Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan

Kerusakan Fasilitas Kelas

Studi Kasus : Universitas Kristen Duta Wacana
Rina Widiana Sari1, Wimmie Handiwidjojo2, Lussy Ernawati3
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Kristen Duta Wacana
Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo No. 5-25, Yogyakarta
1rina.widiana@si.ukdw.ac.id
2whanz@staff.ukdw.ac.id
3lussy@staff.udkw.ac.id

Abstract — Class facilities are one of the supports in the teaching berlangsung. Sehingga unit yang bertanggung jawab dalam
and learning process including all lecture facilities provided at mengelola fasilitas dapat segera melakukan proses perbaikan
Duta Wacana Christian University (UKDW). However, sometimes dengan segera.
there are still students and lecturers who complain because there
are facilities that do not function or have problems when used in Kata Kunci— Fasilitas, Sistem, Laporan, Kerusakan,
class. Previously, UKDW had provided a means for lecturers to Dashboard
report class condition complaints in the form of sheets placed in
the lecture presence, but this was less effective because it was still
manual and there could be a loss of report paper, thus hampering I. PENDAHULUAN
the process of repairing the complained of facilities. Therefore, it Universitas Kristen Duta Wacana (UKDW) merupakan
is necessary to create a system that is able to deal with these salah satu universitas swasta yang didalamnya terdapat unit-
problems with the Classroom Reporting and Damage unit yang memiliki tugas dan fungsi berbeda-beda. Terdapat
Management Information System. Through this system lecturers berbagai ruang lingkup yang menjadi fokus kerja setiap unit
can make complaints in the form of facility damage reports which
will then be stored in a database. in addition, lecturers and
seperti pengelola bidang perkuliahan, fasilitas kampus,
administrators (biro 1) can monitor the report processing process alumni, hingga yang berkaitan dengan pihak luar kampus.
through a work process checklist that will be provided by unit, and Salah satu faktor yang masih menjadi keluhan di UKDW
also unit can visualize facilities that often suffer damage through yaitu mengenai fasilitas kelas yang bermasalah seperti AC,
a dashboard in graphical form. With the construction of this proyektor, PC, presensi, perabotan, hingga fasilitas lainnya
system, it can facilitate lecturers in reporting complaints if there yang dimanfaatkan saat kelas berlangsung. Dosen-dosen atau
are facilities that are problematic when used during lectures. So mahasiswa yang menggunakan kelas saat perkuliahan sering
that unit responsible for managing the facility can immediately menemui fasilitas yang rusak (tidak dapat digunakan),
carry out the repair process immediately. fasilitas yang sering bermasalah tersebut termasuk fasilitas
Intisari —Fasilitas kelas menjadi salah satu pendukung
yang sudah lama tidak dilakukan perbaikan. Hal tersebut
dalam proses belajar mengajar termasuk segala fasilitas juga menjadi kendala untuk segera dilakukan perbaikan
perkuliahan yang disediakan di Universitas Kristen Duta apabila tidak ada pihak yang segera melapor kepada unit
Wacana (UKDW). Namun, terkadang masih ada mahasiswa yang berwewenang pada pengelolaan fasilitas kelas. Unit
maupun dosen yang mengeluh karena terdapat fasilitas yang tersebut antara lain KRT, PUSPINdiKA, PPLK. Sebenarnya
tidak berfungsi atau bermasalah ketika digunakan didalam sudah ada fasilitas seperti formulir yang disertakan didalam
kelas. UKDW sebelumnya sudah menyediakan sarana bagi presensi mahasiswa yang digunakan untuk melaporkan bila
dosen untuk melaporkan keluhan kondisi kelas dalam bentuk terjadi kerusakan, namun form tersebut kurang efektif karena
lembaran yang diletakkan di dalam presensi perkuliahan, masih bersifat manual dan bila memakai kertas dapat
namun hal tersebut kurang efektif karena masih bersifat
manual dan bisa saja terjadi hilangnya kertas laporan sehingga
mengakibatkan hilangnya kertas laporan, sobek, dan tidak
menghambat proses perbaikan dari fasilitas yang dikeluhkan. ringkas sehingga keluhan dari dosen tersebut tidak
Oleh karena itu, perlu dibuat sebuah sistem yang terdokumentasi dan tersalurkan ke unit-unit terkait yang
mampu menangani masalah tersebut dengan Sistem Informasi bertanggungjawab dalam memelihara fasilitas kelas.
Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas. Melalui Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis mencoba
sistem ini dosen dapat melakukan keluhan berupa laporan membuat sistem informasi berbasis web yang dapat
kerusakan fasilitas yang kemudian laporan tersebut akan digunakan oleh setiap unit dan dosen, agar setiap keluhan
disimpan kedalam database. selain itu juga dosen dan admin bisa lebih terpusat dan terdokumentasi dengan baik sehingga
(biro 1) dapat memantau proses pengerjaan laporan melalui tujuan permasalahan fasilitas kelas bisa segera dilakukan
checklist proses kerja yang akan diberikan oleh unit, dan juga
unit dapat memvisualisasikan fasilitas yang sering mengalami
tindakan dan tidak menghambat proses kegiatan akademik.
kerusakan melalui dashboard dalam bentuk grafik.
Dengan dibangunnya sistem ini, dapat memfasilitasi
dosen dalam melaporkan keluhan apabila terdapat fasilitas
yang bermasalah ketika digunakan saat perkuliahan

JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019

ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
137
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Rina Widiana Sari, Wimmie Handiwidjojo, Lussy Ernawati

II. LANDASAN TEORI d. Web Database

a. Fasilitas Kelas Database atau basis data adalah kumpulan data yang
disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat
Dalam dunia pendidikan sekolah maupun perguruan
diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
tinggi, bukan hanya dari materi pelajaran dan pengajar yang
(program aplikasi) untuk menghasilkan informasi.
sangat berperan penting dalam pendidikan namun menurut
Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data,
jurnal [1] menunjukan bahwa fasilitas belajar dan motivasi
struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan.
belajar juga akan sangat berperan di dalam keberhasilan
Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam
proses pembelajaran. Pemenuhan dan pengelolaan fasilitas
sistem informasi dimana basis data merupakan gudang
belajar berupa sarana dan prasarana perlu mendapat
penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data
perhatian yang lebih, sehingga tujuan pembelajaran dapat
menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data,
tercapai dengan baik. Motivasi siswa juga menjadi hal yang
hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan
tidak boleh diabaikan dalam belajar, karena dengan adanya
juga update yang rumit [7].
motivasi siswa untuk belajar, proses pembelajaran akan
Alat atau sarana temu kembali yang berbasis
berlangsung dengan baik.
komputer seperti database memiliki kelebihan dalam proses
Permasalahan terkait tentang fasilitas pembelajaran sama
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu yang
rumitnya dengan permasalahan pendidikan itu sendiri,
cepat. Kelebihan dari database yaitu seorang arsiparis dapat
karena fasilitas pembelajaran meliputi semua sarana dan
dengan cepat mengetahui dimana letak penyusunan arsip
prasarana yang diperlukan dalam proses belajar mengajar
yang dicari dengan melihat database yang telah dirancang
baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian
dengan input data berdasarkan letak atau tempat
tujuan pembelajaran dapat berjalan lancar, teratur, efektif
penyimpanannya. Database yang digunakan dalam
dan efisien sehingga seorang dosen dapat melaksanakan
pengelolaan arsip dapat dibuat dengan memanfaatkan web
kegiatan pembelajran dengan kinerja yang baik dan siswa
sebagai sarana pendukung perancangan sebuah database [8].
dapat memperoleh hasil pembelajaran yang maksimal [2].
e. Web Desain
b. Pelaporan dan Penanganan
Website adalah kumpulan dari halaman-halaman yang
Pelaporan merupakan bentuk timbal balik dari konsumen
berisi informasi melalui jalur internet yang diakses melalui
yang berisi informasi yang unik dan berharga, sehingga
berbagai perangkat di seluruh dunia. Halaman tersebut
organisasi dapat memperhatikan peningkatan kualitas dan
merupakan komponen-komponen yang terdiri dari beberapa
manajemen resiko. Dengan begitu maka pengaduan atau
unsur, yakni teks, gambar, audio, video, dan animasi dari
pelaporan merupakan elemen penting bagi pengembangan
berbagai bentuk sehingga menjadi media informasi yang
suatu organisasi. Karena dengan adanya pengaduan,
menarik untuk dikunjungi.. Salah satu bentuk sarana
organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi
pemasaran produk perusahaan adalah penyebaran informasi
kelemahannya dalam menyelenggarakan pelayanan kepada
menggunakan website. desain website yang menarik menjadi
masyarakat. Dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka
sangat penting agar tujuan perusahaan mudah dipelajari dan
organisasi terdorong untuk meningkatkan kualitas.
dapat diterima oleh calon konsumen khususnya dalam
Sedangkan penanganan dari pelaporan adalah masalah utama
merancang tampilan (interface). Untuk memenuhi kebutuhan
yang harus diperhatikan oleh pengambil kebijakan.
pengguna (user), desain website harus memenuhi prinsip-
Penanganan laporan merupakan salah satu komponen
prinsip perancangan layout dan composition dalam
penting dalam rangka peningkatan kepuasan pengguna
membangun tampilan (interface) website [9].
layanan dan dukungan pengguna layanan terhadap penyedia
Dalam buku yang berjudul Step by Step WEB Design;
layanan tersebut [3].
Theory and Practices, ada beberapa kriteria yang dapat
c. Sistem Informasi diperhatikan agar website yang diciptakan dapat dikatakan
Sistem adalah suatu kumpulan komponen yang sebagai website yang baik [10]. Kriteria-kriteria tersebut
membentuk suatu jaringan kerja yang saling terhubung untuk antara lain :
melakukan suatu kegiatan guna mencapai sasaran tertentu 1. Kegunaan (usability)
[4]. Usability dapat melibatkan pertanyaan mengenai
Pengertian informasi merupakan data yang diolah “dapatkah user menemukan cara untuk menggunakan
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi untuk menggunakan situs web tersebut dengan efektif “
penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data atau sebagai pengalaman pengguna dalam berinteraksi
kenyataannya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dengan aplikasi atau situs web sampai pengguna dapat
dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah mengoperasikannya dengan mudah dan cepat.
kejadian yang terjadi pada saat tertentu [5]. 2. Sistem navigasi (struktur)
Sistem informasi merupakan sistem di dalam suatu Struktur membantu pengunjung untuk menemukan jalan
organisasi yang berfungsi mengolah transaksi harian, yang mudah ketika menjelajahi situs web. Navigasi ini
mendukung operasi, serta menyediakan informasi yang dapat ditampilkan dalam berbagai media yaitu teks,
diperlukan bagi pihak yang berkepentingan. Selain itu juga gambar, ataupun animasi.
sistem informasi menjadi seperangkat komponen saling 3. Desain visual (graphic desain)
berhubungan dan berintegrasi yang berfungsi memproses, Kepuasan visual seorang user secara subyektif
mendistribusikan, serta menyimpan informasi guna melibatkan bagaimana desainer visual situs web tersebut
mendukung keputusan dan pengawasan di dalam suatu membawa mata user menikmati dan menjelajahi situs
organisasi [6]. web dengan melalui layout, warna, bentuk, dan tipografi.
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
138 ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas Studi Kasus : Universitas Kristen Duta Wacana

4. Kompatibilitas (compatibility) secara eksplisit sehingga tidak dapat mengakomodasi

Situs web harus kompatibel dengan berbagai perangkat ketidakpastian pada saat awal pengembangan [7].
tampilannya harus memberikan alternatif bagi browser Dalam metode waterfall setiap tahap harus diselesaikan
yang tidak dapat melihat situsnya. terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap
5. Lama respon (loading time) berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan
Dalam penerapan lama respon akan sangat berguna bagi tahapan. Adapun tahapan dari model waterfall antara lain
pengguna karena semakin cepat respon browser yang planning, analysis, design, coding, implementation [11].
digunakan maka akan semakin cepat juga pengguna 1. Melakukan survei dan menilai kelayakan projek
mendapatkan informasi. Namun apabila saat membuka pengembangan sistem informasi Æ ditentukan ruang
halaman web namun responnya lama hingga beberapa lingkup projek bagi semua pemakai sistem informasi dari
detik kemungkinan pengguna kemungkinan akan berbagai tingkat pertanggungjawaban, meneliti masalah
menutup browser tersebut. yang ada dan berbagai kemungkinan adanya kendala dari
6. Konten (contens) segi teknik dan bisnis, menentukan sasaran projek dan
Konten yang baik akan menarik, relevan, dan pantas menentukan solusi yang mungkin diterapkan. Hasil dari
untuk target pengguna situs web tersebut. Gaya penulisan tahap ini adalah laporan studi kelayakan.
dan bahasa yang dipergunakan harus sesuai dengan web 2. Mempelajari dan menganilis sistem informasi yang
dan target pengguna. Hindari kesalahan dalam penulisan, sedang berjalan Æ Pada tahap ini mempelajari sistem
termasuk tata bahasa, dan tanda baca tiap halaman, informasi yang sedang berjalan sangat berguna untuk
header dan judulnya. mengetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh
7. Fungsionalitas (functionality) masalah, kesempatan dan pengarahan yang terjadi. Hasil
Seberapa baik sebuah situs web bekerja dari aspek dari tahap ini adalah laporan yang mengungkapkan
teknologinya, tetap akan melibatkan programmer dengan adanya berbagai permasalahan.
script. Misalnya HTML, PHP, ASP, CGI, SSI, dll. 3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi Æ
8. Aksesibilitas (accessibility) Tahap ini bertujuan untuk mengetahui apa yang
Halaman web harus bisa digunakan oleh setiap orang, diharapkan pemakai sistem dari sistem informasi yang
baik anak-anak, orang tua, dan orang muda termasuk baru. Secara umum keinginan para pemakai sistem
orang cacat. Ada berbagai hambatan yang ditemui dari informasi dari sistem informasi baru meliputi data
sisi pengguna untuk bisa menikmati halaman web (input), pemrosesan (processing), dan hasil (output).
tersebut. Contohnya untuk halaman fisik, bagaimana Hasilnya adalah laporan permintaan (requierment
memaksimalkan pengguna konten ketika satu atau lebih statement) dari pemakai sistem informasi yang akan
indera dimatikan atau dikurangi kerjanya, terutama untuk dijadikan dasar untuk pembuatan alternatif pemecahan
user dengan kekurangan indera penglihatan. Selain itu masalah.
ada juga hambatan infrastruktur seperti akses internet 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
yang lambat. Æ pada tahap ini pemakai sistem akan membantu analis
9. Interaktivitas (interactivity) sistem dalam menentukan bagaimana sebaiknya sistem
Interaktivitas merupakan apa yang menggunakan informasi berbasis komputer harus dibuat dan
pengguna situs web sebagai user experience dengan situs dioperasikan agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.
web itu sendiri. Dasar dari interaktivitas adalah 5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat
hyperlinks (link) dan mekanisme feedback. Gunakan lunak komputer (software)Æ Tahap ini analisis sistem
hyperlink untuk membawa pengunjung kesumber berita, informasi akan mementukan hardware dan software yang
topik lebih lanjut, topik terkait, atau lainnya. akan digunakan.
6. Merancang sistem informasi baru Æ Perancangan sistem
f. System Development Life Cycle
informasi baru pada tahap ini umumnya meliputi, output,
Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan input, file-file, database, komputer dan bahasa yang
perangkat lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian
sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewati intern. Nantinya hasil dari tahap ini akan berupa
fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi spesifikasi desain yang akan dibangun
(konstruksi), dan pengujian. Keuntungan dari model 7. Membangun sistem informasi baru Æ Tahap
waterfall antara lain : Kualitas dari sistem yang dihasilkan pembangunan sistem informasi ini dapat dilakukan oleh
akan baik. Ini dikarenakan oleh pelaksanaannya secara programmer dan peranan analis sistem informasi pada
bertahap. Sehingga tidak terfokus pada tahapan tertentu. tahap ini lebih banyak memberikan pengarahan.
Document pengembangan sistem sangat terorganisir, karena 8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem
setiap fase harus terselesaikan dengan lengkap sebelum informasi baru Æ Pada tahap ini analis harus mem-
melangkah ke fase berikutnya. Jadi setiap fase atau tahapan perkenalkan paket sistem informasi baru tersebut untuk
akan mempunyai dokumen tertentu. Selain itu model dioperasikan. Pada penerapan sistem informasi baru,
waterfall juga terdapat beberapa kelemahan antara lain : analis harus benarbenar berperan sebagai perantara yang
diperlukan majemen yang baik, karena proses dapat membantu pemakai sistem untuk berpindah dari
pengembangan tidak dapat dilakukan secara berulang sistem informasi lama ke sistem informasi baru. Jadi
sebelum terjadinya suatu produk. Kesalahan kecil akan intinya tahap ini nantinya akan membuat pelatihan
menjadi masalah besar jika tidak diketahui sejak awal kepada para pengguna sistem informasi ini
pengembangan. Pelanggan sulit menyatakan kebutuhan 9. Memelihara dan melakukan perbaikan / peningkatan
sistem informasi baru bila diperlukan Æ Pembuat sistem
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538 139
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Rina Widiana Sari, Wimmie Handiwidjojo, Lussy Ernawati

informasi harus tetap terus melakukan pengawasan dan dan juga admin. Berikut akan dijelaskan melalui diagram dan
pengembangan, melalui pemeliharaan dan deskripsi Use Case.
pengembangan sistem informasi. Diagram Use case merupakan kegiatan atau interaksi
yang saling terhubung antara aktor dan juga sistem atau
g. Dashboard dengan kata lain teknik yang secara umum digunakan untuk
Dashboard merupakan sebuah model aplikasi sistem mengembangkan suatu perangkat lunak. Dari komponen itu
informasi yang disediakan bagi para manager untuk kemudian akan menjelaskan komunikasi antara aktor dengan
menyajikan informasi kualitas kinerja, dari sebuah sistem yang ada agar dapat dipresentasikan dengan urutan
perusahaan atau lembaga organisasi [12]. yang lebih sederhana. Dari Use Case berikut ini dapat dilihat
Dashboard digunakan sebagai alat untuk menyajikan peran yang dimiliki masing-masing stakeholder didalam
informasi secara sekilas, solusi bagi kebutuhan informasi sistem. Dimana setiap stakeholder memiliki peran yang
organisasi. Dashboard memberikan tampilan antarmuka berbeda-beda dan setiap peran memiliki satu atau lebih
dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator stakeholder. Untuk semua Use case menggambarkan include
visual, mekanisme alert, yang dipadukan dengan informasi terhadap login yang artinya semua proses akan dapat
yang dinamis dan relevan. Dashboard dikelompokan dilakukan setelah login dilakukan baik dosen, unit, maupun
menjadi 3 jenis yaitu dashboard strategis yang berfungsi admin
untuk mendukung keselarasan organisasi dengan tujuan
strategis, dashboard taktis untuk mendukung pengukuran
pencapaian hasil dari suatu proyek atau kebijakan, dan
dashboard operasional untuk mendukung pengendalian
aktivitas bisnis baru [13]. Berikut beberapa manfaat dari
dashboard :
1. Kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi
kecenderuungan negatif.
2. Kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih baik
berdasarkan informasi yang di dapat melalui intelejen
bisnis.
3. Kemampuan untuk mengukur tingkat efisiensi atau
inefisiensi organisasi.
4. Kemampuan untuk melakukan analisis yang lebih baik
melalui presentasi visual dari pengukuran kerja.
5. Kemampuan untuk menyelaraskan strategi dengan tujuan
organisasi.
6. Meningkatnya produktivitas.
7. Menghemat waktu karena karyawan tidak perlu
menyusun laporan berlembar-lembar.
8. Mengurangi kebutuhan membuat dan mengelola laporan
Gambar 1 Use Case
statis dalam jumlah besar.
9. Mudah untuk dipelajari sehingga tidak memerlukan 2. Data Flow Diagram (DFD)
pelatihan yang rumit. Berikut ini adalah Data Flow Diagram (DFD) yang
menggambarkan aliran data pada sistem ini. Data Flow
III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Diagram menggambarkan sistem dengan menggunakan
a. Tahapan Penelitian simbol-simbol untuk mendeskripsikan aliran data dalam
suatu proses yang saling berhubungan. Dengan
Sebelum dilakukannya perancangan sistem, terdapat
penggambaran tersebut dapat diketahui dari mana data
beberapa tahapan atau metode yang digunakan sebagai
berasal, bentuk masukan, proses aliran data dan bentuk
langkah-langkah untuk pemecahan masalah dalam penelitian
keluaran data. Penggambaran DFD dimulai dengan
ini adalah sebagai berikut :
penggambaran konteks diagram yang merupakan
1. Melakukan wawancara dan pengumpulan data berupa
penggambaran umum dari alur data yang terdapat pada
data ruang kelas beserta fasilitas, laporan kondisi kelas
sistem. Dari diagram konteks tersebut selanjutnya akan
lama, dan jadwal dosen yang menggunakan ruang kelas
diuraikan kedalam DFD level 1 dan 2. Pada gambar dibawah
untuk perkuliahan selama satu semester.
ini merupakan rancangan dari diagram konteks atau diagram
2. Melakukan analisis terhadap data yang sudah
level 0 dari DFD. Pada level ini, dirancang suatu bagan yang
dikumpulkan untuk kemudian diimplementasikan
menunjukkan data masukan dan keluaran dari sistem, adapun
didalam pembuatan desain database.
keluaran dan masukan ini berasal dari entitas yang terkait.
3. Membuat desain database dan antarmuka grafis.
Entitas merupakan bagian yang dapat mewakili sesuatu yang
4. Pembuatan program dimulai setelah desain database dan
nyata eksistensinya dan dapat dibedakan dari sesuatu yang
antarmuka grafis.
lain.
b. Perancangan Sistem
1. Diagram Use Case
Dalam sistem ini terdapat 3 stakeholder yaitu dosen, unit
terkait yang bertanggung jawab dalam pengelolaan fasilitas,
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
140 ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas Studi Kasus : Universitas Kristen Duta Wacana

Mulai

Apakah dosen Tidak

sudah memiliki Buat akun
akun ?

Ya

Input NIP
dan
password

Tidak

Apakah NIP dan

password valid ?

Ya
Gambar 2 DFD Level 0 (Diagram Konteks)
Login berhasil

Diagram konteks pada gambar 2 menggambarkan relasi

dari elemen-elemen yang terhubung dalam Sistem Informasi Input form laporan
kerusakan fasilitas
Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas. Pada
hal ini terdapat 3 entitas antara lain dosen, unit, admin. Dosen
berperan dalam melakukan setup data laporan kerusakan dan Lihat laporan

dapat memantau data proses perbaikan yang berasal dari

sistem. Unit perperan dalam mengelola data progres dari Selesai

laporan yang diterima. Sedangkan Admin berperan dalam Gambar 4 Flowchart Setup Laporan Kerusakan Oleh Dosen
mendaftarkan data kelas dan fasilitas. Gambar 4 merupakan alur dari cara melakukan/pengisian
form pada formulir laporan kerusakan fasilitas kelas. Proses
3. Activity Diagram dimulai dari login, namun jika dosen yang akan mengajukan
laporan belum memiliki akun, maka harus membuat akun
terlebih dahulu kemudian melakukan login. Kemudian
setelah login akan ditampilkan formulir kerusakan fasilitas
kelas yang harus diisi oleh dosen. Setelah selesai mengisi
formulir, dosen dapat melihat laporannya sendiri pada bagian
laporan. Setelah dosen melakukan pengisian formulir dan
melihat laporan yang diajukan, dosen dapat keluar dari
sistem dengan melakukan logout.

Gambar 3 Activity Diagram Proses Keseluruhan Laporan

Pada bagian ini merupakan diagram activity dari

keseluruhan proses laporan kerusakan fasilitas. Dimulai dari
dosen yang akan memberikan laporan dengan mengisi form
laporan kerusakan fasilitas kelas, kemudian form tersebut
akan diterima oleh unit yang bertanggungjawab dalam
pengelolaan fasilitas tersebut. Setelah laporan dari dosen
tersebut diterima oleh unit, maka unit akan memberikan
checklist bahwa laporan dari dosen tersebut sudah diterima
sehingga dosen juga dapat memantau sejauh mana laporan
yang diajukan tersebut sudah dikerjakan. Dosen dan admin Gambar 5 Flowchart Kelola Laporan Kerusakan Oleh Unit
juga dapat melihat grafik yang menunjukkan seberapa sering
fasilitas tersebut mengalami kerusakan. Berikut ini Gambar 5 merupakan alur dari pengelolaan kerusakan
merupakan diagram activity keseluruhan dari proses laporan yang akan dilakukan oleh user unit. Pertama dimulai dengan
kerusakan. melakukan login terlebih dahulu. Setelah login berhasil
halaman awal yang akan ditampilkan adalah daftar laporan
4. FlowChart dari dosen yang fasilitasnya dikelola oleh unit tersebut.
Seletah melihat laporan, maka unit dapat melihat detail
laporan dan pada detail laporan tersebut berisi lebih lengkap
tentang informasi dari laporan yang diajukan. Pada bagian
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538 141
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Rina Widiana Sari, Wimmie Handiwidjojo, Lussy Ernawati

detail laporan ini juga unit akan melakukan checlist apabila

sudah menerima laporan, checklist proses apabila laporan
sedang dikerjakan, dan juga selesai apabila laporan sudah
selesai dikerjakan. Unit dapat melihat grafik kerusakan yang
menjelaskan banyaknya total keluhan dari fasilitas yang
rusak tersebut. Kemudian apabila unit telah selesai
melakukan pengelolaan laporan kerusakan, dapat keluar dari
sistem dengan logout.

Gambar 6 adalah alur dari proses untuk melakukan setup

kelas dan fasilitas yang akan dilakukan oleh admin. Proses
diawali dengan login terlebih dahulu. Kemudian admin
beralih kehalaman kelas dan melakukan tambah kelas
kemudian data kelas disimpan. Setelah kelas ditambahkan,
kemudian admin melakukan tambah fasilitas sesuai dengan
kelas yang dipilih. Admin melakukan tambah fasilitas sesuai
dengan fasilitas apa saja yang terdapat di kelas tersebut
kemudian dilakukan penyimpanan. Berikut ini merupakan
flowchart dari proses setup kelas dan fasilitas kelas. Berikut
ini merupakan flowchart dari proses melakukan setup kelas
dan juga fasilitas yang dilakukan oleh admin. Gambar 7 Flowchart Proses Setup Fasilitas Oleh Admin

5. Model Data Logika (MDL)

Model data logika merupakan suatu teknik yang
menjelaskan struktur proses bisnis dan aturan-aturan sebagai
masukan dalam perancangan database. Teknik yang dapat
digunakan pada perancangan basis data yaitu Model Data
Logika (MDL). Didalam model data logika menjelaskan
struktur informasi bisnis dan aturan-aturan sebagai masukan
pada proses perancangan database. MDL terdiri dari 8 tahap
antara lain : identifikasi entitas utama, hubungan antar
entitas, menentukan kunci primer dan kunci alternatif,
menentukan kunci tamu, menentukan kunci aturan bisnis,
penambahan atribut bukan kunci, validasi aturan normalisasi,
dan menentukan domain. Entitas-entitas yang akan
digunakan antara lain: Admin (berfungsi untuk mencatat
seluruh data admin), Dosen (mencatat seluruh data dosen),
Unit (mencatat seluruh data unit), Kelas (mencatat data
kelas), Fasilitas (mencatat data keseluruhan fasilitas),
Fasilitas Kelas (mencatat data fasilitas yang terdapat
Gambar 6 Flowchart Proses Setup Kelas dan Fasilitas Kelas Oleh Admin dikelas), Laporan (mencatat data laporan), Fakultas
(mencatat data fakultas).
Gambar 7 dibawah ini merupakan alur dari setup fasilitas
yang akan dilakukan oleh admin. Setup fasilitas ini berfungsi
untuk menambahkan fasilitas dan unit yang
bertanggungjawab dalam pengelolaan fasilitas tersebut.
Dimulai dengan login terlebih dahulu kemudian admin
beralih ke halaman fasilitas. Pada halaman fasilitas admin
akan menambahkan data fasilitas dengan mengisi form yang
berisi nama fasilitas dan unit yang mengelola kemudian
disimpan. Fasilitas ini juga yang akan berguna pada fitur
fasilitas kelas. Admin tidak perlu melakukan ketik manual
pada saat melakukan input fasilitas kelas. Admin hanya perlu
memilih fasilitas yang sudah disediakan yang berasal dari
data fasilitas. Berikut ini merupakan flowchart dari proses
setup fasilitas yang dilakukan oleh admin.

JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019

142 ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas Studi Kasus : Universitas Kristen Duta Wacana

Gambar 8 MDL 6 : Penambahan Atribut Bukan Kunci menu yang terdapat pada halaman user ketika login. Pada
halaman ini merupakan contoh dari login unit sehingga
IV. IMPLEMENTASI DAN ANALISIS SISTEM menunya terdiri dari daftar laporan kerusakan, grafik
laporan, serta fitur logout. Menu pada navigasi dibuat secara
a. Implementasi Sistem hover agar dapat memberikan efek ketika kursor diarahkan
Pada bagian tahap implementasi sistem akan berisi dan jarak kedalam (padding) sebesar 10px. Selanjutnya pada
tentang tahap penerapan sistem sehingga sistem tersebut bagian nomor 3 merupakan isi dari halaman ketika fitur
akan siap untuk digunakan. Pada tahap ini menjelaskan dibuka. Pada tampilan dibawah ini merupakan contoh dari
mengenai proses dalam penerapan sistem serta fungsi-fungsi halaman utama login krt yang berisi daftar laporan. Halaman
yang ada didalamnya. Berikut akan ditampilkan fungsi- isi akan menyesuaikan dengan fitur yang dibuka. Desain
fungsi, proses, disertai dengan potongan program untuk halaman utama ini digunakan untuk semua user yaitu dosen,
menjalanan fungsi tersebut. Sistem ini dibangun dengan unit, serta admin. Berikut ini tampilan dari desain halaman
menggunakan bahasa pemograman PHP (Hypertext utama.
Prepocessor) dan menggunakan basis data MySQL. Sistem
Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas
Kelas dapat diakses setelah terkoneksi dengan database
karena semua data yang akan diolah berada dalam database.
b. Tampilan Login
Pada autentikasi user ini digunakan untuk melakukan
pengecekan masukan dari pengguna dengan database.
Halaman login merupakan tampilan yang pertama kali
muncul ketika sistem dijalankan. Halaman ini berfungsi
untuk memeriksa pengguna yang akan masuk kedalam
sistem berdasarkan hak akses pengguna. Pengguna pada
Gambar 10 Tampilan Halaman Utama
sistem ini dibagi menjadi tiga yaitu dosen, unit, serta admin.
Berikut ini tampilan dari halaman login. d. Tampilan Input Data Ke Database

Gambar 11 Tampilan Input Data ke Database

Gambar 9 Form Login Entri data ke database adalah proses memasukkan data
dari pengguna ke database melalui sistem. Pada sistem ini
Setelah tampilan login berhasil dibuat, maka tahap
data yang dimasukkan ke dalam database adalah data
selanjutnya yaitu melakukan autentifikasi kode dan
formulir laporan kerusakan fasilitas kelas, detail laporan,
password yang di inputkan atau proses pengecekan antara
data kelas, data fasilitas kelas, data fasilitas, serta data dosen.
username dan password sudah sesuai dengan database atau
Salah satu contoh yang akan dijelaskan adalah data setup
belum. Dihalaman ini pengguna harus masuk dengan
formulir laporan kerusakan fasilitas kelas. Berikut ini sebagai
username dan password sesuai yang dimiliki atau telah
contoh untuk menampilkan data pada halaman formulir
dilakukan pendaftaran sebelumnya.
laporan kerusakan fasilitas kelas.
c. Tampilan Halaman Utama Pada halaman tersebut, terdapat textbox yang
Pada tampilan sistem dibawah ini digunakan ketika menampilkan nama dosen secara otomatis sesuai dosen yang
pengguna mengakses web Sistem Informasi Penanganan dan masuk kedalam sistem dan tidak dapat dilakukan edit karena
Pengelolaan Kerusakan Fasilitas Kelas. Pada halaman utama bersifat readonly. Selain itu juga terdapat textbox yang
terdiri dari 5 bagian yaitu header (nomor 1), menu navigasi disediakan untuk melakukan input kelas, tanggal keluhan,
(nomor 2), serta bagian isi web (nomor 3). Untuk pilih kerusakan, serta keterangan kerusakan. Apabila sudah
keseluruhan Pada bagian header berfungsi untuk terisi, klik tombol kirim. Kemudian data yang di input akan
menampilkan judul dari sistem. Menu navigasi terdiri dari masuk ke dalam database pada tabel-tabel yang
bagian nama user yang sedang aktif dan juga jenis user membutuhkan data tersebut.
(dosen/unit/admin) yang dibuat secara center agar posisi
berada ditengah dan memiliki jarak kedalam sebesar 15px.
Kemudian bagian menu pada navigasi berisi tentang menu-
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538 143
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Rina Widiana Sari, Wimmie Handiwidjojo, Lussy Ernawati

e. Tampilan Menampilkan Data Dari Database antara lain halaman kelas, fasilitas kelas, fasilitas, serta dosen
Halaman tampil data dari database merupakan halaman pada halaman admin. Berikut ini salah satu contoh dari hapus
yang dapat menampilkan data yang telah dimasukkan data halaman fasilitas kelas pada user admin.
kedalam database. Pada sistem ini halaman-halaman yang Pada halaman untuk melakukan hapus data dari
menampilkan data dari database antara lain halaman daftar database melalui tampilan fasilitas kelas dilakukan dengan
laporan kerusakan fasilitas kelas di semua user, detail cara klik pada icon hapus sesuai dengan data yang dipulih
laporan, halaman kelas, halaman fasilitas kelas, halaman untuk dilakukan penghapusan, kemudian akan tampil
fasilitas, serta halaman dosen. Berikut ini salah satu contoh notifikasi dari localhost sebagai sebagai konfirmasi
halaman untuk menampilkan data dari daftar laporan penghapusan data. Ketika konfirmasi hapus data di klik oke,
kerusakan pada login admin. maka data yang dipilih tersebut akan terhapus dari database
dan halaman fasilitas kelas.

Gambar 14 Tampilan Melakukan Hapus Data

h. Proses Menampilkan Grafik

Gambar 12 Tampilan Menampilkan Data Dari Database
Menampilkan grafik merupakan halaman yang memuat
f. Tampilan Ubah data grafik agar user lebih mudah melihat statistik fasilitas yang
sering mengalami kerusakan.pada sistem ini halaman-
halaman yang akan menampilkan grafik yaitu pada halaman
grafik laporan pada unit dan juga admin. Sebelum grafik
ditampilkan, user terlebih dahulu memilih fasilitas yang akan
ditampilkan grafiknya kemudian klik lihat grafik.

Gambar 13 Halaman Ubah Data

Pada proses melakukan ubah data merupakan halaman
yang dapat melakukan pengubahan data yang telah
dimasukkan ke dalam database. Pada sistem ini halaman-
halaman yang dapat melakukan ubah data dari database
antara lain halaman profil dosen, kelas, fasilitas kelas,
Gambar 15 Halaman Pilih Fasilitas Untuk Grafik
fasilitas, dosen, profil admin. Berikut ini salah satu contoh
dari tampilan ubah data dosen pada user admin. Gambar 15 merupakan tampilan pilih fasilitas berfungsi
Pada halaman untuk melakukan ubah data dari database untuk menampilkan fasilitas yang akan ditampilkan grafik
terdapat textbox untuk menampilkan data dosen yang sudah kerusakan dari fasilitas tersebut. Pilih fasilitas ini hanya akan
dibuat sebelumnya oleh dosen ataupun admin. Selanjutnya menampilkan daftar fasilitas yang dikelola oleh unit yang
admin dapat melakukan ubah data dosen pada halaman melakukan login. Setelah dilakukan klik pada tombol lihat
tersebut dengan mengubah data yang terdiri dari NIP dosen, grafik maka akan ditampilkan grafik dari fasilitas yang
nama dosen, serta memilih program studi. Setelah itu klik dipilih seperti contoh berikut ini grafik dari fasilitas AC.
ubah untuk melakukan perubahan data. Data yang sudah
dirubah tersebut akan tersimpan kembali kedalam database
sesuai dengan data yang sudah dilakukan perubahan.
g. Tampilan Hapus data
Pada proses melakukan hapus data merupakan halaman
yang dapat melakukan penghapusan data yang telah
dimasukkan ke dalam database. Pada sistem ini halaman-
halaman yang dapat melakukan hapus data dari database
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
144 ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
 Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas Studi Kasus : Universitas Kristen Duta Wacana

Gambar 16 Tampilan Grafik berdasarkan 5 warna antara lain : warna kuning (Pending),
orange (Diterima), biru (Proses), merah (Diganti), dan hijau
Pada gambar diatas menampilkan grafik dari laporan (Selesai).
kerusakan. Setelah dilakukan pilih fasilitas, kemudian akan Dalam pembangunan Sistem Informasi Pelaporan dan
ditampilkan grafik dari fasilitas yang sudah dipilih. Dibagian Penanganan Kerusakan Fasilitas Kelas, masih memiliki
sumbu Y yang terdapat pada grafik berfungsi untuk beberapa kekurangan karena keterbatasan dalam
menampilkan jumlah dari kerusakan, sedangkan pada sumbu pembangunan sistem antara lain belum mampu melakukan
X berfungsi untuk menampilkan data kelas dari fasilitasnya penghapusan pada daftar laporan kerusakan. Selain itu,
yang mengalami kerusakan dengan keterangan fasilitas pada Sistem hanya dapat menampilkan rekomendasi kerusakan
bagian bawah. Selanjutnya ketika kursor diarahkan pada sala secara keseluruhan fasilitas, jika fasilitas mengalami 1 kali
satu bar chart, akan ditampilkan keterangan jumlah kerusakan maka rekomendasi yang tampil yaitu diperbaiki.
kerusakan dan rekomendasi kerusakan(diperbaiki/diganti). Sedangkan apabila fasilitas mengalami lebih dari 1 kali
kerusakan maka rekomendasinya diganti. Kemudian, Sistem
i. Tampilan Error Handling Pada Halaman belum mampu menampilkan tanggal selesai laporan
Error handling merupakan bagian yang sangat penting dikerjakan untuk mengetahui berapa lama laporan
karena dapat membantu pengguna sistem ini dalam dikerjakan, dan juga sistem ini memerlukan koneksi internet
menjalankannya. Error handling biasanya muncul ketika pada beberapa fitur yaitu grafik dan fasilitas search pada
salah menuliskan data atau ada data yang wajib di input tampilan untuk dapat diakses.
namun belum dilakukan input data seperti contoh diatas,
sehingga dengan adanya error handling ini dengan mudah V. KESIMPULAN DAN SARAN
dapat mengetahui kesalahan yang sedang terjadi. Pada Berdasarkan hasil implementasi dan analisis dari sistem
gambar diatas sebagai contoh ditampilkan pada halaman yang telah dibangun, maka dapat diambil kesimpulan sebagai
formulir laporan kerusakan fasilitas kelas. Berikut ini berikut :
merupakan salah satu tampilan untuk menampilkan error 1. Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan
handling. Fasilitas Kelas dapat dibuat dengan program berbasis
komputer.
2. Dashboard atau grafik dapat memvisualisasikan fasilitas
yang sering menjadi keluhan dan mengalami kerusakan
serta memberikan rekomendasi kerusakan.
3. Sistem dapat menyediakan fasilitas checklist status dari
Laporan Kerusakan Fasilitas Kelas melalui unit, sehingga
dosen dan admin dapat memantau proses pengerjaan
laporan.
Keterbatasan kemampuan yang dimiliki oleh pembangun
Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan
Fasilitas Kelas masih terdapat kelebihan dan kekurangan.
Adapun saran untuk pengembangan sistem informasi ini
antara lain :
1. Sistem mampu memberikan fasilitas hapus data pada
Gambar 17 Tampilan Error Handling laporan kerusakan agar tidak terjadi penumpukan data
apabila penyimpanan sudah banyak.
j. Analisis Sistem
2. Sistem mampu menampilkan rentang waktu lama
Sistem Informasi Pelaporan dan Penanganan Kerusakan pengerjaan laporan.
Fasilitas Kelas ini bertujuan untuk mempermudah dosen 3. Fitur grafik dan search pada tampilan dapat diakses tanpa
dalam melaporkan apabila terjadi kerusakan fasilitas kelas memerlukan koneksi internet.
atau terdapat fasilitas yang tidak berfungsi ketika akan 4. Sistem mampu diakses pada mobile berbasis android,
digunakan saat perkuliahan berlangsung melalui sistem windows phone, serta IOS.
berbasis komputer. Selain itu juga dapat meminimalisir
hilangnya data laporan apabila data sudah banyak tersimpan,
karena penyimpanan dilakukan pada database. DAFTAR PUSTAKA
Setelah data tersimpan, unit dan admin dapat melihat
atau dapat melakukan visualisasi fasilitas yang sering
[1] N. C. Aridhianto, “Analisis Kondisi Fasilitas Belajar Dan Motivasi
mengalami kerusakan dan menjadi keluhan melalui Belajar Siswa Kelas Atas,” Hubungan Fasilitas Belajar, 2015.
dashboard (grafik) karena berisi informasi tentang fasilitas
[2] A. M. Y. Putri dan S. A. Muhidin, “Survei tentang standar fasilitas
sudah berapa kali mengalami kerusakan dan juga terdapat pembelajaran di SMK Pasundan 1 Bandung,” Jurnal Pendididkan
rekomendasi kerusakan. Apabila kerusakan baru terjadi satu Manajemen Perkantoran, vol. 3, pp. 240-284, Januari 2018.
kali maka rekomendasi yang ditampilkan yaitu fasilitas [3] S. W. Mursalim, “Analisis Manajemen Pengaduan Sistem Layanan
diperbaiki, namun jika kerusakan sudah terjadi lebih dari satu Aspirasi Pengaduan Online Rakyat (Lapor) di Kota Bandung,”
kali maka rekomendasi yang ditampilkan yaitu fasilitas Jurnal Ilmu Administrasi (JIA), vol. 15, pp. 1-17, Juni 2018.
diganti. Selain itu juga tersedia fasilitas checklist status [4] H. P. Wibowo dan H. Sismoro, “Analisis Dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan Barang,” Jurnal Dasi, vol. 13, 3 September
laporan dari unit agar dosen dan admin juga dapat memantau 2012.
proses pengerjaan laporan. Status laporan dibedakan
JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019
ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538 145
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188
Rina Widiana Sari, Wimmie Handiwidjojo, Lussy Ernawati

[5] R. Asmara, “Sistem Informasi Pengolahan Data Penanggulangan

Bencana Pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
(Bpbd) Kabupaten Padang Pariaman,” Jurnal J-Click, vol. 3, 2
Desember 2016.
[6] E. Iswandi, “Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan
Penerimaan Dana Santunan Sosial Anak Nagari dan Penyalurannya
Bagi Mahasiswa dan Pelajar Kurang Mampu di Kenagarian Barung-
Barung Balantai Timur,” Jurnal Teknoif, vol. 3, p. 2, Oktober 2015.
[7] C. Tristianto, “Penggunaan Metode Waterfall Untuk Pengembangan
Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan Pedesaat,” Jurnal
Teknologi Informasi ESIT, vol. 12, p. 1, April 2018.
[8] A. Febrina dan Ardoni, “Perancangan Database Berbasis Web
Sebagai Media Temu Kembali Arsip di Kantor Pusat Komputer
Universitas Negeri Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan
dan Kearsipan, vol. 2, p. 1, September 2013.
[9] H. Kuswanto, “Analisis Prinsip Layout and Composition pada Web
Design Perusahaan PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk dan PT. FIF
Group berdasarkan Buku “The Principle of Beautifull Website
Design (2nd Edition) By Jason Beaird”,” Jurnal Electronics,
Informatics, and Vocational Education (ELINVO), vol. 2, Mei 2017.
[10] A. H. Suyanto, Step By Step Web Design : Theory and Practices,
Yogyakarta: Andi Offset, 2009.
[11] H. Kurniawan, “Pengembangan Penerapan Sistem Parkir,” Jurnal
Informatika, vol. 11, p. 2, Desember 2011.
[12] Ilhamsyah dan S. Rahmayudha, “Perancangan Model Dashboard
Untuk Monitoring Evaluasi Mahasiswa,” Jurnal Informatika :
Jurnal Pengembangan IT (JPIT), vol. 2, p. 1, Januari 2017.
[13] D. Bachtiar dan Atikah, “Sistem Informasi Dashboard
Kependudukan di Kelurahan Manis Jaya Kota Tangerang,” Jurnal
Sisfotek Global, vol. 5, p. 1, Maret 2015.

JUTEI Edisi Volume.3 No.2 Oktober 2019

146 ISSN 2579-3675, e-ISSN 2579-5538
DOI 10.21460/jutei.2019.32.188