RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-ARSIP BERBASIS

MICROSOFT ACCESS DALAM PENANGANAN ARSIP INAKTIF (STORING,

PLACING, FINDING) DI DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN
RUANG KOTA MALANG

Sovia Rosalin1 dan Mochamad Ariiq Hendrawanto2

1
Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65141
Telp.081233288666, soviavokasi@ub.ac.id
2
Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65141
Telp. 085733099125, ariiqhendra17@gmail.com

Diterima: 22 Desember 2019 Layak Terbit: 23 Januari 2020

Abstract : Design of E-Archive Information Systems Based on Microsoft Access

Handling Inactive Records (Storing, Placing, Finding) in Public Works and Spatial
Planning Office of Malang City. Every implementation of activities in an institution
or agency will always produce an archive that is created. The more activities that are
carried out the more archives are created, ranging from active dynamic records,
inactive dynamic records, to static records. The type of archive that is rarely used
anymore for the purposes of carrying out administrative activities is the type of
inactive dynamic archive. Malang City DPUPR has established an archive space as a
storage area that can manage and store dynamic inactive records. But in managing
the archive space is still constrained by the maximum storage, placement, and
retrieval of archives. This final project aims to design and build an e-archive
information system based on Microsoft Access in handling inactive records in the
Public Works and Spatial Planning Office in Malang. Inactive archive data used is
the type of KRK archive (Description of City Plan) in 2016. The final project method
used is Waterfall which includes stages: requirements (requirements analysis),
system design, Coding and Testing, program implementation, maintenance. The
result of this final project is the design of application programs and applications that
have been built can be used as an alternative media for handling electronic records
in Malang City DPUPR with the benefits of speed, ease and accuracy.
Keywords : Information systems, archives, e-archive, Microsoft Access

Abstrak : Rancang Bangun Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Microsoft Access

dalam Penanganan Arsip Inaktif (Storing, Placing, Finding) di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kota Malang. Setiap pelaksanaan kegiatan di suatu

39
lembaga atau instansi akan selalu menghasilkan arsip yang diciptakan. Semakin
banyak kegiatan yang dilakukan semakin banyak pula arsip yang tercipta, mulai dari
arsip dinamis aktif, dinamis inaktif, sampai arsip statis. Adapun jenis arsip yang
jarang digunakan lagi untuk kepentingan penyelenggaraan kegiatan administrasi
adalah jenis arsip dinamis inaktif. DPUPR Kota Malang telah mendirikan ruang arsip
sebagai tempat penyimpanan yang dapat mengelola dan menyimpan arsip dinamis
inaktif. Namun dalam mengelola ruang arsip tersebut masih terkendala dengan belum
maksimalnya penyimpanan, penempatan, dan temu kembali arsip. Penelitian ini
bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi e-arsip berbasis
Microsoft Access dalam menangani arsip inaktif yang ada di Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang Kota Malang. Data arsip inaktif yang digunakan adalah jenis
arsip KRK (Keterangan Rencana Kota) tahun 2016. Metode penelitian yang
digunakan yaitu Waterfall yang meliputi tahapan : requirement (analisis kebutuhan),
design system (desain sistem), Coding (pengkodean) dan Testing (pengujian),
penerapan program, pemeliharaan. Hasil dari penelitian ini adalah perancangan
program aplikasi dan aplikasi yang telah dibangun dapat dijadikan salah satu
alternatif media penanganan arsip secara elektronik di DPUPR Kota Malang dengan
manfaat kecepatan, kemudahan dan keakuratan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Arsip, E-Arsip, Microsoft Access

PENDAHULUAN
Setiap pelaksanaan kegiatan di suatu lembaga atau instansi akan selalu

menghasilkan arsip yang diciptakan. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan

semakin banyak pula arsip yang tercipta, mulai dari arsip dinamis aktif, dinamis

inaktif, sampai arsip statis. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menyebutkan

arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima

oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

40
 Adapun jenis arsip yang jarang digunakan lagi untuk kepentingan

penyelenggaraan kegiatan administrasi adalah jenis arsip dinamis inaktif. Arsip

dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan untuk kegiatan administrasi

atau frekuensi penggunaannya telah menurun (Hendrawan, 2017). Dengan

menurunnya frekuensi penggunaan arsip inaktif tersebut, maka dapat dilakukan

penyusutan arsip guna mengurangi penumpukan arsip yang ada di unit pengolah.

Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Malang merupakan lembaga

yang memiliki banyak kegiatan di bidang pembangunan infrastruktur. Dalam hal ini

banyak arsip dinamis inaktif yang dihasilkan dalam proses penyelenggaraan kegiatan

tersebut. Untuk mengurangi penumpukan arsip yang dihasilkan oleh unit pengolah,

dapat dilakukan pemindahan terhadap arsip dinamis inaktif ke unit kearsipan. Namun

dalam mengelola ruang arsip tersebut masih terkendala dengan belum maksimalnya

penyimpanan, penempatan, dan temu kembali arsip serta bangunan ruang arsip yang

terbatas dengan volume 10 x 7 x 7 m3 dan hanya memiliki 1 rak dengan 5 susun yang

mampu ditampung oleh arsip dinamis inaktif. Adapun jenis arsip dinamis inaktif yang

masih tersimpan dan jangka waktunya belum habis diantaranya sebagai berikut :

Tabel 1. 1 Total Arsip Inaktif yang Tersimpan

Unit Kerja Jenis Arsip 2016 2017

Tata Ruang dan KRK (Keterangan 2560 Arsip 2055 Arsip

Pertanahan Rencana Kota)
Bina Marga DPK (Dokumen 624 Arsip 498 Arsip
Perjanjian Kerja)
Sumber : Dokumentasi Pribadi

41
 Berdasarkan hasil observasi di lapangan terdapat permasalahan yang

menghambat pada pengelolaan arsip dinamis inaktif di ruang arsip diantaranya : (1)

keterbatasan sarana dalam penyimpanan arsip sehingga arsip tidak tertata dengan baik

yakni dalam kondisi bertumpukan; (2) penempatan arsip yang kurang baik sehingga

dapat memicu berbagai faktor kerusakan (3) proses temu kembali arsip yang

terhambat dengan keberadaan arsip sehingga dapat menghambat proses peminjaman

arsip; (4) sistem keamanan yang kurang maksimal disebabkan karena arsip inaktif

yang selesai dipinjam tidak dikembalikan sesuai dengan nomor urut penyimpanan.

Pembuatan rancang bangun sistem informasi e-arsip (arsip elektronik) dalam

bentuk digital menjadi solusi yang tepat dalam menangani permasalahan tersebut,

serta dapat memudahkan arsiparis dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Dengan

adanya arsip elektronik tersebut maka pengelolaan arsip dinamis inaktif di DPUPR

Kota Malang dapat terorganisir dengan cepat, tepat dan akurat serta dapat

mempermudah dalam akses peminjaman. Adapun sistem informasi e-arsip yang

digunakan adalah aplikasi database berbasis Microsoft Access.

Rancang bangun aplikasi e-arsip dinamis inaktif tersebut diharapkan dapat

tertangani dengan baik. Sehingga dapat mempermudah penemuan kembali dan dapat

memperbaiki sistem terdahulu serta dapat meningkatkan kerja dan memudahkan

arsiparis dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Maka

penelitian ini akan membahas dan mengangkat tema yang berjudul “Rancang Bangun

Sistem Informasi E-arsip Berbasis Microsoft Access dalam Penanganan Arsip Inaktif

(Storing, Placing, Finding) di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota

Malang”.

42
METODE
Metode penelitian yang digunakan yaitu Waterfall yang meliputi tahapan :

requirement (analisis kebutuhan), design system (desain sistem), Coding

(pengkodean) dan Testing (pengujian), penerapan program, pemeliharaan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Kebutuhan Sistem

Kebutuhan dalam pembuatan sistem meliputi perangkat keras dan perangkat

lunak yang digunakan untuk perancangan dan pengujian sistem. Berikut ini adalah

spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan:

Tabel 1 Kebutuhan Perangkat Keras

No Kategori Perangkat Keras Spesifikasi Perangkat Keras

1 Laptop HP 431, 14 inch WXGA LED, Resolusi 1366 x 768
2 Processor Intel Core i3-2310M,2.10 GHz, Cache 3MB
3 Memory (RAM) 2 GB
4 Hard Disk Free space 66 GB
5 Printer Epson
6 Scanner Fujitsu
Tabel 2 Kebutuhan Perangkat Lunak

No Kategori Perangkat Lunak Spesifikasi Perangkat Lunak

1 Sistem Operasi Windows 7
2 Bahasa Pemograman Microsoft Access 2010
Rancangan Desain Sistem

Gambar 1. Rancangan Desain Sistem

43
 Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa, ketiga tabel tersebut memiliki relasi

yang saling berhubungan. Tabel tersebut terdiri dari tabel Data arsip inaktif, Identitas

arsip dan Peminjaman arsip.

Data arsip inaktif yang dimaksud adalah sebuah tabel yang berisikan data-data

yang nanti akan menjadi sub judul dari pengisian data arsip inaktif. Data tersebut

memuat Kode arsip, Id_arsip, No. Bendel, No. Berkas, Tanggal Berkas, Nama

pemohon, Uraian masalah, Penyedia, Alamat pemohon, Keterangan, Dokumen.

Identitas arsip yang dimaksud adalah tabel yang dibuat untuk berelasi dengan

Id_arsip pada tabel data arsip inaktif. Identitas arsip ini berisikan Id_arsip, Jenis arsip,

Unit kerja, Tahun, Retensi arsip. Peminjaman arsip yang dimaksud adalah tabel yang

dibuat untuk penginputan data dalam transaksi peminjaman arsip. Tabel peminjaman

arsip berelasi dengan data arsip inaktif karena dalam penginputan peminjaman arsip

terdapat kode arsip yang harus dicantumkan dan dapat memudahkan temu kembali

arsip. Adapun data tersebut memuat No. Peminjaman, Nama peminjam, Unit kerja,

Kode arsip, Nama dokumen, Jumlah, Tanggal peminjaman, Tanggal pengembalian.

Perancangan Database dan Desain Aplikasi

Perancangan sering disebut dengan istilah desain yang dapat diartikan sebagai

proses untuk membuat dan menciptakan objek baru. Proses dalam pembuatan sebuah

desain basis data bertujuan untuk mendukung sistem informasi dan kearsipan

elektronik pada instansi. Sebagai pendukung perancangan sistem informasi, database

Microsoft Access 2010 digunakan sebagai media penyimpanan data dalam aplikasi

44
pengolahan arsip dinamis inaktif salah satunya yang digunakan adalah arsip KRK

(Keterangan Rencana Kota) dari unit Tata Ruang dan Pertanahan. Pembuatan aplikasi

database arsip dinamis inaktif pada DPUPR Kota Malang dalam

pengimplementasiannya membutuhkan beberapa tahapan agar dapat digunakan dalam

sebuah aplikasi Microsoft Access. Berikut langkah-langkah rancangan database dalam

desain aplikasi :

1. Membuat Database

Dalam pembuatan sistem informasi e-arsip berbasis Microsoft Access ini tahap

pertama yang dilakukan adalah membuat sebuah database. Memasuki aplikasi

Microsoft Access 2010 pada tampilan awal yang disajikan dapat melakukan

beberapa tahapan, seperti membuat database dengan template, membuat database

dengan basis data kosong maupun dapat membuka basis data yang telah

disimpan. Selanjutnya menuliskan nama atau judul pada File Name dengan nama

“E-Arsip Dinamis Inaktif DPUPR Kota Malang”, kemudian klik Browse untuk

menentukan tempat penyimpanan database. Lalu klik OK apabila tempat

penyimpanan telah ditemukan. Setelah itu klik tombol Create seperti pada

gambar 2.

Gambar 2. Pembuatan Database

2. Membuat Tabel

45
 Dalam pembuatan tabel ini penulis membagi menjadi 3 (tiga) tabel, diantaranya

tabel 1 “Identitas Arsip”, tabel 2 “Data Arsip Inaktif” dan tabel 3 “Peminjaman

Arsip”. Tahap awal yang dilakukan diantaranya : klik View pada menu bar di

pojok kiri atas untuk memulai membuat tabel, kemudian pilih Design View dan

akan muncul kolom Save As untuk menyimpan nama tabel, setelah itu klik OK.

Selanjutnya menulis rincian nama data yang sudah tersedia pada kolom Field

Name dengan menentukan Primary Key kemudian menentukan Data Type yang

digunakan dan Description sebagai keterangan lebih jelasnya serta atur Field

Size pada Field Properties, setelah itu klik Save. Berikutnya klik View pada menu

bar dan pilih Datasheet View untuk memulai penginputan seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Pembuatan Tabel

3. Membuat Query

Dalam pembuatan query ini penulis membagi menjadi 2 (dua) query diantaranya

query 1 (satu) yaitu relasi antara tabel “Identitas Arsip” dengan “Data Arsip

Inaktif” dan query 2 (dua) yaitu relasi antara tabel “Data Arsip Inaktif” dengan

“Peminjaman arsip”. Berikut langkah-langkah pembuatannya : klik Create pada

menu bar kemudian pilih Query Design dan secara otomatis akan muncul kotak

dialog Show Table yang berisikan tabel yang sudah dibuat sebelumnya. Setelah

46
 itu klik 2x (dua kali) tabel tersebut atau klik Add pada tabel yang dipilih.

Kemudian secara otomatis kotak dialog akan muncul pada halaman query dengan

tampilan yang sudah terelasi, lalu klik Close untuk menghilangkan kotak Show

Table. Selanjutnya mengisi kolom Field dibawah dengan mengklik 2x (dua kali)

“Nama Data” pada kotak dialog tabel tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan dan

secara otomatis kolom akan tercentang. Setelah itu klik View dan pilih Datasheet

View untuk melihat hasil dari kolom yang sudah ditentukan, kemudian klik Save

dan tulis nama query pada kotak dialog Save As lalu klik OK.

Gambar 4. Pembuatan Query

4. Membuat Form

Dalam pembuatan form ini, penulis membagi menjadi 2 (dua) form yaitu “Form

Data Arsip Inaktif” dan “Form Peminjaman Arsip”. Pembuatan form ini akan

membantu mempermudah dalam penginputan data arsip dengan tampilan yang

mudah untuk dikerjakan. Berikut tahapannya : mengklik Create pada menu bar

kemudian pilih Form Wizard pada menu Forms secara otomatis akan muncul

kotak dialog Form Wizard. Setelah itu pilih Table yang digunakan pada pilihan

Tables/Queries kemudian data akan muncul di kolom Available Fields lalu klik

47
 >> untuk memindahkan data semua di kolom Selected Fields. Selanjutnya klik

Next untuk lanjut ke tahap berikutnya. Berikutnya akan muncul pilihan layout

yang akan digunakan. Pilih atau klik Columnar kemudia klik Next. Selanjutnya

edit judul form, kemudian pilih salah satu pilihan yang tersedia. Terdapat pilihan

Open View atau Modify Form Design. Setelah itu klik Finish. Setelah itu Form

Data Arsip Inaktif akan muncul secara otomatis, lalu klik View dan pilih Design

View untuk mengedit form sesuai dengan yang diinginkan. Selanjutnya klik View

dan pilih Form View untuk melihat hasil dari form desain yang sudah dibuat

kemudian klik Save seperti pada gambar 5.

Gambar 5. Pembuatan Form

5. Membuat Report

Dalam pembuatan report ini penulis membagi menjadi dua report diantaranya

yaitu “Laporan Data Arsip Inaktif” dan “Laporan Peminjaman Arsip”. Berikut

tahapan dalam pembuatan report : klik Create pada menu bar kemudian cari dan

klik Report Wizard pada menu Reports secara otomatis akan muncul kotak

dialog Report Wizard. Selanjutnya pilih Table yang digunakan pada pilihan

Tables/Queries. Kemudian pilih data yang dibutuhkan pada Available Fields

48
 untuk dipindahkan ke Selected Fields dengan klik tombol >, setelah itu klik Next.

Selanjutnya akan muncul format data-data yang akan digunakan dalam report

kemudian klik Next. Setelah itu akan muncul tampilan dengan menu pilihan lalu

pilih “Ascending”, dan klik Next. Kemudian pilih layout Tabular dan pilih

Landscape pada menu pilihan Orientation agar terbaca dengan jelas dan klik

Next. Selanjutnya edit nama judul laporan dan pilih menu “Modify the report’s

design” kemudian klik Finish. Setelah itu Design Report akan muncul secara

otomatis, kemudian atur atau edit laporan sesuai dengan hasil yang diinginkan.

Berikutnya klik View pada menu bar kemudian pilih Report View untuk melihat

hasil dari Design Report yang sudah di edit lalu klik Save.

Gambar 6. Pembuatan Report

6. Membuat Menu Utama

Menu utama dibuat sebagai tahap akhir dari rancangan sistem informasi e-arsip

dinamis inaktif dengan membuat tampilan yang dapat memudahkan penginputan

data dalam pengujian. Berikut tahapan dalam pembuatan menu utama sistem

informasi e-arsip dinamis inaktif : mengklik Switchboard Manager pada

Database Tools, kemudian akan muncul peringatan dan langsung klik Yes untuk

memulai. Setelah itu akan muncul kotak dialog dan klik Edit. Kemudian akan

49
 muncul kotak dialog Edit Switchboard Page lalu tulis nama “Menu Utama –

Aplikasi E–Arsip Dinamis Inaktif” pada Switchboard Name. Setelah itu klik New

untuk menambahkan menu item yang akan ditampilkan dan akan muncul kotak

dialog Edit Switchboard Item kemudian edit Text, Command dan Form lalu klik

OK. Kemudian jika sudah selesai klik Close. Setelah itu klik 2x (dua kali) atau

klik Kanan Open pada form Switchboard di Navigation Pane sebelah kiri

untuk melihat hasil dari switchboard yang sudah dibuat. Kemudian klik View lalu

pilih dan klik Design View untuk mendesain dan mengedit menu utama.

Selanjutnya jika Switchboard selesai di desain dan edit klik Save.

Gambar 7. Pembuatan Menu Utama

Pengujian Pemakaian Sistem

Pada tahap pengujian pemakaian sistem ini merupakan tahap yang sangat penting

karena melakukan proses uji aplikasi sistem basis data, dan melakukan revisi sistem

serta memastikan bahwa sistem-sistem bebas dari kesalahan sebelum dilakukannya

implementasi. Dari hasil program yang telah dirancang ini akan dilakukan proses uji

sistem secara sistematis.

50
Proses Alur Arsip Dinamis Inaktif

Dalam proses alur arsip dinamis inaktif ini dimulai dari unit kerja atau unit

pencipta ke ruang arsip Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Malang.

Berikut ini gambaran dari proses alur arsip dinamis inaktif di Dinas Pekerjaan Umum

dan Penataan Ruang Kota Malang :

Tabel 4 Alur Arsip Dinamis Inaktif

Proses Alur Arsip Dinamis Inaktif

Unit Kerja Ruang Arsip Microsoft

Access

Mengirim Menerima
Arsip Inaktif Arsip Inaktif

Pengolahan Input Data

Arsip Inaktif Arsip Inaktif

Scan Data
Arsip Inaktif

Penataan Simpan
Arsip Inaktif Data Arsip

Berdasarkan proses alur diatas dapat dijelaskan bahwasannya berkas arsip inaktif
dikirim dari unit kerja atau proses mobilisasi arsip ke ruang arsip untuk diolah

51
kemudian setelah berkas arsip inaktif diterima oleh arsiparis maka berkas arsip inaktif
tersebut akan diporses dan diolah kemudian setelah berkas arsip inaktif sudah
diproses dapat melakukan penginputan data pada komputer dengan menggunakan
aplikasi Microsoft Access kemudian scan berkas arsip inaktif setelah itu berkas arsip
akan tersimpan di database yang sudah dirancang dan melakukan penataan arsip
secara fisik.

Hasil Pengujian Sistem

Dari hasil pengujian rancangan aplikasi dapat disimpulkan bahwa aplikasi dapat berjalan dan
diterima (Tabel 5).

Tabel 5 Pengujian Form Data Arsip Inaktif

Pengujian Pengujian Form Data Arsip Inaktif

Kondisi Admin menerima berkas arsip inaktif dari beberapa unit kerja dan
Awal akan diolah serta menginput data kedalam Microsoft Access.
Proses Berkas arsip inaktif diolah terlebih dahulu diurutkan dari nomor paling
kecil ke nomor paling besar kemudian mulai menginput data arsip
dengan form data arsip inaktif.
Hasil Hasil form yang telah disimpan otomatis masuk kedalam report
Pengujian berdasarkan data yang sudah diinput.
Kesimpulan Diterima

Hasil pengujian temu kembali arsip dengan menggunakan rancangan aplikasi ini
dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat diterima untuk temukembali arsip.

Tabel 6 Pengujian Temu Kembali Arsip

Pengujian Pengujian Temu Kembali Arsip

Kondisi awal Admin hanya mengetahui kunci dari data arsip inaktif yang akan
dicarinya. Seperti kode arsip, no arsip atau uraian masalah yang
dicari.
Proses Admin masuk dalam Microsoft Access dan membuka form data
arsip inaktif. Klik tombol cari yang sudah tersedia dalam form dan
tulis kunci yang akan dicari.
Hasil Microsoft Access akan mencarikan data yang dimaksud dengan
Pengujian menampilkan form data yang sudah diinput.

Kesimpulan Diterima

52
Kelebihan dan Kekurangan Sistem

Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan yang terjadi setelah pemakaian

sistem digunakan :

Tabel 7 Kelebihan dan Kekurangan Sistem

Kelebihan Kekurangan

1. Proses penginputan data lebih efektif 1. Dalam melakukan temu kembali arsip
dan efisien. harus disertai dengan membuka tabel
2. Pembuatan laporan yang secara data yang telah diinput untuk
otomatis terdata setelah penginputan mempercepat temu kembali.
data selesai. 2. Format hasil laporan yang tidak rapi
3. Mampu memasukkan dokumen sehingga harus diedit terlebih dahulu
dalam bentuk file data, file name dan dan hal ini dapat menghambat waktu
file type. pengerjaan.

Sistem Keamanan dan Hak Akses

Sistem keamanan dan hak akses yang dapat diinterpretasikan kedalam

penggunaan sistem informasi e-arsip berbasis Microsoft Access dalam penanganan

arsip dinamis inaktif di DPUPR Kota Malang :

1. Klasifikasi Keamanan

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 17 Tahun 2011 tentang

pedoman pembuatan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis,

terdapat penentuan kategori klasifikasi keamanan diantaranya :

a) Arsip Berklasifikasi Sangat Rahasia, hak akses diberikan kepada pimpinan

tertinggi lembaga dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan

izin.

53
 b) Arsip Berklasifikasi Rahasia, hak askses diberikan kepada pimpinan tingkat

tinggi dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin.

c) Arsip Berklasifikasi Terbatas, hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat

menengah dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin.
d) Arsip Berklasifikasi Biasa/ Terbuka, hak akses diberikan kepada semua
tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.
2. Hak Akses
Berikut ini penjelasan dari hak akses yang dapat diimplementasikan dalam
penggunaan sistem informasi e-arsip berbasis Microsoft Access diantaranya :

Tabel 8 Hak Akses Sistem Informasi E-Arsip

No. Jabatan Hak Akses

1. Pimpinan Tingkat Tertinggi Sebagai user yang mempunyai kewenangan

(Kepala Dinas) untuk mengakses seluruh e-arsip yang berada di
bawah kewenangannya dilingkungan DPUPR
Kota Malang.
2. Pimpinan Tingkat Tinggi Sebagai user yang mempunyai kewenangan
(Sekretaris, Kepala Bidang/ untuk mengakses seluruh e-arsip yang berada di
Unit Kerja) bawah kewenangannya, namun tidak diberikan
hak akses untuk informasi yang terdapat pada
pimpinan tingkat tertinggi dan yang satu tingkat
dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah
mendapatakan izin.
3. Pimpinan Tingkat Menengah Sebagai user yang mempunyai kewenangan
(Staf atau Pegawai Pimpinan untuk mengakses seluruh e-arsip yang berada di
Tingkat Tinggi) bawah kewenangannya, namun tidak diberikan
hak akses untuk informasi yang terdapat pada
pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat
tinggi, dan yang satu tingkat dengan unit di luar
unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
4. Arsiparis Sebagai admin yang mempunyai kewenangan
dalam mengelola sistem informasi e-arsip
dengan CRUD (Create, Read, Update, Delete)
dari pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan
tingkat tinggi, dan pimpinan tingkat menengah
di lingkungan DPUPR Kota Malang dengan
mendapatkan izin.

54
KESIMPULAN DAN SARAN

Penggunaan aplikasi perangkat lunak Microsoft Access dapat dijadikan salah satu

alternatif media penanganan arsip secara elektronik dalam pengolahan arsip dinamis

inaktif dengan manfaat kecepatan, kemudahan dan keakuratan. Serta dengan adanya

basis data (database) dapat mempermudah dalam pencarian data atau dokumen yang

dibutuhkan. Pembuatan rancang bangun sistem informasi tersebut juga dapat

manghasilkan design atau tampilan yang menarik sehingga mempermudah dalam

proses penginputan data. Sistem informasi berbasis Microsoft Access ini juga dapat

membuat report atau laporan yang telah diformat berdasarkan data yang sudah diinput

sehingga dapat mempermudah dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan. Hasil

pengujian yang telah dilakukan dapat berjalan dengan baik dan mampu dioperasikan

sesuai dengan alur pengerjaan.

Adapun beberapa saran yang penulis harapkan dalam menangani arsip dinamis

inaktif di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Malang diantaranya :

1. Rancang bangun sistem informasi e-arsip berbasis Microsoft Access yang

telah di desain diharapkan dapat diimplementasikan dalam menangani kendala

yang terjadi di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Malang.

2. Rancang bangun sistem informasi e-arsip yang telah dibuat oleh penulis dapat

dikatakan masih sederhana, diharapkan untuk kedepannya ada pengembangan

sistem informasi yang lebih inovatif.

3. Dilakukannya pengujian lebih mendalam dari sistem informasi yang telah

dibuat.

55
DAFTAR PUSTAKA

Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta: Visi
Media.
Hendrawan, M. (2017). Pengantar Kearsipan dari Isu Kebijakan ke Manajemen.
Malang: UB Press.
Indrajit, R. (2001). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta:
Elek Media Komputindo.
Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Desain (Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi.
Latif, F., & Pratama, A. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip
Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access pada PT. Hi-Test. Jurnal
Akuntansi, Ekonomi, dan Manajemen Bisnis, 25.
Nooryani, D. (2018). Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif. Bogor: IPB Press.
Pressman, R. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak - Buku Satu, Pendekatan Praktisi
(Edisi 7). Yogyakarta: Andi.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik Panduan
Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media.
Trisyanto. (2017). Analisis & Perancangan Sistem Basis Data. Surabaya: CV.
Garuda Mas Sejahtera.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009. (n.d.). Kearsipan. Jakarta.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 17 Tahun 2011. Pedoman
Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Jakarta.

56