ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERSEDIAAN (STUDI KASUS : PDAM TIRTA SAKTI
KABUPATEN KERINCI)
Difana Meilani, Miftahuddin
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Andalas, Padang
Email: difa_meilani@yahoo.com & miftah_dejazzlab@yahoo.co.id

Abstract
Inventory is a very important thing for a company due to the inventory production process
can proceed smoothly without having to worry about a shortage of goods or materials used
for production activities or operations. But if too much inventory, it will cause harm to the
company because the company has issued a number of costs for treatment of the goods. In
addition, the company's funds will be allocated to carry too much inventory purchases.
Based on research that has been done, there are some problems faced by the Regional
Water Company (PDAM) Tirta Sakti related to inventory management. The problem is the
difficulty of PDAM Tirta Way office in determining whether certain types of goods are still
available at eight branches or warehouses. This could be due to the unclear recording of
goods in and out of the barn. In addition, other problems are frequent delays in the
procurement process that resulted in running out of stock of goods in a warehouse in central
and branch warehouses. This has happen because there is no clear safety stock that can be
used as a basis when to re-order goods. The absence of a good coding system of goods also
causes problems. This is due to the items contained in the warehouse is well organized
neatly so many different kinds of goods are mixed with each other. As a result, the
warehouse had difficulty in determining whether the item is still available in the warehouse
or not. Therefore, inventory management information system design is to overcome the
above problems. Inventory management information system design is done so that there is
no shortage of goods in warehouse contained due to the existence of information system
design is the central part can find out directly the number of stocks contained in each
warehouse, when the goods are to be ordered, and how many number items to be ordered
so that the ordering of goods can be directly carried out without waiting for the demand for
goods by the branch warehouses. In addition, the information system is also equipped with a
coding system so that goods are goods in the warehouse can be grouped according to the
criteria, type and size specified.

Keywords: information system, inventory, safety stock, reorder Point

1. PENDAHULUAN cabang akan melaporkannya ke bagian

pusat dan bagian pusat akan menanyakan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) ini
ketersediaan barang tersebut di gudang-
mempunyai beberapa gudang yang
gudang cabang lainnya. Adapun jumlah jenis
digunakan untuk melakukan penyimpanan
barang yang terdapat yang pada gudang
barang-barang tersebut dan menjaga
PDAM ini terdiri dari 326 jenis barang.
tersedianya jumlah barang yang diperlukan.
Permasalahan yang timbul dari sistem
Gudang-gudang tersebut terletak pada
persediaan barang saat ini adalah bagian
bagian kantor pusat dan pada delapan
pusat sering mengalami kesulitan dalam
kantor cabang yang masing-masing terletak
menentukan jenis barang tertentu apakah
di Pulau Tengah, Sungai Penuh, Siulak,
masih tersedia di gudang atau tidak. Hal ini
Tamiai, Hiang, Kayu Aro, Semurup, dan
dapat disebabkan karena karyawan-
Lumpur. Dalam hal pengadaan dan
karyawan yang bekerja di gudang sering
permintaan barang setiap gudang pada
tidak mencatat keluar atau masuknya
kantor cabang saling terintegrasi dengan
barang sehingga ketika cbarang diperlukan
kantor pusat sehingga setiap gudang pada
tidak dapat diketahui apakah barang masih
masing-masing cabang harus melaporkan
tersedia atau sudah kosong. Akibat tidak
jumlah persediaan barang yang terdapat di
jelasnya pencatatan barang-barang ini
gudang masing-masing cabang. Selain itu,
menyebabkan sering terjadinya penundaan
apabila pada suatu gudang cabang
proses instalasi dan operasi yang dilakukan
memerlukan barang tertentu yang tidak
oleh bagian operasional.
terdapat di gudangnya, maka gudang

Perancangan Sistem Informasi…(D. Meilani dan Miftahuddin) 173

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

Selain itu, dengan sistem persediaan memenuhi permintaan dari konsumen atau
sekarang ini sering terjadi keterlambatan pelanggan setiap waktu [9].
dalam proses pengadaan barang sehingga Menurut Herjanto, terdapat enam fungsi
mengakibatkan kehabisan stock barang pada penting yang dikandung oleh persediaan
semua gudang baik gudang pusat maupun dalam memenuhi kebutuhan yaitu :
gudang-gudang cabang. Hal ini dapat
1. Menghindari adanya resiko
disebabkan karena tidak jelasnya jumlah
keterlambatan bahan baku yang
safety stock yang menjadi stock minimal
dipesan
jumlah barang digudang sebelum dilakukan
2. Menghindari adanya bahan baku yang
pemesanan barang kembali. Selain itu, tidak
cacat pada waktu pemesanan
jelasnya waktu yang disepakati dengan
3. Menghilangkan resiko terhadap
supplier untuk dapat memasok barang tepat
kenaikan harga produk yang akan
waktu juga dapat menjadi penyebab
dipesan.
keterlambatan dalam proses pengadaan
4. Untuk menghindari kesulitan dalam
barang ini.
memenuhi bahan baku yang bersifat
Tidak adanya sistem pengkodean barang-
musiman.
barang yang terdapat di gudang juga
5. Mendapatkan potongan harga yang
menyebabkan timbulnya masalah. Hal ini
lebih murah pada saat pembelian
menyebabkan barang-barang yang terdapat
6. Menciptakan pelayanan yang baik
di gudang tidak disusun dan dikelompokkan
kepada pelanggan dengan tersedianya
dengan rapi sehingga banyak barang-barang
barang yang diperlukan oleh
yang berbeda jenis dan ukuran diletakkan
pelanggan.
pada tempat yang sama dan mengakibatkan
barang-barang tersebut bercampur aduk.
Akibatnya bagian pusat mengalami kesulitan 2.2. Sistem Pengendalian Persediaan
dalam mengontrol dan mengetahui stock 1. Model persediaan deterministik
barang yang terdapat di gudang dengan
cepat. Model persediaan deterministik
Oleh karena itu, dilakukan perancangan digunakan untuk volume permintaan sudah
sistem informasi yang dapat digunakan diketahui dengan pasti. Model deterministik
untuk kodefikasi barang dan memanajemen digunakan pada kondisi permintaan yang
persediaan barang yang terdapat di gudang, tetap untuk menentukan kebijakan
baik di gudang pusat maupun di gudang persediaan yang optimal [7].
cabang, dengan memperhatikan jumlah Pada model deterministic, semua
persediaan yang seharusnya terdapat di parameter dan variabel diketahui atau bisa
semua gudang, safety stock setiap barang dihitung dengan pasti. Tingkat permintaan
yang terdapat di gudang, sistem warning dan biaya persediaan diasumsikan bisa
untuk mengetahui kapan barang-barang diketahui dengan pasti, sedangkan
tersebut harus dipesan yang disesuaikan penambahan dan waktu tunggu dianggap
dengan lead time masing-masing barang, konstan. Dalam persediaan yang
sistem persediaan yang terintegrasi antara deterministic tidak diperlukan adanya safety
satu gudang dengan gudang yang lainnya stock, karena pemakaian barang dan
sehingga bagian pusat dapat mengetahui kedatangan barang sudah pasti, sehingga
secara langsung gudang mana yang masih bisa diterapkan proses
mempunyai persediaan terhadap suatu jenis pengadaan/pembelian barang secara JIT
barang tertentu. (Just In Time).
2. Model persediaan probabilistik
1. TINJAUAN PUSTAKA Volume permintaan belum diketahui
2.1. Persediaan dengan pasti. Model persediaan probabilistik
digunakan apabila permintaan di masa
Persediaan juga dapat diartikan sebagai datang tidak diketahui secara pasti, tetapi
aktiva yang meliputi barang-barang milik dapat diketahui melalui masa lalu. Pola
perusahaan dengan maksud untuk dijual persediaan probablistik menjelaskan pola
dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan pada suatu safety stock untuk
persediaan barang-barang yang masih mengantisipasi terjadinya ketidakpastian
dalam pengerjaan/proses produksi, maupun dalam lead time (waktu tunggu), yaitu
persediaan bahan baku yang menunggu waktu yang diperlukan sejak permintaan
penggunaannya dalam suatu proses hingga barang datang.
produksi, atau produk yang disediakan untuk

174 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

Pada persediaan probabilistik, ROP = ñ LT + Z √LT x σ (3)

permintaan barang dan waktu tunggu Dimana :
merupakan variabel yang real, sehingga ñ = rata-rata tingkat kebutuhan
faktor resiko & ketidakpastian LT = masa tenggang (leadtime)
diperhitungkan dalam model-modelnya. σ = standar deviasi dari tingkat kebutuhan
Untuk itu perlu safety stock yang tujuannya
untuk menghindari ketiadaan persediaan Model 3 : Constant Demand Rate,
(stock-out) selama proses pemesanan atau Variable Lead Time
jumlah actual permintaan yang lebih besar Leadtime pada kondisi distribusi normal,
daripada permintaan yang diperhitungkan. diharapkan permintaan selama masa
leadtime pada kondisi distribusi normal,
2.3. Penentuan Safety Stock
tetapi variannya tidak mencakup
Safety stock (persediaan pengaman) perhitungan atau penjualan varian-varian
adalah persediaan tambahan yang diadakan pada model sebelumnya.
untuk melindungi atau menjaga ROP = d LT + z d σLT (4)
kemungkinan terjadinya kekurangan bahan Dimana :
(stock out) [9]. d = tingkat permintaan konstan
LT = rata-rata masa tenggang
Rumus perhitungan safety stock ini adalah σLT = standar deviasi dari leadtime
sebagai berikut:
SS = s x Z x (1) Model 4 : Variable Demand Rate,
Keterangan : Variable Lead Time
SS : safety stock (unit) Dalam model ini, besarnya permintaan
s : standar deviasi dan masa tenggang merupakan variabel
Z :safety factor untuk service level (dapat berubah-ubah) sesuai dengan
tertentu. perubahan masa tenggang. Untuk
L : Lead Time menyederhanakan model persediaan, kita
asumsikan bahwa kebutuhan masa yang
2.4. Penentuan Reorder Point akan datang diketahui (biasanya,
permintaan dapat diketahui dengan
ROP Model terjadi apabila jumlah mengadakan perhitungan estimasi dengan
persediaan yang terdapat dalam stok proyeksi).
berkurang terus. Dengan demikian harus ROP = d LT + z √(LT σd2 + d2 σLT2) (5)
ditentukan berapa banyak batas minimal Dimana :
tingkat persediaan yang harus d = tingkat permintaan konstan
dipertimbangkan sehingga tidak terjadi LT = rata-rata masa tenggang
kekurangan persediaan. Jumlah yang σLT = standar deviasi dari leadtime
diharapkan tersebut dihitung selama masa σd = standar deviasi dari tingkat
tenggang. Mungkin dapat juga ditambahkan permintaan atau derajat kesalahan
dengan safety stock yang biasanya mengacu
kepada probabilitas atau kemungkinan 2.5. Kodefikasi Barang
terjadinya kekurangan stok selama masa
tenggang [9]. Menurut Indrajit [4], kodefikasi adalah
Adapun model-model penentuan reorder pemberian kode pada setiap barang yang
point ini adalah sebagai berikut [9]: ditempat penyimpanan sedemikian rupa
Model 1 : Constant Demand Rate, sehingga kode tersebut mempunyai arti
Constant Lead Time tertentu dan memungkinkan
Dalam model ini baik besarnya ditatausahakannya barang tersebut secara
permintaan maupun masa tenggang kosntan baik dan akurat.
sehingga tidak ada penambahan persediaan.
ROP = d x LT (2) Pemberian kode terbagi atas 3, yaitu:
Dimana : a. Kode Warna
d = Tingkat permintaan Konstan Kode ini dapat juga diberikan oleh kode
LT = LeadTime angka atau aksara. Kelebihan pemakaian
lambang ini adalah menghilangkan rasa
Model 2 : Varible Demand Rate, sangsi, serta dapat mengurangi kesalahan
Constant Lead Time dalam membaca serta mengenalnya. Rambu
Model ini memiliki asumsi bahwa lalu lintas banyak menggunakan kode
periode atau masa tenggang tidak semacam ini
tergantung pada permintaan harian yang b. Kode Huruf
digambarkan melalui suatu distribusi normal.

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 175

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

Kode huruf ini pada mulanya terlihat lunak. Dengan menggunakan UML kita dapat
sebagai sesuatu yang menarik, karena dua membangun model untuk segala bentuk dan
sebab. Pertama, dengan memakai aksara, jenis aplikasi perangkat lunak, yang mana
pengulangan baru terjadi setelah 26 aplikasi yang dibangun dapat berjalan pada
hitungan, dibandingkan dengan angka yang perangkat lunak dengan sistem operasi dan
harus mengulang setelah 10 hitungan. jaringan apapun [Wendhie Prayitno, 2006].
Kedua, kode huruf dapat menekankan pada
Bentuk diagram yang digunakan untuk
sesuatu yang bersifat peringatan: kode ini
merepresentasikannya adalah sebagai
mudah diingat dalam kaitannya dengan
berikut [8] :
penjelasan dimaksud (misalnya S.O.S).
a. Class Diagram
c. Kode Angka
Kode ini terdiri dari tiga jenis, antara lain: Sebuah class diagram menunjukkan
• Urutan Acak struktur yang statis dari beberapa class
Dalam metode ini, tidak ada usaha dalam suatu sistem. Class-class
memilah-milah ke dalam klasifikasi merepresentasikan suatu keadaan
manapun, angka hanya ditambahkan (atribut/properti) dan yang akan dikerjakan
sesuai keperluan. Jadi tidak diciptakan oleh sistem (metoda/fungsi).
cara mengingatnya. b. Object Diagram
• Sistem Kelompok Produk
Sejumlah nomor disediakan untuk Bersifat statis, diagram ini
sekelompok produk tertentu, yang akan memperlihatkan instansiasi statis dari segala
memudahkan identifikasi kelak. sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.
• Sistem Kelompok Kelas c. Use Case Diagram
Sejumlah nomor disediakan untuk item
tertentu. Misalnya, paBar Codeik electro Use case diagram merupakan suatu
motor mengalokasikan nomor 1-100 bentuk diagram yang menggambarkan
untuk shaft, 101-200 untuk bearings, fungsi-fungsi yang diharapkan dari sebuah
serta 201-220 untuk luBar Codeicators, sistem yang dirancang. Dalam Use-case
dan seterusnya. Sistem kode yang diagram penekanannya adalah “apa” yag
digunakan Shell dan Pertamina, misalnya, diperbuat oleh sistem, dan bukan
mirip gabungan antara sistem kelompok “bagaimana”. Sebuah use-case akan
produk dan sistem kelompok kelas. merepresentasikan sebuah interaksi antara
pelaku atau actor dengan sistem.
2.6. Sistem Informasi Manajemen d. Sequence Diagram
Menurut Robert A. Leitch [Riyanto, Sequence Diagram merupakan diagram
2009], Sistem informasi adalah suatu sistem yang mengambarkan kolaborasi yang
didalam suatu organisasi yang dinamis antara obyek satu dengan yang lain.
mempertemukan kebutuhan pengolahan Kolaborasi ini ditunjukkan dengan adanya
transaksi harian, yang mendukung fungsi interaksi antar obyek di dalam dan di sekitar
operasi organisasi, bersifat manajerial sistem yang berupa pesan atau instruksi
dengan kegiatan strategi dari suatu yang berurutan. Sequence diagram
organisasi dan menyediakan kepada pihak umumnya digunakan untuk menggambarkan
luar tertentu dengan laporan-laporan yang suatu skenario atau urutan langkah-langkah
diperlukan. yang dilakukan baik oleh actor maupun
Sistem informasi manajemen sistem yang merupakan respon dari sebuah
merupakan suatu sistem yang dibuat untuk kejadian untuk mendapatkan hasil atau
melaksanakan pengolahan data yang akan output.
dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Data
diolah untuk mendapatkan informasi yang e. Collaboration Diagram
digunakan untuk pemngambilan keputusan.
Sebuah collaboration diagram
menunjukkan kolaborasi yang dinamis yang
2.7. Unified Modeling Language (UML)
mirip dengan sequence diagram.
UML adalah kependekan dari Unified Collaboration diagram digambarkan sebagai
Modeling Language yang merupakan suatu sebuah obiject diagram dimana sejumlah
cara untuk menyelesaikan suatu masalah obyek ditunjukkan disekitarnya dengan
dengan mendeskripsikannya yang telah hubungan-hubungannya.
menjadi standar dalam dunia industri untuk
f. Statechart Diagram
memvisualisasikan, merancang dan
mendokumentasikan sistem perangkat

176 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

State Diagram mengambarkan seluruh 3. Level Pandangan (View Level)

state yang memungkinkan yang mana
Level pandangan merupakan level yang
obyek-obyek dalam class dapat dimiliki dan
menggambarkan sebagian dari seluruh
kejadian-kejadian yang menyebabkan state
database yang sesuai dengan kebutuhan
berubah. Perubahan dalam suatu state
user. Sebagai contoh pada bagian
disebut juga transisi (transition). Suatu
pendaftaran mahasiswa hanya
transisi juga dapat memiliki sebuah aksi
membutuhkan tabel-tabel yang terkait
yang dihubungkan pada state, lebih spesifik
dengan pendaftaran mahasiswa seperti tabel
apa yang harus dilakukan dalam
mahasiswa, jurusan, dan sebagainya.
hubungannya dengan transisi state.
2.9. Normalisasi
g. Activity Diagram
Normailisasi adalah suatu teknik
Sebuah Activity Diagram menunjukkan
dengan pendekatan bottom up yang
suatu alur kegiatan secara berurutan.
digunakan untuk membantu
Activity Diagram digunakan untuk
mengidentifikasi hubungan, dimulai dari
mendiskripsikan kegiatan-kegiatan dalam
menguji hubungan functional dependencies
sebuah operasi meskipun juga dapat
antara atribut. Selain itu, normalisasi juga
digunakan untuk mendeskripsikan alur
dapat diartikan sebagai suatu konsep untuk
kegiatan yang lainnya seperti use case atau
mendesain database sehingga tidak terjadi
suatu interaksi.
redundan (duplikasi data) pada suatu tabel
h. Component Diagram [11].
Component Diagram menunjukkan Langkah-langkah Normalisasi :
struktur dan hubungan antar komponen
1. Bentuk Normal Pertama (1NF)
software termasuk ketergantungan
(dependency) diantara komponen- Bentuk Bentuk Normal Kesatu
komponen tersebut. mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk
dalam file flat, data dibentuk dalam satu
i. Deployment Diagram
record demi satu record dan nilai dari field
Deployment Diagram menunjukkan berupa “atomic value”. Tidak ada set atribut
arsitektur fisik pada hardware dan software yang berulang ulang atau atribut bernilai
pada suatu sistem yang dirancang. ganda (multi value). Tiap field hanya satu
Deployment diagram juga dapat pengertian, bukan merupakan kumpulan
menunjukkan perngkat-perangkat dan data yang mempunyai arti mendua. Hanya
nodes diantara hubungan yang dimilikinya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan
antar komponen. kata kata sehingga artinya lain.
2.8. Database 2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Database merupakan suatu koleksi data Bentuk Normal kedua mempunyai
komputer yang terintegrasi, diorganisasikan syarat yaitu bentuk data telah memenuhi
dan disimpan dalam suatu cara yang kriteria bentuk Normal Kesatu. Atribut bukan
memudahkan pengambilan kembali. Banyak kunci haruslah bergantung secara fungsi
file perusahaan dapat terintegrasi secara pada kunci utama, sehingga untuk
logis. Integrasi logis dari catatan-catatan membentuk Normal Kedua haruslah sudah
dalam banyak file ini merupakan konsep ditentukan kunci-kunci field. Kunci field
database. harus unik dan dapat mewakili atribut lain
yang menjadi anggotanya.
Suatu database terdapat tiga tingkatan
atau level data, yaitu [11]: 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
1. Level Fisik (physical Level) Untuk menjadi bentuk Normal Ketiga
maka relasi haruslah dalam bentuk Normal
Level fisik Merupakan level yang paling Kedua dan semua atribut bukan primer tidak
rendah karena menggambarkan bagaimana punya hubungan yang transitif. Artinya
data disimpan pada kondisi yang sebenarnya setiap atribut bukan kunci harus bergantung
pada server. hanya pada kunci primer secara
2. Level Konseptual (Conceptual Level) menyeluruh.

Level konseptual merupakan level yang Bentuk-bentuk relasi atau multiplicity

menggambarkan data yang disimpan pada database terdiri dari [11] :
database dan menjelaskan secara 1. One to one relationships
keseluruhan hubungan antar data tersebut.

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 177

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

Jika dua tabel dihubungkan dalam one

to one relationships, untuk setiap baris pada
tabel pertama, ada pada setiap baris pada
tabel kedua. Sebenarnya hubungan satu-
satu sendiri terjadi dalam dunia nyata.
Bentuk hubungan ini sering diciptakan untuk
mengatasi sejumlah keterbatasan
manajemen software database daripada
model keadaan dunia nyata.
2. One to many relationships
Dua tabel dihubungkan dalam one to
many relationships jika untuk setiap baris
dalam tabel pertama, itu bisa menjadi baris
nol, satu atau banyak pada tabel kedua
tetapi setiap baris dalam tabel kedua tetap
satu baris dalam tabel pertama.
3. Many to many relationships
Dua tabel dihubungkan dalam many to
many relationships ketika setiap baris dalam
tabel pertama itu bisa menjadi banyak baris
dalam tabel kedua dan setiap baris dalam
tabel kedua, itu bisa menjadi setiap baris
dalam tabel pertama.

3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan suatu
rangkaian proses yang berkaitan secara
sistematis dan bertujuan untuk memperjelas
dan menuntun proses penelitian agar tujuan
yang diinginkan tercapai dengan baik.
Secara garis besar, penelitian ini terdiri dari
beberapa tahap, yaitu tahap persiapan
penelitian, pengumpulan data, pengolahan
data, analisis, dan penutup. Masing-masing
tahap penelitian tersebut akan dijelaskan
secara lebih detail.

Gambar 1. Skema Metodologi Penelitian

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengumpulan Data
Bab ini berisi data-data yang
dibutuhkan dalam perancangan sistem
informasi manajemen persediaan pada
PDAM Tirta Sakti, Adapun data-data yang
dikumpulkan adalah adalah sebagai berikut :
1. Data pemakaian barang dalam waktu
setahun.
Data Pemakaian Barang yang
dikumpulkan adalah data pemakaian
barang pada Januari 2010 sampai
Desember 2010 yang berikan data
jumlah barang yang masuk, jumlah

178 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

barang yang keluar, persediaan awal Tabel 1. Pemakaian Pipa PVC 0.5” Pada
dan persediaan akhir dari setiap jenis Tahun 2010
barang.
2. Lead time pemesanan barang dari PIPA PVC 0,5"
Bulan
supplier Pemakaian
Januari 2010 275
Februari 2010 283
A Maret 2010 487,5
April 2010 567
Pengumpulan Data Mei 2010 444,5
data harga barang,
Juni 2010 497
data pemakaian barang dalam waktu setahun,
Juli 2010 511
lead time pemesanan barang dari supplier.
Agustus 2010 454
Pengolahan Data Persediaan Pengolahan
September 2010 362
Data Oktober 2010 468
Penentuan Nilai Service Level setiap produk
Nopember 2010 470
Perhitungan Nilai Safety Stock setiap produk
Desember 2010 533
Perhitungan Nilai Reorder Point dan jumlah
pemesanan Total 5352
Kodefikasi Barang Rata-Rata 446
ST Dev 92,80992306
Perancangan Sistem Informasi
1. Pembuatan Proses Bisnis diagram
2. Object oriented analysis 4.2.1 Perhitungan Nilai Service Level
- penentuan actor,
- use case,
- use case documentation
- use case diagram.
No
3. Object oriented design
- perancangan Class Diagram,
- Activity Diagram,
- Sequence Diagram,
- Entity Relationship Diagram,
- User interface
4. Perancangan database
Normalisasi Database
5. Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Inventory
6. Pembuatan report pemesanan, pemakaian barang, dan
persediaan untuk keperluan evaluasi
7. Verifikasi sistem informasi
Gambar 2. Penentuan Service Level
System Requirement Pada Kurva Normal
yes
Berdasarkan hasil survei pada PDAM
Analisis Perancangan Sistem Tirta Sakti, rata-rata frekuensi pemesanan
barang yang dilakukan perusahaan per
PENUTUP tahun sebanyak 24 kali atau 2 kali untuk
1. Kesimpulan setiap bulannya. Sedangkan kebijakan
2. Saran
perusahaan memberikan toleransi 1 kali
kehabisan stok dalam setahun.
END
Karena 1 kali kehabisan stok ditoleransi,
Gambar 1. Skema Metodologi Penelitian maka tidak terjadi kehabisan stok adalah 24
(Lanjutan) – 1 = 23 kali/tahun.
Jadi,

4.2 Pengolahan Data

= 96 %
Pengolahan data yang dilakukan pada Oleh karena itu, rencana service level
tahap ini terdiri dari 5 bagian, yaitu: ditentukan sebesar 96%. Berarti nilai
1. Perhitungan Nilai Service Level persediaan yang didapat dari nilai service
2. Perhitungan Nilai Safety Stock level akan mampu memenuhi ketersediaan
3. Perhitungan Nilai Reorder Point dan part sebesar 96% dengan resiko part tidak
Jumlah Pemesanan dapat terpenuhi sebesar 4%. Nilai service
4. Kodefikasi Barang level senilai 96% menandakan bahwa
persediaan part sebesar 50% akan dapat

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 179

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

memenuhi kebutuhan tanpa penggunaan Biaya Pemesanan : Rp

safety stock, dan nilai part sebesar 46% 20000/order
akan membantu menutupi persediaan Biaya Simpan : Rp
selama pemakaian yang berlebih atau 10000/tahun
keterlambatan pengiriman dari supplier.

4.2.2 Perhitungan Nilai Safety Stock

Safety stock atau persediaan pengaman
merupakan persediaan tambahan yang
diadakan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya kekurangan bahan
baku (stock out) [Rangkuti,2007]. Safety
stock berfungsi untuk mencegah habisnya = 422 meter
persediaan bahan baku karena fluktuasi
permintaan yang tinggi dan menjaga agar ROP = ñ LT + Z √LT x σ
persediaan bahan baku tetap ada untuk = (446 x 0.16) + 1,75 x √0.16 x 92.8
proses produksi selama masa lead time. = 137
Perhitungan safety stock dapat diketahui
melalui rumus sebagai berikut: 4.2.4 Kodefikasi Barang
SS = s x Z x
Perancangan kodefikasi barang ini dilakukan
dengan menggabungkan antara kode huruf
Keterangan :
dan kode angka.
SS : safety stock (unit)
Sistem pengkodean barang pada gudang
s :standar deviasi pemakaian barang
PDAM Tirta Sakti ini menggunakan beberapa
perbulannya
paramter, yaitu:
Z : safety factor untuk service level
X . XX . X . XX . XX.XX-XX
L : Lead Time
Contoh kodefikasi barang :
Berdasarkan data pemakaian pipa pvc
• 1.PP.3.01.00.00-01
ukuran 0,5 inci pada tahun 2010 yg terdapat
Artinya :
pada tabel 1, maka diperoleh rata-rata
1 : Barang terdapat pada cabang sungai
pemakaian water meter sebesar 446 dengan
penuh
standar deviasi sebesar 92.81 dan nilai Z
PP : Jenis barang merupakan perpipaan
untuk tingkat kepercayaan 96% sebesar
3 : Jenis material dari barang adalah
1,75. Selanjutkan dilakukan perhitungan
plastik
safety stock untuk pipa pvc ukuran 0,5 inci :
01 : ukuran pipa ½”
Safety stock = sxZx
00 : lokasi pipa diletakkan pada lantai (tidak
pada rak)
= 92.81x1,75x
00 : pipa diletakkan pada lantai (tidak pada
√0.16
bagian rak)
= 64,96 meter
01 : Satuan barang adalah meter
= 65 meter
4.2.3 Perhitungan Nilai Reorder Point
dan Jumlah Pemesanan 4.2.5 Perancangan Sistem Informasi
Manajemen
Perhitungan tingkat reorder point
dilakukan dengan menggunakan model 4.2.5.1 Analisis Sistem
Varible Demand Rate, Constant Lead Time
sehingga perumusan yang digunakan adalah Tahap pertama analisis sistem ini dilakukan
sebagai berikut : dengan membuat proses bisnis sistem yang sebenarnya
ROP = ñ LT + Z √LT x σ untuk mengetahui kegiatan sistem secara menyeluruh
Dimana : dan pola atau alur informasi yang berkembang pada
ñ = rata-rata tingkat kebutuhan sistem yang sebenarnya, yang dapat dilihat pada proses
LT = masa tenggang (leadtime) bisnis actual. Berdasarkan proses bisnis tersebut dapat
σ = standar deviasi dari tingkat kebutuhan
diketahui bahwa pemenuhan persediaan pada cabang
Berdasarkan perhitungan nilai service tertentu dimulai dengan adanya pengumpulan data
level dan safety stock sebelumnya, maka pemakaian barang selama tiga bulan terakhir yang
diperoleh : dilakukan oleh petugas pelaksana masing-masing
Rata-rata pemakaian perbulan : 446 meter cabang. Selanjutnya data-data pemakaian barang
Safety stock perbulan : 65 meter

180 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

tersebut diolah untuk mengetahui berapa jumlah mengakses data pada bagian cabang
barang yang harus dipesan oleh bagian pusat dengan lainnya. Adapun bagian-bagian yang dapat
memberikan surat order pemesanan barang yang telah diakses oleh kasubag bagian cabang pada
sistem informasi yang dirancang ini adalah
dilakukan pengecekan oleh kasubag logistik cabang
sebagai berikut:
untuk disetujui oleh kepala cabang.
a. Form untuk melihat data pemakaian
Berdasarkan surat order yang telah disetujui oleh barang
kepala cabang yang bersangkutan, kasubag logistik b. Form untuk membuat laporan
bagian pusat selanjutnya memberikan surat order pemakaian barang
pemesanan barang tersebut kepada kepala bagian c. Form untuk melihat data penerimaan
umum untuk meminta persetujuan pemesanan barang. barang
d. Form untuk membuat laporan data
Setelah surat order pemesanan barang disetujui oleh
penerimaan barang
kepala bagian umum, kasubag logistik bagian pusat e. Form untuk melihat data barang
melakukan pemesanan barang kepada supplier dari f. Form untuk membuat laporan data
barang-barang tersebut. barang
Setelah barang-barang yang dipesan datang, g. Form data persediaan barang
selanjutkan dilakukan pengecekan secara visual oleh
3. Kasubag Bagian Pusat
bagian tata usaha sebelum barang-barang tersebut
Kasubag bagian pusat dapat mengakses
diberikan kepada cabang-cabang yang memintanya.
seluruh data yang terdapat pada seluruh
Apabila terdapat barang yang cacat maka bagian tata cabang PDAM Tirta Sakti. Adapun bagian-
usaha akan mengembalikan barang tersebut ke bagian bagian yang dapat diakses oleh kasubag
tata usaha untuk dilakukan penggantian barang yang bagian pusat pada sistem informasi yang
cacat dengan barang yang baik. Setelah itu, barang- dirancang ini adalah sebagai berikut:
barang yang telah dilakukan pengecekan selanjutnya a. Form untuk melihat data pemakaian
barang
diberikan kepada cabang-cabang yang bersangkutan
b. Form untuk membuat laporan
dan masing-masing cabang harus membuat laporan pemakaian barang
penerimaan barang. c. Form untuk melihat data penerimaan
barang
d. Form untuk membuat laporan data
4.2.5.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem penerimaan barang
e. Form untuk melihat data barang
Adapun deskripsi pengguna sistem
f. Form untuk membuat laporan data
informasi dapat dilihat sebagai berikut :
barang
1. Petugas Pelaksana
g. Form data persediaan barang
Adapun bagian-bagian yang dapat
h. Form data pemesanan barang
diakses oleh petugas pelaksana pada sistem
i. Form untuk membuat laporan
informasi yang dirancang ini adalah sebagai
pemesanan barang
berikut:
a. Form pengisian data pemakaian barang
b. Form untuk melihat data pemakaian
4.2.5.3 Usecase Diagram
barang
Usecase Diagram digunakan untuk
c. Form untuk membuat laporan
mengambarkan interaksi antara pengguna
pemakaian barang
sistem (actor) dengan kasus (usecase) yang
d. Form pengisian data penerimaan barang
disesuaikan dengan langkah-langkah
e. Form untuk melihat data penerimaan
(scenario) yang telah ditentukan. Suatu
barang
Usecase diagram biasa terdiri dari use case,
f. Form untuk membuat laporan data
sistem dan aktor yang menjalankan sistem
penerimaan barang
tersebut. Adapun yang termasuk usecase
g. Form pengisian data barang
dalam perancangan sistem informasi
h. Form untuk melihat data barang
manajemen persediaan ini adalah login,
i. Form untuk membuat laporan data
memesan barang, memeriksa ketersediaan
barang
barang, membuat laporan pemesanan
j. Form data persediaan barang
barang, membuat laporan persediaan,
memproses data barang, memproses data
2. Kasubag Bagian Cabang
pemakaian barang, menerima barang,
Kasubag bagian cabang ini hanya dapat
membuat laporan penerimaan barang,
mengakses data-data yang berhubungan
membuat laporan pemakaian barang.
dengan cabang nya saja atau tidak dapat

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 181

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

Gambar 4. Sequence Diagram

4.2.5.5 Activity Diagram

Gambar 3. Use Case Diagram Activity diagram menggambarkan
berbagai alir aktivitas dalam sistem yang
Berdasarkan usecase diagram yang
sedang dirancang, bagaimana masing-
telah dibuat selanjutnya dilakukan
masing alir berawal, decision yang mungkin
pembuatan usecase description yang
terjadi, dan bagaimana aktivitas berakhir.
bertujuan untuk menggambar dengan lebih
Activity diagram juga dapat menggambarkan
jelas apa saja kegiatan-kegiatan atau
proses paralel yang mungkin terjadi pada
aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam
beberapa eksekusi. Activity diagram
suatu usecase. Adapun contoh usecase
menjabarkan bagaimana use case
description yaitu:
dijalankan.
Tabel 2. Usecase Description Login
Activity diagram ini dibuat untuk
masing-masing usecase yang terdapat pada
usecase diagram. . Adapun contoh Activity
diagram yang terdapat pada perancangan
sistem informasi ini adalah Activity diagram
login:

4.2.5.4 Sequence Diagram

Sequence diagram mendokumentasikan

komunikasi/interaksi antar kelas-kelas.
Diagram ini menunjukkan sejumlah obyek
dan message (pesan) – yang diletakkan
diantara obyek-obyek didalam use case.
Sequence diagram ini dibuat untuk
masing-masing usecase yang terdapat pada
usecase diagram. Adapun contoh sequence
diagram yang terdapat pada perancangan
sistem informasi ini adalah Sequence
diagram memproses data barang:

182 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

4.2.5.7 Perancangan Model User

Interface
Setelah melakukan design perancangan
dari sistem yang dimodelkan, langkah
selanjutnya adalah melakukan perancangan
model user interface. Perancangan dilakukan
dengan menganalisis activity diagram untuk
masing-masing use case. Activity
Penyimpanan Data Penerimaan
Adapun beberapa user interface dari
perancangan sistem informasi yang
dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Form Login

Gambar 5. Activity Diagram

4.2.5.6 Class Diagram

Class Diagram adalah sebuah spesifikasi
yang jika diinstansiasi akan menghasilkan Gambar 7. UI form Login
sebuah obyek dan merupakan inti dari
pengembangan dan desain berorientasi
obyek. Class menggambarkan keadaan 2. Form Data Reorder Point dan
(atribut/properti) suatu sistem, sekaligus Pemesanan Barang
menawarkan layanan untuk memanipulasi
keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class
diagram menggambarkan struktur dan
deskripsi class, package dan object beserta
hubungan satu sama lain seperti
containment, pewarisan.

Gambar 8. UI form Data Reorder Point

Gambar 6. Class Diagram

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 183

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

3. Form Laporan Data Pemesanan Adapun daftar perancangan input dapat

Barang dilihat pada Tabel 11 dibawah ini :

Table 4. Daftar form input sistem informasi

manajemen persediaan PDAM Tirta Sakti
No Form Input Perancangan Sistem Informasi
1 Form Data Pemakaian Barang
2 Form Data Barang
3 Form Data Pemesanan Barang
4 Form Data Penerimaan Barang
Form-form input diatas digunakan untuk
memasukkan data-data yang yang
digunakan untuk melakukan pengolahan
data. Pembuatan form-form input ini
didasarkan pada output yang ingin
dihasilkan.
Gambar 9. UI form Laporan Data
Pemesanan Barang 4.2.5.9 Perancangan Database Sistem

4. Form Input Data Pemakaian Barang Perancangan database dilakukan untuk

menghindari terjadinya kerusakan dan
kesalahan dalam pengaksesan data.
Perancangan database dilakukan
menggunakan sistem database relasional.
Setiap tabel memiliki indeks berupa primary-
key dan foreign-key. Kombinasi antara field-
field yang menjadi primary-key tersebut
bersifat unik atau tidak memiliki persamaan
dengan record-record yang terdapat di
dalamnya. Hal ini bertujuan untuk mencegah
terjadinya duplikasi (pengulangan data yang
sama) data di dalam tabel database.

4.2.5.10 Perancangan Aplikasi Sistem

Aplikasi yang dikembangkan pada sistem
informasi ini menggunakan bahasa
pemrograman ASP.NET dengan database
Gambar 10. UI form Input Data Pemakaian yang digunakan adalah SQL Server 2008.
Barang Perancangan aplikasi terdiri dari
perancangan form pemasukan data, laporan-
4.2.5.8 Perancangan Output dan Input laporan dan untuk melakukan proses
Berdasarkan perancangan user interface pengolahan data persediaan.
yang telah dilakukan sebelumnya, maka Form aplikasi untuk sistem informasi
dapat diketahui faktor-faktor apa saja yang manajemen persediaan bahan baku ini
menjadi masukan untuk melakukan proses terdiri dari:
dan apa saja output yang diharapkan dari
adanya pengembangan perancangan sistem
informasi. Adapun daftar output yang
dihasilkan pada perancangan sistem
informasi manajemen persediaan PDAM Tirta
Sakti ini adalah sebagai berikut:
Table 3. Daftar output sistem informasi
manajemen persediaan PDAM Tirta Sakti
No Output yang Dihasilkan
1 Laporan Data Barang
2 Laporan Data Pemakaian Barang
3 Laporan Data Penerimaan Barang
4 Laporan Data Pemesanan Barang
5 Laporan Data Persediaan barang

184 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

dilakukan pemesanan kembali, dan

berapa banyak yang harus dipesan
sehingga terjadinya kekurangan barang
yang menyebabkan terganggunya
kegiatan operasioanal, maintanance,
dan instalasi dapat dihindari.
2. Sistem informasi yang dirancang dapat
digunakan untuk melakukan
pengkodean barang, sehingga barang-
barang yang terdapat digudang dapat
dikelompokkan dengan baik
berdasarkan kategori-kategori tertentu,
seperti jenis barang, jenis material,
ukuran, dan lokasi barang.

5.2 Saran
Adapun saran penulis yang diharapkan
berguna untuk pengembangan penelitian ini
adalah:
1. Untuk penelitian selanjutnya,
disarankan agar perancangan sistem
kodefikasi barang yang dilakukan tidak
hanya untuk kodefikasi barang di
gudang saja, tetapi juga dapat
Gambar 11.Relasi antar tabel penyusun melakukan kodefikasi terhadap seluruh
database inventaris yang terdapat pada PDAM
1. Form Input Data Tirta Sakti.
a. Form input data barang 2. Perancangan sistem informasi
b. Form input data penerimaan barang manajemen persediaan selanjutnya,
c. Form input data pemakaian barang disarankan menggunakan bahasa
d. Form input data pemesanan barang pemrograman yang bersifat open
2. Form Laporan source seperti bahasa pemrograman
a. Laporan data barang PHP dan JAVA sehingga pihak
b. Laporan data pemakaian barang perusahaan tidak perlu mengeluarkan
c. Laporan data penerimaan barang biaya untuk memperoleh licensi resmi
d. Laporan data pemesanan barang dari bahasa pemrograman ASP.NET
e. Laporan data persediaan barang yang digunakan.
3. Form Pengolahan data Persediaan
a. Form View data persediaan DAFTAR PUSTAKA
b. Form pengolahan data ROP dan
jumlah pemesanan [1] K. Ardi, Inyoman, Pengantar Unified
c. Form view data Penerimaan barang Modeling Language (Uml), Jurnal UML,
d. Form view data pemesanan barang 2007.
e. Form view data barang [2] D. W. Fogarty, , Production and
f. Form view data pemakaian barang Inventory Management, 2nd Edition,
4. Form User Cincinnati, Ohio: South Western
a. Form Edit data user Publishing Co, 1991.
b. Form Login [3] V. Gaspersz, Production Planning and
Inventory Control Berdasarkan
Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II
dan JIT Menuju Manufacturing 21,
5. KESIMPULAN DAN SARAN Jakarta : PT.Gramedia Pustaka
5.1 Kesimpulan Utama., 1998.
[4] R. E. Indrajit dan R. Djokopranoto,
Berdasarkan hasil penelitian yang Manajemen Persediaan. Jakarta :
dilakukan, dapat diambil kesimpulan: Grasindo, 2003.
1. Sistem informasi yang dirancang dapat [5] KNSI, Makalah-Makalah Sistem
digunakan untuk mengetahui jumlah Informasi, Penerbit : INFORMATIKA,
persediaan barang yang terdapat pada 2008.
masing-masing gudang, kapan harus

Perancangan Model Pengukuran....(D. Rahmayanti, U. Putri) 185

 ISSN 2088-4842 OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

[6] T. Kun, Membuat Website Canggih

dengan J Query Untuk Pemula.
Surabaya : Penerbit Media Kita, 2010.
[7] A. Nugroho, Visual Web Developer.
Salatiga : Penerbit Andi, 2010.
[8] W. Prayitno, Desain Model Sistem
Perangkat Lunak Dengan UML.
Departemen Teknik Elektro. FTI – ITB,
2006.
[9] F. Rangkuti, Manajemen Persediaan
Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta : PT
RajaGrafindo Persada
[10] Riyanto. Dkk,. Pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi Geografis.
Yogyakarta: PT Gaya Mulia, 2009.
[11] Solution, Cybertron, Kupas Tuntas
Database Server 2008. Semarang :
Penerbit ANDI, 2010.
[12] K. Surendro, Pengembangan Rencana
Induk Sistem Informasi. Bandung : PT
Informatika.
[13] B. R. Suteja, Membuat Aplikasi Web
Interaktif dengan ASP. Bandung :
Penerbit Informatika, 2006.
[14] R. J. Tersin, Principles of Inventory
and Materials Management, 4nd
Edition, Engleword Cliffs: NewJersey,
1994.
[15] B. Wahyudi, Konsep Sistem Informasi
dari bit sampai ke Database, Penerbit
: ANDI, 2008.
[16] Wahana Komputer.2010. Membuat
Aplikasi Client Server dengan Visual
Basic 2008. Semarang : Penerbit ANDI
[17] Yuswanto, Database Fenomenal SQL
Server 2005. Jakarta : AV Publisher,
2009.

186 Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 10 No.2, Oktober 2011:173-186