A01 Metodologia Projektowa

Łódzka Akademia PO KL Metodologia projektowa A01 Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca

Plan prezentacji Czym jest projekt w ramach PO KL? Jak dobrze zacząć pracę? Fazy tworzenia projektu – cykl życia projektu Techniki planowania i analizy Analiza sytuacyjna – weryfikacja dostępnych danych Identyfikacja i diagnoza problemów Konstruowanie celu głównego i celów szczegółowych Ścieżka wniosku 1

Każdy projekt zaczyna się od pomysłu Projekt dobrze przemyślany i umotywowany ma większe szanse powodzenia Konieczne jest sprecyzowanie celu , jaki chcemy osiągnąć poprzez nasze działanie Cele projektu muszą być zbieżne z założeniami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i ściśle związane z jego celami Tworzenie projektu 3

Czym jest projekt? 4 PROJEKT Zorganizowany, ułożony w czasie ciąg wielu działań Wynik musi być konkretny i mierzalny Musi mieć określony początek i koniec Adresowany do wybranych grup odbiorców Wymagający zaangażowania środków rzeczowych, ludzkich i finansowych Zmierzający do osiągnięcia konkretnego wyniku/celu

W toku realizacji projektu wyodrębnić można 4 fazy życia projektu : Cykl życia projektu Faza Identyfikacji Faza Planowania Faza Realizacji Faza Ewaluacji 5 Cykl życia projektu

Faza identyfikacji 6 Faza identyfikacji Rozpoznanie „rzeczywistej potrzeby” – problemu , dla którego rozwiązania przyczyni się projekt Identyfikacja odbiorców i uczestników projektu Wskazanie odpowiedzi na istniejące problemy i środki prowadzące do pożądanych zmian Problem społeczny opisany szczegółowo , z użyciem konkretnych danych i źródeł ich pochodzenia

Odpowiadamy na kluczowe pytania: Na czym polega problem? Co jest przyczyną problemu? Ilu i jakich osób dotyczy zaistniały problem? Na jakim terenie występuje niepożądana sytuacja? Dlaczego problem należy usunąć? Po odpowiedzi na te pytania wiemy: Dlaczego staramy się o dofinansowanie? Definiowanie problemu Warto rozważyć posłużenie się narzędziami wspomagającymi porządkowanie informacji np. analiza SWOT Faza Identyfikacji 7

Przykładowe odpowiedzi na kluczowe pytania: Słabe wyniki w nauce uczniów z terenu małej gminy wiejskiej Dysproporcje w poziomie edukacji szkolnej pomiędzy obszarem wiejskim a miejskim oraz brak oferty zajęć pozalekcyjnych w gminnych szkołach, brak środków finansowych oraz rozwiniętej infrastruktury oświatowej Problemem dotknięta jest duża część uczniów szkół Niepożądana sytuacja występuje na terenie jednej, małej gminy wiejskiej Rozwiązanie problemu jest konieczne, aby uczniowie osiągali lepsze wyniki w nauce i dzięki temu zdobywali lepsze wykształcenie, co pomoże zwiększyć dochody, zmniejszyć poziom bezrobocia w gminie Definiowanie problemu Faza Identyfikacji 8

Analiza SWOT to jedna z najcz ęś ciej stosowanych technik planowania i analizy . Służy do porządkowania informacji. Anali za SWOT 9 S ( Strengths ) – mocne strony wszystko to co stanowi atut analizowanego obiektu W ( Weaknesses ) – słabe strony wszystko to co stanowi słabość, wadę analizowanego obiektu T ( Threats ) – zagrożenia wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej O ( Opportunities ) – szanse wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu szansę korzystnej zmiany Faza Identyfikacji

Podział na 4 grupy po 5 osób Czas trwania 20 minut Opis ćwiczenia: Dokonaj analizy i zdefiniuj problem na postawie przedstawionego poniżej opisu. Na terenie małej gminy wiejskiej znajdują się 4 szkoły podstawowe oraz gimnazjum. Przez gminę nie przebiegają żadne ważne szlaki komunikacyjne, turystyczne. W gminie nie funkcjonuje ośrodek kultury, brak jest również innej instytucji o charakterze kulturalnym lub edukacyjnym. Funkcjonuje jedna, słabo wyposażona biblioteka publiczna. W gminie nie ma również klubu sportowego. Mieszkańcy gminy to wielodzietne rodziny, o niskim dochodzie na osobę, zajmujący się rolnictwem. Młodzież z gminy po ukończeniu gimnazjum wybiera najczęściej szkoły zawodowe, nieliczni dostają do szkół średnich oraz na studia. Na terenie gminy bardzo trudno jest uzyskać dostęp do Internetu. Dzieci i młodzież poświęcają wakacje oraz wolny od nauki czas na pomoc w gospodarstwach. Nieliczni mają możliwość wyjazdu poza teren powiatu. Definiowanie problemu ĆWICZENIE I 10

Faza planowania 11 Problemy Cele Rezultaty / efekty Działania Cele PO KL Cele powinny wynikać z problemów i być na nie odpowiedzią Cele powinny się bezpośrednio przekładać na działania , a te na rezultaty Zgodność rezultatów z działaniami i celami jest jednym z najważniejszych etapów oceny projektów Rezultaty związane są bezpośrednio z efektami projektu , np. liczbą osób, które nabyły nowe kwalifikacje. Powinny zostać przedstawione w podziale na twarde i miękkie

Faza planowania 12 Faza planowania Ma zapewnić spójne skonstruowanie celu Ma określić koszty konieczne dla zrealizowania zadań Ma zaowocować jasno sprecyzowanymi zadaniami Efekty fazy planowania Harmonogram realizacji projektu Opis działań podejmowanych w projekcie Sporządzony budżet projektu Wniosek Faza Planowania PO KL

Faza planowania 13 Przykłady CEL Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy. Dobry przykład REZULTAT 200 uczniów poprawi wyniki w nauce języka obcego o 1 punkt. 190 uczniów, którzy zdadzą egzamin z j. angielskiego na poziomie A2.

Faza planowania 14 Przykłady Zły przykład CEL Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy. REZULTAT 450 godzin lekcyjnych z j. angielskiego 200 uczniów wzięło udział w zajęciach z j. angielskiego

Rama logiczna projektu Podstawowym narzędziem używanym do planowania projektów i zarządzania nimi jest RAMA LOGICZNA . Rama logiczna to efektywna technika umożliwiająca identyfikowanie i analizowanie problemu, a także definiowanie celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać. FAZA I FAZA II Analiza obecnej sytuacji, by stworzyć wizję pożądanej sytuacji oraz wybrać strategię osiągnięcia tej wizji Idea projektu jest rozwijana w szczegółach operacyjnych Faza Planowania 15

Rama logiczna projektu Faza Planowania 16 PLANOWANIE ZASOBÓW Od planu działań, rozwijanie planów wkładu oraz budżetu. ANALIZA STRATEGICZNA Określenie różnych strategii do osiągnięcia celów, definiowanie głównych celów (cele ogólne i cele projektu). PLAN DZIAŁANIA Określanie kolejności i współzależności działań, określanie czasu ich trwania, ustalenie kamieni milowych i przydzielenie odpowiedzialności. ANALIZA CELÓW Ustalenie celów na podstawie zidentyfikowanych problemów, określenie środków do zakończenia związków. RAMY PROJEKTU Definiowanie struktury projektu, test jego wewnętrznej logiki, formułowanie mierzalnych celów, definiowanie środków i kosztów ogólnych. ANALIZA PROBLEMU Identyfikacja uczestników, ich kluczowych problemów, przeszkód i możliwości, określenie związków przyczynowo-skutkowych. FAZA PLANOWANIA FAZA ANALIZY

Istota projektu Projekt tworzy się po to, aby odpowiadał na problemy beneficjentów. Prawidłowo zaplanowany projekt odpowiada na rzeczywiste potrzeby odbiorców. Istota problemu Przedstawiamy zwięzły opis sytuacji, który jak najlepiej zobrazuje specyfikę problemu. Wskazujemy i opisujemy obszar oraz ludzi, których problem dotyczy Tworzymy drzewo problemów - prezentujemy negatywne aspekty istniejącej sytuacji Analiza problemu Faza Planowania 17

Technika służąca: Opisowi przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje po rozwiązaniu problemów Identyfikacja potencjalnych rozwiązań Przekształceniu aspektów negatywnych w pozytywne Analiza celów przedstawia pozytywne aspekty pożądanej przyszłej sytuacji w postaci drzewa celów . Drzewo celów to pozytywne lustrzane odbicie drzewa problemów i polega na przeformułowaniu problemów na cele . Analiza celów Faza Planowania 18

Analiza celów PROBLEM CEL Niskie oceny uczniów z egzaminów końcowych w szkole podstawowej Poprawa wyników z egzaminów końcowych uczniów szkoły podstawowej Niski wskaźnik aktywności zawodowej osób do 25. roku życia Wzrost wskaźnika aktywności zawodowej osób do 25. roku życia Faza Planowania 19

20 Kryteria SMART S (Simple) konkretne i proste A (Assesable) mierzalne jakościowo M (Measurable) mierzalne ilościowo R (Realistic) realne do osiągnięcia Cele projektu powinny spełniać kryteria S M A R T T (Time-bound) określone w czasie Analiza celów Faza Planowania

Prawidłowo sformułowany cel ogólny projektu: Podniesienie posiadanych kompetencji informatycznych w ramach obsługi oprogramowań graficznych do poziomu zaawansowanego użytkownika u 100 uczestników projektu do końca 2009 r. Prawidłowo sformułowane cele szczegółowe projektu: Analiza celów Faza Planowania 21 Podniesienie umiejętności obsługi oprogramowania graficznego "XXX" o co najmniej 80% u 100 uczestników projektu, Podniesienie o co najmniej 70% wiedzy u 100 uczestników projektu z zakresu umiejętności wykorzystywania innowacyjnych przyrządów informatycznych do projektowania wirtualnego, Podniesienie o co najmniej 80% umiejętności u 100 uczestników z zakresu obróbki i korekty zdjęć przy użyciu programu "XXX".

Analiza strategii Analiza strategii polega na: selekcji strategii, które będą używane do osiągnięcia pożądanych celów podjęciu decyzji, które z celów zostaną ujęte w projekcie, a które z nich nie będą osiągane poprzez realizację projektu ustaleniu i sformułowaniu celu ogólnego projektu Faza Planowania 22

Podział na 4 grupy po 5 osób Czas trwania 20 minut Opis ćwiczenia: Na podstawie dokonanej w Ćwiczeniu I analizy problemu dokonaj analizy celów, strategii i wskaż cel ogólny i cele szczegółowe projektu. Problem i cel projektu ĆWICZENIE II 23

W wyniku przeprowadzonych analiz otrzymujemy wstępną koncepcję projektu, która określa uwarunkowania społeczne i gospodarcze, definiuje wszystkie podmioty, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na projekt, identyfikuje potencjalną grupę docelową projektu, przedstawia propozycje rozwiązań po dokonaniu weryfikacji i wyboru strategii działania. Wstępna koncepcja projektu przekładana jest na matrycę logiczną projektu, która jest jednym z najważniejszych narzędzi stosowanych na etapie przygotowania wniosku projektowego. Faza Planowania Matryca logiczna 24

Faza Planowania Matryca logiczna 25 Działania Rezultaty Cele projektu (szczegółowe) Cel ogólny Założenia Źródła weryfikacji Wskaźniki Opis projektu

Logika pionowa określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne Matryca logiczna Faza Planowania 26 Logika pozioma dotyczy pomiaru efektów projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji poprzez określenie wskaźników pomiaru oraz źródeł, dzięki którym pomiar będzie weryfikowalny

Faza Planowania Matryca logiczna Szersze cele sektorowego lub narodowego programu, do którego projekt ma wnosić wkład przyczyniając się do realizacji priorytetów programu operacyjnego Trwałe korzyści dostarczane adresatom w wyniku realizacji projektu Mierzalne, bezpośrednie korzyści dostarczane przez projekt dla jego odbiorców W jaki sposób korzyści projektu będą dostarczane adresatom projektu 27 Działania Rezultaty Cele projektu Cel ogólny

Matryca logiczna Faza Planowania Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki opisują cele projektu w mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Określony wskaźnik powinien uwzględniać ilość, jakość, czas oraz lokalizację. Stanowią podstawę oceny wykonania zakładanych w projekcie celów. Kiedy wskaźniki są sformułowane, powinno zostać określone źródło informacji i sposób zbierania danych. Należy określić: format, w którym informacja powinna być udostępniona (np. raporty, statystyki z projektu) kto powinien dostarczać informacje częstotliwość sporządzania informacji Czynniki zewnętrzne, jakie muszą zaistnieć w odniesieniu do celów projektu, aby możliwe było osiągnięcie celu ogólnego. Należy uwzględnić jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudnić lub uniemożliwić. 28 Założenia Źródła weryfikacji Wskaźniki Opis projektu

29 Faza realizacji Uruchomienie i realizacja projektu zgodnie z założeniami i złożonym wnioskiem Najczęściej to tutaj przyznane zostaje dofinansowanie Zarządzanie finansowe projektem – konieczność utworzenia rachunku bankowego i zabezpieczenia realizacji umowy Zaczynasz działać! Kontrola finansowa – może ją przeprowadzić instytucja, która przyznała dotację albo inna instytucja uprawniona Faza realizacji Konieczność prowadzenia działań sprawozdawczych dotyczących realizowanego projektu

30 Faza ewaluacji Ewaluacja polega na badaniu i monitorowaniu rezultatów projektu Wymaga cofnięcia się do etapu identyfikacji i sprawdzenia czy skutki naszego działania (rezultaty projektu) są zgodne z tym co identyfikowaliśmy na początku pracy z projektem Faza ewaluacji

31 Rodzaje ewaluacji Faza Ewaluacji Rodzaje ewaluacji: ex-ante – dokonywana przed rozpoczęciem projektu on-going – przeprowadzana w trakcie realizacji projektu ex-post – dokonywana po zakończeniu projektu Narzędzia ewaluacji: ankieta analiza dokumentacji wywiad obserwacja

Złożenie wniosku w Punkcie Informacyjnym PO KL Przekazanie wniosku do Wydziału Obsługi Projektów Ocena formalna wniosku Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena merytoryczna wniosku Poinformowanie beneficjenta listownie Przygotowanie umowy Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników Podpisanie umowy Wniesienie zabezpieczenia Wypłata środków Ścieżka wniosku 33

Podsumowanie 34 WARTO ZAPAMIĘTAĆ Nie rozpoczynamy pracy od wypełniania Generatora Wniosków Aplikacyjnych. Pracę zaczynami od opracowania projektu, który jest punktem wyjściowym do wypełnienia GWA. Dobry projekt musi opierać się na dobrze zidentyfikowanym problemie oraz na poprawnie sformułowanych celach. Twój projekt musi zakończyć się konkretnym, mierzalnym efektem, który rozwiąże problem – przyczynę powstania projektu.

Źródła informacji Podręcznik zarządzania cyklem projektu Podręcznik zarządzania projektami miękkimi Poradnik projektodawcy. Praktyczne aspekty realizacji projektów EFS www.pokl.lodzkie.pl www.efs.gov.pl 35

A01 Metodologia Projektowa

More Related Content

A01 Metodologia Projektowa