

Here is an example of a formal email closing with a signature template.

Note:  The previous example uses the  Email Signature Template Pack  from Envato Elements, which  is
a good source for  professional  email templates  like the one used in the example above.

Notice the difference that a quality template makes. For more great examples of email signature
templates, review the article:

Conclusion

You may not have much experience writing formal emails, but if you need to write one it's important
to do it right. Writing a formal email isn't difficult when you know what to do. 

A formal email is quite different from an informal one. There's a proper structure, formatting, and
tone that you should use for a formal email.

Now that we've explained what you need to know about formal emails, you're ready to write,
format and send your own formal email. Good luck!

In addition to writing great emails, it's also important to keep on top of your email inbox.
Cara menulis Email Resmi

Sekarang mari kita mulai dengan mempelajari semua cara menulis email formal:

1. Apa Itu Email Resmi?

Email formal biasanya dikirim ke seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik atau seseorang yang
berwenang. Contoh seseorang yang mungkin Anda kirimi email resmi untuk memasukkan profesor
Anda, pejabat publik, atau bahkan perusahaan tempat Anda berbisnis.

Jika tempat kerja Anda memiliki lingkungan formal, gunakan email formal dengan bos dan kolega
Anda kecuali Anda diperintahkan untuk melakukannya. Banyak tempat kerja yang bergerak menuju
lingkungan yang lebih kasual dan ini sering dibawa ke komunikasi email. Jika Anda tidak yakin apa
yang tepat untuk tempat kerja Anda, tanyakan.

Email Santai versus Formal: Apa Perbedaannya?

Email formal berbeda dari email biasa. Email biasa biasanya ditujukan kepada orang yang Anda
kenal dengan baik — sering kali itu adalah seseorang yang Anda kenal baik seperti teman atau
anggota keluarga. Saat mengirim email biasa, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang struktur dan
nada.

Bahkan, bagian dari apa yang membuat email formal berbeda dari email biasa adalah strukturnya.
Email formal memiliki struktur yang sangat jelas, dengan salam yang pasti (bagian pembuka dari
email), bagian tanda tangan, kalimat pembuka, dan isi.

Anda juga menggunakan bahasa secara berbeda di email formal daripada di email biasa. Hindari
penggunaan singkatan, kontraksi, slang, emotikon, dan terminologi informal lainnya. Nada email
formal juga berbeda. Email informal bahkan mungkin tidak menggunakan kalimat lengkap atau tata
bahasa yang tepat, tetapi email formal selalu melakukannya.

Berikut adalah contoh bahasa email formal:

Pertemuan dijadwalkan pada tanggal 5 Desember jam 9:30 pagi. Semua siswa harus hadir.
Pembaruan proyek Anda diperlukan.

Bandingkan bahasa formal dengan bahasa email informal di email ini:

Diperlukan rapat — 5 Des, 9:30 pagi. Pembaruan diperlukan. Sampai jumpa di sana. :)

Kedua pernyataan berbagi informasi yang sama. Tetapi nada yang pertama jauh lebih formal.
Perhatikan kalimat, gaul, dan emotikon yang tidak lengkap dalam contoh informal.

Iklan

2. Menulis Email Formal

Walaupun email informal sering dapat dikirim dengan cepat, menulis email formal biasanya
membutuhkan sedikit lebih banyak pemikiran dan sedikit lebih banyak waktu. Pertimbangan yang
cermat perlu diberikan pada setiap elemen email.

Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat lebih dekat beberapa elemen umum dari surel formal:

Garis subjek
Baris subjek adalah apa yang dilihat pembaca di kotak masuk mereka. Jika baris subjek
menyesatkan atau informasi hilang, email Anda mungkin tidak dapat dibaca. Pesan itu bahkan dapat
dikirim ke spam. Semakin formal surel Anda, semakin jelas baris subjek Anda. Namun berhati-
hatilah untuk membuat baris subjek Anda terlalu lama.

Berikut adalah contoh baris subjek email resmi:

Pertemuan Siswa yang Dibutuhkan: 5 Desember, 9:30 pagi

Bandingkan baris subjek itu dengan baris subjek email informal ini:

Pertemuan Mendatang

Perhatikan bahwa baris subjek pertama lebih informatif dan lengkap. Baris subjek informal, dikirim
ke seseorang yang Anda kenal dengan baik, hanya menyentuh sedikit pada topik.

Salam

Salam langsung ditujukan kepada orang yang Anda kirimi email. Itu selalu digunakan dalam pesan
email formal, tetapi terkadang dilewati dalam pesan informal. Berikut adalah beberapa contoh
salam formal dan informal:

Jika Anda mengirim email ke grup, alamat seluruh grup. Ini sebuah contoh:

Murid-murid yang terkasih,

Jika Anda juga memiliki nama orang yang ingin Anda kirimi email, layak untuk menggunakan nama
mereka bersama dengan judul apa pun yang dimiliki orang tersebut. Berikut ini contoh salam formal
untuk seorang individu:

Profesor Smith yang terhormat,

Jika Anda tidak tahu nama orang yang ingin Anda jangkau, Anda harus berusaha keras untuk
menemukan informasi itu. Sebagai upaya terakhir, tidak apa-apa (tapi kurang efektif) untuk
mengirim email ke judul orang yang ingin Anda jangkau. Berikut ini contoh salam resmi tanpa nama:

Direktur Sumber Daya Manusia,

Dalam kasus yang jarang terjadi di mana Anda tidak tahu nama atau gelar seseorang, boleh saja
menggunakan salam ini:

Untuk Perhatian,

Bandingkan contoh salam formal dengan salam informal berikut:

Salam Resmi untuk Grup

Hai Kelas!

Salam informal untuk seorang individu

Halo Taylor,

Seperti yang Anda lihat, salam formal dan informal sangat berbeda.

pengantar
Pembukaan email formal sering kali mengharuskan pengirim untuk memperkenalkan diri.
Sebaliknya, email informal dikirim ke seseorang yang Anda kenal dan pengantar tidak diperlukan.

Berikut ini contoh pembukaan di email formal:

Nama saya Jordan Smith. Saya adalah profesor Statistik untuk Universitas XYZ. Pesan ini untuk
semua siswa saat ini.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan lebih banyak contoh pembukaan email:

Tubuh

Badan surel formal biasanya menguraikan tujuan surel tersebut. Elaborasi mungkin tidak diperlukan
dalam email informal. Meskipun badan berisi informasi terperinci, penting untuk menulis dengan
jelas dan ringkas dalam surel formal. Ingat pembaca Anda tidak terbiasa dengan Anda dan mungkin
tidak terbiasa dengan topik Anda. Anda tidak ingin penerima email Anda salah memahami poin
penting.

Penutupan

Cara Anda mengakhiri surel formal sama pentingnya. Karena penutupan email adalah hal terakhir
yang dilihat penerima Anda, penutupan email Anda dapat meninggalkan kesan abadi.

Penutupan email formal yang baik juga mengingatkan pembaca tentang siapa Anda karena harus
menyertakan nama lengkap, informasi kontak, dan judul (jika perlu). Jika Anda bisa, gunakan
templat tanda tangan profesional untuk dampak tambahan. (Pelajari lebih lanjut tentang templat
tanda tangan di bagian berikutnya.)

Sebaliknya, penutupan email mungkin sangat biasa untuk email informal. Dalam beberapa kasus di
mana penerima sudah dikenal oleh Anda, Anda bahkan dapat menghilangkan penutupan email.

Cara paling umum untuk memulai penutupan email formal adalah dengan kata "Hormat." Ini
mungkin penutupan umum, tetapi juga penutupan yang aman.

Berikut adalah contoh penutupan email resmi:

Hormat kami,

Jordan Smith

Profesor Statistik, Sekolah Tinggi XYZ

[Alamat email ada di sini]

[Nomor telepon ada di sini]

Dalam artikel ini, kami memberikan lebih banyak contoh penutupan email formal (dan informal):

Anda sekarang memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk menulis setiap bagian dari surel
formal. Email formal sangat mirip dengan email profesional, karena email profesional sering ditulis
dalam gaya formal. Prinsip-prinsip yang berlaku untuk email profesional juga berguna untuk email
formal. Pelajari cara menulis email profesional yang efektif dalam tutorial ini:

3. Memformat dan Menyusun Email Formal

• Garis subjek. Spesifik, tetapi ringkas. Banyak ahli setuju bahwa baris subjek yang ideal
adalah enam hingga sepuluh kata.

• Salam. Alamat penerima dengan nama, jika memungkinkan. Gunakan kehormatan, yang sesuai.
Sebagai contoh, tulislah Profesor Smith yang Terhormat, bukan Hei.

• Teks isi. Bagian ini menjelaskan pesan utama email. Untuk email formal, gunakan tata bahasa
yang tepat dan lengkapi kalimat.

• Tanda tangan. Penutupan email Anda harus formal, bukan informal. Gunakan nama depan dan
belakang Anda. Jika Anda menulis atas nama organisasi dan Anda tahu judul orang yang Anda kirimi
email, gunakan itu.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, ada banyak kesamaan antara email bisnis dan email
profesional. Tutorial ini menjelaskan cara yang tepat untuk menyusun email bisnis:

Pilihan font email Anda juga penting ketika Anda memformat email formal. Meskipun banyak
platform email modern memungkinkan Anda menggunakan banyak font berbeda, yang terbaik
adalah tetap menggunakan font yang umum dan dapat dibaca seperti Verdana, Calibri, Times New
Roman atau Georgia. Helvetica dan Arial adalah font sans-serif yang umum Anda dapat gunakan
juga.

Hindari font baru seperti Comic Sans, font tulisan tangan seperti Bradley Hand, dan font script
seperti Brush Script. Ingat bahwa jika Anda memilih font yang tidak biasa untuk email formal Anda,
font itu mungkin tidak didukung oleh beberapa platform email.

Juga, pertahankan satu atau dua font di email formal Anda. Menggunakan terlalu banyak font
berbeda dapat membuat surel Anda terlihat terlalu kasual. Terlalu banyak font bahkan bisa
membuat surel formal Anda kurang mudah dibaca.

4. Mengirim Email Formal

Setelah Anda menulis dan memformat email formal Anda, Anda hampir siap untuk mengirim pesan
Anda. Tetapi sebelum Anda menekan tombol Kirim, tinjau email Anda dengan cermat. Mencari:

• Kesalahan pengejaan

• Kesalahan dalam suatu nama

• Kesalahan ketik

• Kesalahan tata bahasa

Ingat, email yang ceroboh penuh kesalahan membuat kesan buruk.

Juga, perhatikan alamat email yang Anda gunakan untuk mengirim email jika Anda ingin dianggap
serius. Banyak dari kita membuat alamat email ketika kita masih muda yang tidak sesuai untuk email
formal. Jika Anda bisa mendapatkannya, alamat email Anda untuk email formal haruslah variasi
nama Anda tanpa karakter tambahan.

Berikut adalah beberapa contoh alamat email yang sesuai dan tidak pantas:
Alamat Email # 1

  KittenL0ver73%@example.com

Simpan jenis alamat email ini untuk email biasa ke keluarga dan teman Anda.

Alamat Email # 2

TaylorJones@example.com

Alamat email ini dapat digunakan untuk email formal dan profesional.

Catatan: Alamat email ini yang digunakan di sini dan di seluruh artikel ini hanya untuk tujuan
contoh. Mereka tidak dimaksudkan untuk mewakili alamat email asli.

Jika Anda seorang pelajar atau menulis atas nama organisasi, sebaiknya gunakan surel yang
disediakan oleh lembaga pendidikan Anda atau organisasi yang Anda wakili. Sebagian besar
perguruan tinggi, misalnya, memberi siswa mereka alamat email dalam format:

firstnamelastname@collegename.edu

5. Menggunakan Template untuk Email Formal

Salah satu cara untuk menambahkan dampak tambahan ke email formal Anda adalah dengan
menggunakan templat tanda tangan yang dirancang secara profesional. Template tanda tangan
menambah minat grafis ke email Anda. Template tanda tangan juga termasuk informasi kontak
lengkap Anda.

Berikut adalah contoh penutupan email dengan templat tanda tangan yang dirancang secara
profesional:

  Ini adalah contoh penutupan email resmi dengan templat tanda tangan.

Catatan: Contoh sebelumnya menggunakan Paket Template Tanda Tangan Email dari Envato
Elements, yang merupakan sumber yang baik untuk templat email profesional seperti yang
digunakan dalam contoh di atas.

Perhatikan perbedaan yang dibuat oleh templat kualitas. Untuk contoh yang lebih baik dari templat
tanda tangan email, tinjau artikel:

Kesimpulan

Anda mungkin tidak memiliki banyak pengalaman menulis email formal, tetapi jika Anda perlu
menulisnya, penting untuk melakukannya dengan benar. Menulis email formal tidak sulit ketika
Anda tahu apa yang harus dilakukan.

Email formal sangat berbeda dari yang informal. Ada struktur, format, dan nada yang tepat yang
harus Anda gunakan untuk email formal.

Sekarang kami telah menjelaskan apa yang perlu Anda ketahui tentang email formal, Anda siap
untuk menulis, memformat, dan mengirim email formal Anda sendiri. Semoga berhasil!

Selain menulis email yang bagus, penting juga untuk tetap mempertahankan kotak masuk email
Anda.